Manejo efectivo del tiempo

Facilitadora:
Jeannette Perdomo
MI PERFIL
Lic. Jeannette Perdomo

• Lic. Psicología Clínica/ Universidad Autónoma de Santo Domingo, Maestría en Psicología Industrial
Desarrollo Organizacional, Cerificacion Coching Internacional.

• Diplomado Habilidades Gerenciales LEAN Six Sigma, Workshop en Técnicas de Negociación ,

Certificate of Completion the ISO9001:2000I Internal Auditor Course. Gestion Estrategica del Servicio al
Cliente (ISMI) , Líder Transformación LEAN, Mejora de Procesos , Planificación Estratégica , Manejo del
Cambio , Motivación y Trabajo en Equipo, Los 7 hábitos para Gerentes , Metodologia de medicion y
mejoramiento de la Productividad , Formacion Metodologica , Técnica de solución de Problemas,
Liderazgo Situacional .´5 S Kaizen Blitz (PRIMEX) Creating Strategic Reders. Tecnicas Supervision
Gerencial.
• Facilitador de diplomados en el área de Gestión Humana, Calidad de Servicio al Cliente.

• 20 años de experiencia en el área Gestión Humana, Gerente de Recursos Humanos en IAG ,

Superintendente de Capacitación y Desarrollo en Hanes, Encargada de pasantía de Psicología Industrial en
la universidad O&M., Facilitadora de INFOTEP.
Temario
• Tema I
• Que es el tiempo
• Que es para usted el manejo del tiempo
• Que nos permite el manejo efectivo del tiempo.
 Tema II

• Como conseguimos eficacia y la eficiencia.

Tiempo y sus recursos
• Problemas y causas del tiempo
 Tema III

• Principio de Eisenhower. Como ser mas

productivo
• Procastinación
• Que es Procastinación
 Tema IV

• Planificación y Organización
• El equilibrio y el Control
• ¨Manejo de Strees¨
El tiempo
Define que es el tiempo ?
¿Qué es el tiempo?
El Tiempo es una magnitud física fundamental, el cual puede ser medido utilizando un proceso
periódico, entendiéndose como un proceso que se repite de una manera idéntica e
indefinidamente.
El tiempo permite ordenar los sucesos en secuencias, estableciendo un pasado, un futuro y un
tercer conjunto de eventos ni pasados ni futuros respecto a otro.
El tiempo es un recurso especial
• Todos tenemos el
mismo.
• Una vez pasado ya no
se recupera.
• Cualquier actividad
requiere tiempo.

9
 10

¿Podemos controlar el tiempo?

¡¡¡ NO !!!
• Podemos controlar las actividades que
realizamos.
• De modo que podremos realizar:
▫ Más actividades ???
▫ Aquellas actividades que sean más importantes
 Nos proporcionan mayor satisfacción
 Nos llevan hacia nuestros objetivos
 11

Problemas y Causas
• Coyuntura
• Actitudes
• Causas del “stress”
• Algunas Soluciones.
 12

Coyuntura
• Entorno tecnológico
▫ Cambios frecuentes ...
▫ necesidad de tiempo para responder
• Empleo
▫ Logrado por habilidad... Técnica
▫ Mantenido por habilidad Organizativa
Habilidades Organizativas:
• Capacidades
▫ Comunicación
 Oral
 escrita
▫ Trabajo en equipo
• Control eficaz del
tiempo

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 14

Actitudes
• Pasiva: ir a remolque de los
acontecimientos 
▫ “stress”, no tengo tiempo.

• Activa: influir sobre el propio destino:

▫ Eficacia.
▫ Tengo tiempo.
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Algunas Soluciones.
• Vacaciones
• Deporte
• Cambiar de actividad
• Verlo con perspectiva: Distanciarse
• No dejarse llevar por sentimientos negativos
• Administración del tiempo
▫ Planificación y Organización personal.
▫ Control de las interrupciones
 16

Planificación y Organización
1) La lista de cosas a hacer, El inventario
2) La matriz de prioridades.
3) Identificar las horas más y menos eficaces.
4) La realidad del tiempo controlable.
5) Usar un plan para organizarse.
6) Vivir con el plan diario
 17

1) La lista de cosas a hacer

• El inventario.
• Origen de muchas urgencias de la lista...
• Criterios de importancia.
1) La lista de cosas que hacer:
inventario de tareas.
Descripción- Prioridad Tiempo
Tarea o Actividad
Importante Urgente Estimado
Enviar correo a mi SÍ SÍ Hacer Ya
supervisor
Reponder a cliente SÍ NO Programar
... NO SÍ Delegar/Org.
... NO NO Hacer al
final de la
tarde

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1) Lista de cosas que hacer:
Origen de muchas urgencias
• 1. Tareas que encarga al
lider.
▫ Ej.: Asigna 5 proyectos y
pide el 6º
 Solución: Preguntar
• 2. Tareas impuestas por
el sistema.
▫ Ej.: Llamadas de clientes
con quejas, ...
 Solución: Reservar tiempo,
Organizar (núm. Errores)

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1) La lista de cosas ha hacer:
Origen de muchas urgencias
• 3. Acciones derivadas de subordinados
▫ Bola de nieve o bloqueo.
 Solución: Comunicación
▫ El rebote del problema
 Solución:
 ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué
recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo!
 ¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado
▫ Salvo falta de cualificación
• 4. Metas y actividades impuestas por uno
mismo: 1h/día
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1) Lista de cosas que hacer: Criterios de

importancia.
• 2) Actividades que
• 1) Principio de Pareto ley 80:20
▫ “lo más es menos y lo menos es más” Añaden Valor
▫ La mayoría de las actividades son ▫ En una fabrica:
simples y unas pocas: 
 Causan la mayoría de resultados
 Proceso
 Son importantes   Transporte
▫ El 20% de asuntos nos dan el 80% del   Stock
valor
▫ El 20% de agencias venden el 80%   Esperas
del producto   Inspección
▫ El 20% de los clientes generan el 80%
de quejas

as
re
Ta

s
do
l ta
su
Re
 22

2) La matriz de prioridades.
Importancia • Tener la matriz a
Mucha  Poca mano y actualizarla de
vez en cuando.
Poca  Mucha

 
Urgencia

• Es clave haber
acabado el día
  habiendo hecho .
▫  Hacer “Ya”
• No planear más de 6
▫  Planear a medio plazo actividades/día, lo
▫  Interrupciones: normal  3, pero  1
controlarlas
▫  Trivial: socializar
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3) Identificar las horas más(E) y menos

eficaces(D).
• E: Período del día que uno rinde más.
▫ Para lo difícil, complejo / importante
• D: Período del día que uno rinde menos
+50%
▫ Leer periódico,

PRODUCTIVIDAD
▫ abrir correo

Seiwert, L.J., Su tiempo es dinero

▫ Telefonear

Paraninfo 1992
100%
▫ Interrupciones
▫ Entrevistas.
-50%

6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4
HORA 
 24

4) La realidad del tiempo controlable.

• Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días
• Permite identificar las interrupciones y tomar
medidas.
• 5 preguntas clave:
 ¿Qué estoy haciendo,
 ... que en realidad no es necesario hacer?
 … que pudiera encargar a otras personas?
 … que pudiera hacerse con más eficiencia?
 … que hace perder el tiempo a otros?
 ¿Qué hice en mis mejores horas?
• Buscar la eficiencia:
 eliminar… y añadir propio/importante
 25

e) Usar un plan para organizarse.

1) Preparar la lista de cosas que hacer.
2) Delegue lo que corresponda.
3) Considere sus horas E y D.
4) considere su tiempo controlable.
5) Elabore un plan diario.
Según las prioridades y
consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes.
6) Señalar las actividades terminadas
7) Reprogramar las actividades no terminadas
 26

f) Vivir con el plan diario

“Ponerlo en práctica”
• Revisar la matriz de vez en cuando.
• Programar pocas cosas extra (3)

Toma 1
 27

¿Como conservar el equilibrio y control?

• Equilibrio en la vida
• Control de interrupciones
• Delegar
• Reuniones eficaces
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Equilibrio en la vida
1º) Identificar los aspectos importantes de la vida
▫ ¿a qué dedico el tiempo?
▫ ¿a qué debería dedicar el tiempo?
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Como mantener el equilibrio de su vida

• Social. • Cómo es
• Salud.
• Profesional.
• Educativa.
• Familiar.
• Espiritual.
• Personal.
• Económica.
• De diversión. • Cómo quiero que sea
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Equilibrio en la vida ...

2º) Efectuar cambios para mantener el equilibrio.
3º) Fijar metas para equilibrar el pastel
▫ Procedimiento para fijar objetivos
1. ¿Qué...?  Declaración objetivos (especif.)
2. ¿Por qué...?  Razones (motivación)
3. ¿Cuándo...?  Fecha inicio/fin (tiempo)
4. ¿Cómo...?  Acciones requeridas/Camino
4º) Conecte las metas con el plan diario.

• Metas Plan
Control de interrupciones
1º) Planificar el espacio de trabajo
▫ Mesas en oficina: diagonal
▫ Reloj pared: espalda
▫ Mobiliario: mínimo.
Control de interrupciones
2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás
se enteren cuando está ocupado.
▫ El 70% de las personas acatan las señales.
Control de interrupciones
3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las
prioridades máximas.
▫ Pedir a alguien que atienda las interrupciones (la
hora 0)
Control de interrupciones
4º) Anticiparse
▫ En el café de la mañana
▫ visitar, llamar….
Control de interrupciones
5º) Comunicar con eficacia
▫ Preguntar: ¿Por qué es tan importante?
▫ Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, ¿qué puedes
hacer por mi?
▫ Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero… (ofrecer
alternativas)
Control de interrupciones
▫ Saber terminar una conversación
 Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie, extender
la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer
 si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie
Principio de Eisenhower.

El principio de Eisenhower te ayuda a
mejorar la gestión de tu tiempo. Una
priorización clara y correctamente definida
permite que los proyectos más importantes se
concluyan en primer lugar.
Procastinación
• La procrastinación (del latín procrastinare: pro, adelante, y crastinus,
mañana),2​ postergación o posposición es la acción o hábito de retrasar
actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras
situaciones más irrelevantes o agradables por miedo o pereza a afrontarlas.
Cuales son las conductas que
alimentan la procastinación?
• Aplazar los asuntos pendientes, o dejar para mañana lo que podrías hacer
hoy, es una costumbre muy humana conocida como procrastinación. Y es
muy habitual a pesar de que tiene un coste elevado, ya que los retrasos
evitables generan pérdidas de productividad, además de causar estragos
emocionales, principalmente mermando la autoestima.
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Síntomas del “stress”

• Fase inicial • Fase aguda
▫ nerviosismo, ▫ Hipersensibilidad,
▫ crisis de humor, ▫ ansiedad,
▫ inseguridad/desconfianza ▫ Desjerarquización de
▫ dificultad incremental / valores/ “Pasar”
fatiga mental, • Depresión/Infarto/
▫ neuralgias, Úlceras...
▫ insomnio. ▫ Apatía,
▫ sensación de fracaso,
▫ quejas constantes
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Causas del “stress”, principales “quita

tiempos”
• Tensiones del propio
• Objetivos inalcanzables trabajo
▫ tratar de hacer demasiado, ▫ Descontrol de
perfeccionismo,.. interrupciones,
▫ Falta de planeación y ▫ Reuniones excesivas o
organización personal ineficaces
▫ Falta de delegación eficaz ▫ comunicación defectuosa
(incapacidad de decir “NO”)
• Exceso vida sedentaria.