Tipos de Documentos Administrativos

[AFO009255] Experto en Redaccin de Escritos e Informes Administrativos
[MOD008616] Redaccin de Escritos e Informes Administrativos

[UDI046036] Tipos De Documentos Administrativos
1. Producidos por la administracin: oficio, carta, notificacin,

diligencia, informe, propuesta, resolucin, publicaciones
ministeriales, etc.
Oficios
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, rdenes,
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informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de

colaboracin, de agradecimiento, etc. Estas redacciones se utilizan en instituciones como:
ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre
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otras. Los oficios pueden ser:
Oficio simple o directo. Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a
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una sola persona. Generalmente en caso de una invitacin, una felicitacin, una peticin,
agradecimiento o informacin de eventos o actividades culturales o deportivas. Tambin cuando un
gerente se dirige a una empresa para gestionar algn servicio.
Oficio mltiple. Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a ms de
un destinatario, y por esta razn las instituciones o dependencias incluyen el nmero de oficio,
dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlo
cuando el caso lo requiera. Esto sirve, adems, para agilizar el proceso que dure la documentacin.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisin de rdenes, instrucciones,
recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultneamente.
El trato que se considera en el oficio mltiple es vertical, descendente y horizontal. Es decir, va
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dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarqua.

La estructura del oficio mltiple, bsicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante lo cual
es importante recordar que el nmero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a
distribuir; en el oficio mltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribucin, que viene a ser la
ltima parte de este tipo de oficio.
Oficio de transcripcin. La palabra transcripcin nos indica la finalidad de este tipo de redaccin:
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es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original,
ntegramente y sin ninguna alteracin. Todo el fragmento o prrafo transcrito debe ir entre comillas
y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casos del mismo
oficio.
El tipo de trato y/o relacin que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a
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subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servir para
transcribir informes relevantes e importantes. Tambin nos indica la finalidad del partido.
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Estructura de un oficio
Membrete. Es el primero. Todas las empresas tienen membrete, lo cual es muy importante
para un oficio.
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Nombre de Ao. Es la denominacin que se le da al ao actual P. Ej. "Ao de la Paz Mundial".

Lugar y fecha. Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el da, el
mes y el ao en curso.
Numeracin. En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memorandum; la palabra
oficio con maysculas, seguida del nmero de expedicin y separada por una lnea oblicua y, a
continuacin, las siglas de la oficina de procedencia con letras maysculas, separada por una
lnea oblicua y el ao en curso.
Destinatario. Es la parte que abarca cuatro lneas o ms, segn lo requerido. Aqu se escribe:
el nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con maysculas la palabra ASUNTO, seguida de dos
puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se explicar en el
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cuerpo.
Referencia. Es la quinta parte que se usa, slo cuando es necesario mencionar la numeracin
del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta
palabra tambin se escribe con mayscula y debajo del asunto. En algunos casos esta parte del
oficio se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.
Cuerpo o texto. Es la parte central del documento, donde se dar a conocer el mensaje de la
comunicacin, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones
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para iniciar el texto, tales como:
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."
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Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin,

expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi
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consideracin y estima personal. Atentamente,
Firma y posfirma:
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Firma: Se escribe la rbrica a mano.

Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el
cargo que le distingue, ms el sello respectivo.
Iniciales. Al igual que en el memorandum, las iniciales del remitente se escriben con letras
maysculas y, en minsculas, las de la persona que mecanografi el documento.
Anexo. Aqu se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como catlogos, revistas,
tarjetas, programas, etc.
Distribucin. Se usa, generalmente, en los oficios mltiples; aqu se menciona a las personas
y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.
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Informes
El informe es un documento elaborado a partir de una coleccin de datos concretos, que tiene como
objetivo notificar una informacin sobre algn asunto especfico. Generalmente son redactados,
como una obligacin profesional, por indicacin de un superior. Es un instrumento fundamental en
la gestin administrativa de cualquier empresa.
El informe debe ceirse en todo momento a la realidad de los hechos, cumpliendo con la mayor
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objetividad por parte del autor.
El contenido de este documento puede ser muy variado ya que puede ocuparse de un asunto tcnico,
actuaciones de los empleados, investigaciones, etc. De este modo, al tratarse de cuestiones internas
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de una empresa, ha de conservar en todo momento un carcter estrictamente confidencial.

Los informes varan considerablemente en cuanto a su extensin y estructura, ya que deben
adaptarse a la prctica de la empresa para la cual son escritos, as como a la situacin a la que se
circunscriben por el autor. El contenido del informe debe ajustarse a los siguientes aspectos:
Intencin: en un informe debemos incluir una explicacin del propsito que lo gua.
Mtodo: hemos de hacer constar el procedimiento o tcnica utilizada en la recopilacin de
datos, para que el lector juzgue la fiabilidad de la informacin que se le proporciona.
Hechos: debemos presentar de forma clara, ordenada y objetiva una descripcin de los hechos
encontrados.
Anlisis y discusin: el informe que redactamos debe ser analizado y evaluado para que el
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lector juzgue su vala.

Recomendaciones: se concluye con una opinin o consejo a la persona a la que se dirige
sobre posibles soluciones al asunto tratado.
Carta
Es todo envo cerrado cuyo contenido no se indica ni puede conocerse, as como toda comunicacin
materializada en forma escrita sobre soporte fsico de cualquier naturaleza, que tenga carcter
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actual y personal. Se trata del tipo de envo ms extendido en la prctica. Podemos encontrar
diversos tipos de envos postales:
Carta ordinaria. Su mbito de entrega es nacional e internacional.
Carta certificada. Se usa para envos importantes que requieren seguridad y garanta de que
se entregan, para ello, una persona autorizada o el destinatario la han de firmar a la entrega.
Carta urgente. Esta es utilizada para los envos ms urgentes. Llegan a su destino en un da
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hbil en el caso de Espaa y tres si es a Europa. Siempre se entregan en el domicilio del
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destinatario y tiene la posibilidad de acreditar su recepcin.
Notificaciones administrativas. Es un servicio indicado nicamente para entidades

administrativas y judiciales que quieran tener constancia de que se realizados la entrega de sus
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comunicaciones de carcter legal. Van certificadas y se realizan hasta dos intentos de entrega en el
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domicilio.
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2. Producidos por los administrados: denuncia, peticin,

escrito, etc.
Denuncia
Una denuncia es un documento en el que se informa a la autoridad competente de la comisin de
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un delito o de una falta.

Tiene como efecto principal, movilizar al rgano competente, con la intencin de que ste inicie las
investigaciones preliminares que constaten la realizacin de un hecho ilcito y a su presunto autor.
El artculo 114 de la Ley General Tributaria expone que mediante la denuncia pblica se podrn
poner en conocimiento de la Administracin tributaria hechos o situaciones que puedan ser
constitutivos de infracciones tributarias o tener trascendencia para la aplicacin de los tributos. La

denuncia pblica es independiente del deber de colaborar con la Administracin tributaria regulado
Emisin de la denuncia
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en los artculos 93 y 94 de presente ley.
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Una vez que la denuncia se recibe, sta se emite al rgano competente. de esta manera se realizan
las actuaciones pertinentes. El rgano competente puede acordar el archivo de la denuncia siempre
que se considere infundada, o cuando no se concreten o identifiquen los hechos o las personas
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denunciadas.
Una vez presentada la denuncia pblica, se pueden hincar las actuaciones que procedan, siempre y
cuando existan indicios suficientes que verifiquen los hechos imputados.
En ningn caso se considera al denunciante interesado en las actuaciones administrativas que se
inicien como consecuencia de la denuncia. Tampoco se le informar del resultado de las mismas, ni
estar legitimado para la interposicin de recursos o reclamaciones en relacin con los resultados de
dichas actuaciones.
La denuncia pblica tributaria se estructura en tres partes: los datos del denunciado, los datos de la
denuncia y los datos del denunciante.
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Datos del enunciado

En este apartado debe reflejarse el nombre o la razn social, la direccin, la actividad/profesin y el
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Datos de la denuncia
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DNI / NIF del denunciado.
Debe contar con el impuesto/s motivo de la denuncia, la descripcin de los hechos y la aportacin de
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pruebas, presentando la opcin de incluir anexos ampliatorios o documentos anexos.
Datos del denunciante
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Aqu deben rellenarse el nombre, direccin, DNI / NIF del denunciante.
Indicaciones a seguir para la cumplimentacin de la denuncia
A la hora de rellenar la denuncia pblica deben tenerse en cuenta una serie de indicaciones. stas
Consigne en el caso del denunciado:
son las siguientes:
el DNI.
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Si es una persona fsica, debe indicarse el nombre, los dos apellidos, y si se conoce,
Si es una sociedad, el nombre completo y si se conoce, el NIF.
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Explicacin de lo que hace y cmo lo hace, utilizando hojas anexas si fuera necesario. Si se
tienen pruebas documentales, es recomendable incluir fotocopias de las mismas, relacionando
los documentos que se aportan.
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Consignar en el caso del denunciante, el nombre y los dos apellidos de la persona que presenta
la denuncia.
Lugar y forma de presentacin de la denuncia

La denuncia se puede presentar en la Delegacin o en la Administracin de la Agencia Estatal
Tributaria ms cercana al domicilio del denunciante, y en general, en cualquier oficina de la Agencia
Tributaria.
A la hora de presentarla, el denunciante puede dirigirse de manera personal a los lugares sealados,
o tambin a travs de la pgina Web de la Agencia Tributaria Estatal, siguiendo el procedimiento
establecido a travs del Modelo de denuncia, o de manera on-line, a travs de la Presentacin de
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Denuncias Tributarias.
Peticin
La peticin, encuadrada dentro de las comunicaciones internas de la empresa, obedece al modelo de
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impreso utilizado por el personal para realizar determinadas peticiones formuladas a superiores.
Este documento se utiliza por diversos motivos:
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Peticin de un periodo vacacional.
Cambio de destino en el puesto de trabajo.

Demanda de la expedicin de un certificado emitido por la empresa.
Etc.
No existe un modelo predefinido o establecido para este singular tipo de solicitudes, por lo que cada
empresa disear un modelo adecundolo a sus necesidades organizativas, siendo el ms idneo
aqul que cubra un amplio espectro de peticiones.
Independientemente del fondo y forma de este documento, necesariamente han de figurar la fecha y
la firma del solicitante
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3. Documentos comunes: actas, certificaciones, etc.

Certificaciones
El certificado es un documento que constatan acciones administrativas, con la finalidad de obtener
resultados determinados en procesos administrativos y/o empresariales.
El certificado es una figura documental que habitualmente se realiza por peticin de la persona u
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organismo a quien va dirigido, con la intencin de recibir constancia oficial y cierta de un

determinado hecho. Ha de ser validado por una persona que acredite dentro del organismo emisor la
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competencia y autoridad necesaria para garantizar la certeza de lo que se expresa en el documento.
Se consideran tambin certificados a los documentos acreditativos de acuerdos tomados o cualquier

otra circunstancia oficial, que realice el secretario de una institucin, rgano colegiado o
administracin.
El certificado puede ser de carcter pblico, como por ejemplo el del matrimonio, domicilio,
nacimiento, etc., o tambin puede ser privado como son los certificados de enfermedad suscritos por
los mdicos y los del trabajo que suelen ser realizados por los empleadores a peticin de los
empleados.
Contiene una serie de circunstancias personales y/o profesionales de un individuo determinado que
otro debe verificar con su firma. Tambin puede especificar cuestiones relacionadas con los aspectos
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administrativos y comerciales de la empresa.

Generalmente van en papel con el membrete de la oficina o centro de trabajo del que se trate y en l
deben constar los siguientes datos:
Nombre, apellidos y cargo de la persona que ha de firmar la certificacin.

Contiene todos los puntos que han de ser certificados acerca del individuo que solicita la
Lugar y fecha de expedicin con todas las letras.
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Un ejemplo de certificacin podra ser el siguiente:
Rbrica de la persona detallada en la cabecera.
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certificacin.
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Actas
El acta es un documento escrito, donde consta la sntesis o el resumen de los asuntos tratados y las
decisiones adoptadas por un rgano colegiado en una entidad.
El documento debe de cumplir unos requisitos mnimos de la ley para la existencia de validez y
eficacia de las decisiones. Estos requisitos generales son:
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Nombre y NIT (Nmero de Identificacin Tributaria) de la empresa a la cual pertenece.

Nmero del acta: las actas deben llevar una numeracin cronolgica. Si se lleva en un solo
libro de actas del mximo rgano (asamblea) y del rgano de administracin (junta directiva) el
consecutivo debe ser independiente para cada rgano.
El rgano que se rene: asamblea de accionistas, junta de socios, consejo de administracin,
etc.
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Clase de la reunin: si es ordinaria, extraordinaria, universal, de derecho propio, no presencial,

etc.
Ciudad donde se desarroll la reunin: son ineficaces las decisiones adoptadas en reuniones
desarrolladas por fuera del domicilio de la sociedad, excepto las reuniones universales.
El lugar, la fecha y la hora de la reunin.
Quin convoc la reunin y en calidad de qu: el medio utilizado para convocar la reunin y la
finalidad de antelacin de la misma o la fecha en la que se convoc. Son ineficaces las

decisiones tomadas en reuniones en las que no se cumplieron las condiciones establecidas en
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los estatutos o la ley para la convocatoria, salvo en las reuniones universales.
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ste tipo de documentos no tiene una forma homognea, pues depende del grupo que la realice o de
lo que trate la reunin sta puede variar considerablemente. En cualquier caso, las actas vienen
recogidas en el artculo 27 de la Ley de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas, en la que
dice que: cada sesin se levantar por el secretario, que especificar los asistentes, el orden del da,
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las circunstancias de tiempo y lugar que se han dado, los puntos principales de las deliberaciones,
as como el contenido de los acuerdos adoptados.
Las actas quedarn inscritas en el libro de actas ; libro que debe ir diligenciado, es decir, las hojas
debern ir numeradas correlativamente.
El acta se divide en las siguientes partes:
Inicio. Consta de tres bloques:

El primero comienza citando la localidad donde se celebra la reunin, la fecha, la
hora y el lugar (sala e conferencias, auditorio, sala de cine...), y el nombre de la
sociedad, organizacin o fundacin que se rene.
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En un segundo bloque se relacionan los asistentes y ausentes, si hubiese, indicando

su cargo dentro de la organizacin a la que representan. Se comienza por el cargo de
mayor responsabilidad para ir decreciendo en orden jerrquico. Cuando la redaccin
se hace de forma manuscrita, la relacin de los asistentes y ausentes figura en el
margen izquierdo, separada del cuerpo del acta por una lnea divisoria siguiendo la
costumbre mercantil. Ahora bien, si se confecciona este documento utilizando un
medio informtico, esa distribucin vara, ya que la relacin de asistentes y ausentes
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pasa a formar parte del propio cuerpo del acta. El resto sigue la distribucin normal.
A continuacin, y ya dentro del tercer bloque, figura el Orden del da, que es la
relacin ordenada de los temas que se van a tratar o deliberar y fiel reflejo del que
aparece en la convocatoria de la reunin que origina el acta. Los temas que se tratan
estn colocados en orden, de mayor a menor importancia.
Contenido. En este apartado se recogern de forma ordenada las deliberaciones que afectan a
la reunin.
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los temas tratados, as como las de los acuerdos tomados; en definitiva, refleja el desarrollo de
Final. Este ltimo apartado comienza con la siguiente frase: No habiendo ms asuntos que
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tratar se levanta la sesin a las horas minutos horas del da de la fecha. A continuacin,
figurarn las antefirmas y firmas del secretario, o bien la del cargo que convoca la reunin, as
como las de los dems cargos directivos. Si la organizacin o empresa contemplase la figura
del presidente en sus estatutos, ste dar el visto bueno (V B) al acta con su firma, que, por
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regla general, estampar al margen izquierdo.
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Recuerda
El acta es un documento escrito, donde consta la sntesis o el resumen de los asuntos tratados
y las decisiones adoptadas por un rgano colegiado en una entidad.
El certificado es un documento que constatan acciones administrativas, con la finalidad de
obtener resultados determinados en procesos administrativos y/o empresariales.
La peticin, encuadrada dentro de las comunicaciones internas de la empresa, obedece al
VA
modelo de impreso utilizado por el personal para realizar determinadas peticiones formuladas
a superiores.
Una denuncia es un documento en el que se informa a la autoridad competente de la comisin
de un delito o de una falta.
El informe es un documento elaborado a partir de una coleccin de datos concretos, que tiene
EU
RO
IN
como objetivo notificar una informacin sobre algn asunto especfico.
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Autoevaluacin
1. El oficio.
VA
es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, rdenes,

informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de
felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etc
no es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas,

rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin,
de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etc
IN
es un tipo de documento que no sirve para comunicar disposiciones, consultas,

rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin,
de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etc
RO
2. Indica si la siguiente afirmacin es verdadera o falsa : El informe es un

documento elaborado a partir de una coleccin de datos concretos, que tiene como
objetivo notificar una informacin sobre algn asunto especfico..
EU
Verdadero.
Falso
3. Carta
No es todo envo cerrado cuyo contenido no se indica ni puede conocerse, as como

toda comunicacin materializada en forma escrita sobre soporte fsico de cualquier
naturaleza, que tenga carcter actual y personal
Es todo envo cerrado cuyo contenido se indica y puede conocerse, as como toda
comunicacin materializada en forma escrita sobre soporte fsico de cualquier
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Es todo envo cerrado cuyo contenido no se indica ni puede conocerse, as como toda
comunicacin materializada en forma escrita sobre soporte fsico de cualquier
VA
4. Indica si la siguiente afirmacin es verdadera o falsa : Una denuncia es un

documento en el que se informa a la autoridad competente de la comisin de un delito o
de una falta..
Verdadero.
Falso.
RO
IN
5. Indica si la siguiente afirmacin es verdadera o falsa : El certificado no es un

documento que constatan acciones administrativas, con la finalidad de obtener
resultados determinados en procesos administrativos y/o empresariales.
Verdadero.
EU
Falso.
EUROINNOVA
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1. Producidos por la administracin: oficio, carta, notificacin,

informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitacin, de felicitacin, de

otras. Los oficios pueden ser:

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dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarqua.

Nombre de Ao. Es la denominacin que se le da al ao actual P. Ej. "Ao de la Paz Mundial".

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para iniciar el texto, tales como:

"Tengo a bien comunicarle..."

"Me es muy grato comunicarle..."

"Tengo el honor de dirigirme..."

Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin,

consideracin y estima personal. Atentamente,

Firma: Se escribe la rbrica a mano.

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objetividad por parte del autor.

de una empresa, ha de conservar en todo momento un carcter estrictamente confidencial.

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lector juzgue su vala.

Carta ordinaria. Su mbito de entrega es nacional e internacional.

hbil en el caso de Espaa y tres si es a Europa. Siempre se entregan en el domicilio del

destinatario y tiene la posibilidad de acreditar su recepcin.

Notificaciones administrativas. Es un servicio indicado nicamente para entidades

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2. Producidos por los administrados: denuncia, peticin,

Una denuncia es un documento en el que se informa a la autoridad competente de la comisin de

un delito o de una falta.

constitutivos de infracciones tributarias o tener trascendencia para la aplicacin de los tributos. La

en los artculos 93 y 94 de presente ley.

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Datos del enunciado

DNI / NIF del denunciado.

pruebas, presentando la opcin de incluir anexos ampliatorios o documentos anexos.

Datos del denunciante

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Aqu deben rellenarse el nombre, direccin, DNI / NIF del denunciante.

Indicaciones a seguir para la cumplimentacin de la denuncia

Consigne en el caso del denunciado:

son las siguientes:

Si es una sociedad, el nombre completo y si se conoce, el NIF.

Lugar y forma de presentacin de la denuncia

[AFO009255] Experto en Redaccin de Escritos e Informes Administrativos

La peticin, encuadrada dentro de las comunicaciones internas de la empresa, obedece al modelo de

Peticin de un periodo vacacional.

Cambio de destino en el puesto de trabajo.

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3. Documentos comunes: actas, certificaciones, etc.

organismo a quien va dirigido, con la intencin de recibir constancia oficial y cierta de un

competencia y autoridad necesaria para garantizar la certeza de lo que se expresa en el documento.

Se consideran tambin certificados a los documentos acreditativos de acuerdos tomados o cualquier

[AFO009255] Experto en Redaccin de Escritos e Informes Administrativos

administrativos y comerciales de la empresa.

Nombre, apellidos y cargo de la persona que ha de firmar la certificacin.

Lugar y fecha de expedicin con todas las letras.

Un ejemplo de certificacin podra ser el siguiente:

Rbrica de la persona detallada en la cabecera.

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Nombre y NIT (Nmero de Identificacin Tributaria) de la empresa a la cual pertenece.

Clase de la reunin: si es ordinaria, extraordinaria, universal, de derecho propio, no presencial,