Informe Visita Acadmica 4-72

Sebastin Forero.
Octubre 2017.

Fundacin Universitaria Agraria de Colombia.

Programa Administracin Financiera y de Sistemas.
Gestin Logstica
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 Tabla de Contenidos iii

Captulo 1 Resea Institucional ...................................................................................................... 1

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. ........................................................................ 1
Institucional................................................................................................................................. 2
Otros........................................................................................................................................ 3
Centros de tratamiento Postal ................................................................................................. 4
Captulo 2 Proceso Logstico de recepcin y despacho de correspondencia ................................. 5
Admisin ..................................................................................................................................... 5
Picking (classification)................................................................................................................ 5
Aggrupation y Consolidation ...................................................................................................... 6
Captulo 3 Aspectos Susceptibles De Mejora y Propuesta ............................................................. 7
Torre de Control Sistema de rastreo ........................................................................................ 7
Oportunidad De Mejora de experiencia basado en la tecnologa ............................................... 9
Lista de referencias ....................................................................................................................... 10
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Captulo 1

Resea Institucional

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.

4-72 es la marca comercial de la organizacin SERVICIOS POSTALES

NACIONALES S.A. Es el operador postal oficial de la Republica de Colombia.

Es una sociedad pblica, vinculada al Ministerio de Tecnologas de la

Informacin y las Comunicaciones, creada bajo la forma de sociedad annima. La

sociedad tiene autonoma administrativa, patrimonial y presupuestal. Su organizacin,

funcionamiento y en general el rgimen jurdico de los actos, contratos, servidores y las

relaciones con terceros es el previsto para las Empresas Industriales y Comerciales del

Estado.

Creada en 2005, en reemplazo de Adpostal, la anterior operadora oficial, se lanz

con la marca 4-72 que representa la ubicacin de Colombia en la Tierra: 4 grados Latitud

Norte y 72 grados Longitud Oeste, lugar que exactamente corresponde al municipio de

Puerto Gaitn, Meta.

Como operador oficial, tiene la obligacin de prestar el servicio de mensajera a

todos los municipios del pas (1122). En los municipios en los que no cuenta con Oficina

postal, se presta en diversas instituciones (alcalda, notaria, Estacin de Polica, otros)

mediante listas postales. De la misma forma las entidades Oficiales y Semioficiales deben

transportar su correo nacional e internacional a travs de la red oficial de correos,

consecuente su mayor cliente es el sector publico

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Dentro de los logros de la organizacin est la prestacin de servicio de Courier,

Courier Express (casillero Virtual) y la implantacin de un nuevo Cdigo Postal Nacional

que facilita y agiliza la entrega de correo. Tambin presta otros servicios como el de

Gestin Documental in situ a diversas instituciones, adems de la clsica actividad de

filatelia con su emisin de estampillas postales

Dentro de su plan de mejoramiento y estandarizacin se ha implantado el

programa de Trazabilidad de Unin postal Universal de la UPU (Unin Postal Universal)

del que son miembros los operadores postales oficiales de la mayora de pases

Institucional

Misin

Brindar la propuesta de valor ms innovadora en transporte logstico y postal,

ofreciendo soluciones especializadas a las necesidades de sus clientes, obteniendo el

mayor retorno de inversin a sus accionistas y logrando un alto nivel de motivacin de

sus empleados bajo un compromiso social con la comunidad y el medio ambiente.

Visin

Ser un proveedor de servicios, lder en la gestin integral del documento y

paquetera en el sector gobierno, con una clara estrategia de diversificacin en el

sector privado y clientes altamente satisfechos

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Cobertura

1162 municipios y Corregimientos

7 regionales

32000 puntos de atencin incluidos Red Aliada y expendios SPU

4800 colaboradores en el pas

Otros

La operacin del servicio postal ofrecido por el Operador Oficial est estructurada de la
siguiente manera:
Operacin Nacional
Operacin Internacional
Operacin Saliente
Operacin Entrante
Centros de Distribucin

Las operaciones de distribucin de los envos se concentran en un centro de distribucin

por cada regional

Dentro de los servicios basados en tecnologa, hay 2 que merecen la atencin:

Sr. Pack: un apartado postal que funciona las 24 horas para recogida de paquetes
y mensajera, que es un servicio aadido a Casillero Virtual. Est enfocado a
aquellas personas que no pueden estar disponibles fsicamente para el recibo de
paquetes

Positive ID: Programa apoyado en la aplicacin Verifcalo para dispositivos

mviles, con el fin de mejorar la seguridad para el cliente final, se utiliza antes de
recibir al funcionario con el propsito de verificar que sea un funcionario legtimo
de la empresa
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Centros de tratamiento Postal

4-72 dispone de una central de tratamiento postal por cada regional. Segn

informacin aportada por la misma entidad, la operacin de la empresa se encuentra

dividida por regiones que le permiten cubrir la totalidad del territorio colombiano. Esta

divisin por regiones se presenta de la siguiente manera:

Regional Centro A: Con ciudad sede regional Bogot.

Regional Centro B: Es responsable de los destinos ubicados a los alrededores de

Bogot, los departamentos de Boyac, Meta y Casanare y los que antiguamente

hacan parte de los denominados Territorios Nacionales. Debido a

reestructuracin la parte operativa pasa a ser parte de Centro A

Regional Norte: Con ciudad sede regional Barranquilla.

Regional Oriente: Con ciudad sede regional Bucaramanga.

Regional Noroccidente: Con ciudad sede regional Medelln.

Regional Eje Cafetero: Con ciudad sede regional Manizales.

Regional Occidente: Con ciudad sede regional Cali.

Regional Sur: Con ciudad sede regional Ibagu.

A su vez, los puntos de admisin en cada una de las regionales se dividen en oficinas

(185), agencias (1163) y expendios articulares (63).

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Captulo 2

Proceso Logstico de recepcin y despacho de correspondencia

Agrupaci
on de
Descargue Picking
Paquete
s

Desplaza
Traslado a
mientos
Paletizac Zonas de
Bandas de
ion Espedici
Clasificaci
n
on

Embalaj
Consolid
Ubicaci es,
acin de Carga
n Etiqueta
Destinos
do

El proceso logstico se realiza en 3 fases macro:

Admisin

Despus del descargue viene la parte de Paletizacin/Agrupacin (reunin de uno o ms

paquetes sobre una tarima o paleta y fijacin de la carga a la misma).
Posteriormente se ubica segn el tipo (Documentos o Paquetes) en cada una de las zonas
correspondientes

Picking (classification)

Segn tipo se realiza los procedimientos

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Documentos

1. Se pasa al Compaxorter (banda de documentos), documentos y paquetes pequeos

que no superen los 2000g.
2. Los envos con su gua son ubicados individualmente en cada una de las bandejas
del sorter en buena disposicin para lectura de cdigo de barras
3. Capacidad de procesamiento de Sorter (distribuidor) es de 7000 documentos por
hora
4. Clasificacin a 35 centros operativos y 268 sectores urbanos
5. Aquellos documentos que se detecten queden por fuera de los conteiner y se
detecten queden errneamente clasificados, inician de nuevo el proceso, pero de
forma manual. De igual forma con los documentos que no se hayan podido leer
satisfactoriamente su cdigo de barras

Paquetes y Contenedores

1. Se pasa al Possisorter (clasificador de paquetes y contenedores)

2. Por medio de Scanner se captura: cdigo de barras en las 5 caras visibles, peso
fsico y peso volumtrico
3. Capacidad de procesamiento de Sorter (distribuidor) es de 4000 paquetes por hora
4. Clasificacin a 35 Centro Operativos y 16 sectores Urbanos.
5. Aquellos documentos que se detecten queden por fuera de las dimensiones
aceptadas por el Possisorter, o difieran de las dimensiones uniformes, inician de
nuevo el proceso, pero de forma manual. De igual forma con los paquetes que no
se hayan podido leer satisfactoriamente su cdigo de barras

Aggrupation y Consolidation

Se agrupan los envos, se sellan los conteiner, se etiquetan (cdigo de barras), se

consolidan en unos o varios despachos a los distintos Centros operativos y Sectores
Urbanos

En la etapa final se cargan en los distintos mviles de distribucin final o a distintos CO,
a partir de esta etapa quedan a caro de la Torre de Control
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Captulo 3

Aspectos Susceptibles De Mejora y Propuesta

Torre de Control Sistema de rastreo

Siendo unos de los principios de la actividad de correos el de la Trazabilidad en

todo momento de la vida del paquete/documento. Se presenta una oportunidad para

mejorar el ciclo productivo. Durante la visita a la Torre de Control se indago acerca de la

disposicin de varias pantallas para el rastreo de mviles, descubriendo que para el

rastreo de este se utilizan 9 plataformas para cubrir al completo el territorio nacional.

De ninguna manera esta cantidad puede ser sano para la operacin, por lo que esta

debilidad y oportunidad puede convertirse en una fortaleza, tanto a nivel interno, como de

cara al cliente final.

Por lo tanto, se recomienda se consulte teniendo en cuenta el sistema ERP que se utilize

en la organizacin, la factibilidad de implementar en este mdulo de gestin de flotas,

con variadas funciones como:

Mantenimiento de vehculos

Sistemas de seguimiento y diagnstico en tiempo real

Gestin de combustible

Identificacin de conductores

Seguridad

Seguimiento en tiempo real

Alarmas
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Creacin de Informes

Sensores de diversa funcionalidad

Capas y agrupaciones de puntos de paso

Gestin de rutas

Hay diversas empresas dedicadas al negocio de adaptar soluciones propias a los ERPs

ms usados (Microsoft, Oracle y SAP), pudiendo citar a:

Asintec, mediante plataforma GEOMBO o mdulos adaptables a principales ERP

Galdon Software

IMAGINE Consulting, mediante ERP Transporte TM

Los beneficios de implantar estos son mltiples, podemos mencionar en la parte de costes

que permite parametrizar los costos asociados a la operacin de cada vehculo, tales como

combustible, estacionamiento, peajes, mantenimiento, seguro y otros.

Por otro parte y ms importante mediante la experiencia de estas compaas, se puede

adoptar modelos en cuanto a Gestin de Rutas implementados en compaas de

distribucin de otros pases, y adaptarlas a las circunstancias locales, resultando en un

ahorre de costos, tiempo, y un aumento a nivel de imagen al reducir emisiones de

carbono a la atmosfera
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Oportunidad De Mejora de experiencia basado en la tecnologa

Como experiencia propia al ingresar por portera auxiliar, por donde entran y

salen los mviles distribuidores, pude percibir deficiencias y mtodos anticuados. Para

tener como referencia, segn estadsticas PQR la principal problemtica para 4-72 es la

inexactitud de la plataforma SIPOST y la perdida de mercanca durante su trnsito en la

organizacin, informacin apoyada tambin por la Matriz de Riesgos de Corrupcin y

Fraude en el que por Expoliacin y Hurto de envos se de una Probabilidad casi segura,

un Impacto Catastrfico, y una Zona de Riesgo Extrema.

En esta problemtica se presenta una oportunidad para convertirlo en una fortaleza de la

organizacin aprovechando la propuesta anterior, se puede implementar una herramienta

CRM de cara al usuario final para que obtenga una trazabilidad ms exacta de sus envos,

y por tanto se reducirn los ndices de perdida y de quejas por la plataforma actual

(SIPOST). De igual forma para envos con alta prioridad se pueden implementar

terminales mviles para colaboradores finales en los que se firme entregas, se valide

informacin y se informe de novedades, teniendo como referencia el uso de estas

terminales por parte de empresas como FedEx y DHL.

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Lista de referencias

Matriz de Riesgos de Corrupcin y Fraude 4-72. http://www.4-

72.com.co/sites/default/files/TextoImagenArchivo/Matriz%20Riesgos%20deCorrupcion

%202017.pdf

Plan Estratgico 2017. http://www.4-

72.com.co/sites/default/files/TextoImagenArchivo/Plan%20Estrategico%202017.pdf

Plan de Accin Institucional 2017. http://www.4-

72.com.co/sites/default/files/TextoImagenArchivo/Plan%20de%20Accion%20Institucion

al%202017V2.pdf

Brochure 4-72. https://issuu.com/4-72/docs/brochure_4-72_77c36253a5787f

Ensayo Operador Oficial 4/72; Torres Luis ;2013;

http://repository.unimilitar.edu.co/bitstream/10654/11734/1/Operador%204-72.pdf