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Como Hacer Una Edt PDF
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Trabajo (EDT)
PMI, Segunda Edicin.
Captulo 1. Introduccin al Estndar Prctico para la
EDT.
1.1Visin General.
La planificacin define un proyecto exitoso. La EDT provee las bases para definir el trabajo
ya que se relaciona con los objetivos del proyecto. La EDT tambin establece el marco
para la gestin del trabajo hasta su finalizacin.
1.2 Concepto. La EDT es usada en el proyecto como sigue:
Para efectos de este estndar, un proyecto puede ser definido enfocado internamente,
externamente o ambos. Adicionalmente, los entregables pueden tomar la forma de
productos, servicios, logro de determinados objetivos o consecucin de metas.
1.3 Objetivos
1.3.1 Proveer un espacio para el conocimiento de conceptos y beneficios de la
EDT
1.3.2 Presentar una aplicacin estndar de la EDT como una herramienta de la
Administracin de Proyectos.
Visin General
La EDT define elementos nicos de trabajo que pueden ser ordenados y completados en el
orden definido por el diagrama de redes: secuencialmente, en paralelo o en el orden
especfico necesario para lograr los resultados finales del proyecto. La EDT facilita otros
procesos como estimacin, programacin, asignacin de recursos, anlisis de riesgo y
medicin y control del proyecto. La EDT representa una clara descripcin de los
entregables del proyecto y el alcance el qu del proyecto. No es una descripcin de un
proceso o un cronograma que define cmo o cundo se producirn los entregables, ms
bien est especficamente limitado a describir y detallar el producto final del proyecto o el
alcance. La EDT organiza y define el alcance total del proyecto. La EDT subdivide el trabajo
del proyecto en componentes ms pequeos y manejables, con cada nivel descendiente
de la EDT que representa un nivel de detalle mayor del trabajo del proyecto. La
planificacin del trabajo contenida en los niveles ms bajos de los componentes de la EDT,
llamados paquetes de trabajo, pueden ser programados, estimados sus costos,
monitoreados y controlados.
2.2.
Una EDT, como la define el PMBOK, es: Una descomposicin del trabajo jerrquica
orientada a los entregables que se ejecutar por el equipo de trabajo del proyecto para
lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. Organiza y define el
alcance total del proyecto. Cada nivel descendente representa una definicin ms
detallada del trabajo del proyecto..
Trabajo: esfuerzo mental o fsico sostenido, esfuerzo o ejercicio de habilidad para superar
los obstculos o lograr un objetivo. Usado comnmente para referirse a una actividad
especfica, deber, funcin o asignacin comnmente parte o fase de un emprendimiento
mayor, algo producido o logrado con esfuerzo, ejercicio o habilidad. En este contexto, el
trabajo se refiere a productos o entregables que son el resultado de un esfuerzo y no al
esfuerzo en s mismo.
Descomposicin: una tcnica de planificacin que subdivide el alcance del proyecto y los
entregables del proyecto en componentes ms pequeos y manejables, hasta que el
trabajo del proyecto asociado con el complimiento del alcance y la provisin de los
entregables est definido con suficiente detalle para que se pueda ejecutar, monitorear y
controlar el trabajo.
Estas definiciones sirven para definir el papel global de la EDT, que es proveer una base
para el desarrollo de cronogramas del proyecto, las comunicaciones, los planes de
gestin del riesgo al igual que otros elementos clave.
2.2.1. Definicin de Trminos
Actividad: un componente de trabajo realizado durante el transcurso de un proyecto.
Esfuerzo Distribuido: esfuerzo aplicado al trabajo de un proyecto que no es fcilmente
divisible en distintos esfuerzos para ese trabajo, pero que est relacionado en proporcin
directa a diversos esfuerzos de trabajo. Contrasta con esfuerzo discreto.
Cuenta de Control: un punto de control de gestin donde el alcance, presupuesto
(recursos planificados) costo presente y cronograma estn integrados y comparados con
el valor ganado para la medicin del desempeo. Las cuentas de control se colocan en
puntos de gestin seleccionados (componentes especficos de niveles seleccionados) de la
Estructura de Desglose del Trabajo. Cada cuenta de control se asocia a un nico
componente organizacional en la estructura de desglose organizacional (EDO).
Previamente llamada cuenta de costos. Vea tambin paquete de trabajo.
Esfuerzo discreto: esfuerzo de trabajo que es distinto, separado y relacionado con la
conclusin de componentes y entregables especficos de la EDT y que puede ser planeado
directamente y medido. Contrasta con esfuerzo distribuido.
Nivel de Esfuerzo (NE): actividad tipo soporte (por ejemplo, relaciones con los
proveedores o clientes, contabilidad de costos del proyecto, gestin del proyecto, etc.),
que no produce productos finales. Se caracteriza por una tasa uniforme de trabajo en un
periodo de tiempo determinado por las actividades que sustenta.
Tarea: un trmino para trabajo cuyo significado y uso dentro de un plan estructurado para
el trabajo del proyecto varia con el rea de aplicacin, industria y marca del software de
administracin del proyecto.
Componente de la EDT: una entrada en la estructura de desglose del trabajo que puede
estar en cualquier nivel.
2.3.
Concepto
2.3.2. Entregables
El concepto fundamental de un entregable es medular en una EDT. El PMBOK define un
entregable como:
Cualquier producto, resultado o capacidad de ejecutar un servicio nico y verificable que
debe ser producido para completar un proceso, fase o proyecto. Usualmente utilizado ms
estrechamente en referencia a un entregable externo, que es un entregable que est
sujeto a aprobacin por parte del patrocinador del proyecto o del cliente.
La EDT provee una base para la integracin de los paquetes de trabajo y los entregables
intermedios con todos los dems aspectos del inicio, planificacin, ejecucin monitoreo y
control y cierre del proyecto.
Una EDT orientada a entregables provee muchos beneficios al proyecto, incluyendo los
siguientes:
2.3.3. Diseo
Una EDT bien diseada que presente informacin a un nivel de detalle apropiado y en
formatos y estructuras significativas para los que ejecutan el trabajo es una herramienta
invaluable en la Administracin de Proyectos. Provee una representacin grfica o resea
textual del alcance del proyecto. Aqu hay algunos roles que juega la EDT en apoyo a la
claridad de la definicin del proyecto:
2.3.4. Gestin
La EDT apoya la gestin efectiva del proyecto en varias formas durante la vida del
proyecto, mediante:
Separa los entregables del proyecto en componentes para asegurar que el plan de
proyecto coincida con el alcance del proyecto aprobado y satisfaga los objetivos
del proyecto.
Apoyando la descomposicin del alcance del proyecto en componentes ms
simples, suministrando uno de los principales mtodos para manejar proyectos
complejos.
Suministrando una estructura para especificar objetivos de desempeo.
Suministrando la base para integrar y completar el comportamiento del
cronograma y de los costos.
Apoyando la planeacin y asignacin de responsabilidades.
Asistiendo en la determinacin de requerimientos de recursos como habilidades
tcnicas, experiencia y conocimiento.
Facilitando el reporte y anlisis del progreso del proyecto y datos sobre el estado
del proyecto, incluyendo asignacin de recursos, estimado de costos, desembolsos
y desempeo.
2.4.
La Regla del 100% (Haugan, 2002, p 17) es una caracterstica medular de la EDT. Esta regla
establece que la EDT incluye 100% del trabajo definido en el alcance del proyecto y
captura TODOS los entregables internos, externos e intermedios- en trminos de trabajo
que debe ser completado, incluyendo la Administracin del Proyecto. La Regla del 100%
es uno de los principios ms importantes que gua el desarrollo, descomposicin y
evaluacin de la EDT. La regla se aplica en todos los niveles de la jerarqua: la suma del
trabajo del nivel hijo debe ser igual al 100% del trabajo representado por el nivel
padre y la EDT no debe incluir ningn trabajo que est fuera del alcance del proyecto,
esto es, no puede incluir ms que el 100% del trabajo.
Es importante recordar que el la Regla del 100% tambin aplica al nivel de actividad. El
trabajo representado por las actividades en cada paquete de trabajo debe sumar hasta un
100% del trabajo necesario para completar el paquete de trabajo.
2.5.
2.6.
Representaciones de la EDT
La EDT puede ser representada en una variedad de formas incluyendo la grfica, textual o
tabular. Sin importar la representacin utilizada, la EDT permite que el equipo de
proyecto prediga y pronostique costos, tiempos, requerimientos de recursos y
asignaciones ms acertadamente. Dos mtodos comunes son el diagrama de jerarqua y la
vista tabular o esquematizada de la figura 2-4.
2.7.
Resumen
En resumen, la EDT:
Los Directores de Proyecto con experiencia saben que hay muchas cosas que podran ir
mal en los proyectos, sin importar cun exitosos son los Directores de Proyecto en la
planificacin y ejecucin de su trabajo. No obstante, los errores en los proyectos, a
menudo tienen su origen en una EDT pobremente desarrollada o inexistente.
Una EDT pobremente construida puede resultar, entre otras cosas en las siguientes
piedras de obstculo y resultados adversos del proyecto:
Definicin incompleta del proyecto que llevan a extensiones del proyecto sobre la
marcha.
Asignaciones de trabajo, metas, objetivos o entregables poco claros.
Alcances inmanejables y cambiantes.
Presupuestos desbordados.
impacto en los proyectos, los recursos y los presupuestos puede ser calculado
fcilmente, suponiendo que la EDT del proyecto ha sido construida correctamente
en consideracin a estos factores de orden superior.
d. EDR
La Estructura de Desglose de Recursos (EDR) describe la organizacin de los
recursos del proyecto y puede ser usada en conjunto con la EDT para definir las
asignaciones de paquetes de trabajo. El enlace entre los paquetes de trabajo y la
EDR puede ser usado para verificar que a todos los miembros del equipo del
proyecto les fueron asignados paquetes de trabajo correctamente y que todos los
paquetes de trabajo tienen un dueo.
e. EDO
La Estructura de Desglose de la Organizacin (EDO) est vagamente relacionada
con la EDT. La EDO representa la jerarqua de la Organizacin, permitiendo que los
paquetes de trabajo del proyecto se relacionen con las unidades organizacionales
ejecutantes. Esta herramienta refuerza el lineamiento que cada paquete de trabajo
debe tener un nico punto de responsabilidad. La EDO puede ser una herramienta
til para los Directores de Proyecto ya que demuestra claramente la jerarqua de
las personas o de los grupos, mientras que la EDT est estrictamente relacionada
con los entregables.
f. Diccionario de la EDT
El diccionario de la EDT es un documento clave que acompaa la EDT y contiene
informacin crtica del proyecto. El diccionario de la EDT define, detalla y clarifica
los varios elementos de la EDT para asegurar que cada componente de la EDT se
encuentra articulado atinadamente y puede ser comunicado a cualquiera en
referencia a la EDT. El desarrollo del diccionario de la EDT a menudo revela
ambigedades u otros errores en la EDT misma y resulta en revisiones de la EDT. El
diccionario de la EDT contiene informacin sobre cada elemento de la EDT,
incluyendo una descripcin detallada del trabajo, los entregables, las actividades y
los hitos asociados con cada elemento. El diccionario de la EDT puede tambin
incluir una indicacin del tipo y nmero de recursos requeridos e informacin de
control del contrato, como un nmero de cargo u otros datos similares. A menudo,
un diccionario de la EDT incluir matrices de rastreabilidad, ligando la EDT a otros
documentos de control del alcance como declaraciones de trabajo o documentos
de requerimientos.
Los estndares que aprovechan la EDT tpicamente caen en dos categoras. La primera
categora se enfoca en el uso del contenido de salida de la EDT como una entrada. El
Estndar Prctico para el Valor Ganado (EVM) y el Estndar Prctico para
Programacin caen en esta categora. Debido a que el contenido de salida de la EDT es
predecible y bien entendido, estos estndares pueden construirse o apalancarse del
Estndar Prctico para las Estructuras de Desglose de Trabajo.
Otros estndares incorporan la EDT como la herramienta preferida para desarrollar la
definicin del alcance para su rol. Por ejemplo, la Gua PMBOK utiliza el Estndar
Prctico para las Estructuras de Desglose del Trabajo para desarrollar el alcance del
proyecto y el OPM3 identifica la EDT como una herramienta que puede ser usada para
desarrollar una EDT de un programa. Estos estndares reconocen el Estndar Prctico
para las Estructuras de Desglose del Trabajo como una buena prctica.
La EDT es desarrollada para definir cuidadosamente qu se encuentra dentro del
alcance del proyecto y por consiguiente que est fuera del alcance del proyecto. El
Estndar Prctico para Programacin est basado en parte en la suposicin de que una
EDT de alta calidad ha sido desarrollada usando buenas prcticas, definiendo
correctamente el alcance. Cuando se desarrolla el cronograma del proyecto, cada
tarea de alto nivel debe corresponder a un elemento de la EDT. Si una actividad o una
tarea no tienen relacin con un paquete de trabajo dentro de la EDT, entonces o bien
la EDT no abarca totalmente el alcance del proyecto o la actividad o tarea es
innecesaria.
El Estndar Prctico para el Valor Ganado (EVM) es una metodologa de
Administracin para integrar el alcance, cronograma y los recursos y para medir
objetivamente el desempeo y el progreso. Los datos usados en el EVM dependen de
que los elementos de la EDT hayan sido desarrollados utilizando buenas prcticas. Si
los elementos de la EDT no estn bien definidos, son muy extensos en alcance o muy
largos en duracin, o de alguna manera no fueron descompuestos y desarrollados
apropiadamente, ser dificultoso medir el valor ganado del proyecto. El Estndar
Prctico para el Valor Ganado (EVM) se basa en una EDT de alta calidad como entrada.
La Gua PMBOK, el estndar del PMI, discute la prctica de la Administracin de
Proyectos como un todo. Un elemento clave de la gestin de proyectos es la gestin
del alcance y la Gua PMBOK discute los beneficios de usar la EDT como una tcnica
para administrar y controlar el alcance del proyecto.
El Estndar para la Gestin de Programas describe como las colecciones de proyectos
relacionados deben ser manejados apropiadamente. Este estndar supone que la EDT
para cada proyecto relevante ha sido desarrollada de acuerdo a una buena prctica y
describe detalladamente el alcance del proyecto.
El Estndar para la Gestin del Portafolio describe como las colecciones de proyectos o
programas deben ser manejados apropiadamente. Este estndar supone que la EDT
para cada proyecto/programa ha sido desarrollado de acuerdo a las buenas prcticas y
describe detalladamente el alcance del proyecto.
El OPM3 es un ejemplo de un modelo de madurez que puede ser usado para medir y
detallar el nivel de madurez de una organizacin, as como proveer un camino claro
para niveles de madurez mayores. La EDT es importante para el OPM3, dado que el
OPM3 se basa en los beneficios esperados de los procesos de gestin del alcance. Este
estndar se basa en el desarrollo de una EDT de calidad como una base para la gestin
efectiva de proyectos.
3.5. Resumen
La EDT es una herramienta importante usada en la planificacin y ejecucin de un
proyecto exitoso. Muchas fallas del proyecto en cuanto a costos, cronograma y calidad
pueden tener su origen en deficiencias en el desarrollo de la EDT del proyecto. Es
menos posible que un proyecto sea exitoso sin la existencia de una EDT de calidad. En
contraste, el desarrollo y aplicacin de una EDT de alta calidad va a aumentar
significativamente la posibilidad de que el proyecto finalice exitosamente.
4.4. Ejemplo de una EDT de alta calidad. La figura 4-1 ilustra una EDT simplificada para
una organziacin que fabrica bicicletas. El proyecto es el diseo y construccin de una
bicicleta.
4.4.1. Nivel 1
Este nivel abarca todo el alcance del proyecto necesario para producir la bicicleta
Incluye todo el trabajo directo e indirecto. El nivel 1 es el producto completo,
siempre un elemento nico de la EDT. En este ejemplo, el nivel superior est
representado por un nombre y un identificador para diferenciarlo de otras EDTs en
un programa o portafolio de que es miembro. Este no siempre es el caso. Si el
proyecto es nico, el identificador del nivel superior o Nivel 1 podra no ser
necesario.
4.4.2. Nivel 2
Este es el primer nivel de descomposicin. Este nivel es el nivel alto de
descomposicin de las principales reas en el alcance del trabajo. Contiene los
componentes bsicos del producto, junto con la integracin y la administracin del
proyecto. Este nivel est numerado #.#, por ejemplo 1.1.
4.4.3. Nivel 3
Este nivel descompone cada una de las principales reas del nivel 2 en sus partes
constitutivas. Es importante notar que la Regla del 100% est siempre adherida en
el desarrollo de la EDT. En este nivel se debe empezar a definir entregables
especficos y tangibles del proyecto. Este nivel est numerado #.#.#, por ejemplo
1.3.2
4.4.4. Nivel 4
De la misma manera, cada rea exclusiva del nivel 3 se podra descomponer ms
an, si fuera aplicable. De nuevo, la complejidad del trabajo va a definir la
profundidad y el nmero de niveles de la descomposicin de la EDT. Este nivel est
numerado #.#.#.#, por ejemplo 1.6.4.2.
Mtodo de creacin
de una EDT
Arriba-Abajo
Ventajas
Abajo-Arriba
Estructura el proyecto
convenientemente para
reportes de estado.
Ayuda a asegurar que los
proyectos
estn
lgicamente
estructurados
Es valioso cuando se
discuten entregables del
proyecto
Puede
acomodar
entregables adicionales a
medida que aparecen
Empieza
de
los
entregables y paquetes
de trabajo hacia atrs.
Confirma que todos los
paquetes de trabajo sean
incluidos.
Retos
Requiere
atencin
constante para que no se
pasen por alto paquetes de
trabajo
La EDT necesita ser
elaborada a un nivel
suficientemente detallado
para permitir imprevistos y
control de la gestin.
Estndares de EDT
Los
formatos
estn
predefinidos
Mejora la consistencia de
las EDT entre proyectos
Plantillas de EDT
Identificar
todos
los
entregables antes de
hacer la EDT
Asegurarse que todos los
paquetes de trabajo se
agrupen lgicamente.
Puede perder enfoque en
el panorama completo.
Hacer que el proyecto se
ajuste al estndar.
Podra llevar a incluir
entregables innecesarios
o
dejar de
incluir
entregables propios del
proyecto.
No todos los proyectos se
ajustan a una serie de
estndares estructurados.
Requiere que el proyecto
se ajuste al estndar.
Podra llevar a incluir
entregables innecesarios
o
dejar de
incluir
entregables propios del
proyecto.
No todos los proyectos se
ajustan a una serie de
estndares estructurados.
Para desarrollar una EDT, el equipo de gestin del proyecto necesita decidir
primero cul mtodo utilizar. La eleccin entre el mtodo arriba-abajo o abajoarriba es personal y puede depender de los hbitos y estilos de anlisis del equipo
del proyecto, as como de las prcticas organizacionales. Fuera de estas
consideraciones, algunos lineamientos y explicaciones podran ser ms apropiados:
A. Mtodo Arriba-Abajo: utilice este mtodo en las siguientes situaciones:
a. Cuando el Director del Proyecto y el equipo de trabajo tienen poca o
nula experiencia en el desarrollo de la Estructura de Desglose del
Trabajo. Este mtodo permite la comprensin progresiva a medida que
se elabora la EDT.
b. No se comprende bien la naturaleza de los productos o los servicios. Al
utilizar este mtodo se gana entendimiento y consenso con los
interesados cuando el alcance y la naturaleza del proyecto son
inciertos.
c. Cuando la naturaleza del ciclo de vida del proyecto no se conoce o no es
familiar. Este mtodo ayuda a clarificar el ciclo de vida y sus
caractersticas.
d. No se cuenta con plantillas apropiadas de EDT. Cuando se empieza por
un borrador, es ms fcil hacerlo con el producto final del proyecto y de
manera iterativa determinar los sub-elementos.
B. Mtodo Abajo-Arriba: utilice este mtodo en las siguientes situaciones:
a. Se comprende bien la naturaleza de los productos o servicios a
entregar. Por ejemplo, si la organizacin ha desarrollado productos o
servicios muy similares anteriormente, el equipo de proyecto podra
tener un muy buen entendimiento de todos los entregables
intermedios requeridos para el nuevo proyecto.
b. Se conoce bien la naturaleza del ciclo de vida del proyecto. Si la
organizacin siempre usa el mismo ciclo de vida del proyecto, los
entregables intermedios son bien conocidos y pueden ser utilizados de
abajo hacia arriba en el desarrollo de la EDT.
c. Se cuenta con plantillas apropiadas de EDT. Si la organizacin tiene
EDTs para productos o servicios similares y stas pueden ser
reutilizadas, este mtodo refuerza la habilidad del equipo para
personalizar la EDT.
C. Estndares y Plantillas de EDT: en general, si existen plantillas o estndares de
EDT disponibles, stos pueden ser usados, con las advertencias de la figura 5-1.
Debe tenerse cuidado a la hora de elegir la plantilla de EDT apropiada. La
organizacin podra tener plantillas de EDS para proyectos muy similares y su
Ser iterativo
Ser revisado durante el avance del proceso de planificacin del proyecto
Poder ser flexible, sobre todo cuando el alcance del proyecto puede cambiar. Un
proyecto bien manejado, sin embargo, incorporar un proceso de control de
cambios riguroso para administrar y documentar los cambios en el alcance.
Cuando se presenten cambios en el alcance, la EDT debe cambiar. Cualquier
cambio en la EDT requiere un cambio asociado en las herramientas de gestin del
proyecto, como el Diccionario de la EDT, Diagrama de Red y Cronograma.
5.3.1. Consideraciones del rea del Conocimiento de Administracin de
Proyectos: en el proceso iterativo de desarrollo de la EDT, los siguientes
lineamientos y preguntas deben ser consideradas, de acuerdo a cada rea del
Conocimiento:
A. Gestin de Integracin del Proyecto
a. Incluye el trabajo en la EDT para la integracin de los componentes.
Coloque el elemento de la EDT para integracin al mismo nivel que el
componente que se va a integrar.
b. Incluye el trabajo en la EDT para las comunicaciones necesarias y las
reuniones requeridas para la gestin efectiva de la integracin.
c. Est el trabajo definido por la EDT agrupado de manera lgica? Se
atendieron todos los mecanismos de reporte y control?
B. Gestin del Alcance del Proyecto
a. El desarrollo de la EDT es crtico en la gestin del alcance. Revise la EDT
frecuentemente y actualice.