PERFIL DEL ADMINISTRADOR

MODERNO
PLANEACIN ESTRATGICA
 Normativa :
Ley 675 de 2001,articulo 50 En los casos de conjuntos residenciales,
edificios , conjuntos de uso mixto y comercial, quien ejerza la
administracin directamente, o por encargo de una persona
jurdica contratada para tal fin, deber acreditar idoneidad para
ocupar el cargo, que se demostrar en los trminos del reglamento
que para el efecto expida el Gobierno Nacional. (la ley exige que
el administrador acredite su idoneidad para ejercer este cargo).
Es claro que se busca un administrador con
perfil gerencial, ejecutivo, con capacidades
de direccin y administracin de recursos
humanos, conocimientos especficos en
contabilidad y administracin de propiedad
horizontal, manejo y liderazgo de
comunidades, amplio conocimiento del
rgimen laboral y la seguridad en el mismo, y
de la legislacin vigente y cambiante a diario
de propiedad horizontal, as como la
resolucin y manejo solucin de conflictos,
etc.
 LAS CAPACIDADES Y EL RETO
DIRIGE Y EJECUTA EL ATIENDE A LOS SOCIOS
PRESUPUESTO USUARIOS
MEDIA ENTRE LOS ENTES DE
REPRESENTA CONTROL
JURIDICAMENTE COORDINA EL
DIRIGE EL RUMBO DE LA FUNCIONAMIENTO DE LA
COPROPIEDAD COPROPIEDAD

GERENCIAL EJECUTIVO

GERENTE
DIRECTOR RECURSO
HUMANO
COORDINA EL DIRIGE LOS CONTRATISTAS
FUNCIONAMIENTO DE LA SERVICIOS A LA COMUNIDAD
COPROPIEDAD VIGILANCIA, ASEO, TODEROS,
SERVICIOS GENERALES
MANTENIMIENTO
GESTION ADMINISTRATIVA
 El administrador es el REPRESENTANTE LEGAL de la copropiedad, y para ese efecto
tiene facultades de
Ejecuta el presupuesto de acuerdo a lo
autorizado por la asamblea general.
EJECUCION Ejecuta lo ordenado por la asamblea en
ordenes de mantenimiento y trabajos etc.

Conserva y preserva la copropiedad.

CONSERVACION
Conserva las relaciones entre los
copropietarios

REPRESENTACION Representa jurdicamente la copropiedad

Da nacimiento de la persona jurdica

ante los entes
Es quien recauda los recursos para el
RECAUDO pago de los proveedores
Recauda lo necesario para ejecutar el
presupuesto.
De manera tal que con sujecin a las leyes y a las costumbres civiles
y mercantiles contenidas en nuestras leyes este es quien rene en si
las funciones y atribuciones , susceptibles de ejercicio personal nico
o delegable parcialmente bajo su responsabilidad.

As las cosas, conforme con lo sealado

en el artculo 22 de la Ley 222 de 1995,
GERENTE son Administradores: i) Las personas
expresamente sealadas en este
artculo; y ii) Quienes de acuerdo con
DEPOSITARIO los estatutos ejerzan o detenten
funciones administrativas.
De otra parte, establece el artculo 23
MANDATARIO de la Ley 222 de 1995 que los
administradores deben obrar de buena
fe, con lealtad y con la diligencia de un
buen hombre de negocios y que sus
TESORERO
actuaciones se cumplirn en inters de
la sociedad.
La responsabilidad, derechos, obligaciones y deberes de los
administradores de las sociedades, se encuentran consagrados en los
artculos 23, 24 ,25 y 26 de la ley 222 de 1995. Esta ley adicionalmente
establece que los administradores respondern solidaria e
ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasionen a la
sociedad, a los socios o a terceros, salvo que no hayan tenido
conocimiento de la accin u omisin o hayan votado en contra,
siempre y cuando no la ejecuten.

La aprobacin de las cuentas no exonerar de

responsabilidad a los administradores, representantes
legales, contadores pblicos, empleados, asesores o
revisores fiscales. artculo 45, Ley 222 de 1995
Sistemas de responsabilidad

Responsabilidad civil o patrimonial

Responsabilidad contravencional o
administrativa
Responsabilidad penal
Responsabilidad disciplinaria
Responsabilidad profesional
Responsabilidad social
 FUNCIONES DEL
ADMINISTRADOR

MAS ALLA DE LA LEY 675 DEL 2001

 Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias y
someter a su aprobacin el inventario y balance general de las
cuentas del ejercicio anterior, y un presupuesto detallado de gastos
e ingresos correspondientes al nuevo ejercicio anual, incluyendo las
primas de seguros.

Llevar directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, los

libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y
residentes, y atender la correspondencia relativa al edificio o
conjunto.

Poner en conocimiento de los propietarios y residentes del edificio o

conjunto, las actas de la asamblea general y del consejo de
administracin, si lo hubiere.

Preparar y someter a consideracin del Consejo de Administracin

las cuentas anuales, el informe para la Asamblea General anual de
propietarios, el presupuesto de ingresos y egresos para cada
vigencia, el balance general de las cuentas del ejercicio anterior,
los balances de prueba y su respectiva ejecucin presupuestal.
 Llevar bajo su dependencia y responsabilidad, la contabilidad del edificio o
conjunto.

Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona

jurdica que surgen como consecuencia de la desafectacin de bienes
comunes no esenciales y destinarlos a los fines autorizados por la asamblea
general en el acto de desafectacin, de conformidad con el reglamento de
propiedad horizontal.

Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administracin,

conservacin y disposicin de los mismos de conformidad con las facultades y
restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal.

Cobrar y recaudar, directamente o a travs de apoderados cuotas ordinarias y

extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligacin de carcter
pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio
particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de
las mismas, sin necesidad de autorizacin alguna.

Elevar a escritura pblica y registrar las reformas al reglamento de propiedad

horizontal aprobadas por la asamblea general de propietarios, e inscribir ante la
entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y
representacin legal de la persona jurdica.
 Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurdica y conceder poderes
especiales para tales fines, cuando la necesidad lo exija.

Notificar a los propietarios de bienes privados, por los medios que seale el respectivo
reglamento de propiedad horizontal, las sanciones impuestas en su contra por la
asamblea general o el consejo de administracin, segn el caso, por incumplimiento
de obligaciones.

Hacer efectivas las sanciones por incumplimiento de las obligaciones previstas en esta
ley, en el reglamento de propiedad horizontal y en cualquier reglamento interno, que
hayan sido impuestas por la asamblea general o el Consejo de Administracin, segn
el caso, una vez se encuentren ejecutoriadas.

Expedir el paz y salvo de cuentas con la administracin del edificio o conjunto cada
vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio
particular.

Las dems funciones previstas en la presente ley en el reglamento de propiedad

horizontal, as como las que defina la asamblea general de propietarios.

Cuando el administrador sea persona jurdica, su representante legal actuar en

representacin del edificio o conjunto.
Consciente de que las Copropiedades estn dentro de un mundo
globalizado y en el caso de los inmuebles comerciales altamente
competitivo, por la disputa comercial
un buen administrador est llamado a planear, organizar, dirigir, interpretar e
integrar las diferentes variables que componen el entorno residencial y
comercial.
Seguridad de la
copropiedad

Contabilidad y
Convivencia entre normas
vecinos y el entorno comnmente
aceptadas

Contratacin y
Inversin y manejo
mantenimiento de la
de recursos
planta fsica.
 Con habilidad de interpretacin de los conflictos, que se traduce
en la rpida construccin de consensos y en la adecuada
administracin de los disensos. Mas cuando son tan diversas las
culturas agrupadas en P.H
Debe ser creativo, recursivo e ingenioso, con capacidad de
anlisis y sntesis, lo que le permite el correcto planteamiento de
un presupuesto o solucin innovadora frente a escenarios
dinmicos presentes por motivos de la cartera morosa. adems
de las diferentes normas de acuerdo a su ubicacin geogrfica.
Tomador de decisiones, por la naturaleza de sus funciones , en
dos dimensiones: la gerencial y la ejecutora.

PARA SABER MANDAR

HAY QUE SABER HACER
 Debe tener valores morales y principios ticos debido a la mala
costumbre comercial del medio. As como la coadministracin por
algunos consejeros.

Preparado para ser multiplicador de una cultura encaminada a la

proteccin del medio ambiente y cultura ciudadana.

Consciente de que el objeto principal de la Administracin son las

relaciones entre las personas, los residentes y las organizaciones, debe ser
respetuoso de las ideas ajenas, con capacidad de dilogo, capaz de
asumir el liderazgo y de alcanzar con un buen consejo de administracin
las metas propuestas.
 Comprometido con el entorno desde la perspectiva social,
cultural, tcnica, econmica pues no son solos recursos los que
se implican si No vidas de incalculable valor.

Debe tener Facilidad para comunicarse con un lenguaje claro,

correcto, oportuno, adecuado conociendo las culturas y
subculturas urbanas obligatoriamente existentes en nuestro
entorno no por ello invisibles..

Es necesario este Actualizado en las tecnologas de punta en

informtica y comunicaciones utilizar las tic en el mejor de los
escenarios para acercar a sus copropietarios.
DE OTRO LADO, EL CDIGO DE COMERCIO

Los administradores de una sociedad son una parte fundamental de estos entes
comerciales, pues en ellos radican funciones muy importantes tales como la
representacin legal de la sociedad, pero dicha representacin y administracin se
limitaran de conformidad con lo establecido en contrato de sociedad.

Por ende es de vital importancia que se limiten las funciones de los administradores,
pues si dicho deber no se cumple segn lo establecido en el cdigo de comercio estos
podrn ejecutar todos los actos y contratos relacionados con la actividad comercial a
la que se decida la sociedad, as se encuentra establecido en el artculo 196 el cual
expresa:

La consecuencia de no limitar las funciones de los administradores puede causarle

inconvenientes a la sociedad debido a que si las limitaciones no constan en el
contrato social no sern oponible a terceros, es decir, que no ser invalido un acto
ejecutado por un administrador cuyas limitaciones no estn establecidas en el
contrato social respecto a una tercera persona.
 Por otro lado en cuanto a los administradores de las sucursales se trata, si las
facultades de estos tampoco se encuentran contempladas en el contrato social,
estas se pueden otorgar por poder el cual se debe registrar en la cmara de
comercio correspondiente al domicilio de la sucursal.( ESTO APLICARIA PARA
ADMINISTRADORES DELEGADOS )

En este caso de igual forma la falta de lmites en las facultades de los

administradores DELEGADOS genera como consecuencia que se entienda que los
administradores estn facultados para obligar a la sociedad al igual que los
administradores GENERAL, as se encuentra establecido en el artculo 114 del cdigo
de comercio.

Respecto a la responsabilidad de los administradores frente a la sociedad, estos

respondern por los perjuicios que le causen de manera solidaria e
ilimitada, cuando incumplan o se extralimiten en sus funciones o incurran en
violacin de la ley o de los estatutos sociales, se presumir la culpa.
As como la Ley 222 de 1995 establecen a su vez prohibiciones a los
administradores, entre stas encontramos:

Representar, salvo en los casos de representacin legal, en las reuniones de la

asamblea o Junta de Socios acciones distintas de las propias, ni sustituir los
poderes que les sean conferidos - Artculo 185 Cdigo de Comercio

Votar los balances y cuentas de fin de ejercicio ni las de liquidacin, salvo los
suplentes que no hayan ejercido el cargo en dicho perodo -artculo 185 Cdigo
de Comercio- y que no hubieren intervenido en su elaboracin.

Enajenar o adquirir, por s o por interpuesta persona, acciones de la misma

sociedad mientras estn en ejercicio de sus cargos, salvo en operaciones ajenas
a motivos de especulacin y que cuenten con la autorizacin de la Junta
Directiva otorgada con las dos terceras partes de sus miembros excluido el del
solicitante, o de la Asamblea General, con el voto favorable de la mayora
ordinaria prevista en los estatutos, excluido el del solicitante -artculo 404 del
Cdigo de Comercio
 EN LA LEY 675 DEL 2001
ARTCULO 32. OBJETO DE LA PERSONA JURDICA. La propiedad horizontal, una
vez constituida legalmente, da origen a una persona jurdica conformada por
los propietarios de los bienes de dominio particular. Su objeto ser administrar
correcta y eficazmente los bienes y servicios comunes, manejar los asuntos de
inters comn de los propietarios de bienes privados y cumplir y hacer cumplir
la ley y el reglamento de propiedad horizontal.
ARTCULO 33. NATURALEZA Y CARACTERSTICAS. La persona jurdica originada en
la constitucin de la propiedad horizontal es de naturaleza civil, sin nimo de
lucro. Su denominacin corresponder a la del edificio o conjunto y su domicilio
ser el municipio o distrito donde este se localiza y tendr la calidad de no
contribuyente de impuestos nacionales, as como del impuesto de industria y
comercio, en relacin con las actividades propias de su objeto social, de
conformidad con lo establecido en el artculo 195 del Decreto 1333 de 1986.
 DETERMINACIN DE LOS FACTORES DE
RESPONSABILIDAD
Tiene personalidad y capacidad para ejercer derechos y
contraer obligaciones.
Tiene nombre como atributo de la personalidad
Tiene domicilio.
Tiene patrimonio. Art. 34.. RECURSOS PATRIMONIALES. Los recursos
patrimoniales de la persona jurdica estarn conformados por los
ingresos provenientes de las expensas comunes ordinarias y
extraordinarias, multas, intereses, fondo de imprevistos, y dems
bienes e ingresos que adquiera o reciba a cualquier ttulo para el
cumplimiento de su objeto.
Tiene un objeto restringido legalmente. Principio de la
especialidad.
Tiene responsabilidad patrimonial directa sin
perjuicio de que pueda existir responsabilidad
indirecta y subsidiaria de sus integrantes,
cuando se hace OBLIGATORIA la persecucin
de la indemnizacin en los bienes de la persona
jurdica.
Ausencia de nimo de lucro. Puede tener
excedentes o beneficios pero no utilidades. No
tiene naturaleza comercial.
 RESPONSABILIDADES :

PRESUPUESTALES
Dficit presupuestal
Sobre ejecucin presupuestal
Detrimento patrimonial
Infra ejecucin presupuestal
Estado de resultados perdida
PATRIMONIALES :
Detrimento patrimonial
Multas por incumplimiento
Sanciones de tipo pecuniario
Demandas contractuales
Incumplimiento de contratos
Incumplimientos y violacin
legislacin laboral
PLANEACION
ESTRATEGICA

UNA HERRAMIENTA QUE TODOS BUSCAN.

La planificacin estratgica es el proceso de determinar cmo una
organizacin puede hacer el mejor uso posible de sus recursos
(fuerza de trabajo, capital, residentes, etc.) en el futuro.

Mediante la planificacin estratgica se define la estrategia o

direccin, estableciendo las posibles vas mediante las cuales se
puedan seguir cursos de accin particulares, a partir de la situacin
actual de cada copropiedad.

La planificacin suele hacerse en base alguna(s) de estas preguntas:

"qu hacemos", ADMINISTRAMOS, RECAUDAMOS O ESTAMOS
"para quin lo hacemos" RESIDENTES, CLIENTES, SOCIOS?
"como sobresalimos". CUMPLIMOS O HACEMOS?
Al lado de la planeacin y la estrategia se encuentran las polticas,
que bsicamente son lineamientos que orientan a la administracin
en la toma de decisiones y por lo general no requieren de la accin,
las polticas, las estrategias y el plan en s deben ser una mezcla
nica que permita lograr buenos resultados.

Para muchas copropiedades exitosas la planificacin estratgica se

hace en base a las decisiones a tomar en el siguiente ao, o los
siguientes 3 a 5 aos.

Debemos entender Muchos de los grandes

que la copropiedad proyectos se realizan con
es una empresa planificacin estratgica,
donde los socios son modernizacin de edificios
los mismos usuarios. cambios de fachadas etc.
LA IMPORTANCIA DE LAS METAS

Todos soamos con encontrar fama y fortuna y con ganarnos el respeto y la admiracin de
los dems. Para que nuestros sueos se hagan realidad, sin embargo, es necesario
establecer metas especficas, mediables y con fechas realistas alcanzables.

Proporcionan un sentido de direccin: al establecer las metas, la gente y las

organizaciones refuerzan su motivacin y encuentran una fuente de inspiracin que los
ayuda a rebasar los inevitables obstculos que encuentran.

Permiten enfocar los esfuerzos: al seleccionar solo una meta o una serie de metas
relacionadas, nos comprometemos a utilizar de cierta manera nuestros escasos recursos y
comenzamos a establecer prioridades.

Guan los planes y decisiones: Las respuestas a estas preguntas formarn tanto sus planes
a largo como a corto plazo y le ayudarn a tomar muchas decisiones claves.

Ayudan a evaluar el proceso: Una meta claramente establecida, medible y con una
fecha especfica, fcilmente se convierte en un estndar de desempeo que permite a
los individuos, al igual que a los administradores, evaluar sus progresos.
Los principales componentes de la planificacin estratgica son:

Visin: delinea lo que la copropiedad quiere ser, a largo plazo. Suele ser
emocional e inspirador.

Misin: define el propsito fundamental de la copropiedad, describiendo por

qu existe y qu hace para lograr su visin.

Valores: creencias que son compartidas por todos los involucrados en la

copropiedad. Definen la cultura y las prioridades, estableciendo las bases
para la toma de decisiones.

Estrategias: el mapa donde se marca el camino a seguir para llegar a la

visin. Es una mezcla de objetivos y medios para lograrlos.

Ya las implemento en su
lugar de trabajo o
residencia?
 CONCLUSIN ESTRATGICA

Planeacin tiene mucho que ver con previsin, planear es tratar de anticiparse a
situaciones que nos pueden afectar, positiva o negativamente, por ello se hace necesario
al interior de las organizaciones este tipo de ejercicio, para tratar de anticipar cambios o
sucesos futuros, tratando de enfrentarlos y catalizarlos para bien. Desafortunadamente, los
administradores no son magos o mentalistas que puedan predecir el futuro con exactitud,
lo que s tienen algunos, afortunadamente, es que son visionarios que miran ms all que
los dems y por ello aciertan en la proyeccin del futuro.

Las estrategias son disposiciones generalizadas de las acciones a tomar para cumplir los
objetivos generales, si no hay objetivos claros y bien definidos seguramente no existir una
estrategia apropiada para alcanzarlos, adems, las estrategias que se planteen deben
contemplar la utilizacin de unos recursos necesarios para desarrollar las actividades que
desembocarn en los resultados y deben tener en cuenta cmo se conseguirn dichos
recursos y cmo sern aplicados para aumentar las probabilidades de xito.