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Curso MS Project 2010 PDF
Curso MS Project 2010 PDF
dulo de curso
Mdulo
Consideraciones
Este mdulo tiene por finalidad el seguimiento de las
clases a medida que el instructor desarrolla los
diferentes contenidos del curso.
Los temas enunciados en el mdulo pueden ser
utilizados en ms de una oportunidad en el
desarrollo del curso a travs de ejemplos que el
instructor dar.
Este mdulo NO es suficiente para la preparacin
del examen, ya que la explicacin de cmo se
realiza cada accin est a cargo del instructor.
En caso de rendir el examen en forma libre se
recomienda consultar los contenidos mnimos y la
bibliografa complementaria.
Para rendir el examen regular se cuenta con 6 (seis)
meses a partir de la finalizacin del curso y hasta 3
oportunidades durante este perodo de tiempo,
luego de lo cual se producir el vencimiento del
mismo.
Le recomendamos que lea el Reglamento del Sistema
de Crditos en Informtica que se encuentra disponible en
http://www.ufasta.edu.ar/Dptoinfo/Reglamento/Reglamento.asp
INTRODUCCI
N A PROYECTOS
INTRODUCCIN
Qu es un Proyecto?.
Ejemplos de Proyectos.
Definir antes del comienzo de un proyecto.
Miembros de un Proyecto.
Tringulo del proyecto.
Administracin de proyectos.
Fases de un Proyecto.
Herramientas para la administracin de proyectos.
Bibliograf
a
Bibliografa
Project 2010:
ISBN 9788441528529
Autor CHATFIELD CARL
JOHNSON TIMOTHY
Editorial ANAYA MULTIMEDIA
Coleccin PASO A PASO
Nivel BASICO - MEDIO
Edicin 2011,en Rstica
544 pginas
Idioma Espaol.
Que
Que es un Proyecto?
Un proyecto es un
conjunto planificado de
tareas que, combinando
recursos humanos,
materiales, financieros y
tcnicos, tienden a lograr
un objetivo o producto
determinado, con un
comienzo y fin definidos
en el tiempo de acuerdo a
requerimientos
establecidos.
Introduccin a Proyectos Diapositiva 4
Ejemplos de Proyectos
Traslado de las oficinas de
una compaa a otro lugar.
Desarrollo de una nueva
aplicacin informtica.
Creacin de un manual de
uso.
Remodelacin de una
habitacin en nuestra casa.
Confeccin de una Intranet.
Apertura de un nuevo
negocio.
Construccin de una casa.
Introduccin a Proyectos Diapositiva 5
Objetivo.
Tareas.
Quin se encarga?.
Cundo comienzan?.
Cunto tardan?.
Costo.
Delimitaciones.
Miembros de un Proyecto
Director
del proyecto
Suministros
Equipos
Directiva
Miembros
Tri
ngulo del proyecto
Tringulo
mbito
Tiempo
Costo
Administraci
n de proyectos
Administracin
La administracin de proyectos
es el proceso de planear,
organizar y administrar tareas y
recursos para alcanzar un
objetivo concreto, generalmente
con delimitaciones de tiempo,
recursos o costo.
Plan de proyecto:
Sencillo, por ejemplo, una lista de
tareas y sus fechas de comienzo y
fin escritas en un bloc de notas.
Complejo, por ejemplo, miles de
tareas y recursos, y un presupuesto
del proyecto de millones de dlares.
Fases de un Proyecto
Fase de definicin
Fase de planeacin
Fase de administracin
Fase de cierre
Fases de un Proyecto
Crear un plan inicial
Gestionar el plan
Ajustar el plan
Seguimiento del
progreso
Qu
Qu es Microsoft Project?
Microsoft Project es una
herramienta de
administracin de proyectos
que permite:
Programar tareas y recursos.
Visualizar el plan del proyecto.
Realizar un seguimiento de
toda la informacin.
Intercambiar informacin de
proyecto.
Comunicar la informacin a
los recursos y otros
participantes.
Iniciar MS Project
Para iniciar Microsoft Project:
En el men Inicio seleccionar
Programas Microsoft Project
Abrir archivos de Project en el
Explorador de Windows o en Mi
PC
A travs del submen Documentos,
el cual contiene los nombres de los
archivos Project con los que ha
trabajado recientemente
A travs de accesos directos a
archivos Project
En el men Inicio, Ejecutar
winproj
Agosto 2011
Iniciar MS Project
Si inicia Project
con un proyecto o
una plantilla
concreta, ver
dicho proyecto o
un nuevo proyecto
basado en dicha
plantilla.
Si inicia Project sin
especificar un
proyecto o plantilla
concreta ver un
proyecto en
blanco.
Agosto 2011
Entorno de trabajo
Cinta de Opciones
Encabezados
de columna
Selector
(celda activa)
Encabezados
de fila
Tabla
de
tareas
Escala
temporal
rea de
grfico
Barra de
estado
Agosto 2011
Agosto 2011
Agosto 2011
Planificaci
n de un proyecto
Planificacin
La fase de planificacin de un proyecto es la ms importante de toda la
vida del mismo.
Se especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, as como la
duracin de cada tarea.
Se agrega al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos.
Se asignan estos recursos a las tareas.
Microsoft Project crea una programacin.
Se puede comprobar la programacin y ajustarla segn sea necesario.
Agosto 2011
Definici
n del calendario laboral
Definicin
El calendario define el tiempo
de trabajo para el proyecto
completo, para los recursos
individuales y para las tareas.
Podemos variar el calendario
para todo el proyecto, para
grupos de recursos o para un
recurso especfico, trabajando
con calendarios diferentes
para cada uno.
Los tres calendarios base
incluidos en Project son:
Estndar.
24 horas.
Turno de noche.
Escala temporal
La escala temporal permite cambiar la forma en que se presentan los nombres
de los das, semanas y meses.
Zoom
El comando Zoom permite reducir o aumentar la presentacin
activa para ver el proyecto completo o slo la parte que se
especifique de la presentacin.
Agosto 2011
VISTAS
Tablas.
Vistas y Tablas Personalizadas.
Campos personalizados.
Estilos de Barras.
Formatos de Barras.
Diseo.
Cuadricula.
Ordenar.
Filtros.
Filtros personalizados.
Ordenar.
Vistas Diapositiva 1
Vistas Diapositiva 2
Tipos de vistas
Diagrama de Gantt:
Calendario.
Diagrama de Gantt.
Diagrama de red.
Uso de tareas.
Gantt de seguimiento.
Vistas de recursos
Grfico de recursos.
Hoja de recursos.
Uso de recursos.
Vistas Diapositiva 3
Barra de Vistas
En esta barra se
encuentran acceso rpido
a las diferentes vistas.
Para habilitarla:
Clic con el botn derecho
sobre la opcin del lado
izquierdo Diagrama de
Gantt.
Luego habilitar la opcin
Barra de Vistas.
Vistas Diapositiva 4
Calendario
Vistas Diapositiva 5
Diagrama de Gantt
Vistas Diapositiva 6
Diagrama de red
Vistas Diapositiva 7
Gantt de seguimiento
Vistas Diapositiva 8
Uso de tareas
Vistas Diapositiva 9
Gr
fico de recursos
Grfico
Vistas Diapositiva 10
Hoja de recursos
Vistas Diapositiva 11
Uso de recursos
Vistas Diapositiva 12
M
s vistas
Ms
Todas y cada una de las distintas
vistas pueden modificarse para
mostrar diferente informacin,
segn nos convenga.
Las dems vistas son:
Asignacin de recursos.
Diagrama de red descriptivo.
Diagrama de relaciones.
Entrada de tarea.
Formulario de recursos.
Formulario de tareas.
Formulario Detalles de tarea.
Formulario Nombre de recurso.
Formulario Nombre de tarea.
Gantt de redistribucin.
Vistas Diapositiva 13
Tablas
Cada vista dispone de una serie de tablas a mostrar que presentan
distinto tipo de informacin.
Vistas Diapositiva 14
Nueva
vista
tabla
Vistas Diapositiva 15
Campos personalizados
Es posible insertar y mostrar
campos personalizados en
cualquier vista de hoja, como
las vistas Diagrama de Gantt,
Uso de tareas y Diagrama de
red.
Tambin es posible insertar y
mostrar campos de recursos
personalizados en las vistas Uso
de recursos y Hoja de recursos.
Vistas Diapositiva 16
Estilo de barras
El estilo de
barras permite
cambiar la
apariencia de
las barras que
representan las
tareas.
Esto se habilita
desde la Cinta
de opcin:
Formato.
Ah dentro la
opcin
Formato.
Vistas Diapositiva 17
Formato de barras
El formato de
barras permite
cambiar el formato
de una barra en
particular
Esto se habilita
desde la cinta de
opcin:
Formato.
Ah dentro la
opcin Formato.
Vistas Diapositiva 18
Dise
o
Diseo
La opcin Diseo
permite cambiar el
aspecto de las lneas
de vnculo, el formato
de fecha y la altura de
las barras.
Esto se habilita desde
la cinta de opcin:
Formato.
Ah dentro la opcin
Diseo.
Vistas Diapositiva 19
Cuadr
cula
Cuadrcula
La opcin Cuadrcula
permite modificar el
formato de la rejilla.
Vistas Diapositiva 20
Ordenar
La mayor parte de
las vistas pueden
ordenarse, excepto
el Diagrama de red.
Es posible ordenar
hasta por tres
criterios.
Esto se habilita
desde la cinta de
Vista:
Ordenar.
Vistas Diapositiva 21
Filtros
Un filtro permite mostrar los datos que ms nos
importan en un momento dado mientras oculta el resto.
Para cambiar la presentacin del proyecto mostrando
slo ciertas tareas usamos los filtros.
Vistas Diapositiva 22
Filtros Personalizados
Adems de los filtros ya establecidos como autofiltros.
Se pueden generar filtros a gusto del usuario.
Estos son los filtros personalizados.
Vistas Diapositiva 23
Estructura de descomposici
n del trabajo
descomposicin
Puede crear una mscara personalizada que utilizar Microsoft Project para
asignar los cdigos EDT correspondientes a las tareas dependiendo de su
lugar en la jerarqua del esquema del proyecto.
Vistas Diapositiva 24
DEFINICIN DE PROYECTOS
Creacin de un Plan de Proyecto.
Estadsticas de un Proyecto.
Definicin de Calendario de Trabajo.
Diferentes tipos de Calendarios.
Creaci
n de un Plan de Proyecto
Creacin
La creacin de un plan de Proyecto consta de las siguientes etapas:
Enumerar una lista de tareas a realizar:
Podemos hacer una lista con tareas simples.
Podemos hacer una lista con mas complejas.
Estad
sticas de un proyecto
Estadsticas
Las estadsticas generales del proyecto se
pueden ver Proyecto, Informacin de Proyecto.
Definici
n de Calendario de Trabajo
Definicin
El calendario de trabajo
es una herramienta
fundamental, ya que
una vez que se aplican
los tiempos a las tareas,
en forma automtica a
travs del calendario se
dan los tiempos reales.
A un recurso en particular:
Esto se aplica desde Informacin de Recursos, desde la solapa Calendario de
Trabajo.
TAREAS
Qu es una Tarea?.
Planificacin de Tareas.
Tipos de Tareas.
Declaracin de Tareas.
Ingresar una Tarea.
Informacin de la Tarea.
Organizacin de las Tareas.
Herramientas de Organizacin.
Asignacin de Duracin de las
Tareas.
Hitos.
Tareas Repetitivas.
Dependencia entre Tareas.
Vincular tareas.
Retrasos y Superposiciones.
Divisin de Tareas.
Delimitaciones.
Fecha limite.
Calendario Particular para una
Tarea.
Tareas Diapositiva 1
Qu
Qu es una tarea?
Un proyecto es una lista de tareas.
Una tarea es un paso individual que debe
ser realizado para completar el proyecto,
con una duracin definida, un comienzo y
un final.
Algunas tareas ocurren en secuencia,
mientras que otras se llevan a cabo en
forma paralela con otra.
Microsoft Project 2000 usa duraciones y
relaciones entre tareas para determinar la
duracin total del proyecto.
Tareas Diapositiva 2
Planificaci
n de tareas
Planificacin
Hay dos aproximaciones
posibles a la planificacin
de las actividades de una
obra:
Mtodo analtico: se trabaja
desde lo ms general a lo
ms detallado.
Mtodo sinttico: se trabaja
desde lo ms detallado a lo
ms general.
Tareas Diapositiva 3
Tipos de tareas
Resmenes
Sub Tareas
Tareas repetitivas
Hitos
Tareas Diapositiva 4
Declaraci
n de tareas
Declaracin
Una vez definidas las tareas, las introducimos en nuestra programacin a
travs del Diagrama de Gantt.
El Diagrama de Gantt es un recurso para visualizar las tareas de un
programa, sus tiempos y sus relaciones.
TABLA
N de tarea
Nombre de
Duracin
tarea
Indicador
Fecha de fin
Fecha de
comienzo
Recursos
Diagrama de
barras
Predecesoras
Tareas Diapositiva 5
Declaraci
n de tareas
Declaracin
Los pasos a seguir para declarar
las tareas son los siguientes:
1) Introducir los nombres de las
tareas.
2) Organizar las tareas asignndoles
jerarquas.
3) Aadir las duraciones.
4) Vincular las tareas.
Tareas Diapositiva 6
Confirmar
tarea
Tareas Diapositiva 7
Informaci
n de la tarea
Informacin
La informacin relativa a la tarea que podemos indicar en la
vista Diagrama de Gantt es bastante limitada.
En la caja de dilogo Informacin de la tarea, definimos los
distintos aspectos de una actividad.
Tareas Diapositiva 8
Informaci
n adicional de una tarea
Informacin
Puede almacenar informacin acerca de las tareas de Microsoft Project
escribiendo notas, adjuntando archivos o creando hipervnculos a
informacin relacionada en el archivo del proyecto o en otras ubicaciones.
Tareas Diapositiva 9
Organizaci
n de las tareas
Organizacin
Para una mejor administracin del proyecto resulta conveniente organizar
las tareas segn un esquema.
Al organizar las tareas en un esquema, se crean:
Tareas resumen.
Sub Tareas.
Tareas Diapositiva 10
Herramientas de organizaci
n
organizacin
Las herramientas de organizacin aparecen a la
izquierda en la barra de herramientas Formato.
Mostrar
Sub tarea
Anular
sangra
Aplicar
sangra
Ocultar
sub tarea
Mostrar las
subtareas
Tareas Diapositiva 11
Asignaci
n de duraci
n a las tareas
Asignacin
duracin
La duracin es el tiempo estimado necesario para completar la tarea.
El tiempo que tarde en realizarse una tarea depende de la capacidad
de los recursos disponibles as como de la cantidad de los mismos.
El nmero ingresado en la duracin, indicar la cantidad de unidades,
seguido de la abreviatura de la unidad a emplear que pueden ser:
Minutos: m.
Horas: h.
Das: d.
Semanas: s.
Meses: ms.
Tareas Diapositiva 12
Hitos
Un hito indica un objetivo que debe ser alcanzado en una de las etapas del
proyecto.
Un hito se muestra en el diagrama de Gantt como un rombo , con la
fecha de la tarea a su lado.
Los hitos son puntos de referencia y se utilizan controlar el progreso del
proyecto.
Hito
Tareas Diapositiva 13
Tareas repetitivas
Las tareas repetitivas son actividades
que se desarrollan a intervalos
regulares.
Tareas Diapositiva 14
De fin a fin(FF)
Tareas Diapositiva 15
Vincular tareas
La vinculacin de tareas debe hacerse siempre
antes que la asignacin de recursos y costes.
Una vez vinculadas las tareas, los cambios
realizados en las fechas de la predecesora
afectarn a las fechas de la sucesora.
Vincular
tareas
Desvincular
tareas
Tareas Diapositiva 16
Retrasos y superposiciones
Las tareas pueden solaparse o retrasarse de
manera de reflejar con mayor exactitud como
va a funcionar su programacin.
Usted puede retrasar una tarea especificando
un tiempo de posposicin o solapar tareas
especificando un tiempo de adelanto.
Tiempo de
Tiempo de
posposicin
adelanto
Tareas Diapositiva 17
Divisi
n de tareas
Divisin
Al perfeccionar la programacin, tal vez
necesite interrumpir el trabajo en una tarea.
Si la programacin lo permite, puede dividir
una de las tareas para que parte del trabajo se
realice antes de comenzar la otra tarea y se
vuelva a retomar cuando sta finalice.
Tareas Diapositiva 18
Delimitaciones
Las delimitaciones le permiten imponer ciertas restricciones a la
forma en que Project calcular las fechas de comienzo y de fin de las
tareas.
Los tipos de delimitaciones son:
Tareas Diapositiva 19
Fecha llmite
mite
Cuando desea realizar el seguimiento de la fecha lmite de una tarea
especfica pero no desea bloquear la programacin estableciendo una
delimitacin, puede fijar una fecha lmite para la tarea.
Microsoft Project realiza un seguimiento de las fechas lmite y muestra un
indicador si una tarea finaliza despus de su fecha lmite.
Tareas Diapositiva 20
RECURSOS
Qu
Qu son los recursos?
Llamamos recursos al personal, equipos,
materiales,
suministros,
mquinas,
herramientas y el equipamiento asignado a
una cierta actividad y necesarios para
completar las tareas del proyecto.
A partir de los objetivos del proyecto y de la
lista de tareas determinamos los recursos
necesarios.
Tras decidir quien y qu usaremos en el
proyecto, hay que estimar la cantidad
necesaria de cada recurso que empleemos.
Recursos Diapositiva 2
Planificaci
n de recursos
Planificacin
Despus de establecer el mbito y los objetivos, y configurar la lista
de tareas en el plan del proyecto, puede planear los recursos.
Para identificar los tipos y cantidades de recursos necesarios para
llevar a cabo el proyecto es necesario:
Recursos Diapositiva 3
Tipos de recursos
Recursos de trabajo:
Son el personal y el equipamiento usado en la obra.
Realizan un trabajo consumiendo trabajo y/o tiempo.
Recursos materiales:
Son artculos de consumo que sern agotados durante el progreso del
proyecto.
Recursos Diapositiva 4
Declaraci
n de recursos
Declaracin
Una vez definidos los recursos, los introducimos en
nuestra programacin a travs de la Hoja de recursos.
Tipo de
Indicador recurso
Nombre
del recurso
Grupo
Iniciales
Tasa
estndar
Capacidad
mxima
Costo Calendario
por uso Usuario
Tasa de
horas extra
Acumular
Recursos Diapositiva 5
Ingresar un recurso
Hay varias formas de ingresar un recurso.
Cancelar
recurso
Confirmar
recurso
Recursos Diapositiva 6
Informaci
n del recurso
Informacin
La informacin relativa al recurso que podemos indicar en la
vista Hoja de recursos es bastante limitada.
En la caja de dilogo Informacin del recurso, definimos los
distintos aspectos de un recurso.
Recursos Diapositiva 7
Configuraci
n de recursos
Configuracin
Un nuevo recurso de trabajo se define indicando la cantidad de
tiempo, o capacidad mxima, que el recurso va a dedicar al
proyecto en conjunto:
Tiempo completo (100%).
Tiempo parcial (50%, por ejemplo).
Mltiple (por ejemplo, 300% para tres carpinteros en el proyecto).
Recursos Diapositiva 8
Duraci
n, trabajo y capacidad
Duracin,
El trabajo representa la cantidad de tiempo que un recurso o recursos emplearn
para completar una tarea.
Al asignar recursos a tareas, Project calcula el trabajo de una tarea.
Recursos Diapositiva 9
Asignaci
n de recursos a las tareas
Asignacin
Una asignacin es la asociacin de un recurso a una tarea
especfica para la realizacin del trabajo.
Puedo asignar:
Un recurso a una tarea
Varios recursos a una tarea
Un recurso a varias tareas
Asignaci
n de recursos a las tareas
Asignacin
Formas de asignar Recursos a las tareas:
Recursos Diapositiva 11
Informaci
n de la asignaci
n
Informacin
asignacin
La caja de dilogo Informacin de la asignacin permite acceder
o modificar los datos de la asignacin de un recurso a una tarea.
Recursos Diapositiva 12
Botn derecho
Informacin del recurso.
Cambiar Calendario Laboral.
Recursos Diapositiva 13
Programaci
n condicionada por el esfuerzo
Programacin
En la Programacin condicionada por el esfuerzo, el trabajo de una tarea
permanece constante independientemente del nmero de recursos que
sean asignados.
Project solamente aplica la programacin condicionada por el esfuerzo
cuando se aaden o eliminan recursos de las tareas.
La configuracin del tipo de tarea influye en cmo se programan las
tareas.
Hay tres tipos de tareas:
Unidades Fijas.
Duracin Fija.
Trabajo Fijo.
Recursos Diapositiva 14
Formulario de recursos
El formulario de recursos permite especificar y modificar
informacin acerca de un recurso especfico.
Las posibles vistas del Formulario de recursos son:
Programacin.
Costo.
Trabajo.
Notas.
Objetos.
Recursos Diapositiva 15
COSTOS
Qu son los Costos?.
Tipos de Costos.
Acumulacin de Costos.
Costos de los Recursos.
Asignacin de Costos a los recursos.
Asignacin de Costos a las Tareas.
Tabla de tasas de costos.
Costos del Proyecto.
Ver los costos en un grfico.
Costos Diapositiva 1
Qu
Qu son los costos?
El costo o presupuesto es uno de los lados del
tringulo del proyecto.
Para muchos administradores de proyectos, el
costo es un aspecto importante de la
programacin y del control del proyecto.
En algunos casos, el xito de un proyecto se
puede medir por el acercamiento que se haya
alcanzado entre los costos finales del proyecto y
los costos presupuestados o previstos.
En muchos de los proyectos, los recursos
materiales y de trabajo cubren la mayor parte de
los costos.
Costos Diapositiva 2
Tipos de costos
Hay dos tipos de costos asociados a un proyecto:
Costos variables.
Costos fijos.
Costos Diapositiva 3
Acumulaci
n de costos
Acumulacin
Hay tres mtodos de acumulacin de costos:
Inicio: el costo se acumula al momento de inicio de la tarea.
Fin: el costo se acumula al finalizar la tarea.
Prorrateo: el costo se prorratea, es decir se distribuye, durante la realizacin
de la tarea.
Costos Diapositiva 4
Costo por uso: es el costo que tiene la utilizacin del recurso por su uso,
independientemente del tiempo.
Costos Diapositiva 5
Costo fijo
Acumulacin de
costos fijos
Costo
total
Costos Diapositiva 6
Costos Diapositiva 7
Tasa horas
extra
Costo/Uso
Acumular
Costos Diapositiva 8
Costos Diapositiva 9
Costos Diapositiva 10
Costos Diapositiva 11
Optimizaci
n del plan
Optimizacin
Por optimizacin entendemos ajustar
el plan de trabajo de manera que se
mantengan los objetivos de calidad
de la obra pero mejorando la relacin
existente entre los recursos
empleados y los resultados
obtenidos.
La reduccin o aumento en el
nmero de recursos que asignamos a
las tareas, es una opcin a tomar en
cuenta para modificar los plazos de
las mismas.
Optimizacin del Proyecto Diapositiva 2
Diagrama de red
El diagrama PERT o de red es una herramienta para analizar
la secuencia relativa a otras tareas en la programacin.
Cada nodo representa una tarea. Cada lnea corresponde a
una relacin uno a uno:
Nodos Rojos: Tareas criticas.
Nodos Azules: Tareas no criticas.
Optimizaci
n de los recursos
Optimizacin
Podemos ver
cmo hemos
distribuido la
carga de recursos
a travs de las
vistas:
Uso de
recursos.
Optimizaci
n de los recursos
Optimizacin
Grfico de
recursos.
Este grafico
permite ver los
recursos sobre
asignados en
color rojo y los
recursos
asignados en
color azul.
Estado de distribuci
n de recursos
distribucin
El modo en que es gestionado el tiempo de un recurso es lo que se
denomina distribucin.
Existen tres estados de distribucin:
Infra asignado.
Totalmente asignado.
Sobre asignado.
Redistribucin manual.
Opciones de Redistribuci
n
Redistribucin
Es posible configurar las
opciones de
redistribucin que el
usuario necesite.
Se puede configurar:
Manual o automtica.
OPTIMIZACIN DE LA
PROGRAMACION Y PRESUPUESTO
Optimizacin de la Programacin.
Camino Critico.
Visualizar Camino Critico.
Optimizacin del Presupuesto.
Optimizaci
n de la programaci
n
Optimizacin
programacin
La optimizacin de la programacin tiene por objeto asegurar
que la obra se realiza dentro de un margen de tiempo
aceptable.
Si necesita ajustar la programacin para terminar en el
momento previsto puede seguir alguna de las siguientes
estrategias:
Camino cr
tico
crtico
El camino crtico es la secuencia de tareas que deben finalizar a tiempo
para que el proyecto entero finalice a tiempo.
Un retraso entre las tareas del camino crtico provocar el retraso de la
finalizacin de todo el proyecto.
Las tareas que componen el camino crtico se denominan tareas crticas.
En el caso de que la duracin total del proyecto no concuerde con lo
establecido por los requerimientos podemos ajustar la duracin actuando
sobre el camino crtico de distintas formas:
Cambiar las relaciones entre las tareas.
Agregar das u horas de trabajo al calendario.
Reducir la duracin de algunas tareas agregando ms recursos.
Visualizar el Camino cr
tico
crtico
Hay varias formas de poder
visualizar el camino critico de
un proyecto.
Opcin Mas vistas, Gantt
Detallado.
El Gantt de seguimiento
tambin muestra tareas
criticas.
Optimizaci
n del Presupuesto
Optimizacin
El presupuesto o costo del Proyecto es una de las partes
principales del armado del proyecto.
Muchas veces los proyectos fallan o no se llevan a cabo
ya que se excede el presupuesto que se tenia en un
inicio en la planificacin del mismo.
Existe una forma visual rpida de poder establecer si nos
excedimos en el presupuesto del proyecto.
Esta se encuentra en la opcin Proyecto de la cinta de
opciones, y luego elegir la opcin Informacin del
Proyecto.
Optimizacin de la Programacin y Presupuesto Diapositiva 5
Optimizaci
n del Presupuesto
Optimizacin
SEGUIMIENTO
Qu es el seguimiento?.
Lnea Base.
Grabacin de Lnea Base.
Datos Actualizables.
Actualizacin de una Tarea.
Actualizacin del Proyecto.
Planes Provisionales.
Comparacin de Resultados.
Lneas de Progreso.
Copiar imgenes.
Seguimiento Diapositiva 1
Qu
Qu es el seguimiento?
Se basa en la introduccin de informacin de ejecucin real del proyecto.
Cuando se inicia el trabajo del proyecto se puede comenzar el seguimiento.
Objetivos:
Controlar el progreso actual de las tareas.
Dividir tareas para reprogramar el trabajo de una tarea.
Comparar datos de la lnea de base con la informacin actual y real.
Seguimiento Diapositiva 2
LLnea
nea de base
La Lnea de base es una copia del proyecto
que mantiene la planificacin original de la
obra y que, por tanto, sirve para comparar
el desarrollo efectivo de la misma.
A partir de la lnea de base analizamos las
variaciones entre lo que esperbamos que
sucediera y lo que realmente sucede.
Estas diferencias nos permiten identificar
riesgos latentes y problemas potenciales
del desarrollo de la obra adems de
suponer una fuente de aprendizaje para
futuros proyectos.
Seguimiento Diapositiva 3
Grabaci
n de la llnea
nea de base
Grabacin
El momento oportuno para crear la lnea
de base es tras haber terminado de
declarar todas las tareas y haber
realizado todas las asignaciones finales
del proyecto pero antes de empezar la
obra.
Cuando guardamos un proyecto por
primera vez, el programa nos pregunta
si queremos guardar la lnea base.
Estas opciones se establecen y se editan
desde la opcin de Cinta Proyecto, en
la opcin Establecer Lnea Base.
Seguimiento Diapositiva 4
Datos actualizables
Los datos actualizables son:
Comienzo real.
Fin real.
Porcentaje completado.
Duracin real.
Duracin restante.
Costo real.
Trabajo real.
Seguimiento Diapositiva 5
Actualizaci
n de una tarea
Actualizacin
Las opciones de tarea pueden ser modificadas desde el Diagrama de
Gantt, tabla Entrada.
Tambin los casi todos los datos que corresponden al proyecto se
pueden desde la opcin Actualizar Tarea.
% completado
Estado real
Estado actual
Seguimiento Diapositiva 6
Actualizaci
n del proyecto
Actualizacin
Las tareas que tienen lugar segn lo previsto pueden ser actualizadas
en forma conjunta.
Cuando realiza la actualizacin, Microsoft Project trata las fechas
programadas como fechas reales y establece un valor en el campo %
completado que refleja esta situacin.
Proyecto completo
Seguimiento Diapositiva 7
Planes provisionales
Los planes provisionales nos
permiten comparar la lnea base,
es decir, la programacin original,
con otras programaciones
modificadas y el plan que se est
llevando a cabo efectivamente.
Project puede almacenar hasta
diez planes provisionales por
proyecto.
Seguimiento Diapositiva 8
Comparaci
n de resultados
Comparacin
Microsoft Project ofrece diversos procedimientos para comparar
la informacin actual con la lnea de base.
Diferencia
Vista Hoja de
tareas Tabla Variacin
Gantt de
Seguimiento
Informacin real
Lnea de base
Seguimiento Diapositiva 9
LLneas
neas de progreso
Las lneas de progreso son una representacin
visual del progreso de un proyecto.
Pueden dibujarse en Vistas Diagramas Gantt y
Gantt de Seguimiento.
Seguimiento Diapositiva 10
Copiar Im
genes
Imgenes
La nueva versin permite copiar imgenes para
diferentes salidas de datos:
Para pantalla.
Para impresora.
Para archivo de imagen GIF.
Permite copiar:
Filas en pantalla.
Filas seleccionadas.
Seguimiento Diapositiva 11
INFORMES
Informar sobre un plan Trazado.
Creacin de Informes.
Categoras de Informes.
Informes Personalizados.
Vista Preliminar.
Estilos de Diagrama de Gantt.
Configurar Pagina.
Encabezado, Pie de Pagina y Leyendas.
Imprimir.
Informes Diapositiva 1
Informes Diapositiva 2
Creaci
n de informes
Creacin
Project permite realizar informes de cada aspecto del proyecto.
Podemos aplicar filtros y tablas para mostrar slo lo que nos interesa.
Encontramos la opcin de informes en la cinta de opciones Proyecto
Botn Informes.
Informes Diapositiva 3
Categor
as de informes
Categoras
Generales:
Actividades actuales:
Tareas
Tareas
Tareas
Tareas
Tareas
Tareas
sin comenzar.
que comienzan pronto.
en curso.
completadas.
que deberan haber comenzado.
pospuestas.
Informes Diapositiva 4
Categor
as de informes
Categoras
Costos:
Flujo de caja.
Presupuesto.
Tareas con presupuesto sobrepasado.
Recursos con presupuesto sobrepasado.
Valor acumulado.
Asignaciones:
Carga de trabajo:
Uso de tareas.
Uso de recursos.
Informes Diapositiva 5
Informes personalizados
Es posible crear un informe
personalizado o copiar un
informe existente.
Informes Diapositiva 6
Vista preliminar
En esta opcin
ser posible
observar como
quedar la
impresin del
informe o el
diagrama de
Gantt, segn se
este trabajando.
Se activa desde el
botn Vista
preliminar de la
barra de inicio
Rpido.
Informes Diapositiva 7
Informes Diapositiva 8
Configurar ppgina
gina
En el cuadro de
dilogo
Configurar pgina
se puede
especificar la
orientacin de la
pgina, los
mrgenes, los
encabezados, los
pies de pgina y
las leyendas.
Informes Diapositiva 9
Fecha
actual
Fuente
N total
de pginas
Nombre de
archivo
Hora
actual
Imagen
Informes Diapositiva 10
Imprimir
Es posible imprimir tanto los informes como las vistas.
Propiedades de
Impresora
Intervalo de
pginas
Tipo de
Papel
Informes Diapositiva 11
Cerrar el proyecto
La etapa de conclusin de un proyecto supone la
revisin y evaluacin de todas las decisiones
adoptadas, los trabajos realizados y los resultados
que se han obtenido; tambin el anlisis de los
esfuerzos realizados y las razones del xito o fracaso
del proyecto.
Los pasos para el cierre del proyecto son los
siguientes:
Decidir si el proyecto alcanz o no los objetivos.
Llevar a cabo una revisin del proyecto, incluso los
procesos involucrados en el mismo.
Evaluar los resultados del proyecto.
Informar de los resultados a todos los interesados.
Prepararse para los futuros proyectos.
Introduccin
a) Qu es un proyecto?
b) Ejemplos de Proyectos.
c) Definir antes del comienzo de un Proyecto.
d) Miembros de un Proyecto.
e) El tringulo del proyecto.
f) Administracin de Proyectos.
g) Fases de un Proyecto.
h) Herramientas para la administracin de proyectos.
2)
3)
Vistas
a) Ver los datos Necesarios.
b) Tipos de Vistas.
c) Barra de Vistas.
d) Calendario.
e) Diagrama de Gantt.
f) Diagrama de Red.
g) Gantt de seguimiento.
h) Uso de Tareas.
i) Grfico de Recursos.
j) Hoja de Recursos.
k) Uso de Recursos.
l) Ms vistas.
m) Tablas.
n) Vistas y Tablas Personalizadas.
o) Campos personalizados.
p) Estilos de Barras.
q) Formatos de Barras.
r) Diseo.
s) Cuadricula.
t) Ordenar.
u) Filtros.
v) Filtros personalizados.
w) Ordenar.
4)
Definicin de un Proyecto
a) Creacin de un Plan de Proyecto.
b) Estadsticas del Proyecto
c) Definicin del calendario laboral.
d) Diferentes tipos de calendarios.
Tareas
a) Qu es una Tareas?
b) Planificacin de Tareas.
c) Tipos de Tareas.
d) Declaracin de Tareas.
e) Ingresar una Tarea.
f) Informacin de la Tarea.
g) Organizacin de las Tareas.
h) Herramientas de Organizacin.
i) Asignacin de Duracin de las Tareas.
j) Hitos.
k) Tareas Repetitivas.
l) Dependencia entre Tareas.
m) Vincular tareas.
n) Retrasos y Superposiciones.
o) Divisin de Tareas.
p) Delimitaciones.
q) Fecha lmite.
r) Calendario Particular para una Tarea.
6)
Recursos
a) Qu son los Recursos?.
b) Planificacin de Recursos.
c) Tipos de Recursos.
d) Declaracin de Recursos.
e) Ingresar un Recurso.
f) Informacin del Recurso.
g) Configuracin de Recursos.
h) Duracin, trabajo y capacidad.
i) Asignacin de recursos a las tareas.
j) Informacin de la asignacin.
k) Calendario particular para Recursos.
l) Programacin condicionada por el esfuerzo.
m) Formulario de Recursos.
7)
Costos
a) Qu son los Costos?.
b) Tipos de Costos.
c) Acumulacin de Costos.
d) Costos de los Recursos.
e) Asignacin de Costos a los recursos.
f) Asignacin de Costos a las Tareas.
g) Tabla de tasas de costos.
h) Costos del Proyecto.
i) Ver los costos en un grfico.
8)
10) Seguimiento
a) Qu es el Seguimiento?.
b) Lnea base.
c) Grabacin de la lnea Base.
d) Datos actualizables.
e) Actualizacin de una Tarea.
f) Actualizacin del Proyecto.
g) Planes Provisionales.
h) Comparacin de Resultados.
i) Lneas de Progreso.
j) Copiar imgenes.
11) Informes
a) Informar sobre el plan trazado.
b) Creacin de Informes.
c) Categoras de Informes.
d) Informes Personalizarlos.
e) Vista preliminar.
f) Estilos de diagramas de Gantt.
g) Configurar pgina.
h) Encabezado, pie de pgina y leyendas.
i) Imprimir.
12) Cierre del Proyecto
a) Cerrar el proyecto