FUNDAMENTOS ADMINISTRATIVOS

Modulo No.1
Fundamentos Administrativos

Medelln, Febrero de 2014

Teora Administrativa y de Organizaciones

Contenido
CONTEXTUALIZACIN DE LA ADMINISTRACIN
TEORIAS ADMINISTRATIVAS

PLANEACIN ESTRATGICA

Contextualizacin de la Administracin
Sesin No. 1

Qu es una Organizacin?
Organizacin es un ente social de personas que interactan juntas con
el propsito de alcanzar unos objetivos comunes.
Diferencia fundamental entre ORGANIZACIN y EMPRESA:
Nos referimos a una Empresa cuando hablamos de recursos socio econmicos representados en capital, personas, tecnologas y materiales
con una finalidad econmica o comercial.
y Organizacin es una entidad social con interaccin humana.

Organizacin

Empresa

Evolucin de la Empresa
En el contexto histrico podemos encontrar que la empresa ha pasado por
una lenta pero contante evolucin. Se ha ido renovando con la transformacin
misma del ser humano.
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Empresa Primitiva: Sencilla y bastante

elemental con enfoque a la
transformacin.

Empresa Comercial: Es la que conlleva a la

creacin al capitalismo industrial, conocida
como la Revolucin Industrial.

Empresa Industrial: El incremento en las

relaciones comerciales entre colonias nsita a
las empresas a desarrollar maquinarias para
satisfacer la demanda.

Empresa como Organizacin: La obtencin de

logros financieros, contribuye a desarrollar el
sistema bancario, provocando fenmenos de
concentracin e internacionalizacin de capital.
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Elementos que conforman la Empresa

La Empresa est conformada por una serie de elementos que al interactuar
entre ellos se alcancen los objetivos.
Los elementos se identifican con activos, que pueden ser tangibles e intangibles.

Tangibles
Pueden ser la tecnologa (maquinaria, equipos y herramienta)
la infraestructura fsica( edificios, bodegas, mobiliario) , los inventarios
(productos, materiales y repuestos) y equipos de computo.
Intangibles
Estn representados en el capital financiero, el software informtico,
las marcas y las patentes, las bases de datos y el conocimiento que
poseen las personas (Capital Intelectual).

Las Organizaciones y su Entorno

El entorno ambiente de una Organizacin est conformado por tres niveles:

ENTORNO GENERAL
Social

Clientes

Poltico

ENTORNO ESPECIFICO
Cultural

Legal
Competencia

Demogrfico

Econmico

Organizacin

Proveedores

ENTORNO INTERNO
Mundial
Grupos de
Presin

Tecnolgico

Qu es Administrar?
Es una serie de herramientas, de practicas y de principios que tienen como
finalidad conseguir los objetivos de la organizacin, valindose de toma de la
decisiones anticipada que permitan aprovechar los recursos, especialmente
teniendo en cuenta el esfuerzo de las personas.
Los siguientes elementos conforman y dan sentido al saber administrar:

Objetivo

Decisin

Herramientas

Esfuerzo

Principios

Practicas

Recursos
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Eficiencia y Eficacia
Eficiencia
Cuando los recursos son empleados inteligentemente, hacemos un uso racional de ellos
y por lo tanto no se desperdician. Esta definicin permite que los productos y servicios
de la organizacin se obtengan a menores costos y en menores tiempos.

Eficacia

Eficiencia

HACER MAS CON MENOS

Eficacia
Hace referencia al logro de los objetivos , por lo que si un objetivo se consigue se dice
hubo eficiencia en caso contrario se dice que la organizacin fue ineficaz.

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Funciones Administrativas

PLANEACIN
Prever el futuro de una organizacin y estructurar las acciones necesarias para que este se
vuelva realidad, valindose de unos objetivos a alcanzar y las acciones para lograrlos con los
recursos que se disponen.

ORGANIZACIN
Es la funcin administrativa que determina las necesidades de personal, establece lo que
debe hacer cada persona y asigna actividades para lograr objetivos predeterminados.

DIRECCIN
Se centra en la influencia que debe ejercer en las personas de la organizacin, para que los
objetivos se cumplan, valindose de la motivacin , comunicacin, trabajo en equipo y liderazgo.
Dirigir es hacer que los otros cumplan lo que est planeado, en pos del cumplimiento de los
objetivos organizacionales.

CONTROL
Es el mecanismo que emplea una organizacin para cerciorarse de que lo que se ha hecho o se
est haciendo est en relacin con lo planeado y que cumple con lo esperado, en general Control
es verificar que resultados sean coherentes con lo planificado y las acciones correctivas propias.

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Niveles de la Administracin

Piensa en la empresa a largo

plazo y global.

Altos Directivos

Piensa a mediano plazo y en

su departamento

Gerentes de Nivel Medio

Piensa en corto plazo y en

detalle de la tarea

Gerentes de Primera
Lnea

Ejecuta la tarea

Personal de Base

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Teoras

Teoras Administrativas
Sesin No. 1

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Qu es?

Una Teora Administrativa es la forma de entender la

realidad de las empresas desde el desarrollo de una serie de
conceptos y principios que han ido evolucionando con las
organizaciones mismas. Esto es lo que se conoce como
Teoras Administrativas.

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Algunas Teoras son

Taylor y la Administracin Cientfica

El Ingeniero Frederick Taylor se enfoc principalmente en los procesos

de transformacin, buscando mejorar la productividad de la empresa
dando origen a lo que se conoce como la Administracin Cientfica.
Los cuatro principios de la Administracin Cientfica, son:
Principio de Planeacin: Asignar el mejor mtodo de trabajo de forma
cientfica y que no dependa de la decisin del operario.
Principio de Preparacin: Seleccin cientfica del trabajador, de la
maquina y de las herramientas y su disposicin fsica.
Principio de Control: Vigilar que la ejecucin del trabajo est de
acuerdo con lo planeado.
Principio de Ejecucin: Las funciones y responsabilidades se deben
asignar a diferentes personas y diferentes niveles para garantizar la
disciplina. El gerente planea, prepara y controla, el operario ejecuta.
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Algunas Teoras son

Teora Clsica de Fayol
El Ingeniero Henri Fayol y otros directivos en Francia estaban preocupados por la poca
eficiencia de la empresas, su enfoque se centr mas en la estructura organizacional, que
en el procesos de produccin. Esta teora es un complemento a la cientfica.
Con las siguientes funciones Fayol estructuro lo que el conceba como una organizacin.

Funcin Tcnica

Funcin Comercial

Funcin Administrativa

Funcin Financiera

Funcin de Seguridad

Funcin Contable

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Algunas Teoras son

Teora Clsica de Fayol

Los principios de la Administracin Clsica, son:

Divisin
del trabajo
Cadena de
valor

Autoridad

Centralizar

Disciplina

Fayol
Remunera
cin

Unidad de
Mando

Subordina
cin de
Intereses

Unidad de
Direccin

Dos aspectos claves que defini Fayol son el concepto de Organizacin y el de

Lnea y Staff.

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Algunas Teoras son

Weber y la Burocracia
Weber buscaba complementar las teoras de la poca, proponiendo una visin mas
amplia y global de la organizacin. Presenta una nueva perspectiva de la admn al
involucrar la ciencia, derecho y la sociologa.
La teora de la Burocracia tiene unas caractersticas las cuales son:
Carcter legal de las normas: La Burocracia se basa en la unidad que otorgan las
normas y reglamentos escritos.
Formalidad de las comunicaciones: Toda la comunicacin en la burocracia es escrita, lo
que le da el sentido formal.
Racionalidad y Divisin del trabajo: Cada persona cumple unas funciones especificas, en
las cuales tiene atribuciones particulares segn sea el poder que tenga.
Relaciones Impersonales: Para la burocracia las personas no son la esencia del cargo,
sino que el centro est en las funciones que se deben cumplir.
Jerarqua de Autoridad: Todo cargo tiene una jerarqua, existe un control sobre cada
cargo ejercido siempre por alguien que est en una lnea mas alta de autoridad.
Estandarizacin de Procedimientos: Cada persona debe hacer lo que la burocracia le
impone , y no lo que dicha persona desea. Las reglas y normas son las que rigen el cargo.
Competencias y Meritocracia: Para seleccionar las personas para un cargo, no se tiene
en cuenta las preferencias del jefe sino que se fundamentan en la capacidad y
competencia tcnica y adems de los meritos que ha hecho para el cargo.
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Algunas Teoras son

ESCUELA DE RELACIONES HUMANAS
(Elton Mayo)

El principal representante de la Escuela de R.H es el Psiclogo Australiano, Elton Mayo,

que alrededor de 1922 comenz sus investigaciones industriales, aplicando la psicologa
industrial.
Resultados de la teora de Relaciones Humanas
El nivel de produccin no depende de la cantidad fsica del trabajador, sino por la
integracin y normas sociales.
Los Empleados no solo se motivan con factores externos (salarios, condiciones fsicas),
sino que hay factores psicolgicos que influyen en la productividad.
Las pausas influyen la productividad de forma positiva, pero no sirven de nada con un
elemento aislado.
La organizacin est conformada por grupos sociales, con interaccin social, donde cada
individuo es diferente , pero da y recibe influencia de los dems.
El cambio de puesto de trabajo influye ampliamente en la moral del trabajador. Los
trabajos repetitivos y simples son montonos y reducen la eficiencia. (Contrario a la que
propona la Administracin Clsica).
Las mejoras tecnolgicas son vistas por los trabajadores como formas de explotacin al
producir mas pero ganar lo mismo.
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Algunas Teoras son

Administracin de la Calidad
Desde que existe la elaboracin de los productos por parte del hombre,
siempre ha existido el inters porque cada articulo que se produjera fuera lo
mejor posible.
A raz de la revolucin industrial se dio que si un producto no estaba bien
producido no era tan trascendental como la cantidad que deba obtenerse
del el para satisfacer la demanda.
Hoy en da, el concepto de calidad va mas all de la simple revisin de
productos , dado que lo que se busca es que se hagan bien desde el
principio. A esta forma de ver la calidad se le dio el nombre de Calidad Total.

En las organizaciones de hoy en da la calidad es un compromiso de cada

uno de los empleados para as superar las expectativas del cliente.

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Algunas Teoras son

Benchmarking
Su significado es Aprender de los mejores. Esto consiste en entender
como hace las cosas mi empresa, luego encontrar otra empresa (referente)
que realice mucho mejor las cosas que la ma, por lo cual establezco la
brecha o diferencia entre lo actual y lo ideal.
El paso siguiente es estudiar como hace las cosas mi referente , aprender
de el, entender su proceso y adaptarlo a mis necesidades.
El Benchmarking no es copiar ni hacer espionaje, significa aprender de
otro y adaptarlo a mis necesidades.

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Algunas Teoras son

Reingeniera
Sus autores principales fueron Hammer y Champy en la dcada de los
90s al proponer un modelo trascendental de cambio, al que llamaron
Reingeniera.
Esta se define como un cambio radical y de gran impacto en los procesos,
comenzando nuevamente con la redefinicin del negocio y de la empresa.
Este concepto es el de volver a definir todo desde cero, es volver a comenzar.
Est fundamentado en que los procesos son los responsables de que los
resultados sean excelentes, su propuesta es darle un nuevo sentido a los
procesos y as mejorar la eficacia de la organizacin.

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Planeacin Estratgica

Sesin N 3

Niveles de la Planeacin
Nivel Estratgico
Nivel Institucional:
Componente estratgico

Piensa y actual de forma global y

a largo plazo para toda la
empresa

Problemas amplios y complejos

con el entorno

Nivel Intermedio

Nivel Intermedio:
Componente tctico

Piensa y acta de forma menos

global y a mediano plazo, para un
rea de la empresa

Problemas generales e internos

Nivel Operativo

Nivel Operacional:
Componente tcnico

Piensa y acta de forma

especifica y a corto plazo

Problemas definidos y limitados

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Planeacin Estratgica
Consiste en entender el entorno de la organizacin y establecer el rumbo y
las acciones para aprovechar lo que le brinda el entorno o para defenderse de
este.
Estos son los pasos de la Administracin Estratgica:

Anlisis
Interno

Visin
Misin
Objetivo

Anlisis
Externo

Estrategias

Tcticas

Operativas

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Pasos
Los pasos para el desarrollo de la Planeacin Estratgica son:

Definir misin, visin, valores y objetivos de largo plazo de la empresa.

Realizar una auditoria o anlisis interno y externo de la organizacin.

Redefinir o validar la misin, la visin y los objetivos a largo plazo.

Establecer las estrategias que apoyan los objetivos y su plan
respectivo.
Establecer las tcticas que apoyan las estrategias y su plan respectivo.
Definir las operativas que apoyan las tcticas y su plan respectivo.

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Sabias que es?

Misin
Es un enunciado claro que describe el tipo de negocio al que pertenezca la
compaa. Lo que busca es definir de forma concisa el propsito que logra alcanzar la
empresa en la sociedad y en la economa.
La Misin contesta a cuatro preguntas clave:

Qu necesidades satisface la empresa?

A quien se dirige la empresa?
Cmo lograra sus objetivos?
Por qu existe la compaa?

Cuando se responden esas preguntas se llega a la definicin de la Misin Empresarial:

Qu: No es definir los productos que ofrece la empresa, si no especificar cual o cuales
Son la necesidad que cubre.
A quien: Es definir a quien se orienta, a que tipo o segmento de clientes trata satisfacer.
Cmo: Es el medio que utilizar, la estrategia general.
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Sabias que es?

Visin
Es el deseo de lo que quiere ser la organizacin en el futuro mostrando el camino a
seguir, generando entusiasmo a ese propsito, confianza en el liderazgo y criterios
claros para alcanzar el xito.
Los componentes de la Visin son los mismos de la Misin pero expresados en
trminos futuros.
Qu: Cual ser la razn de ser del negocio en el futuro. Puede iniciar con un verbo
que mueve a la accin, como: convertir.. , Proporcionar, Ser.
Para quien: Quienes sern nuestros clientes a futuro. Ej: a nivel nacional,
atendido a.
Para que: Que motivar a su gente para que la empresa siga funcionando. Ej: el
mejor sitio para trabajar.
Cmo: Que mecanismos y recursos se utilizaran para alcanzar la visin. Ej:
proveedores de mejor precio, con la mejor tecnologia.
Cuando: Es la fecha limite en la que se espera se cumpla la visin, generalmente se
plantea a mnimo cinco aos. Ej: Para el ao 2020
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Sabias que es?

Valores
Un valor es un concepto que encierra un sentido de excelencia, que
busca orientar al comportamiento humano, su conducta.
Ej: Rectitud, transparencia, lealtad, confidencialidad.

Vs
Principios
Un principio es una aplicacin prctica de un valor. El principio determina
la forma como el valor se cumplir.
Ej: Valor: Honestidad , Principio: La empresa est comprometida con la
transparencia en todas sus acciones
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Sabias que es?

Objetivos
Un objetivo es una expresin con un fin que se quiere conseguir, el cual
se fija para mostrar la orientacin de los esfuerzos que se deben hacer.
Tambin podemos entenderlo como un enunciado escrito que seala un
resultado que se desea alcanzar en un tiempo determinado.
Los objetivos pueden ser:
Objetivos de largo plazo: Son los objetivos generales de una empresa, que tienen
un carcter mas especulativo. Sirven para definir el futuro deseable del negocio en un
lapso entre 3 a 5 aos generalmente.
Objetivos a mediano plazo: Son menos especulativos y se basan en los objetivos
estratgicos, para complementarlos o ayudarlos a cumplir.
Son los objetivos generales de una empresa, que fijan en cada rea de la organizacin
para que se enfoquen en su propsito, en un periodo alrededor de un ao.
Objetivos a corto plazo: Son los que se realizan en menos de un ao, se caracterizan
por su detalle, se les puede llamar objetivos individuales u operacionales pues son los
que cada empleado debe alcanzar en su actividad.
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Auditoria Interna y Externa

Auditoria
Interna

Auditoria
Externa

Fortalezas

Oportunidades

DIAGNOSTICO
ESTRATGICO

Debilidades

Amenazas

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Ejemplo Matriz DOFA

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Conceptos
Estrategia
Es la movilizacin de todos los recursos de la empresa para conseguir los
objetivos a largo plazo.
En las Estrategias competitivas se identifican cuatro modelos, los cuales son:
o Defensiva: Busca mantener el dominio actual de productos y mercados.
Estables

o Ofensiva: Busca ampliar sus dominios en productos y mercados

o Analstica: Busca mantener el dominio estable en productos y mercados
o Reactiva: Es una estrategia de espera, algo improvisada

Inestable

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Conceptos
Planeacin Operacional
Es la que hace referencia a la planeacin del da a da. Con ella lo que se
busca es dar respuesta a las preguntas de Qu hacer? Y Cmo hacerlo?.
Su enfoque est en las personas que se encuentran en el nivel operacional,
a nivel de gerentes de lnea o de supervisores.
Su principal funcin es garantizar que los procedimientos se establezcan y
se cumplan por parte de las personas adecuadas. Los planes operacionales
constan de: Procedimientos, presupuestos, cronogramas y reglamentos.

Procedimiento

Cronograma

Normas

Reglamento

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Gracias !!!

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