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MANUAL
Vigencia:
04-Ago-08
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PE-M-001
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NOMBRE:
C O N T R O L D E D O C U ME N T O S
E LA B O R
REVIS
A P R OB O
N om br e :
N om br e :
N om br e :
CATALINA CORREA
MO R E N O
Firma:
Firma:
Firma:
CONTROL DE CAMBIOS
1.
1.1
1.2
1.3
2.
2.1
2.2
2.3
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
4.
4.1
4.2
FECHA
VERSIN
04/08/2008
Creacin
DISTRIBUCIN
Coordinador de
calidad
CONTENIDO
GENERALIDADES ................................................................................................... 4
OBJETO DEL MANUAL ....................................................................................... 4
ALCANCE............................................................................................................... 4
EXCLUSIONES ..................................................................................................... 4
GESTIN DEL MANUAL DE CALIDAD ............................................................... 4
REVISIN, APROBACIN Y MODIFICACIONES .......................................... 4
CONTROL DE COPIAS ....................................................................................... 5
CAMBIOS O MODIFICACIONES ....................................................................... 5
INFORMACIN DE PETROL SERVICES CIA S EN C. .................................... 5
RESEA HISTRICA .......................................................................................... 5
REFERENCIAS NORMATIVAS ......................................................................... 5
ORGANIGRAMA DE PETROL SERVICES CIA S EN C. ............................. 6
AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD ............................................................... 6
POLTICA DE CALIDAD ...................................................................................... 6
MISIN ................................................................................................................... 7
VISIN .................................................................................................................... 7
OBJETIVOS DE CALIDAD .................................................................................. 7
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD ........................................................... 7
REQUISITOS GENERALES ............................................................................... 7
MAPA DE PROCESOS ........................................................................................ 8
TIPO:
MANUAL
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04-Ago-08
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TIPO:
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DECLARACIN GERENCIAL
Cordialmente,
TIPO:
MANUAL
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1. GENERALIDADES
1.1 OBJETO DEL MANUAL
El objeto del presente documento es comunicar la poltica y objetivos de calidad, adems
describir la forma en la cual se planean y aplican los procesos establecidos en PETROL
SERVICES CIA S EN C. Esto permitir dirigir y controlar las actividades concernientes a
prestacin del servicio de transporte de fluidos, carga seca y operacin con tanque de
vaco encaminados en el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2000
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD y la resolucin de funcionamiento N 0065 de
18 de septiembre de 2007 expedida por el Ministerio de Transporte.
1.2 ALCANCE
Prestacin de servicios de transporte de carga por carretera en todo el territorio nacional.
1.3 EXCLUSIONES
7.3 Diseo y Desarrollo: Se excluye este requisito ya que no aplica para la prestacin del
servicio de transporte, porque el cliente manifiesta sus requerimientos y la empresa ya
tiene establecido el servicio dando cumplimiento a los requisitos del Ministerio de
Transporte.
De acuerdo con lo anterior los requisitos establecidos en el numeral 7.3 no afectan la
capacidad o responsabilidad de la organizacin para proporcionar servicios que cumplan
con los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables, ya que las solicitudes del
cliente a la organizacin estn basadas en las caractersticas definidas previamente.
7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y de medicin: Este numeral no aplica
ya que la empresa no utiliza equipos de medicin, de inspeccin o ensayo para la
prestacin de los servicios de transporte de fluidos, carga seca y operacin con tanque de
vaco. No se requiere ningn tipo de equipo o dispositivo de seguimiento y medicin,
puesto que los elementos necesarios no demandan: ajuste, verificacin o calibracin; lo
anterior no afecta la capacidad de la compaa para cumplir los requisitos del cliente y
tampoco los legales
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GERENTE
CONTADOR
REVISOR FISCAL
COORDINADOR
CALIDAD
COORDINADOR
HSE
SUB-GERENTE
DPTO
OPERATIVO
DPTO
ADMINISTRATIVO
COMERCIAL
AUXILIAR CONTABLE
COOR. TANQUE DE
VACIO
ASISTENTE
OPERACIONES
COOR. TRANS.
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
CONCUCTOR TANQUE
DE VACIO
AUXILIAR DE
LOGISTICA
CONDUCTOR TRANS.
FLUIDOS
ASISTENTE COMERCIAL
MENSAJERO
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3.6 MISIN
PETROL SERVICES Y CIA S en C. se dedica a la prestacin de servicios de transporte
de carga seca, fluidos y operacin con tanque de vaco, garantizando a todos nuestros
clientes la puntualidad, seguridad y calidad en el servicio; subsanando las necesidades de
los mismos con respeto y eficiencia, contribuyendo con el desarrollo de su objeto social,
mejorando el bienestar de todos sus asociados.
3.7 VISIN
Para el 2015 ser la empresa ms reconocida a nivel nacional e internacional en el
transporte de fluidos, carga seca y operaciones con tanque de vaco, destacndose por el
cumplimiento de las polticas propias y de nuestros clientes, trabajando con un equipo
humano competente para garantizar la eficiencia en la prestacin del servicio.
TIPO:
MANUAL
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acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de los
procesos y el desempeo del sistema. Nuestros procesos se encuentran clasificados en
procesos Directivos, Operativos y de Apoyo.
Directivos: Son aquellos que la alta direccin lleva a cabo para alcanzar sus objetivos,
abarca todas las actividades de planeacin, suministro de recursos, revisin y mejora
continua.
Operativos: Son aquellos con los cuales PETROL SERVICES CIA S EN C., incluye
todas las actividades que de manera directa convierten una necesidad o requerimiento
de un cliente en la prestacin de un servicio.
De Apoyo: Son aquellos que generan el mbito y/o apoyan el desarrollo normal de los
procesos de operacin.
OPERATIVOS
APOYO
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MANUAL
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Cdigo:
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NOMBRE:
5.5
5.5.1
5.5.2
5.5.3
5.6
5.6.1
5.6.2
5.6.3
6
6.1
6.2
6.2.2
6.3
6.4
7
7.1
7.2
7.2.1
7.2.2
7.2.3
7.3
7.4
7.4.1
7.4.2
7.4.3
7.5
7.5.1
7.5.2
7.5.3
7.5.4
7.5.5
Gestin de
Calidad
HSE
Transporte
APOYO
Gestin
Logstica
Gestin de
Rec. Humanos
Gestin
Compras
Planeacin
OPERATIVOS
Comercial
DIRE
CTIVOS
Planeacin
Estratgica
4
4.1
4.2
4.2.2
4.2.3
4.2.4
5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.4.1
5.4.2
REQUISITOS
MANUAL DE CALIDAD
NUMERAL
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
I
X
X
X
X
X
X
X
8
8.1
8.2
8.2.1
8.2.2
8.2.3
8.2.4
8.3
8.4
8.5
8.5.1
8.5.2
8.5.3
PE-M-001
Versin:
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X
X
X
L
X
Gestin de
Calidad
APOYO
Gestin
Logstica
Gestin de
Rec. Humanos
Gestin
Compras
Transporte
OPERATIVOS
Planeacin
DIRE
CTIVOS
Comercial
REQUISITOS
Cdigo:
HSE
NOMBRE:
Planeacin
Estratgica
7.6
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MANUAL DE CALIDAD
NUMERAL
TIPO:
Vigencia:
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
ALCANCE
TIPO:
MANUAL
NOMBRE:
Vigencia:
04-Ago-08
Cdigo:
PE-M-001
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COMITS
ACTAS
MEMORANDOS
INFORMES
CIRCULARES
CHARLAS
TIPO:
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Cdigo:
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Esta comunicacin tiene como objetivo estar en contacto permanente con el cliente para
conocer su percepcin y garantizar su conformidad con el servicio.
En cuanto a la recoleccin de datos provenientes de la satisfaccin del cliente, se cuenta
con la ENCUESTA DE SATISFACCIN DEL CLIENTE (CO-R-002), la cual se aplica una
vez ha finalizado la prestacin del servicio, con el propsito de conocer la percepcin que
tienen acerca del servicio ofrecido por la organizacin y evidenciar en que aspectos se
estn presentando falencias para poder mejorar da a da generando como resultado
mejor servicio.
Por medio de la encuesta se recolecta la informacin, se tabula y se presenta luego un
informe, que le servir a la Alta Direccin para tomar decisiones e implementar acciones
de mejora tendientes a eliminar los problemas encontrados o prevenir su ocurrencia
5.2.2 PLANEACIN
Una vez se haya aprobado un nuevo servicio de transporte de fluidos, carga seca y
operacin con tanque de vaco, se informa a todos los responsables para el alistamiento
de los elementos necesarios.
Se realiza la solicitud de los recursos faltantes para la prestacin del servicio de
transporte de fluidos, carga seca y operacin con tanque de vaco.
Se realiza alistamiento, entrega de dotacin, inspecciones pre operacionales, entrega
de documentacin y plan de viaje (PL-R-007), estipulando hora de salida, hora de llegada
sitios de reporte trabajo a realizar, entre otros.
5.2.3
TRANSPORTE
Este proceso describe las actividades que se realizan en cada una de las lneas de
trabajo Transporte de fluidos, Transporte de Carga seca, Operacin con tanque de vaco.
Los controles que se establecen en cada una de las lneas, se identifica la propiedad del
cliente la cual es la carga a transportar, esto se estipula en los tiquetes de servicio (PL-R004) los cuales son firmados por el cliente determinando la conformidad del servicio y la
preservacin del producto transportado.
TIPO:
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Vigencia:
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Cdigo:
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Una vez se reciban del proveedor los productos comprados se revisan para verificar su
estado, as como el cumplimiento los requisitos de la compra. Posteriormente de acuerdo
al procedimiento CONTROL DE INVENTARIO (GL-P-001), se plantean los mecanismos
para el almacenamiento, preservacin, y entrega de elementos de dotacin, insumos,
repuestos necesarios para la prestacin del servicio de transporte
Adems se considera el mantenimiento de los elementos utilizados para la prestacin y
mantenimiento del servicio, tales como equipos de cmputo, vehculos y tralles
garantizando de tal forma que se prevengan los inconvenientes durante el servicio de
transporte prestado por la compaa en los diferentes puestos.
TIPO:
MANUAL
NOMBRE:
Vigencia:
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Cdigo:
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informacin necesaria para dar tratamiento al servicio no conforme e indagar con base en
los registros, las causas de ste, para dar paso a las acciones correctivas y preventivas
necesarias.
Para la mejora continua del SGC se incluyen los siguientes documentos: AUDITORIA
INTERNA (CA-P-004), CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME (CA-P-005),
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS (CA-P-003); con el fin de identificar el
servicio no conforme o que no cumple con los requisitos contractuales, internos, legales o
los de la norma, describir el tratamiento adecuado para eliminar el problema presentado,
eliminar o prevenir la ocurrencia de sus causas y verificar s el sistema de gestin de
calidad es conforme segn la planificacin operativa de cada uno de sus procesos, s
cumple con los requisitos de la Norma ISO 9001:2000 aplicados a la organizacin; as
como para determinar s el sistema se ha implementado y se mantiene en el tiempo de
manera eficaz.
5.3.5
HSE
6. CARACTERIZACIONES DE PROCESO
TIPO:
MANUAL
NOMBRE:
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04-Ago-08
Cdigo:
PE-P-001
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ENTRADA
Objetivo: Asegurar que se mantiene la integridad, adecuacin y eficacia del S.G.C, establecer las directrices de
la organizacin para optimizar la capacidad y la asignacin de recursos que garanticen su crecimiento y
desarrollo.
nsporte
PROVEEDOR
Clientes
1.
2.
Estado Colombiano
3.
Clientes
4.
Planeacin estratgica
5.
6.
7.
Planeacin Estratgica
Requisitos legales
Planeacin Estratgica
Cliente
Gestin de Calidad
Gestin de Calidad
Transporte
Jefes
SALIDA
CLIENTE
Lineamientos generales de la
organizacin
Gestin de Calidad
Planeacin Estratgica
DOCUMENTACIN
RECURSOS
ACTIVIDADES DE
TRANSFORMACIN
de
ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
TIPO:
MANUAL
NOMBRE:
Vigencia:
04-Ago-08
Cdigo:
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Objetivo: Incrementar nuestra participacin en el mercado a travs del cumplimiento de los requisitos de los
clientes, de tal manera que permita aumentar su satisfaccin.
ENTRADA
PROVEEDOR
Cliente
Cliente
ACTIVIDADES DE
TRANSFORMACIN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
DOCUMENTACIN
RECURSOS
Talento Humano
()
Equipo de computo, impresora
Econmicos (asignacin de
recursos)
SALIDA
CLIENTE
Propuesta
Cotizacin
Cliente
- Planeacin
Contrato
Cliente
Gestin de recursos
Humanos
INDICADORES DE GESTIN
- (Cantidad de ventas $ periodo actual cantidad de ventas $
periodo anterior) Cantidad de ventas $ periodo anterior * 100
- (Cantidad de servicios prestados periodo actual cantidad de
servicios anterior) Cantidad de servicios prestados periodo
anterior * 100
Sumatoria de los puntajes obtenidos en la encuesta de
satisfaccin / Total de clientes encuestados.
TIPO:
MANUAL
NOMBRE:
Vigencia:
04-Ago-08
Cdigo:
PE-P-001
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6.2.2 PLANEACIN
Responsable:
Subgerente, Asistente de
Operaciones
ENTRADA
Objetivo: Preparar la prestacin de los servicios de transporte de fluidos, carga seca y operacin con tanque
de vaco de conformidad con los requisitos establecidos por el cliente, por la empresa y de carcter legal
PROVEEDOR
Contrato
Comercial
Personal idneo y
competente
Gestin de Recursos
Humanos
Dotacin, EPP,
materiales
Gestin Logstica
Parmetros de
seguridad y salud
ocupacional
HSE
ACTIVIDADES DE
TRANSFORMACIN
SALIDA
CLIENTE
Plan de viaje
Transporte
1.
Tiquete de servicio
Transporte
2.
Manifiesto de carga
Transporte
3.
Remesa de carga
Transporte
Inspecciones
preoperacionales
Transporte
DOCUMENTOS
RECURSOS
Talento Humano (Sub Gerente, Asistente de
Operaciones)
Instalaciones fsicas
Econmicos (asignacin de recursos)
ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
Verificar la planeacin del servicio de acuerdo con los
requisitos pactados con el cliente
TIPO:
MANUAL
NOMBRE:
Vigencia:
04-Ago-08
Cdigo:
PE-P-001
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6.2.3 TRANSPORTE
Responsable:
Coordinador Tanque vaco
Coordinador Transporte
Objetivo: Prestar y controlar los servicios de transporte dando cumplimiento a los requisitos establecidos por
el cliente, la empresa y los de carcter legal.
ENTRADA
PROVEEDOR
Plan de viaje
Planeacin
ACTIVIDADES DE
TRANSFORMACIN
Tiquete de servicio
Planeacin
Manifiesto de carga
Planeacin
Remesa de carga
Planeacin
Inspecciones
preoperacionales
Personal idneo y
competente
Dotacin, EPP,
insumos y
materiales
Producto a
transportar
SALIDA
CLIENTE
Producto transportado
Cliente
Conformidad de la
prestacin del servicio
Gestin de calidad
Planeacin
Necesidad de realizar
mantenimiento
Gestin Logstica
Gestin de Recursos
Humanos
Gestin logstica
Cliente
ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
DOCUMENTACIN
RECURSOS
TIPO:
MANUAL
NOMBRE:
Vigencia:
04-Ago-08
Cdigo:
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Objetivo:
Verificar el cumplimiento del programa de salud ocupacional con el fin de garantizar condiciones de
seguridad y salud apropiadas para el personal de PETROL SERVICES CIA S EN C.
ENTRADA
PROVEEDOR
Requisitos formato
del RUC
Consejo
Colombiano de
Seguridad
ACTIVIDADES DE
TRANSFORMACIN
1. Determinar los controles para
dar cumplimiento a los
requisitos de RUC.
2. Capacitar al personal en
seguridad y salud
ocupacional.
3. Verificar el cumplimiento de
los controles establecidos.
4. Informar condiciones
inseguras.
SALIDA
CLIENTE
Programa de Salud
Ocupacional
Cliente - Empresa
ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
DOCUMENTACIN
Programa
de
Salud
Ocupacional.
Registros Salud Ocupacional.
RECURSOS
Talento Humano (Coordinador tanque de
vaco Coordinador transporte)
Instalaciones fsicas
Econmicos (asignacin de recursos)
TIPO:
MANUAL
Vigencia:
04-Ago-08
Cdigo:
PE-P-001
Versin:
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Responsable:
Auxiliar Administrativo
ENTRADA
Contrato Cliente
PETROL
SERVICIES CIA S
EN C
habilidades y experiencia), con el fin de garantizar la satisfaccin de las necesidades y expectativas de los clientes.
ACTIVIDADES DE
TRANSFORMACIN
PROVEEDOR
Comercial
1.
2.
3.
4.
Hojas de vida
Candidatos
5.
6.
SALIDA
Contrato de trabajo
Hoja de vida con
documentos de soporte
CLIENTE
Gestin de Recursos
Humanos
Capacitaciones
Personal
Personal idneo y
competente
DOCUMENTACIN
ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
RH-P-001
Induccin del personal RH-P-002
Competencia y formacin del personal
RH-P-003
Formatos RH-R-001, RH-R-002, RH-R-003, RH-R-004,
RH-R-005, RH-R-006, RH-R-007, RH-R-008, RH-R-009,
RH-R-010, RH-R-011
Manual de Funciones y competencias
PE-M-001
RECURSOS
Talento
Humano
(Auxiliar
administrativo)
Equipo de computo
Econmicos (asignacin de recursos)
TIPO:
MANUAL
NOMBRE:
Vigencia:
04-Ago-08
Cdigo:
PE-P-001
Versin:
Pgina
7 de 25
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Objetivo: Garantizar la adquisicin oportuna y efectiva de elementos que incidan en la calidad de los servicios
prestados, los cuales cumplan con los requisitos de nuestros clientes y de la organizacin.
ENTRADA
PROVEEDOR
Requerimientos de
elementos por adquirir
DOCUMENTACIN
Compras GC-P-002
Seleccin, evaluacin y reevaluacin de
Proveedores GC-P-002
Formatos GC-R-002, GC-R-003,
GC-R-004, GC-R-005.
ACTIVIDADES DE
TRANSFORMACIN
1.
Seleccin
del
proveedor
acuerdo con los criterios
evaluacin.
CLIENTE
Orden de compra
Proveedor Seleccionado
Productos comprados
Gestin Logstica
de
de
2.
Decisin de compra
3.
4.
5.
RECURSOS
Talento
Humano
(Gerente,
Sub
Gerente, Asistente Administrativo)
Equipo de computo
Econmicos (asignacin de recursos)
SALIDA
ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
Seleccin, evaluacin y reevaluacin de proveedores de
acuerdo a los periodos de tiempo establecidos.
Verificacin de los productos adquiridos para la prestacin del
servicio, de acuerdo a los requisitos de compra
especificados.
TIPO:
MANUAL
NOMBRE:
Vigencia:
04-Ago-08
Cdigo:
PE-P-001
Versin:
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ENTRADA
PROVEEDOR
Productos comprados
Compras
Necesidad de realizar
mantenimiento a los
elementos
Objetivo: Establecer mecanismos para asegurar que los recursos necesarios para la prestacin del servicio
se encuentren disponibles y en buen estado.
ACTIVIDADES DE
TRANSFORMACIN
1.
DOCUMENTACIN
Control Inventario GL-P-001
Mantenimiento GL-P-002
Registros: GL-R-001, GL-R-002, GL-R003, GL-R-004, GL-R-005, GL-R-006,
GL-R-007, GL-R-008
2.
3.
4.
Transporte
SALIDA
Dotacin, EPP,
servicios de
mantenimiento
CLIENTE
RECURSOS
Talento
Humano
(Gerente,
Subgerente,
Asistente
de
operaciones)
Equipo de computo
Econmicos (asignacin de
recursos)
ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
INDICADORES DE GESTIN
Cantidad de mantenimientos ejecutados / Cantidad de
Mantenimientos programados
TIPO:
MANUAL
NOMBRE:
Vigencia:
04-Ago-08
Cdigo:
PE-P-001
Versin:
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Responsable:
Coordinador de Calidad
ENTRADA
PROVEEDOR
Necesidad de crear,
modificar o eliminar un
documento para el
SGC
Documentacin de
origen externo
Entidades externas
Planeacin Estratgica
ACTIVIDADES DE
TRANSFORMACIN
1.
DOCUMENTACIN
RECURSOS
A
SALIDA
CLIENTE
Documentos
(internos, externos)
Registros
Mejora en el mtodo de
trabajo
Correcciones
Acciones Correctivas y
Preventivas
ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
INDICADORES DE GESTIN
Cantidad de acciones cumplidas / Cantidad de
acciones propuestas * 100