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y
Compras
Ramn Martn-Andino
Operaciones y Logstica
MBA- Edicin 2006
.
: Quedan reservados todos los derechos. (Ley de Propiedad Intelectual del 17 de noviembre de 1987 y Reales Decretos)
Documentacin elaborada por el profesor para EOI.
Prohibida la reproduccin total o parcial sin autorizacin escrita de la EOI
ndice
NDICE:
4.1 Introduccin. 4
4.2. Inventarios para la venta. 4
4.3. Modelos de reposicin de existencias. 6
4.4. Costes de la gestin de inventarios. 10
4.5. Inventarios de seguridad. 17
4.6. ndices de control en la gestin de inventarios. 25
4.7. Razones para tener un poltica de compras. 31
4.8. Tipos de gestin de compras. 33
4.9. Las compras como estrategia. 37
4.9.1. Compras en mercados de futuros. 37
4.9.2. Abastecimientos para JIT y Lean. 39
4.9.3. Abastecimientos en Respuesta Rpida. 42
4.10. Los descuentos. 43
4.11. Las clusulas Incoterms 45
4.12. Formacin del precio en la exportacin. 49
4.13. Seleccin de proveedores. 51
4.14. Comparacin de proveedores. 60
4.15. Seguimiento de la evaluacin. 64
4.16. Casos prcticos. 66
4.17. Cuestionario de comprobacin. 70
BIBLIOGRAFA.
Gestin de Inventarios y Compras
Captulo 4 3
Gestin de Inventarios y Compras
4.1 Introduccin
La gestin de almacenes comprende diversas actividades necesarias para mantener
custodiar- y suministrar el producto requerido por los clientes.
Como veremos, las decisiones relacionadas con las existencias trascienden el almacn
para afectar al servicio dado al cliente, a las relaciones con los proveedores, a las
finanzas de la empresa y por supuesto a los costes del producto, de aqu que una buena
gestin de almacenes sea uno de los objetivos de cualquier empresa de servicios
comercios - e industrias.
Captulo 4 4
Gestin de Inventarios y Compras
Los almacenes que venden producto final se enfrentan siempre con una dificultad y es
que no se conoce por adelantado exactamente ni cundo, ni cunto pedirn nuestros
clientes. Sin embargo, podemos establecer pautas, o patrones de comportamiento de sus
pedidos, es decir grados de probabilidad de la ocurrencia de las ventas futuras.
Captulo 4 5
Gestin de Inventarios y Compras
En los almacenes dirigidos a la venta hay dos formas esenciales de reponer existencias,
cualquier otra forma deriva de ellas. Vemoslas
En la figura el nivel de existencias en funcin del tiempo se simboliza con una lnea en
diente de sierra y la lnea horizontal a puntos indica en Punto de Pedido, que nos
marcar el momento de cursar una orden de reposicin al proveedor.
Pp
Ts
T
Para cursar la orden de compra hemos de conocer en todo momento el nivel de las
existencias para saber si estamos por encima, igual o por debajo del Pp; lo que hace que
el sistema requiera un conocimiento permanente de cuntas existencias tenemos.
Captulo 4 6
Gestin de Inventarios y Compras
Frente a ese inconveniente hay una gran ventaja, que es la de un mejor control de
existencias y por tanto una mejor atencin al cliente o, nivel de servicio.
Los criterios para determinar esta cantidad son por lo general los de optimizar
ciertos aspectos de la logstica; por ejemplo, la capacidad del transporte forzar a
que la cantidad pedida al proveedor sea una determinada por razones econmicas, o
que la capacidad fsica del almacn determine el tamao del pedido.
Como veremos tambin hay ciertos criterios basados en frmulas matemticas, que
permiten calcular esta cantidad desde el punto de vista de la mejora econmica de la
gestin.
Captulo 4 7
Gestin de Inventarios y Compras
Como antes, el diente de sierra simboliza el estado del nivel de existencias. Cuando se
alcanza el tiempo de revisin denominado TR se lanza un pedido y cuando concluye el
tiempo de suministro Ts se recibe la orden y se reponen las existencias. Vuelve a
cursarse otro pedido cuando vence nuevamente el tiempo de revisin, etc.
EXISTENCIAS
Ts
TIEMPO
TR TR TR
La cantidad por la que se cursa la orden de reposicin, es la misma que la que corresponde a
las salidas habidas durante cada intervalo de tiempo; esto es, si se han vendido diez unidades
durante el tiempo de revisin, bastara con cursar al proveedor un pedido de diez. Este mtodo
se basa en reponer segn la venta del ltimo periodo definido por el tiempo de revisin, pero
cabe la posibilidad de reponer existencias segn la estimacin de ventas para el prximo
tiempo de revisin. Ambos mtodos no presentan una diferencia apreciable en sus resultados,
aunque lo lgico sera aplicar el segundo sistema.
De seguir esta forma de reponer cantidades, a la larga podra haber un importante desfase
entre lo que indica el ordenador de gestin y la realidad, ya que al no controlar en teora- las
existencias no se tiene en cuenta las roturas, mermas, equivocaciones, etc. De manera que
tambin en este mtodo es necesario revisar las existencias cada cierto tiempo para
eliminar discrepancias.
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Gestin de Inventarios y Compras
tiempo de revisin las existencias se reponen segn la diferencia entre el stock mximo
y lo que quede en almacn.
Esto, a efectos prcticos, es lo mismo que reponer las salidas habidas durante el tiempo de
revisin, pero con la ventaja que se controlan mejor las existencias.
Este mtodo posee cierta utilidad en aquellos almacenes en los que los productos tienen
fecha de caducidad fija, por lo que se hace coincidir, a ser posible, el tiempo de revisin
con la fecha de caducidad para reponer la totalidad de las existencias.
Por ejemplo; varios productos tienen el mismo tiempo de revisin, por lo que en una
fecha concreta, coincidiendo con el fin del tiempo de revisin, se solicitan mltiples
productos a un mismo proveedor, que enviar todos ellos en el mismo transporte lo que
es ms barato que emplear punto de pedido, pues eso obligara a utilizar un transporte
distinto para cada producto.
Para llevar a cabo las reposiciones continuas se requiere unas infraestructuras logsticas
muy optimizadas, esto es, transportes y redes informticas. De esta manera el proveedor
conocer en tiempo real las existencias de producto y planificar reponer el producto
vendido con costes de transferencias muy bajos. Estos sistemas requieren de una
colaboracin intensa y leal por ambas partes.
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Gestin de Inventarios y Compras
Su beneficio es obvio, pues el producto llega al mercado con gran prontitud, lo que
aumenta su valor aadido y por tanto, los mrgenes econmicos para los agentes son
mayores. Todo ello con unos niveles de existencia muy bajos.
Las partidas que componen el coste de un inventario (se advierte que no se trata de los
costes de un almacn, sino los costes derivados de la gestin de mantener producto en el
almacn) son tres.
Coste de las rdenes de reposicin. Este coste engloba todos aquellos gastos
realizados por la empresa para conseguir el producto. Algunos de ellos son las
gestiones hechas para la seleccin de los proveedores, gastos de papeleos y
llamadas telefnicas, controles para verificar la calidad y cantidad del producto,
transportes, desembalado, colocaciones, etc.
- Alquiler de la nave.
- Amortizacin de activos.
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Gestin de Inventarios y Compras
- Etc.
- Obsolescencia.
- Roturas.
- Prdidas.
- Robos.
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Gestin de Inventarios y Compras
Por tanto, los costes de oportunidad se basan en hiptesis que hacemos sobre la
comparacin de dos costes: uno, conocido, el de la alternativa tomada; el otro,
supuesto, el de la alternativa no tomada.
Como puede deducirse de esto ltimo, slo podremos hablar de los costes de
oportunidad en hiptesis, puesto que normalmente no conoceremos cunto
habramos obtenido de haber tomado las alternativas abandonadas.
Los costes comparativos de estas dos alternativas se derivan del dinero dejado de
ganar por emplearlo en otros usos en lugar de gastarlo en el producto almacenado.
Coste financiero = Q c i T
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responder con certeza. Algunos estudios indican que puede considerarse como el
valor medio de lo pagado por los prstamos percibidos, pero son simples hiptesis.
Puesto que las otras partidas suelen ser difcilmente valorables, en la prctica se
suele tomar una tasa I% que engloba, no slo al inters i% bancario, sino tambin
los otros captulos correspondientes al coste de mantener productos en el almacn y
que ya se han expuesto.
Coste de mantener = Q c I t
En donde el valor de I ya incluye el valor supuesto del inters financiero no
percibido, ms un porcentaje aadido debido a los costes derivados de las mermas,
prdidas, plizas, roturas, etc.
El coste de un almacn comprende por tanto los costes de las infraestructuras y los
costes de mantenimiento. Sin embargo, cuando se habla de Coste de Mantener es
un error considerar los costes derivados de las infraestructuras.
C. M. = Q i Cp T
Donde:
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Gestin de Inventarios y Compras
En definitiva estos costes puede agruparse en dos categoras: Los que disminuyen con la
cantidad repuesta; a este grupo pertenecen los siguientes: el coste de reposicin, ya que
al aumentar la cantidad repuesta por vez, menos pedidos se cursarn; tambin se
incluye el coste de ruptura, ya que al aumentar la cantidad repuesta por vez, aumentarn
las existencias y disminuirn los fallos en las entrega a los clientes (en la figura
significado por CO).
El otro grupo lo forman los costes que aumentan con la cantidad, tal como ocurre con el
coste de mantenimiento, pues aumentar la cantidad repuesta supone aumentar las
existencias y, en consecuencia, este coste.
Coste
CO
CT CM
Coste
mn.
Q Cantidad repuesta
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Gestin de Inventarios y Compras
El resultado es un coste total, denominado Coste Total de la Gestin (CT), que presenta
un valor mnimo (Coste min.) para una cierta cantidad repuesta (Q) que llamaremos
lote econmico.
Al separar el coste de ruptura de los otros dos costes tendremos los costes derivados de
la gestin de los inventarios. El coste total es entonces.
Coste de reposicin = n R c R
D
nR =
Q
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Gestin de Inventarios y Compras
1
Stock medio = Q
2
D 1
Coste total = cR + Q cP i%
Q 2
Este coste total se puede optimizar, de manera que se puede calcular una cantidad que
hace mnimo el coste total y que obedece a la frmula.
2c R D
Q=
ic P
Como ejemplo calculemos cul debe ser la cantidad ptima la que hace mnimo el
coste total- que ha de reponerse en un inventario, cuyos datos son los siguientes:
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Gestin de Inventarios y Compras
210040000
Q= = 2000 unidades.
0,120
Por tanto, quiere decir que las reposiciones han de hacerse con lotes de 2000 unidades
20 veces al ao.
1
Coste de la gestin = 20100 + 2000 0,1 20 = 4000
2
Los inventarios de seguridad tratan de paliar los fallos en los suministros a los clientes.
Captulo 4 17
Gestin de Inventarios y Compras
Estas causas puede acontecer por separado o varias de ellas a la vez, de manera que la
situacin puede llegar a ser extremadamente difcil de manejar.
Una vez las existencias han cado por debajo del punto de pedido, el gestor se enfrenta
con la decisin de ordenar al proveedor una cierta cantidad de producto para reponer las
existencias, pero se encuentra con el problema de no conocer con exactitud cuntas
unidades ha de reponer, porque la demanda futura cambia aleatoriamente.
Esta cantidad solicitada para reponer las existencias puede ser insuficiente, si los
clientes demandan otra mayor que lo esperado; por el contrario, si demandan menos, se
acumularn existencias en el almacn.
Ninguno de los dos casos es deseable, pero deberemos evitar que suceda lo primero y
atenuar lo segundo, fundamentalmente por dos razones: porque la ausencia de stock, o
ruptura del stock, es un coste a veces excesivo para la empresa y porque la esencia de
los almacenes es tener producto suficiente para abastecer la demanda.
Captulo 4 18
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PR
C1 C2 C3 C4 C5
Stock de Seguridad
TS
Es decir, que de cinco ciclos analizados ha habido fallos de atencin a los clientes en
uno de ellos. Esto supone acertar en el 80% de los ciclos (cuatro de cinco).
Captulo 4 19
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Por ltimo, el stock de seguridad depender tambin del tiempo que tarde el proveedor
en suministrar el producto. No se puede requerir el mismo stock de seguridad cuando el
tiempo de suministro es de una hora, que cuando es de varios das. Digamos que el
tiempo de suministro condiciona la exposicin al riesgo de fallar de un almacn. A ms
demora en el suministro, ms probabilidad de fallo.
Captulo 4 20
Gestin de Inventarios y Compras
S.S. = k Ts
Captulo 4 21
Gestin de Inventarios y Compras
En la tabla se han escrito tres tipos de datos: uno, el valor medio de la venta histrica;
otro, las cifras reales de dicha venta y un tercer grupo de datos correspondiente a la
Desviacin Absoluta, cuyo resultado es el valor de la diferencia de los dos anteriores sin
considerar el signo cuando sea negativo.
El valor total de la desviacin absoluta indicado en la tabla (696) depender del nmero
de datos que analicemos, que, en este caso, han sido diez; pero que si tomramos veinte
datos, el resultado ser mayor, sin que por eso suponga una variabilidad mayor de la
demanda. Por este motivo deberemos dividir este valor por la cantidad de observaciones
utilizadas y eso se denomina Desviacin Absoluta Media.
696
DAM = = 70
10
En el supuesto de que quisiramos un nivel de servicio del 90%, es decir que de 100
ciclos 90 no se fallarn, el coeficiente k obtenido de la tabla es de 1,6; luego el stock de
seguridad necesario para cumplir este nivel de servicio corresponde a:
SS = 1, 6 70 3 = 194 unidades
Un stock de seguridad representa unos costes para el almacn que permanecen durante
el tiempo que se mantiene el stock, puesto que es una inversin atada para evitar
desabastecimientos de los clientes.
Captulo 4 22
Gestin de Inventarios y Compras
A la hora de valorar el nivel de servicio se tendr que fijar esta inversin y contraponer
el coste que supone no abastecer a una proporcin de clientes, con los costes de
mantener un elevado inventario de seguridad.
A este respecto hay que considerar, que grandes aumentos de stock de seguridad
conducen a incrementos de niveles de servicio decrecientes, de manera que cada vez
tiene menos inters, desde el punto de vista econmico, mantener un elevado stock de
seguridad para asegurar el suministro a los clientes.
S.S = k D
Ahora la desviacin absoluta media se obtiene de los datos histricos de los tiempos de
suministro y D es la demanda, que suponemos siempre constante, siendo las restantes
pautas de clculo como las anteriores.
Si en lugar de utilizar la gestin por cantidad se utiliza la gestin por tiempo, el clculo
del stock de seguridad hubiera sido diferente.
S.S = k TR + TS
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Gestin de Inventarios y Compras
Se puede deducir que los niveles de stock de seguridad son mayores en estos sistemas
que en el de punto de pedido.
COEFICIENTE DE VARIABILIDAD
DAM
Coeficiente de variacin (C.V.) =
d
70
C.V. = = 0,023
3033
Supongamos que las ventas de este producto han cado y sus datos son ahora los
siguientes.
Captulo 4 24
Gestin de Inventarios y Compras
7 2,5 6 3,5
8 2,5 4 1,5
9 2,5 4 1,5
10 2,5 0 2,5
Total 25 17
Veamos a continuacin algunos de los parmetros que nos permiten conocer cmo est
llevndose la gestin del almacn.
Captulo 4 25
Gestin de Inventarios y Compras
Salida de producto
Rotacin =
Inventariomedio
Esta expresin se calcula utilizando las salidas ventas de producto- habidas durante un
periodo de tiempo, normalmente un ao, y se expresa en unidades fsicas. El inventario
medio se calcula tambin durante un ao y se expresa en unidades fsicas.
Coste de la Venta
Rotacin =
Inventario medio
La rotacin expresa las veces que se renueva el inventario medio por periodo. La inversa
1
de la rotacin representa el tiempo medio de permanencia de un producto en el almacn.
R
De manera que si la rotacin es 4 veces/ao, la permanencia del producto en almacn es de
ao, o un trimestre.
El parmetro tiene una gran importancia en las finanzas de la empresa y est ligado al fondo
de maniobra. Sin mayor profundidad diremos que un aumento de la rotacin, mejorar la
dependencia de la empresa del crdito a corto plazo; en otras palabras, que antes se vende el
producto y, por tanto, que antes recuperamos el dinero de nuestra inversin en el producto.
2. Rentabilidad.
Captulo 4 26
Gestin de Inventarios y Compras
Beneficio
Rentabilidad =
Valor de la Inversin
Pero en nuestro caso tomaremos el Valor de la inversin como el Valor de los productos
almacenados, es decir, el Inventario medio expresado en valor monetario.
Luego:
3. Clasificacin ABC.
Se trata de establecer qu partes del inventario deben ser consideradas antes que otra.
Captulo 4 27
Gestin de Inventarios y Compras
La divisin ABC establece tres zonas o partes, en funcin de ciertos porcentajes basados
en el nmero de artculos y otros datos como: inversin total, demanda anual, plazos de
entrega, etc.
Los elementos que pertenecen a la clase A sern, lgicamente, los que requieran ms
atencin.
100 % de Inversin
95
80
A B C
20 50 100
% de Referencias
Captulo 4 28
Gestin de Inventarios y Compras
En algunos casos esta clasificacin no es suficiente y hay que distinguir no slo por el
importe monetario de su demanda anual, si no por otros parmetros como pueden ser su
repercusin en la demanda en caso de carencia en el stock.
Bajo este punto de vista los elementos almacenados pueden clasificarse en:
Alta prioridad: Son esenciales, pero se puede permitir cierta ruptura en stock.
Esta clasificacin tiene relacin con los plazos de suministro, pero tambin es necesario
hacer clasificaciones ABC sobre beneficio por artculo s el negocio es de venta directa
o para conocer como aprovechamos los productos, etc.
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Gestin de Inventarios y Compras
Captulo 4 30
Gestin de Inventarios y Compras
Sin entrar en consideraciones de otro tipo, las razones por las que interesa a una
empresa establecer una minuciosa poltica de compras se basan en el peso econmico
que stas tienen en comparacin con otras partidas de la produccin. Para analizar esto
que acabamos de decir, tomemos dos situaciones una de ellas con una reduccin del
10% en las partidas correspondientes a los costes de Las compras correspondientes a
los balances de cuatro empresas, A, B, C y D y comparemos entre ellos para sacar las
conclusiones pertinentes.
SITUACIN -10% DE
SITUACIN INICIAL
COSTE DE MATERIALES
A B C D A B C D
Ventas 100 100 100 100 100 100 100 100
Costes de materiales y servicios 70 30 60 60 63 27 54 54
Otros costes 25 45 37 39 25 45 37 39
Beneficios 5 25 3 1 12 28 9 7
Activo 20 100 25 25 20 100 25 25
Margen comercial (%) 5 25 3 1 12 28 9 7
Rentabilidad (%) 25 25 12 4 60 28 36 28
Captulo 4 31
Gestin de Inventarios y Compras
Ahora las dos tienen la misma cifra de compras, pero el margen comercial de D es,
inicialmente, menor.
Una disminucin de los costes de Las compras del 10% para ambas hace que la
rentabilidad de D pase a ser 28% - se ha multiplicado por 7 y la rentabilidad de C pase
a 36 se ha multiplicado por 3.
Captulo 4 32
Gestin de Inventarios y Compras
Es evidente que este anlisis no lo es todo y que existen otros condicionantes que
disminuyen la importancia de estos. Por ejemplo: la calidad, la solvencia de un
proveedor, el precio unitario, etc.
Captulo 4 33
Gestin de Inventarios y Compras
9 Por programacin. Las entregas se acuerdan con el proveedor segn una cadencia
temporal.
9 Especulativos. Se cursan por que existen condiciones especiales que motivarn una
ganancia futura de dinero, o un ahorro de costes. De compras especulativas, merece
la pena destacar los denominados compras en mercados de futuro, que despus
haremos mencin con ms detalle.
- Dependencia.
9 Dual. Crea una situacin intermedia mezcla de las anteriores. La ventaja que tiene es
poder comparar entre dos proveedores y asegurar mejor los suministros sin tanta
dependencia como en el caso primero.
Captulo 4 34
Gestin de Inventarios y Compras
4. Por el precio.
9 Precio fijo en firme. Determina un nico precio para todas las entregas. Es el
mtodo que mejor resulta para el comprador por la tendencia alcista de los costes de
produccin suponemos que el entorno econmico es siempre y permanentemente
inflacionista y que no requiere esfuerzo a la hora de la revisin.
Los recursos cuyos datos econmicos se toman para construir la frmula no son
todos, si no los que ms influyan en el coste del producto.
mt S
Pt = P0 (a + b +c t )
m0 S0
M0 y mt = son los costes de las materias primas en los momentos de la firma del
contrato y a la revisin del contrato, respectivamente.
Supongamos que los valores de los parmetros, expresados en tanto por uno son:
Captulo 4 35
Gestin de Inventarios y Compras
Esto significa que los costes de la materia prima suponen el 30% del coste total; los
costes de la mano de obra ascienden al 50% del coste total y el resto de los costes
ascienden al 20% del total.
El precio ser:
13 28
Pt = 1500(0, 2 + 0,3 + 0,5 ) = 1627,5
12 25
Existe un hecho que condiciona el coste el valor de la mano de obra directa que
interviene en la produccin de un artculo, denominado Efecto experiencia, a tener
en cuenta por el comprador, para renegociar y reducir los precios de las compras
adquiridas a un proveedor en grandes cantidades de productos, cuya fabricacin
requiere gran cantidad de horas de mano de obra directa.
Captulo 4 36
Gestin de Inventarios y Compras
9 Precio del mercado. En productos tales como materias primas y otros fijados por
mercados muy competitivos, las condiciones resultantes para el precio de compra
sern las que en un momento determinen la ley de la oferta y la demanda.
Admite variantes, como la expuesta con anterioridad, que permiten establecer ciertos
incentivos al suministrador por ahorro de costes.
Es necesario decir que los precios fijados de esta manera son, en esencia, aleatorios y
por tanto, muy cambiantes y de difcil pronstico. Por lo que puede suceder, que un
cambio adverso en el precio suponga grandes prdidas en la sola adquisicin de ellos.
Por lo general se trata de productos que tienen una gran demanda en los mercados
mundiales: materias primas, minerales, crudo, gas natural, metales con poca
Captulo 4 37
Gestin de Inventarios y Compras
elaboracin, productos agrcolas bsicos, trigo, cacao, pasta de papel, frutas de gran
consumo, etc. Esta situacin de gran demanda y mercados transparentes hace que el
mercado opere con gran eficiencia y los precios oscilen en uno u otro sentido conforme
a la demanda.
Tal sera el caso de una empresa que compra una cierta cantidad de pasta de papel, cuyo
coste asciende a 20 millones de y como consecuencia de una bajada de precio del 5%
en un da habra perdido 1 milln de . Estas situaciones pueden estabilizarse, tanto en
las bajadas, como en las subidas, realizando compras o ventas en mercados de futuros.
Supongamos que a fecha actual, 7 de enero, deseamos comprar 800 toneladas de chapa
de cinc al precio de 1.000 euros la tonelada. A esta chapa la someteremos antes de su
venta a un proceso de proteccin contra intemperie mediante galvanizado, supongamos
que este coste de galvanizado, ms los costes de mano de obra, mas los costes
comerciales ascienden a 700 euros la tonelada. De manera que si se vendiera en esta
fecha el precio de venta estara en 1.700 euros. la tonelada. Esta compra es para
satisfacer un pedido que ha de entregarse el 1 de junio.
Si el precio del cinc se mantiene en el futuro, el coste por tonelada a facturar al cliente
ser 1700 euros. Si en el momento de la venta el precio de mercado del cinc es de 800
euros, resultar que el precio a cobrar ser en este caso de 1500 euros, por lo que hemos
dejado de ingresar en la operacin 200 euros por tonelada como consecuencia del
Captulo 4 38
Gestin de Inventarios y Compras
descenso de la materia prima. Por supuesto, si el precio del cinc aumenta ingresaremos
ms dinero de lo esperado.
Un poco antes del 1 de junio, se comprar un contrato para suministrar 800 toneladas de
cinc al comprador del contrato que vendimos el 7 de enero. Si el precio del cinc en estas
fechas es de 800 euros la tonelada, el resultado ser que hemos ganado 200 euros en la
transaccin del contrato y hemos perdido en la venta de la chapa galvanizada,
compensando las prdidas de la venta del producto objeto de nuestro negocio.
Los tipos de produccin JIT y Lean1. se han puesto en vigor por su alta eficiencia en el
aprovechamiento de los recursos. Esta eficiencia se consigue eliminado lo que se
denomina despilfarro de recursos, es decir: la calidad debe ser perfecta, para evitar
reprocesar o tirar el producto; los tiempos muertos, esto es sin produccin, deben
eliminarse; los stocks causan costes, por que deben reducirse en lo posible, slo se debe
tener lo imprescindible; etc.
1
Sistemas productivos con alta eficiencia en el uso de recursos.
Captulo 4 39
Gestin de Inventarios y Compras
Sin embargo, los suministros en pequeas cantidades - para evitar formar stocks - y con
mucha frecuencia para evitar los tiempos muertos tienen el grave inconveniente de
los costes de los transportes. Eso exige que los desplazamientos sean de alguna manera
reducidos al mximo posible.
Claro est, no existe proveedor que corra con los costes de transporte, o con la
posibilidad de montar su empresa cerca del cliente para cumplir las condiciones
anteriores, si no hay contraprestaciones por parte del cliente.
Todo lo que hemos expuesto nos debe hacer pensar que las relaciones con estos
proveedores se salgan fuera de lo que solemos considerar como tradicionales, es
decir, que los proveedores no se seleccionan solamente por el precio y el plazo de
entrega.
Las condiciones que deben cumplir los abastecimientos en tales casos son:
Captulo 4 40
Gestin de Inventarios y Compras
precio, las entregas, etc. son ms controlables en el caso de una sola fuente
de suministro que en el caso de varias.
c) Las relaciones con el proveedor son muy estrechas. Esto es lo que se ha dado
en llamar integracin horizontal. La base de esta relacin est en el comn
inters del proveedor y el comprador en que el mercado responda. Si as
sucede, ser beneficioso para ambos.
Es pauta comn que el comprador ceda todo tipo de informacin tanto sobre
el producto como el proceso al suministrador.
Captulo 4 41
Gestin de Inventarios y Compras
Como es bien sabido, el sector del gran consumo es uno de los ms competitivos en la
actualidad. Las denominadas grandes superficies y ltimamente las tiendas de alto
descuento (Hard Discount) trabajan con mrgenes comerciales muy estrechos Sin
embargo, las rentabilidades de estas empresas son tan altas.
La prctica usual en este tipo de empresas, que desean obtener una alta rentabilidad,
consiste en bajar el margen todo lo posible para hacer la venta ms atractiva, pero para
no perjudicar la rentabilidad, deben compensar aumentando la rotacin.
2
La denominacin Respuesta Rpida procede de la traduccin del ingls Quick Response.
Captulo 4 42
Gestin de Inventarios y Compras
Pero un nivel bajo de existencias conlleva a fallar en las ventas, o que una cierta
cantidad de clientes se marchen sin producto, es decir, se vende menos. Lo cual no es
deseable para la empresa.
Como vemos, estamos ante dos decisiones (almacenar menos o ms) cuya influencia en
la rentabilidad es siempre adversa. Si almacenamos ms disminuimos la rentabilidad
como consecuencia de la disminucin de la rotacin, si almacenamos menos
disminuimos la rentabilidad como consecuencia de la bajada de las ventas.
Captulo 4 43
Gestin de Inventarios y Compras
Captulo 4 44
Gestin de Inventarios y Compras
Son acuerdos internacionales que tienen como finalidad establecer una normativa sobre
los procedimientos, comnmente, utilizados en las transferencias de bienes desde
vendedor hasta el comprador situados en diferentes pases.
Cuando se realizan estas transferencias hay que dejar determinado qu parte es la que
corre con los costes debidos a transportes, licencias, permisos, seguros, etc., quin ser
el responsable de la contratacin y representar a la propiedad de los bienes ante
cualquier eventualidad y en qu momento de toda la tramitacin toma cada una de las
partes los derechos y obligaciones que conlleva la compra.
Puesto que, estos aspectos, necesariamente, forman parte de todos los contratos de
compra venta, se consider oportuno dejarlos definidos para evitar diferencias
interpretativas entre las partes, por lo que la aceptacin en un contrato de estas clusulas
supone la aceptacin de jure de los trminos a los que se refiere, sea cual sea la
jurisdiccin a cuya nacionalidad corresponda.
Antes de citarlos, digamos que Incoterms corresponde a las palabras Trminos del
Comercio Internacional y, como hemos dicho, son acuerdos internacionales para
facilitar y normalizar las relaciones comerciales entre empresas de diferentes estados.
Captulo 4 45
Gestin de Inventarios y Compras
Ha habido una ltima revisin de los conceptos que encierran, hecha en 1990, habiendo
quedado en trece los trminos que componen el total.
GRUPO E.
EX WORKS (EXW)
GRUPO F. (Los trminos que se hallan en este grupo no incluyen entre las
obligaciones del vendedor el transporte principal) Componen este grupo los
siguientes trminos.
Captulo 4 46
Gestin de Inventarios y Compras
El vendedor debe entregar los bienes a bordo del buque y en el puerto determinado
por el comprado. El vendedor debe soporta el riesgo de prdida y dao hasta que
los bienes estn embarcados. En algunos casos se emplea el trmino FOB with
services que incluye la reserva por parte del vendedor del espacio de carga en el
buque.
GRUPO C. (Los trminos de este grupo incluyen entre las obligaciones del
vendedor el transporte principal) Dentro de este grupo se hallan.
El vendedor debe contratar y pagar todos los transportes de los bienes hasta el puerto
de destino nombrado por el comprador.
El vendedor debe contratar y pagar todos los transportes y seguro de los bienes hasta
el puerto de destino nombrado por el comprador.
Sin embargo, en estos dos ltimos casos, el riesgo de prdida o dao pasa al
comprador de la misma manera que en el contrato FOB. Los trminos CFR y CIF
determinan quin paga por los daos causados, en lugar de quin es responsable de
los daos causados.
Captulo 4 47
Gestin de Inventarios y Compras
GRUPO D (Este Grupo se refiere a las condiciones de las transferencias cuando las
mercancas ha llegado al pas del comprador por cuenta y responsabilidad del
vendedor). Dentro del grupo estn.
Captulo 4 48
Gestin de Inventarios y Compras
El vendedor debe hacer todas las gestiones y pagar todas las cargas hasta un destino
especificado por el comprador. No existe la obligacin para el vendedor de asegurar
la carga.
En la actualidad los puntos que se consideran son los de origen y destino, por lo que
de las trece clusulas han venido por el uso a ser en la prctica cuatro: Exworks,
FCA, CIP y DDP.
Conforme a lo anterior deduciremos que el precio pagado por comprar una mercanca
en el extranjero, depende de la clusula Incoterm acordada con el vendedor, por lo que
el precio final conseguido quedar establecido segn el siguiente esquema.
3
Transporte en el que intervienen varios modos mar /carretera, o mar / ferrocarril - sin romper o fraccionar la carga.
Captulo 4 49
Gestin de Inventarios y Compras
CIF
Plizas de seguros
CIP
DES
Costes de descarga
DEQ
Captulo 4 50
Gestin de Inventarios y Compras
DAF
Transporte en el pas de destino
DDU
Tal y como hemos expuesto anteriormente, los contratos con proveedores pueden ser de
tal manera que nos unimos a ellos por muchos aos, o, en otros casos, la duracin es
slo coyuntural.
Captulo 4 51
Gestin de Inventarios y Compras
Es obvio, que los criterios para determinar cul de los proveedores es el seleccionado,
dependen de la duracin del contrato. Los de suministro a largo plazo deben contemplar
aspectos que son innecesarios en los de duracin ms corta. En cualquier caso, en la
valoracin intervienen criterios objetivos, como: cul es el de precios ms baratos, o
cul demora menos las entregas, o el de mejor calidad.
El problema surge cuando queremos escoger uno de entre varios proveedores. Comparar
un conjunto de criterios, cuya puntuacin es diferente para cada uno de ellos, no es fcil
de realizar. As un proveedor puede ofertar mejor precio que otro, pero su calidad y
plazo ser de peores condiciones. En tales situaciones y salvo que recurramos a estudios
ms complejos, deberemos optar por un anlisis ms subjetivo, consistente en valorar
cada uno de los criterios de seleccin conforme a la importancia que les demos y
escoger el proveedor que ms punte, lo que para cada producto ser diferente.
Por otra parte, los criterios de seleccin a veces pueden medirse fcilmente como lo es
el caso del precio por el mero hecho de escoger el precio ms barato o, en el caso de la
calidad, por el nmero de artculos rechazados. Pero en otros casos, al manejar aspectos
cualitativos como: disposicin al intercambio de informacin, etc., la eleccin puede
resultar complicada.
Calidad.
Servicio
Precio
Captulo 4 52
Gestin de Inventarios y Compras
9982
= 99,82%
10000
Por ejemplo: Cada 100 euros. de producto aceptado que compramos, nos
suponen 125 euros de coste total (importe incluido).
Para el clculo del servicio tendremos en cuenta dos aspectos de las entregas: la
puntualidad en los tiempos de entrega y la exactitud en las cantidades de los
productos. Desde este punto de vista podremos valorarlo de las siguientes maneras.
TIEMPOS DE ENTREGA
Captulo 4 53
Gestin de Inventarios y Compras
N de entregas en fecha
Valor del Servicio en porcentaje = 100
N de entregas totales
Puntos recibidos
NET =
100
Captulo 4 54
Gestin de Inventarios y Compras
12 10 2
12 14 2
12 13 1
12 12 0
12 16 4
12 11 1
Total 10
10
Desviacin Absoluta Media (DMA) = =1,67
6
Captulo 4 55
Gestin de Inventarios y Compras
CANTIDADES.
Los clculos son similares a los anteriores, slo que ahora tomaremos como
referencia las desviaciones entre las cantidades recibidas y las comprometidas.
N de entregas completas
Valor del Servicio en porcentaje = 100
N de entregas totales
Puntos recibidos
NEC =
100
Captulo 4 56
Gestin de Inventarios y Compras
6 a 10 por ciento 50
11 a 20 por ciento 30
1500 1470 30
1800 1730 70
1500 1590 90
2400 2410 10
Captulo 4 57
Gestin de Inventarios y Compras
1800 1790 10
Total 320
320
Desviacin Absoluta Media (DMA) = = 53,3
6
Cuanto mayor sea este resultado peor sern las entregas del proveedor.
A parte de las bsicas citadas podremos hacer uso de otros aspectos menos
corrientes, que si bien son difciles de valorar, pueden tener su incidencia a la hora de
la seleccin de un proveedor.
Captulo 4 58
Gestin de Inventarios y Compras
Captulo 4 59
Gestin de Inventarios y Compras
Estas son algunos de esas caractersticas que resultan de inters para cualquier
departamento de compras. Existen otras ms, pero es fcilmente comprensible, que no
todos los proveedores de los productos necesarios debern someterse a un anlisis
concienzudo y bastar simplemente con una comparacin del precio o del plazo.
ndice de seleccin = 4 C + 2 P + T
Captulo 4 60
Gestin de Inventarios y Compras
arbitrarias, pero iguales para todos los participantes. El proveedor que mayor
puntuacin obtenga ser el que gane el contrato.
En algunos casos estas ponderaciones suelen sumar 100, de manera que, por ejemplo,
en el caso anterior la ponderacin de la calidad podra ser 50; el precio, 35 y el plazo, 15
puntos, en lugar de 4, 2 y 1, respectivamente. Pero el uso de esta manera de ponderar, o
la anterior, es al final irrelevante de cara a la seleccin del proveedor, siempre que se
utilice el mismo sistema para todos.
Fecha_____________ Puntuacin_15,7
Valoracin
Situacin financiera 4
Servicio Posventa 2
Proximidad 4
Captulo 4 61
Gestin de Inventarios y Compras
Comunicaciones EDI 4
Facilidad de investigacin 1
Total = 12 + 2 + 1 = 15 12 2 1
Valoracin
Criterios sobre Servicio
Excelente Bien Adecuado Pobre
(Ponderacin de estos criterios = 25 sobre 100)
(4) (3) (2) (1)
Entregas a tiempo 3
Actualidad de catlogos 3 1
Total = 4 + 9 + 4 + 1= 18 4 9 4 1
Captulo 4 62
Gestin de Inventarios y Compras
Valoracin
Criterios sobre Calidad y Precios
Excelente Bien Adecuado Pobre
(Ponderacin de estos criterios = 40 sobre 100)
(4) (3) (2) (1)
Rechazos de producto 4
Coste de la gestin 3
Empaquetado 2
Garanta 2
Total = 4 + 6 + 6 = 16 4 6 6
Valoracin
Criterios sobre Otras cualidades
Excelente Bien Adecuado Pobre
(Ponderacin de estos criterios = 15 sobre 100)
(4) (3) (2) (1)
Captulo 4 63
Gestin de Inventarios y Compras
Total = 4 + 6 + 2 + = 12 4 6 2
Valoracin
1 2 3 4 5 6 7
Periodos
Proveedor 1
Proveedor 2
Captulo 4 64
Gestin de Inventarios y Compras
Captulo 4 65
Gestin de Inventarios y Compras
El director comercial nos solicit hace unos meses que como directores de Logstica,
ante las quejas de los clientes por los repetitivos fallos en las atenciones a clientes,
aumentramos los niveles de stock.
Tomada esta decisin, en el momento actual nos encontramos una nota del director
financiero encima de la mesa de nuestro despacho con una seria queja, en la que nos
responsabiliza del empeoramiento financiero de la empresa.
Segn nuestros datos, durante el periodo al que se alude, la rotacin del almacn ha
pasado de 6 a 5,3 veces al ao; hemos negociado con proveedores y conseguido de ellos
alargar el plazo medio de pago de 55 das a 63 das y hemos contratamos nuevas
agencias de transporte que han acortado el tiempo medio de las entregas en 5 das.
Por otra parte, las salidas de producto del almacn han permanecido prcticamente
constantes durante este periodo y nos consta que los precios se han mantenido sin
cambio, aunque para compensar las quejas citadas el director comercial dio orden de
alargar el plazo de cobro a clientes, que segn datos ha pasado en valor medio de 87
das a 115 das.
(Nota: considrese para contestar, el siguiente esquema en los periodos de tiempo que
emplea la empresa para recuperar el dinero del producto fabricado
Cuanto ms corto sea el plazo comprendido entre Pago y Cobro, mejor para las finanzas
de la empresa)
Captulo 4 66
Gestin de Inventarios y Compras
Caso 2.
Caso 3.
Los datos del ltimo semestre de uno de ellos indican que los inventarios han sido los
siguientes.
Captulo 4 67
Gestin de Inventarios y Compras
Las ventas durante los seis meses han sido de 640.000 euros. y los costes de las compras
ascendieron a 550.000 euros. Las negociaciones con el proveedor de este producto le
permiten al gerente pagar a 100 das.
Se desea conocer:
1. Qu coste financiero le est suponiendo los stocks de este producto, para ello
supone que con el dinero que le vale el producto almacenado podra haber
hecho una inversin de la que hubiera obtenido un 12% al ao (ms o menos
un 6% al semestre).
Aclaraciones al respecto:
Captulo 4 68
Gestin de Inventarios y Compras
Captulo 4 69
Gestin de Inventarios y Compras
D. Las cantidades suministradas por los proveedores nunca coincide con las
solicitadas.
(Sol. A, B, C y D)
3. En un inventario gestionado por punto de pedido el stock de seguridad de un
producto depende de:
Captulo 4 70
Gestin de Inventarios y Compras
5. Si se toma las siguientes cuentas de resultados de una empresa, cul cree que es la
que podra mejorar en el caso de que la factura de compras se redujera un 10% y por
qu.
EMPRESA EMPRESA
A B C A B C
Coste de materiales y 30
45 90 40,5 81 27
Servicios
Otros costes 15 25 10 15 25 10
Beneficios
Captulo 4 71
Gestin de Inventarios y Compras
Margen comercial en
porcentaje
Rentabilidad
Captulo 4 72
Gestin de Inventarios y Compras
BIBLIOGRAFA
Logstica Empresarial
Ronald Ballou
Arturo Ferrn.
Fundacin Confemetal
Logstica de Aprovisionamientos
Bernardo Prida
McGraw-Hill
Captulo 4 73