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La organizacin staff surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance
de la tecnologa, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de
detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar informacin
experta y de asesora a los departamentos de lnea.
Este tipo de organizacin no disfruta de autoridad de lnea o poder para imponer sus
decisiones.
Por lo general este tipo de organizacin no se da por s sola, sino que existe combinado
con los tipos de organizacin anteriormente mencionados y, por lo general, en
empresas de mediana y gran magnitud.
Ventajas:
a) Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los
problemas de direccin.
b) Hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad indivisible, y al
mismo tiempo permite la especializacin del staff.
Desventajas:
a) Si los deberes y responsabilidades de la asesora no se delimitan claramente por
medio de cuadros y manuales, puede producirse una confusin considerable en toda la
Organizacin.
b) Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones, o por falta de
un
respaldo
inteligente
en
la
aplicacin
de
sus
recomendaciones.
c) Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organizacin lineal.
EL PROCESO ADMINISTRATIVO P5
Otra razn por la cual se les ha dado en llamar fase esttica y dinmica, es debida a la relacin que se tiene
con las personas. Generalmente en la fase esttica se tiene poca o nula relacin con personas, en tanto que en
la fase dinmica, existe gran actividad e interaccin con otros seres humanos.
Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administracin como una
actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo nico.
Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeacin, organizacin,
ejecucin y control. Constituyen el proceso de la administracin. Una expresin sumaria de estas
funciones fundamentales de la admn.. es:
1. LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de accin que van a
seguirse.
2. LA ORGANIZACIN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para
establecer y reconocer las relaciones necesarias.
3. LA EJECUCIN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas
con voluntad y entusiasmo.
4. EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes.
PLANEACION.Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los
objetivos que se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de
que trabajo necesita hacerse? Cundo y cmo se har? Cules sern los necesarios
componentes del trabajo, las contribuciones y cmo lograrlos. En esencia, se formula un plan o un
patrn integrando predeterminando de las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever,
de visualizar, del propsito de ver hacia delante.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION
a) Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
b) Pronosticar.
c) Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo.
d) Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
e) Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios
nuevos y mejores de desempear el trabajo.
f) Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo.
g) Anticipar los posibles problemas futuros.
h) Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
ORGANIZACIN.
Despus de que la direccin y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso
siguiente para cumplir con el trabajo, ser distribuir o sealar las necesarias actividades de trabajo
entre los miembros del grupo e indicar la participacin de cada miembro del grupo. Esta
tanto
saber
producir
OBRA DE FAYOL p8 m
considerado el padre de la Teora Clsica de la Administracin la cual nace de la necesidad de
encontrar lineamientos para administrar organizaciones complejas, fue el primero en sistematizar el
comportamiento gerencial, establece catorce principios de la administracin, dividi las operaciones
industriales y comerciales en seis grupos que se denominaron funciones bsicas de la empresa, las
cuales son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Argumenta Fayol, que ninguna de las cinco funciones esenciales precedentes tienen la tarea de formular el
programa de accin general de la empresa, de constituir su cuerpo social, de coordinar los esfuerzos y de
armonizar los actos, esas atribuciones constituyen otra funcin, designada habitualmente con el nombre de
administracin.
Para aclarar lo que son las funciones administrativas, Fayol define el acto de administrar como:
planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.
Las funciones administrativas engloban los elementos de la administracin:
Planear: Visualizar el futuro y trazar el programa de accin.
Estructura organizacional
En toda organizacin se establece una divisin del trabajo que permite alcanzar los objetivos. Existen dos
divisiones: la horizontal donde se divide el trabajo en tareas, y la vertical, que genera una estructura
jerrquica segn las responsabilidades de decisin. A sta se la denomina pirmide organizacional, y cuyos
niveles son:
En el nivel superior se elaboran las polticas y estrategias de la organizacin, en el nivel medio se realiza el
control de la gestin realizada, y en el nivel operativo se plantea como debe realizarse la actividad que se
desarrolla o el servicio que presta.
PLANEACIN
CONCEPTOS E IMPORTANCIA
Tanto los individuos como las organizaciones necesitan planear. La planeacin es el proceso bsico de que
nos servimos para seleccionar las metas y determinar la manera de conseguirlas. As mismo, la planeacin es
la primera etapa del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la eleccin de las decisiones ms
adecuadas acerca de lo que se habr de realizar en el futuro. Esta establece las bases para determinar el
elemento riesgo y minimizarlo.
Para que una empresa se pueda organizar, dirigir o controlar, antes deben elaborarse planes que den direccin
y propsito a la organizacin, que decidan qu deba hacerse, cundo y cmo ha de hacerse y quin lo har.
CONCEPTO.
Se puede definir a la planeacin como: "La determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin
para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en
un futuro"
EFICACIA.
Para que la planeacin sea eficaz es necesario revisar las respuestas a las siguientes preguntas:
Qu accin es necesaria?
Por qu?
Dnde?
Cundo?
Quin debe hacerla?
Cmo debe hacerse?
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Su creador fue Frederick Taylor, quien observ que la organizacin lineal no propiciaba la especializacin;
propuso que el trabajo del supervisor se dividiera entre ocho especialistas, uno por cada actividad principal, y
que los ocho tuvieran autoridad, cada uno en su propio campo, sobre la totalidad del personal que realizaba
labores relacionadas con su funcin.
La organizacin funcional consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de manera que cada
nombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecute el menor nmero posible de funciones.
Ventajas:
a) Mayor especializacin.
b) Se obtiene la ms alta eficiencia de cada persona.
c) La divisin del trabajo es planeada y no incidental.
d) El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.
e) Disminuye la presin sobre un solo jefe por el nmero de especialistas con que cuenta la organizacin.
CONTROL.- (ref. p5)
Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que s est haciendo
para asegurar que el trabajo de otros est progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo
predeterminado. Establecer un buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para
ese plan y la ejecucin exitosa de cada miembro no asegura que la empresa ser un xito. Pueden
presentarse discrepancias, malas interpretaciones y obstculos inesperados y habrn de ser
comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una accin correctiva.
ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL
a) Comparar los resultados con los planes generales. (medicin)
TIPO DE ORGANIZACIONES
1. Informal
2. Formal
1.- ORGANIZACIN INFORMAL:
EXTERNOS
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN
Los principios modernos usados para la organizacin son:
Del objetivo.
Toda y cada una de las actividades establecidas en la organizacin deben relacionarse
con los objetivos y propsitos de la empresa, la existencia de un puesto slo es
justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos.
Especializacin.
El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecucin de
una sola actividad; mientras ms especfico y menor campo de accin tenga un
individuo, mayor ser su eficiencia y destreza.
Jerarqua.
Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin
necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan
desde el ms alto ejecutivo hasta el nivel ms bajo.
Unidad de mando.
Al determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un
slo jefe, y que los subordinados no debern reportarse ms que a un slo jefe.
Difusin.
La obligacin de cada puesto que cubre autoridad y responsabilidad debe publicarse y
ponerse por escrito a disposicin de todos aquellos miembros de la empresa que
tengan relacin con el mismo.
Coordinacin.
Las unidades de una organizacin siempre debern mantenerse en equilibrio
(mercadotecnia, finanzas, produccin, recursos humanos).
Continuidad.
Una vez que se ha establecido la estructura organizacional, requiere mantenerse,
mejorarse, y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
Del equilibrio
En toda estructura existe la necesidad del equilibrio aplicacin de los principios o
tcnicas debe estar equilibrada para asegurar eficacia global de la estructura para
cumplir los objetivos de la empresa.
De flexibilidad
Mientras ms increbles se tomen para otorgar mayor flexibilidad a la estructura de una
organizacin, mejor podr sta cumplir con su propsito. En cada estructura se deben
incorporar procedimientos y tcnicas para anticipar y reaccionar ante el cambio.
LA DIRECCIN DEL COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.
Fayol (1972), la direccin como fase del proceso administrativo tiene como
funciones:
1. Planificar, de acuerdo con los usos y naturaleza del trabajo, las actividades a
realizar por la institucin.
2. Organizar, los esfuerzos e integrar los distintos elementos que estn bajo su
responsabilidad, en la institucin.
3. Coordinar, a las personas y dependencias de la institucin.
4. Tener un buen sistema de comunicaciones
5. Desarrollar
al
personal
con
programas
de
orientacin,
ubicacin,
recomendadas.
Hay dos tipos de orientacin, la orientacin inicial, que se da al individuo que ingresa y la
orientacin permanente que se da peridicamente o cuando es necesario al empleado.
2. La Motivacin: Consiste en suministrar al trabajador, las condiciones ideales para que se
sienta a gusto. La motivacin incluye estmulos, reconocimientos, cursos de mejoramiento,
participacin en reuniones, asistencia a conferencias, etc.
3. El mando o autoridad: Existen dos tipos de mando o autoridad a saber: el mando o
autoridad moral y el mando o autoridad legal. El mando o autoridad moral deriva de la alta
competencia intelectual-profesional y de condiciones personales de quien la detenta, tales
como la integridad, honestidad, responsabilidad, disposicin para orientar al grupo frente a
situaciones inusuales, etc. El mando o autoridad legal deriva de una designacin que
habilita para detentar la autoridad. Puede existir autoridad moral no asociada
a la
autoridad moral. El ideal es que estos dos tipos de autoridad sean detentados
simultneamente, por la misma persona.
4. La emisin de ordenes: Las ordenes consisten en decir lo que tiene que hacerse, a las
personas que tienen que hacerlo.
5. Las comunicaciones: Son procesos que transmiten informacin y ordenes, en forma oral o
escrita, a travs, de canales preestablecidos para este efecto, dentro de la organizacin.
6.
operaciones, el director superior se siente superado, debe delegar parte de sus funciones y
atribuciones a autoridades intermedias o subordinadas, sabiendo que debe mantener, para
s, toda la responsabilidad por las funciones y las atribuciones que delega. El director
general nico esta en relaciones directas con los directores intermedios (jefes de grupo,
de establecimiento o jefes de servicios generales, de servicios tcnicos, etc.). Los
directores generales mltiples se reparten las atribuciones de la direccin general de
maneras diversas y se relacionan con los directores intermedios de maneras diversas
tambin. En cualquiera de estos casos, el jefe mximo o director general conserva la
responsabilidad total, aunque delegue algunas de sus funciones en los jefes intermedios
dela organizacin.
7.
operaciones de la
El liderazgo: El director debe tener condiciones de lder. Esto significa que debe ejercer el
mando o autoridad con unidad de miras, unidad de accin y unidad de mando. El liderazgo