Sistemas de Inventario

Prof. Jorge E. Parada P. 12 de julio de 2006

Resumen La gesti on de inventarios es una funci on de gran importancia dentro de los planes operativos y estrat egicos de una organizaci on. Los inventarios representan una inversi on de dinero para las empresas, pero tambi en funciona como un soporte para las operaciones que puede garantizar la uidez del proceso productivo ante la ocurrencia de imprevistos. En este documento analizaremos los conceptos fundamentales que tienen que ver con la gesti on de los sistemas de inventarios. Primero se estudian los tipos fundamentales de inventarios y se analiza como encajan las distintas pol ticas de inventario dentro de la estrategia de los procesos productivos. Analizaremos luego los modelos de inventarios para demanda independiente y continuaremos con una brebe explicaci on de los sistemas de gesti on para la demanda independiente.

Introducci on Inventario se llama a la existencia de cualquier art culo o recurso utilizado en una organizaci on. Un sistema de inventario es un conjunto de pol ticas y controles utilizados para el monitoreo de la cantidad de art culos disponibles, la determinaci on de los niveles que se deben mantener, el momento de reponer la existencia de alg un art culo y el tama no que deben tener los pedidos.

1.

Tipos de inventarios y caracter sticas principales

Los tipos de inventario var an del sector manufacturero al sector de servicios. En la manufactura el inventario se clasica normalmente en materias primas, productos terminados, partes componentes, suministros e inventario de trabajo en proceso. Debe recordarse que para el sector de servicios existe un conjunto de bienes tangibles que sirven de soporte al sistema de entrega del servicio. Para este sector el inventario se reere a estos bienes. Los inventarios son fundamentalmente una funci on de tres elementos: incertidumbre o variabilidad en la demanda, incertidumbre o variabilidad en el proceso de producci on y nalmente incertidumbre o variabilidad en el suministro.

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Inventarios de Materia Prima Son inventarios propios de los sistemas de produci on por manufactura que se utilizan para prevenir la variabilidad en la cadena de suministro. Inventarios de Trabajo en Proceso Estos inventarios incluyen todos los materiales de producci on que han sido de alguna forma procesados o manufacturados pero que a un no se encuentran en su forma terminada. Estos inventarios tambi en pueden incluir partes terminadas, es decir, piezas o componentes terminados que se almacenan para ser utilizados en un ensamblaje nal. Inventarios de Productos Terminados Son inventarios de cualquier bien o producto destinados al consumidor nal y que formar an parte de la cadena de distribuci on de la organizaci on. Inventarios de Partes de Servicio Son partes y repuestos que se almacenan para ser utilizados como recambio en las tareas de mantenimiento de un equipo o producto m as complejo. Por ejemplo los inventarios de repuestos de un fabricante de autom oviles. Inventarios de Distribuci on Son inventarios que se encuentran en tr ansito hacia localidades remotas con respecto a las plantas de producci on, o que se almacenan en dep ositos de distribuci on de la compa n a o de terceros. Estos art culos a un son propiedad de la organizaci on y se despachan o almacenan en ubicaciones remotas a consignaci on. Inventaarios de Suministros Son inventarios utilizados como apoyo a las operaciones en f abricas u ocinas y que nunca forman parte del producto nal. Pueden ser suministros de ocina, productos de consumo en planta o piezas de repuesto para la reparaci on de la maquinaria de la planta.

1.1.

Prop ositos de los inventarios

Pueden identicarse cinco objetivos fundamentales de los sistemas de inventario: la independencia de operaciones, ajustar la producci on a la variaci on de la demanda, permitir exibilidad en los programas de producci on, establecer un margen de seguridad para afrontar las demoras en la entrega de materias primas y reducir los costos por las compras de volumen. La independencia de las operaciones se busca con el objeto de que amortiguar las variaciones del tiempo de producci on en cada unidad de producci on o celda de trabajo. Se busca compensar los tiempos de ejecuci on m as largos y estabilizar la producci on promedio para estaciones de trabajo que cumplen la misma funci on. El manejo de la variaci on de la demanda es un tema importante en el control de inventarios. Se busca (siempre que sea econ omicamente favorable) tener la capacidad de responder a los aumentos en la demanda para no perder oportunidad en el mercado. Una reserva de seguridad de inventario 2

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logra este prop osito. En la planeaci on de la producci on se busca que el inventario libere al sistema de la presi on de sacar un producto. Se permiten as alargar los plazos de entrega de productos terminados y se bajan los costos por el tama no de lotes mayor. Los retrasos en el despacho de materias primas pueden resultar catastr ocos e incluso detener una l nea de producci on. Los problemas mas comunes en el despacho de materias primas son los despachos perdidos, despachos de materiales incorrectos o defectuosos, huelgas de trabajadores o demoras comunes por problemas en las v as de suministro. La reducci on de costos por las compras de volumen resulta bastante clara. Colocar un pedido tiene costos administrativos asociados que se reducen al realizar pedidos m as grandes. De la misma forma, al colocar pedidos grandes se reducen los costos unitarios de los art culos comprados.

1.2.

Costos de los inventarios

Evidentemente la existencia de alg un tipo de inventario produce costos asociados al mantenimiento, preparaci on y las compras. De todos ellos, el mantenimiento del inventario incurre en los costos m as altos. El mantenimiento del inventario no se reere solo a los productos o materiales que se guardan, se reere tambi en al espacio f sico del dep osito, a los seguros por da nos, robos y manejo del inventario, a la obsolencia, depreciaci on, costos de oportunidad e impuestos. Todos estos costos favorecen el mantenimiento de inventarios peque nos y de alta rotaci on. Los costos de preparaci on se asocian a los cambios en las caracter sticas del producto o de la producci on. La reducci on de costos de preparaci on se asocia a una consecuente reducci on en los tama nos de lotes de cada producto. Consecuentemente, la producci on de muchos lotes peque nos permite la reducci on del costo de inventario. Este es el objetivo del sistema de producci on justo a tiempo. Los costos de las ordenes y compras son costos administrativos que tambi en se asocian con el rastreo de los productos de inventario. Existen otro tipo de costos que se asocia los productos que se acaban, que faltan o que ya no est an disponibles en inventarios. Cuando se agota la existencia de un art culo se incurre en la p erdida de clientes, de utilidades o en sanciones por retraso. El retraso en este caso se asocia al tiempo que tarda en reponerse el art culo. Las p erdidas o costos asociados al agotamiento de la existencia en inventario son dif ciles de estimar y normalmente son poco mas que una conjetura. En la gesti on de inventarios se busca minimizar los costos totales de inventario, producidos por la suma de los cuatro factores explicados anteriormente.

2.

Tipos de demanda y los efectos sobre el inventario

La demanda se reere al pedido o encargo de mercanc as, productos o servicios por parte de un cliente o consumidor. Es de mucha importancia entender la diferencia entre los dos tipos de demanda, cuya contabilizaci on se usa para determinar las capacidades del

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inventario. La demanda independiente se reere a la demanda de art culos que no guardan relaci on entre s . La demanda dependiente se reere a la necesidad de un art culo, que es un resultado directo de la necesidad existente por otro art culo de mayor nivel y del cual forma parte. La demanda dependiente se calcula de manera directa, una vez conocida la demanda por el art culo de mayor nivel. La estimaci on de la demanda independiente se realiza con t ecnicas cualitativas y cuantitativas utilizadas en la gesti on de la demanda. Seg un la estrategia de producci on que utiliza una organizaci on, existe un punto en el proceso productivo en el que la demanda pasa de ser dependiente a ser independiente. En este punto, llamado punto de desacople de la orden la compa n a se har a responsable por determinar la cantidad de alg un art culo necesario y el tiempo requerido para obtenerlo. Podemos denir cuatro estrategias fundamentales de manufactura que involucran los sistemas de inventarios: fabricar para inventario, ensamblar a la medida, fabricar a la medida y dise nar a la medida. Cada una de estas estrategias implica un majejo u nico de cada tipo de inventarios e implica un desplazamiento del punto de desacople de la orden cada vez mas adentro del proceso productivo. Fabricar para inventario (Make To Stock ) Las actividades se enfocan al mantenimiento de inventarios de productos terminados. Esta es la estrategia m as exigente desde el punto de vista de la integraci on de la cadena de distribuci on. Los inventarios de productos terminados deben despacharse al cliente en tiempos prudenciales para evitar la obsolencia y depreciaci on, ya que regularmente representan una mayor inversi on de la organizaci on. Ensamblar para inventario (Assemble To Stock ) En esta estrategia el inventario que dene el nivel de servicio de los clientes es el inventario de trabajo en proceso (partes y componentes terminados para ensamblaje). Esta estrategia de manufactura es com un en las ventas de equipos electr onicos, computadoras personales, etc. El n umero de componentes que debe almacenarse siempre es mucho menor que el n umero de productos terminados que pueden ser ensamblados utilizando estos componentes. Fabricar a la medida (Make To Order ) Las inversiones de inventario suelen ser menores ya que el producto terminado se fabrica luego de la colocaci on de la orden. El nivel de servicio se dene a partir del inventario de materias primas. La ingenier a determina los materiales que son requeridos, el proceso y los costos de fabricaci on. Dise no a la medida (Engineer To Order ) El establecimiento del nivel de servicio depende en este caso de los proveedores. El producto se dene, se dise na, se planica su manufactura y se produce para satisfacer los requerimientos del cliente. La inversi on en inventarios es nula.

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3.

Modelos de inventario para la demanda independiente

El sistema de inventarios debe ordenar y recibir los bienes, coordinar la colocaci on de los pedidos, rastrear las ordenes de compra, vericar los destinos y las cantidades del pedido. El sistema de inventarios debe tambi en monitorear y vericar que los proveedores hallan recibido el pedido, que han despachado un pedido, que las fechas son las adecuadas y debe tener mecanismos para hacer nuevos pedidos y para el manejo de errores. Existen dos tipos de modelos de inventario: los de cantidad ja de pedido y los de periodo de tiempo jo de pedido. El primer tipo de modelos se dice que es impulsado por un evento, mientras que el segundo es impulsado por el tiempo. Para un modelo de cantidad ja de pedido se colocan pedidos en funci on de un evento. Un evento puede producirse, cuando la cantidad de inventario restante llega hasta un punto predeterminado (R). La colocaci on del pedido es independiente del tiempo y el sistema debe registrar continuamente las entradas y salidas del inventario para asegurarse que el evento de nuevo pedido se alcance. Al alcanzarse el evento se coloca un pedido por Q art culos. El tama no del inventario promedio resulta menor, por lo que se benecian los art culos m as costosos. Tambi en aumenta la capacidad de respuesta para la reposici on de las partes de reparaci on cr ticas. Por otro lado, este modelo exige mayores esfuerzos de mantenimiento porque se deben registrar todas las entradas y salidas del inventario. Para un modelo de tiempo jo de pedido, el conteo de los recursos de inventario tiene lugar solo durante un periodo de revisi on (T ); el inventario jo promedio suele ser m as grande y debe prevenirse el agotamiento de las existencias durante el ciclo de revisi on.

3.1.

Modelo de cantidad ja de pedido

Para el desarrollo de la expresi on m as simple de este modelo se asumen algunas condiciones que se listan a continuaci on - La demanda del producto es constante y uniforme en el per odo. - El plazo es constante. Se llama plazo al tiempo transcurrido desde que se coloca el pedido hasta que se recibe. - El costo de mantenimiento del inventario se basa en el inventario promedio. - Los costos de los pedidos o de preparaci on son constantes. Todas las demandas ser an satisfechas, manera que no se permiten pedidos pendientes. El modelo de cantidad ja de pedido tiene un comportamiento de diente de sierra como el que se muestra en la gura 5. La l nea punteada corresponde al valor de R. Q es la cantidad optima que debe ordenarse y corresponde a la cantidad econ omica de pedido, tambi en llamada EOQ, o Q optimo. La letra L designa el plazo del pedido. La forma matem atica de representar los costos de inventario es CT = CD + Q D S+ H Q 2

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donde CT es el costo anual total del inventario, D es la demanda anual del art culo, C es el costo unitario de cada art culo, S es el costo de preparaci on o de colocaci on de un pedido, Q es la cantidad de pedido y H es el costo anual de mantenimiento y almacenamiento de un art culo del inventario. Se busca determinar la cantidad Qopt que minimiza el costo total de mantenimiento. El valor optimo del pedido se encuentra tomando la derivada de la funci on del costo total con respecto a Q e igualando a cero se tiene DS H dCT =0 2 + dQ Q 2 2DS H El punto de nuevo pedido R se determina para la demanda del plazo de reabastecimiento Qopt = R = dL donde d representa la demanda diaria por el art culo y L corresponde al plazo de reabastecimiento. Ambos valores se consideran constantes y conocidos. Ejemplo 3.1.1 (Cantidad Fija de Pedido)

3.2.

Modelo de cantidad ja de pedido en un proceso de producci on

Una primera modicaci on al modelo consiste en ajustar la llegada de art culos al inventario a una tasa determinada a la vez que se utilizan los art culos en la planta o proceso. Utilizando la letra d para denotar la tasa de demanda constante de un art culo que vaya a utilizarse en la planta y la letra p para la tasa de producci on del proceso que fabrica ese art culo dentro de la misma planta, entonces se modica la ecuaci on anterior para obtenerse D Q (p d) CT = CD + S + Q 2 q

Figura 1: Modelo B asico de cantidad ja de pedido. 6

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siempre que la tasa de producci on sea mayor que la tasa de la demanda. El valor optimo para el pedido en este caso cambia a Qopt = 2DS p H (p d)

donde se observa que el n umero de unidades disponibles es siempre menor que la cantidad del pedido. Ejemplo 3.2.1 (Cantidad Fija de Pedido para un proceso de producci on)

3.3.

Inventario de Seguridad

En este modelo se asume que la demanda es constante. Esto s olo se cumple en raros casos, pues en realidad la demanda var a de un d a para otro. Los niveles de reserva de inventario se utilizan para tener un margen de protecci on contra el agotamiento de las existencias. Se llama reserva de seguridad a la cantidad de inventario que se mantiene por encima de la demanda prevista. Un enfoque para lidiar con la demanda busca establecer el n umero de unidades que probablemente falten para cumplir la demanda. Se utiliza en este caso el concepto de nivel de servicio, que se reere al n umero de unidades de la demanda que pueden suministrarse de las existencias actuales. En modelo de cantidad ja de pedido, la cantidad de reserva de seguridad depende del nivel de servicio deseado. El punto de nuevo pedido (evento que produce un pedido) es la suma del inventario requerido para cubrir la demanda estimada de un cierto per odo y una reserva de seguridad denida por el nivel de servicio al cliente. La diferencia fundamental para un modelo de cantidad ja de pedido donde la demanda es conocida y otro en que la demanda es estimada, radica en el c alculo del punto de nuevo pedido. Es de notar que la cantidad Q del pedido no cambia en ambos casos, s olo cambia el momento en el cual se produce un pedido. Para una demanda con incertidumbre se utiliza, como se dijo anteriormente, una reserva de seguridad y la ecuaci on del punto de

Figura 2: Modelo de cantidad ja de pedido durante el tiempo de producci on. 7

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pedido se modica tal que R = dL + zL donde z es el n umero de desviaciones t picas para un nivel de servicio espec co y L es la desviaci on est andar de utilizaci on durante el plazo (L). El t ermino de la derecha corresponde a la reserva de seguridad; si el valor del t ermino es positivo se interpreta que los pedidos se colocan m as pronto y cuanto m as grande sea el valor, tanto m as pronto se realiza el per odo. Podemos primero determinar la demanda d durante el plazo en el que se espera la llegada de un pedido de reposici on de inventario. Se debe tomar en cuanta que los plazos pueden ser de d as o incluso meses. Entonces las demandas para estos per odos pueden determinarse utilizando la demanda de a nos anteriores (para el caso de un plazo en meses) o puede utilizarse una demanda proyectada con las t ecnicas de la gesti on de la demanda para ese per odo. Puede proyectarse la desviaci on t pica de la demanda diaria con la ecuaci on d =
n i=1 (di

d)2

donde d es la desviaci on para el plazo de un d a. Para determinar la desviaci on en un plazo de varios d as se utiliza la premisa estad stica de que la desviaci on t pica de una serie de eventos independientes es la ra z de la suma de sus varianzas, tal que L =
2 2 2 1 + 2 . . . i

donde el ndice i denota el n umero de d as de la predicci on. Un problema t pico puede ser que, para un nivel de servicio P ( %) dado, se debe determinar o estimar el n umero de unidades que faltar an para cumplir la demanda estimada para cada ciclo de pedidos. Para una tabla normalizada (con desviaci on est andar de 1) la ecuaci on utilizada es E (z ) = (100 P ) Q 100 L

donde E (z ) es el n umero previsto de unidades faltantes, la diferencia (100P ) corresponde a la fracci on de la demanda insatisfecha, Q es la cantidad econ omica del pedido y L es la desviaci on para el plazo determinado. Con el valor calculado para E (z ) y la tabla se determina el n umero previsto de desviaciones t picas z .

3.4.

Modelo de per odo de tiempo jo de pedido

En este modelo los nuevos pedidos se colocan en el momento de la revisi on (T ). La cantidad de pedido en ese momento es q = d(T + L) + zT +L I 8

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donde q es la cantidad de pedido, d es la demnada diaria, T es el per odo de revisi on, L es el per odo de reabastecimiento e I constituye los inventarios que a un se encuentran almacenados en el momento de la revisi on. El t ermino zT +L corresponde al inventario de seguridad durante el ciclo de revisi on y el plazo de reabastecimiento. El n umero previsto de unidades faltantes se modica en este caso tal que E (z ) = dT (1 P ) T +L

4.

Modelos para la demanda dependiente

En la d ecada de los 70, con el uso generalizado de los computadores surgieron nuevas herramientas para la programaci on de planta, control de inventarios, proyecciones y gerencia de proyectos. Las innovaciones dirigidas a la gesti on de inventarios, conocida tambi en como la cruzada MRP, merece especial atenci on en este punto. La planeaci on de requerimientos de materiales (MRP) consiste en la creaci on de programas computacionales que detallan el n umero de partes, piezas o componentes y materiales, necesarios para la fabricaci on de un art culo. Esta informaci on la utiliza para proporcionar instrucciones para el manejo de inventarios y as lograr el desarrollen las tareas requeridas para la empresa de manera eciente. En la Figura 7 se muestra el eslab on que corresponde al la MRP dentro de las actividades de planicaci on de operaciones para las industrias manufactureras. La jerarqu a del proceso de planicaci on de la MRP consiste, como se describe a continuaci on, de un conjunto de actividades que llevan desde la etapa de Planicaci on Total (que lleva a cabo la alta gerencia) hasta la programaci on y colocaci on de pedidos a nivel del inventario de la empresa. La planicaci on total especica los grupos de productos de la empresa. Para estos nes, se crea en el nivel inmediato inferior un programa o plan maestro de producci on, que determina cuando se desea construir cada art culo nal. En el nivel inmediato inferior entra en acci on el programa de la MRP, que calcula y planica la materia prima necesaria para un proceso de fabricaci on. De este programa se obtiene como salida la programaci on de pedidos anteriormente mencionada, que es sencillamente un cronograma de actividades de encargos y despachos de inventario. La visi on general de un sistema de planicaci on de requerimientos de materiales se muestra en la gura 8. Se muestra que el programa de la MRP utiliza tres fuentes imprescindibles de informaci on para realizar correctamente sus tareas: la demanda de un art culo determinado, los archivos de la lista de materiales y los archivos del registro de inventarios. Ejemplo 4.0.1 (Actividades de planicaci on de operaciones) Ejemplo 4.0.2 (Visi on general de la MRP) La demanda. La informaci on sobre la demanda es proporcionada a la MRP por el programa maestro de producci on. Recu erdese en este punto que la demanda puede ser 9

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dependiente o independiente. La demanda dependiente es el requerimiento de un producto o servicio causada por la demanda de otros productos o servicios. La demanda independiente no deriva de la necesidad de otros productos. La MRP est a basada en la demanda dependiente, es decir, las operaciones del programa cumplen la funci on de producir aquellos art culos que son requeridos por la necesidad o demanda independiente y cuyo conocimiento es proporcionado por el MPS. Luego el programa maestro de producci on trabaja con dos tipos de demanda independiente: la demanda producida por terceros sobre la necesidad o requerimiento de art culos espec cos (clientes conocidos) y una demanda estimada (proyecciones y aproximaciones de una demanda futura).

Figura 3: Actividades de planicaci on de operaciones.

Figura 4: Visi on general de la MRP.

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Archivos de Lista de Materiales. Estos archivos contienen la descripci on completa del producto: materiales, partes y componentes y la secuencia de fabricaci on. El archivo de lista de materiales establece en niveles esta secuencia y cada nivel representa un paso en la manufactura. Al organizar los niveles en forma descendente navegamos desde un producto terminado en el nivel superior, hasta los art culos requeridos para el ensamblaje de este art culo en los niveles siguientes. N otese el uso de la palabra ensamblaje en la descripci on de los niveles del archivo de la lista de materiales. En la tabla 1 se muestran los campos de aplicaci on de la MRP. Cabe destacar que el campo de aplicaci on de la MRP m as difundido es aquel de industrias de ensamblaje. De la tabla podemos acotar que el fuerte de la MRP no radica en compa n as de poco volumen de producci on y encuentra a un mayores deciencias en compa n as dedicadas a la producci on de art culos complejos y costosos que requieren lapsos indenidos de investigaci on para la aplicaci on de tecnolog as avanzadas. Archivos de Registro de inventario. Estos archivos cumplen la funci on de proporcionar a la MRP informaci on sobre el estado del inventario y sobre los marcos de tiempo necesarios para la existencia de alg un art culo en el mismo. La MRP tiene acceso a estos archivos y por ello es capaz de determinar y cronometrar los pedidos y puestas en inventario de todos los art culos necesarios para alguna etapa del proceso de producci on. El Programa. La interacci on entre la demanda, el archivo de la lista de materiales y el archivo de inventarios es el fundamento del programa de la MRP. El programa opera sobre el inventario en base a las cantidades de art culos requeridos por la lista de materiales y en funci on del cronograma establecido por el plan de producci on maestro. Los Informes. Los informes de la MRP est an orientados a exponer el manejo del inventario. Ellos prestan informaci on sobre el estado presente y futuro del inventario y adem as determinan la eciencia o desempe no del proceso global, comparando actividades planicadas con aquellas realmente realizadas en los tiempos establecidos.

5.

Control de inventarios

Se ha descrito c omo las diferentes pol ticas y estrat egias operativas pueden estar asociadas a la gesti on de los inventarios de una organizaci on. Con los modelos b asicos de inventarios que han sido analizados se dispone de herramientas para la toma de desiciones al responder el Que Pedir?Cuando Pedir? y Cuanto pedir? para el abastecimiento de las existencias de un art culo determinado. Ahora bien, como podemos estar seguros de la abilidad de informaci on que poseemos sobre el inventario? La conabilidad de la data sobre las existencias en inventario depende de el establecimiento de los m etodos apropiados para el monitoreo y control del inventario. Los registros de inventarios son la fuente de informaci on sobre las existencias vericadas de art culos. Algunas caracter sticas importantes son Sirven de apoyo para establecer el valor de una compa n a 11

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Permiten el env o y cotizaci on de los pedidos de los clientes Permiten la creaci on de planes de producci on Evitan los retrasos producidos por la falta de materiales o partes en el proceso de producci on Permiten reducir los niveles de inventarios si se lleva un control adecuado, hasta el punto de no necesitar inventarios de seguridad. La exactitud de los registros de inventarios depende de la recolecci on oportuna y precisa de la informaci on del inventario. Esta exactitud constituye una medida clave para el control de inventarios. Una secuancia com un consiste en 1. Contar el n umero de art culos en existencia 2. Se comparan los art culos contados con el balace que se encuentra en el registro. Si los conteos coinciden entonces se dice que el registro es exacto. La exactitud m nima aceptable para los sistemas de registro debe ser de alrededor del 95 %

5.1.

Sistema de procesamiento de transacciones de inventario

Un sistema de procesamiento de transacciones de inventario consiste de un conjunto de procedimientos para el registro de las transacciones de inventario. En estos sistemas se proveen puntos de control que son ubicaciones f sicas de transferencia de art culos de inventario. En estos puntos de control se documenta y registra la transferencia del art culo de forma manual o autom atica. Parte de la informaci on que debe documentarse es el n umero del art culo, la cantidad, la ubicaci on y el estado de los art culos. El registro de transacciones de forma autom atica se apoya en el uso de tecnolog as inform aticas. Generalmente los registros de transacciones se documentan en una base de datos conc cectada a la red interna de la organizaci on. El registro f sico es realizado utilizando sistemas de identicaci on por radiofrecuencia: c odigos de barra, esc aners y lectores de caracteres opticos o microchips programados para responder a una determinada se nal del efecto radioel ectrico. Para el registro manual de las transacciones del inventario conviene seguir algunas pautas Crear planillas simples de llenar. Utilizar c odigos de colores: proveer planillas con colores diferentes para cada tipo de transacci on. Minimizar la cantidad de escritura que debe utilizarse.

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Crear planillas que sean f acil de escanear y ordenar los campos de manera similar a la interfaz de introducci on de datos computarizada. Esto ayuda en la documentaci on y archivo de las transacciones cuando se desea mantener los registros digitales. Los registros escritos llenados por los empleados son una importante herramienta para la auditor a de las transacciones de inventario, permitiendo detectar las fuentes de posibles fallas de exactitud en el registro.

5.2.

Algunos m etodos de conteo

A un hoy en d a muchas organizaciones s olo cuidan la realizaci on de un conteo anual de las existencias de los inventarios. Este inventario f sico anual, que normalmente corresponde con la revisi on en libros para la declaraci on de los impuestos suele ser poco recomendada por su caracter poco representativo durante el resto del a no. Incluso durante ese conteo anual se producen gran cantidad de errores en los registros de inventarios, principalmente porque los conteos son realizados por personal poco calicado o poco entrenado. Los m etodos de conteo c clico proponen el conteo o auditor a continua de los registros de inventarios. Para la realizaci on de un conteo c clico debe establecerse un per odo de revisi on de las existencias. M etodo ABC El m etodo ABC consiste en categorizar el inventario en funci on de los costos por vol umen de las existencias. Un an alisis ABC sencillo asigna a la clase A los inventarios que representan un costo de alrededor del 65 % del costo total de los inventarios pero s olo un 20 % del vol umen. Los art culos de clase B son aquellos que represenatn un costo de alrededor del 25 % sobre el costo total y alrededor del 30 % del vol umen. Finalmente los art culos de clase C representan el menor costo (10 %)pero la mayor parte del vol umen del inventario total (50 %). Una vez clasicado el inventario el reconteo f sico se realiza tal que Clase A: reconteo al menos mensualmente Clase B: reconteo al menos trimestralmente Clase C: reconteo al menos semestralmente M etodo del punto de pedido El reconteo f sico se realiza al ocurrir el evento R que corresponde al punto de nuevo pedido. M etodo de conteo Libre El reconteo f sico se realiza una vez que llega al almacen el pedido de reabastecimiento o al retirarse el u ltimo art culo del inventario, de all deriva que el inventario queda libre de existencias. M etodo de conteo por zonas El reconteo se realiza por rotaci on en cada zona y las responsabilidades sobre la exactitud del registro se asignan a los supervisores de cada zona. 13

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Referencias
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