Técnicas

documentales
de archivo
Ordenación y clasificación
de los documentos
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Víctor Hugo Arévalo Jordán

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 Víctor Hugo Arévalo Jordán

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Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta
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reproducirse, almacenarse o transmitirse de ninguna forma,
ni por ningún medio, sea éste eléctrico, químico, óptico,
de grabación o de fotocopia, sin la previa autorización escrita
por parte del autor.

© 2003 por Víctor Hugo Arévalo Jordán

© Primera edición virtual y en papel, Ediciones del Sur,

octubre de 2003.

Impreso en Buenos Aires.

Hecho el depósito que marca la ley 11723

ISBN 987-20868-4-2

Distribución gratuita

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 ÍNDICE

OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO ............................................ 11

NOCIONES GENERALES .............................................................. 12

Archivos: técnica y ciencia ............................................... 16
Conceptos del documento ................................................. 18
Documentos privados ................................................... 19
Documentos públicos .................................................... 19
Documentos administrativos ....................................... 20
Documentos judiciales ................................................. 21
Documentos diplomáticos ............................................. 22
Documentos heurístico-históricos ................................ 23
Documentos auténticos ................................................ 26
Documentos ejecutivos ................................................. 26
Archivalía ........................................................................ 27

INCORPORACIÓN DE CONOCIMIENTOS ............................................ 31

Los principios ................................................................... 31
Unidades de ordenación ............................................... 41
Principio de procedencia y de orden original ................ 49
Los conceptos ................................................................... 55
Concepto de ordenación ................................................ 57
Concepto de clasificación .............................................. 70
Niveles jerárquicos .................................................. 75
 Clasificación decimal Dewey .................................... 76
Clasificación documental LC (Library of Congress) .. 78
Taxonomía ....................................................................... 80
Necesidad de una clasificación ................................. 81
¿Especie o tipo documental? ..................................... 81
Designación de un tipo documental ......................... 82
Clasificación jerárquica ........................................... 83
Filogenia .................................................................. 83
Sistema tradicional de clasificación ......................... 84
Metodologías alternativas ........................................ 84
Taxonomía diplomática ............................................ 85
Taxonomía y Sistemática. Clasificación de los
organismos ................................................................ 85
La Sistemática ............................................................. 86
El uso de los nombres tipológicos ................................. 87
Sistema de clasificación ............................................... 89

FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS .................................................... 91

El ciclo vital de los documentos ........................................ 92
Traslado y transferencia .............................................. 96
Fase activa ............................................................... 103
Fase administrativa ................................................. 105
Fase intermedia ....................................................... 105
Fase de conservación permanente ........................... 107
Fase tecnológica ....................................................... 108
Sistemas de información en el ciclo vital de los
documentos ................................................................... 111

LOS CARACTERES INTERNOS Y EXTERNOS DEL DOCUMENTO ............. 119

Caracteres externos ......................................................... 119
Clase y tipo documental ............................................... 120
Clasificación de los documentos diplomáticos .......... 129
Documentos públicos: regios ................................ 130
Documentos públicos pontificios .......................... 130
Documentos privados ........................................... 131
Contenedor o formato ................................................... 131
Cantidad ....................................................................... 133
Soporte o forma ............................................................ 134
Minutas .................................................................... 137

6
 Documentos originales ............................................. 138
Categorías intermedias ............................................ 140
Copias ....................................................................... 140
Caracteres internos .......................................................... 141
Entidad productora ...................................................... 142
Fecha y lugar de producción ........................................ 143
Orígenes funcionales .................................................... 144
Contenido sustantivo .................................................... 146

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO ............................. 148

Conceptos generales ......................................................... 148
Sistemas ........................................................................... 148
Teoría general de sistemas .............................................. 149
Empresas y organismos de servicio en la teoría de
sistemas ........................................................................ 152
Clasificación de sistemas ................................................. 153
Sistemas físicos y abstractos ....................................... 154
Naturales y elaborados ................................................ 154
Técnicos y civiles o sociales .......................................... 154
Abiertos y cerrados ...................................................... 154
Sistema de producción ................................................. 155
Clasificación de los sistemas de servicio por su proceso ... 155
Clasificación de los sistemas de servicio por sus fines ..... 156

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS ............................................... 157

Archivos audiovisuales ..................................................... 157
Archivos cartográficos ...................................................... 157
Archivos impresos ............................................................ 158
Archivos legibles a máquina ............................................ 158
Archivos públicos ............................................................. 159
Archivos administrativos ................................................. 162
Archivos eventuales ......................................................... 162
Archivos centrales ............................................................ 162
Archivos intermedios ....................................................... 163
Archivos de conservación permanente o históricos .......... 164
Archivos generales ........................................................... 164
Archivos privados ............................................................. 164
Archivos particulares ....................................................... 166
Archivos económicos ........................................................ 166
Archivos eclesiásticos ....................................................... 166

7
 El Archivo del Vaticano .................................................... 167
Archivos secretos ............................................................. 168
Archivos vivos .................................................................. 168
Archivos muertos ............................................................. 169

ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA .................................................... 170

Tendencias de las organizaciones ..................................... 171
Evolución de las organizaciones ....................................... 172
Concepto de estructura .................................................... 173
Criterios para comprender la estructura ......................... 175
La delegación ............................................................... 175
La departamentalización ............................................. 175
La descentralización .................................................... 176
Estructura formal e informal ...................................... 176
Tipos de departamentalización ......................................... 177
Departamentalización por funciones ............................ 177
Departamentalización por servicios ............................. 178
Departamentalización por área geográfica ................... 179
Departamentalización por tipo usuarios ...................... 179
Departamentos staff y de servicios .............................. 179

DIAGRAMAS ............................................................................. 181

Propósito de los diagramas .............................................. 182
Flujogramas ................................................................. 182
Organigramas .............................................................. 183
Estructura orgánica ......................................................... 183
Comunicación ............................................................... 186
Análisis ........................................................................ 188
Limitaciones .................................................................... 190
Modelos de organigramas ................................................. 191
Principales formas de organigrama ................................. 193
Diagramación ............................................................... 195
Codificación de los cargos del diagrama ........................... 201
Tipos de diagrama de estructura ..................................... 202
Relevamiento de la información ....................................... 204

LA ADMINISTRACIÓN EN LA ORDENACIÓN Y CLASIFICACIÓN .............. 207

Generalidades ................................................................... 207
Las actividades ................................................................ 218
Actividades de planificación ......................................... 221

8
 Actividades políticas ..................................................... 222
Actividades de decisión ................................................. 222
Actividades de influencia ............................................. 225
Actividades de información .......................................... 226
Actividades operativas ................................................. 227
Actividades de control .................................................. 228
Actividades de fomento ................................................. 229
Actividades de servicio ................................................. 230
Actividades de coordinación ......................................... 230

IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES .......................... 232

Aproximación a una metodología archivística ................. 232
Precisión de conceptos ...................................................... 237
Hipótesis ...................................................................... 237
Teoría ........................................................................... 239
Leyes ............................................................................ 241
Operativa del método ................................................... 242
Los métodos documentales ............................................... 244
Análisis de los tipos documentales ............................... 250
Determinación del tipo de información que se desea
obtener ...................................................................... 250
Las unidades documentales ......................................... 253
División de los fondos en unidades documentales ........ 253
Identificación de los fondos documentales ........................ 255
Método de identificación de fondos ............................... 256
Identificación de la entidad productora ........................ 257
Identificación de los orígenes funcionales .................... 259
Identificación del tipo documental ............................... 260
Identificación del documento ........................................ 261
Especificaciones o requerimientos documentales ......... 263
Delimitación del concepto de serie documental ............ 266
El método sistémico ......................................................... 266
El modelo sistémico .......................................................... 267
El contexto ....................................................................... 268
Organización del fondo documental ................................. 268
La ordenación de las unidades mayores ........................... 270
Los grupos documentales ................................................. 270
Las colecciones de manuscritos ........................................ 272
La ordenación de las unidades intermedias ..................... 274
Series documentales ..................................................... 275

9
 Formación de la serie documental ............................... 278
Ordenación de las series .............................................. 279
Series de manuscritos ...................................................... 279
El método interrogativo .................................................... 280
Determinación de la obtención de datos ........................... 280
Forma de obtener los datos .............................................. 281
La entrevista .................................................................... 282
Sistema de entrevistas ..................................................... 283
Limitaciones .................................................................... 285
Sistema de consultas ........................................................ 286
Sistema de encuestas ....................................................... 286
Encuesta y cuestionario ................................................... 288
Clasificación de los cuestionarios ..................................... 289
Preparación de formularios .............................................. 290
El formulario .................................................................... 291
El método del test ............................................................. 291

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA ........................................................ 293

10
 OBJETIVOS DEL PRESENTE TRABAJO

– Conocer y aplicar correctamente la terminología

archivística.
– Conocer y comprender los métodos y procedimien-
tos administrativos.
– Distinguir los tipos documentales que producen las
entidades.
– Perfeccionar el vocabulario profesional y los con-
ceptos empleados por la Archivología en el marco de la
ordenación y clasificación en sus distintos niveles.
– Conocer los distintos elementos que intervienen
en la clasificación documental.
– Conocer los principios archivísticos.
– Distinguir las distintas unidades documentales.
– Adquirir elementos de juicio sobre la labor que debe
realizar el archivero como consejero de la organización
de documentos activos para efectivizar el servicio.
 NOCIONES GENERALES

LA EXISTENCIA de archivos y de algunas de sus técnicas

actuales data de épocas remotas. Los archivos comenza-
ron a formarse prácticamente desde la aparición de las
escrituras. Los egipcios, predecesores de muchos cono-
cimientos de la actualidad, los sumerios y los macedo-
nios, en el florecimiento de sus respectivas civilizacio-
nes —detalle a considerar—, se vieron en la necesidad
de crear depósitos dedicados a la conservación de los
documentos.
Este fenómeno, de carácter netamente social, consi-
derado como una constante en la historia de la humani-
dad, permite aseverar que la formación de los archivos
responde a una necesidad explícita. En la medida que
aumenta el número de la población, se requiere de una
memoria más amplia que dé testimonio de todos sus
acontecimientos, sociales en primera instancia, que pos-
teriormente pueden convertirse en históricos.
Esta aseveración nos lleva a manifestar, con justa ra-
zón, que en los grados de civilización superior, es decir,
bajo determinadas condiciones como la existencia de todo
un contexto jurídico-cultural, se establecen como deter-
minantes para la formación de archivos.
La Archivología como ciencia en formación es relati-
vamente moderna, surge como una técnica empírica
para dar arreglo y conservación de los archivos.1 La con-
figuración como ciencia independiente y como ciencia
auxiliar de la Historia, es reciente.
Fueron muchos los archiveros preocupados por este
desarrollo, sustentado en la misma necesidad de infor-
mación de las instituciones y sus administraciones. Al-
gunos hitos son reconocidos, como la difusión del ma-
nual de los archiveros holandeses Muller, Feith y Fruin,
que se editara en 1898.
La Archivología, que se diferencia conceptualmente
de la Archivística, por la aplicación de tecnología moder-
na, se vio forzada a asimilar conocimientos de la Diplo-
mática, Paleografía, Biblioteconomía, Historia y final-
mente Administración, colaborando en su desarrollo,
pero al mismo tiempo creando una dependencia inclusi-
ve del lenguaje de sus fuentes. El desarrollo de los ar-
chivos administrativos logrará, en cierta forma, buscar
menos dependencia de la influencia negativa de la His-
toria y la Biblioteconomía sobre los archivos.
La Archivología tiene alcances demasiado amplios,
lo que, al momento de la formación de profesionales, pre-
senta variadas opciones de aplicación, pero básicamen-
te pueden citarse:
– Definición de la misma y establecimiento de su cam-
po de estudio, lo que conforma todo un cuerpo teórico
permanentemente actualizado.
– Análisis de su objeto, método y finalidad.

1
Antonia Heredia Herrera: Archivística General - Teoría y Práctica,
Diputación Provincial de Sevilla, 1991.

13
 – Elaboración, estudio y aplicación de los principios
relacionados a sus actividades como profesión.
– Gestión de documentos y administración de archi-
vos a lo largo del ciclo vital de los documentos
– Estudio de la evolución de la práctica archivística
en todos sus campos.
– Bibliografía y formación profesional.
– Consideración de las instalaciones, conservación
material, reproducción en todas sus variantes y con toda
su problemática.
La Archivología requiere entonces para el logro de
sus fines, el auxilio de otras ciencias: Diplomática, Pa-
leografía, Cronología, Sigilografía, Historia institucio-
nal, Derecho administrativo, Administración, Arquitec-
tura, Restauración, Reproducción, Química, Biología e
Informática.
A la Archivología la podemos considerar sin muchas
vueltas como una ciencia de las clasificaciones, porque
en cada uno de sus aspectos o capítulos, clasifica previa-
mente sus conocimientos y los aplica a los distintos con-
tenidos que participan de su saber.2
A la necesidad explícita de la formación de los docu-
mentos y de su posterior centralización en archivos, des-
de la antigüedad, podemos clasificarla en dos cualida-
des:
La cualidad testimonial: de las decisiones jerárqui-
cas, sean de realeza o no, se “petrifican” para su conser-
vación permanente, constituyéndose en memoria de las
actividades de determinado ejercicio administrativo, po-
lítico o simplemente de poder.
La cualidad de constancia: efectúa evidencia sobre
la propiedad o un derecho adquirido, producto de una
2
Consideramos que el lector ha leído previamente, el contexto teó-
rico de la Archivología.

14
cultura intelectual en desarrollo; que permite concep-
tuar los valores de bienes y propiedad, los mismos que
al ser registrados en un documento, cobran valor legal y
de requisito para demostrar ante herederos y comer-
ciantes, la acreditación de la propiedad como tal. Son los
aspectos que determinan el estado jurídico, la organiza-
ción del gobierno que hace prevalecer ese estado de de-
recho.
Lo evidente es que en la antigüedad existieron de-
pósitos documentales, con un nombre u otro, y se modi-
ficaron los soportes documentales acorde con el desa-
rrollo tecnológico del momento.
La aparición y desarrollo de la escritura originan la
necesidad de un depósito con propósitos específicos: re-
unir, ordenar, conservar y recuperar la información ce-
losamente guardada. Paralelamente con el desarrollo
de la escritura, se conforman varias clases de documen-
tos, que contribuyen al conocimiento diplomático, y per-
miten posteriormente la aparición de la Paleografía.
Con el nacimiento de la imprenta, se distinguen fe-
hacientemente los documentos librarios y se diferencian
de documentos administrativos por la finalidad de su
creación y su esencia. Los documentos librarios encie-
rran pensamientos, por decirlo así, mientras que los ad-
ministrativos eran fruto de una acción o decisión.
Los descubrimientos continuos realizados por la Ar-
queología contribuyen aportando datos de interés sobre
esta rama del saber. Es así que en las excavaciones rea-
lizadas en la Mesopotamia y zonas del Asia Anterior, se
descubren continuamente tablillas de arcilla, aun cuan-
do no manifiestan un orden perceptible. Se comprueba
la existencia de cantidades documentarias, generalmen-
te ubicadas en los palacios reales o en los templos, es-
tos últimos son considerados como los repositorios más

15
antiguos donde se conservaron las notas de los sacerdo-
tes sobre asuntos oficiales y sobre la administración de
los bienes pertenecientes al templo, lógicamente que
existieron documentos sobre asuntos seculares.
Los palacios reales o de magistrados allegados al rey
conservaban los diplomas, leyes y demás textos, escritos
unas veces en piedra, otras en madera, metal, cera, pa-
piro, y más tarde en pergamino y papel. Es decir, efec-
tuamos una clasificación de los soportes documentales
en soportes blandos y duros, atendiendo a la naturaleza
intrínseca del soporte.
Los archivos constituyen, definitivamente, el depó-
sito natural donde se conservan primero y luego son con-
sultadas, todas las series de escritos llamados de “ac-
ción”, acto, hecho, actuación; o de decisión, resolución,
determinación.

ARCHIVOS: TÉCNICA Y CIENCIA

Los archivos resguardan documentos que difieren en

la apreciación de su valor con el transcurso del tiempo,
sometiéndose generalmente a la investigación históri-
ca. Estos documentos pueden ser diferentes en su signi-
ficado, pero mantienen información de una organici-
dad. Los archivos son esencialmente orgánicos.
El desarrollo de la investigación en la Sociología, al
igual que en la Historia económica, cobraron importan-
cia al finalizar la Segunda Guerra Mundial, lo que obligó
a prestar una mayor atención de la organización de los
archivos, asimismo se comprende que los documentos
encierran un valor incalculable en investigaciones de
Etnología, Diplomática, Paleografía (hoy Grafística).

16
 Se modifica enormemente el interés por los documen-
tos en el transcurso del anterior siglo, lo que permite un
amplio desarrollo de las técnicas documentales. Esto nos
lleva a la conclusión de que todo archivo debe estar pre-
parado para el servicio de investigación, y no sólo en la
consulta eventual de documentos administrativos, sino
para facilitar información continua que permita adqui-
rir un mayor conocimiento en el campo científico o, como
en el caso de las actuaciones administrativas, tomar deci-
siones acertadas. Esto compromete a quienes hasta aho-
ra, en forma idónea, se hicieron cargo de los archivos; se
establece entonces que la función básica de todo archive-
ro es permitir el acceso a los documentos. Para llegar a
esta conclusión, se ha desarrollado una serie de expe-
riencias hasta conformar el conocimiento actual, que es
sólo el comienzo. El acceso a los documentos se lograba
sólo por los medios descriptivos. La ordenación y clasi-
ficación es un proceso aplicado muy recientemente.
Las necesidades de información adecuada en la toma
de decisiones permiten aplicar un conjunto de técnicas
que, aglomeradas bajo una misma dirección, conforman
un saber, aún naciente, pero que desarrolla en la medi-
da en que la sociedad demanda un mayor conocimiento
social. La Archivología surge necesariamente.
El conocimiento sobre los archivos tiene modifica-
ciones continuas; se habla de archivos públicos, privados
eclesiásticos, de archivos administrativos, económicos e
históricos. Clasificamos a los archivos por sus fines con-
cretos, por los soportes que contienen o por el aspecto
legal que los sustentan. El papel de los archivos desor-
ganizados no favorece la perduración de los documen-
tos, ni permite una adecuada selección documental. La
ordenación documental de los archivos se convierte en
una técnica que adecua el control para el archivero.

17
 La dinámica documental hace necesario un estudio
sobre su comportamiento, se establecen principios, de
acuerdo a estos permanentes análisis, existen estudios
paralelos sobre el comportamiento de la información con-
tenida en los documentos; se generan investigaciones al
respecto, la Archivología alcanza el nivel de ciencia y se
engloba en las Ciencias de la Documentación.

CONCEPTOS DEL DOCUMENTO

El documento es la materia prima de nuestros estu-

dios, el objeto formal de la Archivología y de las Cien-
cias de la Documentación. Archivísticamente hablando,
significa cualquier escrito o imagen impregnado en un
soporte relativo, sirve para suministrar o conservar la
información. Es ambiguo hablar del documento sin su
contexto, su definición varía de acuerdo con la ciencia o
disciplina que lo estudia.
Se define el documento como “cualquier soporte de
cualquier índole que contiene información de interés para
una determinada materia”.3 Al decir soporte se especi-
fica como papel, cinta magnetofónica, tela, papiro, per-
gamino, etc., cualquier objeto que, en su contenido, guar-
da un signo determinado como información que deber
ser extraída por quien o quienes se interesen. Si bien po-
demos realizar una clasificación del documento por sus
soportes, nos interesa más por su objetividad.4

3
Manuel Vázquez: “La ordenación en la metodología archivística”,
en Revista del Archivo General de la Nación, vol. 8, Buenos Aires, 1979,
año VIII, p. 17.
4
Ver objetivación del documento en Víctor Hugo Arévalo Jordán:
Teoría, fundamentos y práctica de la Archivología, editorial virtual e-
libro.net, imp. en Buenos Aires, 2002.

18
Documentos privados

El adjetivo privado se refiere a lo que se ejecuta en

confianza o en familia, sin ceremonia ni formalidad, que
está reservado a una sola persona o a un pequeño grupo
de personas, por oposición a público. Como acto parti-
cular y personal de cada uno. Desde el punto de vista de
la economía, se considera un sector privado al sector de
la economía de un país generado por las empresas, las
economías domésticas e instituciones privadas con fines
de lucro. El criterio que separa al sector público y al pri-
vado de la economía es la naturaleza de las decisiones
económicas. Es decir, se considera que pertenecen al sec-
tor público las instituciones cuyas decisiones son adop-
tadas por una autoridad centralizada y al sector privado
aquellas cuyas decisiones están condicionadas por el
mercado. Por un lado existen empresas de titularidad
pública que se rigen por el mercado (sus decisiones se
adoptan a partir de la lógica del mercado) y otras em-
presas de titularidad pública combinan en su gestión las
decisiones de carácter público con aquellas que emanan
de la lógica del mercado.
El documento privado, entonces, es el producido por
entidades privadas y particulares. También se interpre-
ta como el redactado por partes interesadas, con testi-
gos o sin ellos, pero sin intervención de notario o funcio-
nario público que le dé fe o autoridad.

Documentos públicos

El adjetivo público es bastante ambiguo en sus sig-

nificados, pero en términos generales nos dice pertene-
ciente o relativo a toda la comunidad, por oposición a
privado. Desde el punto de vista económico y político,

19
se habla del sector público, como el conjunto de activida-
des económicas en las que el Estado participa o ejerce
un control directo de la gestión.
El documento público es entonces “el otorgado o au-
torizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por
notario, escribano, secretario judicial u otro funcionario
público competente para acreditar algún hecho, la mani-
festación de una o varias voluntades y la fecha en que se
producen”.5 Documento producido por entidades públi-
cas o estatales.

Documentos administrativos

“Los provenientes de la autoridad administrativa o

los autorizados por ella. Cualquiera relacionado con la
administración pública. El de carácter privado, desde
que se incorpora a un expediente o a actuaciones de ín-
dole administrativa. El relacionado con la administra-
ción, gestión económica y organización de los asuntos
privados. A efectos registrales, los que, por reunir au-
tenticidad y proceder de autoridades o funcionarios pú-
blicos, tienen acceso al Registro de la Propiedad, como
admisible y eficaz titulación”.6
La enorme variedad de los documentos administra-
tivos nos llevan aun a una nueva clasificación, que po-
demos resumir sin agotar el tema.
El término administración implica la acción y efecto
de administrar. Esta acción se interpreta como un con-
junto de actos de gestión y disposición ejecutados sobre
un patrimonio.
5
Aurelio Tanodi: Manual de Archivología Hispanoamericana. Teo-
rías y Principios, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos, UNC,
Dirección General de Publicidad, Córdoba. 1ª parte, 3ª reimpresión, 1979,
p. 42.
6
Luis Piazzali: Documentos, conceptos, definiciones, Santa Fe, 1977.

20
 Documentos administrativos públicos: se susten-
tan en la gestión de los intereses públicos, realizada por
los organismos competentes y el conjunto de organismos
encargados de cumplir esta función.
Documentos administrativos eclesiásticos: son
los emanados del poder ejecutivo de la Iglesia, que com-
prende una dimensión espiritual, referente a las jerar-
quías, jurisdicción, etc., y una dimensión temporal, refe-
rida a la gestión de bienes y servicios.
Documentos administrativos militares: parten de
la administración pública del Estado que se ocupa de ges-
tionar todos los asuntos militares.
Documentos administrativos diocesanos: deri-
vados de una diócesis, que tiene a su cargo la recauda-
ción de los ingresos o de las rentas de una diócesis y su
empleo en los gastos de la misma.
Documentos administrativos centrales: deriva-
dos de la administración central, o el conjunto de órga-
nos superiores de la administración pública.
Documentos administrativos autónomos: prove-
nientes de la administración autónoma, constituida por
los órganos administrativos de las distintas comunida-
des autónomas que componen el Estado y la administra-
ción local. Sector de la administración pública integrado
por los entes menores de carácter territorial, como son
las provincias, los municipios, etc.

Documentos judiciales

Por el adjetivo judicial se entiende todo lo pertene-

ciente o relativo al juicio, a la administración de justicia
o a la judicatura. Judicatura como ejercicio de juzgar.
Por lo tanto, los documentos se refieren a “Cualquiera
de las resoluciones de los jueces o magistrados de las ju-

21
risdicciones contenciosa o voluntaria: sentencias, autos
y providencias. Los que forman parte de autos, aun pro-
venientes de una parte y otro interesado que la causa o
requerido de ella. Las comunicaciones a las partes y a
terceros, citaciones, emplazamientos, notificaciones,
edictos, las diversas formas documentales de relaciones
jerárquicas y con otras jurisdicciones o autoridades; su-
plicatorios, exhortos, mandamientos, cartas, órdenes y
despachos y oficios diversos. A los efectos de los regis-
tros de la propiedad, los que cumplen la función de titu-
laridad que en los actos y contratos inscriptos o inscribi-
bles se requiere”.7
Podemos apreciar, definiciones para el término do-
cumento de acuerdo con la ciencia disciplina o punto de
vista diplomático, histórico y documentalista.

Documentos diplomáticos

“Un testimonio escrito, redactado en forma determi-

nada, sobre los hechos o precedentes de naturaleza jurí-
dica, que tiene por fin darle fuerza probatoria”.8
El documento diplomático requiere tres aspectos
esenciales:
– Ser producido en una entidad organizada, por con-
siguiente, ser producto de una actividad.
– Haber sido realizado, redactado, elaborado, con de-
terminadas fórmulas internas que caracterizan directa-
mente su contenido y haber cumplido con formas exter-
nas determinadas.
– Tratar sobre un hecho jurídico o negocio.

7
Luis Piazzali: op. cit.
8
Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit, p. 18.

22
Documentos heurístico-históricos

“Escritos, con existencia propia e independiente,

mediante los cuales quedan garantizados los hechos ju-
rídicos, con arreglo a formas determinadas que cambian
según la persona, el tiempo, el lugar y el concepto, de
tal manera que estos testimonios escritos resultan idó-
neos para el cumplimiento de fines jurídicos”.9
Desde el punto de vista documentalista, tenemos la
definición del FID citada anteriormente. Amat Noguera
lo considera: “Todo conocimiento fijado materialmente
sobre un soporte, y susceptible de ser utilizado para con-
sulta, estudio o trabajo. Un utensilio irremplazable para
transmitir los conocimientos, las ideas y dar cuenta de
los hechos”.10
Para Couture de Troismonts “es toda base material
de conocimiento susceptible de emplearse para la con-
sulta, el estudio o como elemento de prueba. Es simul-
táneamente un soporte, un conocimiento y un testimo-
nio”.11
En concordancia con estas definiciones dadas, com-
prendemos entonces que el documento es la base de par-
tida, no sólo para la Archivología, sino para las Ciencias
de la Documentación. Resumiendo, observamos que to-
das las definiciones de alguna u otra manera contienen
tres elementos:
– Un elemento de carácter probatorio.
– Un elemento tangible, soporte.
– Un elemento informativo.
que nos dan un concepto aproximado del documento.

9
Aurelio Tanodi: Manual de Archivología, op. cit., p. 19.
10
Ibídem.
11
Roberto Couture de Troismonts: Manual de técnicas en documen-
tación, Buenos Aires, Marymar/Paideia, 1975, p. 7.

23
 Un concepto muy amplio por cierto, porque todo, en
realidad, todo lo que existe es un documento. Si obser-
vamos un pedazo de tiza, y sabemos cómo obtener un de-
terminado tipo de información, veremos que el pedazo
de tiza nos da continuamente información, primero por
el color, la forma nos dará un concepto de trabajo, un
concepto de cultura, sus componentes químicos son otro
tipo de información. Los archiveros prefieren delimitar
el concepto, encerrándolo en aquellos documentos pro-
ducidos por una determinada actividad, lo cual ayuda a
limitar los elementos que son propios de un archivo.
En descripción, cuando se estudian los caracteres in-
ternos y externos del documento, esencialmente se con-
sideran dos aspectos diferentes:
– La forma.
– El contenido.
Al hablar de caracteres externos lo hacemos enton-
ces de la forma, los datos evidentes, como lo califican al-
gunos autores.
Al hablar de caracteres internos lo hacemos de su con-
tenido, los datos latentes.

24
 DOCUMENTO
(Emilia Currás)
(docere)
 
 → Objeto físico
 → Carácter probatorio
 → Finalidad informativa
 → Proyección histórica
  ↓
 ↓ Hacia su mundo exterior
 Su forma → Ordenar
 ªdato → Archivar
evidente
 
 Su contenido → Clasificar
ªdato latente → Inventariar
→ Catalogar
→ Informatizar
↓→ Multi-media
FID Cualquier → Objeto físico
soporte → Su forma - Dato evidente
de cualquier → Finalidad informativa - Su
índole contenido - Dato latente
que contiene → Carácter probatorio
informacion → Proyección histórica - Mundo
de interés exterior
para una
determinada
materia.

Cuadro 1. Documento.

Estos aspectos son determinantes de la ordenación y

la clasificación en la Archivología, así tenemos que los
documentos se ordenan por su forma y se clasifican por
su contenido. De acuerdo al sistema elegido.

25
Documentos auténticos

Se clasifican en cuatro grupos principales:

1) Documento auténtico pontificio: que son tradu-
cidos, interpretados, testimoniados, legalizados por los
obispos de las respectivas diócesis.
2) Documentos auténticos otorgados en el ex-
tranjero: que exigen la legalización de acuerdo a conve-
nios entre países o de acuerdo con el derecho interna-
cional.
3) Documentos auténticos no redactados en cas-
tellano: que deberán ser traducidos por funcionarios
autorizados.
4) Documentos auténticos por sí mismos: que no
necesitan requisitos y autentificación ni legislación al-
guna.

Documentos ejecutivos

Es el instrumento, título o pieza documental que con-

lleva ejecución que se presenta para efectividad de la
obligación que contenga en su texto.

26
 DOCUMENTO (fenómeno)

→ Hecho (Causa - efecto)
→ Componente Mental
→ Componente Material
 
↓  ↓
Sentido Administrativo  Sentido Histórico
  
Certifica:   Testimonia: 
→ Acciones  → Historia
→ Funciones  → Educación
→ Actividades  → Investigación
→ Tareas  → Usuario
↓  ↓
Técnicas del Archivo  Técnicas Documentarias
→ Clasificación  → Clasificación
→ Ordenación  → Catalogación
→ Descripción  → Indización
→ Selección  → Análisis
 → Tratamiento
  informático
 → Tratamiento
  Multimedia

Información
Relativa ----- Perpetua

Cuadro 2. Documento como fenómeno.

ARCHIVALÍA

En varias oportunidades nos referimos a este térmi-

no utilizado por el Dr. Aurelio Tanodi en su mentado
Manual de Archivología. “El contenido esencial ineludi-
ble, de los archivos como secciones o instituciones, es la
Archivalía, que muchos tratadistas identifican con el

27
archivo. Nos parece más conveniente, delimitar los dos
términos. La palabra archivalía no ha recibido todavía,
su ‘carta de ciudadanía’ en la lengua castellana, la usan
en México especialmente el Dr. Carrera Stampa, y nos
adherimos por completo a su empleo por su practicidad,
claridad y fuerza expresiva”.12
“El vocablo archivalía fue introducido por T. Sche-
llemberg en México, en alemán archivaliem es utilizado
como plural, archivale como singular, en holandés
archivalía, en inglés archivalia, como masa de documen-
tos preservadas en un archivo”.13
De acuerdo con su origen, la archivalía sería los do-
cumentos de un archivo, pero tal afirmación no es tan
fácil de comprender. Veamos la definición: “Por archi-
valía entendemos todo material escrito, gráfico (dibujos,
mapas, planos), multigrafiado, reprógrafos, sonoro, au-
diovisual (películas) proveniente de una entidad, produ-
cido o recibido en función de sus actividades o, en gene-
ral, relacionado con su vida administrativa, desde el mo-
mento en que cumplió su función inmediata que originó
su creación, y se conserva con fines administrativos, ju-
rídicos y científicos o culturales”.14-15
Lógicamente podemos pensar que este término pue-
de facilitarnos algunos aspectos de la Archivología, pero
su interpretación depende del punto de vista desde el
que lo tratemos. Veamos:
En la segunda fase de formación de los archivos pre-
sentadas por el Dr. Tanodi, se habla de archivalía ver-
dadera como la documentación que cumple algunos re-
quisitos:
12
Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit., p. 15.
13
Ibídem.
14
Ídem.
15
Por su importancia este título lo extractamos de Teoría, funda-
mentos y práctica de la archivología del mismo autor.

28
 – Que ha cumplido su función inmediata.
– Que ya no sirve para la tramitación completa.
– Que ha pasado al archivo administrativo.
El problema se presenta para denominar a los do-
cumentos de la primera fase, gestación y gestión de los
documentos, archivalía en potencia, como concepto está
muy bien, pero ¿cómo llamamos a esta etapa? Posterior-
mente pasa la documentación a convertirse en fuentes,
sin dejar de ser archivalía.
Por otro lado, Manuel Vázquez, nos dice de la archi-
valía como objeto de la Archivología, aclaremos antes que
aquí habría una superposición de términos, el objeto de
la archivología es el archivo, el objeto del archivo sería
la archivalía, entonces, siempre de acuerdo a la postura
de Vázquez, la archivalía sería el objeto formal de la Ar-
chivología; volviendo al tema, nos dice: “Esta palabra con
el correr de los años no ha hecho sino aumentar su ne-
cesidad y debe ser adoptada, por dos razones:
”l) Quienes no usan la palabra archivalía han de de-
finir la palabra archivo como el edificio o institución y
como los documentos que contienen creando un equivo-
cismo que es pobreza y dificulta el entendimiento de
textos.
”2) Con el auge de la disciplina documentación, la pa-
labra documento, documentación ha dejado de ser patri-
monio de los archiveros y necesitamos hacer la preci-
sión documento de archivo y evitar la palabra documen-
tación. Entonces la palabra archivalía es la justa, la in-
discutiblemente archivística”.16
Los términos documento y documentación no dejan
de ser patrimonio de los archiveros, porque no han sido

16
Manuel Vázquez: “La ordenación en la metodología archivísti-
ca”, en Revista General del Archivo de la Nación, vol. 8, año VIII, Buenos
Aires, 1979, p. 17.

29
patrimonio completamente, por su misma ambigüedad
el documento podría ser patrimonio de todas las cien-
cias y disciplinas que se relacionan con su estudio, como
Ciencias de la Documentación y de la Información, His-
toria, Paleografía, etc.
Pero el principal problema es cuando deja de ser ar-
chivalía en potencia y pasa a ser archivalía verdadera.
Aparentemente la archivalía comienza cuando el docu-
mento ingresa definitivamente en un archivo, sea éste
como sección de la entidad productora o el archivo in-
termedio. Resultaría más interesante denominar archi-
vería a los documentos del archivo sin discriminar las
etapas, así podemos hablar de la archivería como se ha-
bla de librería para la bibliotecología.
No altera entonces ninguno de nuestros conceptos
sobre el documento, el archivo y la Archivología, el he-
cho de adoptar el término archivería.
Por otro lado, se corre el riesgo de disminuir las atri-
buciones del archivo moderno, al hablar de archivería,
en un concepto limitado por las etapas del ciclo vital del
documento. El archivero puede interpretar que su papel
sólo le corresponde a la archivería, dejando de interve-
nir en su génesis y trámite, lo que en la actualidad sería
un retroceso en sus funciones.

30
 INCORPORACIÓN DE CONOCIMIENTOS

LOS PRINCIPIOS

ES UN error pensar que el archivero debe mantenerse al

margen de toda actividad administrativa, esperando sólo
los documentos que han de llegar para su resguardo y
conservación. Anna Szlejcher comenta que “El archivero
empieza a actuar desde el momento de la creación de
papeles, hasta donde le sea posible desarrollar su acción,
por consiguiente, deberá preocuparse de las condiciones
en que llegarán al archivo los documentos, así como de
aquellas condiciones en que se efectuará el tránsito de
los mismos desde la etapa administrativa a la etapa his-
tórica. Sería deseable, por ello, la instauración de reglas
o procedimientos para asegurar la participación del ar-
chivo desde la elaboración de los legajos de documentos
hasta el momento de su archivo”.17
El problema “receptar la documentación” no es tan
sencillo, requiere de una serie de actividades y conoci-
17
Ana Szlejcher: Organización de archivos vivos, Córdoba, CIDA, 1975,
p. 4.
mientos que permiten una adecuada recepción documen-
tal. Vicenta Cortés Alonso distingue dos aspectos en la
recepción: uno activo y uno pasivo. “Recepción activa, es
decir, aquella que debe ser estimulada y normalizada. El
principio de esta actividad debe tender a la participa-
ción en el proceso mismo de la producción documental,
a fin de que el nacimiento y trámite, la normalización de
la tipología documental, la normativa sobre la vigencia
de los documentos y la programación de los expurgos,
así como la recogida de los fondos, se haga de una mane-
ra sistemática y periódica. Estas actuaciones previas,
por su carácter específico y técnico, son de exclusiva com-
petencia de los archiveros, quienes a su vez deben estar
en íntimo contacto con los administradores —producto-
res de la documentación— por un lado, y con los consul-
tantes —clientes de esa documentación— por otro, para
solucionar los difíciles problemas de la perdurabilidad
de los papeles, que hoy se producen en cantidades enor-
mes”.18
La recepción entonces no se limita a un simple espe-
rar a que la documentación llegue por inercia propia al
archivo. Necesariamente el archivero tiene que estar
compenetrado en las necesidades de servicio que requie-
re una administración en cuanto a la documentación se
refiere. Asimismo debe participar en los procesos de
creación documental, en su tipología, evitando inclusive
la duplicidad de documentos que contengan igual infor-
mación.
La recepción pasiva se refiere sobre todo a la entre-
ga de documentos a un sector determinado para los trá-
mites.
18
Vicenta Cortés Alonzo: “Archivos: función y exigencias”, en Re-
vista del Archivo General de la Nación, vol. 6, año VI, Buenos Aires, 1977,
p. 9.

32
 Lamentablemente no existen criterios uniformes a
este respecto, debido sobre todo a esa idea que se tiene
de que el archivo debe permanecer inactivo como un de-
pósito de papeles. De ser así, la ordenación y la clasifi-
cación no se justifican como conocimiento archivístico.
La mayoría de los sistemas administrativos consideran
a las oficinas receptoras de documentación en trámite a
un nivel dependiente de secretaría general, administra-
ción, inclusive, separándolas y colocándolas muchas ve-
ces por encima del archivo, sustentándose con una le-
gislación y un manual de procedimientos, pero sin crite-
rios técnicos que permitan un eficaz desenvolvimiento.
Las unidades receptoras cumplen la función de con-
tacto del archivo con la administración y con el usuario.
Sus funciones esenciales son la atención del público en
general, usuarios, terceros, a las distintas unidades ad-
ministrativas de la institución que generan al archivo, a
los investigadores en general y si la naturaleza del ar-
chivo permite la difusión de sus contenidos, es substan-
cial en el campo educativo. Es un campo no muy explo-
tado por la teoría de los archivos.
Las unidades receptoras en la Argentina son propia-
mente las mesas de entradas y salidas, encargadas de
todas las cuestiones de trámite, entrega de fondos (con
inventario), comprobación de inventarios con los fondos
documentales, registros de entrada.
La participación del archivero viene a mano por el
hecho de que para aplicar los principios, debe conocer
la procedencia de ellos y establecer así las distintas ta-
reas que le corresponde.
Tampoco debería sorprendernos encontrarnos con
mensajes como “Ordenar y clasificar no son operaciones
exclusivas de los bibliotecarios. Todos ordenamos perió-

33
dicamente libros o fotos. La clasificación es un acto men-
tal que practicamos a diario casi sin darnos cuenta, de
tan natural como es: cuando seleccionamos tomates en
la tienda del mercado o cuando observamos pasar los
transeúntes, repartimos instintivamente estos objetos
en distintas categorías que corresponden a nuestra cla-
sificación personal. Sin embardo, no sentimos la necesi-
dad de recurrir a un lenguaje de clasificación”.19
Desde el punto de vista archivístico, hablar de orde-
nación, clasificación, es dirigirnos directamente al esta-
blecimiento de los principios archivísticos.
Papritz se cuenta entre los primeros archivistas que
se interesaron en los sistemas modernos de archivos ho-
landeses, por lo cual se ocupó de los principios que regi-
rían el orden de los documentos en los archivos, consi-
derando que la ordenación cronológica o numérica fue
abandonada, para realizar un sistema de archivos por
materia, imitando una práctica alemana establecida.20
Así mismo, el profesor H.O. Meisner aseguraba que sólo
había dos principios de ordenación, el de procedencia y
el de pertinencia, de los cuales todas las demás formas
de ordenamiento son variaciones.
Van Der Gouw, Van Hoboken, Panhuysen y Harden-
berg llegan a otra conclusión en Nederlandse archieftar-
minologie (Terminología archivística holandesa).21
Los holandeses le atribuyeron un significado limita-
do al término procedencia. S. Muller define a este tér-
mino en 1908 como: “El principio de procedencia (her-
komstbeginsel) es el método de ordenamiento de archi-
19
Jacques Maniez: Los lenguajes documentales y de clasificación.
Concepción, construcción y utilización en los sistemas documentales, Ma-
drid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1993, p. 19.
20
Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones sobre los principios para
el ordenamiento de archivos, Der Archivar, 16, 1963, pp. 113-118.
21
Ibídem.

34
vos de acuerdo con el cual todo documento se lleva al
grupo de archivos y a la sección del grupo a la que per-
tenecía el grupo cuando el grupo era aún un organismo
vivo”.22
Pero debemos comprender que este principio se re-
fiere solamente a los documentos individuales. Los gru-
pos de archivos tienen un orden interno. Así, parece con-
traproducente anunciar un principio de orden origi-
nal, considerando que todo documento administrativo
nace con un orden determinado, que no debe ser afecta-
do. Por esta misma razón, Muller menciona la sección a
la cual perteneció originalmente el documento.
El procedimiento archivístico parte de su misma his-
toria, señala el origen de los papeles que encierra. La
clasificación constituye un destacado método documen-
tal escalonando desde las grandes agrupaciones de do-
cumentos hasta la pieza simple. La pieza documental está
constituida por la mínima unidad documental, sea el do-
cumento, expediente, o la pieza documental en algunos
casos, como unidad indivisible.
Las primeras agrupaciones reunidas en atención a
su origen, son los fondos integrados por documentos pro-
cedentes de una institución o administración importan-
te que tiene una organización, funciones y fines conoci-
dos y cuya historia, a su vez, determina naturalmente la
segunda categoría de las divisiones:
Cada uno de estos grupos quedará constituido por
los documentos producidos por las grandes divisiones
de la institución que constituyen las divisiones encarga-
das de las diversas funciones desarrolladas para la con-
secución del fin o fines encomendados.

22
Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.

35
 Las series están integradas por otras unidades me-
nores: los tipos documentales, entendiendo como tales
no sólo el papel, singular, sino la pieza, que constituye
un todo que no puede ser separado porque las partes que
lo integran tienen sentido en cuanto están unidas al con-
junto, como sucede con el expediente.
Sobre el término “colección” es necesario precisar que
en algunos textos, en lengua española, y en algunas tra-
ducciones, la palabra colección es usada impropiamente,
al emplearse como sinónimo de fondo archivístico.
Se trata de una acepción del término, introducida des-
de hace tiempo en el uso, pero en tal caso es necesario
aclarar el significado. Observa Sir Hilary Jenkinson: “Yo
querría que la palabra colección fuese prohibida en el
vocabulario archivístico, solamente para establecer este
importante hecho; es decir que los archivos no son ‘co-
leccionados’”.23 Y Antonia Heredia precisa: “La idea
de colección es ajena al archivo”.24-25
Las colecciones de documentos se consideran de to-
dos modos, como agrupaciones artificiales de papeles
(hablamos de archivos) que deben su formación a causas
distintas a la actividad administrativa de una entidad o

23
Hilary Jenkinson: The Englis Archivist: a new profession. Lecture
for a new course in archive administration delivered at University Colle-
ge, London, 14 october 1947; vuelto a publicar en Seledted Writings of
Sir Hilary Jenkinson, Editors Roger H. Ellis and Peter Waine, Glouces-
ter, Alan Sutton, 1980, pp. 236-259. En la cfr., p. 238. Citado en Elio
Lodolini: “El problema fundamental de la Archivística: la naturaleza y
la ordenación del archivo”, en: IRARGI, Revista de Archivística, Adminis-
tración de la comunidad de EUSKADI, Dpto. de Cultura y Turismo, 1968,
año I, Nº I, Vitoria, Gasteiz, Bilbao, p. 29.
24
Antonia Heredia Herrera: op. cit., p. 101. Citado en Elio Lodolini:
“El problema fundamental de la Archivística: la naturaleza y la orde-
nación del archivo”, en: IRARGI, Revista de Archivística, Administración
de la comunidad de EUSKADI, Dpto. de Cultura y Turismo, 1968, año I, Nº
I, Vitoria, Gasteiz, Bilbao, p. 29.
25
Elio Lodolini: “El problema fundamental...”, op. cit.

36
individuo y que, de procedencia o carácter misceláneo,
obedecen a otras razones, como ser coleccionismo, inves-
tigación, y hasta hobby. Y que de alguna forma se encuen-
tran depositadas en los archivos. Las colecciones denomi-
nadas particulares, que pertenecen a personas con cierto
renombre público o cuya profesión les obliga a generar,
recibir y documentarse, bien pueden ser consideradas
orgánicas, en virtud de que cuentan con status jurídico.
Pese a que los documentos pueden clasificarse des-
de distintos puntos de vista, sea de acuerdo a la entidad,
dependencia u oficina a la que pertenecen, conforme tam-
bién a las distintas disciplinas científicas, temática ad-
ministrativa, etc., hacemos énfasis en una clasificación
que agrupe a los documentos de una organización de
acuerdo a la naturaleza y complejidad de los datos e in-
formación que implica el desempeño de cada una de
ellas. “Un archivo no puede estar ordenado ni descrito
de cualquier manera. No puede estar ordenado ni des-
crito, desde luego, de la manera que se ocurra subjeti-
vamente al archivista, pues de ahí se seguiría el peligro
de cambiar una y otra vez de sistema, pues los puntos
de vista son por esencia variables si son subjetivos, y un
archivo en esas condiciones nunca estará realmente or-
ganizado”.26 De ahí nuestro interés de conocer algunos
principios, sobre todo el principio de procedencia, apli-
cado con mucho entusiasmo.
La Nederlandse archiefterminologie dice: “El princi-
pio de procedencia es el principio por el cual todo do-
cumento de archivo debe volver al grupo de archivo des-
de el cual se origina y dentro de este grupo, a su sitio
original”.
26
Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenación y la descripción ar-
chivísticas en América Latina, Córdoba, Argentina, Centro Interameri-
cano de Desarrollo de Archivos, 1978, p. 5.

37
 Acostumbrados a recibir sin analizar las consecuen-
cias, podríamos sorprendernos que Muller, Feith y Fruin
mencionan superficialmente la división de grupos en los
archivos (respect des fonds), pero sí encontraremos una
noción definida como el principio de destino, señalando
que es su destino y no el contenido sustantivo del docu-
mento, lo que determina el lugar que se le asigna en el
grupo de archivo. Se define entonces así: “El principio
de destino es el principio por el cual todo documento
debe ser devuelto al grupo de archivo al cual se destinó
de acuerdo con su naturaleza”.
Para comprenderlos mejor, los holandeses estable-
cen para diferenciar que el principio de destino consti-
tuye una operación activa, dedicado a documentos par-
ticulares; en términos estrictos, compondrían una colec-
ción, o producción personal de documentos que por ra-
zones históricas, pueden ser conservados en los archi-
vos. Mientras que el principio de procedencia es sólo una
derivación o cualidad pasiva que se ocupa de todos los
documentos producidos por una entidad productora.
Esto nos lleva a pensar que mantener el orden original
de la entidad productora, se convierte en un requisito
para la aplicación del principio de procedencia.
Pero, para mejorar nuestra visión o confusión, de-
pende del ángulo visor del archivero, se menciona tam-
bién en la Terminología archivística holandesa el princi-
pio de estructura archivística (structuurbeginsel): “El
principio de la estructura archivística es el princi-
pio por el cual un grupo de archivos es un todo, es la es-
tructura teóricamente determinada que no debe ser al-
terada por un sistema de ordenamiento ajeno a este
grupo de archivos”. Generalmente el principio de proce-
dencia se entiende por este principio.

38
 Para estos principios obtenidos hasta ahora, siem-
pre existe la condición de restaurar el orden original,
dado que por tendencia natural, los documentos llegan
al archivo por partidas, porque molestan en alguna ofi-
cina, porque no hay más espacio, lo que implica desor-
den; hay que ordenar.
La condición de restaurar o restablecer el orden in-
terno impuesto por la entidad productora se denomina
principio de restitución (restauratiebaginsel): “es el
principio por el cual, cuando se reordena un grupo de
archivo en primer lugar, se debe restablecer el orden que
ya existía en ese grupo; después pueden introducirse
las mejoras de acuerdo con las principales ideas subya-
centes de ese orden”. Este principio genera interpreta-
ciones confusas que nos llevan a pensar en el principio
de pertenencia y en el principio de la estructura admi-
nistrativa, citado en los Principios de la tecnología archi-
vística alemana, (Grundzüge einer deutschen archivte-
minologie) y descrito como “Regulierendes registratur-
prinzip” (Principio regulador de archivo).27
En el sentido anteriormente señalado consideramos
la clasificación como un proceso que consiste en agru-
par dentro de una misma categoría a todos los documen-
tos cuyos caracteres, datos, información contenida, son
apreciablemente similares como para justificar la exi-
gencia de demanda de información en cuanto a conoci-
miento, experiencias y contenidos sustantivos.
Una vez que todos los documentos están clasificados,
naturalmente estamos en condiciones de conocer los dis-
tintos tipos documentales existentes en la institución.
La ordenación y la clasificación en el archivo y en la
Archivología son prácticas fundamentales y tienen ca-

27
Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.

39
racterísticas propias de esta ciencia; permiten dar un
orden natural a los documentos, básicamente son tres
los elementos que se consideran para una clasificación
archivística.28
El primer elemento a considerar es el acto, he-
cho o acción, a que los documentos se refieren, es consi-
derado como la unidad básica de la clasificación, las ac-
ciones, efecto de hacer, se efectúan para lograr un obje-
tivo, claro y específico para cada organización o entidad.
El acto es considerado como la manifestación de la vo-
luntad humana en su interregno social, es el hecho vo-
luntario que tiene la capacidad de crear, modificar o ex-
tinguir relaciones de derecho, generando de esta forma
documentos con la validez legal que le sustenta. La ac-
ción puede no tener sentido, pero el acto siempre tiene
un sentido, sutil diferencia que nos permite enfocar dis-
tintos aspectos de la clasificación.
Los actos son componentes intrínsecos de las activi-
dades encaminadas al logro de una función. El acto es la
facultad de obrar el conjunto de las operaciones o tareas
propias de una persona o entidad. Las tareas, debemos
recordarlas para comprender algunos de los principios,
suelen llamarse administrativamente actuaciones. Las
actividades crean los documentos de archivo; los docu-
mentos no son creados con miras al archivo ni con la idea
de que futuros investigadores de historia buscarán en
esos papeles la sustancia histórica, los documentos son
creados por determinadas necesidades de comunicación.
La función es la responsabilidad asignada a cada de-
pendencia de una organización. Es la capacidad de ac-

28
Theodore R. Schellemberg: Archivos modernos, principios y técni-
cas, La Habana, Cuba, Instituto Panamericano de Geografía e Histo-
ria, Publicaciones del Comité de Archivos de la Comisión de Historia,
1985, pp. 82-94.

40
ción de un ser, apropiada a su condición natural o desti-
nada por el hombre, es la acción y ejercicio natural de
un empleo u oficio.
Para las instituciones del Estado, las funciones están
enmarcadas en un decreto, cuando no, en un reglamen-
to interno o manual de funciones que cubre la gama de
acciones y que el archivero está en la obligación de co-
nocer.
A cada función le corresponde una serie de activi-
dades y a cada actividad una serie de actos.
Las actividades a su vez se subdividen en sustanti-
vas y facilitativas.
Actividades sustantivas: son las actividades de fun-
damento, las labores técnicas o profesionales propias de
determinados organismos, estas actividades son especí-
ficas y relacionadas con las funciones institucionales.
Actividades facilitativas: son las actividades de apo-
yo, están más relacionadas con las actividades internas
de la institución.
El segundo elemento a considerar es la estruc-
tura orgánica de la entidad productora. Los documen-
tos reflejan en sí organicidad, puesto que el remitente
da su situación, su ubicación dentro del organismo en el
que se desarrolla. La clasificación entonces respetará
esa organicidad institucional. Para lograr una buena com-
prensión de la clasificación es conveniente que el archi-
vero efectúe un estudio del organigrama de la institu-
ción a la que pertenece, así podrá delimitar las funciones
y actividades con mayor claridad.

Unidades de ordenación

Cuando hablamos de la estructura orgánica, estable-

cemos las unidades documentales aplicables a las estruc-

41
turas. Schellemberg efectúa una división que se acomo-
da a las exigencias de la clasificación, primero las divi-
de en unidades mayores, intermedias y menores.
Unidades mayores. En esta división se toman en
cuenta los fondos, los grupos documentales, las coleccio-
nes y las secciones.
Los fondos documentales son todos los documen-
tos correspondientes a una institución o instituciones
de acuerdo con las necesidades de clasificación de cada
archivo.
Los grupos documentales corresponden propiamen-
te a las funciones generales de la institución, los facto-
res de formación se deben principalmente a los orígenes
administrativos, a la cantidad de documentos.
Las colecciones derivan de particulares que efec-
túan donativos documentales a los archivos.
Las secciones son empleadas como auxiliares de sub-
división, sobre todo cuando la entidad productora de do-
cumentos es muy amplia en sus funciones. Correspon-
de aclarar que las secciones corresponden al método
español de clasificación.
Unidades intermedias. En esta división se toma en
cuenta los subgrupos documentales, subsecciones y se-
ries.
Los subgrupos son unidades que se forman de acuer-
do a las actividades y se acomodan dentro de los grupos,
obedecen esencialmente a la estructura orgánica de la
institución generadora.
Las subsecciones, tomadas también del método es-
pañol, en la misma forma que en los grupos o unidades
mayores, se emplean para auxiliar las divisiones en ca-
sos de documentación demasiado amplia o abundante.
Las series corresponden a las unidades intermedias,
básicamente es la materia prima del archivo, son con-

42
juntos documentales del mismo tipo, que tratan el mis-
mo tema, originados por las actividades, por consiguien-
te se ordenan en consecuencia a estos factores.
Unidades pequeñas. Propiamente son las piezas
documentales. Se trata de documentos aislados, agrega-
dos de documentos que deben ordenarse procurando dar-
le siempre un lugar de acuerdo a las actividades, o bien
de acuerdo al orden que se le impuso cuando estaba en
el trámite o el orden original.
El tercer elemento a considerar es el orden inter-
no. Puede encontrarse con la división por asuntos y den-
tro de los asuntos por materias (principalmente para la
descripción). Debemos tomar en cuenta que la clasifica-
ción por asuntos, si se ha comprendido bien lo referente
a las actividades, será fácil, pero posiblemente encontre-
mos materias que sean generales a toda la institución
pero que se desenvuelven de manera separada en cada
actividad, para estos casos se sugiere que la clasificación
por materias se efectúe en los auxiliares descriptivos y
no en la ordenación, por la sencilla razón de que al efec-
tuarse en la ordenación, alteraría la organicidad docu-
mental y en un caso dado, podría ser motivo de extravío
de los documentos aludidos.
Bien, volviendo al tema de los principios, nos encon-
tramos también con la definición del principio de es-
tructura administrativa tal como se da en la terminolo-
gía archivística alemana; combina dos conceptos en la
terminología holandesa. Se da el caso de que el orden de
los documentos en el archivo corresponde no sólo a las
funciones de la entidad productora del documento sino
también a su organigrama. En Holanda y en otros paí-
ses, existen instituciones en las cuales el orden de los
documentos se establece bajo normas de trámite, dispo-
niendo sus flujos de acuerdo a las funciones, sin tener

43
en cuenta la organización de los cargos y sus tareas es-
peciales. Es correcto entonces que se enuncien el prin-
cipio funcional (funvtioneelbeginsel) y el principio de or-
ganización (organisatiebaginsel), de los cuales sólo el
último puede traducirse como el principio de estructura
administrativa: “El principio funcional es el principio
por el cual las divisiones, tanto en la creación como en el
ordenamiento de un grupo de archivo, se destina por la
subdivisión de la tarea de la agencia o la persona que ori-
gina o cree en un grupo de archivo”.29 Este principio es
básicamente diferente del principio de pertinencia, el
orden, en el primer caso, se establece objetivamente en
las funciones de la entidad productora, en el segundo
caso, el orden se basa en una división teórica. Sí puede
llegar a nivelarse con el principio de orden original. Pero
continuando con esta variedad de principios, observa-
mos que el principio de estructura administrativa se de-
fine como “El principio de organización es el princi-
pio por el cual tanto en la creación como en el reordena-
miento de un grupo de archivo, los subgrupos se deri-
van tanto de la organización de la agencia creadora como
de la organización de la administración de la agencia”.
Este principio, como podemos observar, nos da la pauta
de ser el antecesor del principio de procedencia, no lo
consideramos así con el principio de pertinencia.
“El principio de pertinencia (pertinentiebeginsel)
es el principio por el cual tanto en la creación como en
el reordenamiento de los grupos de archivo, los ítems
deben ordenarse de acuerdo a los temas a los cuales per-
tenecen, sin tener en cuenta su destino ni su proceden-
cia”. Consideramos que este principio nos sirve sólo como
aclaratorio de los otros principios, es decir comprende-

29
Hernán Hardenberg: Algunas reflexiones..., op. cit.

44
mos mejor los otros principios cuando conocemos ambos
enunciados, pero en la aplicación es prácticamente in-
aceptable, puesto que volveríamos a los archivos “fabri-
cados” por historiadores, es decir, netamente temáticos.
Hemos observado que no existe uno o dos principios,
sino varios. Tomamos la escuela holandesa para este es-
tudio de modo que podamos comprender que existe una
amplia creatividad sobre el tema de los principios. De
estos principios, los de estructura y restitución de ar-
chivos se han sustentado por mucho tiempo.
Podemos apreciar que el problema de establecer un
orden documental en los archivos es una preocupación
permanente, no resuelta aún, pero que este camino prác-
ticamente se detiene en los países de habla hispana con
la aceptación general del principio de procedencia, dada
su fácil comprensión y aplicación a los estamentos teóri-
cos.
Los inicios del principio de procedencia (término ad-
mitido como inadecuado porque no enfatiza la diferencia
con el respeto de fondos30 ), se orientan a Max Lehmann
como el autor de “The Regulations of July 1, 1881” las
cuales en el Privy State Archives prescriben: “respeto
para cada orden original y para cada designación origi-
nal”. La discusión se origina cuando se dice que las Re-
gulaciones de 1881 fueron bosquejadas por Max Leh-
mann y adoptadas en una conferencia de funcionarios
del Privy State Archives, presidida por su director, Hein-
rich von Sybel Director de los Archivos Estatales Pru-
sianos (1875 hasta 1895), quien dio sanción oficial y au-
torizó su aplicación. Es a Meinecke a quien se le debe algo

30
Ernst Posner: Max Lehmann y el origen del principio de proceden-
cia, Archives and the public interest: selected essays by Ernst Posner,
Washington DC, K. Munden, 1967, pp. 36-44.

45
de la información sobre los orígenes del principio de pro-
cedencia.31
El principio de procedencia tal como lo conocemos,
deviene del respect pour les fonds enunciado en los re-
glamentos que ministro de Instrucción Pública de Fran-
cia, Guizot, promulgó en 1839.
El respeto de los fondos consiste en mantener agru-
pados, sin mezclarlos con otros, los documentos de cual-
quier naturaleza, provenientes de una administración,
de un establecimiento, o de una persona natural o mo-
ral determinadas.32
Esa palabra “procedencia” como sello de calidad de
los archivos ha dado a la archivística una posición supe-
rior en las mentes tanto de algunos historiadores como
de los archivistas.33
Tanto la clasificación como la ordenación deben res-
petar la naturaleza orgánica de la institución. La orde-
nación no es y no puede ser subjetiva, obedece a factores
preestablecidos por el mismo organismo, asimismo tie-
ne dos principios que encierran en sí toda la problemá-
tica de la ordenación.
Podemos apreciar entonces que el principio de pro-
cedencia crea algunas confusiones terminológicas, sobre
todo cuando se habla en términos de archivística. El Dr.
Gunnar Mendoza nos advierte de esta situación: “pero
lo que el principio establece no es la procedencia literal

31
Friedrich Meinecke: Erlebtes, 1862-1901, pp 137-148, Leipzig,
1941. Cit. en E. Posner: Max Lehmann..., op. cit.
32
Michel Duchein: “El respeto de los fondos en archivística: princi-
pios teóricos y problemas prácticos”, Gazette des archives, 97, 1977, pp.
71-96.
33
L.J. Cappon: Principios básicos los manuscritos históricos como
documentos: algunas definiciones y su aplicación, Institute of Early Ame-
rican, History and Culture, The American Archivist, 19/2, 1956, pp. 101-
110.

46
sino archivística”.34 Por medio de este principio se esta-
blece que los documentos deben agruparse de acuerdo a
la procedencia, que se la considera no como del lugar en
que nace el documento, sino más bien el lugar donde ha
sido archivado, donde ha concluido sus fines primarios.
Para evitar este tipo de interpretaciones, se considera
necesario dividir el principio en dos conceptos, sin alte-
rar su esencia. Denominamos entonces principio de pro-
cedencia al lugar donde se origina el documento, y prin-
cipio de pertenencia, al lugar donde el documento ha
continuado su trámite y ha cumplido sus fines.
En la ordenación tenemos entonces la entidad pro-
ductora, y la entidad de pertenencia. Un individuo efec-
túa un reclamo sobre cobro indebido a la renta. El docu-
mento sigue su trámite en las dependencias de la renta
hasta que emane una resolución, sea ésta positiva o ne-
gativa, el principio de procedencia será entonces el in-
dividuo, que al gestionar el reclamo ha dado movimien-
to a una serie de funcionarios relacionados por sus acti-
vidades con la naturaleza del reclamo, pero este indivi-
duo no se lleva el expediente, el expediente con la reso-
lución se queda en la institución donde fue gestionado,
encontramos entonces el principio de pertenencia. Na-
turalmente este documento pertenece al archivo de la
renta.
“Hoy se puede afirmar que, guardados ciertos mati-
ces, el principio del respeto de los fondos, o principio de
procedencia es admitido universalmente como la base
de la archivística teórica y práctica. Ciertamente ha dado
lugar a ciertas críticas, pero generalmente recaen sobre
tales o cuales aplicaciones, y no sobre el principio mis-

34
Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenación..., op. cit., p. 7. Cit.
en Víctor Hugo Arévalo Jordán, Teoría, fundamentos..., op. cit., p. 190.

47
mo. Con pleno derecho se puede esperar que nunca
más será objeto de discusión fundamental35 , porque
constituye una adquisición definitiva de la archivísti-
ca”.36 Personalmente consideramos que aún nos queda
por descubrir mejores resultados e interpretaciones so-
bre este tema. “En su formulación actual el principio de
procedencia establece que los documentos deben agru-
parse en el archivo, de acuerdo con las entidades de pro-
cedencia aplicada a los documentos acaba adquiriendo
una condición equívoca. Así, una nota enviada por el Pre-
sidente de la República al ministerio de Relaciones Ex-
teriores debería agruparse entre los documentos de la
Presidencia de la República pues de allí procede literal-
mente; pero lo que el principio establece no es la proce-
dencia literal sino la archivística”.37
El principio de orden original establece que la do-
cumentación debe conservarse en el orden que recibió
durante su función administrativa. Es mucho más sim-
ple manejarse con este principio, porque en realidad con-
tiene a varios principios de los estudiados, pero, de acuer-
do a la tradición administrativa de cada lugar, debe ser
interpretado acorde a las necesidades de cada institu-
ción.
Establecemos entonces una generalidad para todos
los archivos, que la documentación debe ordenarse res-
petando la pertenencia natural y el orden en el cual se
produjo.

35
Destacado en negritas por el autor.
36
Michel Duchein: “El respeto de los fondos...”, op. cit.
37
Gunnar Mendoza: Problemas de la ordenación..., op. cit.

48
Principio de procedencia y de orden
original

En la actualidad, todo proceso archivístico se susten-

ta en los principios de procedencia (PP) y orden original
(OO), lo que nos permite hablar de una metodología ar-
chivística. Estos principios conforman todo un sistema
para preservar y organizar los documentos de acuerdo
con su función inicial y ordenación.
Uno de los hitos de este procedimiento puede consi-
derarse a la centralización del primer archivo de carác-
ter nacional realizado en Francia en 1794, que se enfren-
ta con organizar archivos recibidos de los distintos de-
partamentos que conforman la división política de Fran-
cia. Entre 1839 y 1841 se adopta la práctica del princi-
pio de respect des fonds que es una de las formas origi-
nales de lo que sería el principio de procedencia. Como
observamos en anteriores párrafos, este principio trata
de establecer que los documentos de un departamento
deben conservarse en su integridad, evitando fraccio-
narse y dispersarse, pero este principio pero no estable-
ce aún el orden que debe mantenerse dentro de cada de-
partamento.
Posteriormente, los archiveros alemanes, en 1881,
enunciaron la ordenación archivística combinando el prin-
cipio de procedencia con el del orden original, mantenien-
do la estructura original del archivo donde se crearon
los documentos. Continuaron con el trabajo los holande-
ses Samuel Muller, J.A. Feith y R. Fruin, en 1898, en su
Manual de archivos, enunciando las dos normas funda-
mentales. La primera: una colección archivística confor-
ma un todo orgánico, derivado de una fuente u oficina
creadora común. La segunda: el orden archivístico origi-
nal y toda la estructura no es un resultado casual, sino

49
una consecuencia lógica de la organización, de un cuerpo
administrativo, cuyas funciones producen los documen-
tos.
La procedencia da importancia a la entidad crea-
dora de los documentos en vez de a quien los conserva,
a la relación recíproca entre los documentos y quienes
los crearon.
Esto nos lleva a comprender dos aspectos primordia-
les archivísticos: los documentos en sí y el entorno en el
que fueron creados.
Debemos aclarar que la aceptación del orden crea-
dor no es sustituto de un sistema de clasificación, sino
que la clasificación está sujeta a estos principios o a los
principios que se adopten. Michel Duchein expresa que
sin el principio de procedencia toda tarea archivística
es arbitraria, inexacta y subjetiva, por la sencilla razón
de que todos los documentos pueden ser clasificados te-
máticamente de dos o tres maneras.
El principio de procedencia, juntamente con el del
orden original, facilitan la organización archivística y
descripción de los fondos documentales. Schellemberg
nos hace comprender con mucha facilidad, que es clara
la información que revelan los documentos en su rela-
ción con sus funciones de origen.
El principio del orden original. Los alemanes for-
mularon que los documentos deben ser mantenidos en
el orden y con las identificaciones que recibieron en el
curso de la actividad de la dependencia que los creó. Teó-
ricamente el orden original debe ser retenido si satisfa-
ce las condiciones:
– Preservar las interrelaciones documentales que le
son inherentes.
– Proveer información acerca de la creación y uso de
los documentos o sobre las actividades que testimonian.

50
 – Agregar valor a los archivos al ser una evidencia
objetiva de una actividad determinada.
La cuestión de la automatización de documentos nos
recuerda que el orden original está basado en la presun-
ción de que la estructura general de los documentos de
una repartición puede y debe reflejar su estructura orga-
nizacional. El principio de procedencia y el de orden ori-
ginal conforman un sistema de organización coherente
para los archivos.38
Cuando decimos que la descripción es una técnica
documental empleada en los archivos, a fin de conocer
el contenido y la ubicación de los documentos, compren-
demos que existen una serie de actividades que tienen
una sola finalidad, revelar la índole del contenido docu-
mental, pero cuando hablamos de ordenación y clasifi-
cación, nos referimos a dos técnicas a emplear, aparen-
temente distintas, lo cual se manifiesta en expresiones
de poca comprensión al nombrar a esta etapa en el trabajo
archivístico, es decir, hablamos de dos términos semejan-
tes en apariencia pero distintos en su aplicación. Esta
situación genera dudas fundamentadas, conlleva proble-
mas de definición y comprensión; ambos términos tie-
nen un alcance similar, son genéricos en su concepto, y
sirven a un mismo fin: ordenar y clasificar, se utiliza, se
recomienda, pero queda aún por discutir qué se quiere
decir cuando hablamos de ordenación y clasificación do-
cumental.
Ni ordenar es clasificar, ni clasificar es ordenar, cuan-
do vemos una definición que enuncie “ordenar es clasifi-
car” o lo contrario, cuando veamos que dicen “clasificar
es la acción de ordenar”, es evidente que no están muy

38
Fredric M. Miller: Ordenación y descripción de archivos y manus-
critos, Washington, OEA. 1994, cap. 3.

51
claros los conceptos. Independiente de que obviamos un
principio de la lógica, la que enuncia que una cosa no pue-
de ser otra en el mismo tiempo y espacio.
Los conceptos de ordenación y clasificación, con al-
gunas variantes, se pueden ver en distintos apuntes y
tratados. Esas variantes hacen más valedero el enuncia-
do de estos principios, puesto que no tienen la rigidez
matemática, pero sí la flexibilidad suficiente como para
no salir del margen dispuesto por la definición. Inclusi-
ve se habla de ambos indistintamente, como si se trata-
ran de sinónimos. Lo importante es que hay una cons-
tante que quiere resolver este problema, que no es el úni-
co, en Archivología.
Erminda Bobone, quien fuera profesora de la Escue-
la de Archiveros de Córdoba, escribe refiriéndose al or-
den de los términos, es decir, primero se clasifica luego
se ordena, orden seguido por algunos docentes en la ma-
teria:
“Veamos cómo se produce tal anterioridad en el caso
de los archivos históricos y en el de archivos adminis-
trativos.
”En los primeros pueden a su vez presentarse dos
casos: que la documentación esté organizada de antiguo,
bien, mal, o regular, y el archivero por lo que respecta a
la clasificación sólo ha de llevar a cabo una crítica seria
reclasificando desde fuera sin alterar lo establecido, o
que la documentación esté totalmente desorganizada y
entonces tras el estudio de los organismos que reflejan
la documentación, sus atribuciones, funciones y activi-
dades, reconstruir y plasmar la organización de los fon-
dos.
”En el caso de archivos administrativos, la clasifica-
ción viene dada, encauzada por la misma producción del
documento: es un proceso natural. Al formarse los expe-

52
dientes dentro de la entidad productora nacen orgáni-
camente cumpliendo sus funciones administrativas. Teó-
ricamente el archivero integrará los documentos dentro
de las clases o grupos que ya están determinados por la
misma actividad del organismo de donde proceden.
”En ambos casos la ordenación seguirá a la clasifica-
ción”.39
En estas breves palabras, hemos cruzado todas las
definiciones holandesas y alemanas.
Cuando observamos definiciones que dan por senta-
do que los documentos se clasifican por materias, es de
pensar que dicha persona es bibliotecaria, y quiere abor-
dar el tema desde su experiencia; debemos comprender
entonces que en lugar de materias, los archiveros habla-
mos de asuntos, salvo que nos estemos refiriendo a in-
formación científica contenida en los documentos, pero
eso prácticamente y por el momento, es una exquisitez
de los archivos. Y aun así, incluyendo el término mate-
rias, la metodología tan variada sobre estos dos térmi-
nos hace al tema muy confuso en la actualidad.
La cuestión es si consideramos ambos términos como
se presentan, aplicando letra muerta como pretenden
muchos, o incorporamos otros términos que compliquen
más la situación. Es cierto que pueden surgir algunos
términos más propicios a los archiveros, sobre todo para
aquellos que quieren huir de la influencia de la bibliote-
cología. Debemos comprender que una terminología si-
milar puede ser utilizada considerando que su significa-
do ha de cambiar de acuerdo al contexto en cual se de-
sarrolla. De ahí que algunos archiveros prefieren hablar
sólo de ordenación y no de clasificación, otros buscan apo-

39
Erminda Bobone de Ninci: “Clasificación”, en Archivística. Curso
Básico, Major, Córdoba, Argentina, 1981, pp. 21-24.

53
yo científico para comprender el término clasificación,
inclusive podemos observar una tercera alternativa, en
la que se quiere hablar solamente de organización de los
archivos, este término contribuye a aumentar el estado
indefinido de lo que pretendemos todos.
Theodoro Schellemberg nos marca las pautas de es-
tos términos en su libro Archivos modernos.40 “El proble-
ma del ordenamiento de archivos en sus aspectos teóri-
cos e históricos ha sido de gran interés para los archi-
vistas de varios países y las líneas generales de un desa-
rrollo que culminó en el famoso principio de proceden-
cia fueron ejecutadas convincentemente.41 Lo que ha reci-
bido menos atención son los rumbos del pensamiento his-
tórico que ayudaron a perfilar la teoría de archivos, las
circunstancias bajo las cuales la idea teórica se tradujo
en acción, y no pocos fueron los hombres que ayudaron
a liberar la profesión de archivos de la influencia de ideas
ajenas a sus tareas”.42
Ordenar y clasificar son dos técnicas, perfectamente
diferenciadas y esenciales, dentro de las cada vez más
complejas tareas que desempeñan los archiveros.
A fin de no extendernos más, analicemos cada defini-
ción, para ver si podemos acercarnos a una realidad. Pri-
mero entonces la ordenación y luego la clasificación, y
para aquellos entusiastas, analizaremos la diferencia con
organización.
40
Theodore R. Schellemberg: Archivos modernos..., op. cit., pp. 358.
41
Contribuyó al Indian Archives (enero-junio 1950) citado por:
Ernst Posner: “Max Lehmann...”, op. cit., en: La administración moder-
na de archivos y la gestión de documentos: el prontuario del RAMP. Recopi-
lado por Meter Waine con la asistencia de un grupo de trabajo del Con-
sejo Internacional de Archivos, Programa General de Información y
UNISIST, Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la
Ciencia y la Cultura, París, diciembre de 1985.
42
Ernst Posner: “Max Lehmann...”, op. cit., en: La administración
moderna..., op. cit.

54
LOS CONCEPTOS

Arrastramos permanentemente problemas de lengua-

je, tratamos de extraer significados adecuados a voca-
blos comunes, que acarrean conceptos equivocados: de-
cimos archivística en lugar de archivología, conceptual-
mente son diferentes, uno habla de técnicas aplicadas, y
el otro de generalidades y teoría; decimos documenta-
ción en lugar de documentos, cuando a la hora de inter-
pretar, son diferentes. La documentación es información
procesada. La expresión más generalizada la proporcio-
na la Federación Internacional de Documentación: “el
término documentación se refiere a la creación, trans-
misión, colección, clasificación y uso de documentos; los
documentos pueden definirse en forma amplia como un
documento registrado en cualquier formato”.43 “De acuer-
do con esta definición, la documentación tiene un carác-
ter universal que abarca todo conocimiento, sin impor-
tar el medio y la forma en que se encuentre registrado y
los métodos para implementar su uso. Si el alcance de la
documentación es tan amplio que requiere alguna deli-
mitación para propósitos prácticos, también comprende
una progresión lógica de actividades, familiares al archi-
vista orientada hacia el uso de documentos”.44
Los documentos son productos de las distintas acti-
vidades en las instituciones, estas actividades respon-
den a procedimientos administrativos; la institución que
los origina los consulta periódicamente de acuerdo a sus

43
American Documentation, I: 3 (1950), citado por L.J. Cappon.
“Principios básicos los manuscritos históricos como documentos: algu-
nas definiciones y su aplicación”, The American Archivist, 19/2, 1956,
pp. 101-110, en La administración moderna..., op. cit.
44
L.J. Cappon: Principios básicos los manuscritos históricos... op. cit.

55
necesidades de información, razón por la que le intere-
sa conservar su información. De ahí la urgencia de ge-
nerar procedimientos, técnicas y métodos, que permi-
tan localizar los documentos requeridos en un tiempo
mínimo. Por ello que se recomienda que los documentos
deben estar “debidamente clasificados y dentro de su cla-
se convenientemente ordenada”.45 Este concepto está de
acuerdo con la opinión de Bobone: “Quizá para alcanzar
la imagen diferencial entre una y otra actividad, pode-
mos acudir a dos verbos que nos den una impronta cla-
ra. La clasificación va unida a la idea de separar, la or-
denación a la de unir”.46
Es aceptado por todos los archiveros que utilizan es-
tos términos en su bagaje cultural y curricular, que cla-
sificar es separar, dividir un conjunto de elementos es-
tableciendo clases o grupos; ordenar es unir todos los
elementos de cada grupo estableciendo una unidad de
acuerdo a determinados aspectos o caracteres, princi-
palmente considerando la data, cronológica; el alfabeto,
alfabético, o el número, numérico.
“Una consideración más puede ayudarnos a marcar
las diferencias: la clasificación es aplicable a la totalidad
de un fondo o a las secciones de ese fondo, pero la orde-
nación ha de realizarse sobre los documentos de cada se-
rie y dentro de las unidades de instalación. No tendría
razón de ser el ordenar cronológicamente todos los do-
cumentos de un archivo”.47
Analicemos cada concepto.

45
Erminda Bobone de Ninci: “Clasificación”, op. cit.
46
Ibídem.
47
Ídem.

56
Concepto de ordenación

Relativo a orden, establecer un orden, también se dice

ordenanza, en cambio orden vemos que etimológicamen-
te deriva del vocablo latino ordo, -inis, éste a su vez de-
riva del vocablo griego, orthós, recto. El Diccionario de
la Real Academia Española señala a esta palabra como
ambigua, o sea, de ambos géneros, la orden como el or-
den, indistintamente, excepto en los significados de “man-
dato, orden de caballería” y “coro de ángeles”, en que la
da como femenina; sin embargo, actualmente, en el len-
guaje corriente está cristalizado el uso del masculino en
unos casos y el femenino en otros, según se anota en cada
acepción.
Cuando se usa la acepción masculina (en; por) tene-
mos la manera de estar colocadas las cosas o de suceder-
se en el espacio o en el tiempo, cuando está sujeta a una
regla o norma. La clase de regla o norma puede expre-
sarse con un adjetivo o complemento aplicado a “orden”:
Colocaron por orden de fecha. Las fichas están en orden
alfabético. Parece que todos los archiveros se limitan a
admitir esta acepción, lisa y llanamente, pero analice-
mos otros conceptos sobre el mismo vocablo.
Circunstancia de estar o de suceder o hacerse las co-
sas de un conjunto cada una en el sitio o momento que le
corresponde: Los expedientes están en orden. El depósito
está en orden. Examinaremos (los documentos) por or-
den de asuntos.
“Organización”. Circunstancia de marchar un asunto
o funcionar una cosa con regularidad y coordinación: En
este archivo no hay orden: cada uno trabaja cuando le
parece.
“Normalidad”. Circunstancia de no estar alterada la
vida o la marcha de una colectividad o una reunión de

57
personas por alborotos, riñas, indisciplina, etc.: Cuando
se restableció el orden, el orador continuó su discurso.
Refiriéndose al género de vida que se hace, regulari-
dad, buena distribución del tiempo, falta de vicios o ex-
cesos.
El Diccionario de la Real Academia Española seña-
la como: “(masc. y fem.) Relación o respecto de una cosa
a otra. (masc.; historia natural) Cada grupo taxonómico
de los que integran una clase, los cuales, a su vez, están
constituidos por varias familias. (V. clasificar)”. Aquí
observamos un concepto mejor logrado del término.
“(fem.; frecuentem. en pl.) Orden sagrada: ‘Haber re-
cibido [Tener] órdenes’. Natural. Manera de existir u
ocurrir las cosas conforme a las leyes de la naturaleza.
Pública. Situación de un país en relación con la sumi-
sión por parte de los ciudadanos a lo establecido por las
autoridades. Religiosa. Instituto religioso formado por
personas que viven en comunidad en conventos o monas-
terios, sometidas a una regla”.
Y mucho más que no colocamos aquí, porque nos da
una idea de cómo se usa el vocablo y porque nos resulta
tan ambiguo a la hora de aplicar la ordenación en el ar-
chivo. Bien, veamos la parte no literal sino conceptual
de este término, y lógicamente, mucho más profunda.
Orden es un término que involucra las nociones de
disposición o correlación entre partes, regidas por al-
gún principio o regla. Este concepto es válido en la Ar-
chivología, porque a través de la ordenación establece-
mos los principios de procedencia y de orden original,
que analizaremos con más detalle. A su vez, esta noción
puede tomarse de varias maneras. Si se hace hincapié
en la disposición de las distintas partes según su esen-
cia o su ser, se habla de un ordo essendi de tipo ontológi-
co, que fue la noción predominante en el mundo antiguo

58
y medieval, donde el orden se entendía como contrapues-
to a caos, e implicaba que lo ordenado está sometido a
regla, medida y razón, de forma que aquello que es orde-
nado sucede según una cierta necesidad.
También nos es comprensible esta definición, sobre
todo cuando hablamos que nos contraponemos al caos.
La ordenación y la clasificación son dos ramas de un
mismo trabajo, ambos están muy ligados, la ordenación
es la materialización de la clasificación, al mismo tiem-
po es el paso ineludible a la descripción.
En la clasificación se observa una relación de conti-
nente y contenido en concordancia con la definición de
Archivología; continente y contenido en cuanto a una ac-
ción que encierra funciones, éstas a su vez encierran acti-
vidades. Los fundamentos de la ordenación no contradi-
cen en absoluto estas nociones. Ordenar es dar utilidad
a la documentación, permitir que su información sea re-
cuperable, es obtener físicamente los contenidos del do-
cumento, agrupar los documentos de una forma racional,
primero ordenar y agrupar los documentos individua-
les enmarcados en las actividades para convertirlos en
unidades inteligibles y de acuerdo con las funciones desa-
rrolladas, luego agrupar estas unidades relacionadas
entre sí, dentro del contexto de la administración que
genera documentos, de modo que reflejen las acciones
de la entidad. Si contenemos esta unidad entre las tres
técnicas: la clasificación, la ordenación y la descripción,
la identidad archivística del documento se mantiene de-
finida, como consecuencia, nos da los propósitos del ar-
chivo y de la entidad.
Si hemos ordenado adecuadamente la documentación,
nos responde de inmediato el fondo de origen, porque
necesariamente los documentos pertenecientes a un de-
terminado organismo productor están reunidos en un

59
determinado lugar. La actividad específica determina
los puestos que estarán dentro de la clasificación, orde-
nados por funciones y actividades. El tipo documental
define la ubicación del documento.
La ordenación está sujeta a los factores de formación
del archivo, es decir, se dará una primera fase, fuera del
archivo, donde los papeles sueltos serán ordenados de
acuerdo a las necesidades primarias del documento. En
esta fase se da una pre-clasificación. Esta ordenación,
llamémosla primaria, estará de acuerdo con las activi-
dades del organismo o institución. Luego se presenta la
segunda fase, cuando el documento ha cumplido deter-
minados fines pero constituye aún un elemento de con-
sulta, la ordenación será la misma, por consiguiente en
esta etapa se sigue denominándola primaria.
Posteriormente los documentos son transferidos a
una fase intermedia, esto sucede cuando han cumplido
exhaustivamente sus objetivos; la ordenación continua-
rá en esta fase a la primaria, pero por su volumen los do-
cumentos estarán ordenados por acciones, por sus res-
pectivas funciones y actividades que constituyen los he-
chos generadores del documento, llamémosla en este as-
pecto ordenación secundaria. Por el número de orden
más que de importancia, esta ordenación permanecerá
en la fase histórica, donde los documentos han sido se-
leccionados por sus valores y necesidades de consulta.
En la ordenación primaria, es posible que el documen-
to esté en diferentes lugares, sea que éstos han sido re-
producidos por copias carbónicas, copias legalizadas, fo-
tocopias o cualquier sistema reprógrafo. Una resolución,
circular, disposiciones de tipo general, normas adminis-
trativas, pueden estar en los archivos eventuales donde
se desarrollan actividades similares o relacionadas con
estos tipos documentales; pero en la ordenación secun-

60
daria, el documento no puede estar materialmente sino
en un solo punto del espacio. La multiplicidad del docu-
mento se realizará a través de los auxiliares descripti-
vos.
Ordenar, en primera instancia, significa poner or-
den, concierto y buena disposición, encaminar o dirigir
hacia un fin. Como consecuencia la ordenación es, siem-
pre en primera instancia, la colocación de las cosas en el
lugar que les corresponde, o como la regla que debe ob-
servarse para hacer las cosas.
En el terreno estrictamente filosófico la primera no-
ción de orden surgió con el pensamiento de Anaximan-
dro, quien concibe el proceso del devenir a partir de su
concepción del ápeiron (ausencia de limites y de deter-
minaciones). Lo concibe como un proceso ordenado que
sigue la seriación del tiempo, y del que se puede dar ra-
zón en tanto que es pensado por el logos. También en este
sentido, el orden puede aparecer próximo al logos de He-
ráclito entendido como “ley eterna”. Mientras que para
los atomistas Leucipo y Demócrito, el orden del cosmos
se podía explicar por la conjunción de los átomos en el
vacío según el contacto (el giro y la confirmación se vin-
cularían a la posición y la figura o esquema, respectiva-
mente), para Anaxágoras, tal como afirma Aristóteles, la
teoría de los cuatro elementos (tierra, aire, agua y fue-
go) no era suficiente para dar explicación del orden del
mundo, como tampoco lo era atribuirlo al mero azar, por
ello postuló la necesidad de un nous que explicase dicha
ordenación.
El enfoque plenamente ontológico de la noción de or-
den se da con Platón, quien entiende la noción de orden
como adecuación a la idea: una cosa está ordenada cuan-
do corresponde a su idea, según la teoría de la partici-
pación. De esta manera, la relación que Platón estable-

61
cía entre mundo sensible y mundo inteligible, quedaba
como relación de subordinación de lo inferior a lo supe-
rior. Desde una perspectiva distinta, Aristóteles conci-
be el orden como una de las clases de la medida (Cate-
gorías, 8, 8b), o como una relación de las partes respecto
del espacio o del tiempo, cuya forma fundamental es la
de antes-después (Metafísica, 1018b 26). Esta relación de
precedencia o de consecuencia, a su vez, tiene su mani-
festación más acabada en la de orden causal: el efecto
no puede preceder a la causa. De esta manera, el orden
es entendido como seriación o sucesión coherente regi-
da por una ley, que puede ser la de causalidad, por ejem-
plo, aunque muchas otras series no causales también es-
tán ordenadas (series geométricas, orden numérico, etc.).
El orden, como disposición o arreglo, es según Aristó-
teles, una de las formas o clases de la medida, ésta debe
entenderse sin embargo, en sentido “ontológico” es de-
cir, del ser en general, y no sólo como arreglo especial
de cosas entre sí o de las partes entre sí de una cosa. Por
eso Aristóteles vincula el orden, en tanto disposición,
con el hábito y supone que la diferencia fundamental en-
tre ambos reside en la menor permanencia del primero.
Esto no lleva a una conclusión más adecuada, es decir
que podemos afirmar que el orden es una determinada
relación recíproca de las partes. Creemos que se com-
prende mejor al decir que el trabajo archivístico sobre
los documentos es restablecer esa relación original de
las partes. Esta conceptuación de la relación de las par-
tes se le atribuye a San Agustín y también a Santo To-
más, aun cuando estos dos autores no conciban siempre
del mismo modo la noción del “orden”.
Alejándonos un poco de nuestra realidad, analizamos
a San Agustín, nada más que con la finalidad de ver qué
sacamos en limpio de este término tan especial, “Para

62
San Agustín, el orden es uno de los atributos que hace
que lo creado por Dios sea bueno. Dios ha creado las co-
sas según forma, medida, y orden. El orden es una per-
fección. Desde el punto de vista metafísico, el orden es
la subordinación de lo inferior a lo superior, de lo crea-
do al Creador. Supone una jerarquía ontológica”.48 Con-
sideremos estos párrafos con mayor detenimiento.
El orden presupone que tiene el mismo nivel que la for-
ma y medida, lo cual no siempre habla del orden numé-
rico ni cosa parecida, pero sí nos habla de la subordina-
ción de lo inferior a lo superior. Podríamos vislumbrar
algo de lo que se dice clasificación, pero sin llegar a ese
nivel, pero tenemos otra pauta, sólo ontológicamente, lo
cual nos da de lleno que orden es mucho más genérico y
de alcances más amplios que clasificación, aun cuando
en la práctica, la clasificación es más manuable, por lo
que podemos interpretar que es correcta la postura de
quienes dicen ordenación y clasificación. En ese orden
de cosas. Para aclarar mejor estas consideraciones, re-
conocemos que son netamente teóricas, pero debemos te-
ner fundamentos adecuados para hablar en la práctica
archivística, a fin de no tener ni transmitir conocimien-
tos confusos.
De acuerdo con Maimónides, la naturaleza no tiene
inteligencia ordenadora, esta organización emana de un
principio intelectual y es obra de un ser que ha impreso
esas facultades en todo lo que posee una facultad natu-
ral. Otra pauta que nos da este párrafo es que la orde-
nación es una facultad bajo determinados principios in-
telectuales.

48
José Ferrater Mora: Diccionario de Filosofía abreviado, texto pre-
parado por Eduardo García Belsunce y Ezequiel de Olasso, Buenos Ai-
res, Sudamericana, 1975, pp. 315-317.

63
 Santo Tomás nos habla de cierta relación recíproca
de las partes, presupone la jerarquía ontológica de San
Agustín. En Santo Tomás la noción de orden se complica
con la de sitio. Incluye algún modo del antes y del des-
pués. El orden sería entonces la disposición de una plu-
ralidad de cosas u objetos de acuerdo con la anteriori-
dad y la posterioridad, en virtud de un principio. Consi-
deramos aquí que ya estamos hablando de terrenos co-
nocidos, la pluralidad de cosas puede relacionarse con
la pluralidad de documentos, de acuerdo con la anterio-
ridad y posterioridad, lo que justifica el sitio, podemos
relacionarla perfectamente con los principios de orden
original y de procedencia, lo cual ya justifica la frase “en
virtud de un principio”; pero veamos, el orden es la re-
lación de las partes respecto a un espacio, para los mo-
dernos pensadores el espacio es la primera imagen que
suscita la palabra orden, está en la concepción clásica
vinculada y aun subordinada a la relación respecto a la
clase a la cual pertenecen las partes y, en último térmi-
no, respecto a la idea.
En todo caso, parece haber una referencia notoria en-
tre la concepción antigua del orden y muchas de las con-
cepciones, modernas. Nuestra obligación no es decir “or-
denar es colocar los expedientes en orden numérico”, así
de simple, al contrario, nuestra mayor concepción del
orden nos ayuda en forma permanente a lograr un fun-
damento adecuado para nuestro trabajo. Evitemos por
una concepción inadecuada de los conceptos, las suscep-
tibilidad y posibilidad que se presenta de efectuar la pre-
gunta, si es necesario este paso de ordenar, clasificar, si
la descripción lo resuelve todo. Es cierto, puede darse
esa posibilidad, más aún con la aparición de los ordena-
dores y su aplicación a grandes volúmenes de documen-

64
tos, pero, es escoger el camino más largo, tortuoso e in-
seguro.
El concepto moderno del orden se refiere a una re-
lación de realidades entre sí (este concepto puede ser base
del tipo documental): el concepto medieval se refiere a
una relación completamente distinta de la cosa real con
su idea. En la época moderna, el orden sufre un proceso
de desontologización y de cuantificación que lo convier-
te en una disposición geométrica y numérica y, desde lue-
go, a partir del predominio del análisis, reducible siem-
pre a la última (numérica).
En algunos casos, el orden dentro del pensamiento
moderno, es entendido nuevamente en un sentido muy
aproximado al griego y al medieval. Para Leibniz, que el
mundo esté “ordenado” significa que está primariamen-
te jerarquizado, ontológicamente, por supuesto. Hay or-
den porque hay un principio de ordenación según el cual,
cada cosa está en su lugar. Lo bueno de Leibniz es que
el orden no sólo subyace en lo ontológico, sino que es fun-
damento de todas las demás series de orden, como el fí-
sico, el matemático, etc. Leibniz trata de unir el pensa-
miento tradicional con el moderno: el orden es una je-
rarquía, pero también una serie, o en última instancia,
es una jerarquía porque es una serie, y toda serie es de
algún modo, jerárquica.
Lo que podría llamarse desontologización de la idea
de orden en la Edad Moderna, no equivale a decir que
en toda esa época la idea de orden es independiente de
la jerarquía ontológica. Hay excepciones. Muchos pensa-
dores modernos siguen teniendo en cuenta la idea del
orden como orden del ser. Con la tendencia de subrayar
las cuestiones del conocimiento frente a las cuestiones
sobre la realidad, parece como si el orden fuera más bien
un orden del conocer. Se insiste en el orden natural tra-

65
tando de evitar el sobrenatural. Este aspecto del estu-
dio del orden no nos aleja de nuestra realidad, porque
requerimos de ese orden para tener un conocimiento real
y concreto de todo lo que poseemos y podemos adminis-
trar adecuadamente o bien posteriormente, clasificar.
El orden en suma, parece residir en las cosas mismas
en cuanto son conocidas, de ahí el paso de la idea de or-
den a la regularidad y uniformidad de la naturaleza.
Ahora bien, en lo que nos corresponde a la noción pri-
maria de orden, exclusivamente formal, diremos que el
orden es definido como la disposición de un conjunto de
entidades, ejemplos de ordenación de conjuntos de enti-
dades son: el orden de los números naturales, el orden
de los puntos de una línea. Aparentemente, éste es el as-
pecto esencial que muchos archiveros prefieren tomar
para organizar los documentos depositados en el archivo.
De un modo más formal el orden es definido como la
relación entre miembros de una clase, según la cual unos
miembros preceden a otros. Los miembros son llamados
con frecuencia elementos, se dice entonces que hay or-
den entre los elementos de un conjunto. Estaríamos ha-
blando de los fundamentos de la clasificación, pero como
un suborden dentro del orden, lo cual justificaría la ten-
dencia de hablar como ordenación y clasificación y no
viceversa como se pretende explicar. Pero seguimos con
nuestro análisis para que no nos queden dudas de lo que
decimos.
Si, en cambio, se entiende el orden desde la perspec-
tiva de los criterios de ordenación de las cosas conoci-
das, entonces se trata del ordo cognoscendi de naturale-
za gnoseológica, que es la que predomina desde la mo-
dernidad. Corresponde al estudio teórico sobre el com-
portamiento de la información en las instituciones, ade-
más, si se tiende a pensar el orden como disposición de

66
partes, se concibe el orden como una propiedad espacial.
En cambio, también puede pensarse una ordenación me-
ramente temporal o cronológica.
En el primer caso, el orden es de tipo geométrico; en
el segundo, de tipo numérico. En ambos casos, lo orde-
nado se halla sometido igualmente a una razón, pero en
el sentido de la razón matemática (entendida como pro-
porción).
En el mundo antiguo, como hemos dicho, se tiende a
comprender la noción de orden de manera ontológica
como opuesta a caos. Por ello, según los primeros siste-
mas filosóficos, el caos deviene cosmos que originalmen-
te significa “orden”, porque está sometido al logos, que
expresa regla, medida y razón, y por ello puede enten-
derse racionalmente. Desde esta perspectiva el orden
es condición de inteligibilidad de lo existente, ya que im-
plica legalidad (sometido a ley) y, por tanto, necesidad y
regularidad.
Al parecer esta primitiva noción surgió como una ex-
trapolación o proyección del pensamiento social: una so-
ciedad es justa y racional cuando está ordenada según
leyes. Así, originariamente la noción de orden cosmoló-
gico deriva de la de orden social. Nótese que esta termi-
nología es de raigambre jurídica, pues tanto ley, como
cosmos —orden— son términos surgidos de este ámbito
del pensamiento. Desde este punto de vista, la noción
de orden estará presidida por la de subordinación, e im-
plicará una jerarquización. De esta manera, lo ordenado
será lo jerarquizado según cierto principio.
En el pensamiento cristiano de orientación platóni-
ca se interpretó la noción de orden como subordinación
de lo inferior a lo superior, en el sentido de subordina-
ción de todo lo creado al creador. San Agustín afirmaba
que Dios crea según forma, medida y orden, de manera

67
que lo creado está ordenado porque se adecua a los pla-
nes de la providencia, y está regulado por las ideas ejem-
plares o arquetípicas que están en Dios. Desde esta pers-
pectiva, lo opuesto al orden ya no será propiamente el
caos (en el sentido originario de lo abierto), sino el des-
orden. A través de este proceso, la noción de orden, sur-
gida ya en sus inicios como proyección del orden social
sobre la naturaleza-cosmos, vuelve de nuevo como orden
social, pero revestida de su nuevo carácter cosmológico,
e interpretada teológicamente.
Santo Tomás, más vinculado a la tradición aristotéli-
ca, concibe el orden como la disposición regulada por un
principio de una pluralidad de cosas de acuerdo con lo
anterior y posterior. No obstante, esta noción sigue dan-
do especial importancia a la relación de subordinación
dentro de la clase a la que pertenecen las partes orde-
nadas, de manera que, en cierta forma, sigue siendo en-
tendida como una relación de subordinación a la idea.
Por ello, para el pensamiento medieval, incluso una en-
tidad aislada puede ser ordenada si se corresponde con
los designios de Dios.
En el pensamiento moderno se tendió más bien a re-
interpretar la noción aristotélica de orden entendido
como seriación regulada causalmente. Esta es la concep-
ción que sustentan Spinoza y Leibniz, e incluso el mismo
Kant, quien incluso considera que el orden causal deter-
mina el orden temporal (razón por la cual el tiempo es
irreversible). Pero en los pensadores modernos la noción
de orden tiende a entenderse más bien como una rela-
ción de realidades entre sí, más que una relación res-
pecto de una idea. Con ello se desontologiza esta noción,
que tiende a entenderse en su aspecto cuantificable, y
se tiende a sustituir la antigua noción de ordo essendi por
la de ordo cognoscendi.

68
 Especial importancia reviste la concepción de Berg-
son, para quien el orden es un cierto acuerdo entre el
sujeto y el objeto: es el espíritu que se encuentra de nue-
vo en las cosas. Pero esto puede darse en dos direccio-
nes opuestas que dan lugar a dos tipos de orden: por una
parte el orden inerte, matemático, físico o automático y,
por otra, el orden vital, el orden querido u orden de los
fines, relacionados, respectivamente, con la espaciali-
dad y con la duración. (Vemos que el orden vital corres-
ponde a nuestros estudios). La inteligencia —afirma
Bergson—, se reconoce en el orden geométrico o físico-
matemático, pero ello es debido a que la misma ciencia
(de carácter convencional según Bergson) está organiza-
da sobre la aceptación previa del orden geométrico, fru-
to de la espacialización de la inteligencia y del olvido de
la duración pura. Pero ninguna complicación matemáti-
ca es capaz de introducir auténtica novedad ni creación
en el mundo, y esta tendencia negativa es la que expre-
san las leyes particulares del mundo físico, incapaces de
aprehender el segundo tipo de orden: el orden vital.
Bergson critica también la idea negativa de desorden
(entendida como ausencia de orden), y señala que tal
idea es fruto de una confusión entre los dos tipos de or-
den mencionados. Estas consideraciones son fundamen-
tales —dice Bergson— para la elaboración de la teoría
del conocimiento, cuyo problema fundamental es el de
averiguar cómo es posible la ciencia, es decir, por qué
hay orden en las cosas.
La investigación ha de permitir deshacer los falsos
problemas derivados de una mala comprensión de las
nociones de orden contingente, de desorden y de azar.
Además de la distinción propuesta por Bergson, en
la actualidad suele distinguirse entre diversos tipos de
órdenes:

69
 – Orden matemático, ciencia en la que el orden se
define a través de una relación diádica R, y se conside-
ran diversos tipos de órdenes, de manera que una clase
puede estar parcialmente ordenada, ordenada, o poseer
un orden denso (ver continuidad).
– Orden lógico (el del encadenamiento de las pro-
posiciones o juicios según las reglas de un cálculo deduc-
tivo, por ejemplo).
– Orden físico y cosmológico, donde, vinculado a
los conceptos de la teoría de la información, el orden apa-
rece como entropía negativa o neguentropía, y se rela-
ciona con la noción de flecha del tiempo. Este aspecto
es desarrollado en el análisis gnoseológico del conoci-
miento histórico.49
– Orden biológico, definido por la teoría de la evo-
lución.
– Orden ético (según normas y principios).
– Orden social (según leyes, instituciones y coaccio-
nes que preservan y permiten la continuidad de un gru-
po social), etc.50

Concepto de clasificación

La clasificación es la agrupación de los elementos de

un conjunto en subconjuntos, clases o conceptos clasifi-
catorios que lo dividen de forma disyuntiva y exhausti-
va. Clasificar es, por tanto, dividir en grupos de forma
tal que:
– ningún grupo sea vacío,

49
Víctor Hugo Arévalo Jordán: Apuntes para la introducción a la
metodología gnoseológica de la historia, editorial virtual e-libro.net, imp.
en Buenos Aires, octubre 2002.
50
Jordi Cortés Morato y Antoni Martínez Riu: Diccionario de filo-
sofía en CD-ROM, Barcelona, Herder, 1996.

70
 – ningún elemento pertenezca a más de un grupo
– y la suma de los elementos de todos los grupos equi-
valga a la extensión total del conjunto.
Entonces se dice que los conceptos clasificatorios cons-
tituyen una partición de un conjunto.
Clasificación se considera a la acción y efecto de cla-
sificar. Escuetamente, clasificar, es (“por, según, aten-
diendo a”) dividir un conjunto de cosas en clases. Asig-
nar una cosa a una determinada clase o grupo. Clase como
cada grupo o división que resulta de repartir o suponer
repartidas las cosas de un conjunto poniendo juntas las
que tienen el mismo valor o ciertas características co-
munes.
En la clasificación es que entendemos al grupo taxo-
nómico de objetos, intermedio entre el tipo y el orden.
La Taxonomía es la ciencia que tiene por objeto la nomen-
clatura y clasificación de las cosas, en Archivología la
aplicamos en principio a los documentos activos. El gru-
po o taxón en la jerarquía se encuentra por debajo de un
concepto general más amplio que el grupo (fondo), y por
encima de orden, familia, género y especie.
Las clases pueden ser divididas en subclases o agru-
padas en superclases (sección, subsección). Las unida-
des que se incluyen en una clase comparten ciertas ca-
racterísticas que indican un origen común (trámite), y
que no están presentes en otras unidades. Por ejemplo,
los comprobantes de pago pertenecen a la clase de los
documentos contables, que agrupa a todos los documen-
tos que presentan características de manejo contable y
que representan cifras y de dinero.
Cuando tocamos el término clase, en su concepto ló-
gico, se define como una serie, grupo, colección, conjunto
de entidades (denominados miembros), que poseen por
lo menos una característica común.

71
 La noción de clase ha sido confundida muchas veces
con la noción de todo. Esa confusión debe evitarse, pues
de lo contrario se corre el riesgo de equiparar una enti-
dad concreta con una entidad abstracta, aun cuando los
elementos (miembros) de que se componen, sean entida-
des concretas.
Clase del latín classis, grupo, es un conjunto de co-
sas que poseen la misma propiedad, o característica, o
conjunto de cosas a que se aplica un término con igual
sentido. Normalmente se equipara clase con predicado,
aunque propiamente éste es la intención de un término
y clase la extensión del mismo.
Por lo mismo, si clase se define por su extensión, se
tiene en cuenta el número de miembros o elementos que
pertenecen a ella y, si se define intencionalmente, se con-
sideran las características que han de tener los elemen-
tos o miembros para pertenecer a una clase y no a otra.
Prácticamente vemos en la definición dos propiedades
importantes para la clasificación, las características, que
como guía apuntan generalmente a los caracteres inter-
nos y externos de los documentos, y la cantidad que hace
al volumen documental; estos factores son determinan-
tes que nos obligan a planificar la clasificación.
Propiamente, la clase se define como la extensión de
un predicado, o como el conjunto de objetos que hacen
verdadera una función de proposición. Así, el conjunto
de documentos a que se aplica el predicado “decreto”
constituye la clase de documentos legales; o bien el con-
junto de “objetos” que puede llenar el lugar vacío de la
función “______es decreto” constituye la clase de decre-
tos. Para que un documento sea objeto de clasificación,
ese objeto debe ser independiente en sí mismo, es decir,
no se puede clasificar aquello que depende de otra na-
turaleza que es clasificada en otro aspecto.

72
 Reunir tales objetos es “abstraer”, y la operación rea-
lizada se simboliza mediante el operador de abstracción,
que simboliza “la clase de todos los x tales que son de-
cretos”. Las clases equivalen a lo que la tradición ha lla-
mado predicables, en la lógica de Aristóteles; la misma
silogística aristotélica puede considerarse una lógica de
clases.
Intuitivamente, clase es lo mismo que conjunto, si bien
esta última noción pertenece más al campo de las mate-
máticas. Pero esta identificación entre ambas nociones
ha dado origen a paradojas; de ellas, la más famosa es la
paradoja de Russell sobre si la clase de todas las clases
es o no miembro de sí misma. Para evitar estas parado-
jas, Zermelo propuso la distinción entre conjunto y cla-
se, Russell su teoría de los tipos, y Poincaré la noción de
impredicable. De estas teorías se desprende que las cla-
ses no pueden ser miembros de otras clases.51
En Archivología, podemos denominar clasificación a
la identificación, denominación y agrupamiento de do-
cumentos en un sistema establecido. Las numerosas for-
mas de documentos que existen deben ser nombradas y
organizadas de manera ordenada, de modo que los ar-
chiveros puedan estar seguros de que conocen el orga-
nismo exacto que es objeto de estudio.
La definición de los grupos de documentos se basa
en la selección de características importantes, o rasgos
compartidos, responsables de que los tipos documenta-
les de cada grupo sean semejantes entre sí, y diferentes
de los de otros grupos.
Los métodos actuales de la clasificación tienden a
reunir los grupos en categorías, de modo que éstas re-
flejen los procesos discursivos que subyacen bajo las simi-

51
Jordi Cortés Morato y Antoni Martínez Riu: Diccionario..., op. cit.

73
litudes y diferencias que existen entre los organismos.
Dichas categorías forman un tipo de pirámide, o jerar-
quía, donde los distintos niveles representan los dife-
rentes grados de relación sustentados en el desarrollo
de los trámites y los objetivos de los mismos; esto nos
acercaría a un proceso metodológico de investigación con
características netamente archivísticas. Queda mucho
por desarrollar y comprender sobre estos temas.
La jerarquía se extiende en sentido ascendente a lo
largo de varias unidades documentales, cada una cons-
tituida por características individuales estrechamente
relacionadas, hasta unos pocos grupos, cada uno de los
cuales reúne un gran número de conjuntos, entre muchos
de los cuales sólo existe una relación distante.
Para conseguir que los métodos de la clasificación se
correspondan lo más exactamente posible con la natura-
leza de los documentos, los archiveros han examinado y
comparado los caracteres internos y externos de los do-
cumentos (CIED), el ciclo vital de los documentos (CVD), ob-
tenidos y adaptados estos documentos de la Diplomáti-
ca, y que nos permiten analizar el comportamiento de la
información de tantos documentos como es posible. Una
clasificación normalizada nos permitiría lograr un te-
sauro universal sobre la producción documental; queda
abierta la iniciativa.
Todas las ramas de la Archivología contribuyen a di-
chos estudios, pero las especialidades que están impli-
cadas directamente en los problemas de la clasificación
son la Taxonomía y la Sistemática.
Aunque las dos disciplinas se superponen, la Taxo-
nomía está más centrada en la nomenclatura (denomi-
nación) y el establecimiento de los sistemas jerarquiza-
dos, y la Sistemática en las relaciones administrativas
encuadradas en patrones administrativos.

74
 Niveles jerárquicos
Los archiveros clasifican a los documentos en el ni-
vel básico de tipo documental, otro término conceptual-
mente discutible, que es la única categoría de esta índo-
le que puede ser considerada real en la institución. Las
categorías superiores son reuniones de grupos de tipos
documentales. Una serie está compuesta por tipos docu-
mentales que comparten muchas características impor-
tantes. Además, en los organismos con representación
de otras entidades, las series están formadas por tipos
documentales entremezcladas, que de forma ideal no pue-
den tener series correctamente identificadas con ningu-
na otra, o las características son más bien de una colec-
ción propiamente dicha, para estos casos optamos por
denominarlos cuerpos descriptivos.
Las series que no se cruzan con otras, pero están cla-
ramente relacionadas entre sí por compartir caracterís-
ticas importantes en su función, se agrupan en un sub-
grupo. Cada serie recibe los nombres del tipo documen-
tal dominante, por lo que no requiere mayores complica-
ciones.
Para construir la clasificación jerárquica, se agrupan
dos o más documentos en series, las series en subgru-
pos, los subgrupos en grupos, los grupos en fondos. Los
grupos de documentos incluidos en estas categorías prin-
cipales, en cualquier nivel de jerarquía, reciben el nom-
bre de taxones, y cada taxón recibe una definición que
abarca las características más importantes compartidas
por todos los miembros de un taxón.
En todas las clasificaciones científicas, menos en la
archivística, para permitir una subdivisión mayor, se
pueden añadir los prefijos sub- y super- a cualquier ca-
tegoría. Aparentemente, no aplicamos a la clasificación
archivística considerando la abstracción de la naturaleza

75
de aquello que clasificamos, vale decir, sub-fondo, ¿sig-
nificaría una categoría menor de fondo? Pero analice-
mos si es adecuado decir que un super-fondo está com-
puesto de dos fondos, suena raro, pero comprendemos
que super-fondo tiene que corresponder a un ministerio
o dependencia de gobierno muy grande o a alguna insti-
tución internacional que forma fondos con cada país en
el cual realiza operaciones.
Tampoco se ve hasta ahora, en clasificaciones com-
plejas, la utilización de categorías intermedias especia-
les como sección y sub-sección, quedamos apretados a
las unidades analizadas hasta el momento. Habíamos pro-
puesto en 1982, la incorporación de estos dos términos,
sigue vigente esta idea.
En cualquier nivel, un taxón indica una base común.
Todos sus miembros se han desarrollado a partir de un
antecesor común, que fue la motivación de generar un
trámite. Hablamos de taxones simples, pero, en los ca-
sos en los que en un taxón determinado confluyen dos o
más miembros que tienen características en común pero
que derivan en fondos diferentes, se dice que el taxón es
compuesto o complejo. Generalmente se intenta dividir
y redefinir el taxón de modo que se obtengan taxones sim-
ples. La clasificación de los documentos activos está ba-
sada en niveles de la organización institucional.

Clasificación decimal Dewey

La clasificación decimal Dewey es un método clasifi-
catorio cuyo fin es la catalogación de libros y otros ma-
teriales propios de la Biblioteconomía. Fue desarrollado
por el educador estadounidense Melvil Dewey (1851-1931).
Mediante este sistema de clasificación, las materias
de los libros se dividen en diez categorías principales,

76
cada una de las cuales es señalada por un número múl-
tiplo de 100.
La primera clase, 000-099, engloba obras generales
como enciclopedias, periódicos y revistas;
100-199 hace referencia a la filosofía y a la psicolo-
gía;
200-299, a religión y mitología;
300-399, a las ciencias sociales;
400-499, a lenguaje;
500-599, a ciencias puras;
600-699, a tecnología;
700-799, a artes (también deportes y ocio);
800-899, a literatura;
y 900-999 comprende historia, geografía, biografías y
viajes.
Cada clase principal está dividida en diez subclases,
cada una de las cuales, a su vez, se divide con números
individuales, indicando otra subdivisión menor. Otra di-
visión específica indica la localización geográfica, el pe-
ríodo cronológico o la forma del material, que son señala-
dos por números decimales que siguen al tercer dígito.
El esquema de esta clasificación fue publicado por
Dewey en 1876 en un pequeño folleto de 42 páginas; sin
embargo, en 1979 apareció la última de las 19 revisiones
de su Clasificación decimal e índice relativo en tres volú-
menes. Aunque es utilizado en las bibliotecas de todo el
mundo, el sistema de clasificación que utiliza la Biblio-
teca del Congreso de Estados Unidos ha sido adoptado
también por algunas bibliotecas, principalmente norte-
americanas, aparentemente resulta ser más práctico para
las colecciones especializadas que cuentan con un gran
número de volúmenes. Es prácticamente inútil aplicar a
los documentos de archivos, por mucho que se fuerce el
empleo de estas normas.

77
 Clasificación documental LC
(Library of Congress)
La clasificación documental LC (Library of Congress),
es un método clasificatorio con la finalidad de catalogar
los libros y otros materiales documentales, en Bibliote-
conomía, ideado por la dirección de la Biblioteca del
Congreso en la ciudad de Washington.
En este sistema de clasificación (comúnmente llama-
do LC por Library of Congress), todo conocimiento está
dividido en 21 clases —indicadas más o menos arbitra-
riamente con mayúsculas— en el cuadro de la siguiente
página.
Dentro de cada una de estas clases, el material está
dispuesto desde las consideraciones generales hasta los
aspectos específicos, y de la teoría a las aplicaciones prác-
ticas; los temas específicos están indicados por combinacio-
nes de mayúsculas y el más concreto por tres números.
El esquema de clasificación se revisa continuamente.
De manera diferente al sistema de clasificación de-
cimal de Dewey, el sistema LC indica aspectos específi-
cos de un tema sin señalizaciones numéricas.
Por ejemplo:
N (bellas artes),
NA arquitectura,
NB escultura,
ND pintura,
ND813 pintura española
ND813Gt Francisco de Goya y Lucientes.
NK decoración.
Dada su flexibilidad, el método LC está particular-
mente indicado para las necesidades de colecciones, de
bibliotecas especiales y de las grandes bibliotecas en ge-
neral.

78
A General Works Trabajos Generales
B Philosophy; Religion Filosofía; Religión
C History: Auxiliary Sciences Historia: Auxiliar de
ciencias
D Universal History Historia Universal
E, F American History Historia Americana
G Geography; Antropology Geografía, Antropología
H Social Sciences Ciencias Sociales
J Political Science Ciencias Políticas
K Law Leyes
L Education Educación
M Music Música
N Fine Arts Bellas Artes
P Languaje and Literature Lenguaje y Literatura
Q Science Ciencias
R Medicine Medicina
S Agriculture Agricultura
T Technology Tecnología
U Military Science Ciencias Militares
V Naval Science Ciencias Navales
Z Bibliography and Library Bibliografía y Ciencias
Sciences Librarias

Cuadro 3. Clasificación documental LC

79
TAXONOMÍA

Composición con las raíces del griego “taxis”, orde-

nación, derivado de “tasso”, ordenar, disponer, y “nomos”,
ley. La taxonomía se ocupa de la clasificación de los ob-
jetos y seres naturales.
Si tomáramos en cuenta los tipos documentales crea-
dos en todos los ámbitos institucionales de nuestro pla-
neta, sería casi imposible lograr conocerlos a todos. La
taxonomía puede auxiliarnos en el sentido de que nos
permite categorizar, ordenar, describir, clasificar a to-
dos los documentos generados en una institución, tenien-
do como la unidad de una clasificación a los documentos.
Aristóteles clasificaba a las instituciones vivas en tres
reinos; Carlos Linneo los clasificó en tres categorías ri-
giéndose por la creación divina y dándole prioridad al
hombre.
Los múltiples avances tecnológicos nos permiten ob-
tener conceptos cada vez más complejos, logrando pro-
fundizar la taxonomía a través de diferentes metodolo-
gías.
Entendemos entonces que la Taxonomía es la ciencia
que estudia la clasificación de los elementos. Las prime-
ras clasificaciones de los archivos eran artificiales, debi-
do a los escasos conocimientos sobre la estructura de las
instituciones o la importancia que revestían estos estu-
dios sobre la ordenación y clasificación de los documen-
tos. Debemos considerar, sin embargo, que estas clasifi-
caciones artificiales han servido como material de parti-
da para una clasificación basada en las relaciones exis-
tentes entre las divisiones orgánicas de las institucio-
nes.

80
 Necesidad de una clasificación
La mayoría de las personas tienen un conocimiento
limitado del mundo documental. Circunscrito a su esfe-
ra de intereses personales o que los relacionan princi-
palmente con entidades que influencian sus propias vi-
das. Más allá de la variedad de documentos comunes,
algunos nos interesan particularmente, siendo práctica-
mente muy limitado nuestro conocimiento sobre los ti-
pos documentales y sus múltiples nombres y categorías.
Los archiveros, sin embargo, se enfrentan con la ta-
rea de identificar, estudiar, e intercambiar sistemática-
mente información de la vasta diversidad de institucio-
nes. Para cumplir con esta meta, requerimos disponer
de un sistema para nombrar a todas las instituciones para
así agruparlas en formas ordenadas y lógicas. El proble-
ma de elaborar un sistema es inmensamente complica-
do y comienza con la unidad básica de la clasificación de
los documentos.

¿Especie o tipo documental?

Especie en latín significa tipo, la diferencia se pre-
senta cuando llegamos a las aplicaciones del término;
tipo documental es un término que se aplica original-
mente a documentos vivos, mientras que tipo no necesa-
riamente, puede aplicarse también a entidades.
Podemos hablar de tipos de entidades o institucio-
nes, o tipos de archivos, así como tipos documentales.
Los tipos documentales son unidades naturalmente for-
madas en el transcurso de las actividades administrati-
vas, semejantes, real o potencialmente entre sí y que se
distinguen de otros tipos documentales por sus caracte-
rísticas.
Para propósitos prácticos, un tipo documental es una
categoría en la que se ubica una información específica

81
que se ajusta a ciertos criterios bastante rígidos concer-
nientes a su estructura y características internas, repro-
ducidos en actividades semejantes.

Designación de un tipo
documental
En la actualidad no existen sistemas de nomencla-
tura ideados para los tipos documentales. El nombre de
un documento se genera en la institución con fines de
guardar información relativa a la función propia del do-
cumento.
Lo que sí podemos observar es que existen nombres
más bien de carácter genérico que específico, como car-
tas; esta denominación disminuye su ambigüedad cuan-
do hablamos de cartas recibidas, es decir algunos nom-
bres tienen genéricos y algún epíteto específico, sea adje-
tivo o modificador. El nombre del género siempre se es-
cribe primero por ejemplo comprobantes (género) de pago
(epíteto).
Puede usarse el genérico cartas sólo cuando uno se
refiere a los tipos documentales del grupo entero que
constituye a ese género. Los epítetos específicos por sí
solos carecen de sentido, considerando que tipos docu-
mentales diferentes en géneros diferentes pueden tener
el mismo epíteto. Por ejemplo, comprobantes de depósito
y cheques de depósito tienen distintas finalidades e in-
formación. El epíteto solo no nos entrega información.
Los nombres también pueden ser descriptivos, por la
forma o parecido que tengan con otro tipo documental.
Estos binomios son una herramienta necesaria para que
haya una comunicación clara e inequívoca entre los ar-
chiveros. Cuando se usan diferentes idiomas los proble-
mas de comunicación serían insalvables sin un sistema

82
de nomenclatura universalmente reconocido y aceptado
por los archiveros.

Clasificación jerárquica
El objetivo fundamental de los archiveros es percibir
el orden en la diversidad de la creación documental por
medio de la taxonomía.
La taxonomía es un sistema jerárquico que consiste
en formar grupos dentro de grupos. En este sistema cada
grupo se denomina taxón y el nivel que se le asigna se
llama categoría. Así podemos hablar de categorías: tipo
documental, subgrupo, grupo etc. y como cualquier taxo-
nomista, podemos añadir otras categorías: secciones, sub-
secciones, etc.

Filogenia
Si clasificamos a las instituciones según sus caracte-
rísticas morfológicas y organizativas, este sistema de
clasificación se denominaría estructural, y nos permiti-
ría acercarnos a la actualidad de los diagramas institu-
cionales u organigramas.
Inicialmente, si clasificamos a las categorías insti-
tucionales como si fueran etiquetas, cada una de éstas
debería estar asignada y normalizada en un contexto co-
rrespondiente, de modo que cuando todos estos contex-
tos estén completos se comprenderá, recién, la diversi-
dad institucional. Este sistema funciona mientras las
categorías son estáticas e inmutables; al aceptar que las
categorías no evolucionan, esta forma de clasificación
parece inadecuada.
La filogenia estudia las relaciones evolutivas con la
incorporación de información histórica, es como la cró-
nica de la evolución de las categorías.

83
 Independientemente del método en que se estudie
la filogenia, ésta es única, las categorías siempre mar-
can niveles conocidos, los genéricos y los específicos.

Sistema tradicional de
clasificación
El actual sistema de clasificación se basa en los si-
guientes pasos:
1) Al organismo a clasificar se le asigna un taxón por
medio de sus características internas marcadas en los
organigramas, conformando categorías de acuerdo a los
niveles de responsabilidad y funcionalidad.
2) Se prueba si estas similitudes dentro las catego-
rías son homologías. Se tienen en cuenta las responsabi-
lidades compartidas, cuando sea posible.
3) Se comparan varias etapas de sus ciclos de produc-
ción documental y patrones del desarrollo documental.

Metodologías alternativas
Una vez que queda clara la división de las unidades
documentales, a causa de las dudas que puedan surgir
por los métodos tradicionales se aplican opcionalmente
tanto la metodología inductiva como la deductiva.
El método inductivo nos permite partir de las uni-
dades documentales más pequeñas, considerando sus ca-
racterísticas externas e internas, desarrollando hacia las
unidades mayores. La diferencia entre homología y ana-
logía no se tiene en cuenta.
El método deductivo estudia las relaciones docu-
mentales a partir de lo genérico, es decir del fondo do-
cumental, estableciendo las categorías comprendidas por
analogía, con los distintos niveles organizativos. La ex-
cesiva simplificación de características en realidad no
es tan sencilla y discreta.

84
 Taxonomía diplomática
Gracias a los estudios diplomáticos de los documen-
tos se pueden determinar las similitudes y diferencias
entre cartas, informes, o memorandos, contenidos de in-
formación y estructuras de datos importantes.
Observamos en primera instancia que para lograr re-
sultados adecuados a las circunstancias, la creación de
una nomenclatura tipológica documental, con carácter
universal, sería un gran aporte ya que se considera un
lenguaje universal en donde todos podemos comprender
y reconocer a los diferentes tipos documentales.
A través de la taxonomía podemos clasificar a la gran
variedad de instituciones.

Taxonomía y Sistemática.
Clasificación de los organismos

El ciclo vital de los documentos es el estudio de la

evolución documental, desde su gestación, trámite, re-
solución, hasta su selección, es particularmente útil
para dividir los documentos en grupos porque revela
cómo están emparentados cronológica y morfológicamen-
te entre sí.
La clasificación de los documentos atendiendo a su
origen se denomina taxonomía (taxis = orden, rango). La
Taxonomía es la rama de la Archivología que se ocupa
de la clasificación de los documentos activos, y su ten-
dencia actual es realizar clasificaciones naturales, en cam-
bio la Sistemática clasifica a los documentos activos en
diferentes categorías taxonómicas. Los taxónomos utili-
zan las relaciones de grado para crear grupos. Aunque
los esquemas de clasificación son por necesidad un tan-
to arbitrarios, es probable que representen el “árbol or-
ganizado” de las diversas formas administrativas actua-

85
les. Cada documento pertenece a un grupo determina-
do. El grupo es considerado como una categoría taxonó-
mica mayor. Las otras categorías pueden verse en los
subgrupos, series y documentos, siendo la unidad por
excelencia la pieza documental. El documento, para nues-
tro propósito, está conformado como una unidad docu-
mental, una sola resolución. Las demás categorías están
conformadas por estas unidades documentales, cuyas
cualidades son básicamente los principios archivísticos;
en consecuencia los caracteres internos y externos per-
miten su agrupación en cada categoría.
De acuerdo con la postura de Schellemberg, los ex-
pedientes son unidades de conservación que encierran
un asunto específico, lo que los hace proclives a perte-
necer a alguna de las categorías, agrupándolos por esa
cualidad principal que sería el asunto. Entonces se pue-
de decir que la Taxonomía es un método que estudia la
clasificación de documentos activos.
Es probable que el primer estudio serio sobre estos
aspectos de la clasificación que contemplamos, consis-
tiera en el intento de catalogarlas. Las primeras clasifi-
caciones apriorísticas eran subjetivas y artificiales, de-
bido a los escasos conocimientos sobre la estructura do-
cumental. Estas categorías simples sirvieron, no obstan-
te, como material de partida para una clasificación basa-
da en las relaciones existentes entre los distintos nive-
les de los organismos.

La Sistemática

Como mencionamos antes, la Sistemática es el estu-

dio de las relaciones entre los organismos. Estos con-
ceptos vertidos hasta ahora, nos permiten comprender
mejor la labor de la clasificación, considerando que no

86
existen fórmulas para resolver este trabajo sino que se
sustenta en un conjunto de conocimientos propios del
archivero. Así, comprende algunos elementos genéricos
que obligan a conformar o considerar más como grupos
de series. En consecuencia, con la clasificación se procu-
ró cumplir dos funciones distintas: proveer métodos úti-
les para describir los documentos y reflejar el curso, a
veces errático, de los cambios evolutivos del trámite.
En la actualidad se discute si ambas funciones son
compatibles o no. El sistema de clasificación permite ha-
cer generalizaciones, ya que hay información almacena-
da en la clasificación de todo tipo documental. Se puede
observar que al progresar hacia abajo desde el fondo ha-
cia la serie, aumentan los detalles, yendo de lo general a
lo particular. En suma, la clasificación jerárquica es muy
útil para almacenar información y recuperarla. Como
mencionamos antes, a la serie se la puede considerar una
realidad organizativa, pero las otras categorías sólo exis-
ten mediante la abstracción.

El uso de los nombres tipológicos

Las distintas administraciones institucionales deter-

minan la presencia de gran diversidad de series docu-
mentales, y tradiciones administrativas de distinta ín-
dole, lo que da lugar a que los nombres que reciben los
tipos documentales dependan del lenguaje que en dichas
regiones se usa.
La multiplicidad de nombres representa y ha de re-
presentar durante mucho tiempo un verdadero proble-
ma para los archiveros, pero en la medida que la profe-
sión se extiende, se comprende mejor que después de la
clasificación, se debe pensar en una nomenclatura uni-
forme. La ordenación primero desde el punto de vista

87
que tomamos, y la clasificación después, induce a los es-
tudiosos a pensar en una forma más práctica de denomi-
narlos. Por otro lado, se debe pensar que la clasificación
de los archivos es muy particular tanto en su estudio
como en su aplicación, de ahí el interés de incorporar
adecuadamente la taxonomía y la sistemática.
Es evidente que uno de los fines de la nomenclatura
es dar un nombre que sea reconocido por todos los ar-
chiveros y que resulte único, universal y distinto a cada
taxón. Los decretos considerados como tipología, son
emanados en todas partes del mundo, su nivel de reso-
lución depende de la forma de gobierno del lugar. Pero
al pensar en los nombres de las series, que son innume-
rables, se comprende que la aplicación de una nomen-
clatura presente dificultades. Los problemas principa-
les que se intenta resolver en las regulaciones de nomen-
clatura provienen de los siguientes hechos:
– De que autores diferentes hayan dado el mismo
nombre a series que son distintas en lugares distintos. A
esto se le llama homonimia.
– De que un mismo tipo documental haya sido des-
crito por autores diferentes, recibiendo distintos nom-
bres, a esto se le llama sinonimia.
– De que en las descripciones de muchos autores,
sobre todo de los más antiguos, resulte difícil reconocer
tipos documentales que ellos citaban. Esto se da sobre
todo en Europa, de aquí la necesidad de establecer “ti-
pos” representativos al estilo Schellemberg.
– De que diversos autores han podido tener un con-
cepto distinto, desde el punto de vista taxonómico, de
una clasificación determinada, generalmente por la ex-
tensión o dimensión de la institución.
– Y, finalmente, de que la nomenclatura debe disci-
plinar algunos aspectos que hacen a la ordenación y cla-

88
sificación, apuntando a convertirla en principios univer-
sales, convirtiéndose en un mero instrumento al servi-
cio de la taxonomía, pero sin interferir con ella.
Cualquier modificación del status cognoscitivo y cual-
quier incorporación sobre el mismo, por cualquier autor,
entra en competencia con los demás, de tal manera que
cumplidos los requisitos técnicos indispensables es un
criterio de utilidad. Ahora bien, la nomenclatura ha de
ser unívoca, por lo cual entre todos los nombres posibles
para una tipología documental, sólo debe prevalecer uno,
que es válido (criterio de validez). En general el nombre
más antiguo es el que prevalece (criterio de prioridad).

Sistema de clasificación

Desde sus orígenes, el hombre se plantea la necesi-

dad de ordenar todo lo que le rodea con la finalidad de
ubicar a cada objeto en donde le corresponde. Esta nece-
sidad condujo al establecimiento de las clasificaciones
de las cosas. Los distintos sistemas de clasificación han
sido diseñados con el afán de ordenar en forma adecua-
da. Como ejemplo de clasificaciones podemos citar: el
orden alfabético de las palabras de un diccionario enci-
clopédico o la clasificación de un conjunto de monedas
de acuerdo a su tamaño, su fecha de acuñación o el tipo
de metal.
Es importante señalar que por lo común los sistemas
de clasificación obedecen a tres aspectos generales:
1) Se toma en consideración su utilidad.
2) Se consideran las semejanzas existentes entre los
objetos, lo que permite ordenarlos y relacionarlos en gru-
pos de individuos de las mismas características,
3) Debido a que la valoración es de carácter indivi-
dual, ningún sistema puede ser considerado perfecto,

89
porque interviene en gran medida la subjetividad del
taxónomo (científico que estudia las clasificaciones cien-
tíficas) A estos aspectos se les conoce como criterios
extrínsecos, a diferencia de los que toman en considera-
ción cuestiones de estructura y utilidad, llamados crite-
rios intrínsecos.
El hombre ha sido un clasificador desde tiempos re-
motos. Sin duda alguna, incluso los habitantes de las
cavernas dieron nombres a las plantas y animales y los
agruparon como útiles y peligrosos, como Aristóteles, ya
que él intentó agrupar toda la naturaleza en una forma
lógica. Originalmente la clasificación es natural, aplica-
da a la naturaleza misma, así la Zoología fue el campo
de todos los médicos y la Botánica estuvo relacionada
con el estudio de las plantas y hierbas importantes para
la práctica médica. A partir de esos primeros trabajos,
se elaboraron esquemas naturales de clasificación basa-
dos en similitudes entre los organismos. Con el desarro-
llo de la sistematización, en la clasificación para los ob-
jetos no naturales, o sea aquellos fabricados o modifica-
dos por el hombre, se considera el contexto cultural.
Observamos entonces que para la ordenación y la
clasificación, es indispensable tener algunos conoci-
mientos básicos, a saber:
1) de la administración y su organización,
2) de los sistemas en su contexto teórico,
3) del ciclo vital de los documentos,
4) de los caracteres internos y externos de los docu-
mentos,
para lograr una adecuada aplicación de los principios
archivísticos, básicamente los de orden original y el prin-
cipio de procedencia. Veamos cada uno de estos puntos.

90
 FORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS

EL CICLO vital de los documentos es un parangón con la

naturaleza; puesto que se ocupa de la gestación, naci-
miento, vida, muerte, fenómenos que se observan tam-
bién en los documentos.
Al hacer la comparación, generamos conceptos como
gestación del documento, en el momento de que se dise-
ña; nacimiento, cuando es creado; vida, tiempo de utili-
dad que presta y muerte, cuando cierto tipo de documen-
tos son expurgados al comprobarse su inutilidad.
Algunos sostienen que el archivero debe ocuparse de
la vida y muerte del documento y allí termina su fun-
ción, otros autores sostienen que el archivero debe pre-
ocuparse desde el nacimiento en la que tiene injerencia
directa, y aun los hay que sostienen que el archivero debe
preocuparse desde la gestación del documento.
En el momento de crear un nuevo tipo documental,
es necesario consultar al archivero, para no repetir in-
formación. Su injerencia tiene que ser desde la gesta-
ción.
 Decimos muerte del documento por destrucción pre-
meditada; cuando esto no sucede tenemos el traslado a
un archivo intermedio o histórico, transferencia a un ar-
chivo eventual, o su conservación permanente, si el do-
cumento es aprobado para su conservación.
Todo archivo es auténtico, hasta que se demuestre
lo contrario, no se forman archivos fuera de un organis-
mo, no se inventan archivos, no se crean sólo porque sí.
Esta autenticidad está representada por una serie
de fases que van determinando sus características pro-
pias, estudiadas desde el punto de vista del ciclo vital
de los documentos, que consiste en el tiempo de vida y
permanencia de los documentos, desde su concepción
hasta su destino final.

Ser viviente ––––––––––––––––––––––––––––→ Muerte

Ciclo vital –→ Gestación ––→ Nacimiento ––→ Vida ––→ X
Documento –––––––––––––––––––––––––––→ Destrucción
Traslado
Transferencia
Conservación
permanente

Cuadro 4: Ciclo vital de los documentos.

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Algunos autores consideran más bien como las tres

edades de los documentos. El problema es que estas tres
edades son más bien decisivas y no se puede incorporar
ninguna otra, consideramos, entonces, que la expresión
“ciclo vital de los documentos” es más acertada, porque
nos permite analizar a los documentos en sus distintas
acepciones a lo largo de su vida.

92
 Normalmente, como personas civiles estamos acos-
tumbrados a tratar con archivos cercanos a nuestros in-
tereses, cuando realizamos algún trámite necesario, nos
acercamos a un archivo si queremos extraer información,
pero difícilmente percibimos que los documentos son
permanente removidos de sus sitios, cumpliendo deter-
minados requisitos, trámites y traslados hasta su esta-
cionamiento definitivo. Menos aún, vemos cómo los ar-
chiveros continúan realizando una labor con los que
fueron nuestros papeles, aun más allá de lo que nues-
tros intereses sobreviven, no sabemos que los archive-
ros determinan la categorización de los archivos en los
cuales reposarán los documentos cumpliendo cada una
de sus edades o ciclos.
Los archivos de la Antigüedad y la Edad Media dis-
tinguen, perfectamente los documentos caducados de
los documentos que sirven al propósito de la entidad
productora, pero no los clasifican ni los separan en de-
pósitos distintos.
Con el desarrollo de las teorías económicas y la for-
mación de los estados modernos, se considera a los ar-
chivos depositados como un problema muy engorroso
ante el incremento documental, es cuando el interés se
centra en la información que contiene para el estudio
del pasado inmediato (utilidad histórica) y se toma con-
ciencia de que para algunas personas era su certificado
de propiedad (utilidad legal). “Es evidente que en el lap-
so de una generación, las cosas han evolucionado nota-
blemente. No hace mucho tiempo los archivistas de la
mayor parte de los países europeos, fieles a la concep-
ción que lentamente se había elaborado en el curso del
siglo XIX, estaban de acuerdo en querer ser, ante todo, si
no exclusivamente, historiadores y en considerar sus
depósitos como centros de conservación de fondos de ar-

93
chivo de valor permanente al servicio de la investiga-
ción histórica”.52
Consideremos que para las regiones de habla hispa-
na, el concepto de archivo como depósito de documentos
tramitado, relacionado a su origen, organizado por se-
ries, estableciendo perpetuidad de los documentos, ser-
vicio de consulta, instalación en lugares seguros y ade-
cuados, surge como consecuencia de las ordenanzas de
1588, en el Archivo de la Corona de Castilla, situado en
el castillo de Simancas por Carlos I.
En el siglo XVIII se crea el Archivo General de Indias,
con la particularidad de reunir documentos concernien-
tes a las colonias españolas de América y Filipinas, te-
niendo como objetivo el servicio de consulta para redac-
tar la historia de América, según el deseo de Carlos III.
Esto nos permite entender la existencia de dos cla-
ses de archivos, los administrativos, mejor comprendi-
dos por Norteamérica, y un buen número de países ame-
ricanos, que procuran tener una administración eficien-
te, y los históricos, mejor comprendido por europeos, gra-
cias a su desarrollo histórico desde el cristianismo.
En la medida que crece la población, el incremento
de la producción documental se hace incontrolable, los
archivos no se abastecen del tiempo necesario para reci-
bir, ordenar, describir y servir los documentos que la enti-
dad productora demanda del tratamiento adecuado del
enorme caudal de información que produce, por lo que
no puede atender el otro aspecto, el histórico, además
pierde importancia y perspectiva dado que los emplea-

52
Robert Henri Bautier: La administración moderna de los archivos
y la gestión de los documentos: el prontuario RAMP. La función de los archi-
vos, la misión de los archivos y las tareas de los archivistas, recopilado
por Peter Walne con la asistencia de un grupo de trabajo de CIA, Progra-
ma General de Información y UNISIST, UNESCO, París, 1985.

94
dos de las administraciones no son historiadores ni com-
prenden ese enfoque, como para estar preparando los
documentos para aquellos que requieren información
para reconstruir el pasado. “En estas condiciones cabría
preguntarse si no se hallaba próximo a un divorcio en-
tre dos concepciones del oficio del archivista; entre la
del archivista historiador, ajeno a la administración, y la
del archivista administrador sin verdadera perspectiva
histórica”.53
La creación de archivos intermedios parece ser una
solución, constituyen un depósito documental entre ad-
ministrativos e históricos, los documentos allí deposita-
dos aún pertenecen a sus dueños originales, mientras
que una vez transferidos al histórico, se transforman en
patrimonio de la sociedad que los creó. Se origina así
todo un contexto sobre el patrimonio documental de la
sociedad moderna.
En estos aspectos contemplados, el documento de
nuestro trámite pasó por varias etapas que constituyen
su ciclo de vida, tanto la información que contiene, como
su soporte, al unísono. Tal como lo determinan los prin-
cipios de unificación se conforma el ciclo vital de los
documentos, no puede haber desde este punto de vista,
un ciclo vital de la información, así de simple, ni un ciclo
vital de los documentos, por separado, puesto que uno sin
el otro, información y soporte, dejan de ser automática-
mente; para comprender esta situación nos remitimos a
los principios enunciados en la Teoría de los archivos.54

53
Robert Henri Bautier: La administración moderna..., op. cit.
54
Víctor Hugo Arévalo Jordán: Teoría, fundamentos..., op. cit., pp-
50-53.

95
Traslado y transferencia

Los traslados y las transferencias son acciones seme-

jantes desde el punto de vista archivístico, encaminadas
a mover los documentos de un ámbito o área a otro, la
diferencia radica en la razón legal de cada uno.
Se trasladan los documentos de un archivo eventual,
que puede ser la oficina productora, al archivo central
de la misma institución o a un archivo intermedio, estos
documentos normalmente son trasladados atendiendo a
estas dos razones:
– Terminaron los objetivos de su trámite.
– Se cumplió su plazo precaucional.
La entidad productora es dueña de los documentos,
ejerce sus derechos sobre tales y no requiere ninguna
condición para acceder y consultar a sus documentos
propios. La entidad, en concordancia con las leyes del
lugar, puede establecer restricciones para la consulta
de sus documentos.
Se transfieren los documentos de un archivo even-
tual, que puede ser la oficina productora, o de un archi-
vo central de la misma institución o de un archivo inter-
medio, a un archivo histórico, donde permanecerán de-
finitiva e indefinidamente. Estos documentos normal-
mente son transferidos atendiendo a:
– Terminaron los objetivos de su creación en la ins-
titución que los generó.
– Su consulta es prácticamente nula.
– Se cumplió su plazo precaucional en el archivo cen-
tral de la institución.
– Resulta incómodo conservarlo al no ser utilizado.
Al efectuarse la transferencia, la entidad productora
no es más la dueña de los documentos, es el archivo ge-
neral o en algunos casos el archivo histórico, quienes ejer-

96
cen derechos sobre los documentos ingresados a su do-
minio, por lo tanto se dictamina cuáles han de ser los re-
quisitos para acceder y consultar a los documentos trans-
feridos, que se convierten en patrimonio cultural.
En ambos casos, las responsabilidades del traslado o
de la transferencia son decisiones y acciones tomadas
por cuenta del productor de los documentos. Las res-
ponsabilidades se extienden en muchos casos hasta el
archivo intermedio, y en su ausencia, hasta el archivo
de conservación permanente.
Los traslados y las transferencias, previo el consen-
so del envío, el trabajo de organizarlo, se realiza en la
entidad u oficina productora de los documentos, el ar-
chivo de recepción incorpora los documentos a los fon-
dos u otras unidades documentales del archivo, es decir,
al conjunto organizado de los documentos.
Estos aspectos nos dan entonces determinadas pau-
tas sobre la formación de los archivos y el ciclo vital de
los documentos. Así tenemos que algunos autores estu-
dian estos aspectos clasificando básicamente tres etapas
que podemos definir como básicas, y a lo largo de su aná-
lisis van generando nuevos conceptos sobre su desarro-
llo. En el Manual de Archivología Hispanoamericana, Au-
relio Tanodi sostiene y hace distinción de tres fases:
Pre-archivística, archivística, y fase histórica la
última etapa; comparte de esta opinión Elio Lodolini.

Ciclo vital del documento, según los conceptos de

Aurelio Tanodi, Elio Lodolini e Ives Pérotin

1) Fase pre-archivística.
2) Fase administrativa.
3) Fase histórica.

97
 Resumimos para entender el contenido de estas fa-
ses:
Fase primera: llamada también pre-archivística.
Esta fase comprendería lo que definimos como:
– recepción,
– adquisición,
– reunión de documentos, y
– trámite.
Para Tanodi sería la archivalía en potencia dentro
de la entidad productora.55
Los documentos son elaborados en la entidad o reci-
bidos para el cumplimiento de un determinado trámite
o comunicación. La recepción se realiza en las mesas de
entradas o alguna oficina destinada a este fin que, en la
mayoría de los casos, se ocupa de registrar los pasos ade-
cuados del trámite que se realiza.
El autor del Manual introduce un término, archiva-
lía que estudiamos con detenimiento. “Por Archivalía
entendemos todo el material escrito, gráfico (dibujos,
mapas, planos), multigrafiado, reprógrafo56 , sonoro, audio-
visual (películas) proveniente de una entidad, produci-
do o recibido, en función de sus actividades o, en gene-
ral, relacionado con su vida administrativa, desde el mo-
mento en que cumplió su función inmediata que originó
su creación, y se conserva con fines administrativos, ju-
rídicos y científicos y culturales”.57

55
Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit., p. 8.
56
El término “reprógrafo” lo usamos por analogía con la palabra
francesa réprographe, sinónimo de reproducteur, o inglesa reprographe,
sinónimo de reproducer. Vide: Formation du personnel pour la reproduc-
tion et la selection de documents, y training of personnel for document re-
production and selection, Publicaciones de la UNESCO, agosto 1955, 81 F
y E, p. 1. Abarca la reproducción de documentos escritos y gráficos: foto-
grafías, clisés, microfilme, microfichas. Vide: Aurelio Tanodi, op. cit.
57
Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit., p. 15.

98
 Es comprensible la intención de definir a los docu-
mentos del archivo en forma identificable, estamos ple-
namente de acuerdo con ese aspecto, es necesario tener
en cuenta que los libros y las librerías son términos es-
pecíficos de la Bibliotecología, y es conveniente que la
Archivología comprenda un lenguaje propio. El proble-
ma es el término mismo. Por la definición que se le da a
archivalía, es fácil de entender que algunos tratadistas
la confundan con los archivos. Primero debemos tener
en claro que los archivos hacen a la Archivología como
la documentos hacen a la Diplomática, lo que se busca
con el término archivalía es lo que hace al archivo. “La
palabra Archivalía no ha recibido, todavía, su carta de
ciudadanía en la lengua castellana”58 es conveniente en-
tonces que los lingüistas, lejos de la influencia de los en-
tusiastas de siempre, analicen la palabra en su acep-
tación adecuada, posiblemente sea archivería un térmi-
no acertado. Archivale y archivalien, son singular y plu-
ral en alemán, en inglés es archivalia al igual que en ita-
liano.
Fase segunda: denominada por Tanodi “archivalía
verdadera”, se produce cuando los documentos cumplie-
ron su objetivo inmediato, o los fines para los cuales han
sido creados. En esta fase los documentos cumplieron
su trámite; pero, se conservan por un tiempo prudencial
en los archivos de las entidades productoras, para fines
de consulta, formación de precedentes, antecedentes o
posteriores reclamos que surjan, se utilizan también como
antecedentes o precedentes, cumplen necesidades ad-
ministrativas. La consulta es esporádica.
Fase tercera: los documentos se transforman en fuen-
tes de consulta para los fines prácticos, científicos y cul-

58
Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit., p. 15.

99
turales, generalmente se guardan en los archivos histó-
ricos o los correctamente denominados archivos gene-
rales.
Sobre estas tres fases estamos de acuerdo, pero es
necesario considerar que los comportamientos del ar-
chivero abarcan todas las fases del documento, no sola-
mente a la fase administrativa o histórica, sino que es
de injerencia archivística la determinación de los carac-
teres y formulación de información de los documentos.
La práctica profesional entonces abarca todo el ciclo vi-
tal de los documentos y no sólo “una vez cumplidos sus
objetivos para los cuales han sido creados”.59
Posteriormente encontramos el ciclo vital de los do-
cumentos señalando las fases pre-archivísticas, admi-
nistrativas e históricas, en los trabajos efectuados por
Manuel Vázquez.
Este autor habla también de las tres fases, pero hace
una acotación: a la fase pre-archivística la divide en dos
momentos de gestación, y de trámite. En la fase ad-
ministrativa habla de un momento de vigencia y de un
momento de plazo precaucional. Y a la fase histórica la
deja en esa situación, porque luego de la finalización de
la vigencia comienza la etapa para el investigador.

Ciclo vital del documento,

concepto de Manuel Vázquez

1) Fase pre-archivística Momento de gestación

Momento de trámite
2) Fase administrativa Momento de vigencia
Momento de plazo precau-
cional
3) Fase histórica
59
Aurelio Tanodi: Manual de Archivología..., op. cit., p. 15.

100
 Posteriormente, Manuel Vázquez, modifica los mo-
mentos:

Ciclo vital del documento,

concepto de Manuel Vázquez

1) Fase o edad administrativa Momento de planifi-

cación del tipo docu-
mental
Momento de trami-
tación
2) Fase o edad administrativa Momento de vigen-
cia
Momento de plazo
precaucional
3) Fase o edad permanente o histórica60

Como podemos apreciar en el cuadro, Manuel Váz-

quez modifica los momentos de planificación del tipo do-
cumental, y tramitación, en la fase pre-archivística y de
vigencia y plazo precaucional en la fase administrativa.
Gunnar Mendoza habla de tres etapas pero modifica
una primera como activa: la vida del documento. Una
inactiva: la etapa de selección documental y una tercera
etapa de conservación permanente.

Ciclo vital del documento, según los conceptos de

Gunnar Mendoza

1) Fase activa
2) Fase inactiva
3) Conservación permanente
60
Manuel Vázquez Murillo: Cómo seleccionar documentos de archi-
vo, Córdoba, Argentina, Sidera, 2002, p. 45.

101
 Es necesario observar que en algunos textos se hace
referencia a archivos activos, pasivos, inactivos, vivos o
muertos, porque se refieren al momento de vida del do-
cumento que está trabajando.
La fase activa es cuando el documento se produce
y, por el valor de su contenido sustantivo, posibilita y
facilita el cumplimiento de las funciones, actividades y
trámites de los individuos y de las entidades. Conside-
ramos que esta denominación es más natural desde el
punto de vista de los documentos mismos, que se en-
cuentran en plena actividad institucional.
La fase inactiva o de transición, según el mismo au-
tor, es considerada cuando los documentos han perdido
su valor activo, y han cumplido los trámites actuales, con-
secuentemente deben ser evaluados para identificar los
valores vigentes de su información.
La fase de conservación permanente se produce
cuando el documento es reconocido por los valores de la
información contenida, por consiguiente se preserva en
archivos de carácter permanente o históricos como co-
múnmente se los designa. Esta denominación es más co-
rrecta que la “histórica”, respeta mejor los valores infor-
mativos de los documentos, que no son sólo históricos, y
despega un poco esa dependencia de aquellos que con-
sideran a los archivos como estados históricos más que
administrativos, de ahí que muchos “historiadores” no
estén de acuerdo con esta denominación.
Schatz realiza una intercalación, una edad interme-
dia del documento, la misma que tiene una sub-clasifi-
cación de acuerdo a la consulta que se efectúa, una pri-
maria frecuente, primaria eventual, y por último se-
cundaria.

102
 Ciclo vital del documento, concepto de Schatz

Fase administrativa
Edad intermedia Primaria frecuente
Primaria eventual
Secundaria
Fase histórica

Schatz conceptúa el CVD como una fase netamente ad-

ministrativa, del cual se desprende una edad interme-
dia, con la subdivisión de primaria frecuente, primaria
eventual y secundaria, para luego conformarse la fase
histórica, este modelo, visto desde el punto administra-
tivo, es uno de los más acertados, considerando que el
grueso de los profesionales archiveros trabajan en la ad-
ministración y apenas una minoría en los archivos histó-
ricos. Así mismo, los archivos intermedios constituyen
una solución en muchos lugares, para evitar la acumula-
ción excesiva en los repositorios administrativos.
Hacemos un repaso de lo aquí expuesto, sin preten-
der ser exhaustivos con los distintos análisis presenta-
dos por otros autores no menos prestigiosos. Considera-
mos entonces este resumen del CVD:

Fase activa
Llamada también pre-archivística, archivalía o ar-
chivería en potencia, que conserva los momentos de ges-
tación y de trámite, propuestos acertadamente por Ma-
nuel Vázquez y que comprende un amplio espectro de la
formación de los archivos; pero, añadimos el momento
de gestión, para considerar adecuadamente la gestión de
recursos, como una estrategia de la entidad que consi-
dera y evalúa la importancia de la relación individual
frente a las relaciones colectivas entre directivos y tra-

103
bajadores. La gestión de recursos se refiere a la activi-
dad que señala la importancia del compromiso activo de
todos los participantes de la entidad, inclusive y priori-
tariamente los usuarios.
La gestión implica tomar una serie de medidas en-
tre las que cabe destacar:
– El compromiso general con los objetivos institucio-
nales.
– El análisis retributivo en función de la productivi-
dad de cada sector de producción documental.
– El trato adecuado a las tres áreas que conforman
al archivo, al personal, al público y a los documentos.
– Una formación profesional continuada.
– Y la vinculación de la actividad archivística a todos
los sectores relativos a la organización de la actividad
como la producción documental.
La clave de la gestión de recursos permite conside-
rar a las comunicaciones como transporte de conocimien-
to, por consiguiente, para superar un estado deficiente
es necesario que la comunicación fluya del nivel supe-
rior al nivel inferior y viceversa.
No bastan breves reuniones ni transmisión de órde-
nes. Hay que documentarlas, los documentos así produ-
cidos no sólo obedecen a trámites muchas veces inútiles,
y en los archivos bien organizados se sabe cuán inútiles
son, la participación activa de todos los sectores requie-
re la creación de grupos de capacitación y reflexión para
solucionar problemas.
Esto apunta a un mejor control de calidad de los bie-
nes y servicios de los archivos, y porque no, de la misma
institución. Esa participación permite que la empresa
aproveche al máximo la preparación de los sectores in-
teresados incluyendo a los usuarios, así como sus inicia-
tivas.

104
 Las organizaciones que administran en buena forma
la gestión de recursos prestan especial cuidado a la se-
lección de personal y a la formación profesional (habla-
mos de formación profesional idónea). Cada vez más la
demanda de conocimientos es mayor, así son mejor vis-
tos los empleados que pueden ocupar diferentes pues-
tos y adaptarse a cambios permanentes. Estos aspectos
generan documentos aparentemente confusos, que al
momento de la clasificación deben ser debidamente com-
prendidos.61

Fase administrativa
Con la cual coinciden un número indeterminado de
autores, sobre todo aquellos que comprenden que la la-
bor de los archiveros en las áreas de administración son
numerosas, las competencias son profesionalmente res-
ponsables, y muchos aspectos que hacen al desarrollo de
las instituciones y a la vida cotidiana se manifiestan en
este período.
Respetamos el momento de vigencia, relativo a vi-
gente, que está en vigor y el momento del plazo precau-
cional, que se otorga a los documentos para decantar sus
valores informativos.

Fase intermedia
Comprendemos la formación de los archivos inter-
medios y la enorme importancia que éstos tienen por-
que son los encargados de analizar los verdaderos valo-
res de los documentos para otras ramas científicas tam-
bién.
Añadimos el momento simbiótico, durante el cual se
produce la simbiosis (del griego, symbioun, ‘vivir juntos’),
61
“Gestión de recursos humanos”, Enciclopedia Microsoft® Encarta
® 2000. © 1993-1999 Microsoft Corporation.

105
en los documentos al obtener una interdependencia de
dos organismos administrativos diferentes, los de la enti-
dad productora y los del archivo de conservación per-
manente.
Se suele denominar mutualismo al tipo de simbiosis
en la cual los organismos administrativos cooperantes,
o simbiontes, obtienen un beneficio mutuo.
Añadimos también el momento de análisis que prác-
ticamente es el análisis de contenido, como técnica de
investigación empírica elaborada en el ámbito de la co-
municación. Después de la década del 20 y la apoteosis
de las técnicas de propaganda durante las dos guerras
mundiales, la investigación social siente la necesidad de
contar con métodos empíricos de análisis de los conteni-
dos informativos que garanticen la absoluta objetividad
de los resultados.
La finalidad del análisis del contenido es, según la
definición del sociólogo estadounidense Bernard Berel-
son, la de proporcionar una descripción objetiva, cuanti-
tativa y sistemática del contenido manifiesto de la co-
municación. Algo muy necesario en la descripción de los
documentos.
El procedimiento consiste en la descomposición de
la unidad comunicativa, en nuestro caso el documento,
en elementos cada vez más simples, individualizados por
medio de criterios sistemáticos y empíricamente verifi-
cables. Hasta aquí no nos sorprende puesto que la Di-
plomática se ocupa de ello. Esos elementos se clasifican
según categorías representativas del tema elegido, las
cuales se convierten a su vez en variables que se some-
ten a un cálculo estadístico. Se obtiene así un cuadro de
los elementos léxicos que predominan en el texto dado,
cuyas frecuencias y relaciones recíprocas, valoradas es-

106
tadísticamente, permiten evidenciar el contenido explí-
cito de cualquier forma de comunicación.
Las críticas que recibe esta técnica de investigación
se pueden centrarse, sobre todo, en su modo de indivi-
dualizar las categorías descriptivas e interpretativas,
que para el analista del contenido se pueden establecer
a priori, mientras que para el semiólogo, por ejemplo,
derivan de las relaciones internas que se producen en-
tre los elementos constitutivos del texto mismo. Por otro
lado, el interés por el contenido manifiesto de la comu-
nicación excluye variables importantes, como los aspec-
tos no verbales, el contexto en el que se produce el in-
tercambio comunicativo, el trabajo de descodificación
del receptor; sobre todo para nuestro análisis, el con-
texto institucional donde se desarrolla el documento,
etc.
En los últimos años, las técnicas de investigación han
alcanzado un gran desarrollo y se han perfeccionado gra-
cias a los avances del software, programas que permiten
utilizar categorías descriptivas mucho más complejas,
capaces de considerar y valorar los aspectos lingüísticos
y las relaciones del texto analizado.62 Este momento nos
lleva entonces a realizar un trabajo más complejo, am-
plio, en los archivos. Muchos autores elaboraron las nor-
mas de descripción tratando de cumplir con estos análisis.

Fase de conservación
permanente
Va a ser muy difícil que los archivos se liberen del
término histórico y, con justa razón, el gran porcentaje
de información que contienen los archivos de esta cate-

62
“Análisis de contenido”, Enciclopedia Microsoft® Encarta® 2000.
© 1993-1999 Microsoft Corporation.

107
goría, sirven a la Historia, debido a la gran influencia de
ejercieron en el pasado, en la formación de los archivos,
pero los archivos modernos sirven a otras formas de co-
nocimiento, como la Literatura, el Derecho, la Sociolo-
gía por decir sólo algunos aspectos, por lo que sería mejor
hablar de archivos de conservación permanente, más ade-
cuado a una función de carácter netamente archivístico.
Algunos archiveros así lo comprendieron.
Añadimos el momento de investigación, no obstan-
te la opinión de Ernest Nagel cuando se refiere a las cien-
cias sociales: “Sin duda, las leyes o generalizaciones con-
cernientes a fenómenos sociales que ha brindado la in-
vestigación social de la actualidad tienen un ámbito de
aplicación mucho más restringido, están formuladas de
manera mucho menos precisa y sólo son aceptables como
fácticamente correctas si se las considera limitadas por
un número mucho mayor de reservas y excepciones tá-
citas que la mayoría de las leyes comúnmente citadas de
las ciencias físicas”.63
Dados los largos períodos y pruebas a los que fueron
sometidos los documentos con el uso cotidiano se incor-
pora también el momento de la conservación y restaura-
ción.

Fase tecnológica
El impresionante desarrollo de la tecnología y sus
múltiples aplicaciones a los archivos, nos obligan a ha-
blar de la Documática, aplicada a los momentos informá-
tico y multimedia. El concepto denominado tecnología
apropiada, conveniente o intermedia se acepta como al-
ternativa a los problemas tecnológicos de las naciones
63
Ernest Nagel: La estructura de la ciencia, Buenos Aires, Paidós,
Buenos Aires, 1981, pp. 405-406. Textos de Diccionario Herder de filo-
sofía.

108
industrializadas y, lo que es más importante, como solu-
ción al problema del desequilibrio social provocado por
la transferencia de tecnologías avanzadas a países en vías
de desarrollo. Se dice que el carácter arrollador de la tec-
nología moderna amenaza a ciertos valores, como la ca-
lidad de vida, la libertad de elección, el sentido humano
de la medida y la igualdad de oportunidades ante la jus-
ticia y la creatividad individual. Los defensores de este
punto de vista proponen un sistema de valores en el que
las personas reconozcan que los recursos de la Tierra
son limitados y que la vida humana debe reestructurar-
se alrededor del compromiso de controlar el crecimien-
to de la industria, el tamaño de las ciudades y el uso de
la energía. Esto ha de incidir, y ya lo hace, sobre la pro-
ducción de información en variados soportes, en su ma-
yoría de carácter tecnológico.
La restauración y la renovación de los recursos na-
turales son los principales objetivos tecnológicos. Esta
postura influye en la clasificación de los soportes docu-
mentales de los archivos; dados los recursos muy gran-
des y acelerados que se emplean en la fabricación del
papel, las tecnologías buscan reemplazar los soportes
con otros que tengan mayores cualidades de tiempo de
acceso y espacio, aparentemente podrían atentar contra
la clasificación, por lo que se convierte en un tema de aná-
lisis que dejamos abierto a los especialistas.
Además, se ha argumentado que, como la sociedad
moderna ya no vive en la época industrial del siglo XIX y
principios del XX, la sociedad postindustrial es ya una
realidad. Las redes complejas, posibles gracias a la elec-
trónica avanzada, harán obsoletas las instituciones de
los gobiernos nacionalistas, las corporaciones multina-
cionales y las ciudades superpobladas; estos campos son
dignos de análisis en la temática de la clasificación.

109
 La tecnología ha sido siempre un medio importante
para crear entornos físicos y humanos nuevos. Sólo du-
rante el siglo XX se hizo necesario preguntar si la tecno-
logía destruiría total o parcialmente la civilización crea-
da por el ser humano.
A lo largo del siglo XX la tecnología se extendió des-
de Europa y Estados Unidos a otras naciones importan-
tes como Japón y la antigua Unión Soviética, pero en nin-
gún caso lo hizo a todos los países del mundo. Muchos de
los países de los denominados en vías de desarrollo no
han experimentado nunca el sistema de redes de infor-
mación, y les llevará aún bastante tiempo comprender
esta situación. Paradójicamente millones de personas
disponen de la tecnología más básica que se trata de ex-
tender a instituciones incrementando los costos de con-
sumo de una forma alarmante y aumentando su propia
dependencia y pobreza. El entusiasmo de los archivos
nos lleva también de la mano a situaciones como ésta.
La introducción de la tecnología occidental ha derivado
a menudo en una dependencia demasiado grande de los
productos occidentales. Para la población de los países
en vías de desarrollo, que depende de la agricultura de
subsistencia, tiene poca relevancia este tipo de tecnolo-
gías. En los últimos años, grupos de ayuda occidentales
han intentado desarrollar tecnologías apropiadas, usan-
do las técnicas y materiales de los pueblos indígenas.64
Por último, incorporamos el momento de difusión.
Se da la situación de poder publicar sobre todos los auxi-
liares descriptivos, principalmente alentando la investi-
gación y salvaguardando derechos sobre documentos y
archiveros que se toman el trabajo de realizar una serie
de descripciones documentales.
64
“Tecnología”, Enciclopedia Microsoft® Encarta® 2000. © 1993-
1999 Microsoft Corporation.

110
 Ciclo vital del documento
Resumen

1) Fase pre-archivística Momento de gestación

Momento de trámite
2) Fase administrativa Momento de vigencia.
Momento de plazo precau-
cional
3) Fase intermedia Momento simbiótico
Momento de análisis
4) Fase de conservación Momento de investigación
permanente Momento de la conserva-
ción y restauración
5) Fase tecnológica Momento informático
Momento multimedia
Momento de difusión

SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN EL CICLO

VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Al enfocar el tema del ciclo vital de los documentos,

hemos llegado a una conclusión sobre las etapas y los mo-
mentos durante la vida-proceso de los documentos, lo cual
nos facilita mucho el concepto de información requerida
en cada una de estas etapas.
Analizando toda esta situación podemos tomar en
cuenta anteriores experiencias y desarrollar un modelo
del CVD. Realizamos entonces una categorización de la
siguiente forma:
Primera fase. Denominada pre-archivística, (Tano-
di, Lodolini, Pérotin), activa (Mendoza), en esta fase se

111
generan los momentos de gestación y trámite, aquí ob-
servamos el problema de la dimensión temporal, que nos
facilita analizar los alcances de la información contenida
en los documentos con relación al tiempo, y la dimen-
sión espacial nos da una pauta de los alcances de la in-
formación, dentro del interés por la recuperación de la
información.
Conviene aclarar que tomamos esta situación consi-
derando los principios de procedencia y de orden origi-
nal que se manifiestan en esta etapa, y que estudiare-
mos con más detenimiento en próximos títulos. En esta
fase generalmente se manifiesta la entidad de origen don-
de es creado el documento, justificando su momento de
gestación y posteriormente, las necesidades del momen-
to de trámite, estipulado por Vázquez. En esta etapa o
fase, pueden desarrollarse documentos de entidades no
siempre originales, sino derivadas en otros dominios.
Dimensión espacial: constituida por los límites le-
gales y de influencia de la institución. En esta etapa, los
documentos y la información tienen una dependencia di-
recta de la entidad productora, consecuentemente una
vinculación vertical a los sistemas de información del
organismo, siendo sus repositorios o infraestructuras
de base los archivos eventuales. Al realizar la descrip-
ción, se debe tener en cuenta quiénes han de requerir
inmediatamente la información. Como repetimos hasta
el cansancio, las operaciones, acciones, trámites etc. es-
tán vinculados a los límites de la organización.
1) Tiene una dependencia directa de la entidad pro-
ductora.
2) Vinculación vertical a los sistemas de información
organizacional.
3) Infraestructura de base (archivos eventuales).

112
 Dimensión temporal: constituida por las series de
carácter estadístico, se observa en esta etapa una activi-
dad pragmática de la institución y una preocupación con-
suetudinaria, por tomar decisiones sobre temas del día.
Series temporales de carácter estadístico.
1) Actividad pragmática.
2.) Preocupación consuetudinaria.
Esta etapa se denomina también fase de produc-
ción de documentos y estaría compuesta por los elemen-
tos siguientes:
– Diseño y gestión de formularios.
– Preparación y gestión de la correspondencia.
– Gestión de informes y directrices.
– Fomento de sistemas de gestión de la información.
– Aplicación de la tecnología moderna a dichos pro-
cesos.
Segunda fase. Considerada como la de mayor acti-
vidad informativa, esta etapa es la denominada admi-
nistrativa por Tanodi, Lodolini, Pérotin; inactiva por
Gunnar Mendoza, y considerada la edad intermedia por
Schatz. Según Manuel Vázquez se consideran los momen-
tos de vigencia y de plazo precaucional. Como principal
característica de esta etapa se observa un desarrollo sec-
torial referido a grupos sociales interactuantes, lo cual
permite la formación de ciclos de comunicación entrela-
zados, como consecuencia de los interés de carácter so-
cial y los de la institución que entran en juego, el requeri-
miento de información en esta etapa es masivo. Se obser-
va que la entidad productora trabaja relacionada con el
núcleo social que le rodea y sirve para la entidad social
que demanda la información. Los auxiliares descriptivos
generalmente tienen un carácter de reserva o acceso.
Dimensión espacial: está constituida por los ámbi-
tos de influencia de la institución sobre los grupos in-

113
teractuantes, como consecuencia esta dimensión será
mucho más extensa que la anterior. La dimensión espa-
cial se cualifica y cuantifica en función de los objetivos,
del sentido direccional de la entidad, sobre la formula-
ción de objetivos y la adopción de decisiones.
Dimensión temporal: ingresa en el intercambio de
la influencia del medio social, para lo cual la institución
realiza una recogida de datos mediante algunas activi-
dades principales como la orientación del trámite, de-
terminación de identidad de la entidad productora en
función del medio social, consecuentemente, la distribu-
ción de información de carácter escrito u oral cumple con
las funciones de difusión y comunicación.
Durante el desarrollo de esta etapa, internamente
la institución realiza una codificación de series o tipos
documentales determinados y requiere, además, infor-
mación de los trámites y sectores de control. Se incorpo-
ran las técnicas propias del archivo: ordenación, clasifi-
cación y descripción, y podríamos decir una preselección
sin llegar a una selección científicamente fundamenta-
da. Se cumple entonces la certificación de las acciones,
funciones, actividades y tareas institucionales.
Esta etapa podemos llamarla también fase de utili-
zación y conservación de los documentos y abarca los
aspectos siguientes:
– Creación y mejoramiento de los sistemas de archi-
vos y de recuperación de datos.
– Gestión de registros.
– Gestión del correo y las telecomunicaciones.
– Selección y manejo de máquinas copiadoras.
– Análisis de sistemas.
– Producción y mantenimiento de programas de do-
cumentos vitales, funcionamiento de centros de docu-

114
mentación y aplicación, cuando proceda, de la automati-
zación y la reprografía a dichos procesos.65
Tercera fase. Denominada histórica por Tanodi,
Lodolini y Pérotin o de conservación permanente por
Gunnar Mendoza. Incorporamos en esta etapa el momen-
to simbiótico donde empieza la decantación de los valo-
res, de acuerdo al tipo de información obtenida y de
acuerdo a los valores primarios tenemos:
– administrativos,
– legales,
– contables,
– científicos,
y los valores secundarios:
– evidenciables,
– informativos.
También se incorpora en esta etapa el momento de la
investigación; modificándose los grados de accesibilidad
que permitan a los investigadores acceder libremente a
los documentos para sus respectivas investigaciones.
Dimensión espacial: constituida por el manejo de
información incorporada al subconjunto de saber acu-
mulado por el grupo social; por efecto de la decantación
de valores, la información se convierte en especializada.
Esta etapa requiere de un proceso de actualización
de la información por eliminación, por integración al
conjunto del saber acumulado y una vez elaborados los
procesos ingresamos a una fase de procesamiento de la
información, o lo que podríamos dar en llamar a una in-
formación refinada. Lógicamente que esto nos lleva un
análisis de recuperación de la información.
65
James B. Rhoads: La función de la gestión de documentos y archi-
vos en los sistemas nacionales de información, un estudio del RAMP, París,
Unesco, 1989.

115
 Dimensión temporal: constituida por un sistema
dinámico y coordinado, porque el investigador se encon-
trará trabajando continuamente con está información.
La fase de disposición de los documentos abarca:
– La identificación y descripción de las series de do-
cumentos.
– El establecimiento de programas de retención y dis-
posición de documentos.
– La evaluación y eliminación de documentos.
– La transferencia de documentos de valor perma-
nente a los archivos.66
Cuarta fase. Histórica, Tanodi, Lodolini, Pérotin,
conservación permanente, Mendoza. Momentos investi-
gación y conservación y restauración.
Dimensión espacial: subconjunto del saber acumu-
lado por el grupo social. Proceso de actualización por
eliminación y por integración. Proceso de recuperación.
Ámbito de sociedades intermedias e investigación espe-
cializada u objetiva. Grados de accesibilidad.
Dimensión temporal: Recuperación de los proce-
sos humanos pasados.
Quinta fase. Denominada informológica, consideran-
do la incorporación de medios tecnológicos avanzados.
Agregamos el momento de difusión, la información se suma
al ámbito social; los procesos serían una entrada de la
información, un tratamiento físico, un almacenamiento
y un procesamiento de esa información por su vuelta a
clasificación y ordenación, y finalmente una de salida que
sería el mismo momento de difusión. Tal como habíamos
anticipado en anteriores capítulos, se incorpora el mo-
mento telemático, al ser la información difundida por los
medios tecnológicos de comunicación.

66
James B. Rhoads: La función de la gestión..., op. cit.

116
Primera Pre- Tanodi, Lodolini, Pérotin
fase archivística
Activa Mendoza
Momentos Gestación y trámite (Vázquez)
Dimensión Limites de la organización 1)
espacial Dependencia directa de la entidad
productora. 2) Vinculación vertical a
los sistemas de información
organizacional. 3) Infraestructura de
base (archivos eventuales).
Dimensión Series temporales de carácter
temporal estadístico. 1) Actividad pragmática.
2) Preocupación consuetudinaria.
Segunda Administrativa Tanodi, Lodolini, Pérotin
fase
Inactiva Mendoza
Sectoriales Grupos sociales interactuantes, ciclos
de comunicación entrelazados.
Momentos Vigencia y de plazo precaucional
(Vázquez)
Dimensión Ámbitos de influencia: 1) Sentido
espacial administrativo. 2) Formulación de
objetivos. 3) Adopción de decisiones.
Dimensión Influencia del medio ambiente social.
temporal Recolección de datos: 1) Orientación
del trámite. 2) Determinación de
identidad. 3) Distribución de
información escrita y oral. 4)
Codificación clasificatoria. 5)
Información de trámite y sector de
control. 6) Certificación de actos,
acciones, funciones, actividades,
tareas.
Técnicas de archivo: clasificación,
ordenación, descripción, preselección.
Tercera Intermedia Schatz, Arévalo
fase
Momentos Simbiótico y análisis documental
(Arévalo)
Primario frecuente, primario
eventual, secundarios (Schatz)

Cuadro 5. Sistemas de información en el ciclo vital del documento.

117
 Dimensión Ámbitos de influencia: 1)
espacial Reformulación de objetivos. 2)
Asentamiento institucional.
Dimensión Decantación de valores: Primarios: 1)
temporal Administrativos. 2) Legales. 3)
Contables. Fiscales. 4) Científicos.
Secundarios: 1) Evidenciables. 2)
Informativos.
Cuarta Histórica Tanodi, Lodolini, Pérotin
fase
Conservación Mendoza, Arévalo
permanente
Momentos Investigación y conservación y
restauración.
Dimensión Subconjunto del saber acumulado por
espacial el grupo social. Proceso de
actualización por eliminación y por
integración. Proceso de recuperación.
Ámbito de sociedades intermedias e
investigación especializada u objetiva.
Grados de accesibilidad
Dimensión Recuperación de los procesos
temporal humanos pasados.
Sistema dinámico y coordinado.
Quinta Tecnológica Arévalo
fase
Momento Informático, multimedia. Difusión.
Dimensión Función de entrada, tratamiento
espacial físico de la información, función de
almacenamiento, función de
procesamiento. Función de salida.
Dimensión Reprografía, ámbito social en general,
temporal distribución de información
cualificada.

Cuadro 5 (cont.). Sistemas de información

en el ciclo vital del documento.

118
 LOS CARACTERES INTERNOS Y EXTERNOS
DEL DOCUMENTO

EL ANÁLISIS de los caracteres internos y externos de los

documentos, constituye un paso necesario para la com-
prensión de los documentos de modo que nos permitan
clasificarlos y describirlos en forma adecuada, podría
considerarse como el análisis diplomático moderno.

CARACTERES EXTERNOS

Los caracteres externos consisten en las distintas

propiedades que conforman la apariencia y estructura
física del documento, como ser color, tamaño, grosor, etc.;
son aquellos que a simple vista nos dan un indicio de lo
que trata el documento. Es decir, que la parte física nos
da una idea aproximada sobre el contenido documental
que tratamos, si es un formulario, plano, mapa, nota, car-
ta, oficio, etc.; forma, tamaño, color, etc. son señas parti-
culares del documento, agilizan la identificación visual-
mente relacionada a la función que se realiza y nos dan
pautas aproximadas de sus contenidos.
De acuerdo con la clasificación de Theodore R. Sche-
llemberg tenemos:

Clase y tipo documental

El mismo Schellemberg, nos sugiere que para deter-

minar este carácter físico, debemos respondernos a la
pregunta ¿qué clase de documento es éste? La clase es
un orden. Este orden se manifiesta como una determi-
nada cantidad de sujetos u objetos del mismo grado, ca-
lidad u oficio. Se establece entonces un orden en que, de
acuerdo a determinadas condiciones intrínsecas o cali-
dades, se consideran comprendidos diferentes sujetos u
objetos. La clase corresponde a un grupo taxonómico que
abarca varios órdenes con muchos caracteres comunes.
La clase conforma un grupo de cualidades que se in-
tegran, caracterizadas por la homogeneidad de condicio-
nes de forma y materia. Cuando se habla de vídeos, es-
tamos generalizando una clase que se separa de los ex-
pedientes. A. gattung, klasse, vorlesung, lehrstunde;
F. classe; I. class; It. classe; P. classe.
El tipo documental es un modelo o ejemplar, represen-
tativo de cosa figurada. Figura o talle de un documento.
Clase como naturaleza misma de los documentos. Cada
uno de los grandes grupos taxonómicos en que se pue-
den dividir las unidades documentales archivísticas.
Al hablar de “clase” y “tipo”, nos estamos refiriendo
a la forma en que se nos presenta a primera vista el do-
cumento; referente a la clase documental disponemos de
una variedad amplia con la incorporación de la tecnolo-
gía en la administración, así tenemos, sin ser exhausti-
vos: documentos textuales, manuscritos, cartográficos,

120
gráficos, de imagen, fotográficos, cinéticos, legibles por
máquina, microfilme, etc.
En cuanto a la tipología documental, ha generado una
serie de estudios sobre el tema; así tenemos impreso,
formulario, carta, informe o memorando, etc. La Tipolo-
gía se convierte en una rama de la Archivología que se
dedica al estudio de los tipos documentales. Tiene por
objeto clasificar determinadas creaciones según su for-
ma, y establecer entre ellas relaciones según las afinida-
des de sus sistemas escriturales, morfológicos, sintácti-
cos, etc., estudia los diversos tipos documentales tenien-
do en cuenta sus características morfológicas e interpre-
tación de los caracteres.
Hoy se tiende a la práctica de una tipología documen-
tal rigurosamente analítica, que excluye de sus presu-
puestos toda consideración subjetiva del objeto. Se pre-
tende con ello llegar a clasificaciones o tipificaciones de-
finidas según modelos de validez universal. Las dimen-
siones, el peso, la coloración, etc., otorgan a las tipolo-
gías analíticas un alto grado de objetividad.
La tipología efectúa el análisis de una caracterolo-
gía, y se basa en tres rasgos del carácter:
– creación,
– actividad,
– y utilidad para definir los tipos documentales.
La clase establece en cierta forma una clasificación
para la ordenación documental, lógicamente al momen-
to de ordenar documentos, no vamos a mezclar planos y
mapas con películas o discos.
El tipo documental, contrariamente a lo que se pien-
sa, se caracteriza por sus propiedades extrínsecas, como
puede ser el color, el tamaño, la forma. Por ejemplo una
tarjeta de kardex y un decreto tiene sus características
plenamente diferenciadas a las de un cheque bancario.

121
 Generalmente cada oficina tiene un modelo prees-
tablecido para determinar la categoría del documento.
Si es carta lo más probable es que el tamaño del papel
sea reducido; si es informe suele ser una hoja más gran-
de que la de carta; si es memorando adopta un tamaño
que se reduce a la mitad de la hoja oficio, etc. Para estos
fines algunos países establecen normas generales para
toda la administración pública cuando no para la priva-
da inclusive, en la Argentina IRAM determina las normas
por tamaños, para aplicar posteriormente a determina-
dos tipos documentales. Por ejemplo: Norma A-4, serie
básica.
La diversidad de tipos documentales que se presen-
tan al archivero, es consecuencia de las diversas activi-
dades de la entidad pero debemos recordar que existen
tipos documentales sino iguales, por lo menos semejan-
tes en distintas áreas de una institución, citamos el ejem-
plo de cartas, que generan todos los sectores, lo cual es
conveniente tener en cuenta al momento de realizar la
ordenación, la clasificación y, como consecuencia, la des-
cripción. Los tipos documentales en algunos aspectos,
tendrían la categoría de lenguaje estructurado, para la
formación de tesauros.
Algunos tipos documentales son especializados, de
ahí que se generan formularios propios para cada insti-
tución. Para facilitar la descripción, los tipos documen-
tales pueden dividirse en grandes grupos. Schellemberg
clasifica los tipos documentales en grandes grupos, los
tipos documentales comunes, personales, de activida-
des financieras y judiciales, asuntos gubernamentales,
que caracterizamos a grosso modo.
Tipos documentales comunes: son aquellos que se
producen en todas las actividades, sean éstas judiciales,
económicas, gubernamentales, etc. Por lo general sirven

122
de comunicación entre personas e instituciones. Los más
conocidos son los de correspondencia, actas, informes,
memorandos, notas y telegramas.
Tipos documentales personales: son más utiliza-
dos en un archivo histórico, son documentos producidos
por las personas en sus actividades de carácter perso-
nal. Toda persona, produce y acumula documentos, des-
de el documento de identidad hasta los recibos de com-
pras, desde el certificado de nacimiento, los documen-
tos personales, hasta los de entidades encargadas del
cobro de impuestos y servicios, se acumulan en los ar-
chivos personales de todo ciudadano. Podemos efectuar
una pequeña clasificación para este tipo de documentos:

Documentos familiares:
– Bancarios.
– De salud.
– Seguros.
– Vivienda.
Documentos fiscales:
– De locomoción.
– De trabajo.

A su vez, por experiencia generalizada, cada uno de

estos clasificadores poseen varios tipos documentales,
podemos considerar los más comunes:

123
Clasificador Documento Conservación Orden original

Libreta de
Familiares Permanente Registro Civil
casamiento

Certificado de
Permanente Registro Civil
nacimiento

Declaración de Tribunales
Permanente
sucesión

Sentencia de Tribunales /Reg.

Permanente
divorcio Civil

Extracto de
Bancarios 5 años Banco
cuenta bancaria

Extracto de Según
Entidad emisora
tarjetas contrato

3 años de la
Recibo pago de Entidad
fecha de
préstamos otorgante
vencimiento
3 años de la
Entidad
Pagarés fecha de
otorgante
vencimiento
Boletas de
30 días de
depósito y Banco
acreditado
extracción

Comp. pago. Entidad de

Salud 10 años
Hosp. Clínica salud

Análisis, Entidad de
Permanente
radiografías salud

Cuotas médicas, Entidad de

10 años
Ob. Soc. salud

Cuadro 6. Tipos documentales personales.

124
Clasificador Documento Conservación Orden original

Fecha de
Seguro. Compañía
vencimiento
Contratos aseguradora
de póliza
Un año d.
Compañía
Primas vencimiento
aseguradora
última cuota
Hasta la
Contrato de Locador
Vivienda entrega
alquiler /inmobiliaria
propiedad

Comprobante de Locador
10 años
pago alquiler /inmobiliaria

Hasta la
Reglamento de
venta de Escribanía
copropiedad
propiedad

Resumen de Durante
Administrador
expensas propiedad

Recibo de
10 años Administrador
expensas

Titulo de Hasta su Colegio de

propiedad venta Escribanos

Actas de Hasta su
Administrador
consorcio venta

Documento por 10 años

Locador
mejoras /garantía

Recibos
Gas 10 años Empresa gas
servicios

Luz 10 años Empresa luz

Cuadro 6 (cont.). Tipos documentales personales.

125
Clasificador Documento Conservación Orden original

Empresa
Teléfono 10 años
teléfono

Empresa Obras
Tasas Obras Sanitarias 10 años
Sanitarias

Municipalidad 10 años Municipalidad

Hasta Colegio de
Hipoteca
vencimiento Escribanos

Garantía Hasta
Comercio
electrodomésticos vencimiento

Comp. de pago
Fisco 5 años Banco
impuestos

Permiso de Hasta Div. Tránsito

Automotores
conducir vencimiento Municipal

Mientras sea Registro de la

Tarjeta verde
titular Propiedad

Recibo de
10 años Dir. Rentas
patente

Diploma de Entidad de
Trabajo Permanente
estudio educación

Matricula Entidad
Permanente
profesional otorgante

Contrato de Entidad
Permanente
trabajo otorgante

Cuadro 6 (cont.). Tipos documentales personales.

126
Clasificador Documento Conservación Orden original

Entidad
Recibo de sueldo 10 años
otorgante

Aportes Caja o
Permanente
jubilatorios empleador

Solicitud de Caja
Permanente
pensión correspondiente

Constancia
Permanente Empresa
remuneración

Constancia de
Permanente Empresa
prestaciones

Cuadro 6 (cont.). Tipos documentales personales.

Los tipos documentales personales generan cierto

malestar en la clasificación porque corresponden a una
persona jurídica, bajo determinadas circunstancias que
no son institucionales. V.gr.: los investigadores, los his-
toriadores, intelectuales, escritores, etc., generan docu-
mentación particular; en el momento de realizar la cla-
sificación pueden plantear interrogantes al no tener ti-
pificaciones sobre algunos documentos propios de cada
autor, no obstante, algunos trabajos son factibles de cla-
sificar rápidamente, sobre todo cuando se trata de car-
tas, correspondencia, en general; el problema se presen-
ta cuando se encuentran recortes de diarios, revistas,
artículos, memorias, álbumes, biografías, discursos, apun-
tes, ensayos, genealogía, etc.
Tipos documentales financieros y judiciales: tal
como su nombre lo indica, son aquellos que se producen

127
gracias a la actividad económica de una institución y den-
tro de los judiciales, aquellos que se producen como con-
secuencia de juicios, procesos, apelaciones, etc. propios
de las actividades de tribunales.
En los documentos financieros, es necesario tener
un conocimiento básico sobre las actividades y léxico em-
pleado, a fin de dar el tipo documental más acertado posi-
ble a la realidad. En la administración moderna un buen
número de los tipos documentales son formularios im-
presos, como recibos, comprobantes de ingresos, asien-
tos diarios, etc., lo cual facilita en cierta manera la iden-
tificación rápida del tipo documental.
No ocurre lo mismo con los tipos documentales judi-
ciales, debido sobre todo a la diversidad de planteamien-
tos judiciales que se presentan, además de que en la eje-
cución judicial se producen diferentes tipos dentro de
un mismo expediente.
Tipos documentales de asuntos gubernamenta-
les: en la administración moderna es el Estado el que
provee mayor cantidad de documentación, debido sobre
todo a la gran diversidad y magnitud de actividades que
efectúa el gobierno a través de sus organismos adyacen-
tes. Asimismo originan tipos documentales muy espe-
cializados, dando lugar a gran variedad de formularios
sobre actividades complejas. Deducimos entonces que el
tipo documental, al ser claramente identificado por el
archivero, está dando también a conocer la información
generalizada de su contenido.67

67
Manuel Vázquez: Auxiliares Descriptivos I (Inventario y Guía),
Córdoba, Argentina, Centro Interamericano de Desarrollo de Archivos,
CIDA, 1978, p. 5.

128
 Clasificación de los documentos
diplomáticos
De acuerdo con el término clase, y sólo como para lo-
grar una comprensión adecuada de la aplicación de este
término que no debe confundirse con la ordenación y cla-
sificación en los archivos, sino que estamos encarando
sólo una propiedad o carácter de los documentos, incor-
poramos este estudio de clasificación de los documentos
diplomáticos. Se han ensayado numerosas clasificaciones
de documentos, justificando algunos criterios, veamos
algunas:
Rolandino de Passeggieri divide teniendo en cuen-
ta el “contenido” (contenido sustantivo desde el punto
de vista archivístico) de los documentos en: originales;
copias (que pueden, a su vez, ser imitativas, autógrafas
y auténticas); abreviaturas o minutas.

Originales
Imitativas
Documentos Copias Autógrafas
Auténticas
Minutas Abreviaturas
Cuadro 7. Clasificación de los documentos diplomáticos, según
Rolandino de Passeggieri.

Elio Lodolini en una clasificación muy simple, divi-

de los documentos en: diplomas; libelus; carta; noticia.
Siquel y Roncier en documento real o apéndix; do-
cumentos confirmativos; reescritos (no copias sino docu-
mentos rehechos).
La clasificación tipológica de De Paoli es más com-
prensible para los objetivos de nuestro estudio, puesto
que nos acerca mucho mejor al concepto de los tipos do-
cumentales:

129
 Documentos públicos: regios
Preceptum: utilizado mayormente por los reyes lon-
gobardos, merovingios y en las cancillerías imperiales.
Privilegium: franquicia otorgada por los soberanos.
Se confunde a menudo con el precepto.
Mundiburdium: es una clase especial de documen-
tos propios de la Edad Media.
Pactum: documento o contrato del Estado o sobera-
no con particulares, conviniendo condiciones sobre un
negocio o acuerdo común.
Carta: conocidas también como “cartas pueblas” o
“fueros juzgos”. Tienen su origen en la famosa carta de
Juan sin Tierra a los señores. Son también concesiones
otorgadas, generalmente a las abadías, iglesias, corpora-
ciones, etc. Podían ser impresas o darse a conocer por
bandos. En el primer caso eran llamadas “cartas-paten-
tes”.
Mandatum: similar a la carta, se utilizó en asuntos
administrativos. Se clasificaba en generales y particula-
res, según la extensión de las facultades que otorgaban
el dador del documento.

Documentos públicos pontificios

Emanados de la cancillería pontificia. El corriente y
antiguo es la “bula”, nombre proveniente del sello que lo
validaba, que era en forma de bola. También fueron usa-
das por emperadores romanos y reyes merovingios. En
ellas se escribían los actos más solemnes de la vida públi-
ca: sucesiones dinásticas, pactos de paz, actos de gobier-
no, etc. En el pontificado la bula más antigua es la otor-
gada en el año 1155 por Adriano IV. El sello de las bulas
lleva el anillo del pescador y el monograma papal, de
cera rosada.

130
 División: por su contenido se dividen en bulas ma-
yores o de privilegios, que son para los grandes aconteci-
mientos, y bulas menores o letras, son las más comunes.
Según quien las clasifica, pueden ser:
– Bulas consistoriales: que provee el Papa con to-
dos los cardenales.
– Bulas intermedias: otorgadas por el Papa antes
de ser proclamado.
– Bulas no consistoriales: otorgadas por el secre-
tario-canciller con anuencia del Pontífice.
– Breves: documentos de puño y letra del Papa. Au-
tógrafos. Se redactan en latín.

Documentos privados
Testamentos: siguiendo el Código Civil (art. 3607):
“Es un acto escrito, celebrado con las solemnidades de
ley, por lo cual una persona dispone del todo o parte de
sus bienes para después de su muerte”.
Donaciones: utilizadas en la Edad Media, general-
mente a favor de las iglesias, monasterios, etc.; y en la
época colonial, testamentos y mandas.
Permutas: generalmente fueron utilizadas entre mo-
nasterios. Libros, cuadros, esculturas, documentos, etc.
Ventas, censos, arrendamientos: referidos exclu-
sivamente a documentos de carácter agrario. Tenían fór-
mulas especiales.

Contenedor o formato

El formato considera la estructura de un documento

de archivo que define la forma en que se guarda, princi-
palmente por sus características de tamaño y textura.

131
 Schellemberg lo denomina formato y así se establece
en algunos institutos de enseñanza archivística. Nues-
tra intención de emplear en cambio “contenedor”, es evi-
tar confusiones entre formato y forma, acercándose más
a su significado que es la manera en que son reunidos
los tipos documentales al ser producidos.
El formato apunta al tamaño. Contenedor se refiere
a recipiente, algo que contiene, en nuestro caso, los do-
cumentos. El contenedor, de acuerdo con su forma físi-
ca y modo de operación, lleva distintos nombres o nomi-
naciones generales que están de acuerdo con su propia
naturaleza. Theodore R. Schellemberg designa tres gru-
pos:
l) Volúmenes: este término es también biblioteco-
lógico. Se denomina volúmenes cuando los documentos
pueden ser encuadernados hasta cobrar el aspecto de un
libro. Se denomina también libro. Es necesario aclarar
qué clase de volumen es, por ejemplo: libro de cuentas,
libro mayor, libro copiador, libro de actas, etc., y si fue-
ran de un solo tipo documental especificar si es un em-
paste o un cuaderno.
2) Unidades archivables: lo consideramos como el
más común dentro de la administración pública, puesto
que se trata de determinadas estructuras físicas que per-
miten colocar los documentos referentes a un solo asun-
to. Es necesario también aclarar qué clase de unidad es,
si se trata de carpeta, legajo, expediente, archivador de
palanca, folder, etc.
3) Unidades ordenadas deliberadamente: a estas
unidades Schellemberg las denomina series de determi-
nada ordenación. Si hablamos de series confundimos con
la clasificación general, es preferible llamarlas “unida-
des ordenadas”; sería lo que en terminología inglesa se
denomina “files” que obedecen a un orden determinado

132
por las actividades mismas. Este orden puede ser alfabéti-
co, numérico, etc.

Cantidad

La cantidad es una cualidad o propiedad de lo que

puede medirse o numerarse, o de lo que es capaz de au-
mento o disminución. A. menge, quantität; F. quantité;
I. quantity; It. quantità; P. quantidade. Hablamos archi-
vísticamente de determinado número de unidades do-
cumentales.
Fue Aristóteles quien hizo de la cantidad un género
supremo (categoría) del ser, atribuible a un término como
respuesta a la pregunta ¿cuánto? e inseparable del con-
cepto de divisibilidad. Kant le otorgó significación tras-
cendental (como condición de toda experiencia posible)
y la relacionó con los juicios universal, particular y sin-
gular. Para Hegel, como “cualidad convertida en negati-
va”, es determinación segunda del ser como tal o cuali-
tativo. Por último, para Engels y para el materialismo
dialéctico, su alteración es lo que modifica la cualidad.
En la descripción es muy importante saber la canti-
dad puesto que nos orienta acerca del espacio que ocupa
la documentación; nos da un cálculo aproximado del cre-
cimiento documental anual y nos permite prever el es-
pacio necesario que se requeriría tanto en el propio ar-
chivo administrativo como en los archivos intermedio e
histórico al efectuarse el traslado o la transferencia.
Es necesario verificar si la documentación está colo-
cada de canto o “acostada”. Si la documentación está de
canto se mide longitudinalmente y paralela al horizonte
o al piso; si la documentación está acostada, se mide per-
pendicularmente al horizonte o al piso, indicando en la
descripción la totalidad de documentos en metros li-

133
neales; así mismo es necesario determinar la cantidad
exacta de volúmenes y unidades archivables o de con-
servación.

Soporte o forma

La forma es la figura exterior de la materia. Pero la

acepción que más nos interesa es como el molde en que
se vacía y forma alguna cosa, lo cual nos acerca más al
contenedor. Forma suele aceptarse como seudónimo de
formato, lo cual se presta a confusión de conceptos. La
forma también nos acerca al concepto de la formalidad.
A. form, gestalt; F. forme; I. form, shape, fashion; It. for-
ma; P. forma.
Theodore R. Schellemberg habla de forma, lo cual
confunde fácilmente con el formato, de ahí que es pre-
ferible cambiar la denominación de forma por la de so-
porte, puesto que el soporte contiene a la información,
vale decir si está en original o si está reprografiado (co-
pias, multicopias, fotocopias, etc.) todas las variedades
de reproducción del original. Tendremos entonces un
soporte original o soporte reprografiado. El soporte más
bien se conceptúa como apoyo o sostén de información,
como cualquier medio sobre el que pueden almacenarse
datos, es decir, una memoria para datos. Puede consistir
en cintas o discos magnéticos, soportes perforados (fi-
cha o cinta) o formularios de marcas ópticas, papel, per-
gamino, papiro, metales, etc. A. stütze; F. support; I.
support; It. supporto, sostegno; P. suporte.
En este punto es necesario hablar un poco del conte-
nido del tipo documental, ya que tendríamos que sepa-
rarlo en grandes grupos para describirlo, es decir, es
necesario verificar si es el original o la copia la que se
encuentra en el archivo. Si es copia también es necesa-

134
rio aclarar si esa copia es de carbónico, si es copia a má-
quina (recopilación), si es fotocopia del original, si es foto-
copia de copia, si es microfilmada, etc.
Los documentos de archivo, producidos en el marco
legal de una actividad administrativa, después de todo
un proceso administrativo, y luego archivístico, se con-
vierten en testimonios, considerados como fuentes de
estado de derecho, de identidad, y pueden también, obe-
decer a intereses privados y particulares; son muchas
las razones por las cuales los documentos pueden pre-
sentar problemas de origen o nacimiento, acorde a los
intereses de quienes los crean. Esto se observa con ma-
yor claridad en los tribunales de justicia, donde la inten-
cionalidad de un documento se planifica en razón de un
estado de derecho.
Durante el trámite, los documentos originales pue-
den sufrir cambios, modificando su transmisión y objeti-
vo, de modo que se presentan versiones sobre un mismo
tema, o deformaciones, modificaciones del sentido ori-
ginal en el cual fue concebido; en todo caso las modifica-
ciones son intencionales, reestructurando e interpretan-
do los textos en su presentación. Así mismo, estos docu-
mentos fueron concebidos con un número determinado
de copias, que se agotan en las distintas presentaciones
del trámite. Es necesario entonces sacar nuevas copias
de estos documentos, por ejemplo la partida de nacimien-
to, que figura en una enorme variedad de trámites, para
lo que se requiere copias legalizadas para cada caso que
se presente; hoy en día estas copias no son tan proble-
máticas, debido a los avances tecnológicos que nos per-
miten obtener una multitud de copias, legalizarlas con
facilidad tal que abusamos de estos trámites, pero algu-
nas décadas atrás, estos documentos se duplicaban por
procedimientos más rústicos, y sufrían alteraciones por

135
la cantidad de copias que se obtenían en un lapso de tiem-
po prolongado, con modificaciones interpretativas, in-
terpolaciones y transformaciones.
Es aquí donde se consideran los conocimientos adi-
cionales sobre Diplomática y Paleografía de los archive-
ros; hablamos de soporte y de forma, de la “tradición do-
cumental” de la Diplomática, un equivalente al ciclo vi-
tal de los documentos actuales.
La tradición diplomática corresponde en nuestros
tiempos modernos al trámite, y las diversas maneras de
transmisión de sus significados, considerando los dife-
rentes sucesos y accidentes de los documentos a través
del tiempo, desde su nacimiento hasta llegar a los archi-
vos de conservación permanente. Estamos hablando del
ciclo vital de los documentos.
El conocimiento preciso del ciclo vital de los docu-
mentos ayuda al archivero en sus tareas de identifica-
ción de fondos. El conocimiento de los distintos trámites
marca el grado de relación existente entre los documen-
tos, y establece un control de los documentos originales
y copias.
Todos los trámites que se efectúan manifiestan dos
aspectos únicos sobre la forma documental, los documen-
tos son archivados en forma de original, o en forma de
copias.
Y hablando de clasificación, se establecen también
algunas categorías sobre la relación entre el original y
las distintas formas de copias, así tenemos:
– Minutas
– Originales:
a) Único:
– autógrafo
– heterógrafo
b) Múltiple (duplicados, triplicados...)

136
 – Categorías intermedias:
a) Ampliaciones o seudo-originales
b) Renovaciones o neo-originales
c) Inserciones:
– confirmaciones
– vidimus
– Copias:
a) Autógrafas
b) Certificadas o auténticas
c) Figuradas
d) Libres o simples
e) En códices diplomáticos:
– registros
– cartularios

Estos aspectos, han sido tratados en el contexto de

la Diplomática, coincidiendo con la sistematización del
francés Alain de Boüard68 que manifiesta, resumiendo,
que todo documento puede ser clasificado en uno de es-
tos tres grupos: minuta, original y copia.

Minutas
Las minutas son consideradas en tiempos modernos
como las notas grises o borradores, bocetos, escritos pre-
paratorios, su nombre se debe a que son muy breves. Tal
es así que de estas notas nacerán los documentos consi-
derados como originales. “Ya en las leyes de Justiniano
se distinguieron perfectamente los términos scheda (que
significa apunte) e instrumentum in mundum redactum
(documento puesto en limpio). De modo que las minutas

68
Alain de Boüard: Manual de Diplomatique Francaise et Pontifi-
cale, Paris, Diplomatique Général, 1929.

137
son notas que contienen los datos esenciales para la re-
dacción definitiva del documento”.69
A nivel notarial, originalmente las minutas se abo-
cetaban en la cara más áspera del documento, pars pili,
conocidas como “notas al dorso del documento”, mien-
tras que en la cara más lisa, pars munda, se redactaba el
documento mismo, esta práctica desapareció cuando di-
chas anotaciones se efectuaban en libros aparte. Desde
el punto de vista archivístico, se debe tener en cuenta
que las minutas, notas grises, bocetos, carecen de valor
jurídico y que son proyectos que no siempre terminaron
en un original. Lógicamente, podemos afirmar que una
minuta se convierte en original sólo con añadirle la fir-
ma del autor. Es conveniente, sin embargo, guardar to-
das esas notas, respetando los principios archivísticos,
supuestamente y haciendo constar en la descripción.

Documentos originales
La aplicación del término original aplicado al docu-
mento como adjetivo, se usaba en los tiempos de la es-
critura capital y uncial en Roma, otorgándole más bien
un significado de autenticidad, esta autenticidad no se
ve en las copias. Esta situación se prolonga hasta la Edad
Media, empleándose el término authenticum para los ori-
ginales.
Sin muchas vueltas, consideramos documentos origi-
nales los efectuados por voluntad propia de sus autores.
Realizados en forma primigenia, como primera escritu-
ra, perfecta y acabada, permitiendo obtener de ellos las
copias necesarias. Intrínsecamente en el original se ma-
nifiestan en forma correcta las características internas y
69
Manuel Romero Tallafigo: “La tradición documental. Originales
y copias”, en: Archivística. Curso Básico, Major, Córdoba, Argentina,
1981.

138
externas de los documentos que estudiamos archivísti-
camente, aparte que algunas características no archivís-
ticas como incisiones, signos especiales, sellos... que no
se presentan en la minuta ni en las copias, de la misma
forma como se presenta en el original.
Autógrafos y heterógrafos: cuando hablamos del
término original, cabe pensar que, estrictamente hablan-
do, sólo podríamos clasificar a los documentos en ológra-
fos, hológrafos o autógrafos, este último del griego autó-
graphos, por ser éstos los únicos que intelectual y escri-
turalmente, dado que es escrito de puño y letra, surgen
del autor.
En la actualidad, consideremos original a aquellos
que intelectualmente proceden de un autor, aun cuando
escrituralmente no sea así; a estos documentos se los de-
nomina como heterógrafos.
Originales múltiples: es frecuente en el mundo mo-
derno la redacción de documentos cuyo contenido sus-
tantivo implica requerimientos y obligaciones a los fines
determinados por las actividades administrativas. Así,
tenemos un autor y múltiples destinatarios de las dis-
tintas circulares que se distribuyen en instituciones muy
grandes o multinacionales. En algunas instituciones se
presentan requerimientos de cautela y seguridad y de
conservación, lo cual hace que se multipliquen los origi-
nales.
En este sentido, casi todos “los diplomatistas acuer-
dan en que estas categorías escapan a toda definición ju-
rídica, pues son originales en plenitud dispositiva o pro-
bativa”.70

70
Manuel Romero Tallafigo: “La tradición documental...”, op. cit.

139
 Categorías intermedias
Ampliaciones o pseudo-originales: no correspon-
de a los originales múltiples, considerando que se modi-
ficó su fecha de elaboración, faccionamiento; en térmi-
nos reales se trata de un duplicado, que conserva todos
los atributos del original, por lo tanto revestido de au-
tenticidad y fidelidad.
Renovaciones o neo-originales: es una sustitución
del documento original, en fecha posterior, autenticado
en forma legal, para suplirlo por necesidades manifies-
tas tales como nuevos trámites, pérdidas, o destrucción.
Inserciones: se da sólo cuando el texto de un docu-
mento es reproducido e incluido en otro documento, te-
niendo este resultado características y esencia propias.
Confirmaciones: diplomática y legalmente son do-
cumentos jurídicos que reiteran relaciones económicas,
personales, concesiones y disposiciones, consignadas en
documentos anteriores, con el fin de renovar su fuerza o
vigencia legal. Son particularmente estudiados en el CVD
porque incluyen documentos anteriores, que sirvieron
como precedentes.
Vidimus o vistas: considéranse a las transcripcio-
nes auténticas de un documento, hechas bajo la garantía
de una autoridad constituida. Constituyen un acto jurí-
dico nuevo, y no tienen por objeto la reedición del docu-
mento que se copia.

Copias
Designadas en latín como exemplum, sumptum, trans-
latum... Se realizan con dos finalidades claras: reprodu-
cir originales existentes y sustituir originales perdidos.
Al igual que a los originales, podemos clasificar a las
copias de la siguiente forma:

140
 – Copias autógrafas: son las hechas por la misma
mano del autor del original sea ológrafo o heterógrafo.
Son en su creación muy cercanas al original, pero distin-
tas en su aspecto, del original.
– Copias certificadas: son aquellas que al ser lega-
lizadas en forma pública, se avala su fidelidad por una
autoridad distinta a la del autor. Legalmente surten los
mismos efectos que el original.
– Copias figuradas: el copista o copiador reprodu-
ce el texto y los caracteres de los documentos, caracte-
res gráficos, suscripciones, signos, marcas, sellos, con-
temporáneos del documento original. En la actualidad
hablamos de fotocopias, que no tienen valor probatorio
dentro del ámbito del Derecho.
– Copias libres: son documentos cuya fidelidad no
responde ninguna autoridad legalmente creíble, se re-
producen sólo caracteres internos, contenido sustantivo,
fechas.
– Las copias en auxiliares descriptivos: los regis-
tros en los auxiliares descriptivos son asientos de docu-
mentos. Son fuente de indudable valor para la investi-
gación.

CARACTERES INTERNOS

Los caracteres internos se refieren más al contenido

del documento, pero hacer una descripción del conteni-
do de cada documento resultaría una labor pesada e in-
necesaria, por lo que se ha visto conveniente resumir
aquellos caracteres comunes en todos los documentos y
que a su vez indiquen una referencia documental que nos
permite ubicar y conocer su sentido en el auxiliar des-
criptivo. Así tenemos que las propiedades principales

141
de todo documento son: la entidad productora, los orí-
genes funcionales, la fecha y lugar de producción (deno-
minada también datación) y el contenido sustantivo.

Entidad productora

Todo documento es producto de una actividad, es de-

cir no hay documento sin acción mediante, por lo tanto
todo documento refleja una acción. Consecuentemente,
existe siempre una entidad que acciona, y como produc-
to de esa actividad surge el testimonio, el documento.
La entidad productora tiene vital importancia en la
Archivología, puesto que determina la procedencia del
documento. La procedencia es el origen, o el principio,
toda existencia se sujeta a una procedencia, para noso-
tros es el punto de salida de un documento. A. prove-
nienz, herkunft; F. provenance; I. provenience, origin;
It. procedenza; P. procedencia. Es conveniente caracte-
rizar a la procedencia, si es pública, privada, religiosa,
militar, etc.
La entidad productora y la procedencia del documen-
to son conceptos correspondientes y sinónimos.
El principio de procedencia indica de dónde provie-
ne el documento y legalmente a dónde pertenece. Sobre
este concepto existen problemas de interpretación, para
evitarlos se realiza un análisis de la procedencia y la per-
tenencia. Schellemberg habla de la procedencia con ca-
rácter archivístico, por ejemplo un expediente será archi-
vado donde se resuelve y archiva y no siempre donde se
tramita.
Entonces el principio de procedencia es donde nace,
donde se origina el documento, y el principio de perte-
nencia a donde pertenece, donde queda naturalmente el
documento.

142
 El archivo determina el principio de procedencia y
le otorga ubicación, razón por la cual hay que tener en
claro la diferencia de conceptos.
La entidad productora determina la procedencia. Gun-
nar Mendoza nos hace una clara exposición sobre este
principio. La procedencia literal sería la del lugar don-
de nace el documento; la archivística es el lugar al cual
pertenece el documento.
La entidad productora debe ser necesariamente des-
crita en cualquier unidad documental. Alude directamen-
te a la persona jurídica, es decir, el documento puede
ser producido tanto por una persona como por una ins-
titución. Si es institución puede dividirse en dos gran-
des grupos: públicas y privadas. Al determinar la enti-
dad productora también limitamos el campo del conte-
nido, porque cada institución tiene sus propias funcio-
nes. Si la entidad productora es una persona, al descri-
bir hay que procurar tener en cuenta la actividad que
desempeña esta persona en la sociedad, lógicamente que
esto nos dará una pauta del contenido documental sin
necesidad de leerlo todo.
Cuando no está claro el origen de un documento, tam-
poco queda claro su valor y su sentido. Para fines prácti-
cos no es suficiente el nombre de la institución produc-
tora sino que es preciso poner el nombre del departa-
mento y la oficina que produjeron el documento. Hay que
asentar un número de escalones como mínimo, escogien-
do un término medio.

Fecha y lugar de producción

Todo documento válido lleva necesariamente la fe-

cha, aun cuando no todos llevan el lugar. Se llama tam-
bién data, de ahí el nombre de datación, nota del tiempo

143
y lugar en que se hace u ocurre una cosa. A. datum; F.
date; I. date; It. data; P. data. En algunos casos no hace
falta escribir el lugar porque es fácilmente deducible, o
se presume. El lugar es el sitio donde ocurre, sucede, se
efectúa algo. A. ort, stelle, platz; F. lieu, endroit; I. pla-
ce; It. luogo; P. lugar. Así tenemos que los documentos
que sirven para efectuar un trámite interno de una ins-
titución, no llevan membrete, muchas veces descuidan
este detalle. La fecha y el lugar son las coordenadas del
nacimiento del documento.
La fecha y lugar de producción, más conocido como
datación, nos dan una pauta del cuándo y el dónde, que
también son descriptores de la ubicación. El cuándo nos
da un orden cronológico, generalmente es la datación la
que nos da indicio del principio del orden original de los
documentos, es decir, en qué orden fueron creados los
documentos, que hay que respetar. En los documentos
jurídicos cobran enorme importancia, lo mismo que para
las investigaciones, permiten determinar el tiempo de
validez del documento, y cuando la clasificación así lo
requiera, permite el ordenamiento cronológico.
Un documento puede tener varias fechas. Normal-
mente se usa la última fecha, porque es la de la resolu-
ción final.
Fechas topes: se usan para la descripción, son la pri-
mera y la última fecha de una serie documental o de una
unidad de conservación.

Orígenes funcionales

Consisten en la función o actividad por la cual se pro-

duce el documento; distinguimos dos clases de funcio-
nes o actividades:

144
 – Facilitativas: cuando las actividades se abocan a
facilitar los trámites, meramente burocráticas.
– Sustantivas: cuando las actividades hacen a los
fines.
Cuando se realizan las labores descriptivas es nece-
sario especificar la función o actividad a la que se refie-
re el documento. Schellemberg llama origen funcional,
que está relacionado con el tipo documental y con el nom-
bre de la serie.
El origen funcional es equivalente al contenido sus-
tantivo, cuando el auxiliar descriptivo tiene como uni-
dad de asiento la serie.
Cuando cada asiento es una serie completa, el origen
funcional es el contenido sustantivo. En cambio cuan-
do es una unidad documental simple, no se usa origen
funcional. En la práctica lo vamos a utilizar pocas veces.
Los orígenes funcionales cobran una importancia vi-
tal para el archivero, puesto que determinan la función
administrativa que motiva la documentación, al mismo
tiempo que nos indican la causa por la cual fueron pro-
ducidos. La causa generalmente nos da la importancia
del documento, lo que nos hace suponer que un documen-
to por felicitación de cumpleaños no cumple la misma
función ni tiene la misma importancia que un informe
de actividades.
Cuando no es muy claro el origen del documento, tam-
poco queda claro su valor y sentido. Al describir hay que
tomar en cuenta esto. Muchas veces no es suficiente el
nombre de la institución productora, sino que es necesa-
rio poner el nombre del departamento y oficina que pro-
dujeron el documento.
La función es bastante genérica para especificar las
labores que desempeña una institución para el logro de

145
sus objetivos, para ser más específicos denominamos “ac-
tividades”, y más específicamente acciones.
El término trámite enumerado por Schellemberg es
así mismo genérico, puesto que anuncia una serie de pa-
sos que sigue un determinado documento para lograr
una resolución. Estos términos de funciones, activida-
des, acciones y trámites son aplicables a toda adminis-
tración y a toda persona jurídica, puesto que la constan-
cia es el documento mismo.

Contenido sustantivo

Argumento, tema, extracto, su nombre mismo lo in-

dica, es el contenido substancial por el cual ha sido nece-
sario producir el documento, a este contenido se lo de-
nomina asunto o tema principal. En la administración
moderna se procura que este contenido sea lo más preci-
so posible en la relación con las actividades de cada insti-
tución. Se utiliza en la descripción cuando se realiza do-
cumento por documento, cuando se elaboran auxiliares
descriptivos como el inventario analítico y el catálogo.
El contenido sustantivo es el carácter más amplio,
contiene temas de personas, lugares, cosas, fenómena;
al decir personas limitamos un poco con personas jurídi-
camente constituidas. Al querer hacer un inventario por
persona tendremos una gran cantidad de información
sobre personas.
Esto da una pauta de la validez del documento, me-
diante los valores primarios del documento, sobre la im-
portancia de ciertos de estos factores sobre los demás.
No hablamos de temas, no los archivamos por tema, dado
que es una cuestión más bibliotecológica. En el archivo
casi no se usa el tema, éste se encuentra más que todo
en el tipo documental ya que éste nos da ya una idea ca-

146
bal del tema. El tema por lo general puede referirse a
las personas jurídicas y sus acciones, a los lugares, a las
cosas y a la fenómena.
Personas: al hablar de personas nos referimos a la
persona jurídica, es decir, que puede ser una persona
como una institución. Así mismo éstas pueden ser públi-
cas y privadas, como habíamos mencionado anterior-
mente.
Lugares: se refiere generalmente a regiones geográ-
ficas, así mismo pueden incluirse dependencias de dis-
tintos lugares de la misma institución. Al describir, es
preferible siempre partir de lo general a lo particular,
es decir regiones, países, provincias, municipios, pue-
blos, ciudades, villas, etc.
Cosas: encierra en su concepto objetos materiales.
Se subdividirán en dos grupos: los artificiales, en los que
interviene la mano del hombre, los mismos que se subdi-
vidirán de acuerdo con las especialidades a que corres-
ponden (si hablamos de automóviles, tractores, maqui-
narias, generalizaremos como mecánica; si hablamos de
puentes, caminos, represas, consideraremos como inge-
niería, etc.) y las cosas naturales que a su vez se subdivi-
dirán de acuerdo con los reinos de la naturaleza: mine-
rales, vegetales y animales.
Fenómena: se refiere sobre todo a las múltiples ma-
nifestaciones fenomenológicas, como consecuencia de una
organización social, tales como políticos, económicos, so-
ciales, religiosos, científicos, militares, etc. Los períodos
cronológicos son comunes en todo el contenido sustanti-
vo, pudiendo describirse por eras, siglos, décadas, años,
meses o días.

147
 CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE SERVICIO

CONCEPTOS GENERALES

PARA comprender mejor la ordenación y sobre todo la cla-

sificación es necesario contar primero con algunos co-
nocimientos sobre los sistemas, la administración y sus
estructuras, sin agotar el tema, señalamos algunos con-
ceptos básicos, caso contrario, este trabajo se extende-
ría mucho.

SISTEMAS

El concepto de sistemas se comprende mucho mejor

conociendo el trabajo administrativo. El sistema es un
conjunto de objetos unidos entre sí con un fin común.
Es el sistema que proporciona una estructura, el que
nos permite visualizar factores relacionales externos e
internos. Los sistemas aplicados a las operaciones de las
instituciones y empresas son necesariamente complejos,
los conceptos de sistemas ayudan a resolver algunas de
esas complejidades, al mismo tiempo que ayudan a la ge-
rencia o a la jefatura a conocer la naturaleza de los pro-
blemas complejos, y con ello, trabajar en un ambiente
conocido.
Un sistema es un todo organizado, un conjunto o com-
binación de cosas o partes que forman un todo unitario,
un conjunto de elementos interrelacionados con un ob-
jetivo en común.
La palabra sistema implica plan, método, orden, arre-
glo.
Lo contrario al sistema es caos. Una situación caóti-
ca administrativa se produce cuando todo puede depen-
der de cualquier cosa.
Dado que dos de las mayores metas de la ciencia y
de la investigación en cualquier área temática son la ex-
plicación y la producción, la condición caótica no puede
ser tolerada.
Es de interés general desarrollar conjuntos de co-
nocimientos que puedan ser organizados dentro de “un
todo complejo”, razón por la cual la Archivología contri-
buye con la sistematización de sus documentos y la in-
formación de éstos.

TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS

La teoría general de sistemas se ocupa del desarro-

llo de un marco teórico sistemático para describir las
relaciones generales de un mundo empírico. La teoría
trata de relacionar conocimientos de distinta naturale-
za, de integrar y desarrollar estudios interdisciplina-
rios. Esto nos lleva a considerar que en el seno de la teo-
ría general de sistemas, se encuentras inmersas varias
teorías, tales como la teoría de la organización, que abar-

149
caría a la Economía, Administración, Sociología, Inge-
niería, Psicología, Fisiología y Antropología; la teoría de
la información, la investigación operativa, la cibernética,
etc.
Como un preludio a la clasificación primero archivís-
tica, y luego documental, exploramos una jerarquía de
niveles modificada a la que presentara Kenneth Boul-
ding en su libro Teoría General de Sistemas, el esqueleto
de la ciencia.
Primer nivel: o nivel de las estructuras, es el de la
estructura estética. Constituye la geografía y la anato-
mía del universo. Se requiere de una adecuada y muy
precisa descripción de esas estructuras, considerándo-
se como el principio de los conocimientos teóricos orga-
nizados en cualquier campo.
Segundo nivel: o el nivel de la precisión, es el de la
estructura dinámica simple con economía de movimien-
tos, sólo los necesarios y predeterminados. El sistema
solar es, por supuesto, el ejemplo adecuado. Considera
la estructura teórica de la física; la química e inclusive
la economía, tienen su lugar en esta categoría.
Tercer nivel: o sistema cibernético, es el de la es-
tructura del equilibrio, en este nivel consideramos prin-
cipalmente la transmisión e interpretación de informa-
ción como parte esencial del sistema. El modelo homeos-
tático, de tanta importancia en la fisiología, es un ejem-
plo de mecanismo cibernético que existe en el mundo em-
pírico del biólogo y del científico social.
Cuarto nivel: o sistema abierto, es el de la estructu-
ra autorregulada. En este nivel se diferencia la vida de
lo inerte; se le puede denominar también el nivel de la
célula.

150
 Quinto nivel: o sistema genético asociativo; la es-
tructura vegetal; está caracterizado por la planta y do-
mina al mundo empírico del botánico.
Sexto nivel: o sistema genético: la estructura ani-
mal; caracterizado por una movilidad incrementada, con-
ducta teleológica y conocimiento de su existencia. En este
nivel se dan los receptores biológicos de información es-
pecializados como ser los ojos, oídos, etc. que conducen
al incremento de captar mayor información; esto contri-
buye a un mayor desarrollo del sistema nervioso, y del
cerebro como última instancia. El cerebro se constituye
como organizador de entrada de información dentro de
la estructura de conocimiento.
Séptimo nivel: o el sistema humano; del ser huma-
no individual considerado como un sistema. Presupone
al hombre como poseedor de una conciencia. Su imagen,
además de ser más compleja, se ubica por encima de los
animales, tiene una cualidad autorreflexiva, el hombre
no solamente sabe, sino que está consciente de lo que sabe.
Esta propiedad es probablemente consecuente al fe-
nómeno del lenguaje y del simbolismo. Es la capacidad
para hablar, la habilidad de producir, absorber e inter-
pretar símbolos, lo que lo diferencia claramente de sus
congéneres menos desarrollados.
Octavo nivel: o el sistema social; las organizaciones
sociales constituyen una estructura de organización. En
este nivel se relacionan los contenidos y significados de
los mensajes de la naturaleza, las dimensiones de los sis-
temas de valores, las transcripciones de la historia, la
simbolización sutil del arte, la música y la poesía y la
gama compleja de las emociones humanas.
Noveno nivel: o los sistemas trascendentales. Exis-
ten los absolutos, los esenciales, los inconocibles, y ellos

151
también exhiben una estructura sistemática y de rela-
ción.

EMPRESAS Y ORGANISMOS DE SERVICIO EN

LA TEORÍA DE SISTEMAS

Un organismo es un sistema abierto, mantiene su es-

tado constante, mientras que la materia y energía que
consume mantienen un cambio continuo; es el equilibrio
dinámico. Un organismo vivo es un sistema definido.
La organización de los servicios es un sistema crea-
do por el hombre, que tiene una interacción dinámica con
su medio ambiente —clientes, competidores, organiza-
ciones, proveedores, gobierno y muchas otras entidades.
La organización del servicio es un sistema de partes
interrelacionadas que trabajan en forma asociada con
objeto de lograr un número de metas, tanto las de la or-
ganización, como las de los participantes individuales.
El propósito de la teoría de sistemas dirigidos a los
servicios es desarrollar un objetivo y un medio ambien-
te comprensible para la toma de decisiones.
Aplicamos nuestros conocimientos de sistemas a las
instituciones:
Sistema de servicio: es un conjunto de objetos y/o
seres vivientes que se relacionan entre sí para procesar
distintas actividades, realizadas en el marco de empre-
sas y administraciones y cuidar determinados intereses
o satisfacer necesidades tanto de entidades como del pú-
blico en general, y cuyos fines se encuentran definidos
por el objetivo del sistema. Se utiliza un lenguaje espe-
cífico para sus distintos procesos:
Retroalimentación: consiste en analizar el estado
de los servicios, y comparar con un criterio preesta-

152
blecido por los objetivos del sistema. Debemos recordar
que el fin ultimo de la Archivología es precisamente el
servicio, esta función nos permite tomar acciones correc-
tivas según el resultado de las comparaciones efectua-
das.
Ruido en el sistema: se considera así cuando existe
una deficiencia por mal funcionamiento del sistema. Este
ruido puede ser producido por los componentes del sis-
tema o por factores ajenos al sistema.
Estabilidad del sistema: es la propiedad para re-
sistir perturbaciones, que en casos extremos evitan el
cumplimiento del objetivo.
Ambiente del sistema: es el medio en que se encuen-
tra inmerso el sistema y lo relaciona con todo aquello
que lo rodea, pudiendo influir en su funcionamiento.
Parámetro en el sistema: nombre genérico atribui-
do a las principales características del sistema.
Subsistema: son los sistemas que componen un sis-
tema total.

CLASIFICACIÓN DE SISTEMAS

Si bien en Teoría, fundamentos y práctica de la Ar-

chivología hicimos un análisis de los sistemas, nos es con-
veniente conocerlos, por las distintas formas naturales
que pueden adoptar las estructuras y para que podamos
realizar los taxones clasificatorios con mayor compren-
sión de este fenómeno. Podemos clasificarlos en:
a) Físicos y abstractos.
b) Naturales y elaborados.
c) Abiertos y cerrados.
d) Técnicos y civiles o sociales.
e) Por proceso.

153
Sistemas físicos y abstractos

Los sistemas físicos son aquellos sistemas que exis-

ten físicamente.
Los sistemas abstractos son aquellos que sólo exis-
ten en forma conceptual o en la mente de alguien.

Naturales y elaborados

Los naturales son aquellos sistemas elaborados por

la naturaleza.
Los elaborados son los realizados por la actividad
del hombre.

Técnicos y civiles o sociales

Los sistemas técnicos son los que integran y apli-

can la tecnología para alcanzar una meta.
Los sistemas civiles o sociales tienen como finali-
dad la satisfacción de un objetivo social.

Abiertos y cerrados

Los sistemas abiertos son aquellos donde es muy

difícil predecir su comportamiento. La retroalimenta-
ción existente no es controlable y en algunos casos es sub-
jetiva.
Los sistemas cerrados son aquellos que tienen obje-
tivos, actividades, relaciones claramente determinados
por lo que el control, retroalimentación y pronóstico pue-
den ser establecidos de manera precisa y objetiva.

154
Sistema de producción

El sistema por proceso es aquel en el que por medio

de un proceso común se elaboran todos los productos.
El sistema por órdenes es aquel donde un conjunto
de actividades diferentes sigue un proceso especial.

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE

SERVICIO POR SU PROCESO

Los sistemas de servicio continuos son aquellos

en los que las actividades se estandarizan en cuanto a
las rutas y los flujos en razón de convertirse en una ru-
tina. En consecuencia, se adopta un conjunto homogé-
neo de procesos y de secuencia de procesos.
Los servicios intermitentes son aquellos que flexi-
bilizan a las instituciones para manejar una gran varie-
dad de servicios. El costo total de cada servicio es rela-
tivamente alto; en consecuencia los costos de servicios
son más altos que los de un sistema continuo.
Los sistemas modulares hacen posible contar con
una gran variedad de servicios relativamente altos y al
mismo tiempo con una baja variedad de componentes y
actividades.
Los sistemas de servicio por proyectos son a tra-
vés de una serie de fases; en este tipo de sistemas exis-
te una secuencia de operaciones, todas las tareas u ope-
raciones individuales deben realizarse en una secuencia
tal que contribuya a los objetivos finales del proyecto.
Los proyectos se caracterizan por el alto costo y por la
dificultad que representa la planificación y control ad-
ministrativo.

155
CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS DE
SERVICIO POR SUS FINES

Primarios: están sujetos a factores indeterminados

por lo tanto suelen convertirse en precedentes de otras
actividades.
Secundarios: son los sistemas de transformación y
de carácter cultural. Estos sistemas funcionan como con-
tinuos e intermitentes dependiendo de las necesidades
y de la demanda de la sociedad. La característica del ser-
vicio de transformación es una gran división del trabajo
aplicado a un buen sector de la población.
Terciarios: engloban todo el sistema de servicios.

156
 CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

EXISTE en la actualidad una tendencia a ordenar los ar-

chivos por la naturaleza y función de las instituciones
que generan documentos y por la naturaleza de los so-
portes documentales contenidos. Veamos algunos:
Archivos audiovisuales: el término audiovisual es
un adjetivo que se refiere de forma conjunta al oído y a
la vista. Dícese de los métodos de enseñanza que utili-
zan las grabaciones acústicas acompañadas de imágenes.
En la comunicación social llámanse a los medios de co-
municación que combinan imagen y sonido, así como a
sus técnicas y obras. Medios audiovisuales por excelen-
cia son la televisión, el cine y el vídeo. Por lo tanto los
archivos audiovisuales son aquellos que conservan do-
cumentos en forma gráfica y/o auditiva.
Archivos cartográficos: el término cartografía hace
referencia a la técnica y arte que tiene como finalidad la
elaboración, edición y publicación de mapas, como resul-
tado de la observación directa o del empleo de documen-
tación. Los archivos cartográficos conservan los docu-
mentos que contienen información geográfica en forma
gráfica, fotográfica, fotogramétrica, mapas, cartas, pla-
nos, incluyendo documentos textuales anexos.
Archivos impresos: aplicado a aquellos que conser-
van material impreso, formularios, e inclusive los reali-
zados por ordenadores.
Archivos legibles a máquina: sector especializado
que contiene información codificada, grabada en sopor-
tes magnéticos, cintas, tarjetas perforadas, o documen-
tos producidos en el transcurso de un proceso electróni-
co, en esta categoría se toman en cuenta también algu-
nos documentos reproducidos como los microfilmes.
En esta clasificación pueden incluirse cuantos archi-
vos pueden crearse de acuerdo con la clase de documen-
tos que contienen.
Por la naturaleza de las instituciones que generan
sus archivos, tendríamos una clasificación tradicional y
general, en la que podemos apreciar algunos aspectos:
De acuerdo con el punto de vista legal tendremos los
archivos:
– Privados.
– Públicos.
– Particulares.
– Eclesiásticos.
De acuerdo con la naturaleza de la información ten-
dremos archivos:
– Secretos.
– Cerrados.
– Abiertos.
Por el aspecto jurisdiccional de los archivos tendre-
mos archivos:
– Nacionales.
– Provinciales.
– Municipales.

158
 – Comunales.
Por el carácter de la entidad productora tendremos
archivos:
– Vivos.
– Muertos.
– Activos.
– Inactivos.
La clasificación puede prolongarse indefinidamente
en este sentido, de todas formas nos damos una idea de
contenido de esta clasificación:
Archivos públicos: considerados los más importan-
tes, son aquellos archivos que se forman en las distintas
unidades de la administración pública.
La administración pública presenta una enorme com-
plejidad de operaciones y de distinta intensidad de tra-
bajo; bajo estas actividades se crean los documentos, que
una vez cumplidos los fines que motivaron su creación,
se archivan.
Existe una relación paralela entre el desarrollo de la
administración y el incremento del volumen documen-
tal de los archivos, inclusive de la creación de archivos
“eventuales”, estos documentos, recalcamos, encierran
documentos valiosos con contenidos de interés social,
patrimonial y económico-financiero.
En toda forma estructural de la administración pú-
blica, correctamente llevada, existen unidades y dota-
ciones especializadas para las tareas del archivo.
En la Argentina, el decreto 10.975 de 1958, designa
niveles jerárquicos de la administración pública nacio-
nal, a las direcciones, departamentos, división, sección,
oficina. La asignación a los archivos más frecuente es la
división, si bien algunos organismos designan sección y
departamentos, de acuerdo con la importancia que se le
otorga a los documentos.

159
 Las funciones que comúnmente se asignan a los ar-
chivos en los manuales de organización, reflejan poca
participación de archiveros profesionales, citando acti-
vidades como:
– Fiscalizar y mantener el archivo.
– Dirigir el funcionamiento del archivo.
– Ejecutar el servicio del archivo.
– Atender el archivo.
– Efectuar el archivo.
– Supervisar el archivo.
– Llevar el archivo.
Estas funciones son comprendidas como tales por los
organizadores de los manuales, debilitando la importan-
cia del quehacer archivístico de las entidades públicas,
donde aún se tiene el concepto antiguo de que al archivo
le corresponden situaciones de pasividad, como un re-
positorio inactivo donde se acumulan papeles que hay
que guardar sin saber para qué.
Con el transcurso de los años los documentos se acu-
mulan y aumentan su volumen considerablemente. La
carencia de recursos económicos, humanos, y el poco in-
terés que despiertan para su conservación, otorga vía
libre para que se efectúen expurgos indiscriminados, per-
diéndose documentos con información de valor inestima-
ble tanto para la administración como para los investi-
gadores de las ramas sociales.
Los servicios del microfilme, impactantes por la pu-
blicidad que le dieron, al igual que los servicios infor-
máticos, por la buena promoción que tienen en los comer-
cios, han demostrado que son ineficaces para cubrir mu-
chas de las necesidades de los archivos: sobre todo el de-
sarrollo de la informática, tiende a superar los trabajos
realizados en los microfilmes, pero resultó más nefasto
para los documentos de archivo.

160
 Sólo hay dos formas de conservar los archivos en la
actualidad: en papel o en microfichas. Las técnicas de
microfilme se prestan mejor para archivos de conserva-
ción permanente, al considerar que el servicio de infor-
mación puede recuperar parte de las inversiones efec-
tuadas; por su naturaleza, algunos documentos requie-
ren de una copia de seguridad confiable.
Es necesario comprender que decimos archivos pú-
blicos, tomando el sentido público en cuanto a la natura-
leza de la entidad como organización, no por la atención
que se pudiera brindar al público. Se aplica a los archi-
vos que corresponden a entidades jurídicamente de ser-
vicio público, ubicadas en distintos niveles de los pode-
res públicos.
Los archivos públicos han cobrado mayor importan-
cia, considerando que son los únicos que tienen preocu-
pación por la conservación de sus documentos, porque
el sistema así les exige, y además sus documentos refle-
jan la realidad política y social de un sector importante
de la sociedad, con una continuidad y permanencia de
las instituciones, mayores que las de carácter privado.
Recuérdese que indicamos, en alguna oportunidad, que
los archivos son el índice de desarrollo de cada país. Ló-
gico, en las tribus no se ven archivos.
El Dr. Tanodi subdivide a los archivos públicos en:
– Archivos nacionales, correspondientes a una nación.
– Provinciales, para los sistemas políticos federales
y correspondientes jurisdiccionalmente a una provincia.
– Municipales, correspondientes al municipio.
También considera:
– Organizaciones autárquicas.
– Autónomas.

161
 – Semiautónomas, para algunos tipos de legislación,
correspondientes a entidades en las cuales el Estado in-
terviene con capitales y acciones.
En los archivos públicos existen también sub-divisio-
nes:
Archivos administrativos: considerados esencial-
mente aquellos archivos que se encuentran física y fun-
cionalmente en la entidad productora de documentos,
son parte orgánica de las instituciones que los crearon y
sirven directamente a esas instituciones y sus áreas de
influencia, usuarios, o quienes utilizan los servicios de
estas entidades. Generalmente estos archivos se encuen-
tran en diversos locales, de acuerdo a las necesidades
de cada organismo; se los denomina archivos eventua-
les, prearchivos, archivos descentralizados, etc., perma-
necen mientras prestan los servicios a los cuales han sido
conformados, creados. Posteriormente, sea por una re-
glamentación o en forma consuetudinaria, se trasladan
a los archivos denominados centrales, generales, pero
siempre bajo la tutela y dependencia de la entidad pro-
ductora.
Los archivos administrativos pueden clasificarse en
dos tipos:
– Archivos eventuales.
– Archivos centrales.
Archivos eventuales: son aquellos que se forman al
reunirse los documentos en áreas administrativas don-
de se desempeñan actividades relacionadas con sus ac-
tuaciones.
Archivos centrales: son aquellos que se forman por
la reunión de documentos en áreas donde se centralizan
los archivos eventuales y que permanecen por necesida-
des de las entidades productoras.

162
 Archivos intermedios: son denominados también
depósitos, archivos semimuertos, semiactivos, archivos
provisionales, pre-archivage para los franceses, limbo
para los ingleses, record-center para los norteamerica-
nos, inclusive irónicamente se los denomina purgatorios.
Los archivos intermedios reúnen en sus depósitos los
documentos administrativos, brindando servicio tanto
de almacenaje como de información que resulta esporá-
dica en estos casos.
En estos archivos se decantan los valores documen-
tales, produciéndose la simbiosis administración-cien-
cia. Los documentos analizados y expurgados, son tras-
ladados del archivo intermedio al histórico.
Los archivos intermedios tienen como ventajas:
– Permiten una relación adecuada y profesional en-
tre archivos y profesionales.
– Despejan en las entidades productoras, los docu-
mentos que concluyeron su etapa de trámite y han cum-
plido los objetivos por los cuales fueron creados.
El archivo intermedio tiene como función principal:
“Reunir, conservar, ordenar y describir la Archivalía pro-
veniente de los ministerios y dependencias del Poder
Ejecutivo, descentralizadas o no, que cuentan con la anti-
güedad de 15 a 30 años y que hayan resuelto trasladar-
le por ser material de consulta infrecuente”.71
– Coordinan el traslado y transferencia de los docu-
mentos del Poder Ejecutivo.
– Preservan documentos de valor temporal, logran-
do de esta forma una solución económica para los archi-
vos propietarios de los documentos.

71
Decreto Nº 2232 (Santa Fe, 7 de agosto de 1982), cap. III, art. 7 del
Reglamento para el funcionamiento del archivo general, de los archivos
Jurisdiccionales y sectoriales dependientes del Poder Ejecutivo Pro-
vincial.

163
 – Organizan la clasificación, preservándola en su in-
tegridad, de acuerdo a las distintas procedencias.
– Decantan y seleccionan documentos de acuerdo a
criterios modernos.
Archivos de conservación permanente o históri-
cos: al estudiar Teoría, fundamentos y práctica de la Ar-
chivología, observamos que el hombre es esencialmente
histórico; pero la historia no funciona sin documentos
que acrediten los acontecimientos del pasado, los archi-
vos históricos reúnen los testimonios del pasado, que
permiten reconstruir a la historia con la precisión de los
hechos en el tiempo y el espacio.
Archivos generales: es un archivo territorial o de
una unidad territorial, sea nacional, provincial, munici-
pal. Administra y orienta los objetivos archivísticos de
todos los archivos de su sector.
Es en los archivos generales donde el archivero lo-
gra la interpretación del estado de los documentos lo-
grando una síntesis a través de la exposición de las técni-
cas descriptivas, aparte de que tiene los recursos forma-
tivos de la Paleografía, la Diplomática y la Cronología.
Archivos privados: término aplicado a los archivos
que corresponden a entidades jurídicamente privadas.
Se conoce y se habla muy poco sobre estos archivos, dado
el carácter reservado que tienen. La iniciativa del desa-
rrollo de la Archivología nace en las necesidades que se
presentan en el sector público, el interés de los archi-
vos privados se manifiesta recién en los últimos tiem-
pos, pero siempre con la reserva característica de éstos.
Es necesario destacar la importancia que tienen los
archivos privados, no sólo en el sentido informativo, sino
también histórico de cada región o país. Los gobiernos
son los primeros que deberían comprender esta impor-
tancia, considerándolos como patrimonio regional o na-

164
cional. La conservación de estos archivos es indispensa-
ble, por el hecho de que abren insospechados campos de
estudio, sobre todo en las distintas ramas de la econo-
mía, como historia económica, análisis y teoría económi-
ca, abarcando una gama de experiencias que colaboran
con el desarrollo de los pueblos.
En los países del Este europeo la situación ofrece un
panorama distinto. En la mayoría de estos países exis-
ten archivos centrales económicos que no sólo reciben
documentación oficial sino también documentación de
empresas privadas progresivamente nacionalizadas. En
el área de las nacionalizaciones la legislación ha regla-
mentado la conservación y la remesa de archivos de em-
presas, equiparándola a los archivos públicos.
La concentración de archivos tiene sus propias conse-
cuencias, aun hablando de países desarrollados, el prin-
cipal problema que se presenta es el volumen documen-
tal, lo cual obliga muchas veces al Estado, como es el caso
de Hungría y la República Democrática Alemana, a to-
mar medidas adecuadas, en este caso obligando a las em-
presas a conservar sus propios archivos bajo la inspec-
ción de los funcionarios de los archivos públicos.
Los archivos privados están expuestos a pérdidas per-
manentes; generalmente a una institución de carácter
privado no le preocupa la cultura en sí, sino como medio
de análisis de mercado, no está en sus fines el mejorar
la situación cultural (salvo que sea una empresa neta-
mente cultural). Queda también la posibilidad de que
puede existir información reservada a los fines de la em-
presa o en casos extremos, información que compromete
a la empresa desde el punto de vista fiscal y legal.
La perdurabilidad de la institución privada se limi-
ta, normalmente a tres o cuatro generaciones. No tienen
la continuidad y perdurabilidad como la pueden tener

165
las instituciones públicas. Sus documentos, por una fal-
ta de reglamentación adecuada se pierde.
Archivos particulares: término aplicado genérica-
mente a los documentos de personalidades relevantes
en lo social o referido a archivos familiares; son docu-
mentos de poca escala, se denominan colección de docu-
mentos.
Estas colecciones, por su contenido, ofrecen varia-
dos temas a investigadores, escritores y estudiosos de
determinadas personalidades, los archivos los obtiene
por donación o por adquisición.
Archivos económicos: se denominan así a los archi-
vos privados en los países europeos, se emplea este nom-
bre por el contenido de los documentos que son de inte-
rés para la historia económica.
Archivos eclesiásticos: el término se aplica a los
archivos que corresponden o son propiedad de socieda-
des religiosas; esencialmente católicos. La Iglesia cató-
lica es una sociedad civil universal con una jerarquía de
tipo monárquico. Una gran mayoría de los países sostie-
nen el credo católico y cristiano, también consideramos
que en la mayoría de los países existen leyes sobre la li-
bertad de cultos. El interés por los archivos eclesiásti-
cos existe porque la Iglesia ha sostenido por mucho tiem-
po, registros de matrimonios, bautismos, nacimientos,
defunciones, o bien libros especiales como el Statu ani-
morum, donde registraban a las familias católicas sobre
las cuales se tenía jurisdicción.
Se ha presentado en algunas oportunidades la posi-
bilidad de que se efectúen microfilmaciones sobre estos
archivos. Un ejemplo lo dieron los mormones, que efec-
tuaron microfilmaciones de aquellos archivos que les per-
mitieron, con la finalidad de “sellar la familia”, que las
personas supieran de donde provenían; este culto, le da

166
importancia a la genealogía, materiales de censos, listas
de personas, etc.
De acuerdo con la organización de la Iglesia católica,
los archivos adquieren denominaciones similares a lo que
sucede con los archivos públicos; así tenemos archivos
parroquiales, de diócesis, progresivamente hasta llegar
al Archivo del Vaticano.
El Archivo Vaticano, considerado como el archivo
sino el más importante, por lo menos el más famoso del
mundo, merece una especial atención porque fue el que
mejor se custodió y organizó. Es el más importante con
fondos valiosos por su información con aproximadamen-
te 10.000 volúmenes de documentos. Con cerca de cin-
cuenta kilómetros de estanterías, llenas de libros, per-
gaminos (Sala de pergaminos), y manuscritos de una im-
portancia histórica muy rica, Listas de pecados, prome-
sas, indulgencias, exenciones especiales de la ley ecle-
siástica, acta de consistorio, actas de cónclaves a partir
del siglo XV, informes camarlengos, documentos sobre la
Inquisición, informes sobre los mongoles en el siglo XIII,
monografías sobre el éxodo papal a Aviñón, 4.837 regis-
tros de guerras, levantamientos y disturbios civiles. Exis-
ten normas sobre documentos cuyo valor se decantará
con el tiempo hasta transformarse en información histó-
rica, algunos documentos están vedados por el lapso de
cien años, mientras que otros lo estarán por tres siglos.
En cuanto a los registros de peticiones, se puede ha-
blar de siete mil volúmenes de peticiones de toda clase
de gracias y favores eclesiásticos a lo largo de quinien-
tos años, tipos documentales como súplicas de reyes o
anulaciones hasta la Sala Miscelánea, llena de quince ar-
marios con documentos sobre historia política y religio-
sa primitiva, bustas (legajos) de correspondencia perso-
nal de quienes se destacaron en la historia, o los tipos

167
documentales avvisi, informes de nuncios a la curia, que
se remontan hasta la Edad Media. Dentro de su organi-
zación, en un octavo lugar se clasifican las colecciones;
con este rótulo se señala todo lo que se añade al Archivo
Vaticano.
Otro aspecto interesante de la organización del Ar-
chivo Vaticano, es la jerarquía del responsable de estos
archivos, sólo puede ser un cardenal, colaborado por un
prefecto de los archivos y un archivero mayor.
Sobre la clasificación del Archivo Vaticano, podemos
decir que se efectúa en su mayoría por epígrafes, guar-
dados en los armadi (armarios), con índices confeccio-
nados en base a claves del alfabeto griego; otros docu-
mentos se conservan en los fondi (fondos) registrados en
índices onomásticos. Los documentos y la biblioteca de
la familia Chigi y de los Borghese, (miembros de la corte
papal durante siglos) que fueron trasladados a los recin-
tos papales al comenzar la Segunda Guerra Mundial, está
bien catalogada y clasificada.
El grueso de los documentos lo constituyen las biblio-
tecas, documentos del clero, más de 100.000 documentos
en pergamino, que proceden de los monasterios. Sólo del
Vaticano hay alrededor de 687 índices.
Al hablar del Archivo Vaticano, observamos también
una clasificación de los archivos por el grado de acceso a
los documentos, como ser:
Archivos secretos: término aplicado a los archivos
que contienen documentos de carácter confidencial, se-
creto, reservado; estos archivos generalmente son mili-
tares, industriales y policiales.
Archivos vivos: denominación aplicada a aquellos
archivos cuya entidad productora existe y continúa pro-
duciendo documentación, se los denomina también ar-
chivos activos o archivos abiertos.

168
 Archivos muertos: denominación aplicada a aque-
llos archivos cuya entidad productora dejó de existir y
por consiguiente de producir documentación, v.gr. los
archivos de los virreinatos, casas de contratación, etc.,
se los denomina también archivos inactivos o archivos
cerrados.

169
 ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA

SE DICE organización a toda acción y efecto de organizar.

Al conjunto organizado de personas de cierta actividad.
Las concepciones organicistas son de tipo holístico, e in-
terpretan el conjunto de la sociedad comportándose
como una totalidad organizada en la que cada una de las
partes remite al todo que es quien las dota de sentido, a
la vez que es irreductible a la mera suma de ellas. Orga-
nizar es una función administrativa que comprende dos
procesos básicos:
1) El desarrollo del marco estructural para la insti-
tución, y
2) La definición de las relaciones administrativas y
operativas.
Las ventajas de una buena organización proporcio-
nan un marco íntegro en el cual el personal puede ac-
tuar unido, en vez de hacerlo unos contra otros.
El tipo de organización puede facilitar u obstaculi-
zar el logro de los objetivos de la empresa.
La organización proporciona comunicaciones eficien-
tes y efectivas.
 Reduce la duplicación del trabajo al mínimo.
Los empleados conocen las rutas o redes de mando
en la institución.
El conocer los tipos de puestos en la organización y
la escala de promoción también ayuda a los empleados
a determinar sus opciones profesionales.

TENDENCIAS DE LAS ORGANIZACIONES

Aun cuando la organización es una importante fun-

ción administrativa, ciertas tendencias aumentan la im-
portancia de esta actividad.
1) Crecimiento en el tamaño de muchas organi-
zaciones: debido a factores tales como mercadotecnia y
fusiones en masa, muchas firmas han crecido tanto has-
ta el punto de que sus servicios se cuentan por millones;
los gerentes de estas empresas no pueden conocer los
detalles de todo el servicio, por lo que deben confiar en
una buena organización.
2) Diversificación de las líneas de productos: las
grandes instituciones tienen grandes divisiones dedica-
das a la producción de muchos y diferentes servicios, al-
gunos de los cuales sólo están remotamente relaciona-
dos unos con otros o no se relacionan. Por lo tanto, la
integración efectiva de estas actividades descansa en
una buena organización.
3) La especialización: aun cuando los especialistas
pueden hacer un trabajo más efectivo que los genéricos,
suelen enfrentarse a la falta de entendimiento de las ac-
tividades de otros especialistas, esta situación conduce
hacia la organización profesional.
4) La actualización tecnológica: por el rápido cam-
bio que se experimenta en el ambiente tecnológico, al-

171
gunos productos resultan obsoletos. Esta situación re-
quiere habilidad para reaccionar rápidamente.
Puede distinguirse un organicismo epistemológico,
que sustenta que a la sociedad puede entendérsela como
si de organismos se tratasen. En este último caso la com-
paración con un organismo es solamente concebido como
un modelo heurístico y no como una descripción de lo
real.
En sociología, algunos autores, como Comte, Spencer
o Durkheim, han sido considerados como organicistas
sociales, ya que han entendido a la sociedad como si de
un organismo se tratase, en el sentido antes explicado,
y remarcando siempre que se trata solamente de una
mera analogía. En cierta forma, la filosofía de la histo-
ria de Spengler o de Toynbee puede también relacionar-
se con el organicismo.
La organización es una unidad social deliberadamen-
te constituida para alcanzar fines preestablecidos. De
esta manera, dentro de este concepto de organización in-
cluimos a las empresas, hospitales, iglesias, ejércitos, uni-
versidades, etc.72
Las organizaciones son la razón de ser de los objeti-
vos propuestos, aun cuando sucede generalmente que,
una vez formadas las organizaciones adquieren necesi-
dades de subsistencia y expansión que modifican los fi-
nes originalmente establecidos.

EVOLUCIÓN DE LAS ORGANIZACIONES

En la última mitad del siglo anterior, en todos los paí-

ses desarrollados se presentó el fenómeno organicista,
72
Jordi Cortés Morato y Antoni Martínez Riu: Diccionario de filo-
sofía en CD-ROM, op. cit.

172
justificando la conversión de la sociedad en un conjunto
de instituciones. Bajo el justificativo que todo trascien-
de al amparo de una institución, todas las tareas socia-
les, de servicio o de producción, se confían hoy a organi-
zaciones, diseñadas en lo posible a perpetuidad y dirigi-
das por sus propias administraciones. El Estado se achi-
ca en aras del desarrollo de las grandes organizaciones,
de modo que el desempeño de la sociedad moderna, o in-
cluso la supervivencia de cada individuo, depende cada
vez más del desempeño de estas instituciones.

CONCEPTO DE ESTRUCTURA

Del vocablo latino “structura”, derivado de “strúere”

es la “disposición” en sentido de orden. Manera general,
a veces especificada con un adjetivo, de estar colocadas
las partes de una cosa. Considerada también como una
ordenación de elementos según una ley que determina
sus relaciones, que suele denominarse ley de composi-
ción. Este concepto nos acerca tanto a la ordenación como
la clasificación.
Las características fundamentales de una estructura
son, tal como las describe Piaget, la totalidad, las trans-
formaciones y el autoajuste.
Como totalidades, las estructuras son sistemas que
no se originan por simple acumulación de elementos, pero
que no se definen suficientemente, entendiéndolas confu-
samente como totalidades que representan algo más que
la mera adición de sus componentes, por lo que deben
definirse exactamente como totalidades resultantes de
las relaciones establecidas por su ley de composición.
Las transformaciones definen también a las estructu-
ras porque hay que entenderlas, debido a la ley que esta-

173
blece relaciones entre sus elementos, como un sistema
cuya actividad es estructurarse a sí mismo (estructura
estructurante).
Son, por último, una actividad autorreguladora, o sis-
temas de autoajuste, porque tal actividad de transfor-
mación no se orienta más que a producir nuevos elemen-
tos de la misma estructura y sólo dentro de ella (estruc-
tura estructurada).
Estas características se aplican con plena propiedad
a las estructuras de diversas clases.73
La estructura es un subsistema de la organización.
Esto nos lleva a la conclusión de que toda organización
tiene un subsistema estructural, un subsistema de co-
municaciones, o un subsistema de información, con lo
que se demuestra que la estructura es una parte de la
organización. Es lo que se llama el esqueleto o las rela-
ciones jerárquicas de la organización. Este esqueleto,
nos orienta en la determinación del principio de proce-
dencia archivístico que analizamos en capítulo aparte.
Debemos comprender que la práctica misma nos lleva a
diferencias sutiles entre la estructura representada y la
organización, lo que nos da pautas de que no estamos ha-
blando de lo mismo.
Existen determinadas estructuras o formas adopta-
das por las organizaciones, para representar visualmen-
te sus formas administrativas y organizativas, conside-
radas buenas o malas, y que aparecen explicadas en el
manual de organización.

73
Jordi Cortés Morato y Antoni Martínez Riu: Diccionario de filo-
sofía en CD-ROM, op. cit.

174
CRITERIOS PARA COMPRENDER LA
ESTRUCTURA

Nos preocupa conocer estos criterios, porque nos ayu-

dan a comprender mejor la clasificación de los documen-
tos en los archivos. Cuando analizamos la función de “or-
ganizar” comprobaremos la relación entre las divisiones
del trabajo y las unidades documentales.

La delegación

La división del trabajo se realiza mediante el proce-

so de la delegación de funciones, poderes y tareas, esto
implica retener en niveles superiores lo más importan-
te, para ir bajando de niveles y delegando cada vez co-
sas de menor importancia. Lo que se retiene en los nive-
les de mayor jerarquía es lo más importante, lo que se
delega son las tareas, la autoridad, la responsabilidad y
la decisión.
Cuando hablamos de la delegación de tareas y de au-
toridad, estamos hablando de la departamentalización.
Cuando hablamos de la delegación de decisión se habla
de la descentralización.

La departamentalización

Es un proceso en el cual los niveles superiores, ante

la cantidad de tareas y magnitud de responsabilidades,
distribuyen tareas, en niveles inmediatos, agrupándo-
las con criterios homogéneos.

175
La descentralización

Significa delegar autoridad para la toma de decisio-

nes. No son sólo tareas de rutina sino también, la posi-
bilidad de que el subalterno tome decisiones no rutina-
rias pero que están al alcance de sus funciones y nivel.
Ninguna persona, por preparada que esté, tiene ca-
pacidad para supervisar más de un determinado núme-
ro de personas. Tampoco se puede determinar una can-
tidad estándar que se pueda controlar, Cualquier cifra
sería arbitraria considerando la capacidad de quien con-
trola, la colaboración de los controlados, la magnitud de
los problemas a resolver y la actividad de que se trate.
Se puede departamentalizar de acuerdo a distintos
criterios de homogeneidad, generando diversos tipos de
estructuras acorde al uso de autoridad que en las mis-
mas se realicen. De allí surgen los modelos típicos de
estructura: lineal, funcional, etc.

Estructura formal e informal

La estructura formal es la que está prevista en el ma-

nual de organización y representada gráficamente en el
organigrama. Normalmente nos da pautas de clasifica-
ción documental, aun cuando esta estructura no es fiel a
la realidad.
Apenas se aplica el organigrama sobre la organiza-
ción, se manifiesta una serie de relaciones no previstas
pero sí necesarias, entre niveles diferentes de la estruc-
tura, de modo que la estructura original se vea modifica-
da en la práctica, con superposiciones y estratos subya-
centes, aun cuando no se refleja en su representación
gráfica, el organigrama, creándose prácticamente otra
estructura superpuesta a la original, que se optó por lla-

176
mar estructura informal. La estructura informal es más
real y útil que la formal, obedece mejor a la tradición ad-
ministrativa de la misma institución y va modificando a
la estructura formal hasta conformar una estructura mu-
cho más real que la concebida anteriormente, así va mar-
cando la evolución institucional, esta evolución es de
sumo interés y debe figurar en los conocimientos de los
archiveros a fin de conformar la procedencia adecuada
de los documentos.
El organigrama oficial refleja normalmente la estruc-
tura formal, pero, en la actualidad se elabora un socio-
grama donde se refleja la estructura informal, donde se
presentan las superposiciones más comunes, a saber:
– Superposición de las decisiones,
– Superposición de las comunicaciones,
– Superposición de la autoridad funcional, y
– Superposición de los centros de poder.

TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIÓN

Departamentalización por
funciones

Hay una cierta variedad de interpretaciones respec-

to al término función. Deriva del latín “functio”, que a
su vez deriva de “fungi”, cumplir, orden de “fungible”.
Desempeñar, tener, asignar, atribuir, corresponder. Ac-
ción o servicio que corresponde a una cosa cualquiera:
La función de la fuerza pública es mantener el orden. Ac-
tividad o papel desempeñados por alguien en un cargo,
oficio o profesión; se usa más en plural que en singular.

177
 Actividad particular de cada órgano o sistema de un
organismo. Acto organizado, que constituye un espectá-
culo de cualquier clase.
Las estructuras de tipo funcional tienden a comple-
mentar el concepto a través de la imagen, puede seña-
larse como función en un departamento estrictamente
administrativo, puede tomarse como función todas las
tareas similares abocadas a un solo fin.
Puede ser fundamento de función, también, la tras-
cendencia de una actividad, v.gr. área de investigación y
desarrollo.
En todos los casos en que se aplica un modelo por fun-
ciones, se está teniendo en cuenta el beneficio que brin-
da este tipo de estructura, a la clasificación de la produc-
ción documental, es decir, apuntamos a la especializa-
ción.
En lo que se refiere a niveles superiores de organi-
zación, existe una tendencia marcada en favor de la de-
partamentalización por funciones. De acuerdo al volu-
men de funciones de una institución, puede resultar be-
neficioso concentrar en un solo sector, todo el personal
que utiliza recursos similares. Esto facilita también la
clasificación documental.

Departamentalización por servicios

Este modelo permite la mayor coordinación de todas

las actividades relacionadas con el servicio predetermi-
nado para cada institución, lógicamente, debemos con-
siderar el inconveniente que pueda presentarse, que el
sector se especialice y se aísle del resto de la organiza-
ción.

178
Departamentalización por área
geográfica

Con actividades dispersas geográficamente. Se pre-

fiere aplicar un modelo de departamentalización que per-
mita revertir las desventajas que significan las distan-
cias en cuanto a coordinación, comunicaciones y control.
En realidad, todos estos modelos facilitan enormemen-
te los trabajos clasificatorios de los documentos.

Departamentalización por tipo

usuarios

Se aplica a la actividad de atención al publico. La ven-

taja de este modelo, debe buscarse en relación con la
mayor especialización, la mayor coordinación entre las
actividades afines, la mejor supervisión y la optimiza-
ción que en consecuencia se puede lograr.

Departamentos staff y de servicios

Observamos distintos tipos de departamentalización,

no en un análisis exhaustivo, sino en una aproximación
al problema de definir cuáles son los departamentos res-
ponsables por la ejecución de las operaciones principa-
les y cuáles son los departamentos cuya actividad ha de
ser secundaria desde el punto de vista de la producción
documental.
La característica de las unidades auxiliares o de ser-
vicio es la de facilitar la tarea de los departamentos prin-
cipales mediante la extensión y prestación de un servi-
cio.
Cuando se llega a la conclusión de que las activida-
des de un nivel han sido rebasadas por su multiplicidad

179
y cantidad, debe ineludiblemente asignarse parte de esas
tareas a algún subordinado; así se introduce el concepto
de la descentralización por vía de la delegación.
Delegar es autorizar de una persona a otra, para que
obre en representación suya en algún asunto. La simple
delegación implica la creación de unidades con autori-
dad dentro de la estructura jerárquica descendente de
la organización.
Por lo delicado de la naturaleza de las decisiones, pue-
de que no se quiera delegar y mantener una mayor cen-
tralización, en lugar de compartir las tareas vertical-
mente (hacia abajo) en la estructura, se puede hacer en
forma horizontal (hacia el costado), en una función, que
en este caso se denomina staff. Este staff puede ser un
individuo o todo un departamento.
Este mención de hacia abajo y hacia el costado, hace
particular referencia a las técnicas de dibujo de estructu-
ra, como veremos más adelante. También tiene que ver
con la idea de que el staff rara vez llega a tener respon-
sabilidad en forma directa por la dirección y control de
las operaciones, sino que su tarea es colaborar con el eje-
cutivo, desarrollando tareas que muchas veces éste no
tiene ni el tiempo ni la capacidad para hacer.
El staff presenta generalmente características de ser
altamente especializado. Para encauzar esta gran flexi-
bilidad y para asegurar la coherencia y coordinación de
su accionar con el resto de la organización, su tarea está
limitada a recomendar y a asesorar a su respectivo nivel
ejecutivo, siendo éste el único autorizado a tomar deci-
siones.

180
 DIAGRAMAS

LOS SISTEMAS, sea cual fuere su naturaleza, tienen un fac-

tor común determinante a todos, y condicionante a su
efectividad: la relación. La relación representa la causali-
dad que vincula los componentes y que otorga sentido e
individualidad, real o aparente, dentro del conjunto. Da
lugar a la organización de las partes, cuyas leyes son es-
tudiadas por ángulos distintos. Generando, invariable-
mente, procesos de información y comunicación.
Los sistemas administrativos nos interesan desde el
punto de vista archivístico, porque nos permiten aplicar
y comprender los principios archivísticos. La descripción
de los elementos que constituyen las organizaciones, son
de relaciones muy complejas, y el análisis más minucio-
so no es necesariamente una forma de explicarla o inter-
pretarla; al observar un diagrama, comprendemos mucho
mas rápidamente esa complejidad.
PROPÓSITO DE LOS DIAGRAMAS

En la administración de las instituciones es común e

imprescindible la utilización de diagramas como medio
de comunicación que facilita mucho la comprensión or-
ganizativa. El término diagrama proviene del griego
“diágramma”, de “grapho”, dibujar; que significa “gráfi-
co”. Es la representación mediante un dibujo geométri-
co de un fenómeno o una ley. Se emplea para represen-
tar estructuras, secuencia de procedimientos, procesos,
recorridos, programas, etc.
La utilidad y ventajas del empleo de los diagramas
salta a la vista:
– Nos permite una descripción clara y simple.
– Son fáciles de proyectar y actualizar.
– Permiten comparaciones fáciles entre dos o más
sistemas diferentes por su temporalidad, espacialidad e
identidad.
– Localizan eficazmente incoherencias, errores, satu-
ración de zonas, tendencias y deficiencias en los hechos
que se representan.
– Son adecuados para la representación de relacio-
nes complejas.
– Son un medio eficaz de análisis y comunicación.
– Reducen el espacio de expresión utilizando símbo-
los convencionales.

Flujogramas

Llamado también diagrama de flujos, conforma la re-

presentación gráfica de la ruta y la secuencia de las ope-
raciones que integran un procedimiento, considerando
las unidades o personas, formas, materiales y trámites
que conciernen a su realización.

182
 Los flujogramas, al describir gráficamente procesos
y procedimientos, hacen posible una comprensión rápi-
da de ellos.
No sólo es útil para el análisis, sino que es un medio
rápido para informar, en especial, a los funcionarios y
empleados acerca de los diversos cursos de acción de un
proceso administrativo.

Organigramas

El organigrama es la representación gráfica de la es-

tructura, total o parcial, de una organización. Represen-
ta la forma en que se relacionan sus componentes. Tam-
bién se la conoce como:
– Organograma.
– Gráfico de organización.
– Pirámide de funciones.
– Diagrama de organización.
– Diagrama de estructura.
El organigrama es un elemento constitutivo de toda
organización; describe:
– Funciones.
– Tareas.
– Responsabilidades.
– Niveles de ejecución.

ESTRUCTURA ORGÁNICA

Los organigramas presentan dos clases de informa-

ción sobre la estructura organizativa: comunicación y
análisis.

183
 DIRECCIÓN GRAL. DE ADMINISTRACION - SECCIONAL DE O. & M. DIAGRAMA DE
MOSP PROCEDIMIENTOS
TRÁMITE - Expedientes de obras de restauración y conservación de caminos UNIDADES DE TRÁMITE
REPARTICION - Dir. Prov. de Vialidad MINISTERIO -
De Obras y
Servicios
Públicos
RELEVO - Mario Meneghini FECHA 2/6/72 Vigente
propuesto
ORIGEN - Dpto. Conservación INICIADO TIEMPO TOTAL
DESTINO - Secc. Archivo General TERMINADO
Tiempo Opera- Trans- Inspec- Arch. Archivo Paso DESCRIPCION
184

ción porte ción tran. Nº

10 d. z Ö … { … 1 Dpto. Conservación prepara
proyecto de obra
1 d. z Î … { … 2 Mesa de Entrada otorga nro. de
expediente
1 d. z Î … { … 3 Eleva proyecto con los pliegos de
especificaciones y presupuesto
oficial
2 d. z Î … { … 4 Efectúa la reserva de fondos,
afectando al presupuesto
vigente
1 d.  Ö „ { … 5 Aprueba el proyecto

Cuadro 8. Diagrama de procedimientos.

 DIRECCIÓN GRAL. DE ADMINISTRACION - SECCIONAL DE O. & M. DIAGRAMA DE
MOSP PROCEDIMIENTOS
TRÁMITE - Expedientes de obras de restauración y conservación de caminos UNIDADES DE TRÁMITE
REPARTICION - Dir. Prov. de Vialidad MINISTERIO -
De Obras y
Servicios
Públicos
RELEVO - Mario Meneghini FECHA 2/6/72 Vigente
propuesto
ORIGEN - Dpto. Conservación INICIADO TIEMPO TOTAL
DESTINO - Secc. Archivo General TERMINADO
10 d. z Î …  … 6 Se efectúa licitación privada o
concurso de precios
185

2 d. z Ö … { … 7 Se adjudica la obra por

resolución
 Î …  … 8 El expte. permanece en el
archivo vivo del dpto. de donde
es retirado y devuelto a cada
paso siguiente
2 d. z Ö „ { … 9 Efectúa el replanteo de la obra
1 d.  Ö „ { … 10 Se realiza la inspección de la
obra
1 d. z Ö … { … 11 Se confecciona el certificado de
pago

Cuadro 8 (cont.). Diagrama de procedimientos.

Comunicación

Como herramienta de comunicación el organigrama

se utiliza:
– Para dar a conocer a cada una de las partes com-
ponentes de la estructura, la posición que ocupan y sus
relaciones.
– Para dar a conocer y comprender, el estado global
de la estructura, o de sus distintos componentes.
Permite comprender sobre las posibilidades de cada
persona para ascender o trasladarse a otras posiciones
de la organización.
Facilita a los profesionales y especialistas que se in-
corporan a la institución, entidad u organismo, para to-
mar contacto con la organización, y aplicar sus conoci-
mientos sobre la estructura lograda.
Éste es el aspecto que realmente nos interesa desde
el punto de vista de la Archivología, puesto que el archi-
vero, profesional, efectuará un análisis completo del or-
ganigrama, para separar o clasificar los documentos por
medio de la formación de las unidades mayores, inter-
medias y menores, al mismo tiempo que le permite de-
tectar las unidades productoras y receptoras de docu-
mentos.
Informar a interesados en la organización el estado
en que se encuentra estructurada. Entre los interesados
citamos a:
– Instituciones bancarias.
– Instituciones financieras.
– Proveedores.
– Accionistas.
– Deudores.
– Consultores.

186
 Junta
Superior

Dirección
Ejecutiva

Administración
General

Control
Interno

Asesoría
División de Secretaría
187

Jurídica
Personal General

Departamento Departamento Departamento

de Planificación Operaciones y Puerto de Finanzas

División de División de División de División de División de División de División Cob. División de División de
Estudios Proces. Datos Infraestructura Operaciones Puertos Liquidación Tarifas y Costos Contabilidad Administración

Cuadro 9. Organigrama institucional.

Análisis

Se efectúa desde distintos ángulos, de acuerdo con

la característica del profesional que lo realiza. Los orga-
nigramas permiten detectar las fallas de estructura, sea
en las dificultades de diseño, sea a simple vista. Princi-
palmente se pueden detectar:
Fallas de control interno. Si bien los organigramas
no son una solución, constituyen una herramienta muy
útil para detectar cuando se asignan funciones incompa-
tibles a determinados puestos o cargos.
Fragmentación estructural inadecuada. Pueden
darse situaciones en las que a un cargo le asignan fun-
ciones que corresponden a otros niveles, pero, dada su
ambigüedad, se obliga a lugares no correspondientes,
atentando contra los criterios de organización.
Múltiples unidades de mando. Cuando dos o más
puestos controlan o supervisan un mismo cargo. Esta si-
tuación genera igualmente una relación de dependencia
confusa al no estar definida la relación de autoridad; pue-
de generar también situaciones de subordinación unita-
ria, sobre todo cuando de un cargo depende sólo un su-
bordinado del cual a su vez dependen uno o varios cargos,
esta situación se presenta en los niveles más elevados.
Superposición de funciones. Se presenta cuando
dos o más cargos tienen asignada responsabilidades por
igual o similar función.
Designación confusa de funciones. Al igual que
las categorías o nombre de cargos. Esta situación com-
plica y genera estados como: confusión sobre el tipo de
autoridad asignada al cargo, sea lineal, asesora, funcio-
nal. Lógicamente se relaciona con o es similar a la inde-
finición de los niveles, que se presenta cuando no está
clara la posición que el cargo tiene en jerarquía, remu-
neración, etc.
188
 Departamento
de Finanzas

División de División de Cobr. División de División de

189

Liquidación Tarif. Costos Contabilidad Administración

Sección Sección Sección Sección

Presupuesto Cobranzas Activo Fijo Suministros

Cuadro 10. Diagrama de departamento.

 Inadecuada asignación de niveles. Situación que
se presenta cuando una posición tiene asignado un ni-
vel no acorde con otros niveles de la organización. Lo
cual puede producir también una estructura desequili-
brada, sobre todo se presenta cuando un área tiene ex-
ceso de niveles o personas con respecto a otra.
Alcance de control excesivamente amplio. Se pre-
senta cuando a un cargo se le asigna un excesivo núme-
ro de subordinados, disminuyendo la supervisión eficaz.

LIMITACIONES

La principal limitación de los organigramas está en

su propia naturaleza, al ser una representación gráfica
simplificada. La simplicidad es una limitación que se asu-
me con el riesgo de que la información de la estructura
sea incompleta.
Los organigramas representan en forma parcial a la
estructura de la organización, consiguientemente no in-
cluye cierto tipo de información tal como:
– Representación de líneas de autoridad funcional.
– Secretarías.
– Grado de descentralización estructural.
– Oficinas productoras de documentos.
– Oficinas receptoras de documentos, salvo nombres
específicos como mesa de entradas o archivos.
Por consiguiente, el archivero debe realizar previa-
mente la etapa de análisis documental, con la finalidad
de comprender mejor el organigrama de acuerdo a su es-
pecialidad.
Otra limitación consiste en la permanente actualiza-
ción. Cualquier cambio en la estructura transforma en
obsoleto o histórico el diagrama vigente. De seguir uti-

190
lizando el anterior, se distorsiona la comunicación. Para
el archivero, las permanentes actualizaciones suelen ser
un problema en los esquemas clasificatorios o en la elabo-
ración de las tablas de clasificación, pero al mismo tiempo
significa de utilidad tener todos los organigramas secuen-
cialmente ordenados, permitiendo no sólo interpretar la
historia de la institución, sino mantener un sistema de
archivos acorde con la temporalidad de los documentos.

MODELOS DE ORGANIGRAMAS

Existen diferentes formas de representación gráfica

de los organigramas. Se utilizan de acuerdo con las ne-
cesidades y costumbres de la institución. Las más usua-
les, según la norma AFNOR (Association Francaise de Nor-
malisation) son:
– Vertical.
– Horizontal.
– Circular.
– Semicircular.
– Lineal.
La forma de representación vertical se considera la
más conocida por ser de interpretación simple y con ma-
yores posibilidades de información expuesta.

191
 DEG

SCG

INTERNO

AGENCIAS

SUPERINTENDENCIAS

Cuadro 11. Diagrama circular y relacional.

192
PRINCIPALES FORMAS DE ORGANIGRAMA

La distribución formal y sobre todo “perfectible” de

funciones y misiones puede traducirse gráficamente en
el organigrama. Existe una multitud de configuraciones
posibles y son tan variadas como tipos de organizacio-
nes hay. A nivel práctico se las clasifica en tres grandes
familias:
Funcional: nombre adoptado por contener las gran-
des funciones de la gestión; enfoca horizontalmente un
flujo integrado en unidades especializadas: concepción -
producción - venta, en algunos casos; concepción - ope-
raciones - servicios, en otros casos.
Se fundamenta en los principios de especialización
de las divisiones bajo una determinada centralización
de decisiones tomadas en niveles de ejecución.
Presenta la ventaja de favorecer la auditoria de los
responsables de cada división; cuando éstas son de una
cantidad razonable, se convierten en pesadas, lentas, poco
eficaces en una multiplicidad de productos o servicios.
La cualidad de este tipo de organigramas es que per-
miten ser utilizadas por pequeñas y medianas institu-
ciones, productoras o de servicios específicos, como son
los archivos, las bibliotecas y los museos, con un solo ca-
nal de distribución con dirección polivalente.
Los archivos de este tipo de instituciones suelen ser
eventuales y centrales, es decir, algunas divisiones, de
acuerdo a sus funciones, suelen tener archivos eventua-
les o provisorios, los cuales posteriormente son deposi-
tados en un archivo central.
Divisional: nombre adoptado por la segmentación
estratégica; estructura racionalmente la coexistencia de
distintos flujos integrados. Organiza la actividad por pro-
ductos, mercados, clientela o actividad estratégica, so-

193
bre todo cuando se trata de múltiples servicios. Se adap-
ta a instituciones con distintas extensiones por sus va-
riados productos, con varias redes de distribución dife-
renciadas. Desconcentra las decisiones, extendiendo res-
ponsabilidades a cada encargado de división que se des-
empeña como administrador polivalente.
Es problemático para un archivero cuando este tipo
de estructuras presenta un organigrama divisional reali-
zado sobre una administración por objetivos y que desem-
boca en una lógica de “centro de ganancias”; estas insti-
tuciones, en cada unidad poseen un grado de autonomía
de gestión y un seguimiento analítico de los resultados
financieros. Suelen darse exageraciones, que lógicamen-
te, al restarle importancia los archivos, generan caos in-
formativo para toda la institución, es conveniente enton-
ces, efectuar controles y servicios documentales en ar-
chivos centrales que figuren en el organigrama dentro
de lo que sería un “estado mayor” y crear archivos even-
tuales en las divisiones relativamente autónomas.
Matricial: una unificación de funciones y segmentos
estratégicos; estructura el equilibrio entre cada misión
y el conjunto de medios comunes a los que recurren. La
situación de estos organigramas es que responden a dos
lógicas cruzadas: una de especialidades o funciones, como
finanzas, comercial, producción; y, otra de ámbitos o pro-
gramas de actividades.
Lograr el equilibrio entre integración-diferenciación
es bastante complejo al momento de elaborar las tablas
de clasificación, donde deberán reflejarse las activida-
des diferenciadas con múltiples interdependencias.
El archivero debe comprender entonces que frente a
un medio inquieto donde las instituciones tienen un rit-
mo de cambio más frecuente y en menor tiempo, se re-
quiere una gran flexibilidad de las tablas de clasifica-

194
ción y, lógicamente, los archivos tendrán otro ritmo de
trabajo para cubrir las necesidades de información. El
organigrama matricial requiere de un creciente esfuer-
zo en sus procesos de información, y es donde se com-
prende mejor que la coordinación y regulación de la in-
formación se ubica en el centro de la organización.

Diagramación

Simbología: para llevar a cabo los organigramas es

preciso conocer algunas normas y convenciones sobre la
diagramación. Esencialmente se utilizan dos elementos:
rectángulos y líneas.
Líneas: las líneas se emplean para señalar la rela-
ción de autoridad o jerarquía existentes. Las relaciones
de staff y de autoridad funcional se diseñan con líneas
de puntos o de trazo partido.
Se trazan (1 mm de grosor) exclusivamente en senti-
do vertical u horizontal, de modo que los puntos de unión,
con rectángulos o con líneas, formen un ángulo rectán-
gulo, (90 grados). Las líneas oblicuas son excepcionales.
Deben partir del punto medio del lado inferior o base del
rectángulo de mayor nivel y unir al punto medio del lado
izquierdo, derecho o superior del rectángulo de menor
nivel.

195
 FONDO

SECCIÓN DE FONDO SECCIÓN DE FONDO SECCIÓN DE FONDO

196

SERIE SERIE SERIE

EXPEDIENTE EXPEDIENTE EXPEDIENTE EXPEDIENTE

UNIDAD UNIDAD
DOCUMENTAL DOCUMENTAL

Cuadro 12. Diagrama clasificatorio.

 Rectángulos: los rectángulos se emplean para re-
presentar:
– cargos,
– funciones,
– categorías,
– personas,
de acuerdo al tipo de organigrama a representar.
Los rectángulos se diseñan en posición horizontal,
utilizando trazo fino (0,5 mm). Su tamaño se relaciona
con la importancia de la posición que representa.
Distribución de los rectángulos: las relaciones de
autoridad y dependencia entre las representaciones con-
cretadas por los rectángulos, son señaladas por su dis-
tribución espacial.
Los distintos niveles del dibujo marcan las relacio-
nes, indicando que el rectángulo superior cumple una
posición con autoridad sobre la señalada en un nivel infe-
rior.
La distribución horizontal se grafica al mismo nivel
de las posiciones que tienen igualdad de jerarquía en la
estructura.
Contenido de los rectángulos: de acuerdo con la
información establecida en los rectángulos, los organi-
gramas se clasifican en:
a) Organigramas funcionales, que indican en sus
rectángulos el nombre de los cargos o funciones.
b) Organigramas personales, que indican en sus
rectángulos el nombre de personas.
c) Organigramas mixtos, cuya variedad indica en
sus rectángulos la información de cargos, funciones y
personas.
d) Organigramas complejos, cuyo contenido en los
rectángulos, presenta información sobre:
– Funciones.

197
 – Cargo.
– Código del cargo.
– Número del ítem presupuestario.
– Número de personas que se desempeñan en la mis-
ma dependencia.
Tamaño de los rectángulos: la uniformidad repre-
sentativa y simbología de los organigramas, que gene-
ralmente cubren necesidades de expresión convencio-
nal para los distintos niveles estructurales de la organi-
zación, se conforma convencionalmente (norma nomoló-
gica) relativizando los tamaños de los rectángulos a la
información contenida. Resumimos:
1) Organigramas cuyos rectángulos contienen el nom-
bre del cargo o función y/o persona.
En este tipo de gráfico el tamaño del rectángulo más
pequeño no puede ser menor de dos centímetros de base
por uno de alto. Los rectángulos indicadores de cargos
inmediatos superiores y progresivamente aumentarán
un centímetro de base y/o medio centímetro de alto por
cada nivel.
2) Organigramas cuyos rectángulos contienen el nom-
bre del cargo, código, número del ítem presupuestario y
número de personas contenidas en relación de depen-
dencia del cargo.
En estos organigramas se incrementa la altura me-
dio centímetro agregando el espacio para la información
adicional. En el diseño, se opta por marcar el medio cen-
tímetro con una línea más fina que la del rectángulo, lógi-
camente que estará divida en una, dos, tres partes, pre-
ferente pero no necesariamente iguales, estas divisio-
nes serán utilizadas para agregar la información esta-
blecida.

198
 Para las posiciones staff se utilizan rectángulos igua-
les a los empleados al nivel inmediato inferior de la po-
sición asesorada, en algunos casos se utilizan círculos.
Distancia entre rectángulos: toda representación
gráfica requiere de una armonía visual, lo cual no obli-
ga, en el caso del organigrama, a mantener distancias
proporcionales entre los rectángulos componentes del
organigrama. El objetivo de las distancias es el de lograr
espacios que resalten la ubicación de las posiciones es-
tructurales.
Para conseguir esa simetría, se establece que la dis-
tancia vertical entre rectángulos de niveles inmediatos
es igual a la altura del rectángulo superior. La separa-
ción horizontal está determinada por la cantidad de rec-
tángulos que se diagraman a una misma altura y del es-
pacio disponible en la hoja de papel. Sólo como sugeren-
cia, la separación no debe ser menor a la mitad del ancho
de los rectángulos correspondientes al nivel.
Característica de la hoja de diagrama: se utiliza
hojas normalizadas de diagramación bajo las siguientes
características:
– Tamaño de la hoja: 420 x 297 mm IRAM (Instituto Ar-
gentino de Racionalización de Materiales); norma 3001 -
Formato A3.
– Marco exterior tomando las siguientes medidas de
los bordes de la página:
– Marco superior: 9 mm
– Marco derecho: 10 mm
– Marco inferior: 8 mm
– Marco izquierdo: 30 mm
Cuadro de identificación: ubicado en el vértice su-
perior derecho o en el lugar que no perjudique la cons-
trucción del organigrama, independientemente de que

199
es bueno ver la estética del gráfico, empleando los si-
guientes datos: (10 x 3 cm).

Nombre de la institución
Área relevada
Fecha Realizada por Código

Cuadro 13. Cuadro de identificación.

En el vértice superior izquierdo o en el lugar que no

perjudique la visión del diagrama, se ubica el cuadro del
mismo tamaño que el anterior empleado para aclarar la
simbología utilizada en el gráfico, cuando esto es nece-
sario.
El diseño del organigrama se extiende hasta medio
centímetro de las líneas internas.
Líneas guía del impreso: generalmente contienen:
– 55 líneas horizontales a medio cm cada una (56 fi-
las).
– 37 líneas verticales a 1 cm cada una (38 columnas).
Estas líneas de diagrama, líneas de dibujo, líneas de
pautado, según criterios empleados para la cuadrícula,
permiten un rápido diseño de los rectángulos y líneas
del organigrama.
Extensión del diagrama: diagramas cuya extensión
no permite su dibujo en la hoja normal. Por razones de
manipuleo del documento, el enorme volumen de divi-
siones que pueden contener algunas empresas o institu-
ciones, las dimensiones reducidas del papel, constitu-
yen buenos motivos para dividir en dos o más partes el
gráfico del organigrama.

200
 Para relacionar cada una de las partes divididas en
el gráfico, se utilizan conectores con un número de códi-
go asignado a los respectivos gráficos.
Diagramas de sectores de la organización: cuan-
do se realizan estudios pormenorizados de algunos secto-
res de la estructura organizativa, es conveniente realizar
representaciones gráficas limitadas a sectores afectados.
Para comprender esta situación en el gráfico, las líneas
que vinculan el sector con los restantes se dibujan con
trazo partido.
Simplicidad: para lograr una simplicidad del dise-
ño, que por su misma naturaleza lo es, se recomienda evi-
tar:
– Entrecruzamiento de líneas.
– Utilización de varios colores.
– Sombreado de los rectángulos.
– Información que no corresponde a la estructura.
– Utilización de otros símbolos que no sean conven-
cionales.
– Tipografía que dificulta la lectura.
Equilibrio: condición de todo diseño en la distribu-
ción de sus elementos componentes y que su acabado sea
equilibrado y simétrico, sin que por ello se tergiverse la
realidad que se quiere representar.

CODIFICACIÓN DE LOS CARGOS DEL

DIAGRAMA

Algunas instituciones asignan en sus organigramas

un número codificado en cada puesto, misión o función
representada. De modo que sus dígitos permiten una rá-
pida identificación del puesto o función.

201
 Las posiciones staff se codifican con el mismo núme-
ro que ha sido asignado a la posición que asesoran.

TIPOS DE DIAGRAMA DE ESTRUCTURA

Los organigramas tienen como principal objetivo evi-

denciar algunos aspectos de la estructura y subsidiaria-
mente, suministrar información específica. Con esa in-
tencionalidad se enfatizan generalmente:
– Funciones.
– Jerarquía de los cargos.
– Categoría de los empleados.
– Nombre de las personas que ocupan los cargos.
– Categorías de sueldos asignados a los cargos.
– Cuenta presupuestaria asignada al cargo.
– Cantidad de puestos que dependen del cargo.
– Combinaciones de los puntos anteriores.
Al ser convencional la simbología que se utiliza, va-
ría muy poco de una institución a otra, significando en
todos los casos, información de relación, básicamente de
autoridad y dependencia.
Conviene entonces diferenciar dos expresiones prin-
cipales:
– Información que se coloca dentro de los rectángulos.
– Niveles ocupados por rectángulos de acuerdo con
el propósito del organigrama.
Organigrama de jerarquía de cargos: son los or-
ganigramas que manifiestan las jerarquías de los cargos
en la estructura organizativa. Se auxilia con una línea
vertical en el margen izquierdo de la hoja gráfica; cada
nivel representa una jerarquía. En el rectángulo normal-
mente se indica la denominación del cargo.

202
 Organigrama de categoría del personal: son or-
ganigramas que manifiestan la categoría que correspon-
den al personal que ocupa los cargos. No siempre existe
una relación adecuada entre la categoría del cargo y la
categoría del escalafón.
Organigramas del nombre del personal: son or-
ganigramas que muestran nombres de personas en sus
cargos respectivos de la estructura, respetando las rela-
ciones de dependencia.
Organigrama funcional: son los organigramas que
representan las funciones de la institución, muy utiliza-
dos, por ser prácticos y sencillos en su información. El
diseño está determinado por la naturaleza específica de
las funciones y por los recursos humanos con que cuenta
la organización.
Comprendemos fácilmente que por su utilidad en el
análisis de la asignación de tareas, el grado de especia-
lización y la separación de funciones, es de suma utili-
dad para los archiveros para cumplir sus labores docu-
mentales.
Organigrama por categoría de sueldos: si bien
estos organigramas presentan innumerables beneficios
desde el punto de vista de la administración y las finan-
zas de la institución, al efectuar una política de remune-
raciones y tener una visión global de la misma, no reci-
ben mucha atención del archivero. Estos organigramas
generalmente se encuentran “insertados” en algún or-
ganigrama citado.
Organigrama de cuenta presupuestaria: el pre-
supuesto, como registro de toda la información de la ins-
titución, se transforma en una herramienta eficaz de pla-
neamiento y control, razón por la cual se crea el organi-
grama de cuenta presupuestaria, asignada al cargo, in-
dicado numéricamente la cuenta presupuestaria.

203
 Organigrama de dotación de personal: también
es útil como instrumento de análisis. Visualiza la canti-
dad de personas que dependen de cada posición de la
estructura.
Organigramas mixtos: las necesidades de informa-
ción de la institución son complejas, lo que obliga a reali-
zar combinaciones entre organigramas, siempre logrando
equilibrio entre información y simplicidad de lectura.
Para cumplir estos propósitos se presentan algunas com-
binaciones:
– Organigrama de jerarquía del cargo, código del car-
go, cuenta presupuestaria y número de personas de de-
pendencia. Es el que mejor se adapta a las necesidades
de información de una organización, razón por la cual su
uso en la Archivística es muy bien considerado.
– Organigrama de categoría y nombre de los emplea-
dos.
– Organigrama de jerarquía del cargo y nombre de la
persona que ocupa el mismo.
– Organigrama de categoría de sueldos y nombre de
la persona.
– Organigrama de jerarquía del cargo y categoría de
sueldos.

RELEVAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

La consulta del organigrama requiere de toda la in-

formación para que podamos realizar una tabla de clasi-
ficación adecuada. Los medios habituales en la recolec-
ción de información, tal como lo anunciamos en Análisis
documental de técnicas documentales, son la entrevista y
el cuestionario.

204
 Para los cuestionarios, se suministran dos modelos
perfectibles que utilizaremos para tener una idea aproxi-
mada en los archivos.

RELEVAMIENTO DE ESTRUCTURA
Datos personales
Apellidos-Nombres Antigüedad empresa
Cargo Antigüedad cargo
Ubicación de su lugar de trabajo
Calle: ........................................................................................................
Localidad: ........................................
Piso: ................................................. Oficina Nº: .....................................
Teléfono: ...................... Interno: .......... Mail to: ....................................
Horario de trabajo: ..................................................................................
Supervisión
¿Quién es su jefe inmediato superior?
Nombre Cargo
¿Quiénes supervisan sus tareas?
Nombre Cargo Tipo de supervisión

Indique personas supervisadas directamente por usted (aunque no

dependan de usted)
Nombre Cargo Tipo de supervisión

Comisiones: ¿Forma parte de alguna comisión o grupo de trabajo? En

caso afirmativo, indique:
Denominación Propósitos Integrantes

Cuadro 14. Relevamiento de la estructura.

205
 Otra forma sería:

Cuestionario de relevamiento de estructura

Apellido y nombre.
Denominación del cargo que ocupa.
Jerarquía en el escalafón.
Jerarquía del cargo.
Quién es su jefe inmediato superior.
Apellido y nombre.
Denominación del cargo.
Jerarquía en el escalafón.
Jerarquía del cargo.
Tipo de supervisión.
¿Existen otras personas que lo supervisan directa-
mente, le dan órdenes, instrucciones, etc.? Para cada uno:
¿Quiénes son sus subordinados directos? Para cada
uno:
¿Existen otras personas sobre las cuales ejerce algún
tipo de supervisión, de órdenes, instrucciones, controla,
etc.? Para cada uno:
Funciones de la dependencia.
Tareas que usted lleva a cabo.
Número de cuenta presupuestaria asignada a su cargo.
Tipo de relaciones de comunicación que usted man-
tiene con otros sectores de la organización.

206
 LA ADMINISTRACIÓN EN LA ORDENACIÓN
Y CLASIFICACIÓN

GENERALIDADES

EN TODOS los aspectos de nuestro trabajo, hablamos cons-

tantemente de la entidad productora, de archivos priva-
dos, formados en entidades privadas; archivos públicos,
originados en entidades públicas, etc. En todas ellas,
como factor común, se habla de la administración. Uno
de los grandes cuerpos de conocimientos del bagaje cien-
tífico de la Archivología, es la administración. Es un fin
primordial, desde el punto de vista archivístico, servir
de memoria a la administración que genera su propia in-
formación; sin el cumplimiento de esta premisa, los ar-
chivos adquieren un sinsentido, pierden objetividad.
Corresponde entonces tomar algunos conceptos que
nos permitan comprender el papel que desempeñan los
archivos con relación a la administración en general.
Etimológicamente, la palabra administración provie-
ne del vocablo latín ministrare, que significa servir, y de
la preposición ad, que significa hacia. Su sentido es bas-
tante amplio, se emplea como acción de administrar, em-
pleo de administrador, servir para el cumplimiento de
un fin, gobernar, regir, cuidar, ciencia del gobierno de
un estado, equipo de gobierno de un país, o como la ac-
ción del gobierno para cuidar los intereses públicos.
La administración es la disciplina que estudia a las
organizaciones y que tiene como objetivo lograr el máxi-
mo aprovechamiento de los recursos para lograr benefi-
cios.74
La administración es una metodología para gobernar
y dirigir las organizaciones mediante sistemas de pla-
neamiento, ejecución y control.75
Administración es un sistema de principios y leyes
jurídicas y técnicas, con autonomía, que permiten diri-
gir y coordinar la actividad de un grupo humano hacia
objetivos comunes.76
El interés archivológico por la administración radi-
ca en que ésta crea y genera documentos y al mismo tiem-
po requiere del servicio informativo del archivo que a su
vez funciona como memoria de la institución.
Una buena administración hace posible que el Esta-
do alcance su fin principal, que es el bien común. Y es
una de las razones por la cual sus archivos, a diferencia
de los particulares o privados, perduran a través del tiem-
po, logrando mayor continuidad y consistencia. Los ar-
chivos que son producto de la administración pública ad-
quieren mayor importancia por su contenido histórico y
por el valor informativo de los documentos, considera-
dos como un bosque de pequeñas realidades.
74
Leonardo Cota. D.: Administración de Empresas, Buenos Aires,
El Ateneo, 1998, 4ª edición, 35 pp., p. 4.
75
Alicia Barroso de Vega y Ana María Liporace: Administración
de empresas, Buenos Aires, Plus Ultra, 1992, 115 pp., p. 16.
76
E. García Apolinar: Administración de empresas 4, Buenos Aires,
Saint Claire, 1991, 145 pp., p. 7.

208
 Existen numerosas definiciones sobre administración,
Guillermo Fernández sostiene que es “la coordinación
de los esfuerzos de los integrantes del grupo para lograr
los fines de la institución”, así como Scott y Mitchel de-
finen “la administración es esencialmente la instrumen-
tación humana que activa a las organizaciones y contro-
la su curso. Los administradores infunden los valores hu-
manos y las aptitudes administrativas que son necesa-
rias para equilibrar la especialización y la coordinación
de modo que la organización pueda realizar de manera
óptima los objetivos para los cuales se creó”.
Bernardo Kliksberg nos dice que la administración
es “un conjunto de conocimientos referentes a las orga-
nizaciones, integrado por nociones atinentes a la expli-
cación científica de su comportamiento y nociones ati-
nentes a su tecnología de conducción”.
Observamos entonces que la administración se refie-
re a la acción de coordinar los esfuerzos y la distribución
de actividades, especialización y coordinación, con el fin
de lograr objetivos; toda administración está orientada
hacia el hacer.
El conocimiento científico de la organización tiende
a descubrir los comportamientos regulares y dinámica
de las actividades, una de las razones esenciales en la
que en toda planificación por insignificante que sea, debe
incluirse la capacitación del personal, sobre todo de ar-
chivo, que es bastante ignorado, y por otro lado la actua-
lización de conocimientos cuando existen profesionales
en el área.
Jorge Hermida nos dice que “la administración es una
ciencia que tiene un objeto de estudio que son las organi-
zaciones, que trata de lograr su explicación y compren-
sión y la búsqueda de sus porqués. También existe una
técnica de la administración, que cuenta con un instru-

209
mental conformado por reglas, normas y procedimien-
tos que permiten conducir una organización, hacer ope-
rativo su comportamiento y transformar su realidad”.
Schellemberg asigna los fines del archivo con rela-
ción al gobierno y a su administración como:
Fines oficiales: son los servicios que presta el go-
bierno, como memoria de un Estado, como preservador
del patrimonio, y como elemento de continuidad en los
actos administrativos, antecedentes documentales, per-
mitiendo adoptar resoluciones y resolver problemas mer-
ced a los antecedentes documentales depositados en el
seno de todo gobierno. Así mismo los archivos permiten
una orientación científica y no improvisada para la con-
ducción del presente.
Fines culturales: se manifiestan en relación a los
elementos que son índice del grado de civilización de un
país, en la medida en que un gobierno se ocupa de ellos.
Éstos nos hacen pensar en la obligación tanto del gobier-
no como de sus gobernados, de cuidar el patrimonio do-
cumental.
Fines civiles: se manifiestan a través de la relación
que existe entre el gobierno y gobernados, los archivos
se constituyen en prueba de los derechos civiles y garan-
tías de los individuos. Así mismo constituyen un elemen-
to probatorio de las relaciones de gobierno entre sí y de
los gobernados entre sí, creándose un juego mutuo de
garantías respaldadas por los documentos conservados
en los archivos.
Analizamos en forma general algunos aspectos de la
administración para entender los fines del archivo y los
elementos básicos para una buena comprensión de la or-
denación y la clasificación: la administración (sobre todo
en la administración pública) puede ser considerada des-
de dos puntos de vista generales:

210
 – Administración subjetiva u orgánica: considerada
como un complejo de personas y cosas que tienden a una
finalidad.
– Administración objetiva o material: como actividad
encaminada a la satisfacción de las necesidades públi-
cas. Las herramientas y procedimientos tendentes a me-
jorar el funcionamiento en su conjunto, podremos agru-
parlos como funciones:
– Planeamiento.
– Organización.
– Personal.
– Dirección.
– Control.
Para una clasificación adecuada, conviene entonces
aclarar las diferencias existentes entre lo que se llama-
ría el conocimiento científico de la organización y el uso
efectivo de la tecnología.
Es decir, no basta un conocimiento adecuado de la
conducción y de la tecnología existente, sino también el
uso eficaz que se le dé. Graficamos:

Administración

Estudio científico de la
organización

Nociones sobre tecnología

de conducción

Gestión

Lo que sí es necesario aclarar es que delimitamos el

estudio de la administración sólo en aquello que es con-
cerniente al conocimiento del archivero, pero no debe

211
mos olvidar que la administración es mucho más amplia
en su sentido y en su contenido.
Tanto la administración como la Archivística se en-
cuentran abocadas a la búsqueda de principios y univer-
salización de los que posee, de modo que exista un gra-
do de uniformidad en el empleo de estos principios, de
los que podemos señalar algunos indicadores:
1) El principio de correlatividad de la organiza-
ción, como totalidad en que sus partes componentes se
encuentran íntimamente relacionadas, donde una mo-
dificación de una de sus partes componentes, afecta a la
totalidad; comprendemos entonces que un mejoramiento
de los sistemas de trámite y archivo ha de beneficiar ter-
minantemente a toda la institución. Es lamentable que
muchos administradores olviden este detalle, y permi-
tan que los archivos se “empantanen” hasta el extremo
que se convierten en un obstáculo.
2) El principio de interactuación: toda institución
interactúa con el medio en el cual se encuentra inserta-
da, por consiguiente las circunstancias políticas, econó-
micas y sociales afectan su desenvolvimiento.
3) El principio de racionalidad es aplicable y obli-
gatoriamente en los archivos, comprendido como el em-
pleo mínimo de los recursos para la obtención de máxi-
ma calidad en los resultados.
4) El personal administrativo debe tener alterna-
tivas para lograr su desarrollo y capacitación, sobre los
temas que atañen al documento, teniendo como contra-
partida al servicio que pierde calidad y eficacia.
5) Toda institución debe avanzar en el sentido de
su desarrollo y crecimiento mejorando permanentemen-
te su servicio hacia los usuarios en general.
Considerando estos puntos como indicadores de prin-
cipios, podemos formular entonces una mayor efectivi-

212
dad de la organización. Tomemos los indicadores de Ri-
chard Beckharde:
Considerando a la organización total, compuesta por
sus partes e individuos, realiza su trabajo en relación
con los objetivos y planes elaborados anteladamente. Los
documentos han de reflejar en ese sentido su organiza-
ción e instalación en el archivo.
La función es determinante de la forma como se en-
caran los objetivos de la clasificación.
La comunicación no debe distorsionarse bajo ningún
aspecto burocrático. Y debe reflejarse claramente en los
documentos.
Se realizan esfuerzos por tratar situaciones conflic-
tivas como problemas a los que pueden aplicarse méto-
dos de solución de lo general a lo particular.
Si bien no es un principio, debería darse en la optimi-
zación de la organización, el intercambio de ideas acerca
de tareas y actividades, sobre todo de los archivos, dis-
minuyendo los conflictos personales, y dando a conocer
la importancia general de los documentos en el contex-
to de la institución.
Toda institución tiene dos circuitos de interacción:
uno interno, propio de la institución y uno externo, pro-
pio de la sociedad circundante. Las labores archivísticas
compensan a ambos y se refleja en su organización.
Existen estrategias para acrecentar el valor compar-
tido, siendo apoyado por niveles superiores, mantenien-
do siempre la integridad de los objetivos. Esto se refleja
a través de la organización de la institución.
Toda organización se orienta creando mecanismos
de retroalimentación de información para asimilar ex-
periencias pasadas.
Tenemos la misma situación con el término institu-
ción, referido a los órganos constitucionales del poder

213
soberano de una nación; se emplea también como sinóni-
mo de entidad, organismo, ente, etc.; pero su concepto
en la actualidad es muy amplio, generalmente se concep-
túa al conjunto de reglas, fijadas a una determinada so-
ciedad, en el campo sociológico, se puede considerar a la
institución el reconocimiento del acuerdo social, consoli-
dado por leyes propias, es decir, producidas en las condi-
ciones de quienes pueden producirlas y actualizarlas.
En cada institución participan personas que provie-
nen de una realidad socio-cultural transmitida poste-
riormente en las costumbres institucionales y plasma-
das en cierta forma sobre los documentos, que se con-
vierten en portadores de significación propia, manifes-
tando su vivencia de la realidad. No es sólo tecnicismo
el ordenar y clasificar los documentos, sino una compren-
sión más acertada de la importancia de los documentos.
Toda institución se encuentra inserta en una reali-
dad socio-institucional más amplia, donde existen otras
instituciones, con las cuales se producen relaciones ca-
racterísticas del medio. El intercambio de información
optimizada permite una mayor comprensión de la admi-
nistración y del comportamiento de la información.
Las actividades humanas, caracterizas como propias
del hombre, tienden a ritualizarse e institucionalizarse;
aportando esa realidad a una cada vez más compleja, re-
cibiendo de las demás contenidos significativos.
Durkheim considera a las instituciones como cosas,
donde la sociología tiene que constatar las leyes que regu-
lan el comportamiento, las convenciones específicas. La
dinámica está condicionada por el devenir histórico.
En la búsqueda permanente de responder a los re-
querimientos del acontecer, imperativo de actualidad y
apertura al futuro, la institución contextúa la realidad.

214
Generando las condiciones de constituirse en espacio
vital de encuentro humano,
– Constituirse en un agente de transformación de la
realidad.
– Definir el sentido institucional como servicio a la
institución.
Administrar, al decir de Herbert Simon, se concep-
túa a grosso modo como el arte de conseguir que se ha-
gan las cosas. Lo que nos induce a:
– Elección o decisión de lo que se ha de hacer.
– Generar normas de coordinación en las activida-
des que se desarrollan por un grupo de personas.
– Dilucidar métodos y procedimientos encaminados
a lograr una acción eficiente.
Esta actividad es la sumatoria de decidir y hacer, des-
de el punto de vista de la teoría de la toma de decisio-
nes. Pero debemos decir que por administración no sólo
se reconoce una actividad, sino también a aquella cien-
cia social que estudia la transformación y cambio de las
organizaciones para el logro de sus fines en forma efi-
ciente; y por último también administración suele deno-
minarse a un cargo jerárquico dentro de la estructura
organizativa de una institución.
Desde el punto de vista archivístico, analizamos en
primer lugar a la ciencia administrativa; su evolución y
sus escuelas; luego abordamos el estudio de la actividad
administrativa y sus funciones, de donde establecemos
los aspectos principales de la clasificación, para final-
mente tratar la teoría de la organización, así podemos
comprender cómo se desenvuelve la información dentro
de una estructura organizativa.
La administración en sentido orgánico: está con-
formada por los órganos públicos existentes, partiendo
de la división de poderes, formulada por Montesquieu,

215
que delimita al Estado en tres poderes públicos que se
avalan recíprocamente, garantizando la libertad ciuda-
dana. El poder ejecutivo fue el que mayormente desa-
rrolló la administración, por lo que subordina al Estado
por un conjunto amplio de servicios al bien común.
En sentido subjetivo u orgánico, se entiende también
a los entes dotados de personería jurídica existentes en
toda la sociedad organizada al amparo del Estado que
tiene por finalidad la satisfacción de las necesidades co-
lectivas. Estos entes constituyen la llamada administra-
ción indirecta, que se subdivide en dos clases diferentes:
– Administración indirecta de carácter total o te-
rritorial: como dice su nombre, el territorio es un ele-
mento indispensable para su existencia, tomando la ca-
racterística de total por cuanto persigue la necesidad de
satisfacción de la multiplicidad de necesidades públicas
de la colectividad. Esta administración se hace más pa-
tente en los gobiernos federales, compuestos de admi-
nistraciones locales como son las provinciales, munici-
pales, de comunas, etc.
– Administración indirecta de carácter no terri-
torial: persigue la satisfacción de necesidades concretas
y determinadas; esta forma de administración es llama-
da administración institucional.
– Administración en el sentido objetivo: conside-
rada como el conjunto de actividades realizadas por el
Estado dentro de una sociedad políticamente organiza-
da; el concepto de administración surgirá de acuerdo
con los fines que se establece el gobierno. Algunas parti-
cularidades se pueden observar:
– La administración objetiva es una actividad com-
partida con el Estado, esto no quiere decir que la admi-
nistración sea independiente con el Estado, sino en cuan-
to a actividad cumplen funciones de bien público.

216
 – Establece su carácter de subordinación a la función
legislativa y política.
– La administración objetiva tiene un sentido con-
creto y es de carácter continuo y sin interrupción.
– La administración objetiva tiene por finalidad sa-
tisfacer necesidades públicas que no pueden ser cumpli-
das por particulares.
– La administración objetiva fundamentalmente ac-
túa a través de los servicios públicos.
– La función de la administración no es un fin en sí
misma, sino un medio para el logro de objetivos del bien
público.
Veamos qué sucede con los archivos en relación a las
actividades administrativas.
En cuanto a la administración en sentido orgánico,
los tres poderes generan documentos.
En la administración de carácter total, los archivos
persiguen la satisfacción de necesidades colectivas, sen-
tidas a través del requerimiento de información y de la
administración correcta de los documentos que prestan
las instituciones y secciones de archivos, persiguen cu-
brir las necesidades concretas y determinadas.
En cuanto a la administración objetiva, el archivo es
una actividad dentro de una sociedad políticamente or-
ganizada, compartida con el Estado y el servicio del Es-
tado.
En los países federales, cada unidad territorial ad-
quiere una legislación propia pero sin rebasar el marco
general del Estado.
En la administración no territorial, los servicios que
prestan las instituciones y secciones de archivos, persi-
guen cubrir las necesidades concretas y determinadas.
La función archivística tiene un carácter de subordi-
nación a la legislación, política y a la función administra-

217
tiva, lo que la diferencia completamente de la biblioteco-
logía.
Las actividades archivísticas tienen un sentido con-
creto, de carácter continuo, y sin interrupciones. Así ob-
servamos que en la administración desaparecen algunos
sectores de actividad que generan documentos, pero el
archivo continúa sus funciones mientras la administra-
ción perdura, y con buen criterio, sobrevive a la institu-
ción, prestando servicios continuamente.
La función archivística como entidad pública, tiene
como objetivos satisfacer necesidades concretas que no
pueden ser cumplidas por particulares, por el mismo he-
cho de que su contenido corresponde a las actividades
públicas.
La función archivística no es un fin en sí misma, sino
un medio para el logro de objetivos de bien público.

LAS ACTIVIDADES

Las actividades que desarrolla la administración, que

son de interés para los archivos para el logro de sus fi-
nes, se pueden clasificar en pocos grupos. Recíprocamen-
te, ante las actividades de la administración, se tienen
las responsabilidades, sustentadas por la responsabili-
dad civil que posee toda administración para con los ad-
ministrados, constituyéndose en defensa de la sociedad
ante el aumento creciente de poder y prerrogativas que
goza el Estado y gobierno que administra.
En el aspecto administrativo, debemos tener en cuen-
ta la agrupación de actividades que nos permita compren-
der mejor los objetivos de la clasificación.
Si bien se pueden agrupar de distintas formas a las
actividades, las más conocidas y experimentadas son las

218
realizadas en torno a las funciones de la institución; este
aspecto, permite a la ordenación y clasificación, investi-
gación por medio, definir y explicar las finalidades de
un servicio de archivos.
Se utilizan materias propias de la Archivología, ne-
cesarias en el conocimiento de quien es responsable de
la administración del archivo, sobre ordenación, clasi-
ficación, descripción, conservación de los documentos, es-
tas técnicas permiten aclarar cómo y por qué se manipu-
lan los documentos, puesto que son características pro-
pias de las necesidades de cada una de las instituciones.
Al mismo tiempo permite analizar la existencia de
documentos innecesarios y la participación del archivo
en la vida administrativa o en un simple depósito docu-
mental; incluye en este aspecto responder si el archivo
proporciona los documentos o la información requerida.
La agrupación de actividades puede realizarse por
áreas, tenemos el ejemplo de que en muchas institucio-
nes el archivo se encuentra dividido en distintos locales
y bajo distintos responsables, lo que puede afectar el tra-
bajo de la ordenación y clasificación. Una adecuada plani-
ficación debe contemplar estas situaciones, sea mediante
la centralización documental adecuada, o la categoriza-
ción de un archivo responsable de todo el trabajo docu-
mental.
También pueden agruparse las actividades por el tipo
de usuarios, que es lo que ocurre generalmente con los
archivos generales.
Hablamos de archivos generales como modelo de aque-
llos archivos que se componen por un archivo interme-
dio o administrativo, destinado a la atención de usuarios
del poder ejecutivo, y por un archivo de conservación per-
manente, destinado a la atención de investigadores.

219
 En la actualidad, se tiene en cuenta que los archivos
no sólo contienen información para los investigadores,
la multiplicidad de temas que se tratan en las institucio-
nes oficiales nos permiten hablar acertadamente de que
los archivos contienen información científica, y en la ac-
tualidad, se hace más patente este tipo de investigacio-
nes, debiendo el archivo, prepararse para este aspecto.
Otra forma de agrupar las actividades es según los
procesos por medio de equipos especializados, así tene-
mos actividades de reprografía, fotocopias, microfilme,
etc., o actividades de proceso informático, etc.
Comprendiendo las diferentes formas de agrupar las
actividades, es necesario realizar un análisis antes de
lanzarlo en un plan de clasificación determinado, tenien-
do en cuenta que en un futuro cercano, la institución pue-
de tener acceso a determinadas tecnologías, es entonces
recomendable:
1) Emplear personas que desempeñan actividades
símiles con las que se plantean en el plan.
2) El personal debe tener interés por lo que realmen-
te hace, aun con el riesgo de convertir a las actividades
en algo rutinario.
3) La naturaleza de las tareas deben ser claras, inde-
pendientes de otros sectores de la institución.
4) Es necesario en forma permanente realizar un con-
trol y verificación de las actividades.
Las actividades que desarrollan la administración
pública y el archivo, para el logro de sus fines, se puede
resumir en los siguientes grupos.
– De planificación.
– Políticas.
– De decisión.
– De influencia.
– De información.

220
 – Operativas.
– De control.
– De fomento.
– De servicio.

Actividades de planificación

Planificar consiste en predeterminar “qué” haremos,

“cómo” lo haremos, “cuándo” lo haremos y “dónde” lo ha-
remos. En el “qué”, “cómo”, “cuándo”, “dónde”, están con-
siderados los elementos fundamentales de la planifi-
cación.
La planificación se sustenta en el establecimiento de
objetivos y en una determinación de políticas y planes
de acción para concretar con éxito los objetivos propues-
tos.
La fijación de objetivos: en toda organización se
crean múltiples objetivos y se categorizan de acuerdo a
sus prioridades, formando toda una “cadena de fines a
medios”.
Cada objetivo se caracteriza porque, una vez logrado,
sirve como medio para lograr un fin más amplio, convir-
tiéndose en un nuevo medio para lograr un nuevo obje-
tivo, formando estructuras de categorías, condicionados
todos a un logro común a la finalidad institucional.
Los objetivos son varios, pero se encuentran ordena-
dos en forma lógica (según las jerarquías participantes).
No todos los objetivos pueden optimizarse. Porque co-
rresponden a una rutina, son objetivos que facilitan el
logro de otros objetivos.
Todos los hombres y todas las organizaciones tienen
recursos escasos, tales como dinero, tiempo y capacidad.
Eso quiere decir que el hombre no puede lograr todos
los objetivos que quiere.

221
Actividades políticas

Son aquellas que tienden a la formulación de conduc-

tas para el logro de objetivos comunes, no se posibilita
una organización que carezca de objetivos.
Determinación de políticas: toda política es una
conducta y una decisión predeterminada ante situacio-
nes y problemas que se han de presentar en forma con-
suetudinaria. Al establecer una política se está dando
una solución por anticipado al problema que se va a pre-
sentar en el futuro. Muchas de estas políticas se imple-
mentan con un trámite, que tiene como fin salvaguardar
valores determinados que afectan a los fines de la insti-
tución.

Actividades de decisión

Son aquellas que conducen a la selección de las ac-

ciones a seguir. Son las actividades más complejas, por
lo que dedicaremos mayor atención a este aspecto.
Los pasos básicos para la toma de decisiones, se pue-
den considerar:
– Información: adecuada y especifica para la buena
conducción del problema. Wilensky nos aclara que “Se
entiende por información (intelligence), las cuestiones,
intuiciones, hipótesis y pruebas que resultan útiles para
determinar una política”.77
– Inteligencia: como aptitud y calidad en la locali-
zación y establecimiento de relaciones del problema y
de la oportunidad para decidir.

77
Harold L. Wilensky: Organizational intelligence: knowledge and
policy in government and industry. New York, Basic Books, 1967.

222
 – Análisis: como distinción y separación de los dis-
tintos problemas y examen de las distintas alternativas,
determinación de las consecuencias.
– Selección: como elección de mejores alternativas
que puedan dar mayores resultados.
En las tres primeras fases, la información juega un
papel trascendental, por la actualización que se tiene
del problema y del comportamiento de las variables. Por
lo tanto es necesario tener en cuenta que la información
tiene que ser de alta calidad.
En el cuarto paso se produce la decisión, la selección
que se realiza de acuerdo a criterios que responden a obje-
tivos determinados.
La toma de decisiones es por su esencia una acti-
vidad constante del ser humano que se realiza en todos
los aspectos de su vida. Las decisiones se toman en for-
ma intuitiva, empírica y como producto de la actividad
intelectiva.
Decisiones programadas. Cuando la persona toma
una decisión rememora una respuesta basada en la ex-
periencia, que ha sido elaborada anteriormente, tiene una
decisión programada. Basada generalmente en:
– Operacionalidad de los objetivos.
– Repetibilidad de la situación.
– Certidumbre de los resultados.
Toda incitación es considerada como:
– Reunión de factores de producción, así en la insti-
tución encontramos recursos humanos y materiales que
se combinan para alcanzar objetivos determinados. El
resultado de las decisiones que se toman respecto a las
alternativas presentadas, se trasluce en la eficiencia de
la utilización de los recursos disponibles.
– Naturaleza y trabajo bajo una organización o direc-
ción para prosecución de determinadas satisfacciones.

223
En toda institución existe una dirección que integra los
diferentes recursos, dirige, coordina y controla para el
logro del fin propuesto.
Servicios que la institución requiere. La activi-
dad de la institución crece en complejidad aumentando
la presión competitiva y requerimientos legales o de otro
orden que impone el cuerpo social. La dirección de acti-
vidad empírica pasa a ser una técnica compleja, involu-
crando especialidades en diferentes aspectos.
Es la calidad la que condiciona o determina la cuali-
dad de los resultados y permite una gestión satisfactoria
de la administración.
En las instituciones pequeñas las decisiones se en-
cuentran generalmente centralizadas en un individuo;
en las instituciones grandes hablamos de la resultante
de las decisiones del conjunto de individuos que tienen
facultades para tal efecto, situación que da origen a la
aplicación de técnicas de comunicación para lograr la
coordinación.
El elemento humano dentro de la institución se re-
parte las tareas a realizar por grupos homogéneos que
constituyen funciones y se establecen diferentes niveles
o jerarquías a efecto de poder actuar en forma eficiente.
La naturaleza de la actividad de las personas en los
diferentes niveles varía en cuanto a la proporción que
dedican a labores de planificación, supervisión y control
y ejecución de tareas concretas como manejo de recur-
sos materiales.
En la medida que ascienden los niveles de la pirámi-
de organizacional, las decisiones varían en cuanto a su
naturaleza, alcance e importancia respecto a los fines de
la empresa. Este aspecto es esencial para la clasificación
y la selección de los documentos producidos en cada ni-
vel.

224
 El planificador de los sistemas de gestión y archivos
debe tener en cuenta el cuestionario:
– ¿Qué se hace en la institución?
– ¿Qué se hace para que los niveles de ejecución pue-
dan tomar mejores decisiones?
– ¿Es todo lo que puede hacer el archivo?
Cuando hablamos de las actividades políticas, nor-
malmente nos referimos a dos tipos de decisiones:
– Decisiones de rutina.
– Decisiones de política.
Decisiones de rutina: son las más frecuentes y re-
petitivas, no afectan considerablemente la suerte de la
organización. Generan documentos de carácter facilita-
tivo. Estas decisiones se toman en cualquier nivel de la
institución.
Decisiones de política: son las que toman los nive-
les específicos para este fin, son de trascendencia para
la organización. Generan documentos sustantivos, que
hacen a la vida de la institución. Algunas decisiones de
política se transforman en decisiones de rutina, estable-
ciéndose el procedimiento para adecuar determinadas
situaciones que se presentarán en el futuro.
Así como existen categorías en los objetivos, en las po-
líticas empresariales concurren los estratos jerárquicos.

Actividades de influencia

Son las actividades de un determinado sector insti-

tucional que afectan el comportamiento de otro. Apare-
cen variables humanas de poder y orientación.
El poder de la persona puede ser:
– Normativo: como conjunto de reglas, que se otorga
bajo algunos requisitos constituidos y regulados por la
legislación y reglamentación de la institución.

225
 – Remunerativo: otorgado como contrato o conve-
nio, sobre la base del intercambio de la institución hacia
el individuo.
– Coercitivo: otorgado mediante el uso de medidas
de contención, retención, presión sobre el individuo.

Actividades de información

Referidas a la obtención de los elementos de juicio

necesarios para toda decisión y comunicación.
Los archivos se fundamentan por la necesidad del
trabajo administrativo, que cumple su ejercicio en base
a la información. Se distinguen algunas categorizacio-
nes como:
– Dato: documento, testimonio, necesario para lle-
gar al conocimiento o relación con el hecho.
– Registro: dato compilado sobre determinado so-
porte.
– Información propiamente dicha: dato asentado,
procesado y apto para ser utilizado.
La información para ser comprendida en su totali-
dad tiene algunas cualidades:
– Claridad: en cuanto a que su exposición tiene que
ser comprensible, inteligible para el utilizador.
– Oportunidad: por la inmediatez de su recupera-
ción.
– Seguridad: de modo que, utilizando la misma in-
formación en circunstancias símiles, se obtengan resul-
tados semejantes cuando no iguales.
– Validez: la información debe representar la reali-
dad. Comprende en sí misma:
– Lógica coherente de los datos.
– Conformidad con los documentos resguardados.
– Conformidad con los conocimientos adquiridos.

226
 – Capacidad de predicción.
Adecuación: la información debe ser acorde con los
hechos y la realidad y representar en sus datos esa evi-
dencia.
Precisión de alcance: la información debe ser acor-
de con los objetivos de su necesidad.78
El nivel ejecutivo es el centro del sistema de comu-
nicaciones. Recibe informes, integra datos y toma deci-
siones sobre la base de la información suministrada.
La información es necesaria entonces para:
– Determinación de objetivos.
– Control.
– Innovación.
Concluimos:
Toda decisión requiere información.
El ejecutivo depende de los subordinados y de la in-
formación para el logro de sus objetivos.
Los archivos seleccionan y transmiten información
relevante.

Actividades operativas

Consideradas como unas de las más complejas por la

enorme variedad de acciones y actos que requieren para
el logro de los objetivos de la institución. Es la columna
vertebral de toda entidad, al desarrollarse todo el tra-
bajo que sustenta la razón de ser de cada servicio insti-
tucional.

78
Harold L. Wilensky: Organizational intellligence..., op. cit.

227
Actividades de control

Denominadas también de gobierno, de policía; son

aquellas actividades que despliega en el ejercicio de sus
potestades para garantizar la paz social y el orden pú-
blico. El archivo, si bien no es una actividad de policía
efectúa un control sobre la documentación producida por
la institución de acuerdo con su jurisdicción otorgada.
Es una de las funciones de dirección, por lo que el
ejercicio del mando implica el control. H. Fayol decía que
“el control consiste en verificar si todo está de acuerdo
con el plan adoptado, las instrucciones cursadas y los
principios establecidos. Tiene por objeto poner en mani-
fiesto debilidades y errores al objeto de rectificarlos y
evitar que se repitan. Actúa sobre todo: cosas, personas
y acciones”.
En los procesos administrativos hay proyectos, pla-
nes, programas, objetivos y metas, que no pueden ser lle-
vados a cabo por una sola persona, para tal efecto, exis-
ten principios de delegación de funciones; conforme a
los criterios de la división de trabajo, se asignan deberes
y responsabilidades en cada una de las unidades de la
institución. Son factores que nos permiten comprender
cómo debemos efectuar la clasificación.
El control debe revisar en forma periódica y perma-
nente, el cumplimiento de los planes, de las funciones
delegadas y los deberes y responsabilidades. Esto nos
permite verificar y realizar ajustes o correctivos.
Los procesos de control pueden clasificarse de la si-
guiente forma:
– Control formal: se ejerce para verificar si las ac-
tuaciones de la institución se encuadran en las disposi-
ciones legales, reglamentos y regulaciones en general;

228
se enfatizan los procedimientos o de forma, más que de
las cuestiones de fondo.
Esta clase de control, en el ámbito de la administra-
ción pública, está regulado por disposiciones del dere-
cho en general, del derecho público, constitucional y ad-
ministrativo, además de los reglamentos internos. Estos
controles pueden ser ejercidos por unidades internas o
externas de la propia institución.
– Control de gestión: constituye un tipo de control
técnico sobre las acciones emergentes de los objetivos y
metas previstas en un plan. Este tipo de control se da
generalmente en unidades de planificación, o en ofici-
nas responsables de la aplicación de métodos de control
de gestión. Estas unidades recogen información de las
unidades ejecutoras y operativas, con el fin de verificarla.
– Control por retroalimentación: una caracterís-
tica esencial de cualquier sistema es que su diseño re-
fleja el esfuerzo de controlar y regular las interrelacio-
nes de sus elementos componentes.
Se utilizan los términos “realimentación” (feedback)
y “control de realimentación” (feedback control) para ex-
presar los aspectos reguladores de los sistemas.
Un sistema puede diseñarse como de “control por cir-
cuito abierto” o “control por circuito cerrado”.
Un sistema de control de circuito abierto no ofrece
el control riguroso provisto por el circuito cerrado. Un
sistema de circuito cerrado, por otra parte, realiza todo
esto.

Actividades de fomento

Que tienen por finalidad promover las actividades

particulares que satisfacen las necesidades públicas o
son de utilidad general. En los archivos se plantean los

229
aspectos económicos, sobre costos de la información, cos-
tos de mantenimiento de los documentos, conservación,
restauración, etc., con los consiguientes beneficios de
fomento en cuanto a los objetivos de investigación y edu-
cación.

Actividades de servicio

Destinadas a proporcionar utilidad a particulares,

condicionadas a razones de interés público. En la mayo-
ría de los países desarrollados existe una estrecha rela-
ción entre archivos, investigadores y educandos.
Al hablar de actividades de servicio público, el archi-
vo se consustancia fácilmente al comprender que sus fun-
ciones, ante todo, constituyen un servicio a la institución,
por cuanto encierra el patrimonio de la sociedad que lo
genera.
Recíprocamente, ante las actividades de la adminis-
tración, se tienen las responsabilidades, basadas propia-
mente en la responsabilidad civil que tiene toda admi-
nistración pública para con los administrados, constitu-
yéndose en una defensa de estos últimos ante el aumen-
to creciente de poder y prerrogativas que tienen la ins-
titución y el gobierno que administra.

Actividades de coordinación

Esta función se encuentra en todas las etapas del ci-

clo administrativo. Es una orientación de los recursos y
esfuerzos, unificados a un propósito o finalidad específi-
ca. Para lograr una coordinación eficiente es necesario
prestar atención a la comunicación.
Sistema de comunicación: la comunicación obede-
ce a una decisión traducida a un mensaje legible en el

230
marco de un determinado ambiente. El mensaje es co-
dificado convencionalmente, evitando errores de inter-
pretación.
Para transmitir un mensaje, se requiere un elemen-
to transmisor o de emisión, un canal y un receptor. Si no
se usa un código uniforme puede llegar a variar la acción
por un problema semántico en la interpretación del men-
saje.

231
 IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES

LA INVESTIGACIÓN archivística se ha convertido en una rea-

lidad a partir de la sistematización de las tareas docu-
mentales, éstas se complementaron como profesión, apo-
yadas por la universidad en general, que otorga su res-
paldo científico y doctrinal necesario para establecerse
definitivamente como ciencia.
Los trabajos realizados hasta la fecha nos llevan a con-
siderar una metodología archivística que permite el tra-
tamiento universal de los fondos documentales desde su
creación, hasta su depósito definitivo en los archivos de
conservación permanente.

APROXIMACIÓN A UNA METODOLOGÍA

ARCHIVÍSTICA

Entendemos por método, al orden que se sigue en el

conocimiento metódico, para hallar la verdad y enseñar-
la, es una forma de obrar o de hacer una cosa, lo cual da
pie para considerarla como el conjunto de acciones o de
procedimientos más adecuados para alcanzar objetivos
determinados. El método, en su modo genérico, deriva
del griego méthodos, búsqueda, investigación, palabra
compuesta por metá: hacia, y odós: vía, camino; según la
etimología entonces, es el camino que debe ser recorri-
do para llegar a un punto o resultado, o modo de hacer
una cosa.
En general, es la manera de proceder racional para
lograr un fin determinado, no sólo escogiendo los me-
dios convenientes, sino también poniéndolos en práctica
según un orden razonado, adecuado y consecuente, que
se expresa mediante reglas o normas que pueden ser prin-
cipios. Este párrafo habla perfectamente del papel de la
ordenación y de la clasificación en el campo de la Archi-
vología, por la cual podemos considerarla perfectamen-
te como un método, debido a su proceder racional, utili-
zando principios adecuados para lograr un orden ade-
cuado de la información.
El fin u objetivo que se quiere obtener, mediante un
método, no ha de ser necesariamente científico, pero una
de las características fundamentales del conocimiento
científico es que se trata de un conocimiento metodoló-
gico. Por lo general, los métodos se aplican a activida-
des susceptibles de ser divididas en etapas o momentos
diversificables.
Método y racionalidad se hallan estrechamente in-
terrelacionados, por cuanto todo método es una manera
de aplicar la racionalidad, pero a su vez la racionalidad
misma puede definirse como el método de justificar ade-
cuadamente nuestras creencias, para evitar lo más posi-
ble los errores, si se trata de la racionalidad teórica, o
de adoptar los medios adecuados a los fines persegui-
dos, si se trata de la racionalidad práctica.

233
 La cuestión fundamental que plantea todo método es
que no se trata simplemente de una manera útil y razo-
nable de averiguar o conseguir algo, sino que el hecho de
adoptar un método concreto determina ya aquello mis-
mo que puede averiguarse o conseguirse. Del método hay
que decir lo mismo que se afirma del conocimiento en ge-
neral: que modifica aquello mismo que intenta conocerse.
En algunas corrientes filosóficas y en determinados
autores particulares, el método se manifiesta parte sus-
tancial de su sistema. Así, el método socrático es, no sólo
de núcleo de la actividad filosófica de Sócrates, sino has-
ta el inicio de la filosofía occidental; la duda metódica
se identifica con el pensamiento de Descartes; el méto-
do trascendental de Kant no es sino el contenido de su
Crítica de la razón pura; el método dialéctico es la mar-
ca de identidad del idealismo de Hegel y de la interpre-
tación de la vida humana de Marx; el método fenomeno-
lógico caracteriza igualmente a la filosofía de Husserl y
al existencialismo de Sartre. La actual filosofía de la cien-
cia, superadas de algún modo muchas de las anteriores
discusiones sobre el método científico, pone de relieve
el pluralismo de los métodos empleados en las diversas
ciencias.
En cambio la metodología se refiere al conocimiento
de procedimientos e instrumentos. Así la metodología
archivística se compone de los procedimientos (méto-
dos), ordenación y clasificación, descripción y selección,
sean éstos de mera apreciación lógica como técnica o prác-
tica, pero perfectibles en base a principios cuyos enun-
ciados se caracterizan por su aceptación universal. La
ciencia archivística emplea, al igual que todas las cien-
cias, los métodos lógicos básicos: deductivo (ordenación
y clasificación para dar un ejemplo), inductivo (descrip-
ción por ejemplo) y analógico (ciclo vital de los documen-

234
tos) y sus derivados: analítico (caracteres de lo documen-
tos) y sintético (selección), que conforman todo proceso
de razonamiento.
La teoría archivística elabora y manifiesta los mar-
cos conceptuales, las formulaciones, los análisis episte-
mológicos cuando los hay, las reglas convenidas o nor-
malizadas, para el tratamiento de las hipótesis, las ex-
plicaciones conceptuales mediante elaboración de una
terminología común y apropiada a los conocimientos que
se practican. La práctica, origen de todos saberes, pro-
porciona la experiencia sobre la cual actúa el análisis
riguroso y aplica normas que surgen, como resultado de
las especulaciones teóricas.
Entendemos por metodología, en general, la ciencia
del método, o el estudio teórico de los métodos que se
usan en las diversas ciencias. Más propiamente, no so-
bre el objeto que tratamos, sino sobre el modo como tra-
tamos a este objeto, y sobre los procedimientos de la in-
vestigación científica. Se la ha considerado parte de la
lógica o de la epistemología; en realidad se aproxima mu-
cho a esta última, así como a la filosofía de la ciencia o a
la teoría de la ciencia, pero puede distinguirse de ellas
por un enfoque más centrado sobre las técnicas y los pro-
cedimientos de investigación que sobre los problemas ló-
gicos y epistemológicos.
Se discute acerca de la metodología propia de las cien-
cias sociales, ciencias históricas, o ciencias del espíritu
en general: según algunos, les incumbe un método que
las distinga de las ciencias empíricas tradicionales, y
según otros, el método ha de ser para toda ciencia el mis-
mo. Esto forma parte de una disputa más amplia, la de-
nominada methodenstreit (controversia sobre los méto-
dos), surgida primeramente a finales del siglo XIX, en Ale-
mania, entre ciencias de la naturaleza y ciencias del es-

235
píritu; Dilthey sostuvo el carácter propio y diferencial
de estas últimas, que debían recurrir a métodos históri-
cos, sobre todo la comprensión y la hermenéutica. La po-
lémica se reanudó en los años 60, también en Alemania,
entre Popper y Adorno, y otros. Popper sostenía la idea
positivista de la “unidad del método” entre las ciencias
sociales y naturales o de la “teoría unificada del méto-
do” que enuncia que toda ciencia ha de fundamentarse
en la crítica de teorías o en la refutación de conjeturas.
Mientras que la escuela de Francfort, o los autores
de la teoría crítica sostenían la peculiaridad del método
de las ciencias sociales: el método depende también de
la “cosa” a la que se aplica y, si ésta es la sociedad, ha de
comprender, entre otras peculiaridades, la experiencia
de sus contradicciones y su carácter de totalidad; por tan-
to, el método no puede ser el mismo que el de las cien-
cias de la naturaleza.
Metodología enfocada a la acción archivística.
Se aplica al quehacer de las prácticas archivísticas, sea
para establecer formas o diseñar secuencias para obte-
ner el conocimiento del hecho archivístico, o para alcan-
zar resultados.
La metodología de la acción, del acto, o del acto pro-
yectual79 está destinada a formular planes en el queha-
cer archivístico, sea para el conocimiento de las estruc-
turas organizativas en sí, o como un hecho archivístico
propio de su acervo; sean éstos de hechos, sucesos, pro-
cesos o fenómenos, que suceden en su interior. No por
ello debemos ignorar de los hechos que acontecen en su
contexto de actuación con una finalidad más que expli-
cativa, descriptiva; o, en última instancia, para llevar a

79
Víctor Hugo Arévalo Jordán: El acto proyectual de los archivos,
editorial virtual e-libro.net, imp. en Buenos Aires, 2002.

236
cabo el logro de objetivos o resultados inherentes al que-
hacer de la dirección y del gobierno.
El método hipotético-deductivo es aplicable al conoci-
miento que se ocupa del mundo social. Parte de la con-
cepción de Karl B. Popper, que enuncia que “las ciencias
empíricas son sistemas de teorías”. Esas teorías surgen
de la experiencia, “Las necesidades, una vez manifiestas
y expuestas, son las que determinan los principios y las
prácticas, doctrinarias o disciplinarias inicialmente, cien-
tíficas posteriormente, creando técnicas que pasan por
las largas fases de elaboración en los diferentes medios
que se desarrollan, recibiendo métodos nuevos, concebi-
dos para almacenar conocimientos y que requieren ser
estudiados minuciosamente”80 estos conocimientos son
aceptados no por un mero capricho ni simpatías, sino por-
que no existe una confrontación con la realidad que las
desmienta.
Las hipótesis se sustentan en la formación de cade-
nas deductivas y van conformando teorías explicativas
de la realidad.

PRECISIÓN DE CONCEPTOS

Hipótesis

Se estudia en epistemología, proviene del griego hy-

póthesis, del verbo hypotíthemi, poner debajo: propues-
ta, suposición. Es una suposición, o un supuesto, con mi-
ras a explicar algo. Referida a la ciencia, es una genera-
lización o enunciado general que, en principio, supone

80
Víctor Hugo Arévalo Jordán: Teoría, fundamentos..., op. cit., p.
138.

237
una interpretación de determinados hechos, y que adop-
tamos transitoriamente como verdadera mientras la so-
metemos a confirmación o refutación. En expresión de
Carl G. Hempel, son “conjeturas felices” sobre las cone-
xiones que se establecen entre los fenómenos que estu-
diamos.
No toda hipótesis científica es una generaliza-
ción: hay hipótesis particulares, como lo fue en su día
“la Tierra gira en torno al Sol”, o la del descubrimiento
del planeta Neptuno por las irregularidades en la órbita
de Urano. No siempre queda clara la distinción entre una
hipótesis y una teoría o una ley y, dado que la finalidad
de una hipótesis es patrocinar una investigación, el me-
jor modo de entenderla es situándola en el contexto glo-
bal de las teorías científicas.
Una teoría es una recapitulación de varias leyes en
forma de conjunto de enunciados que mantienen unas
determinadas relaciones lógicas de deducibilidad; una
ley es una hipótesis que, sometida a contrastación, ha
sido confirmada; una hipótesis es una explicación tran-
sitoria con la que se trabaja en espera de someterla a con-
trastación; un enunciado de observación —o enunciado
protocolario— es el enunciado que describe una experien-
cia, del cual puede probarse que es verdadero o falso.
Se verifica una hipótesis, derivando de ella consecuen-
cias lógicas —esto es, enunciados de observación o pro-
tocolarios— que, puestas a prueba, confirman inducti-
vamente la hipótesis, en caso de resultar verdaderos, o
refutan la hipótesis, en caso de resultar falsos.
El falsacionismo de Popper plantea su propia mane-
ra de entender la formulación y la contrastación de hi-
pótesis.81 Para facilitar los conceptos, consideremos a
81
Jordi Cortés Morato y Antoni Martínez Riu: Diccionario de filo-
sofía en CD-ROM, op. cit.

238
todo enunciado que se adopta como verdadero con el fin
de analizar sus consecuencias hasta aceptarlo como pre-
misa, suposición o un presupuesto fenomenológico o des-
echarlo como opuesto a la realidad.

Teoría

Derivado del griego theoria, que significa ceremonia

religiosa o contemplación. En sentido amplio, es el enun-
ciado que aporta un conocimiento que está más allá de
los datos o hechos que se perciben de una forma inme-
diata; conjetura o hipótesis meramente especulativa que
nada tiene que ver con la práctica, con la observación o
con la verificación; también campo amplio de estudio,
filosófico o no, como la “teoría de las ideas de Platón”, la
“teoría de la sociedad” o la “teoría del conocimiento”.
El sentido etimológico del término está presente en
los grandes autores de la antigüedad, como Platón y Aris-
tóteles, quienes entienden el conocimiento en general,
respectivamente, como contemplación de las ideas o como
saber contemplativo y actividad intelectual superior del
hombre.
Con la presencia, en la época moderna, de las cien-
cias empíricas, una teoría es preferentemente una teo-
ría científica, o sea, un conjunto de enunciados, hipóte-
sis y leyes sobre un aspecto de la realidad, que estable-
cen entre sí relaciones de deducibilidad y cuyas últimas
afirmaciones son enunciados de observación, y cuyo con-
cepto se relaciona intrínsecamente con los de ley e hipó-
tesis. Sin embargo, las teorías no se limitan al ámbito de
las ciencias empíricas, sino que abarcan cualquier cam-
po del saber y debe decirse que, en principio, todo el
conocimiento humano es teórico, porque todo conoci-
miento va más allá de los simples hechos conocidos en

239
un momento dado; también hay teorías puramente lógi-
cas o matemáticas.
La teoría es el aspecto sustancial del conocimiento,
tanto del científico como del no científico. En la ciencia
actual el interés se centra en las teorías, y no en la ex-
periencia por sí misma, o en los datos o las observacio-
nes; datos y observaciones se obtienen en función de la
teoría, y aun todo dato se considera que lleva una “carga
de teoría”.
Popper ha contribuido de un modo en especial, en par-
ticular con su obra La lógica de la investigación científi-
ca (1934), a que últimamente se haya dado una impor-
tancia peculiar a la teoría en la metodología de las cien-
cias: las ciencias son sistemas de teorías y la misma epis-
temología es el estudio de las teorías. De aquí que la fi-
losofía de la ciencia, o teoría del conocimiento científi-
co, sea una reflexión de segundo grado, no ya sobre he-
chos ni siquiera sobre generalizaciones de hechos, sino
sobre teorías, que Popper interpreta como un sistema
de conjeturas y refutaciones: redes de mallas cada vez
más finas, con las que se intenta captar, comprender y
dominar la realidad.82
Entre los requisitos que debe satisfacer la teoría se
cuentan:
1) Debe tener consistencia lógica; no debe existir en
sus enunciados hipótesis contradictorias.
2) Las hipótesis fundamentales o principios deben
ser independientes, es decir, ninguna de ellas debe ser
deducida a partir de las demás.
3) No debe contener hipótesis inescrutables.
La teoría se constituye entonces por una serie de hi-
pótesis hilvanadas a una realidad. Existe toda una clasi-
82
Jordi Cortés Morato y Antoni Martínez Riu: Diccionario de filo-
sofía en CD-ROM, op. cit.

240
ficación de las hipótesis que no hacen a nuestro estudio,
en forma resumida podemos observar:
Las hipótesis fundamentales: consideradas de un
alto nivel del conocimientos, como hipótesis madres, de
las cuales deriva gran parte del resto de las hipótesis de
un determinado conocimiento. Las hipótesis fundamen-
tales son opuestas a las de nivel mínimo que son gene-
ralizaciones inmediatas; y entre ambas opuestas se con-
sideran las hipótesis de nivel medio. Están también
las hipótesis extremales que suponen que distintos ele-
mentos externos al fenómeno analizado, podrían incidir
sobre él si permanecen constantes; están también las hi-
pótesis inescrutables, son de tal naturaleza que las con-
secuencias que se deducen de la teoría considerándolas,
igual serian deducibles de ella sin su existencia; es decir
que son superfluas, un sistema teórico genuino no debe
contenerlas; y las hipótesis ad hoc que pertenecen a la
teoría, se agregan para explicar un resultado.

Leyes

Se admite en general que son hipótesis de alto nivel,

con mucho poder refutativo y con poder predictivo. Pro-
viene del vocablo latino lex, legis: ley o proyecto de ley,
que a su vez viene de legere: reunir, escoger y también
leer; en griego, nomos. En sus diversos sentidos, se re-
fiere fundamentalmente al ámbito jurídico, moral y cien-
tífico.
Nos interesa el aspecto científico que con frecuencia
equivale a una ley de la naturaleza, es la descripción con-
trastada de las regularidades que se observan en los fe-
nómenos naturales. Las leyes científicas o de la natu-
raleza se expresan mediante enunciados descriptivos,
con los que se señala simplemente lo que es o sucede;

241
estas leyes expresan necesidad y universalidad. Las le-
yes de la naturaleza, son de cumplimiento y observancia
necesarios y universales.

Operativa del método

Para lograr una aplicación adecuada del método hi-

potético-deductivo podríamos señalar tres pasos impor-
tantes:
1) Formulación de las hipótesis iniciales: éstas de-
vienen de la experiencia, y de la repetición de los hechos.
2) Deducción de nuevos enunciados: de nivel prác-
ticamente básico y como consecuencia de las hipótesis
iniciales.
3) Control: que permite analizar los enunciados, com-
parados con la experiencia y obtención de nuevas con-
clusiones.
Debemos tomar en cuenta, en forma general que la
operativa del método hipotético-deductivo, como cual-
quier método científico, correctamente expresado, y so-
bre todo, evitando un autoritarismo del conocimiento,
no acepta la existencia de principios absolutos. Así los
principios de la Archivística, que son sugeridos por la
práctica, deben soportar la prueba de la experiencia. Pero,
aun así, tendrán siempre un carácter provisorio.
Dada esta situación, los elementos de prueba empí-
ricos, en sí, establecen la hipótesis, consustanciados en
sí mismos. La hipótesis es una consecuencia lógica de
los elementos de prueba, por lo que ninguna hipótesis es
probada por sus casos favorables. Esto significa que los
elementos de prueba empíricos hacen que sea razonable
aceptar la hipótesis, sobre todo cuando no existen casos
contrarios conocidos que prueben que una hipótesis es
falsa o se la pueda refutar.

242
 El método hipotético-deductivo plantea una impug-
nación directa a la licitud de la inducción como procedi-
miento de la ciencia. Si bien es comprensible lo forzado
que implica aceptar este método, no debe por ello ami-
lanarnos sobre el objetivo principal del trabajo archivís-
tico. Existen rutinas, las rutinas conforman métodos, no
siempre nomológicos, sino más bien de experiencia, y todo
lo que atañe a las ciencias sociales son conocimientos
acontecidos o de experiencia. Así nos plantea Popper,
cuando expresa que “no se justifica la inferencia de enun-
ciados universales a partir de enunciados singulares, por
más numerosos que éstos sean”; lo mismo que nos dice
Wisdom: “La inducción no existe como método, por cuan-
to no hay un mecanismo racional para pasar de premisas
observacionales a una generalización inductiva”.
Entendemos entonces, de acuerdo a lo expuesto an-
teriormente por los autores, que cualquiera que fuere el
número de experiencias observadas respecto a una de-
terminada relación causal, no es óbice de ser cierta, por-
que pueden llegar a darse experiencias contrarias, esto
nos obliga a pensar que las conclusiones válidas para un
número indeterminado de experiencias sólo son relati-
vas. Lo que quiere decir que la verificación de la hipóte-
sis se limita a las conclusiones extraídas de conjuntos
de experiencias observadas, considerando que tampoco
ningún número de observaciones permiten dar por veri-
ficada una hipótesis, por cuanto pueden producirse siem-
pre observaciones que la refuten.
La ciencia archivística consta de un conjunto de teo-
rías que pretenden explicar distintos aspectos del com-
portamiento de los documentos de distinta naturaleza y
origen.
Existen algunas pautas de aplicación del método hi-
potético-deductivo sobre el fenómeno archivístico:

243
 1) La obtención de datos: basado en la observación
en lo que concierne a las organizaciones a quienes pres-
ta servicio.
2) La formulación de la hipótesis inicial: la deduc-
ción de hipótesis sucesivas y la elaboración definitiva de
teorías explicativas del comportamiento documental.
3) El análisis metódico de las hipótesis propues-
tas: considerando el comportamiento concreto de los do-
cumentos.
4) La reflexión y transmisión de los conocimien-
tos: logrados con las distintas hipótesis elaboradas y pro-
puestas respecto a las organizaciones documentales, des-
de distintos enfoques como el histórico, psicológico, so-
ciológico, etc.

LOS MÉTODOS DOCUMENTALES

Se consideran métodos documentales, a las técnicas,

herramientas, instrumentos que se emplean, como cons-
titutivos de una actividad destinada a obtener toda la
información posible, acerca de los distintos aspectos in-
herentes a la organización.
Para realizar cualquier trabajo de un fondo, sea la
ordenación, clasificación, descripción, selección, es ne-
cesario que éste esté previamente identificado, se pre-
senta la situación que podemos identificar un fondo y no
describirlo, no podemos describir nada sin previa iden-
tificación, de ahí que incluyéramos en nuestros trabajos
de descripción, la etapa de identificación desde la pri-
mera edición de las técnicas documentales.83 La identi-
83
Víctor Hugo Arévalo Jordán: Técnicas documentales de archivo.
La descripción archivística, editorial virtual e-libro.net, imp. en Buenos
Aires, 2002.

244
ficación es parte del análisis documental, conjunto de
tareas que deben efectuar los archiveros, a partir de la
cual se sentarán las bases para proceder a una correcta
valoración y descripción del fondo documental.
El breve análisis que sigue, como un mínimo requisi-
to de todo archivo, está enfocado en función de los as-
pectos más problemáticos de las técnicas documentales,
consistente en la evaluación documental: una técnica de
la Archivología intensamente demandada en la actuali-
dad y sobre todo en nuestro medio.
Esta afirmación surge de la necesidad de determinar
el valor y la importancia relativa de cada uno de los do-
cumentos existentes en las entidades productoras, como
fundamento teórico y práctico para viabilizar la configu-
ración de un sistema de información y selección docu-
mental equilibrado, destinado a cubrir las exigencias de
cada institución.
De acuerdo a la clasificación de los archivos que pre-
tendemos normalizar, a fin de evitar errores de lengua-
je, consideramos que es al archivo intermedio a quien
directamente le corresponde de forma plena y exclusi-
va la identificación de fondos, y su valoración, cuando de
los fondos se trata, pero cuando se trata de otras unida-
des documentales, con el asesoramiento del archivo in-
termedio, son los archivos centrales, los que efectúan la
identificación y valoración de las unidades intermedias.
De esa forma es más factible y perfectible el control de
las series documentales desde el mismo momento su pro-
ducción.
Debemos suponer que es obligación del archivo in-
termedio, velar, asesorar y revisar permanentemente
para una correcta valoración documental, de los archi-
vos del sistema, así como su intervención en los trasla-
dos y transferencias de sus fondos a otros archivos del

245
sistema. Tanto la identificación como la valoración, se
deben realizar ineludiblemente sobre fondos adminis-
trativos.
La etapa de análisis documental no es lo mismo que
la evaluación documental que generalmente se utiliza
para la selección; el análisis podría ser más metodológico
en la medida que comprendamos su naturaleza, y nos per-
mita entender mejor la naturaleza de la información de
los documentos, En el análisis documental se determi-
nan los componentes de un documento, éstos pueden ser:
– Las tareas o actividades que los producen.
– Los conocimientos que encierran o representan.
– Las responsabilidades que conllevan.
– La información contenida.
– La estructura física del documento.
Esta etapa se efectúa mediante observación y estu-
dio, y constituye la base fundamental para lograr una eva-
luación real del valor informativo de los documentos, por
cuanto es imposible medir o valorar un trabajo sin cono-
cer previamente qué es y en qué se diferencia de los de-
más.
Un programa de evaluación de documentos, en el que
no se consulte el análisis documental con la importan-
cia y atención requeridas, no puede producir resultados
aceptables, aun cuando las etapas que sigan sean efec-
tuadas con mejores técnicas. No se puede buscar perfec-
cionismo en la valoración misma de los contenidos do-
cumentales, adoptando métodos de alta especialización
sin la base del análisis; el contenido de las actividades
no se conoce o es conocido sólo superficialmente. En este
sentido, el análisis documental es un medio de obtener
información real sobre cada uno de los documentos para
posterior elaboración de auxiliares descriptivos.

246
 Pero la importancia del análisis documental va más
allá del proporcionar información para la evaluación de
documentos. Es una práctica que debe establecerse en
cualquier archivo que desee desarrollar un sistema ade-
cuado y eficaz de información.
En efecto, los diversos factores que estudiaremos a
los largo del presente trabajo, derivan en gran medida
del hecho de que estas prácticas se basan en datos obje-
tivos de los documentos, los cuales pueden ser utiliza-
dos para facilitar y mejorar procedimientos de tramita-
ción y de selección documental.
Justamente, el proceso de análisis es un proceso de
conocimiento de los componentes de cada documento en
particular en su puesto de trabajo, se obtienen también
datos que sirven para analizar la estructura administra-
tiva, evidencia organizativa, y si existe claridad en las
líneas de comunicación al efectuarse un trámite, si los
procesos son racionales o existe un entorpecimiento, si
existe duplicidad de documentos con el consiguiente re-
sultado de duplicidad de esfuerzos, o si las cargas de in-
formación están mal distribuidas.
La atención del archivero está dirigida a la unicidad,
la individualidad de actividades orgánicas, interesan por
su importancia dentro de la evolución institucional del
hombre en sus actividades como ser institucional, al se-
leccionar las actividades y agruparlas formamos un todo
complejo. Estamos interesados en las actividades comu-
nes, en el modo en que las actividades se repiten, nues-
tro propósito es lograr generalizaciones o hipótesis con-
cernientes a las actividades institucionales.
Escogemos las actividades, a partir de la importancia
de su individualidad dentro de un modo complejo, por lo
que tiene de común con los demás y la síntesis no es un
complejo único, sino una generalización. El archivero

247
está interesado en la calidad, individualidad, unicidad
para lograr una adecuada aplicación de las técnicas do-
cumentales que hacen a su metodología.
El tema del estudio de los archiveros es el desarro-
llo de los actos humanos en el marco de las institucio-
nes, resultado de miles de actos individuales. Individual-
mente, estas acciones no pertenecen al dominio de los
archivos, se toman en consideración únicamente los ac-
tos que tienen relación con los movimientos e intereses
de las instituciones.
Se trata de la investigación descriptiva que compor-
ta la narración e interpretación de los datos.
1) La necesidad de información (decisión, conoci-
miento): surge al tomar conciencia de la conveniencia de
buscar datos sobre determinado tema.
2) Análisis del problema (acto, actividad): ¿cuáles
son los materiales e información adecuados sobre deter-
minado tema o problema, y cómo puede organizarse para
su utilización?
3) La hipótesis (fundamento descriptivo): es un con-
glomerado de conclusiones tentativas sobre tendencias
informativas, y sobre tipos y fuentes de origen de datos
obtenibles, junto con procedimientos planeados de ante-
mano para recopilarlos y clasificarlos.
4) La evidencia (análisis documental): tentativamen-
te se elabora en términos de la evidencia sobre el valor
de las mismas y a la luz de sus deducciones como mate-
ria de lectura documental.
5) Comprobación experimental (servicio en la ins-
titución): el contenido del curso, clasificado, se somete
ahora a comprobación experimental, como rama organi-
zada de un programa descriptivo.
6) Evaluación para necesidades futuras (servicio
en el entorno social): en esta fase se llega a la aprecia-

248
ción final, basada en la comprobación experimental del
valor del material compilado, decidiéndose si constitu-
ye materia para darle un curso permanente.
Como en todo esfuerzo razonado, cabe asumir un or-
den definido y una secuencia en el trabajo. Es necesario
tener un conocimiento profundo sobre la producción do-
cumental de la institución para encontrar problemas de-
finidos, esta secuencia aparece como resultado de la ex-
periencia personal o como sugerencia de quienes requie-
ren del acopio y reordenación del material, y se convier-
te en un esfuerzo centralizado en función de las necesi-
dades aceptadas provisionalmente.
La crítica documental trata del valor de los documen-
tos que se obtienen para su análisis y aplicación. Adquie-
re juicios sobre circunstancias de su origen, mediante el
análisis de los caracteres internos, y por comparación
con similares u otros documentos asequibles. El examen
textual descubre las modificaciones que se producen en
los documentos.
La crítica documental es esencial. Logra el juicio de-
finitivo sobre el significado de los datos reunidos, inter-
preta las exposiciones que brotan del análisis textual.
La finalidad es averiguar las actividades verdaderas.
Los esbozos del cuadro clasificatorio y del auxiliar
descriptivo elegido toman forma al iniciarse la experien-
cia reflexiva por parte del archivero.
Se preparan listas de títulos y encabezamientos de
los taxones y de los auxiliares. Éstos se han sometido a
constante revisión en el transcurso de todas las fases
reflexivas antecedentes, y adquieren forma definitiva.

249
Análisis de los tipos documentales

Al estudiar los caracteres externos, hemos mencio-

nado que el carácter físico consiste en la forma en la que
se nos presenta el documento a primera vista, pero al
efectuar un análisis ingresamos a una etapa en la cual
se determinan, mediante la observación y el estudio, los
distintos modos de información que componen el docu-
mento, para constituir un sistema archivístico propio de
la organización, conociendo previamente qué es esa in-
formación y en qué se diferencia de las demás.
El análisis documental es un proceso de conocimien-
to de la información de cada documento, se obtienen da-
tos que sirven para analizar la estructura organizativa
respecto al cumplimiento de ciertos principios funda-
mentales:
– Si existe claridad en las diferentes líneas de comu-
nicación.
– Si los trámites diseñados son racionales o si hay en-
torpecimiento (generalmente burocrático),
– Si existen procedimientos definidos para la estruc-
turación del documento,
– Si hay duplicidad de los documentos con el consi-
guiente sobre-esfuerzo administrativo, etc...
Algunos aspectos entonces deben ser observados para
lograr los resultados del análisis.

Determinación del tipo de

información que se desea obtener

El tipo y detalle de información que se desea depen-

de de la utilización que se quiere dar de ella. Si el objeto
es obtener información para efectos de evaluación, se de-
ben estudiar aquellos datos en los que reflejan el conte-

250
nido de los documentos, sus derivaciones, requerimien-
tos y otras características que permitan medir su impor-
tancia relativa, importancia relativa en cuanto a la utili-
dad que puede brindar la información.
Si se desea utilizar el análisis para aspectos de or-
ganización y tramitación, es decir, una completa gestión,
habrá que detallar en mayor grado la información sobre
los contenidos y componentes del documento y su rela-
ción con los otros documentos, relación de contenido, de
lugar y distribución en las organizaciones, en los trámi-
tes y en el archivo.
Los objetivos perseguidos por el análisis influyen tam-
bién por la cantidad del grupo de documentos que se debe
analizar. Si se desea obtener información más detallada
para efectos de investigación, de la misma organización
que los genera, se estima conveniente analizar todos los
tipos documentales, lo cual es indispensable para la eva-
luación considerando que no puede obviarse el estudio
analítico de aquellos documentos que son funcionalmente
ubicados a los ya analizados.
No está de más tratar de obtener el máximo de infor-
mación sobre las unidades documentales, ya que un co-
nocimiento superficial de ellas, o de las que se conside-
ran representativas dentro del grupo documental, pue-
de inducir a falsear su contenido por excluir otras carac-
terísticas importantes.
Cuando se desechan algunos aspectos en la etapa de
análisis es porque se está completamente seguro de que la
información contenida en ellas estará representada por
otros tipos documentales de similares características.
Una forma adecuada de conocer la información glo-
bal sobre un determinado tipo documental, se despren-
de del conocimiento del organigrama y sus funciones,
puesto que cada sector encarado en el organigrama tie-

251
ne un determinado número de actividades esenciales a
desarrollar; de esta manera podemos claramente especi-
ficar que las oficinas de personal emitirán siempre docu-
mentos relacionados con la admisión, conducta y retiro
de empleados como base fundamental; nunca una ofici-
na de personal ha de realizar labores de contabilidad, de
ahí que esa oficina emitirá documentación especializa-
da, que puede denominarse de acuerdo a su mismo con-
tenido. Por ejemplo: solicitudes de trabajo, admisiones
de personal, multas por inasistencias, etc., son documen-
tos típicos, cuyo contenido será siempre de característi-
cas similares cuando no idénticas.
Estos documentos suelen formar las series dentro de
esa función, se comprenderá también que la ordenación
de tipos documentales corresponde más a un manejo in-
terno de los asuntos de la organización.
Siempre que sea posible y sin tener que alargar mu-
cho esta etapa, se deben estudiar todos los pasos que
tienen en el organigrama. Deducimos que se deben es-
tudiar todas las unidades documentales en relación a las
actividades de cada organismo, especialmente en aque-
llas entidades productoras de documentos que no han
realizado anteriormente este tipo de investigaciones y
en las cuales se observa poca claridad, tanto en las ta-
reas mismas que generan documentos, como también en
la suficiencia de los documentos.
En general, los datos básicos que se deben obtener
del análisis documental se pueden agrupar en:
– Identificación documental.
– Especificaciones o requerimientos documentales.
– Descripción documental.
– Evaluación del rendimiento informativo.

252
Las unidades documentales

Hasta el momento empleamos una terminología que

muchas veces nos puede parecer un poco molesta enten-
der, si no estamos tan involucrados en la problemática
archivística. Las unidades documentales nos hablan so-
bre todo del volumen documental, pero están relaciona-
das estructuralmente con la entidad productora.
Se trata de reunir, ordenar, en el sentido lato, los do-
cumentos pertenecientes a una entidad o a varias de ellas,
para formar unidades homogéneas que conformarán pri-
meramente las series, acorde con la información que te-
nemos de la estructura y funcionamiento de la entidad
que produjo los documentos.
Un desafío cotidiano se cumple cuando el archivero
se encuentra ante un montón de papeles que deben ser
ordenados y clasificados, y debe determinar si es un fon-
do o varios, un grupo o una colección, entonces hay que
empezar con la laboriosa investigación, se debe obtener
un conocimiento general del sentido, naturaleza esen-
cial y estructura general antes de tratar las partes. Ha-
blamos de la ordenación que debe partir del conocimien-
to y comprensión total del fondo.

División de los fondos en unidades

documentales

Todo trabajo de ordenación y clasificación se sostie-

ne en el método sistemático, que apunta a la división de
un todo en sus partes. El análisis consiste precisamente
en dividir en unidades que se identifiquen por sus pro-
piedades, así distinguimos cada una de las partes separa-
damente y comprendemos sus relaciones entre sí y con el
todo.

253
 El fondo corresponde a todos los documentos pro-
ducidos y recibidos por una entidad, este fondo, se divi-
de en grupos, los grupos son equivalentes a las colec-
ciones en algunos casos, y éstos a su vez pueden divi-
dirse en partes que estén relacionadas entre sí, que lla-
mamos subgrupos, los subgrupos están conformados
por las series. Las series se componen de tipos docu-
mentales, y llegamos a la unidad más pequeña que se
llama pieza documental. Es trabajo archivístico enton-
ces identificar las unidades y fijar los límites donde ini-
cia y finaliza cada una de ellas.
Distinguimos entonces tres grupos de unidades do-
cumentales de diversos tamaños:
– Las unidades mayores, que consisten en los fondos
y los grupos y las colecciones de papeles, esto último in-
cluye los papeles de personas así como los de organis-
mos privados.
– Las unidades intermedias, formadas por los subgru-
pos y las series; el término serie se emplea aquí en el mis-
mo sentido que los archiveros ingleses utilizan el térmi-
no clase, lo cual nos aproxima indirectamente a la idea
de clasificación.
–Las unidades menores, formadas por los tipos docu-
mentales y las piezas documentales, documentos sim-
ples o compuestos, reunidos en volúmenes, carpetas, le-
gajos, etc.
La pieza documental se interpreta como un documen-
to suelto, aislado, que no está incorporado físicamente a
otros documentos; o bien, como un conjunto de documen-
tos reunidos físicamente para formar una unidad distin-
ta y separada tal como un volumen, un expediente o una
carpeta.

254
IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOS
DOCUMENTALES

La identificación es una voz femenina, derivada de

“identificar”, de significado deducible. Consiste en com-
probar que una persona o cosa es la misma conocida en
otras circunstancias o de la que se poseen ciertos datos.
También se interpreta como establecer la identidad de
una persona o cosa. Y por último, por comparación, con-
siderar o presentar como idénticas dos o más cosas.
Desde el punto de vista archivístico, establecemos
que la identificación es la actividad que se realiza en los
archivos, sea por medio de la averiguación, investiga-
ción y sistematización, que permite establecer la identi-
dad de los documentos, series, grupos y fondos, consi-
derando sus categorías administrativas y archivísticas
dando consistencia natural a la estructura de un fondo.
La identificación la planteamos en nuestro medio en
1991, como un capítulo necesario para las tareas de des-
cripción conformando parte del programa documental.84
Posteriormente se utilizó en la cátedra de Ordenación y
Clasificación. Esta necesidad brota en forma natural, ubi-
cándose perfectamente dentro de las tareas archivísticas.
La identificación en sus distintas categorías, consti-
tuye entonces una de las primeras actividades en la meto-
dología archivística.
Consideremos que es una actividad de tipo intelec-
tual que consiste en la investigación de la entidad pro-
ductora y su relación con el tipo documental. Logramos
una secuencia:

84
Víctor Hugo Arévalo Jordán: Técnicas documentales de archivo.
La descripción archivística, op. cit.

255
 1) Permite conocer a la entidad productora de los do-
cumentos.
2) Su evolución orgánica.
3) Competencias administrativas.
4) Tipos documentales en los que se materializan.
5) Procedimiento administrativo.
6) Disposiciones que afectan al trámite.
7) Elementos imprescindibles para la delimitación
de la serie documental.
La identificación documental nos daría como resul-
tado las bases para realizar la organización del fondo,
aplicando el método sistémico, se establece un cuadro
de clasificación, permitiendo ordenar las series documen-
tales, sentando las bases para su posterior valoración y
descripción.

Método de identificación de fondos

Para el empleo de este método, es necesario tener

conocimiento de por lo menos tres aspectos principales:
los caracteres de los documentos, el ciclo vital de los do-
cumentos y los principios de la ordenación y clasifica-
ción. El conocimiento adecuado del principio de proce-
dencia nos permite varias tareas dentro de esta activi-
dad.
Primero, identificamos a la entidad productora.
Segundo, y a continuación identificamos el elemen-
to funcional o los orígenes funcionales.
Tercero, determinamos sus tipos documentales.
Cuarto, con toda esta información procedemos a or-
ganizar el fondo.
La información obtenida a cada paso debemos vol-
carla en documentos distintos como:
– Índices de organismos.

256
 – Índices de tipos documentales.
– Organigramas.
Y los necesarios que nos ayudarán posteriormente
cuando nos aboquemos a la actividad de la valoración.

Identificación de la entidad
productora

La entidad productora, que estudiamos en los carac-

teres de los documentos es aquella que, en el ejercicio de
sus funciones, genera documentos propios del archivo.
Para la identificación de la entidad productora de-
bemos analizar el trayecto histórico de esta entidad, y
esto lo logramos a través de los documentos legales de
la misma entidad o de la legislación. Para ello consulta-
remos primero en la misma entidad para que nos brinde
una orientación, y luego verificaremos los datos median-
te los boletines oficiales, sumarios y repertorios legisla-
tivos. Cada área geográfica tiene su forma adecuada de
dar a conocer sus leyes.
Se pueden presentar situaciones en las cuales debe-
mos utilizar nuestros conocimientos y formación para re-
solver:
1) Períodos en los que se presentan lagunas para de-
terminar la estructura de las instituciones.
2) Legislación, reglamentación, normativa que no apa-
rece publicada en órganos habilitados para este fin, por
lo que hay que recurrir a los documentos internos de ca-
rácter legal. En esta etapa podemos encontrarnos con:
– Instituciones históricas: es necesario estudiar:
– Los documentos propios.
– Las publicaciones sobre el funcionamiento de la ins-
titución.

257
 – La información aportada por las disciplinas auxi-
liares de la Archivística.
– Instituciones familiares: consideradas así para
facilitar nuestro lenguaje y estudio. Es necesario estu-
diar:
– Los árboles genealógicos.
– Los diferentes estudios heráldicos y nobiliarios con
que pueda contar la familia.
– Documentos conservados en otros archivos, como
los parroquiales, de protocolos, judiciales, etc.
Toda la información que hayamos logrado reunir, de-
bemos organizarla en distintos documentos, como:
1) Auxiliares descriptivos de instituciones: esto
responde a la magnitud del trabajo y del archivo que rea-
liza el trabajo de identificación, pueden utilizarse fichas
de índices, fichas catalográficas, o respetando mejor la
tradición archivística, realizar un inventario institucio-
nal.
Si se tratara sólo de una institución, es conveniente
tener todos los datos en la misma forma, considerando
que podemos utilizarlos posteriormente para elaborar
las guías.
Es lógico pensar que estos datos deben estructurar-
se jerárquicamente de modo que nos permita un segui-
miento adecuado de las distintas modificaciones de las
unidades administrativas. Requerimos entonces la si-
guiente información:
– Nombre y siglas de la entidad.
– Fechas extremas de la vigencia de la entidad.
– Competencias atribuidas a dicha entidad.
– Disposiciones legales que modificaron la estructu-
ra de la entidad.
– Relaciones de dependencia.

258
 – Entidades, instituciones, organismos que precedie-
ron, sucedieron, generaron, dividieron, en el desarrollo
de sus fines.
– Relación de series producidas por la entidad en el
cumplimiento de sus actividades.
2) Repertorio de organigramas: si la entidad no
tiene en sus archivos, los organigramas y presupuestos,
con la información recopilada se procederá a elaborar
los diferentes organigramas que permitan conocer, de
una forma gráfica, los cambios en la estructura de la enti-
dad, en el período de vida que investiguemos. No debe
sorprendernos que los organigramas suelen ser diferen-
tes a los que originalmente se diseñaron, en la práctica
se modifican las relaciones institucionales sin que se per-
ciba en el diagrama de funciones. Una vez lograda la re-
construcción, se procede buscar las normas de aproba-
ción de cada reorganización, lo cual nos dará las fechas
correctas de los cambios sufridos por la entidad.
3) Repertorio legislativo: se forma en la medida que
se elaboran las fichas de recogida de información, este
instrumento debe tener como mínimo los siguientes da-
tos:
– Entidad afectada por la norma.
– Resumen del contenido de la norma.
– Fecha de promulgación.
– Tipo de norma.
– Antecedente de la entidad.
– Sucesor de la entidad.

Identificación de los orígenes

funcionales

En las actividades realizadas para identificación de

los grupos documentales, realizamos un acopio de do-

259
cumentos relativos a la legislación, reglamentación y nor-
malización de la entidad que estudiamos, estos documen-
tos nos orientarán sobre los orígenes funcionales. Son
las funciones las que producen la estructuración de las
entidades, lo que constituye su verdadera razón de ser.
Las funciones permanecen en el tiempo. Las funcio-
nes han de determinar entonces los orígenes, es decir,
acercarnos a las oficinas mismas donde se producen los
documentos, conformando así, la naturaleza de las se-
ries documentales.

Identificación del tipo documental

La definición del tipo documental se ha simplificado

desde la enunciación de Schellemberg sobre el tipo do-
cumental. Entendemos que una misma actividad puede
producir un mismo tipo documental, por lo tanto las acti-
vidades producen documentos en el desarrollo de sus
objetivos, algunas de estas actividades, rutinarias, han
de producir siempre la misma unidad documental cuyo
formato, contenido informativo y soporte son homogé-
neos, al que optamos por denominar tipo documental.
El tipo documental es el factor determinante para la de-
nominación de la serie, llegando a confundir a ambos en
el ejercicio archivístico.
Es en este momento cuando procederemos a analizar
los caracteres externos e internos de los documentos.
El término tipo documental se adaptó a nuevos con-
ceptos, debido a su complejidad expuesta. En la actuali-
dad se utilizan los conceptos de tipo documental simple
para denominar a la unidad documental simple, aquella
que generalmente se realiza para comunicaciones inter-
nas, y tipo documental compuesto, conocido más bien
como expediente, que es el conjunto de documentos pro-

260
ducidos por una oficina para la resolución de un asunto,
generalmente los expedientes están regulados por nor-
mas de procedimiento, perdiendo así, su verdadera na-
turaleza y sentido el término tipo documental.

Identificación del documento

Los datos más significativos del documento son los

siguientes:
– Denominación: es decir, el nombre con el cual es
conocido el documento dentro de la organización admi-
nistrativa. Cuando este nombre es muy genérico o ambi-
guo, como por ejemplo “informes”, si bien podemos com-
prender qué actividad contiene el documento, no pode-
mos determinar con exactitud a qué tipo de informe se
refiere, conviene aclarar, sea especificando el informe o
sea incluyendo la entidad productora, así obtenemos “in-
formes laborales” o bien “informes de auditoria”, lo cual
nos aproxima mucho más a un sector de realidad en la
administración. Conviene entonces indagar sobre las de-
nominaciones conocidas para poder llegar a normalizar-
las y darles su verdadero sentido dentro de la ordena-
ción y la descripción.
– Códigos, claves: algunas instituciones modernas
han adoptado el sistema de enumerar documentos en la
medida que éstos son producidos, creándose códigos al-
fanuméricos para este fin, estos elementos son escritos
en el Protocolo Inicial, por ejemplo: DEJ 123/99, indica
que la nota corresponde a la Dirección Ejecutiva (DEJ) y
su número de orden es el 123, el año de gestión es 1999.
Este tipo de notación facilita enormemente la ordena-
ción de documentos, ya que los mismos se acumulan por
la oficina que los produce y el orden en que son produci-
dos, al mismo tiempo que estos documentos conservan

261
un orden cronológico (principio del orden original), pues-
to que en la medida que se producen los documentos, sus
fechas son consecuentes, pudiendo separarse por gestio-
nes o en forma periódica al renovarse la numeración, lo
que generalmente se efectúa con la renovación del año o
la gestión de un determinado ejecutivo de la institución.
– Ubicación administrativa: dentro de la organiza-
ción se establece su ubicación, tanto de origen como de
almacenamiento, esto también determina la importan-
cia de los documentos por su origen jerárquico.
– Dependencia: el documento ha sido creado en una
oficina que depende de una unidad mayor, por consiguien-
te su información puede ser complementaria o de rela-
ción a esa jerarquía, su información no siempre puede
considerarse como completa; esta relación de dependen-
cia merece un estudio más profundo dentro de la orga-
nización de la misma, en lo posible, normalizando los do-
cumentos y sus alcances de información contenida. Ge-
neralmente éste nos sirve en la clasificación. Por ejem-
plo, si en la clasificación hemos determinado varios gru-
pos: económico, operativo o de organización y métodos,
una nota emitida por contabilidad dependerá del grupo
económico y no del operacional.
– Nombre y cargo del firmante: cuando se quiere
obtener una sofisticación en los archivos y sobre todo
cuando se trata de documentos de importancia, es nece-
sario describir los nombres de los que intervienen y fir-
man; generalmente con el fin de establecer responsabi-
lidades, e incluso porque el usuario o consultante de-
manda información teniendo como único dato el nombre
de la persona que firmó el documento.

262
Especificaciones o requerimientos
documentales

Esta parte del análisis consulta diversos datos com-

plementarios, pero lo esencial es para la evaluación de
documentos por las características que se registran. Te-
nemos:
– Formación del documento: las características que
se requieren para fijar la información.
Distribución de las áreas de información esencial y
complementaria y áreas de referencia. Para apreciar es-
tos requerimientos, se debe obtener información sobre
diversos tipos documentales para evitar duplicidad de
esfuerzos y datos. También se debe consultar sobre las
acciones o actividades que han de generar al documento
y que implican un determinado grado de normalización.
– Experiencias anteriores: corresponde averiguar
si anteriormente se han efectuado diseños similares de
documentos y si dieron algunos resultados satisfactorios,
es necesario también conocer experiencias anteriores
producidas y que se dejaron de producir a raíz de la eli-
minación de algunos sectores dentro de las institución,
propio de la dinámica administrativa.
– Responsabilidades: conviene determinar el gra-
do de responsabilidades que encierra el documento y es-
tablecer las responsabilidades de información, es decir,
en lo posible, instituir una escala de responsabilidades
del tipo de información que pueden suministrar los auxi-
liares descriptivos, y el tipo de usuarios que puede con-
sultar estos documentos.
– Habilitación documental: todo escrito es habili-
tado al ser firmado, el estudio comprenderá entonces, la
adecuación de la habilitación, estableciéndose escalas
en este sentido, algunos documentos posiblemente sean

263
habilitados como certificación por un archivero, otros
requerirán la habilitación del escribano para tener vali-
dez, esta habilitación tendrá necesariamente una estre-
cha relación con las responsabilidades que encierra la
documentación del archivo.
– Exigencias documentales: la continua creación
de documentos impone que éstos tengan contenidos mí-
nimos para su identificación, como ser, denominación de
la entidad productora, datación, etc. Es conveniente un
estudio en este sentido, de modo que en la ordenación
permita agruparlos por sus funciones y en la descripción
pueda utilizarse este tipo de información.
Con la finalidad de dar seguridad sobre el análisis
efectuado, es necesario detallar adicionalmente datos
como los siguientes:
1) Fecha en que se efectuó el análisis documental, ya
que los contenidos estudiados pueden variar considera-
blemente con el transcurso del tiempo.
2) Identificación del archivero analista que efectuó
el análisis, a fin de recurrir a él en caso de dudas.
3) Detallar los nombres de quienes fueran consulta-
dos al realizar el análisis, y de los superiores inmediatos
que respaldan la realidad de los datos obtenidos.
Los tres elementos de estudio empleados, identifi-
cación, especificaciones y descripción, constituyen
las secciones principales del análisis, permiten conocer
a fondo los elementos principales que componen cada uni-
dad documental, siempre y cuando la investigación se
efectúe en forma detenida y se obtenga la información
posible.

264
IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

DENOMINACIÓN
CÓDIGOS, CLAVES
UBICACIÓN ADMINISTRATIVA
DEPENDENCIA 1º
2º
3º
4º
NOMBRE Y CARGO DEL FIRMANTE

ESPECIFICACIONES O REQUERIMIENTOS
DOCUMENTALES

FORMACIÓN DEL DOCUMENTO

EXPERIENCIAS ANTERIORES
RESPONSABILIDADES
HABILITACIÓN DOCUMENTAL
EXIGENCIAS DOCUMENTALES
l) Fecha en que se efectuó el análisis documental
2) Identificación del archivero analista
3) Detallar los nombres de quienes fueran consultados
DESCRIPCIÓN

Cuadro 15. Identificación del documento.

265
Delimitación del concepto de serie
documental

La serie es el conjunto de documentos producidos bajo

un mismo origen funcional, desarrollo de una misma fun-
ción y finalidad, y cuyo trámite ha sido realizado como
un solo tipo documental.
Para identificar a las series se tiene que dar en for-
ma adecuada una misma entidad productora, que desem-
peña una misma función y compone un mismo tipo docu-
mental. La modificación de uno elemento, cambia defi-
nitivamente a la serie. Como regla general el nom-
bre de la serie deriva del nombre del tipo documental, y
el nombre del tipo documental es el objetivo y el asunto
del documento inicial o la actividad que se realiza.
Con todos estos datos, como lo hicimos anteriormente,
con los fondos, formaremos el repertorio general de series.
Sin ser exhaustivos los datos que incluiremos serán:
– Tipo documental.
– Entidad productora.
– Función.
– Fechas extremas.
– Legislación que afecte al trámite de la serie.
– Documentos básicos que componen el expediente.
– Antecedente de la serie.
– Continuación de la serie.
– Signaturas del archivo.

EL MÉTODO SISTÉMICO

Este método responde a la necesidad de lograr una

configuración de aquellas realidades hacia las cuales

266
apunta el interés del investigador-archivero, que traiga
aparejada la concurrencia interdisciplinaria. Esto con-
tribuye a superar inconvenientes derivados de aplicar
enfoques multidisciplinarios.
El método sistémico se convierte en un adecuado ins-
trumento de ordenación, en la percepción de los fenóme-
nos, una manera de observar la realidad física de la or-
ganización institucional.

EL MODELO SISTÉMICO

El método sistémico se sustenta en la composición

de modelos, éstos se constituyen en un medio adecuado
para construir, precisar esquemas representativos de la
realidad.
El modelo sistémico cumple cuatro funciones básicas:
– La organizativa: consiste en la capacidad de or-
denar y relacionar datos desarticulados, mostrar simili-
tudes o conexiones que no fueron percibidas por otros
métodos.
– La heurística: que lleva al descubrimiento de nue-
vos hechos y nuevos métodos.
– La predictiva: consiste en observar pautas de dis-
tribución de datos conocidos, proyectar provisionalmen-
te una pauta similar hacia cierto sector de lo estudiado,
sobre el cual no contamos aún con datos de primera mano.
– La de medición o mensurativa: que asume distin-
tas formas según la naturaleza de aquello que estudie.
Básicamente para los intereses archivísticos, estos
modelos son considerados como descriptivos.

267
EL CONTEXTO

De vital importancia para la Archivística moderna,

la expresión contexto, denominado también ambiente,
entorno o medio, designa al universo que rodea al siste-
ma manteniendo las relaciones de mutua incidencia.
Así consideramos contexto suprasistémico por estar
constituido por el sistema del cual depende el de refe-
rencia. Caso claro es el de los archivos dentro de las ins-
tituciones.
El contexto específico está constituido por los desti-
natarios del producto del sistema; en nuestro caso, los
usuarios, investigadores y sociedad íntegra.

ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL

El resultado inmediato de la fase de identificación

se traduce como conocimiento adecuado de los elemen-
tos que constituyen cada serie documental, lo que per-
mite establecer los criterios para la clasificación.
La identificación del fondo y de todos sus componen-
tes es una tarea intelectual, no física, puesto que aplica
el método sistemático a las series documentales dentro
del cuadro de clasificación, redundado en beneficio del
trabajo. Repetimos que la clasificación no es un trabajo
físico, por lo tanto no requiere movimiento de fondos den-
tro del depósito.
La localización de los documentos corresponde a una
aplicación de las signaturas, tarea descriptiva.
De acuerdo a nuestras observaciones, disponemos del
repertorio de series documentales, las funciones, los or-
ganigramas y los apuntes que señalan la evolución orgá-
nica de la entidad productora. Con esta información ela-

268
boramos un cuadro teórico de clasificación, que utiliza-
remos como punto de partida para enfrentarnos a los do-
cumentos. Decimos cuadro teórico, considerando que no
es el definitivo, porque en la medida que estudiemos a
fondo la documentación, este cuadro se convertirá en
una realidad.
El cuadro teórico es el punto de partida, el cuadro
definitivo será el que ponga de manifiesto todas y cada
una de las características del fondo estudiado.
Apelamos entonces a la sabiduría de Schellemberg,
quien establece tres tipos de clasificación según se atien-
da a la estructura orgánica, a las acciones o a los asun-
tos, diferenciándose por tanto tres sistemas:
– Clasificación orgánica: es la que agrupa las se-
ries documentales atendiendo a la estructura del orga-
nismo.
– Clasificación funcional: mucho más difícil de apli-
car, organiza el fondo atendiendo a las funciones que de-
sarrolla el organismo.
– Clasificación por materias: atiende al contenido
sustantivo de los documentos, sólo es recomendable efec-
tuarla en los auxiliares descriptivos cuando se tiene un
fichaje exclusivo para esto.
La adopción de un sistema de clasificación depende
de la naturaleza del fondo. Así, si tenemos el fondo do-
cumental de un organismo que no ha sufrido modifica-
ciones perceptibles en su estructura, aplicamos un cua-
dro de clasificación orgánico, que reflejará a la estructu-
ra del organismo.
Si tenemos un fondo documental de un organismo que
ha sufrido modificaciones, será aconsejable la utilización
de un cuadro de clasificación funcional. No olvidemos
que las funciones son más estables a través del tiempo.

269
 Una vez clasificado el fondo, se procede a establecer
en el cuadro, las series de acuerdo a su jerarquía, es aquí
cuando comprendemos que la “ordenación” es sólo la apli-
cación del orden original en que fueron produciéndose
los documentos. Sólo en el caso de las colecciones y fon-
dos muy desorganizados adoptaremos criterios de orde-
nación: cronológica, alfabética, etc.

LA ORDENACIÓN DE LAS UNIDADES

MAYORES

Nos referimos a unidades mayores cuando hablamos

de grupos documentales y colecciones de manuscritos. El
término grupos documentales se emplea para designar a
los documentos originados en la división del trabajo de
las entidades productoras, que son generalmente de ca-
rácter público. El término colecciones de manuscritos se
refiere a los documentos que se originan en entidades
productoras, generalmente de carácter privado.

LOS GRUPOS DOCUMENTALES

La idea de dividir los documentos en varios grupos

responde a los fines administrativos dentro de las insti-
tuciones y archivísticamente hablando, es la condición
implícita del principio de procedencia. Según la defini-
ción de Jenkinson el grupo documental está compuesto
de los documentos “resultante de las actividades de una
dependencia que haya sido un organismo íntegro, capaz
de tratar independientemente sin ayuda o autoridad ex-
terior, todos los aspectos de cualquier asunto que nor-
malmente se le presente”.

270
 Factores de la formación del grupo documental:
el factor principal y casi único para dividir los documen-
tos en grupos es su procedencia. Respetándose este prin-
cipio, no es necesario involucrar términos de maximili-
zación ni minimalización, como lo expresan algunos au-
tores.
Los límites de un grupo documental deben ser iden-
tificados y definidos de acuerdo con el origen del grupo
en una entidad productora.
Los documentos que forman los grupos deben tener
ciertas características comunes que dan unidad o cohe-
sión al grupo documental.
Los grupos son unidades integrales que pueden ad-
ministrarse separadamente. El aspecto que debe subra-
yarse de la definición de Jenkinson es el de que la de-
pendencia gubernamental debe tener un carácter bien
definido para que los documentos que allí se originan
sean claramente separables de los de las otras depen-
dencias.
Ocasionalmente es deseable establecer grupos docu-
mentales a base de sus funciones en lugar de los oríge-
nes administrativos, pero es preferible en lo posible, evi-
tar esta tentación.
Otro factor que también merece atención al estable-
cerse un grupo documental es la cantidad de documen-
tos.
Ordenación de los grupos documentales: normal-
mente deben ordenarse de acuerdo con los siguientes
principios:
– Los grupos documentales deben conservarse como
unidades íntegras. La creación de los grupos documen-
tales está basada en la lógica de que la documentación
en cada grupo debe conservarse junta sin mezclarse con
la de otro grupo.

271
 – Los grupos documentales deben ordenarse de acuer-
do con las relaciones administrativas o funcionales que
tienen entre sí. Siempre que sea práctico el método
administrativo es el preferido para ordenar los grupos
documentales.
Los grupos deben ordenarse de acuerdo con su nivel
jerárquico dentro de la entidad productora.
Al igual que la aplicación en los fondos, cuando la or-
ganización administrativa es muy compleja para deter-
minar sus áreas de trabajo, es preferible clasificar por
el método funcional.
En el método funcional, el orden que se impone a los
grupos documentales refleja las relaciones funcionales
de las dependencias que los produjeron.
Los grupos documentales establecidos para una su-
cesión de dependencias funcionalmente relacionadas en-
tre sí, deben ordenarse de modo que quede reflejado el
desenvolvimiento de la entidad productora.
Los grupos documentales pueden ordenarse en suce-
sión cronológica; de modo que el grupo o dependencia
antecesora sea colocada antes que la dependencia suce-
sora.

LAS COLECCIONES DE MANUSCRITOS

El término “colección” debe definirse claramente

cuando se emplea para indicar un grupo dado de docu-
mentos. Proviene del latín “collectio, -onis”, derivado,
como “collecta”, de “collígere”, y éste de “légere”, leer.
Es el conjunto de cosas de la misma clase reunidas por
alguien subjetivamente, por gusto o curiosidad. La he-
cha con cosas unidas arbitrariamente y no por una rela-
ción natural existente entre ellas.

272
 El término se emplea para designar a los documen-
tos que se originan en una fuente dada, sin tener en cuen-
ta su forma física o la manera en que fueron producidos
o acumulados. El término se emplea en la Duke Univer-
sity Library para referirse a “cualquier conjunto de pa-
peles que constituyen una unidad íntegra por estar re-
lacionados con una persona, una familia, una institución
o corporación”.
Las colecciones de papeles se dividen por la manera
que fueron reunidas:
– Las colecciones orgánicas: se aplica al conjunto
de documentos que se forman en el curso normal de los
negocios o la vida de las entidades particulares, sean
individuos o corporaciones. Estas colecciones tienen ca-
racterísticas definidas. Comúnmente cada una deriva de
una sola fuente, y son producidas contemporáneamente
con las acciones de que tratan.
– Las colecciones artificiales: son reunidas des-
pués de que han ocurrido las acciones a que se refieren
y no contemporáneamente con ellas; usualmente deri-
van de muchas fuentes y no de una sola.
Formación de las colecciones de manuscritos: el
primer factor, como en el caso de los grupos documenta-
les, es la procedencia de los documentos. La colección
esta compuesta normalmente por documentos reunidos
por determinados intereses. Son adquisiciones de una
persona, familia, un grupo de familias relacionadas o de
entidades privadas tales como empresas comerciales,
iglesias, universidades.
Otro factor es la cantidad de documentos. La can-
tidad de documentos que puede ser administrada como
una colección es difícil de precisar y el número de docu-
mentos que constituye una colección varía en diversos
repositorios de manuscritos.

273
LA ORDENACIÓN DE LAS UNIDADES
INTERMEDIAS

Los subgrupos documentales. El término “subgru-

po” se emplea para designar las unidades archivísticas
dentro de los grupos documentales establecidos básica-
mente por la organización de la estructura orgánica o
de las funciones de la oficina y origen. El subgrupo está
integrado por numerosas series.

Formación del subgrupo

1) Orígenes administrativos: normalmente una de-
pendencia para la cual se ha establecido un grupo docu-
mental, puede ser subdividida en varias pequeñas uni-
dades administrativas. Los documentos procedentes de
tales entidades administrativas menores se consideran
como un subgrupo dentro del grupo documental.
Cuando una dependencia tiene oficinas (sucursales)
en varias regiones del país, la documentación proceden-
te de cada una de las oficinas regionales, puede ser con-
siderada como un subgrupo.
2) Orígenes funcionales: repetimos lo dicho para
los fondos y para los grupos, pero con mayor frecuencia,
las dependencias son reorganizadas de modo que la iden-
tidad administrativa de los documentos producidos por
las oficinas menores suprimidas queda obscurecida. Cuan-
do se presentan estas situaciones, los documentos refe-
rentes a una de las principales funciones de la depen-
dencia, pueden ser considerados como un subgrupo.
Ordenación de los subgrupos: de acuerdo a lo ob-
servado en el anterior acápite, los subgrupos se ordenan
de acuerdo a las relaciones administrativas que existen
entre sí. Esto puede lograrse colocando los subgrupos
de acuerdo con el nivel administrativo que ocupa cada

274
uno de ellos dentro de la dependencia. También pueden
ordenarse de acuerdo con las relaciones funcionales que
tienen entre sí. Esto es acorde a la elección que se tome
para la formación de los subgrupos.

Series documentales

En los Estados Unidos el término “serie” se aplica a

conjuntos de documentos del mismo tipo documental, al
igual que en Europa. Además, se atribuye también a todo
el conjunto de documentos que está organizado de acuer-
do con el mismo sistema de ordenación sin tener en cuen-
ta si los documentos son del mismo o de diferentes tipos
documentales. En su sentido amplio, el término “serie”
incluye hasta los conjuntos de documentos desordena-
dos pero que tienen entre sí la característica común de
tratar del mismo tema o actividad.

Formación de la serie documental

Al subdividir un grupo documental en las partes que

lo constituyen, el factor que se toma en cuenta es la or-
denación de los documentos dentro del grupo, que, como
dijimos antes, si se respeta el principio del orden origi-
nal, viene predeterminado en su formación.
Otro factor que influye en la formación de las series
son los tipos documentales, carácter externo, que alude
más a la función del documento que a su mismo formato.
Una gran mayoría de las series se integran de tres ex-
tensas clases físicas: documentos audiovisuales, carto-
gráficos y textuales, los mismos que se subdividen en dis-
tintos tipos documentales.
Pero lo más seguro para la series y su unidad de com-
posición, los tipos documentales, consiste en la íntima

275
relación con un tema o actividad; en el marco de una mis-
ma actividad produce generalmente un mismo tipo do-
cumental. Este factor se toma en cuenta incluso cuan-
do las series no pueden formarse en base a los otros fac-
tores citados anteriormente.
Si se diera la situación de que los documentos no pue-
den dividirse en series en razón de su ordenación o tipo
documental, el conjunto de documentos puede ser de-
signado como una serie en base a otras característi-
cas comunes o cohesivas que tienen entre sí. Estas ca-
racterísticas comunes pueden ser que los documentos
traten del mismo tema o actividad.

Ordenación de las series

Las series se ordenan de acuerdo al orden original,

que manifiesta estar de acuerdo con las relaciones admi-
nistrativas que tienen entre sí. Este método sugiere
que las series sean ordenadas de modo que reflejen el
nivel administrativo que la oficina de origen ocupa den-
tro de la dependencia o para que queden reflejadas las
relaciones jerárquicas de la estructura.
Lo mismo que para las otras unidades documentales,
siempre queda el método de emergencia que es el de or-
denar las series funcionalmente. Bajo este método las se-
ries quedan ordenadas de acuerdo con las funciones que
dieron origen a los documentos.

SERIES DE MANUSCRITOS

Las series de manuscritos son aquellas que integran

las colecciones generalmente de papeles privados.

276
 La idea de dividir una colección en las partes que la
constituyen en base a tipo documentales o de acuerdo
con un tema o actividad, es ajeno al modo de pensar de
los conservadores de las colecciones de manuscritos del
siglo pasado.

EL MÉTODO INTERROGATIVO

Forma de conocimiento, más precisamente de inda-

gación científica.

DETERMINACIÓN DE LA OBTENCIÓN DE
DATOS

Teóricamente el contenido de un documento se pue-

de conocer por la información que proporcionan las dis-
tintas unidades generadoras de documentos y lo que es-
tuviera detallado en los manuales de procedimientos
que deberían existir en toda institución. Si se tuviera la
certeza de que las entidades productoras conocen per-
fectamente los documentos que generan, y los manuales
fueran suficientemente detallados como para facilitar la
aplicación de las técnicas documentales de archivo, los
archiveros que efectúan el análisis podrían realizar sus
actividades en sus propios lugares de trabajo, dándose
sólo el trabajo de ordenar adecuadamente la informa-
ción. En todo caso, ninguna de esas fuentes proporciona-
rá datos fidedignos sobre la documentación, haciéndose
necesario recurrir a los propios redactores de documen-
tos quienes mejor conocen su trabajo y las razones por
las cuales generan la documentación.

277
 Esta forma de participación, del archivero con los emi-
sores de documentos, permite una obtención de conoci-
miento real y constituye una forma efectiva de acción en
conjunto, lo cual facilita enormemente el proceso de aná-
lisis y evaluación y asegura al archivero que su trabajo
será ponderado de acuerdo a la información suministra-
da por el mismo. De esta forma no hay motivo para ale-
gar que hubo desconocimiento o error en la determina-
ción de características del documento.
Como en este tipo de investigación predominan jui-
cios humanos, especialmente cuando los trabajos estu-
diados requieren un mayor conocimiento, se recomien-
da recurrir a jerarquías más elevadas, quienes con un
criterio más amplio de las actividades que desempeñan,
pueden modificar algunos aspectos de la información su-
ministrada por los empleados.
En los archivos administrativos, la conformidad, tan-
to de las secciones productoras de documentos como de
sus jerarquías y los archiveros, resulta esencial para
asegurar una información correcta, asimismo sirve de
camino para interesar y facilitar su cooperación en las
restantes etapas del proceso de análisis y evaluación.

FORMA DE OBTENER LOS DATOS

Básicamente se pueden emplear tres formas de ob-

tener la información relativa a los contenidos documen-
tales.
a) Sistema de entrevistas.
b) Sistema de consultas.
c) Sistema de encuestas.
Estos sistemas pueden tener factores negativos y po-
sitivos, pero cuando se reúne la información de los tres

278
sistemas, observaremos que tenemos una información lo
suficientemente abundante como para realizar el análi-
sis lo más cercano a la realidad.

LA ENTREVISTA

El método de la entrevista, interview en inglés, tie-

ne una adecuada aplicación en los estudios sociológicos
en casi todas sus especialidades. Se considera a la en-
trevista como un método para conocer, por medio de pre-
guntas convenientemente fundadas y articuladas, efec-
tuadas en una relación interpersonal, respecto de lo que
una persona sabe sobre los seres, las cosas y los aconte-
cimientos.
En Archivología la entrevista tiene dos aspectos que
la hacen más agradable:
– Primero: se usa en la investigación.
– Segundo: es la materialización de la actividad para
la identificación de los documentos y los servicios que
prestan. Este segundo aspecto, permite además, comu-
nicaciones directas con todos los niveles jerárquicos de
la institución.
El método interrogativo se utiliza:
1) En la administración documental se emplea la en-
trevista como un método que permite obtener informa-
ción sobre los rasgos inherentes a los documentos, de la
cualidad de cada uno, a fin de evaluar su utilidad y po-
der formular aspectos como la selección, traslados y trans-
ferencias.
2) En los relevamientos documentales que se reali-
zan para diagnósticos y descripción de la entidad pro-
ductora o de sus partes. Se puede determinar los objeti-
vos o misiones asignadas, funciones o actividades, pro-

279
cedimientos, atribuciones y obligaciones que el diagra-
ma de estructuras no nos comunica.
3) Para investigar causas y efectos de anomalías do-
cumentales, sean estructurales o funcionales, y recabar
opiniones sobre posibles soluciones.

SISTEMA DE ENTREVISTAS

Consiste en obtener los datos relativos al documen-

to, su procedencia, su utilidad, las responsabilidades que
encierra, su plazo de vigencia, sus objetivos, los valores
de sus contenidos, etc.; las entrevistas y cuestionarios
merecen algunas consideraciones.
La entrevista es una conversación entre dos perso-
nas de las cuales una es el entrevistador y otra el entre-
vistado. Casi todas las entrevistas tienen por finalidad
obtener alguna información.
Las entrevistas pueden ser estructuradas o dirigi-
das, o no dirigidas. La diferencia es que en esta última
la iniciativa queda a cargo del entrevistado en tanto que,
en la primera, se ha preparado de antemano un cuestio-
nario o serie de preguntas.
Las entrevistas tienen ciertos riesgos. En primer lu-
gar, que el entrevistador debe poseer un cierto conoci-
miento de la persona del entrevistado, sus dotes y cua-
lidades, sus actuaciones, para poder moverse con como-
didad.
En segundo lugar, que la entrevista provoca proble-
mas. A veces el entrevistado rehúsa responder, falsea la
verdad o se deja llevar por impresiones erróneas.
Además, el lenguaje de la entrevista debe ser aten-
dible y a través de él el entrevistador debe ganarse la con-
fianza del entrevistado.

280
 Finalmente, el entrevistador no debe dejar traslucir
sus impresiones personales o ideas que puedan inducir
por determinados caminos al entrevistado y que no son
realmente los propios. Se entrevista directamente, en
su puesto de trabajo, a la persona que tiene mayor co-
nocimiento sobre los documentos que se elaboran en su
sector; en un despacho de asesoría legal, no entrevista-
remos a la secretaria, que sólo recopila la información
que ha sido elaborada por el asesor; entrevistaremos en-
tonces al asesor y le interrogaremos sobre los documen-
tos, todo aquello que nos interesa saber para poder efec-
tuar una aplicación de las técnicas documentales ade-
cuada.
Posteriormente, verificaremos todos los datos obte-
nidos, procurando generalizarlos a fin de que los auxi-
liares descriptivos sean lo más uniformes posible. Para
facilitarnos el registro de datos a obtener, se utilizan for-
mularios diseñados ex profeso, y en algunos casos, se ela-
boran guías escritas para tener la seguridad que se consi-
derarán todos los aspectos que interesen al archivo.
La entrevista se complementa con la observación di-
recta del trabajo del sector entrevistado para lograr una
comprensión del empleo de la documentación y de qué
forma pueden los auxiliares descriptivos, facilitar las ac-
tividades de ese sector.
Para que la entrevista proporcione los resultados es-
perados, es necesario que el entrevistador esté capacita-
do, tanto en los contenidos de la Archivología como en
los contenidos del sector entrevistado, sea este sector
una sección determinada de la administración, cuando
los archivos son administrativos, sea el sector un cuer-
po de investigadores, cuando el archivo es de conserva-
ción permanente.

281
 Esta capacitación del entrevistador permite no de-
tenerse en detalles que pueden no significar nada para
los objetivos de las técnicas documentales.
Por último, es conveniente informar al personal que
proporciona los datos, de las facilidades que pueden brin-
darnos el análisis documental y de todos aquellos datos
que soliciten y contribuyan a lograr una mayor coopera-
ción.

LIMITACIONES

Las personas entrevistadas, por distintas causas, pue-

dan distorsionar la información que suministran, sea en
forma total o parcial. En el método de la entrevista ello
hace necesario la programación de las preguntas, pre-
viéndose, además, algunas que permitan repasar y pro-
fundizar las respuestas obtenidas por medio de otras.
Otra limitación que podemos prevenir es que las per-
sonas entrevistadas no se encuentren autorizadas para
suministrar la información deseada o que no deseen ha-
cerlo.
Para tener en cuenta:
1) El objetivo de la entrevista debe ser claro en to-
dos sus aspectos.
2) Una vez obtenido los resultados de la entrevista,
el archivero debe indagar, por otros medios, cuestiones
relacionadas con los documentos.
3) La entrevista debe ser objetiva, precisa, de corta
duración.
4) El tema motivo de la entrevista debe ser dado a
conocer con anterioridad, de modo que permita al entre-
vistado preparar sus respuestas.

282
 5)Se debe escuchar al entrevistado, sin apremiarlo
ni discutir. No se deben dar consejos, recomendaciones
ni recriminar sobre sus actos o modos de pensar.

SISTEMA DE CONSULTAS

Consiste en obtener los datos relativos a la utilidad

del documento, mediante consultas efectuadas en el mis-
mo archivo, a quienes le interesan utilizar sus servicios,
más categóricamente a los usuarios. Estas consultas van
dirigidas a resolver los problemas que puedan presen-
tarse sobre la forma o formas en que son solicitados los
documentos, de modo que los auxiliares descriptivos ten-
gan opciones, es decir, los usuarios no siempre se acer-
can a consultar con un nombre determinado del tipo do-
cumental, o desconocen los contenidos de determinados
tipos documentales, las opciones permitirán entonces al
consultante adecuarse y enterarse de si lo que busca es
realmente un determinado tipo documental o bien pue-
de encontrar en otros documentos, información que le
permita desarrollar su conocimiento y trabajo con ma-
yor eficacia.
Este sistema tiene mucho en común con el sistema
de entrevistas, con la diferencia de que cambia el lugar
de la entrevista y cambia el objetivo de las consultas.

SISTEMA DE ENCUESTAS

En este sistema, las entidades productoras descri-

ben su trabajo con relación al documento, respondiendo
a las preguntas que se les formulen en cuestionarios ela-
borados para este fin.

283
 El cuestionario es una práctica de investigación que
consiste en un sistema de preguntas que tiene por fina-
lidad obtener datos.
Los cuestionarios pueden ser de preguntas cerradas
o abiertas. Las primeras son cuando se debe contestar,
exclusivamente con un sí o un no cuando se someten va-
rias alternativas de respuestas entre las que el entrevis-
tado debe responder. En los otros —abiertos— la res-
puesta queda librada al entrevistado.
Se recomienda que en todo diseño de cuestionario se
ponga especial atención en el contenido, el vocabulario
y la secuencia de las preguntas de los cuestionarios.
Referente al contenido hay que pensar si la pregun-
ta es necesaria, si requiere otros apoyos para contestar-
la, si puede hacerlo, etc.
En lo que se relaciona con el vocabulario, si es inte-
ligible si realmente pregunta lo que queremos, si expre-
sa las posibles alternativas pensadas.
En lo que se refiere a la secuencia, es conveniente que
se parta de lo general a lo particular, de lo trivial a lo
importante. Con un orden lógico que no distorsione res-
puestas y que no se produzca la llamada “contaminación”.
Se entiende por tal la influencia que el orden de pregun-
tas puede ejercer en las respuestas del informante.
Si bien es cierto que este sistema puede proporcio-
nar información más ordenada y meditada, requiere por
lo general, aclaraciones y comprobaciones, por lo que a
menudo se deben complementar con las entrevistas, pro-
longándose en el tiempo empleado para esta etapa.

284
ENCUESTA Y CUESTIONARIO

El método de la encuesta prescinde de la relación per-

sonal para efectuar la indagación en un cuestionario es-
crito.
El cuestionario es el instrumento básico para esta
actividad. En la investigación archivística es el medio
idóneo para el análisis estructural, que es lo que real-
mente nos interesa. El análisis estructural es útil para
obtener información objetiva, referida a cargos, funcio-
nes, cantidad de personal, objetivos, etc. La aplicación
del cuestionario permite la realización de los censos do-
cumentales.
El cuestionario es un tipo documental que se compo-
ne de un listado de preguntas, convenientemente elabo-
radas, que permitan obtener la mayor cantidad de infor-
mación respecto de una cuestión determinada.
La principal restricción reside en que mediante el
cuestionario, sin contacto personal significativo, no es
posible alcanzar la profundidad interrogativa, propia de
la entrevista.
En la preparación del cuestionario se deben tomar
algunas precauciones:
1) El cuestionario debe ser redactado con claridad y
precisión, utilizando un lenguaje común y accesible.
2) Se deben efectuar preguntas que estén relaciona-
das directamente con el tema y objeto investigados.
3) Se deben desechar las preguntas cuya respuesta
tenemos segura, salvo que quisiéramos formarnos una
opinión.
4) Se deben incluir preguntas de comprobación, para
cotejar respuestas con los resultados obtenidos por otras
fuentes.

285
 5) La extensión del cuestionario debe ser lo más bre-
ve posible, y las preguntas los más simples posible.
La fiabilidad del cuestionario reside en la exactitud
de la información obtenida. Todos los resultados deben
ser procesados, a efecto de alcanzar un conocimiento ver-
dadero.

CLASIFICACIÓN DE LOS CUESTIONARIOS

a) Según la forma para su llenado.

Presencial: cuando el encuestador está presente y
anota las respuestas que da el encuestado.
No presencial: cuando el encuestador no está pre-
sente y el encuestado responde escribiendo sobre el for-
mulario.
b) Según el tipo de preguntas.
1) Preguntas de aspectos concretos y objetivos, tales
como: ¿cuántos años tiene usted en el archivo?, ¿cuánto
gana?, etc.
2) Preguntas cuya respuesta se debe averiguar, por
qué, cómo o para qué se hace tal o cual cosa. Por ejem-
plo: ¿por qué eligió este tipo de trabajo?, ¿cómo se hace
la clasificación en su trabajo?, ¿para qué realiza la des-
cripción de este tipo documental?
3) Las preguntas apuntan a obtener una opinión per-
sonal del encuestado, qué piensa acerca de un tema, lo
cual incluye preguntar por qué, cómo o para qué haría
tal o cual cosa.
c) Según lo que se quiere conocer.
Son las que nos interesan desde el punto de vista ar-
chivístico, los cuestionarios están destinados a conocer
y describir estructuras; funciones y tareas; objetivos; atri-

286
buciones, deberes y demás características de los cargos;
etc.

PREPARACIÓN DE FORMULARIOS

Cualquiera de los sistemas citados anteriormente re-

quiere de formularios que permitan la recogida de datos
en forma ordenada y comprensible para quienes los uti-
licen posteriormente. Por ello es necesario prestar una
atención esmerada al diseño de los formularios que faci-
liten estas tareas.
En caso de efectuar las encuestas, es fundamental pre-
sentar preguntas claras y directas y que los formularios
sean fácilmente manejables por quienes han de respon-
der.
En algunos puntos del cuestionario, será necesario
incluir aclaraciones, instrucciones y oraciones explica-
tivas, para facilitar la comprensión del contenido del for-
mulario y de lo que se quiere obtener con él.
Al diseñar los formularios, para poder efectuar una
buena labor de análisis documental, se deben considerar
los siguientes aspectos:
1) Los espacios destinados a las características del
documento, deben ser lo suficiente amplios o ampliables,
para facilitar la anotación de un máximo de datos.
2) Sistematizar en forma ordenada las preguntas que
se realicen.
3) Reservar secciones especiales para anotar datos
complementarios que no requieren de amplias descrip-
ciones.
4) Tratándose de análisis a los efectos de la evalua-
ción de documentos, consultar todos los datos necesa-

287
rios para este proceso y en la forma más fácilmente uti-
lizable para su estudio.
5) Es conveniente considerar cuáles serán las carac-
terísticas de los campos de información que van a inte-
resar, y consultar las preguntas necesarias para estos
requerimientos. Las características se analizarán poste-
riormente.
La preparación de los formularios deberá hacerse con
anticipación, con el objeto de someter los proyectos a su-
cesivos ensayos antes de poner en marcha el programa.

EL FORMULARIO

Para nuestros fines, el formulario es un instrumento

de comunicación impreso que contiene preguntas con res-
pecto a una serie de asuntos, que es necesario respon-
der o explicar para hacer o solicitar algo.
La solicitud: es un cuestionario a ser respondido por
quienes requieren algo y que por lo general inician un
trámite o proceso administrativo.
La declaración: es otro tipo documental por el cual
se responde a una requisitoria.

EL MÉTODO DEL TEST

Este método se considera como un aporte de la psi-

cología, posteriormente, dada su facilidad de respues-
tas, se utilizaron con otros fines distintos a los de la me-
dición de capacidades de los individuos, administrativa-
mente, desde sus primeras aplicaciones, se orientaron a
la selección de personal.

288
 El test es considerado como un método para deter-
minar realidades, en nuestro caso, un complemento de
la entrevista.
Se debe remarcar que en la elaboración de un test se
requiere un especial cuidado, sobre todo objetividad, y
sus características deben hacerlo confiable y válido.
Entendemos por confiabilidad a la precisión de la
medición, conciso, simple.
Entendemos por validez la relación de capacidad para
determinar de la conducta en función de determinada
actividad, en otros términos, que sea un indicador re-
presentativo del rendimiento.

289
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