Gestión Efectiva del Tiempo

Personal y para Equipos

(con enfoque laboral)

Rodrigo Rojas Fernández

Gerente General
rrojas@timehunter.co
cel. 977498887
www.TimeHunter.co
Sep 2016
 QUIENES SOMOS
Nuestro objetivo PRINCIPAL es ayudar a las
empresas a hacerlas más productivas a través
de métodos aplicados y herramientas de
medición y gestión para los equipos de trabajo,
asegurando un ROI positivo, a la vez de crear
una cultura de alto rendimiento y gestión.
“Nuestro tiempo en parte nos lo roban,
en parte nos lo quitan, y el que nos
queda lo perdemos sin darnos cuenta.”

FUENTE: Seneca
Prisionero
del tiempo de otros

(y nuestro)
Libre
del tiempo
Pregunta 1:
¿Por qué tendríamos que ser o buscar
ser más PRODUCTIVOS en el día a día?
LA ECONOMIA DEL TIEMPO

Simple, trabajo repetitivo

Trabajar mas duro, mas rápido
La energia no importaba
Fácil de lograr atención
El foco no importaba
Horario de trabajo 9-6
Dueño de tu propia atención
EL CONOCIMIENTO
LA ECONOMIA DEL TIEMPO

Gran trabajo mental

Trabajar duro en lo que es importante
Agotado y fatigado
Facil de distraerse
Menos foco = mas tiempo
Horas flexibles (e increíbles)
Conectado 24/7
¿Por qué tendríamos que ser o buscar
ser más PRODUCTIVOS en el día a día?
¿Para tener una vida mas integra o mas plena?
¿Para poder conseguir mas dinero?
¿Para tener una mejor salud?
¿Para pasar mas tiempo con mi familia?
Pregunta 2:
¿Qué debemos hacer para ser más
PRODUCTIVOS en este día a día?
Pregunta 3:
¿Podemos nosotros mismos aprender a tener
un grado alto de PRODUCTIVIDAD día a día?
¿Como funciona nuestro
cerebro y cuerpo en relación
a la PRODUCTIVIDAD?
(3 componentes)
Para ejecutar cualquier tarea necesitamos:

Tiempo
debemos medirlo y asignarlo
El ser humano necesita para moverse:

Energía
y este es un aspecto clave para el cambio
Para hacer cualquier cosa necesitamos:

Atención
hoy es una competencia en extinción
Tiempo Energia
Productividad

Atención
Para hacer cualquier cosa necesitamos:

Productividad
hoy es una competencia en extinción
¿Cuáles son las causas de
no ser PRODUCTIVOS? en
el trabajo o la empresa?
➡ Baja capacitación de la fuerza laboral.
➡ Ladrones del tiempo.
➡ Forma inadecuada de medir y controlar.
➡ Estructura mental de los directivos.
➡ Manejo de información innecesaria.
➡ Falta de procedimientos adecuados.
➡ Nuevas tecnologías sin implementación.
 5 increibles y desconocidas

ESTADISTICAS DE PRODUCTIVIDAD

Que te harán pensar

TU EFICIENCIA EN EL TRABAJO
 01 Time Management

“En la mayoría de las veces una tarea nos

toma casi el doble de tiempo en terminarla
en relación a lo que pensamos
inicialmente.”

FUENTE: The Meeting Wizard

 02 Time Management

“De 10 a 12 minutos diarios en planificar

nuestro día nos ahorrará 2 horas de tiempo
y esfuerzo perdido durante el transcurso
del día.”

FUENTE: Brian Tracy, “Eat the Frog”

 03 Time Management

“Un gerente en promedio gasta 3

horas cada día en interrupciones.”

FUENTE: Shirley Fine Lee - The Meeting Wizard

 04 Time Management

“Investigadores han demostrado que la

productividad baja hasta un 40% cuando las
personas hacen dos o más cosas al mismo
tiempo.”

FUENTE: Entrepreneur, University of Michigan

 05 Time Management

“Cada día un empleado revisa su

correo 50 veces y usa mensajería
instantánea 77 veces.”

FUENTE: RescueTime
 2 formas
para despertar a la Gestión Efectiva del Tiempo
 2 formas
1. Con un Plan Estratégico a Mediano
Plazo (de gestión eficiente del tiempo) RECOMENDADA
2. Con Métodos, técnicas y
herramientas (válido solo por un corto tiempo)
Métodos, Técnicas y Herramientas
para una Gestión Efectiva del Tiempo
 VIDEO
Cómo administrar tu tiempo en 10 pasos
https://www.youtube.com/watch?v=J4VoK2F2hyw
los ladrones del tiempo
01 TAREAS Y PLANIFICACION
 Regla del "Minuto de Oro"
No multitareas

Tener y utilizar un administrador de Tareas

método GTD
Mide continuamente tu uso del tiempo
Programa la mente
con mini-descansos
Utiliza la Técnica del Pomodoro
TAREAS Y
Crear hábitos buenos
no cambiar hábitos malos PLANIFICACION
Regla de 3
Ordenar tareas comunes o similares

Termina, no comiences Aplica "Principio de Pareto 80/20"

No acumules problemas
Administrar la procastinación

Aprende a medir tus tareas

 VIDEO
Técnica del POMODORO
https://www.youtube.com/watch?v=CT70iCaG0Gs
02 Distracciones vs interrupciones
 Distracciones: YO
interrupciones: ELLOS El teléfono = distracción o email

No todo por email

Minimiza el tiempo de
la distracción para
mantener la atención Distracciones vs
interrupciones

Anota rápido lo que te piden

Aplica minuto de oro

Practica el “Sí” pero “No”

 Culpable 2

Interrupciones

“56 interrupciones cada día tiene

un empleado promedio.”
 Culpable 2

Interrupciones

“3 minutos le toma a un empleado

retomar el trabajo al cambiar de
tarea.”
 Culpable 2

Interrupciones

“2 horas se malgastan en
distracciones por día.”
 Culpable 2

Interrupciones

“80% de las interrupciones en el

trabajo son consideradas triviales
(innecesarias).”
“sólo el 40% o menos del
tiempo en el trabajo es
PRODUCTIVO.”
FUENTES:

1.Designed by Hyperakt
2.Developed by Atlassian
3.Email Usage/Penetrations • EmailStatCounter
4.A Pace Not Dictated by Electrons • University of California
5.Disruption and Recovery of Computing Tasks • Microsoft Research
6.'Infomania' worse than marijuana • BBC News
7.Meetings in America • Verizon Business
8.State of Meetings Today • EffectiveMeetings
9.Why & How Your Employees are Wasting Time at Work • Salary.com
10.Time Management Statistics • Key Organization Systyems
11. Blog de Workmeter
04 URGENCIAS
Cuadrante de decisión
Un gerente de ventas
trabaja 75%/25%

URGENCIAS

Aprender a delegar efectivamente

05 EMAILS
No abrir al inicio del día Evita el CC masivo

Utiliza herramientas de
seguimiento de correos

Usar el email es como Aplica minuto de oro

usar los WC de los
aviones

EMAILS
Acción con cada mail, Revisar 1 vez al día
bórralos, no acumules (excepciones)

Toda acción va
al administrador de tareas
 Culpable 5

Excesivo Email

“304 correos de trabajo recibidos

semanalmente en promedio.”
 Culpable 5

Excesivo Email

“36 veces en promedio un empleado

revisa su email cada hora.”
 Culpable 5

Excesivo Email

“16 minutos se desperdician

enfocándose después de revisar el
correo.”
 Culpable 5

Excesivo Email

Costo anual en productividad por empleado:

➡ USD 1.200 en spam
➡ USD 1.800 en correos innecesarios
➡ de USD 2.100 a 4.100 en comunicaciones
inefectivas
(En una empresa de 100 empleados esto es: USD 510.000 en un año)
06 REUNIONES
 Teléfonos en silencio, no Define próximas acciones
usarlos
Prepárate, se respetuoso
con el tiempo de otros
Designa un time keeper
(con carácter!)

Sobre 45-50min
REUNIONES es inefectiva

Envía agenda y objetivos

anticipadamente Al proponerla comunícala bien

Con el tiempo, reemplázalas por

herramientas de medición y control
(CRM, internal messaging, etc.)
 Culpable 6

Reuniones

“62 son las reuniones en las que

participa la mayoría de los empleados
cada mes.”
 Culpable 6

Reuniones

“El 50% de las reuniones es

considerado tiempo perdido.”
 Culpable 6

Reuniones

“31 horas se pierden mensualmente en

tiempo improductivo en reuniones.”
 Culpable 6

Reuniones

En reuniones, el empleado común :

➡ 91% del tiempo SUEÑA DESPIERTO
➡ 39% del tiempo DUERME
➡ 45% del tiempo se siente SOBREPASADO por las reuniones
➡ 73% del tiempo HIZO OTRA COSA
➡ 47% del tiempo RECLAMO por las reuniones como tiempo perdido
 Culpable 6

Reuniones

“Se perdieron USD 37.000.000.000

en salarios por reuniones
innecesarias en EEUU el 2015.”
 VIDEO
La mejor app del mundo: “SALIR”
https://www.youtube.com/watch?v=11YPuf1ft0E
Hábitos tecnológicos
Ropa
Trucos
Cuerpo
Planificación
Comida
Mente
 y como hacerlo en
(para + de una persona y sincronizadamente!)
 ALINEACION

o
ern
ext
rno

Tecn
nte

inte
bie
Ventas /

nte
Am

olog
bie
Am Productividad

ía
KPI’s

Método
 La forma correcta:
PERSONAS METODOLOGIA TECNOLOGIA
Entender Implementar Utilizar la
01 quienes 02 un método
efectivo
03 tecnología
somos adecuada
Plan Estratégico a Mediano Plazo
para una Gestión Efectiva del Tiempo
 Plan Estratégico a Mediano Plazo
para una Gestión Efectiva del Tiempo
01 04

Desarrollo personal en equipos CRM para equipos comerciales

02 03

Metodologías en Productividad
Mide y gestiona la productividad
Lo primero…
…debemos conocernos y medirnos
WorkMeter Plataforma de Productividad
para personas y equipos
Un modelo de gestión de la eficiencia, basado en:

Plataforma tecnológica Metodología sistematizada

Es una visión innovadora de gestión
de las personas y de los equipos.
 VIDEO
WorkMeter, productividad para equipos
https://www.youtube.com/watch?v=D_qKks0Cx-E
 USOS y beneficios de
WorkMeter en la empresa.
01 CORRESPONSABILIDAD
• Optimizar gestión del tiempo.
• Responsabilizar al Gerente y
empleados sobre las métricas.
02 PERFIL OPTIMO
• Mejorar foco en actividades claves.
• Eliminar los ladrones de tiempo.
03 CALIDAD DEL TRABAJO
• Comparar KPI’s con resultados
por puesto de trabajo.
• Realizar un benchmarking entre
equipos y personas.
04 MOVILIDAD
•Implementar medidas de flexibilidad /
movilidad laboral.
• Convertir la flexibilidad en ahorro
para personas y organización.

01 Diseño
Programa
Piloto 02 Seguimiento y
evaluación de
resultados 03 Ajustes y
Definiciones 04 Despliegue proyecto al
resto de la organización
05 CONTROL DE COSTOS
• Reducir costos.
• Identificar e implementar medidas
de ahorro.
“Los resultados fueron prácticamente inmediatos y
el rendimiento de los trabajadores mejoró entre un
20 y un 30%.”

Jordi Rosés
Director Estrategia y Desarrollo Negocio
 “Gracias a WorkMeter hemos aumentado la productividad
del 50% al 90%, hemos ahorrado en costos gracias al trabajo
remoto y hemos reducido el absentismo a la mitad.”

Arancha Mosquera
Directora RRHH, Gesif
 en resumen...

una Gestión Efectiva del Tiempo

Personal y para Equipos
…puede hacerse de 2 maneras
 …puede hacerse de 2 maneras

✓ Con un Plan Estratégico a Mediano Plazo

(para conseguir un fin o propósito como empresa)

✓ Con métodos, técnicas y herramientas

(para resultados a corto tiempo y manejo de la ansiedad)
¿seguirás Prisionero
o

aprenderás a ser Libre?

Rodrigo Rojas Fernández
Gerente General
rrojas@timehunter.co
cel. 977498887
www.TimeHunter.co