MRC International people training

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Workshop MRC
Gestión Eficaz del Tiempo
Workshop MRC
Gestión Eficaz del Tiempo

Milagros Mosca Iraola

MRC International people training
 El Banco Amigo
Imagínate que existe un banco, que cada mañana abona en
tu cuenta la importante cantidad de 86.400 $.

Este extraño banco, al mismo tiempo, no arrastra tu saldo de

un día para otro: cada noche borra de tu cuenta el saldo que
no has gastado.

¿Que harías?... Imagino que retirar todos los días la cantidad

que no has gastado, ¿no?

Pues bien: cada uno de nosotros tenemos ese banco: su

nombre es tiempo.

Cada mañana, este banco abona en tu cuenta personal

86.400 segundos; cada noche ese banco borra de tu cuenta
y da como pérdida cualquier cantidad de ese saldo que no
hayas invertido en algo provechoso.

Ese banco no arrastra saldos de un día para otro; no permite

transferencias. Cada día te abre una nueva cuenta y cada
noche elimina los saldos del día. Si no usas tu saldo durante
el día, tu eres el que pierde; no puedes dar marcha atrás. No
existen cargos a cuenta del ingreso de mañana; debes vivir
el presente con el saldo
 LA MALA GESTION DEL TIEMPO

¿Cómo nos afecta la mala gestión del

tiempo personalmente?

§ Jornadas cada vez más largas.

§ Aumento de la agresividad, los nervios
o la fatiga.
§ Decisiones cada vez más
precipitadas.
§ Llegar tarde a muchos sitios.
§ Anulación de entrevistas.
§ Sentirse “empujado” por otros.
§ Temas que se acumulan.
§ Problemas de fondo o proyectos
importantes que se olvidan o se tratan
indebidamente.
§ Aumento de la frecuencia de
incidentes y conflictos.
 LA MALA GESTION DEL TIEMPO

¿Cómo afecta A OTROS mi la mala gestión

del tiempo?

§ Contagiamos nerviosismo.
§ Desorganizamos el trabajo.
§ Damos información insuficiente.
§ Mala coordinación de trabajos.
§ Se degrada el clima de trabajo.
§ Mantenemos contactos superficiales y menos
frecuentes.
§ No escuchamos los problemas de las personas.
§ Orientaciones o directrices mal definidas por
poco pensadas, con modificaciones frecuentes y
“retrabajos”.
§ Cortocircuitos “no aguanto más”
 LA BUENA GESTION DEL TIEMPO

1.- Hablemos EN POSITIVO, ¿qué nos da la

buena gestión del tiempo?…
2.-

3.-

4.-

5.-
 CONFESIONES AL PSICOANALISTA
Tomate unos minutos de reflexión y desde el “diván”, piensa que hábitos has ido
adquiriendo a lo largo de tu vida laboral que te supongan eficacia profesional o, por
el contrario, aquellos otros que se traducen generalmente en improductividad en tu
gestión.

HÁBITOS EFICIENTES (Mi “ARMA SECRETA” en la gestión del tiempo)

1-
2-
3-

HÁBITOS IMPRODUCTIVOS (Mi “DRAMA” en la gestión del tiempo)

1-
2-
3-
 Planificación y Programación

Planificación, clave del éxito

 Matriz de Covey

Tiene usted varias tareas que hacer el día de hoy

1. Leer correo atrasado

2. Acabar presentación ppt con datos
para el cliente
3. Pedir esos datos a Luis
4. Arreglar el cajón del escritorio que
¿Por qué haces primero unas
lleva malogrado 3 meses tareas y no otras?
5. Conversar con Ivan sobre su falta de
puntualidad
6. Llamar a dos jefes de otras áreas para -porque me gusta
unificar la visión en el proyecto ZZ -porque es corta
7. Hablar con el jefe para decirle que le -porque es urgente
hemos pasado datos incorrectos del
resultado mensual - porque me lo manda el jefe
8. Tomar un café con Leandro
 Los 5 Pasos Planificación y Programación

CONTROL Qué he hecho

De cuánto tiempo
ACOTAR TIEMPOS y ACTUAR dispongo y hacerlo

PRIORIDADES En qué orden

debo hacerlo

LISTA DE TAREAS Qué debo hacer

OBJETIVOS Qué debo obtener

 Matriz de Covey
Por qué la Priorización de Tareas

Porque reaccionas mejor ante los imprevistos. Si surge un problema o un encargo

inesperado, puedes volver sobre tu plan y decidir cómo actuar. Con ese “manual” reajustas
las piezas del puzle con más facilidad. Si te pierdes en la montaña, es más fácil reorientarte
si tienes mapa y brújula. Sin ellos, estás perdido.

Porque sirve para que tu jefe te ayude a priorizar. Si te encarga algo urgente “para ayer” y
eso descompone tu planificación, puedes mostrarle tu plan (le enseñas la hoja) y le pides
consejo para que te ayude a priorizar. «Mira todo lo que tenía previsto hacer hoy. ¿Qué crees
que debo sacrificar?»

Porque haces lo que quieres en lugar de improvisar. Con un mapa del camino empiezas el
día con una marcha más de velocidad y cada paso tiene una intención. Antes incluso de
ponerte a teclear ya sabes por dónde y con qué empezar. Ganas en intensidad y agilidad
de trabajo. Sin ese plan seguramente caerás en el “a ver con qué me pongo ahora”.

Porque haces en lugar de recordar. Tu plan de trabajo está escrito y bien definido en una
hoja de papel o una lista en tu ordenador. No tienes que recordar qué es lo que tenías o te
gustaría hacer. Esta ahí delante.
 Matriz de Covey
Por qué la Priorización de Tareas

Porque te ayuda a administrar y dosificar tus fuerzas. Sabes lo que tienes que hacer, lo
que requiere cada tarea y lo que cada una pide de ti. Unas son más importantes que
otras, unas son más exigentes que otras. Distribuyes tu trabajo por tu día y/o tu semana
buscando un prudente equilibrio. Para no sobrecargar ciertos días; y hacer determinadas
tareas en los mejores momentos.

Porque tu trabajo cobra más sentido, tiene una intención y un punto de destino. Cuando
consigues que TAREAS=RESULTADOS te animas, te motivas y te gusta tu trabajo. Sin un
porqué ni un para qué sólo remas para navegar en círculos.. Bajo el aspecto de sencillas
“tareas” están los resultados que buscas.

Porque aprovechas mejor el tiempo. Imagina que te cancelan una reunión o hay un
retraso y te encuentras con 30 minutos de regalo. Si tienes un plan puedes echar mano de
él y elegir con más facilidad, rapidez y acierto lo próximo que vas a hacer. Sin él,
seguramente caerás en la improvisación o perderás el tiempo.
 Matriz de Covey

NO URGENTE URGENTE

•Relaciones •Crisis
•Planificación •Alarmas
IMPORTANTE •Prevención •Problemas acuciantes
•Desarrollo de visión, valores •Proyectos en fecha límite
•Detección de oportunidades •Pánico
· Pérdida de tiempo · Tareas complementarias
NO IMPORTANTE · Algunas llamadas, mail · Acciones desenfocadas a los
· Trivialidades objetivos
· Actividades agradables · Administración
· Reuniones
 Matriz de Covey

NO URGENTE URGENTE

“Yo, Después” “Yo, Ya”

IMPORTANTE Planificar Hacer
ADMINISTRACIÓN PROACTIVA ADMINISTRACIÓN POR CRISIS

NO IMPORTANTE PAPELERA “Tú, Ya”

DELEGAR
ADMINISTRACIÓN INEFECTIVA
ADMINISTRACIÓN REACTIVA
 Herramienta:

EL PLAN DIARIO: 3 tareas que voy a

hacer SÍ o SÍ. (El resto está vacio)

QUIERO HACER
vs.

TENGO QUE HACER

 Ladrones del tiempo

01.- teléfono comenta al principio el tiempo que

tienes y agrupa llamadas
02.- reuniones
03.- papeles
04.- mail
05.- interrupciones
06.- redes
 Leyes del Tiempo

80/20
Dilatación

Interrupciones
Productividad

Biorritmos
Imprevistos
 Leyes del Tiempo

LEY DE PARETO
80/20

“EL 80% DEL TIEMPO DE TRABAJO DE

UNA PERSONA, CONTRIBUYE AL 20% DE
LOS RESULTADOS Y VICEVERSA”
Ocúpate de lo importante
 Leyes del Tiempo

LEY DE PARKINSON
DILATACION

“TODA TAREA SE DILATA

INDEFINIDAMENTE HASTA OCUPAR LA
TOTALIDAD DEL TIEMPO DISPONIBLE”
Ponte una deadline para acabar
cada tarea y respetalo
 Leyes del Tiempo

LEY DE KARLSSON
INTERRUPCIONES

“TODO TRABAJO INTERRUMPIDO ES MENOS EFICAZ

Y CONSUME MAS TIEMPO QUE SI SE REALIZA DE
MANERA CONTINUA”
Evita interrupciones
 Leyes del Tiempo

LEY DE ILLICH
PRODUCTIVIDAD

“DESPUÉS DE CIERTO NÚMERO DE HORAS, LA

PRODUCTIVIDAD DEL TIEMPO INVERTIDO DECRECE
PRIMERO Y SE HACE NEGATIVA DESPUÉS”
NO SEAS TAN PERFECCIONISTA
 Curva de Eficiencia

Resultados

D
C

B
A +
Imperfección Tiempo

EFICACIA
Perfeccionismo

Despilfarro
 Leyes del Tiempo

LEY DE SWODA
BIORRITMOS

“TODA PERSONA ESTÁ SOMETIDA A MÚLTIPLES

RITMOS BIOLÓGICOS QUE DEBEN SER TENIDOS EN
CUENTA EN LA PROGRAMACIÓN DE SUS
ACTIVIDADES”
¿TRABAJAS MEJOR POR LA MAÑANA O POR LA
TARDE O POR LA NOCHE?
 Leyes del Tiempo

LEY DE MURPHY
IMPREVISTOS

1. “SI ALGO PUEDE IR MAL, IRÁ MAL”

2. “NADA ES TAN SENCILLO COMO PARECE”
3. “TODO LLEVA MAS TIEMPO DEL PREVISTO AL PRINCIPIO”.

COLCHON DE SEGURIDAD
 Matriz de Covey
Dinámica

NO URGENTE URGENTE

“Yo, Después” “Yo, Ya”

IMPORTANTE Planificar Hacer
ADMINISTRACIÓN PROACTIVA ADMINISTRACIÓN POR CRISIS

NO IMPORTANTE PAPELERA “Tú, Ya”

DELEGAR
ADMINISTRACIÓN INEFECTIVA
ADMINISTRACIÓN REACTIVA
ü ¿QUÉ TE LLEVAS HOY?

ü ELIGE UN PAR DE TIPS

ü ENTRENA!!

Los pequeños cambios son

más importantes que los
grandes cambios

Robin Sharma
MRC International people training
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La distancia entre el querer y el
poder se acorta con el
entrenamiento

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