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Universidad Nacional de Ingeniería

Facultad de Ingeniería Mecánica


Centro de Cómputo

“El mejor Centro de Cómputo”

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CONTENIDO

SESIÓN 01.- INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS ......3

Conceptos Básicos
Administración de Proyectos
Modelos tradicionales de la administración de proyectos
¿Qué es el triángulo del proyecto?
¿Cuál es el lado fijo del triángulo?
¿Cómo se puede optimizar para cumplir con la
programación?
Entorno de Microsoft Project
Crear, abrir y guardar un plan de Proyecto
Información del proyecto
Propiedades del proyecto
Calendario del proyecto

SESIÓN 02.- ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS ........................... 24

Tipos de tareas
Ingresar Tareas al Proyecto
Organización de las tareas en un esquema
Definir la duración de las tareas
Cambiar la duración de una tarea
Cambiar las unidades predeterminadas
Permitir mejores estimaciones
Realizar mejores estimaciones
Tener en cuenta la experiencia pasada
Comprender el presente: Quién y qué
Use PERT
Establecer dependencia entre tareas
Dividir tareas
Hitos
Calendario de tareas
Ejercicios Propuestos

SESIÓN 03.- ADMINISTRAR RECURSOS ..................................... 44

Tipo de Recursos
Ingresar Recursos
Asignar Recursos a las tareas

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Asignar Recursos adicionales a las tareas


Sobreasignaciones
Calendario de Recursos
Ejercicios Propuestos

SESIÓN 04.- PLANEAMIENTOS DE LOS COSTOS DE LOS


RECURSOS Y TAREAS ................................................................. 49

Conceptos Básicos
Especificar costos variables para los recursos de trabajo
Especificar costos fijos para los recursos de trabajo
Establecer los costos para los recursos de material
Establecer varios costos para un recurso
Establecer la acumulación de costos
Cambiar el método de acumulación de costo fijo para las
tareas existentes
Planeamiento de costos fijos de tareas
Ejercicios Propuestos

SESIÓN 05.- AFINAMIENTO DE LAS TAREAS .............................. 56

Cambio de tipo de tarea


Interrupción del trabajo en una tarea
Configuración de una tarea repetitiva
Configuración de delimitación de tareas
Manejo del camino crítico
Conceptos básicos
Calcular la ruta critica
Ejercicios Propuestos

SESION 06: SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ................................ 80

Establecer una línea base


Introducir el porcentaje completado
Introducir la duración real
Introducir Fechas de Comienzo y Finalización de las Tareas
Introducir el porcentaje de trabajo completado
Introducir el trabajo real y el trabajo restante completado
Ejercicios Propuestos

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SESIÓN 01.- INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

Conceptos Básicos

Los conceptos modernos y sistemáticos de la administración de proyectos se desarrollaron en

los últimos 50 años, así como sus métodos, sistemas y herramientas, se puede decir que

desde la segunda guerra mundial con técnicas como la programación lineal, PERT, CPM etc.

Sin embargo hace apenas unos 10 años que su divulgación como una profesión en gran escala

comienza a crecer gracias a la Internet.

La administración de proyectos es un conjunto completo, actualizado y práctico de métodos,

procedimientos, sistemas y herramientas necesarios para iniciar, planear, ejecutar, controlar y

cerrar proyectos. Hoy día la tendencia mundial es administrar profesionalmente los proyectos.

Entre algunas de estas herramientas de gestión de proyectos tenemos a Microsoft Project

2016. De hecho la administración de proyectos formal a final de cuentas resulta menos costosa

que la tradicional. De igual manera es más efectivo administrar nuestros proyectos con orden y

rendición de cuentas, que improvisar soluciones sobre la marcha, además que en este enfoque

informal se desarrolla a destiempo el alcance del proyecto, generando re trabajos, costos

innecesarios y entregas tardías, entre otras. Es claro que, aunque pudiéramos tener la mejor

herramienta de administración de proyectos que existiera a nivel mundial, nunca podrá ésta

sustituir nuestro buen juicio. Sin embargo, la herramienta puede y nos debe facilitar mucha

información.

Administración de Proyectos

La administración del proyecto es un proceso estructurado de planeación, organización,

dirección, control y motivación de una serie de recursos para un periodo de tiempo específico

encaminados a cumplir una serie de objetivos predefinidos.

La administración de proyectos puede ser dividida en tres fases distintas:

1) Fase de definición

2) Fase de planeación

3) Fase de control

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Fase de definición

En esta fase se define lo que el proyecto es y no es. Define el destino del proyecto y debe

responder a las siguientes preguntas básicas:

1 ¿Cuál es el propósito del proyecto?

2. ¿Cuáles son los objetivos?

3. ¿Qué se espera tener al final?

4. ¿Qué recursos se requieren?

5. ¿Quiénes son nuestros clientes?

Fase de planeación

El propósito de esta fase es definir y asignar los objetivos del proyecto y desarrollar un plan que

los complete con el alcance propuesto.

La definición de como completar el proyecto involucra las siguientes preguntas básicas:

1. ¿Quién es el responsable para cada tarea?

2. ¿Cuál es el camino para completar las actividades/tareas?

3. ¿Sobre qué restricciones de tiempo estamos trabajando?

4. ¿Qué recursos específicos se requieren?

Fase de control

El propósito de esta fase es implantar un plan, monitorear el progreso del proyecto y tomar

acciones correctivas para asegurar que la distribución del proyecto es realizada eficientemente.

Estas son algunas de las muchas actividades que comprenden esta fase:

1) Seguir el progreso de lo que está ocurriendo actualmente en relación a lo que está

planeado

2) Preparar reportes y sumarios detallados de tiempo

3) Resolver los conflictos concernientes a recursos, programación, dinero, etc.

4) Anticiparse a los problemas potenciales

5) Reconocer la conclusión del proyecto y celebrar el éxito

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Secuencia de manejo del proyecto

En cualquier proyecto se tienen las siguientes variables de control:

1) Costo

2) Tiempo

3) Recursos

4) Nivel de calidad

Estas cuatro variables determinan la secuencia completa del proyecto. Para completar un

proyecto se tienen las siguientes alternativas:

• Trabajar tiempo extra

• Pagar valores agregados

• Incrementar recursos

• Anadir turnos

Diseñando el plan

1. El diseño de un plan de proyecto implica los siguientes pasos:

2. Definir suposiciones.

3. Segmentar el proyecto en actividades.

4. Definir alcance, duración, recursos y costo.

5. Definir orden de distribución.

6. Dibujar el diagrama de la red.

7. Calcular la ruta crítica y definir lanzamiento.

8. Definir el calendario del proyecto.

9. Asignar fechas de inicio/termino y dibujar el grafico de barra.

10. Optimizar el plan y el programa.

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Modelos tradicionales de la administración de proyectos

Este punto de vista de considerar a una empresa como el organismo de un ser humano implica

que, para que un negocio pueda sobrevivir y prosperar, todas sus piezas funcionales deben

trabajar en conjunto hacia objetivos o proyectos específicos. En las décadas posteriores a los

años sesenta, este enfoque hacia la administración de proyectos comenzó a afianzarse en sus

formas moderas. Aunque varios modelos empresariales distintos evolucionaron durante este

período, todos comparten una estructura subyacente común: un administrador del proyecto

administra el proyecto, reúne un equipo y garantiza la integración y comunicación horizontal del

flujo de trabajo en los diferentes departamentos.

Durante los últimos diez años, la administración de proyectos no ha dejado de evolucionar.

Existen dos tendencias importantes emergentes:

Planeación ascendente Esta tendencia enfatiza el uso de diseños de proyectos más sencillos,

ciclos más breves, colaboración eficiente entre los miembros del equipo, participación más

sólida de los miembros del equipo y toma de decisiones. Este enfoque se conoce ampliamente

como e incluye varias metodologías relacionadas, como Scrum, Crystal, Extreme Programming,

Unified Process y muchas otras.

Planeación descendente y revisión Esta tendencia se caracteriza por la toma de decisiones en

toda la empresa sobre la cartera de proyectos que una organización debería tener y por

permitir que las tecnologías de minería de datos hagan más transparente la información de la

cartera.

¿Qué es el triángulo del proyecto?

Si el tiempo, el dinero o lo que haya realizado su proyecto fueran factores limitados, no

necesitaría realizar tareas de administración. Desafortunadamente, la mayoría de los proyectos

tienen un límite de tiempo, un y un ámbito determinados.

Es esta combinación de elementos (tiempo, dinero y ámbito) lo que llamamos triángulo del

proyecto. (Estos elementos concurrentes también se conocen como las tres restricciones de un

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proyecto). Si comprende el triángulo del proyecto, podrá tomar mejores decisiones cuando

tenga que hacer ajustes.

Si ajusta cualquiera de los lados del triángulo, los otros dos lados

se ven afectados.

Por ejemplo, si decide ajustar el para:

Adelantar la programada podría terminar con más elevados y un

ámbito reducido.

Cumplir con el presupuesto podría dar como resultado una programación prolongada y un

ámbito reducido.

Aumentar el ámbito podría ocasionar que el proyecto dure más y cueste más en el sentido de,

como los trabajadores.

Los cambios en el plan pueden afectar al triángulo de diversas maneras, dependiendo de las

circunstancias específicas y de la naturaleza del proyecto. Por ejemplo, en algunos casos,

recortar la programación podría incrementar los costos. En otros casos podría incluso

reducirlos.

En términos del triángulo del proyecto, los recursos se consideran elementos de costo. Por lo

que al ajustar los recursos para acomodar más o menos trabajo a fin de reflejar su

disponibilidad, los costos aumentarán o se reducirán correspondientemente. Estos costos se

basan en las de los recursos.

También podrá observar que a medida que ajusta los recursos, la programación cambia. Por

ejemplo, si tiene varias de recursos y el proyecto, la programación podría entonces incluir y

que podrían aplazar la fecha de finalización.

¿Cuál es el lado fijo del triángulo?

En la mayoría de los proyectos, al menos uno de los lados del triángulo está "fijo", es decir, no

se puede modificar. En algunos proyectos es el presupuesto. Pase lo que pase, no podrá

disponer de más dinero para el proyecto. En otros casos, es la programación; no se pueden

cambiar las fechas. O bien, puede ser el ámbito; no habrá cambios en las.

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El truco está en encontrar los lados "fijos" del triángulo de su proyecto. Éstos le indicarán qué

es lo que puede modificar y dónde puede realizar ajustes si llega a surgir un problema.

Formular el problema en una frase puede ayudarle a determinar qué lado del triángulo presenta

problemas.

Saber qué lado del triángulo no se puede modificar le ayudará a saber dónde puede realizar

ajustes. De esta forma, cuando comience el proceso de optimización, tenga en cuenta el orden

de las siguientes decisiones:

Primero, decida cuál de los tres elementos está fijo. Por lo general, éste es el elemento más

importante y del que depende el éxito de su proyecto (terminar a tiempo, ajustarse al

presupuesto, o cumplir con el ámbito acordado).

A continuación, determine en qué lado se presenta el problema actual. Una vez identificado,

sabrá cuáles son los elementos con los que deberá trabajar para volver a encaminar su

proyecto.

Si el lado problemático coincide con el lado fijo, aún cuenta con los otros dos lados del triángulo

para trabajar. Por ejemplo, si el proyecto debe finalizar a tiempo y el problema es que está

demorando demasiado, puede ajustar los recursos o ajustar el ámbito para volver a encaminar

el proyecto.

Si el lado problemático es diferente del lado fijo, querrá optimizar ajustando el otro lado. Por

ejemplo, si el proyecto debe finalizar a tiempo y el ámbito ha aumentado, solamente le resta

trabajar con los costos, agregando recursos, por ejemplo.

Cabe mencionar que cuando se ajusta un lado del triángulo de tiempo, dinero y ámbito, los dos

lados restantes pueden verse afectados, ya sea de manera positiva o negativa, dependiendo

de la naturaleza del proyecto.

Nota: Una vez ajustado el plan del proyecto, compruebe nuevamente los otros dos elementos

para asegurarse de que todo siga siendo viable. Por ejemplo, si ajustó el plan para reducir los

costos, compruebe que la fecha de finalización siga siendo aceptable.

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¿Cómo se puede optimizar para cumplir con la programación?

Una vez analizada la programación, es posible que descubra que ésta no cumple la fecha

límite del proyecto. Existen varias formas en las que puede ajustar la duración de la

programación. Los métodos que elija dependerán de las limitaciones impuestas al proyecto

completo, como el presupuesto, la, el ámbito y la flexibilidad de las tareas.

La manera más efectiva de acortar la programación consiste en cambiar las tareas que están

en la. La ruta crítica es una serie de tareas dependientes cuya última tarea termina en la fecha

de finalización del proyecto. Si alguna de las tareas de esta serie se mueve, también se moverá

la fecha de finalización del proyecto. Es probable que modificar las tareas que no están en la

ruta crítica no afecte a la programación. Puede hacer lo siguiente:

Acortar la de las tareas (generalmente como reflejo de una reducción en el ámbito o un

incremento en los recursos).

Superponer tareas con el fin de poder trabajar en ellas simultáneamente.

Quitar tareas para cumplir con la fecha de finalización (generalmente como reflejo de una

reducción en el ámbito).

Asignar recursos adicionales.

Reducir la cantidad de trabajo asignado (generalmente como reflejo de una reducción en el

ámbito o de mayor eficiencia en los recursos).

Al ajustar la programación, se pueden incrementar los costos, se pueden sobre asignar los

recursos y el ámbito puede cambiar. Por ejemplo, si reduce la duración de las tareas en la ruta

crítica, es probable que el proyecto termine antes. Sin embargo, el ámbito de estas tareas, y

probablemente de todo el proyecto, puede verse reducido. O bien, si asigna recursos

adicionales a las tareas de la ruta crítica con el fin de terminarlas más rápidamente, podría

encontrarse con una sobreasignación de estos recursos, por lo que deberá pagar,

incrementando así los costos.

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Entorno de Microsoft Project

Es un software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por

Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de

recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de

trabajo.

En el menú tarea, se encuentra bajo él la barra de herramientas

con las opciones que normalmente se utilizan más, a continuación

está el área de trabajo donde se crean y modifican las tareas o

actividades de un proyecto con sus atributos; y, por último en la

parte inferior está la barra de estado, que es donde se informa el estado de alguna actividad.

Menú Pestaña de
Archivo selección Ayuda
Cinta de
Opciones

Columnas de Divisor entre la


iconos tabla de datos y
indicadores escala de tiempo

Zoom de vista

Barra de
Botones de
estado cambios de vista

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Crear, abrir y guardar un plan de Proyecto

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Nuevo.

2. Asegúrese de que la opción Proyecto en blanco este activada y, a continuación, haga clic en

Crear en el panel derecho.

Guardar un proyecto con Project

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

2. Si es la primera vez que guarda el proyecto, escriba su nombre en el cuadro Nombre de

archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.

NOTA: Si va a guardar un archivo con varios proyectos, se le podría solicitar un nombre

de proyecto.

Puede guardar el proyecto en un formato de archivo diferente.

1. Haga clic en la pestaña Archivo.

2. Haga clic en Enviar y guardar.

3. Debajo de Tipos de archivo, haga clic en Guardar proyecto como archivo.

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4. En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros tipos de archivo,

seleccione el tipo de archivo que desea guardar.

Hay dos métodos para guardar el archivo de proyecto en otro formato.

 Haga doble clic en el tipo de archivo que desea guardar.

 Haga un solo clic en el tipo de archivo que desea guardar y, a continuación,

haga clic en Guardar Como.

5. Escriba un nombre para el archivo.

6. Haga clic en Guardar.

Información del proyecto

3. En la ficha Proyecto, en el grupo Propiedades, haga clic en Información del proyecto.

4. Programe el proyecto en el cuadro de dialogo Información del proyecto:

Para programar un proyecto a partir de la fecha de comienzo, haga clic en el Fecha de

comienzo del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, seleccione la fecha

en el cuadro Fecha de comienzo.

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Para programar un proyecto a partir de la fecha de finalización, haga clic en Fecha de

finalización del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuación, seleccione la

fecha en el cuadro Fecha de finalización.

SUGERENCIA Puede programar el proyecto a partir de la fecha de finalización si tiene

que averiguar la fecha límite en la que puede comenzar un proyecto. Sin embargo, le

recomendamos que cambie esta configuración para programar a partir de la fecha de

inicio cuando el trabajo comience en el proyecto.

5. Si está utilizando Project Professional 2016, puede incluir campos personalizados de la

empresa en el proyecto. En la sección Campos personalizados de empresa, haga clic en el

campo Valor de un campo personalizado y, a continuación, seleccione el valor.

NOTA Debe escribir los valores de los campos personalizados de empresa obligatorios

marcados con un asterisco (*) o de lo contrario no podrá guardar el proyecto.

Si cambian los planes, puede modificar esta información inicial del proyecto en cualquier

momento en el cuadro de dialogo Información del proyecto. Sin embargo, si ya ha aplicado

datos reales a las tareas, como las fechas de comienzo o de finalización reales, las tareas se

reprogramaran en función de la información actualizada del proyecto. Además, si ha aplicado

restricciones a las tareas, el desplazamiento de la fecha de comienzo o de fin no desplazara

necesariamente todas las tareas basándose en la nueva fecha.

Algunas notas para los usuarios de Project Professional 2016:

Si desea guardar el proyecto como un proyecto de empresa, debe conectarse a Project Server

antes de crear el proyecto.

Si crea y guarda este proyecto localmente y después decide guardarlo en Project Server, el

proyecto se actualizara con la configuración de la plantilla de información global de la empresa.

El proyecto se puede actualizar con distintas vistas, tablas, campos y otros elementos.

Además, se perderá todo formato que no sea consistente con la plantilla de la información

global de la empresa.

No hay dos organizaciones que vean la información (especialmente la información de un

proyecto) de la misma forma. Una simple lista de tareas y algunas barras no siempre son la

mejor forma de ver lo que sucede en un proyecto.

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Project 2016 cuenta con nuevas características que permiten ver no solo elementos críticos de

un proyecto, sino también administrar la programación y los recursos de forma más eficiente.

Esta introducción le guiara por las diferentes formas en que se puede ver un proyecto. Siga los

vínculos incluidos en cada paso para obtener información detallada acerca de cada proceso.

Paso 1: Buscar la vista adecuada

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La forma clásica de ver información de Project siempre ha sido la vista Diagrama de Gantt. No

obstante, Project 2016 ofrece muchas otras vistas que le permiten ver solo los datos que le

interesen. Además, puede usar estas nuevas vistas para administrar tareas y los integrantes de

su equipo de formas que no eran posibles con versiones anteriores de Project.

Lo primero es lo primero: necesita encontrar algunas vistas para mostrar. La cinta le ayudara a

encontrar una vista de tareas o una vista de recursos.

El organizador de equipo le permite asignar trabajo a los recursos y redistribuir tareas

arrastrándolas y colocándolas en el lugar deseado. Administrar el trabajo de su equipo nunca

había sido tan fácil.

A veces quizá solo desee tener un panorama general del proyecto. Use la vista de escala de

tiempo para obtener una visualización grafica de todo el proyecto para imprimir y realizar

informes fácilmente.

Deje que la cinta le ayude a encontrar la vista correcta.

Todo lo que necesite hacer en Microsoft Project se encuentra más a su alcance que nunca.

El control deslizante del zoom es una característica nueva que permite controlar exactamente

que parte de la vista de escala de tiempo de sus proyectos desea ver. Lo encontrara en la

esquina inferior derecha de la ventana del programa Project.

Project ofrece cientos de vistas. Encuentre la más adecuada consultando una lista de todas las

vistas posibles.

Un proyecto no es una simple lista de tareas. La esencia de un proyecto son las relaciones

entre las tareas. Aprenda cómo organizar las tareas para configurar las relaciones que reflejan

el trabajo del proyecto.

A veces, no se necesita Project (si, es verdad). Puede recurrir a otras aplicaciones, como Excel

o Visio, para cubrir sus necesidades básicas del proyecto.

Paso 2: Ajustar la vista

Si de algo no hay duda en relación con las vistas de un proyecto es que seguramente deseara

modificarlas a medida que vaya conociendo mejor el proyecto y su equipo de trabajo. Estos son

algunos aspectos que hay que tener en cuenta cuando desee ajustar una vista.

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Agregar columnas a una vista de proyecto permite controlar la información que se ve. También

es posible ocultar una columna para proteger información confidencial.

Por más sencillo que sea usar Project 2016, los proyectos pueden complicarse. Aprenda como

inspeccionar problemas de programación manteniendo el mouse sobre una tarea o usando el

Inspector de tareas en la ficha Tarea.

Filtrar una vista permite quitar los elementos que estorban en una programación para poder

concentrarse en tareas o recursos específicos.

Ordenar la información permite organizar las tareas o recursos numérica o alfabéticamente

para detectar problemas de programación a través de tendencias que se pueden crear.

Agrupar la información permite clasificar las tareas o recursos para poder ver información

relacionada en el mismo lugar.

Es natural que desee imprimir una vista. Todo el mundo lo hace. Con Project, imprimir una vista

o un informe es mucho más fácil.

Las vistas pueden modificarse. Descubra los métodos más convenientes para personalizar aún

más una vista.

Paso 3: Usar otro programa para ver datos de Project

A veces, Project no es suficiente. Afortunadamente, Project 2016 permite prescindir de Project

para ver información de Project.

Aunque no tenga uno de los mejores programas de administración de proyectos del mundo

instalado en el equipo, podrá ver información de Project.

Si su organización tiene instalado Project Server 2016, puede ver y actualizar información de

tareas usando Outlook.

Use las características avanzadas de informes de Project para exportar información a Excel,

Visio o PowerPoint.

Tomar una instantánea de un proyecto y pegarla en otro programa de Office es una forma

sencilla de mover información del proyecto a otro lugar.

Puede exportar información desde Microsoft Project a otro formato usando un asistente. Los

formatos más comunes incluyen Excel, archivos de solo texto o XML, entre otros.

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Propiedades del proyecto

1. Abra el proyecto.

2. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, en Información.

3. En el panel derecho, haga clic en Información del proyecto y, a continuación, haga

clic en Propiedades avanzadas.

4. En la ficha Resumen, escriba la información pertinente del proyecto en los cuadros.

5. En la ficha Personalizar, escriba la información personalizada en los cuadros

Nombre, Tipo y Valor y, a continuación, haga clic en Agregar.

6. Haga clic en Aceptar.

Calendario del proyecto

Puede usar el calendario del proyecto para reflejar los días y horas laborables generales del

proyecto, así como los periodos no laborables normales (por ejemplo, fines de semana y

noches) y días de descanso especiales (como los días festivos).

NOTA: Si usa Project Professional 2016 con Project Web App, solo puede cambiar los

calendarios de proyecto y de recursos con permisos específicos concedidos por un

administrador.

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Agregar un día de descanso para un recurso

1. Haga clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar

calendario tiempo de trabajo.

2. En el cuadro de dialogo Cambiar tiempo de trabajo, en la lista Para calendario, haga

clic en el recurso cuyo calendario desea cambiar.

3. Haga clic en la pestaña Excepciones.

4. Escriba un nombre descriptivo para la excepción, por ejemplo, Día de descanso, y

las horas de comienzo y fin durante las que se producirá la excepción.

5. Si la excepción se repetirá en toda una parte de la programación, haga clic en

Detalles.

6. Bajo el Patrón de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y

a continuación, seleccione cualquier detalle adicional sobre el patrón de periodicidad.

NOTA: Los detalles del patrón de periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear un

patrón diario, semanal, mensual o anual.

7. En Intervalo de repetición, seleccione la hora de comienzo de la excepción mediante

el cuadro Comienzo y, a continuación, seleccione Terminar después de o Terminar el.

8. Escriba o seleccione la información correspondiente, según la hora de finalización

seleccionada.

Si selecciono Terminar después de, escriba o seleccione el número de repeticiones de la tarea.

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Si selecciono Terminar el, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea

repetitiva.

Cualquier tarea a la que este recurso este asignado se programara en función del día de

descanso. Para ello, por lo general se aumenta el número de días necesarios para completar la

tarea.

Agregar un día festivo al calendario del proyecto

NOTA: Project no incluye un calendario de festividades preestablecido. Para agregar las

festividades de su organización a un proyecto, debe especificarlas una por una en el calendario

del proyecto. Si va a usar esta programación de festividades para varios proyectos, considere

la posibilidad de que el proyecto sea una plantilla o de agregar el calendario al archivo global.

Si usa Project Professional, considere pedirle al administrador del servidor que agregue el

calendario a la plantilla de la información global de la empresa.

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1. Haga clic en la pestaña Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar tiempo

de trabajo.

2. En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desea cambiar. El calendario del

proyecto actual muestra (Calendario del proyecto). El valor predeterminado es Estándar

(Calendario del proyecto). También puede seleccionar la opción 24 horas o Turno de noche.

3. En el cuadro de dialogo Cambiar tiempo de trabajo, haga clic en la pestaña Excepciones.

4. Escriba un nombre descriptivo para la excepción, por ejemplo,

Festividad de la empresa, y las horas de comienzo y fin durante las que se producirá la

excepción.

5. Si la excepción se repetirá en toda una parte de la programación, haga clic en Detalles.

6. Bajo el Patrón de periodicidad, seleccione una frecuencia desde Diaria hasta Anual y, a

continuación, seleccione cualquier detalle adicional sobre el patrón de periodicidad. Los

detalles del patrón de periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear un patrón diario,

semanal, mensual o anual.

NOTA: Los detalles del patrón de periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear un

patrón diario, semanal, mensual o anual.

7. En Intervalo de repetición, seleccione la hora de comienzo de la excepción mediante el

cuadro Comienzo y, a continuación, seleccione

Terminar después de o Terminar el.

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8. Escriba o seleccione la información correspondiente, según la hora de finalización

seleccionada.

Si selecciono Terminar después de, escriba o seleccione el número de repeticiones de la tarea.

Si selecciono Terminar el, escriba o seleccione la fecha en la que desea que finalice la tarea

repetitiva.

Cualquier tarea programada durante la festividad será reprogramada de forma automática para

tener en cuenta el tiempo no laboral del día festivo.

Establecer los períodos laborables para recursos o tareas en el proyecto

El procedimiento siguiente se aplica al cambiar cualquier calendario del proyecto, incluido el

proyecto estándar predeterminado, un calendario de recursos específico o un calendario de

tareas.

Puede usar esta característica para personalizar el calendario del proyecto según las

necesidades de su organización (como crear una semana laboral que incluya fines de semana).

1. Para cambiar la semana laboral predeterminada para cualquier calendario de proyecto,

calendario de recurso o para un calendario nuevo, haga clic en la pestaña Semanas laborales.

2. En la ficha Semanas laborales, puede seleccionar o crear una programación adicional de

semanas laborales para un rango de días que difieren del día laborable predeterminado, como

un calendario de verano para obras en carretera o una semana laborable que incluya fines de

semana. En la tabla Períodos laborales escriba un nombre descriptivo para la programación de

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la nueva semana laborable en la columna Nombre, como Obra y, a continuación, escriba las

fechas de inicio y finalización del periodo en que tendrá lugar la programación adicional.

3. Haga clic en Detalles.

4. En el cuadro de dialogo Detalles de, seleccione a su vez los días que desea cambiar de

laborables a no laborables, o viceversa, y seleccione una de las siguientes opciones:

Utilizar tiempos de trabajo predeterminados para estos días Elija los días que deben usar los

periodos laborables predeterminados, que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a

5:00 p.m., de lunes a viernes, y los periodos no laborables en fines de semana.

Establecer días como tiempo de descanso Elija los días en los que no se puede programar

ningún trabajo. Por ejemplo, si nadie en su organización trabaja los viernes, seleccione viernes

y, a continuación seleccione Establecer días como tiempo de descanso.

Establecer días en estos períodos laborables específicos Para establecer los periodos

laborables para los días seleccionados a lo largo de la programación, especifique las horas a

las que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que

finalice el trabajo en los cuadros A. Por ejemplo, si las personas de su organización trabajan los

sábados, seleccione sábados y, a continuación seleccione Establecer día(s) en estos períodos

laborables específicos.

Descripción general de calendarios del proyecto

Project usa varios calendarios para determinar la disponibilidad de los recursos y la forma en

que se programan las tareas:

1. Calendario del proyecto Este es el calendario que se usa para designar la programación de

trabajo predeterminada de todas las tareas de un proyecto.

2. Calendario de recursos Para cada recurso que especifique, Project crea calendarios de

recursos individuales basados en la configuración del calendario Estándar.

Para modificar dichos calendarios, haga clic en Cambiar tiempo de trabajo, en la ficha General

del cuadro de dialogo Información del recurso. También puede crear y asignar calendarios de

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recursos para recursos individuales o grupos de recursos con el fin de indicar horas de trabajo

específicas. Por ejemplo, puede asignar un recurso al turno de tarde o al turno de noche.

Puede modificar los calendarios de recursos para indicar periodos no laborables, como

vacaciones y permisos.

NOTA Si usa Project Professional, primero debe desproteger el recurso.

Calendario de tareas Las tareas se programan según los periodos laborables del calendario del

proyecto. No obstante, puede personalizar los periodos laborables desde el calendario del

proyecto en un calendario de tareas si tiene tareas que necesitan completarse a distintas

horas, especialmente tareas que son independientes de los recursos. Un calendario de tareas

resulta especialmente útil para equipamiento que ejecuta y completa tareas en noches o fines

de semana, que están designados como periodos no laborables en el calendario del proyecto.

Calendario base Un calendario base se usa como plantilla en la que se basan el calendario del

proyecto, el calendario de recursos y el calendario de tareas. Project ofrece tres calendarios

base:

Estándar (9:00 a.m. a 7:00 p.m. de Lunes a Viernes con 2 horas para comida, 8 horas trabajo)

24 horas y Turno de noche.

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SESIÓN 02.- ORGANIZACIÓN DE LAS TAREAS

Tipos de tareas

La siguiente explicación sobre Tipo de tarea es válida para cualquier versión de Microsoft

Project, aunque en Ms Project 2016 ha variado ligeramente la presentación de la información,

tal como se indicó en el artículo anterior de este foro.

Para comprender el significado del campo Tipo en Microsoft Project, basta con analizar las

diferentes situaciones que se pueden dar cuando el usuario modifica manualmente alguno de

estos 3 campos de tarea: Trabajo, Duración o Unidades asignadas de recurso, y que son las

que aparecen en la imagen superior.

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El campo Tipo de tarea solo tiene interés y validez cuando hay algún recurso asignado a la

tarea, de lo contrario carece de repercusión y utilidad.

La manera habitual de introducir estos datos es en el formulario inferior de la pantalla de una

vista cualquiera de tareas como la de Diagrama de Gantt y que es el que se muestra en la

imagen anterior para la versión 2016. A través de Menú/ ventana/ Dividir pantalla, en

versiones anteriores a 2016 accedemos a este formulario, y con Ficha Vista/ Grupo Vista en

dos paneles/ Detalles/ Formularios de tarea en el caso de que estemos utilizando 2016. Para

asegurarnos que el formulario a mostrar sea el denominado Recursos y Predecesoras,

pulsaremos el botón derecho del ratón sobre alguna zona neutra del formulario que acabamos

de desplegar. Cuando terminemos, podemos ocultar de nuevo el formulario con Menú/

Ventana/Anular división o quitando la marca Detalles en la Cinta de opciones para versión

2016.

Aceptando que la fórmula general para calcular las horas de trabajo de los recursos asignados

de una tarea, es el producto de los días de duración de la tarea por las horas/día que dedican

los recursos asignados, Microsoft Project propone que elijamos uno de los 3 campos (Trabajo,

Duración o Unidades de recurso) como fijo, para que cuando modifiquemos manual y

opcionalmente uno de los dos campos restantes de la fórmula, sepa cuál es el que tiene que

calcular para mantener la igualdad de la estimación inicial que introdujimos la última vez.

En el cuadro de más arriba se muestra las 6 situaciones que se pueden dar al modificar alguno

de los 3 campos en función del que dejamos como Fijo.

IMPORTANTE.- Se recomienda que cada vez que se haga un cambio manual en algún campo

del formulario, se pulse a continuación la tecla Aceptar en esa misma ventana inferior, ya que

introducir varios cambios sin Aceptar de por medio, puede llevar a resultados inesperados en

los cálculos de Microsoft Project.

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Así pues, recomiendo “cacharrear” con diferentes hipótesis de ejemplo sobre el formulario

Recursos-predecesoras descrito anteriormente, en el caso de versiones anteriores a 2016, y

en la vista Uso de tareas por ejemplo, para la 2016, insertando eso sí y para este último

caso, las columnas Trabajo, Duración, Máxima (unidades de recurso) y Tipo en la tabla a

mostrar.

En el apartado de Opciones de la programación de Microsoft Project figura el parámetro Tipo

de tarea por defecto para el proyecto, esto quiere decir que las nuevas tareas que se vayan

creando serán de ese tipo, aunque puede cambiarse posteriormente como se ha estado

comentando en el artículo. Microsoft Project trae inicialmente el valor en Tipo=Unidades fijas

que es lo más habitual cuando los recursos son limitados en el proyecto. Si la cantidad de

recursos no es limitante para la mayoría de las tareas, elegiremos Trabajo fijo o Duración fija

como por defecto. En este caso de recursos no limitados, seleccionamos Trabajo fijo cuando

las tareas se estiman por ejemplo, en base a las horas/recurso que son necesarias para

completar la tarea. Finalmente elegimos Duración fija, en proyectos en los que la duración de

las tareas e incluso las fechas nos vienen impuestas.

Utilizar y gestionar el Tipo de tarea no es un aspecto habitualmente relevante en la gestión de

proyectos con Microsoft Project. Tiene sentido únicamente si hay recursos asignados a la tarea

y además queremos hacer ajustes y simulaciones específicas. Por lo tanto, aun siendo uno de

los aspectos más sofisticados de la programación con la herramienta Ms Project su uso no

suele ser intensivo.

Algunos usuarios suponen que el concepto, que se puede consultar en otro artículo ya

publicado en este foro va necesariamente unido al Tipo de tarea, pero esto no es así. El

tratamiento de cada uno de estos dos parámetros se pueden y deben dar de forma

independiente.

Resumiendo, si Ud. planifica con recursos asignados a las tareas, en función del Tipo de tarea

elegido, podrá ordenarle a Microsoft Project que calcule:

A) la cantidad de recursos necesarios (Unidades) para hacer una cantidad de horas de Trabajo

en un tiempo determinado (Duración), como es el caso de Tipo Trabajo fijo ó Duración fija, o

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B) que calcule la Duración de una tarea cuando se asignan unos recursos concretos

(Unidades) que deben hacer un número de horas específicas (Trabajo), como es el caso de

Tipo Unidades fijas ó Trabajo fijo, o

C) como es muy habitual calcule el Trabajo de una tarea con un número específico de recursos

asignados (Unidades) trabajando durante un tiempo (Duración), como es el caso de Tipo de

tarea de Unidades fijas o Duración fija.

Ingresar Tareas al Proyecto

El campo Modo de tarea indica si una tarea está

programada manualmente o automáticamente, lo cual

le brinda la opción de decidir cuánto control desea

tener sobre la programación de tareas en un proyecto.

De manera predeterminada, las tareas se establecen como programadas manualmente, con

una fecha de inicio, una fecha de finalización y una duración que el usuario define. Microsoft

Project nunca cambiara las fechas de una tarea programada manualmente pero es posible que

aparezcan advertencias si existen posibles problemas con los valores especificados. Puede

cambiar una tarea para que se programe automáticamente.

Esto hace que Project programe la tarea en función de dependencias, restricciones,

calendarios y otros factores.

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Recomendaciones Puede programar manual o automáticamente todas las tareas en el

transcurso de un proyecto. Por ejemplo, durante la fase de propuesta, es probable que desee

programar todas las tareas del proyecto de forma manual y luego cambiar a la programación

automática una vez que la propuesta haya sido aceptada y el proyecto esté a punto de

comenzar. Algunos conjuntos de tareas pueden ser programados manualmente mientras que

todas las demás tareas se programan automáticamente.

De manera predeterminada, el campo Modo de tarea está incluido junto al campo Nombre de

tarea en todas las vistas de hojas basadas en tareas, incluida la del Diagrama de Gantt. Se

muestra un icono que indica si la tarea es un marcador de posición, una tarea programada

manualmente o una tarea programada automáticamente.

Para cambiar el modo de tarea, haga clic en el campo. En la lista que aparece, haga clic en

Programada manualmente o en Programada automáticamente.

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También puede seleccionar tareas específicas y luego, en la ficha Tarea, en el grupo

Programación, haga clic en Programar manualmente o en Programación automática.

Ejemplo Se configura un plan de Project preliminar que aun se encuentra en la etapa de

propuesta. Tiene una idea poco precisa de las fechas de hitos importantes pero sin muchos

detalles. Crea tareas e hitos por medio del modo de tarea Programada manualmente. La

propuesta es aceptada y los elementos de trabajo y las fechas de entregas están cada vez mas

definidas. Continúa programando manualmente esas tareas y fechas. A medida que algunas

fases quedan mejor definidas, decide cambiar las tareas en esas fases al modo de tarea

Programada automáticamente. Al permitir que Project se encargue del complejo proceso de

programación, usted puede centrar su atención en aquellas fases que aun están en desarrollo.

Observaciones Si bien el modo de tarea predeterminado es Programada manualmente, este se

puede cambiar para todas las tareas nuevas. En la ficha Tarea, en el grupo Programación,

haga clic en Modo de tarea y luego haga clic en Programación automática. Todas las tareas

nuevas especificadas en este proyecto tendrán un modo de tarea predeterminado de

Programada automáticamente.

El campo Modo de tarea muestra una lista de tareas programadas manualmente y

automáticamente, con el aspecto de un tipo de datos Enumerado. Sin embargo, Project ve este

campo como un tipo de datos Si/No. Si la tarea está programada manualmente, esta tiene un

valor en Modo de tarea de Si o Verdadero. Si la tarea está programada automáticamente, el

valor en Modo de tarea es No o Falso.

Las tareas de planes creados en versiones anteriores de Project tienen como modo

predeterminado el de Programada automáticamente.

Si bien el campo Modo de tarea muestra el icono de Marcador de posición, no se puede

seleccionar Marcador de posición como modo de tarea. Project identifica como un marcador de

posición a cualquier tarea programada manualmente que no tenga información suficiente en al

menos dos de los campos de inicio, finalización o duración.

Organización de las tareas en un esquema

Organizar las tareas

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Al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas que compartan

características o que se van a completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea de

resumen. Los jefes de proyecto suelen llamar a las tareas de resumen "tareas hamaca". Puede

usar las tareas de resumen para mostrar las fases y sub fases principales del proyecto. Las

tareas de resumen esquematizan los datos de sus sub tareas, que son las tareas agrupadas en

un nivel inferior. Puede aplicar la sangría a las tareas en todos los niveles que sea necesario

para reflejar la organización del proyecto.

Existen dos métodos de organización de la lista de tareas:

Con el método arriba-abajo, primero se identifican las fases principales y, a continuación, se

detallan las fases en tareas individuales. Este método proporciona una versión del plan tan

pronto como haya decidido las fases principales.

Nota Si alguna de las tareas no se ajustan a ninguna de las fases que ha definido,

probablemente falte alguna fase.

Con el método abajo-arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a continuación,

se agrupan en fases.

Cuando haya decidido el método para organizar las tareas, puede comenzar a aplicar el

esquema a las tareas de resumen y sub tareas en Project.

Definir la duración de las tareas

Cuando crea una tarea programada automáticamente, Project 2016 asigna estimada de forma

predeterminada para un día. Puede modificar la duración en cualquier momento para reflejar la

cantidad real de tiempo que requiere la tarea.

Nota Lo que ocurre cuando crea o modifica la duración de una tarea será diferente si está

trabajando con una o con una. De forma predeterminada, las tareas nuevas se programan

manualmente y no tienen duraciones predeterminadas. Para que las tareas nuevas se

programen automáticamente, en la ficha Tarea del grupo Programación, haga clic en

Programación automática.

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Cambiar la duración de una tarea

1. Si fuera necesario, agregue la tarea al plan del proyecto. Para obtener las

instrucciones, vea el artículo.

2. En la columna Duración de la tarea, escriba la duración en minutos (m), horas

(h), días (d), semanas (s) o meses (me).

3. Nota Si se cambian las unidades, Project no las convierte. Por ejemplo, si la

duración es 1 día y desea expresar dicha duración en horas, primero debe calcular la

cantidad de horas de trabajo en un día y luego escribir el nuevo valor en horas.

4. Si la nueva duración es una estimación, escriba un signo de interrogación (?) a

continuación.

5. Presione ENTRAR.

6. Nota En Project 2016, puede cambiar la duración de una tarea de resumen

(tarea de resumen: tarea que se compone de sub tareas y que las resume. Utilice el

esquema para crear tareas de resumen. Project determina automáticamente la

información de la tarea de resumen (por ejemplo, la duración y el costo) mediante la

utilización de información procedente de las sub tareas.) (también llamada "tarea

hamaca") sin cambiar sus respectivas sub tareas. Si la duración de la tarea de resumen

difiere de la duración total de sus sub tareas, la diferencia se observa como una línea

roja en la parte de gráfico de la vista.

Cambiar las unidades predeterminadas

7. Haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en Opciones.

8. En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en Programación en el

panel izquierdo.

9. En el cuadro Mostrar duración en, seleccione una unidad de duración.

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Permitir mejores estimaciones

Es posible que algunos proyectos no usen duraciones estimadas para las tareas programadas

automáticamente. Si su proyecto no usa duraciones estimadas y se escribe un signo de

interrogación en la columna Duración de una tarea, el valor no se considera una estimación.

Para permitir las duraciones estimadas de tareas en su proyecto, realice lo siguiente:

Haga clic en la pestaña Archivo y luego haga clic en Opciones.

En el cuadro de diálogo Opciones de proyecto, haga clic en Programación en el panel

izquierdo.

Active la casilla Muestra las tareas programadas que tengan duraciones estimadas.

Realizar mejores estimaciones

Tener en cuenta la experiencia pasada

Para aumentar la precisión de las estimaciones de duración de la tarea, use su propia

experiencia y la de otros usuarios que trabajaron en proyectos y tareas similares. Realice

preguntas como las siguientes:

¿Cuánto duró la tarea?

¿Qué desafíos enfrentó?

¿Qué cambiaría si tuviera que hacerlo nuevamente?

Escriba las diferencias entre la tarea nueva y las tareas anteriores, y téngalas en cuenta al

estimar la duración de la tarea.

Comprender el presente: Quién y qué

Incluya las siguientes consideraciones al estimar las duraciones de tareas:

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Las duraciones pueden variar según la experiencia de la persona que realiza la tarea. Una

persona con mucha experiencia puede realizar ciertas tareas más rápidamente que una

persona con menos experiencia

Revise las estimaciones cuando se inicia la tarea. En ese momento sabrá más acerca de las

tareas.

Use PERT

También puede derivar las estimaciones comparando duraciones. Esto suele mencionarse

como.

Establecer dependencia entre tareas

Dependencias entre tareas es relación entre dos tareas vinculadas; el vínculo se establece por

una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen cuatro tipos de dependencias

entre tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y Comienzo a fin

[CF].

2.12. Información de la tarea

2.13. Borrar una tarea

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Eliminar una tarea de la Lista de Tareas

En ocasiones durante la programación del proyecto se decidirá eliminar una tarea de la lista de

tareas.

1. En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de Tarea, seleccione la tarea que desee eliminar.

3. Pulse la tecla Suprimir para eliminar la tarea

Nota: Al eliminar una tarea de la lista de tareas el resto de las tareas del proyecto se

reprograman según las especificaciones de dependencias, duraciones y delimitaciones

establecidas.

Sugerencia: En general para eliminar un elemento de una vista se selecciona la fila completa

haciendo clic en su identificador (numero ubicado más a la izquierda de cada vista), lo que

sombrea toda el área, luego haga clic en el botón derecho del ratón y en el menú desplegado

seleccione eliminar tarea, en el caso de una tarea, y eliminar recurso en el caso de un recurso.

Esto eliminara toda la información relativa al recurso o tarea eliminada.

Dividir tareas

Dividir una tarea

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el grupo Programación de la ficha Tarea, haga clic en Dividir tarea.

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3. En la barra de Gantt de la tarea, haga clic en el área de la barra sobre la fecha donde desea

que tenga lugar la división, y arrastre la segunda parte de la barra hacia la fecha en la que

desea que comience de nuevo el trabajo.

Notas

Puede dividir una tarea varias veces.

Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt de forma que

toque otra parte.

Si identifica el tiempo de descanso en un calendario para indicar una división, este tiempo de

descanso no aparecerá como una tarea dividida en la vista Diagrama de Gantt.

Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no está seguro del motivo, es posible

que el proyecto se haya redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. En la

ficha Recurso, en el menú Herramientas, en el grupo Nivel, haga clic en Opciones de

redistribución. En el cuadro de dialogo Redistribuir recursos, active la casilla de verificación La

redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como

resultado de la redistribución, o bien desactive la casilla de verificación para impedir las

divisiones durante la redistribución de recursos.

Mover una parte de una tarea dividida

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

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2. Situé el puntero en cualquier parte de la tarea dividida que no sea la primera parte. El cursor

cambia a una flecha de cuatro puntas.

3. Arrastre la barra de tareas hacia la izquierda para que la parte comience antes o a la

derecha para que comience después.

Notas

Si arrastra la primera parte de una tarea dividida, se mueve la tarea completa.

Si arrastra una parte de una tarea dividida y la coloca directamente junto a la parte siguiente,

se incorporara a la otra parte de la tarea dividida.

Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no está seguro del motivo, es posible

que el proyecto se haya redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. En la

ficha Recurso, en el menú Herramientas, en el grupo Nivel, haga clic en Opciones de

redistribución. En el cuadro de dialogo Redistribuir recursos, active la casilla de verificación La

redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como

resultado de la redistribución, o bien desactive la casilla de verificación para impedir las

divisiones durante la redistribución de recursos.

Mover todas las partes de una tarea dividida

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Situé el puntero sobre la primera parte de la tarea dividida. El cursor cambia a una flecha de

cuatro puntas.

3. Arrastre la barra de tareas a la izquierda para que la tarea comience antes, o a la derecha

para que comience después.

Notas

Si arrastra cualquier parte de una tarea dividida que no sea la primera parte, moverá solo esa

parte de la tarea en lugar de la tarea completa.

También puede modificar la fecha de comienzo o de finalización para moverla tarea completa y

sus partes relacionadas.

Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no está seguro del motivo, es posible

que el proyecto se haya redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. En la

ficha Recurso, en el menú Herramientas, en el grupo Nivel, haga clic en Opciones de

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redistribución. En el cuadro de dialogo Redistribuir recursos, active la casilla de verificación La

redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como

resultado de la redistribución, o bien desactive la casilla de verificación para impedir las

divisiones durante la redistribución de recursos.

Ajustar la duración de una tarea dividida

Para cambiar la duración (duración: periodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario

para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo

hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos) de la tarea

dividida completa (incluidas todas sus partes divididas), especifique una nueva duración en el

campo Duración de la tarea en la vista Diagrama de Gantt. Puede convenirle mover partes de

la tarea dividida después de cambiar la duración.

También puede ajustar la duración de cada parte de una tarea dividida.

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Sitúe el puntero sobre el extremo derecho de cualquier parte de la tarea dividida, hasta que

el cursor cambie a una flecha de expansión.

3. Arrástrelo hacia la izquierda para acortar la duración de la parte, o hacia la derecha para

alargar su duración.

Sugerencia Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra del diagrama

de Gantt hacia otra parte hasta que ambos lados se toquen y se unan.

Modificar el estilo de las barras de Gantt en las tareas divididas

De forma predeterminada, las tareas divididas se representan en la vista Diagrama de Gantt

con líneas de puntos que conectan cada parte dividida. Puede cambiar el aspecto de la división

si se modifica el estilo de la barra de división.

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En la ficha Formato, haga clic en el cuadro en la parte inferior derecha del grupo Estilo de

diagrama de Gantt.

3. En el cuadro de dialogo Estilos de barra, haga clic en Dividir en la columna Nombre de la

tabla.

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4. En la ficha Barras, en Barra central, haga clic en las opciones para la barra de división en las

listas Forma, Trama y Color

Hitos

Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa

para supervisar el progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duración cero se

muestran automáticamente como un hito. También puede marcar como hitos otras tareas de

cualquier duración.

Puede crear hitos en el proyecto para representar tareas externas (tarea externa: tarea que

representa la tarea vinculada en el otro proyecto y constituye un modo sencillo de revisar los

atributos de las tareas vinculadas sin tener que cambiar de proyecto. Una tarea externa solo se

puede cambiar en el proyecto de origen.). Por ejemplo, una de las tareas del proyecto requiere

una aplicación que otra empresa está desarrollando. Puede crear un hito con duración cero en

el proyecto para representar la finalización de esa aplicación.

Crear un hito

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vacía de la

lista.

Si está convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso.

3. Escriba 0 en el campo Duración del hito y, a continuación, presione ENTRAR.

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Cuando escriba una duración cero en una tarea, Project 2016 muestra automáticamente el

símbolo de hito en la sección de gráficos de la vista

Diagrama de Gantt en ese día.

Crear un hito con una duración mayor que cero

Por lo general, los hitos tienen una duración (duración: periodo total de tiempo de trabajo activo

que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo

desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de

recursos) cero; sin embargo, algunos hitos pueden necesitar otra duración. Por ejemplo, si un

proyecto tiene un hito de aprobación al final de una fase (etapa: grupo de tareas relacionadas

que completan el paso principal de un proyecto.) y sabe que el proceso de aprobación tardara

una semana.

1. En el grupo Vistas de tareas de la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vacía de la

lista.

Si está convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso.

3. Seleccione el hito y, en la ficha Tarea, en el grupo Propiedades, haga clic en Información de

tarea.

4. En el cuadro de dialogo Información de tarea, haga clic en la pestaña Opciones avanzadas

y, a continuación, especifique la duración del hito en el cuadro Duración.

5. Active la casilla de verificación Marcar la tarea como hito y, a continuación, haga clic en

Aceptar.

Project 2016 muestra el símbolo de hito en la vista Diagrama de Gantt en el último día de la

tarea.

Calendario de tareas

Las tareas se programan según los periodos laborables del calendario del proyecto. No

obstante, puede personalizar los periodos laborables desde el calendario del proyecto en un

calendario de tareas si tiene tareas que necesitan completarse a distintas horas, especialmente

tareas que son independientes de los recursos. Un calendario de tareas resulta especialmente

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útil para equipamiento que ejecuta y completa tareas en noches o fines de semana, que están

designados como periodos no laborables en el calendario del proyecto.

Ejercicios Propuestos

Ejercicio 01

Ingresar las siguientes tareas en un nuevo archivo Project.

2. Guardar el archivo con el nombre Plan de Trabajo – Implementación del SGCB.

3. Cerrar el archivo Plan de Trabajo – Implementación del SGCB.

Ejercicio 02

1. Abrir el archivo Plan de Trabajo – Implementación del SGCB.

2. Agregar la tarea “Confirmación de Interés” antes de la tarea “Acta de confirmación de interés”

3. Agregar las siguientes tareas después de la tarea “Levantamiento de Requerimientos

funcionales”.

 GAP Análisis

 Aceptación requerimiento de implementación

 "Requerimientos Hardware , Software y Comunicaciones"

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 Informe Técnico de Hardware y Comunicaciones

 Informe Técnico de Software

4 Agregar la tarea “Identificación de Fuentes de Datos” después de tarea “Requerimientos de

datos”.

5. Agregar la tarea “Definir fecha reunión Kick Off” después de la tarea “Revisión de

requerimientos de datos”.

6. Cerrar el archivo Plan de Trabajo – Implementación del SGCB.

7. Cerrar el archivo Plan de Trabajo – Implementación del SGCB.

Ejercicio 03

1. Abrir el archivo Plan de

Trabajo – Implementación del

SGCB.

2. Aplicar sangría a las tareas

del proyecto de tal forma que

queden lo más parecido al

gráfico de la derecha.

3. Guardar el archivo Plan de

Trabajo – Implementación del

SGCB.

4. Cerrar el archivo Plan de

Trabajo – Implementación del

SGCB.

Ejercicio 04

1. Abrir el archivo Plan de Trabajo – Implementación del SGCB.

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2. Definir la duración de las siguientes tareas

Tarea Duración

Aceptación inicial de implementación 4 horas

Preparar presentación 3 horas

Acta de confirmación de interés 1 hora

Definir Roles 1 hora

Definir Responsabilidades 1 hora

GAP Análisis 1 día

Aceptación requerimiento de implementación 1 día

Informe Técnico de Hardware y Comunicaciones 2 horas

Informe Técnico de Software 2 horas

Revisión y Aceptación de Informes Técnicos 2 horas

Aceptación de Convenio de Confidencialidad 2 horas

Identificación de Fuentes de Datos 2 horas

Validar el Análisis de Fuentes de Datos actual 2 horas

Tablas a migrar identificadas 2 horas

Plan de Tratamiento de los datos 4 horas

Revisión de requerimientos de datos 2 horas

Definir fecha reunión Kick Off 0.5 horas

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3. Guardar el archivo Plan de Trabajo – Implementación del SGCB.

4. Cerrar el archivo Plan de Trabajo – Implementación del SGCB.

Ejercicio 05

Crear las precedencias del Proyecto según el gráfico de la derecha:

Ejercicio 06

1. Crear hitos para las siguientes tareas de resumen:

Levantamiento de requerimientos funcionales Requerimientos de datos

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SESIÓN 03.- ADMINISTRAR RECURSOS

Tipo de Recursos

Los recursos son las personas, suministros y equipos que le permiten completar las tareas de

su proyecto. En el proyecto, se pueden definir cuatro tipos de recursos:

 Los recursos de trabajo

 Los recursos materiales

 Recursos genéricos

 Los recursos de costo

Los recursos de trabajo son las personas o equipos que consumen el tiempo cuando se trabaja

en una tarea. Al configurar los recursos de trabajo, se define la cantidad de tiempo que los

recursos tienen que invertir en un proyecto (100 por ciento es a tiempo completo).

Ingresar Recursos

Paso 1: Agregar recursos

Para poder administrar personas y otros recursos, primero debe agregarlos al proyecto. Tenga

en cuenta que agregar personas no es lo mismo que asignarlas a tareas. Esta diferencia es

motivo común de confusión cuando se trabaja con cualquier software de administración de

proyectos.

Un proyecto es temporal y único Es un programa único y no una serie de actividades

continuadas. El diseño de una fábrica de a automóviles es un proyecto porque se trata de una

actividad única. La fabricación de los automóviles, si bien implica numerosos pasos vinculados,

es una serie continuada de actividades y, por lo tanto, no es un proyecto.

Un proyecto tiene un ciclo de vida con un comienzo y un final En el ejemplo anterior, el diseño

de una fábrica de automóviles tiene una fecha de finalización, pero la fabricación de los

automóviles es continua. Cuando finaliza el diseño de la fábrica, termina el proyecto.

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Los proyectos consumen recursos Los recursos, ya sean personas o recursos materiales como

herramientas o textiles, deben administrarse cuidadosamente, especialmente si se comparten

entre varios proyectos.

Un proyecto tiene fondos limitados que se describen en el presupuesto Normalmente, los jefes

de proyecto se ocupan de la rentabilidad general de un proyecto y de si las actividades del

proyecto se encuentran dentro de los costos asignados al mismo.

Agregar personas a un proyecto Primero lo principal: debe agregar personas al proyecto.

Agregar personas al grupo de recursos de empresa Si tiene Project Professional y está

conectado a Project Server, puede agregar personas y otros recursos a la colección de

recursos de toda la organización (o grupo de recursos de empresa). Exportar información de

recursos a Excel o Visio A veces se necesita más que Project para analizar datos de proyectos.

Las capacidades matemáticas y estadísticas sumamente eficaces de Excel pueden ayudarle a

analizar en más detalle y generar informes sobre la información de sus recursos.

Quitar o reemplazar una asignación de recurso Si la persona u otro recurso no son los

adecuados para el trabajo, cambie (o quite) el recurso. Especificar o cambiar la información de

recursos de empresa Una vez que se ha agregado un recurso de empresa a la colección de

recursos de la organización, puede modificar la información del recurso, como tasa de pago,

calendario de trabajo o dirección de correo electrónico.

Asignar Recursos a las tareas

Usted puede asignar recursos a las tareas de la vista Diagrama de Gantt. Haga clic en la vista

Diagrama de Gantt de acceso directo en el borde derecho de la barra de estado o haga clic en

la parte superior del botón Diagrama de Gantt en la vista grupo en la ficha Tarea de la cinta de

opciones para cambiar a la vista Diagrama de Gantt. A continuación, siga estos pasos para

asignar recursos a las tareas:

1. Seleccione la tarea a la que desea asignar un recurso.

Puede hacer clic en la barra de tareas en el diagrama de Gantt, o puede hacer clic en cualquier

columna de la tabla de Gantt.

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2. Haga clic en la pestaña Recursos y, en el grupo de misiones, haga clic en el botón Asignar

recursos para abrir la ventana Asignar recursos (ver Figura 5.14).

Utilice la ventana Asignar recursos para asignar un recurso a la tarea identificada en la parte

superior de la caja.

3. Seleccione el recurso que desea asignar a la lista de nombres de recursos del cuadro de

dialogo Asignar recursos.

Asignar Recursos adicionales a las tareas

Sobreasignaciones

Microsoft Office Project basa el campo Sobreasignación en la cantidad total de trabajo

asignado al recurso y en la capacidad de trabajo, que se basa en la información del calendario

de recursos y en la disponibilidad del recurso (fechas y unidades) que se muestra en el cuadro

de dialogo Información del recurso.

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Recomendaciones Agregue el campo Sobreasignación a la parte de fase temporal de la vista

Uso de recursos para ver cuánto trabajo se ha sobre asignado al recurso en general y a todas

las asignaciones individuales de cada recurso en cada periodo de tiempo.

Ejemplo Supongamos que Juan dice que hay demasiado trabajo para terminar en el tiempo

programado. Para comprobar los detalles y buscar soluciones, agregue el campo Sobre

asignación a la parte de fase temporal de la vista Uso de recursos. Puede ver que Juan está

realmente sobre asignado dos horas diario durante las dos semanas próximas.

Calendario de Recursos

Para cada recurso que especifique, Project crea calendarios de recursos individuales basados

en la configuración del calendario Estándar. Para modificar dichos calendarios, haga clic en

Cambiar tiempo de trabajo, en la ficha General del cuadro de dialogo Información del recurso.

También puede crear y asignar calendarios de recursos para recursos individuales o grupos de

recursos con el fin de indicar horas de trabajo específicas. Por ejemplo, puede asignar un

recurso al turno de tarde o al turno de noche. Puede modificarlos calendarios de recursos para

indicar periodos no laborables, como vacaciones y permisos.

Ejercicios Propuestos

Ejercicio 01

Crear los siguientes recursos de trabajo:

 Jefe de Obra

 Albañil

 Arquitecto

Ejercicio 02

Asignar los recursos a las tareas del Proyecto, según el gráfico de la derecha

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Ejercicio 03

Abrir el archivo Plan de Trabajo – Construcción Auditorio y realizar las siguientes actividades:

Recursos Trabajo

Ingresar los siguientes recursos:

 Eduardo

 Sisco

 Pintores

Asigna al recurso “Pintores” la capacidad máxima: 200% porque son 2.

Asigna al recurso “Sisco” una capacidad máxima: 50% ya que está disponible media jornada.

Ejercicio 04

Ingresar los costos a las siguientes tareas:

Reunir personal de producción, Revisar y escoger materiales $ 1000

Comprar material pintura y rodillo $ 100

Comprar material pizarra $ 800

Pintar paredes $ 200

Dejar secar $ 150

Paredes finalizadas $ 180

Cambiar pizarra $ 150

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SESIÓN 04.- PLANEAMIENTOS DE LOS COSTOS DE LOS RECURSOS Y

TAREAS

Conceptos Básicos

Microsoft Project calcula los costos de recursos en función de la normal y las tasas horas extra,

en los costos por uso (costo por uso: tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en

lugar de, o además de, una variable. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula

cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso se acumula

solo una vez.), en los costos fijos (costo fijo: costo establecido para una tarea que permanece

constante, independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado por un

recurso.) de o en los costos de recursos de costo (recursos de costo: recursos que no

dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duración de una tarea, por ejemplo los

billetes de avión o el alojamiento.) de (por ejemplo, la tarifa aérea o mantenimiento del hogar)

que están asignados a tareas.

Antes de guardar los cambios realizados en la información de un recurso de empresa (recursos

de empresa: recursos que forman parte de la lista completa de recursos de una organización.

Los recursos de empresa se pueden compartir entre proyectos) de costo, el recurso debe estar

abierto para su edición.

Los distintos tipos de costos funcionan de diferentes maneras, dependiendo de si el recurso es

un recurso de trabajo (una persona), un recurso material (recurso material: suministros u otros

elementos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) de (por

ejemplo, cemento) o un recurso de costo (recursos de costo: recursos que no dependen de la

cantidad de trabajo de una tarea o de la duración de una tarea, por ejemplo los billetes de avión

o el alojamiento.) de (por ejemplo, la tarifa aérea o mantenimiento del hogar).

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Especificar costos variables para los recursos de trabajo

Para establecer los costos de los recursos siga estos pasos: Asegúrese que esté en la tabla

Entrada

 Clic en Vista Hoja de Recursos

 Aparecerá la tabla con todos los recursos.

En esta tabla solo se permitirá asignar recursos a quienes sean del Tipo Trabajo.

En el campo Tasa Estándar del primer recurso de trabajo, escriba el costo del recurso.

Este costo debe escribirse sobre unidades de tiempo. Por ejemplo $ 200/día

Si el recurso puede llegar a generar horas extras, asigne en la casilla Tasa de Horas Extras

el valor de las mismas. Por ejemplo: $ 8/hora

Microsoft Project no asigna automáticamente la tasa de horas extras cuando un recurso excede

las 10 horas diarias o las 48 horas semanales.

Si lo hiciera, podría acabar con costos superiores a los reales. Para utilizar la tasa de horas

extra, usted debe especificar el trabajo de horas extras y el trabajo normal para el recurso. Para

asignar el trabajo extra, simplemente inserte una columna llamada Trabajo de Horas Extra.

Especificar costos fijos para los recursos de trabajo

En la Vista ficha, en el de Vistas de recursos grupo, haga clic en Hoja de recursos.

En la Datos del grupo, haga clic en la flecha que aparece en Tablas y, a continuación,

seleccione Entrada.

En el de Costo/Uso campo, escriba un valor de costo.

Si este campo no está visible, haga clic en TAB para mover a ella.

Puede especificar más de un costo por uso para cada recurso reflejar la velocidad de

combinación de esquemas:

Seleccione el recurso, con el botón secundario para seleccionar Información y por la

Información del recurso en el cuadro de diálogo, haga clic en el Costos ficha.

En la Las tablas de tasas de costo, haga clic en el Un valor (predeterminado) ficha.

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En la Fecha efectiva columna, introduzca la fecha cuando el cambio de tasa surta efecto.

En la columna Costo por uso, el uso por cada tipo de coste.

Para especificar el costo por uso que se produce en otra fecha, en las filas adicionales de las

tablas de tasas de costo, escriba o seleccione el nuevo costo por uso y de la nueva fecha.

Para especificar grupos de costos adicionales para el mismo recurso, haga clic en la L ficha y,

a continuación, repita los pasos 3 a 5.

Sugerencia El Acumulación de costos de valor no es específico para cualquier tabla de tasas

de costo, ya que es una propiedad de recurso.

Proyecto podrá calcular los totales de costos cuando los recursos basados en tasas, los

recursos que tienen los costos por uso y los recursos de costo asignados a tareas.

Establecer los costos para los recursos de material

En la Vista ficha, en el de Vistas de recursos grupo, haga clic en Hoja de recursos.

En la Datos del grupo, haga clic en la flecha que aparece en Tablas y, a continuación,

seleccione Entrada.

En Nombre de recurso, seleccione un recurso material o escriba un nombre de recurso material

nuevo.

Si se trata de un recurso material nuevo, haga lo siguiente:

Seleccione Material en el campo Tipo.

Escriba un nombre de la unidad de medida en la Material campo, por ejemplo, encendido (para

litros), Cu. m (para metros cúbicos), o CU (para cada uno).

En el de Tasa estándar campo, escriba una tasa.

Si este campo no está visible, haga clic en TAB para mover a ella.

Puede especificar más de una tasa por recurso material:

Haga clic con el botón secundario para seleccionar Información para ver la Información del

recurso en el cuadro de diálogo, haga clic en el Costos ficha.

En Las tablas de tasas de costo, haga clic en la ficha A (predeterminado).

En la columna Tasa estándar, escriba una tasa.

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En la siguiente fila, escriba un valor o cambio porcentual de la tasa anterior en Tasa estándar

columna. Por ejemplo, escriba + 10 % para indicar que la tasa ha aumentado el 10% de la tasa

anterior.

En la columna Fecha efectiva, introduzca la fecha cuando el cambio de tasa surta efecto.

Para introducir grupos de tasas adicionales, repita los pasos 3 a 5.

Notas

 Especifique tasas para recursos materiales si desea que Microsoft Project calcule los

costos de recursos materiales basados en tasas para recursos materiales. Por ejemplo,

para asignar a una tarea a un recurso material cemento con el nombre que tiene un

precio de venta de 100 euros por tonelada, en el Tipo campo que se seleccione el tipo

de recurso de Material y, a continuación, escriba o seleccione el nombre de recurso

Cemento , la etiqueta de Tonelada y la tasa estándar de $ 100 .

 Introducir varias tasas para un recurso material si trabaja con varios grados de material,

o si necesita incorporar los cambios de tasas de material en fechas determinadas. Por

ejemplo, puede utilizar la Tabla de tasas de costo fichas para introducir tasas para

diferentes calidades de moqueta y para incluir los aumentos de costos o descuentos

que espera en momentos específicos durante el proyecto.

Establecer varios costos para un recurso

Recomendaciones Es posible establecer diferentes tablas de tasas de costo para un recurso

con el fin de proporcionar diferentes tasas de costo para cada tipo de asignación. Agregue el

campo Tabla de tasas de costo a la vista Uso de recursos cuando desee ver el campo Tabla de

tasas de costo correspondiente a las asignaciones individuales de un recurso.

Ejemplos Supongamos que está revisando y modificando las tablas de tasas de costo de las

asignaciones. Agregue el campo de recursos Tabla de tasas de costo a la vista Uso de

recursos. No aparecerá ninguna información en el campo Tabla de tasas de costo próximo a

los nombres de los recursos. Sin embargo, las tablas de tasas de costo de sus asignaciones

aparecerán en los campos de asignación Tabla de tasas de costo bajo el nombre de cada

recurso.

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Notas Para establecer las tablas de tasas de costo, en la vista Hoja de recursos, seleccione el

recurso y, después, haga clic en Información del recurso

Haga clic en la pestaña Costos. La ficha A (Predeterminado) muestra la fecha efectiva, la tasa

estándar, la tasa de horas extra y el costo por uso (costo por uso: tarifa fija por el uso de un

recurso que se puede aplicar en lugar de, o además de, una variable. Para los recursos de

trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos

materiales, el costo por uso se acumula solo una vez) del recurso. Si desea indicar otras tablas

de tasas de costo para costos especiales del recurso, haga clic en las pestanas B, C, D o E y

escriba la información de costo.

Establecer la acumulación de costos

Con Microsoft Project 2016 puede controlar cuándo se acumulan los costos de tareas y sus

asignaciones. Esta opción puede reemplazar la generación automática de los costos asociados

con el uso de recursos (que son la forma de prorrateo de valor predeterminado) y el lugar de

realización al principio o al final de la tarea de costos. Esto se puede utilizar para la alineación

cuando se desarrollan los costos por sistemas de facturación y puede ayudarle a administrar el

flujo de efectivo en el proyecto. Puede definir el de costo de costos del de y para las tareas.

Cambiar cómo se acumulan los costos de recursos

 En la ficha Vista, haga clic en Hoja de recursos.

 En el campo Nombre del recurso, haga clic en un recurso.

 Haga clic con el botón secundario para seleccionar Información y haga clic en la ficha

Costos.

 En Acumulación de costos, seleccione el método de acumulación que desee.

Precaución: Recomendamos que ponga el valor de la acumulación de costos de recursos

cuando se crea un recurso y no modifique. Los cambios pueden mover los costos planeados y

reales y se podrían cambiar los costos reales

Nota: Costo por uso de recursos se contrae al comienzo o fin de una asignación, no mediante

el método de acumulación prorrateado.

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Sugerencia: Para evitar errores al cambiar un valor de acumulación establecido

incorrectamente cree y asigne un recurso nuevo y transfiera los costos restantes del antiguo al

nuevo recurso.

Cambiar el método de acumulación de costos fijos para nuevas tareas

 Haga clic en la pestaña Archivo.

 En la Vista de Microsoft Office Backstage, debajo de Ayuda, haga clic en Opciones.

 La página Opciones de proyecto aparecerá. Haga Clic en Programación.

 En la Opciones de los cálculos para este proyecto, en la lista Acumulación de costos

fijos de forma predeterminada, seleccione el método de acumulación que desee aplicar

a todas las tareas nuevas en este proyecto.

Nota: Si va a aplicar este método de acumulación para todos los proyectos futuros, en el campo

Opciones de los cálculos para este proyecto, seleccione Todos los proyectos nuevos.

Cambiar el método de acumulación de costo fijo para las tareas existentes

1. En la ficha Vista, haga clic en Otras vistas. .

2. En la lista, seleccione Más vistas, a continuación, en el cuadro de diálogo de Más

vistas, seleccione Hoja de tareas y, a continuación, haga clic en Aplicar.

3. En el grupo Datos, haga clic en la flecha que aparece en Tablas y, a continuación,

haga clic en Costo.

4. En el campo Acumulación de costos fijos, seleccione de la lista el método de

acumulación que desee aplicar a cada tarea.

Planeamiento de costos fijos de tareas

Los costos fijos se asignan a una tarea y son útiles para la planificación y captura del costo de

tarea que se producen también en los que se derivan de los recursos asignados. Los costos

fijos se aplican a una tarea y no a un recurso.

1. En la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt.

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2. En el grupo Datos, haga clic en la flecha hacia abajo en Tablas y a continuación,

seleccione Costo.

3. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea para la que desea establecer un

costo fijo.

4. En el campo Costo fijo, escriba un valor de costo.

También puede introducir los costos fijos de todo el proyecto, que puede hacer si está

interesado únicamente en los costos generales de proyecto (y no en los costos de tareas), o si

desea agregar costos indirectos del proyecto (por ejemplo, el costo de utilidades).

En la ficha Formato, seleccione Tarea de resumen del proyecto.

En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea de resumen del proyecto

En el campo Costo fijo, escriba un costo para el proyecto.

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SESIÓN 05.- AFINAMIENTO DE LAS TAREAS

Cambio de tipo de tarea

La fórmula del calendario está compuesta de tres variables:

1. Unidades: El porcentaje de tiempo requerido por un recurso o recursos para

completar la tarea.

2. Duración: El número de días de trabajo requeridos para completar la tarea

3. Trabajo: El esfuerzo requerido para completar la tarea

La fórmula es: Duración = Trabajo / Unidades

Vamos a comprobarlo, cuando inicialmente asignas un recurso a una tarea, esta es la fórmula

que es utilizada, Ejemplo:

Creamos una tarea que tiene 5 días en duración

Ahora asignamos un recurso a esta tarea

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Tan pronto como asignamos el recurso a la tarea, el trabajo cambia a 40 horas; fue calculado

de la siguiente manera:

 Unidades x Duración = Trabajo

 100% x ( 5 x 8 horas diarias según calendario estándar ) = 40

 100% x 40 = 40 horas

Usando matemáticas simples, podemos re-escribir nuestra ecuación para cada una de las

diferentes variables, dando como resultado tres diferentes maneras de ver la fórmula del

calendario:

 Unidades x Duración = Trabajo

 Trabajo / Duración = Unidades

 Trabajo / Unidades = Duración

Ahora analicemos el funcionamiento de Microsoft Project

Lo primero que tenemos que hacer es introducir el tipo de tarea en el campo “Tipo”.

Por defecto esta como “unidades fijas” fixed units, pero existen tres tipos de tareas

1. Duración Fija

2. Unidades Fijas

3. Trabajo Fijo

Veamos cómo se calcula la DURACION, para esto dejaremos el tipo de tarea como unidades

fijas y cambiaremos el trabajo a 80 horas, lo cual de forma automática cambia la duración a 10

días.

La duración de 10 días fue calculada de la siguiente manera:

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Trabajo / Unidades = Duración

80 / 100% = 80

80 / 100% = ( 80 / 8 )

80 / 100% = 10 días

Si este comportamiento quisiéramos esquematizarlo en una pequeña tablita se vería de la

siguiente manera:

Pasemos a observar cómo se calcula el TRABAJO, partiendo de nuestro escenario inicial

Dejaremos el tipo de tarea como unidades fijas e ingresaremos 10 días de duración

Así es como el trabajo fue calculado:

Unidades x Duración = Trabajo

100% * 10 días = 80

100% * 10 días = ( 10 * 8 )

100% * 10 días = 80 Horas Trabajo

Sigamos ahora con el análisis del cálculo de las UNIDADES, partiendo del escenario inicial

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Cambiamos el tipo de tarea a Duración Fija e ingresamos 20 horas de trabajo

Las unidades fueron calculadas de la siguiente manera

Trabajo / Duración = Unidades

20 / 5 días = 50%

20 / 5 días = 20 / (8 * 5)

20 / 5 días = 20 / 40

20 / 5 días = 0.5

En resumen

Existen tres diferentes tipos de tareas:

1. Unidades Fijas

2. Trabajo Fijo

3. Duración Fija

Hay tres diferentes variables en la fórmula de calendario:

1. Unidades

2. Trabajo

3. Duración

La combinación del tipo de tarea configurada y la variable de la formula modificada, determinan

como Microsoft Project se comporta.

La siguiente matriz puede ayudar a comprender como se comporta Microsoft Project

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Interrupción del trabajo en una tarea

Si tiene que interrumpir el trabajo en una, puede la tarea de tal forma que una parte de ella

comience después en la programación.

Cuando se mueven tareas divididas, puede optar por mover únicamente una parte de la tarea

dividida o mover toda la tarea dividida, con sus intervalos.

Dividir una tarea

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el grupo Programación de la ficha Tarea, haga clic en Dividir tarea.

3. En la barra de Gantt de la tarea, haga clic en el área de la barra sobre la fecha donde desea

que tenga lugar la división, y arrastre la segunda parte de la barra hacia la fecha en la que

desea que comience de nuevo el trabajo.

Notas

Puede dividir una tarea varias veces.

Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra de

Gantt de forma que toque otra parte.

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Si identifica el tiempo de descanso en un calendario para indicar una división, este tiempo de

descanso no aparecerá como una tarea dividida en la vista Diagrama de Gantt.

Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no está seguro del motivo, es posible

que el proyecto se haya redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. En la

ficha Recurso, en el menú Herramientas, en el grupo Nivel, haga clic en Opciones de

redistribución. En el cuadro de dialogo Redistribuir recursos, active la casilla de verificación La

redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como

resultado de la redistribución, o bien desactive la casilla de verificación para impedir las

divisiones durante la redistribución de recursos.

Mover una parte de una tarea dividida

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Sitúe el puntero en cualquier parte de la tarea dividida que no sea la primera parte. El cursor

cambia a una flecha de cuatro puntas.

3. Arrastre la barra de tareas hacia la izquierda para que la parte comience antes o a la

derecha para que comience después.

Notas

Si arrastra la primera parte de una tarea dividida, se mueve la tarea completa.

Si arrastra una parte de una tarea dividida y la coloca directamente junto a la parte siguiente,

se incorporara a la otra parte de la tarea dividida.

Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no está seguro del motivo, es posible

que el proyecto se haya redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. En la

ficha Recurso, en el menú Herramientas, en el grupo Nivel, haga clic en Opciones de

redistribución. En el cuadro de dialogo Redistribuir recursos, active la casilla de verificación La

redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como

resultado de la redistribución, o bien desactive la casilla de verificación para impedir las

divisiones durante la redistribución de recursos.

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Mover todas las partes de una tarea dividida

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Sitúe el puntero sobre la primera parte de la tarea dividida. El cursor cambia a una flecha de

cuatro puntas.

3. Arrastre la barra de tareas a la izquierda para que la tarea comience antes, o a la derecha

para que comience después.

Notas

Si arrastra cualquier parte de una tarea dividida que no sea la primera parte, moverá solo esa

parte de la tarea en lugar de la tarea completa.

También puede modificar la fecha de comienzo o de finalización para moverla tarea completa y

sus partes relacionadas.

Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no está seguro del motivo, es posible

que el proyecto se haya redistribuido mientras se permitía que tuviera lugar la división. En la

ficha Recurso, en el menú Herramientas, en el grupo Nivel, haga clic en Opciones de

redistribución. En el cuadro de dialogo Redistribuir recursos, active la casilla de verificación La

redistribución puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como

resultado de la redistribución, o bien desactive la casilla de verificación para impedir las

divisiones durante la redistribución de recursos.

Ajustar la duración de una tarea dividida

Para cambiar la duración (duración: periodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario

para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo

hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) de la tarea

dividida completa (incluidas todas sus partes divididas), especifique una nueva duración en el

campo Duración de la tarea en la vista Diagrama de Gantt. Puede convenirle mover partes de

la tarea dividida después de cambiar la duración.

También puede ajustar la duración de cada parte de una tarea dividida.

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

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2. Sitúe el puntero sobre el extremo derecho de cualquier parte de la tarea dividida, hasta que

el cursor cambie a una flecha de expansión.

3. Arrástrelo hacia la izquierda para acortar la duración de la parte, o hacia la derecha para

alargar su duración.

Sugerencia Para quitar una división en una tarea, arrastre una parte de la barra del diagrama

de Gantt hacia otra parte hasta que ambos lados se toquen y se unan.

Modificar el estilo de las barras de Gantt en las tareas divididas

De forma predeterminada, las tareas divididas se representan en la vista Diagrama de Gantt

con líneas de puntos que conectan cada parte dividida. Puede cambiar el aspecto de la división

si se modifica el estilo de la barra de división.

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En la ficha Formato, haga clic en el cuadro en la parte inferior derecha del grupo Estilo de

diagrama de Gantt.

3. En el cuadro de dialogo Estilos de barra, haga clic en Dividir en la columna Nombre de la

tabla.

4. En la ficha Barras, en Barra central, haga clic en las opciones para la barra de división en las

listas Forma, Trama y Color

Configuración de una tarea repetitiva

Si la tarea se repite en ciertos intervalos, escríbala como una tarea repetitiva (tarea repetitiva:

tarea que se produce repetidamente durante el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, podría

definir la reunión semanal sobre el estado del proyecto como una tarea repetitiva.). Si no se

repite en determinados intervalos, escríbala como una tarea regular cada vez que se lleva a

cabo.

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

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2. Seleccione la fila debajo de donde desea observar la tarea repetitiva.

3. En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte inferior del botón Tarea y, a

continuación, haga clic en Tarea repetitiva.

4. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea.

5. En el cuadro Duración, escriba la duración de una única repetición de la tarea.

6. En la sección Frecuencia, haga clic en Diariamente, Semanalmente,

Mensualmente o Anualmente.

7. Seleccione la casilla junto a cada día de la semana en que debe repetirse la tarea.

8. En el cuadro Iniciar, escriba la fecha de inicio y realice uno de los siguientes procedimientos:

Seleccione Finalizar después de y, luego, escriba la cantidad de repeticiones de la tarea.

Seleccione Finalizar el y, luego, escriba la fecha en que desea que finalice la tarea repetitiva.

Nota Si no escribe una fecha en el cuadro Iniciar, Project usa la fecha de inicio del proyecto.

9. En la sección Calendario para programar esta tarea, seleccione un calendario de recursos de

la lista Calendario para aplicar a la tarea. Si no desea aplicar un calendario, seleccione

Ninguno.

Sugerencia Si desea aplicar un calendario, pero no desea usar dicho calendario para la

programación de la tarea, active la casilla La programación omite los calendarios de recursos.

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Cuando inserta una tarea repetitiva, los identificadores de la tarea se vuelven a numerar

automáticamente y se observa un indicador (indicadores: pequeños iconos que representan

información de una tarea o un recurso y que se muestra en el campo Indicadores. El campo

Indicadores está situado a la derecha del campo Identificador y aparece en diversas tablas.) de

tarea repetitiva en la columna Indicadores .

Si asigna recursos a una tarea de resumen repetitiva escribiendo los nombres del recurso en el

campo Nombres del recurso, el recurso se asignara al trabajo total de la tarea repetitiva y no a

las tareas repetitivas individuales cada vez que se repiten.

Configuración de delimitación de tareas

Una vez creada y esquematizada la lista de tareas, es el momento de ver cómo se relacionan

las tareas entre sí y con fechas concretas. Existen muchos tipos de relaciones entre tareas, por

ejemplo, vínculos que muestran el inicio de una tarea al finalizar otra. Estos vínculos se

denominan dependencias entre tareas. Microsoft Project determina automáticamente las fechas

de comienzo y fin de las tareas que dependen de otras tareas. Existen también diferentes tipos

de delimitaciones que pueden asociar la fecha de comienzo o de fin de una tarea a una fecha

específica.

La ventaja de las dependencias o tareas "vinculadas" es que cada vez que una tarea cambia,

las tareas vinculadas se reprograman automáticamente. Puede definir programaciones de

tareas utilizando delimitaciones, superposición o retraso de tareas, y división de tareas cuando

se interrumpe temporalmente el trabajo.

En el Diagrama de Gantt las dependencias se representan con líneas entre las barras de

representación de cada tarea.

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Crear una dependencia entre tareas en un proyecto

Las tareas a menudo suceden en secuencia lineal: por ejemplo, se preparan las paredes, se

pintan y después se decoran. Sin embargo, puede haber excepciones en todos los proyectos.

Por ejemplo, cuando una persona prepara las paredes para pintarlas, otra persona puede

comprar los cuadros que desea colgar. Para crear una secuencia, se vinculan las tareas

dependientes entre sí y se indica a Microsoft Project en qué consiste esa dependencia.

Las dependencias entre tareas definen la naturaleza de la relación entre las dos tareas

vinculadas. Las tareas se vinculan definiendo una dependencia entre sus fechas de comienzo y

de fin. Por ejemplo, la tarea "Contactar servicios de abastecimiento" debe concluir antes del

comienzo de la tarea "Decidir menús".

Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas en Microsoft Project:

Dependencia entre Descripción

tareas

Fin a comienzo (FC) La tarea (B) no puede comenzar hasta

que finalice la tarea (A).

Comienzo a La tarea (B) no puede comenzar hasta

comienzo (CC) que comience la tarea (A).

Fin a fin (FF) La tarea (B) no puede finalizar hasta que

finalice la tarea (A).

Comienzo a fin (CF) La tarea (B) no puede finalizar hasta que

comience la tarea (A).

Para establecer relaciones entre tareas, utilice dependencias entre tareas. Primero, seleccione

las tareas relacionadas, vincúlelas y, a continuación, cambie el tipo de dependencia, si es

necesario. La tarea cuyo comienzo o fin depende de otra tarea es la sucesora. La tarea de la

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que depende la sucesora es la predecesora. Por ejemplo, si vincula "Colgar el reloj" a "Pintar la

pared", entonces "Colgar el reloj" es la sucesora y "Pintar la pared" la predecesora.

Una vez vinculadas las tareas, los cambios realizados en las fechas de la predecesora

afectarán a las fechas de la sucesora. De forma predeterminada, Microsoft Project crea una

dependencia de tarea de fin a comienzo. Puesto que una dependencia de fin a comienzo no

funciona en todas las situaciones, puede cambiar el vínculo entre tareas a comienzo a

comienzo, fin a fin o comienzo a fin para modelar el proyecto de forma realista.

En la ficha Tarea, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o más tareas que desee vincular.

3. Haga clic en Vincular tareas

De forma predeterminada, Microsoft Project crea un vínculo de tarea del tipo de fin a comienzo.

Puede cambiar este vínculo por un vínculo de comienzo a comienzo, de fin a fin o de fin a

comienzo.

Para cambiar el vínculo entre tareas, haga doble clic en la línea de vínculo entre las tareas que

desee cambiar en el Diagrama de Gantt.

Aparecerá el cuadro de diálogo Dependencia entre tareas. Si aparece el cuadro de diálogo

Estilos de barra, probablemente se deba a que no ha hecho clic exactamente en la línea de

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tarea y tendrá que cerrar el cuadro de diálogo y hacer clic de nuevo en dicha línea.

Otra forma es desde el cuadro de Información de tarea:

1. En la ficha Tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Seleccione de la lista de tareas la Tarea Sucesora

3. Haga doble clic en la tarea sucesora

4. Seleccione la ficha de Predecesoras

5. Para cada tarea predecesora ajuste el tipo de la dependencia

6. Haga clic en Aceptar

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Nota: Si desea desvincular tareas, selecciónelas en el campo Nombre de tarea y haga clic en

Desvincular tareas . Las tareas se volverán a programar en función de los vínculos con otras

tareas o de las delimitaciones.

Establecer tiempo de adelanto o de posposición entre tareas

A veces, un vínculo de tarea no basta para mostrar con precisión la relación entre tareas. Para

mostrar que las tareas se superponen, establezca el tiempo de adelanto. Para mostrar un

retraso entre tareas, establezca el tiempo de posposición.

El tiempo de adelanto especifica superposición entre tareas que tienen una dependencia. Por

ejemplo, si una tarea puede comenzar cuando su predecesora está a medio finalizar, se puede

especificar una dependencia de fin a comienzo con un tiempo de adelanto de un 50 por ciento

para la tarea sucesora. El tiempo de adelanto se especifica como un valor de posposición

negativo.

En una dependencia Fin a Comienzo con adelanto de -1d la segunda tarea se adelanta al

término de la primera

El tiempo de posposición específica retraso entre tareas que tienen una dependencia. Por

ejemplo, si se necesita un retraso de dos días entre el fin de una tarea y el comienzo de otra,

se puede establecer una dependencia de fin a comienzo y especificar un tiempo de

posposición de dos días. El tiempo de posposición se especifica como un valor positivo.

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En una dependencia Fin a Comienzo con retraso de 1d la segunda tarea se pospone al término

de la primera

En Microsoft Project, retrase tareas agregando tiempo de posposición a

la tarea predecesora, y superponga tareas especificando tiempo de

adelanto. También puede escribir el tiempo de adelanto o de posposición

en forma de porcentaje de la tarea.

1. En la ficha Tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea para la que desea establecer un tiempo

de adelanto o de posposición, y haga clic en Información

3. Haga clic en la ficha Predecesoras.

4. En el campo Pos, escriba el adelanto o la posposición que desee como duración o

porcentaje de la duración de la tarea predecesora.

Escriba el adelanto en forma de número negativo (por ejemplo, -1d para indicar un día de

adelanto) o en forma de porcentaje.

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Escriba la posposición con un número positivo o con un porcentaje.

5. Haga clic en Aceptar.

Sugerencia: Puede agregar rápidamente un período de tiempo de posposición o de adelanto a

la tarea sucesora haciendo doble clic en la línea de vínculo del diagrama de Gantt y

escribiendo la cantidad de tiempo correspondiente a la posposición o al adelanto en el cuadro

de diálogo Dependencia entre tareas.

Asignar una fecha límite para una tarea

Cuando desea realizar el seguimiento de la fecha límite de una tarea específica pero no desea

bloquear la programación estableciendo una delimitación inflexible, puede fijar una fecha límite

para la tarea. Microsoft Project sigue actualizando la programación según sea necesario,

realiza un seguimiento de las fechas límite y muestra un indicador si una tarea finaliza después

de su fecha límite.

La definición de una fecha límite no afecta a la programación de las tareas. Es solamente una

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forma de que Microsoft Project le informe de que una tarea finalizará después de su fecha

límite. Así tendrá la posibilidad de ajustar la programación para cumplir dicha fecha.

1. En la ficha Tarea, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee establecer una

fecha límite.

3. Haga clic en Información de la tarea

4. Seleccione la ficha Avanzado.

5. En Delimitar tarea seleccione el tipo de delimitación

6. Escriba o seleccione la fecha límite en el cuadro Fecha límite

7. Haga clic en Aceptar.

Establecer una fecha de comienzo o fin específica para una tarea

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Se pueden programar las tareas más eficazmente especificando sus duraciones, creando

dependencias entre ellas y dejando que Microsoft Project calcule automáticamente las fechas

de comienzo y fin. No obstante, se puede establecer una fecha de comienzo o fin específica

para una tarea si fuera necesario.

Las delimitaciones que asocian tareas a fechas específicas se denominan delimitaciones

inflexibles; las delimitaciones más inflexibles son las fechas de comienzo o fin específicas.

Dado que Microsoft Project tiene en cuenta las delimitaciones al calcular la programación,

utilice estas delimitaciones inflexibles sólo cuando las tareas deban comenzar o finalizar en una

fecha concreta.

1. En la ficha Tarea, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la tarea para la que desee establecer una fecha

de comienzo o fin.

3. Haga clic en Información.

4. Seleccione la ficha Avanzado.

5. En el cuadro Tipo de delimitación, haga clic en un tipo de delimitación.

6. Escriba o seleccione una fecha en el cuadro Fecha de delimitación.

7. Haga clic en Aceptar.

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Nota: Si selecciona una fecha de comienzo para una tarea en el campo Comienzo del

Diagrama de Gantt o arrastra una barra de Gantt para cambiar la fecha de comienzo, Microsoft

Project establece una delimitación No comenzar antes del (NCAD) basada en la nueva fecha

de comienzo. Si selecciona una fecha de fin para una tarea, Microsoft Project asigna

automáticamente una delimitación No finalizar antes del (NFAD).

Delimitación inflexible

Una delimitación inflexible es aquella que no es flexible porque vincula una tarea a una fecha.

Las delimitaciones inflexibles son:

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- Debe finalizar el (para todos los proyectos).

- Debe comenzar el (para todos los proyectos).

- No finalizar antes del (se considera inflexible para proyectos programados a partir de la fecha

de fin).

- No finalizar después del (se considera inflexible para proyectos programados a partir de la

fecha de comienzo).

- No comenzar antes del (se considera inflexible para proyectos programados a partir de la

fecha de fin).

- No comenzar después del (se considera inflexible para proyectos programados a partir de la

fecha de comienzo).

MANEJO DEL CAMINO CRÍTICO

Conceptos básicos

La ruta crítica es un conjunto de (o a veces una sola tarea) que controla las fechas de

comienzo y fin calculadas para el proyecto. Al concluir la última tarea de la ruta crítica, concluye

también el proyecto.

Las tareas que componen la ruta crítica suelen estar interrelacionadas. Es probable que haya

muchas de estas redes de tareas en todo el del proyecto.

De manera predeterminada, Microsoft Office Project sólo muestra una única ruta crítica

general, que es la única que controla la fecha de fin del proyecto. Puede definir el plan de

forma que se incluya también una ruta crítica adicional para cada red independiente o para

cada conjunto de tareas. Esto puede resultar útil para realizar un seguimiento de cada uno de

los de un proyecto principal o de o de un proyecto dividido en varias fases.

Si conoce y controla la ruta crítica del proyecto, así como asignados a cada , será capaz de

identificar las tareas que pueden afectar a la fecha de fin del proyecto y, de este modo, saber si

el proyecto terminará en la fecha prevista.

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Si es importante que el proyecto termine en la fecha prevista, preste especial atención a las

tareas de la ruta crítica y a los recursos asignados a esas tareas. De estos elementos

dependerá que el proyecto termine puntualmente.

Tenga en cuenta que la ruta crítica puede pasar de estar formada por una serie de tareas a

estar formada por otras tareas conforme avance la programación del proyecto. La ruta crítica

puede cambiar cuando finalicen las tareas críticas o cuando se retrasen las tareas de otro

conjunto. Inmediatamente, se creará una nueva ruta crítica con el conjunto de tareas que debe

vigilar de cerca para garantizar la finalización del proyecto en la fecha prevista o antes de esta

fecha.

Calcular la ruta critica

Para asegurarse de que los ajustes realizados en el plan del proyecto no afectan

negativamente a la ruta crítica, puede revisar la ruta crítica y las tareas críticas de varias

formas.

Mostrar la ruta crítica En el menú Ver, haga clic en Más vistas, en Gantt detallado y luego

de todas las tareas en Aplicar.

Mostrar sólo las En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt y luego haga clic en

tareas críticas Tareas críticas en la lista Filtro .

Para volver a mostrar todas las tareas, haga clic en Todas las tareas

en la lista Filtro.

También puede colocar en el mismo grupo todas las tareas críticas. En

el menú Proyecto, elija Agrupar por y, a continuación, haga clic en

Tareas críticas.

Mostrar la ruta crítica En el menú Ver, haga clic en Diagrama de Gantt y luego en Asistente

mediante el
para diagramas de Gantt en la barra de herramientas Formato.

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Asistente para Siga las instrucciones del asistente para aplicar formato a la ruta

diagramas de Gantt crítica.

De manera predeterminada, las barras y las líneas de vínculo de las

tareas críticas se muestran en rojo en el diagrama de Gantt. Este

cambio de formato reemplaza todos los cambios previamente

efectuados en los estilos de las barras o en las distintas barras.

Tenga en cuenta que este formato de las tareas críticas sólo se aplica

a la vista actual Diagrama de Gantt del archivo actual. Si desea usar el

mismo formato en otro archivo, puede utilizar el Organizador (menú

Herramientas) para copiar diagramas de Gantt con formato en otros

archivos.

Mostrar varias rutas En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, luego en la ficha

críticas en un solo Calcular y, a continuación, active la casilla de verificación Calcular

proyecto varias rutas críticas.

Mostrar la ruta crítica IMPORTANTE Este procedimiento sólo funciona en un proyecto

general en varios consolidado. Si no tiene un proyecto consolidado, primero debe crear

proyectos uno.

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, luego en la ficha

Cálculo y, a continuación, active la casilla de verificación Calcular los

proyectos insertados como tareas de resumen.

Ésta es una configuración que se aplica a cada proyecto. Todos los

proyectos insertados en este proyecto se calcularán como tareas de

resumen.

Ejercicios Propuestos

Ejercicio 01

1. Abrir el proyecto Plan de Trabajo – Auditorio

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2. Agregar la tarea repetitiva “Reunión del Personal” con las siguientes características:

Duración: 2 horas

Repetición: Cada Viernes

Terminar después de 2 veces

Comienzo: 30 de Enero

Asignar los recursos Eduardo y Sisco a la tarea repetitiva “Reunión del Personal”

Ejercicio 02

Realizar las siguientes operaciones:

Agregar la tarea Instalar Estanterías con una duración de 9 horas y asignarla al Recurso

Eduardo.

Vincular las tareas cambiar Pizarra e instalar Estantería. Hacer que ambas tareas comiencen

en paralelo.

Quitar la relación anterior.

Instalar las estanterías, puede comenzar antes que finalice la instalación de la pizarra. El

tiempo de adelanto es de 50%

Ejercicio 03

Realizar las siguientes operaciones:

Añadir la tarea Tirar Pizarra con una duración de 2 horas y asignarla al recurso Eduardo.

La tarea Tirar Pizarra e Instalar Estantería comienzan en paralelo.

Quitar la relación anterior.

La tarea Tirar Pizarra puede comenzar antes que finalice Instalar Estanterías. El tiempo de

adelanto es de 25%.

Ejercicio 04

Realizar las siguientes operaciones:

Añade la tarea resumen: Cursos a empresas. Esta tarea se encuentra al mismo nivel que las

tareas de resumen Ejecutar y Preparar Material. Vincular con la tarea de resumen anterior.

Añade la tarea: Iniciar curso de Word programado a empresa con un duración de 5 horas

asignado al recurso Eduardo.

La tarea Iniciar curso de Word programado a empresa es una sub tarea de Cursos a Empresas.

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Esta tarea no debe comenzar después del 10/02/12

Ejercicio 05

Realizar las siguientes operaciones:

Añade la tarea Curso de Excel empresas con una duración de 10 horas y asignada al recurso

Eduardo.

Escoge como predecesora la tarea Curso de Word programado a empresa.

La tarea no debe finalizar después del 15/02/12

Ejercicio 06

1. La tarea Inicia curso de Word será interrumpida por tres días a partir de 09/02

2. Guardar los cambios realizados

Ejercicio 07

1. Sobre la tarea 7: (Pintar paredes) pulsar en Información de la tarea y escoge de la lista:

Duración fija.

Observa en la lista, cómo al cambiar el trabajo, no cambia la duración.

Project deberá cambiar la cantidad de recursos asignado a esta tarea

Si cambia el recurso de los pintores al 50 %, Project cambiará el trabajo, no la duración.

Ejercicio 08

1. Crear la ruta crítica del proyecto.

2. Guardar el proyecto con el nombre Ruta Crítica – Plan de Trabajo – Auditorio

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SESION 06: SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Establecer una línea base

Para definir la línea de base solo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de

Gantt, haga clic en Tareas seleccionadas.

En Resumir líneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los datos de línea de

base:

En Todas las tareas de Resumen, active esta casilla si desea que los datos de línea de base

actualizados de las tareas seleccionadas se resuman en las tareas de resumen

correspondientes. De lo contrario, los datos de línea de base de las tareas de resumen puede

que no reflejen exactamente los datos de línea de base de las sub tareas.

De sub tareas a tareas de resumen seleccionadas Active esta casilla si desea que los datos de

línea de base de las tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar las sub tareas

eliminadas y las tareas agregadas para las que previamente ha guardado valores de línea de

base.

Nota Si ha seleccionado tanto las sub tareas como sus tareas de resumen, active ambas

casillas.

Introducir el porcentaje completado

¿Cómo afecta al valor acumulado el % completado frente al % físico completado?

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Puede especificar si Project debe utilizar el valor de porcentaje completado (porcentaje

completado: campo que se utiliza para especificar o mostrar la cantidad que se ha completado

de una tarea. Este valor se expresa como porcentaje de la duración de la tarea que se ha

completado) o el valor de porcentaje completado físico de cada tarea en los cálculos de valor

acumulado relacionados con el CPTR (recuerde que los demás valores se calculan tomando el

valor de CPTR como referencia, así que su decisión afectara a todo el análisis de valor

acumulado).

Puede introducir directamente el porcentaje completado o hacer que Project lo calcule,

dependiendo de la forma en que se realice el seguimiento del trabajo real.

El porcentaje completado físico siempre es introducido por el usuario.

Utilice el porcentaje completado físico cuando el porcentaje completo no ofrece una medida

precisa del trabajo realmente realizado o del trabajo restante.

A continuación, un ejemplo sencillo de la discrepancia que puede haber entre ambos valores:

un proyecto de construcción de un muro de piedra compuesto por100 piedras apiladas en

columnas de 5 filas. La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos, pero para

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colocar la segunda se tardaran 25 minutos porque hay que levantar las piedras hasta la altura

de la segunda fila, con lo que se tarda un poco más. En colocar la tercera fila se tardaran 30

minutos, 35 minutos para colocar la cuarta y 40 para la última, 150 minutos en total. Una vez

colocadas las tres primeras filas, puede decirse que el proyecto esta físicamente completado

en un 60% (puesto que se han colocado 60 piedras de 100). Sin embargo, solo se le han

dedicado 75 minutos de 150, así que en cuanto a duración, el trabajo solo se ha completado en

un 50%.

Dependiendo de cómo se pague el trabajo, o lo que es lo mismo, de cómo se acumule el valor

(por piedras o por horas), elegirá el valor de porcentaje completado o el valor de porcentaje

completado físico para que quede correctamente reflejado en el análisis de valor acumulado.

Introducir la duración real

El campo Duración real muestra el período de tiempo de trabajo real de una tarea hasta ese

momento, en función de la duración programada y del trabajo restante actual o del porcentaje

completado.

Cómo se calcula Si escribe un valor en el campo % completado, Microsoft Office Project calcula

la duración real de la siguiente manera:

Duración real = Duración * Porcentaje completado

Si escribe un valor en el campo Duración real, Project calcula la Duración restante de la

siguiente manera:

Duración restante = Duración - Duración real

Si escribe un valor de duración real mayor que el de la duración programada, Project cambia la

duración programada para que coincida con la nueva duración real, establece la duración

restante en cero y el porcentaje completado en 100.

Recomendaciones Agregue el campo Duración real a una hoja de tareas cuando desee ver,

filtrar o modificar la duración real de las tareas. No obstante, si modifica este cambio, los

campos de duración restante y porcentaje completado se vuelven a calcular.

Ejemplo La duración programada para la tarea "Dirigir reuniones con los clientes" es de 3 días.

Si la tarea está un 33 por ciento completada, la duración real será de 1 día.

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Notas Debido a que al escribir un valor en los campos Duración real, Duración restante o %

completado los demás campos se vuelven a calcular automáticamente, debe escribir un valor

para una tarea únicamente en uno de estos campos.

Modificar la duración restante afecta a la duración programada total y no a la duración real.

Cuando se especifica el porcentaje completado o el trabajo real total, Project vuelve a

programar el trabajo restante según la fecha de estado de manera predeterminada. Si lo

prefiere, puede dejar estos campos de seguimiento del proyecto tal y como estaban

programados, aunque el trabajo completado se muestre en el futuro o el trabajo restante se

muestre en el pasado. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. En la ficha Cálculo,

desactive las casillas de verificación Retrasar el fin de las partes completadas después de la

fecha de estado a la fecha de estado y Adelantar el comienzo de las partes restantes antes de

la fecha de estado a la fecha de estado.

Para establecer la fecha de estado en una fecha que no sea la actual, haga clic en Información

del proyecto en el menú Proyecto y, a continuación, escriba la fecha en el cuadro Fecha de

estado.

Introducir Fechas de Comienzo y Finalización de las Tareas

El campo Comienzo real contiene el valor "NA" hasta que se especifica información real o se

escribe un valor mayor que cero en los campos % completado o % trabajo completado.

Dependiendo de las opciones de cálculo, Microsoft Office Project cambiará la fecha de

comienzo real por la fecha de comienzo programado o calculará la fecha de comienzo real

según el progreso realizado en relación con la fecha de estado. Si escribe la fecha de

comienzo real, la fecha de comienzo programada cambiará para coincidir con la fecha de

comienzo real.

Recomendaciones Agregue el campo Comienzo real a una vista de tareas cuando desee

mostrar, filtrar o modificar las fechas de comienzo reales de las tareas. Si especifica el trabajo

real o el porcentaje completado, Project calcula la fecha de comienzo real. También puede

escribir la fecha de comienzo real en este campo.

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Ejemplos Supongamos que la tarea "Realizar estimación" ha comenzado hoy. Agregue el

campo % trabajo completado a la vista Gantt de seguimiento y escriba 10 en él. Project

cambiará el valor "NA" del campo Comienzo real por la fecha de comienzo programada o lo

copiará de la fecha de estado, según las opciones de cálculo.

La tarea "Redactar propuesta" ha comenzado hoy. En el campo Trabajo real, escriba el tiempo

que llevan trabajando los recursos en esta tarea. Project vuelve a calcular el porcentaje de

finalización y cambia el valor "NA" del campo Comienzo real por la fecha de comienzo real

calculada.

Supongamos que hoy es jueves y que se ha enterado de que la tarea "Reunirse con los

clientes" empezó el lunes. En el campo Comienzo real, escriba la fecha del lunes. Project

volverá a calcular las fechas de la programación desde la fecha de Comienzo real indicada.

Notas Si las tareas se ajustan a la programación, puede copiar la información programada en

los campos reales de las tareas. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y, a continuación,

haga clic en Actualizar proyecto.

Al especificar la información de comienzo real, Project ajusta automáticamente la fecha

comienzo real basada en la fecha de estado actual o en la fecha de comienzo programada. El

uso de una u otra dependerá de las preferencias de cálculo. Para examinar y definir estas

preferencias, haga clic en Opciones en el menú Herramientas y luego haga clic en la pestaña

Cálculo. Active o desactive las cuatro casillas de verificación a partir de Retrasar el fin de las

partes completadas después de la fecha de estado a la fecha de estado según las preferencias

de cálculo para este proyecto.

Para establecer la fecha de estado en una fecha que no sea la actual, haga clic en Información

del proyecto en el menú Proyecto y, a continuación, escriba la fecha en el cuadro Fecha de

estado.

FIN REAL

El campo Fin real contiene el valor "NOD" hasta que ya no quede trabajo restante o hasta que

el campo Porcentaje completado de la tarea o el campo Porcentaje de trabajo completado de la

tarea o asignación se establezca en 100. Cuando el trabajo completado alcanza el 100 %,

Microsoft Office Project establece el campo Fin real en la fecha de estado o en la fecha de

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finalización programada. Si especifica la fecha de finalización real, la fecha de finalización

programada cambia para que coincida con la fecha de finalización real.

Recomendaciones Agregue el campo Fin real a la parte de hoja de la vista Uso de tareas o Uso

de recursos cuando desee mostrar, filtrar o modificar las fechas de finalización real para las

asignaciones. Si especifica el trabajo real o el porcentaje completado, puede dejar que Project

calcule la fecha de finalización según la fecha de estado o fecha de finalización programada.

También puede escribir la fecha de finalización real en este campo.

Ejemplos Pablo acaba de completar una tarea asignada. En la vista Uso de tareas, agregue los

campos Porcentaje de trabajo completado y Fin Real. A continuación, escriba 100 en el campo

Porcentaje completado. Project vuelve a calcular la fecha en el campo Fin y cambia el valor

"NOD" en el campo Fin real a la fecha de estado o la fecha de finalización programada.

Juan también completó una tarea asignada. En el campo Trabajo real, especifique el tiempo

que Juan utilizó en esta asignación, que es igual al trabajo total asignado a Juan. Project

vuelve a calcular la fecha en el campo Fin y cambia el valor "NOD" en el campo Fin real a la

fecha de estado.

Por último, Carlos completó una tarea asignada el viernes pasado. En el campo Fin real,

especifique la fecha del pasado viernes. Independientemente de la información en el campo

Porcentaje de trabajo completado o en el campo Trabajo real, el campo Fin real contiene la

fecha del pasado viernes y establece el campo Porcentaje de trabajo completado en 100.

Comentarios Cuando especifica que una tarea está 100 por cien completada, Project ajusta

automáticamente la fecha de finalización real en función de la fecha de estado actual o la fecha

de finalización programada. La fecha que se usa depende de las preferencias de cálculo. Para

examinar y definir estas preferencias, haga clic en Opciones en el menú Herramientas y luego

haga clic en la pestaña Cálculo. Según sus preferencias de cálculo para este proyecto, active o

desactive las cuatro casillas de verificación; comience por Retrasar el fin de las partes

completadas después de la fecha de estado a la fecha de estado.

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Introducir el porcentaje de trabajo completado

Cuando se crea una tarea por primera vez, el porcentaje de trabajo completado es cero por

ciento. Si especifica trabajo real para la tarea, Project calcula el porcentaje de trabajo

completado de la siguiente manera:

Porcentaje de trabajo completado = (Trabajo real / Trabajo) * 100

Si escribe un valor en el campo Porcentaje (%) de trabajo completado, Project calcula

automáticamente el trabajo real y el trabajo restante. Del mismo modo, al especificar un valor

en el campo Trabajo real o Trabajo restante se vuelven a calcular automáticamente los demás

campos.

Recomendaciones Agregue el campo Porcentaje (%) de trabajo completado a una hoja de

tareas cuando desee mostrar, filtrar o modificar el porcentaje de trabajo completado para las

tareas. Si escribe un valor en el campo Porcentaje (%) de trabajo completado, Project calcula

automáticamente el trabajo real y el trabajo restante. Si el campo Porcentaje (%) de trabajo

completado se establece en un valor mayor que cero, el campo Comienzo real se establece en

la fecha de inicio programada si aún no ha especificado una fecha de inicio real. Si el campo

Porcentaje (%) de trabajo completado se establece en 100, el campo Fin real se establece en

la fecha de finalización programada.

Ejemplo La tarea "Escribir propuesta" está programada para 40 horas de trabajo. Hasta el

momento, los recursos asignados han informado de 10 horas de trabajo real en la tarea. Project

calcula que la tarea tiene un porcentaje de trabajo completado del 25 %.

Además, la tarea "Conducir reuniones de clientes" tiene programadas 32 horas de trabajo. Los

recursos asignados han informado que se han completado 16 horas de trabajo. En el campo

Porcentaje (%) de trabajo completado, especifique 50. El campo Trabajo real cambia a 16

horas.

Comentarios De manera predeterminada, los cambios en un valor de porcentaje de trabajo

completado de una tarea afectan al valor de trabajo real. Del mismo modo, los cambios en el

valor de trabajo real afectan a su valor de porcentaje de trabajo completado. Puede cambiar

esta opción predeterminada y hacer que el porcentaje de trabajo completado y el trabajo real

sean independientes uno de otro. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y a

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continuación, haga clic en la pestaña Cálculo. Desactive la casilla de verificación Actualizar el

estado de las tareas actualiza el estado del recurso. Sin embargo, tenga en cuenta que aun

cuando esta opción está desactivada, en cuanto una tarea está completada al 100 % y tiene

una fecha de finalización real, el campo Porcentaje (%) de trabajo completado también se

establece en 100 %.

Cuando se especifica el porcentaje de trabajo completado, Project puede ajustar el trabajo real

y restante según la fecha de estado actual. Si lo prefiere, puede dejar estos campos de

seguimiento del proyecto tal como estaban programados originalmente, aunque el trabajo

completado se muestre en una fecha futura o el trabajo restante en una fecha pasada. En el

menú Herramientas, haga clic en Opciones. En la ficha Cálculo, desactive las casillas de

verificación Retrasar el fin de las partes completadas después de la fecha de estado a la fecha

de estado y Adelantar el comienzo de las partes restantes antes de la fecha de estado a la

fecha de estado.

Para ajustar la fecha de estado según una fecha distinta de la actual, haga clic en Información

del proyecto en el menú Proyecto y a continuación especifique la fecha en el cuadro Fecha de

estado.

El porcentaje de trabajo completado indica el estado de la cantidad de trabajo realizado en una

tarea hasta el momento. En cambio, el indica el estado de la duración de una tarea hasta el

momento.

Introducir el trabajo real y el trabajo restante completado

Cuando crea una tarea por primera vez, el campo Trabajo real contiene "0 horas" hasta que se

comienza a realizar el seguimiento del proyecto especificando el porcentaje completado o

trabajo real. A medida que especifica la información de porcentaje completado, porcentaje de

trabajo completado o trabajo real, Microsoft Office Project actualiza el trabajo real para la tarea.

Si especifica un valor en el campo Trabajo real para la tarea, Project reparte el trabajo real

especificado entre los recursos asignados.

Recomendaciones Agregue el campo Trabajo real a cualquier vista de tareas para revisar,

filtrar o modificar información de trabajo real para las tareas. Use este campo con el campo

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Trabajo de línea base durante el transcurso de un proyecto para comparar valores de trabajo

con el plan original.

Ejemplo Pablo, Juan y Carlos tienen asignadas 30 horas de trabajo para la tarea "Redactar

propuesta". Al revisar el campo Trabajo real, puede ver que los recursos asignados han

informado de un total de 15 horas de trabajo real hasta el momento.

Comentarios De manera predeterminada, Project calcula el trabajo real para las asignaciones

en función de los valores de porcentaje completado especificados para las tareas. Para

desactivar esta opción, haga clic en Opciones en el menú Herramientas y, a continuación, haga

clic en la pestaña Cálculo. Desactive la casilla de verificación Actualizar el estado de las tareas

actualiza el estado del recurso.

Si el trabajo real es cero cuando la tarea está 100 por cien completada, Project copia el valor

del campo Trabajo en el campo Trabajo real para los recursos asignados.

Cuando se especifica el trabajo real o porcentaje completado, Project ajusta el trabajo real y

restante según la fecha de estado de manera predeterminada. Si lo prefiere, puede dejar estos

campos de seguimiento del proyecto tal como estaban programados originalmente, aunque el

trabajo completado se muestre en una fecha futura o el trabajo restante en una fecha pasada.

En el menú Herramientas, haga clic en Opciones. En la ficha Cálculo, desactive las casillas de

verificación Retrasar el fin de las partes completadas después de la fecha de estado a la fecha

de estado y Adelantar el comienzo de las partes restantes antes de la fecha de estado a la

fecha de estado.

Ejercicios Propuestos

Ejercicio 01

 Abrir el proyecto Plan de Trabajo – Construcción Auditorio.mpp

 Establecer la línea base del proyecto.

 Verificar si los comienzos y fines originales y previstos son iguales.

 ¿Cuál es la duración de la línea base?

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Ejercicio 02

 Mostrar la columna % completado

 Actualizar el proyecto al día de hoy

 Pregunta:

 ¿Cuál es el porcentaje de avance planificado?

Ejercicio 03

 Añadir 100% realizado a la tarea Reunir personal de producción, Revisar y escoger

materiales

Ejercicio 04

 La tarea Comprar material pintura, rodillo y traer fue culminada por Eduardo. Esta tarea

fue completada sólo en 3 horas.

 La tarea Comprar material pizarra y traer fue culminada por Eduardo. Esta tarea fue

completada sólo en 3 horas.

Ejercicio 05

 La tarea Pintar Paredes inicia el día 08 de Febrero.

 Añadir 75% realizado a la tarea Pintar Paredes

 ¿Cuál es el porcentaje de avance real?

 ¿Cuál es la duración del proyecto?

Ejercicio 06

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 Abrimos el archivo “Plan de Trabajo – Construcción Auditorio” y agregamos las

siguientes tareas X, Y, Z:

 Agregamos un campo nuevo de tipo Marca1 con el nombre “Necesita Actualización” y

el campo “% completado”

 Una tarea necesita actualizarse si:

Si debió iniciarse pero aún no lo ha hecho

Si debió terminar pero aún no lo ha hecho

Formula del campo “Necesita Actualización”:

Mostrar Bandera si la tarea no tiene progreso y la fecha de hoy es mayor a la fecha de inicio o

si el progreso no está al 100% y la fecha de hoy es mayor a la fecha de fin.

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