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Gerencia de Proyectos

PLAN DE GESTIN DEL CRONOGRAMA


DECLARACIN DE CRONOGRAMA
CDIGO SCI-01
versin 1.0
PROYECTO: OPTIMIZACIN DEL CONTROL DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA DECDATA
PER S.A.C.
GERENTE: GERENTE DE PROYECTOS
PREPARADO POR: ANALISTA DE PROYECTOS FECHA 03 02 2017
REVISADO POR: DEPARTAMENTO DE PROYECTOS FECHA 04 02 2017
APROBADO POR: GERENTE DE PROYECTOS FECHA 05 02 2017

A. PROCEDIMIENTO DE DEFINICIN DE ACTIVIDADES


Para poder definir de la manera ms ptima las actividades del proyecto, el gerente de proyectos a
reunido a su equipo de trabajo entregando la siguiente informacin para su respectivo anlisis:

- El acta de constitucin
- Lista de requerimiento del cliente
- EDT aprobado por el cliente
- El alcance del proyecto detallando excepciones y restricciones

Como parte adicional, tambin se consideraron las siguientes apreciaciones:

- Reuniones: Se celebrarn reuniones donde estarn presentes los key user e interesados
involucrados en los procesos que forman parte de proyecto para que indiquen cual es el
detalle de las actividades
- Juicio de Expertos: Se tomara en cuenta la base historia de los proyectos similares ejecutados
en la organizacin para determinar las actividades del cronograma

Asimismo el resultado de las actividades que incluye los recursos necesarios de la frecuencia y la
mano de obra por actividad se detallarn en el Anexo, adems de remarcas los hitos de proyecto.

B. PROCEDIMIENTO DE SECUENCIAMIENTO DE ACTIVIDADES


Se identificar el orden de la ejecucin o secuencia de las actividades del proyecto, como
tambin la duracin, comienzo temprano y tardo, trmino temprano y tardo, holguras y
rutas crticas del proyecto, se deber realizar lo siguiente:

- Relacionar cada actividad con su actividad predecesora, siguiendo una secuencia


lgica y adecuada para cada inicio y fin de actividad.
- Identificar las actividades principales del proyecto
- Clculo de las holguras para determinar la ruta crtica del proyecto.
- Se indicar el nombre de la actividad y la duracin de acuerdo a los interesados.

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- Calculamos los comienzos temprano y tardo. Asimismo, calculamos los trminos


temprano y tardo del proyecto. En la ltima actividad obtendremos la duracin del
proyecto.
- Determinar la secuencia de las actividades, realizando un diagrama de tal forma que
una cada actividad con una flecha unidireccional hasta el fin de la actividad.

Para mayor detalla ver cuadro de Identificacin y secuencia de actividades y el diagrama de


precedencias.
PROCESO DE DEFINICIN DE ALCANCE: DESCRIPCIN DETALLADA DEL PROCESO PARA ELABORAR EL
C. SPROCEDIMIENTO DE ESTIMACIN DE RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES
Para generar la estructura de desglose de recursos (RBS) se utilizarn las siguientes herramientas
durante el proyecto:

- Juicio de Expertos: Los key user de la organizacin nos brindarn informacin sobre las
personas, materiales, etc. que estarn involucradas en el desarrollo de las actividades para su
exitoso desarrollo.

- Anlisis de Alternativas: Se identificara las caractersticas especiales de cada recurso a ser


utilizado dentro del desarrollo de la actividad de tal que se seleccionara el adecuado para su
exitoso desarrollo.

Asimismo, para los entregables y actividades que se ha identificado para el proyecto se procede a
realizar la estimacin y duracin del proyecto, como tambin los tipos de recursos para el desarrollo
del proyecto, donde adems para ejecutar estas actividades el personal de la empresa DECDATA
PER S.A.C. SAC, estar involucrado en los siguientes puntos: Recursos de tipo material o
consumibles, Recurso tipo de personal, donde se necesitaran especificar lo siguiente:

- Nombre del recurso


- Duracin
- Supuestos y base de estimacin
- Clculo

Para este proceso se utilizarn las estimaciones de recursos y duraciones.

C
O

D. D. PROCESO DE ESTIMACIN DE DURACIN DE LAS ACTIVIDADES


Para la obtencin de las estimaciones de la duracin de las actividades se utilizarn las siguientes
herramientas dentro de proyecto:

- Estimacin Anloga: La duracin est sujeta a datos que se recopilan en la investigacin


del proyecto, datos histricos de proyectos similares con los que cuenta la organizacin
para poder determinar los tiempos de duracin de cada actividad y as cada paquete de
trabajo.

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- Juicio de Expertos: Junto con la herramienta anterior se utilizara tambin el juicio de


expertos para identificar plenamente el tiempo sobre las caractersticas especiales de
este proyecto en base al histrico con que ya se cuenta.
- Recursos: Si es de tipo personal, se estima la duracin que tomar realizar dicha actividad
- Recurso material o mquina, se define la cantidad que se va a utilizar

Las estimaciones de la duracin de las actividades se deben realizar en base al tiempo total del
proyecto que comprende de 120 das, es decir 4 meses y cada entregable se divide en 4 grupos con
duracin de 30 das, donde adems cada actividad debe estar dentro de cada grupo y estar dentro
del tiempo planificado.
PE STATEMENT DEFINITIVO A PARTIR DEL SCOPE STATEMENTPRELIMINAR. DEFINICIN DE QU, QUIN, CMO,
CUNDO, DNDE, Y CON QU.

E. E. PROCEDIMIENTO DE DESARROLLO DEL CRONOGRAMA


Para generar el cronograma del proyecto se utilizar:

- Mtodo de la Ruta Crtica: Con la ayuda de una secuencia de actividades identificaremos la


red en donde el proyecto tiene una holgura de 0 para identificar la ruta crtica y de tal
manera identificar en que actividades no se deben de alterar los tiempos para no afectar la
fecha fin de proyecto.

Asimismo para la realizacin de este procedimiento se cuenta con los siguientes documentos:
- La identificacin de secuencia de actividades
- El diagrama de precedencias
- Estimacin de recursos y duraciones

Para la realizacin del cronograma del proyecto se debe contar con los siguientes puntos:
- Establecer las fechas y duracin del proyecto
- Registrar las tareas de cada actividad
- Identificar los hitos principales del proyecto
- Realizar una secuencia de actividades y una secuencia a los entregables del proyecto
- Identificar los entregables del proyecto por cada hito

Para la aprobacin del cronograma, primero debe ser enviado a los interesados y deber ser
aprobado para continuar con el proyecto, posteriormente al obtener el cronograma final deber ser
gestionado para cumplir con lo acordado. Para ello se debe visualizar el diagrama de Gantt, indicado
al final de este plan.

F. F. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE CRONOGRAMA


Para tener sobre el proyecto se utilizar el software Microsoft Project que nos permitir identificar si
estamos a tiempo con las fechas de fin de cada actividad estimada contra la real y planificar si es que
existiese algn cambio de proyecto verificar la nueva fecha de fin de este.
Asimismo, se han planificado las reuniones con la finalidad de ver el avance del proyecto y si es que
se encuentra dentro de las fechas establecidas indicadas en el cronograma. Como tambin se debe
realizar el seguimiento de cada entregable que tiene asignado un responsable.
Es importante mencionar que algunos puntos que se debern tocar en las reuniones establecidas con
todos los encargados del proyecto seran:

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- Razones aceptables para cualquier tipo de cambio en el cronograma


- Ante cualquier eventualidad de cambio ante el cronograma se debe describir y calcular el
impacto que generara en el proyecto.
- Si se realizan los cambios en el cronograma, se debe describir cmo se va a manejar o
administrar.

G. GESTIN DE CAMBIOS AL CRONOGRAMA


Persona(s) autorizada(s) a solicitar cambio en cronograma:
Nombre Cargo Ubicacin
Jefe de Logstica LOGISTICA
Jefe de Almacn LOGISTICA
Gerente Financiero FINANZAS

Persona(s) que aprueba(n) requerimiento de cambio de cronograma:


Nombre Cargo Ubicacin
Gerente General PRESIDENCIA
Comit de Logstica --- LOGISTICA
Razones aceptables para cambios en cronograma del Proyecto(por ejemplo, retrasos debido a
entrega de materiales o disponibilidad de personal; clima; adelantar el cumplimiento debido a
trmino de fase o proceso, etc.):
Disponibilidad de personal
Retrasos en los entregables
Retrasos con los proveedores
Aparicin de nuevos riesgos no identificados inicialmente
Describir cmo calcular y reportar el impacto en el proyecto por el cambio en cronograma. (tiempo,
costo, calidad, etc.):
Tiempo. - Se calcular los tiempos de cada modificacin presentada en el proyecto por
hora/hombre y se actualizar la lnea base.
Costo. - Se calcular los costos de cada modificacin presentada en el proyecto por
hora/hombre y se actualizar la lnea base.
Calidad.- Se generaran nuevos entregables con respecto a los nuevos entregables generados
en los cambios con una necesaria aprobacin.
Describir cmo los cambios al cronograma sern administrados:
Solicitud de Aprobacin: Se creada un documento indicando la solicitud del cambio y la
descripcin de ello solo por los usuarios encargados.
Comit de Gestin de Cambios: Analizara la solicitud de cambios y brindara la aprobacin o
negacin con la explicacin del caso.

H. HITOS DE PROYECTO
Hitos EDT/WBS Fecha Descripcin
CATALOGACION Y 2 16/05/2017 Estudio de inventarios concluida
ESTUDIO DE INVETARIOS

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INSTALACION Y 3 10/05/2017 Instalacin del software


CONFIGURACION DE concluida
SOFTWARE
CAPACITACION 4 21/05/2017 Capacitacin concluida
PUESTA EN MARCHA 5 02/06/2017 Ejecucin de puesta en vivo
Comentarios:
Los hitos presentados son los ms importantes dentro del proyecto y nos permitir verificar que no se
estn teniendo problemas en el cronograma ya que se encuentran en la ruta crtica.

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