MONKEY MANAGEMENT

Una herramienta para administrar el tiempo

MATI Jos Manuel Silva, PMP

jose.silva@novadium.com1
 No tuve tiempo de terminar esa actividad
Es que tuve que hacer esa actividad porque
slo yo s como hacerlo
Estuve ayudando a Prez a terminar sus cosas
Me llam el jefe y tuve que dejar lo que estaba
haciendo
Estoy retrasado, pero fue porque me enviaron a
ALGUNAS hacer otras cosas
Estaba en el comit organizador de la fiesta de
EXPRESIONES navidad porque dicen que soy el nico que
organiza bien las fiestas

2
 El retraso en las actividades por parte
de algunos miembros de los equipos de
trabajo es algo con lo que los Gerentes
de proyecto deben lidiar da con da.
UN
Una gran parte de estos problemas PROBLEMA
COMN
obedecen a una mala administracin del
tiempo.

Monkey Management es una forma de

lidiar con un tipo de estos problemas.

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 AGENDA

Conceptos
Monkey
Monkey Management
Objetivo
Porqu Ocurre?

Reglas del Monkey Management

Herramientas
Cuadrante Mgico
Valor del Trabajo

4

Monkey son problemas/situaciones que
otras personas le traen para que usted las
resuelva.

Se utiliza la frase Tienes un mono en la

espalda, para describir los problemas y
quien los debe resolver .

Estos problemas/situaciones pueden ser

problemas, actividades u otros temas en su
existencia que necesitan ser resueltos.

No se trata de evitar el trabajo, sino ms

bien de administrar correctamente su
tiempo!!!.

QU ES UN MONKEY ? 5
 DE DONDE PROVIENE EL CONCEPTO ?

Harvard Business Review -1970 Managing

Management Time
William Oncken, Jr.
C 1984, ISBN 0-13-551986-4

The One Minute Manager meets the Monkey

Kenneth Blanchard/William Oncken, Jr, Hall
Burrows
C 1989, ISBN 978-0-688-10380-4

The 7 Habits of Highly Effective People

Stephen R. Covey
C 1989, ISBN 978-0-7432-6951-3

6
 Imagine a alguien entrando a
su oficina con un mono en su
espalda y le dice
Hey, tengo un problema, este
mono est en mi espalda y
quisiera ponerlo en la tuya

Usted le respondera?
Claro, smalo ah a los 10 que
ya tengo encima.

QU ES MONKEY MANAGEMENT? 7
 Se refiere a cmo administrar
cules monkeys aceptamos
o no.

MONKEY

MANAGEMENT

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 OBJETIVO DEL MONKEY MANAGEMENT

Administracin del tiempo significa

trabajar en las cosas apropiadas en el
momento justo.

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 FAMILIA
EXTERNOS

DE DONDE
PROVIENEN
EVENTOS LOS
MONKEYS?

JEFES COMPAEROS
DE TRABAJO
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 Usted es el responsable de su tiempo

Cuando est buscando problemas por

resolver, no se preocupe, los encontrar
facilmente
CONCEPTOS

CLAVE

NO BUSQUE MS
MONKEYS

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 No todos los problemas son tus problemas
Trabaja/Resuelve tus Monkeys primero

No cada problema que usted detecte,

necesita ser corregido
Pregntese, Soy responsable de resolver
esto?

Resolver MOPs (Monkeys de otras

personas) podra no ser apreciado.
Otra persona: Gracias a Dios me deshice del
problema

Gerente: Porqu est trabajando en eso,

cuando necesito que termine otra cosa

LOS HECHOS REALES 12

 PORQUE ACEPTAMOS MONKEYS DE OTROS?

DEBEMOS ayudar a las

personas con problemas
Boy/Girl Scouts
Escuela
Iglesia
QUEREMOS ser el hroe
Nos apreciarn ms si resolvemos
sus problemas

ESTAMOS PROGRAMADOS DESDE

UNA TEMPRANA EDAD !!!

13
 ALIMENTAR SUS CADA QUIEN ALIMENTA CUADRANTE
MONKEYS SUS PROPIOS MONKEYS MGICO

PARA
LOGRAR
UNA ADMON.
APROPIADA
DEL TIEMPO

14
 TRANSFERENCIA DE MONKEYS

Proceso de transferir problemas de un propietario a otro

15
 Genera Estrs

No permite que trabaje en sus

actividades prioritarias

Es percibido como una

persona ineficiente

RESULTADO DE TRANSFERENCIA 16
 QU
HACER?

17
EJEMPLO

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 Porqu esto es un problema?
La informacin no est disponible en el sistema cuando es
requerida
De quin es realmente el problema?
No es del desarrollador, es del usuario final
Qu pasa si no actualizamos la informacin?
No se podrn pagar las horas extras correctamente
Quin va a resolver esto?
Ok, nosotros desde TI te podemos mostrar cmo, pero
tienes que ingresar tu mismo la informacin
Soluciones Potenciales
El desarrollador instruya al usuario a cargar la informacin al
sistema
Se remita al usuario al rea de formacin
Asignar la labor a un usuario que si conozca cmo utilizar el
sistema

SOLUCIN 19
REGLAS DEL

MONKEY

MANAGEMENT

20
 MONKEYS deben ser alimentados o
eliminados
Imagine las consecuencias de un mono
hambriento
Deben ser alimentados peridicamente
Problemas deben ser tratados regularmente
(con el fin de resolverlos).
REGLAS DEL
Si el problema puede ser resuelto, no hay
necesidad de alimentarlo MONKEY

MANAGEMENT

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 Cada monkey debe tener una hora
asignada para alimentarlo y un
compromiso por cumplir
Debe calendarizar los momentos en
los cuales atender sus problemas.
Determine los objetivos a lograr en
la sesin de atencin.
Trate de tener las menores sesiones
posibles.
Sea disciplinado, le ayudar a
mejorar la administracin de su
tiempo.

REGLAS DEL MONKEY MANAGEMENT 22

 REGLAS DEL MONKEY MANAGEMENT

La poblacin de monkeys en
su espalda debe ser menor al
mximo tiempo que tiene para
alimentarlos
Si dura 1 hora atendiendo un problema y
dedica 4 horas al da a resolverlos,
debera mantener a lo sumo 4 monkeys
en su espalda.
Se sugiere tener sesiones de resolucin
de problemas de 15 minutos, sin embargo
depende de la naturaleza del proyecto y
las actividades.

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 Monkeys deben ser alimentados a la hora
programada nicamente
No permita que le traigan problemas a
cualquier hora del da, esto incremente la
posibilidad que los problemas se queden en su
REGLAS DEL espalda.
MONKEY Establecer una cita a una determinada hora
para discutir un tema le permite administrar
MANAGEMENT
mejor su tiempo

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 Nunca posponga indefinidamente una sesin de alimentacin
de Monkeys

Recuerde que mientras ms tiempo le dedique a

terminar/resolver su problema lo concluir ms rpido

Si no le dedica tiempo a una actividad, siempre estar pendiente

y le causar estrs.

REGLAS DEL MONKEY MANAGEMENT 25

 Monkeys deben ser alimentados
personalmente o por telfono, nunca por
escrito
Tener sesiones de alimentacin va correo o
memorandum le transfiere el monkey al jefe.
REGLAS DEL
Un empleado puede pasarle fcilmente el
MONKEY
monkey a un jefe simplemente solicitndole
una respuesta. MANAGEMENT

Si las sesiones de alimentacin se realizan en

persona o en forma telefnica, el monkey
permanece en el empleado a menos que el jefe
lo acepte.

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 URGENTE NO URGENTE

IMPORTANTE

CUADRANTE

MGICO

NO
IMPORTANTE

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 URGENTE / IMPORTANTE
Normalmente son actividades de
la Gerencia
NO URGENTE / IMPORTANTE
Sus asignaciones de trabajo
Mantener sus actividades
urgentes/importantes al mnimo
DETENGASE
Las actividades de los otros
cuadrantes no debera dedicarles
tiempo

PRIORIDADES 28
 PORQU DETENERSE?

Las actividades No
Importantes/Urgentes o No
Importantes/No Urgentes no valen el
tiempo que se invierte en ellas.

Probablemente no generen valor

Si las realiza, invertir tiempo valioso

que podra utilizar en las otras
actividades.

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VALOR DEL

TRABAJO

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 FUENTE
Impuestas por el Jefe (1)
Necesito que me hagas el informe de
esta semana
Impuestas por el sistema / mtodo
trabajo (2)
VALOR DEL
Llenar la hoja de actividades del da
Impuestas por uno mismo (3) TRABAJO
Preparar la presentacin para la Junta
Directiva

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 ROL
Empleado (1)
Encontrar el password de un
miembro del equipo de
trabajo
Supervisor (2)
Revisar informes
Ejecutivo (3)
Preparar una estrategia

VALOR DEL TRABAJO 32

 UTILIDAD
Estabilizacin (1)
Actividades que se tienen que hacer
porque se tienen que hacer. Ej. Minutas
de Reuniones.
Correctivas (2)
VALOR DEL Algo se da y hay que arreglarlo.
Mejoras (3)
TRABAJO Permiten mejorar la gestin.

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 EJEMPLO

Llenar la hoja de actividades 2 1 1 4

Dar una charla sobre manejo del tiempo a colaboradores 3 3 3 9

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 Los valores ms bajos son igual
importantes de resolver, pero trate
de mantenerlos a un mnimo

Intente mantenerse ms tiempo en

actividades de mayor valor (3,3,3)

La clave es el balance

NO IGNORE LOS 1,1,1 35

 CONCLUSIONES

Monkey Management se refiere a saber cules

problemas o situaciones aceptamos y cuales no.
No siempre debe resolver los problemas de los dems.
Si no administra bien su tiempo ser visto como alguien
ineficiente
No olvide las 6 reglas del Monkey Management.
Utilizando el cuadrante mgico y determinando el valor
del trabajo podemos gestionar mejor nuestros
Monkeys.
No administrar bien el tiempo atenta no slo con el
proyecto sino tambin con su propia salud mental.

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LA RAZN PRINCIPAL PORQUE LO HACEMOS

QUEREMOS PARECERNOS A SUPERMN!!!

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MATI Jos Manuel Silva, PMP
jose.silva@novadium.com
+506-8851-5499

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