CAJA CHICA

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 Contenido
Introducción…………………………………………………………………………………...2
Responsabilidades…………………………………………………………………………...3
Autorización de gastos……………………………………………………………………….3
Gastos no autorizados ……………………………………………………………………….3
Vale de caja provisional………………………………………………………………………4
Artículo 29- …………………………………………………………………………………….4
Supervisión y control………………………………………………………………………....6
Baja o cambio del responsable del fondo fijo……………………………………………...6

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 CAJA CHICA

Concepto
El renglón de efectivo incluye los activos representados por moneda de curso legal o
sus equivalentes, de los que se puede disponer en cualquier momento, sean estas
cajas, billetes, monedas, depósitos bancarios, giros postales, telegráficos, etcétera.
Caja Chica es un monto permanente y renovable utilizado generalmente para cubrir
gastos menores y urgentes, que no hayan sido considerados en la programación
normal de pagos y que tengan la característica de imprevisibles.
El fondo fijo de caja se crea para pagos menores que no excedan del importe máximo
establecido por la empresa. Las empresas desembolsan cantidades menores para
gastos que sería difícil pagar con cheque, como el traslado en taxi o microbús, o la
compra de lápices, café o vasos desechables para la oficina.
Para todo ello se establece un fondo fijo de caja que puede variar dependiendo de las
políticas de cada empresa.
Tras la reforma fiscal, en la actualidad se recomienda que los gastos menores a $2
000.00 se paguen en efectivo, ya que por cuestiones fiscales los gastos mayores a
esa cantidad deben pagarse obligatoriamente con cheque.
El fondo fijo de caja debe estar constituido por dinero, por ello se debe vigilar que
todos los comprobantes de gastos queden debidamente reembolsados al cierre del
ejercicio
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I.- INTRODUCCIÓN
El presente reglamento tiene como objetivo el establecer las políticas administrativas
que sirvan para uniformar los criterios referentes al manejo y control de los
movimientos de efectivo de la caja chica

II.- POLÍTICAS GENERALES.

Las políticas, obligaciones y responsabilidades, descritas en este reglamento, son
aplicables al personal que preste sus servicios en la entidad que labora. La Dirección
General, designará las áreas y personas autorizadas para manejar fondos de caja
chica.
La Dirección General determinará al inicio de cada año el monto de caja chica que se
podrá ejercer en cada una de las áreas, de acuerdo con un análisis y evaluación por
parte de estas.
El cheque para la reposición del Fondo Fijo (caja chica), será elaborado a nombre del
responsable de cada Fondo.
El monto máximo autorizado para ejercer algún gasto con el Fondo Fijo es de $. -
1,999.00 (MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y NUEVE PESOS 00/100 M.N.).
Incluyendo el I.V.A.
El Fondo Fijo de Caja Chica deberá ser utilizado únicamente para cubrir necesidades
operativas. La Sub-Dirección Administrativa determinará las fechas y cantidad de
arqueos que se realizarán al mes, debiendo de realizar mínimo uno cada mes.

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III.-RESPONSABILIDADES.
 El responsable de Fondo Fijo de Caja Chica deberá firmar un documento que
ampare el monto recibido.
 El responsable del Fondo deberá cumplir con las responsabilidades descritas
en el presente Reglamento.
 El responsable del Fondo Fijo de Caja Chica deberá mantener el importe en
efectivo y los comprobantes en un cajón bajo llave, evitando por seguridad
llevarlos consigo.
 El responsable del Fondo Fijo de Caja Chica en cualquier momento amparará
y/ò comprobará la totalidad del Fondo, ya sea en efectivo, comprobantes de
gastos y/o vales de caja provisionales.
 El responsable del Fondo Fijo verificará que los comprobantes cumplan con los
requisitos fiscales y correspondan a gastos autorizados, así como a gastos
menores propios.

IV.-AUTORIZACIÓN DE GASTOS.
Gastos Autorizados.
Los conceptos de erogación autorizados para ejercerse a través del Fondo de Caja
Chica solo serán gastos menores, entre los cuáles se incluyen los siguientes:
 Comida para efectos de trabajo, previa autorización del director.
 Gastos de oficina (encuadernados, engargolados, copias a color, xerografías
acetatos, papelería y otros menores extraordinarios.) etc.
 Gastos de cafetería (café azúcar, servilletas, desechables).
 Material fotográfico (pilas, revelados, rollos, compras menores).
 Otros gastos menores que no excedan a $.-1,999.00 (MIL NOVECIENTOS
NOVENTA Y NUEVE PESOS 00/100 M.N.) I.V.A incluido.

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Gastos No Autorizados.
Los siguientes conceptos de erogación NO SERAN CUBIERTOS POR NINGUN
MOTIVO a través del Fondo Fijo de Caja Chica.
 Compras de Activo Fijo mayores de $. -1,999.00
 Servicios Personales (sueldos, horas extras, entre otros).
 Gastos de viaje y Viáticos.
 Préstamos Personales

V.- VALE DE CAJA PROVISIONAL.

El interesado al solicitar dinero para realizar algún gasto ò compra, deberá de llenar la
forma “Vale de Caja Provisional”.
El Vale de Caja Provisional, deberá tener la siguiente información:
 FECHA de día, mes y año en que se elabora el vale.
 A FAVOR DE: Nombre del empleado que recibirá el efectivo de Fondo de Caja
Chica.
 VALE POR: Cantidad en efectivo solicitada:
 IMPORTE CON LETRA: Cantidad con letra del efectivo solicitado.
 CONCEPTO: Descripción del concepto en que se ejercerá el gasto.
 AUTORIZA: Nombre y firma del responsable del Fondo Fijo que autoriza el
Vale de Caja Provisional.
 RECIBE: Nombre y firma del empleado que recibe el efectivo. Una vez
realizada la compra, el solicitante tendrá tres días hábiles para comprobar el
efectivo solicitado al responsable del Fondo, quién a su vez entregará el Vale
Provisional cancelado.

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VI.-SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE FONDO.
Todas las facturas que amparen una Reposición de Fondo Fijo deberán tener como
máximo una antigüedad de 30 días naturales a partir de la fecha de expedición de la
factura.
La “Solicitud de Reposición de Fondo Fijo”, se deberá elaborar con comprobantes
propios del mes en cuestión y no deberá incluir comprobantes con fecha anterior de la
última reposición.
Todos los comprobantes de gastos deberán contener la firma del responsable del
Fondo y la antefirma del Director General, así como el sello fechador de pagado.
El responsable del Fondo deberá elaborar una relación detallada de las facturas,
anexando las facturas correspondientes en cada Solicitud de Reposición de Fondo.
Todos los comprobantes deberán especificar claramente el concepto del gasto y
autorizados por el jefe del Departamento en cuestión, así como tener la firma de
autorizado del responsable del Fondo y del Director General.
El comprobante deberá cumplir con los requisitos que marcan los artículos 29 y 29ª
del Código Fiscal de la Federación. Con base a los requisitos que marca el Código
Fiscal de la Federación, los comprobantes de gastos deberán incluir como requisito lo
siguiente:

Artículo 29-A. Los comprobantes fiscales digitales a que se refiere el artículo 29 de

este Código, deberán contener los siguientes requisitos:
I. La clave del registro federal de contribuyentes de quien los expida y el régimen fiscal
en que tributen conforme a la Ley del Impuesto sobre la Renta. Tratándose de
contribuyentes que tengan más de un local o establecimiento, se deberá señalar el
domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes fiscales.
II. El número de folio y el sello digital del Servicio de Administración Tributaria,
referidos en la fracción IV, incisos b) y c) del artículo 29 de este Código, así como el
sello digital del contribuyente que lo expide.
III. El lugar y fecha de expedición.
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IV. La clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien se
expida.
Cuando no se cuente con la clave del registro federal de contribuyentes a que se
refiere esta fracción, se señalará la clave genérica que establezca el Servicio de
Administración Tributaria mediante reglas de carácter general. Tratándose de
comprobantes fiscales que se utilicen para solicitar la devolución del impuesto al valor
agregado a turistas extranjeros o que amparen ventas efectuadas a pasajeros
internacionales que salgan del país vía aérea, terrestre o marítima, así como ventas
en establecimientos autorizados para la exposición y ventas de mercancías
extranjeras o nacionales a pasajeros que arriben al país en puertos aéreos
internacionales, conjuntamente con la clave genérica que para tales efectos
establezca el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas de carácter
general, deberán contener los datos de identificación del turista o pasajero y del medio
de transporte en que éste salga o arribe al país, según sea el caso, además de
cumplir con los requisitos que señale el Servicio de Administración Tributaria mediante
reglas de carácter general.
V. La cantidad, unidad de medida y clase de los bienes o mercancías o descripción
del servicio o del uso o goce que amparen.
Los comprobantes que se expidan en los supuestos que a continuación se indican,
deberán cumplir adicionalmente con lo que en cada caso se específica:
a) Los que se expidan a las personas físicas que cumplan sus obligaciones
fiscales por conducto del coordinado, las cuales hayan optado por pagar el
impuesto individualmente de conformidad con lo establecido por el artículo 73,
quinto párrafo de la Ley del Impuesto sobre la Renta, deberán identificar el
vehículo que les corresponda.

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  A nombre de:
 Domicilio:
 R.F.C.
 FECHA: día, Mes y Año.
 CONCEPTO ò descripción de los bienes y/o servicios de manera clara y
detallada.
 Precio unitario.
 Sub-total.
 I.V.A. desglosado en su caso.
 Importe total de número y letra.
 Cédula de Identificación Fiscal del Contribuyente (Impreso en Factura).
 Código Bidimensional ò Sello y Cadena Digital, así como vigencia y numero
de autorización.
 Detallando los artículos que se adquieran, no se aceptará la factura con la
leyenda “varios”.
Para solicitar la reposición de algún gasto, el interesado deberá tomar en cuenta que
la factura cumpla con los requisitos señalados anteriormente.
Los gastos erogados que no cuenten con documentación comprobatoria ò que ésta no
reúna los requisitos fiscales, no podrán exceder de un 30% del recurso a comprobar
(efectivamente comprobado). Se aplicará el formato “Pagos sin comprobantes” del,
bajo las siguientes condiciones:
 En lugares en donde sea prácticamente imposible conseguir comprobantes con
los requisitos fiscales.
 Monto a comprobar no mayor a $. -1,999.00.
 No más de un formato por el mismo concepto para un mismo evento.
 Anexar copia de credencial de elector de la persona que recibe el pago. En
referencia al punto anterior estos gastos se ampararán con recibos oficiales del
organismo que se deberá anexar como parte de la comprobación
correspondiente. Estos deberán contar con la autorización del director, para su
validez. En los casos de comprobantes por concepto de “Consumo”, deberá
anotarse en la solicitud el motivo del gasto.

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VII.-SUPERVISION Y CONTROL.
La Sub-Dirección Administrativa deberá realizar revisiones permanentes para verificar
el control que se lleva a cabo en el manejo del fondo de la caja chica, así como
verificar el cumplimiento de lo estipulado en el presente Reglamento para lo cual en
cualquier momento solicitará al responsable del Fondo, entregue la caja del dinero y
los comprobantes para su revisión.

VIII.-BAJA O CAMBIO DEL RESPONSABLE DEL FONDO FIJO.

El Director General podrá cambiar al responsable del Fondo Fijo de Caja Chica si así
lo considera conveniente. Para hacer entrega definitiva del Fondo de Caja Chica, el
responsable deberá:
Agrupar los comprobantes que tenga hasta ese día y comparar contra el importe
autorizado del Fondo Fijo, procediendo a generar una relación de comprobantes
originales dirigidos a la Sub-Dirección Administrativa. Elaborar la solicitud de
Reposición indicando en la misma que se trata del finiquito definitivo de dicho Fondo
Fijo y la entregará a la Sub-Dirección Administrativa junto con los comprobantes
originales.
La Sub-Dirección Administrativa entregará al responsable del fondo una copia de la
Solicitud de Reposición del Fondo con firma de recibido como finiquito del mismo. En
caso de que no se concluya el finiquito, la relación deberá permanecer en el poder de
la Sub-Dirección Administrativa hasta la comprobación del fondo.

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FORMAS DE CONTROL DE CAJA CHICA.
Arqueos de Caja Chica
El responsable de la Caja Chica está obligado a mantener al día y en forma ordenada,
todos los registros del movimiento financiero, la documentación respaldatoria de los
gastos realizados y el saldo disponible, en previsión de los arqueos de caja que se
pudieran realizar en forma programada o sorpresiva.

Rendición de Caja Chica

El responsable de Caja Chica debe rendir cuenta de los gastos realizado, mediante el
“Formulario Rendición de Caja Chica”
 Cuando se tramite la reposición de fondos de Caja Chica.
 Cuando se reemplace al responsable de la administración.
 Anualmente, para el cierre del ejercicio de la gestión
El control de la rendición será realizado por el Departamento Liquidaciones.

Control Formal:
 Verificar que los comprobantes respaldatorios de los gastos efectuados por
Caja Chica cumplan con los requisitos establecidos.
 Controlar que el gasto realizado responda a conceptos permitidos por el
presente

Procedimiento.
 Verificar la certificación por parte del Departamento de Logística de la
inexistencia en stock del bien adquirido.
 Verificar que los comprobantes que respaldan las compras tengan firma y sello
del responsable del área, certificando que dicho bien o servicio fue destinado a
esa repartición.

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Control Material y de Razonabilidad:
Entre otros aspectos, se deberá verificar que:
 La naturaleza del gasto sea compatible con la actividad desarrollada en el área
y que responda a situaciones de urgencia o a contingencias o imprevistos en el
funcionamiento operativo, es decir, verificar que no se trate de compras que
debieron haberse planificado para efectuarse mediante el proceso habitual de
adquisiciones y contrataciones.
 No existan desdoblamientos en compras de un mismo bien o servicio que
superen el monto máximo establecido en el presente.
 Cuando se trate de reparaciones de bienes de uso, se deberá controlar que
exista el número de inventario y serie del bien, y que el mismo se encuentre
asignado al área que realizó el gasto.
 Analizar la frecuencia y/o periodicidad de los gastos.

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