rea: SECTOR PBLICO
III
Fondo Fijo para Caja Chica para los Gobiernos Locales
C.P.C. Mara Luisa Silva Peredo
Miembro del staff interno de la revista
Actualidad Empresarial
1. Introduccin
Uso del Fondo Fijo para Caja Chica
El Fondo Fijo para Caja Chica es utilizado
para atender gastos menudos que se oca-
sionen de forma urgente. Es de carcter
nico, por dinero en efectivo de monto
fijo establecido de acuerdo con las nece-
sidades de la entidad.
Para ello, se establece una directiva que
busca normar el procedimiento a seguir
para el trmite, registro y utilizacin del
Fondo para Pagos en Efectivo de las de-
pendencias de la entidad, constituido con
cargo a la Fuente de Financiamiento dis-
ponible por la entidad, destinado a sol-
ventar las necesidades urgentes no
programables.
Se podr utilizar el Fondo Fijo para Caja
Chica constituido por dinero en efectivo
proveniente de fuentes de financiamiento
distintas de Recursos Ordinarios. Su ad-
ministracin se sujeta a las disposiciones
que regulan el Fondo para Pagos en Efec-
tivo en la Directiva de Tesorera para Go-
biernos Locales.
Se prohbe el manejo de fondos en efec-
tivo no constituidos de acuerdo a Ley,
como la constitucin de fondos especia-
les o de naturaleza o caractersticas simi-
lares al del Fondo para Pagos en Efectivo
y Fondo Fijo para Caja Chica, cualquiera
sea su denominacin, finalidad o fuente
de financiamiento, con excepcin de aqu-
llos que estn expresamente autorizados
de acuerdo a Ley, bajo responsabilidad
del Director de Administracin.
2. Base Legal
Resolucin Directoral N. 026-80-EF/
77.15, que aprueba las Normas Gene-
rales del Sistema de Tesorera - NGT-
06: Uso del Fondo para Caja Chica y
NGT- 07: Reposicin Oportuna del
Fondo para Pagos en Efectivo y del Fon-
do para Caja Chica.
Contenido:
INFORME ESPECIAL
Fondo Fijo para Caja Chica para los Gobiernos Locales ............................................................................. III-1
I
N
Directiva de Tesorera para Gobiernos - La exigencia de rendir cuenta do- F
Locales correspondiente al ao fiscal cumentada por lo menos de la pe- O
2006 resolucin directoral N. 007- nltima entrega, para recibir nue- R
2006-EF/77.15 vos fondos en efectivo. M
Resolucin de Contralora N. 072-98- Se atendern pagos en efectivo, cuando E
CG, que aprueba las Normas Tcnicas se trate de gastos menudos y urgentes,
de Control Interno para el Sector Pbli- tales como refrigerios, portes, movilidad
co - NTC 230.10: Uso del Fondo para y otros gastos menudos, as como el pago E
Pagos en Efectivo y Fondo Fijo. de viticos urgentes no programables, S
Resolucin N. 067-97-EF/93.0, que debidamente autorizados. P
aprueba el Compendio de Norma- Los gastos deben ser sustentados E
tividad Contable - Instructivo N. 1, mediante los documentos de pago,
C
Rubro 5, Numeral 2.2. Libros contables debidamente autorizados por la
principales y auxiliares que deben lle- SUNAT, por los cuales se haya entre- I
var las entidades del Sector Pblico gado dinero en efectivo. La autoriza- A
2.2 AUXILIARES , Registro de Fondos cin de pago corresponde en todos L
para Pagos en Efectivo. los niveles a la mxima autoridad, la
Ley General del Sistema Nacional de que podr delegar esta potestad sin
Tesorera LEY N. 28693, Artculo 49. desmedro de su responsabilidad.
Ley Orgnica del Sistema Nacional de Para poder recibir nuevos fondos en
Control y de la Contralora General de efectivo, se rendir cuenta documen-
la Repblica LEY N. 27785 tada de la utilizacin, por lo menos de
Decreto de Urgencia N. 020-2006 del la penltima entrega, a la Oficina Cen-
12-08-06. tral de Economa y Finanzas, en el res-
pectivo formato.
Decreto de Urgencia N. 021-2006
del 20-08-06. La reposicin a los gastos efectuados
se tramitar previa verificacin de la
documentacin sustentatoria, de
3. Consideraciones para el ma- acuerdo a lo determinado por las Nor-
nejo de Caja Chica mas Generales de Tesorera.
a. En el manejo del Fondo Fijo para b. Liquidacin del Fondo Fijo para Caja
Caja Chica, se deber observar lo Chica entregado a personal de la
siguiente: institucin en el 2005
Su manejo ser centralizado a una a) El saldo del Fondo Fijo para Caja Chica
persona encargada del rea de Teso- 2005 que se deposita en la cuenta de
rera, a quien se le girara el cheque la fuente de financiamiento corres-
para la constitucin o reposicin del pondiente, procedindose a su regis-
tro en el SIAF-GL se devuelve hasta el 7
PRIMERA QUINCENA - SETIEMBRE 2006
fondo.
de febrero del 2006 mediante Pape-
Su monto ser establecido mediante
resolucin del Gerente de Administra- leta de Depsitos (T-6), bajo respon-
cin, o quien haga sus veces. sabilidad del Director General de Ad-
ministracin, o quien haga sus veces y
La resolucin del Fondo Fijo para Caja
el Tesorero.
Chica debe contener necesariamente
lo siguiente: b) El plazo indicado en el punto a) tam-
bin se aplica para la devolucin del
- Nombre del funcionario encarga-
saldo no utilizados al 31 de diciembre
do nico de su manejo.
de 2005, segn la correspondiente
- Monto mximo del fondo. fuente de financiamiento.
- Monto mximo de cada pago en c) El registro en el SIAF-GL de la liquida-
efectivo. cin de los fondos a que se refiere se
- Tipo de gastos a ser atendidos por efecta hasta el 7 de febrero del 2006.
el fondo.
A C T U A L I D A D E M P R E S A R I A L | N. 118 III-1
 III INFORME ESPECIAL

C. Formalizacin del Gasto Devengado - Justificacin y autorizacin corres-

El Gasto Devengado se formaliza cuando
el rea responsable en la Municipalidad
otorga su conformidad, en alguno de los
documentos establecidos en la directiva
de los gobiernos locales.
La expedicin de la disposicin legal en
que se basa la conformacin o reposicin
del Fondo para Pagos en Efectivo, Fondo
Fijo para Caja Chica o encargos, de reco-
nocimiento de derechos laborales, o do-
cumento que autorice comisiones de
servicios.
d. Documentacin para la fase del Gas-
to Devengado
El devengado se sustenta en Resolucin
para Encargos a personal de la institucin,
Fondo para Pagos en Efectivo, Fondo Fijo
para Caja Chica o, en su caso, el documento
que acredita la rendicin de cuentas de di-
chos fondos para efectos de su reposicin.
El cdigo del documento y su numeracin,
entre otros datos necesarios, debe regis-
trarse en los campos correspondientes a la
fase del Gasto Devengado en el Mdulo
SIAF-GL de la Municipalidad.
4. Control Interno para el uso del
Fondo Fijo para Caja Chica
Los procedimientos para su manejo y control:
a) El fondo para pagos en efectivo es de
monto variable y est destinado para
atender los gastos urgentes, que por
su naturaleza no ameriten el giro de
cheques especficos. El fondo fijo es un
monto permanente y renovable utiliza-
do, generalmente, para gastos menu-
dos, tambin denominado caja chica.
b) El uso de fondos en efectivo slo debe
implementarse por razones de agilidad
y costo. Cuando la demora en la trami-
tacin rutinaria de un gasto puede afec-
tar la eficiencia de la operacin y su
monto no amerita la emisin de un
cheque especfico, se justifica la autori-
zacin de un fondo para pagos en efec-
tivo destinado a estas operaciones.
c) Para su manejo y control debe elabo-
rarse los procedimientos pertinentes
que deben ser aprobados por el titu-
lar de la entidad, o por quien designe,
teniendo en cuenta los criterios si-
guientes:
pondiente del nivel superior de la
entidad para su apertura.
- Indicacin del tipo de gastos a cu-
brir, el monto mximo de cada pago
y los niveles de autorizacin que
comprenda como mnimo, al jefe
responsable de la ejecucin del gas-
to y al jefe responsable de la admi-
nistracin financiera, o quien haga
sus veces, para autorizar la entrega
de fondos.
- Designacin para el manejo del
fondo a una persona distinta a los
responsables de giro de cheques y
del registro en el libro de bancos.
- Establecimiento de procedimientos
y plazos de rendicin y reposicin
del fondo.
- Elaboracin de reportes peridicos
de rendicin de fondos, indicando
los montos, funcin, programa, ac-
tividad o proyecto, a la que est afec-
tada presupuestamente.
d) Corresponde al rgano de administra-
cin establecer los procedimientos
para el manejo y control del fondo para
pagos en efectivo y/o fondo fijo.

Caso Prctico

Se apertura el Fondo Fijo de Caja Chica para gastos urgen-

tes y necesarios segn resolucin N.. con F.F. 09 recursos
directamente recaudados.
Clic en el mouse derecho (Men contextual) e
Ingresamos al Men REGISTRO SIAF insertamos la fase presionando ENTER

Esta apertura de caja chica es una operacin de desembolso de

dinero que atribuye gasto, por lo tanto, el sistema genera
Recordemos que recurrir a llamar las tablas de ayuda siempre automticamente el ciclo del gasto en la Fase de Compromiso el
debemos presionar F1. cual tambin podemos acceder al presionar F1 donde seleccio-
naremos de acuerdo a nuestro tipo de operacin.

De acuerdo al tipo de operacin, recurriremos

a esta tabla de ayuda, es muy importante se-
leccionar adecuadamente, ya que el tipo de
operacin genera los asientos contables ade-
cuados.
PRIMERA QUINCENA - SETIEMBRE 2006

Seleccionar el mes en el
que vamos a trabajar
F1

Una vez que hemos insertado la Fase de Compromiso, el cdigo

A. Fase de Compromiso. Insertamos la fase de compromiso
una vez que ya hemos seleccionado el tipo de operacin que
vamos a realizar.
de la fase de compromisos ser 102 ya que la aprobacin de la
apertura de Caja Chica se da mediante resolucin de Alcalda y
se debe tener en cuenta con que fuente de financiamiento se la
est habilitando, usualmente es habilitada con la fuente de
financiamiento R.D.R., pero para nuestro caso prctico la afecta-
remos con la fuente 08.

III-2 INSTITUTO PACFICO

 REA SECTOR PBLICO III
Una vez que hemos terminado de registrar la Fase de Compro- Al concluir la generacin de la operacin, el sistema nos retor-
miso procedemos a grabar en la barra de herramientas nara a la ventana principal en que cual tenemos que terminar de
registrar la Fase de Devengado.
GRABAR

Esta ventana se activa cuan-

do se registra la Fase de Com-
promiso al afectar con la
fuente de financiamiento.

Registramos la fuente con la

que vamos afectar esta opera- Debemos concluir la fase, terminando
cin de acuerdo al calendario de registrar estos campos solicitados,
y luego procedemos a grabar y habili-
tar para transferir y recibir la aproba-
cin para insertar la Fase de Girado.

Automticamente activada la Meta a

Clic derecho e insertamos el
la cual afectaremos la operacin, nos
clasificador de gasto de acuer-
colocarnos en meta presionando F1 y
do a nuestra operacin
nos saldr las metas con la que cuenta Antes de pasar a la fase de Girado procedemos a solicitar auto-
el calendario de este clasificador de
acuerdo a la fuente de financiamiento. rizacin al MEF, y una vez que el MEF nos autoriza la fase, recin
podemos insertar la Fase de Girado.
Notemos que en el momento en que seleccionamos la meta
de acuerdo a nuestro calendario de compromisos, en este
C . Fase del Girado.. Insertamos la Fase de Girado en el cual
cuadro va acumulando de acuerdo a la genrica del gasto determinaremos a quien se le va a girar el cheque de acuer-
y Fte. De Fto. Cuanto hemos afectado a esa meta y cuanto
nos queda de saldo para afectar posteriormente do a la aprobacin del MEF.

Una vez que hemos terminado de grabar la Fase de Compromiso

se encuentra en estado P (Pendiente), para pasar al siguiente regis-
tro debe ser habilitada, al habilitarla se pondr en estado N, y al
transmitirla en el submen Comunicaciones - Transferencia de
Datos el estado de todas las operaciones que estuvieron en estado Al seleccionar esta fase, inme-
diatamente saldr esta venta-
N de habilitado pasa al estado T (Transferido) y al ser aprobado por na Devengados por Girar
el MEF oportunamente se pondr en estado A.

En esta Fase de Girado saldr registrado

la operacin que se ha devengado opor-
tunamente aprobado para poder proce-
der al pago del mismo

B. Fase de Devengado. Procedemos a insertar la fase de de-

vengado

Una vez que tenemos apro-

bada la Fase de Compro-
miso Insertamos la siguien-
te Fase de Devengado.

Al seleccionar la Fase de Devengado e inme-

diatamente saldr la ventana de Compromi-
sos de Devengado, con la operacin com-
prometida en la primera fase

Se selecciona la ope-
racin y se ACEPTA
para que se genere la
operacin. Al terminar de registrar en la ventana de generacin de operacio-
nes, aceptamos y nos devolver a la ventana principal en la que
concluiremos los campos que aun faltan registrar.
PRIMERA QUINCENA - SETIEMBRE 2006

Una vez que se ha aceptado el punto anterior, inmediatamente saldr

esta ventana y se (rellenar con origen) y se procede a ACEPTAR Se registra el N. del comprobante
y la fecha de la emisin del mismo
as como la fecha de posible pago.

El cdigo correspon-
de al Comprobante
de Pago.

Se rellena de acuerdo al
importe que tiene el
monto origen

Con el mouse, clic derecho, insertar el documento B, que se acti-

vara y se registra el cdigo 065 CHEQUE GIRADO , N. de cheque,
fecha de giro del cheque, nombre a quien se le gira y el importe por
el cual ha sido aprobado la operacin.

A C T U A L I D A D E M P R E S A R I A L | N. 118 III-3
 III INFORME ESPECIAL

Cuando terminamos de registrar esta fase procedemos a grabar
en la barra de herramientas del REGISTRO SIAF.
Cuando se active la divisionaria y seleccionemos la cuenta, llena-
mos el importe al dar Enter se activar la contabilizacin:
En este caso y se activarn los asientos presupuestales de la fase
de compromiso y se genera el asiento por la asignacin del
calendario de compromisos, una vez que el asiento est bien,
presionamos el botn OK, y luego procedemos a Grabar.

Cuando grabamos, observamos que recin en la Fase del Girado se da

la apertura y ampliacin del Fondo Fijo de Caja Chica por S/. 10 000.00.
Luego, nos colocamos en la Operacin de Girado y se activarn las
ventanas de la parte inferior. Para esta Fase se activan los asientos
patrimoniales, presupustales y de cuentas de orden:
CONTABILIZACIN DE LA FASE DE GIRADO

Nos ubicamos en el primer registro

por orden para contabilizar y pre-
Cuando culminamos la Fase de Gi- sionamos Enter activando as las
rado se aperturar a la caja chica y se ventanas de la parte inferior.
aparece tambin en esta ventana.

D. Contabilizacin. Nos vamos a la barra de mens de Aplica-

ciones y en la opcin Contabiliza procedemos a contabilizar
nuestros registros del Fondo de Caja Chica:

Insertamos los asientos ade-

cuados para nuestra operacin.

Al seleccionar Contabiliza inmediatamente se mostrar esta Luego, procedemos a contabilizar los asientos contables patri-
ventana, luego seleccionamos los tems a contabilizar de moniales.
nuestra operacin:

Seleccionamos el mes en el que he-

mos realizado la operacin, y de
acuerdo al tipo de operacin selec-
cionamos si es gasto o es ingreso.

Seleccionamos el mes en el que he-

mos realizado la operacin y de Cuando el asiento est correcto, presiona-
acuerdo al tipo de operacin selec- mos OK y luego procedemos a GRABAR.
cionamos si es gasto o es Ingreso

Presionamos Enter en la lnea a contabilizar y aparecer el si- Asientos contables presupuestales.

PRIMERA QUINCENA - SETIEMBRE 2006

guiente cuadro:
CONTABILIZACIN DE LA FASE DE COMPROMISO

Nos ubicamos en el primer registro

por orden para contabilizar y pre-
sionamos Enter para activar las
ventanas de la parte inferior.

En esta ventanita puede haber varios

Ubicarse en este tem con el mouse,
clasificadores, en este caso selecciona-
para poder contabilizar los asien-
mos este clasificador y le damos Enter
tos presupuestales de esta fase.
y se activarn las Divisionarias.

III-4 INSTITUTO PACFICO