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ADMINISTRACION DE BODEGA

Y CONTROL DE
INVENTARIOS
DOCENTE:
JOSE A. AQUEA TORO
CONTADOR AUDITOR
CONTADOR GENERAL
Diplomado en Gestin y Administracin de Empresas
Diplomado en Legislacin Laboral y Tributaria
Universidad Catlica del Norte
LA SERENA 2012

OBJETIVOS DEL CURSO


OBJETIVOS

Al trmino de la actividad los participantes


estarn en condiciones de:
Identificar el Proceso Administrativo de Bodega
Reconocer la Documentacin que se genera en el
Proceso
Utilizar parmetros para el Almacenamiento y el
Control del Inventario de las Materias Primas y
Productos Terminados
Aplicar Tcnicas de Control para la Reposicin de
Materiales
Ejecutar Balances Terminales del movimiento de la
Bodega de Materiales

CONTENIDOS
MODULO I

Identificar y reconocer el proceso de


administracin de materiales
Reconocer y valorar la importancia
de la Gestin de Abastecimiento

CONTENIDOS
MODULO II

Determinar los lugares ms


apropiados dentro de la empresa
para el almacenamiento de las
materias primas, herramientas y
otros insumos

CONTENIDOS
MODULO III

Clasificar e identificar los distintos


materiales aprovechando del espacio
fsico
Control documental y seguridad de
los bienes de la infraestructura y del
personal

CONTENIDOS
MODULO IV

Seleccin del recurso espacio para


la ubicacin y apilados de los cargos

CONTENIDOS
MODULO V

Aplicar modelos de inventarios de


acorde a las necesidades de cada
bodega de acuerdo a sus
caractersticas especiales de cada
cual

CONTENIDOS
MODULO VI

Manejo correcto de las guas de


despacho, facturas, seguros y
transporte de materiales

IDENTIFICAR Y
RECONOCER EL
PROCESO DE LA
ADMINISTRACION
DE BODEGA

LA EMPRESA O UNIDAD
ECONOMICA

CONJUNTO INTEGRADO POR RECURSOS HUMANOS,


MATERIALES, TECNICOS Y FINANCIEROS

EN TORNO A UN OBJETIVO EN COMUN DEL GRUPO HUMANO Y QUE TIENE


PERMANENCIA EN EL TIEMPO, (CON O SIN FINES DE LUCRO)

DEBE SER ADMINISTRADA


LA ADMINISTRACION ACTUA SOBRE LAS PERSONAS
ELLAS DESARROLLAN LAS ACTIVIDADES

De manera muy general los recursos o factores productivos que se


combinan para cumplir con los objetivos de una empresa son:

RECURSO
MATERIAL

Son los recursos naturales,


los yacimientos mineros,
las reservas de agua, los
bosques, insumos,
materias primas, etc.

CAPITAL Y
TECNOLOGIA

Est formado por bienes


tales como las maquinarias,
edificios, el local comercial, y el
dinero y las diferentes formas
tecnolgicas de fabricar un bien o prestar
un servicio.

RECURSO
HUMANO

Est representado por las personas que


prestan servicios a la empresa, el
Gerente, jefes de departamento y los
trabajadores.

AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA

AREA DE
COMERCIALIZACION

AREA DE
PRODUCCION

Es el rea encargada de darle salida al


producto o servicio, de venderlo, de
llevarlo al MERCADO

La produccin es el proceso a travs del


cual se crean bienes. Constituye un
proceso de transformacin de las materias
primas, insumos y energa mediante una
tecnologa definida, con la utilizacin de
hombres y mquinas.

AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA

AREA DE
FINANZAS

AREA DE
PERSONAL

Se encarga de la administracin de los


recursos econmicos de la empresa e
incluye la determinacin de las fuentes de
obtencin de los fondos necesarios para
lograr los objetivos de ella.

El personal de una empresa, cualquiera


sea su tamao y rubro, es su ms
importante riqueza, ya que los objetivos
slo pueden ser logrados a travs de
disponer de recursos humanos.

AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA Y SUS LABORES


ESPECIFICAS

AREA DE
COMERCIALIZACION

AREA DE
PRODUCCION

DETECTA las necesidades de los consumidores.


DISEA el producto o servicio, y establece sus
propiedades.
ESTUDIA los potenciales mercados.
DETERMINA el precio.
ESTABLECE los medios de promocin y
publicidad.

DEFINE el producto o servicio, disea sus


caractersticas.
DEFINE los procesos que lo llevarn a cabo.
ESTUDIA mtodos eficientes de trabajo.
SELECCIONA personal y materiales adecuados.
ABASTECE, almacena y mantiene inventarios.
DETERMINA costos del producto o servicio y
controla la calidad.

AREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA Y SUS LABORES


ESPECIFICAS

AREA DE
FINANZAS

AREA DE
PERSONAL

ADQUIERE materias primas y compra de


herramientas y maquinarias.
SOLVENTA gastos en remuneraciones.
CONTROLA la cartera interna y las cobranzas.
ORGANIZA un sistema eficiente de contabilidad.
MANEJA las relaciones financieras con bancos y
otros organismos.

SELECCIONA y contrata personal.


DESARROLLA instancias de capacitacin y
adiestramiento.
FIJA nivel de remuneraciones y comisiones.
SUPERVISA el bienestar del personal.
EVALA el rendimiento del personal.

ADMINISTRACIN
QUE ES LA ADMINISTRACIN?
Coordinacin de las actividades de trabajo de
modo que se realicen de manera eficiente y
eficaz con otras personas y a travs de ellas
cumpliendo metas y objetivos propuestos.

La
administracin
requiere
la
culminacin eficiente y eficaz de las
actividades
laborales
de
la
organizacin.

ELEMENTOS DE LA ORGANIZACION

PERSONAS

TAREAS

ADMINISTRACION

ACTIVIDADES DE UN PROCESO ADMINISTRATIVO

PLANIFICACION

ORGANIZACION

DIRECCION

CONTROL

EVALUACION

C
O
O
R
D
I
N
A
C
I
O
N

Qu son?
Planificacin: actividades tendientes a determinar objetivos,
polticas, procedimientos y programas. En resumen, la
planificacin intenta definir lo que se propone lograr la
organizacin, en qu plazos y de qu forma.
Organizacin: actividades que tienen como objetivo obtener
recursos necesarios para el funcionamiento de la organizacin.
Tambin, se fijan las funciones, autoridades, responsabilidades y
relaciones de personal entre las diferentes dependencias.
Direccin: actividades que ponen en marcha la organizacin,
haciendo que cada miembro de ella cumpla sus funciones.
Control: actividades que permiten verificar el correcto
cumplimiento de los plazos y el logro de los objetivos. En otras
palabras, consiste en medir lo realizado.
Evaluacin: actividades encaminadas a analizar los resultados
obtenidos con los planificados. En otras palabras, consiste en
analizar las desviaciones entre lo planificado y los resultados
reales obtenidos

UNA BUENA DEFINICION DE ADMINISTRACION ES:

Es el proceso de planear,
organizar, dirigir, controlar y evaluar
coordinadamente, los esfuerzos de los
miembros de una organizacin y los dems
recursos para alcanzar las metas y objetivos
establecidos con eficiencia,
eficacia y productividad

NATURALEZA Y PROPOSITO
LA ADMINISTRACIN ES EL PROCESO DE DISEAR Y MANTENER UN
ENTORNO , EN EL QUE TRABAJANDO EN GRUPOS, LOS INDIVIDUOS
CUMPLAN EFICIENTEMENTE LOS OBJETIVOS PROPUESTOS.
LA ADMINISTRACIN GIRA ENTORNO A LAS ORGANIZACIONES, A LAS
QUE DEFINIREMOS COMO UN GRUPO DE PERSONAS QUE TRABAJAN EN
COMN PARA GENERAR UN BENEFICIO

L
CONTRO

ZA
CI
N

CC
I
N
DIR
E

SUPERVISORES DE PRIMERA
LNEA

OR
GA
NI

NIVEL
INTERMEDIO

PLANEACION

ALTO
NIVEL

Qu tienen en comn todas estas definiciones?

PROCESO

Son las funciones ms


representativas del
trabajo administrativo

OBJETIVOS

El fin de la administracin
es alcanzar los objetivos
organizacionales

RECURSOS

La administracin
implica el adecuado manejo
de los recursos de la
organizacin

Qu tienen en comn todas estas definiciones?

TRABAJO EN
EQUIPO

La administracin
es una tarea de coordinacin
de actividades que encauzan
el esfuerzo individual y
colectivo

ORGANIZACION

Dos o ms personas
que trabajan juntas, de manera
estructurada, para alcanzar
una meta o una serie
de metas especficas

META

Fin que pretende


alcanzar la organizacin

Qu tienen en comn todas estas definiciones?

GERENTE

GESTION

EFICIENCIA

Persona responsable
de dirigir las actividades
que ayudan a las organizaciones
a alcanzar sus metas

Accin y efecto de
administrar

EFICACIA

EFICACIA

Medida normativa del


alcance de los resultados
En trminos econmicos
es la capacidad de
satisfacer una necesidad
de la sociedad a travs
de proveerle productos

EFICIENCIA
Medida normativa de la
utilizacin de los recursos
en la medida del alcance de
Los resultados
En trminos econmicos es
una relacin entre insumos y
productos, es la razn entre
esfuerzo y resultado, entre
gastos e ingresos, entre costo
y beneficios

En teora administrar es partir de un estado X1 a un


.X2 mejorado
Por qu administrar?

PRCTICA y

TEORA

En todos los niveles es importante la administracin


Los administradores en general intentan resolver los
problemas mediante la experiencia pero se olvidan
que pocas veces 2 situaciones administrativas son
idnticas
El terico: observa y analiza para generalizar para
que fenmenos semejantes puedan ser resueltos a
travs de la aplicacin de principios o reglas

Verdadero o falso?
La Administracin no se aplica en
organizaciones sin fines de lucro, como por
ejemplo una Iglesia?
Todos somos Administradores, como por
ejemplo un medico director administrativo de
un Hospital?
La Administracin es intuitiva, se basa solo en
la experiencia y no en el conocimiento
cientfico

Administracin Ciencia o Arte?


La Administracin, al igual que otras actividades o disciplinas
como la composicin musical, los deportes, puede ser
considerado como un arte
Porque consiste en hacer las cosas bajo el contexto de una
situacin
Sin embargo los administradores pueden trabajar mejor utilizando
el conocimiento organizado
Es este conocimiento el que lo convierte en ciencia y, como
ciencia, aplica el mtodo cientfico al desarrollo del conocimiento
En conclusin, la practica es un arte, el conocimiento en que se
sustenta la practica es ciencia
Debe tenerse presente que, en este contexto, ciencia y arte no
son excluyentes, sino complementarios
Es necesario recordar que la Administracin es una ciencia no
exacta

Administracin
La tarea actual de la administracin es
interpretar los objetivos propuestos por la
organizacin en su Planificacin Estratgica
y transformarlos en accin organizacional, a
travs de la aplicacin de las Funciones de la
administracin,
pero
fundamentalmente
gestionar los recursos disponibles de la
mejor manera generando eficiencia.

ELEMENTOS IMPRESCINDIBLES
QUE FACILITAN EL PROCESO DE
TOMA DE DECISIONES

INTELIGENCIA
Y BUEN JUICIO

CONOCIMIENTO
Y EXPERIENCIA

INFORMACION

EFICIENCIA

EFICACIA

LA INFORMACION COMO
PRINCIPAL ELEMENTO

MANTENER EL SISTEMA DE LA
ENTIDAD INTEGRADO

PROPORCIONAR ANTECEDENTES
SIGNIFICATIVOS PARA LA
TOMA DE DECISIONES

OPTIMIZAR LA ASIGNACION DE
RECURSOS

INFORMACION CONTABLE

TRANSACCIONES COMERCIALES

Qu es una bodega?

Qu es una bodega?
Una bodega es un rea o depsito temporal
de las mercaderas que all se guardan.
Estudios

introduccin

Inventario

Devoluciones
Informacin
Mercado
Retroalimentacin

Qu es una bodega?
bodega es un rea o depsito
temporal de las mercaderas
que all se guardan.

Prevencin de Riesgos y Control

Misin

Satisfaccin

OBJETIVOS DE LA BODEGA
Tener registros establecidos (Sistemas)
Procedimientos de ingreso y salida
Mtodos de distribucin
Conocimientos tcnicos
Conocimientos de Prevencin de riesgos
y Seguridad Industrial
Conciencia de la responsabilidad del
trabajo

Funciones Generales de la Bodega


Recibir para custodiar y proteger los materiales
Proporcionar materiales y suministros mediante
formularios (Entrada y Salida Bodega, Factura,
Gua de Despacho, Ordenes de Requisiciones)
Llevar los registros necesarios
Controlar los materiales fabricados
Mantener la bodega limpia y ordenada
Destinar los espacios dependiendo de las tareas
a realizar

Organizacin de la Bodega
Informacin de los artculos que hay que
almacenar
Dimensin y peso de los materiales a
almacenar
Cantidad a solicitar mensualmente y
frecuencia de las solicitudes (Just in Time)
Sector de recepcin y puntos de entrega
Numero mximo de unidades que se
almacenan al mismo tiempo
Espacio necesario para la manipulacin
Precaucin de transporte y manipulacin.

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Informacin sobre los espacios


reas disponibles y adecuadas (1 - 2 pisos), altura
techos
Carga admisible de los pisos
Dimensiones y formas de las superficies versus
dimensiones y formas de los artculos o materiales.
Disposicin de los equipos para que no entorpezcan
los elementos de seguridad, grifos extintores, caeras
secas, etc.

GESTION DEL
ALMACENAMIENTO

Las Bodegas deben ser


proyectos
de
inversin
orientados a apoyar la gestin
de la empresa.

DEFINICION
La Gestin de Bodega se define como:
Proceso integrado a la funcin logstica que trata de la recepcin,
almacenamiento y movimientos dentro de un mismo recinto, de
materiales, materias primas y productos semielaborados, hasta el
punto de consumo por un cliente externo o interno. Comprende
adems, la elaboracin y tratamiento de informes, de los datos
manipulados.
La Gestin indica:
Dnde y cmo deben ser almacenados los productos.
Qu tcnicas deben usarse para optimizar el espacio y mejorar los
procesos internos.

GESTION DE EXISTENCIAS Y GESTION


DE ALMACENES
Gestin de
Existencias

Gestin de
Almacenes

QU?

DNDE?

CUNTO?

CMO?

CUANDO?

DEBE SER ALMACENADO?

OBJETIVOS DE LA GESTION DE
ALMACENES
Aprovechamiento
adecuado del espacio fsico
Mayor rapidez de
operacin en los procesos
de entrega
Control eficiente y expedito
del manejo de materiales
Reduccin de costos de
almacenamiento

PROCESOS EN LA GESTION DE
ALMACENES
Planificacin y
Organizacin
Recepcin de
materiales
Almacenamiento
Movimientos internos
Despacho de
materiales

PLANIFICACION Y ORGANIZACION
Planificar:

Se refiere a generar
un curso de accin anticipado para
la ejecucin
de actividades y
tareas que se esperan realizar en el
futuro cercano. Implica cuantificar
los recursos anticipadamente.

Organizar: Es asignar personas


y recursos a las actividades
planificadas. Implica tambin definir
responsabilidades.
En nuestro caso implica planificar y
organizar las actividades de
recepcin,
almacenamiento
y
despacho.

HERRAMIENTAS DE LA PLANIFICACIN
Con el objetivo de programar y controlar las actividades que se
deben realizar, la planificacin cuenta con dos herramientas
fundamentales: la Carta Gantt y la Malla Pert
Carta Gantt: Grfico de actividades y tiempos que permite programar
y controlar la secuencia de acciones programadas

PROGRAMACION ACTIVIDADES RECEPCIONES


Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
Actividad 6

EJEMPLO: USO DE LA CARTA GANTT

RESPUESTA

PROCESO DE RECEPCION
Es el registro de materiales que ingresan a Bodega
procedente de zonas externas (proveedores) como
internas (empresa)
Es necesario:
Recepcionar y verificar materiales
Revisin tcnica con el solicitante de la compra
Generar los documentos pertinentes (guas internas)
Generar nuevos cdigos cuando sea necesario
Rechazar inconsistencias
Informar del proceso
Ajustarse al calendario de recepciones
La calidad del producto final depende en gran medida
del proceso de recepcin

FACTORES CRITICOS EN LA RECEPCION


Tender hacia un proceso automatizado de recepcin a
fin de evitar errores y burocracia
Reducir las inspecciones o verificaciones a las
estrictamente necesarias. Las inspecciones no aaden
valor al producto
Contar con un calendario de recepciones (fecha y hora)
que indique adems tipo de artculos y procedencia
Distinguir entre mercancas internas y externas; las
primeras deben contar con un procedimiento ms
sencillo
Contar con la documentacin de respaldo que permita
verificar tipo de mercanca y cantidad a recepcionar
Proceder al almacenamiento definitivo lo ms
rpidamente posible, despus del proceso de recepcin
Registrar e informar del proceso

QUE HARA UD.?


Caso 1: El proveedor entrega a tiempo el material
solicitado en cantidad y calidad, pero le advierte que
es muy similar casi igual al especificado en la O.C.
y que si existe una diferencia inmediatamente lo
solucionamos. Ud. sabe que se trata de un proveedor
frecuente que no ha presentado problemas y por tanto,
recepciona OK el producto.

Caso 2: El proveedor entrega 200 kg. de arroz y la


O.C. indica 150 kg. El transportista le dice es que Uds
siempre solicitan 200 kg lo que es verdad segn sus
registros. Para no devolverse con el sobrante, el
transportista le pide que lo recepcione y lo cargue en la
siguiente orden, total Uds siempre piden 200 kg. Ud.
deja constancia en la Gua de Recepcin de la
diferencia y procede a ingresar los 200 kg

QUE HARA UD.?


Caso 3: Recepcionista y transportista se conocen
desde hace tiempo y han establecido una relacin
de confianza mutua. Un Viernes por la tarde, el
transportista le solicita que le guarde unos pallets
hasta el lunes, para no devolverse con ellos a la
empresa. Ud. Los recepciona y los deja en una
zona al aire libre. Por la noche, los guardias estn
autorizados a encender fogatas en los tambores,
usando las maderas existentes en los patios, por lo
tanto, los pallets fueron consumidos. El Lunes, el
transportista indignado por lo ocurrido, solicit
hablar con la Gerencia. Esta le hizo ver que no
exista documento alguno de recepcin y por lo
tanto no poda responsabilizarse de lo ocurrido y
que lamentaba profundamente el hecho.

COSTEO Y CONTROL
MATERIALES

SON LOS ELEMENTOS BASICOS QUE SE TRANSFORMAN EN


PRODUCTOS TERMINADOS A TRAVES DEL USO DE LA MANO DE OBRA
Y LOS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION EN UN PROCESO DE
PRODUCCION O INSUMOS PARA EL CONSUMO CORRIENTE

MATERIALES
DIRECTOS

MATERIALES
INDIRECTOS

SE PUEDEN IDENTIFICAR
DIRECTAMENTE CON LA
PRODUCCION DE UN
PRODUCTO ACABADO

NO SON DIRECTOS
AUNQUE ESTEN
INVOLUCRADOS EN LA
FABRICACION DE UN
PRODUCTO O EN UN USO
CORRIENTE

ACTIVIDADES EN EL REGISTRO Y CONTABILIZACION


DE LOS MATERIALES

COMPRA DE
MATERIALES

DEPARTAMENTO DE
ADQUISICIONES

USO DE LOS
MATERIALES

BODEGA

COMPRA DE
MATERIALES

SALIDA DE
MATERIALES

REQUISICION DE
COMPRAS (Interno)

ORDEN DE REQUISICION
DE MATERIALES

ORDEN DE
COMPRAS (Externo)

DEPARTAMENTO DE
PRODUCCION U OTRO
QUE SOLICITE

INFORME DE
RECEPCION (Interno)
Los montos de
esta Orden deben ser
Cargados a los Costos
de Materiales
Utilizados o Gasto
Corriente

DIAGRAMA DE FLUJO DE ACTIVIDADES Y DOCUMENTACION

Requisicin
de
compra

Departamento
o unidad
solicitante

Requisicin
de
materiales

Orden
de
compra

Departamento
de
compras

Informe
de
recepcin

Encargado
de
bodega

Departamento
de
Contabilidad

Proveedor

Factura

Gua
de
despacho

ALMACENAMIENTO
Definicin: Es el proceso operativo que
corresponde a la guarda y conservacin de los
materiales con los mnimos riesgos para el
producto, las personas y la empresa.
OJETIVOS:
Aprovechamiento adecuado del espacio fsico.
Mayor rapidez de operacin.
Control ms eficiente y expedito en el manejo de
materiales

TIPOS DE ALMACENAMIENTO
Por Racking: Permite el uso eficiente del
espacio vertical, almacenando en grandes
racks. Sin embargo, la requisicin requiere del
uso de sistemas automatizados.
Por
Zonas:
Agrupa
productos
de
caractersticas comunes juntos, en lugares de
fcil acceso. Puede perderse espacio, pero se
gana en tiempo y facilidad de acceso.
Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al
tamao de los lotes y el espacio disponible sin
relacionar las caractersticas de los productos.
Se utiliza eficientemente el espacio de la
bodega, pero no ayuda a la requisicin.

TIPOS DE ALMACENAMIENTO
De Temporada o Promocionales: Los productos
sujetos a estacionalidades son ubicados en reas de
fcil requisicin y abastecimiento para minimizar los
costos de manipulacin.
Cuarentena de Alto Riesgo: Existencias de alto valor,
txicas, sustancias qumicas peligrosas, etc, requieren
condiciones especiales de almacenamiento, incluyendo
acceso restringido. Mucho control y supervisin.
De Temperatura Controlada: Es necesario tener en
cuenta la seguridad de los operarios; deben protegerse
de los cambios bruscos de temperatura. La
manipulacin puede ser tambin ms lenta debido al
tiempo limitado que se puede pasar en estos
ambientes.

COSTOS DEL ALMACENAMIENTO


A pesar de ser una funcin importante, el
almacenamiento no agrega valor al
producto, solo costos; stos son:
Depreciacin de equipos, instalaciones y
edificios
Supervisin, mano de obra, manejo
interno de materiales
Consumo de energa, combustible,
calefaccin
Seguros
Deterioros, prdidas y obsolescencia.
Intereses sobre el valor de los materiales
almacenados

FACTORES CRITICOS DEL


ALMACENAMIENTO
Contar con referencias nicas entre productos y
ubicaciones
Contar con el Plano de Bodega actualizado
Controlar la regla de salida predefinida (FIFO LIFO PMP)
Mantener los registros de existencias actualizados
Contar con estantes y casilleros apropiados a cada artculo
Vigilar la rotacin de productos
Mantener en ptimas condiciones los implementos de
seguridad