Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
19 El SISTEMA DE VENTA PDF
19 El SISTEMA DE VENTA PDF
_________________________________________________________________________
CV - 1
CV - 2
CV - 3
CV - 4
Estos mismos documentos deben coincidir en dichos datos con el parte de gobernanta,
a su vez confeccionado con los partes que cada camarera completa al limpiar cada
habitacin del hotel. La informacin aportada por la camarera en su parte diario es fundamental, ya que bsicamente es la nica persona que por obligacin entra en cada
habitacin ocupada. La gobernanta del hotel (responsable del departamento de limpieza) efecta controles con la recepcin al menos dos veces al da al objeto de contrastar
sus datos con los del room rack de la recepcin.
3.1.4.- Registro de las acciones de venta y su contabilizacin.1.- Registro en el diario de produccin.- A medida que el cliente durante su estancia va
consumiendo productos o servicios se van cargando, a travs de las correspondientes facturas, en el diario de produccin, que una vez cerrado al final del da indica las ventas totales
por cada departamento.
2.- Cargo en factura.- La recepcin pasa a la factura del cliente todos los cargos del da que
han sido registrados en la mano corriente, de modo que dicha factura queda permanentemente actualizada. Si el sistema est computerizado el paso ha sido automtico desde los
puntos de venta.
3.- Intervencin.- El departamento responsable del control administrativo comprueba que
todos los registros realizados en la mano corriente (ahora referidos a las ventas de alojamiento) son correctos. Utiliza para ello tcnicas de cuadre (especificadas en el apartado
3.1.3) y chequeos. Con su visto bueno valida el documento para ser registrado contablemente.
4.- Pase a libros auxiliares.- El diario de produccin hace igualmente la funcin de libro
auxiliar de clientes alojados, indicando saldos por cada habitacin, y a travs de los datos
registrados en el mismo se completan los libros auxiliares de clientes, cuentas por cobrar
y movimientos de caja.
5.- Contabilizacin.- Se contabilizan las ventas con abono a la cuenta de Ventas de alojamiento y cargo a la cuenta de clientes, en una cuenta puente denominada clientes alojados.
CV - 5
3.1.5.- La salida del cliente.- Los pasos a dar por la recepcin son los siguientes:
1.- Cierre de factura.- Antes de finalizarla se consulta con los departamentos de venta
abiertos en ese momento por si hubiera algn cargo pendiente de llegar a recepcin. En
caso de que el sistema de facturacin est debidamente computerizado esto no es necesario, ya que los terminales punto de venta deben estar conectados con la recepcin y el pase
a factura es automtico.
2.- Cobro de factura.- O en su caso pase a crdito, siempre que el cliente tenga concedido
tal crdito o sus servicios estn amparados por un bono de agencia. En este ltimo caso hay
que cobrar la factura de extras o servicios no cubiertos.
3.- Mano corriente.- Pasar el cobro o crdito al diario de produccin y dar salida a la habitacin y personas.
4.- Libro de entradas y salidas.- Registrar la salida, anotando la habitacin, n. de personas,
importe habitacin e importe pensin.
5.- Room Rack.- Reflejar en el mismo la nueva situacin de la habitacin.
Intervencin y Contabilizacin.- El departamento de control comprueba que los registros
anotados en mano corriente son correctos y les da el visto bueno para su contabilizacin. El
departamento de contabilidad procede a cancelar la cuenta puente clientes alojados, abonando los importes a la misma y cargando a Caja (en caso de pago al contado) o a Clientes, cuentas por cobrar. El saldo de la cuenta de clientes alojados debe coincidir diariamente con el saldo que figura en recepcin en el diario de produccin.
Archivo de documentos.- Las facturas permanecen en Recepcin hasta la salida del cliente.
En caso de pago al contado el cliente se queda con el original y la copia se enva a Administracin con la documentacin del da, para su control y archivo. Los originales de los
vales de cargo en factura se entregan al cliente o se destruyen; las copias fueron enviadas a
Administracin en su da con las liquidaciones de facturistas, donde quedan archivadas.
En caso de crdito el cliente se lleva una copia de la factura para informacin. El original
lo firma y junto con el bono de agencia o documento que avale el crdito se enva a Administracin, donde el departamento de Cuentas por cobrar continuar la gestin.
La mano corriente es enviada diariamente a Administracin para su control y archivo como
soporte contable.
3.1.6.- El informe del yield.- Consiste en un informe a la Direccin que refleja diariamente la produccin realizada en el departamento de alojamiento en trminos comparativos con
la produccin establecida como ideal para cada perodo. As refleja finalmente un porcentaje de ventas realizado en relacin con el establecido.
El yield se diferencia del informe tpico sobre el porcentaje de ocupacin del hotel, en que
aqul tiene en cuenta dos factores, ocupacin y precios, mientras que ste ltimo slo tiene
CV - 6
CV - 7
CV - 8
CV - 9
CV - 10
CV - 11
CV - 12
Cotejar cargos en facturas de restaurante, contrastando comandas de facturista y departamentos que despachan la comida o bebida.
Comprobar que los cargos en mano corriente son correctos y que stos se han pasado
correctamente a la factura del cliente.
Verificacin de datos.-
CV - 13
Archivos.-
Libro mayor con libros auxiliares. (Saldo en mano corriente y auxiliar de clientes)
Bancos (cobros).
Clientes y Bancos.
CV - 14