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GUA DE AUTOAPRENDIZAJE
BEATRIZ SANTOYO BASTIDA
Gua de
autoaprendizaje
Archivo
Histrico
Modalidad de Educacin Abierta y
a Distancia
Mxico 2000
CONTENIDO
PRESENTACIN...................................................................................................................7
INTRODUCCIN.................................................................................................................8
UNIDAD 1: PRINCIPIOS GENERALES...............................................................................9
1.1 Concepto de archivo histrico........................................................................................10
Actividad de aprendizaje 1...................................................................................................12
1.2 Estructura orgnica y funcional del archivo histrico.......................................................13
Actividad de aprendizaje 2.................................................................................................. 15
1.3 Importancia del archivo histrico .................................................................................. 16
1.4 Funcin del archivo histrico.........................................................................................16
Actividad de aprendizaje 3.................................................................................................. 17
Actividad de aprendizaje 4.................................................................................................. 19
1.5 Base Legal.................................................................................................................... 20
Actividad de aprendizaje 5.................................................................................................. 21
1.5.1 Polticas de servicio....................................................................................................22
1.5.2 Polticas de control.....................................................................................................22
1.5.3 Polticas de Integracin ............................................................................................. 22
Actividad de aprendizaje 6.................................................................................................. 23
1.6 Etapas del proceso de archivacin................................................................................23
1.6.1 Recepcin de la documentacin histrica...................................................................23
1.6.2 Organizacin de la documentacin histrica...............................................................24
1.6.3 Ubicacin Topogrfica de las series documentales, acervos documentales.................28
Actividad de aprendizaje 7.................................................................................................. 28
Actividad de aprendizaje 8.................................................................................................. 29
UNIDAD II: ARCHIVACIN DE DOCUMENTOS HISTRICOS..........................................31
2.1 Recepcin de la documentacin histrica......................................................................32
2.2 Conservacin permanente de la documentacin histrica.............................................32
Gua de autoaprendizaje
PRESENTACIN
La Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma (ENBA), como
institucin educativa y formadora de profesionales especializados en el
manejo de informacin en bibliotecas y archivos, ha contemplado entre
sus programas ms novedosos de los ltimos aos, impartir ambas
licenciaturas a travs de la modalidad abierta y a distancia, Esto permite
ampliar la oportunidad educativa de ambas especialidades a nivel nacional,
y disminuir con el rezago que existe de personal profesional en los archivos
y bibliotecas del pas.
La modalidad abierta y a distancia es una nueva alternativa para mucha
gente con deseos de estudiar en el interior de la Repblica.
La gua de autoaprendizaje es por lo tanto una parte esencial de la misma
ya que es el apoyo didctico que estos estudiantes necesitan para su
formacin, adems de un vnculo con su asesor. Su contenido se estructura
de acuerdo a los programas de estudio ms actualizados de la escuela y
est pensado para facilitar este tipo de enseanza.
La presente gua, Archivo Histrico, se elabor con base en las
necesidades acadmicas de los estudiantes de la Modalidad Abierta y a
Distancia. Es un apoyo para conducirlos en el estudio de una de las
asignaturas que forman parte de un gran programa de estudios para la
formacin de grandes profesionales.
Archivo Histrico
INTRODUCCIN
Las instituciones y los hombres, desde su origen, generan testimonios de
sus actividades en forma de documentos. Conocer stos significa un retorno por el tiempo; por lo que podemos concebir que los documentos son
partes de cada uno de ellos y que, unidos y estructurados
sistemticamente, forma la historia.
Los archivos histricos son los depositarios de estos documentos y tienen
como finalidad conservarlos adecuadamente para la sociedad que tiene
inters en usarlos culturalmente o para la investigacin.
La gua de aprendizaje Archivo Histrico, que hoy tienes en tus manos,
describe la formacin, desarrollo, tcnicas, funciones y servicios que se
realizan en el archivo, que es el custodio de la documentacin histrica.
La gua contiene tres unidades. En la primera, se establecen los principios
bsicos y generales de los archivos histricos, tales como conceptos,
estructura orgnica y funcional, su base legal, las polticas de servicio,
control e integracin que los rigen; as como los procesos tcnicos de
archivacin y procesos de organizacin documental que en ellos se
realizan. La segunda unidad trata sobre los procesos de recepcin documental, as como una parte fundamental que permite la disposicin documental: la conservacin y la consulta. La tercera y ltima se refiere a los
principios bsicos de archivacin de documentos histricos y cmo se
realiza el fin ltimo de esta documentacin a travs de la difusin. Esta
gua se complementa esta con un listado de lecturas o bibliografa
recomendada para reforzar los nuevos conocimientos que obtendrs.
Bienvenido, que la travesa por los archivos histricos te sea grata y los
conocimientos que obtengas enriquezcan tu carrera. Sigue adelante.
Gua de autoaprendizaje
UNIDAD 1
PRINCIPIOS GENERALES
Objetivo de la unidad
Archivo Histrico
El archivo histrico es una unidad de informacin que contiene documentos que deben
conservarse permanentemente y se genera como resultado de la ltima fase del ciclo vital del
documento en la que la documentacin ha adquirido valores secundarios (informativos,
testimoniales y evidnciales) que establecen que sta debe conservarse como testimonio til a la
sociedad.
El valor informativo de los documentos aporta datos nicos y sustanciales para la investigacin.
El valor testimonial de los documentos es el que refleja la evolucin del organismo administrativo
que los cre. El valor evidencial se relaciona con los orgenes y derechos imprescriptibles de las
personas fsicas o morales. Estos valores son tan importantes que sern tratados de manera
especial en tu gua de valoracin documental.
V
A
L
O
R
E
S
PRIMARIOS
SECUNDARIOS
ADMINISTRATIVO
ARCHIVOS DE
FISCAL
TRAMITE Y
LEGAL
CONCENTRACIN
EVIDENCIAL
ARCHIVO
TESTIMONIAL
INFORMATIVO
HISTRICO
Gua de autoaprendizaje
10
Archivo Histrico
Actividad de aprendizaje 1
Enva a tu asesor.
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Gua de autoaprendizaje
Cuando hablamos de estructura orgnica y funcional, nos referimos a conocer de forma detallada
la estructura organizacional formal de un archivo a travs de:
- sus funciones y
- los distintos puestos que tiene y
- la responsabilidad de cada uno de ellos
Nos referimos desde luego a un organigrama y ste entiende como la representacin grfica de
cada uno de los departamentos u oficinas que tiene una institucin y las funciones que cada una
de estas reas desempea.
Durante los aos setenta surge en Mxico el Sistema Red de Archivos que propone lo siguiente:
De acuerdo con esquema establecido por el Sistema Red de Archivos (SIRA), del Gobierno Federal, en su Manual de organizacin de los Sistemas Red de Archivos, en 1986, la estructura
orgnica para el archivo histrico es la siguiente:
JEFATURA
SUBUNIDAD DE RECEPCIN,
ORDENACIN Y DESCRIPCIN
DOCUMENTAL
SUBUNIDAD DE
CONSERVACIN, DIFUSIN Y
SERVICIO AL PBLICO
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Archivo Histrico
Recibir y conservar adecuadamente la documentacin histrica que haya sido generada por
la dependencia en el desarrollo de sus funciones y mantenerla debidamente organizada para
facilitar su localizacin y consulta.
Brindar al pblico interesado los servicios que le sean solicitados para la consulta de la
documentacin histrica de la Dependencia; velar por la correcta conservacin de los materiales
bajo su custodia y promover la constante difusin del acervo y los servicios del archivo histrico
hacia la comunidad.3
Empacar, identificar e integrar los expedientes que ingresen al archivo y mantener en los
documentos del acervo el orden establecido.
Facilitar al pblico interesado los instrumentos de consulta del archivo y brindar toda orientacin
necesaria para el acceso a la informacin depositada dentro del acervo.
Facilitar al pblico interesado los expedientes requeridos en consulta y establecer las reas
de servicio y lectura necesarias, as como los mecanismos de vigilancia necesarios para
garantizar la adecuada utilizacin y preservacin de los materiales del acervo.
Establecer, de acuerdo a las posibilidades del archivo, los servicios reprogrficos que sean
necesarios y operarlos de acuerdo a las polticas y controles diseados para tal fin.
Definir e instrumentar las medidas preventivas que sean necesarias para la conservacin
adecuada del archivo, e instalar y operar, de requerirse, el taller de restauracin para reparar
los documentos del acervo que as lo ameriten.
Disear un programa de difusin para promover las publicaciones y eventos necesarios para
proyectar el acervo histrico de la institucin hacia la comunidad, y preparar y desarrollar
acciones de difusin en coordinacin con las instancias pertinentes.
Al igual que en el caso de la estructura orgnica, stas no son las nicas funciones y de acuerdo
al archivo que se trate van a cambiar.
3 Archivo General de la Nacin, Manual de organizacin de los Sistemas Red Archivos No. 2, pgs. 8, 44 - 46
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Gua de autoaprendizaje
Actividad de aprendizaje 2
Elabora la estructura orgnica y funcional de un archivo histrico. Puedes incluir las reas o
departamentos que creas convenientes. Si lo consideras necesario, antes de realizar tu tarea,
visita un archivo histrico.
Enva a tu asesor.
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Archivo Histrico
sta radica en que, siendo el depositario del acervo documental histrico generado por una
institucin y/o un individuo, se convierte en una fuente de informacin primaria til para la
investigacin, a travs de la que se conocern situaciones, ideas, circunstancias etc. que han
formado parte de la historia de una institucin, individuo o pas. De ah que tenga una gran
importancia histrica y cultural.
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Gua de autoaprendizaje
Actividad de aprendizaje 3
Enva a tu asesor.
Conservacin
Los documentos, por efectos de fabricacin, contaminacin, ataques de insectos devoradores de
papel, microorganismos y accidentes naturales o provocados por la mano del hombre como
inundaciones, incendios y terremotos, suelen deteriorarse o destruirse dejando rupturas en la
historia; por ello el archivo histrico entre sus funciones esenciales contempla la conservacin,
entendida esta como conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte,
la preservacin o prevencin de alteraciones fsicas en los documentos, y, por otra, la restauracin
de stos cuando la alteracin se ha producido. 6
La conservacin permite preservar adecuadamente y prolongar la vida de los acervos documentales
que se encuentran dentro del archivo; as tambin, evitar su deterioro para recurrir a la restauracin
slo en caso extremo. Adems, la conservacin permitir a futuras generaciones conocer
documentos importantes para la historia de un pas, institucin y/o individuo.
Difusin
Una de las actividades que se realizan dentro del archivo histrico, que no se desarrolla en ningn
de los otros archivos, es la difusin y sta resulta sumamente importante para crear conciencia
entre los ciudadanos de la existencia de los archivos; la labor de investigacin y cultural que
desempean dentro de la sociedad y para entender mejor en que consiste, acudimos al Diccionario
del Ministerio de Cultura de Madrid:
Funcin archivstica fundamental cuya finalidad es, por una parte, promover y generalizar la utilizacin
de los fondos documentales de los archivos, y por otra parte, hacer participe a la sociedad del papel
que desempean los archivos en ella. Actividades propias de esa funcin son: exposiciones,
conferencias y actos culturales etc.7
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Archivo Histrico
Prstamo
Durante las dos primeras fases del ciclo vital, slo la entidad que produce los documentos puede
consultar stos y su prstamo esta restringido; pero, a partir de la tercera fase, los documentos
adquieren una serie de valores (secundarios) que son la razn de que ms usuarios los consulten.
Un servicio muy importante que brinda el archivo histrico es el prstamo de expedientes y la
relevancia de esta actividad radica en que gracias a ello los usuarios pueden acceder a las fuentes
primarias para obtener informacin. Como en el caso de las funciones anteriores, conoceremos
cmo lo conceptualiza el Diccionario: Accin que implica la salida temporal de documentos de un
archivo con fines administrativos o de difusin cultural. La devolucin suele quedar consignada
en un documento denominado acta de devolucin.8
El prstamo es la operacin con lo que los encargados de la documentacin proporcionan
expedientes o documentos sueltos a las personas autorizadas e interesadas en la consulta.
El prstamo se debe realizar a travs de un registro de control que llamaremos vale de prstamo.
De esa manera se puede llevar un control preciso de la entrada y salida de los documentos y se
evitan prdidas. A continuacin te presento dos ejemplos de un vale de prstamo:
NOMBRE Y FIRMA DE
QUIEN RECIBE
___________________
_____________________
Clasificacin __________________
Fotografa _______________________________________________
____________________________________________________________________
Posit. ( )
Color ( )
Tamao: 3x ( )
Neg. ( )
B/N ( )
_____________________________________________________________________
Fecha de Prstamo:
Fecha de Devolucin:
_____________________________________________________________________
Autoriz:
Entreg:
Recibi:
_____________________________________________________________________
Observaciones:
8 Idem
*Propuesta del Profesor Gumaro Damin Cervantes
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4x ( )
6x ( )
otro:___________
Gua de autoaprendizaje
VALE DE PRSTAMO
___________
Fecha del exp.__________
_____________
Oficina solicitante____________________________
Fecha de devolucin__________________________
Firma del solicitante __________________________
_____________________________________
_____________________________________
_____________________________________
Actividad de aprendizaje 4
Elabora tres formatos ms para el archivo histrico donde ests realizando tu investigacin.
Todos los formatos deben ser diferentes.
Envalos a tu asesor.
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Archivo Histrico
Consiste en el conjunto de leyes, normas y acuerdos que sustentan las actividades que se
realizan en la prctica archivstica y son de orden federal, estatal y municipal:
- Constitucin poltica de los Estados Unidos Mexicanos, artculo 6: [...] el derecho a la informacin
ser garantizado por el Estado.
- Ley Orgnica de la Administracin Pblica Federal
- Ley General de los Bienes Nacionales:
Artculo 2 Son bienes del dominio pblico: [...]
Fraccin VI. Los monumentos histricos o artsticos, muebles e inmuebles de propiedad federal
[...]
Fraccin XI. Los muebles de propiedad federal que por su naturaleza no sean normalmente
sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables,
ediciones, libros, documentos, publicaciones peridicas, mapas planos, folletos y grabados
importantes o raros, as como las colecciones de estos bienes, las piezas etnolgicas y
paleontolgicas, las colecciones cientficas o tcnicas, de armas, numismticas, filatlicas, los
archivos, las fonograbaciones, pelculas, archivos fotogrficos, cintas magnetofnicas y cualquier
otro objeto que contenga imgenes y sonidos y las piezas artsticas e histricas de los museos.9
Ley Federal sobre monumentos y Zonas Arqueolgicas, Artsticos e Histricos, Art. 36:
Fraccin II - Los documentos y expedientes que pertenecen o hayan pertenecido a las oficinas y
archivos de la Federacin de los Estados o de los Municipios y de las casas curiales.
Fraccin III- Los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de Mxico y los
libros, folletos y otros impresos en Mxico o en el extranjero durante los siglos XVI al XIX que por su
rareza e importancia para la historia mexicana, merezcan ser conservados en el pas.
Fraccin IV- Las colecciones cientficas y tcnicas podrn llevarse a esta categora, mediante la
declaratoria correspondiente.10
- Cdigo penal para el Distrito Federal en materia de fuero comn y para toda la Repblica en
materia de fuero federal:
Artculo 214. Comete el delito de ejercicio indebido del servicio pblico, el servidor pblico que:
Fraccin IV. Por si o por interpsita persona, sustraiga, destruya, oculte, utilice ilcitamente la
informacin o documentacin que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o de la
que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisin.
9 Diario Oficial de la Federacin, 8-1-1982
10 Ibd., 6-5-1972
11 Ibd., 31-12-1982
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Gua de autoaprendizaje
Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nacin, ser la entidad central y de
consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e histricos de la
Administracin Pblica Federal.12
Actividad de aprendizaje 5
a) Conocida la base legal que sustenta el quehacer archivstico, es importante que la jerarquices
por orden de importancia y justifiques por qu les diste ese orden.
b) Investiga si en el lugar que vives existen otras leyes locales para los archivos histricos.
Enva a tu asesor.
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13
14
15
Ibd.,
Ibd.,
Ibd.,
Ibd.,
14-8-1980
6-3-1944
13-4-1946
12-11-1982
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Archivo Histrico
establezcan, no se debe perder de vista la base legal que regula al pas al que pertenece el
archivo, para estar dentro de los parmetros jurdicos que establece la ley. As, dentro del archivo
histrico, las polticas ms comunes son las siguientes:
1.5.1 Polticas de servicio
Procurar que los usuarios cubran los requisitos establecidos por el archivo para obtener el
servicio.
Controlar los materiales documentales del archivo mediante instrumentos de control, tales
como vales de prstamo e inventarios.
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Gua de autoaprendizaje
Actividad de aprendizaje 6
Elabora 15 polticas de servicio para el archivo histrico en el que ests trabajando. Procura que
tus polticas complementen las de los puntos 1.5.1, 1.5.2 y 1.5.3 de tu gua.
Enva a tu asesor.
1.6 Etapas del proceso de archivacin
Los expedientes se ponen en las cajas correspondientes y/o en carpetas y se envan al rea
de archivo histrico
Una vez que los documentos llegan al archivo histrico, se procede de la siguiente manera:
*
Los documentos, adems de ser instrumentos para el correcto desarrollo de las actividades
pblicas, constituyen testimonios fundamentales de la gestin de las instituciones o del desarrollo
de las personas y, por lo tanto, se convierten en recursos informativos tiles no slo para la
administracin; sino para la sociedad en su conjunto. Por ello, la importancia de archivarlos
adecuadamente; ya que para el archivo histrico significa un compromiso y una obligacin ante la
institucin o instituciones que los generaron y ante los ciudadanos que los requieren.
Revisin de las relaciones que enva el Archivo de concentracin contra el contenido de las
cajas
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Archivo Histrico
Los pasos para organizar un archivo histrico no siempre son los mismos. Esto depende de la
situacin en que se encuentre. Aqu te mencionaremos todos los que son necesarios para realizar
esta funcin para que los conozcas; pero, si en tu experiencia profesional encontraras un archivo
que ya tuvo una organizacin anterior, slo debes retomar los pasos que te sean tiles para
realizar una reorganizacin.
Para organizar un archivo histrico es conveniente considerar las siguientes fases o procedimientos.
Elaboracin de diagnstico
Pasos para elaborar un diagnstico:
*conocer la historia institucional
*conocer la estructura orgnica (organigramas)
* conocer los reglamentos y polticas institucionales
Con los pasos anteriores, se tiene una visin general de la institucin y una vez que se conoce el
diagnstico, puede realizarse un anlisis de las actividades que se realizan en el archivo y de la
problemtica que ah sucede: recursos humanos, materiales, tcnicos y archivsticos; para as
poder determinar estrategias archivsticas que le brinden una solucin.
Clasificacin
Clasificar significa agrupar. Es la actividad mediante la cual los documentos se separan para
establecer categoras de acuerdo con la estructura orgnica y/o funcional de la entidad productora.
23
Gua de autoaprendizaje
Importancia de la Clasificacin
La clasificacin tiene una funcin muy importante y a travs de ella es posible estructurar la
organicidad, la funcionalidad o la actividad de la institucin y/o persona que produjo los documentos.
Adems, por medio de una clave, a la que llamaremos clave clasificadora, se podr determinar
el lugar correspondiente para cada uno de los expedientes que integren el archivo histrico.
Se distinguen dos tipos de actividad en el proceso de clasificacin:
*
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Archivo Histrico
Delimitacin
Unicidad
Estabilidad
Simplificacin
Delimitacin.- El objeto del cuadro es el fondo, as se delimitan los documentos que se consideran
dentro del cuadro.
Unicidad.- Todos los documentos se clasifican de igual manera, independientemente de su
cronologa.
Estabilidad.- El cuadro debe basarse en las funciones de la institucin, para lograr una clasificacin
ms segura y estable.
Simplificacin.- Debe tener esta caracterstica ya que no debe caer en subdivisiones excesivas.
El Cuadro de Clasificacin, al igual que los sistemas de los que habla Schellenberg pueden ser
orgnicos, funcionales o mixtos (una combinacin de los dos anteriores). A continuacin te presento
un fragmento de un cuadro de clasificacin slo para que lo recuerdes; ya que esto lo viste con
ms amplitud en tu gua de Clasificacin:
CUADRO DE CLASIFICACIN DEL FONDO COLEGIO DE SAN ILDEFONSO DEL ARCHIVO
HISTRICO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL AUTNOMA DE MXICO.
SECCIONES
1. RECTORA
2. ASUNTOS DE ALUMNOS
3.-BECAS
SECCIONES Y SERIES
1 RECTORA
1.1 Decretos de Gobierno
1.3 Edictos, bandas y proclamas
1.4 rdenes de la Iglesia
1.5 rdenes dirigidas al Colegio de San Ildefonso
2. ASUNTOS DE ALUMNOS
2.1 Matrculas
2.2 Licencias de alumnos
2.3 Certificados expedidos por el Colegio
2.4 Salidas de alumnos
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Gua de autoaprendizaje
3 BECAS
3.1 Noticias y Fundacin
3.2 Becas Ordinarias
3.3 Becas Reales
3.4 Becas Nacionales
3.5 Becas de Oposicin
3.6 Becas de Gracia o Limosna
3.7 Becas de Diezmo
3.8 Becas de Capilla
3.9 Becas de Biblioteca
Ordenacin
Es la accin de unir secuencialmente los documentos que conforman las series mediante la
aplicacin de criterios alfabticos y/o cronolgicos. En esta operacin se distinguen dos tipos de
actividades:
a) una intelectual que consiste en la eleccin de la unidad de orden surgida de la natural relacin
entre los documentos
b) una fsica que consiste en la aplicacin de los criterios de orden y en la guarda de los
documentos en sus contenedores apropiados.
Esta ltima es una actividad mecnica de asignacin de claves a las unidades archivsticas y de
colocacin definitiva de los documentos dentro de los acervos correspondientes.
La ordenacin se aplica con independencia a cada serie documental y ser la misma documentacin
la que dar la pauta para determinar el orden que se le aplicar. As se podr ordenar de manera
alfabtica, cronolgica, geogrfica, numrica, alfanumrica, entre otras.
En la ordenacin cronolgica la fecha del documento es la clave para establecer el criterio
ordenador. En la ordenacin alfabtica, las letras del alfabeto son las que van a guiar la ordenacin.
Si se trata de nombres de personas, ser ordenacin onomstica y si se considerarn nombres
de lugar, ser geogrfica. Otros mtodos de ordenacin son por asuntos, numricos y
alfanumricos.
Describir
Es la culminacin de los trabajos archivsticos y que consiste en la elaboracin de instrumentos
que permiten el control, localizacin y acceso. stos pueden ser inventarios, guas y catlogos.
Para Jos Enrique Ampudia Melo, 18 el mtodo es el siguiente:
1 etapa, Identificacin General. Esta primera etapa comprende las siguientes acciones:
1. Ordenacin
2. Clasificacin
18 Jos E. Ampudia, Modelo tcnico para la organizacin de archivos histricos, pg. 26 - 32
26
Archivo Histrico
Es el proceso de establecimiento de una clave constituida por varios elementos (nmeros y letras),
que permite conocer la ubicacin fsica de los documentos dentro del archivo y de esta manera
facilitan su localizacin.
Ejemplo:
Sala 2, batera 5, estante 6, caja 1, expediente 27
Clave: S 2,5,6,1, exp. 27
Actividad de aprendizaje 7
Con base en lo anterior, elabora algunos ejemplos de claves topogrficas que estableceras en
los archivos histricos
envaselos a tu asesor.
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Gua de autoaprendizaje
Actividad de aprendizaje 8
Enva a tu asesor.
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Archivo Histrico
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Gua de autoaprendizaje
UNIDAD II
ARCHIVACIN DE
DOCUMENTOS HISTRICOS
Objetivo de la unidad
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Archivo Histrico
Para lograr la adecuada conservacin de los documentos dentro del archivo histrico, es
conveniente brindarles las condiciones ptimas desde que llegan. Para ello se tienen que establecer
ciertas medidas de seguridad que regulan los agentes de deterioro que afectan los soportes en
los que se encuentran.
Agentes fsicos
*Los efectos de la luz, la humedad y la temperatura
a) la luz produce radiaciones luminosas que generan en los componentes bsicos de los
documentos como el papel, las tintas, pieles y materiales fotogrficos daos severos.
b) la humedad y temperatura causan alteraciones severas en los documentos, sobre todo los
que se encuentran en soporte papel, porque estos materiales son higroscpicos. La humedad
provoca el desarrollo de microorganismos e insectos responsables del deterioro biolgico de
los documentos. Por otra parte, el ambiente muy seco hace que el papel se vuelva quebradizo.
Para una buena conservacin del papel, se aconseja mantener la temperatura entre 18 y 22
C; y una humedad de 50 a 60%.
Agentes qumicos
Estos son el aire, la contaminacin, el polvo y los materiales que se usan en el papel (tintas, clips,
grapas).
31
Gua de autoaprendizaje
Contaminantes atmosfricos
Los principales componentes del aire son oxgeno,
nitrgeno, dixido de carbono y hidrgeno, que
permiten la combustin, fermentacin u oxidacin
de los materiales.
El aire de los centros urbanos e industriales
contiene una serie de partculas y gases como
polvo, holln, esporas de microorganismos,
dixido de azufre, sulfato de hidrgeno y ozono,
que afectan los materiales documentales.
Otros materiales que deterioran a los documentos
son las tintas cidas, que se fabrican con
compuestos metlicos oxidantes y las grapas y
clips metlicos, que producen efectos corrosivos.
De igual manera, los materiales de las carpetas
de papel que se usan para la guarda de los
documentos y los adhesivos que se usan para
encuadernar son agentes degradantes o
destructivos del papel.
Es conveniente que prevenir y solucionar lo anterior por medio de las siguientes acciones, que ayudan a la conservacin adecuada del acervo
documental en el archivo histrico:
1. Establecer un programa de fumigacin (mnimo una vez al ao).
2. Quitar, grapas, clips y broches metlicos a la
documentacin que llegue al archivo.
3. Limpiar los documentos (con brocha o
aspiradora).
4. Usar carpetas de papel descodificado para la
guarda de los documentos.
5. Instalar extractores de aire e higrmetros en
el archivo.
6. Trabajar con el equipo necesario (guantes,
cubrebocas y bata)
Agentes biolgicos
Microorganismos, hongos, bacterias, insectos,
roedores
Los agentes biolgicos, al igual que los anteriores,
contribuyen a provocar el deterioro o la destruccin
total de los documentos.
32
Archivo Histrico
Microorganismos
Son seres microscpicos que se encuentran en el aire,
agua, animales, vegetales. Se trasmiten a travs de la
contaminacin y el aire. Se clasifican en hongos,
bacterias, algas y protozoarios. Se desarrollan
preferentemente en ambientes hmedos, oscuros y
calientes.
El papel es vulnerable a los ataques de
microorganismos y este se manifiesta cuando aparecen
manchas de diversos colores. Los microorganismos
tambin le dan al papel un aspecto poroso y
fragmentado.
Hongos
Los hongos tienen formas y tamaos variados. En el
papel, el principal alimento de los hongos es la glucosa,
que se obtiene por la alteracin de la molcula de la
celulosa. Una condicin que favorece el crecimiento de los hongos es una temperatura de 22 a
30 C. Cuando hay hongos en el papel, stos se manifiestan primero por manchas de color
amarillo oscuro y si se descuidan, se tornaran en diversos colores, adems de expandirse
rpidamente en los documentos.
Bacterias
Las bacterias se componen de una clula y suelen
unirse para formar colonias. Se clasifican en cocos
(estreptococos o estafilococos) y en bacilos.
Las bacterias se manifiestan en el papel como manchas y
se diferencian de las que ocasionan los hongos por ser
ms compactas. Provocan la descomposicin del papel,
que toma un color castao oscuro.
Insectos
La accin destructiva de los insectos es comn en los
climas tropicales por el calor y la humedad elevados,
que favorecen el desarrollo de estos.
Los grandes depredadores de documentos son las
trazas, cucarachas, polillas, pececillos de plata y
pequeos escarabajos que se introducen a cualquier
lugar por pequeas hendiduras o por documentos
previamente infestados.
33
Gua de autoaprendizaje
Roedores
Los roedores suelen ser grandes destructores de
los documentos; ya que poseen dientes afilados.
Su labor de destruccin es rpida y se reproducen
tan prolficamente que, de no detectarse a tiempo,
acabarn con grandes cantidades de
documentos. Adems, a travs de ellos, el
archivista corre el riesgo de enfermedades fatales
como la peste bubnica, la fiebre tifoidea y la
hidrofobia.20
Ante el panorama que acabamos de plantear es
necesario que en cualquier archivo pero
preferentemente en el histrico dado el valor de
los documentos se establezca un programa
permanente de conservacin que permita que
acervos muy importantes para la historia logren
permanecer durante largo tiempo.
34
Archivo Histrico
35
Gua de autoaprendizaje
Actividad de aprendizaje 9
* Elabora un reglamento de servicio y consulta para el archivo histrico con el que ests trabajando.
Enva a tu asesor.
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Archivo Histrico
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Gua de autoaprendizaje
UNIDAD III
PRINCIPIOS E INSTRUMENTOS
BSICOS DEL ARCHIVO
HISTRICO
Objetivo
Identificar los principios fundamentales para la organizacin en los archivos histricos y los
instrumentos que se elaboran.
Temas y Subtemas
3.1 Principios generales de la archivacin histrica
3.1.1 Principio de procedencia
3.1.2 Principio de orden original
3.2 Instrumentos y medios de consulta
3.2.1 Gua
3.2.2 Inventario
3.2.3 Catlogo
3.2.4 ndice
3.3 Difusin del archivo histrico
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Archivo Histrico
En Prusia, Hi von Seybel director de los archivos del Estado, enunci un nuevo principio:
registraturprinzip, que dispona que los documentos de cada fondo deban mantenerse en el
orden que les hubiera dado la oficina de origen. De este modo nace el denominado principio de
respeto al orden original, que establece que los documentos deben mantenerse en el orden original que se les asign dentro de la oficina que los gener y/o recibi.
Actividad de aprendizaje 10
Elabora un ensayo de 3 cuartillas sobre la importancia que tiene utilizar los principios citados al
realizar la organizacin en el archivo histrico.
Enva a tu asesor.
21 Jos R. Cruz Mundet, Op. cit.
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Gua de autoaprendizaje
La importancia de estos instrumentos radica en que son esenciales tanto para la recuperacin de
la informacin (control) como para permitir el acceso al investigador y/o usuario. Los principales
instrumentos son la gua, el inventario y el catlogo; aunque se auxilian de otros como el ndice.
Los instrumentos de descripcin, a decir de Ramn Cruz Mundet, son los que establecen vnculos
y median entre los consultantes y el acervo documental.
La elaboracin de instrumentos permite controlar y manejar de una manera eficiente el acervo
documental, adems de facilitar su localizacin y difusin.
Los instrumentos bsicos de descripcin son: la gua, el inventario y los catlogos. A cada uno de
ellos correspondiendo un nivel de descripcin.
ARCHIVO HISTORICO
FONDO
FONDO
FONDO
GUIA
SECCIN
SECCIN
SECCIN
SERIE
SERIE
DOCUMENTO
EXPEDIENTE
SERIE
DOCUMENTO
INVENTARIO
CATLOGO
3.2.1 Gua
Es un instrumento de descripcin que, como su nombre lo indica, tiene como objetivo orientar a
los usuarios de un archivo acerca de su contenido informativo. Sin descender a particularidades,
habla de las caractersticas y de las funciones de los organismos productores de los documentos,
tambin aborda datos sobre el volumen del acervo, sus aos extremos, su conservacin y los
servicios que el archivo presta.
As podemos decir que la Gua es un instrumento descriptivo que da una visin general de todos
los fondos contenidos en un archivo, los servicios que brinda, al archivo como institucin, cantidad
de fondos y bibliografa
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Archivo Histrico
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Gua de autoaprendizaje
3.2.2 Inventario
A partir del esquema general de fondos y secciones, el inventario es un instrumento que tiene
como objetivo describir las series documentales. El inventario es bsicamente un instrumento de
control documental para el archivista, aunque en ocasiones se utiliza como un instrumento de
consulta.
Elementos del inventario
-
Aos extremos
Observaciones
Aos
caja 2
Documentos originales
del Hospital de Beneficencia (expedientes
de pacientes, anlisis
clnicos, recetas).
Observacin
Expedientes
32
Fechas
Asuntos
Observaciones
1921-35
Cartas
Estado Regular
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Archivo Histrico
Actividad de aprendizaje 11
Elabora un inventario de 10 registros con tres diferentes formatos. En cada uno de ellos,
establecers los elementos que creas necesarios para que un archivista lleve el control de su
acervo y logre la gil recuperacin de la informacin. cada ejemplo debe tener una justificacin de
la eleccin de los elementos.
Enva a tu asesor.
3.2.3 Catlogo
ste es un ejemplo:
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Gua de autoaprendizaje
3.2.4 ndice
Es el registro que permite localizar la informacin a travs de temas muy precisos. Los ndices
pueden ser alfabticos, onomsticos o geogrficos. Suelen ser parte de los inventarios y catlogos.
Ejemplo de ndices:
Indice Temtico
Abonos
Caja 1, leg.2,
exp.14
Alambique
Caja 3, leg.6,
exp.44
Albailes
Artesanos
Carne
Cebada
Deudores
Pulque
Caja 4, leg.8,
exp.63
exp.577
Indice Onomstico
Altamirano, Jos pg. 81
Baranda, Joaqun pag.25, 107
Caso, Antonio pg. 154,155
Coln, Cristbal pg. 83
Cruz, Sor Juana Ins de la pg. 69,70
Dvalos, Balbino pg. 65, 66
Gante, Fray Pedro de pg. 148, 149
Macedo, Miguel pg. 64
Masarik pg. 84
Noriega, Eduardo pg. 18
Actividad de aprendizaje 12
Lee el Manual de instrumentos de descripcin documental, de Antonia Heredia (que est al final
de esta gua) y encontraras los ejemplos que la autora nos ofrece para elaborar inventarios y
catlogos realiza dos ejercicios de estos con los elementos que marca la autora y otros dos con
los elementos que tu consideres necesarios.
Envalos a tu asesor.
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Archivo Histrico
Actividad de aprendizaje 13
Describe brevemente en que consiste cada una de las formas de difusin antes citadas.
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Gua de autoaprendizaje
Clasificacin
En los archivos municipales la documentacin se separa en grupos documentales
* Periodo virreinal, 1519-1823
* Periodo independiente, 1824 en adelante
* Periodo contemporneo, siglo XX
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Archivo Histrico
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Gua de autoaprendizaje
Actividad de aprendizaje 14
Cartula
Introduccin
Justificacin
Conclusiones
Aqu finaliza tu gua. Espero que tu travesa por los archivos histricos haya sido grata te deseamos
mucho xito.
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Archivo Histrico
BIBLIOGRAFA
Ampudia Mello, Jos Enrique. Modelo tcnico para la organizacin de los archivos histricos,
en Boletn del Sistema Nacional de Archivos, No 3 (enero - febrero), Mxico, AGN, 1984,
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Mxico, AGN, 1986
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Cruz Mundet, Jos Ramn. Manual de Archivistica. Madrid, Fundacin German Snches Ruiprez,
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12-11-1982, 31-12-1982
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Mxico, AGN, 1989
Heredia Herrera, Antonia. La norma ISAD (G) y su terminologa. Madrid, Ed. Arcol Libros S.L.,
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Heredia Herrera, Antonia. Manual de instrumentos de descripcin documental. Sevilla, Diputacin
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Memoria de la IX reunin del Sistema Nacional de Archivos. Mxico AGN
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Villegas Moreno, Gloria, La Difusin en los Archivos Histricos, Memoria de la IX reunin del
Sistema Nacional de Archivos n 24, AGN.
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LECTURAS
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Gua de autoaprendizaje
Si acepta que los archivos no deben ser cementerios de documentos sino centros de servicio
colectivo por medio de los documentos, la ordenacin la descripcin se constituyen en los
instrumentos especficos para que el archivo cumpla ese propsito de servicio. Por muy divergentes
que sean los puntos de vista sobre cmo se ha de ordenar y describir, no puede haber
disconformidad sobre la importancia de ambas operaciones para el cumplimiento de los propsitos
del archivo. En realidad, si un archivo no est ordenado ni catalogado es como si no existiera,
pues no servira para nada. Un archivo es en la medida en que est ordenado y descrito.
En este estudio intentaremos hacer una aproximacin provisional al tema de lo que se ha hecho
hasta ahora en materia de ordenacin y descripcin en Amrica Latina, y lo que se supone se
debe hacer en vista de las nuevas circunstancias archivsticas.
Para ello definiremos los conceptos generales sobre los que a nuestro entender debe discutirse
el tema; trazaremos un esbozo de la documentacin latinoamericana, esbozaremos tambin lo
que se ha pensado y se ha hecho en materia de ordenacin y descripcin; haremos una revista
de los problemas generales que hoy se presentan a nuestros repositorios en este campo;
presentaremos el caso prctico de uno de esos repositorios en particular, y estableceremos algunas
conclusiones.
Archivo Histrico
idealmente perfectas. Cuando el archivista pierde la nocin de las limitaciones propias de ambas
operaciones y se embarca en la aventura de la perfeccin est perdido.
La ordenacin y la descripcion deben ser inminentemente prcticas. Han de facilitar el cumplimiento
de la misin del archivo en toda su amplitud; a los investigadores, al pblico, al personal del
archivo. Las ordenaciones y las descripciones que suscitan problemas en vez de resolverlos son
suicidas. Las ordenaciones y descrpciones caprichosas e inconsistentes suscitan problemas en
vez de resolverlos.
Esto no significa que el archivo ha de tener un sistema absolutamente hermtico para ordenar y
describir. Hay que distinguir entre la ordenacin y la descripcin pnmarias y las secundarias. 1)
Las primarias distribuyen los materiales, y deben tener una estructura esencial. 2) La ordenacin
secundaria es la que se da a los documentos sueltos dentro de esa estructura esencial. Esta
ordenacin, y la descripcin correlativa, pueden variar segn la ndole de los documentos o las
necesidades del servicio.
Desde el punto de vista de la ordenacin, un documento no puede estar materialmente sino en un
slo punto en el espacio. Para que una ordenacin fuese idealmente perfecta, cada documento
deberia poder estar en muchos puntos a la vez: tantos como los puntos de vista de archivistas,
investigadores y otros interesados. Esto no es posible en la realidad.
En cambio, desde el punto de vista de la descripcin un documento se vuelve ubicuo y gracias a
esto la descripcin compensa las limitaciones de la ordenacin, abriendo muchos caminos para
llegar hasta un documento, pues no hay obstculos esenciales (aparte de los de dinero, tiempo y
personal) para que el mismo figure al mismo tiempo en catlogos onomsticos, cronolgicos,
toponimicos, por materias, etc. Este hecho tan simple suele ser olvidado en la prctica y su olvido
ha ocasionado daos irremediables a la integridad de los archivos, pues no faltan quienes pretenden
hacer con la ordenacin lo que se podra hacer ms ventajosamente con la descripcin.
Una adecuada ordenacin es el requisito indispensable para una buena descripcin, pero sta a
su vez puede ayudar a descubrir fallas en la ordenacin y subsanarlas.
2. La ordenacin natural
Una documentacin no nace caprichosamente y las ms de las veces ni siquiera como fruto de un
acto deliberado directo sino obedeciendo a factores preexistentes. Estos factores son las estructuras
y actividades de las instituciones, y las actividades de las personas. Ni stas ni aqullas se proponen
expresamente producir una documentacin sino que sta resulta formndose natural y forzosamente
dentro de una estructura dada y como medio o condicion para el ejerciclo de una actividad.
Segun esto, los documentos que se encuentran en el archivo de una entidad pblica o privada
como consecuencia y condicin del funcionamiento de esa entidad estn en su lugar natural
corno las hojas estn en su rbol; e igualmente, una documentacin que se encuentra en el
archivo de un ciudadano particular como producto especfico de la actividad propia de ste, est
en su lugar natural.
Las actividades de las instituciones y de las personas no son simples sino variadas, y las
instituciones no tienen estructuras simples sino complejas. Las documentaciones que resultan de
esas estructuras y de esas actividades no se acumulan de cualquier manera sino que desde que
nacen van siguiendo las lneas variadas de las actividades y estructuras de suerte que stas van
57
Gua de autoaprendizaje
estableciendo naturalmente el orden en que dentro del archivo de la institucin y dentro del archivo
del ciudadano se van acumulando los documentos, hasta que el orden queda establecido en una
forma determinada.
El orden de una documentacin segn la estructura y la actividad que la produjeron es su orden
natural. Como los documentos no son ubicados, slo pueden tener un orden natural: el impuesto
por la actividad y estructura de donde emanaron.
Toda ordenacin que se impone a la documentacin, aparte y contra la impuesta por factores que
determinaron su nacimiento y su disposicin natural, es antinatural, artificial.
La ordenacin natural est expresada en los dos principios clsicos Ilamados: principio de
procedencia y principio de orden natural
En su formulacin actual el principio de procedencia establece que los documentos deben
agruparse, en el archivo, de acuerdo con las entidades de procedencia- Esta formulacin no es
suficientemente clara en espaol, porque la palabra procedencia aplicada a los documentos acaba
adquinendo una condicin equvoca. As, una nota enviada por el presidente de la Repblica al
Ministerio de Relaciones Exteriores debera agruparse entre los documentos de Presidencia de la
Repblica, pues de all procede literalmente; pero lo que el principio establece no es la procedencia
literal sino archivstica. En todo caso hay dos procedencias y el peligro de confusin en la prctica
siempre existe. Una formulacin ms clara en espaol sera: los documentos deben conservarse
inviolablemente en el archivo administrativo o privado al que naturalmente pertenecen. En la
prctica diaria, nosotros hemos comprobado repetidamente el riesgo de interferencias entre la
procedencia literal y la archivstica, sobre todo cuando se trata de ordenar papeles, caso tpico de
muchos archivos latinoamericanos.
El otro principio clsico de la ordenacin natural es el principio del orden original. Segn l la
documentacin debe conservarse en el orden que recibi durante su funcin administrativa. Una
formulacin ms clara y rns completa, pues el principio es aplicable no slo a los archivos
administrativos sino tambin a los privados, sera sta: la documentacin debe mantenerse, en el
archivo administrativo o privado a que pertenece, en el orden natural que tuvo al producirse.
Las dos frmulas pueden reducirse a una sola que se expresara as: los documentos deben
conservarse inviolablemente en el archivo administrativo o privado al que naturalmente pertenecen
y en el orden que tenan cuando se produjeron.
La ordenacin natural es la garanta ms segura para conservar intacto valor informativo total de
una documentacin, sea como testimonio de la estructura y actividad de la institucin o de la
actividad de la persona, pues son un reflejo de esa actividad y estructura, o sea sobre cualesquiera
otras circunstancias de personas, tiempo, lugar, cosas y acontecimientos de que trate esa
documentacin.
La ordenacin natural es econmica. Representa un ahorro en tiempo, funcionarios y trabajo. Si
la documentacin se ha mantenido en su orden propio, no hay necesidad de reordenarla sino en
casos muy excepcionales; y si se trata de documentacin desordenada, reordenacin procede
sobre bases objetivas y seguras, pues no se trata sino de reproducir una estructura y un sistema
de actividades preexistentes, en vez de engolfarse en inteminables empresa de ordenacin por
materias, personas, lugares, fechas, etctera.
La destruccin de la ordenacin natural es, pues, un riesgo que se debe temer tanto como la
destruccin material, Cuando un fondo documental se desmembra, padece una destruccin
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Archivo Histrico
estructura. Un fondo documental confundido es como un libro cuyas pginas se han entremezclado:
all no hay destruccin material, pero ni el libro ni el fondo son lo que eran, no tiene el valor que
tenan para el conocimiento.
De ah tambin por qu la ordenacin de los documentos en las oficinas de origen es tan importante,
pues va a determinar la ordenacin del archivo; de ah por qu debemos tender a que el archivista
tenga un control continuo de la documentacin desde las fuentes en que comienza a formarse
hasta desembocar en el archivo, pues as ser ms fcil establecer una coordinacin eficaz entre
las diferentes etapas de la vida del documento.
La ordenacin natural est incorporada en lo ms antiguo de la radicin archivstica latinoaericana
(vase la seccin 3 de este estudio, prrafos 1 y 2).
Es creciente la tendencia a consagrar los principios de la ordenacin natural. En los pases ms
desarrollados prcticamente no hay cuestin al respecto. Por lo que hace a Espaa, aprciense
los conceptos del archivlogo Filemn Arribas Arranz: La clasificacin metdica de los archivos
histricos debe hacerse exclusivamente sobre la base de la organizacin administrativa que produjo
la documentacin Cuando se deduzcan errores en la ordenacin actual del archivo, debe corregirse
sta colocando los documentos en el lugar que por su origen les correspondiera
En el mbito de las reuniones internacionales, en el Segundo Congreso Internacional sobre Arcnivos
(Scheveningen, Suiza, 1953) hubo uniforrnidad de opinin sobre la definicin de fondo o unidad
archivstica, y la mayor parte de los archivistas opinaron que los documentos extraviados que
pertenecen a un fondo, deben ser reintegrados a l, y que los documentos que no pertenecen al
fondo, deben ser sacados de l. En la Cuarta Conferencia Internacional de la Mesa Redonda de
Archivos (Wiesbaden, Alemania- 1958) se recomend que se asegure la conservacin de los
fondos de historia literaria y llos reciban un tratamiento conforme a los principios archivsticos
universalmente reconocidos: principio de respeto de los fondos, mantenimiento de su unidad,
respeto de los legajos, etc.; y con referencia a los archivos geogrficos, la conferencia consider
indispensable la aplicacin estricta del respeto de los fondos en la clasificacin de mapas y planos.
3. El plan descriptivo
El objeto de la descripcin archivstica es proporcionar un medio expedito para que el investigador
y el pblico sepan lo que pueden encontrar en el arcnivo, y que el personal pueda controlar los
fondos ms eficazmente para los fines de servicio del archivo.
La catalogacin ms aproximada a un ideal de perfeccin sera aquella que abra los carninos
imaginables que conduzcan a todos los documentos existentes en el archivo. Esto supondra en
la prctica la existencia, por lo menos, de los siguientes catlogos: cronolgico, onomstico y
toponmico que comprendan todos y cada uno de los documentos del archivo, y uno temtico que
agote todas las materias a que alude el corrtexto de los documentos del archivo.
Huelgo decir que instrumento tan monstruoso de descripcin nunca ha sido ni ser logrado, aunque
muchas empresas archivsticas de descripcin, en muchos pases, se han abordado con este
criterio perfeccionista utpico, con los resultados que son de imaginar.
En una fase de produccin acelerada de documentos a la que se est incorporando Amrica
Latina, y ante la necesidad ineludible de describir, el archivista no tiene ms alternativa que sta:
quedarse cada vez ms atrs si persiste en describir una documentacin como un rbol hoja por
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Gua de autoaprendizaje
hoja, u optar por un plan realista escalonado de lo general a lo particular segn un criterio de
urgencia.
El primer elemento descriptivo inexcusable dentro de un plan sistemtico es la gua general de la
documentacin del archivo.
La gua genenral ha de ser a la vez completa y sinptica.
Completa en el sentido de que describe todos y cada uno de los fondos del archivo. Sinptica, en
el sentido de que esa descripcin pone de manifiesto las caractersticas especficas de cada
fondo, pero no describe el rbol hojo por hoja.
La gua general proporciona a los investigadores y al pblico un conocimiento a la vez exhaustivo
y breve de la documentaicn, para que en cada caso se pueda decidir idneamente la necesidad
de posteriores y ms detalladas indagaciones; proporciona tambin al personal un instrumento
inmediato de control sobre toda la documentacin, y de conocimientos sobre cada uno de los
fondos, lo cual pone en camino un mejor servicio y una evaluacin inicial para decidir el orden de
importancia de posteriores operaciones descriptivas. Adems, la gua general permite extender
el conocimiento de la documentacin tan lejos como sea posible, en un tiempo como el nuestro
en que por la facilidad de las comunicaciones, la creciente interdependencia de los pueblos y la
coordinacin de informaciones internacionales, los fondos de un repositorio no son nicamente
para el pas de origen.
Para que la gua general sea posible, el archivo debe estar ordenado de tal suerte que no, sea
indispensable hacer descripciones hoja por hoja. Una gua no puede aplicarse a materiales
heterogneos y entremezclados sino a los conjuntos homogneos propios de la ordenacin natural.
La gua general no es lo nico ni lo suficiente en la descripcin del archivo, que puede extenderse
a cada una de las divisiones y subdivisiones de cada fondo, y tambin a los documentos sueltos
que componen las ltimas subdivisiones.
Cmo se decidir el orden de urgencia de la obra descriptiva? La razn de ser del archivo es el
servicio a la colectividad a la que pertenece por medio de los documentos. Este imperativo de
servicio determinar el orden de las cuestiones ms vitales para la colectividad y, en consecuencia,
el orden del plan de la obra descriptiva. Este debe ser fruto de una evaluacin consistente de la
documentacin del archivo: as como se evalan documentos para decidir cules han de
conservarse y eliminarse, as tambin deben ser evaluados para decidir en que orden de urgencia
han de ser descritos.
Aplicando este criterio de urgencia se irn describiendo sucesivamente los dems miembros
documentales del archivo, y se llegar, cuando se considere necesario, a describir documentos
sueltos, y aun podrn formarse series descriptivas con documentos, relativas a temas de inters
colectivo vital, que se encuentran en fondos o en series diferentes; estas series sern
exclusivamente descriptivas, pues los documentos mismos permanecern en los lugares
correspondientes a su ordenacin natural. Esto destaca nuevamente el valor tco de la descripcin,
que hace posible toda clase de agrupaciones sin que el orden natural padezca.
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Archivo Histrico
2. La documentacin colonial
La produccin de documentos dentro de condiciones fsicas que esenclalmente subsisten en
nuestro tiempo comenz en Amrica Latina con la llegada de los espaol.es, y varios pases
latinamericanos conservaron documentos desde el siglo XVI
La primera caracterstica de la documentacion colonial es que la corresponde exclusivamente a
clase de la documentacin escrita con frecuencia ita, aunque inclua, en calidad de anexos,
materiales cartogrficos y, ms raramente, pinturas, y hasta objetos extraos, como prendas de
vestir, etc., cosa por lo dems usual en todas las documentaciones escritas.
La documentacin colonial corresponde casi exclusivamente a instituciones de derecho pblico
(real o cannico) y no existen en los archivos, por lo menos para construir un elemento caracterstico,
documentos privados de esa poca. Las instituciones productoras de la documentacin colonial
fueron virreinatos, audiencias, capitanas generales, presidencias, gobernaciones, corregimientos,
intendenciencias, cajas reales, casas de monedas, cabildos seculares, consulados, protomedicatos,
arzobispados, obispados, cabildos eclesisticos, tribunales de la inquisicin, universidades, iglesias
61
Gua de autoaprendizaje
mayores, parroquias o doctrinas, rdenes monsticas, escribanas, etc.; y habra que agregar
algunas instituciones sui generis, como el gremio de Azogueros de Potos, Bolivia. y la Compaa
Guipuzcoana de Venezuela, que desempenaron un importante papel en sus respectivos pases.
Cada una de aquellas entidades tena, desde !uego, una escritura ms o menos compleja, y en
una audiencia, por ejemplo, habra que distinguir el real acuerdo, de censos indios, el alguacilazgo
mayor, la relatoria, las fiscalas, la Secretara de Cmara, etc. Mas nuestro propsito no es presentar
los esquemas de la institucionalidad colonial, sino sugerir las lneas maestras de ella, como punto
de partida de la ordenacin y descripcin.
La documentacin colonial se caracteriza por la presencia de tipos documentales muy definidos.
Categoras especialmente personalizadas son las cdulas, provisiones y rdenes reales, las
provisiones virreinales y audienciales, la correspondencia y las relaciones, los libros de acuerdos
audienciales y capitulares, los de cajas reales, de fbrica, parroquiales de bautizos, matrimonios
y bitos, y los registros de escrituras pblicas. Estas son categoras matrices y a muchas de ellas
corresponden subcategoras a veces profusas, como en los libros de cajas reales, donde pueden
sealarse las series de libros de temas de razn, correspondencia, cargo y data, diarios generales, aduanas, alcabalas, bienes de difuntos, censos de indios, entregas de plata, remates,
revistas, tabacos y naipes, etctera.
La mayor parte de la documentacin colonial corresponde a la era del papel de trapo, papel de
consistencia excelente. Las tintas eran tambin de la mejor calidad, indelebles, y su nitidez se
conserva admirablemente hasta hoy da aun en los documentos ms antiguos, aunque a veces
eran tan cidas que extensas lneas documentales han quedado totalmente inhabilitadas por la
destruccin que la tinta ha ocasionado en el papel.
Gran parte de la documentacin colonial se cosa y encuadernaba reglamentariamente. El tipo
documental caracterstico del libro iba siempre encuadernado en cuero o pergamino y, a veces,
en lugar de cartn para refuerzo de las encuadernaciones se empleaban tablas. Estos rasgos
sugieren una intencin de perdurabilidad y, en efecto, exceptuando factores destructivos de climas
demasiado adversos, exposicin prolongada a la intemperie y destruccin violenta, la
documentacin colonial tiene bastante capacidad fsica de perdurar indefinidamente.
De los tipos fsicos de la documentacin colonial, uno de los ms importantes, por la amplitud
cuantitativa y cualitativa que alcanz en toda la trama administrativa de la poca, fue el expediente:
expresin documental de un trmite gubernativo, judicial, eclesistico, militar, hacendario, inquisitorial, etc.; cuenta con dos fojas o miles de ellas, poda comenzar y concluir en una misma oficina
o pasar por muchas oficinas en un mismo lugar o en varios lugares, a veces a centenares de
miles de killmetros; su duracin va de un da a decenas de aos; consta de una estructura
sencilla o compleja, e incluye muchos otros tipos de documentos -cdulas reales, cartas,
provisiones, escrituras pblicas, papeles privados-, y lleg a constituir por s solo una especie de
archivo en pequeno, dotado de una ordenacin propia y muchas veces hasta de un ndice. A
medida que progresa el trmite y se acumulan fojas, los antiguos las iban cosiendo en el orden
impuesto por el trmite mismo, se formaba un cuaderno de un volumen (y quiz ms de uno), y
gracias a esta compactacin el expediente resisti mejor los azares del tiempo, y hoy se lo encuentra
victoriosamente profuso en todos los archivos coloniales hispanoamericanos.
Normas cuidadosas presidieron tanto la produccin como el manejo y la conservacin de
documentos en la Colonia. Ellas estn contenidas en las Leyes de Indias, otros cdigos indianos
y en disposiciones legislativas sueltas. Constituyen un importante material auxiliar para la
ordenacin y descripcin de los fondos coloniales. La preocupacin gubernativa de Amrica fue
62
Archivo Histrico
tan temprana como reiterada, y a ella se debe en mucho la conservacion de aquellos documentos
hasta nuestros das.
Las escribanas anexas a las principales entidades administrativas eran otros tantos archivos
administrativos donde se desarrollaron las prcticas coloniales del control y manejo documental.
Para el conocimiento cabal del tema de la documentacin latinoamencana es preciso estudiar el
rgimen de las diversas escribanas: gobierno, cmara, cabildo, hacienda, provincia, nmero,
notarias eciesiasticas, etctera.
Las disposiciones indianas no contemplaron el establecimiento de archivos centrales, y menos de
archivos pblicos, y el episodio frustrante del Archivo General de la Nueva Espaa, en 1792, no
hace sino confirmar este extremo. La falta de archivos centrales tuvo consecuencias desastrosas.
Cantidades cada vez mayores de documentos inactivos se acumularon en las escribanas, las
que frecuentemente no contaban con las condiciones adecuadas y cambiaban de sitio, por lo que
determinaban traslados en que los documentos sufran daos inevitables. La responsabilidad de
la custodia pasaba de mano en mano con el tiempo y se haca poco efectiva. El inters de las
autoridades por los documentos se refera, sobre todo, a los papeles necesarios para los trmites
actuales, y as los papeles ms antiguos acababan por ser un estorbo.
Las luchas por la emancipacin latinoamericana, como es de suponer, agudizaron los factores
destructivos, fortuitos o deliberados. Ambos bandos tenan a veces inters en la desaparecin de
papeles pblicos. Luego cundi el odio contra un rgimen al que se reputaba como smbolo
funesto de la crueldad y la opresin, y cuyos atributos, entre ellos los documentos, deban ser
cuando menos echados en el inmerso mar del olvido.
La situacin no cambi favorablemente con el advenimiento de los regmenes republicanos. Antes bien, nuevos factores de destruccin material y estructural se agregaron a los antiguos, como
las frecuentes alteraciones polticas y las guerras internacionales. Por otra parte, los gobiernos
republicanos se vieron abocados al problema del crecimiento de sus propios tondos documentales.
Pronto falt espacio en las oficinas pblicas y los fondos coloniales no tardaron en ser trasladados
una y otra vez a depsitos cada vez peores.
J. Ignacio Rubio Ma y Mario Mariscal hacen un inventario de las calamidades que castigaron a
los papeles del Mxico Colonial: calladamente, como en la venta de esos papeles a bizcocheros,
coheteros, boticarios y tenderos, o violentamente, en incendios fortuitos o provocados, o en los
conflictos polticos, como el de 1840, en que los preciossimos papeles del Archivo General fueron
puestos en trincheras de las ventanas para batir detrs de ellos a la tropa que atacaba por los
bajos.
Estas calamidades, como es obvio, no fueron exclusivas de Mxico, en mayor o menor grado se
generalizaron a los pases latinoamericanos y del mundo en alguna poca de su historia. Nos
hemos detenido en ellas no para lamentarlas desde el punto de vista histrico sino desde un
estricto punto de vista archivstico.
En consecuencia, una caracterstica capital de los fondos coloniales latirioamericanos es que
ellos son, en buena parte, restos de fondos desmembrados y desordenados. Esto es muy
importante, pues, para los fines de ordenacin y descripcin, no es lo mismo tratar con papeles
que han experimentado los golpes repetidos de la destruccin material y estructura
63
Gua de autoaprendizaje
3. La documentacin nacional
El establecimiento de los regmenes independientes modific en forma profunda y ms o menos
inmediata la estructura y actividad de nuestras sociedades, y esa modificacin suscit, a su vez,
cambios en el campo documental.
Haremos una revista sumaria de estos cambios, a manera de ejemplo de un fenmeno general,
al establecerse los tres poderes del Estado, Legislativo, Ejecutivo y Judicial.
El Poder Legislativo represent una fuente de produccin de documentos enteramente nueva en
Amrica Latina. Categoras y subcategoras de papeles antes totalmente desconocidos comienzan
a acumularse en los parlamentos. Entre algunos tipos documentales legislativos de nuestros
pases pueden sealarse actas de las discusiones parlamentarias, proyectos de ley, colecciones.de
leyes autgralas, minutas, colecciones de credenciales, actas de elecciones populares, etc. Es
verdad que la permanencia y continuidad del Poder Legislativo ha sido desigual en nuestros
pases, unos polticamente ms estables que otros, pero esto no oscurece el hecho bsico de que
el Poder Legislativo es una de las ms grandes y generosas fbricas documentales del perodo
nacional.
Como estructura sustantiva -Presidencia de la Repblica y ministerios o secretaras de Estado,
con sus respectivas divisiones- el Poder Ejecutivo representa otra fuente nueva, la mayor, sin
duda, de produccin documental en Amrica Latina. Inicialmente el Poder Ejecutivo se redujo, en
su categora superior, a la Presidencia de la Repblica y a no ms de cuatro secretaras o ministerios
de Estado, generalmente del Interior o Gobierno, de Relaciones Exteriores (que a veces estaba
incluida en la primera), de Hacienda y de Guerra. El aumento en le volumen de las actividades
pblicas suscitado por la transicin de un rgimen poltico de introversin, como era el colonial, a
otro de extroversin, como es el nacional, ocasion el aumento del nmero de secretaras de
Estado, y la estructura particular de cada una de ellas se ensanch y prolifer en divisiones y
subdivisiones, departamentos, negociados, direcciones generales, etc. El tipo documental
caracterstico de la maquinaria ejecutiva es la correspondencia, seguida de los libros copiadores,
y otras formas propias de cada secretara, de conformidad con su peculiar funcionamiento. El
expediente dej de tener en este mbito de la produccin documental la importancia que tuvo en
la colonia, pero todava es un elemento importante en los trmites de gobierno.
El hecho capital de este perodo en el plano del Poder Ejecutivo, desde el punto de vista documental es el establecimeinto de los archivos especialmente nacionales, en Amrica Latina. Los
aos de fundacin de nuestros archivos nacionales (segn datos oficiales) son: Mxico, 1823;
Brasil 1838; Cuba, 1840; Hait, 1860; Per, 1861; Colombia, 1868; Paraguay, 1870; Honduras,
1880; Chile, 1887; Panam, 1912; Venezuela, 1912; Uruguay, 1926; Guatemala, 1937; Ecuador,
1938; y Puerto Rico, 1955.
El Salvador tiene su archivo nacional proceso de organizacin. Se observa adems una definida
tendencia a la organizacin de nuevos repositorios, estatales, provinciales, departamentales y
municipales.
Tambin en el Poder Judicial es patente el acrecentamiento documental. Las cortes supremas de
justicia reemplazaron, en mayor nmero, a las antiguas audiencias; se crearon nuevos tribunales
o cortes distritales en las secciones territoriales de cada uno de los pases, y aumentaron los
juzgados inferiores. La multiplicacin alcanz al Ministerio Pblico: fiscales con jurisdiccin nacional,
distrital o local, se establecieron en todos los pases. Formas judiciales antes desconocidas,
como la del trabajo, se agregaron a las antiguas. El tipo documental caracterstico del mecanismo
64
Archivo Histrico
judicial sigui siendo el expediente, que all conserva toda su anterior signifcacin; otros tipos
documentales son los libros de acuerdos, autos, dictmenes, libros de conocimientos, etctera.
En los pases de organizacin federal el fenmeno del crecimiento documental es an ms extenso que en los pases de organizacin unitaria y centralizada, en correspondencia con la mayor
diversificacin de la estructura de los tres poderes del Estado.
La maquinaria administrativa republicana no ha concluido su ciclo histrico, y nuevas formas se
agregan a las antiguas. La aparicin de las entidades autoridades autnomas, autrquicas y
semiautrticas viene a ampliar y complicar el cuadro siempre creciente de la produccin documental en Amrica Latina.
Este es el hecho ms notable de los aos recientes y su curso sugiere que habr un desarrollo
cada vez ms acelerado de nuestras instituciones, con sus consecuencias en el plano archivstco.
Debe sealarse otra serie de aspectos que tambin influyen en la produccin de documentos.
Si la introduccin de la taquigrafa y de las mquinas de escribir y calcular aument esa produccin
en trminos que antes no se sospechaba, la incorporacin de nuevos medios mecnicos de copia
y eficiencia documental en los trmites administrativos es constante. El mimegrafo y otros medios
de impresin rpida, el dictfono. La cinta magntica, que ya forman parte rutinaria del equipo de
las oficinas pblicas y privadas, son indicios de lo que nos reserva el porvenir.
La tendencia a admitir documentos privados en los archivos pblicos latinoamericanos es cada
vez ms definida. Los archivos nacionales de Argentina, Brasil. Cuba y Chile contienen importantes
colecciones de esos papeles, y las leyes orgnicas de los archivos nacionales de Argentina. Cuba
y Panam contienen disposiciones que deben considerarse como ejemplos de lo que va a ocurrir.
Asimismo, nuevas clases de documentos, como los fotogrficos y fonogrficos, ingresan en los
archivos pblicos de Amrica Latina. En 1960 se ntegra en el Archivo General de la Nacin de
Argentina el Archivo Grfico de la Nacin con todos sus fondos audiovisuales y sus equipos para
la produccin de esta clase de documentos. El nuevo reglamento orgnico del Archivo Nacional
de Brasil contempla la creacin de un Servicio de Documentacin Cartogrfica y Fonofotogrfica,
adems que de la seccin de mapas cuenta con secciones de fotografa, pelculas mviles,
mcropelculas y grabaciones sonoras. Cuba cuenta con equipos para la produccin de documentos
por procesos fotogrficos. Otros archivos latinoamericanos han comenzado tambin a incorporar
secciones para la conservacin y organizacin de esta clase de documentos.
Junto a estos hechos que podemos denominar positivos, debemos sealar otros de signo contrario.
El primero y ms obvio de ellos es la disminucin en la calidad del papel con respecto a la
Colonia; particularmente para la produccin de copias en la maquina de escribir se usan papeles
delgados que tienen escasas posibilidades de buena conservacin.
El papel carbn empleado en el proceso de produccin de documentos impone el uso de papel de
condicin precaria y produce copias con tendencia a borrarse.
El abandono creciente del sistema del libro encuadernado como mtodo usual de conservacin,
en beneficio de otras formas menos consistentes, como la carpeta ligera tipo folder, entraa
peligros evidentes para la conservacin de los documentos.
65
Gua de autoaprendizaje
El establecimiento del sistema archivstico pblico de Amnca Latina no ha sido suficiente para
impedir la destruccin material y estructural de documentos.
Desde luego, en varios paises los archivos pblicos se fundan muchos aos despus del
establecimiento de los regmenes nacionales, y en el intermedio ya se habian destruido algunos
fondos nacionales por causas semejantes a las analizadas en nuestro tratamiento de los fondos
coloniales. Adems, segn revelan datos proporcionados por los archivos latinoamericanos, la
transferencia de documentos pblicos a los archivos es deficiente, y esto significa que importantes
conjuntos documentales continan sometidos a condiciones nocivas en depsitos inadecuados.
Finalmente, la obra de ordenacin, aunque inspirada en los mejores propsitos, ha sido a veces
aplicada en condiciones tales que acrecienta la destruccin estructural debida a razones
extraarchivsticas. Estos hechos deben ser debidamente evaluados para los efectos de ordenacin
y descripcin
Por grandes que sean las destrucciones, queda en pie la caracterstica capital de la documentacin
atinoamericana de este perodo: expansin en cantidad y complejidad. Desde el establecimiento
de los regmenes nacionales hasta el presente, la documentacin de nuestros paises ha crecido
ininterrumpidamente y con ritmo cada vez mayor. La falta de estadsticas est compensada en
este caso por los datos institucionales: es un hecho que nuestras instituciones son ms grandes
y complicadas cada da, y es una ley que a mayor volumen de actividades administrativas
corresponde una produccin documental ms grande y ms compleja. En el futuro inmediato el
fenmeno va a ser mayor, como resultado de los programas de desarrollo econmico que estan
en curso en todos los pases latinoamericanos. Amrica Latna se encuentra en vas de ingresar
en la fase de la produccin masiva de documentos. Este fenmeno plantea problemas de toda
ndole en el plano de los archivos y, entre ellos, los especficos de ordenacin y descripcin.
1. La colonia
Los antecedentes ms lejanos de la teora y prctica de la ordenacin y descripcin archivsticas
en Amrca Latina se encuentran en las disposiciones adoptadas para el rgimen en del archivo
anexo al Consejo de Indias en Madrid, desde el siglo XVI. No nos referimos al Archivo General de
Indias, establecido en 1790 en Sevilla. (Debemos hacer una observacin en relacin con Brasil y
Hait, cuyos antecedentes archivsticos habr que buscarlos en Portugal y Francia respectivamente.
No hemos contado con materiales bsicos para formular ninguna proposicin a dichos pases en
este perodo histrico.)
La ordenanza 64 del Archivo del Consejo de Indias dispona que en el dicho Consejo y en parte
cmoda de l haya un archivo cerrado y guardado, donde estn los papeles que le tocaren y
mandaren guardar [...) y pueda haber otro nuestro oficial que sea archivero o bibliotecario. La
ordenanza 65 establece un principio clasificatorio de papeles que el archivo conservara, al expresar
que all se guarden las cartas de navegar, derroteros, mapas, descubrimientos y relaciones
tocantes a la tierra y mar de las Indias, y todo de forma que se pueda hallar con facilidad cualquier
cosa que sea necesaria, y que se procure que en el dicho archivo haya y se guarden todos los
libros que hubieren salido, salieren y se pudieren hallar que traten de las materias de Indias,
morales, polticas y naturales, de historias, geografa, relaciones, discursos, arbitrios pareceres,
66
Archivo Histrico
advertencias y otros cualesquiera papeles que toquen o puedan tocar a las Indias [ ... ] as impresos
como manuscritos.
La ordenanza 15 del Consejo, y 26 de 1636, dispona que haya inventarios de los papeles del
Consejo de Indias, y la ordenanza 27 del Consejo, y 27 de 1636. estableca la norma a de la
descripcin detallista al ordenar que las cartas escritas al Consejo por virreyes, audiencias otras
personas pblicas y particulares de las Indias y de la Casa de Contratacin de Sevilla y otras
partes, los nuestros secretarios saquen en relacin la substancia de ellas por la importancia
que tienen y la ordenanza 90 del Consejo, y 66 de 1636. reitera que en el Archivo del Consejo
haya un libro donde se ponga y asiente en la forma que pareciere ms conveniente la memoria
de los libros, cartas, relaciones, consultas y otros papeles y despachos que estuvieren en l, y
otro libro particular con memoria y relacin de todos los papeles y cosas tocantes al dicho archivo
que estuvieren fuera de l.
La relacin que media entre la ordenacin y la descripcin est destacada en la ordenanza 87 del
Consejo, y 162: Los secretarios tengan inventario y lo vayan haciendo de todos los papeles que
estuvieren a su cargo y vinieren a su poder, con designacin de ellos, ponindolos en sus legajos
por tal orden y concierto cue estando a buen recaudo fcilmente se pueda hallar lo que fuera
necesario verse,particularmente tengan siempre inventarios de consultas y decretos nuestros,
de cartas de gobierno que nos escnben los virreyes, audiencias, gobernadores y oficiales reales,
prelados y cabildos eclesisticos libros y seglares, y de todos los libros reales que hay y se fueren
haciendo de cdulas, provisiones y otros despachos nuestros, y de las bulas y breves apostlicos
tocantes a las Indias, y de cualesquiera escrituras y asientos que en el dicho nuestro Consejo se
hicieren o a l se trajeren, y adems papeles importantes para el gobierno de las Indias.
En estas disposiciones hay que sealar algunos puntos importantes: a) se establece una
coincidencia de funciones entre el archivero y el bibliotecario, y una contigidad de fondos
archivisticos y bibliotecarios; b) se encarece el valor prctico de la ordenacin, para que las cosas
se puedan hallar con facilidad; c) se hace una enumeracin clasificatoria de los papeles segn su
procedencia institucional, y d) la unidad de descripcin era el documento suelto.
La primera experiencia archivstica hispanoamericana es el frustrado Archivo General de la Nueva
Espaa de 1792, cuyas ordenanzas fueron calcadas, con ligeras modificaciones, de las del Archivo
General de Indias de 1790.
El prembulo de aquellas ordenanzas asienta que son imponderables las ventajas de un archivo
general bien ordenado, asistido y manejado por personas inteligentes, y que el archivo es el
centro comn de los documentos [ ... ] donde con el buen orden que debe establecerse y con los
puntales ndices que de formarse hallar fcilmente cada uno lo que necesite. La ordenanza 4
dice que la funcin del archivero es recibir los papeles, ordenar y dirigir este archivo, y la
condicin prctica de la ordenacion queda expresada en la ordenanza 6: Por ahora ha de ser el
principal cuidado coordinar y colocar los papeles con tal mtodo y distincin que cualquiera de
ellos pueda hallarse con prontitud y faciliciad.
La ordenanza 7 dice que la primera divisin de papeles ha de ser en tantas coleccion es cuantos
sean los tribunales y oficinas de donde se hayan remtido y se remitieren en lo sucesivo.
Dentro de estas primeras divisiones, el orden y arreglo de papeles debe ser segn lo exija la
naturaleza, y as no puede por ahora darse regla general. La ordenanza 12 reitera que siendo
muy comun en papeles enlegajados de antiguo andar mezclando muchos de distintas especies,
se reconocern todos los legajos que se fueren remitiendo al archivo, a fin de separar cualquiera
expediente o papel ajeno de sus ttulos, y reducir cada uno a su lugar propio La ordenanza 13
67
Gua de autoaprendizaje
seala la necesidad de crear una serie miscelnea con los papeles que no puedan comprenderse
en ningn lugar de los ya establecidos, y series de asuntos con los papeles que pertenezcan a
series establecidas pero puedan reducirse a un asunto en particular. La ordenanza 9 enuncia que
los papeles se colocarn en los estantes, segn los ndices con que se entreguen por las
oficinas. Segn la ordenanza 34, para que los empleados puedan mejor hacer la coordinacin y
el buen uso de los papeles debern tener un conocimiento preciso de la organizacin administrativa
del reino, conocimiento que se expresar en una tabla geogrfica del distrito del virreinato, con
indicaciones de las instrucciones y sus lugares respectivos. La ordenanza 37 establece que los
expedientes debern llevar indicaciones escritas claras para que no se confunda su orden. La
ordenanza 20 determina que no podr trastornarse el orden establecido ni transferirse papel
aguno de un lugar a otro sin expresa orden del virrey.
En cuanto a la descripcin, la ordenanza 3 dice que todos los tribunales y oficinas remitirn a su
tiempo sus respectivos papeles con un ndice individual y expresivo de lo que contenga cada
legajo. Si no fuere posible har por mayor pero siempre del modo que d bastante a conocer la
naturaleza de los papeles que se envan Segn la ordenanza 9, si los ndices con que se
entreguen los papeles estuvieren puntuales y arreglados, no se har ms que copiarlos en los
libros del archivo, y la ordenanza 10 agrega que si los dichos ndices no estuvieren puntuales
con la debida distincin y claridad, se formarn nuevos en cuadernos separados.
La ordenanza 11 establece que de haber un inventario general en que se expresen los asuntos de
los papeles por orden alfabtico, con referencia numerada de los inventarios partculares a que
corresponden. La ordenanza 17 dice que los papeles sueltos e irreductibles a conjuntos ya
establecidos sern objeto tambin de inventario, formando extractos. Segn la ordenanza 19, se
harn extractos breves de cada inventario para facilitar la consulta, y una clave general abreviada
que presente a la vista el sistema de la coordinacin de los papeles y la disposicin de los
inventarios. La ordenanza 23 agrega que al fin del inventario general se dispondrn varios ndices
que faciliten su manejo y el conocimiento y uso de los papeles: un ndice de ttulos por orden de
colocacin, y el otro por los mismos ttulos alfabticos, todo con sus remisiones a las pginas del
inventano.
En cuanto a la tcnica de la descripcin, la ordenanza 26 declara que se proceder con la mira
de excusar toda superfluidad, reduciendo los artculos a los menos que fuere posible, sin perjuicio
de la distincin conducente a declarar el contenido. Tal vez podr en pocos renglones exponerse
un expediente voluminoso de asuntos comunes y de poco monto, o un legajo entero de documentos
que no difieran unos de otros sino en los tiempos, lugares o personas; y tal vez la importancia o
singularidad de un documento breve exigir una declaracin ms extensa.
En estas ordenanzas hay que destacar los siguientes aspectos sobre la ordenacin: a) se enuncian
con toda nitidez (cerca de medio siglo antes que en Francia v casi medio siglo antes que en
Prusia) los princpios del orden natural, el principio de procedencia archivistica y el pincipio del
orden original, y se declara el rigor con que se han observar esos principios, y b) con los documentos
irreductibles a esa ordenacin, se han de hacer series miscelneas y de asuntos.
En cuanto a la descripcin: a) se establece un plan descriptivo en que papeles sern tratados de
conformidad con su importancia, b) el archivo tendr un inventario general e inventarios parciales,
y c) la unidad bsica para la descripcin es el documento suelto pero tambin se harn inventarios
sumarios de series de documentos homogneos.
68
Archivo Histrico
2. Antecedentes nacionales
La Intruccin para el arreglo de la Secretaria del Interior, de Colombia, del 25 de marzo de 1826
nos permite apreciar el criterio que animaba, respecto a la ordenacin y descripcin, en un archivo
administrativo latinoamericano al iniciarse el perodo nacional.
El archivo de la Secretara se dividia en tres secciones: Negocios pendientes, Negocios secretos,
Negocios concluidos. En cada una de estas secciones los documentos se separaban en grupos
correpondientes a las oficinas con que la Secretaria mantena relaciones. Los libros copiadores
de correspondencia deban tener ndices al fin de cada ao, con expresin del contenido, nmero
y pgina del despacho correspondiente. Los papeles del archivo de Negocios concluidos, que era
el archivo principal deban clasificarse por orden cronolgico de aos y meses, y si alguna carpeta
o legajo resultaba muy copiosa se dividir por materias del modo que juzgue ms conveniente el
archero. Para los expedientes deba hacerse el ndice en un libro a propsito y, finalmente,
luego que se halle arreglado el archivo y formados los ndices de materias, el secretario prevendr
el mtodo con que se ha de formar un ndice alfabtico que facilite el hallar cualquier documento
o expediente que se busque. Cada ao se aadir al ndice de materias y al alfabtico lo que
corresponda al ao anterior. En orden cronolgico se pondrn en los armarios y estantes, asi
como en los ndices, los documentos.
Segn este reglamento se establecen separaciones administrativas dentro de las secciones, se
establece un control individual sobre cada documento por medio de los ndices, y se franquea al
archivero la atribucin de decidir ordenaciones en ciertos casos.
El Archivo Pblico del Imperio del Brasil es cronolgicamente el segundo archivo nacional que se
estableci en Amrica Latina. Su reglamento orgnico, del 2 de enero de 1838, contiene
antecedentes dignos de destacarse.
Los documentos se distribuan en tres secciones: Legislativa, Administrativa e Histrica. La primera
deba contener los documentos parlamentarios; la segunda los del rgimen ejecutivo, y la tercera
una miscelnea que inclua matrimonios de la familia imperial, mapas, estadsticas de las provincias,
descubrimientos tiles, acontecimientos importantes, patentes industriales y memorias histricas.
La ordenacin detallada de estos papeles se dejaba a cargo del director del Archivo segn el plan
que adoptase con aprobacin del Ministro Secretario General de los Negocios del Imperio. Ms
tardamente, en 1870, se estableci que los documentos seran clasificados por matenas,
siguindose en cada materia el orden cronolgico, y que este mismo sistema ser adoptado en
la organizacin de los respectivos catlogos, y entre tanto habr ndices alfabticos y
cronolgicos.
Es obvia en estas disposiciones la tendencia a adoptar el documento suelto como unidad de
ordenacin y descripcin. En el reglamento de 1838 es terminante la facultad del archivero para
disponer, segn su arbitrio, de la ordenacin. Aparece la seccin histrica.
El minucioso y elaboradsimo articulado del Reglamento del Archivo General y Pblico de la
Nacin de Mxico, del 27 de noviembre de 1846, es otro texto que contiene elementos de gran
inters.
Se define la ordenacin, a la que el reglamento llama coordinacin, como la colocacin de los
papeles con tal mtodo y disposicin que cualquiera de ellos pueda hallarse con prontitud y
facilidad.
69
Gua de autoaprendizaje
La divisin principal de los papeles es histrica: poca anterior y poca posterior a la indepenciencia.
Cada una de ellas se divide en cuatro ttulos capitales, correspondientes a las cuatro secretaras
de estado: Relaciones, Justicia, Hacienda y Guerra. Cada uno de los ttulos se divide en dos
departamentos; cada departamento en secciones (tantas como fueren necesarias); cada seccin
en ramos, y cada ramo en clases. El principio segn el cual se hacan estas divisiones era un
orden de materias, yendo de lo general a lo particular. Si las clases contenan materias adversas,
se impona al director y empleados del archivo seguir haciendo otras divisiones con exactitud y
prudencia necesarias, para conseguir hasta en sus ms pequeas partes la perfecta organizacin
de los papeles.
Fuera de los cuatro ttulos capitales se establecan otros cuatro: Archivos antiguos, Historia,
Impresos y Asuntos secretos, los cuales se subdividan tambin en departamentos, secciones,
ramos y clases. Es de particular significacion hacer notar que el departamento general del ttulo
de Historia comprenda todos los documentos relativos a la htstoria de la Nacin, sus pocas,
acontecimientos notables, hroes benemritos y dems varones ilustres, las biograflas de ellos,
etctera.
Los documentos de la ltima divisin deban, disponerse en libros o legajos, Numerados del 1 en
adelante: cada legajo tendr unas 200 fojas y deber seguir rigurosamente el orden
cronolgico. Cuando surja un conflicto en quen un documentos, segn su asunto, deba ir a dos
o ms clases, se resolver su colocacin con respecto al punto que trate con preferencia o ms
extensin, y de los otros se harn extractos que se colocarn donde corresponda.
En cuanto a la descripcin, al fin de cada legajo ir un ndice alfabtico, con la mayor exactitud,
de los puntos y personas notables que contenga, y otro cronolgico, refirindose ambos a la
foliatura. Con los ndices de las clases mediante extractos deban hacerse los ndices de los
ramos; de los ramos, los de las secciones: de las secciones, los de los departamentos, y de los
departamentos los de los ttulos, siempre siguiencio una lnea doble, alfabtica y cronolgica.
De los inventarios de los ttulos se haran dos extractos correspondientes a las dos pocas.
Este reglamento constituye una muestra tpica del afan perfeccionista y utpico que ha
caractereizado la obra de la ordenacin y descripcin en todas partes, incluso Amrica Latina, en
cierto momento del desarrollo archivstico. Claramente se establecen las tendencias siguientes,
que luego se encontrarn en todos los archivos latinoamericanos: a) se introduce como divisin
principal la historia, por pocas, para efectos de la ordenacin, b) se introducen divisiones artificiales
dentro de los fondos, c) se introduce una coleccin artificial histrica, con biografas de prceres,
acontecimientos importantes, etc., d) se consagra el documento suelto como unidad de ordenacin
y descripcin, y e) se establece la descripcin mltiple y detallada para los mismos materiales,
con los ndices alfabticos y cronolgicos.
Es de hacer notar, finalmente, que, segn el mismo reglamento, el conjunto de papeles que hoy
forma la existencia del archivo es en su mayor parte una confusa miscelnea de todas clases y
materias. Se trataba, pues de una documentacin catica y desmembrada, en la que se iba a
proceder a una reordenacin.
En el decreto del 17 de enero de 1868, por el que se crearon los Archivos Nacionales de Colombia, se estableca que los archivos se reunirn en un solo local, conservndolos con la debida
separacin. Adems de las divisiones parciales se observarn tres grandes divisiones
correspondientes a las pocas de la Colonia, la antigua Colombia, la poca posterior a sta. Con
una frmula de sorprendente parecido a la enunciacin posterior del principio de procedencia
70
Archivo Histrico
institucional, se manda que los expedientes se dividan por las oficinas de donde proceden. La
siguiente divisin deba ser por ramos, y estos por orden cronolgico. Respecto a la descripcin,
concluido el arreglo de un archivo especial se formar el correspondiente ndice, que ser parte
del principal, sobreentendindose que el ndice era cronolgico, segn el orden interno de los
ramos.
Se definen iguales caractersticas que en antecedentes anteriores: divisin histrica, divisin por
fondos, clasificacion intema artificial de stos, ndice de documentos sueltos.
71
Gua de autoaprendizaje
Hay que sealar en este reglamento las siguientes caractersticas: a) divisin histrica, b) respeto
a los fondos, c) franquicia al archivero para adoptar ordenaciones internas dentro de los fondos
segn su propia iniciativa, y d) descripcin detallada de piezas suetas.
El reglamento orgnico del Archivo Nacional de Cuba, del 30 de agosto de 1944, dispone que en
la ordenacin el mtodo que se seguir es la clasificacin sistemtica, basada en la organizacin
primitiva de los fondos de los archivos que han venido o vengan a formar parte del Archivo Nacional,
procurando que en sus lneas generales responda a la organizacin de la administracin de que
proviene cada fondo. Con la documentacin no clasificada se seguir el procedimiento de reunir
los documentos por fondos [ ... ] que procedan del mismo cuerpo, centro, establecimiento,
administracin u oficina, sin mezclar unos con otros. Luego, internamente, cada fondo sera
cuidadosamente clasificado por materias y otros asuntos.
Todas las partes de un fondo documental se irn ordenando segn lo exija su procedencia. Esta
es la que ha de determinar sus divisiones o ttulos. El orden promitivo de un fondo de archivos
puede ser modificado para corregir los errores de la antigua organizacin. Las piezas sueltas se
restituirn, si es posible, a su primitivo lugar.
En este estatuto, de contenido en cierto modo contradictorio, se establece una pugna entre dos
tendencias de la organizacin archivstica: la ordenacin natural y la ordenacin artificial que
establece separaciones inspiradas no en las relaciones estructurales y funcionales de las
instituciones sino en procedimientos clasificatorios ulterioes. En cuanto a la descripicin, la unidad
archivstica que sirve como punto de partida es el documento suelto, mediante fichas ordenadas
en diversa forma: alfabtica de autores, cronolgica, por materias, etc. El Prmer Congreso
Internacional de Archiveros, Bibliotecarios y conservadores de Museos del Caribe, reunido en
1942, recomend a los repositorios respectivos la adopcin de un plan de clasificacin y
catalogacin basado en estos principios.
Los prrafos del siguiente apartado se tomaron de informaciones oficiales procedentes de la
mayora de los repositorios nacionales de Amrica Latina.
Panorama actual
Es casi una norma constante en los archivos latinoamencanos establecer ante todo una visin de
periodos histricos para distribuir los documentos. El anteproyecto de ley orgnica del Archivo
General de la Nacin de Argentina, aprobado por las Jornadas de Archiveros de Argentina, de
1959, expresa que una de las funciones de ese repositorio ser mantener y organizar con criterio
histrico la documentacin pblica. Existe tambin una tendencia definida a agrupar los
documentos por fondos institucionales y, simultneamente, a introducir en ellos ordenaciones
detallistas de tipo alfabtico, cronolgico, toponmico y por materias.
Tambin es frecuente la prctica de constituir colecciones artificiales llamadas histricas con
documentos separados a veces de los fondos.
En el campo de la descripcin, resulta ntida la tendencia a elaborar catlogos minuciosos de
documentos sueltos.
En resumen: si bien se han consagrado los principios de la ordenacin natural en los fundamentos
tradicionales y en el curso de la evolucin archivstica latinoamericana, frecuentemente han sido
contradichos en la prctica y estn amenazados por desviaciones hacia la adopcin de sistemas
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Gua de autoaprendizaje
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Archivo Histrico
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Gua de autoaprendizaje
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Archivo Histrico
Gua de autoaprendizaje
El Manual de Instrumentos de Descripcin Documental bien merece ocupar un puesto entre los
instrumentos de trabajo habituales de todos los archiveros de idioma castellano.
Michael Duchein
Inspector- General de Archivos de Francia
1. PROBLEMAS TERMINOLOGICOS
Ha sido Schellenberg (1) quien ha designado con el trmino descripcin, la parte de la tarea
archivstica que engloba las diversas y variadas actividades desplegadas por el archivero para
elaborar los instrumentos que facilitan el acceso a los fondos.
La descripcin comprende no slo el anlisis del origen de los documentos, de sus tipos, tanto
diplomticos tanto jurdicos, del lugar y fecha de su redaccin y de sus cara cteres internos
externos, sino tambin los datos necesarios su localizacin.
La totalidad de las funciones de nuestra labor han quedado sintentizadas enlas tres etapas
sealadas por Ciecenta Corts (2) de: recoger, custodiar y servir, y es en relacin con esta ltima
sobre la que ha de desarrollarse un programa descriptivo (3).
En los archivos histricos la primera de esas etapas no tiene la importancia que en los
administrativos; por lo que respecta a la segunda, la de conservar, la clasificacin y la ordenacin
van a jugar un papel decisivo, tanto en unos depsitos como en otros, y en cuanto a la tercera, la
de divulgar y servir, su realizacin va a quedar plasmada en los instrumentos de informacin: las
guas, los inventarios -tras la organizacin de los fondos- y los catlogos -tras haber llevado a
cabo la ordenacin de las series-.
El primer problema que se nos plantea a loa archiveros es la falta de precisin incluso en la
terminologa inicial y primaria (4). Los trminos descripcin e "instrumentos de informacin no
estn totalmente aceptados. La "descripcin" es homloga de la "catatalogacin en bibliotecas
y aunque con ella se ha pretendido designar gran parte de la labor en los archivos, hay actividades
como la de instalacin que no puede decirse que sea tarea descriptiva. En cuanto a los instrumentos,
cuyo fin es la descripcin, reciben variadas denominaciones genricas: de catlogos por
Schellenberg; de "auxiliares descriptivos" por la Escuela de archiveros de Crdoba (Argentina);
de "instrumentos de localizacin" o "de informacin" en Francia; de "instrumentos de trabajo" o
"de informacin".en Espaa; no faltando otras designaciones como las de "instrumentos
archivsticos" o "instrumentos de divulgacin del material de archivo", propuesto por nuestra
compaera Carmen Crespo (5).
Me atrevo a manifestar mi opinin ante tal variedad nominativa. El trmino catlogos queda,
segn mi criterio, totalmente descartado, al poder ser precisado y delimitado frente al inventario y
a la gua; las variantes de "instrumentos de trabajo e instrumentos archivsticos" resultan, tambin,
muy amplios al poder incluir, por ejemplo, la lmpara de cuarzo o la lectora de microfilm; la
denominacin de "instrumentos de recherche" aceptada por los franceses (6) con el significado
de bsqueda o localizacin de los documentos tras haberlos identificado y enumerado sus
caracteres externos e internos.
La problemtica particular de la terminologa por lo que respecta a los instrumentos quem
expuesta, despus del V Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Bruselas, cuando C.
Crespo (7) apuntaba su sorpresa al constatar que no exista un criterio fijo para precisar lo que
era una gua, un inventario o un catlogo. La falta de fijeza de conceptos, llevaba a nuestra colega
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Archivo Histrico
a enumerar los intrumentos archivsticos en este rden: catlogos, guas, ndices e inventarios,
siguiendo un criterio de prioridad en cuanto a lo que ella estimaba importancia. Criterio de prioridad
que an persiste, cuando lgicamente haban de enumerarse por orden de elaboracin en el
tiempo, siguiendo un orden inverso.
Han pasado los aos y soy yo, ahora, la que vuelve a tomar a tomar una nueva y repetida actitud
de asombro despus del Simposio sobre archivos y documentacin de la Colonizacin espaola,
celebrado el pasado ao de dichos instrumentos sigue sobre el tapete de las discusiones (8).
Quiero partir de la eliminacin de conceptos tan generales como los de "catlogos" utilizados por
los norteamericanos o los de "inventarios" preferidos por los franceses, para tratar de precisar los
diferentes instrumentos de descripcin.
Insisto en que los norteamericanos partiendo de Schellenberg emplean el trmino "catlogo"
como el instrumento de informacin del archivero que engloba tanto los inventarios, como los
catlogos; los franceses se inclinana por la palabra inventario (concebido por nosotros), como el
catlogo (donde las piezas son descritas una por una) llamando al primero "inventario sumario" y
al segundo "inventario analtico" (9).
Gua de autoaprendizaje
de ah el gran nmero de variantes que los autores sealaban (analticos, esquemticos, sumarios,
de resmenes, etc.).
Pero no podremos en adelante limitarnos a ofrecer las caractersticas de unos inventarios o de
unos catlogos existentes que no son tales. A veces incluso se denominan inventarios obras que
son claramente catlogos y viceversa, o se mezclan en su elaboracin los criterios de los primeros
con los de los segundos, en un instrumento denominado arbitrariamente con una u otra designacin.
Habr, pues, que delimitar cada instrumento de descripcin, fijar sus fines, sealar sus estructuras,
las normas para su elaboracin; en segundo lugar precisar de los que se dicen de una manera u
otra viendo cules responden al concepto que pretenden, haciendo una crtica archivstica seria,
y por ltimo cuando se inicie la redaccin de un inventario o de un catlogo, hacerlo con las
exigencias requeridas para cada caso.
Precisados los conceptos expuestos y con referencia a ellos, puede hablarse ya con propiedad
de lo que es cada uno de los instrumentos archivsticos, partiendo de la base de que lo que los
une es la Descripcin documental.
Las guas describen las Secciones con una amplitud de datos variable no slo relativos a los
documentos en s, sino a la organizacin del archivo de donde proceden y a la gnesis documental.
Los inventarios describen brevemente las series documentales existentes, tras su organizacin,
haciendo referencia a las unidades de instalacin. Los catlogos lo hacen de las piezas
documentales o de las unidades archivsticas individualizadas, seleccionadas por su tipologa o
por su temtica, previamente ordenadas, y limitadas a un perodo cronolgico.
Estableciendo un orden de prioridades en el tiempo, la Gua precede al Inventario, siendo
prcticamente coetneos en su elaboracin. El Catlogo, por el contrario, ha de situarse - la
ltima fase de la tarea descriptiva, mientras el, inventario est en la base de dicha tarea. En
cuanto al orden de importancia, como tendremos ocasin, de ver, no hay diferencia entre ellos, lo
que s de preferencia jerrquica del primero respecto del segundo, en cuanto a la elaboracin y
establecimiento de toprograrna descriptivo. Sin embargo la mayora de los archiveros -me incluyo
entre ellos- hemos iniciado nuestras tareas tcnicas por los Catlogos o en todo caso hemos visto
en ellos nuestra culminacin profesional. Pocos han empezado por los Inventarios, por
considerarlos quiz tarea de menor categora. De hecho hemos contado con los existentes, sin
detenernos siquiera a considerar si stos gozaban de la calidad de tales. No nos hemos parado a
analizar su fuein primordial como instrumentos primeros y prinoipalesdel quehacer del archivero.
La razn de ser de estas tendencias ha estado por una parte en la ausencia de precisin, incluso
conceptual, de nuestros principios, en el confusionismo terminolgico y en la falta de delimitacin
de nuestros instrumentos bsicos, y ha estado por otra parte en una carencia de planificacin
jjerrquica que estableciera prioridades de tareas a realizar y que, no hay duda que de existir, no
empezaramos por confeccionar catlogos, cuento estn por redactar correctamente los inventarios
(14).
Fijadas las lneas generales de lo que son cada uno de los instrumentos citados (guas, inventarios,
catlogos) y establecido su paralelismo con las unidades documentales (Seccin, Serie, pieza
documental), quiero volver sobre ellos con alguna ms extensin, para detenerme quiz con
especial incidencia en los inventarios, por ser los menos estudiados.
80
Archivo Histrico
Gua de autoaprendizaje
82
Archivo Histrico
Entrada descriptiva
Fechas lmites
1564-1597
"
1598-1613
10
"
1614-1626
11
"
1627-1633
etc., etc.
83
Gua de autoaprendizaje
84
Archivo Histrico
Entre las subdivisiones que circulan para diferenciar esa pluralidad de obras est la de analticos
a los que intentan incluso ejemplificar. Pero los ejemplos expuestos (carta, de poder de Fulano
para -";carta de venta ) nos estn claramente diciendo que lo que estn describiendo no son
series, sino piezas documentales y entramos de lleno en el confusionismo existente entre inventario
y catlogo. Reitero mi criterio dp que la cualidad de analtico no conviene al inventario, sino que
es propia de los catlogos.
No hay duda que en determinados casos al hacer un inventario, es preciso descender a la
particularizacin, determinada por la pluralidad de series existentes en una misma unidad de
instalacin. Veamos un ejemplo. Existe en todas las Audiencias indianas, dentro de la
documentacin del Consejo de Indias, una serie comn: copias de Reales Cdulas y copias de
informes de la Contadura General (29). Es una serie que ofrece, como vemos, una dualidad en
cuanto a la tipologa documental, cuya vinculacin est slo en el hecho de tratar unas y otros de
asuntos econmicos sobre una misma cuestin (rentas, hospitales, seminarios, etc.). Y adems,
a veces, no existe coincidencia de fechas lmites entre unas y otras. Es evidente que al hacer el
inventario no podr hacerse la descripcin a base de una nica tipologa documental y de unas
mismas fechas para unas y otros.
La precisin, el anlisis, en estos casos, han sido impuestos por las mismas series en s, pero sin
descender al detalle de la pieza documental. En realidad permanecen los mismos criterios de
descripcin, lo que ocurre es que puede darse la circunstancia de que en una misma unidad de
instalacin (legajo) existen series documentales, o en algunos casos tres, y hay que describir
cada una de ellas. Incluso algunas veces la descripcin en el Inventario implicar una entrada
descriptiva general y un prrafo descriptivo en particular. Veamos el siguiente caso:
Filipinas, leg. 895: Copias de Reales Cdulas y de informes de la Contadura y cuentas, de alcabalas y
almojarifazgos (1710-1781):
1710. Copias de Rs. Cs. de libranzas en este ramo.
1760-1791. Copias de Rs. Cs. sobre alcabalas y almojarifazgos.
1726-1781. Copias de informes de la Contadura sobre alc. y alm.
1758-1759. Relacin del importe de alcabalas.
1779-1781. Cuentas de alcabalas.
Gua de autoaprendizaje
Lo que el doctor Aurelio Tanodi y don Manuel Vzquez, partiendo de don Antonio Matilla denominan
inventarios del archivo administrativo (31), son a mi parecer slo hojas o listas de rernisin
de fondos de la dependencia de un negociado a un Archivo Central. Estoy totalmente de acuerdo
con ambos en todas las etapas, circunstancias y problemtica que sealan en ingreso de fondos
administrativos, como ya tendremos ocasin de ver al hablar de Archivos Administrativos, pero
no en denominar al reflejo escrito de estas etapas: inventario que slo lo ser cuando, partiendo
de los datos ofrecidos en las citadas listas que forman el registro de ingreso de fondos, sea
elaborado por el archivero.
Otra variante denominativa la hemos encontrado entre los brasileos (32): Un inventario preliminar
tiene carcter preliminar. Est preparado primordialmente para uso interno, a fin de servir como
elemento inicial de bsqueda y tambin de control. Estos nventarios preliminares que no pueden
ser designados como tales instrumentos, son en realidad las etapas precisas y previas para la
preparacin del inventario definitivo que son necesarias en los Archivos Administrativos, es decir
en formacin. Yo me inclino por llamarlos registros generales de entrada de las unidades de
instalacin que van ingresando en un depsito o Archivo Central. Son los equivalentes a los
ficheros topogrficos de las bibliotecas. Estos ficheros abarcan todo el fondo documental remitido
desde las distintas dependencias al Archivo Central y que luego, agrupados sisternticamente,
constituirn las Secciones o Subsecciones de dicho archivo (Beneficencia, Obras Pblicas, Personal, etc., dentro de una Corporacin municipal por ejemplo). Su carcter de preparatorio y
preliminar lo hace susceptible de muchas modificaciones, entre otras las derivadas de los expurgos
y las de aumento por las continuas remesas de documentos. Este, pues, como digo, no es un
inventario ya que parte de la unidad de instalacin individualizada y no de la serie documental,
pero s, a partir de l se har el verdadero inventario, una vez agrupadas las diferentes unidades
de instalacin correspondientes a cada serie dentro de cada Seccin o negociado. Cada ficha en
el fichero topogrfico o registro general, corresponder a un legajo o a un libro, pero junto a los
que traten de expedientes de personal, estarn los expedientes de repoblacin forestal, pongo
por caso, ya que el orden en este fichero vendr determinado por el ingreso, por la entrada en el
depsito. Cuando agrupemos ordenadamente las diferentes fchas de unidades de instalacin
(legajos, libros) relativas a expedientes personales, por ejemplo, o las referentes a expedientes
de repoblacin forestal, y describamos estas series adecuadamente con los datos precisos que
hemos sealado al principio, s estaremos ya haciendo un inventario.
En el caso de depsitos histricos, el inventario abarca una Seccin, no la totalidad del fondo y no
sufre variaciones ni modificaciones de volumen, en cuanto que al haber finalizado la actividad de
la entidad productora, sus series documentales estn cerradas, a excepcin de algn ingreso
posterior, procedente de donacin o compra, que puede engrosar algunas series.
Llegamos a nuestros das y. contuionismo permanece. Se insiste en que el "instrumento tpico
tradicional del archivo es el, inventario descriptivo" que se contrapone al "catlogo que quiere una
descripcin exhaustiva (33). Se deduce que siendo el objetivo de los dos instrumentos la
descripcin, la diferencia estriba en la exhaustividad. Volvemos a caer en la insistencia de los dos
caracteres: sumario y analtico, que siendo dos notas intrnsecas a. la descripcin, aplicada,
respectivarriente al inventario y al catlogo, no son suficientes para marcar las diferencias entre
uno y otro.
4.4. Importancia del Inventario como Instrumento de descripcin
Despus de todo lo expuesto me inclino a formular que slo hay un INVENTARIO, con unas
caractersticas especficas y determinadas. Ni la finalidad de control para el archivero, ni la de
orientacin para el investigador; ni el origen, ni la elaboracin, sea en casos de archivos
86
Archivo Histrico
Gua de autoaprendizaje
Cuando la documentacin est por inventariar, los cuadros adoptados por el archivero, tras el
estudio profundo del organismo productor, de sus funciones, de sus actividades, podrn inclinarse
por una clasificacin orgnica o por una funcional o por materias: puede partir de cero. Pero
cuando la documentacin est ya inventariada y numerada y hay que mantener un respeto por lo
realizado, el archivero que se plantea la reinventariacin, podr rectificar y corregir de acuerdo
con criterios archivsticos actuales pero no podr nunca organizar los fondos partiendo de cero.
Dos opciones tendr en su manos.
En primer lugar, explicar, justificar y comentar los criterios seguidos para conservar la
documentacin por la institucin de donde procedan y los criterios tenidos en cuenta por el archivero
que hizo los inventarios.
En segundo lugar, podr sin alterar el orden numrico, realizar un cuadro de organizatin a posteriori, independiente del inventario aunque en ntima conexin con l pero auxiliar y complementario
para el investigador y que tanto ms que los ndices, ser elemento primordial para la infrmacin,
y orientacin del estudioso.
Es claro que la clasificacin depender del criterio adoptado por el archivero, as podr. ser
orgnica, funcional o por materias (37). Despus de mi experiencia en la organizacin total y
global de varias Secciones en el Archivo General de Indias (Consulados, Audiencia de Quito y
Audiencia de Filipinas) pienso que, con preferencia, debe adoptarse la segunda, es decir la
funcional, sin dejar de hacer siempre que sea posible referencia a los organismos productores.
Quiero justificar esta preferencia.
Una clasificacin funcional es mucho ms consistente y vlida que la orgnic para un perodo
cronolgico amplio y adems permitir mantener la unidad de las series documentales completas,
Veamos el caso de las Audiencias indianas, cuyos fondos se conservaron en el Consejo de
Indias y hoy estn depositados en el A.G.I. A lo largo de un perodo de tres siglos han perdurado
las funciones, en general, y las series documentales derivadas de ellas, pero han variado, como
es fcil comprobarlo los organismos o dependencias encargados de dichas funciones.
Un caso prctico ayudar a clarificar la cuestin. Existe una serie comn, dentro de la
documentacin de todas y cada una de las Audiencias, de Expedientes de provisin de empleos.
La tramitacin de estos expedientes se hizo en el XVI y XVII a travs del Consejo de Indias.
Cuando se instituye la Va reservada, con la creacin por los Borbones de las Secretaras de
Despacho, y bien entrado el XVIII la tramitacin de la provisin de puestos en Indias se hace
prcticamente a travs de aquella Va. Y digo, prcticamente, ya que no totalmente, porque en
muchos casos comprobados, se cuenta en dicha tramitacin con la consulta de la Cmara de
Indias y es sta quien despacha los ttulos por encargo de S.M. Si adoptamos una clasificacin
basada en los organismos productores, tramitadores (Consejo, Va reservada), al hacer la
subdivisin en series documentales, habr algunas corno las del ejemplo expuesto, que habrn
de partirse.
Otro caso similar se nos plante al organizar los fondos de los Consulados (Seccin XII, del
A.G.I.). Si hubiramos tenido en cuenta la divisin de Consulado de Sevilla (1543-1717) y de
Consulado de Cdiz 1717-1759), hubiramos inevitablemente partido las series documentales
reflejo de las actividades similares de uno y otro. Para dichos fondos es el ao 1717, fecha del
traslado del Consulado de cargadores a Indias, de Sevilla a Cdiz, el que establece la separacin
y competencia de cada uno de los Consulados, ya que las funciones siguen siendo las mismas.
Las series documentales de esta forma permanecen ntegras para utilidad del investigador.
88
Archivo Histrico
89
Gua de autoaprendizaje
1.1.1.11.
y es que el contenido de dicho legajo bien pudiera distribuirse en las tres series a que corresponden
tales dgitos. La consulta de tales cifras en el cuadro de clasificacin nos relacionar la
documentacin variada de este legajo con las series respectivas.
Esta informacin facilitada, en columna aparte, en nada interferir la descripcin del inventario y
en cambio enriquecer la informacion, haciendo una labor de complemento con el cuadro de
clasificacin que preceda al instrumento descriptivo.
No recomendamos, en cambio, las referencias o la indicacin de interrelaciones en la misma
entrada descriptiva, que s interferira el contenido del inventario y en ningn modo facilitara una
informacin de conjunto.
4.6. Etapas en la confeccin de Inventarlos
Al plantearnos . la redaccin de un inventario, el problema tendr distinto enfoque y diferentes
etapas de elaboracin segn se trate de series de Secciones de un Archivo Histrico o de un
Archivo "Administrativo".
4.6. 1. Archivos Histricos
En el caso de depsitos de fondos histricos, con series cerradas, pueden darse a su vez dos
alternativas: que los fondos de una Seccin estn totalmente desorganizados y los inventarios
sobre ellos sean incompletos o no existan, o bien que de la organizada de antiguo se conserve un
inventario que refleje esta organizacin pero que no responda a unos criterios archivsticos precisos
mnimos.
4.6. 1. 1. Seccin desorganizada, sin inventarios
El archivero, de entrada, no tendr la traba del respecto a ninguna sistematizacin anterior. La
organizacin ser obra a realizar desde el principio, tras el estudio de los organismos productores
y de sus funciones y actividades. La responsabilidad obviamente ser mayor, pero los resultados
pueden entraar mayores satisfacciones.
El estudio de la institucin productora (organizacin, competencias), el anlisis del contenido de
cada una de las unidades de instalacin, la descripcin de cada una de estas unidades, la
numeracin seguida provisional, la unificacin y delimitacin de las series documentales, la
adopcin de un criterio uniforme de redaccin en la descripcin de cada serie, la elaboracin de
un cuadro de clasificacin en el que queden agrupadas y encuadradas cada una de las series, la
ordenacin numrica definitiva, sern las etapas obligadas hasta llegar a la redaccin de inventario
definitivo que presentar en el orden numrico establecido, las series completas.
La labor realizada en la Seccin XII del A.G.I., con los fondos de los Consulados mercantiles
sevillanos, que llegaron hasta nosotros mezclados y desorganizados y de los cuales ni el inventarlo
incompleto que exista, ni la lista de remisin con que fueron enviados desde su lugar de depsito,
en Cdiz, al Archivo sevillano, pudieron ser aprovechables a la hora de inventariar, puede de
alguna manera servir de ejemplo para este caso.
Hagamos un anlisis ms detenido de la labor que comporta cada una de las etapas antes
enunciadas.
90
Archivo Histrico
leg. 130
a) 1786-1799
Cartas desde distintos puntos de Espaa y
Amrica a don Antonio de Artechea.
b) 1859, enero-junio
Correspondencia de la Real Junta de
Comercio de Cdiz.
Gua de autoaprendizaje
de contenido uniforme, y a partir de stas hacer tantos grupos como descripciones homogneas,
para ir delimitando las series y su descripcin precisa, suprimiendo elementos accesorios que se
han ido acumulando.
Fijadas las series, y con el conocimiento que el estudio de la institucin nos ha dado, podremos
confeccionar el cuadro de clasificacin que mejor se adapte a los elementos de que disponemos,
adoptando un criterio de clasificacin orgnica o funcional, o una sntesis de ambas, o bien por
materias.
Encuadradas y ordenadas las series en la clasificacin elegida, podremos iniciar la redaccin
definitiva del inventario, con un orden numrico definitivo, previa sustitucin en las unidades de
instalacin del nmero de orden provisional por el definitivo.
Podremos optar por un nmero correlativo para todas las unidades de instalacin o bien una
doble numeracin, independiente, una para legajos y otra para libros, en el caso de que estos
abunden y su tamao aconseje una instalacin aparte.
El inventario ya no se har en fichas sino en hojas mecanografiadas, para poder pasar a la
imprenta a la hora de su publicacin.
Se indicarn los epgrafes de la clasificacin y en la entrada descriptiva de cada serie se
especificarn nmero de orden o signatura de cada unidad de instalacin, tipologa, tradicin
documental, autor, destinatario y materias y por ltimo fechas lmites.
En el caso de haber decidido una doble numeracin, una para legajos y otra para libros, se
detallar a doble columna, claramente.
En cuanto a la tipologa nos referimos a la diplomtica, mejor que a la jurdica (Reales Cdulas,
Reales Provisiones, cartas, consultas, expedientes, etc.). No se encabezar la descripcin, por
ejemplo, por nombramientos, cuando pueda especificarse que se trata de Reales Provisiones.
Habr series cuya descripcin podr abreviarse como en el caso de: Cuentas de las que slo
ser preciso especificar el ramo (alcabalas, azogues, averas, etc.).
A la hora de la tipologa ser conveniente precisar en el caso de cartas o de correspondencia. Es
habitual el uso indiscriminado de unas y otras a la hora de describir, pero el rigor aconseja para el
primer caso los testimonios escritos que respondan a esta tipologa diplomtica, pero cuando
junto a ellos se conserven los borradores de las contestaciones a dichas cartas, la serie habr de
denominirse correspondencia.
Esto en cuanto las series respondan a tipos diplomticos especficos. Pero se nos presentar el
caso de otras integradas por unidades archivsticas: expedientes, testimonios de autos, documentos
sueltos. Conviene puntualizar para los tres casos que entendemos por tales.
Entendemos por expediente el conjunto de testimonios escritos reflejo de un proceso administrativo
iniciado por un autor que ha seguido su gnesis al recibirse por el organismo de destino. Habr
expedientes que no tengan la resolucin final, pero el hecho de que conserven algunas de las
etapas del proceso administrativo, en destino, los har acreedores del calificativo de expedientes,
aunque incompletos.
Testimonio de autos es aquella pieza, normalmente cosida, que recoge la copia seguida de todos
los documentos (autos) de un proceso administrativo- judicial que refleja slo la gestin realizada
92
Archivo Histrico
por la institucin iniciadora en el lugar de origen y que suele remitirse con una carta a un organismo
o institucin superior para su simple conocimiento o para su resolucin posterior.
A veces se han reunido, para su conservacin documentos sueltos, que no responden a un nico
proceso administrativo, sobre un mismo tema o asunto.
No puede decirse que sean ni un expediente, ni un testimonio de autos. Lo que les da unidad es
la materia de la que tratan y las fechas lmites suelen abarcar un perodo cronolgico bastante
amplio.
Unidad a la precisin de la tipologa habr que expresar la tradicin documental: originales,
duplicados, copias simples, traslados, etc. Como regla general puede optarse por suprimir la
indicacin expresa de la calidad de original, en el caso de serio, salvo en el caso de originales
mltiples, y s manifestar la calidad de las copias en sus diferentes acepciones.
La indicacin del autor y del destinatario no deben faltar, salvo en los casos que expresamente
vengan implcitos en la tipologa. Eludiremos el autor expreso en el caso de Reales Cdulas y en
cuanto a los destinatarios ser suficiente en bastantes casos la institucin y no la persona. As:
cartas de gobernadores a la va reservada.
Las materias se puntualizarn slo cuando sea posible globalmente. As, en el caso de un
expediente voluminoso concreto que totalice el contenido de uno o varios legajos:
AUDIENCIA DE FILIPINAS
Legajos
1045
1046
Fechas
lmites
Clasific.
1777-1778
1777
1.2.3
"
pero no podrn enumerarse en series de contenido tan amplio y diverso como pueden ser las de
Consultas del Consejo de Indias, las de cartas de virreyes, o las de Cedularios.
En cuanto a las fechas lmites hay que referirlas a las primeras y ltimas de los documentos
principales de las series y no de los anejos. En el caso de periodos cronolgicos muy amplios con
abundantes lagunas documentales se llamar la atencin sobre esta circunstancia con algn
signo convencional (1756=1825). Puede daese el caso de un todo documental referido a un
ncleo cronolgico claro pero que se remonte a fechas muy lejanas o descienda a fechas muy
tempranas, tambin convendr apuntar tal hecho de esta forma:
7150271740-1750
"
1636-1653717577
Creo que a efectos orientativos siempre ser oportuno completar estos datos precisos, con los
dgitos de la clasificacin que correspondan a la serie.
La pgina de un inventario puede ser ilustrativa:
93
Gua de autoaprendizaje
AUDIENCIA DE FILIPINAS
Signatura
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
Aos
no
Clasific
1569-1618
1616-1642
1643-1667
1668-1682
161071645-
1.2.1.4.
"
"
"
"
1570-1608
1609-1644
1632-1697
1.2.1.3.
"
"
1681-1692
1682-1689
1681-1682
1682-1692
1692
1673-1692
1.2.3.
"
"
"
"
"
(2) Aunque relacionado con el tema central, este legajo slo contene un testimonio de autos de la causa
seguida contra el Bachiller Diego de Espinosa Maran, cura beneficiado de la Iglesia parroquial del pueblo
de Bigan.
Complemento del inventado habr de ser un ndice general, geogrfico, onomstico y de materias
que recoja las voces del inventario. Creo que es sumamente til aadir a este ndice las voces
referidas al contenido de las unidades de instalacin, en el caso de haber sido preciso ahondar
sobre las materias, al hacer las descripciones delas series. No tienen po qu ser estas referencias
totales a cada una de las unidades, slo en los casos de haber detectado dicho contenido. Sern
indicaciones circunstanciales pero que pueden ser tiles al investigador, hacindole saber que la
audsencia de una referencia a un asunto no ha de indicar necesariamente carencia de noticias
sobre l, pero en el caso de haber localizado unos datos, aunque islados, po qu no hacerlos
llegar a quienes los necesitan? Tales indicaciones irn precedidas de V. (En la voz: "relaciones de
mritos y servicios" del ndice del inventario de la Audiencia de Quito, la indicacin: V.275, nos
llama la atencin sobre las relacines de mritos y servicios existentes entre la documentacin del
legajo de ese nmero, cuya entrada descriptiva en cambio solo reza:
275: Expedientes sobre sublevacin y desrdenes en la provinicia de Quito
1815-1821
Agregacin: La experiencia nos demustra que en muchos casos las unidades de instalacin (legajo)
que nos han sido legadas de un fondo desorganizado, no conservan unidades archivsticas que
puedan agruparse y formar una serie especfica. Es frecuente no slo en los depsitos
desorganizados, sino en los que se presupone que reflejan una organizacin, la existencia de un
nmero, mayor en los primeros, y menor en los segundos, de legajos de "varios" que habr de
94
Archivo Histrico
"eliminar" en el senhtido de agregar o incorporar unidad por unidad a las series que les corresponda,
siempre que sea posible.
En el caso de Secciones desorganizadas, esta agregacin no debe hacerse hasta estar totalmente
clasificado e inventariado el fondo. El conocimiento en profundidad de las seires, despus de esta
organizacin definitiva, sern garantas suficientes para hacer una "agregacin" correcta.
En el caso de ser muy numerosos los legajos a agregar /ms de 200 fueron los agregados en la
Seccin de Consulados del A.G.I. / hay que correr el riesgo de la duplicacin de las numeraciones
establecidas en algunos casos. Esta duplicacin es consecuencia de una agregacin de
documentacin masiva que determina la formacin de una nueva unidad de instalacin que queda
intercalada. Tendremos duplicaciones por A y B o por bis. Emplearemos el primer criterio en el
caso de que la agregacin haya dado lugar a una unidad voluminosa que haya sido preciso
subdividir en dos: 63 A y 63 B. La indicacin de este tipo de duplicacin nos hablar de una
uniformidad de contenido en los dos legajos. Cuando empleemos la duplicacin por bis, nos
estaremos refiriendo a una intercalacin obligada que nos d una nueva unidad de instalacin
independiente, respecto de la unidad anterior y de la unidad posterior, por lo que respecta al
contenido, pero sobre todo por lo que respecta a las fechas lmites.
Como ejemplos de una y otra, tenemos, en la Seccin de Consultados:
legs. 52 A: Ordenanzas, reglamentos diversos (1556-1837)
legs. 52 b Ordenanzas, reglamentos diversos 81556-1837)
leg. 1592: Correspondencia y oficios de la Direccin General de rentas, de
Ayuntameintos, de la Junta de Fortificaciones, del Intendente de la provincia
con el Consulafdo sobre el Fanal de Tarifa. (1844-1854)
leg. 1592 bis: Documentos sobre el derecho de lanas nacionales que se extraen al
extranjero (1811-1815)
4.6.1.2 Secciones organizadas de antiguo, con inventarios
Los fondos depositados en muchos archivos, como es el caso de los Generales, reflejan una
organizacin traducida en sus inventaros que puede no adecuarse a unas normas archivsticas
actuales, pero que hay que respetar. Es frecuente que estos instrumentos respondan al criterio
de conservacin observado por el organismo productor, pero que adoptan para la descripcin de
las series, reglas inaceptables hoy da (variabilidad de criterios enla descripcin de series
semejantes, terminologa ambigua, falta de elementos precisos mnimos, datos equivocados en
cuanto a fechas y nombres de personas y de lugares, documentales no estn reunidas en un
todo, sino en frecuentes ocasiones dispersas.
El archivero ante estos instrumentos y ante la necesidad de su renovacin tiene que adoptar una
actitud de respeto y de cautela que no es preceptiva en el caso de Secciones desorganizadas,
que hemos considerado antes.
El tcnico de archivos se mueve entre la necesidad de renovar adecuadamente los inventarios
existentes y el respeto a lo existente, sobre todo por lo que respecta a la ordenacin numrica de
las series establecidas en cada Seccin.
95
Gua de autoaprendizaje
Al archivero le urge en estos casos reinventariar, con descripciones correctas, sin alterar este
orden numrico. Pero no puede precipitarse describiendo tericamente sobre el inventario una
serie documental mal expuesta. Hay que revisar el contenido, desender a la documentacin de
cada unidad de instalacin, para poder hacer una descripcin firme y estable. Y al descender se
topar con muchos ms problemas que no nos muestra el inventarib a simple vista: ni el contenido
de muchas unidades de instalacin, ni de muchas series es qumicamente puro. Detectar una
abundante interrelacin en unas y otras con otras unidades y con otras series.
Entra dentro de lo posible que en una serie de "cartas de personas seculares" sobre asuntos de
gracia y merced, se localice una carta de un gobernador o de un virrey con asuntos de gobierno.
Es claro qu esta ltima no pertenece a la serie susodicha y que habr que "agregar", incorporndola
a la serie que le corresponda.
Es freucente tambin que las ltimas unidades de instalacin de muhcas Secciones sean de
contenido "vario", ingresadas ya en su da desde su lugar de origen con tal caracterstica. Hay
que eliminar de las Secciones estos legajos miscelneos e incorporar sus documentos, uno a
uno, a las series que les corresponda. No basta con hacer una relacin de contenido y dejarlos tal
cual. La incorporacin de estas unidades, que nunca suelen ser tan numerosas como en el caso
de Secciones desorganizadas, ha de hacerse tambin al finalizar la reinventariacin efinitiva, tras
haber adquirido un slido conocimiento de las series, que nos permita agregarlos a donde les
correponda con el menor riesgo de error.
4.6.1.2..1 Reglas prcticas para la reinventariacin
4.6.1.2.1.1 Rectificaciones y precisiones bsicas
En los inventarios actuales son frecuentes las imprecisiones al hablar de autores o destinatarios,
co slo por lo que se refiere a las expresiones nomsticas, sino tambin en cuanto a las precisiones
de cargos. En el caso de personas e instituciones religiosas no siempre se precisa la Orden
religiosa a que pertenecen y esto es necesario hacerlo, siempre que sea posible, despus de
revisar la documentacin y reinventariarla. Hay que corregir y completar en cada caso.
4.6.1.2.1.2. Homogeneizacin de las descripciones de series
Se impone la reinventariacin, respetando a la hora de la redaccin el orden numrico establecido,
del primero al ltimo, describindolas con igual criterio que en el caso de Secciones desorganizadas
(signatura, tipologa, tradicin documental, autor, destinatario, materias y fechas lmites), teniendo
buen cuidado de homogeneizar las descripciones semejantes, aunque no estn localizadas en
una misma rea del inventario, ya que repito el orden numrico respetar a rajatabla el del inventario
antiguo.
441.2.1.3. Supresin y rectificacin de descripciones equvocas
Como aqullas que dicen: confirmaciones de oficios vendibles y renunciables o Provisiones de
empleos polticos y militares. As ledas podamos pensar que estamos ante los documentos
dispositivos reales que confirmaban un oficio vendible y renunciable o ante los ttulos despachados
por la autoridad regia nombrando para algn cargo y que en general adoptaban la forma diplomtica,
tanto en un caso como en otro, de una Real Provisin. Pero comprobado su contenido vemos que
se trata de: expedientes de confirmacin de oficios vendibles y renunciables resueltos en el
Consejo o expedientes de provisin de empleos vacantes polticos y militares resueltos en el
Consejo.
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Archivo Histrico
La cosa cambia totalmente, porque en estas series, lo que encontramos son los expedientes
iniciados en Indias a peticin de un interesado o bien en solicitud de la confirmacin de un ttulo
cocnedido por el virrey o por un gobernador, que era preceptivo en un plazo determinado confirmar
por el rey, o vien en salicitud de un cargo vacante, acmopaados en ambos casos de todos los
documentos justifgicativos al efecto y que al llegar a la pennsula eran tramitados por el Consejo
hasta la expedicin del documentos de Real Provisin de confirmacin o nombramiento. Pero los
expedientes tal y como se conservan slo llegan al decreto del Consejo ordenando la confirmacin
o el despacho del ttulo. Las Reales provisiones dadas a uno u otro fin no estn.
Las descripciones aparte de equvocas son incompletas. En estos casos, sern corregidas y
completadas, como hemos visto, por indicacin expresa del organismo a travs delcual se tramitaba
el expediente, en este caso el Consejo.
4.6.1.2.1.4 Unificacin de criterios en la aceptacin de fechas lmites
Hay series que en los inventarios actuales aparecen partidas, en razn de sus remesas sucesivas
en diferentes (40). La serie de consultas, por referirme slo a una, aparece al principio, las que
corresponden al XVI y XVII, vuelve a aparecer otros grupo, para el XVII localizadas hacia el
centro del inventario y vuelve a aparecer un tercer grupo para fines del XVIII y principios del XIX,
al final de dicho inventario actual. Al investigador le interresara tener reunida la serie completa,
pero en el caso de reinventariaciones la reconstruccin de la serie, agrupada, en un todo, slo
ser posibleen el cuadro de clasificacin que precede al inventario. Pero no es ste el problema
que queremos plantear ahora.
Las series que abarcan un perodo cronolgico amplio, pueden presentar variacin de criterios de
ordenacin en un momento determinado. Vayamos a un ejemplo concreto: "cartas y expedientes
de gobernadores de Filipinas vistos o resueltos en el consejo" (1567-1849). Hasta entrado el
XVIII las cartas y expedientes fueron archivados en el Consejo por las fechas de las cartas, origen
del expediente, y as queda ordenada la serie en el inventario antiguo para ese momento, pero
apartir de dicha centuria el Consejo modific su criterio archivndolas por la fecha de su recepcin
o de su resolucin enla pennsula. De aqu lo frecuente que es econtrarnos repartidas las cartas
escritas en un mismo ao por un gobernador, pongo por caso, entre varias unidades de instalacin
al haberse tramitado o resuelto en aos diferentes. Los inventarios existentes han mantenido
como fechas lmites, para esta poca, las de las resoluciones. Al replantearnos hoy la reorganizacin
de los inventarios con la uniformidad de criterios de descripcin de las series hemos de tener en
cuenta al investigador, principal beneficiario de nuestra labor, y no perder de vista nuestro propsito
de lograr el fcil acceso a la documentacin, siempre que quede a salvo el respeto al principio de
procedencia. No debemos innovar por lo que respecta la agrupacin de unidades de instalacin,
pero s tenemos que plantearnos a la hora de la odenacin la conveniencia de hacerla siempre
por las fechas de las cartas y no por las de sus resoluciones. El inventario mantendr prues como
las fechas lmites las resultantes del criterio cronolgico de ordenacin adoptado por nosotros, es
decir habra que rectificar, a partir del cambio de criterio iniciado por el Consejo, indicando las
fechas de las cartas como documentos principales, aunque de un mismo ao haya cartas de
gobernadores en varias unidades de instalacin, pero que el investgador podr localizar a travs
de la informacin del intentario.
4.6.1.2.1.5 Agrupacin de series dispersas
La dispersin de las series y la conveniencia de tenerlas reunidas en su totalidad, a la vista del
investigador, habr de solcucionarse mediante el cuadro de clasificacin de la seccin que habr
de preceder en su da al nuevo inventario, en donde queden englobadas todas y cada una de las
97
Gua de autoaprendizaje
series con la totalidad de las unidades de instalacin que las componen. Veamos por ejemplo,
para la Audiencia de Filipinas, una serie cualquiera, dentro de dicho cuadro.
2.1.1.4. Consultas elevadas por el Consejo, Cmara y juntas especiales sobre asuntos de Filipinas
legs. 1-3 (1586-1700)
legs. 94-98 (1682-1759)
legs. 355-368 (1724-1850)
4.6.1.2.1.6. La reorganizacin como etapa previa
An no siendo propsito nuestro entrar la atencin en la clasificacin como actividad archivstica,
si cierta consideracin sobre ella por cuanto incide en la revalorizacin que con ella puede adquirir
este inventario que nos ocupa ahora.
Debe ser preceptivo, en estas secciones, hacer preceder, como he hicho, el nuevo instrumento,
de un cuadro de clasificacin, para la cual, acriterio del archivero que realice la inventariacin y
segn los fondos, se adoptar una clasificacn orgnica, funcional o mixta, o por materias.
El cuadro de clasificacin ser el toque de gracia del nuevos inventario que en primer lugar
ofrecer las series agrupadas cronolgicamente, desde la primera fecha a la ltima, con clara
visin de las lagunas existentes; en segundo lugar facilitar no slo una relacin numrica de
series sino que las integrar en un conjunto organizado sistemticamente con claro propsito
orientador sobretodo el fondo.
Para obtener de la relacin entre el cuadro de clasificacin y el inventario un mejor fruto, ser
conveniente que junto a los datos esenciales de la descripcin de cada serie en el inventario, se
aadan los dgitos de la clasificacin. Ya indicamos se conveniencia al hablar de la invetnariacn
de seacciones desorganizadas.
La adscripcin a un tipo u otro de clasificacin no ha de ser rgida. En cualquier caso la utilidad
orientativa puede cumplirse, en tanto en cuanto que el inventario mantenga elmismo orden existente
y a que aqulla slo va a ser el caamazo, el armazn para que el investigador site todas las
series y cada una de las unidades de instalacin y pueda establecer las relaciones de una con
otras.
4.6.1.2.1.7. Tratamiento de algunas series miscelneas
Quiero llamar la atencin, con el nimo de plantear souciones, sobre algunas series que originana
problemas especficos y que pueden ser tenidos como experiencias generales. Me estoy refieriendo
alas series miscelneas, que nos han conservado y transmitido con este carcter, cuya agregacin
no es aconsejable y que como veremos son diferentes de esos legajos de contenido vario que
figuran al fnal de las secciones y sobre los que existi siempre la conciencia de la necesidad de
incorporar a sus series definitivas.
Dos casos vamos a exponer.
Existen unidades de instalacin con contenido miscelneo en cuanto ala tipologa documental,
aunque mantienen una unidad temtica pero que es difcil unificar alhacer la descripcin y al fijar
las fechas lmites. Se impone entonces, sin romper la unidad de descripcin que se viene siguiendo
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Archivo Histrico
en el inventario, hacer una pequea modificacin para dichas unidades: aadir a una entrada
descriptiva temtica sucinta, con fechas lmites completas, un prrafo descriptivo que particularice
aquellas diferentes tipologas documentales. Un caso prctico noas ayudar:
Audiencia de Filipinas:
Legajo 725:
Entrada descriptiva: Juzgado de bienes de difuntos (1751-1833):
P4rrafo descriptivo: a) Cartas y expedientes y testimonios de autos de bienes de difuntos, remitidos
desde Filipinas (1768-1833).
b) Copias y borradores de informes de la Contadura sobre bienes de difuntos (1765-1824)
c) Copias de Reales Cdulas sjobre bienes de difuntos (1766-1816).
d) Copias de Reales Provisiones de nombramientos de escribanos del Juzgado de bienes de
difuntos (1751-1789).
El segundo caso a que me he referido es el de las series que desde antiguo nos han sido
conservadas con denominaciones ambiguas derivadas de su carcter miscelneo. La dificultad
de incorporacin a susexpedientes o a sus series entraa muchos riesgos. Es conveniente
mantenerlas> precisando desde luego una entrada descriptiva que las englobe, abarcndolas
con la mayor precisin. Veamos algn ejemplo:
/Consulados/ leg. 93 Impresos y documentos curiosos y varios (1592-1809)
/Filipinas/ leg. 371 Varios: estados, informes, certificaciones, relacin de viaje, etc. (1615-1837)
En e stos casos puede optarse por dos soluciones: en primer lugar, despus de la entrada
descriptiva, entre parntesis y en lnea aparte, hacer una relacin de las materias o de los autores
sobre los que traten, segn los casos, y en segundo lugar, aparte de esta descripcin que ya de
por s nos avisa sobre el carcter de esta documentacin y con indepenencia del inventario
propieamente dicho, hacer in ndice de personas, lugares y materias quehagan referencia a los
documentos contendios, incorporando dicho ndice al general delinventario, haciendo una
advertencia sobre su existencia con una nota a pie de pgina. El manejo y la consulta casi obligada
de estos legajos para todos los investigadores se eliminar de esta forma.
Tambin para estos casos y con carcter complementario se puede sacar una relaqcin de
contenido que podr colocarse alprincipio, dentro del legajo.
4.6.1.2.1.8. Indice general.
Complemento de este Inventario ser tambin obligado un ndice general con las mismas
caractersticas sealadas para el caso de Secciones desorganizadas.
Al terminar este apartado quiero remitirme, con miras ilustrativas, a las tareas de reinventariacin
que se estn llevando a cabo en las Secciones de la Audiencias indianas en el Archivo General
de Indias (41).
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Gua de autoaprendizaje
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Archivo Histrico
(T)
(T, M)
(M)
(T)
(T)
(T)
0.6.3. Distribucin
0.6.3.1. Correspondencia
(T)
(0)
(0)
(0)
(T)
(T)
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Gua de autoaprendizaje
Correponde al archivero la recepcin del fondo remitido y la comprobacin del contenido con las
hojas de remisisn, adjuntas. Confrontados uno y otras, y corregidas las hojas de remisin de ser
necesario, se instalarn por orden de llegada, separadamente los libros de los legajos a los que
se darn una numracin correlativa, en cada caso.
Tras haber indicado en cada uno de los ejemplares de las hojas de remisin el nmero de orden
de ingreso y de instalacin dentro del archivo (signatura) para cada ibro o para cada legajo, junto
con la referencia de la indicacin de los dgitos de la clasificacin a que pertenezcan cada serie o
series de cada unidad, se devolver firmado un ejemplar al negociado correspondiente, quedando
los otros dos en el archivo (lmina 3), uno para unir a la totalidad de las hojas de remisin recibidas,
por orden cronolgico de ingreso, y el otro cronolgico. En todo momento tendremos as controlados
tanto los fondos pertenecientes a cada negociado en especial, como los totales de la institucin
en general.
A partir de la informacin facilitada por estas hojas de remisin, confeccionaremos los siguientes
instrumentos de trabajo:
a) un doble fichero o registro topogrfico de unidades de instalacin (uno para legajos y otro para
libros). Cada ficha correponder a una unidad de instalacin, legajo o libro con su nmro de orden
y los datos precisos mnimos de la serie o series correspondientes que contenga:
Libro, 5465
INTERVENCION
Registro y Archivo
a. 1970. Libro registro de mandamientos de ingreso
Legajo, 5826
PERSONAL
Personal
a. 1971-74. Actas Comisin de Personal
a. 1971-76 Expedientes de concuso-oposicin
b) Un fichero-inventario de series documentales cuya estructura, mediante fichas de difeentes
colores que respondan: al organismo o dependencia productora, a las funciones o actividades y a
las series documentales, refleje el cuadro de clasificacin que responda al organigrama de la
institucin (Ministerio, Diputacin, Ayuntamiento, etc.) (43).
Siempre que haya una nueva remesa de fondos de una dependencia, despus de hacer la ficha
del registro topogrfico habr de redactarse otra, consultando directamente el contenido de cada
unidad de instalacin, correspondiente a la informacin precisa segn vimos: en el caso de
expedientes personales, por rden alfabtico de apellidos,
CONTRERAS GARCIA, Juan. Auxiliar administrativo.
leg. 52, 0.3.1.1.
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Archivo Histrico
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documento principal (Real Cdula, Real Provisin, carta, consulta, escritura de poder, testamento,
escritura de venta, etc.), como a la unidad archivstica (expediente) Lamayor o menor extensin
dada a la descripcin, al particularizar, por ejemplo, junto al documento principal los anejos que
van con l o al detallar cada uno e los documentos integrants del expediente, no afectaran desde
luefo a la esencia del catlogo, dando por descontado que ste ofrezca los elementos necesarios.
Theodoro Shellenberg en su obra: "Tcnicas descriptivas de Archivos" se detiene en analizar, en
general, los elementos indispensables de esa descripcin aplicada a las piezas documentales,
pero siempre desde el punto de vista de la documentacin moderna. Yo voy a exponer mi criterio,
de acuerdo con mi experiencia en unos campos documentales concretos, que podr ser tenido en
cuenta, junto a otros, a la hora de preparar esas normar que tan necesarias son.
Los elementos indispenables referidos a las piezas documentales para que un catlogo tenga el
carcter de tal, son los siguientes:
fecha completa (ao, mes, das, lugar)
tipologa documental (diplomtica y jurdica) y tradicin documental
autor
destinatario
asunto
datos externos (folio, medidas, materia escritoria, conservacin)
seigantura (depsito, unidad de instalacin, nmero de orden).
Estos son los datos precisos mnimos. Pero hay que sealar que si la catalogacin en bibliotecas,
es decir la individualizacin de la pieza bibliogrfica est perfectamente reglamentada por lo que
respecta a los elementos esenciales, a su colocacin e incluso al tamao de las fichas, no,existen
reglas adoptadas con un criterio general por lo que respecta a los documentos. Es cierto que la
casustica en los segundos quiz sea mayor que en las obras impresas, sobre todo teniendo en
cuenta que muchas tipologas estn por estudiar y que los documentos no son piezas aisladas
como los libros.
Pero a pesar de esto, creo que la.aceptacin de estos elementos precisos mnimos, la fijacin de
determinadas normas en cuanto a su uso y de reglas incluso en cuanto a colocacin (derecha,
izquierda) de datos (fecha, signatura), podran llevar al establecimiento de una normativa homloga,
salvando las distancias, a las de las bibliotecas. Hasta la fecha una ficha descriptiva de un mismo
documento, en muchos casos de los mismos elementos, puede parecer distinta al ser redactada
por diferentes personas.
Es un hecho innegable la diversidad de modelos -me refiero a los datos esenciales,.no a los
particulares de cada tipolojga- que ofrecen los catlogos publicados. Cualquiera puede llevar a
cabo la experiencia y comprobarlo por s mismo, amn de que muchos de los que se dicen
Catlogos no renen los requisitos necesarios o en todo caso se trata de inventarios con
denominacin de catlogos o bien no son ni unos ni otros.
Como norma general puede decirse que un Catlogo no podr relizarse teniendo como base la
ordenacin de las unidaes de nstalacin.
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Archivo Histrico
Habr que, partiendo del sistema de ordenacin de la serie (cronolgia o alfabtica) adoptar ese
orden para el catlogo. Tendremos entonces el catlogo conoltico, que es el ms frecuente, y el
alfabtico. Me explico.
Si nos proponemos hacer un catlogo de cartas de un virrey indiano, a lo largo de la elaboracin
es cierto que describiremos una por una, cada carte del virrey dentro de cada legajo, y terminado
ste iniciaremos la del segundo legajo. Pero concluida la descripcin total de cada uo de los
legajos de esa serie, las fechas habrn de ser ordenadas totalmente y no parcialmente, por
legajos.
Hay bastantes catlogos publicados con este criterio errneo, desdem punto de vista, que no
cumplen con su fnalidad primordial de facilitar el acceso ala documentacin. Es frecuente en
estos casos que los aos se repitan en varios legajos y el investigador ha de ir saltando de un
legajo aotro para poder competar los documentos relativos a un ao determinado, cuando
respetando el orden cronolgico de los documentso la localizacin ser inmediata y total para
todos los de unas mismas fechas.
La incorporacin de documentos de iguales caracterstcas, dispersos enotras series, podrn ser
aadidos fcilmente al Catlogo. La indicacin de la signatura correspondiente facilitar su
localizacin.
La finalidad orientativa se cumple as mejor y no tomando como base la ordenacin numrica de
las unidades de instalacin que ms parece tender a controlar la documentacin que a orientar.
5.1.1. La fecha
En cada ficha ha de destacarse, para individualizar a cada documento, la fecha completa del
mismo: ao, mes, da, lugar situndola en la parte superior izquierda, en el orden indicado, es
decir en orden inverso al que figura en el documento, en una misma lnea. Hay quien sin embargo, prefiere colocar el da antes que el mes, teniendo en cuenta que el ao va a quedar
indicado con carcter general al principio de cada pgina del catlogo impreso (44). Estamos a
punto de decidir de una vez para siempre, tambin en estas cuestiones accesorias, el
establecimiento de una norma. Pero cul?
La expresin del ao y del da ha de ser en cifras arbigas, aunque en el documento aparezcan
en letras. En el caso de dataciones por otros sistemas han de reducirse a la cristiana. En cuanto
al mes ha de expresarse, en cambio, en letras, sin abreviar.
El lugar debe escribirse con ortografa moderna y completado con cualquier indicacin particular
con que venga acompaado (as: Sevilla, en la casa de la Contratacin).
Hay documentos que especifican varias fechas, reflejo de diferentes etapas la actio o de la
conscriptio. Como ejemplo tenemos las consultas elevadas al rey por los diferentes Consejos
creados por la dinasta austriaca que, en determinados momentos, indican hasta 4 fechas (la del
acuerdo, la de la pusta por escrito, la de la lectura, la de su publicacin (45). Hay que preferir la de
la puesta por escrito (conscriptio) que figura al final del texto.
En el caso de faltar la indicacin del ao como es frecuente en las peticiones del XVI, XVII, y
XVIII, puede indicarse la fecha del ao de referencia ms cercana (en este caso especfico, la de
su presentacin en el Consejo que no suele faltar) o bien el ao aproximado que por el contexto
o por las personas a que van dirigidad o las que firman pueda deducrise. En un caso o en otro
habr de escribirse entre corchetes (data archivstica).
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Gua de autoaprendizaje
Cuando cataloguemos expediente habrn de indicarse las fechas lmites del mismo, aos primero,
de la indiciacin (no de los antecedentes) y ltimo, de la resolucin.
Cuando se trate de una cuenta de una renta, por ejemplo, se destacar el ao o aos a que se
efieran los datos de la cuenta, no a la fecha de la puesta por escrito de la misma que suele ser
bastante posterior, incluso de bastantes aos despus.
Al describir un testimonio de autos, podremos optar segn los casos por la fecha de la copia, si lo
que nos interesa destacar es el carcter de copia o bien las fechas lmites de los documentos que
integran el testimonio, como en el caso de un expediente. Lo que s es claro es que, adoptado un
criterio y otro para un mismo grupo de documentos, no podemos alterarlo y cambiar.
Junto a la fecha no debe indicarse ningn otro tado, como puede ser el nmero de orden dentro
dela unidad de instalacin. Este dato ha de figurar sin duda como el elemento complementario de
la signatura.
5.1.2. Tipologa documental
La descripcin del tipo documental es neesaria aunque slo interese el contenido, el asunto, ya
que al tratar de localizar e identificar el documento a que se refiere la ficha de catalogacin es
imprescindible conocer su factura, la forma material en que queda materiaizado por escrito el
contenido.
De un mismo tema pueden tratar varios documentos. Los datos obtenidos de una consulta del
Consejo de Indias tendr unas perspectivas diferentes de los vertidos en la Real Provisin
despachada como consecuencia de aquella consulta. La primera nos darpa una visin ms fra,
ms oficial, ms gestora, la segunda una visin ms fra, ms oficial, de un mismo asunto.
La tipologa documental tiene dos acepciones, la diplomtica y la jurdica. Una Real Provisin
(tipologa diplomtica) puede ser vehculo de expresin de un nombramiento, de una ejecutoria,
de una naturaleza (tipologa jurdica) (46).
El formulario, las clusulas diplomticas de la Real Provisin sern semejantes en todos estos
documentos citados, pero junto a ellas la forma de testimoniar el asunto, segn se trate de un
ttulo, de la relacin de una ejecutora de un pleito, o de una ejecutorial de un obispo, o de la
concesin de una naturaleza, adoptarn unas frmulas determinadas que indicarn unos datos
condicionados por el asunto jurdico de que se trate.
As en el caso de una Ejecutoria: la relacin pormenorizada del pleito en la motivacin (clusula
diplomtica) de la Real Provisin ser preceptiva. Y a la inversa, una libranza (tipologa jurdica)
puede venir en forma de Real Cdula o de carta acordada.
Como archiveros hemos de preferir la aceptacin deiplomtica, no dejando de expresar tambin
la jurdica, ya que con la indicacin expresa de ambas habremos fijado la mayor parte de los
datos que delimitan al documento.
La designacin del tipo documental ha de basarse en la fijacin determinad por los estudios
realizados por los diplomatistas o por la legislacin que ha establecido sus caractersticas y no
por la denominacin equivocad, en algunos, de la poca. Me estoy refiriendo al hecho frecuente
en el XVIII de confusin al designar determinados documentos perfectamente estudiados en su
formulario desde la Edad Media. As las Reales Provisiones, nombradas frecuentemente Reales
Cdulas.
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A ttulo de ejemplo quiero traer aqu lo siguiente: La confirmacin de todos los privilegios concedidos
por la corona a los corredores de Lonja sevillanos est fechada por una Real Provisin de Felipe
IV, dada en San Lorenzo el 27 de octubre de 1637. Los ejemplares impresos que circularon en la
poca llevan una cubierta en la que designan al documento como Real Cdula. (47)
Tampoco hay que hacerse eco, al indicar la tipologa, de esas designaciones genricas, frecuentes
en determinados momentos, de: privilegios, despachos, rdenes, disposiciones. Hay que precisar
diplomtica y jurdicamente qu son.
As, pues, al catalogar cualquier documento habremos de indicar la tipologa diplomtica en primer
lugar, seguida de la jurdica:
escritura de poder
escritura de venta
A veces la jurdica para una mejor redaccin queda embebida en la descripcin, despus del
destinatario /Real Cdula-instruccin/:
Real Cdula a Fulano dndole instrucci6n para el desempeo de su oficio.
o bien /Real Provisin-nombramiento/:
Real Provisin a Fulano nombrndolo virrey de Nueva Espaa.
pero no:
Ttulo de virrey de Nueva Espaa a Fulano.
Hay documentos, en general para los considerados "lato sensu", para los que no hay duplicidad
de aceptacin tipolgica. El mismo trmino suele englobar a los dos. Por ejemplo las cartas, las
peticiones, las consultas.
Cuando estemos realizando catlogos de estas series especficas no ser preciso repetir en cada
asiento su tipologa. El ttulo genrico del Catlogo: catlogo de cartas, por ejemplo, suplir tal
indicacin expresa, y en estos casos las fichas de cada uno de los documentos iniciarn la
descripcin por la indicacin del autor.
En el caso de documentos notariales cuando el nombre genrico de escritura o carta acompaa
a cualquier negocio jurdico, puede suprimirse adoptado como nica denominacin de la tipologa,
el determinativo: venta, testamento, poder (en lugar de escrituras de venta, de testamento, de
poder, respectivamente).
En el caso de unidad archivstica no existe variacin notable:
Expediente de confirmacin de una encomienda
(tip. diplomtica)
(tip. jurdica)
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Tampoco existe criterio establecido para colocar tal indicacin en el caso de ser necesaria. Al
principio, precediendo a la tipologa diplomtica, o al final del prrafo descriptivo y entre parntesis?:
Copia Real Cdula a los oficiales de la Casa de la Contratacin para que den licencia a Francisco
Betanzos para pasar a Nueva Espaa.
O
Real Cdula a los oficiales de la Casa de la Contratacin para que den licencia a Francisco
Betanzos para pasar a Nueva Espaa (copia)
La forma es indiferente pero puede tambin adoptarse una normativa que definitivamente se
incline por uno u otro criterio.
5.1.3. Autor y destinatario
Los datos inmediatos y siguientes al de la tipologa han de ser los del autor y destinatario del
documento. Han de constar los nombres y apellidos, seguidos del cargo, oficio o vecindad, si
vienen expresos en el documento.
En cuanto a la preferencia por el nombre o el cargo, vuelve como en.otras ocasiones a plantearse
la falta de adopcin de criterios uniformes. Yo me inclino por indicar en primer lugar el nombre y
a continuacin el cargo, por el hecho de ser este el orden normal de expresin en la documentacin.
Lo que no puede sin embargo de ninguna manera es optarse por un criterio y variarlo a mitad del
trabajo o continuamente.
No siempre estos dos datos vienen expresados y a veces se encuentran incompletos. Lo ptimo
ser indicar ambos y en caso de no constar, averiguar con datos bibliogrficos (ndices, repertorios)
de uso frecuente, siempre que no haya que excederse en una investigacin profunda. Claro que
siempre que los datos seanproducto de esa averiguacin posterior han de indicarse entre corchetes.
La expresin del nombre del autor en el caso de documentos reales, es preceptivo si se trata de
documentos medievales, no lo es en muchos tipos documentales, a partir de los Reyes Catlicos,
cuando la denominacin del documentos implica la autora dela persona regia, sobre todo en
perodos en que no existe dificultad de averiguacin de tal persona. As no es preciso especificar
que se trata de una Real Cdula de Carlos III o una Real Provisin de Felipe V, pongo por caso.
Hay que escribir los nombres como norma general tanto de autores cmomo de destinatarios con
ortografa moderna.
En los documentos notariales podr aadirse, segn criterio, tras la indicacin de la materia o
asunto la persona del escribano ante quien se hizo la escritura.
En cuanto al destinatario, una observacin. Existen documentos dispositivos tramitados a instanca
o peticin de parte, generaqlmente los que tratan de cuestiones de gracia y merced (48) o generados
de oficio. La distincin aparte de otras circunstacias, radica en que los de parte implican una
doble direccin expresa en el documento: una al beneficiario de la disposicin y otra, a la autoridad
encargada de su cumplimiento. Qu direccin habra que indicar, este caso en la ficha de
catalogacin? Ser preciso expresar, salvo excepciones, la persona del beneficiario.
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6.2 Registro
Quiero llamar la atencin sobre el otro instrumento auxiiar, que no alcanza la categora de
instrumento de descripcin, pero que es de un gran valor, ms para el archiveroque para
elinvestigador. Se trata del registro que es una relacin topogrfica que enumera las unidades de
instalacin por orden de ingreso. Insisto en que se refiere a los legajos, a los libros, a las carpetas,
no a las unidades o agrupaciones documentales (Seccin, serie, pieza). Su finalidad es
fundamentalmente de control, de aqu la ayuda que pueda prestar al tcnico de archivos en este
sentido y no al historiador al que no compete el control.
Estos registros son ms frecuentes en los depsitos de documentacin administrativa vigente
que en los histricos, ya que ordenadamente recogen segn el nmero de ingreso en el archivo
las unidades de instalacin. Puede existir un registro de libros y otro de legajos, o uno solo cuando
no existe separacin en la instalacin de unos y de otros.
El soporte fsico podr ser un libro o bien un fichero. Yo quiero manifestar mi preferencia en el
caso de archivos administrativos, por las fichas, ya que su movilidad permite la sustitucin de
fichas en el caso de expurgos,
Son muy frecuentes las ocasiones en que se confunde un registro con un inventario. Los
denominados, equivocadamente inventarios topogrficos no son ms que registros.
Los datos del asiento individualizado de cada unidad de instalacin habrn de constatar en primer
lugar el nmero de orden, la calidad fsica de la unidad (libro o legajo), a continuacin la indicacin
de la procedencia (negociado, oficina, etc.) y la descripcin del contenido de una manera breve
con expresin de las fechas lmites. Estos registros ofrecen la cuantificacin de unidades de
instalacin en un momento determinado, pero no son reflejo de unos fondos organizados.
7. CENSOS (56)
No puedo dejar de ludir por ltimo otro instrumento de la tarea archivstica que requiere una
consideracin. aparte por sus caractersticas especiales. Se trata de los censos de archivos.
Para delimitarlos hemos de considerar su primordial finalidad de control. En cuanto a su objeto no
son los documentos en s, sino los depsitos documentales. Son particularmente amplios y
sobrepasan los lmites de los fijados para una gua. Si sta puede referirse a un conjunto de
afrchivos con determinadas caractersticas especficas como pueden ser las de su calidad
(eclesisticos, nobiliarios, privados), a un archivo en particular (gua de la Seccin de Clero del
A.H.N.) el censo abarca dentro de los lmites geogrficos muy amplios ( una nacin, unareligin,
una provincia) toda la diversidad cualitativa de sus archivos.
Los censos nos permiten conocer el nmero total de archivos (padrn o lista), el estado de
conservacin de las fuentes histricas en ellos conservadas, su accesibilidad (direccin, horario),
presentndolos en una panormica total y sencilla. La descripcin slo desciende a las fechas
lmites del conjunto.
En los censos se noshace patente la existencia de fuentes y su dispersin, alejados muchos de
los grandes depsitos conocidos pero que no por eso deben ser ignorados. Con los censos,
siguiendo a Vicenta Corts (57) se evitar la prdida de documentos al ignorar su existencia y se
tratar de aprovechar su informacin.
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Archivo Histrico
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Gua de autoaprendizaje
(18) V. CORTS ALONSO. Ob. cit., en "Congreso de Archivos, celebrado en 1960 en Estocolmo".
(19) El Profesor MANUEL VZQUEZ en su trabajo ya citado Auxiliares descriptivos I (Inventario
y Gua), publicado por el centro interamencano de archivos, Crdoba, 1978, trata de establecer la
normativa para hacer tanto una gua general como una gua especial.
(20) Vid. nota 17.
(21) Cfr. ANTONIA HEREDIA HERRERA: Archivstica, Inventarios y Catlogos. Boletn ANABAN,
no. 2, Madrid, 1980.
(22) EUGENIO CASANOVA: Archivstica, Siena, 1928.
(23) A. HEREDIA HERRERA: Catlogo de las consultas del Consejo de Indias. Direccin General
de Archivos y Bibliotecas, Madrid, 1972.
(24) Catlogo de documentos de la Seccin noveno del Archivo General de Indias. Vol. 1, Sevilla,
1949.
(25) Vid. Cuadro de clasificacin que precede al Inventario de los fondos del Consulado del Archivo
General de Indias. Ministerio de Cultura, Madrid, 1979, pgs. 17-21.
(26) Quiero insistir en que cuando utilice las denominaciones convencionales de Archivo Histrico
y Archivo Administrativo, primordial con que los documentos son utilizados en uno y otro, no
perdiendo nunca de vista que ambos depsitos participan del carcter administrativo e histrico
de su documentacin.
(27) Pongo por caso la idocumentacin de los Consulados de comercio, el de cargadores a Indias,
creado en 1543, y el consulado Nuevo de Sevilla, creado en 1874 que hoy forman la Seccin XII
del A.G.I., hoy ya definitivamente organizada.
(28) Es el criterio de reinventariacin que se est siguiendo en la actualidad con algunas Audiencias
indianas, en el A.G.I.
(29) Cfr A. HEREDIA HERRERA: Organizacin y descripcin de los fondos de la Audiencia...Ob.
cit. pg. 27.
(30) Cfr. A. MATILLA TASCN: Cartilla de organizacin de Archivos. Boletn Direccin General
de Archivos, Madrid, y Aurelio Tanodi: Inventarios, Catlogos, Indices, CIDA, Crdoba, 1978,
folios 9-10.
(31) A. TANODI y MANUEL VZQUEZ: Ob. cit., pgs. 11-12,
(32) Ministerio de Justica e negocios interiores: O preparo de inventarios preliminares. Ro de
Janeiro, 1959.
(33) EDUARDO SIERRA VALENTI: El expediente administrativo. Esbozo de tipologa documental. Boletn ANABAD, n.- 2, abril-junio, 1979, pg. 70. Cfr. tb. Introduccin del: Inventario de la
Seccin de Diversos del A.G.1. Madrid, 1980.
(34) ANTONIA HEREDIA HERRERA: Un problema para la conservacin: el acceso masivo a los
fondos. Boletn de Archivos no. 4, Madrid, 1980. Con anterioridad se haba dejado sentir este
problema en el Congreso Internacional de Archivos celebrado en Mosc en 1972: aujourdhui
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(50) Me remito a las normas de catalogacin para la serie de Mapas y Planos de] A.G.I., fijadas
por nuestra compaera M.a ANTONIA COLOMAR ALHAJAR en su trabajo: Introduccin al
Estudio de la Seccin de Mapas y Planos, en Documentacin y Archivos de la Colonizacin
espaola, Subdireccin General de Archivos, Madrid, 1980, tomo I.
(51) ARACEU OUGUERI NAVARRO. Catlogo de Sellos de la Seccin de Sigilografa del A. H.
N., Direccn General de Archivos y Bibliotecas, 1974, que sigue en definitiva las mismas normas
que las del Catlogo de los sellos espaoles de la Edad Media, editado en 1921, de don Juan
Menridez Pidal.
(52) ANTONIA HERED:A HERRERA: La mecanizacin de series documentales: los cedularios
indilanos, Boletin de Archivos, n.o 7, Madrid, 1981.
(53) Direccin General de Archivos y Bibliotecas: Instrucciones para la redaccIn del Catlogo
alfabtico de autores y obras annimas en las Bibliolecas del Estado, Madrid 1964.
(54) A ttulo de ejemplo voy a referirme a la serie de Impresos curiosos de la Seccin XII o
Consulados del A.G.I. o a la serie de Testimonios de autos, sin carta de remisin,sobre alsuntos
diversos, de la Audiencia de Filipinas, tambin del A.G.I..
(55) Este criterio lo hemos aplicado en el ndice del Inventario de los fondos de Consulados del
A.G.I., Madrid, 1979.
(56) Actualmente la Subdireccin General de Archivos est llevando a cabo un proyecto de censo
en varias provincias espaolas. Cfr. MANUEL ROMERO TALLAFIGO: El Censo-Gua de los
archivos de la provincia de Sevilla. "Archivo Hispalense", Tomo LXII, n.o, 191, Sevilla, 1979,
pgs. 9.45,
(57) VICENTA CORTS ALONSO: Panorama de las fuentes documentales de Andaluca, Actas
del I Congreso de Historia de Andaluca, Fuentes y Metodologa, Crdoba, 1978, pgs. 3-34.
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