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Gestión de Existencias e Inventarios PDF
Gestión de Existencias e Inventarios PDF
inventarios
1.
Necesidad de materiales.
Todas las empresas, incluidas las sanitarias, usan mercancas en su trabajo, porque las
consumen, las transforman o las venden directamente a sus clientes.
El conjunto de mercancas de que dispone una empresa para sus necesidades es el almacn o
depsito, aunque este trmino puede aplicarse tambin al lugar fsico donde guardan las
mercancas. Tambin puede denominarse inventario.
El objetivo principal del depsito es mantener unas existencias mnimas de productos, que
garanticen la continuidad en la prestacin del servicio a la comunidad (en nuestro caso la
continuidad del proceso asistencial al paciente), aunque los proveedores se los suministren de
forma intermitente. Es decir, actuar como regulador entre los flujos de entrada y de salida.
2.
Organizacin y gestin del rea de trabajo asignada en la unidad/gabinete de anatoma patolgica y diettica
IES Antonio Machado.
Otro criterio de clasificacin de materiales, til sobre todo a efectos administrativos, es:
Material fungible: Es aquel que debe reponerse despus de uno o pocos usos.
3.
El material sanitario debe guardarse con plena garanta para la salud pblica. Eso significa que el
almacn debe disponer de suficientes medios personales, materiales y tcnicos para:
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Se llaman almacenes cerrados aquellos a los que slo pueden acceder las personas
autorizadas y en donde se registra cada entrada y cada salida de material. Es el sistema
que se sigue, por ejemplo, en el almacn general del hospital, de mayor coste, pero que
permite el seguimiento completo de todos los artculos.
La alternativa es el almacn abierto, al que puede acceder y del que puede tomar material
cualquier persona ajena a su funcionamiento. Es un sistema ms cmodo y barato, pero
slo permite un recuento y una contabilidad ms laxos. Es el modo en que funcionan los
botiquines de cada planta hospitalaria o los del servicio de urgencias, donde suele haber
material en cada alcoba, incluso al alcance del paciente que espera que se le atienda.
4.
Organizacin y gestin del rea de trabajo asignada en la unidad/gabinete de anatoma patolgica y citologa
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Por otro lado, mantener unos depsitos demasiado escasos comporta el riesgo de
desabastecimiento (ruptura de stock), especialmente al tener en cuenta que la demanda en el
campo sanitario es muy variable y a menudo imprevisible.
Para tomar decisiones sobre la cantidad de existencias en cada caso habr que considerar la
relacin entre todos los costes implicados:
Costes de almacenamiento
Recursos inmovilizados en los productos
Costes de manipulacin de materiales
Costes de caducidad
Costes de merma, rotura y seguros
Costes de reposicin
Costes de administracin
Costes de manipulacin
Costes de distribucin
Para protegerse de este riesgo de ruptura de stock, los almacenes mantienen un depsito de
seguridad o reservas, que les permitan atender demandas inesperadamente altas o demoras
excesivas en el suministro.
Cuanto ms variables sean el ritmo de demanda de atencin o los plazos de entrega, tanto mayor
deber ser este depsito de seguridad.
Generalmente se considera el doble del stock mnimo.
El stock o depsito mnimo de cada artculo, la mnima cantidad que puede encontrarse de un
producto en el almacn en condiciones normales, se fija en funcin de:
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IES Antonio Machado.
Organizacin y gestin del rea de trabajo asignada en la unidad/gabinete de anatoma patolgica y citologa
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Es importante supervisar los tiempos de reaprovisionamiento, pues de ellos depende que los
puntos de pedido estn calculados correctamente.
Dado que la probabilidad de que falte material es mayor en un perodo ms largo, el nivel de stock
de seguridad tambin deber ser mayor durante los tiempos de reaprovisionamiento largos.
El punto de pedido es el nivel de existencias que indica que se debe realizar un nuevo pedido.
Depende los tiempos de reaprovisionamiento y del ritmo de gasto.
Hay tambin otros modelos de organizacin de los pedidos cuando las circunstancias no se
ajustan a la previsin perfecta:
Sistema mixto
Se hacen pedidos del mismo tamao a intervalos regulares.
El modelo de previsin perfecta estara recogido en este sistema.
Pactos de consumo
Los acuerdos de aprovisionamiento entre el servicio de suministros y las distintas reas del centro
sanitario se denominan pactos de consumo.
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Reposicin de stocks:
Seguimiento e informacin:
No ser rentable el seguimiento esmerado de todos los materiales almacenados, sino slo el de
los pocos artculos de mayor coste; cuanto ms barato sea un artculo, ms somero debe ser su
seguimiento. El principio no se aplica a los artculos peligrosos o delicados, que debern ser
seguidos estrechamente por motivos distintos.
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Para saber cul es la cantidad de materiales de cada clase disponible en el almacn se usan dos
sistemas complementarios. El primero es un registro continuo del movimiento del existencias
(fichas de almacn) y el segundo la revisin y el recuento de todos los artculos almacenados
(inventario).
En la base de datos habr una ficha abierta para cada variedad de cada clase de producto, sin
mezclar variedades ni, por supuesto, productos distintos. Aunque su aspecto puede ser variable,
la ficha siempre debe contener los siguientes datos:
Proveedor.
Precio de la compra.
Punto de pedido
Depsito de seguridad
De este modo, la ficha nos puede mostrar en cualquier momento cuntas unidades hay
disponibles de cada artculo, a quin lo hemos comprado, a qu precio, a quin se ha
suministrado, etc. Adems puede combinarse con un mtodo de valoracin de existencias que
veremos ms adelante.
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A menudo se utilizan los cdigos de barras de los productos y lpices pticos para facilitar la
gestin de los registros.
El sistema EAN-13 es uno de los mtodos ms usados en Europa. Consta de 13 dgitos que
informan sobre:
El cdigo del pas productor del producto
El cdigo de la empresa productora
El cdigo del producto
Un dgito control (se obtiene operando con los nmeros anteriores)
Realizacin de inventarios
Como los sistemas de seguimiento no son perfectos, se necesita de tanto en tanto verificar que
las existencias registradas en la ficha se encuentran realmente en el depsito, as como su
estado. El inventario es el recuento manual de todos los artculos almacenados, incluyendo su
revisin para localizar aquellos que se hayan estropeado, hayan caducado o quedado obsoletos,
etc.
El proceso puede realizarse cada cierto tiempo, por ejemplo semestral o anualmente, bloqueando
los movimientos del almacn durante unas horas o unos das para inventariar. Este inventario
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tradicional es desaconsejable en nuestro caso, ya que obliga a prescindir del almacn durante el
proceso. Adems si se descubre algn error, hay que repasar las entradas y salidas de un periodo
de tiempo muy largo.
Una alternativa es el inventario rotativo, que consiste en inventariar al final de cada jornada, o
periodo corto de tiempo, una parte de los artculos almacenados. Adems, siguiendo el principio
de Pareto, slo unos pocos artculos son los que necesitan ms cuidado por ser los ms caros,
ms delicados, sufren ms movimientos o se deterioran o pierden con ms facilidad. Estos
necesitarn una revisin ms frecuente que el resto. Por ejemplo, algunos productos (tipo A) se
inventariarn mensualmente, otros (tipo B) trimestralmente, y el resto (tipo C) anualmente.
Otra opcin es el inventario permanente, que consiste en inventariar diariamente las existencias
de los productos que hayan registrado movimientos ese da. De esta forma, si hubiera algn error,
slo habra que buscar su causa en esas horas.
El precio unitario de compra de los artculos, incluyendo los descuentos, los portes, los
seguros de transporte, los gastos de aduana, etc. Son lo que se llaman costes directos.
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Una cantidad fija, que contribuira a los gastos generales del almacn.
Una cantidad variable, dependiente del material consumido, que compensara los gastos
ocasionados por esos productos concretos.
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unidades de ese producto que se tienen en depsito. El precio obtenido es el que se aplicar a
cada unidad que salga del almacn.
Cada vez que se efecte una nueva compra deber recalcularse el precio medio ponderado de las
existencias para aplicarlo a las salidas futuras.
Vamos a ver un supuesto prctico en el que vamos a utilizar los tres mtodos descritos:
METODO FIFO
SALIDAS
ENTRADAS
FECHA
25 may
12 jun
Cantidad
Precio
14 jun
1500
60
90.000
17 jun
1500
1500
60
75
90.000
112.500
22 jul
Cantidad
Precio
2000
75
5000
80
Valor
EXISTENCIAS
Valor
150.000
40.000
14 ago
200
75
15.000
29 ago
300
1200
500
75
80
80
22.500
96.000
40.000
1 sept
METODO LIFO
SALIDAS
ENTRADAS
FECHA
25 may
12 jun
Precio
2000
75
Precio
14 jun
1500
75
112.500
17 jun
500
2500
75
60
37.500
150.000
5000
80
Valor
Precio
60
60
75
500
5000
5500
300
5000
5300
3800
75
80
80
37.500
400.000
437.500
22.500
400.000
422.500
304.000
3300
80
264.000
60
75
75
75
80
Valor
180.000
180.000
150.000
330.000
90.000
150.000
240.000
37.500
EXISTENCIAS
Cantidad
22 jul
Cantidad
Cantidad
3000
3000
2000
5000
1500
2000
3500
500
Valor
150.000
40.000
14 ago
200
80
16.000
29 ago
1500
80
120.000
1 sept
500
80
40.000
Cantidad
3000
3000
2000
5000
3000
500
3500
500
Precio
60
60
75
500
5000
5500
500
4800
5300
500
3300
3800
500
2800
3300
60
80
60
75
60
60
80
60
80
60
80
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IES Antonio Machado.
Valor
180.000
180.000
150.000
330.000
180.000
37.500
217.500
30.000
30.000
400.000
430.000
30.000
384.000
414.000
30.000
264.000
294.000
30.000
224.000
254.000
12
METODO PMP
SALIDAS
ENTRADAS
FECHA
25 may
12 jun
Cantidad
Precio
2000
75
14 jun
17 jun
22 jul
5000
80
Valor
Cantidad
Precio
Valor
1500
3000
66
66
99.000
198.000
200
1500
500
78,70
78,70
78,70
15.745
118.091
39.364
150.000
40.000
14 ago
29 ago
1 sept
Consumos
Existencias
Total
EXISTENCIAS
Cantidad
3000
3000
2000
5000
3500
500
500
5000
5500
5300
3800
3300
METODO DE VALORACION
FIFO
LIFO
466.000
476.000
264.000
254.000
730.000
730.000
Precio
60
60
75
66
66
66
66
80
78,70
78,70
78,70
78,70
Valor
180.000
180.000
150.000
330.000
231.000
33.000
33.000
400.000
433.000
417.254
299.164
259.800
PMP
470.200
259.800
730.000
En este cuadro se comparan los distintos mtodos de valoracin. Como puede verse, varan los
valores de los consumos y los de las existencias, pero la suma de ambos es la misma en los tres
casos, por los que desde el punto de vista contable los tres son vlidos.
Sin embargo, puede ser aconsejable el mtodo LIFO en tanto que valora las existencias contables
por un importe menor, y al disminuir los beneficios de la empresa se reducen los impuestos que
debe pagar:
Facturacin - Costes = Beneficios Impuestos
Valor existencias iniciales + Compras realizadas Valor existencias finales = Coste materiales
consumidos
5.
Objetivo: Proveer del material necesario a las distintas reas del centro sanitario
El material se suministrar en el momento adecuado y en condiciones ptimas
Registrar las entradas y salidas
Controlar las existencias disponibles
Vigilar y controlar el estado de los productos
Elaborar fichas de almacn
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Zona de almacenamiento
Zona de salida
6.
Sealizacin adecuada
Cmaras frigorficas
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Segn sus exigencias de almacenamiento, clasificaremos a unos y a otros en: materiales sin
exigencias especiales, materiales estriles, materiales hbiles, materiales peligrosos y materiales
caducados y defectuosos.
El almacenado de material sin exigencias especiales
Debe almacenarse en un edificio de construccin segura, donde se mantengan la limpieza, la
temperatura, la ventilacin y la humedad dentro de mrgenes aceptables. La limpieza incluir
desratizaciones y desinsectaciones peridicas. El material debe permanecer a salvo de riesgos
elctricos o de vibraciones que puedan daarlo. Estas condiciones son tambin de cumplimiento
obligado para el material que tenga exigencias aadidas.
El almacenado del material estril
Debe esterilizarse todo el material que vaya a entrar en contacto con el interior del cuerpo, desde
un tornillo para sujetar fragmentos seos, hasta una gasa que recubrir una herida, o un suero
que vaya a penetrar una vena. En cambio, el tubo digestivo no se considera interior del cuerpo,
por lo que una gragea o un rectoscopio deben estar desinfectados pero no estriles.
Para que el cuidado de estos materiales o su circulacin por el almacn permitan la preservacin
de la esterilidad, en el lugar debe mantenerse una higiene escrupulosa. La limpieza ser diaria,
siguiendo los procedimientos corrientes y sin que sean necesarios trapos estriles o productos
especiales. El personal que trabaje all vestir un uniforme limpio, que cambiar al salir del
almacn.
El responsable de la recepcin de material estril debe revisar todos los paquetes para cerciorarse
de que el material lleve indicada en el envoltorio externo la fecha de caducidad de esterilizacin.
Los indicadores fsicos de esterilizacin deben haber virado al color correcto. Si no se cumplen
estas condiciones, el material se devolver al lugar de procedencia (proveedor, o a la sala de
esterilizacin del centro). Lo mismo ocurrir si el envoltorio est roto, hmedo o estropeado de
alguna forma: el material se considerar contaminado y se devolver.
El almacenado de los materiales lbiles
Las sustancias perecederas son aquellas que caducan antes de transcurridos antes de cinco
aos de su fecha de fabricacin. Son perecederos muchos medicamentos y reactivos. Las
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sustancias perecederas deben llevar en el ngulo superior derecho de las dos caras principales
del embalaje un smbolo negro similar a un reloj de arena. Ser necesario estar ms pendiente de
su rotacin en el almacn para evitar que caduquen sin haber salido de l.
Las preparaciones extemporneas multidosis son poco estables cuando estn listas para el
consumo y se guardan como un polvo seco, que el paciente deber reconstituir con agua y otro
lquido suministrado. Llevan indicadas en el prospecto las condiciones de conservacin para la
suspensin reconstituida y su plazo de validez.
Las sustancias termolbiles son las que se alteran fcilmente por la accin del calor. Para
evitarlo algunas deben conservarse en ambiente fresco (por debajo de 20 C), en el frigorfico
(entre 2 y 8 C) o en congelador. Los medicamentos que requieran fro llevan en el embalaje una
estrella de cinco puntas. Los sistemas refrigerantes debe tener tres sistemas de seguridad:
Los productos fotosensibles son los que se alteran por la accin de la luz. Llegan siempre
protegidos por un embalaje especial, que debe conservarse. Adems es conveniente
resguardarlos de la luz, por ejemplo en un armario cerrado. En un momento de necesidad, forrar
con papel de aluminio es un buen sistema protector.
Los productos higroscpicos son los que absorben agua, y han de mantenerse en ambientes
secos. Puede ser suficiente un armario alejado de reas hmedas, un desecador o necesitarse un
equipo deshumidificador.
El almacenado de los materiales peligrosos
Los materiales peligrosos son aquellos que tienen algn riesgo particular, como los productos muy
txicos, los muy reactivos o los sometidos a algn seguimiento administrativo especial. Es lo que
ocurre con muchos reactivos de laboratorio. Deben guardarse en armarios cerrados cuya llave
quede en manos de la persona responsable.
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puede incluir frases H (que informan sobre riesgos especficos) y frases P (que indican sobre
normas para el uso prudente de esa sustancia).
De entre todos los materiales peligrosos, las ms corrientes son las sustancias inflamables y las
sustancias explosivas. Cuando se almacenen ms de 200 litros de lquidos inflamables se
necesitarn contenedores especiales instalados fuera de la planta. Aunque las cantidades sean
menores, el sentido comn aconseja mantenerlas en un almacn dotado con los recursos
suficientes para:
Si se almacena solo una pequea cantidad de lquidos inflamables puede ser suficiente con un
armario especial, resistente al fuego y con cierre hermtico.
Las sustancias radiactivas pueden irradiar al medio o a los trabajadores o bien dispersarse en el
ambiente, irradiando despus. Para asegurarse de que se disminuyen al mximo ambos riesgos,
la Administracin controla que quienes distribuyan, almacena y/o usan istopos cumplen con os
requisitos de seguridad y tienen las autorizaciones especficas. Entre los requisitos solicitados
consta que los radioistopos deben guardarse en un recipiente hermtico y blindado, debidamente
etiquetados y ordenados, y guardados bajo llave. Normalmente, los centros almacenan solo el
material radiactivo que necesitarn durante los siguientes das (semanas todo lo ms), en una
zona inaccesible a quienes sean ajenos a esta tarea. Anexo al almacn habr un lugar protegido
con un blindaje propio para desembalar los paquetes o tomar de los envases la cantidad
necesaria. Todas las personas que manejen radioistopos tendrn los equipos necesarios de
proteccin personal.
En cuando a los medicamentos peligrosos, existen numerosos ejemplos, pero nos referiremos a
aquellos sobre los que se aplica una normativa particular:
Los medicamentos psicotrpicos son los que tienen efectos especiales sobre las
funciones psquicas. Llevan impresa en la caja una circunferencia con una lnea vertical
que la divide en dos o un crculo con la mitad derecha pintada de negro.
Los medicamentos estupefacientes son aquellos que causan disminucin del estado de
consciencia y adiccin. Llevan impreso un crculo negro.
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Los medicamentos de especial control mdico son los que pueden causar efectos
adversos muy graves si no se utilizan en condiciones muy estrictas. En su envase consta
el texto Especial Control Mdico y las siglas ECM.
Todos ellos deben ser almacenados bajo llave, y con controles rigurosos de su trfico.
El almacenado del material caducado y del material defectuoso
Ambos deben almacenarse en lugares visiblemente separados del material utilizable hasta su
devolucin al proveedor o hasta su destruccin, que se realizar siguiendo las normas pertinentes
sobre eliminacin de residuos sanitarios. Se valorar si compensan los gastos de reesterilizacin
para los productos sanitarios cuya esterilidad haya caducado.
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