La - Organizacion - de - Los - Expedientes Publicos

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LA ORGANIZACIÓN
DE LOS EXPEDIENTES
PÚBLICOS
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RAMÓN AGUILERA MURGUÍA
JORGE NACIF MINA
LA ORGANIZACIÓN
DE LOS EXPEDIENTES
PÚBLICOS
PRESENTACIÓN
RAMÓN ALBERCH FUGUERAS
EDITORIAL PORRÚA
AV. REPÚBLICA ARGENTINA 15
MÉXICO, 2008
Primera edición, 2008
Copyright © 2008
JORGE NACIF MINA
Esta edición y sus características son propiedad de

EDITORIAL PORRÚA, SA de CV 8
Av. República Argentina 15 altos, col. Centro, 06020, México, DF
www.porrua.com
Queda hecho el depósito que marca la ley
Derechos reservados
ISBN 978–970–07
IMPRESO EN MÉXICO
PRINTED IN MEXICO
Presentación
La lectura del interesante trabajo de los profesores Ramón

Aguilera Murguía y Jorge Nacif Mina “La organización de los
expedientes públicos” me sugiere una serie de comentarios
que permiten contextualizar el extraordinario interés de su
investigación y ponderara su aportación a la mejora de la
gestión pública. Veamos los aspectos más relevantes.
En primer lugar señalar que este trabajo llena un hueco
imprescindible en los estudios de archivística. A lo largo de
los años, la teoría archivística ha desarrollado un corpus doc-
trinal bastante sólido en aspectos clave como la clasificación,
la descripción y la evaluación de documentos, obviando, en
cambio, la necesidad de acometer una reflexión profunda en
aquello que constituye la base de la clasificación y la descrip-
ción: la generación y organización de los expedientes. La se-
cuencia expediente-serie-fondo documental constituye aún la
clave de bóveda de todos los trabajos de tratamiento docu-
mental, de manera que elaborar un manual sobre la concep-
ción, organización y uso de los expedientes constituía una ur-
gencia ciertamente inaplazable.
En segundo lugar destacar que la archivística más renova-
dora deviene cada vez más una ciencia plural y transversal,
de manera que el estudio de los procedimientos administrati-
vos y los circuitos documentales se integra en la práctica nor-
malizada de la profesión. En este contexto, todas las reflexio-
nes referidas a la constitución de los expedientes devienen un
tema de gran actualidad, sobre todo los vinculados a su inte-
gración, administración y descripción.
También debemos remarcar que este estudio aboga por un
uso más sensato y en el marco de la legalidad vigente del tra-
tamiento de los expedientes. La tendencia creciente a una ge-
VII
VIII PRESENTACIÓN
neración poco estricta y desorganizada de los documentos

constituye un factor de gran riesgo para la eficiencia de los
gobiernos, un obstáculo a la transparencia administrativa y,
sobre todo, un foco de corrupción al no contar con un respal-
do documental íntegro, auténtico y fidedigno. Los autores se
lamentan, con razón, de la universalización en México de la
organización de los expedientes mediante los denominados
“consecutivos o minutarios”, práctica que constituye un ata-
que en toda la regla a la línea de flotación de una administra-
ción eficaz, eficiente y sometida a parámetros razonables de
coste económico. Los propios autores, en la introducción al
trabajo, evidencian las fatales consecuencias de esta desinte-
gración documental.
Finalmente, el estudio aparece en un momento que la ex-
tensión de las tecnologías de la información y la comunica-
ción en el ámbito de la administración y del tratamiento do-
cumental requiere, más que nunca, de una organización de
los documentos en sintonía con las directrices legales y pro-
fesionales más adecuadas. Ante los posibles “riesgos” de la
automatización creciente de la información —autentici-
dad, integridad, preservación— es necesario garantizar la
generación de unos expedientes que, más allá de su soporte
físico, aseguren su correcta organización, su legalidad y su
disposición para usos administrativos, testimoniales e
informativos.
En el marco de una sociedad sometida a un proceso de un
notable cambio tecnológico y organizativo, este trabajo debe
constituir un referente, no sólo para los archivistas, sino tam-
bién para los tecnólogos, los juristas, los organizadores y pa-
ra los expertos en la administración, en la medida que conso-
lidar las buenas prácticas administrativas es una apuesta
para una información veraz, accesible, jurídicamente irrepro-
chable y socialmente útil.
RAMÓN ALBERCH FUGUERAS
Introducción
Expediente es una palabra que se usa de manera cotidiana en

el ámbito de la administración pública y se aplica, muchas
veces, de forma irreflexiva en los procesos administrativos
que tienen que ser documentados. Si bien este término se
menciona, hoy en día, en los “ires y venires” de las oficinas,
desde la década de los setenta del siglo pasado dejó de ser
utilizado genéricamente en la práctica administrativa por
muchos funcionarios, secretarias y auxiliares. En su lugar
aparecieron nuevas formas de agrupar los documentos pro-
ducidos por las unidades administrativas, como por ejemplo
los llamados “consecutivos” o “minutarios”. La situación es
que por una parte, algunas áreas administrativas como las ju-
rídicas, las de personal, las médicas o las de adquisiciones si-
guieron con el modelo del expediente, otras ya no siguieron
ese modelo substituyéndolo por el consecutivo o minutario.
¿Cuáles fueron las consecuencias de este hecho? La desinte-
gración de las historias de los trámites y de las series docu-
mentales. La integración de documentos con criterios perso-
nales en donde los documentos se han venido agrupando por
áreas de envío o procedencia geográfica o por conceptos co-
mo documentos firmados por el titular o copias de conoci-
miento. Es evidente la desintegración de los asuntos y la re-
partición de los documentos divididos en entradas y salidas
con la consiguiente dificultad para encontrar un documento y
su respuesta colocados en carpetas diferentes. Por eso ahora
que los Lineamientos Generales para la Organización y Con-
servación de archivos de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal (en adelante LGOCA), publi-
cados el 24 de febrero del 2004, (DOF, 24/02/2004), estable-
cieron la obligación de formular los cuadros de clasificación
IX
X INTRODUCCIÓN
muchos entes públicos no pudieron hacerlo por no compren-

der lo que era una serie de expedientes porque simplemente
no los tenían. La falta de expedientes como unidad de instala-
ción ha sido uno de los principales problemas de las depen-
dencias y entidades para estructurar sus series documentales.
Sin embargo, cuando hablamos de series documentales no
olvidamos que también existen otras posibilidades enmarca-
das en este concepto como los libros de actas, los libros de
diario o los libros mayores, las carpetas de pólizas de egresos
o ingresos o la correspondencia cuando es una actividad tal,
que es necesario manejarla por separado de los expedientes
propiamente dichos.
En fin, el tema de los expedientes es de suma importancia
para la administración pública, ya que en este concepto se
encuentra la secuencia de los actos administrativos testimo-
niados con los documentos y, en muchos casos, responden a
los procedimientos internos de cada dependencia y entidad
para cumplir con su papel de gestión.
Para reflexionar sobre este tema, proponemos siete capí-
tulos, seis dedicados a la reflexión de los diversos aspectos
del expediente y uno enfocado a revisar dos casos específicos
de expedientes. En el primer capítulo iniciamos con una revi-
sión del término documento, que es el que alimenta a los ex-
pedientes para seguir, después en los siguientes capítulos con
los expedientes en cuanto a su aspecto conceptual, capítulo
segundo; su integración, capítulo tercero; su clasificación, ca-
pítulo cuarto; su administración, capítulo quinto; y su des-
cripción, capítulo sexto. Los casos específicos que escogimos
son los relacionados con los expedientes de personal y los clí-
nicos, los cuales se exponen en el capítulo séptimo.
JORGE NACIF MINA
Abreviaturas
COTECIAD Comité Técnico Interno de Administración de Docu-

mentos.
CURP Clave Única de Registro de Población.
DDF Departamento del Distrito Federal.
DOF Diario Oficial de la Federación.
ICA Consejo Internacional de Archivos.
IFAI Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.
IMSS Instituto Mexicano del Seguro Social.
ISAAAR (CPE) Norma Internacional sobre los Encabezamientos
Autorizados Archivísticos relativos a Entidades, Per-
sonas y Familias.
ISAD G Norma Internacional General de Descripción Archi-
vística.
ISDF Norma Internacional de Descripción de Funciones.
ISSSTE Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los
Trabajadores del Estado.
LFTAIPG Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Infor-
mación Pública.
LFPA Ley Federal de Procedimientos Administrativos.
LGCDI Lineamientos Generales para la Clasificación y Des-
clasificación de Información.
LGOCA Lineamientos Generales para la Organización y
Conservación de Archivos de las dependencias y en-
tidades de la Administración Pública Federal.
LOAPF Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.
LPDP Lineamientos de Protección de Datos Personales.
Nom. Norma Oficial Mexicana
PH
SICCA Sistema Automatizado de los Instrumentos de Con-
sulta y Control Archivísticos.
SCFI Secretaría de Comercio y Fomento Industrial.
TIC Tecnologías de la Información y Comunicación.
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LA ORGANIZACIÓN
DE LOS EXPEDIENTES
PÚBLICOS
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1
El documento
El contenido de los actos administrativos, legales, contables o

fiscales se plasma en soportes que se convierten en testimo-
nios, produciendo la historia de un trámite o de hechos ocu-
rridos en el transcurso de una operación administrativa.
Estos soportes, llamados comúnmente documentos, son los
medios que contienen los datos necesarios de una acción ad-
ministrativa que ayudan a resolverlo. Pero también, hoy en
día, el término documento ha adquirido un uso tan amplio
que se define como un soporte material cualquiera que sea o
virtual sobre el que se registra un lenguaje que fija un conte-
nido para ser comunicado. Ante tal situación, conviene preci-
sar en este capítulo algunos significados de la palabra en co-
mento que nos ayude a los propósitos de este texto.
Significado etimológico
El término documento proviene del verbo latino docere

que significa adoctrinar, enseñar. De este se deriva el sustan-
tivo latino documentum, enseñanza o también se puede tradu-
cir como “lo que enseña”, palabra que se comienza a usar
con más frecuencia en castellano a partir de 1520. (J. Coro-
minas, 1987, 219). De ahí, que por medio del documento se
enseña, se instruye algo o se muestra algo.
Significado legal
En la normatividad mexicana el documento se define y ca-

lifica de diferentes maneras. A nuestro modo de ver, se carece
de una articulación entre los diversos ordenamientos jurídi-
cos, ya que no se toman en cuenta entre sí cuando discurren
sobre este tema. Cabe subrayar que cada ley aplica un carác-
ter jurídico al término documento y, aunque en algunos ca-
1
2 LA ORGANIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES PÚBLICOS
sos, se presupone un carácter ya definido en otra ley cronoló-

gicamente anterior, no se hace mención de la misma para
ligarla o reforzarla conceptualmente. Es evidente, que ante
tal situación, se tenga que recurrir a las diferentes acepciones
que contienen las normas para sustentar la importancia legal
del documento en la administración pública. En este sentido,
podemos distinguir dos grupos de normas relacionadas con
este término. Las que se promulgaron antes del año del 2002
y las que posteriormente se han emitido a propósito del tema
de la transparencia y acceso a la información.
Veamos, pues, las particularidades de cada norma en su
orden cronológico.
El Código Federal de Procedimientos Civiles, en su más
reciente versión (DOF, 18/12/2002), distingue entre documen-
to público y privado. El primero lo define, en el artículo 129,
como aquel cuya formación está encomendada por la ley,
dentro de los límites de su competencia, a un funcionario pú-
blico revestido, y aquellos expedidos por funcionarios públi-
cos en el ejercicio de sus funciones. Así mismo, el artículo an-
tes mencionado, señala que la calidad de documento público
se manifiesta, además de la condición anterior, por medio de
los aspectos diplomáticos como la existencia regular de los
sellos, firmas u otros signos exteriores sobre los documentos,
que, en su caso, prevengan las leyes.
La Ley General de Bienes Nacionales (DOF, 20/05/2004),
en el artículo 6, fracción XVIII inscribe a los documentos de
las oficinas y a los medios o soportes (mapas, planos, fotogra-
fías, magnéticos o informáticos, cintas magnetofónicas y cual-
quier otro objeto que contenga imágenes y sonido) dentro de
la categoría de bienes de dominio público, bienes muebles de
la Federación que por su naturaleza no son normalmente sus-
tituibles, y que forman parte de su patrimonio. Son bienes
inalienables, inembargables e imprescriptibles (J. Fernández,
2006, 35).
La Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas,
Artísticos e Históricos (DOF, 06/05/1972), en el artículo 36,
fracción II define a los documentos de las oficinas y archivos
de la federación, estados y municipios que pertenezcan (ar-
chivos de trámite y de concentración) o que hayan perteneci-
do (archivos históricos), como monumentos históricos sujetos
EL DOCUMENTO 3
a las prescripciones que la misma ley da para proteger a esta

clase de patrimonio cultural.
Por su parte, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Pública Gubernamental (en adelante LFTAIPG),
(DOF, 11/06/2002), retoma algunos elementos de la definición
del Código Federal de Procedimientos Civiles y añade otros.
En este caso, antes de definirlo; los legisladores enlistan una
tipología de los diversos documentos que puede emitir una
oficina pública, que por otra parte es ociosa, ya que finalmen-
te no abarca todos los tipos documentales producidos por la
administración pública teniendo que recurrir a una salida va-
ga y general con la fórmula “y cualquier otro registro”. Tex-
tualmente el artículo 3, fracción III establece que los docu-
mentos son: los expedientes, reportes, estudios, actas,
resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas,
directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, no-
tas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro
que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de
los sujetos obligados y sus servidores públicos, sin importar
su fuente o fecha de elaboración y podrán estar en cualquier
medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, infor-
mático u holográfico. Con mayor precisión, los LGOCA, en el
numeral segundo, fracción XV, define como documento de
archivo: aquel que registra un hecho, acto administrativo, ju-
rídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado
en el ejercicio de las facultades y actividades de las depen-
dencias y entidades.
En suma, la normatividad vigente enmarca al documento
como un registro elaborado por un servidor público en el
ejercicio de sus funciones; el cual debe tener una estructura
diplomática, tiene un doble carácter: el de bien mueble no
renovable y el de monumento histórico, es decir, el de patri-
monio documental de la nación sin importar su fecha de
elaboración.
Significado archivístico
Existen, al menos, tres características fundamentales del

documento de archivo. La primera es su vinculación orgánica
con el expediente, la serie y el fondo del que nació. Los docu-
mentos no nacen aislados o por casualidad, si no que más

bien, se van generando en correspondencia con las funciones
propias del productor. Hay una relación causal entre el docu-
mento y los procesos administrativos. Cada documento se va
agrupando con aquellos que le son semejantes en cuanto a
que tratan el mismo asunto, actividad o trámite. La agrupa-
ción aludida corresponde a las propias atribuciones y funcio-
nes asignadas a las unidades administrativas que coadyuvan
al cumplimiento de las obligaciones impuestas por los orde-
namientos jurídicos. A este respecto M. Duschein (1985, 72)
señala que, “el documento de archivo, a diferencia del objeto
de colección o del dossier (carpeta) de documentación consti-
tuido por piezas heterogéneas de diversas procedencias, no
tiene, pues, razón de ser, sino en la medida en que pertenece
a un conjunto. El sitio de un documento de archivo está en el
seno de un proceso funcional, del cual es un elemento, por
mínimo que sea. En un comienzo nunca se le concibe como
un elemento aislado. Siempre posee un carácter utilitario que
sólo se hace claro cuando ha conservado el puesto que le co-
rresponde dentro del conjunto de los demás documentos que
lo acompañan”.
La segunda característica es que el documento es el sopor-
te en el que se plasma el contenido de las acciones adminis-
trativas de un ente público. Se constituye en testimonio de los
trámites cotidianos. Esta es la faceta más importante para el
archivista, porque éste último se convierte en el custodio de
un soporte que documenta y testifica de manera fiel los acon-
tecimientos realizados por los servidores públicos en cumpli-
miento de una función y un procedimiento normado.
La tercera característica del documento la tomamos del
ISO 15489-1:2001 citada por Cruz Mundet (2006, 112-113), y
tiene que ver con:
• La autenticidad en cuanto que un documento es aquel
que puede probar que es lo que pretende ser, ha sido
creado o enviado por la persona que se presume y ha si-
do creado o enviado en el tiempo presumido.
• La confiabilidad en el entendido que sus contenidos
pueden ser creídos como una representación exacta de
las transacciones, actividades o hechos de los cuales
dan fe y seguridad.
EL DOCUMENTO 5
• La integridad, ya que deben estar completos e inaltera-

dos.
• La manejabilidad porque deben ser accesibles, localiza-
bles y recuperables.
De acuerdo con este último punto recordemos que los pro-
pios LGOCA en su numeral quinto establecen, que la organi-
zación de los archivos, deben asegurar la integridad, la dispo-
nibilidad y la localización expedita de los documentos de
archivo.
Significado diplomático
La diplomática clásica define al documento como un testi-

monio escrito de un hecho de naturaleza jurídica, que observa
ciertas formas determinadas, las cuales son destinadas a pro-
curarle fe y a darle fuerza de prueba (C. Paoli, 1942, 8). De esta
noción clásica podemos deducir que la diplomática se ocupa
de documentos escritos, no de cualquier tipo de documento.
El documento debe haber sido escrito con la intención, vo-
luntaria o indirecta, de transmitir un acto que puede compor-
tar una relevancia jurídica. Por esta razón, el documento, se
redacta respetando ciertas normas fijas, si bien variables a
través del tiempo, tales de conferir al documento credibilidad
y por tanto, capacidad probatoria. El documento, en sentido
estricto, es un testimonio escrito de cualquier acción o hecho
jurídico con una forma determinada. De esta noción, se deri-
va tres elementos: primero, es un escrito; segundo, realizado
en forma determinada; y tercero, establece una relación jurí-
dica. En este sentido, encontramos mandatos, privilegios, or-
denanzas, bulas, etc. Pero también, el documento se puede
entender sensu lato, (en sentido amplio), como los escritos en
los que no plenamente se verifican los elementos antes indi-
cados, por ejemplo los mandatos de tipo administrativo no ju-
rídicos, pero oficiales (circulares, comunicados, instruccio-
nes, informes); las cartas que tratan sobre negocios y refieren
situaciones jurídicas (requisiciones, contratos, facturas, licita-
ciones); y las actas que testimonian la licitud de una acción
jurídica (actas de las juntas directivas, nombramientos), etc.,
(P. Rabikauskas, 1976, 22). En suma, según esas nociones, el
documento es entendido como cualquier testimonio material

capaz de representar un hecho; o es cualquier escrito que da
noticia de un hecho aunque carezca de formas legales, (J. J.
Real, 1970, 3).
Acercamiento al documento electrónico
Además del documento papel hoy en día se trabaja con el

documento virtual o electrónico. Pero ¿qué es el documento
electrónico? El Comité de Documentos Electrónicos del Con-
sejo Internacional de Archivos lo define como el documento
adecuado para ser transmitido o procesado por una máquina
binaria, digital, (1999, 35). Muy de cerca la normatividad vi-
gente mexicana lo entiende como una información que puede
constituir un documento de archivo cuyo tratamiento es auto-
matizado y requiere de una herramienta específica para leer-
se o recuperarse (LGOCA, numeral segundo). Así pues, la con-
dición para definir a un documento electrónico, según los
Lineamientos mencionados, es que previamente sea un docu-
mento de archivo.
Por otra parte, algunos autores señalan que una de las ca-
racterísticas importantes que distinguen al documento elec-
trónico es su inestabilidad o quizá podríamos decir su volati-
lidad. En efecto, su mayor variabilidad le da la particularidad
de que exista como tal mientras perdure su incorporación a un
soporte. Desde este punto de vista, se ha definido al documento
electrónico como “el mensaje incorporado permanentemente
a un soporte (mientras perdure dicha incorporación), em-
pleado con una finalidad informativa”. (J. A. Martínez Come-
che, 37).
En México se vive una transición silenciosa en las oficinas
públicas en cuanto al uso de documentos de papel y los elec-
trónicos. La inexistencia de normas en la materia dejan al li-
bre albedrío el uso indistinto, o en algunos casos combinado,
del documento papel o del documento electrónico. Ante la
problemática que la misma tecnología de la información con-
lleva en este tema, lo importante es establecer mecanismos
que den confiabilidad, seguridad, integridad, certeza de la au-
tenticidad y accesibilidad de los documentos electrónicos.
Estos requerimientos fueron tomados de forma general por
EL DOCUMENTO 7
los ya citados LGOCA, en los numerales segundo, fracción,

XVI y los vigesimotercero, vigesimocuarto y vigesimoquinto.
Por otra parte, un buen número de servidores públicos
frecuentemente confunden las bases de datos o los sistemas
informáticos con los documentos electrónicos. En México se
tiene definido el sistema informático como el conjunto de
programas, aplicaciones y procedimientos que se ponen a
disposición de ciertos usuarios para el cumplimiento de sus
funciones y la base de datos como un conjunto de datos inte-
rrelacionados y un conjunto de programas para accesarlos.
Una recopilación de datos estructurados y organizados de
una manera disciplinada para que el acceso a la información de
interés sea rápido (NOM-151-SCFI-2002, DOF, 04/06/ 2002).
De ahí que insistamos en el elemento primordial y, la condi-
ción, sin la cual no se puede entender al documento electró-
nico, que es precisamente el que sea un documento de archi-
vo tal como lo han definido las propias normas vigentes,
según quedó referido en párrafos anteriores.
Por último, conviene subrayar que los LGOCA menciona-
dos disponen en los numerales vigesimotercero y vigesimo-
cuarto, siguiendo muy de cerca la “guía para la administra-
ción de documentos electrónicos desde la perspectiva
archivística” (1999), publicada por el Consejo Internacional
de Archivos, que los organismos públicos deberán tomar las
medidas necesarias que aseguren la identidad, la integridad,
la validez, la autenticidad, la confidencialidad y disponibili-
dad de los documentos electrónicos de acuerdo con las espe-
cificaciones de soportes, medios y aplicaciones de conformi-
dad con las normas nacionales e internacionales. Estas
características son el sello que los documentos electrónicos
deberán llevar como requisitos mínimos para ser reconocidos
como tales. El documento debe ofrecer certeza jurídica, fiabi-
lidad de autoría y autenticidad.
La misma Guía antes citada, distingue a los documentos
electrónicos de los tradicionales por las siguientes caracterís-
ticas, (1999, 34-38):
• Registro y uso de símbolos. El contenido de los docu-
mentos tradicionales se registra en un soporte mediante
símbolos a los cuales un ser humano tiene acceso direc-
tamente, por el contrario el contenido de los documen-
tos electrónicos ser registra en un soporte y en un me-

dio a los cuales el ser humano no puede tener acceso
directo, es necesaria una herramienta: la máquina,
(hardware) y un lenguaje especial (software) para leer
su contenido.
• Relación entre contenido y soporte. El contenido de un
documento tradicional siempre estará en relación al so-
pote que lo contiene, por su parte el contenido de un do-
cumento electrónico también está en un soporte, pero
con alta posibilidad de ser mudado a otros. Lo cual au-
menta el riesgo de garantizar su mantenimiento, auten-
ticidad y confiabilidad.
• Características de las estructuras físicas y lógicas. La es-
tructura de un documento tradicional es parte integral
de cualquier documento de papel y uno de los criterios
para evaluar su autenticidad, en cambio la estructura
del documento electrónico no es evidente para el usua-
rio, depende del hardware y del software. Cada vez que
el documento electrónico se transfiere a oro dispositivo,
la estructura física se modifica.
• Metadatos. Son definidos como los datos de los datos y
son esenciales para hacer al documento comprensible.
Proporcionan el cómo se registró la información y pro-
veen una parte del contexto funcional del documento.
• Identificación de documentos. Un documento electrónico
no puede ser identificado por los medios tradicionales,
sino por los propios contextos y metadatos.
• Conservación de documentos. La conservación de docu-
mentos tradicionales significa almacenar unidades físi-
cas y dependen de las condiciones de almacenamiento.
Los documentos electrónicos dependen de almacenajes
efímeros y de la obsolescencia de los sistemas. Debe ha-
ber programas permanentes y confiables de migración a
nuevos soportes y sistemas.
Sin embargo, es importante reconocer que aún falta esta-
blecer la discusión para llegar a tener en México un sistema
de administración de documentos electrónicos con el objeto
de organizar verdaderos archivos electrónicos.
2
El expediente
¿Qué se entiende por expediente?
El término expediente ha sido usado en el lenguaje castellano

desde el siglo XV y su etimología tiene su raíz en el participio
presente latino, expediens, expedientis, del verbo expedire que
significa “el que resuelve”, “el que desentorpece”, “el que des-
pacha” (J. Corominas, 1987, 332). Su origen tiene un sentido
de agilidad, de ahí la derivación de la palabra expedito. Si-
guiendo la raíz etimológico las palabras expediente y expedi-
to, dentro del ámbito de la administración, deberían corres-
ponder a la fluidez de los trámites; en este contexto, lo
contrario a la palabra expedito, se le ha definido coloquial-
mente como burocrático. El expediente es el medio por el
cual el funcionario solventa, zanja, remedia, satisface una so-
licitud, un proceso o un encargo de oficio, de manera ágil, de
acuerdo con las atribuciones y funciones de la dependencia o
entidad a la que pertenece.
El expediente es la encarnación física de un concepto inte-
lectual: una serie de documentos que se integran y se mantie-
nen juntos porque se relacionan con una actividad o un tema
particular, un contenido que explica un acto o trámite admi-
nistrativo. El expediente, pues, refleja el ciclo administrativo
de un asunto que inicia con un documento de apertura y fina-
liza con otro de conclusión.
Ahora bien, el expediente, de acuerdo a la Norma Interna-
cional General de Descripción Archivística (ISAD, G), se ha
definido como una unidad organizada de documentos agru-
pados juntos para su uso en la gestión del productor o en el
proceso de la organización archivística, debido a que se rela-
cionan con un mismo asunto o trámite, (ISAD G, 1997, 14).
9
En este sentido, un expediente es habitualmente la unidad bá-

sica de instalación archivística, como el libro lo es a la biblio-
teca. Por cierto, llama la atención la nota de pie de página
que añade la versión española de dichas normas, publicada
por el Archivo General de la Nación, porque también en Mé-
xico se ha discutido sobre cómo entender al expediente, es
decir, como un concepto o como un objeto estrictamente físi-
co. Solemos pensar en un expediente como un objeto físico,
excluyendo su esencia, su contenido y haciendo énfasis en el
accidente, en su forma externa. Este planteamiento ha lleva-
do a polémicas, en donde incluso se ha discutido sobre la ex-
tensión o medida que deben tener los expedientes como si
fuera la parte fundamental de una reflexión archivística. So-
bre el particular, el expediente como ente conceptual admite
los diversos tamaños físicos de los expedientes o subdivisio-
nes en legajos siempre y cuando, como veremos, se puedan
controlar y manejar o manipular razonablemente.
La definición de expediente adoptada por la normatividad
vigente a nivel federal sigue muy de cerca a la propuesta por
la traducción española de la ISAD G publicada por el Archivo
General de la Nación y se encuentra, tanto en el Reglamento
de la LFTAIP en el artículo 2, fracción II que lo define como
conjunto de documentos, (DOF, 18/08/2003) y en el numeral
segundo, fracción XVII de los LGOCA, donde es enunciado co-
mo una unidad constituida por uno o varios documentos de
archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, acti-
vidad o trámite de una dependencia o entidad. Esta defini-
ción hace hincapié en que se trata de agrupar documentos de
archivo, es decir, el soporte que registra un hecho, acto admi-
nistrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, mane-
jado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de
las dependencias y entidades. Esta característica, de contener
documentos de archivo, es imprescindible para poder hablar
de expedientes. Sin embargo, no hay que olvidar lo que se
afirmó sobre el significado legal del documento ya que, según
la Ley General de Bienes Nacionales y la Ley Federal de Mo-
numentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos, el
expediente, en ambos casos, también es calificado como bien
mueble público y monumento histórico.
La reflexión archivística acerca del expediente no puede
olvidar a la tecnología de la información, que como ya vimos
EL EXPEDIENTE 11
en el caso del documento electrónico, combina los conceptos

tradicionales con las prácticas tecnológicas para darnos otra
posibilidad de soportes de información. Las características
fundamentales de los expedientes en papel deben ser cumpli-
das por los expedientes electrónicos, es decir deben agrupar
documentos de archivo relacionados con un mismo asunto,
actividad o tema y aglutinados en una sola carpeta o “archi-
vo”. Conviene aclarar que la palabra inglesa file traducida
por los paquetes de software al español como “archivo”, es el
equivalente a carpeta o fólder (J. Mc Cleary, 1997, 60). Por lo
tanto, todos los requisitos archivísticos y legales para consti-
tuir un expediente físico deben estar presentes en el “contene-
dor” electrónico. La diferencia lo hace el acceso, ya que sólo
por medio de una máquina se puede leer un expediente elec-
trónico; de ahí su esencia de virtual, de expediente no tangi-
ble, pero que al final contiene documentos con información
oficial que se ha decidido conservar sin versión impresa.
El carácter archivístico de los expedientes
Los expedientes son productos administrativos y archivís-

ticos que deben cumplir con una serie de requisitos que le
dan su esencia, su identidad y su razón de ser. En la gestión
administrativa son vehículos de resolución y en el proceso ar-
chivístico son la forma mediante la cual se realiza la organi-
zación documental. Por ello no se puede perder de vista el ca-
rácter archivístico que tienen los expedientes para la
administración pública. Si quisiéramos enumerar los elemen-
tos básicos que constituyen el carácter archivístico de los ex-
pedientes tendríamos que considerar al menos los siguientes:
• Tienen un carácter seriado, ya que cada expediente se
produce uno a uno de acuerdo a la función de la unidad
administrativa.
• Tienen carácter orgánico. Son parte de un todo estructu-
rado, deben su existencia a una institución que los pro-
dujo, y sólo alcanzan sentido al interrelacionarse.
• Tienen carácter de originalidad La información que con-
tiene es única y no renovable, a diferencia de otros do-
cumentos múltiples, como los libros o las revistas.
• Tienen carácter testimonial. Los expedientes proporcio-
nan la evidencia “oficial” de la actividad que registran,
por lo que deben ser confiables. Su confiabilidad depen-

de de su integración, ya que no debe faltar ningún docu-
mento, máxime cuando están determinados aquéllos sin
los cuales no tiene validez oficial un expediente. Pero
también, tiene carácter testimonial en relación al propio
productor porque, este último, deja constancia de que los
expedientes han sido conformados íntegramente de acuer-
do con sus facultades y certificando su autenticidad por
medio de los signos diplomáticos como son los encabe-
zamientos, firmas y sellos, entre otros. Por último, los
expedientes testimonian su procedencia contextual al ser
vinculados con su origen por medio de la descripción.
El contenedor físico del expediente
Los expedientes están integrados físicamente por soportes

de papel guardados en carpetas o fólderes. Dichos contenedo-
res suelen estar hechos de papel manila rígido o cartoncillo,
cortados un poco más grandes que las dimensiones de los do-
cumentos que se archivan y doblados para encerrar esos do-
cumentos y, así, minimizar los daños a causa del manejo y el
uso cotidiano y del medio ambiente.
También se suele utilizar como guardas las carpetas con
cubierta plástica o de cartón rígido, cuyos inconvenientes son
el lomo duro que roba espacio en las cajas y en los estantes,
así como el maltrato de los documentos al ser perforados y
colocados de manera vertical. Siempre será más conveniente
contener los documentos en materiales PH neutro y colocar-
los en forma horizontal o también acostarlos en cajas diseña-
das para este fin.
No es pertinente usar cubiertas de expedientes

más delgadas, ya que se rompen y dañan con
frecuencia, y es necesario reemplazarlas más a
menudo que las que son más gruesas. El carton-
cillo de mala calidad se quiebra cuando las con-
diciones ambientales son adversas. No se reco-
miendan las carpetas con argollas, ya que las
perforaciones realizadas a los documentos son
muy agresivas.
EL EXPEDIENTE 13
En cuanto a la sujeción de los documentos dentro de las

guardas, es importante traer a colación que existen varios
usos de acuerdo a los diferentes países y tradiciones. De he-
cho la palabra inglesa file (expediente), se deriva de la pala-
bra latina filum, la cual significa hilo. Esta relación entre sig-
nificados etimológicos y usanzas permiten comprender como
se fue resolviendo una situación relacionada con el manejo
de los documentos para no desperdigarlos y perderlos. Amal-
gamar documentos sueltos requirió de alternativas que deri-
varon en técnicas para tener reunidos los papeles sin maltra-
tarlos en la medida de lo posible. Por ello es común que los
documentos individuales dentro de un expediente se aseguren
con un cordel con herretes confeccionado con hilos torcidos.
En países que siguen la práctica británica, este cordel, llama-
do Treasury tag, se inserta en un orificio perforado en la es-
quina superior izquierda de la cubierta doblada del expedien-
te y en la misma posición en cada documento. Este sistema
sigue siendo el más barato y más fácil para asegurar docu-
mentos dentro de un expediente con el riesgo mínimo de per-
der información por el orificio inicial.
Con frecuencia los documentos se aseguran en

los expedientes usando marbetes, broches, en-
gargolados con “gusanos” de pvc o metálicos,
sujetadores de plástico y carpetas de argollas.
Las carpetas de argollas, lo mismo las jaibas o
broches obligan a perforar los documentos con
el consiguiente daño.
En la tradición archivística mexicana también está pre-

sente el hilo, pero a diferencia de la costumbre británica, los
documentos sufren tres perforaciones en el costado izquierdo
en donde se inserta, por medio de una aguja de canapé, hilo
de cáñamo o de algodón. Sin embargo, esta práctica comen-
zó a entrar en desuso en la década de los setenta del siglo pa-
sado. En aquellos años se abandonó en muchas oficinas la
técnica archivística, ya no se integraron expedientes, sino se
agruparon los documentos de manera cronológica sin impor-
tar el asunto, siguiendo el criterio de origen del remitente. A
esta aglutinación de papeles siguió la forma de agruparlos

por medio de objetos menos “complicados”. Así se introduje-
ron comercialmente los productos metálicos como las jaibas
o broches y las carpetas con argollas. No obstante aquello,
aún encontramos expedientes glosados de acuerdo con la tra-
dición archivística en los tribunales judiciales, en las oficinas
que manejan temas jurídicos, en áreas administrativas en
donde los procedimientos para integrar documentos por
asunto han conservado esta práctica de generación en gene-
ración, como es el caso de los expedientes de personal o los
clínicos. De manera general, con menos frecuencia constata-
mos el uso de este sistema en la mayoría de las áreas admi-
nistrativas, convirtiéndose en casos de excepción las oficinas
que le dan este tratamiento a sus expedientes.
FIGURA N. 1
Ejemplo de sujeción por medio de cordel
de algodón con tres perforaciones
EL EXPEDIENTE 15
Así pues, el sistema más generalizado en las áreas admi-

nistrativas está relacionado con el uso de la carpeta de barra
o de argollas asegurando los documentos a través de tres o
cuatro orificios en la parte izquierda. Estos sistemas son con-
siderados más seguros, pero tienden a ser más caros que el
sistema tradicional del cosido. Además, dar vuelta a los pape-
les dentro de la carpeta resulta más difícil y si a los documen-
tos no se les dejan márgenes adecuados en ambos lados, el
riesgo de perder información es mayor.
También hay que tomar en cuenta que si los expedientes
van a ser conservados por algún tiempo, especialmente en
climas calientes y húmedos, el metal usado en las carpetas de
barra o de argollas, y las jaibas o broches pueden corroerse
causando daños a los documentos. En tal caso, si se va a em-
plear este sistema, de ser posible, es preferible usar compo-
nentes que no sean metálicos, sino de plástico inerte.
FIGURA N. 2
Carpeta de argollas donde se aprecia
las diferentes perforaciones
Los expedientes no deben llegar a ser tan grue-

sos que no se puedan manejar con facilidad y se-
guridad. En estos casos se recomienda separar-
los en volúmenes o legajos.
Es importante, finalmente, tomar en cuenta las siguientes

recomendaciones: no dejar que los expedientes se vuelvan de-
masiado voluminosos. Siempre debe haber un tramo libre su-
ficiente de marbete, barra o argollas de manera que los docu-
mentos en el expediente puedan hojearse sin peligro y leerse
con facilidad sin que los orificios perforados en el papel se
abran y los papeles se desprendan. Los desgajes de carpetas
no sólo dañan a los documentos sino que aumenta el riesgo
de que el contenido del expediente quede desordenado o se
pierda. Cuando ocurren daños a las cubiertas de los expe-
dientes o a los documentos no deberán repararse nunca con
cinta adhesiva. La cinta adhesiva decolora y daña el papel al
cual se adhiere y la mancha que produce es muy difícil de
quitar. Se recomienda buscar el consejo de un experto en
conservación de papel para reparar expedientes y documen-
tos dañados.
La integración
3
de los expedientes
El orden correcto de los documentos y su mantenimiento en

un expediente establece el contexto en el que se toman las de-
cisiones y se efectúan las acciones. Le otorga confiabilidad,
veracidad, certeza jurídica-administrativa. Además testimonia
y confirma la secuencia de los actos administrativos. Por esta
razón, los documentos deben ser acomodados en el mismo
orden en el que se realizan las transacciones, de las cuales
forman parte. De ahí que no es lo mismo decir que cada pa-
pel individual deba ser archivado en orden cronológico, que
ser archivado según la cronología de las propias transaccio-
nes. Este principio archivístico del respeto del orden original
está sancionado por el artículo 46 de la Ley Federal de Proce-
dimientos Administrativos, (DOF, 30/05/2000), en adelante
(LFPA), el cual señala que: “en el despacho de los expedientes
se guardará y respetará el orden riguroso de tramitación en
los asuntos de la misma naturaleza;-y-la alteración del orden
sólo podrá realizarse cuando exista causa debidamente moti-
vada de la que quede constancia”. El segundo párrafo del
mismo artículo sentencia que el “incumplimiento a lo dis-
puesto en el párrafo anterior, será causa de responsabilidad
del servidor público infractor”.
Los documentos se integrarán en el orden admi-

nistrativo en que se recibieron o se crearon.
Colocar en el orden en que son creados o recibidos los do-

cumentos, implica tener presente que éstos se conservan, en
muchos de los casos, en copia cuando son enviados por la ofi-
cina a otro ente o persona. Esta copia adquiere interés jurídi-
17
co-administrativo con el llamado “acuse”, es decir con el se-

llo, fecha y firma de recibido de la oficina o persona
receptora y se convierte en el original probatorio del remiten-
te; así mismo los documentos recibidos para iniciar algún
trámite como puede ser una solicitud o para dar respuesta a
un comunicado enviado junto con los anexos complementa-
rios que pudieran existir, son los originales que se integran
en el expediente, aunque muchas veces sean fotocopias de
otros documentos. Así pues, el orden cronológico de llegada
estará establecido por el cursus del trámite mismo y no por
un criterio personal. Veamos el siguiente ejemplo: Los pape-
les relacionados, como una transacción recibidos en una ofi-
cina pueden ir llegando con una fecha diferente al del propio
documento. La fecha de producción será distinta a la fecha
de recepción oficial. Así sucesivamente los documentos van
arribando y registrando de conformidad con su recepción.
Este orden de archivación refleja la secuencia correcta de los
asuntos. La archivación estricta de los documentos en el or-
den de creación y recepción es una regla simple de seguir y
fácil de mantener con coherencia cuando varias personas son
responsables de la archivación.
Es frecuente encontrar en algunas unidades administrati-
vas la aplicación de procedimientos para integrar los expe-
dientes de acuerdo a cierta operatividad relacionada con el
objeto de la institución, como es el caso de los expedientes de
crédito, los expedientes clínicos, de repente los expedientes
de personal, etc. En estos ejemplos conviene recordar que pa-
ra estar en sintonía con la norma vigente citada en el primer
párrafo de este apartado, la LFPA, debe haber una causa mo-
tivada que deje constancia y sustente el por qué se agrupan
los documentos de forma diferente a la establecida por el or-
denamiento jurídico.
Desde luego, en la práctica es frecuente encontrar varias
formas de ordenación que adquieren carta de naturalización
por costumbre y no tomaron en cuenta la norma vigente.
Algunos servidores públicos de nivel operativo colocan jun-
tos, como si fuera un “expediente”, todos los papeles relacio-
nados con cada transacción, como las pólizas de seguros de
vida, las altas del ISSSTE, los pagos de tenencia del parque
vehicular, correspondencia recibida y las copias de las res-
LA INTEGRACIÓN DE LOS EXPEDIENTES 19
puestas enviadas, etc. Este método asegura que los papeles

relacionados con diferentes transacciones no estén archiva-
dos de manera intercalada; los usuarios de los expedientes
pueden ver fácilmente la secuencia de los documentos rela-
cionados con cada asunto.
El inconveniente de esta forma de archivar es que no
siempre es posible que el archivista, los servidores públicos
de nivel operativo o los funcionarios determinen cuándo la
documentación relacionada con un asunto concreto está
completa. Por ejemplo, es posible que se reciban más docu-
mentos. En este caso el contenido de los expedientes tiene
que ser reordenado regularmente de manera que los docu-
mentos que se relacionan con una secuencia particular de
asuntos puedan ser insertados en el lugar correcto.
Esta dificultad puede ser superada algunas veces usando
divisores de expedientes para separar las distintas transaccio-
nes comprendidas en el expediente o creando expedientes
múltiples. Sin embargo, estos sistemas son más caros ya que
usan más material de oficina y, además, pueden ser difíciles
de manejar y requieren mucho tiempo.
Otro problema que dificulta conservar el orden de las
transacciones es la elaboración de los propios documentos,
en donde en uno solo se refieren varios asuntos, obligando a
los auxiliares o secretarias a fotocopiar el documento tantas
veces cuantos asuntos trate. Quizá esta práctica ha sido fo-
mentada por los mandos superiores y medios de la adminis-
tración pública. La costumbre ganó a la disciplina de elabo-
rar documento por asunto. En realidad el argumento de esta
práctica es el ahorro de papel. Sin embargo, como se señaló,
el pretendido ahorro se acaba en el momento en que se re-
producen los diversos asuntos en fotocopias.
Modos de integración
Existen diferentes métodos de integración. El método de

atrás hacia adelante es el más común y la opción preferida.
Cada documento nuevo se añade encima de los documentos
precedentes de suerte que el documento creado o recibido
más recientemente siempre está a la vista. Este método es fá-
cil de manejar, no requiere que los documentos sean movidos
y asegura que los últimos documentos sean objeto de la aten-

ción rápida del funcionario operativo. Este sistema es fácil de
manejar sólo si se usan carpetas de argollas o de barra, sin
embargo es un sistema contra natura del proceso administra-
tivo y hace difícil seguir la secuencia cronológica administra-
tiva del expediente.
La integración de documentos añadiendo cada

documento nuevo debajo del anterior es el méto-
do más fácil de mantener el orden cronológico
del expediente.
En el método opuesto, el de adelante hacia atrás, cada do-

cumento nuevo se añade debajo de los documentos preceden-
tes. Este método es el llamado “método histórico” porque
ofrece la secuencia cronológica de la transacción o trámite y
permite al funcionario tener un conocimiento de cómo se fue
desarrollando el asunto. Es el sistema más lógico y natural
desde el punto de vista archivístico, ya que refleja fielmente el
proceso de una actividad o trámite desde que inicia hasta que
concluye
En algunos sistemas, los documentos son colocados en se-
cuencias cronológicas separadas tanto en el lado izquierdo
como en el lado derecho de un expediente, estando perfora-
dos de la parte izquierda o en la parte central superior. Este
método suele ser usado para separar documentos primordia-
les de aquellos que son solo complementos y son secundarios.
Si bien este sistema de división del expediente se usa raras
veces, podemos constatar su uso en algunas unidades admi-
nistrativas; el inconveniente, además de tener la secuencia in-
completa de todos los documentos, es que requiere demasia-
do tiempo y es muy exigente para poder mantenerlo
adecuadamente. La única ventaja es que tanto los funciona-
rios como el archivista tienen a la vista los documentos sus-
tantivos, de suerte que no tienen que examinar todo el conte-
nido del expediente; aunque, por otra parte, no se respeta el
cursus del trámite y no se tiene clara su historia, según quedó
señalado anteriormente.
El sistema de expediente dividido es usado con frecuencia

junto con la foliación de documentos. La foliación es el pro-
ceso de numerar los documentos consecutivamente en el ex-
pediente, comenzando con el número uno, en el orden en el
cual son archivados. Luego, los documentos son listados en el
orden de numeración de folio sobre hojas pequeñas, en el la-
do izquierdo de la parte interna de la cubierta del expediente,
proporcionando una lista o índice del contenido.
El sistema de expediente dividido también se ha usado pa-
ra separar documentos de valor efímero (habitualmente a la
izquierda) de aquellos que tienen un valor más duradero (por
lo general, a la derecha) o para conservar una existencia de
duplicados (por lo general, a la izquierda). Como regla gene-
ral es mejor archivar todos los documentos pertinentes con el
fin de establecer la continuidad de las transacciones registra-
das en el expediente y colocar materiales puramente efímeros
en expedientes separados, o no archivar documentos efíme-
ros en lo absoluto, esto último, se tratará abajo con más
detalle.
La foliación minimiza el peligro de que los documentos no
sean controlados y susceptibles de ser extraídos sin darse
cuenta. La foliación se puede realizar dentro de un sistema
de ordenación cronológico de arriba hacia abajo porque con-
forme llegan los documentos se pueden ir foliando y no existe
la posibilidad de que se metan papeles intermedios que rom-
pan la secuencia de la numeración.
La integridad del expediente significa que están presentes
los documentos establecidos y según su cursus administrativo
debidamente controlados con folio e índice. El riesgo de ex-
tracción de algún documento es menor por los controles
establecidos.
¿Qué es lo que hay que integrar en un expediente?
¿Cuáles son los documentos que deben integrarse en el ex-

pediente? La respuesta tiene que ver con el concepto de docu-
mento de archivo. Todo aquel registro que realiza un funcio-
nario como parte del cumplimiento de las atribuciones y de
las funciones de su unidad administrativa debe formar parte
del expediente. Todas las evidencias de la tramitación o tran-
sacción son documentos sustantivos, testimonian los actos vi-

tales de una organización y por lo tanto, deben ser archiva-
dos. Sin embargo, no todas las piezas de papel que recibe un
organismo deben ser conservadas y colocadas en un archivo.
Entre los documentos que deben ser integrados figuran:
toda la correspondencia oficial recibida, las actas deliberati-
vas de toma de decisiones y los acuses de la documentación
enviada. Así mismo, se archivarán los documentos produci-
dos internamente de carácter administrativo, financiero, legal
y operativo que evidencian los actos de las áreas encargadas
de esas acciones. Los documentos de valor efímero como los
comunicados domésticos que se reparte en todas las áreas
(un aviso de que el día X se va a pintar una puerta y por esa
razón la entrada habitual se cambia por otra secundaria), los
recortes de periódico, los diarios oficiales y los duplicados en
fotocopia, entre otros, no se archivarán.
Los documentos sustantivos se guardan en el ex-

pediente: los documentos efímeros no deben
conservarse en archivos.
Por ejemplo, los siguientes tipos de documentos no son ar-

chivados normalmente:
• Proyectos preliminares, bien sean manuscritos o escritos
a máquina, que no difieren en esencia de proyectos pos-
teriores o de las versiones finales que sí se archivarán;
• Copias de correspondencia y documentos internos (cir-
culares), como avisos de suspensión de labores o notifi-
cación de reparación de la entrada del edificio, papeles,
informes y directrices proporcionadas solamente para
información del personal de la oficina que no tienen re-
lación con el quehacer continuo del organismo.
• Fotocopias de documentos (se entiende aquellos duplica-
dos que generalmente sirven de referencia o se usan co-
mo control de gestión documental, pero que sus origina-
les se encuentran resguardados en las áreas operativas.
• Separatas o materiales efímeros, como catálogos de fa-
bricantes y proveedores, anuncios, invitaciones a actos
sociales y recortes de periódicos circulados solamente

para información y diarios oficiales. Este material se
guardará por separado, se retendrá por un corto tiempo
y, luego, será dado de baja.
Existe un gran problema en la administración pública con
las reproducciones de documentos. Las fotocopias han venido
a incrementar el número de papeles que se resguardan en los
archivos. En los diversos niveles de una unidad administrati-
va se pueden encontrar tantas fotocopias de un mismo docu-
mento como niveles tenga. Si lo multiplicamos por el número
de oficios, circulares, etc., que llegan a una dependencia su-
maríamos miles de duplicados. Un solo trámite puede gene-
rar una cantidad ingente de papeles al año que por lo regular
son guardados en carpetas siguiendo una cronología consecu-
tiva sin atender el asunto de cada uno de ellos. Esta práctica
trae consigo dos problemas, la retención inútil de papel mul-
tiplicado y la dificultad de encontrar los documentos busca-
dos porque no están juntos por asunto, son efectivamente
“documentos varios”. Por eso es importante insistir en que las
normas vigentes disponen que se guarden en expedientes solo
documentos originales en el amplio sentido del término, pues
como ya se apuntó anteriormente, las copias con las firmas,
fechas y sellos de acuse o las copias de documentos de perso-
nas físicas o morales o de algún acto realizado fuera de la ofi-
cina son originales para el expediente que así lo requiere por-
que forman parte de las mismas transacciones o son
testimonios que sustentan actos que tienen que ver con el
asunto del expediente del que se trate.
Sin embargo, en muchas ocasiones, sin saber exactamente
el por qué, dentro de los expedientes que contienen originales
y acuses de recibo, se encuentran fotocopias que sustituyen a
los originales. En este caso, el archivista debe validar la copia
por medio de la “fe administrativa”, que otorga la firma del
titular de la unidad administrativa, quien valida la informa-
ción y los datos de la copia como fiel reflejo del original.
No siempre es práctico colocar físicamente en el expe-
diente algunos tipos de documentos por el soporte en el que
están, como las publicaciones, cuando por la función formen
parte del asunto. Así mismo, algunas piezas en formatos no
estandarizados como títulos de propiedad, fotografías, ma-

pas, planos o dibujos pueden necesitar alguna forma de pro-
tección especial. Para ello existen una serie de opciones.
Cuando se cuenta con documentos de formatos grandes que
son imposibles de ser guardados en el expediente correspon-
diente, se deben colocar en contenedores adecuados, por
ejemplo, planeros o maperos, guardas especiales para foto-
grafías, etc. Sin embargo, es importante dejar evidencia de
tal decisión por medio de fichas que indiquen dónde se colocó
el documento extraído y en el caso, de éste último, la referen-
cia de dónde se extrajo para contar con información cruzada
y no se pierda la relación y la procedencia del documento.
Si se decide integrar los títulos de propiedad, fotografías y
planos doblados en el expediente, deberán colocarse bajo una
cubierta protectora como un sobre, la cual será marcada pa-
ra indicar su contenido. El sobre podrá ser colocado como
cualquier documentación relacionada en su posición correcta
en el expediente y se asegurará o se unirá mediante el siste-
ma de sujeción escogido, sin perder de vista, que el método
seleccionado no sea agresivo con todos los diferentes
soportes.
Del mismo modo, cuando las Unidades de Administrativas
decidan conservar libros, revistas y, en general, publicaciones
por alguna razón fundada, pueden optar por manejar un cen-
tro bibliotecario y o de documentación en el cual se coloquen
los informes y otras piezas publicadas. También, en este caso,
será necesario establecer un sistema de referencias cruzadas,
de suerte que las piezas puedan ser vinculadas con sus expe-
dientes matrices y con los documentos archivados asociados.
Los informes y las publicaciones pueden ser colocados en re-
cipientes apropiados, tales como, estantes, cajas, sobres o
carteras; cada recipiente puede ser marcado o etiquetado con
el código de clasificación del expediente o de los expedientes
matrices. El documento archivado con el cual la pieza fue re-
cibida originalmente también se anotará para indicar la ubi-
cación de la pieza en el centro de documentación. Como
quiera que sea, todos los documentos asociados dentro del
cuerpo principal del expediente necesitarán tener referencias
cruzadas.
¿Qué es lo que no hay que integrar en el expediente?
En párrafos anteriores se ha señalado de manera general

lo que no se debe guardar en un archivo: consecutivos de fo-
tocopias, papeles de trabajo y todo elemento que no sea docu-
mento de archivo. Se trata de información constituida por re-
producciones de origen y características diversas cuya
utilidad en las unidades administrativas responsables reside
en la información que contiene para apoyar en las tareas
asignadas, sin que se trate de documentos elaborados en pro-
cesos administrativos que cumplan con las atribuciones.
Es interesante comentar que la categoría “papeles de tra-
bajo” la acuñamos para poder explicar a nuestros alumnos
cuál era la diferencia entre los documentos de archivo, úni-
cos, sustantivos, testigos fieles de una transacción derivada
de atribuciones y de funciones precisas, y aquellos duplicados
que son utilizados para controles de gestión, aquellas fotoco-
pias de información obtenida para coadyuvar a una opera-
ción sustantiva, o aquellos papeles que sólo son apoyos del
trabajo de algún funcionario. De tal manera, que estos pape-
les pueden ser conservados en la oficina, pero no en el archi-
vo; tienen una vida efímera. Cuando no sean útiles para la
operación pueden ser eliminados “In situ”.
Es importante no confundir con los papeles de trabajo con
“las hojas de trabajo” usadas por lo contadores y por los audi-
tores de los órganos internos de control, cuya utilidad y fun-
ción dan origen efectivamente a un documento de archivo.
Características principales de los papeles de trabajo que no
son documentos de archivo:
• Generalmente son ejemplares múltiples no originales
que proporcionan información, se trata de ediciones o
copias.
• Se trata de un conjunto ficticio o integrado artificial-
mente por unidades temáticas.
• Por lo general, no se consideran patrimonio documen-
tal; se les puede rehusar o reciclar, y sólo se conservan
aquellos por su valor de información.
• No se les transfiere al archivo de concentración.
• Tienen uso temporal como herramientas de trabajo o

auxiliares.
• Carecen de valores documentales primarios (adminis-
trativo, contable, legal o técnico).
• La mayoría tiene pronta obsolescencia, la cual está fija-
da conforme a la utilidad de la información contenida
en el mismo.
• Se trata de controles internos para diferentes operacio-
nes (agendas, faxes, asistencia del personal, control de
correspondencia o minutarios).
Ejemplos de papeles de trabajo que no se consideran docu-
mentos de archivo:
• Los controles de correspondencia de entrada y salida
duplicadas.
• Las carpetas que contienen documentos sin interrela-
ción alguna.
• Las carpetas donde se integran copias de documentos
que ya se encuentran en un expediente de archivo, tales
como los que reúnen copias de talonarios, de faxes, de
vales de almacén, de fotocopias.
• Las carpetas con copias o fotocopias de diversos temas.
• Las carpetas a las que se les da el nombre de una uni-
dad responsable, servicio o dependencia o entidad gu-
bernamental pero con contenido diverso y variado sin
relación entre sí.
• Las carpetas con información efímera e incompleta y
sin orden alguno.
• Publicaciones periódicas u otro tipo de documento que
no forme parte del documento de archivo, es decir,
cuando se trate de conjunto de documentos que no re-
flejan una acción o trámite. Cabe recordar que la defini-
ción de documento y expediente que consignan los
LGOCA identifican perfectamente bien el contenido que
se refiere al material de archivo.
• Información extraída vía Internet o fotocopias de libros
que sirven para apoyar la operación; sirven para obte-
ner los documentos propios de una función, como es el
caso de un estudio o de un informe
¿Cuándo y por quién se integran los expedientes?
Es necesario establecer procedimientos para determinar

qué documentos deben ser integrados según el cursus de la
transacción. O en su defecto sustentar el uso de un cursus di-
ferente, atendiendo lo que señala el citado artículo 46 de la
Ley Federal de Procedimientos Administrativos. Una cosa es
la secuencia en la que los documentos deben ir, y otra, qué
documentos deben contener los expedientes, lo cual puede es-
tar dispuesto por una norma o un manual de procedimientos.
Sean cuales fueren esos procedimientos, la coherencia en su
aplicación es crucial. Cuándo y por quién se archiva los do-
cumentos, dependerá del tipo de sistema de control usado.
Donde hay un sistema centralizado tradicional de mante-
nimiento de documentos, la correspondencia recibida es
abierta y registrada en las oficialías de parte o en las unida-
des técnicas de las secretarías de estado y, luego, es turnada
al funcionario o al área apropiada para tomar disposiciones
al respecto. En este modelo, estos servidores públicos, en
acuerdo con su superior, determinan cuál funcionario de se-
gundo nivel se ocupará de cada asunto y turnarán la corres-
pondencia en consecuencia. Después de haber circulado den-
tro de la unidad administrativa correspondiente y haberse
generado el proceso de contestación y despacho, el documen-
to turnado con las instrucciones respectivas, es canalizado al
archivo de trámite, si es que existe un archivo de trámite por
unidad administrativa. Una variante de este sistema es circu-
lar los materiales no sólo al más alto funcionario del perso-
nal, sino también a otros funcionarios superiores (copia para
conocimiento), de manera que, estén informados sobre las
cuestiones y avances de los asuntos que tienen que ver con la
dependencia o entidad. En este caso, es importante mantener
el control del registro de circulación, de modo que se minimi-
ce cualquier demora que pudiera haber en el manejo de la
correspondencia. Esta práctica tiene el inconveniente de fo-
mentar la multiplicación de fotocopias en cada nivel confun-
diendo estas duplicados con el verdadero archivo. Cabe seña-
lar que un método adecuado para evitar las fotocopias, es el
de digitalizar los originales para ser enviados y consultados
por vía de Intranet o correo electrónico dentro de una unidad
administrativa y, por medio de este sistema, se puedan dar

las instrucciones sobre el proceso, trámite o resolución admi-
nistrativo; además del seguimiento y control de gestión
documental.
También existe el sistema descentralizado en donde la co-
rrespondencia llega directamente a cada unidad administrati-
va. En este caso cada unidad turna sus documentos a los ni-
veles inferiores y en éstos últimos, se atienden según las
instrucciones superiores. Luego, se guardan en los respecti-
vos archivos de trámite. En este caso, también se puede de-
tectar la duplicidad de fotocopias en los diversos niveles de
una dependencia o de una misma unidad administrativa. Se-
gún lo anterior, cualquier empleado puede ser asignado por
su superior para organizar y custodiar documentos sean foto-
copias o sean originales.
Cabe acotar que en la nota de pie de página de la traduc-
ción española de la ISAD G, comentada líneas atrás, se hace
constar la conceptualización de una práctica realizada en al-
gunos países relacionada con la integración de los expedien-
tes por parte de los mismos archivistas de acuerdo con sus
criterios profesionales. Sin embargo, en otros países como
España el expediente es consecuencia de una norma jurídica
procedimental o por la gestión del organismo productor. Al
respecto, en México, como hemos visto, esta práctica está re-
gulada por la Ley Federal de Procedimientos Administrativos.
Sin embargo, en el trabajo cotidiano, muchas unidades admi-
nistrativas, han dejado la agrupación de los documentos en
manos de las secretarias o de algunos auxiliares de oficinas
apegados, no a un proceso administrativo claro y preciso, si-
no a un criterio personal teniendo como resultado lo que hoy
en muchas oficinas gubernamentales se identifica con el
nombre de “consecutivos” o “minutarios”. Esta agrupación
singular de documentos, reúne cronológicamente oficios, me-
morandum, circulares, etc., sin importar de qué asunto se
trate; siguen la lógica de las áreas remitentes. Por ejemplo,
podemos encontrar carpetas de documentos provenientes de
una X Secretaría de Estado o de un área interna como una
dirección. También existen carpetas que conservan todos los
oficios originales firmados por el titular del área o la colec-
ción de todas las “copias de conocimiento”.
En realidad, si se respetaran las normas vigentes, que por

un lado, establecen el orden riguroso que deben guardar los
documentos en los expedientes, según quedó dicho (LFPA, ar-
tículo 46), y por el otro, disponen que la función de integrar
expedientes recae en los archivos de trámite (LGOCA, nume-
ral décimo, párrafo I), debemos inferir que el responsable de
expedientar es el archivista. No obstante lo anterior, reitera-
mos que la costumbre extendida en muchas unidades admi-
nistrativas es la de encargar esta actividad a los servidores
públicos operativos o a las secretarias, por ello, para que se
cumpla con la integración de los expedientes y se termine
con la práctica de concentrar en carpetas de documentos de
entrada y documentos de salida, rompiendo con el trámite o
proceso administrativo, es necesario el establecimiento de un
archivo de trámite por unidad administrativa con un equipo
de trabajo y un responsable nombrado por el propio titular
de dicha unidad; las secretarias no deben cumplir una doble
función, o son secretarias o se dedican a los archivos .
Para finalizar este inciso quisiéramos insistir en que es
importante que las unidades administrativas definan los do-
cumentos necesarios para un trámite determinado evitando
los duplicados en la medida de lo posible; que guarden el or-
den riguroso de la transacción según lo marca la Ley Federal
de Procedimientos Administrativos y, al mismo tiempo, dis-
pongan quiénes son los responsables de realizar dicho trabajo
y en qué momento hacerlo dentro del proceso relacionado
con el flujo documental, sin olvidar que el profesional de esta
actividad es el archivista.
página 30 blanca
Clasificación archivística
4
de los expedientes
Una vez analizado el concepto de expediente veamos en este

capítulo cómo se realiza su clasificación. Cabe aclarar que,
hoy en día, el término clasificación dentro del ámbito de la
Administración Pública Federal en México es ambiguo, por-
que con la publicación de la Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Información Pública la acción de clasificar se ha
pretendido reducir a la situación jurídica de los expedientes
en cuanto a su estado de reservados o confidenciales, es de-
cir, expedientes restringidos al ciudadano para su consulta
por razones “jurídicamente fundadas y motivadas”. Por ello
en diversos foros hemos propuesto utilizar el término com-
puesto de “clasificación archivística” para diferenciarla de la
“clasificación de información”. La actividad intelectual de
clasificar en el sentido de sistematizar, agrupar, separar es
eminentemente archivística, mientras que la acción de decla-
rar algún expediente reservado es un accidente, es decir, es
un estatus jurídico temporal del propio expediente que más
tarde cambiará, pero que no dejará de pertenecer a una clase
archivística.
La reciente experiencia archivística en la administración
pública promovida por la multicitada Ley Federal de Trans-
parencia y Acceso a la Información Pública y en particular,
por los también referenciados LGOCA, trajo como resultado el
que la mayor parte de los organismos públicos se dieran a la
tarea de crear o actualizar sus cuadros de clasificación. A ca-
si tres años de haber sido publicados dichos cuadros los re-
sultados arrojan datos aleccionadores. Para los fines del tema
que tratamos sólo mencionaremos lo relativo a las series do-
cumentales, que en muchos organismos sólo fueron nombres
o temas declarados sin corresponder necesariamente a verda-
31
deros expedientes. Fueron palabras sin vinculación con la

realidad, todo en el plano teórico, o en la simulación misma
dentro de un marco del “cumpli-miento”. De ahí que es im-
portante insistir que el objeto de la clasificación es el expe-
diente. Su presencia física y real es una premisa indispensa-
ble porque es lo que precisamente se clasifica.
La serie refiere a la actividad administrativa, pero es un
concepto que engloba al conjunto de expedientes; éstos últi-
mos reflejan la individualidad de las tareas de una unidad ad-
ministrativa. Cuando las secretarias o auxiliares de adminis-
tración aplican, como se ha dicho anteriormente, un criterio
basado en la procedencia de origen física, y no en la archivís-
tica, el resultado son las ya mencionados y definidos “conse-
cutivos” o “minutarios”. Es evidente que los documentos así
agrupados no responden a los principios de la archivística.
Por esa razón, no es raro encontrar la descripción tanto de
esas carpetas revueltas, como de las propias series documen-
tales por medio de títulos como: “asuntos diversos”, “asuntos
comunes”, “misceláneas”, “varios”, “consecutivos de entra-
da”, “consecutivos de salida”, etc. Además, por si fuera poco,
en la mayoría de las ocasiones esas carpetas se multiplican
por medio de fotocopias diseminadas en los diversos niveles
de una sola unidad administrativa. Así pues, la tarea archivís-
tica de clasificar presupone contar con la unidad de instala-
ción, el expediente real y físicamente integrado con los docu-
mentos originales producidos en las oficinas en cumplimiento
de sus atribuciones y funciones. Es decir, expedientes únicos.
Revisemos, pues, los dos pasos fundamentales para clasificar
los expedientes.
El expediente como testigo de las atribuciones y funciones
El primer paso dentro del proceso archivístico, es integrar

expedientes. El expediente es reflejo de acciones continuas o
seriadas de las unidades administrativas conforme a las fun-
ciones establecidas por las normas internas de cada depen-
dencia o entidad. Estas funciones se cumplen por medio de
trámites con procedimientos oficializados o nacidos de la
práctica burocrática; son repetitivos y van cambiando según
los actores, la cronología y el asunto.
CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA DE LOS EXPEDIENTES 33
Para ejemplificar lo anterior, veamos el caso de los con-

tratos, los cuales se integran para formalizar la adquisición
de algún bien o de algún servicio. Los trámites que la unidad
administrativa, cuya atribución es comprar, adquirir o pro-
veer, están regidos por el reglamento interno o estatuto orgá-
nico en donde se delinean las competencias delegadas. Por
otra parte, la función concreta de comprar está determinada
por la Ley Federal de Adquisiciones, Arrendamientos y Pres-
taciones de Servicios, la cual establece pasos obligatorios en
todos los casos en donde se compromete la compra de un
bien material o la contraprestación de un servicio. La forma-
lización de este acto se hace por medio de la firma del con-
trato, pero para llegar al mismo, se requieren una serie de
documentos implicados en el propio trámite en donde se in-
volucran áreas de la misma dependencia o entidad (jurídico,
adquisiciones y el área que requiere el servicio o el bien) y el
tercero que prestará el servicio o la venta de algún bien. Los
documentos más recurrentes en este tipo de trámite, entre
otros son: la requisición, el acta constitutiva del prestador del
servicio, comprobante de domicilio, el alta y la cédula de Ha-
cienda, la declaración del proveedor en los términos del ar-
tículo 50 de la Ley de Adquisiciones, la declaración del artícu-
lo 32 D del Código Fiscal en los casos donde aplica, la póliza
de la fianza, el fallo y el acta de fallo de la licitación. En algu-
nas dependencias, el expediente de la licitación, con todas
sus evidencias, (convocatoria, acta de la junta de aclaracio-
nes, propuestas técnica y económica, cuadro comparativo de
propuestas técnicas y económicas, fallo y acta del fallo con la
comunicación del mismo, al proveedor) concluye con el con-
trato y los documentos enlistados anteriormente, los cuales
quedan integrados en un sólo expediente.
Cada licitación y contratación lleva el mismo procedi-
miento, tomando en cuenta que los actores, la cronología y el
objeto de esos actos van cambiando. La conjunción de los do-
cumentos que constituyen esos trámites conforma el expe-
diente, el cual refleja las operaciones realizadas, hace la fun-
ción de testigo de los trámites y de la correcta aplicación del
atributo y de los procedimientos señalados por las normas
vigentes.
Cabe señalar que se ha discutido mucho sobre los térmi-
nos “atribuciones” y “funciones” de las unidades administrati-

vas. Conviene aclarar en este apartado, que en la administra-
ción pública mexicana las “atribuciones, competencias o
asuntos” asignados a las dependencias del sector central se
encuentran de manera genérica entre los artículos 27 y 43 de
la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal en su
versión reformada (LOAPF), (DOF, 10/06/2005) y, las faculta-
des y/o atribuciones del titular de la dependencia y de los titu-
lares de las unidades administrativas, en los reglamentos in-
teriores de acuerdo al artículo 18 de la misma Ley. Del
mismo modo, las funciones asignadas a cada unidad adminis-
trativa se encuentran en los manuales de organización. Desde
el punto de vista archivístico, las atribuciones y las funciones
deben ser procesadas para lograr obtener los encabezamien-
tos lógicos y precisos que todo servidor público pueda reco-
nocer por medio de vocabularios controlados que, posterior-
mente, serán vaciados en el cuadro general de clasificación.
Así pues, a partir de las atribuciones se generan las funciones
o acciones correspondientes en cumplimiento de la compe-
tencia asignada. De las funciones se originan los documentos
que se agrupan en expedientes seriados. Estas series docu-
mentales son precisamente las que testimonian las funciones
de cada unidad administrativas de acuerdo con sus propias
atribuciones.
Así que, de acuerdo con lo anterior, la atribución se ejecu-
ta por medio de acciones repartidas a través de una delega-
ción (J. Fernández, 2006, 81), entre las diversas áreas de la
unidad administrativa, las cuales generan la documentación
comprobatoria de esos actos integrados en expedientes. Co-
mo ejemplo, existen muchas funciones realizadas por medio
de procedimientos, algunos normalizados, otros no, como es
el caso, de: la atención a derechohabientes, la atención clíni-
ca de pacientes, los procesos judiciales, el registro de egresos
e ingresos contables, las investigaciones, la administración de
personal, el control de la flotilla vehicular, el otorgamiento de
créditos de un banco, el registro del mantenimiento de algu-
na planta, etc. Cada una de estas acciones pertenece a una
clase más general que los engloba conceptualmente y que de-
be coincidir con la atribución de la unidad administrativa a
la que pertenecen.
En el siguiente esquema presentamos un ejemplo de la

unidad de apoyo en los términos del artículo 20 de la LOAPF,
la cual se refiere a la atribución de administración. Dicha
competencia se suele dividir para su mejor eficiencia en dife-
rentes áreas que ejecutan funciones únicas e irrepetibles.
CUADRO N. 1
Cuadro de atribuciones del área administrativa
Atribución Subdivisión de la atribución
apoyo administrativo Administra los recursos materiales

¿Qué administra?
Administra los servicios generales
Administra los recursos humanos
Administra los asuntos jurídicos
Administrala planeación y organización
Administra los recursos financieros
La Dirección General de Administración u Oficialía Mayor

es la responsable del funcionamiento material de una depen-
dencia y entidad. Su atribución es administrar todos los re-
cursos que apoyan el funcionamiento del organismo y lo lleva
a cabo delegando esa administración en diversas unidades
administrativas encargadas de los distintos rubros como: los
recursos materiales, es decir, las compras de todo lo necesa-
rio para la operación del organismo; los servicios generales
necesarios de apoyo; la administración del personal que ope-
ra en la entidad, los recursos jurídicos que dan certeza jurídi-
ca a los actos y operaciones del organismo; y la planeación y
el establecimiento de las bases de organización del ente pú-
blico. Cada área es corresponsable de la atribución de apoyar
a la administración del ente y tiene una parte de esa atribu-

ción bien definida e irrepetible. Al interior de la unidad admi-
nistrativa, cada área se encarga de un segmento de ellas por
medio de tareas que son llevadas a la práctica a través de los
trámites y procedimientos. De tal suerte que estos trámites
generan documentos que deberán ser integrados en los expe-
dientes que resuelven los diversos asuntos encargados al área.
La serie documental
El segundo paso es agrupar los expedientes por series. Si-

guiendo con lo señalado en el párrafo anterior, los expedien-
tes son resultado de las acciones de los trámites repetidos o
continuos que forman series. Se producen uno tras otro con
sus diferencias internas y con sus coincidencias externas por-
que cada uno, si bien es diferente, se genera de la misma fun-
ción que da cumplimiento a la atribución legal correspon-
diente. Tiene la misma raíz temática-funcional, pero con
asuntos individuales y con identidad propia.
El término serie se deriva del verbo latino serere, entrete-
jer, encadenar (J. Corominas, 532). La serie documental es
pues, el conjunto de expedientes entrelazados de una misma
función; la integración de documentos agrupados de una for-
ma específica que resuelven una actividad o trámite. Existen
casos en los que no hay propiamente expedientes, pero por la
actividad, trámite o técnica aplicada se deben conjuntar si-
guiendo una lógica particular. Por ejemplo las actas de asam-
blea reunidas en un libro de actas, las actas de registro civil
contenidas en los libros respectivos; las pólizas de gastos o
egresos, las de ingresos que en la práctica contable mexicana
se agrupan en carpetas donde se integra cada póliza con su
documentación comprobatoria siguiendo un orden de acuer-
do al número de póliza, la correspondencia, algunas bitáco-
ras de procesos certificados relacionados con el funciona-
miento de alguna máquina sin los cuales no se autoriza el
funcionamiento de un centro de trabajo, como puede ser el
caso de un reactor nuclear, entre otros.
Queda claro que la definición de serie se refiere al grupo
de documentos producidos por una unidad administrativa
que reflejan las actividades de una o varias funciones genera-
les (ISAD G, 2000, 17), y no hay que confundirlos con las pro-
pias atribuciones, las cuales se pueden ubicar dentro de la je-
rarquía de clasificación en las divisiones del fondo que son
denominadas como secciones documentales (ISAD G, 1999,
15) o subfondos (ISAD G, 2000, 17) y que de acuerdo con la
normatividad federal mexicana corresponden a una unidad
administrativa.
Las series de expedientes o de documentos deben estar li-
gados de manera evidente con su generador, es decir con su
unidad administrativa. La vinculación entre la atribución y
las funciones de la unidad administrativa con los expedientes
y documentos seriados permite cumplir con el principio de
procedencia archivística; ya que se transparenta la relación
entre el área responsable de producir documentos, derivados
de los actos administrativos atribuidos por una norma inter-
na, y los mismos documentos integrados conforme a la pro-
pia naturaleza del acto testimoniado. Dentro del espíritu de la
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información, el
productor y los productos (los documentos) se transparentan,
no quedan en la opacidad.
Es importante la correspondencia entre serie de expedien-
tes y archivo de trámite como espacio físico. Existen por lo
menos dos modelos relacionados con la conformación de un
archivo de trámite. La centralizada, que es cuando una uni-
dad administrativa está ubicada en un mismo espacio físico.
Esto permite tener en el archivo de trámite todas las series de
la unidad. Sin embargo, también podemos encontrar el mo-
delo descentralizado cuando por las dimensiones de la uni-
dad administrativa se encuentra repartida en varios edificios
o, en el mismo, pero en diferentes pisos. En estas circunstan-
cias, las series quedan diseminadas en estos espacios y custo-
diadas por varias áreas jerárquicamente inferiores. Cada área
suele confundirse con un archivo de trámite, de tal manera,
que si dentro de una unidad administrativa existen siete jefa-
turas de departamento, se cuentan siete archivos de trámite,
cuando en realidad debería ser uno solo, repartido en varios
lugares de acuerdo con sus series, ya que dependen de la mis-
ma autoridad jerárquica.
La serie, como reflejo de una función, es el centro de cual-
quier sistema de información, llámese cuadro de clasifica-
ción, catálogo de disposición documental, guía simple, o sis-

tema automatizado de estos instrumentos. Es la referencia de
control intelectual de la documentación producida por un or-
ganismo. Es única e irrepetible, ya que como función y, de
acuerdo con los principios de la administración, no puede
duplicarse, porque no pueden existir dos funciones iguales.
Hemos afirmado que la serie de expedientes es un cuerpo
único. Sin embargo, ésta puede estar repartida según su ciclo
vital, en tres espacios. Cuando sus expedientes están activos y
son usados por las unidades administrativas en los trámites
cotidianos y se encuentran en el archivo de las oficinas; cuan-
do se cierran, dejan de tener una consulta inmediata, pero
aún están vigentes y son guardados precautoriamente en el
archivo de concentración; y cuando ya no tienen algún uso
administrativo, pero por su contenido y su forma tienen valo-
res testimoniales e informativos, se canalizan a un archivo
histórico. En este itinerario, la serie sigue siendo la misma, la
categoría intelectual que encierra la función no cambia, pero
los expedientes van desplazándose de acuerdo a su condición
utilitaria y a su cronología sin dejar de pertenecer a su raíz, a
su serie documental.
En este orden de ideas, cabe señalar que en algunos casos
hemos detectado el uso de una subdivisión de la serie debido
al volumen de los expedientes. El manejo y control de ellos
ha dado lugar a la utilización de las subseries. No hay que
perder de vista que su adopción no las convierte en una indi-
vidualidad por sí mismas, sino que pertenecen a una serie,
son parte de una misma raíz funcional. Por ejemplo, los expe-
dientes de personal pueden estar divididos en trabajadores
activos e inactivos; o trabajadores de confianza, de base y ju-
bilados; también se suelen dividir las licitaciones en públicas,
de invitación a cuando menos tres proveedores y de asigna-
ción directa. En los ejemplos anteriores, las subseries perte-
necen a una misma serie que responde administrativamente a
una función delegada y, archivísticamente, a una categoría
que ha sido calificada en cuantos a sus valores, vigencias y
destino final. El volumen, pues, es el que ha determinado en
la unidades administrativas la conveniencia o no de abrir
subseries. Sin embargo, es importante traer a colación la ad-
vertencia de Cruz Mundet al referirse a las subseries. Estas
últimas, de acuerdo con el autor citado, “carecen de correla-

to, no ya con alguna tradición, sino con los usos administrativos
públicos y privados que dan lugar a la producción de docu-
mentos y de sus agrupaciones, aunque a veces se identifiquen
subexpedientes facticios, no significa que constituyan niveles
de clasificación” (2006, 198). Pero, en el supuesto de que se
decida por ellos y, aunque parezca obvio, es imperativo sub-
rayar que en una serie no se podrá tener una subserie sola,
no tendría razón de ser; las subseries se justifican, en tal ca-
so, cuando existen de dos en adelante y nunca deberán per-
der su vinculación de dependencia con su serie raíz.
El cuadro de clasificación
El cuadro de clasificación es un mapa general de todos los

grupos documentales producidos como resultado de las atri-
buciones y funciones de las dependencias y entidades; es la
herramienta fundamental para la clasificación de expedien-
tes. El cuadro tiene como objetivo la localización conceptual
ya que, como indica Cruz Mundet, “organizar un fondo docu-
mental consiste en dotarlo de una estructura que reproduzca
el proceso mediante el cual los documentos han sido creados”
(1996, 229).
El método para conformar un cuadro de clasificación im-
plica un análisis y un estudio de la institución a través de sus
normas internas (reglamento interior, estatuto orgánico y
hasta manuales de organización) y el trabajo de campo en
donde se constata la existencia real de los expedientes. El
cuadro no se elabora a priori, sino que es resultado de un tra-
bajo de investigación, del conocimiento de las atribuciones y
funciones de las dependencias y entidades; así como de sus
unidades administrativas.
Se ha polemizado mucho sobre cuál sistema de clasifica-
ción es el que se debe adoptar. Desde que T. Schellenberg
propuso como criterios de clasificación la estructura de orga-
nización, las funciones y las materias o temas se ha discutido
sobre cuál es el más conveniente (1958, 83-86). Al respecto
algunos exponentes de la teoría archivística señalan que elegir
el criterio de la estructura orgánica acomoda a aquellas insti-
tuciones que tienen pocos cambios en su organización, pero
para aquellos entes dinámicos conviene aplicar el sistema

funcional porque es más estable (R. Alberch, 1996, 239-249).
Es indiscutible que la administración pública contemporá-
nea cambia frecuentemente su estructura fusionando, crean-
do o suprimiendo unidades administrativas, o en otros casos
renombrándolas, y por lo tanto, elegir las funciones como sis-
tema para conformar el cuadro de clasificación es lo más
acertado. De hecho, hoy en día esta convicción adquiere ma-
yor relevancia cuando el Comité de Buenas Prácticas y Nor-
mas Profesionales del ICA propuso en mayo del 2006, la edi-
ción provisional de lo que se denominó primero “Normas
Internacionales para las Funciones/Actividades de las Colecti-
vidades”, ISAF, y luego, “Normas Internacionales para las
Funciones”, ISDF por sus siglas en inglés. Dichas normas se-
rán presentadas en su versión final el próximo Congreso
Internacional del 2008 y su finalidad es normar la descrip-
ción archivística considerando las funciones y actividades de
los productores, como un complemento de la ISAD (G) y de la
ISAAAR (CPF). Se parte de la base de que las funciones y acti-
vidades explican el origen de los documentos producidos y
utilizados por un organismo. La ISDF subraya la convenien-
cia de sustentar la clasificación y la descripción sobre los cri-
terios antes mencionados, ya que como se ha venido insistien-
do, son más estables que las estructuras administrativas.
Por otra parte, no habrá que perder de vista la relación
entre quien es el ejecutor de la función y los documentos pro-
ducidos como evidencia del correcto desempeño de su com-
petencia, ya que son referencias que las normas jurídicas y
administrativas exigen porque existen responsabilidades defi-
nidas; además, así lo demandan, hoy en día, tanto la rendi-
ción de cuentas como la transparencia de los actos adminis-
trativas. No cabe duda que armar un cuadro de clasificación
con base a las funciones del organismo genera más certeza
por su durabilidad. Lo importante es establecer con claridad
cuáles son sus atribuciones y las funciones derivadas de éstas
últimas sin perder conexión con el generador responsable
que se encuentra ubicado en la estructura orgánica.
Un cuadro de clasificación debe cumplir con ciertos prin-
cipios. En opinión de Cruz Mundet (1996, 246-247), estos
principios serían:
• La delimitación. En el entendido de que el objeto del

cuadro es el fondo total de documentos producidos a lo
largo de la historia del organismo. Cualquier otro acer-
vo ajeno a esta historia queda fuera del cuadro institu-
cional.
• La unicidad. El cuadro se diseña para clasificar toda la
documentación con independencia de su cronología,
desde la más antigua hasta la más reciente.
• La estabilidad. El cumplimiento de este principio se lo-
gra cuando el cuadro se basa en las funciones del orga-
nismo porque son las que tienen larga duración en la
administración pública.
• La simplificación. Entre más simple es un cuadro más
universal y flexible. Es importante no descender a sub-
divisiones excesivas.
Ahora bien, ¿se puede tener un cuadro de clasificación
normalizado? Este es un tema que ha provocado diversas opi-
niones. Si bien se han presentado propuestas en otros países
como Francia (M. Roberge, 1985, 274 pp.) o España (J. R.
Cruz Mundet, 1996, 248), en donde se han desarrollado cua-
dros normalizados para ciertos sectores como los municipios
o las áreas como el de la gestión administrativa que es común
a todos los organismos centralizados, la discusión sigue
abierta. Si partimos del hecho de que cada organismo es dife-
rente y por consecuencia la organización de sus archivos esta
sujeta a esta realidad, parecería que no sería posible alcanzar
la mencionada normalización. Sin embargo, en nuestro país
se han hecho intentos para normalizar ciertas categorías, pe-
ro a nuestro modo de ver, partiendo de presupuestos poco
consistentes. En efecto, en algún momento se propuso que
dentro de la administración pública federal se podía aplicar
un cuadro de “asuntos comunes” y otro de “asuntos sustanti-
vos”. En el primer caso, se han agrupado las actividades rela-
cionadas con el área de la oficialía mayor que es la que ges-
tiona la parte administrativa y es común a toda dependencia
del sector central de la administración pública. La segunda,
se identifica sólo como “sustantiva”, pero, a diferencia de la
primera, es variada según las competencias sustantivas de ca-
da dependencia y entidad. El problema de esta propuesta ra-
dica en la confusión de los términos, ya que hablar de asun-

tos comunes no es lo mismo que hablar de series comunes.
Tampoco las categorías “asuntos comunes” y “asuntos sustan-
tivos” son antitéticas. Lo común y lo sustantivo pueden coin-
cidir perfectamente. Por otro lado, las normas vigentes dejan
margen para la aplicación subjetiva de los mismos procedi-
mientos administrativos. Asimismo, es importante señalar
que, las dependencias funcionan con una estructura diferente
al de las entidades, ya que muchas de éstas, se organizan de
manera semejante a la de las empresas privadas.
Sin negar que sea posible llegar a la normalización de un
cuadro de clasificación, aunque sea de manera parcial, como
es este caso, su desarrollo debe estar sustentado sobre bases
jurídicas y administrativas más firmes. Primero se debe tomar
en cuenta que el sistema de administración pública mexicana
contempla organismos centralizados llamados dependencias
y organismos con diversas denominaciones como desconcen-
trados, descentralizados, paraestatales, que se engloban bajo
el nombre de entidades. Estas últimas se rigen de forma por
demás variada y con cierta independencia. Para alcanzar una
normalización exitosa, por lo menos en las dependencias o
secretarías de estado, es necesario modificar la Ley Orgánica
de la Administración Pública Federal; así como la Ley Fede-
ral de Procedimientos Administrativos. En el caso de las enti-
dades, la Ley Federal de Entidades Paraestatales. Al sujetar
las funciones bajo una norma jurídica, las series de expedien-
tes tienen la posibilidad de ser normalizadas, de otra forma
es muy difícil. Por ello, hemos insistido en la necesidad de
realizar en la administración pública una verdadera reinge-
niería documental que permita mayor eficiencia, mejores
controles, ahorro de costes y tiempo, y la normalización en la
generación de documentos y en los procesos archivísticos.
Otra cuestión a tratar en este inciso es la relacionada con
la codificación. Lo traemos a colación porque se ha llegado a
confundir la actividad de clasificar con la de codificar. Esta
última se entiende como una representación alfanumérica de
las nomenclaturas y niveles del cuadro para vincularlos con
el número de inventario de los expedientes. La acción de refe-
rir una nomenclatura de la clasificación con números o con
letras es convencional y no sustantiva al acto mismo de la
clasificación. Incluso, algunos encargados de archivos han

elevado a la codificación al grado de sistema de clasificación
con el nombre de “sistema decimal” De hecho la codificación,
en cierto sentido, es una repetición, o si se quiere, un pleo-
nasmo descriptivo, pero que tiene su utilidad, tanto para las
automatizaciones informáticas, como para el manejo de cate-
gorías conceptuales, siempre y cuando los campos alfanumé-
ricos no sean demasiado largos y complejos.
En suma, el cuadro nos ofrece una visión de conjunto. Es
un mapa de todas las clases de expedientes, una herramienta
que va guiando al archivista en su tarea de clasificar los expe-
dientes. Organiza intelectualmente la información y permite
su acceso seguro y ágil.
CUADRO N. 2
Ejemplo de algunas secciones y series
de un cuadro de clasificación
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Sección 1. Administración de recursos materiales
1.1 Contratos
1.2 Licitaciones
Series
1.3 Proveedores
1.4 Comités de compras
Sección 2. Administración de servicios generales
2.1 Telefonía
2.2 Control vehicular
Series 2.3 Mantenimiento de inmuebles
2.4 Seguridad
2.5 Luz
Sección 3. Administración de recursos humanos
3.1 Expediente único de personal

3.2 Nominas
Series 3.3 Capacitación
3.4 Prestaciones
3.5 Reclutamiento
Sección 4. Asuntos jurídicos
4.1 Procesos laborales

4.2 Procesos mercantiles
4.3 Procesos penales
Series
4.4 Procesos civiles
4.5 Consultas jurídicas
4.6 Proyectos de iniciativas de ley
Sección 5. Organización y planeación
5.1 Manuales de organización

Series 5.2 Calidad
5.3 Estructura organizacional
Sección 6. Registros contables
6.1 Pólizas de ingresos

6.2 Pólizas de egresos
6.3 Libros de diario
Series
6.4 Libro mayor
6.5 Balances generales
6.6 Estado de resultados
Administración
5
de los expedientes
La recepción o la generación de uno o varios documentos so-

bre un mismo asunto es lo que origina la apertura de un ex-
pediente. En este sentido cada expediente recibe un título y
una descripción del asunto que nos da cuenta de su conteni-
do con precisión; así mismo cada expediente se clasifica en
su serie correspondiente y se codifica de manera que su nú-
mero de inventario lo identifique singularmente y que pueda
ser usado para registrarlo con propósitos de identificación
expedita en el sistema de control de expedientes. No hay que
olvidar que ese número de inventario es único y le da al expe-
diente su propia identidad no sólo archivística, sino también
legal como bien mueble público en los términos de la Ley Ge-
neral de Bienes Nacionales.
Los expedientes deben ser abiertos, titulados, descritos en
su asunto, clasificados y codificados sólo por el personal del
archivo trámite de la unidad administrativa, con el fin de ase-
gurar su control y su coherencia. Sin embargo, el archivista
deberá consultar con los funcionarios operativos pertinentes
cuando sea necesario; ya que éstos últimos, tienen general-
mente un conocimiento esencial sobre la necesidad de nuevos
expedientes y la terminología apropiada que usar para el te-
ma en cuestión.
La creación y el manejo de los expedientes implican una
serie de pasos básicos para mantener el control sobre sus mo-
vimientos desde su creación hasta su destino final. Veamos
en este capítulo esos pasos.
Apertura de expedientes nuevos
Cuando un documento llega, el personal del archivo de

trámite debe buscar si ya se cuenta con un expediente sobre
45
ese asunto. Esto se efectúa verificando el inventario de expe-

dientes de la propia unidad administrativa. Si no existe el ex-
pediente será necesario crear un expediente nuevo, clasificar-
lo en la serie correspondiente, darle su título y número de
inventario; el mismo proceso se realiza con el acuse de reci-
bido de documentos de salida.
La apertura de un expediente nuevo está sujeta al inicio
de un proceso administrativo ya sea de oficio o por petición;
en transacciones de carácter internas como en actuaciones
relacionadas con personas externas al organismo. Los expe-
dientes son fieles testigos de la diligencia del funcionario en
la atención del asunto o trámite que debe resolver en virtud a
su responsabilidad y encargo. Un documento que implique
una solicitud sin respuesta indica indolencia del servidor pú-
blico y eso es lo que evidencia un expediente, ya que con él se
busca una resolución administrativa.
Si se requiere un expediente nuevo, el personal del archi-
vo de trámite deberá reflexionar cuidadosamente sobre lo que
contendrá y cómo se integrará. Cada expediente debe relacio-
narse con un solo tema, una actividad bien definida o un tipo
de transacción particular. El expediente cuenta su propia his-
toria por derecho propio y en este sentido su tamaño o volumen
puede variar, su crecimiento se da a velocidades diferentes.
Cada expediente se relaciona con un sólo asun-

to, tema o una actividad bien definida.
La descripción del asunto debe ser justa, de tal forma, que

no deje fuera aquellos documentos que deben formar parte
del expediente, ni que integre los que no formen parte de él
produciendo bloques de documentos con el título genérico de
asuntos varios. La apertura del expediente es un acto impor-
tante ya que de ella depende el control de los documentos en
las fases sucesivas de la administración misma.
Legajos de los expedientes y los expedientes insertados
En algunas ocasiones un expediente se subdivide física-

mente porque se ha vuelto demasiado voluminoso o porque el
ADMINISTRACIÓN DE LOS EXPEDIENTES 47
asunto en cuestión por los procesos internos de las unidades

administrativas se actualiza o se subdivide internamente. Ba-
jo esta óptica es importante hacer la distinción entre legajos y
“expedientes insertados” al considerar la clasificación y codi-
ficación de los expedientes, así como su valoración, retención
y disposición.
En el primer caso, cuando un expediente se ha vuelto de-
masiado voluminoso, el contenedor físico original debe ce-
rrarse y abrirse uno nuevo, pero en conjunto constituirán un
sólo expediente intelectual. Tendrán el mismo título, asunto y
el mismo número de inventario, pero se distinguirán como
parte 1 y parte 2. Ambos se administrarán durante el ciclo de
vida como una sola entidad. Estas partes son conocidas como
legajos.
Un legajo es una de varias unidades físicas en

las que un expediente ha sido dividido cronoló-
gicamente al aumentar de tamaño.
En algunos sistemas archivísticos, la primera parte o volu-

men del expediente no se llama legajo, sino simplemente ex-
pediente; la siguiente parte del expediente que se abre des-
pués del primero, se numera como legajo 1. Luego, el
volumen siguiente se numera como legajo 2 y así sucesiva-
mente. En algunas unidades administrativas se suele utilizar
términos alternativos que en su contenido significan lo mis-
mo como es el volumen o el tomo. Al seguir esta práctica no
es necesario renumerar el expediente original y la documen-
tación de control del sistema. Además, todas las referencias
al expediente original (por ejemplo, en los registros de co-
rrespondencia) seguirán siendo los mismos. Cuando una refe-
rencia de expediente incluye un número de legajo, éste, por
supuesto, deberá ser incluido en el número de referencia es-
crito en la cubierta del expediente y en la documentación de
control.
Un expediente insertado se crea cuando el asunto del ex-
pediente ha concluido pero por alguna razón se reactiva de
acuerdo a algunos procesos administrativos que difieren de al-
gún modo del original. Por ejemplo, en el lenguaje jurídico se

utiliza el término “expedientillo” para un conjunto de docu-
mentos que hacen referencia a un expediente pero que se
guardan aparte. Forman en su conjunto el miso asunto, pero
se conservan separados con ese nombre. Otro caso es el rela-
tivo a los expedientes de los jubilados en el que una vez que
muere el beneficiado la pensión pasa a sus descendientes; el
acta de defunción cierra el ciclo del expediente del jubilado,
pero sirve también para abrir el siguiente proceso para los
deudos con la documentación nueva que sustentara la pen-
sión económica. Este procedimiento es conocido entre algu-
nos archivistas como expedientes montados, que para nuestro
entender son más bien, “expedientes insertos” en uno origi-
nal. También se puede traer a colación a los expedientes cre-
diticios que se abren con una determinada documentación
para otorgar un préstamo a un cliente, cuando éste último li-
quida su adeudo concluye su expediente, sin embargo en al-
gunas ocasiones, el mismo cliente vuelve a pedir otro crédito
y las instituciones de crédito se aprovechan el mismo número
de cliente existente con lo cual, la documentación del nuevo
crédito se agrega, o se inserta al expediente concluido, for-
mando así un historial de crédito. En nuestro medio archivís-
tico no se llevan el concepto de expedientes de continuación
que manejan la tradición anglosajona. No obstante esto últi-
mo, no sobra el tratar brevemente sobre este particular.
Un expediente inserto es un expediente que trata

un aspecto separado de u procedimiento admi-
nistrativo y que por referirse al mismo asunto
del expediente original se coloca junto convir-
tiéndose en parte del original pero con referen-
cias de su existencia para fines del mismo
proceso.
Un expediente de continuación de acuerdo con Michel

Cooks es un expediente físico e intelectual nuevo que se abre
cuando el expediente viejo sobre el asunto ha llegado a su
punto de corte en el ciclo del expediente, pero el asunto que
trata sigue produciendo documentos. Normalmente, el expe-

diente de continuación tendrá el mismo título y asunto que su
predecesor, pero se identificará como perteneciente a otro ci-
clo con su número de inventario y su fecha de apertura regis-
trados en la cubierta.
Un archivo de continuación es un archivo nuevo

que se abre cuando el archivo viejo sobre el
asunto ha llegado a su fecha de cierre en el ciclo
del expediente.
En nuestra tradición archivística el año de apertura forma

parte del número de inventario del expediente. Esto tiene la
ventaja de indicar el tiempo cronológico de vida del expe-
diente, su año de apertura visible en la portada y en la docu-
mentación de control (inventarios y ficha de préstamo) y su
año de cierre.
Los expedientes que están en uso demasiado tiempo tam-
bién pueden contener documentos que ya no se necesitan pa-
ra la realización de los asuntos corrientes. Existen casos que
por sus características propias reflejan transacciones de larga
duración como algunos contratos de servicio de luz de alto
volumen en los cuales, existe la posibilidad de seguirse ali-
mentando si bien algunos documentos van siendo obsoletos y
sin ningún valor para su conservación. Dado que esos expe-
dientes serán conservados mientras el contrato este vigente y
con mucha probabilidad puede llegar a rebasar los 20 años es
importante poder establecer mecanismo de depuración de
documentos, otros como los contratos multianuales que pue-
den durar más de 20 años
El personal del Archivo de Trámite determinará el grosor
máximo de un expediente apropiado para el tipo de cubiertas
que se usan. Por ejemplo, un tamaño aproximado de 3 cm. es
un límite razonable para los expedientes unidos por medio de
un cordel. Sin embargo el corte no debe hacerse por los cen-
tímetros propiamente dichos, sino cuidando que el corte debe
atender el curso lógico de los propios documentos, por ejem-
plo no se puede separar un contrato o una escritura por a la

mitad nos da los 3 cm.
Cierre de los Expedientes
El ciclo del expediente llega a su fin en algún momento de

su historia. La conclusión del asunto lleva al cierre del expe-
diente. Este hecho procedimental está establecido en el ar-
tículo 57 de la LFPA, que establece seis condiciones para po-
ner fin un procedimiento administrativo:
I. La resolución del mismo;
II. El desistimiento;
III. La renuncia al derecho en que se funde la solicitud,
cuando tal renuncia no esté prohibida por el ordena-
miento jurídico;
IV. La declaración de caducidad;
V. La imposibilidad material de continuarlo por causas
sobrevenidas, y
VI. El convenio de las partes, siempre y cuando no sea
contrario al ordenamiento jurídico ni verse sobre mate-
rias que no sean susceptibles de transacción, y tengan
por objeto satisfacer el interés público, con el alcance,
efectos y régimen jurídico específico que en cada caso
prevea la disposición que lo regula.
Concierne al archivo de trámite cuidar de que no se aña-
dan documentos nuevos a expedientes que ya han sido cerra-
dos. Se sugiere poner la palabra CERRADO o CONCLUIDO
diagonalmente en letras negritas en la cubierta y añadir la fe-
cha de cierre del expediente.
Para reforzar el cierre del expediente se puede colocar en
el último documento un pequeño recordatorio de ese cierre
en el cual se prohibirá añadir más documentos. Sin embargo,
esto no será necesario si se sigue el procedimiento que hemos
indicado. La fecha de cierre que lleva la portada del expe-
diente y el inventario general señala por medio de la fecha de
cierre control se marcará para indicar que el documento ha
sido cerrado en la fecha indicada.
El cierre de un expediente se documentará for-

malmente para asegurar que no se añada infor-
mación adicional o que no hagan cambios en su
contenido.
Aunque no se puede efectuar ninguna acción en un expe-

diente cerrado ni tampoco se pueden añadir nuevos docu-
mentos al mismo, los expedientes cerrados pueden seguir es-
tando activos en el sentido de que se requieren para
referencia en la realización de diversos asuntos. Por consi-
guiente, deberán estar disponibles en el archivo de trámite
durante cierto período, el cual está establecido por medio del
catálogo de disposición documental, de manera que los fun-
cionarios puedan consultarlos. Este período es uniforme para
toda la serie completa (por ejemplo, un año, cinco años) y se
encuentra como se dijo, en el catálogo de disposición. Si los
funcionarios solicitan estos expedientes, el movimiento de ca-
da uno de ellos será controlado por medio del registro de
préstamo pertinente, exactamente de igual manera que cuan-
do el expediente todavía estaba en integración.
Colocación y ordenación de los expedientes
Una de las tareas importantes para el acceso y control de

los expedientes es su colocación física. En el sistema español
este proceso es conocido como la “instalación”, (R. Alberch,
2003, 145). Las actividades que conlleva esta operación son:
la configuración topográfica del archivo de trámite, la desig-
nación topográfica (signatura) del expediente, la colocación o
llenado de la portada del expediente, su ordenación y su ubi-
cación física.
Un archivo de trámite comúnmente tiene estantes o archi-
veros para guardar sus expedientes. De hecho muchos archi-
vistas o incluso, los mismos funcionarios llaman a esta acción
archivar. Crear o configurar la topografía de acuerdo con los
contenedores existentes es un trabajo de logística en el cual
se determina un código para designar un cajón de archivero,
un entrepaño o charola de un mueble. Conviene señalar que
dentro del Sistema Automatizado de Integración de los Instru-
mentos de Consulta y Control Archivística (SICCA), propuesto

por el Instituto Federal de Acceso a la Información Pública
(IFAI), para cargar y reportar las obligaciones en materia de
archivos, se diseño un mecanismo de configuración topográ-
fica para dar cuenta del inventario de expedientes nacidos a
partir del 2003 en adelante. Dicho mecanismo incluye los ru-
bros de inmuebles, muebles, división y contenedor (Instructi-
vo, 2004, 5). Este sistema intenta globalizar a toda el gobier-
no federal en la ubicación de sus expedientes y tiene como
resultado un código o clave complejo donde se abarca los di-
ferentes niveles físicos, como si fuera un fotografía, para ubi-
car exactamente un expediente determinado dentro de los
242 organismos registrados. En este orden de ideas veamos el
ejemplo de codificación que el propio instructivo presenta:
ED (edificio) CY. AR (archivero) A01. CJ (cajón) C01. CP
(carpeta) 01, donde EDCY es el edificio nominado como CY
(Coyoacán); A, es el archivero como mueble con el código al-
fanumérico A01; CJ, es cajón del archivero, la división de
mueble con el código alfanumérico C01; y CP, es la carpeta,
el contenedor, con el código alfanumérico CP01. El código o
“árbol” topográfico de un expediente, en este ejemplo, sería:
EDCY. A01.C01.CP01. Desde luego que existen modelos más
sencillos para codificar un lugar topográficamente. Lo impor-
tante de un sistema para este propósito, es la consistencia y
sencillez para que todo el personal involucrado y autorizado
pueda ubicar el expediente y regresarlo a su sitio una vez ter-
minada su consulta.
Una vez configurado el sistema topográfico se designa a
cada expediente su clave o código, referencia que se anota en
la propia carátula o portada. Esta referencia esta íntimamen-
te relacionada con la tarea de la ordenación.
La ordenación es el acomodo secuencial de los expedien-
tes en un lugar físico. Cada serie recibe, de acuerdo con su
naturaleza, un orden ya sea cronológico, alfabético, geográfi-
co o combinado, o cualquier otro reconocido por las normas
internacionales.
Con los elementos anteriores se concluye el proceso con la
colocación física del expediente en el lugar asignado, el cual
será fijo durante toda su vigencia en el archivo de trámite
hasta que sea transferido al archivo de concentración, donde
recibirá un nuevo código topográfico de acuerdo con la orga-

nización del nuevo repositorio receptor.
La elaboración de las carátulas o portadas implica el lle-
nado de etiquetas previamente diseñadas, ya sean que se emi-
tan en el momento por medio de un sistema automatizado, o
sean llenadas manualmente en el mismo frente del expedien-
te. Esta actividad garantiza el control físico e intelectual del
expediente porque en la carátula se contienen los elementos
de clasificación, de contenido, de pertenencia a un lugar de-
terminado y de acceso que siempre deberá tener el expedien-
te mientras permanezca en el archivo de trámite. El préstamo
de expedientes depende de esta etiqueta, ya que el meter y sa-
car expedientes implica una referencia de lugar, de dónde sa-
len y a dónde tienen que regresar.
Administración del ciclo vital de los expedientes

mediante el catálogo de disposición documental
El llamado ciclo de vida o ciclo vital de los documentos

tiene que ver con su uso operativo y su vigencia legal, fiscal o
administrativa. La característica o tipo de la documentación
contenida en las series documentales, combinada con el tiem-
po de retención, se concentran en una herramienta archivísti-
ca conocida como catálogo de disposición documental. La
normatividad vigente por medio de los LGOCA ha incluido el
catálogo dentro de los instrumentos de control y consulta
obligatorios para todas las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal. Dicho instrumento engloba
los tres tipos de documentos mencionados. Pero es importan-
te señalar que existen más clases de documentos que no son
ni fiscales, ni legales, ni administrativos como es el caso de
los documentos técnicos, los académicos, los clínicos, etc. La
costumbre ha sido incorporar la gran variedad de documen-
tos no fiscales ni legales dentro de la categoría de los admi-
nistrativos.
La unidad administrativa generadora es quien debe deter-
minar la temporalidad de uso de sus expedientes para efecto
de su administración en cuanto al tiempo de guarda o reten-
ción en la fase activa y luego en la semiactiva, es decir, en los
archivos de trámite y posteriormente, en los de concentra-
ción. Esta calificación de la temporalidad se realiza por me-

dio de la serie; ya que ésta última, es la que se toma como re-
ferencia por ser una categoría que engloba a los expedientes
que proceden de una misma actividad funcional establecida
oficialmente. La temporalidad de cada serie permite conser-
var los expedientes concluidos de los años más inmediatos
que por alguna razón se siguen usando y transferir aquellos que
ya no tienen consulta continua, pero que aún están vigentes
para la unidad administrativa por alguna razón legal, fiscal o
conveniencia administrativa. La circulación de los expedien-
tes de las diferentes series constituye un proceso importante
para las oficinas porque se programa el movimiento interno
de los expedientes para evitar la saturación en los archivos de
trámite y en los archivos de concentración.
Además de coadyuvar en la administración de los expe-
dientes, el catálogo de disposición orienta en la prevaloración
de los mismos, preestableciendo su destino final.
Recientemente con la aparición de la LFTAIP, se ha agrega-
do al catálogo de disposición un elemento más con el señala-
miento de la existencia de algún expediente reservado o con-
fidencial dentro de las series documentales reportadas en él.
La ficha de préstamo del expediente
El documento de control usado para registrar la salida y

entrada de un expediente en el archivo de trámite o de con-
centración es la ficha de préstamo, o como algunos también
lo llaman hoja de tránsito. Esta ficha se usa para registrar los
movimientos del expediente cuando está en uso y muestra la
ubicación del expediente dentro de la unidad administrativa
en cualquier momento. Los elementos que se utilizan para es-
te control son: el nombre del solicitante y su adscripción ad-
ministrativa, el título y asunto del expediente, el número de
inventario del expediente, la fecha de préstamo y la fecha
de regreso, la firma y nombre de quien presta. Es convenien-
te contar con un libro de registro en donde se controlen las fi-
chas de préstamo.
También se puede llevar dicho control de manera automa-
tizada. Para una buena administración de los préstamos es
muy útil establecer políticas de préstamos en donde se deter-
mine el lapso de tiempo en que un expediente debe permane-

cer fuera del archivo de trámite, por ejemplo, quince días. Al
término de esos días se requiere el expediente con la posibili-
dad de renovarlo por otro tiempo igual si aún se sigue
consultando.
CUADRO N. 3
Ejemplo de una ficha de préstamo
FICHA DE PRESTAMO
ARCHIVO DE TRÁMITE
Solicitante: ( 1 )
Teléfono: Extensión:
Area de Adscripción: ( 2 )
No. de Expediente: ( 3 ) No. Hojas: ( 4 )
Serie Documental: ( 5 )
Asunto: ( 6 )
Fecha de Préstamo: ( 7 ) Fecha de Devolución: ( 8 )
Firma del Solicitante Autorización
(9) ( 10 )
El manejo de expedientes reservados y confidenciales
Con la aparición de la LFTAIP, a partir del 2002 se comen-

zaron a utilizar de manera generalizada, las categorías de ex-
pedientes y documentos reservados y/o confidenciales en la
administración pública. De acuerdo con dicha Ley, los suje-
tos obligados del poder ejecutivo tuvieron que elaborar un ín-
dice de expedientes reservados (LFTAIP, artículo 17 y su Re-

glamento, artículos 31 y 32). Esta disposición trajo consigo
una confusión desde el punto de vista archivístico. Primero,
como ya se expresó en el capítulo anterior, la palabra clasifi-
cación fue reducida al estatus jurídico marcado por la Ley en
comento, al grado tal, que hablar de clasificación debía en-
tenderse exclusivamente, la acción de reservar (negar el acce-
so temporalmente) al ciudadano la documentación que cum-
pliera con los requisitos legales; Segundo, el índice de
expedientes reservados se elaboró, por instrucciones de la
misma Ley, por “rubros temáticos” (artículo 17), sin tener
previamente un cuadro de clasificación archivístico y dejando
abierto el significado de rubro temático. Tercero, al cabo del
tiempo, las dependencias y entidades no empataron sus series
documentales reportadas en los cuadros de clasificación con
los “rubros temáticos” del índice de expedientes reservados,
quedando dos instrumentos técnicamente asimétricos, cuan-
do lo más lógico era haber establecido, a partir del inventario
general de expedientes, el señalamiento de aquellos expedien-
tes parcial o totalmente reservados dentro de universo gene-
ral de expedientes producidos por las unidades administrati-
vas. Como quiera que sea, las unidades administrativas deben
administrar, dentro de todos los expedientes que se produ-
cen, aquéllos que reciban el estatus jurídico de reservados o
confidenciales mediante un tratamiento marcado de manera
particular por los Lineamientos Generales para la clasifica-
ción y desclasificación de la información de las dependencias
y entidades de la Administración Pública Federal, (LGCDI),
(DOF, 18/08/2003).
No se puede olvidar que los expedientes ante todo son una
categoría archivística y son clasificados de acuerdo a la mis-
ma. Pertenecen técnicamente a una serie archivística, según
les corresponda; por sí mismos, es decir por su condición de
reservados, no pueden representar una serie. El estado jurídi-
co de los expedientes reservados es temporal. Se trata de un
estatus transitorio de la documentación pública que, por ra-
zones justificadas y avaladas por las propias normas jurídi-
cas, no se puede dar a conocer al ciudadano. Esto trae consi-
go, de acuerdo con las mismas determinaciones de LGOCA, la
conservación de expedientes durante más tiempo ya sea en
los archivos de trámite, ya sea en los de concentración. En

este sentido se debe diferenciar el término del proceso de un
expediente y el tiempo de conservación por ser “clasificado”
como reservado. El procedimiento administrativa establece el
fin de un trámite y no hay por qué seguir conservando los ex-
pedientes concluidos, se deben transferir al archivo de con-
centración. Es aquí, donde se tendrá que conservar por un
tiempo alargado los expedientes reservados, ya que duplican
su periodo de guarda, tomando como referencia, la tempora-
lidad mayor de quien lo haya establecido entre el índice de
expedientes reservados y el catálogo de disposición documen-
tal (numeral vigésimo).
Por otra parte, la particularidad del expediente confiden-
cial, es que contiene datos personales y, por ende, adquieren
el estatus de privacidad. Esta condición de confidencialidad
se extiende de manera indefinida, es atemporal. Lo anterior
generará un problema que se tendrá que afrontar tarde que
temprano, y es el relativo a la apertura de estos datos a la in-
vestigación histórica. Es decir, ¿hasta cuándo se considerará
lo atemporal o lo indefinido para los datos personales que
contienen los expedientes o los documentos con carácter
histórico?
Transferencias primarias de expedientes
La transferencia primaria es una etapa fundamental en la

administración de un archivo de trámite. Se trata de un pro-
cedimiento mediante el cual se transfieren aquellos expedien-
tes o documentos que han dejado de ser útiles para las ofici-
nas. Ya no se consultan cotidianamente porque han sido
cerrados y han concluido su propósito en la oficina producto-
ra. La transferencia significa cambio de custodia, de respon-
sabilidad sobre los documentos. Bajo esta perspectiva existe
un problema muy arraigado en la oficinas y por consiguiente,
en los archivos de trámite; y es el relativo a la práctica de
conservar los documentos el tiempo más largo posible en las
propias oficinas o en la bodegas o rincones creados por éstas
últimas, para “tener a la mano” los documentos que puedan
ser requeridos. Por lo menos existen dos motivos que dan ori-
gen a esta práctica. Uno relacionado con la desconfianza de
las áreas hacia los archivos de concentración porque durante

muchos años estos repositorios han sido considerados como
bodegas, “el archivo muerto” donde no se encuentra nada por
el caos y la desorganización en el que se tienen dichos luga-
res. La otra razón está relacionada con las auditorias en don-
de, de vez en cuando, piden documentos de más de cuatro o
cinco años de su creación; y para prevenir cualquier problema
de esta índole se decide conservar los documentos el tiempo
más largo posible. La realidad es que la tendencia de la teoría
administrativa actual tanto pública como privada, es diseñar
oficinas para tener el menor papel posible por el alto costo de
los espacios y por la aplicación del concepto de “oficina inte-
ligente”, de la ofimática, (Cruz Mundet, 2006, 230). Ante esta
situación se hace necesaria una política de desalojo de expe-
dientes y documentos en los archivos de trámite de manera
sistematizada y con procedimientos claros y sencillos.
La remisión de expedientes debe ser bajo ciertas pautas
estandarizadas porque una transferencia desorganizada pro-
ducirá archivos de concentración caóticos, que de origen vie-
nen mal organizados. Los pasos esenciales para una transfe-
rencia ordenada son: identificación (manual o automatizada)
separación física, la ordenación y guardado en la cajas de
transferencias, el inventario de transferencia primaria, la ba-
ja del inventario general activo o base de datos, la identifica-
ción de las cajas por medio de etiquetas normalizadas (res-
guardos), oficio de solicitud de la unidad administrativa
dirigida al archivo de concentración, envío y recepción.
Acciones posteriores: custodia por parte del archivo de con-
centración y acceso al expediente por las áreas productoras
hasta su destino final.
Uno de los problemas de la desorganización de los archi-
vos de concentración tiene que ver con el origen de esa docu-
mentación. En las revisiones y diagnósticos realizados a esos
repositorios se ha encontrado que las transferencias no cum-
plen con los requisitos mínimos por parte de los archivos de
trámite. Por eso hemos sostenido desde mucho tiempo que
uno de los males de los archivos de concentración en México
es de origen (R. Aguilera, 1997 Congreso Monterrey ). Es decir,
ya nacen con una enfermedad crónica. Esta etapa del proceso
archivístico es crucial para el futuro de la documentación que
se conserva en un organismo. Los grandes volúmenes que se

concentran de las diferentes oficinas y, que crecen de manera
geométrica, hace imposible hablar de reorganización, incluso
de valoración, ya que las cajas llegan revueltas, sin instru-
mentos de descripción precisos, y muchas veces, con materiales
no archivísticos como los cables y teclados en desuso de las
computadoras, ceniceros, pedazos de lápices, engrapadoras
inservibles, etc. Una transferencia normalizada y ordenada
coadyuva a tener un archivo de concentración ordenado para
beneficio de la propia unidad administrativa y posteriormente
para el organismo y la sociedad.
Si la fase del archivo de trámite consiste en integrar, clasi-
ficar, ordenar y describir los expedientes, el proceso de la
transferencia primaria debe cuidar que esa organización do-
cumental permanezca, (R. Alberch, 2003, 104). Por ello es
importante estandarizar este proceso en todo el organismo
para que sus unidades administrativas realicen sus envíos de
manera programada y organizada. Esto se puede conseguir
con la implementación de manuales de procedimientos o co-
mo algunos los llaman simplemente “procedimientos”. Pro-
grama implementado por primera vez puede ser masivo y
luego programado (Cruz Mundet, 2006, 231).
Los elementos de inventario de transferencia primaria se
tratarán en el capítulo siguiente.
página 60 blanca
La descripción
6
de los expedientes
La descripción de los expedientes está relacionada con la re-

cuperación de los contendidos y con el acceso a la informa-
ción. En este capítulo se analizará el tema de la descripción
archivística y los diferentes medios utilizados para cumplir
con uno de los propósitos torales de los archivos: difundir la
información que resguardan. En efecto, los archivos no son
depósitos amorfos donde se reciben papeles como si fueran
cualquier almacén, sino lugares con vida en donde, efectiva-
mente se conservan los documentos, pero con el fin de darlos
a conocer en el presente y en el futuro. Los archivos tienen
dos dimensiones: ser testigos de los actos administrativos y
difusores de la memoria histórica de una sociedad.
Los archivos y las sociedades del conocimiento
En la era de la información, la recuperación de los conte-

nidos es el centro neurálgico de un sistema de archivos. La
reflexión de los teóricos sobre el papel y la importancia de
las sociedades de conocimiento, coloca a uno de los activos
intangibles o activos de capital intelectual, la información, en
un lugar preponderante, como parte del valor agregado de un
organismo, (P. Martín, 2006, 693-718; R. Alberch, 2003,
179-192). Quien tenga su información con los estándares y
técnicas óptimas de organización y con los mejores mecanis-
mos de acceso y recuperación (motores de búsqueda), tiene
un plus sobre los demás que carecen de él. Para la sociedad
actual no hay duda del valor económico de la información.
Ella genera un producto altamente valuado y apreciado que
se llama conocimiento, (Cfr. A. López, 2006, 537-538). Es
61
más, se habla, en este sentido, de una economía del conoci-

miento que sustenta al capital humano de una sociedad. Bajo
esta óptica, los archivos han adquirido un rol más activo y de
mayor responsabilidad, porque en ellos se resguardan los so-
portes que contienen la información; son los depósitos de los
activos intangibles, los bancos de conocimiento que hay que
administrar, los garantes de la riqueza gnoseológica de una
organización, (Cfr. R. Alberch, 2003, 179-180).
Por otra parte, en el ámbito de la democracia, los docu-
mentos custodiados por los archivos juegan un papel insusti-
tuible, ya que son las evidencias de la transparencia adminis-
trativa y de la rendición de cuentas. Todo acto administrativo
está representado en los documentos y, es ahí, donde el ciu-
dadano recurre para informarse sobre la administración y
cuenta pública como parte del ejercicio democrático que rea-
liza en sociedad.
La descripción archivística
La descripción archivística es una categoría que se ubica

dentro del contexto gnoseológico. Esta actividad genera co-
nocimiento y para alcanzar ese objetivo es necesario estruc-
turarla y normalizarla adecuadamente. En el marco teórico
que plantea el ser y quehacer de las sociedades del conoci-
miento, el intercambio de información por las carreteras vir-
tuales, reclaman estándares y certificaciones de acceso ági-
les y seguros. En este sentido, la descripción archivística
juega un papel singular y de gran trascendencia por ser la
vía de comunicación de los contenidos que se resguardan.
Este hecho ha generado una preocupación entre los estudio-
sos del tema por proponer estándares para el acceso o moto-
res de búsqueda precisos mediante codificaciones, encabeza-
mientos controlados y otras herramientas. Por ello, es
importante estudiar este concepto y los elementos que lo
conforman.
La descripción es un componente del engranaje que forma
parte de la organización documental. Aún más, ella evidencia
el grado de organización que tienen los archivos, (R. Aguile-
ra, 1998, 55). Tiene como fin la identificación de los conteni-
LA DESCRIPCIÓN DE LOS EXPEDIENTES 63
dos por medio de elementos que coadyuvan al conocimiento.

Este tema es tan amplio, que como afirma Cruz Mundet, se
puede efectuar una descripción “desde una pieza simple has-
ta la agrupación documental”, (2006, 211). Bajo esta perspec-
tiva la Norma Internacional General de Descripción Archivís-
tica, por sus siglas en inglés, ISAD G, entiende la descripción
como “la creación de una representación exacta de una uni-
dad de descripción y, en su caso, de las partes que la compo-
nen mediante la recopilación, análisis, organización y regis-
tro de la información que sirva para identificar, gestionar,
localizar y explicar los documentos de archivo, así como el
contexto que la produjo”, (ISAD G, 2000, 16). La descripción
debe respetar el origen de los componentes a describir, su
vinculación con su anterior jerárquico que lo contiene; ya que
el documento está en el expediente, éste último en las series,
las series en las secciones y éstas en los fondos. (Descripción
Archivística Codificada, 2000, 69-70).
Llama la atención, como lo comenta el citado Cruz Mun-
det, que la ISO 15489:2001 dedique poco espacio al tema de
la descripción y que sólo lo hago para hablar de la indiza-
ción asociada a la clasificación (2006, 212). Sin duda este te-
ma es la culminación de todo el proceso de organización y
es el leit motiv de la conservación archivística. Abrir los ar-
chivos a la consulta ciudadana y a la investigación científica
significa la culminación de todo trabajo archivístico y la rea-
lización plena de la transparencia de la administración pú-
blica. En este contexto, la administración del conocimiento
se aplica a los contenidos de los documentos de archivo ela-
borados con una intencionalidad funcional o administrativa,
pero que por eso mismo, se convierten en fuente primaria
para los estudiosos, (G. Fasoli, 1983, 114-119; E. de la To-
rre, 1988, 102-103).
Fundamentados en los anteriores conceptos, analicemos
cómo se describen los expedientes considerando la carátula,
el índice de documentos, y el inventario general. Cabe apun-
tar, que a los inventarios (general, de transferencias y de ba-
ja), junto con el cuadro general de clasificación, el catálogo
de disposición documental y la guía simple, la normatividad
vigente para el gobierno federal les ha denominado “instru-
mentos de consulta y control”, (LGOCA, numeral decimoter-

cero). Estos instrumentos, que de hecho, giran alrededor del
cuadro de clasificación, son considerados como los principa-
les y autorizados puntos de acceso, (Cruz Mundet, 2006, 219).
La indización
En el lenguaje de la documentación y de la información

se suele usar el término indización, que es empleado para la
aplicación de un nivel de análisis documental, cuyo produc-
to final puede ser utilizado por los usuarios para conocer o
conseguir la información que precisan o para elaborar len-
guajes documentales. (A. L. García, 1984, 102). La adminis-
tración del conocimiento y el tratamiento de la documenta-
ción científica, han impulsado el desarrollo de un lenguaje
controlado en la descripción que permita su uso de manera
globalizado, sobre todo, por medio de las redes de comuni-
caciones virtuales.
El producto más sencillo y tradicional de la indización es el
índice, el cual, a diferencia de los indizados (listas de térmi-
nos base para los lenguajes documentales), sirve para la con-
sulta directa y concreta. De manera simple se dice que la in-
dización es una técnica para hacer índices. Pero, ¿qué significa
realmente la indización? Veámoslo desde su significado eti-
mológico y conceptual.
La palabra índice proviene de la voz latina index, icis,
derivada del verbo indicere, que significa señalar, notificar.
De acuerdo al diccionario de autoridades, índice es lo mis-
mo que indicio, que proviene del latín indicium, que en “los
libros, es la tabla de los capítulos o de las cosas más nota-
bles que el libro tiene (el contenido). Por otra parte, índice
se relaciona con el verbo latino indicare, que se traduce co-
mo: dar y ocasionar indicios de alguna cosa, por donde se
tenga conocimiento de ella. En esta línea, el Diccionario de
la Real Academia lo define en dos sentidos según se use en
los libros o en las bibliotecas: índice del libro es una lista
que facilita la localización de datos en el texto y complemen-
ta la tabla de materias. En la biblioteca se utiliza como sinó-
nimo de catálogo.
Así pues, la acción relacionada con la elaboración de los
índices es conocida, dentro del ambiente de la información y

del documentalismo, como indicar o indizar. Esta última, es
entendida, conceptualmente, como una “técnica de trata-
miento documental utilizada para la descripción del conteni-
do de documentos o demandas documentales que posibilita la
elaboración de estrategias de recuperación mediante concep-
tos o materias”, (A. L. García, 1984, 105). O también, una téc-
nica del análisis documental para representar y describir el
contenido de los documentos, mediante conceptos principales
contenidos en ellos (palabras clave) o vocabularios controla-
dos (descriptores, términos o encabezamientos de materia),
con el fin de guiar al usuario en la recuperación de los docu-
mentos que necesita. (R. Coll-Vinent, 1984, 87-100; F. de Mo-
ya, 2006, 575-576).
La indización debe de cumplir una serie de cualidades pa-
ra su efectividad, tales como la:
• Pertinencia:
Consiste en ajustar con mayor efectividad posible el em-
pleo de un término útil para el usuario y útil en la repre-
sentación del documento. Una Indización pertinente, se-
rá, aquella en la que 66% de documentos ofrecidos por
los índices es realmente útil para el usuario
• Exhaustividad:
La indización debe ofrecer el mayor repertorio posible y
pertinente de temas, conceptos y objetos representados
en el documento. En función del tipo de unidad infor-
mativa, puede ser útil una baja exhaustividad, (hasta 8
términos), una media exhaustividad (entre 8 y 12) o una
alta (más de 12).
• Especificidad:
El grado de precisión de los términos seleccionados en
una recuperación, está en relación directa con la elimi-
nación de ambigüedades del lenguaje natural (sinonimias,
polisemias, etc.). También se halla en relación directa con
la correcta jerarquización de los términos, así como
con una controlada asociación de términos equivalentes.
• Uniformidad:
El grado de coincidencia en el uso de los términos por
parte de un usuario, quien recupera la información, y
por parte de quien realiza la indización, se mide por la

coherencia del lenguaje documental.
Los estudiosos del tema hablan de dos tipos de indización,
la libre en la que la identificación se realiza a través de una
lista o conjunto abierto de términos; y la controlada en la que
la identificación se realiza por medio de una lista o conjunto
de términos cerrados. Existen una serie de herramientas de
dónde se extraen los términos, que permiten la comprensión
de datos e información y pueden ser usados de manera ma-
nual o de forma automatizada, (M. Cook, 1984, 39-45; B. Gil,
2006, 379-416). A continuación enlistamos algunas de estas
herramientas:
• Vocabularios controlados: Son listas de términos con un
significado concreto que facilitan la búsqueda y recupe-
ración de información. Se caracterizan por utilizar sólo
una parte del léxico de los lenguajes naturales y casi na-
da de su gramática. Además su manejo debe ser sencillo
y preservar la riqueza informativa de los documentos,
evitando la ambigüedad. Ejemplos de vocabularios con-
trolados son los glosarios, diccionarios, etc.
• Mapas Conceptuales: Representación formal de un con-
junto de temas y los enlaces a los documentos relaciona-
dos con esos temas.
• Taxonomías: Lista jerárquica en forma de árbol, que
parte de los términos más generales a los más específi-
cos, incluyendo también términos relacionados.
• Tesauros: Vocabulario estructurado de términos que
guardan entre sí relaciones semánticas de equivalencia,
jerarquía o asociación, y que está destinado a convertir
el lenguaje natural de los documentos en un lenguaje
controlado que represente de manera unívoca el conte-
nido de los documentos y sirva tanto para la indización
como para la recuperación, (B. Gil, 2006).
• Ontologías: Tipo de tesauro más desarrollado que repre-
senta la conceptualización de un determinado campo
del conocimiento mediante estructuras semánticas. De-
finen los conceptos de forma específica describiendo las
propiedades y relaciones de cada concepto y facilitan la
comunicación entre los seres humanos y las máquinas.
Un tesauro es un vocabulario controlado y es-

tructurado de palabras clave.
Una lista de autoridad es una lista de formas es-

tandarizadas de palabras clave, con inclusión de
nombres (personales, corporativos y geográfi-
cos) usados como puntos de acceso en la recu-
peración de información.
Una palabra clave es un término o una combina-

ción de palabras usadas en el título o en el texto
de un documento o un expediente, o en un índi-
ce estructurado, que caracteriza su contenido y
facilita su recuperación.
La identidad de los expedientes y su descripción
La descripción de los expedientes comienza por el análisis

de la propia información y del entorno de origen administra-
tivo y archivístico de los mismos. Los datos contenidos en los
expedientes son utilizados para elaborar los diferentes instru-
mentos de consulta y control. Por ello debemos partir prime-
ro, del mismo expediente, de la descripción precisa de su por-
tada o carátula.
Cada expediente es individual, único e irrepetible. Su
identidad es parte de la suma de las identidades de los demás
expedientes que forman una serie, que es una categoría con-
ceptual de una función. Sin embargo, es importante identifi-
car la individualidad del expediente por varios motivos. Pri-
mero, por su condición legal, ya que su existencia como
único le da un lugar físico diferente al de los demás. Posee
una carta de identidad proporcionado por el número de in-
ventario. La Ley General de Bienes Nacionales posesiona al
expediente dentro del grupo de los bienes públicos propiedad
de la nación. En esta lógica los bienes son enlistados en los
inventarios según su naturaleza y reciben un código único de
identificación. Segundo, por su condición archivística, es de-
cir, su vinculación con la serie y sección del fondo al que per-
tenece (el contexto del expediente) y con el ciclo de vida en
las diferentes etapas de su permanencia. Tercero, por su con-
dición gnoseológica, entendida como la descripción de su

contenido general y de su contenido específico mediante la
portada o carátula, el título temático funcional y el índice. La
descripción entendida así, es un trabajo intelectual de suma
importancia para recuperar de manera precisa, ágil e integra
la información contenida en el expediente.
El consejo Internacional de Archivos ha lanzado una pro-
puesta para normalizar la descripción en una triple vertiente:
la descripción de los fondos documentales según el nivel que
se elija describir (fondo, sección, serie, expediente o docu-
mento), la descripción de los productores de documentos
(institución, personas o familias), por medio encabezamientos
autorizados y la descripción de las funciones de donde se pro-
vienen los documentos de un productor. Veamos dentro este
contexto, la propuesta de la ISAD G, la de los encabezamien-
tos normalizados archivísticos de la ISAAR (CPF), la nueva
propuesta de normalización de las funciones de la ISDF y,
por último, los vocabularios controlados para los títulos de
los expedientes.
La normalización archivística en la descripción
La ISAD G
Con el propósito de establecer las bases para una descrip-
ción normalizada de los expedientes partamos de la mencio-
nada norma ISAD G, la cual considera veintiséis elementos
para realizar una descripción. Sin embargo, no todos los ele-
mentos aplican a los archivos de trámite y, aún, a los de con-
centración. Ya en 1994 Cruz Mundet señalaba que de esos
elementos, sólo cinco eran esenciales en toda descripción
(1996, 262) y últimamente, el mismo estudioso, añadió uno
más, el nombre del productor, (2006, 215). La segunda ver-
sión de la ISAD G asi lo propone. Partiendo de estas anotacio-
nes, en nuestro medio archivístico se han sumado otros ele-
mentos que vienen a complementar aquellos seis y que
constituyen una aportación para el conocimiento de los con-
tenidos de los expedientes.
De las siete áreas propuestas por la ISAD G, proponemos
aplicar cuatro para la descripción de los expedientes en trá-
mite y en concentración, ellas son: área de identificación,

área de contexto, área de contenido y estructura, y área de
condiciones de acceso y utilización. Veamos cada una de ellas
y los elementos que pueden ser elegidos para la descripción.
La identificación persigue como objetivo “identificar de un
modo único la unidad de descripción y establecer el vínculo
con la descripción que representa”, (2000, 20).
Los elementos propuestos para esta área son:
• Código
• Título
• Fechas
• Nivel de descripción, y
• Volumen
El contexto tiene como fin “identificar el productor o pro-
ductores de la unidad de descripción”, (2000, 26).
El elemento a considerar es el:
• Nombre del productor
El Área de contenido y estructura proporciona “a los usua-
rios la información necesaria para apreciar el valor potencial
de la unidad de descripción”, (2000, 33).
Los elementos utilizados serían:
• Resumen
• Valoración y eliminación
Por último, el área de condiciones de acceso y utilización
tienen como propósito “informar sobre la situación jurídica y
cualquier otra normativa que restrinja o afecte el acceso a la
unidad de descripción”, (2000, 39),
El elemento usado sería:
• Condiciones de acceso
De alguna manera, estos elementos de las diferentes áreas
referidas, se encuentran presentes en la descripción de las
portadas o carátulas de los expedientes. Sin embargo, presen-
taremos algunos otros elementos que consideramos conve-
nientes para una descripción completa de los contenidos y,
aunque no aparezcan de manera clara en las normas oficiales,
se proponen con la idea de integrar las mejores prácticas pa-
ra lograr una descripción integral que proporcione una mejor
administración del conocimiento efectivo de los expedientes.
La ISAAR (CPF)
La Norma Internacional sobre los Encabezamientos Auto-
rizados Archivísticos relativos a Entidades, Personas y Fami-
lias, que en inglés se le denomina como International Stan-
dar Archival Authority Records for Corporate Bodies, Persons
and Familias, (ISAAR, CPF), pretende normalizar las palabras,
ya sean nombres de personas, organismos, funciones, geográ-
ficos, materias, acrónimos, etc., que puedan constituir puntos
de acceso a la información. Esta norma tiene como objetivo
ofrecer reglas generales para el establecimiento de registro
de autoridades para los productores de documentos ya sean
entidades, personas y familias, siendo la procedencia el enca-
bezamiento principal y punto de acceso primario.
La norma se estructura en tres áreas:
Área de control de autoridad cuyo propósito es establecer
los encabezamientos autorizados y sus conexiones con otros
encabezamientos. Comprende los siguientes elementos:
1. Código de identificación. Tiene por objetivo identificar
al creador de la fuente autorizada y al encabezamiento auto-
rizado. La regla establece consignar el código del país de
acuerdo con el ISO 3166, Código para la representación de
los nombres de los países, seguido del código de la institución
archivística creadora de la fuente autorizada y finalmente del
número de entrada autorizada.
1.1 Tipo de encabezamiento autorizado con el que se pre-
cisa si la entrada es una entidad, persona o familia.
1.2 Entrada autorizada para crear un punto de acceso
normalizado para el nombre de una entidad, persona
o familia siguiendo las normas o convenciones nacio-
nales o internacionales utilizadas por la institución de
servicio archivístico.
1.3 Entradas paralelas en el que se debe mencionar cual-
quier otro punto de acceso normalizado alternativo
del encabezamiento de autoridad escrito en otra len-
gua o escritura.
1.4 Formas excluidas en donde se establece el encabeza-
miento autorizado y los diferentes nombres o varian-
tes no admitidos como entrada autorizada mediante
la remisión del tipo: véase.
1.5 Entrada autorizada relacionada, con el que se vincu-

lan un encabezamiento autorizado con otro con el ti-
po: véase también.
2. Área de información. Su objetivo es describir la entidad,
persona o familia mencionada en el encabezamiento autori-
zado de acuerdo con los convenios o reglas nacionales o in-
ternacionales usadas por la institución archivística. Sus ele-
mentos son:
2.1 Entidades
2.1.1 Números legales
2.1.2 Variaciones del nombre
2.1.3 Fechas y lugares de existencia
2.1.4 Sede
2.1.5 Estatuto jurídico
2.1.6 Fines, funciones, esfera de actividad
2.1.7 Organigrama
2.1.8 Relaciones
2.1.9 Otra información significativa
2.2 Persona
2.2.1 Nada
2.2.4 Lugares y/o áreas geográficas
2.2.5 Nacionalidad
2.2.6 Ocupación, esfera de actividad
2.2.7 (Nada)
2.2.8 Relaciones personales
2.3 Familia
2.3.1 (Nada)
2.3.4 Lugares y/o áreas geográficas
2.3.5 Nacionalidad
2.3.6 Ocupación, esfera de actividad
2.3.7 Árbol genealógico
2.3.8 Relaciones con otras familias, personales o en-
tidades
3. Área de notas. El objetivo es señalar todo lo relacionado

con la elaboración del encabezamiento autorizado. Los ele-
mentos son:
3.1 Notas del archivista, para explicar cómo elaboró el
encabezamiento.
3.2 Reglas o convenios, para identificar cuáles de esas
normas se han utilizado para la elaboración del enca-
bezamiento.
3.3 Fechas, para señalar cuándo se ha elaborado el enca-
bezamiento.
La ISDF
En el capítulo sobre la clasificación de los expedientes ya
se mencionaron algunos datos sobre la versión provisional de
lo que primero se llamó la Internacional Standar on Activi-
ties/Functions of Corporate Bodies, y luego la Internacional
Standar Description Functions preparada por el Comité de
Buenas Prácticas y Normas Profesionales del ICA. Veamos en
este inciso con más detalle los planteamientos de la mencio-
nada norma.
Los objetivos que persigue la ISDF son los siguientes:
• Proporcionar directrices para la descripción de las fun-
ciones de los organismos asociados con la producción y
administración de archivos;
• Servir como instrumento normalizador para describir
las funciones y actividades como unidades integrantes
de un sistema archivístico, controlar la creación y utili-
zación de puntos de acceso en las descripciones archi-
vísticas, y documentar las relaciones entre las funciones
y los archivos que las generan y los organismos que las
ejercen;
• Completar las descripciones archivísticas conforme a la
ISAD (G) y a la ISAAAR (CPF). Es decir, se plantea esta
norma para ser utilizada conjuntamente con éstas dos
últimas.
De acuerdo con el documento provisional de la ISDF, to-
dos los elementos propuestos son útiles para la descripción
de una función, pero sólo dos son esenciales: la forma autori-
zada del nombre (1.2), y el código de identificación de la des-
cripción de la función (4.1). Así mismo, el citado documento

señala que las ventajas de conocer las funciones son:
• Permitir la valoración de los archivos,
• Permitir la clasificación y la descripción de los archivos, y
• Permitir a los usuarios encontrar y analizar los archi-
vos.
La ISDF está compuesta por cuatro zonas con veintitrés
elementos y dos apartados que orientan sobre la manera de
cómo relacionar las descripciones de las funciones con las
noticias de autoridad refiriendo los productores de archivos y
la descripción de documentos de archivos. A continuación se
detallan las zonas y las relaciones mencionadas:
1. Zona de Identificación
En esta zona se encuentran las informaciones que identifi-
can de manera única la función en curso de descripción y
que definen un punto de acceso estandarizado.
1.1 Tipo de descripción.
Indica si la descripción es una función o actividad.
1.2 Forma autorizada del nombre.
Crea un punto de acceso autorizado del nombre de la
función
1.3 Otros nombres
Indica otros nombres para la función descrita.
1.4 Clasificación
Clasifica las funciones conforme al cuadro de clasifi-
cación.
1.5 Dominio
Identifica el dominio de competencia territorial, legal
o administrativa de la función descrita.
2. Zona de descripción
En esta zona se encuentran los datos sobre la naturaleza y
el contexto de la función en curso de descripción.
2.1 Fechas
Identifica la fecha o fechas extremas del inicio y fin
de la función descrita.
2.2 Descripción
Describe en texto libre la finalidad de la función des-
crita.
2.3 Historia
Registra, ya sea en texto o de forma cronológica, las
principales etapas de la existencia de la función des-
crita.
2.4 Legislación
Registra las leyes que hayan creado, modificado o su-
primido la función descrita.
2.5 Contexto general
Proporciona toda la información significativa sobre el
contexto general, social, cultural, económico, político
e histórico, dentro del cual se ha ejercido la función
descrita.
3. Zona de relaciones
La zona sirve para mencionar y describir las relaciones
con otras funciones.
3.1 Forma autorizada del nombre de la función asociada.
Indica el nombre autorizado del nombre de la fun-
ción con la cual la relación está establecida.
3.2 Tipo de relación
Considera el tipo de relación de una función con otra,
utilizando las tipologías generales prescritas por las
reglas o convenciones nacionales o a falta de ellas, se-
gún los siguientes tipos: jerárquica, temporal o aso-
ciada.
3.3 Descripción de la relación
Describe de manera precisa la naturaleza de la rela-
ción entre las funciones relacionadas.
3.4 Fechas de la función asociada y/o de la relación.
4. Zona de control
Aquí se menciona el número internacional de identifica-
ción de la descripción función y la información que precisa el
cómo, cuándo y por qué esta descripción ha sido creada y
actualizada.
4.1 Código de identificación de la noticia descrita de la
función.
Registra de manera univoca, con un sólo número de
identificación, la descripción de la función dentro
de los acuerdos locales o nacionales.
4.2 Código de identificación del archivo que da el servio

de descripción.
Identifica el o los servicios responsables de la descrip-
ción.
4.3 Reglas o convenciones utilizadas
Registra las reglas o convenciones nacionales o inter-
nacionales que han sido seguidas para la elaboración
de la descripción.
4.4 Estatus
Indica al usuario el nivel de elaboración de la des-
cripción señalando si está validado, revisado o des-
continuado (desechado).
4.5 Nivel de detalle
Indica si el nivel de la descripción es elemental, me-
diano o completo.
4.6 Fechas de creación, revisión o destrucción.
Registra cuándo ha sido creada, revisada o destruida
la descripción.
4.7 Lengua o escritura.
Indica la lengua o escritura utilizada en la descrip-
ción.
4.8 Fuentes.
Registra las fuentes consultadas para la elaboración
de la descripción de la función.
4.9 Notas relativas de la actualización de la descripción.
Ofrece información pertinente sobre la creación o ac-
tualización (modificaciones) de la descripción.
Las zonas antes referidas se complementan por medio de

las relaciones de funciones con los diferentes archivos que las
han descrito y la descripción propiamente de los documentos
con base a nomenclaturas autorizadas. Dichas relaciones son
dos, a saber:
5. Las relaciones de las funciones con los organismos
5.1 Forma del nombre autorizado de la colectividad
asociada y la identificación de la noticia de auto-
ridad.
Identifica de manera univoca la colectividad que
describe con una nomenclatura autorizada si-
guiendo para este caso la ISAAAR (CPF).
5.2 Naturaleza de las relaciones.

Identifica la relación entre la función y la colecti-
vidad asociada.
5.3 Fechas de la relación
Indica la fecha de inicio y terminación de la rela-
ción.
6. Relaciones de las funciones con las fuentes archivísti-
cas y otras.
6.1 Titulación e identificación de la fuente asociada.
Identifica de manera univoca las relaciones entre
las fuentes asociadas y la descripción de la fun-
ción donde ésta exista.
6.2 Tipo de fuente asociada.
Precisa la naturaleza de la fuente asociada.
6.3 Naturaleza de la relación.
Describe la naturaleza de la relación entre la
fuente y la descripción de la función.
6.4 La fechas de la fuente asociada y/o de las relacio-
nes.
Proporciona todas fechas pertinentes relativas a
las fuentes asociadas y/o con las fechas de sus re-
laciones con la función y precisar la naturaleza de
esas fechas.
La portada o carátula de los expedientes
En la tradición archivística mexicana se usaron portadas

normalizadas entre las décadas de los cuarentas y sesentas
del siglo pasado. Estas portadas contenían elementos estan-
darizados para todas las Secretarias de Estado, (véase figura
n.).
Los elementos que contenían esas carátulas eran:
1. Nombre de la Secretaría (impreso),
2. Adscripción archivística (impreso),
3. Delegación de archivo en …,
4. Título del expediente,
5. Fechas,
6. Clasificación decimal
7. Número de fojas, y
8. Asunto.
Hoy en día, algunas unidades administrativas han seguido

usando portadas previamente impresas con una serie de da-
tos que permiten una descripción homogénea, pero circuns-
crita sólo para el servicio de la misma unidad administrativa;
excluyendo a todas las demás áreas de la dependencia o enti-
dad de que se trate. A partir del 2004 los LGOCA establecie-
ron la obligación de que los expedientes tuvieran una portada
con diez elementos para su identificación, (numeral decimo-
quinto). Estas disposiciones retomaron la idea de estandari-
zar las portadas o carátulas de los expedientes en las depen-
dencias y entidades del poder ejecutivo como se hiciera en el
sigo pasado, según quedó referido. Las instrucciones de los
LGOCA propiciaron que en el seno de muchas dependencias y
entidades se utilizaran fichas o etiquetas adheridas en la par-
te frontal de las guardas. Dichas etiquetas, si bien tenían que
cumplir con los elementos obligatorios, fueron diseñadas en
su formato de acuerdo a la concepción de cada dependencia
y entidad. En esta lógica, el mismo sistema SICCA, del que ya
se habló en el capítulo anterior, fue desarrollado para pro-
porcionar etiquetas para ser pegadas en los frentes de las
guardas de los expedientes. Los elementos obligatorios referi-
dos son:
CUADRO N. 3
Elementos de una portada establecidos
por los LGOCA
I. Unidad administrativa VI. Fecha de apertura y cierre

II. Fondo VII. Asunto
III. Sección VIII. Valores documentales
IV. Serie IX. Vigencia documental
V. Núm. de expediente o clasificador X. Número de fojas útiles
Además de los datos anteriores, se determinó que en las

pestañas de las guardas se escribiera la nomenclatura de los
incisos III, IV y V como medio de visualización de primer
contacto con el expediente. Cabe señalar que en los elemen-
tos antes citados, no aparece lo referente a la ubicación física
o topográfica ni al título del expediente, aunque posterior-
mente, estos datos son rescatados por el subprograma para la

elaboración del inventario de expedientes del 2003 en adelan-
te, dentro del sistema automatizado SICCA.
FIGURA N. 3
Portada normalizada usada en las dependencias
hasta la década de los 70’s
A continuación veamos los elementos de las portadas o ca-

rátulas que proponemos y sus significados. Cabe reiterar an-
tes de seguir, que dichos elementos se encuentran de una ma-
nera o de otra en los formatos antes referidos y que están en
consonancia con la ISAD G (ver figura n. ):
• Códigos de clasificación o número de inventario: Es el
conjunto de números o dígitos. El inventario es un refe-
rente de identidad única e irrepetible del expediente
dentro de un sistema de archivos. Los elementos básicos
lo conforman la sección, la serie, el número progresivo
del expediente y el año del documento de apertura.
También pueden considerarse más dígitos en este rubro
siempre y cuando no sean tan complejos para su control

y entendimiento.
• Fecha de apertura y cierre: Las fechas son un referente
que marca la edad del expediente, nos indica cuándo
nace y cuándo concluye. Existen varias opciones para
señalar la cronología con base a la propia ISAD G:
dd/mm/aaaa; mm/aaaa; aaaa/aaaa.
• Nombre de la unidad administrativa: Se refiere al nom-
bre del productor de acuerdo con la nomenclatura ofi-
cial vigente.
• Asunto del expediente: Es la descripción del contenido
del expediente; es fundamental para el acceso de infor-
mación dado que los elementos extraídos de los docu-
mentos dan una visión general que ayudará a quien
quiera enterarse sobre qué trata. Es importante tomar
en cuenta, que aunque generalmente el asunto se descri-
be en texto libre no hay que dejar pasar por alto datos
relevantes como nombres de los actores, lugares y he-
chos fundamentales.
• Información sobre retención y disposición: Son los datos
contenidos en el catálogo de disposición documental
que hacen referencia a la temporalidad de conservación
del expediente en el archivo de trámite y el tiempo de
guarda precautoria en los archivos de concentración.
Estos datos sirven para administrar el expediente en su
ciclo vital.
• Clasificación de información: Se señala cuando el expe-
diente es parcial o totalmente clasificado como reserva-
do o confidencial en los términos de la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública, su
Reglamento y los Lineamientos para la clasificación y
desclasificación de la información. Este dato establece
la condición de acceso del expediente.
• Topografía: Es el código que representa la ubicación fí-
sica del expediente en el inmueble y mueble contenedor.
Recordemos que este tema fue expuesto en el capítulo
anterior en el inciso referente a la colocación de los
expedientes.
• Referencias a expedientes previos o relacionados: Se usan
en el caso de haber relación con otros expedientes vincu-
lados como son los de continuación cuando siguen el

mismo tema, pero con diferente situación jurídica o ad-
ministrativa. Ejemplo: extensión de un contrato, pensio-
nes que cambian de estatus cuando el titular muere y
sus descendientes heredan los derechos, etc.
• Título del expediente: Término que engloba el contenido
del expediente. Puede estar normalizado por medio de
un vocabulario controlado o lista de palabras claves o
puede ser libre. El título del expediente puede estar re-
lacionado con una función o tema; ayuda a la agrupa-
ción temática y es palabra llave o motor de búsqueda
para tener acceso a los diferentes tipos de expedientes.
También sirve para que los servidores públicos operati-
vos puedan rastrear información sobre todo cuando se
quiere saber si existe algún antecedente o alguna refe-
rencia sobre un asunto en particular. La titulación de
los expedientes se compone por una serie de palabras,
términos o frases usados en combinación para describir
inequívocamente el tema específico o el contenido del
expediente en su contexto funcional. M. Cook la define
como una “etiqueta que por lo general se origina en la
organización administrativa que es la de proveniencia
del archivo que puede dar o no un resumen exacto y sig-
nificativo sobre el contenido del documento”, (1984,
39-40). El título del expediente debe tener dos cualida-
des: ser lo más descriptivo posible de suerte que propor-
cione detalles adecuados de su contenido actual, y a la
vez, lo más breve posible
La titulación de los expedientes debe ser controlada con
cuidado. El uso de palabras y frases diferentes para describir
el mismo tema causa dificultades evidentes en la archivación
y en la localización de los documentos. Para lograr coheren-
cia, las palabras clave usadas en los títulos de los expedientes
deben ser controladas usando “listas de autoridad” para los
nombres propios y de instituciones, etc., y “vocabularios con-
trolados” o tesauros para los términos de temas. Para el pri-
mer caso, debemos considerar la Norma Internacional sobre
los Encabezamientos Autorizados Archivísticos relativos a
Entidades, Personas y Familiares, por sus siglas en inglés,
ISAAAR (CPF), propuesto por el Consejo Internacional de

Archivos en el año de 1997. Para el segundo caso, es conve-
niente elaborar un vocabulario controlado o lista de palabra
claves, donde puede aplicarse la Norma Internacional de
Descripción de Funciones, ISDF propuesta recientemente.
CUADRO N. 4
Cuadro comparativo de los elementos
de la carátula
ELEMENTOS DE UNA CARÁTULA
Descriptores
ISAD G LGOCA
propuestos
Fondo, sección, serie Clasificación + N.
Código
y n. de expediente expediente
(Sólo aparece en el
Título Título controlado
SICCA)
Fechas de apertura y Fechas de apertura y
Fecha
cierre cierre
Volumen Expedientes y legajos
Nivel de descripción Expediente Expediente
Nombre del productor Unidad administrativa Unidad administrativa
Resumen Asunto Asunto
Valoración y Valores documentales Valores documentales
eliminación y vigencia documental y vigencia documental
Reservados y/o confi-
Condiciones de acceso En etiqueta aparte denciales con su
temporalidad
N. de fojas al cierre N. de hojas
Ubicación física =
Código topográfico
Índice de documentos
Los elementos de las portadas de los expedientes nos ofre-

cen cuatro áreas de control intelectual que permiten, además
de una descripción concisa de cada expediente, su vincula-
ción y contexto archivístico y su ubicación física. En este sen-
tido, tenemos cuatro grandes áreas de una carátula, (ver figu-

ra n.):
1. El área que nos proporciona la clasificación archivísti-
ca, es decir la vinculación con las clases establecidas
por el cuadro general de clasificación, su pertenencia
archivística y su relación contextual con las funciones
de la organización;
2. El área que nos refiere la identidad propia del expediente
porque no se repite; es exclusiva de cada expediente;
3. El área que administra y valora al expediente, de
acuerdo con el catálogo de disposición documental; y
4. El área de clasificación de información que ofrece da-
tos sobre el estatus jurídico del expediente en cuanto a
su accesibilidad y la temporalidad adicional de conser-
vación que se le otorga por ser consultado a través de
una solicitud en los términos de la LFTAIP o por ser re-
servado.
Estas áreas se complementan con el índice o lista de docu-
mentos, el cual garantiza la integridad del expediente. Este
tema será analizado más adelante.
FIGURA N. 4
Áreas de control intelectual
Sección
Expediente
Serie
n. de expediente
Fondo
Sección
serie
n. Expediente
Asunto
Fecha
Fojas útiles
Vigencia
Valor documental
En un sistema de administración de documentos automa-

tizado es posible preparar fácilmente etiquetas o marbetes de
expedientes que muestran los elementos de descripción. Y
aún más, se pueden alcanzar procesos más sofisticados como
los códigos de barras legibles por máquina que pueden usarse
para rastrear los expedientes También se pueden preparar
marbetes para los contenedores de los expedientes y el mis-
mo inventario. Así mismo, se puede generar el formato de
préstamo que registra y controla el movimiento del mismo.
Sin embargo, antes de llegar a la automatización es requisito
indispensable organizar los expedientes mediante un sistema
archivístico que tome en cuenta los pasos lógicos de toda or-
ganización documental.
FIGURA N. 5
Ejemplo de portada de expedientes
PORTADA DEL EXPEDIENTE

UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
FONDO:
SECCIÓN:
SERIE:
EXPEDIENTE: NUM. FOJAS: FECHA:
ASUNTO.
VALOR ADMINISTRATIVO LEGAL CONTABLE

DOCUMENTAL:
PLAZO DE ARCHIVO ARCHIVO DE
CONSERVACIÓN: DE TRÁMITE CONCERTACIÓN
PERIODO
ADICIONAL: POR SOLICITUD DE POR
ACCESO DESCLASIFICACIÓN
No podemos continuar sin dedicarle algunos párrafos al

caso particular de los expedientes reservados y confidenciales
en los términos de la LFTAIP, y los LGCD. Estas normas esta-

blecen una carátula adicional, además de la archivística, para
este tipo de expedientes. En este sentido, las portadas son
temporales para los expedientes reservados y permanentes
para los confidenciales. Los elementos descriptivos son los
siguientes:
Para los expedientes totalmente reservados y totalmente
confidenciales:
1. Fecha de clasificación
2. Unidad administrativa
3. Reservada
4. Periodo de reserva
5. Fundamento legal
6. Ampliación del periodo de reserva
7. Confidencial
8. Fundamento legal
9. Rúbrica del titular de la unidad administrativa
10. Fecha de desclasificación
11. Rúbrica y cargo del servidor público
En cuanto a los expedientes parcialmente reservados y
parcialmente confidenciales, llevan doce elementos, los mis-
mos once anteriores, y uno más que se refiere a las:
1. partes o secciones reservados o confidenciales
Debemos tomar en consideración que los elementos de
descripción archivísticos son los que le permiten al expedien-
te una descripción integral en términos gnoseológicos, mien-
tras que los elementos que determinan la imposibilidad legal
de su accesibilidad, es un estatus temporal del mismo.
Ejemplo de vocabulario controlado para títulos de expedien-

tes o lista de palabras claves
Un vocabulario controlado o lista de palabras claves es un
mecanismo de control que busca establecer precisión y cohe-
rencia en el proceso de indización, en este caso, de los expe-
dientes. Además, proporciona la estandarización en el uso de
palabras, ya que elimina incertidumbres en la tarea de asig-
nar un título a los expedientes.
Con ello el usuario podrá tener una idea clara de lo que
contiene el expediente. Es importante señalar que el título de-
85
be ser lo suficientemente específico para que el personal del

archivo de trámite no use un expediente para abarcar aspec-
tos diferentes del asunto original. El título describe de mane-
ra general el contenido del expediente y limita el alcance de
los materiales que han sido colocados en ellos.
Del mismo modo se deben evitar los títulos de expedientes
que incluyan las palabras General y Varios, ya que propician
la archivación y la indización equivocadas o ineficientes. Casi
todos los expedientes generales se vuelven rápidamente de-
masiado voluminosos. Pronto se convierten en lugares en
dónde se colocan sin discriminación documentos que debe-
rían integrarse en expedientes específicos. Esto es lo que ocu-
rre, por ejemplo, con los multicitados consecutivos. Es posi-
ble también que obliguen a los empleados operativos o al
archivista a buscar un documento en dos lugares: el expe-
diente específico y el expediente general. Otro peligro de los
títulos generales es que pueden ser usados para archivar du-
plicados de documentos que ya se encuentran en los expe-
dientes específicos apropiados o documentos efímeros que no
deberían archivarse en absoluto.
Los convencionalismos de designación de títulos para ex-
pedientes o documentos de papel se aplicarán también al dar
nombre a directorios y archivos en documentos con texto
electrónico, aunque puede haber limitaciones en el número
de caracteres o de letras que es posible usar en los sistemas
electrónicos.
El orden de los términos en el título puede comenzar con
el tema general (concepto primario) y continuar con las esfe-
ras de temas o actividades más específicas, por ejemplo:
Esquema de Servicio: Clase Administrativa: Nueva Edición. No
todos los títulos de expedientes tienen una jerarquía de térmi-
nos clara; el uso de términos que son coherentes y claros es
más importante que el orden en el que aparecen en el título
del expediente.
En muchos casos, el elemento primario del título del expe-
diente suele ser evidente. Corresponderá a la serie de la cual
forma parte el expediente. En un sistema orientado funcio-
nalmente, el término se relacionará con una esfera funcional
primaria, por ejemplo personal, o con una subfunción o acti-
vidad dentro de esa esfera, por ejemplo jubilación.
El elemento secundario del título será lo más conciso po-

sible, pero denotará con precisión el contenido del expediente
y no duplicará el título de otro expediente con los mismos
elementos primarios. Puede asemejarse al lenguaje natural,
pero los términos sustantivos usados pueden basarse en una
lista de palabras clave. Una frase específica puede ser Jubila-
ción anticipada en la Secretaría de Economía en donde Secre-
taría de Economía y Jubilación, o tal vez Jubilación Anticipa-
da son palabras claves. Sin embargo, no habrá la obligación
de usar palabras clave en los títulos de los expedientes. El tí-
tulo que describa mejor el contenido de manera precisa será
el escogido. El uso obligado de términos de palabras clave
puede llevar a títulos torpes y crear ambigüedades.
Al añadir nuevos documentos a un expediente, el personal
se asegurará que el título del mismo siga denotando su conte-
nido y, en particular, que no se haya vuelto demasiado
general.
Si hubiera alguna duda sobre el título de un ex-

pediente es de suma importancia interactuar
con los funcionarios operativos.
No es conveniente cambiar el título de un expediente a

menos que sea absolutamente necesario. Los funcionarios
operativos con su uso se familiarizan con los títulos y el cam-
bio de los mismos lleva a confusiones. Es preferible crear
nuevos expedientes para nuevos documentos que no se ajus-
tan al título del expediente viejo y, en caso necesario, estable-
cer referencias cruzadas entre expedientes. Cuando el cambio
del título de un expediente parezca justificado, se obtendrá el
permiso correspondiente del responsable de la unidad de ad-
ministración o del área coordinadora de archivos. Es necesario
asegurar que toda la documentación de control esté apropia-
damente actualizada, con inclusión del índice de expedientes.
Cada vez con más frecuencia, las dependencias y entida-
des comparten información entre direcciones y departamen-
tos, tanto en papel como en forma electrónica. Como resulta-
do de esto, más personal está involucrado en los procesos
para dar nombre a los expedientes y recuperarlos. En estas

circunstancias se necesita un vocabulario controlado que se
use en toda la organización. Este vocabulario deberá incluir
términos especializados pertinentes a las áreas individuales
así como términos que se relacionan con la organización en
conjunto.
Es importante tomar en consideración que los vocabula-
rios controlados se pueden tener ya en los propios cuadros de
clasificación, en donde las series y sus secciones reciben no-
menclaturas únicas, oficiales, de acuerdo con las funciones
de las unidades administrativas y con códigos numéricos. Pe-
ro por otra parte, se puede elaborar un vocabulario controla-
do como motor de búsqueda coadyuvante para el acceso
atendiendo a los contenidos funcionales o temáticos de los
mismos expedientes. Dado que el cuadro general de clasifica-
ción es un instrumento normalizado al interior de una orga-
nización, el complemento ideal es el vocabulario controlado
funcional y temático, dediquemos unas líneas a la creación de
estos vocabularios.
Un vocabulario controlado sirve como una lista de autori-
dad temática, (proporcionando las formas estandarizadas pa-
ra los nombres personales, de dependencias, entidades y
otras corporaciones y los geográficos como se explicó cuando
se habló de la ISAAAR (CPF)). Sirve, además, como un tesauro,
controlando los términos que se usarán (los términos preferi-
dos, los términos relacionados, los términos más generales y
los términos más restringidos), y estableciendo relaciones en-
tre ellos mediante referencias cruzadas.
Un vocabulario controlado limita la opción de

palabras al clasificar o indexar los expedientes y
otros documentos.
En las organizaciones gubernamentales es recomendable

mantener listas de palabras claves bajo la supervisón del área
coordinadora de archivos. En este caso, el responsable del
área tendrá la facultad de aprobar términos nuevos cuando
no existan los encabezados necesarios para describir un expe-
diente de reciente creación. De esta manera, los términos

nuevos del vocabulario se establecerán a medida que surja la
necesidad sin anticipar necesidades futuras.
El objetivo de crear un vocabulario controlado no es com-
pilar un esquema de clasificación universal como los que se
usan en las bibliotecas, sino crear una herramienta funcional
para el uso inmediato y local de los expedientes que ya se en-
cuentran en el sistema. Su elaboración se basa en el análisis
minucioso de las funciones y de las actividades.
Las palabras claves usadas en los títulos pueden ser nom-
bres propios (de personas, lugares, organizaciones, etc.) o tér-
minos de temas, que pueden ser entidades concretas (como
escuelas), o conceptos abstractos (como educación). Pueden
ser nombres solos (como jubilación) o términos compuestos.
Los términos compuestos pueden ser frases de nombres (co-
mo educación del adulto o Secretaría de Comunicaciones y
Transportes o nombres calificados por adjetivos (como retiro
voluntario).
La elección de palabras es importante. Pueden incluir pa-
labras derivadas de otros idiomas (como safari), expresiones
convenidas (como libro blanco), acrónimos (como UNESCO),
abreviaturas (como Interpol) y nombres comerciales (como
Xerox o Windows). Sin embargo, estas palabras sólo se usarán
si son comprendidas ampliamente y si no hay alternativas
mejores.
Se tendrá cuidado con el uso de palabras que tienen más
de una acepción. Por ejemplo, la palabra derechos puede sig-
nificar, entre otras cosas, las facultades de una persona sobre
alguna cosa y, también, puede significar aranceles. Esta clase
de términos sólo se usará en palabras compuestas, por ejem-
plo, derechos de propiedad o derechos de aduana en las que su
significado es claro.
Las relaciones entre términos en un vocabulario controla-
do son las siguientes:
• Una relación de equivalencia (términos que significan lo
mismo)
• Una relación jerárquica (términos más generales y tér-
minos más restringidos)
• Una relación de asociación (términos que están asocia-
dos entre sí, pero que no son ni más generales ni más

restringidos).
Existe una relación de equivalencia cuando dos palabras
diferentes tienen el mismo significado o un significado muy
semejante. Sólo uno de los términos, el término preferido, se
usará como palabra clave. El otro término, no usado, apare-
cerá en el vocabulario controlado con una referencia cruzada
que dirigirá a los usuarios al término preferido. Por ejemplo,
equipo puede ser el término preferido para maquinaria, la
cual aparecerá en el vocabulario controlado sólo como Ma-
quinaria véase Equipo.
Una relación jerárquica existe cuando una palabra clave
puede ser un término más restringido que otra palabra clave,
o un término más general para cualquier número de términos
más restringidos. Por ejemplo, gastos de viaje es un término
más restringido que gastos y un término más general que gas-
tos de viaje en el extranjero, todos los cuales pueden ser térmi-
nos por derecho propio. Alternativamente, gastos de viaje en
el extranjero puede no ser un término por derecho propio y
cualquier referencia a gastos de viaje en el extranjero se inde-
xará bajo el término más general gastos de viaje. Una referen-
cia cruzada apropiada (gastos de viaje en el extranjero, véase
gastos de viaje) tendrá que estar incluida en el vocabulario.
Hay una relación asociativa cuando las palabras clave es-
tán estrechamente relacionadas conceptualmente, más no je-
rárquicamente. Por ejemplo, escuelas técnicas es un término
relacionado con escuelas secundarias y viceversa. En este caso
ambos términos pueden ser usados en el vocabulario contro-
lado para dar más precisión a la indexación de dos aspectos
diferentes de un concepto más general. (Un término relacio-
nado es equivalente a véase también en la práctica de indiza-
ción estándar).
Las relaciones pueden representarse jerárquicamente co-
mo se muestra a continuación:
Agricultura (general)
Ganadería (más restringido que Agricultura)
Ganado caballar (más restringido que Ganadería)
Ganado vacuno (más restringido que Ganadería)
Ganado porcino (más restringido que Ganadería)
En el ejemplo siguiente los términos están ordenados alfa-

béticamente, con las relaciones entre ellos indicadas.
AGRICULTURA
Ganadería (término más restringido)
ANIMALES DE GRANJA
Use ganadería y avicultura (término preferido)
ANIMALES VIVOS
Animales de Granja (término que no se usa)
Agricultura, Ganadería y Avicultura (término más ge-
neral)
Ganado, Ganado caballar, ganado porcino, aves de co-
rral (términos más restringidos)
AVES DE CORRAL
Ganadería y Avicultura (término más general)
Ganado, ganado caballar (términos relacionados)
GANADERÍA
Ganado (término más general)
Ganado caballar, Ganado vacuno (términos relaciona-
dos)
GANADO CABALLAR
Ganado (término más general)
Ganadería, Aves de Corral (términos relacionados)
Al proporcionar estas vinculaciones, un vocabulario con-
trolado es una herramienta esencial para manejar un sistema
de indización. Por otra parte, es necesario tener cuidado de
no sobrecargar una lista de palabras clave con referencias
cruzadas que tienen poco o ningún propósito. El punto im-
portante es eliminar cualquier margen de incertidumbre y,
con ello, reducir el riesgo de una identificación y recupera-
ción poco confiables de expedientes y, al mismo tiempo, ha-
cer que los instrumentos de control sean lo más fácil de usar
posible.
El modelo de conceptos para los títulos de expediente to-
mando en cuenta las funciones y las actividades operativas
como complemento de las series documentales son una pro-
puesta interesante y que pueden ser diseñados como vocabu-
lario controlado.
En los sistemas de códigos por palabras clave se usan dos
palabras clave para indizar cada expediente. Los códigos pa-
ra estas palabras clave se usan para crear la referencia del

expediente. Por ejemplo, en la serie AB (Capacitación y Desa-
rrollo del Personal) se ha creado un expediente para Capaci-
tación en Computadoras: esto producirá la referencia de expe-
diente AB/46/54, en la que 46 es el código para la palabra
clave capacitación y 54 es el código para la palabra clave
Computadoras. El expediente será indizado bajo Capacitación
y Computadoras en el vocabulario controlado de expedientes.
Palabras clave en orden al código numérico

1. Poderes federales [nombre del poder]
2. Secretaria de Estado o Entidad [nombre de la secreta-
ria]
3. Políticas
4. Jefes de departamentos
5. Jefes de oficinas
6. Planeación
7. Reuniones
8. Avisos y notificaciones
9. Personal
10. Finanzas
11. Dirección de administración
12. Nombramientos
13. Instalaciones de oficina
14. Edificios
15. Útiles y suministros de oficina
16. Equipo y mobiliario
17. Mantenimiento
18. Contratos
19. Telecomunicaciones
20. Transporte
21. Cálculos: recurrentes
22. Cálculos: desarrollo
23. Contabilidad
24. Auditoria
25. Investigaciones de auditoria
26. Bancos
27. Comprobantes de pagos
28. Arrendamientos (de edificios del Gobierno)
29. Pagos
30. Servicios generales

31. Sindicatos
32. Solicitudes
33. Directores de área
34. Licencias de estudio
35. Subsidios
36. Descripciones de puestos
37. Contratación
38. Evaluación (del personal)
39. Tiempo extra
40. Capacitación
41. Desarrollo del personal
42. Asistencia técnica
43. Publicaciones
44. Administración de documentos
45. Instrucciones financieras
46. Pensiones y gratificaciones
47. Equipo de cómputo
48. Legislación
49. Funcionarios de capacitación
50. Programa de reforma de la Administración Pública
Palabras claves por orden alfabético con su código

numérico
Administración de documentos: 44 Solicitudes: 32
Arrendamientos (de edificios del Gobierno): 28 Subsi-
dios: 35
Asistencia técnica: 42 Telecomunicaciones: 20
Auditoria: 24 Tiempo extra: 39
Avisos y notificaciones: 8 Transporte: 20
Bancos: 26 Útiles y suministros de Oficina: 15
Cálculos: desarrollo: 22
Cálculos: recurrentes: 21
Capacitación: 40
Comprobantes de Pago: 27
Contabilidad: 23
Contratación: 37
Contratos: 18
Desarrollo del personal: 41
Descripciones de puestos: 36
Dirección de administración: 11
Director de área. 33
Edificios: 14
Equipo y mobiliario: 16
Equipo de cómputo: 47
Evaluación (del personal): 38
Finanzas: 10
Funcionarios de capacitación: 49
Instalaciones de oficina: 14
Instrucciones financieras: 45
Investigaciones de auditoria: 25
Jefes de departamentos: 4
Jefes de oficinas: 5
Legislación: 48
Licencias de estudio: 34
Mantenimiento: 17
Secretarias de Estado o Entidad [nombre de la secreta-
ria]: 2
Nombramientos: 12
Pagos: 29
Pensiones y gratificaciones: 46
Personal: 9
Planeación: 6
Poderes federales [nombre del poder]: 1
Políticas: 3
Programa de reforma de la Administración Pública: 50
Publicaciones: 43
Reuniones: 7
Servicios generales: 30
Sindicatos: 31
El índice del expediente (listado de documentos)
El índice o listado de documentos es una herramienta útil

para controlar la integridad de los expedientes. Es importan-
te no confundir este instrumento con los índices producidos
por los métodos de indización. Si bien el índice de expedien-
tes es una lista de los documentos que conforman un expe-
diente y depende del contenido de los mismos, en algunos ca-
sos, se puede llegar a la normalización en cuanto a los
documentos que deben estar siempre presentes debido a la

disposición de alguna norma o de algún procedimiento. Este
hecho constituye un fundamento legal a un acto soportado en
la existencia de estos documentos, por ejemplo, como soporte
para el pago de una pensión o para el otorgamiento de un
crédito bancario.
CUADRO N. 5
Formato de índice abierto
ÍNDICE DE DOCUMENTOS
Número Emisor Destinatario Fecha Asunto
Solicitud de per-
Juan Vladimiro
1 01/08/2006 miso de
Gurrola Elías
construcción
Juan Vladimiro Planos del inmue-

2 12/08/2006
Gurrola Elías ble X
Vladimiro Juan Acuse de oficio

3 02/09/2006
Elías Gurrola 002/09/06
Vladimiro Juan Acuse del permiso

4 20/09/2007
Elías Gurrola AH/123/06
El índice de expedientes es un complemento de la carátu-

la. Es parte de la descripción del expediente. La elaboración
de este índice representa un trabajo más laborioso, pero a la
larga trae muchos beneficios en el control y acceso de la in-
formación del propio expediente. También denota un trabajo
más fino y de calidad en el proceso de la descripción; así mis-
mo, otorga garantía de integridad y confiabilidad dado que es
una radiografía de sus componentes.
El índice se coloca en la contraportada o como primera
hoja del expediente. Con los datos anteriores, el índice con-
trola la integridad del expediente y da conocimiento de su
composición. Incluso sirve como motor de búsqueda en los
sistemas manuales y en los automatizados. Aún más, estos lis-
tados ayudan a indexar los documentos digitalizados dentro
de un sistema de clasificación y control automatizado de
expedientes.
Así pues, podemos tener un índice controlado o uno abier-

to. El primero por medio de un listado normalizado en base a
una norma o a un procedimiento. El segundo, de acuerdo a
como se vayan integrando los documentos conforme al cur-
sus del trámite. Éste último contiene una serie de datos de los
documentos tales como: tipo de documento, autor y destina-
tario, fecha de elaboración y asunto. Generalmente el índice
se puede normalizar más fácilmente en un área administrati-
va; es más difícil hacerlo de manera general, es decir, para
todo el organismo, a menos que se tenga un sistema integral
de archivos inteligente que tenga como guía la administra-
ción total del conocimiento contenido en los documentos.
CUADRO N. 6
Formato de índice preestablecido o controlado
ÍNDICE DE DOCUMENTO
Número
Tipo de documento Folio
consecutivo
1 Solicitud de empleo 01
2 Filiación de personal 02
3 Acta de nacimiento 03
4 Acta de matrimonio 04
Acta de nacimiento de los hijos, en su
5 05
caso
6 Afiliación del IMSS 06
7 Currículo vital 07
Certificado de no inhabilitación para pres-
8 tar servicios en el sector público por parte 08
de la Secretaria de la Función Pública
9 Copia del Registro federal de Causantes 09
10 Copia de credencia de elector 10
Es importante consignar que los datos concretos de cada

documento representan actos únicos e irrepetibles aunque
exista una lista normalizada. Una cosa es determinar el tipo de
documento que deben existir, y otra, consignar los datos que
cada documento tiene de acuerdo con los propios trámites.
Los expedientes son controlados y administra-

dos durante su uso cotidiano por el inventario
de expedientes, el índice de expedientes y la fi-
cha de préstamo del expediente.
Inventario de expedientes en trámite o activos
Existes varios instrumentos de descripción que tradicio-

nalmente se usan de manera general en los archivos, entre
otros: las guías, los catálogos, los índices, y los mismos inven-
tarios. Cada uno juega un papel diferente y preciso. Entre los
teóricos se ha llegado a un consenso para definir y distinguir
estos instrumentos, de tal forma que no sea indistinto hablar
de ellos en los procesos de descripción. Sin embargo, consi-
deramos que es pertinente puntualizar en este inciso, que no
es lo mismo hablar de instrumentos de descripción para los
archivos administrativos, que para los históricos. Esta distin-
ción es básica para centrar nuestra atención en el inventario
de expedientes y documentos administrativos.
En efecto, para algunos estudiosos de la archivística el in-
ventario es un instrumento que describe grupos documenta-
les o series documentales, siendo el catálogo el encargado de
describir expedientes y documentos sueltos, (R. Alberch,
2003, 114). Para otros, es una herramienta que identifica uni-
dades documentales (documentos sueltos) y unidades archi-
vísticas (expedientes), dejando al catálogo el papel de descrip-
tor exhaustivo de aquellas unidades seleccionadas según un
criterio subjetivo por su valor histórico o para una exposi-
ción, (Cruz Mundet, 1996, 276-277). Si bien el contexto en
que ambos autores plantean sus definiciones es global, donde
se habla de archivos administrativos e históricos, nosotros lo
acotamos sólo para documentos activos y semiactivos, y todo
lo que se diga de ellos, en este inciso, será entendido para los
expedientes y documentos administrativos, (en trámite y en
concentración).
En este sentido, el inventario representa el tercer instru-
mento de control para los expedientes administrativos. Co-
mencemos por su significado etimológico. El vocablo inventa-
rio procede del verbo latino invenire, que empieza a usarse
en Castilla desde el año de 1495 y que significa hallar. De es-

te verbo se deriva el sustantivo inventarium que se traduce
como “lista de lo hallado”, (J. Coromina, 601), El inventario
archivístico en este contexto, nos refiere: qué tenemos y en
dónde está ubicado, (R. Aguilera, 1998, 60-61). Sin embargo,
no hay que confundir el inventario archivístico con los de los
almacenes, ya que tienen propósitos distintos.
El inventario es reflejo de la clasificación archivística, (A.
Heredia, 1987, 230-231), es una de sus características; ya que
se requiere previamente la organización documental con sus
operaciones propias, (R. Aguilera, 1998, 61). El cuadro de
clasificación es un primer instrumento de acceso y consulta
archivístico, pues nos consigna las series documentales que
se conservan en el archivo. Pero el detalle de lo que realmen-
te se resguarda en un archivo, lo tenemos en el inventario, so-
bre todo, cuando éste es analítico, porque en él describimos
uno por uno a los expedientes.
Conviene comentar en esta parte, las obligaciones estable-
cidas por los LGOCA en cuanto a la elaboración del inventario
de los expedientes de la documentación producida, recibida o
transformada a partir del 11 de junio del 2003 en adelante.
Esta obligación establece un antes y un después en relación a
la documentación de la Administración Pública Federal, sin
embargo, para el caso de los expedientes como unidad archi-
vística, causó inquietud al señalar una fecha arbitraria como
punto de partida. Los expedientes dentro de un desarrollo ad-
ministrativo en su confección, no se pueden partir siguiendo
el criterio de una fecha conmemorativa del inicio de aplica-
ción de una Ley. Tuvo que tomar en cuenta el propio desarro-
llo natural de la administración. Hubiera bastado señalar que
los inventarios mencionados abarcarían los expedientes
abiertos a partir del año del 2003 y aquellos casos de expe-
dientes que aún estuvieran abiertos en años anteriores. Como
quiera que sea, el señalar una obligación para tener un inven-
tario general por cada dependencia y entidad es un avance de
grandes proporciones.
En efecto, la importancia del inventario radica en que pa-
ra las oficinas y los archivos de concentración, es un contro-
lador (qué tengo y en dónde está); y además, se utiliza para el
servicio que se brinda a las unidades administrativas y como
un instrumento jurídico administrativo en los procesos de en-

tra-recepción, como ocurrió en la entrega de la administra-
ción presidencial 2000-2006, según quedó dispuesto en los Li-
neamientos para la entrega recepción de la administración
pública 2000-2006, (DOF. 14/09/20006). De esta forma pode-
mos afirmar que, aunque con pequeñas variantes, tenemos
diferentes tipos de inventarios, según el uso que se le de. Así
podemos tener inventarios desde el punto de vista de la mis-
ma información que proporciona, (global y analítica); y desde
el procedimiento archivístico (general, de baja, de transferen-
cia primaria y de transferencia secundaria).
Hablar de formatos de inventario es ocioso, ya que ahora
se conciben en su mayoría, mediante bases de datos en Excel,
Access o en algún software que diseña la presentación de los
elementos contenidos en las tablas o bases de datos propias.
En esta línea, la automatización del inventario forma par-
te de los diversos modos de recuperación y motores de bús-
queda. Entradas por medio de descriptores (tags) y palabra
claves y alternativas de búsqueda precisas y abiertas.
Una vez que se ha creado un expediente nuevo, es esencial
que su existencia sea registrada de manera cabal. Esto permi-
tirá al archivo de trámite administrar el expediente y locali-
zarlo y entregarlo cuando se necesite. Cumpliendo el propósi-
to que los LGOCA establecen en el numeral quinto.
CUADRO N. 7
Cuadro de elementos de los diferentes tipos de inventarios
ELEMENTOS DE LOS INVENTARIOS
Trans- Transfe-
Elementos General Baja ferencia rencia
primaria secundaria
Unidad adminis-
X X X X
trativa productora
Clasificación (sec-
X X X X
ción, serie)
Número de
X X X X
inventario
Ubicación
X X X
topográfica
ELEMENTOS DE LOS INVENTARIOS
Trans- Transfe-
Elementos General Baja ferencia rencia
primaria secundaria
Asunto X X X X
Fechas extremas X X X X
Clasificación de
X X
información
Autoría y firmas X X X
Número de
X X
transferencia
Valoración (dispo-
X X
sición documental)
Fecha de vigencia X X
El registro de control de expedientes nuevos se hace por

medio del inventario.
El inventario de expedientes permite al archivista vigilar
los expedientes abiertos durante cualquier período determi-
nado. Al término de cada año, el personal deberá colocar las
hojas del diario de expedientes en un expediente registrado y
empezar hojas nuevas. Además de servir como el registro bá-
sico de la existencia de un expediente, el diario de expedien-
tes puede ser usado para producir estadísticas del número de
expedientes abiertos. Para sistemas de archivación nuevos o
reestructurados, el diario de expedientes puede usarse para
registrar el número de referencia del expediente correspon-
diente en el sistema viejo.
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7
Dos estudios de caso
El presente capítulo es un ejemplo de un acercamiento a dos

casos específicos de expedientes, considerando que existen di-
versos tipos importantes como reflejo de actividades y opera-
ciones de la administración pública y que además conforman
verdaderas series documentales. Los expedientes que vamos a
estudiar tienen la particularidad de estar integrados por me-
dio de alguna norma jurídica o por algún procedimiento en
específico. De acuerdo con nuestra experiencia es fundamen-
tal tener en cuenta estos casos para una mejor administra-
ción archivística. La enumeración de los tipos de expedientes
solo será enunciativa, no agota otras posibilidades de expe-
dientes o de grupos documentales que pudiera haber, sin em-
bargo, pueden ser objeto real de estudio en la integración de
expedientes de archivo.
El expediente de personal
Problemática de homologación
Los expedientes de personal han sido tema de muchas
reuniones dentro del ámbito archivístico de la administración
pública en México. En este contexto ha habido intentos por
homologar su tratamiento e integración. Recordemos por
ejemplo el “Seminario sobre Administración de Documentos
de Personal” convocado en noviembre de 1978 por la Coordi-
nación de Estudios Administrativos de la Presidencia de la
República y el Archivo General de la Nación. En ese Semina-
rio se definió al expediente básico de personal como aquel
que debía formarse con documentos que justificaran o com-
probaran la condición jurídico-laboral y administrativa del
trabajador con respecto al gobierno federal y se concluía que
101
el expediente básico debía quedar identificado con el mismo

número asignado al trabajador (Expediente Básico de Perso-
nal, 1978). Los tipos de documentos sugeridos por el Semina-
rio quedaron agrupados en cinco grandes rubros según se re-
fiere a continuación:
1. Antecedentes de reclutamiento
• Solicitud de empleo certificando que ha sido coteja-
do con documentos, tales como: acta de nacimiento,
antecedentes penales, cartilla de servicio militar na-
cional liberada, registro federal de acusantes, cons-
tancias y certificados de estudio, registro del Seguro
Social y otros específicos del puesto,
• Última filiación,
• Manifestación de bienes actualizada,
• Propuesta de nombramiento debidamente autorizada,
• Permiso de Gobernación a extranjeros para trabajar
en el país,
• Documentación de Incorporación a la institución, del
personal proveniente de otro organismo de la admi-
nistración pública.
2. Antecedente de nombramientos y remuneración com-
plementarios.
• Constancia de nombramientos,
• Contratos (listas de raya, honorarios, imprevistos,
por tiempo fijo, obra determinada, etc.),
• Compensaciones y percepciones adicionales fijas.
3. Antecedentes de desarrollo laboral.
• Oficios de cambio de adscripción de una dependen-
cia a otra,
• Cambio de radicación de sueldos,
• Licencias sin goce de sueldo,
• Oficio de compactación de plazas,
• Documentación por comisión interna o externa,
• Antecedentes de modificación al nombre propio y al
registro federal de causantes,
• Croquis de ubicación del último domicilio,
• Notas buenas y malas por el desempeño y conducta
en el trabajo,
• Antecedentes por estímulo y premios,
• Tarjetas Kardex con registro de incidentes,
DOS ESTUDIOS DE CASO 103
• Reanudación de labores,
• Descuentos al salario por disposición judicial o res-
ponsabilidad oficial,
• Compatibilidad de empleo,
• Actas administrativas.
4. Capacitación.
• Constancias,
5. Terminación de relación laboral.
• Copias de actas administrativas por abandono de em-
pleo y otras violaciones a las condiciones generales
de trabajo,
• Copias de laudos dictados por el H. Tribunal de Con-
ciliación y arbitraje,
• Baja definitiva y documentos que la sustentan,
• Certificación del último pago,
• Hoja de servicios,
• Certificación de no adeudo.
Como se puede apreciar, el Seminario realizado en 1978

vislumbraba una propuesta útil, si bien muy escueta, para ho-
mologar la integración del expediente de personal en el go-
bierno federal pensando en un expediente único.
Un segundo ejemplo que podríamos traer a colación es el
del Comité Técnico Interno de Administración de Documen-
tos, (COTECIAD) del entonces Departamento del Distrito Fe-
deral. Estos Comités fueron establecidos por el Sistema Red
de Archivos del Gobierno Federal para que cada dependencia
se organizara y discutiera la problemática de sus archivos de
acuerdo a sus propias necesidades y bajo una guía general
contenida en una serie de manuales que el Sistema proponía
(Manual de Políticas y Normas de los Sistemas Red de Archi-
vos, 1986). Esta forma de trabajo comenzó a funcionar en las
Secretarias de Estado y más o menos se ha mantenido en mu-
chas de ellas hasta el día de hoy. Sin embargo, el Sistema
Red de Archivos en su conjunto, al no ser publicado en el ór-
gano oficial del gobierno federal, es decir, en el Diario Oficial
de la Federación, se implementó y se interpretó de manera
laxa a lo largo de las distintas administraciones sexenales
porque no se consideró dicho sistema oficial, léase obligato-
rio. Precisamente, el caso que ahora analizamos es ejemplo
de nuestra aseveración anterior, pues las deliberaciones del

COTECIAD sugieren la falta de homologación que no se aplicó
según aspiraba el Seminario de 1978 y el mismo Sistema Red
de Archivos del Gobierno Federal. En efecto, en su pleno del
26 de agosto de 1991, cuyo fin era validar el catálogo de dis-
posición documental, el COTECIAD del DDF, (Protocolo de
Validación del Catálogo de de Vigencias Documentales del
Departamento del Distrito Federal, 1991), incluyó en su dis-
cusión un apartado sobre el expediente de personal. En él se
constataba la falta de normas y criterios homogéneos para
sustentar la integración de los expedientes de personal, lo
cual provocaba serias deficiencias tanto en los servicios ar-
chivísticos de personal como en la propia administración de
los recursos humanos. En dicha reunión, con mucha más
profundidad que en el Seminario de 1978, se acordaba sobre
la necesidad del adecuado registro, integración, manejo y
control homogéneo de la información fundamental que sus-
tentaba las relaciones laborales entre los trabajadores y la ad-
ministración pública. Por esta razón, el Comité mencionado
proponía regular la operación y el mantenimiento de los ar-
chivos de personal con una serie de políticas para todo el go-
bierno federal. En este sentido, se proponía un sólo archivo
de personal dependiente del área de recursos humanos; dotar
al archivo en cuestión, de los recursos técnicos, materiales y
humanos para su eficiente operación; y la integración del ex-
pediente único de personal estableciendo los diferentes tipos
de documentos de manera homóloga para toda la administra-
ción pública federal. Es interesante observar que en este
apartado, el COTECIAD proponía una serie de políticas para
la administración de los expedientes de personal. Por ejem-
plo, la definición de los documentos a conservar una vez ter-
minados los distintos procesos de la administración de recur-
sos humanos como el reclutamiento y la selección, el
nombramiento, las incidencias, la capacitación y la termina-
ción de la relación laboral. De esta manera quedaban estable-
cidos cuáles documentos permanecían definitivamente en el
expediente y cuáles tenían una corta y mediana vida en el
mismo. La propuesta de los diversos tipos de documentos
acordada por este Comité sigue muy de cerca a la señalada
por el “Seminario sobre Administración de Documentos de

Personal” de 1978, veamos su agrupación:
1. Documentos de reclutamiento y selección.
• Propuesta de nombramiento,
• Solicitud de empleo,
• Acta de nacimiento,
• Cartilla de servicio militar nacional liberada,
• Registro federal de contribuyentes,
• Filiación,
• Permiso de la Secretaría de Gobernación para traba-
jar en el país (FM-2) (en caso de ser extranjero),
• Dispensa de edad,
• Comprobante de máximo nivel de estudios,
• Curriculum vitae,
• Examen de aptitud,
• Valoración médica,
• Hoja de servicios (en caso de haber laborado en otra
dependencia o entidad federal).
2. Documentos de nombramientos.
• Alta de personal (base, confianza, etc.),
• Oficio de designación (sólo para servidores públicos
superiores y mandos medios o equivalentes),
• Constancias de nombramientos (ingresos, reingresos,
promociones,
• Cambios de regímenes laborales, etc.),
• Contratos.
3. Documentos de incidencias.
• Licencias otorgadas,
• Certificaciones médicas del ISSSTE,
• Dictamen de suspensión temporal en percepciones y
funciones,
• Descuentos por retardos y faltas injustificadas,
• Cambio de horario,
• Cambio de adscripción,
• Reubicación,
• Permisos de días económicos,
• Actas administrativas.
4. Documentos de relaciones laborales.
• Licencias otorgadas (con goce de sueldo),
• Licencia prejubilatoria,
• Registro de domicilio y teléfono particular,

• Antecedentes de estímulos y recompensas otorgadas,
• Compatibilidad de empleo debidamente autorizado,
• Constancias de servicios.
5. Documentos de capacitación.
• Acreditaciones diversas.
6. Documentos de terminación de relación laboral.
• Baja por: renuncia, término de nombramiento, aban-
dono de empleo, incapacidad permanente, jubilación,
cesantía, sentencia judicial, resolución del Tribunal
Federal de Conciliación y Arbitraje, responsabilidad,
determinación superior, retiro voluntario, defunción.
No obstante estos planteamientos, no se ha conseguido
hasta hoy en México la homologación de los expedientes de
personal debido a la falta de normas archivísticas vinculantes
sobre el tema y a los diferentes modos de administrar los re-
cursos humanos. Examinemos brevemente la situación del
expediente de personal en la administración actual.
Integración de los Archivos de Personal

en la administración actual
En la actualidad existen diversas formas de integrar los

expedientes de personal. Si revisamos algunos manuales de
procedimientos de las unidades administrativas encargadas
del manejo, registro, control, conservación, seguridad y pro-
tección de los expedientes de personal en los distintos órde-
nes federal, estatal y municipal, encontraremos dos modelos
diferentes que reflejan, al mismo tiempo, la forma de admi-
nistrar los recursos humanos. Podemos definir estas dos
prácticas de la siguiente manera: la centralizada, en donde se
maneja verdaderamente un expediente único de personal y,
la descentralizada, que divide los procesos en diversas suba-
reas, quienes integran la documentación con sus propios cri-
terios y la conservan de manera desagregada. Veamos cada
uno de estos esquemas.
El modelo centralizado es aquel en donde todos los docu-
mentos relacionados con la persona del trabajador o del em-
pleado se integran en un sólo expediente. En este caso se le
denomina expediente único de personal. La documentación

que lo forma, de acuerdo con las hojas de control o índice de
los expedientes que determinan los manuales de procedi-
mientos, varía según la entidad, pero todos los documentos se
concentran físicamente en un sólo expediente. A continuación
mostraremos dos ejemplos de los documentos que integran
un expediente de personal en una entidad de índole federal y,
en otra de índole estatal.
Esquema de integración de expediente único de personal
en una entidad federal:
1. Documentos originales de nombramiento.
• Currículum vital,
• Constancia de nombramiento,
• Oficio de designación o aviso de alta.
2. Documentos personales y de registro de personal.
• Acta de nacimiento del titular y dependientes
económicos,
• Acta de matrimonio, si aplica,
• Comprobante oficial del nivel máximo de estudios y
en su caso,
• Cédula de clave única de registro de población
(CURP),
• Comprobante de domicilio particular,
• Identificación oficial,
• Formato de exclusividad o compatibilidad de empleo,
• Constancia de no inhabilitación para desempeñar un
empleo,
• Cargo o comisión en la administración pública
federal.
3. Documentos de seguridad social y de prestaciones.
• Contrato de la cuenta individual SAR y designación
de beneficiarios,
• Consentimiento para ser asegurado y designación de
beneficiarios del seguro de vida institucional,
• Cedula profesional,
• Consentimiento para ser asegurado y autorización
del descuento del seguro,
• Colectivo de gastos médicos mayores,
• Solicitud de incorporación, renuncia o modificación
al seguro de separación individualizado,
• Alta y en su caso, baja de afiliación al ISSSTE,

• Autorización de depósito de nómina,
• Hojas de servicios de empleos anteriores en la admi-
nistración pública federal.
4. Información y documentación complementaria.
• Reconocimientos por méritos especiales,
• Amonestaciones por incumplimiento a sus obligacio-
nes o código de conducta,
• Cédulas de evaluación del desempeño,
• Acciones relacionadas con el Estatuto del Servicio
Profesional de Carrera,
• Sanciones laborales internas, tales como suspensión
laboral por inasistencias,
• Cédulas de participación y evaluación de acciones de
aprendizaje,
• Sanciones administrativas de los órganos de fiscali-
zación,
• Acciones administrativo-legales, tales como laudos y
acuerdos de baja,
• Justificantes de Incidencias (permisos, licencias, etc.).
• Esquema de integración de expediente único de per-
sonal en una entidad estatal.
• Fotografías tamaño infantil (3),
• Constancia de estudios (copia),
• Titulo profesional y/o cedula profesional (copia),
• Acta de nacimiento original o copia certificada,
• Currículo vital,
• Registró federal de contribuyentes (copia),
• Candidatos varones, cartilla liberada o precartilla
con constancia de estar cumpliendo con el servicio
militar nacional (copia),
• Hoja rosa o tarjeta de afiliación al IMSS (copia),
• Reporte de laboratorio clínico con tipo sanguíneo y
factor RH (original y copia),
• Comprobante de domicilio actualizado (copia),
• Candidatos a puesto de chofer, licencia de manejo
(copia),
• Hoja de no inhabilitación,
• Contraloría general del estado),
• Constancia del CURP (copia),
• Carta autorización para deposito,

• Contrato individual de trabajo.
En el modelo descentralizado en cambio, se reparte la do-

cumentación relacionada con todo el proceso entre áreas
subalternas de la gerencia o de la dirección de recursos hu-
manos. En este esquema se integran los expedientes o carpe-
tas de acuerdo con el criterio de cada área; se controlan, se
administran y se custodian en la misma área físicamente,
quedando dispersa la documentación en diversos expedien-
tes. Por ejemplo, el expediente de personal de jubilados y
pensionados de una entidad en donde se tienen repartidos los
documentos en tres diferentes expedientes: el “administrativo
nominal” que son los documentos legales de la persona; el
“administrativo del servicio médico” y el de la documenta-
ción “jurídica”, que contiene todo lo referente a las demandas
interpuestas por los propios trabajadores o su familiares. En
este caso, cada expediente se maneja de manera aislada, no
existe referencia entre ellos de que se trata de la misma per-
sona. La clasificación y el código de control de inventario son
diferentes. Otro ejemplo es aquel en donde los documentos de
los procesos de recursos humanos se administración de ma-
nera independiente: la seguridad social, el expediente de do-
cumentos básicos, la capacitación, las relaciones laborales, y
las incidencias.
La única manera de controlar a los diversos expedientes
en este modelo es mediante un sólo número de inventario.
Por ejemplo, en un organismo escolar se administra a los es-
tudiantes mediante cinco expedientes ubicados físicamente
en distintos lugares bajo el cuidado y custodia de diferentes
áreas; así tenemos el expediente administrativo, el expediente
psicológico, el expediente nutricional, el expediente médico
general y el expediente académico. Si bien los expedientes es-
tán físicamente dispersos, se controlan con un número único
de alumno.
No hay duda que la mejor forma de llevar los expedientes
de personal es mediante el expediente único en donde se con-
trolen los diversos documentos relacionados con la adminis-
tración de los recursos humanos. En este sentido, los expe-
dientes, en términos generales deben contener los siguientes

tipos documentales:
I. Documentos de Reclutamiento y Selección;
II. Documentos de Nombramiento;
III. Documentos de Incidencias;
IV. Documentos de Relaciones Laborales;
V. Documentos de Capacitación, y
VI. Documentos de Terminación de Relaciones Laborales.
I. Documentos de Reclutamiento y Selección
1. Propuesta de nombramiento;
2. Solicitud de empleo;
3. Acta de Nacimiento;
4. Cartilla del Servicio Militar Nacional Liberada;
5. Registro Federal de Contribuyentes;
6. Filiación;
7. Permiso de la Secretaría de Gobernación para traba-
jar en el país, en caso de ser extranjero el empleado;
8. Dispensa de edad;
9. Comprobante de último nivel de estudios, y en su ca-
so, de la cédula profesional;
10. Currículum Vitae;
11. Valoración Médica del estado de salud del trabajador;
12. Hoja de servicios
II. Documentos de Nombramiento
1. Alta personal (base, confianza, por honorarios, etc.);
2. Oficio de designación de servidores públicos de man-
dos medios o superiores);
3. Constancias de nombramiento;
4. Contratos;
III. Documentos de Incidencias
1. Licencias otorgadas sin goce de sueldo;
2. Certificaciones médicas del ISSSTE;
3. Dictamen de suspensión temporal en percepciones y
funciones;
4. Descuentos de retardos y faltas injustificadas;
5. Cambios de horarios;
6. Cambios de adscripción;
7. Comisiones;
8. Reubicaciones;
9. Permisos de días económicos;
10. Actas administrativas;
IV. Documentos de Relaciones Laborales
1. Licencias otorgadas con goce de sueldo;
2. Licencias prejubilatorias;
3. Antecedentes de estímulos y recompensas otorgados;
4. Compatibilidad de empleo debidamente autorizada;
5. Constancia de servicios profesionales, técnicos u otros;
6. Constancias de inicio, cumplimiento y terminación de
servicio social;
V. Documentos de Capacitación
1. Planeación de Recursos Humanos;
2. Desarrollo Profesional;
3. Capacitación Interna o Externa;
4. Certificación de Capacidades;
5. Evaluaciones del Desempeño, y
6. Separación del Sistema.
VI. Documentos de Terminación de la Relación Laboral
Baja por:
a) Renuncia;
b) Término de nombramiento;
c) Abandono de empleo;
d) Incapacidad permanente;
e) Jubilación;
f) Cesantía;
g) Sentencia judicial;
h) Resoluciones del Tribunal Federal de Conciliación y
Arbitraje;
i) Responsabilidad administrativa, civil, penal o política;
j) Determinación superior;
k) Retiro voluntario;
l) Defunción.
La confidencialidad del expediente de personal
Es importante subrayar que a partir de la Ley Federal de

Transparencia y Acceso a la Información Gubernamental se
le dio énfasis a los datos personales y a su confidencialidad.
Esto representa una cuestión muy importante para las áreas

de recursos humanos, quienes son los custodios y responsa-
bles de los expedientes de personal que contienen de manera
parcial o total datos personales. La consecuencia inmediata
es que a los expedientes de personal se les aplica una norma-
tividad particular en su tratamiento de acuerdo con los Li-
neamientos Generales para la clasificación y desclasificación
de la información de las dependencias y entidades de la
Administración Pública Federal, (LGCDI, 2003). Ejemplo, el
acceso controlado a los mismos por parte del personal del
área en donde se ubica el archivo, la leyenda en los documen-
tos y/o en las guardas de los expedientes, (LGCDI, 2003, déci-
mo y trigésimo octavo); el plazo de confidencialidad que en
este caso es indefinido, a menos que el titular de los datos de-
cida lo contrario (Reglamento, 2003, 37). Igualmente la con-
servación de los documentos con datos personales está nor-
mada por los Lineamientos de Protección de Datos
Personales (LPDP), (DOF, 17/07/2006, última versión). De
acuerdo a éstos últimos, en el numeral decimoquinto, “los da-
tos personales que hayan sido objeto de tratamiento y no con-
tengan valores históricos, científicos, estadísticos o contables,
deberán ser dados de baja por las dependencias y entidades
—siguiendo por lo establecido por los procedimientos en esta
materia—, o bien, los que contengan dichos valores serán ob-
jeto de transferencias secundarias —a los archivos históri-
cos—, de conformidad con lo establecido por los catálogos de
disposición documental a que se refieren los LGOCA, teniendo
en cuenta los siguientes plazos:
a) El que se haya establecido en el formato físico o elec-
trónico por el cual se recabaron;
b) El establecido por las disposiciones aplicables;
c) El establecido en los convenios formalizados entre una
persona y la dependencia o entidad, y
d) El señalado en los casos de transmisión”.
Cabe acotar que la definición de los datos personales y su
carácter de confidencialidad trae consigo el problema del acce-
so a los expedientes de los fallecidos para fines de investigación,
como es el caso de las biografías. Problema que no ha sido
resulto por las normas y que queda abierto para su reflexión.
De esta forma la protección de los archivos de personal

tiene como fin mantener la vigencia de los derechos del siste-
ma de seguridad social. Así mismo contar con las medidas de
seguridad necesarias que aseguren una cadena de custodia
tanto en sus originales como en cualquiera de sus reproduc-
ciones autorizadas. Lo anterior incluye la necesidad de que
sólo las personas autorizadas tengan acceso al espacio físico
en que estos se encuentren, y a su vez, sólo una parte de esas
personas tenga acceso a la información o datos de esos expe-
dientes, según las necesidades laborales.
Por lo tanto, los datos personales contenidos en estos ex-
pedientes, deberán ser protegidos física y legalmente de cual-
quier invasión no autorizada, que pudiera cometer personal
adscrito o comisionado a la propia unidad administrativa,
por extraños a la misma, o por cualquier tercero que solicite
acceso a esa documentación, para lo cual se podrá localizar
al titular para que emita su consentimiento conforme a la
Ley, o en su caso, debe atenderse al procedimiento legal y re-
glamentario para la emisión de una versión pública.
Dicha protección incluye la prohibición de que estos datos
sean difundidos, transmitidos o comercializados fuera de los
casos previstos en Ley, e incluye además el reconocimiento
de un derecho de acceso a los mismos en beneficio de su titu-
lar o su representante legal, o en caso de no poseer la cuali-
dad de veraces, se deberá respetar el ejercicio de procedi-
miento de rectificación de esos datos.
Finalmente es necesario reconocer que dentro del análisis
y discusión sobre la organización documental, integración y
conservación de expedientes de archivo, el de personal no se
ha tratado de manera suficiente; aún quedan mucha tinta en
el tintero, por ejemplo, ¿Cuál sería el plazo de conservación
en el archivo de trámite? ¿Cuál sería el plazo de conservación
en el archivo de concentración? ¿Cuál su vigencia documen-
tal? ¿Por qué en algunas dependencias ya no existe el archivo
de personal como único responsable de esos expedientes?
En fin la realidad es que los expedientes de personal se
encuentran saturando archivos de trámite, de concentración
y no existe lineamientos o políticas que den orden y certi-
dumbre a las dependencias al respecto.
El expediente clínico
Los expedientes clínicos integran documentos relacionados

con los procesos de atención a la salud de un paciente en las
consultas externas e internas y reflejan diagnósticos, análisis
clínicos, aplicaciones terapéuticas y, en general, el seguimiento
de los pacientes dentro de los hospitales y clínicas. La inte-
gración y el tratamiento de los expedientes clínicos está nor-
mado por la Norma Oficial Mexicana NOM-168-SSA1-1998
del expediente clínico. De acuerdo con esta Norma, el expe-
diente clínico es el conjunto de documentos escritos, gráficos
e imagenológicos o de cualquier otra índole, en los cuales el
personal de salud realiza registros, anotaciones y certificacio-
nes correspondientes a su intervención, con arreglo a las dis-
posiciones sanitarias (NOM-168-SSA1-1998 del expediente clí-
nico, numeral. 4.4).
Sin embargo cada institución relacionada con la salud ha
dispuesto normas particulares como es el caso del ISSSTE o
el IMSS. En el primer caso, Los Lineamientos Generales para
la Dictaminación en Materia de Medicina de Trabajo establece
en su glosario que el expediente médico o clínico es el regis-
tro clínico cronológico de un paciente, elaborado en las dife-
rentes unidades hospitalarias del ISSSTE.
El expediente clínico contiene información de acciones
preventivas, curativas y de rehabilitación y se constituye co-
mo una herramienta obligatoria para los sectores público, so-
cial y privado del Sistema Nacional de Salud. En este senti-
do, los prestadores de servicios médicos de carácter público,
social y privado están obligados a integrar y conservar el ex-
pediente clínico en los términos previstos por esta Norma.
Según lo antes expuesto, todo expediente clínico, debe te-
ner los siguientes datos generales:
• Tipo, nombre y domicilio del establecimiento y, en su ca-

so, nombre de la institución a la que pertenece;
• En su caso, la razón y denominación social del propieta-
rio o concesionario;
• Nombre, sexo, edad y domicilio del usuario; y
• Los demás que señalen las disposiciones sanitarias.
La Norma y el Reglamento de la Ley de Salud en materia de

servicios de atención médica en el artículo 32 establecen que
los expedientes clínicos deben ser conservados por un perio-
do mínimo de 5 años, contados a partir de la fecha del último
acto médico. Por otra parte, en los términos de los artículos
3, párrafo II, 18, párrafo II y del 20 al 26 de la LTAIPG; de los
artículos que van del 37 al 41 de su Reglamento; y de los nu-
merales del trigésimo al trigésimo sexto de los LCDI, estos ex-
pedientes son considerados confidenciales por contener datos
personales en su totalidad o parcialmente, según sea el caso,
y por tanto, sujetos al mismo tratamiento que mencionamos
para los expedientes de personal. El Tiempo de confidenciali-
dad es indefinido, sin embargo la conservación de los propios
documentos varia de acuerdo a su relevancia (LPDP, decimo-
quinto, 2006).
Cabe comentar que el trabajo archivístico sobre los expe-
dientes clínicos es deficiente en la mayoría de las unidades
médicas debido a que una vez que dejan de ser usados para
fines médicos, no reciben ningún tratamiento y muchas ve-
ces, son arrumbados y amenazados con ser destruidos por la
indolencia o ignorancia de los administradores de los hospi-
tales perdiéndose con esto, la historia de la clínica de las ins-
tituciones hospitalarias.
Otra cuestión importante que no debemos soslayar es la
relativa al tema de los expedientes electrónicos. Es interesan-
te traer a colación la reflexión que al respecto realizó Ángel
Rodríguez Alemán, quien en un artículo llamaba la atención
sobre la poca atención que el gobierno mexicano dedicaba al
expediente clínico electrónico a diferencia de otros países en
donde es considerado parte de las estrategias de las políticas
públicas de salud (El expediente clínico electrónico, 2007).
Un avance relevante, decía el autor antes citado, es haber
modificado el empleo de los medios electrónicos en la inte-
gración de un expediente clínico; ya que en su versión origi-
nal la Norma restringía su uso. En este sentido, con la modi-
ficación del numeral 5.11 del 22 agosto del 2003 (DOF,
22/08/2003), se abrió el camino a la implementación de las
Tecnología de Información y Comunicación (TIC), en el cam-
po de los expedientes clínicos. Si bien el expediente clínico
electrónico es una herramienta que puede favorecer la aten-
ción médica del ciudadano en cualquier parte de la geografía

nacional, resulta impostergable armonizar las TIC con las téc-
nicas archivísticas, la seguridad de los datos personales, la
misma NOM-168-SSA1-1998 y las políticas de salud.
Si bien la Norma dispone que las instituciones médicas
puedan establecer formatos para el expediente clínico con cu-
bierta o carpeta, sistema de identificación de la condición del
riesgo de tabaquismo activo o pasivo, hoja frontal, de revi-
sión, trabajo social, dietología, ficha laboral y los que se con-
sideren necesarios, es importante no olvidar que los LGOCA y
los LGCDI, determinan el tipo de carátulas archivísticas, así
como las de los expedientes confidenciales. En este sentido la
Norma deberá actualizarse en este y en otros rubros. Para los
fines de este apartado presentamos la integración de los do-
cumentos tal como la propone la Norma.
De acuerdo con la Norma la integración del expediente clí-
nico se hace atendiendo a los servicios prestados de: consulta
externa (general y especializada), urgencias y hospitalización.
Así mismo, la integración del expediente odontológico se ajus-
ta a lo previsto en el numeral 8.3.4 de la NOM-013-SSA2-1994
para la Prevención y Control de Enfermedades Bucales, ade-
más de lo establecido en la presente Norma.
El registro de la transfusión de unidades de sangre o de
sus componentes, debe tomar en cuenta lo señalado en la Nor-
ma Oficial Mexicana NOM-003-SSA2-1993, para la disposi-
ción de sangre humana y sus componentes con fines terapéu-
ticos.
En los casos en que medie un contrato suscrito por las
partes para la prestación de servicios de atención médica, de-
berá existir, invariablemente, una copia de dicho contrato en
el expediente.
El expediente de consulta externa debe contar con la histo-
ria clínica, que debe ser elaborada por el médico y consta de:
interrogatorio, exploración física, diagnósticos, tratamientos,
en el orden siguiente:
1. Interrogatorio. Debe tener como mínimo: ficha de
identificación, antecedentes heredo familiares, perso-
nales patológicos (incluido ex-fumador, ex-alcohólico y
ex-adicto), y no patológicos, padecimiento actual (in-
cluido tabaquismo, alcoholismo y otras adicciones) e

interrogatorio por aparatos y sistemas;
2. Exploración física. Debe tener como mínimo: habitus
exterior, signos vitales (pulso, temperatura, tensión ar-
terial, frecuencia cardiaca y respiratoria), así como da-
tos de cabeza, cuello, tórax, abdomen, miembros y ge-
nitales;
3. Resultados previos y actuales de estudios de laborato-
rio, gabinete y otros;
4. Terapéutica empleada y resultados obtenidos,
5. Diagnósticos o problemas clínicos.
La nota de evolución debe elaborarla el médico cada vez

que proporciona atención al paciente ambulatorio, de acuer-
do con el estado clínico del paciente. Describirá lo siguiente:
1. Evolución y actualización del cuadro clínico (incluido
tabaquismo, alcoholismo y otras adicciones);
2. Signos vitales;
3. Resultados de los estudios de los servicios auxiliares de
diagnóstico y tratamiento;
4. Diagnósticos
5. Tratamiento e indicaciones médicas, en el caso de me-
dicamentos, señalando como mínimo: dosis, vía y pe-
riodicidad;
6. En el caso de control de embarazadas, niños sanos,
diabéticos, hipertensos, entre otros, las notas deberán
integrarse conforme a lo establecido en las Normas
Oficiales Mexicanas respectivas.
La nota de interconsulta. La solicitud debe elaborarla el

médico cuando se requiera y quedará asentada en el expe-
diente clínico. La elabora el médico consultado, y debe con-
tar con:
1. Criterios diagnósticos;
2. Plan de estudios;
3. Sugerencias diagnósticas y tratamiento; y
4. Demás contenidos que marca el numeral 7.1.
La nota de referencia/traslado. De requerirse, debe elabo-
rarla un médico del establecimiento y debe anexarse copia
del resumen con que se envía al paciente; consta de:
1. Establecimiento que envía;

2. Establecimiento receptor;
3. Resumen clínico, que incluirá como mínimo:
• Motivo de envío;
• Impresión diagnóstica (incluido tabaquismo, alcoho-
lismo y otras adicciones);
• Terapéutica empleada, si la hubo.
Las notas iniciales médicas en Urgencias. Debe elaborarla
el médico y debe contener lo siguiente:
1. Fecha y hora en que se otorga el servicio;
2. Signos vitales;
3. Motivo de la consulta;
4. Resumen del interrogatorio, exploración física y estado
mental en su caso;
5. Diagnósticos o problemas clínicos;
6. Resultados de estudios de los servicios auxiliares de
7. Tratamiento;
8. Pronóstico.
La nota de evolución. Debe elaborarla el médico cada vez
que proporciona atención al paciente y las notas se llevan a
efecto conforme a lo previsto en el numeral 6.2. de la presen-
te Norma.
En los casos en que el paciente requiera interconsulta por
médico especialista debe quedar por escrito, tanto la solici-
tud, la cual realizará el médico solicitante, como la nota de
interconsulta, que debe realizar el médico especialista.
La notas de referencia/traslado. Las notas se llevan a efecto
conforme a lo previsto en el numeral 6.3. de la presente
Norma.
Las notas médicas en Hospitalización de ingreso. Deben ser
elaboradas por el médico que ingresa al paciente y debe con-
tener como mínimo los datos siguientes:
1. Signos vitales;
2. Resumen del interrogatorio, exploración física y esta-
do mental, en su caso;
3. Resultados de estudios en los servicios auxiliares de
4. Tratamiento;
5. Pronóstico;
6. Historia clínica;
7. Las notas se llevarán a efecto conforme a lo previsto
en el numeral 6.1. de la presente Norma;
8. Nota de evolución;
9. Deberá elaborarla el médico que otorga la atención al
paciente cuando menos una vez por día y las notas se
llevarán a efecto conforme a lo previsto en el numeral
6.2. de la presente Norma;
10. Nota de referencia/traslado;
11. Las notas se llevarán a efecto conforme a lo previsto
en el numeral 6.3. de la presente Norma.
La nota Pre-operatoria. Debe elaborarla el cirujano que va
a intervenir al paciente incluyendo a los cirujanos dentistas
(excepto el numeral 8.5.7 para estos últimos), y debe conte-
ner como mínimo:
1. Fecha de la cirugía;
2. Diagnóstico;
3. Plan quirúrgico;
4. Tipo de intervención quirúrgica;
5. Riesgo quirúrgico (incluido tabaquismo, alcoholismo y
otras adicciones);
6. Cuidados y plan terapéutico pre-operatorios; y
7. Pronóstico.
8. Nota Pre-anestésica, vigilancia y registro anestésico.
9. Se realizará bajo los lineamientos de la Normatividad
Oficial Mexicana en materia de anestesiología y demás
aplicables.
La nota Post-operatoria. Debe elaborarla el cirujano que
intervino al paciente al término de la cirugía; constituye un
resumen de la operación practicada, y debe contener como
mínimo:
1. Diagnóstico pre-operatorio;
2. Operación planeada;
3. Operación realizada;
4. Diagnóstico post-operatorio;
5. Descripción de la técnica quirúrgica;
6. Hallazgos transoperatorios;
7. Reporte de gasas y compresas;

8. Incidentes y accidentes;
9. Cuantificación de sangrado, si lo hubo;
10. Estudios de servicios auxiliares de diagnóstico y trata-
miento transoperatorios;
11. Ayudantes, instrumentistas, anestesiólogo y circulante;
12. Estado post-quirúrgico inmediato;
13. Plan de manejo y tratamiento postoperatorio inmedia-
to;
14. Pronóstico;
15. Envío de piezas o biopsias quirúrgicas para examen
macroscópico e histopatológico;
16. Otros hallazgos de importancia para el paciente rela-
cionados con el quehacer médico;
17. Nombre completo y firma del responsable de la cirugía.
La nota de egreso. Debe elaborarla el médico y debe conte-
ner como mínimo:
1. Fecha de ingreso/egreso;
2. Motivo del egreso;
3. Diagnósticos finales;
4. Resumen de la evolución y el estado actual;
5. Manejo durante la estancia hospitalaria;
6. Problemas clínicos pendientes;
7. Plan de manejo y tratamiento;
8. Recomendaciones para vigilancia ambulatoria;
9. Atención de factores de riesgo (incluido tabaquismo,
alcoholismo y otras adicciones);
10. Pronóstico;
11. En caso de defunción, las causas de la muerte acorde
al certificado de defunción y si se solicitó y obtuvo es-
tudio de necropsia hospitalaria.
Los reportes del personal profesional, técnico y auxiliar.
La hoja de enfermería. Debe elaborarse por el personal de
turno, según la frecuencia establecida por las normas del es-
tablecimiento y las órdenes del médico y debe contener como
mínimo:
1. Habitus exterior;
2. Gráfica de signos vitales;
3. Ministración de medicamentos, fecha, hora, cantidad y

vía;
4. Procedimientos realizados;
5. Observaciones.
Los servicios auxiliares de diagnóstico y tratamiento. Debe
elaborarlo el personal que realizó el estudio y debe contener
como mínimo:
1. Fecha y hora del estudio;
2. Identificación del solicitante;
3. Estudio solicitado;
4. Problema clínico en estudio;
5. Resultados del estudio;
6. Incidentes si los hubo;
7. Identificación del personal que realiza el estudio;
8. Nombre completo y firma del personal que informa.
Otros documentos. Además de los documentos menciona-
dos pueden existir otros del ámbito ambulatorio u hospitala-
rio, elaborados por personal médico, técnico y auxiliar o ad-
ministrativo. En seguida se refieren los que sobresalen por su
frecuencia:
Cartas de consentimiento bajo información, deben contener
como mínimo:
1. Nombre de la institución a la que pertenezca el estable-
cimiento, en su caso;
2. Nombre, razón o denominación social del estableci-
miento;
3. Título del documento;
4. Lugar y fecha en que se emite;
5. Acto autorizado;
6. Señalamiento de los riesgos y beneficios esperados del
acto médico autorizado;
7. Autorización al personal de salud para la atención de
contingencias y urgencias derivadas del acto autoriza-
do, atendiendo al principio de libertad prescriptiva;
8. Nombre completo y firma de los testigos.
Los eventos mínimos que requieren carta de consenti-
miento bajo información son:
1. Ingreso hospitalario;
2. Procedimientos de cirugía mayor;
3. Procedimientos que requieren anestesia general;

4. Salpingoclasia y vasectomía;
5. Trasplantes;
6. Investigación clínica en seres humanos;
7. De necropsia hospitalaria;
8. Procedimientos diagnósticos y terapéuticos considera-
dos por el médico como de alto riesgo.
9. Cualquier procedimiento que entrañe mutilación.
El personal de salud puede obtener cartas de consenti-
miento como información adicional a la prevista en el inciso
anterior cuando lo estime pertinente, sin que para ello sea
obligatorio el empleo de formatos impresos.
En los casos de urgencia, se considera lo previsto en el ar-
tículo 81 del Reglamento de la Ley General de Salud en Ma-
teria de Prestación de Servicios de Atención Médica.
La hoja de egreso voluntario. Documento por medio del
cual el paciente, familiar más cercano, tutor o representante
jurídico solicita el egreso, con pleno conocimiento de las con-
secuencias que dicho acto pudiera originar. Debe ser elabora-
da por un médico a partir del egreso y cuando el estado del
paciente lo amerite; debe incluirse la responsiva médica del
profesional que se encargará del tratamiento y consta de:
1. Nombre y dirección del establecimiento;
2. Fecha y hora del alta;
3. Nombre completo, edad, parentesco, en su caso, y fir-
ma de quien solicita el alta;
4. Resumen clínico que se emitirá con arreglo en lo pre-
visto en el apartado 5.8. de la presente Norma;
5. Medidas recomendadas para la protección de la salud
del paciente y para la atención de factores de riesgo;
6. En su caso, nombre completo y firma del médico que
otorgue la responsiva;
7. Nombre completo y firma del médico que emite la hoja;
8. Nombre completo y firma de los testigos.
9. Hoja de notificación al Ministerio Público.
En los casos en que sea necesario dar aviso a los órga-
nos de procuración de justicia, la hoja de notificación debe
contener:
1. Nombre, razón o denominación social del estableci-

miento notificador;
2. Fecha de elaboración;
3. Identificación del paciente;
4. Acto notificado;
5. Reporte de lesiones del paciente, en su caso:
6. Agencia del Ministerio Público a la que se notifica;
7. Nombre completo y firma del médico que realiza la no-
tificación;
8. Reporte de causa de muerte sujeta a vigilancia epide-
miológica. La realizará el médico conforme a los linea-
mientos que en su caso se expidan para la vigilancia
epidemiológica.
Las notas de defunción y de muerte fetal. Las elabora el
personal médico, de conformidad a lo previsto en los artícu-
los 317 y 318 de la Ley General de Salud, al artículo 91 del
Reglamento de la Ley General de Salud en Materia de Presta-
ción de Servicios de Atención Médica y al Decreto por el que
se da a conocer la forma oficial de certificado de defunción y
muerte fetal. De los documentos correspondientes, debe
acompañarse, por lo menos, una copia en el expediente clíni-
co. Los documentos normados en el presente apartado deben
contener:
1. El nombre completo y firma de quien los elabora;
2. Un encabezado con fecha y hora.
página 124 blanca
A manera de conclusión
Los documentos originados por los procesos administrativos

deben tener una lógica en su producción e integración. Res-
ponden a funciones bien definidas. Como tales, requieren un
tratamiento apegado a ciertas reglas que les permitan cum-
plir con el propósito fundamental de su quehacer, que es: el
resolver un asunto o trámite de manera ágil y asegurar su in-
tegridad, autenticidad, identidad y disponibilidad.
La administración pública federal, estatal o municipal se
ha preocupado poco por promover la cultura del expediente
fomentando en su lugar, la práctica, anti archivística de for-
mar carpetas con “correspondencia de entrada” y carpetas
de “correspondencia de salida” rompiendo así, con las reso-
luciones administrativas establecidas por los procedimientos
vigentes.
El expediente como producto administrativo es la unidad
de instalación en la organización archivística: se clasifican
expedientes, se ordenan expedientes, se describen expedien-
tes, etc. Su integración es parte fundamental en los procesos
administrativos ya que deben ser confiables, íntegros con una
identidad contextual bien definida y estar disponibles de ma-
nera ágil y oportuna.
El expediente, a su vez, contiene y refiere la historia com-
pleta de un trámite o asunto, por ello es indispensable que
contenga los documentos originales recibidos, los acuses res-
pectivos de respuestas y todos aquellos otros documentos ne-
cesarios para fundamentar un acto administrativo. Cada ex-
pediente le da sentido a los documentos que contiene, ya sean
los propios originales (los recibidos y los acuses), o aquellos
complementarios. Estos últimos pueden ser fotocopias, que
para los fines del propio expediente serán sus”originales”.
125
126 A MANERA DE CONCLUSIÓN
El tratamiento de los expedientes debe conjuntar tanto las

normas jurídicas vigentes, como las mejores prácticas archi-
vísticas, por ello el método de integración y ordenación natural
es el llamado “método histórico”, el que sigue el curso genéti-
co, el de origen y el establecido por los procedimientos admi-
nistrativos vigentes.
Las funciones administrativas originan las series docu-
mentales y en ellas, se reflejan las actividades para cumplir-
las por medio de los documentos integrados en los expedien-
tes. En los expedientes se encuentran los registros de las
acciones y decisiones de los servidores públicos; son los testi-
gos de las responsabilidades sociales que éstos últimos asu-
men en los cargos públicos. Por tal motivo, el expediente de-
bidamente clasificado, ordenado, descrito y conservado
representa una herramienta indispensable del acceso a la in-
formación, de la transparencia y de la rendición de cuentas.
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vera, Madrid.
página 130 blanca
Índice Analítico
A. Heredia . . . . . . . 97
A. L. García . . . . . . 64, 65
A. López . . . . . . . . 61
B. Gil . . . . . . . . . 66
C. Paoli . . . . . . . . 5
Cruz Mundet . . . . . . 4, 39-40, 58-59, 64, 96
F. de Moya . . . . . . . 65
G. Fasoli . . . . . . . . 63
J. A. Martínez Comeche . 6
J. Corominas . . . . . . 1, 9, 36, 97
J. Fernández . . . . . . 2, 34
J. J. Real . . . . . . . . 6
J. Mc Cleary . . . . . . 11
J. R. Cruz Mundet . . . . 41
M. Cook . . . . . . . . 66
M. Duschein . . . . . . 4
M. Roberge . . . . . . . 41
P. Martín . . . . . . . . 61
P. Rabikauskas . . . . . 5
R. Aguilera . . . . . . . 58, 62, 97
R. Alberch . . . . . . . 40, 51, 59, 61 - 62, 96
R. Coll-Vinent . . . . . . 65
131
página 132 blanca
Índice
PRESENTACIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . VII
INTRODUCCIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . IX
ABREVIATURAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XI
1. El documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Significado etimológico . . . . . . . . . . . . . . . 1
Significado legal . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Significado archivístico . . . . . . . . . . . . . . . 3
Significado diplomático . . . . . . . . . . . . . . . 5
Acercamiento al documento electrónico. . . . . . . . . 6
2. El expediente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
¿Qué se entiende por expediente? . . . . . . . . . . . 9
El carácter archivístico de los expedientes. . . . . . . . 11
El contenedor físico del expediente. . . . . . . . . . . 12
3. La integración de los expedientes . . . . . . . . . . . 17

Modos de integración . . . . . . . . . . . . . . . . 19
¿Qué es lo que hay que integrar en un expediente? . . . . 21
¿Qué es lo que no hay que integrar en el expediente? . . . 25
¿Cuándo y por quién se integran los expedientes? . . . . 27
4. Clasificación archivística de los expedientes . . . . . . . 31

El expediente como testigo de las atribuciones y funciones . 32
La serie documental . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
El cuadro de clasificación . . . . . . . . . . . . . . 39
5. Administración de los expedientes . . . . . . . . . . . 45

Apertura de expedientes nuevos . . . . . . . . . . . . 45
Legajos de los expedientes y los expedientes insertados . . 46
Cierre de los Expedientes . . . . . . . . . . . . . . . 50
133
134 ÍNDICE
Colocación y ordenación de los expedientes . . . . . . . 51

Administración del ciclo vital de los expedientes mediante
el catálogo de disposición documental . . . . . . . . . 53
La ficha de préstamo del expediente . . . . . . . . . . 54
El manejo de expedientes reservados y confidenciales . . . 55
Transferencias primarias de expedientes . . . . . . . . 57
6. La descripción de los expedientes . . . . . . . . . . . 61

Los archivos y las sociedades del conocimiento . . . . . 61
La descripción archivística . . . . . . . . . . . . . . 62
La indización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
La identidad de los expedientes y su descripción . . . . . 67
La normalización archivística en la descripción . . . . . 68
La ISAD G . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
La ISAAR (CPF) . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
La ISDF . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
La portada o carátula de los expedientes . . . . . . . . 76
Ejemplo de vocabulario controlado para títulos de ex-
pedientes o lista de palabras claves . . . . . . . . . 84
Palabras clave en orden al código numérico . . . . . 91
Palabras claves por orden alfabético con su código nu-
mérico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
El índice del expediente (listado de documentos) . . . . . 93
Inventario de expedientes en trámite o activos . . . . . . 96
7. Dos estudios de caso . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

El expediente de personal. . . . . . . . . . . . . . . 101
Problemática de homologación . . . . . . . . . . . 101
Integración de los Archivos de Personal en la administra-
ción actual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
La confidencialidad del expediente de personal . . . . . 111
El expediente clínico . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
A MANERA DE CONCLUSIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . 125

BIBLIOGRAFÍA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
ÍNDICE ANALÍTICO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
página 135 blanca
página 136 blanca
Esta obra se terminó de imprimir y encuadernar
el 28 de junio de 2008, en los talleres de
Castellanos Impresión, SA de CV
Ganaderos 149, col. Granjas Esmeralda,
09810, Iztapalapa, México DF
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página I blanca

Esta edición y sus características son propiedad de

Queda hecho el depósito que marca la ley

La lectura del interesante trabajo de los profesores Ramón

neración poco estricta y desorganizada de los documentos

Expediente es una palabra que se usa de manera cotidiana en

muchos entes públicos no pudieron hacerlo por no compren-

COTECIAD Comité Técnico Interno de Administración de Docu-

El contenido de los actos administrativos, legales, contables o

El término documento proviene del verbo latino docere

En la normatividad mexicana el documento se define y ca-

sos, se presupone un carácter ya definido en otra ley cronoló-

a las prescripciones que la misma ley da para proteger a esta

Existen, al menos, tres características fundamentales del

mentos no nacen aislados o por casualidad, si no que más

• La integridad, ya que deben estar completos e inaltera-

La diplomática clásica define al documento como un testi-

documento es entendido como cualquier testimonio material

Acercamiento al documento electrónico

Además del documento papel hoy en día se trabaja con el

los ya citados LGOCA, en los numerales segundo, fracción,

tos electrónicos ser registra en un soporte y en un me-

¿Qué se entiende por expediente?

El término expediente ha sido usado en el lenguaje castellano

En este sentido, un expediente es habitualmente la unidad bá-

en el caso del documento electrónico, combina los conceptos

El carácter archivístico de los expedientes

Los expedientes son productos administrativos y archivís-

por lo que deben ser confiables. Su confiabilidad depen-

El contenedor físico del expediente

Los expedientes están integrados físicamente por soportes

No es pertinente usar cubiertas de expedientes

En cuanto a la sujeción de los documentos dentro de las

Con frecuencia los documentos se aseguran en

En la tradición archivística mexicana también está pre-

esta aglutinación de papeles siguió la forma de agruparlos

Así pues, el sistema más generalizado en las áreas admi-

Los expedientes no deben llegar a ser tan grue-

Es importante, finalmente, tomar en cuenta las siguientes

El orden correcto de los documentos y su mantenimiento en

Los documentos se integrarán en el orden admi-

Colocar en el orden en que son creados o recibidos los do-

co-administrativo con el llamado “acuse”, es decir con el se-

puestas enviadas, etc. Este método asegura que los papeles

Existen diferentes métodos de integración. El método de

y asegura que los últimos documentos sean objeto de la aten-

La integración de documentos añadiendo cada

En el método opuesto, el de adelante hacia atrás, cada do-

El sistema de expediente dividido es usado con frecuencia

¿Qué es lo que hay que integrar en un expediente?

¿Cuáles son los documentos que deben integrarse en el ex-

sacción son documentos sustantivos, testimonian los actos vi-

Los documentos sustantivos se guardan en el ex-

Por ejemplo, los siguientes tipos de documentos no son ar-

sociales y recortes de periódicos circulados solamente

estandarizados como títulos de propiedad, fotografías, ma-

¿Qué es lo que no hay que integrar en el expediente?

En párrafos anteriores se ha señalado de manera general

• Tienen uso temporal como herramientas de trabajo o

¿Cuándo y por quién se integran los expedientes?

Es necesario establecer procedimientos para determinar

administrativa y, por medio de este sistema, se puedan dar

En realidad, si se respetaran las normas vigentes, que por