ARTESANIAS DE COLOMBIA S.

Sistema
integrado de
Gestin de
Calidad
ISO 9001 NTCGP 1000 MECI 1000
DESCRIPCIN GENERAL DEL PROCESO DE
COMERCIALIZACIN
 Cdigo: PROCML01 Versin: 8
CARACTERIZACIN PROCESO Vigente desde: 29/04/2013
COMERCIALIZACIN Responsable: Subgerente Comercial.
Objetivo: Compra y venta de productos artesanales; desarrollo de eventos para su comercializacin y de la microempresa y servicios relacionados
con el sector, en el mbito nacional e internacional. Ello, con el fin de atender los requerimientos del cliente, y contribuir a la promocin y gestin
comercial de las comunidades artesanas, a la vez que generar rentabilidad a la actividad comercial de la Empresa.
Alcance: Compra de productos artesanales, Ventas Nacionales, Ventas Internacionales, Ventas Almacenes y realizacin de ferias artesanales.

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Proceso PLA Formatos para P Elaboracin del plan de accin de la Plan de accin para Proceso PLA, entes de
elaboracin del plan subgerencia cada vigencia control
de accin
Cliente externo Solicitud de pedido Recibo de solicitud de pedido Solicitud de pedido Proceso CML
recibida
Subgerencia Plan de compras, Compra de Productos, Seleccin del Orden de compra, Artesanos proveedores
Comercial fichas tcnicas. proveedor y Administracin de proveedores
mercanca en consignacin seleccionados
Compras Orden de compra Control de la orden de compra Seguimiento a la Artesanos proveedores
orden de compra
Artesanos Productos comprados Entrada de Productos Producto registrado Bodega
proveedores como entrada en
bodega
compras Fichas tcnicas, orden Evaluacin de productos Producto aceptado o Bodega, compras,
de compra rechazado Artesano
Bodega Remisin de H Envi de producto a Exportaciones (Si Productos recibidos Exportaciones
productos aplica)
Bodega Remisin de Envi de productos a Ventas Nacionales Productos recibidos Ventas Nacionales
productos (Si aplica).
Bodega Remisin de Envi de productos a los Puntos de Venta Productos recibidos Puntos de venta
productos (Si aplica).
Ventas Remisin de producto Despacho y salida de mercancas Producto Cliente externo
nacionales, despachado,
ventas remisin firmada
internacionales
Comit Directivo de Contrato de Asociacin Preparacin, realizacin y evaluacin del Eventos feriales Artesanos expositores,
Gerencia General Contratos de evento realizados visitantes evento ferial.
Comit Directivo de arrendamiento stands.
eventos en asocio.
Bases de datos Reporte de V Inventario de los Puntos de Venta y Informe de Subgerencia Comercial;
existencias en Almacn General inventario Proceso MEJ.
 inventario
Clientes Quejas, reclamos, Servicio Postventa e implementacin de Acciones de Proceso CML. Proceso
devoluciones, acciones correctivas y preventivas mejoramiento para MEJ.
encuestas de A el proceso
satisfaccin,
sugerencias

SEGUIMIENTO
Seguimiento al cumplimiento de la orden de compra a travs de llamadas telefnicas, Seguimiento y Servicio Postventa, Seguimiento a
entrega de productos a Almacn General, Llamadas telefnicas, correos electrnicos, visitas a artesanos, reuniones peridicas,
Seguimiento a procesos de exportacin, Seguimiento a Cotizaciones, Seguimiento al pago a artesanos. Firma de contratos de Asociacin
Corferias-Artesanas de Colombia y arrendamiento stand artesano, Entrega de Factura al artesano, Registro visual del evento (fotografas
del evento), Informe ejecutivo, Estudio de mercado; Informe logstico, Carpeta de registros.

REQUISITOS QUE APLICAN AL PROCESO

ISO 9001 NTCGP 1000 LEGALES MECI 1000
4.2.3. Control de documentos Cdigo de comercio. 1.3.2. Identificacin de riesgos
4.2.4. Control de Registros Normativa de la DIAN resolucin 1.3.3. Anlisis de riesgos
7.1. Planificacin de la realizacin del producto o prestacin del 3878 del 28 de junio de 1.998. 1.3.4.Valoracin de riesgos
servicio. Registro nacional de 2.1.2. Procedimientos
7.2. Procesos relacionados con el cliente. exportadores. 2.1.3. Controles
7.4. Adquisicin de bienes y servicios. 2.1.4. Indicadores
Determinaciones de origen.
7.5.1. Control de la produccin y de la prestacin del servicio. 3.3.2. Plan de mejoramiento funcional
7.5.3. Identificacin y trazabilidad. Visto bueno autoridad 3.3.3. Plan de mejoramiento individual
7.5.4. Propiedad del cliente. competente.
7.5.5. Preservacin del producto y/o servicio Contrato de Asociacin
8.2.1. Satisfaccin del cliente. Artesanas de Colombia
8.2.3. Seguimiento y medicin de los procesos. -Corferias.
8.2.4. Seguimiento y medicin del producto y/o servicio. Contrato de arrendamiento para
8.3. Control del producto y/o servicio no conforme. expositores suscrito con
8.4. Anlisis de datos. Corferias.
8.5. Mejora continua.
 RECURSOS
HUMANOS INFRAESTRUCTURA FINANCIEROS
Subgerente Comercial. Oficina Subgerencia Comercial Presupuesto Aprobado para la entidad PGN.
Profesional de Compras. Oficina Equipo Expoartesanias Recursos Propios.
Profesional ventas nacionales Bodega
Profesional ventas internacionales Punto de venta
Auxiliar administrativo Hardware.
Tecnico y auxiliar de Bodega Software.
Administrador punto de venta Internet.
Director Expoartesanias
Diseadores asesores
Secretaria
 INDICADORES
FRECUENCIA DE
TIPO NOMBRE FORMULA TENDENCIA META
MEDICION

Porcentaje de pedidos (Numero de pedidos entregados a

Eficiencia entregados en la fecha tiempo / Numero de pedidos totales Mensual Creciente 80%
pactada del mes) X 100

Cumplimiento en la meta de
Ventas realizadas / meta propuesta Trimestral Creciente 80%
ventas
Eficacia del sistema de gestin Total de acciones cerradas / total de
Semestral Ascendente 80%
de calidad acciones detectadas
Eficacia
Obtener una
[(Area comercial ao n Area
Nivel de comercializacin del ocupacin del 95%
comercial ao n-1)/ Area comercial Anual Permanente
evento del rea comercial
ao n-1]*100
disponible

Efectividad ndice de satisfaccin del Calificacin obtenida en la encuesta

cliente con el servicio de satisfaccin del cliente - item 11:
Mensual Creciente Mnimo 4
Satisfaccin del servicio prestado en el
almacn.
Incrementar el 2% de
Nivel de ventas en el total de {[(Ventas ao N - Ventas ao N-1)/
Anual Ascendente ventas con respecto
eventos Ventas ao N-1]*100} inflacin ao n
al ao anterior
Cantidad de aspirantes nuevos Expositores nuevos *100 ao n/total Anual Permanente Garantizar la
participantes expositores ao n participacin de un
10% de nuevos
 expositores cada ao

GESTION DE RIESGOS DEL PROCESO

OBJETIVO DEL PROCESO Compra y venta de productos artesanales; desarrollo de eventos para su comercializacin y de la microempresa y servicios
relacionados con el sector, en el mbito nacional e internacional. Ello, con el fin de atender los requerimientos del cliente, y contribuir a la promocin y gestin comercial
de las comunidades artesanas, a la vez que generar rentabilidad a la actividad comercial de la Empresa.
Riesgo Identificacin de causas y efectos

Incumplimiento en la entrega de
pedidos por parte de los artesanos.

Clasificacin: Riesgo Operativo

Anlisis

Probabilidad
Nivel B Probable
Calificacin
Impacto Credibilidad.
Nivel 3 (Usuarios)

A. Zona de riesgo
alta.
Evaluacin Reducir, evitar,
compartir transferir
el riesgo

Valoracin Descripcin Controles operativos

Los controles existentes estn
documentados, se aplican en la
actualidad y han sido efectivos para
minimizar el riesgo. Pasa a escala inferior
en probabilidad y continua ubicado en
zona de riesgo alto Reducir, evitar,
compartir transferir el riesgo.
El incumplimiento en la entrega de pedidos por
parte de los artesanos, genera retrasos e
incumplimiento en las fechas pactadas con el
cliente, generando prdida de clientes, negocios e
imagen institucional, lo que reduce la gestin
comercial de las comunidades y la rentabilidad de la
entidad.
1. Evaluacin de proveedores con el criterio de
cumplimiento de las fechas de entrega. 2.
Establecimiento de das de holgura entre la fecha
pactada con el cliente. 3. Seguimiento permanente a la
orden de compra. 4. Contar con una base amplia de
artesanos proveedores del mismo oficio. 5. Privilegiar
compras a grupos asociativos ms que a artesanos
individuales.

Accin Responsable Fecha Indicador Seguimiento Actualizado a

Continuar con la evaluacin de proveedores Profesional Evaluacin 85% de los Revisin Gerencial
contemplando el criterio de cumplimiento con Compras trimestral artesanos
una ponderacin de 50% proveedores en el 03/Mayo/2012
rango de buenos y
excelentes
Definir das de holgura entre la fecha de Profesional Permanente Das de holgura Permanente oficina de
entrega por parte del artesano y la pactada con Compras compras 03/Mayo/2012
el cliente
Seguimiento permanente a la orden de compra Profesional Permanente Pedidos entregados Permanente oficina de
03/Mayo/2012
Compras en la fecha pactada compras
Privilegiar compras a grupos asociativos ms Profesional Permanente Compras realizadas Permanente oficina de
03/Mayo/2012
que a artesanos individuales Compras a organizaciones compras
Ampliar la base de datos de proveedores Profesional Segn criterios de
Semestral Comit de compras 03/Mayo/2012
Compras seleccin
 GESTION DE RIESGOS DEL PROCESO

OBJETIVO DEL PROCESO Compra y venta de productos artesanales; desarrollo de eventos para su comercializacin y de la microempresa y servicios
relacionados con el sector, en el mbito nacional e internacional. Ello, con el fin de atender los requerimientos del cliente, y contribuir a la promocin y gestin comercial
de las comunidades artesanas, a la vez que generar rentabilidad a la actividad comercial de la Empresa.
Riesgo Identificacin de causas y efectos

Eventos y desastres naturales que

afecten el desarrollo del evento

Clasificacin: Riesgo Operativo

Anlisis

Probabilidad
Nivel B Probable
Calificacin
Impacto Financiero.
Nivel 4 (1501-2000
SMMLV)

A. Zona de riesgo
alta.
Evaluacin Reducir, evitar,
compartir transferir
el riesgo

Valoracin Descripcin Controles operativos

Los controles existentes estn Dada la naturaleza del riesgo que no es controlable, Plan de emergencias establecido por Corferias,
documentados, se aplican en la se han tomado acciones preventivas y correctivas Plaza Mayor (Brigada, Rutas de evacuacin,
actualidad y han sido efectivos para para evitar el dao a la propiedad del cliente. atencin primeros auxilios, control de incendios)
minimizar el riesgo. Pasa a escala inferior
en probabilidad y continua ubicado en
zona de riesgo alto Reducir, evitar,
compartir transferir el riesgo.

Accin Responsable Fecha Indicador Seguimiento Actualizado a

Realizacin de reunin informativa para Equipos Segn Reunin realizada Lista de asistencia reunin
expositores sobre temas relacionados con Organizadores realizacin
los protocolos de seguridad del evento de la feria
implementados durante la realizacin de la Expoartesa
feria Expoartesanias y Expoartesano. no 03/Mayo/2012
Diciembre
para
Expoartesa
nias

Elaborado/actualizado por Revisado por Aprobado

Janeth Gonzalez Leonardo Martin Cristian Castillo

Profesional Subgerencia Comercial Profesional de Planeacin Subgerente Comercial