Reorganización de La Documentación de La Enba

SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA
DIRECCIN GENERAL DE
EDUCACIN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA
REORGANIZACIN DE LA DOCUMENTACIN DE LA
SUBDIRECCIN ACADMICA QUE SE ENCUENTRA EN EL
ARCHIVO DE CONCENTRACIN DE LA ESCUELA
NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA
INFORME DE SERVICIO SOCIAL

QUE PARA OBTENER EL TTULO DE
LICENCIADO EN ARCHIVONOMA
P R E S E N T A :
RICARDO BRAVO GARCA
ASESORES: Mtra. Mara Mercedes Fernndez Carbajal

Lic. Tania Muoz Lara
MXICO, D. F.
2011
TABLA DE CONTENIDO
Pg.
Prefacio ........................................................................................................................ V
Introduccin ................................................................................................................. VI
Captulo 1 La Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma

y su Archivo de Concentracin
1.1 Antecedentes de la ENBA ...................................................................................... 1

1.2. Organigrama ........................................................................................................ 10
1.3. Misin, Visin, Objetivos y Funciones .................................................................. 27
1.4. Archivo de Concentracin .................................................................................... 30
1.4.1 Antecedentes del archivo de Concentracin ...................................................... 30
1.5. Servicios ............................................................................................................... 32
1.6. Usuarios ............................................................................................................... 32
Captulo 2 La Organizacin Documental y el Archivo de Concentracin
2.1. Organizacin Documental .................................................................................... 34

2.1.1 Definicin............................................................................................................ 35
2.1.2 Objetivo .............................................................................................................. 38
2.1.3 Funciones ........................................................................................................... 39
2.2 Ordenacin Documental ........................................................................................ 40
2.2.1 Definicin............................................................................................................ 41
2.2.2 Objetivo .............................................................................................................. 42

2.3 Mtodos de ordenacin ......................................................................................... 43
2.3.1 Tipos................................................................................................................... 43
2.4 Clasificacin .......................................................................................................... 47
2.4.1 Definicin............................................................................................................ 47
2.5 Archivo de Concentracin ..................................................................................... 48
2.5.1 Definicin............................................................................................................ 48
2.5.2 Objetivo .............................................................................................................. 50
2.5.3 Funciones ........................................................................................................... 51
2.5.4 Procesos ............................................................................................................ 52
2.6 Valoracin documental .......................................................................................... 55
2.6.1 Definicin............................................................................................................ 55
2.6.2 Objetivo .............................................................................................................. 56
2.6.3 Tipos................................................................................................................... 57
2.6.4 Valoracin primaria ............................................................................................ 57
2.6.5 Valoracin secundaria ........................................................................................ 59
Captulo 3 Reorganizacin de la Documentacin Perteneciente a la Subdireccin

Acadmica
3.1 Traslado del Archivo de Concentracin ................................................................. 62
3.2 Diagnostico Documental....................................................................................... 64
3.3 Objetivo de la Reorganizacin.............................................................................. 72
3.4 Actividades ........................................................................................................... 73
3.4.1 Identificacin de las cajas.................................................................................. 75
3.4.2 Clasificacin ....................................................................................................... 76
3.4.3 Rotulacin cambio de folders ............................................................................. 83
Conclusiones ............................................................................................................. 86
Bibliografa................................................................................................................. 89
Prefacio
El presente trabajo lleva por ttulo Reorganizacin de la documentacin de la
Subdireccin Acadmica que se encuentra en el archivo de concentracin de la Escuela
Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma, surge por la necesidad de presentar e
informar a la comunidad de la ENBA una de las diversas actividades que se realizaron
dentro del Archivo de Concentracin de la Escuela, as mismo, tiene como finalidad
resaltar la forma en que se llevo a cabo la reorganizacin documental.
Sumado a esto, el objetivo que pretendo alcanzar con la realizacin de este trabajo es
obtener el ttulo de Licenciado en Archivonoma.
Es importante mencionar que de acuerdo a los conocimientos obtenidos, los cuales
adquir en mi formacin profesional de la Licenciatura en Archivonoma, durante 8
semestres en las aulas de esta institucin, puedo decir que este trabajo es una
referencia de las enseanzas obtenidos por el apoyo de los profesores y que al llevarlos
a la prctica compruebo la importancia que tiene la Archivonoma.
Me sera muy grato que este informe sirva como un recurso o medio de informacin
para las futuras generaciones de Archivnomos que se interesen en las actividades
que se realizan o se llevan a cabo en los Archivos de Concentracin de cualquier
institucin.
Agradezco la oportunidad que me dio la Escuela para formarme en sus aulas y
permitirme realizar el servicio social y con ello el informe que presento.
Por otra parte quisiera mencionar que el trabajo
elaborado en este informe, no fue
nada fcil, es por ello que a mis Asesoras la Mtra. Ma. Mercedes Fernndez Carbajal y
la Lic. Tania Muoz Lara, quienes tuvieron la paciencia de revisar el trabajo, corregirlo,
hacerme los comentarios necesarios para su elaboracin y aportarme ideas, les estoy
infinitamente agradecido por su tiempo y apoyo tan valioso, ya que sin ellas no hubiera
podido salir adelante.
Introduccin
El profesional de la licenciatura en Archivonoma, tiene la responsabilidad y recae en l
un gran compromiso, social e histrico, de preservar la documentacin de forma
organizada de cualquier institucin sea pblica o privada y con ello facilitar el uso de la
informacin a los usuarios que as lo requieran.
El presente informe es el resultado de la realizacin del servicio social, efectuado con
una gran responsabilidad y compromiso en el proyecto denominado Reorganizacin de
la documentacin de la Subdireccin Acadmica que se encuentra en el archivo de
concentracin de la Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma.
Es importante mencionar que la ENBA surge por la necesidad de que el pas contara
con profesionales en Biblioteconoma y Archivonoma.
El informe se enfoca en presentar el proceso de reorganizacin realizado en los
expedientes y documentos de la Subdireccin Acadmica y del departamento de
Psicopedagoga y Divisin de Licenciaturas.
En la realizacin de este informe se utiliz el mtodo analtico, este permite aplicar un
anlisis
general del problema explicando su naturaleza, el objeto de estudio y
describiendo cada una de las partes.

La investigacin que se implemento fue de carcter documental, revisando en fuentes
bibliogrficas aspectos tericos, en los cuales menciono a los principales precursores
de la materia.
La estructura del presente informe de servicio social consta de tres captulos.
En el primer captulo denominado La Escuela Nacional de Biblioteconoma y
Archivonoma y su Archivo de Concentracin, se mencionan y se analizan los
antecedentes que dieron origen al surgimiento y formacin a esta reconocida
institucin, observando los cambios y evolucin que ha sufrido a travs del paso de los
aos,
su estructura orgnica, Visin, Misin, Objetivos y Funciones, as como del
Archivo de Concentracin del cual se incluyen antecedentes, servicios y usuarios.

VI
En el segundo captulo titulado La organizacin Documental y el

Concentracin, se citan
Archivo de
las bases que sustentan el marco terico conceptual que
aborda lo referente a la Organizacin documental, su definicin, objetivo y funciones,

as como tambin la Ordenacin documental junto con su definicin y objetivo, los
mtodos de Ordenacin, la Clasificacin, Archivo de Concentracin; definicin, objetivo
y funciones, el Proceso de
Valoracin,
definicin, objetivo, Valoracin primaria y
valoracin Secundaria.
En el tercer captulo denominado Reorganizacin de la Documentacin de la
Subdireccin Acadmica, describo las actividades
que se desarrollaron durante el
servicio social, las cuales consistieron en realizar un diagnstico documental, mencionar

los objetivos de la reorganizacin, los criterios y las actividades que se llevaron a cabo.
Y por ltimo se presentan las conclusiones a las que se llego con la elaboracin del
trabajo y la bibliografa consultada.
VII
CAPTULO 1
LA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA
Y SU ARCHIVO DE CONCENTRACIN
En este captulo se mencionan los antecedentes y los esfuerzos de diferentes
autoridades para que en este pas se contara con instituciones o recintos en dnde
se impartieran conocimientos en Archivonoma y Biblioteconoma, adems, de cmo
se encuentra estructurada en la actualidad la Escuela Nacional de Biblioteconoma y
Archivonoma (ENBA) de acuerdo a su organigrama, as como su misin, visin,
objetivos y funciones, incluyendo adems informacin del archivo de concentracin
sealando sus antecedentes, servicios que proporciona y usuarios que lo visitan.
1.1 Antecedentes de la ENBA

La Escuela como tal se form en el ao de 1945, pero antes de que esto sucediera
se hicieron varios intentos por crearla. En el ao de 1915 se tena la necesidad de
fundar una Academia con la finalidad de formar personal preparado para estas
nuevas disciplinas1 as que el 14 de abril de ese ao, por una iniciativa de Don
Agustn Loera y Chvez y por decreto del Ejrcito Constitucionalista de Don
Venustiano Carranza se establece la Academia de Bibliografa, la cual tuvo sede en
la Biblioteca del Pueblo de Veracruz; esta Academia al poco tiempo se olvid a base
de que en esa poca el pas se encontraba en guerra.
Don Agustn Loera y Chvez vuelve a tener otra iniciativa para desarrollar cursos a
los encargados de los archivos y bibliotecas pblicas con el fin de prepararlos para
llevar a cabo la organizacin y dirigir el buen funcionamiento de estos. As que se
presenta un proyecto para su creacin y en 1916 se establece la primera Escuela de
Bibliotecarios y Archivistas por rdenes del subsecretario de Educacin Pblica y
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Archivo Histrico. Gua del Acervo Documental del Archivo Histrico
de la ENBA. Expediente 9C.3, pasillo 1, gaveta 6, entrepao 1. Ao 1996.p.17.
Bellas Artes, el Lic. Flix F. Palavicini, adscrita a la Biblioteca Nacional; quedando a

cargo de la direccin Don Agustn Loera y Chvez.
Para poder tener acceso a los cursos, los interesados tenan que haber terminado la
primaria y ser mayores de quince y menores de cincuenta aos; y en 1917 cuenta
con su plan de estudios. Lamentablemente esta Escuela tuvo que ser cerrada dos
aos despus por no cubrir las expectativas, as como, por la escases de la
comunidad estudiantil y la falta de presupuesto.
Se dio otro intento en el ao de 1925 al ser inaugurada la Escuela Nacional de
Bibliotecarios en el anfiteatro de la Escuela Nacional Preparatoria, figurando como
director Don Juan B. Iguiniz, organizada por el departamento de Bibliotecas de la
Secretaria de Educacin Pblica2 teniendo duracin slo de dos aos de haber
iniciado sus funciones por la desercin de los alumnos y el bajo salario que se les
ofreca a los bibliotecarios, as que tambin tuvo que ser cerrada.
A partir de entonces, con un carcter no profesional, acontecieron una serie de
Conferencias y Cursos de capacitacin de mayor o menor duracin sobre
Biblioteconoma, organizados por el Departamento de Bibliotecas de la Secretara de
Educacin Pblica, la Secretara de Hacienda, la Biblioteca de la Cmara de
Diputados y la Escuela Nacional de Antropologa.
Por estos fracasos que se haban obtenido se decide impartir cursos en los archivos,
bibliotecas y hemerotecas, estos fueron dados por correspondencia El primero en
1929-1931 sobre Biblioteconoma a cargo de Juana Manrique de Lara y el Segundo
en 1937-1938 sobre Biblioteconoma y Archivonoma a cargo de Francisco
Gamoneda3
ESCOBAR BARRIOS, Andrea. Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma. Memoria Histrica. 2006. p.22.
Ibdem. p 18.
En 1944 siendo Secretario de Educacin Pblica el Lic. Jaime Torres Bodet nombra
como Jefe del Departamento de Bibliotecas al Lic. Jorge Gonzlez Durn, quien
convencido de la necesidad de bibliotecarios preparados convoca al tercer Congreso
Nacional de Bibliotecarios y Archivistas, aprobado por el Presidente de la Repblica
Manuel vila Camacho4
La inauguracin de la Escuela
Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma se
realiz el 20 de julio de 1945, en el Palacio de Bellas Artes, ceremonia en la que

Torres Bodet, expuso que la Escuela formaba parte de cuatro reas fundamentales
en la educacin del pas: Campaa nacional contra el analfabetismo; Mejoramiento
cultural y profesional de los maestros a travs del Instituto Federal de Capacitacin
Magisterial; intensificacin de las actividades bibliotecarias en todo el pas y; Labor
editorial.5
El Lic. Jorge Gonzlez Durn, Jefe del Departamento de Bibliotecas, consider
necesario que se contara con bibliotecas ordenadas y con personal preparado.
A partir de este Congreso se aprob la idea de la creacin de la Escuela Nacional de
Bibliotecarios y Archivistas, encargada de formar profesionales en Biblioteconoma y
Archivonoma, los cuales estaban sujetos a prepararse durante su formacin
profesional basados en un plan de estudios que se gener en ese mismo ao.
Siendo aprobada por el actual presidente de la Repblica Manuel vila Camacho, fue
inaugurada la Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma (ENBA) iniciando
labores el 20 de julio de 1945 en el Palacio de Bellas Artes, quedando como director
el Dr. Francisco Orozco Muoz.
La Escuela inicia sus actividades en el cuarto piso del Palacio de Bellas Artes, con
una inscripcin de 54 alumnos en tres niveles educativos: capacitacin, tcnico y
profesional, en Biblioteconoma; en Archivonoma se inici un ao despus, la
tercera y actual Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma bajo la
4
MORALES CAMPOS, Estela. Testimonios de la bibliotecologa mexicana: educacin 1915-1954. Mxico: El autor, 1987.p.22.
Ibdem.
direccin de Francisco Orozco Muoz permaneci en esta sede de 1945 hasta

mediados de 1946. As mismo fue su primera sede para la imparticin de clases6
La Escuela fue creada con dos propsitos: Uno el de fomentar al personal en
servicio que atenda las bibliotecas del Departamento de Bibliotecas de la SEP, as
como, al personal de los archivos del sector pblico. El segundo fue preparar a los
profesionales y tcnicos en Biblioteconoma y Archivonoma que se requeran para
mejorar los servicios que proporcionaba las bibliotecas del pas7
La Escuela funcion en sus inicios, por medio de un Consejo de Regencia integrado
por representantes
de
diversas instituciones como la Universidad Nacional, la
Biblioteca del Congreso, el Archivo General de la Nacin, la Biblioteca Benjamn

Franklin, la SEP, cuyo delegado fue el jefe del Departamento de Bibliotecas, y otras
instituciones ms relacionadas con el programa educativo del nuevo plantel.8
De 1946 a 1951 la Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma estuvo
ubicada en Barcelona No. 15 Colonia Roma, de 1951 a 1962 su domicilio fue San
Idelfonso No. 40 Colonia Centro de la Ciudad de Mxico.
Para 1960 ya que se haban reestructurado los planes de estudio que estuvieron
vigentes hasta 1964, fecha en la cual se establecen con mayor precisin los niveles
de
tcnico y tambin de maestra.La reestructuracin de los planes de estudio
determin al nivel tcnico como carrera terminal, despus de la secundaria, y no

como continuacin a la maestra.9
BARQUET CONCEPCIN. Evolucin de la ENBA, su papel en el Sistema Educativo Nacional. Bibliotecas y Archivos, 1985, no.16. p.37.
NAVARRETE ARRIOLA, Oscar y otros. Biblioteca Francisco Orozco Muoz: propuesta de gestin de calidad y evaluacin.
ao 1998. p. 4.
8
LA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECARIOS. Revista de Historia de Amrica, 1945, vol. 20, p.395.
DIAZ SANTANA. Gilberto. Nivel medio superior: bachillerato tcnico en biblioteconoma Bibliotecas y Archivos No. 9, 1979 .p.
87.
A partir de 1972 se llevan a cabo una serie de reuniones entre el personal docente y
las autoridades de la Escuela con el fin de revisar y actualizar los planes y
programas, as como para modificar la denominacin de tcnico y el de maestra. A
raz de estas reuniones y con base a la ley Federal de Educacin Superior y a las
Normas Reglamentarias de la ANUIES, se modificaron los planes y los niveles de
enseanza; el tcnico se estableci como bachillerato y la maestra como
licenciatura, en ambas disciplinas, cambios que entraron en vigencia hasta 1974.10
Para 1973 la ENBA pasa a depender de la
Direccin General de Educacin
Superior, que antes de este ao se denominaba Direccin General de Enseanza

Superior e Investigacin Cientfica. En este ao la Escuela se muda nuevamente, a
la Avenida Viaducto Miguel Alemn No. 155, domicilio que ocupa hasta 1987.
Durante el ao de 1974 se implementaron los programas de bachillerato tcnico y
los programas de licenciatura en Biblioteconoma y en Archivonoma. Para apoyar a
los egresados del tcnico, se recurri o se ofrecieron dos cursos propeduticos (con
el nombre de Nivelacin) la finalidad de los cursos era que los egresados pudieran
contar con la opcin de cursar las asignaturas necesarias para obtener el certificado
de bachillerato y as poder acceder a la licenciatura. La relacin de la ENBA con el
sistema de educacin tecnolgica da como resultado el cambio de los programas de
tcnico y de maestra a los de bachillerato y licenciatura, y marca un vnculo de sus
carreras con las ciencias sociales a diferencia de los programas vigentes hasta 1974
que se ligaban con las ciencias humansticas.11
En el ao de 1975 el programa de maestra que estableca a un nivel tcnico con
estudios superiores se mantuvo hasta este mismo ao, en que se modifican y ajustan
los objetivos generales de la escuela, quedando de la siguiente forma:
10
11
BARQUET, Op.cit.p.41.
DAZ SANTANA, op.cit., p.75.
Formar profesionales a nivel medio superior y superior en Biblioteconoma y

en Archivonoma.
Impartir cursos de actualizacin y posgrados en Biblioteconoma y en
Archivonoma, as como organizar cursos intensivos.
Prestar asesoramiento tcnico a las instituciones que lo solicitasen.
Fomentar el desarrollo de la Biblioteconoma y Archivonoma en el pas,
mediante la publicacin de artculos y trabajos de investigacin en estos
campos y por todos los medios posibles a su alcance.12
Patrocinado por el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa (CONACYT) se realiz
durante 1973-1978 un Curso Tcnico Intensivo para personal que laboraba en
bibliotecas de las universidades pblicas de los Estados de la Repblica (ms
conocido como Curso ENBA/CONACYT), el programa contaba con 950 horas
efectivas de clase a lo largo de un ao.13
La ENBA apoy el Programa Nacional de Bibliotecas Pblicas de la SEP en 1983 e
implement en 1984-1986, solo por esa vez, el Plan B de la licenciatura en
Biblioteconoma con el ingreso de un total de 23 alumnos y egreso de 18.
Este plan estaba diseado en cuatrimestres y dirigido a personal que contara
cuando menos con un 30% de crditos de alguna otra licenciatura, que trabajara en
alguna biblioteca pblica, y que a propuesta y con el apoyo de alguna entidad
federativa fuera candidato
a ocupar la coordinacin del subsistema estatal de
bibliotecas de la entidad proponente, adems de tiempo completo para estudiar y

compromiso de regresar a su mismo lugar de trabajo.14
12
13
14
BARQUET, op.cit., p.39.

Ibdem. p. 40.
Ibd., p. 42.
Desde 1990 la Subsecretara de Educacin Superior e Investigacin Cientfica

(SESIC) empez a operar el Fondo para Modernizar la Educacin Superior
(FOMES), con recursos que representaron una proporcin significativa de los
presupuestos ordinarios de las instituciones15, esto
permiti subsanar en parte
algunos rezagos de lo que se haba invertido para la infraestructura y equipamiento

que se haban acumulado en la dcada anterior. Para tener acceso a recursos que
se necesitaban, las instituciones de educacin superior (IES) tuvieron que realizar
procesos de autoevaluacin y planeacin anuales.
En 1992 se renovaron los planes y programas de estudio para las licenciaturas y en
1993 se suprimi el bachillerato tcnico16 quedando solo la licenciatura, la cual le dio
un nuevo impulso a la disciplina y a la presencia de los profesionales de ambas
carreras as como a la Escuela misma.
Desde su fundacin hasta nuestros das la ENBA ha ido cambiando de sedes o
edificios, siendo estos:
En la siguiente tabla se muestra de forma cronolgica las diferentes ubicaciones que
ha tenido la E.N.B.A. en su transcurso histrico.
15
16
MARTINEZ RIZO, Felipe. La planeacin y evaluacin de la educacin. Un siglo de Educacin en Mxico I. Mxico: FCE, 1998.p.311.
NAVARRETE ARRIOLA, Oscar y otros. Biblioteca Francisco Orozco Muoz .Op. cit. p.12.
PERIODO
UBICACIN
1945-1946
Palacio de Bellas Artes
1946-1951
Barcelona No. 15
1951-1962
San Idelfonso No. 40
1962-1965
Durango No. 93
1965-1973
Insurgentes Sur No.231
1973-1987
Viaducto Miguel Alemn No. 155
1987-1993
Miguel ngel No.94
1993
Ticomn No. 645
As, en 1990 la Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma (ENBA) se

reubico y paso a depender de la Direccin General de Educacin Superior, con el
propsito de participar en el proceso de modernizacin de las instituciones de este
tipo de estudios17
Despus de varias sedes que tuvo la Escuela Nacional de Biblioteconoma y
Archivonoma, por fin obtiene un edificio propio en el ao de 1993, ubicado al norte
de la ciudad en Calzada Ticomn # 645; en dnde se mantiene hasta la fecha.
Instalada en esta sede la ENBA lleva a cabo una serie de actividades como la
enseanza terica-prctica de la Biblioteconoma y la Archivonoma que no se
podan realizar a causa de que la escuela se mantena en movimiento.
Esta institucin ha pasado por circunstancias que le han obligado a
moverse o
trasladarse a diferentes sedes que estn ubicadas en el distrito federal.

En 1993 se cambi a las instalaciones en que se ubica actualmente y que fueron
construidas ex profeso para uso de la Escuela18
17
CRUZ RIVAS. Miguel ngel. La Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma en el umbral del nuevo milenio.
Bibliotecas y Archivos. 2000, 3 poca, vol. 2, no.1.p. 6.

18
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Manual del estudiante.2009.p.5y6.
Edificio de Aulas, donde se realiza la prctica docente, el cual se inaugur en

1993.
Edificio de Apoyo Acadmico e Investigacin, en el que se ubican la
Biblioteca, la Sala
de Usos Mltiples, el Laboratorio de Restauracin,
Laboratorio de Idiomas(SAC), el Laboratorio de Computo Acadmico, El

Archivo Histrico, Departamento de Desarrollo y Organizacin Tcnica de
Colecciones, Departamento de Colecciones Especiales, cubculos para
docentes, Departamento de Educacin a Distancia, la Subdireccin de
Servicios Bibliotecarios y Archivsticos, el Departamento de Psicopedagoga,
Sala de Juntas de la Modalidad, Sala de Maestros y por ltimo Sala de
Capacitacin, su construccin se concluy en 1994.
Edificio Administrativo, donde se realizan las funciones de direccin y
administracin, su construccin se termin en 1995.
En 1998 concluye con el acondicionamiento del estacionamiento y de la entrada

principal. En 1993, se suprimieron los estudios de bachillerato y el quehacer
acadmico de la escuela se orient al fortalecimiento de los estudios de nivel
superior19
De 1995-2000 siguiendo al Programa de Desarrollo Educativo y el Plan Institucional
de Desarrollo de la ENBA, la Escuela dise un Modelo Educativo que origin el
replanteamiento de nuevos principios como pedaggicos, filosficos y metodolgicos
que sirvieron de base para una revisin curricular. Con este Modelo Educativo la
Escuela atiende dos aspectos importantes en cuanto a la educacin: la calidad
acadmica y la cobertura educativa.
Para 1997 se inicia la modalidad a distancia y abierta con cobertura nacional y se
revisaron los programas de estudio del 92, concluyndose en 1998 para que entraran
19
CRUZ RIVAS, Miguel ngel. En el umbral del nuevo milenio. 2000, Bibliotecas y Archivos;2(1)p.7
en vigor ese mismo ao en el ciclo escolar que comenzara. As como tambin se

ofrece adems de los estudios de licenciatura una formacin profesional denominada
Profesional Asociado.
En la actualidad la Escuela ofrece cuatro programas educativos:
1.- Licenciatura en Archivonoma.
2.- Profesional Asociado en Archivonoma.
3.- Licenciatura en Biblioteconoma.
4.- Profesional Asociado en Biblioteconoma.
5.- A distancia y escolarizada.
1.2. Organigrama
Es importante sealar que la Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma
para llevar una buena administracin en todas sus reas requiere de una estructura
en dnde se delimiten acciones y responsabilidades que la lleven al buen manejo de
sus recursos, y al mismo tiempo brindar un mejor servicio en cada una de sus
funciones tanto acadmicas como administrativas. La ENBA se conforma por una
direccin, cuatro subdirecciones, dos divisiones, dos coordinaciones y por 14
departamentos, mismos que se presentan en el siguiente organigrama.
10
SUBDIRECCIN DE
PLANEACIN Y
EVALUACIN
SUBDIRECCIN
ACADMICA
DIVISIN DE
LICENCIATURAS
DEPARTAMENTO
DE DESARROLLO
INSTITUCIONAL
DIRECCIN
COORDINACIN DE
LICENCIATURAS EN
BIBLIOTECONOMA
SUBDIRECCIN DE
SERV. BIBLIOT. Y
ARCHIVSTICOS
DIVISIN DE
POSGRADOS
DEPARTAMENTO
DE EDUCACIN
ABIERTA Y A
DISTANCIA
DEPARTAMENTO DE
CMPUTO
ACADMICO
DEPARTAMENTO
DE CONTROL
ESCOLAR
DEPARTAMENTO
DE APOYO Y
SERVICIO A LA
COMUNIDAD
DEPARTAMENTO
DE DESARROLLO
INFORMTICO
SUBDIRECCIN
ADMINISTRATIVA
COORDINACIN DE
LICENCIATURAS EN
ARCHIVONOMIA
DEPTO.DE DESARR.
Y ORG.TECNICA DE
COLECCIONES
DEPARTAMENTO
DE SERVICIOS
DEPARTAMENTO
DE
PSICOPEDAGOGA
DEPARTAMENTO
DE RECURSOS
HUMANOS
DEPARTAMENTO
DE RECURSOS
FINANCIEROS
DEPARTAMENTO
DE ARCHIVOS
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS MAT. Y
SERV. GRALES
DEPARTAMENTO DEL
CENTRO DE AUTO ACCESO
PARA EL APRENDIZAJE DE
IDIOMAS
20
20
Fuente: ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Adecuacin de la estructura orgnica de la Escuela Nacional de
Biblioteconoma y Archivonoma y su registro ante la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico, Agosto, 2001.p.10
11
Direccin
Es importante sealar que la direccin es la base principal en la aplicacin de los
conocimientos y la toma de decisiones; adems tiene que identificar el
comportamiento del personal a cargo, como grupo y tambin como individuo de
forma apropiada para as alcanzar los objetivos, que se quieren lograr.
Por lo anterior en la direccin se deben guiar a un grupo de individuos para lograr
los objetivos de la Institucin y para que estos se lleven a cabo se deben seguir
algunos puntos importantes:
Planear, dirigir, coordinar, y evaluar el desarrollo de los programas

acadmicos y administrativos de la Escuela de acuerdo con las normas y
lineamientos establecidos por la Secretara de Educacin Pblica.
Determinar y establecer las polticas a seguir para el logro de los objetivos de
la Escuela conforme a las disposiciones vigentes.
Dirigir y supervisar la administracin de los recursos humanos, financieros,
materiales y de servicios generales, de conformidad con las normas y

lineamientos establecidos21
Subdireccin de Planeacin y Evaluacin

Esta subdireccin est integrada por cuatro departamentos que son: Departamento
de desarrollo Institucional, departamento de control escolar, departamento de apoyo
y servicio a la comunidad y por ltimo el departamento de desarrollo informtico.
La Subdireccin de Planeacin y Evaluacin se encarga de contribuir, proponer y
determinar
la formulacin de polticas, la creacin de programas,
planear y
programar los objetivos y metas que se generen y lo principal cuidando que se
21
SUBDIRECCIN DE EDUCACIN SUPERIOR, DIRECCIN GENERAL DE EDUCACIN SUPERIOR Y UNIVERSITARIA, ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Estructura Orgnica y manual de organizacin de la Escuela Nacional de Biblioteconoma y
Archivonoma. Enviados en Mayo de 2005-05-09. Abril 2005. Expediente 3 C10. Pasillo 1.p.9.
12
cumpla con los objetivos institucionales y ordenamientos legales los cuales son los
siguientes:
Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar las actividades de planeacin,
programacin, presupuestacin, de control escolar, extensin y vinculacin
con instituciones pblicas o privadas.
Coordinar y supervisar la elaboracin de planes de desarrollo institucional a
corto, mediano y largo plazo.
Proponer a la direccin de la Escuela la creacin, modificacin o supresin de
asignaturas o licenciaturas22
Departamento de Desarrollo Institucional
Este departamento se encuentra en primer lugar
dentro de la subdireccin de
planeacin y evaluacin, est encargado de crear o formular estrategias y lneas de

accin que permitan alcanzar los objetivos en materia de desarrollo institucional para
formar profesionistas estableciendo algunos puntos que son:
Coordinar y elaborar programas de desarrollo institucional a mediano y largo
plazo de acuerdo con las normas y lineamientos vigentes.
Participar conjuntamente con el rea administrativa en la reorganizacin y
actualizacin administrativa, colaborando con todas las reas de la Escuela en
la elaboracin y actualizacin de los manuales de organizacin, de
presupuestos y de procedimientos.
Coordinar el seguimiento
y evaluacin de los planes y programas
institucionales23
22
BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Op.cit.p.11.
23
13
Departamento de Control Escolar

Este departamento al igual que el anterior se encuentra ubicado dentro de
la
subdireccin de planeacin y evaluacin en el segundo lugar y est encargado de

proporciona al estudiante, informacin sobre sus calificaciones, servicios escolares
que imparte la institucin, apoya al estudiante a que tenga conocimiento del progreso
de su avance acadmico y se basa en los siguientes puntos:
Organizar, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la
prestacin de servicios escolares a los estudiantes, mantener actualizado su
registro y el resultado de sus evaluaciones.
Proporcionar a los estudiantes informacin sobre el registro de calificaciones.
Atender la expedientacin y reposicin de la documentacin de acreditacin
de estudios de la Escuela24
Departamento de Apoyo y Servicios a la Comunidad

La subdireccin de planeacin y evaluacin ubica en tercer lugar a este
departamento que est enfocado a dar un servicio de apoyo como su nombre lo
menciona a los estudiantes de la institucin ofrecindoles seguro mdico, bolsa de
trabajo, servicio social, prcticas profesionales entre otros y lleva sus actividades de
acuerdo a los puntos que se mencionan a continuacin:
Difundir los programas de servicio social, prcticas profesionales, promocin

deportiva, difusin cultural y de apoyo acadmico que se realicen en la
institucin.
Promover la obtencin de becas y orientar a los aspirantes o becarios sobre
los requisitos y obligaciones para el otorgamiento de stas.
Llevar el seguimiento y registrar el avance de los programas culturales,
artsticos, deportivos y recreativos que se efecten en la Escuela.
24
14
Promover y coordinar la difusin de las actividades que realicen en la escuela.

Promover la participacin de la comunidad escolar en la realizacin de
eventos culturales, artsticos, deportivos, sociales y recreativos que coadyuven

a la informacin integral del educando25
Departamento de Desarrollo Informtico

Por ltimo ubicado en cuarto lugar dentro de la subdireccin de planeacin y
evaluacin se encuentra este departamento, dirigido a crear y ejecutar un sistema de
copias para respaldar los datos, adems de realizar y evaluar peridicamente los
registros de avance de la institucin enfocndose en algunos puntos especficos que
son los siguientes:
Administrar y dar seguimiento al programa de desarrollo informtico

institucional.
Brindar asesora y soporte tcnico en materia de informtica a todos y cada
uno de los departamentos que conforman la Escuela.
Analizar y desarrollar sistemas de informacin automatizados que apoyen y
faciliten las labores de las diversas reas de la Escuela26
Subdireccin Acadmica
La Subdireccin Acadmica est conformada por 2 divisiones una de licenciaturas y
otra de posgrados, dos coordinaciones la coordinacin en Archivonoma y la
coordinacin en biblioteconoma y por ultimo cuatro departamentos que son: el
departamento de educacin abierta y a distancia, el departamento de computo
acadmico, el de psicopedagoga y por ltimo el centro de auto acceso para el
aprendizaje de idiomas, est subdireccin est enfocada a coordinar y desarrollar
25
26
15
todas las actividades acadmicas, su propsito es lograr el cumplimiento de los

planes y programas de estudio, adems de dar seguimiento a las actividades
acadmicas docentes y menciona algunos puntos en los cuales se enfoca para
llevar a cabo sus actividades, los cuales son:
Planear, organizar, dirigir y evaluar el desarrollo de los planes y programas de

estudio de licenciatura de la Escuela de acuerdo con las normas y
lineamientos establecidos por la Secretara de Educacin Pblica.
Participar en la formulacin del anteproyecto de presupuesto y del programa
operativo anual de la Escuela.
Aplicar la estructura orgnica autorizada para la Subdireccin Acadmica y
verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para el desarrollo

de las actividades27
Divisin de Licenciaturas
La divisin de licenciaturas est a cargo de las coordinaciones de biblioteconoma y
de Archivonoma, encargada de realizar actividades de los diferentes programas de
licenciatura, adems de fomentar y desarrollar vnculos entre los programas de
licenciatura basndose en puntos esenciales que se mencionaran a continuacin:
Programar, organizar, dirigir y controlar las actividades acadmicas

relacionadas con las licenciaturas que se imparten en la ENBA.
Elaborar el calendario y horarios de las actividades acadmicas de las
licenciaturas, en coordinacin con los rganos a su cargo y presentarlo a la
Subdireccin Acadmica para lo conducente.
Establecer con las dems reas orgnicas de la Escuela la coordinacin
necesaria para el cumplimiento de las funciones encomendadas a la Divisin.
27
16
necesaria para el cumplimiento de las funciones encomendadas a la Divisin

de Licenciaturas28
Coordinacin de la Licenciatura en Biblioteconoma

Esta coordinacin depende de la subdireccin acadmica y est encargada
de
planear, organizar, coordinar, controlar y evaluar el registro escolar en la

Licenciatura de Biblioteconoma. Su funcin de la coordinacin es hacer cumplir los
reglamentos escolares vigentes llevando a cabo los siguientes puntos:
Participar en el desarrollo de los planes, programas de estudio, tcnicas e

instrumentos para la evaluacin del aprendizaje, en la Licenciatura en
Biblioteconoma.
Registrar el avance y vigilar el cumplimiento del desarrollo de los programas
de estudio de las asignaturas de la Licenciatura en Biblioteconoma.
Planear, promover, coordinar y evaluar el Programa de Formacin de
asesores de la Modalidad29
Coordinacin de la Licenciatura en Archivonoma

Esta coordinacin como la anterior tambin depende de la subdireccin acadmica y
se encarga de planear, organizar, coordinar, controlar y evaluar el registro escolar
en la Licenciatura de Archivonoma. Su funcin de la coordinacin es hacer cumplir
los reglamentos escolares vigentes de acuerdo a los siguientes puntos:
28
BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Op.cit.p.20 y 21.
29
17
Participar en el desarrollo de los planes, programas de estudio, tcnicas e

instrumentos para la evaluacin del aprendizaje en la Licenciatura en
Archivonoma.
Programar, desarrollar y supervisar las actividades acadmicas de la
Licenciatura en coordinacin con la Divisin respectiva.
Analizar la informacin y documentacin relativa a la asistencia y
aprovechamiento escolar en las diferentes asignaturas de la Licenciatura e
identificar las desviaciones y aplicar las acciones correctivas pertinentes30
Divisin de Posgrados
Esta divisin revisa y actualiza los programas de estudio y a su vez, se encarga de
crear y establecer programas para la formacin de investigadores, docentes y
profesionales, partiendo de los siguientes puntos:
Planear, organizar, dirigir y supervisar la imparticin de estudios de posgrado
en la escuela.
Planear, organizar, dirigir y coordinar el desarrollo de los proyectos de
investigacin y desarrollo tecnolgico en Biblioteconoma y Archivonoma.
Coordinar el desarrollo de programas acadmicos orientados a la obtencin
del grado, participar en la elaboracin de programas de difusin cultural,
programas de actualizacin y superacin acadmica y en la realizacin de
congresos y seminarios de carcter cientfico y cultural.
Coordinar el registro, control y seguimiento del avance de los programas que
se desarrollen en la Divisin de Posgrados31
30
BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Op.cit.p.23
31
BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Estructura Orgnica y manual de organizacin de la Escuela Nacional de Biblioteconoma y
Archivonoma. Enviados en Mayo de 2004. Mayo 2004. Expediente 3 C10. Pasillo 1.p.23.
18
Departamento de educacin Abierta y a Distancia

Este departamento est enfocado a impartir la educacin de una manera ms
accesible para aquellas personas que requieren estudiar pero no tienen la facilidad
de llegar hasta las instalaciones de la escuela, por eso existe una modalidad abierta
y a distancia que permite que los estudiantes tengan un horario flexible y va internet
para que puedan seguir estudiando, normalmente se le enva el material para
investigar al estudiante, como textos escritos o videos si as lo requiriera, este
departamento se rige de acuerdo a los siguientes puntos que son:
Planear, dirigir, coordinar y evaluar las actividades relativas a la Modalidad de
Educacin Abierta y a Distancia que ofrece la escuela.
Planear, coordinar y evaluar el Programa de Autoras de las Guas de Auto
aprendizaje para los estudiantes de la Modalidad.
Analizar la informacin y documentacin relativa al desarrollo acadmico de
los estudiantes de la Modalidad.
necesaria para el cumplimiento de las funciones encomendadas al
Departamento de Educacin Abierta y a Distancia32
Departamento de Cmputo Acadmico

Este departamento depende de la divisin de posgrados y tiene como fin dar servicio
a los alumnos, para que tengan un mejor desempeo acadmico y profesional en un
futuro, y respaldar los procesos acadmicos, de investigacin y de vinculacin que
se desarrollan en la ENBA y se enfoca en los siguientes puntos para llevar a cabo
sus actividades los cuales son:
32
19
Programar, organizar y evaluar las actividades relacionadas con la enseanza

de la computacin en el Laboratorio de Cmputo Acadmico, en apoyo a los
contenidos de los planes y programas de estudio que se imparten en la
Escuela.
Brindar apoyo y asesora a los usuarios para la realizacin de prcticas
acadmicas en el Laboratorio de Cmputo Acadmico.
Formular programas de mantenimiento preventivo y correctivo para los
equipos y sistemas de trabajo del Laboratorio de Cmputo Acadmico y vigilar
su correcta aplicacin33
Departamento de Psicopedagoga
Al igual que el departamento anterior tambin depende de la divisin de posgrados y
esta encomendado a apoyar a la docencia y su funcin es facilitar la relacin entre
el docente-alumno y el alumno-alumno, esto con el fin de mejorar las relaciones
interpersonales dentro y fuera del aula. Tambin en la formacin de los estudiantes
mediante actividades
que faciliten su integracin
en el sistema escolar, su
desarrollo acadmico y personal tomando en cuenta los siguientes puntos:
Participar con las Divisiones de Licenciatura en el desarrollo y actualizacin

de los planes y programas de estudios vigentes.
Determinar con la participacin de las Divisiones y Coordinaciones
respectivas, las necesidades de materiales didcticos que se necesitan en el
cumplimiento de los planes y programas de estudio vigente.
Organizar, coordinar y evaluar el desarrollo de las asesoras individuales y
grupales, as como la aplicacin de las evaluaciones acadmicas, de acuerdo
con las normas y lineamientos establecidos.
33
20
Organizar, dirigir y controlar la prestacin de servicios de orientacin y apoyo a

estudiantes.
Evaluar conjuntamente las coordinaciones de carrera, el proceso enseanzaaprendizaje y promover las medidas correctivas que procedan.
Promover y coordinar talleres de apoyo acadmico al alumnado para facilitarle
su trabajo acadmico34
Departamento del Centro de Auto acceso para el Aprendizaje de idiomas
Este departamento es un espacio en el que existe diferentes materiales y recursos
disponibles que facilitan el aprendizaje y prctica de idiomas de manera
independiente y en especfico el idioma ingls.
Y algunos de los puntos que lleva a cabo este departamento para realizar sus
actividades son:
Planear, organizar y evaluar el desarrollo de las actividades acadmicas
relacionadas con la enseanza del idioma ingls en la escuela.
Planear las actividades del Departamento de Centro de Auto acceso para el
Aprendizaje de idiomas conforme al calendario y horarios de las actividades
acadmicas de las licenciaturas
que se imparten en la Escuela, en
coordinacin con la Divisin de licenciaturas.

Coordinar el procesamiento de los materiales propios del auto acceso, as
como los utilizados en la enseanza del idioma ingls.
Proponer
a la Subdireccin Acadmica objetivos, metas y actividades a
desarrollar en materia de ingls, relacionadas con las licenciaturas que se

imparten en la escuela35
34
35
21
Subdireccin de Servicios Bibliotecarios y Archivsticos

Esta subdireccin se compone por tres departamentos los cuales son: el
departamento de desarrollo y organizacin tcnica de colecciones, el departamento
de servicios y por ltimo el departamento de archivos, adems de estar encargada
de planear, dirigir, coordinar, supervisa
todo lo que tenga que ver con la
actualizacin e innovacin de programas para la escuela en el mbito bibliotecario y

archivstico, convenios con otras escuelas u otros organismos y as tener mejores
propuestas de desarrollo, algunos puntos en los cuales lleva a cabo estas
actividades son los siguientes:
Planear, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar los programas de Desarrollo
de Colecciones, Organizacin Tcnica de Materiales Documentales, Servicios
al Pblico, Sistema Integral de Archivos, Archivo Histrico y Automatizacin;
correspondientes a la Subdireccin de Servicios Bibliotecarios y Archivsticos.
Planear, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar los convenios de cooperacin
con bibliotecas y archivos del pas, del extranjero, as como con organismos
internacionales.
Elaborar y proponer programas destinados a mejorar la calidad de los
servicios bibliotecarios y archivsticos y someterlos a la consideracin de la
Direccin36
Departamento de Desarrollo y Organizacin Tcnica de Colecciones
Bsicamente este departamento dependiente de la subdireccin de servicios
bibliotecarios y archivsticos, est dirigido a establecer polticas y normas para la
conservacin de los documentos o materiales de suma importancia, referidos en los
siguientes puntos:
Proponer las normas, lineamientos y polticas para llevar a cabo el desarrollo
de colecciones.
36
22
Disear y actualizar los catlogos de autoridad, de materia, de serie y de

editoriales.
Controlar
las
actividades
correspondientes
la
restructuracin
encuadernacin de los materiales documentales37

Departamento de Servicios
Al igual que el anterior departamento tambin depende de
la subdireccin de
servicios bibliotecarios y archivsticos, determinando el servicio que ofrece a los

usuarios y estableciendo mecanismos que le permitirn conocer las necesidades de
los mismos, mencionando algunos en los siguientes puntos:
Establecer programas permanentes de mantenimiento de colecciones.
Ofrecer los servicios a los usuarios de conformidad con el Reglamento.
Establecer mecanismos que permitan conocer el grado de satisfaccin de las
necesidades de informacin de la comunidad de la Escuela38
Departamento de Archivos
Por ltimo el departamento de archivos, que tambin depende de la subdireccin de
servicios bibliotecarios y archivsticos, se encarga de crear y llevar a cabo las normas
en base a una normatividad que ya esta expedida, desarrolla y evala cursos de
capacitacin a las personas que estn a cargo del archivo de trmite, concentracin
e histrico y menciona algunas de sus actividades en los siguientes puntos:
Proponer a las instancias institucionales de la Escuela, las normas para la
integracin y operacin de su unidad de correspondencia y de sus archivos de
trmite, concentracin e histrico, con base en la normatividad expedida por el
gobierno federal.
37
38
23
Proponer, desarrollar y evaluar cursos de capacitacin a los responsables

directos de la operacin de la unidad de correspondencia y de los archivos de
trmite y concentracin de la Escuela.
requerida para el cumplimiento de las funciones encomendadas al
Departamento39
Subdireccin Administrativa
Esta subdireccin se compone por tres departamentos, los cuales son los siguientes:
el departamento de recursos humanos, el departamento de recursos financieros y
por ltimo el departamento de recursos materiales y servicios generales, est
destinada a llevar
a cabo las normas y lineamientos de los recursos humanos,
financieros, materiales y servicios generales que estas rigen la institucin para un

mejor progreso de acuerdo a los puntos mencionados a continuacin:
Establecer las normas, lineamientos y procedimientos a los que se sujetara la
asignacin y control de los recursos humanos, financieros, materiales y
servicios generales y vigilar el cumplimiento de las aprobadas.
Coordinar y supervisar las actividades relativas al reclutamiento, contratacin,
desarrollo y control de los recursos humanos, as como, determinar sus
necesidades de promocin, capacitacin y actualizacin.
Establecer y coordinar el programa de mantenimiento preventivo y correctivo
que se realicen a las instalaciones, maquinaria y equipo, vigilar su

cumplimiento e informar a la direccin de la Escuela40
39
BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Op.cit.p36.
40
BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Op.cit. p.37.
24
Departamento de Recursos Humanos

Este departamento, que depende de la subdireccin administrativa, est a cargo de
realizar, llevar el control y la organizacin del personal que labora, as como, su
administracin, pagos y remuneraciones, determinndolo en los siguientes puntos:
Organizar, coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la
administracin de personal de la Escuela, as como, el pago de sus
remuneraciones, conforme a las normas y lineamientos establecidos por la
Secretara de Educacin Pblica.
Mantener actualizados los expedientes del personal administrativo y docente
de la Escuela.
Proporcionar
en la Escuela los servicios relativos a certificaciones,
constancias, nombramientos, suspensiones, prestaciones, pagos de sueldos,

jubilaciones y credenciales que le requiera el personal41
Departamento de Recursos Financieros

Este departamento, que tambin depende de la subdireccin administrativa, est
destinado a llevar la contabilidad y resultados econmicos de la institucin como son
gastos, inversiones, pagos etc. Tiene que ver con la cuestin monetaria de la
Escuela y lleva a cabo las siguientes actividades:
Elaborar los estados financieros y presupuestales de la Escuela.

Determinar los costos de operacin de los programas, registrar y controlar los
recursos autorizados a la Escuela, los de asignacin original y los de ingresos
propios.
41
BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Op.cit.p39.
25
Evaluar las actividades relacionadas con la administracin de los recursos
financieros de la Escuela conforme a las normas y lineamientos42
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales

Este departamento al igual que los dos departamentos anteriores depende de la
subdireccin administrativa y est encargada de dar a conocer cules son las
necesidades que tiene la escuela en cuanto a recursos materiales, mobiliario,
utensilios, herramientas, bienes. Adems de actividades de apoyo que recibe la
escuela por parte de trabajadores en diferentes actividades que a continuacin se
mencionan:
Determinar las necesidades de recursos materiales y servicios generales de
la Escuela y presentarlas a la Subdireccin Administrativa para lo conducente.
Coordinar y controlar los procesos derivados de la adquisicin de bienes, as
como, lo relacionado a la prestacin de servicios generales.
Proporcionar los servicios de vigilancia, aseo, mensajera, comunicacin,
reproducciones grficas, as como, los de mantenimiento y reparacin de las
instalaciones, bienes muebles y equipo43
El organigrama de la E.N.B.A. establece la
estructura y la disposicin de los
elementos que lo conforman, este mismo describe los puestos de trabajo y la

asignacin de responsabilidades segn el nivel jerrquico, adems, especifica la
relacin de sus departamentos, a travs de sus lneas de autoridad, nos representa
una visin clara del trabajo desempeado en toda la institucin y las posiciones
dentro de la institucin
42
BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Op.cit. p. 40.
43
BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Op.cit.p41
26
1.3 Misin, Visin, Objetivos y Funciones

Este punto seala la, misin, visin, objetivos y funciones de la Escuela, estos estn
enfocados a especificar que es lo ms importante que se debe lograr, alcanzar y
cumplir las metas deseadas para obtener mejores resultados, haciendo esta
Institucin educativa cada da mejor.
Misin
La misin se establece como la razn de ser de la institucin, el motivo por la cual
existe y dentro de la misma especifica las funciones que la institucin desempeara
en el entorno que se encuentre para alcanzar su misin.
Somos una institucin pblica de educacin superior de la Secretara de Educacin
Pblica, que forma con calidad a los profesionales de la biblioteconoma y de la
Archivonoma para desempear su profesin con compromiso social y contribuir al
desarrollo nacional, atendiendo a las demandas que en su mbito generan los
diferentes sectores del pas44
Visin
La visin va a estar enfocada en lo que se quiere crear, alcanzar y culminar
refirindose a las metas propuestas que se pretenden
concretar
o culminar
positivamente.
Cuando ya est enfocada la visin que pretendemos para la institucin, todas las
acciones se fijaran en un solo punto, pudiendo tomar decisiones acorde con la
misma.
44
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Misin en la Escuela Nacional de Biblioteconoma y

Archivonoma [en lnea]. [Mxico, D.F]: Agosto del 2010. [citado Agosto 28 del 2010]. Disponible de World Wide Web:
http://www.enba.sep.gob.mx/new800x600/mision/indexmision.htm disponible tambin en:
http://www.enba.sep.gob.mx/new800x600/Indexenba.htm.
27
La Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma ser una opcin de

educacin superior atractiva en la formacin profesional de bibliotecarios y
archivistas, por la mejora en los niveles de calidad de sus programas educativos, lo
que estar sustentado en:
Una adecuada formacin docente y actualizacin profesional de sus profesores,
que posibilite la organizacin de stos en Cuerpos Acadmicos.
Una mayor eficiencia terminal de sus estudiantes.
La evaluacin contina de sus planes y programas de estudio.
La cobertura nacional de su oferta educativa.
Su estrecha vinculacin con los diversos sectores sociales; y El desarrollo de un
sistema de gestin de la calidad que contribuya a la acreditacin de sus programas
educativos y a la certificacin de sus procesos de gestin45
Objetivos
Los objetivos nos enfocaran a seguir un curso ordenado que servir como
motivacin, reconociendo y enfocando los esfuerzos en una misma direccin, as
mismo nos ayudan a crear estrategias y sirven como base para realizar tareas y
actividades, en concreto son la base y la gua para obtener buenos resultados si
estos los comparamos con los objetivos, sabremos que tanto se logro y que fue lo
que falt.
Los objetivos delimitan el mbito de competencia del hacer y quehacer de la
Escuela.
I.
Preparar y formar Bibliotecnomos y Archivonmos capaces de desarrollarse

tica y profesionalmente en beneficio de los diferentes sectores de la poblacin.
45
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Visin en la Escuela Nacional de Biblioteconoma y

Archivonoma [en lnea]. Mxico, D.F. [consultado el 28 de Agosto del 2010].Disponible en World Wide Web:
http://www.enba.sep.gob.mx/new800x600/vision/indexvision.htm
28
II.
Promover la superacin profesional de los especialistas en dichas reas a travs

de cursos de especializacin y actividades de extensin educativa.
III.
Desarrollar investigaciones acerca de la realidad y necesidades sociales en su

campo de conocimiento46
Funciones
Las funciones son aquellas que realiza la institucin para alcanzar sus objetivos,
basndose en las actividades que desempea cada departamento.
De acuerdo a lo publicado en el Diario Oficial de la Federacin el 14 de diciembre de
1988, se establecen los objetivos de la Escuela y con ello las funciones que se deben
de llevar a cabo para que sean cumplidos:
Planear y programar la enseanza que imparta y las actividades de
investigacin y extensin educativa, conforme a la demanda de estos tipos de
profesionales en el mbito nacional.
Elaborar polticas y programas encaminados al mejoramiento de los planes de
estudio en beneficio de la preparacin de sus educados.
Expedir certificados de estudio y otorgar los ttulos profesionales de licenciado
en Biblioteconoma y Archivonoma.
Programar la actualizacin y superacin acadmica de los catedrticos que
formen parte de su plantilla docente.
Desarrollar las dems actividades conducentes al logro de su contenido
institucional que le sean encomendadas por la Secretaria de Educacin
Pblica47
46
ESCOBAR BARRIOS, p. cit. p 23.
47
NAVARRETE ARRIOLA. Op.cit. p 9.
29
La Misin, Visin, Objetivos y Funciones de la E.N.B.A. bien establecidos con una

secuencia lgica y ordenada nos llevaran a saber qu es lo que buscamos, lo que
queremos concretar y hacia dnde nos dirigimos, adems de saber qu es lo que
buscamos crear, las satisfacciones que queremos obtener y cul es la imagen que
nos estamos creando o nos queremos crear.
1.4. Archivo de concentracin

En este punto se incluye informacin relacionada con el archivo de concentracin de
la ENBA, departamento en donde se llev a cabo la presente investigacin, adems
de las actividades realizadas da con da durante el servicio social en el noveno
semestre de la licenciatura en Archivonoma.
1.4.1 Antecedentes del Archivo de Concentracin

En la Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma no se tiene un
documento que seale el origen del archivo de concentracin, motivo por el cual se
entrevist a la Prof. Martha Tapia Ortega, docente de la Escuela, quien estuvo a
cargo del archivo histrico en el 2003, misma que proporcion la siguiente
informacin.
Menciona que fue a finales del 2003 y principios del 2004 cuando en la Escuela
surge una propuesta de crear el archivo de concentracin, ya que no exista ninguno
y cada una de las reas que componen el organigrama, resguardaba la
documentacin que generaban en las mismas oficinas, lo que ocasionaba un sinfn
de problemas.
Por instrucciones del entonces director de la ENBA, Prof. Nahm Prez Paz se
aprob el proyecto y se design como encargada de este archivo de concentracin a
la Prof. Martha Tapia.
Asimismo el espacio que se destin en ese entonces fue un aula en el segundo piso
del edificio de la biblioteca, en dnde se encontraban diversos materiales
pertenecientes al departamento de servicios materiales y que por su estado fsico ya
no estaban en uso, tales como sillas, escritorios, botes de pinturas, entre otros.
30
En este local se llev a cabo el depsito de 13 cajas con documentacin

perteneciente a las diversas reas que conforman el organigrama de la Escuela,
estas cajas contenan documentacin y expedientes sin ninguna organizacin.
A partir de ese momento se inici la etapa de organizacin y rescate de la
documentacin y para ello se cont con el apoyo de alumnos de 5 semestre de la
licenciatura en Archivonoma quienes realizaron su estancia profesional en esta rea.
Posteriormente se asign otro local para el archivo en dnde se cont con mobiliario
y equipo ex profeso para su organizacin, este se ubic en la planta baja del edificio
administrativo junto al consultorio mdico.
Y actualmente se encuentra ubicado en el segundo piso del edificio de la biblioteca,
este archivo se encuentra conformado por 29 anaqueles, conformado por 115
entrepaos, que sus medidas son de 38.5cm de alto por 95cm de ancho y 58.5 cm
de profundidad, el archivo de concentracin est conformado por 120 cajas
distribuidas en diferentes reas los cuales mencionar a continuacin:
(D) Direccin.- Contiene 14 cajas.
(DCE) Departamento de Control Escolar.- Contiene 68 cajas.
(DRF) Departamento de Recursos Financieros.- Contiene 1 caja.
(DRH) Departamento de Recursos Humanos.- Contiene 2 cajas.
(SSBA) Subdireccin de Servicios Bibliotecarios y Archivsticos.- contiene 4 cajas.
(DDOT) Departamento de Desarrollo de Organizacin tcnica de Colecciones.Contiene7 cajas.
(DL) Divisin de Licenciaturas.- Contiene 6 cajas.
(DPS) Departamento de Psicopedagoga.- Contiene 7 cajas.
(SAC) Subdireccin Acadmica.- Contiene 11 cajas.
31
Todas las cajas distribuidas en estas reas dan un total de 120 y un aproximado de
25,200 expedientes de todo el archivo.
1.5. Servicios
El servicio es aquello que se ofrece o se da para satisfacer las necesidades de la
poblacin en este caso la E.N.B.A., otorga un servicio a los usuarios especficamente
de su misma institucin para resolver dudas, tomar decisiones, establecer objetivos,
determinar resultados, entre otros.
Los servicios que otorga el Archivo de concentracin son:
Prstamo: Con fines de referencia o consulta, reproduccin, investigacin o
exposicin dependiendo del personal o usuario. Todo esto para brindar
asistencia al apoyo de un tema o asunto que se quiera saber.
Consulta: De acuerdo a la
formacin que tenga el usuario es decir que
profesin es la que tiene y que facilidad tiene para encontrar el asunto y tema
del documento requerido.
La recepcin: Recibir la documentacin de las reas de la misma institucin.
Bsqueda de informacin: se realiza la localizacin para recuperar las
unidades documentales existentes, de algn asunto o tema de inters para el
usuario y determinar alguna toma de decisin que pueda suscitarse.
Conservacin documental.- Mantenimiento del soporte y texto, mediante
medidas de preservacin y restauracin de los documentos de archivo.
1.6. Usuarios
Los usuarios que acuden a este Archivo de Concentracin, son usuarios internos de
la ENBA: alumnos, maestros, personal administrativo y directivo de la Escuela.
Estos usuarios consultan los expedientes por los siguientes motivos, para resolver
dudas, tomar decisiones dependiendo del asunto o tema a seguir, aclarar algn
32
tema que se tenga respecto de un proyecto, algn curso, revisar los listados de
determinado ciclo escolar, identificar porcentajes de alumnos que ingresaron o
egresaron de la institucin, la difusin realizada en la escuela, entre otros.
Este captulo establece los principios y acontecimientos relevantes de la Escuela
Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma, as como, su organizacin dentro de
una estructura orgnica, junto con sus responsabilidades y enfoques hacia un futuro,
con motivo de generar una institucin de alto rendimiento no slo para los alumnos,
sino tambin para profesores y personal administrativo.
Todo esto planeado y conformado con una Misin, Visin, objetivos y funciones que
respaldaran a la escuela de una manera oficial y responsable, junto con sus metas y
logros alcanzados y que propondrn en un futuro nuevos alcances.
33
CAPTULO 2
LA ORGANIZACIN DOCUMENTAL Y EL ARCHIVO DE
CONCENTRACIN
En el presente capitulo se abordaran temas referentes a la organizacin documental
y por lo tanto se tomara en cuenta las definiciones de autores renombrados en el
rea de la archivonoma para posteriormente realizar un anlisis de lo comprendido
sealando en primera instancia que es la organizacin documental, cual es su
definicin de acuerdo a algunos autores, los objetivos que establece y las funciones
que lleva a cabo, adems de resaltar cmo se emplea esta misma dentro del archivo
de concentracin, por otra parte se aade tambin la Ordenacin documental, su
definicin y objetivo, para despus adentrarnos a los mtodos de ordenacin y los
tipos que existen, adems, de
qu es la clasificacin, su definicin, pasando
despus con Archivo de Concentracin e igualmente cual es su definicin, objetivo,

funciones y procesos, abordando despus a la Valoracin documental, su definicin,
objetivo y tipos, finalmente para concluir, se hace mencin de que es la Valoracin
Primaria y la Valoracin Secundaria, sus definiciones de acuerdo a algunos autores
y las funciones de acuerdo a un proceso establecido.
2.1. Organizacin Documental

La organizacin de un archivo responde a una necesidad doble, que quiere decir
esto, que en primer lugar debe proporcionar una estructura lgica al fondo
documental, es decir, que representa la naturaleza del organismo productor y en
segundo lugar facilitar la localizacin de los documentos.
La Organizacin documental es importante para conocer los fondos que integran al
archivo de concentracin, adems son el resultado de la accin administrativa de un
ente, esto es, que a lo largo de su historia desempea una serie de funciones, para
lo cual se dota de una estructura administrativa, que establece variables en el
tiempo, por lo tanto, organizar un archivo consiste en dotarlo de una estructura que
reproduzca el proceso mediante el cual los documentos han sido creados. Esto
34
quiere decir, que se debe implementar un proceso adecuadamente el archivo de

oficina y requiere el empleo de tcnicas, en funcin directa con la complejidad y
volumen del mismo; ya que no se trata de los documentos de cada cual, sino de los
de todo un servicio, departamento o divisin administrativa.48
La organizacin documental es el paso fundamental en todo proceso archivstico ya
que por medio de esta se conoce el acervo y nos muestra l o los fondos que
completan dicho acervo, las secciones y las series que lo integran, la organizacin
debe hacer nfasis en el origen y principio de la creacin de la institucin para
entender y reconocer la documentacin desde su naturaleza y as darle una
ordenacin de acuerdo a su asunto y tema.
Tomando en cuenta tambin la estructura administrativa de la misma, es decir, el
departamento que dio origen al documento, esto a su vez facilitara la rpida
localizacin de los diferentes fondos y su documentacin en los procesos desde que
fueron creados.
2.1.1 Definicin
La organizacin documental es considerada como un paso primordial en el proceso
del archivo ya que por medio de este conocemos los fondos que en l se resguardan,
cual es el procedimiento que se emplea y como se lleva a cabo y para ser ms
especfico se menciona a continuacin:
El procedimiento de la organizacin.
Segn Mario Jimnez Rodrguez La organizacin del archivo debe planearse para
lograr mediante normas precisas, reducir la cuanta de los factores que hacen
deficitario su funcionamiento.
48
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica. Madrid: 1994 .1 ed.p.158. ISBN 84-86168-94-5(F.G.S.R.)
ISBN 84- 368-0860-6 (Pirmide)
35
Esa organizacin debe abarcar dentro de un contexto nico toda la problemtica que
enfrente el archivo, sin descuidar los recursos materiales y humanos vistos como un
todo y con la finalidad de conseguir a corto plazo un centro activo de informacin, en
el cual los documentos que se soliciten, se localicen en el menor tiempo posible y se
conserven en muebles y locales adecuados.49
Como se lleva a cabo la organizacin.
En la organizacin intervienen cuatro funciones las cuales determinan su proceso, la
ordenacin, conservacin, rapidez y economa.
Adems en el archivo se deben cumplir determinadas funciones que involucran
aspectos fsicos y humanos, sin los cuales cualquier tipo de organizacin es
imposible.
La funcin de Ordenamiento constituye una actividad primordial de tipo humano, el
buen funcionamiento del archivo depende del criterio con que se ordenen los
diversos documentos,50
La funcin de CONSERVAR se logra a travs de los medios fsicos adecuados,
local, mobiliario y equipo que aseguren su perfecto mantenimiento, permitan la
guarda de la documentacin en una forma holgada.
La RAPIDEZ es una funcin que denota la eficiencia del archivo, se logra a travs de
la combinacin y adecuada interrelacin de los medios humanos y fsicos que
intervienen en las funciones anteriores.
La ECONOMIA es una funcin indispensable en toda actividad humana y en el caso
de la organizacin del archivo, ste se considera satisfactorio cuando su operacin
ocasiona el menor gasto posible.51
49
RODRIGUEZ JIMENEZ, Mario. Archivos administrativos. Mxico D.F. 1983. 1 ed.p.15
50
Ibdem.p.15
51
Ibdem.p.16
36
El autor Cruz Mundet, define a la organizacin de la siguiente forma; La

organizacin facilita la localizacin de los documentos , proporcionando con su
estructura organizativa la informacin suficiente para orientar la bsqueda con
aciertos, con exclusividad, sin ambigedades de ningn gnero; es decir, todas y
cada una de las unidades archivsticas , todas y cada una de las series que lo
integran, tienen asignada una ubicacin conceptual posible y no otra, de manera que
la interrogacin al esquema organizativo de un fondo documental siempre encontrar
respuesta cabal, siguiendo un camino lgico dentro del mismo y solo uno, sin dar
lugar a la ambigedad ni a la disyuntiva. Empleamos este adjetivo para diferenciar
la localizacin fsica que de los documentos se hace en el depsito. La conceptual
permite conocer los trminos bajo los cuales estn agrupados los documentos, pero
sin acceder fsicamente a ellos.52
Arvalo Jordn define en su diccionario de trminos archivsticos a la organizacin
y menciona que los registros o documentos pueden estar agrupados para que
reflejen la estructura de organizacin. Usualmente el arreglo que se da a una
dependencia puede determinarse por los fines o funciones para los que est
destinada. De esta manera frecuentemente la organizacin corresponde a las
funciones. La estructura de la organizacin de una dependencia puede subdividirse
en oficinas directivas o subalternas.53
Nez Fernndez, Eduardo menciona que la organizacin es: Como ya hemos
dicho, y salvo que se trate de una oficina nueva que inicia su andadura como unidad
administrativa productora de documentos, el tratamiento archivstico de un archivo de
gestin consiste realmente en una reorganizacin del mismo, en este caso, bajo
parmetros archivsticos.
52
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica. Madrid: 1994 .1 ed.p.157. ISBN 84-86168-94-5(F.G.S.R.)
ISBN 84- 368-0860-6 (Pirmide)

53
ARVALO JORDN, Vctor Hugo. Diccionario de trminos Archivsticos. Buenos Aires Agosto 2003. Primera edicin virtual y
en papel, Ediciones del Sur .p.175 .ISBN 987-20868-0-X.
37
Teniendo en cuenta esto y dejando a un lado la previa existencia de una planificacin

sensu stricto, la organizacin del archivo de gestin debe contemplar las siguientes
fases, a saber:
1. Identificacin y valoracin del fondo documental.
2. Elaboracin del cuadro de clasificacin y catlogo de tipos documentales de la
oficina.
3. Clasificacin del fondo y de los documentos.
4. Ordenacin de los documentos dentro de cada serie documental.
5. Descripcin de unidades documentales y elaboracin de los instrumentos de
consulta.
6. Instalacin del fondo en el depsito de archivo.54
La organizacin de los documentos es aquella que se emplea en cualquier
dependencia o institucin para reflejar la estructura de la misma, es decir, que da a
conocer los fines y funciones para las que est destinada, adems de facilitar la
localizacin rpida y precisa de la documentacin.
2.1.2 Objetivo
El objetivo de la Organizacin documental es Reflejar la estructura de la
institucin, segn los fines y funciones para las que est destinada55, se enfoca
hacia una direccin u objetivos que se pretendan llegar o alcanzar, informando a
aquellas personas que ignoran
o desean saber algo en especfico, es decir,
apoyando a los usuarios o personal a identificar un documento con mayor rapidez.

Objetivos de la organizacin.
54
NUEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organizacin y Gestin de Archivos. Asturias Espaa: 1999. p.209. ISBN. 84-95178-37-
0.634.
55
ARVALO JORDN, Vctor Hugo. Diccionario de trminos Archivsticos.Op.cit.p.175
38
1. Resguardar todo el acervo documental producido y recibido en la Direccin,

en el cumplimiento de sus funciones.
2. Proteger, conservar y Organizar el patrimonio documental del Archivo de
Gestin por dos aos56.
El objetivo de la organizacin documental dentro de una institucin es resguardar
todo el acervo documental que se produce y se recibe a la vez enfocndose en
objetivos planteados que se quieren alcanzar.
2.1.3 Funciones
Como se analizo anteriormente la organizacin es un proceso archivstico primordial
para todo acervo pero como cualquier otro tiene que desempear ciertas funciones
las cuales se explican a continuacin:
Esta fase nos debe permitir reconocer las diferencias existentes entre el fondo
formal del archivo de oficina, es decir, el que formalmente debe derivarse del estudio
de funciones.
Identificacin, anlisis y descripcin de los procedimientos o procesos
administrativos.
Identificacin, anlisis, valoracin y descripcin de las tipologas
documentales en que se reflejan los procedimientos o procesos
descritos.
Identificacin,
anlisis,
valoracin
descripcin
de
las
series
documentales que se derivan de las tipologas documentales

existentes57.
56
MONOGRAFIAS.COM.S.A.
http://www.monografias.com
[En
Lnea].
Mxico.
Consultado el
17
de
Octubre
del
2010.
Disponible
en
57
NUEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organizacin y Gestin de Archivos. Asturias Espaa: 1999.209 - 210.pp. ISBN. 84-9517837-0.
39
Las funciones que se realizan dentro de la organizacin estn enfocadas en la

identificacin y valoracin del fondo documental que se desglosa en
diferentes
operaciones realizadas en las actividades de la oficina.
2.2 Ordenacin Documental

La ordenacin estar enfocada en asignar a los documentos el tipo de ordenacin
que se requiera o el que sea ms adecuado al tema o asunto establecido en los
mismos.
Nez Fernndez seala que La ordenacin es una operacin de tratamiento
archivstico que debe seguir a la de clasificacin y que nunca puede ser realizada
antes de ella. La ordenacin en sentido archivstico consiste en la ordenacin de las
unidades documentales dentro de cada serie producida y clasificada como tal; por
tanto, una vez seleccionado el criterio de ordenacin ms adecuado a cada serie que
debe ser mantenido siempre la ordenacin, que se ha definido generalmente como
una operacin mecnica, sencilla no debe plantear mayores problemas.58
Es necesario saber cul es el motivo principal de la ordenacin, para qu se usa y
cules son los resultados positivos al ejecutar este procedimiento. Cotinolo
Giuseppe menciona que No se trata de reglas abstractas, sino de reglas prcticas
que tienen por fin facilitar el trabajo de recepcin y bsqueda de documentos,
reduciendo al mnimo los casos dudosos y la necesidad de consultar varias
posiciones para encontrar el documento que se busca59.
La ordenacin facilita la localizacin de documentos de una manera precisa y exacta
dependiendo del mtodo de ordenacin que se haya empleado, es as, como estos
mtodos agilizan la bsqueda y optimizan tiempos. La ordenacin de las series
documentales, en el caso de los archivos centrales, viene establecida ya desde los
archivos de oficina, puesto que son los documentos quienes de acuerdo a su gestin
58
NUEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organizacin y Gestin de Archivos.Op.cit.p.213.
59
CONTINOLO, Giuseppe. El archivo en la organizacin moderna. Biblioteca E.N.B.A. FOM 2002.p.48.
40
diaria dan un orden natural a los expedientes generados, orden que no debe
romperse nunca en el archivo.60
Al realizar la organizacin de un fondo esta no va a culminar en la clasificacin, esta
terminara de completarse con la ejecucin o disposicin de los distintos elementos,
es decir, que dentro de una tarea material consistente se deben relacionar unos
elementos con otros de acuerdo con un criterio que ya este establecido, por ejemplo
ya sea la fecha, las letras del alfabeto, los nmeros. La ordenacin se aplicara sobre
diversos elementos o en niveles diferentes ya sean los documentos, los expedientes,
las series entre otros.
2.2.1 Definicin
Para Cruz Mundet: Los documentos se ordenan en el seno de los expedientes
siguiendo la lgica de su terminacin que, por lo general, coincide con su secuencia
cronolgica. Los expedientes, a su vez, se ordenan dentro de las series de acuerdo
con la misma lgica. Por su parte, las series y las dems agrupaciones documentales
(sub seccin y seccin, al menos) se ordenan teniendo en cuenta su jerarqua,
comenzando por las principales y terminando con las accesorias; aunque no siempre
es posible establecerla objetivamente.
Los mtodos de ordenacin dependen del criterio establecido: pueden ser letras del
abecedario (alfabtico), las fechas de los documentos (cronolgico), la secuencia de
los nmeros (numrico), la combinacin de varios de ellos (por ejemplo el
alfanumrico).61
Para Arvalo Jordn la Ordenacin es: Todas las actividades por las que los fondos
se someten a un control administrativo e intelectual,
incluyendo la organizacin
material de los fondos y la preparacin de los medios de localizacin publicados e

60
MOLINA NORTES, Juana y Leyva Palma Victoria. Tcnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentacin
Administrativa.Op.cit.p.164.
61
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica .Op.cit.p.250
41
inditos, guas, inventarios, catlogos, calendarios, listas, ndices, registros de

localizacin, etc. Esto no incluye los medios de localizacin transferidos o adquiridos
junto con los documentos y no establecidos por la organizacin de archivos.62
Para Molina Nortes la ordenacin es: El proceso por el cual se UNEN y relacionan
los elementos constitutivos de cada SERIE DOCUMENTAL (documentos singulares,
expedientes, etc.) de acuerdo a un criterio preestablecido.
La ordenacin es el siguiente paso a la clasificacin, dentro de la organizacin de un
fondo, de manera que, el expediente estar incluido, dentro de su grupo o clase, en
el lugar que le corresponde.63
La ordenacin es la operacin de carcter archivstico realizada dentro del proceso
de organizacin, que consiste en establecer secuencias dentro de las categoras y
grupos, de acuerdo a las series naturales, cronolgicas y alfabticas.
2.2.2 Objetivo
Para establecer los objetivos dentro de la ordenacin se deben estudiar y analizar
los procesos que se llevan a cabo archivsticamente hablando y saberlos aplicar
mediante criterios
y acciones
que garanticen un buen proceso los cuales se
mencionan a continuacin:
Facilitar la ubicacin instantnea de los documentos, preferentemente
por medios visuales inmediatos, como pueden ser el agrupamiento de
planos, de textos y de cintas magnticas en distintos lugares, pero
identificables a primera vista.
Hacer conocer su ndole y contenidos, en forma muy elemental.
62
ARVALO JORDN, Vctor Hugo. Diccionario de trminos Archivsticos. Op.cit. p.175.
63
MOLINA NORTES, Juana y Leyva Palma Victoria. Tcnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentacin Administrativa.
Guadalajara, Espaa: ANABAD Castilla La Mancha.1996.p.78.
42
Acondicionar los documentos de acuerdo a normas adecuadas a las

necesidades de consulta y de su conservacin64.
Para que se pueda llevar a cabo la ordenacin dentro de un archivo de concentracin
se deben aplicar conocimientos archivsticos aunados a un proceso analtico de
acuerdo a los puntos mencionados anteriormente. Todo esto conociendo y tomando
en cuenta el tipo de documentacin de la dependencia de acuerdo a sus actividades.
2.3 Mtodos de Ordenacin

Los mtodos de ordenacin son la base en el procesamiento de los datos, esto
quiere decir, que dependiendo al mtodo de ordenacin que se vaya a emplear para
los expedientes
ser el destino de los mismos junto con la documentacin que
integren a cada uno de estos ya sea numrico, alfabtico, cronolgico y mixto que
este es la fusin de cualquiera de los mencionados anteriormente segn sea el caso.
2.3.1 Tipos
Para realizar la ordenacin se selecciona el mtodo que mejor se acomode a
nuestras necesidades ya que existen distintos mtodos para los acervos.
El problema fundamental de la archivstica es, por el contrario, otro: el de ordenar

los documentos para conservar permanentemente y para poner a la libre consulta, es
decir, de ordenar los documentos producidos durante varios siglos, o al menos varios
decenios. Nuestros pocos manuales de archivstica indican comnmente algunos
llamados mtodos de ordenacin de los archivos: ordenacin cronolgica,
ordenacin alfabtica por nombres de persona, ordenacin geogrfica, ordenacin
por materias.65
Los mtodos de ordenacin surgen de acuerdo al tipo de expedientes o documentos
Ejemplo clsico de este tipo de series activas durante mucho tiempo son la de
expedientes personales y la constituida por los documentos de facturacin por
64
65
SCHELLENBERG, T.R.: Principios Archivsticos de Ordenacin.(Reimpresin) Crdoba, CIDA, 1978,p.7.

LODOLINI, Elio. Archivstica. Principios y problemas. Madrid 1993.p.115 .ISBN 84-604-6312-5
43
proveedores o clientes que permanecen durante bastante tiempo en las oficinas

correspondientes en armarios de carpetas colgantes y similares.66
Los tipos de ordenacin aplicables a los documentos de archivo que generalmente
se han definido son tres:
Alfabtica (onomstica, geogrfica, materias).
Cronolgica.
Numrica.
Alfabtico
Se basa en ordenar de acuerdo a las letras del abecedario, ya sea por los nombres o
sus inciales, tambin empleado para estados o pases contemplando o tomando en
cuenta su jerarqua espacial.
Utiliza las letras del abecedario como criterio de ordenacin y su posicin en la
palabra o frase sobre la que se basa. As cuando se consideran nombres de persona
(Mtodo onomstico), se ordenan poniendo el primer apellido, seguido del segundo y
el nombre propio. Es el idneo, por ejemplo, para series de expedientes personales.
Si se consideran los nombres de lugar (mtodo geogrfico o toponmico), se ordenan
segn su jerarqua espacial
comenzando por las agrupaciones mayores y
terminando por las menores; as en una serie de obras se comenzar por el barrio,
distrito, calles, avenida, plaza, nmero de finca, planta y se finaliza con la vivienda.
Si no es factible discernir tal jerarqua, cual es el caso de las explotaciones
forestales, rurales se sigue el orden alfabtico de los topnimos.67
Cronolgico
Este mtodo es el ms difundido o aplicado para los documentos, especficamente
para los que se ordenan dentro de los expedientes, adems de que coincide
66
67
CRUZ MUNDET. Jos Ramn. Manual de Archivstica. Op.cit.p.250 -251.
44
generalmente con el orden lgico que se establece en la tramitacin administrativa,

la ordenacin cronolgica como su nombre lo menciona se enfoca en la, fecha de
los documentos es el criterio ordenador empleado por este mtodo, siguiendo los
tres componentes de la misma de mayor a menor: el ao, el mes y el da.
Comenzando por el ao ms remoto, los elementos se suceden hasta la fecha ms
reciente, dentro de cada ao por meses y dentro de stos por das. Si
desconociramos el da, el elemento se colocar al final del mes, si es esta la
incgnita se situar al final del ao, y desconociendo este ltimo se ubicara al final de
la dcada o del siglo correspondiente.68
Numrico
Establece la ordenacin de los documentos siguiendo la serie de los guarismos
desde el uno en adelante, o agrupaciones de stos por bloques; es el empleado, por
ejemplo para los documentos contables.69
Los tipos de ordenacin mixta son aquellos que al llevar a la prctica los documentos
en muchos casos es necesario combinar dos tipos de ordenacin por eso es que se
les llama mixtos, por ejemplo si hablramos de documentacin de personal
administrativo se empezara por los nombres
y despus por las fechas en que
empezaron a laborar as entonces se empleara el mtodo alfabetico-cronologico.

Sin embargo, estos tres tipos de ordenacin, que podemos denominar simples, son
de uso bastante frecuente pero, adems de estos tipos simples, existen lo que
podemos denominar tipos de ordenacin mixtos, que utilizan la combinacin de dos
tipos de ordenacin simples70 mismos que se mencionan a continuacin:
68
Ibdem.p.250 - 251.
69
Ibdem.p.250 - 251.
70
45
Alfanumrico
Consiste en la combinacin de letras y nmeros para componer los cdigos de
ordenacin. De entre estos mtodos no es posible establecer, ni tampoco necesario,
cul de ellos es el mejor; al decir el tipo de ordenacin que se ha de aplicar en cada
momento, se elegir aqul que mejor se adapte al objeto de la ordenacin.71
En este tipo de mtodo tambin existen combinaciones, las cuales se sealan en los
siguientes prrafos.
Alfabtico-Cronolgica.- Onomstico-Cronolgica, Geogrfico-Cronolgica y por
Materias-Cronolgica.72
Onomstico-Cronolgica este tipo de ordenacin mixta conjuga nombres y
apellidos de las personas junto con sus fechas de nacimiento.
Geogrfico-Cronolgica La ordenacin geogrfica puede disponer los
documentos por orden simplemente alfabtico de nombres de lugar, o bien
segn una progresin de norte a sur, de este a oeste, etc. Especialmente en el
primer caso, un problema particular lo constituyen las localidades o Estados e
incluso calles y plazas que cambian de nombre73 aunado con las fecha de los
documentos integrado por el ao, el mes y el da.
Materias-Cronolgica Segn la materia tratada, sobre la base de un cuadro
de clasificacin formado por el archivero74 referido a la tipologa documental,
es decir, mencionando si son actas, contratos informes entre otros junto con la
fecha de los documentos integrado por el ao, el mes y el da.
71
Ibdem.p.250 - 251.
72
Ibdem.p.215
73
74
ELIO LODOLINI. Archivstica. Principios y problemas.Op.cit.p.119.

Ibdem.p.120.
46
Cronolgico-Numrica es la combinacin de la fecha que contienen los

documentos junto con el nmero consecutivo empezando por el uno.
Los mtodos de ordenacin son necesarios para establecer una clasificacin exacta
de acuerdo al tipo de expediente y documento tomando en cuenta el departamento
del que provienen, es decir, ordenarlo conforme a la informacin que contiene.
2.4 Clasificacin
Esta parte est enfocada a separar la documentacin de acuerdo al fondo del que
proviene ya que pueden existir diferentes fondos en una institucin.
2.4.1 Definicin
En este punto se incluyen definiciones de este proceso. Para toda organizacin de
archivos, proceso por el cual se clasifica y ordena la documentacin, se parte de un
principio bsico: el respeto a la procedencia y a la estructura interna de cada fondo.
Dicho principio consiste en mantener separados los fondos documentales
procedentes de diferentes instituciones respetando, asimismo, la estructura interna
de cada fondo.75
Para Arvalo Jordn Los documentos deben clasificarse con relacin a las acciones
primero, funciones despus y actividades al final, de esta manera se respeta el
conjunto orgnico de la institucin.76
Para establecer una clasificacin documental Es de vital importancia considerar los
documentos en funcin de la especialidad en que se desarrolla, adems de
75
Op.cit.p.162.
76
ARVALO JORDN, Vctor Hugo. Teora, fundamentos y prctica de la Archivologa. 1 ed. virtual y en papel, e-libro.net,
2002.p.182 ISBN 987-95963-2-3.
47
considerar la naturaleza y complejidad de las funciones para efectos de una

clasificacin total77.
Nez Fernndez nos menciona que En base al cuadro de clasificacin elaborado
para la oficina se proceder a la clasificacin y separacin de las unidades
documentales correspondientes a cada serie, formando las series homogneas que
figuran en el citado cuadro de clasificacin.
Evidentemente hablamos de una clasificacin de tipo orgnico-funcional puesto que
se trata de un rgano -la oficina- que produce documentos como reflejo de funciones
concretas78.
2.5 Archivo de Concentracin

El
Archivo
de
Concentracin
proporciona
un
servicio
apoyndose
administrativamente y est constituido por documentos que envan las entidades

productoras (instituciones) una vez que su documentacin ha concluido su periodo
de vida activa, y que es necesario conservarla posteriormente para consultas o
confirmaciones posteriores.
2.5.1 Definicin
Nez Fernndez menciona que los archivos centrales administrativos son los
encargados de recepcionar y procesar la documentacin procedente de los archivos
de gestin de cualquier sistema archivstico79.
77
Ibdem.p.184
78
79
NUEZ FERNANDEZ, Eduardo.Op.cit.p.256.
48
Este mismo autor seala que Esta fase corresponde a una archivacin intermedia
en la que poco a poco va decreciendo el valor primario de los documentos,
desarrollndose el valor secundario80.
El archivo de concentracin es el lugar donde se concentra la documentacin
semiactiva, es decir, que la entidad productora ya no la utiliza frecuentemente, para
comprender mejor este concepto se analiza la definicin del glosario archivstico.
De acuerdo al Glosario de Archivstica Civil, el Archivo de Concentracin es Aquel
en el que se concentran los documentos semiactivos que se reciben de los archivos
de trmite y en donde se conservan precautoriamente hasta que cumplen su vigencia
documental. Tambin se le conoce como archivo de transferencia81.
Elio Lodolini define al archivo de concentracin como: El archivo de depsito o
registratura de depsito se encuentra todava en la oficina o entidad que ha
producido los papeles, pero, en general, en distribuciones ms amplias que la oficina
misma: un archivo de depsito o registratura de depsito recibe ordinariamente los
papeles procedentes de muchos archivos corrientes o registraturas corrientes.82
El diccionario de terminologa archivstica define al archivo de concentracin como
La institucin archivstica en la que se deposita para su conservacin precaucional,
documentos que provienen de las unidades de documentacin en trmite.83
El autor Schellenberg nos dice que el Archivo de Concentracin: Son aquellos
registros de cualquier institucin pblica o privada que hayan sido considerados
80
HEREDIA HERRERA. Antonia. Archivstica General: Teora y prctica. Sevilla 1991. 5 ed.p.173. I.S.B.N. 84 - 7798 - 056 - X.
81
del 2010. Disponible en:
GLOSARIO DE ARCHIVISTICA CIVIL. [En Lnea]. Mxico. Consultado el 9 de Octubre

http://www.adabi-ac.org/glosarios/
82
ELIO LODOLINI. Archivstica. Principios y problemas.Op.cit.p.35.
83
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Glosario de terminologa archivstica y de ciertas

expresiones de administracin.Mxico:ENBA.1980.p.21.
49
ameritar su preservacin permanente con fines de investigacin o para referencia y

han sido depositados escogidos para guardarse en una institucin archivstica. 84
El
Diccionario de terminologa archivstica define el archivo intermedio o de
concentracin como: Dentro del ciclo vital de los documentos, es el que coordina y
controla el funcionamiento de los distintos archivos de gestin y rene los
documentos transferidos por los mismos, una vez finalizado su trmite y cuando su
consulta no es constante. En virtud de la normativa vigente, con carcter general y
salvo excepciones, no pueden custodiar documentos que superen los treinta aos de
antigedad.85
El archivo de Concentracin es aquel que se formara de la documentacin
proveniente del Archivo de trmite, toma en cuenta los valores que tienen cada
documento y dependiendo de eso determina si se dan de baja o se transfieren al
Archivo histrico segn sus valores.
2.5.2 Objetivo
El objetivo del Archivo de concentracin es llevar a cabo el proceso de valoracin,
expurgo y al ltimo de seleccin en la documentacin, para liberar espacios en las
reas y dar lugar a los nuevos expedientes que ingresaran en un futuro.
Este archivo da servicio a todas las reas de una institucin sea pblica o privada,
recibiendo de todas ellas la documentacin correspondiente, proporcionando
servicios de prstamo y consulta. Estos archivos propiamente dichos contienen
documentos de asuntos cuyo trmite ha terminado o que, su consulta por reas ya
es poco frecuente.
La documentacin debe conservarse hasta que prescriba su plazo de conservacin
con base en los diversos criterios que existen, para ello pueden contener
documentacin normativa vigente y obsoleta pero til. Tambin contienen
84
SCHELLENBERG, Theodore. Archivos modernos: Principios y Tcnicas, Archivo General de la Nacin 1999.p.43.
85
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Glosario de terminologa archivstica y de ciertas

expresiones de administracin. Mxico: ENBA. Op.cit.p.21
50
documentacin histrica en espera del trmino de su vida administrativa para pasar a

un repositorio histrico, es decir que la documentacin que es normativa que est
vigente u obsoleta sirve para la toma de decisiones o para la consulta de alguna
noticia pasada importante que sea relevante y necesaria para nuevas ideas y la
documentacin histrica servir para preservar la memoria de alguna empresa,
institucin o algn hecho importante.
2.5.3 Funciones
La palabra funcin se refiere a la actividad o el conjunto de actividades, genricas,
que desempearan, uno o varios elementos, estos a su vez se complementaran
entre s para realizar o conseguir un objetivo concreto que ya este definido.
El archivo de concentracin o intermedio dentro de sus funciones de acuerdo a
Molina Nortes es una pieza clave dentro del sistema para el tratamiento de los
documentos semiactivos. Mientras que los archivos de gestin se forman con la
produccin documental natural derivada de la gestin administrativa, el central
depende de las transferencias regulares desde los archivos de oficina.
Su funcin prioritaria es el
control y tratamiento de las series documentales
ingresadas, pero para llevar a cabo con eficacia dicha funcin, le es imprescindible
mantener una colaboracin estrecha con todas las unidades productoras que
integran el organismo, colaboracin que debe basarse en un intercambio de
informacin entre ambos86.
Las funciones bsicas que debe cumplir el Archivo de Concentracin son:
1. Liberar a las administraciones de los documentos que ya no son necesarios
para su trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas
documentales.
86
Guadalajara, Espaa: ANABAD Castilla La Mancha.1996.p. 133-134.
51
2. Evitar el colapsar los archivos histricos con documentos que todava no son
de libre acceso para el pblico, una parte considerable de los cuales est
destinada a ser destruida transcurridos ciertos plazos de tiempo.
3. Asegurar la seleccin de los documentos que van a ser conservados y los que
van a ser eliminados.
4. Garantizar a las administraciones de origen la plena disponibilidad de sus
documentos, es decir, el acceso a los mismos cuando sea necesario.
5. Realizar dichas funciones a bajo costo mediante el aprovechamiento intensivo
del espacio, ubicado en suelos e instalaciones ms baratos87.
El Archivo de Concentracin est encargado y tiene la responsabilidad de llevar
un control de la documentacin que recibe implementando un proceso tcnico
para obtener mejores resultados y otorgar un mejor servicio a los usuarios que
requieran de sus servicios.
2.5.4 Procesos
Los procesos que se lleva a cabo en el archivo intermedio o de concentracin se
desarrollan en el orden que se menciona a continuacin:
En primera instancia
comenzaremos con el ingreso de los documentos que es
donde se recibirn los mismos, conocido como la Recepcin.

Ocurre en la unidad que promueve la transferencia, verificando que los legajos se
encuentren debidamente formados (por serie documental y ao de tramitacin de los
expedientes) y empacados, que el registro de los mismos en general sea completo y
preciso, y que proceda la concentracin de los expedientes sea por la conclusin del
asunto respectivo o por caducidad.88
87
MAZIKANA, P.C.: La gestin des archives et des documents au service des decideurs: une tude RAMP. Pars: Unesco,
1990.pg.17.
88
LOS SISTEMAS RED DE ARCHIVOS DEL GOBIERNO FEDERAL. Manual red de archivos. Manual de Procedimientos de la
unidad de archivo de concentracin.1 ed.1986. ISBN 968-805-301-5 Mxico D.F.p.18.
52
La recepcin de acuerdo a la autora Molina Nortes Juana y Leyvaes la

primera accin que da comienzo al tratamiento de la documentacin. La recepcin de
ingresos consiste en controlar la descarga e instalacin provisional en las estanteras
de los depsitos de cada una de las unidades recibidas. La forma de ingreso de la
documentacin en los archivos centrales es, por regla general, mediante las
transferencias peridicas, procedentes de los archivos de oficinas que forman la
estructura del organismo.89
Recibir, segn el diccionario de terminologa archivsticapuede ser tambin una
cosa a la que llega otra que se le incorpora, servir cierta cosa para que sea
introducida en ella otra que se expresa,90adems vigilar que los Archivos de trmite
cumplan con el calendario emitido para las concentraciones; para evitar la carga de
actividades del archivo; y evitar la saturacin del mobiliario y espacio de las reas
operativas.
Tambin revisar que la documentacin que se est enviando corresponda a la
especificada en las relaciones de las series transferidas.
Se tiene que verificar de igual modo que la documentacin enviada, este con su acta
de referencia.
La segunda fase de este proceso es la Identificacin documental.
Identificar la documentacin
Se refiere a identificar que tipos de documentos son los que tenemos, esto quiere
decir, que asunto y tema tratan cada uno.
Nez Fernndez nos dice que Esta fase nos debe permitir reconocer las
diferencias existentes entre el fondo formal del archivo de oficina, es decir, el que
formalmente debe derivarse del estudio de funciones previamente realizado, y el
89
Guadalajara, Espaa: ANABAD Castilla La Mancha.1996.p.156.
90
ARVALO JORDN, Vctor Hugo. Diccionario de trminos Archivsticos. Buenos Aires Agosto 2003. Primera edicin virtual y
en papel, Ediciones del Sur.p.201. ISBN 987-20868-0-X.
53
fondo real con que nos encontramos (documentacin de apoyo informativo mezclada
con tipologas documentales de archivo, una tipologa nica fragmentada en varias
series diferentes, acumulacin de tipologas muy diferentes en una nica serie, etc.).
Esta fase de identificacin y valoracin del fondo documental se desglosa en realidad
en varias operaciones diferentes, a saber:
Identificacin, anlisis y descripcin de las funciones y actividades de la
oficina.
Identificacin, anlisis y descripcin de los procedimientos o procesos
administrativos en los que se plasman esas funciones y actividades.
Identificacin, anlisis, valoracin y descripcin de las tipologas documentales
en que se reflejan los procedimientos o procesos descritos.
Identificacin, anlisis, valoracin y descripcin de las series documentales
que se derivan de las tipologas documentales existentes.91
Eduardo Nez Fernndez menciona que para identificar la documentacin De toda
transferencia de documentacin se debe llevar a cabo un estudio por memorizado de
las series documentales ingresadas, investigando los dos elementos esenciales que
las constituyen:
1) El elemento orgnico
2) El elemento funcional
El primero consiste en identificar al rgano productor de la documentacin,
diferencindolo del remitente cuando as procede, puesto que en muchas ocasiones
no coinciden debido a que la documentacin suele tener al menos 5 aos de
antigedad.
El elemento funcional est representado por la actividad administrativa que tiene
encomendada ese organismo productor, en virtud de la competencia que tiene a su
91
NUEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organizacin y Gestin de Archivos.Op.cit.p.209-210.
54
cargo, que se plasma materialmente en el tipo documental bsico, que compone la

serie documental. En ambos casos, la informacin se recoge a travs de la propia
documentacin.92
Para poder transferir documentacin debemos reconocer primero a la institucin
productora es decir los departamentos de donde emana la documentacin
despus las actividades encomendadas que tienen cada uno a su cargo a su cargo.
2.6 Valoracin Documental

Miller Fredric menciona que Al hacer una valoracin documental hemos de tener en
cuenta estas nuevas corrientes de la historia, que han de partir de fuentes que
testimonian la actuacin y la vida del hombre comn y no de las Instituciones.93
La valoracin est encargada como su nombre lo indica de valorar e implementar un
proceso en el cual se determinara de acuerdo a los valores primarios y secundarios
que estos mismos contengan, cuales se darn de baja parcial o definitiva.
Este proceso se puede decir que es el ms delicado, ya que mediante este se
determina el valor de las series documentales, definiendo as, que documento es
recomendable o necesario conservar y que documento deben eliminarse.
Este proceso es el ms delicado, ya que un error en el mismo puede causar la baja
de
documentacin
con
valores
trascendentales
al
contrario
conservar
documentacin que no sea importante, es decir que no aporte nada positivo o de

provecho y solamente este ocupando ms espacio.
2.6.1 Definicin
El autor Eduardo Nez Fernndez menciona que la valoracin Es la fase del
tratamiento archiviststico que consiste en analizar y determinar los valores primarios
92
MOLINA NORTES, Juana y Leyva Palma Victoria. Tcnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentacin
Administrativa.Op.cit.p.158.
93
MILLER, Fredric M.: Social History un Archiva1 Practice, The American Archivist, Spring 1981, p. 113-124.
55
y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia,

acceso, y conservacin o eliminacin total o parcial.94
En otra opinin para Ramn Aguilera La valoracin documental dentro de la
perspectiva histrica de las culturas no es solo un proceso para separar lo que se va
y lo que se queda, sino una actitud que nace en la misma persona ante el documento
y que le ofrece la posibilidad de vislumbrar el efecto que algn papel pudo tener en el
pasado, tiene en el presente y adquirir en el futuro.95
Para Cruz Mundet. La valoracin es la fase del proceso de expurgo destinada a
descubrir, a apreciar, los valores inherentes a los documentos y su degradacin.96
Tomando como referencia las definiciones anteriores, se puede mencionar que la
valoracin es el conjunto de principios y actividades que tienden a la identificacin de
valores de los documentos que van a determinar la vigencia de los mismos y su
disposicin final.
2.6.2. Objetivo
El objetivo de la valoracin es analizar y determinar los valores primarios y
secundarios, de las series documentales, tomando en cuenta tambin lo que nos
dice Ramn Aguilera que La valoracin documental dentro de la perspectiva
histrica de las culturas no es solo un proceso para separar lo que se va y lo que se
queda, sino una actitud que nace en la misma persona ante el documento y que le
ofrece la posibilidad de vislumbrar el efecto que algn papel pudo tener en el pasado,
tiene en el presente y adquirir en el futuro.97
94
Ibdem.p.164
95
AGUILERA MURGIA, Ramn. Hacia una Valoracin Archivstica. En: Congreso Nacional de Archivos (8.
Monterrey 1996).1997.p.34
96
CRUZ MUNDET, Jos Ramn. Manual de Archivstica. Madrid: Fundacin Germn Snchez Ruiprez, 1996.p.211
97
AGUILERA MURGIA, Ramn. Hacia una Valoracin Archivstica.Op.cit.p.34
56
2.6.3. Tipos
La valoracin en relacin con el ciclo vital del documento, tiene dos tipos de valores,
el valor primario y el valor secundario.
Antonia Heredia nos dice que Existe, pues, un valor primario que nace con el
documento mismo, el de servir de memoria de la institucin que lo produce,
cumpliendo una funcin esencial en la gestin administrativa. Pero llega un momento
en que los derechos y las obligaciones garantizados por los testimonios escritos
prescriben. El documento ha cumplido ya su proceso vital en el aspecto
administrativo, ha dejado de ser activo. A partir de este momento el documento cobra
una nueva vitalidad, la de servir con exclusividad como fuente de historia. Queda,
pues, en esta nica dimensin: la histrica, siendo ste el valor secundario, en el
tiempo, no en la importancia con respecto al anterior. De la consideracin del valor
primario y secundario se desprende la divisin de los Archivos en Administrativos e
Histricos,98
2.6.4. Valoracin Primaria

Esta valoracin se realiza en la primera etapa del ciclo vital del documento, misma
que corresponde al Archivo de Trmite, dependiendo de las condiciones del lugar
donde cada rea se responsabiliza de su documentacin, a la persona que este
encargada de los documentos le compete desarrollar esta primera valoracin, donde
se determinaran los valores primarios de los documentos, los cuales son:
Administrativos, Legal, Fiscal o Contable.
La ENBA menciona que El valor primario de la documentacin es la importancia
que tienen los documentos, para las oficinas productoras de los mismos; se relaciona
exclusivamente con las dos primeras etapas de la vida del documento y se ve
98
HEREDIA HERRERA. Antonia. Archivstica General: Teora y prctica. Sevilla 1991. 5 ed.p.140. I.S.B.N. 84 - 7798 - 056 - X.
57
plasmada est valoracin en fechas precisas que tienen que permanecer los
documentos en un Archivo de Trmite y de Concentracin99
Antonia Heredia establece que Un valor primario referido a que desde su
nacimiento tiene como principal objetivo servir de garanta o de prueba de algo y es
el que denominamos tambin valor administrativo o valor legal, es decir sirve como
testimonio100.
Valor Administrativo
Este valor que es el administrativo le corresponden o se enfoca en estos documentos
los cuales son: comunicados, oficios, ordenes de trabajo, memorndums, minutarios,
controles de correspondencia de expedientes con valor administrativo, tramites o
conclusin de asuntos o temas, entre otro tipo de informacin que solamente sirven
de evidencia de algunas acciones que se desarrollan en las Unidades
Administrativas.
Es el periodo de tiempo en que los documentos producidos o recibidos por la Unidad
Administrativa deben ser conservados en la propia unidad para su utilizacin
inmediata.101
Valor Legal
Este se determina en funcin del Plazo durante el cual los documentos se
conservarn en la institucin para su posible uso y as certificar derechos u
obligaciones de la administracin pblica o de sus ciudadanos.102
99
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Valoracin Documental. Gua de Estudio. Mxico:
ENBA, 2003. p.19

100
HEREDIA HERRERA. Antonia. Archivstica General: Teora y prctica.Op.cit.p.140
101
BECERRIL RAMREZ, Jaime. El proceso de Baja, Retiro, Trituracin y Reciclaje de Documentos. En: Congreso Nacional de
Archivos (8. Monterrey 1996). Memoria. Mxico. 1997.p. 17
102
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Manual de Organizacin de los sistemas red de Archivos. Mxico: AGN,
Direccin de Administracin de Documentos del Gobierno Federal. 1986. p.76. ISBN 968805 297 3
58
Los documentos con valor legal los podemos identificar o ubicar por el asunto o tema
relacionado con bienes, propiedades, obligaciones, escrituras, documentos de
carcter normativo como leyes, acuerdos, decretos, entre otros.
De acuerdo a la vigencia legal se determina el plazo que se deben guardar los
expedientes cuando existe una disposicin jurdica que implcita o explcitamente
determina un plazo de conservacin documental.
Valor Fiscal o Contable
Estos documentos estn integrados por lo que la autoridad determina Aquellos
documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones
tributarias103
El tipo de documentos que se pueden identificar dentro del valor fiscal o contable son
aquellos que avalan el pago de impuestos, ventas, estados financieros, contabilidad,
entre otros, la funcin que persiguen estos documentos queda establecida por ser
utilizados para justificar y comprobar gastos e ingresos, de acuerdo a este mismo
sentido queda registrada la informacin contable relacionada con facturas, depsitos
bancarios, avisos de cargos o dbito, as como la documentacin que registra
informacin financiera, fiscal, presupuestal, econmica y de auditora.
Dentro de lo que compete la vigencia fiscal se refiere al plazo durante el cual cierta
documentacin debe guardarse de conformidad con disposiciones fiscales, por su
utilidad contable, de comprobacin, o justificacin presupuestal.
2.6.5. Valoracin Secundaria

La valoracin secundaria se aplica dentro de la segunda etapa del ciclo vital de los
documentos, que se ubica en el Archivo de Concentracin. Cuando ya se
implemento un Archivo de Concentracin para la institucin en la que se estn
trabajando los procesos archivsticos se podrn desarrollar de una forma ms
adecuada. Para esta segunda etapa se detectan los llamados valores secundarios,
103
Ibdem.p.77
59
los cuales son, el Informativo, Evidencial y Testimonial, cuando en los

documentos llega a existir o tener cualquiera de estos valores se procede a realizar
su transferencia al Archivo Histrico; la valoracin secundaria no solo reconoce
aquella documentacin que est dirigida hacia el Archivo Histrico, sino tambin
aquellos documentos que no son tiles para la institucin, de esta manera se evita
saturar espacio.
Lorenza Remigio menciona que Para que los documentos lleguen, por la llamada
Transferencia Secundaria al Archivo Histrico, se les debe aplicar una Valoracin
Secundaria, esta valoracin se realiza cuando la institucin productora considera que
el documento ya no tiene valores primarios, entonces se procede al anlisis o
evaluacin para determinar qu se tiene que seleccionar; la documentacin
seleccionada ser aquella cuyo valor informativo, Testimonial o Evidencial, sea
permanente.104
La valoracin secundaria est enfocada y tiene que ver con la utilidad pblica de los
documentos, despus de que estos ya hayan perdido toda utilidad Administrativa,
Legal o Fiscal para la Institucin que los creo.
Partiendo de lo mencionado anteriormente Lorenza Remigio menciona que El valor
secundario determina la utilidad de los documentos con fines de investigacin y
divulgacin de la cultura, se presenta en ellos, nicamente despus de concluidas las
vigencias de los archivos administrativos. Cuando el documento ha dejado de ser til
a la Institucin o empresa que lo produjo, se dice que han perdido sus valores
primarios y han concluido el tiempo de permanencia en el Archivo de Trmite y de
Concentracin, su vigencia ya prescribi, solo entonces podemos hablar que desde
el punto de vista administrativo el documento se considera inactivo, que no tiene
movimiento. Se estima que de la produccin total de los documentos, nicamente se
va a conservar el 5%. Por lo tanto luego de haber perdido utilidad para los archivos
104
REMIGIO MARCIAL, Lorenza. El Archivo Histrico Municipal de Chimalhuacn, Estado de Mxico: Una
Propuesta de los Instrumentos de Consulta a Seguir. 1997.p.69
60
administrativos, la documentacin seleccionada con valores permanentes se tendr

que conservar en un Archivo Histrico.105
Los valores secundarios por la importancia que tienen para la investigacin son:
Valor Informativo
Estos valores llamados Informativos surgen o se derivan de informacin de los
documentos, de aquellos asuntos que realiza la institucin referido a eventos,
personas, condiciones con relacin a acciones que se han tomado.
Valor Testimonial
Como su nombre lo dice, da un testimonio de los cambios o transformaciones ms
importantes o trascendentales que ha tenido la institucin desde el punto de vista
legal. Donde se encontraran asuntos de correspondencia relevante, acuerdos legales
y operativos de la institucin, organigramas institucionales, decisiones, reglamentos
internos, como tambin patentes y el registro de inventos, por mencionar algunos.
Valor Evidencial
El valor evidencial lo contienen los documentos que reflejan el origen, organizacin y
funcionamiento de las instituciones ya sean pblicas o privadas.
Por lo tanto este proceso es el ms importante dentro de la transferencia secundaria,
sealo lo anterior, porque en caso de que se tome una mala decisin se perder
informacin que en el transcurso del proceso evolutivo e histrico de la institucin
podra llegar a ser importante.
105
REMIGIO MARCIAL; Lorenza. Op.cit. p.61
61
CAPTULO 3
REORGANIZACIN DE LA DOCUMENTACIN PERTENECIENTE A
LA SUBDIRECCIN ACADMICA
En este captulo se mencionan las actividades que se llevaron a cabo durante el
servicio social en el archivo de concentracin de la Escuela Nacional de
Biblioteconoma y Archivonoma; estas labores iniciaron con el traslado del Archivo a
su nueva ubicacin, asimismo se aplic un diagnstico, otros de los puntos son los
objetivos planteados para la reorganizacin, las actividades que se llevaron a cabo
dentro de este archivo, la identificacin de las cajas pertenecientes a la Subdireccin
Acadmica, as como la clasificacin que se realizo a los expedientes, la rotulacin
y el cambio de folders.
3.1 Traslado del archivo de concentracin

En el Archivo Histrico de la ENBA se llevo a cabo una reestructuracin para
trasladar el Archivo de Concentracin, que se encontraba en un saln ubicado en la
planta baja del edificio administrativo A, en el cual se encuentra la Direccin, la
Subdireccin
Acadmica,
rea
de
Vinculacin,
Subdireccin
Administrativa,
Departamento de Recursos Humanos, Departamento de Recursos Financieros,

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales, Subdireccin de
Planeacin y Evaluacin, Departamento de Control Escolar, Departamento de
Desarrollo Institucional, Departamento de Apoyo y Servicios a la Comunidad,
Cafetera y el Servicio Mdico; mismo que se cambio al edificio de Apoyo Acadmico
e Investigacin C, en donde se encuentra la Biblioteca Francisco Orozco Muoz,
Departamento de Desarrollo Informtico, rea de Servidores, el Archivo Histrico
Prof. Humberto Mundo Reyes, Laboratorio de Computo Acadmico, Laboratorio de
Restauracin de Documentos, Laboratorio de Idiomas, Departamento de Educacin
a Distancia, Departamento de Psicopedagoga, Sala de Maestros para reuniones de
trabajo, Cubculos de Profesores, Sala de Capacitacin, y la Subdireccin de
Servicios Bibliotecarios y Archivsticos; cabe sealar que este cambio se realizo con
el fin de que quedaran en el mismo local los dos archivos.
62
La siguiente imagen muestra el Edificio Administrativo A y el
local donde se
localizaba el Archivo de Concentracin.
Se trasladaron 120 cajas, este cambio se llevo a cabo con la participacin de tres
alumnos de la licenciatura en Archivonoma que nos encontrbamos prestando
servicio social en la E.N.B.A. Empezamos identificando el nmero de cajas
existentes por cada rea o departamento, para despus proceder a encintarlas, con
el fin de proteger los expedientes y que estos no fueran a salirse al momento de
realizar el traslado, esta actividad se efecto con el apoyo de un diablito y una
carretilla, los tres nos intercalbamos las herramientas de transporte, es decir , uno
tomaba la carretilla, otro el diablito y el tercero se quedaba en el edificio C, para
subirlas una por una al primer piso, y as sucesivamente; una vez ubicadas todas las
cajas, el personal de servicios generales instalo 23 muebles llamados de esqueleto,
en donde se colocaron por departamento.
63
3.2 Diagnstico Documental

En este punto se presenta el diagnstico realizado en el archivo de concentracin de
la Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma, sealando de forma ms
detallada la documentacin que pertenece a la Subdireccin Acadmica, mismo que
se realiz con el fin de tener datos precisos y conocer de manera puntual el
departamento que se me asign para realizar el servicio social.
Inicio sealando que es un diagnstico, tomando como referencia el siguiente autor.
Armando Malebranch El diagnstico, como lo han explicado hasta la saciedad
expertos de diferentes disciplinas, es el proceso mediante el cual se llega a descubrir
las causas de los problemas que tiene o presenta aquello que se diagnostica, que
puede tratarse de cualquier persona, animal, cosa y fenmeno, o de cualquier
sistema, al que en general se denomina sujeto de diagnstico.
En trminos generales, para elaborar un diagnstico se toman en cuenta las
siguientes acciones:
a) Recoleccin de informacin o datos del sujeto de diagnstico y la realidad
circundante.
b) Anlisis de la informacin recolectada para descubrir los problemas y
c) Descubrimiento de las causas de los problemas.
Por otro lado tambin es necesario conocer que todo sujeto de diagnstico, tiene o
presenta cuatro situaciones relacionadas con el diagnstico, que son:
Los sntomas
los signos
los problemas y
las causas de los problemas.
64
Tanto los sntomas como los signos no son los problemas, pero si las
manifestaciones de ellos. Los signos son manifestaciones visibles, evidentes o
palpables de ellos. La otra situacin, son los problemas que no son otra cosa que las
desviaciones, o distorsiones que obstaculizan el funcionamiento normal del sujeto de
diagnstico.
La tercera situacin es la (s) causa (s) del (los) problema (s), o sean los factores
responsables de la existencia o presencia de los problemas.106
En relacin al diagnstico que se aplic en el archivo de concentracin se puede
sealar lo siguiente:
El local en donde se reubico el Archivo de Concentracin mide 9 metros con 48 cm
de largo por 8 metros con 33 cm de ancho, en total son 72 metros cuadrados, se
encuentra ubicado en el edificio C, su construccin es de concreto.
Tiene dos ventanas elaboradas con material de aluminio, sus medidas son de 4
metros con 33 cm de largo por 1 metro con 50 cm de alto. La parte superior est
106
D.ERASO MALEBRANCH, Armando. Conceptualizacin del diagnstico, curso de proyectos sociales, segunda unidad:
Gerencia del proceso de diagnstico. [en lnea]. Mxico. Consultado el 31 de Octubre del 2010. disponible en World Wide
Web: http://www.amalebranch.8m.com/GSP261.htm
65
diseada por 8 espacios de forma cuadrada que miden 56 cm de ancho por 56 cm

de alto y en la parte inferior de estas mismas se encuentran 4 cristales grandes de 1
metro con 5 cm de ancho por 85 cm de alto.
El Archivo de concentracin tiene una puerta que est elaborada con un marco de
aluminio y una hoja de triplay comprimido de color blanco y tiene las siguientes
medidas, las cuales son, 2 metros con 32cm de alto por 1metro con 16cm de ancho.
El piso est cubierto por loseta de color caf arena de 32 cm de largo por 32 cm de
ancho.
La iluminacin est conformado por 15 lmparas, cinco en el pasillo uno, cinco en el
pasillo numero dos y por ultimo cinco en el pasillo numero tres cada una estructurada
por cuatro balastras en su interior.
El mobiliario se compone de 23 muebles metlicos de color azul fuerte llamados de
esqueleto, estos tienen una altura de 2 metros con 36 cm de alto y estn formados
por 5 anaqueles, que presentan las siguientes medidas: 99 cm de largo, por 34 cm
de alto y 61cm de profundidad. Las cajas que contienen la documentacin son
66
modelo AM-07 tamao oficio larga con las siguientes medidas 62.7 cm de largo y
34.5 de alto.
Tambin cuenta con cinco mesas de estudio individual de madera con entrepao,
sus partes laterales miden 80 cm de largo por 50 cm de ancho y la parte frontal mide
86 cm de largo por 50 cm de ancho tienen base metlica de 63 cm de ancho por 90
cm de largo.
En el mobiliario tambin se encuentra una mesa de trabajo con base de metal y en

la parte superior de madera, mide 90 cm de ancho por 1 metro con 20cm de largo.
Cuenta tambin con 6 mesas con estructura de metal y la base superior de madera
con las medidas de 75 cm de ancho por 90 cm de largo.
Un escritorio de metal tamao ejecutivo, que mide 1 metro con 48 cm de largo por
76 cm de ancho modelo CUV.LINOLEUM.
Dos mesas de madera para computadora con soporte para teclado sus medidas son
88 cm de alto por 45 cm de ancho por 66.5 cm de largo.
67
Tambin se encuentran 5 sillas de madera fija de metal asiento y respaldo de

madera y 6 sillas de metal tapiz tela color azul.
Un locker de metal de 1 metro con 82cm de alto y con 38cm de ancho con una
profundidad de 45.5cm.
Dos archiveros de metal con 4 gavetas color arena con una altura de 1 metro con
34cm por 44.5cm de ancho por 72cm de profundidad.
Una escalera triple de seguridad con ruedas, esta sirve para poder alcanzar las cajas
colocadas en la parte de arriba de los anaqueles llamados de esqueleto.
Tres bancos mviles con auto freno y cubierta antiderrapante, estos bancos sirven
para poder alcanzar cosas que estn en lugares muy altos, as como una
engargoladora.
Los recursos humanos se conforman por cuatro personas, el encargado del archivo y
tres trabajadores ms, que laboran en el turno matutino y en el turno vespertino.
Los recursos tcnicos con los que cuenta son: Catlogo de disposicin documental,
Gua simple e inventario.
La tipologa documental que podemos encontrar en este archivo va desde,

Currculos, Nominas ordinarias, lista de profesores en base de datos, mega
proyectos, fortalecimiento acadmico, minutarios, examen diagnstico de la
asignatura de ingls, informe de avances trimestrales, informe de seguimientos de
difusin, ingreso de estudiantes, evaluaciones de maestros, informe de trabajo,
planeacin curricular, proyecto de reglamento, horarios de maestros, cuestionarios
de
evaluacin
docente,
horarios,
datos
estadsticos,
control
universitario,
convocatorias y calendarios, junta de maestros, lista de exmenes de admisin,

68
promedios de grupo, planeacin acadmica, plan de actividades, cursos,

capacitaciones, seminarios, cursos y talleres y un volumen documental aproximado
de 18,000 expedientes.
En la siguiente imagen se muestra el listado desglosado de todas las cajas
pertenecientes a la Subdireccin Acadmica, las que me asignaron son las del
departamento de Psicopedagoga y la Divisin de Licenciaturas, una vez revisadas
me percate que eran 18 y no 24 como se muestra en el listado.
Las medidas de seguridad que existen en el archivo estn conformadas por 2

extinguidores y cuatro detectores de humo.
Los recursos financieros son aportados directamente por la Escuela, no existe un
estimado especial para este archivo, este recurso es interno y por lo tanto variable.
Los procesos archivsticos que se realizan son los relacionados con la
reorganizacin, la clasificacin y la ordenacin documental.
Los recursos tecnolgicos con los que cuenta son 4 computadoras marca DELL
con dos bocinas y Windows vista,
un scanner marca Xerox Documate 752, un
telfono marca Sisco modelo CP-6971P y dos No break
Soporte electrnico
regulado modelo SR 1000.
69
En relacin al diagnstico aplicado a la documentacin de la Subdireccin

Acadmica del Archivo de Concentracin de la ENBA, se contemplaron tres puntos:
La situacin actual de la documentacin perteneciente a la Subdireccin

Acadmica
Las condiciones en la que se encontraron los expedientes y documentos que

integran al departamento de la Subdireccin Acadmica fue la siguiente:
Los expedientes y documentos se encontraron en buen estado, solo un poco

revueltos al interior de las cajas.
Las cajas en las cuales se encuentran los expedientes estn maltratadas y algunas
rotas, dos estaban rotas de las esquinas y las 16 restantes solo maltratadas, es
decir, dobladas, el tipo de caja es AM-07, esta clave es asignada por parte de la
empresa que genera estas cajas.
Las cajas estaban acomodadas en el archivo de concentracin por departamentos o
reas administrativas.
El problema identificado
La documentacin fue organizada por personal administrativo que labora en la
Escuela, mismos que no contaba con conocimientos en Archivonoma, pero el
principal problema es que los expedientes no se clasificaron tomando como
base el cuadro general de clasificacin archivstica, tampoco se realizo el
expurgo y la foliacin.
Cabe sealar que me entregaron el cuadro general de clasificacin archivstica solo
con la informacin de la subdireccin acadmica y las reas por las que est
integrada, de las cuales me asignaron, el departamento de psicopedagoga y la
divisin de licenciaturas, esto con el fin de identificar y asignar las claves a los
expedientes de acuerdo al asunto y tema de los mismos.
70
En el siguiente cuadro se presentan los datos que se obtuvieron en la

aplicacin del diagnstico.
DIAGNSTICO
1.-Historia de la
Institucin
Ver Captulo 1
2.-Nombre del fondo,

seccin y serie
Fondo.- E.N.B.A.
Seccin.- Subdireccin Acadmica.
Series.- Departamento de Psicopedagoga y Divisin de Licenciaturas.
3.-Cantidad de cajas
18 cajas.
4.-Tipo de caja
AM-07.
5.-Volumen
1172 expedientes.
6.-Tipo de estantera
De esqueleto
7.-Forma de ingreso de la
documentacin
Transferencia. (Cabe sealar que la ltima fue hace 6 aos).
8.-Tipologia documental
Currculos, Nominas ordinarias, lista de profesores en base de datos, mega proyectos,

fortalecimiento acadmico, minutarios, examen diagnstico de la asignatura de ingls,
informe de avances trimestrales, informe de seguimientos de difusin, ingreso de
estudiantes, evaluaciones de maestros, informe de trabajo, planeacin curricular,
proyecto de reglamento, horarios de maestros, cuestionarios de evaluacin docente,
horarios, datos estadsticos, control universitario, convocatorias y calendarios, junta de
maestros, lista de exmenes de admisin, promedios de grupo, planeacin
acadmica, plan de actividades, cursos, capacitaciones, seminarios, cursos y talleres.
71
3.3 Objetivo de la reorganizacin

Eduardo Nez Fernndez
menciona el objetivo de la reorganizacin Decimos
reorganizacin y no organizacin por dos razones diferentes pero complementarias.

La primera es que en todo archivo de oficina se presupone un nivel concreto de
organizacin caracterizado por la aplicacin de unos criterios de organizacin
establecidos por las propias oficinas. En muchos casos esa organizacin de partida
presentar mltiples deficiencias desde el punto de vista archivstico pero es
necesario conservar o recuperar lo que se haya hecho bien. En segundo lugar, sobre
ese estado inicial de organizacin realizaremos la reorganizacin supervisada por
archiveros del sistema. La puesta en servicio del archivo de cada oficina se realizar
a medida que se van finalizando las reorganizaciones de los archivos de cada una de
ellas.107
As mismo comenta que Como ya hemos dicho, y salvo que se trate de una oficina
nueva que inicia su andadura como unidad administrativa productora de documentos,
el tratamiento archivstico de un archivo de gestin consiste realmente en una
reorganizacin del mismo, en este caso, bajo parmetros archivsticos.
Teniendo en cuenta esto y dejando a un lado la previa existencia de una planificacin
sensu stricto, la organizacin del archivo de gestin debe contemplar las siguientes
fases, a saber:
1. Identificacin y valoracin del fondo documental.
2. Elaboracin del cuadro de clasificacin y catlogo de tipos documentales de la
oficina.
3. Clasificacin del fondo y de los documentos.
4. Ordenacin de los documentos dentro de cada serie documental.
5. Descripcin de unidades documentales y elaboracin de los instrumentos de
consulta.
107
NUEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organizacin y Gestin de Archivos.Op.cit.p.201
72
6. Instalacin del fondo en el depsito de archivo.108

La reorganizacin documental se llevo a cabo para identificar las deficiencias
existentes en la documentacin que resguarda el archivo de concentracin y fue
realizada por personal
profesional y con conocimientos en materia archivstica.
El objetivo consisti en identificar los expedientes y documentos de acuerdo al

asunto y tema que tratan y unificarlos basndose en el cuadro general de
clasificacin archivstica que se elaboro para la Escuela Nacional de Biblioteconoma
y Archivonoma y por ultimo asignarles una clave.
Cabe sealar que el trabajo que lleve a cabo, cumpli con el objetivo y actividades
que se me encomendaron ya que termine con la reorganizacin de las 18 cajas
asignadas.
3.4 Actividades
talo Baldini establece que Todos
los tcnicos de organizacin de empresas
recomiendan una organizacin racional y un uso adecuado del archivo. He aqu los
puntos a los que se debe prestar atencin cuando se decide afrontar el problema de
los servicios de archivo en una empresa:
1.- Necesidad de crear un servicio de idneo;
2.- disponer de personal competente;
3.- asignar al archivo unos locales completamente adecuados;
4.- emplear sistemas racionales de clasificacin del material;
5.- instalar mobiliario de archivo adecuado;
6.- limpiar peridicamente el archivo de documentos ya intiles;
108
NUEZ FERNANDEZ, Eduardo. Organizacin y Gestin de Archivos.Op.cit.p.210
73
7.- tener el archivo en las dependencias inmediatas propias o en las de un director

calificado;
8.- hacer funcionar el archivo en las dependencias inmediatas propias o en las de un
director calificado;
9.-requerir la colaboracin de toda la empresa para una buena gestin de los
servicios de archivo109.
Es necesario e importante tomar en cuenta estos nueve puntos como lo seala el
autor talo Baldini ya que considero que son la base para que este bien organizado
un archivo y de resultados positivos de acuerdo a las necesidades que vayan
existiendo en cuanto a la documentacin requerida.
En los seis meses que preste el servicio social aplique los nueve puntos que seala
este autor en la reubicacin y reorganizacin del Archivo de Concentracin de la
E.N.B.A.
En este punto se presentan cada una de las actividades que se llevaron a cabo en la
reorganizacin de la documentacin de la Subdireccin Acadmica.
Propuesta para realizar la reorganizacin documental
Una vez analizados los puntos anteriores se establece la siguiente propuesta, misma
que fue desarrollada en 6 puntos los cuales se mencionan a continuacin:
1.- Ordenar la documentacin al interior de los expedientes.
2.- Realizar un expurgo.
3. Limpieza documental.
4.-Foliar las fojas.
5.-Formato impreso.
109
BALDINI, Italo. El archivo en la empresa moderna. 5 ed.p.7.1975.Barcelona Espaa. ISBN: 84-255-0172-5.
74
6.- Revisin de las cajas.

A continuacin se desarrollaran los puntos anteriores
1.- Ordenar la documentacin al interior de los expedientes.
Se separaron los expedientes y documentos conforme al ttulo y tema, es decir se
reviso la documentacin para checar de qu trataban, as como el ao de apertura y
cierre y posteriormente los documentos se ordenaron cronolgicamente por asunto y
tema al interior del expediente.
2.- Referente a este punto es importante sealar que no se encontraron copias de los
documentos.
3. Se realizo limpieza documental a cada uno de los expedientes se quitaron grapas,
clips y algunos broches oxidados.
4.-Se asigno un numero o folio para llevar un control y una fcil localizacin de los
documentos, es decir un numero consecutivo empezando del uno hasta el ltimo
nmero de expedientes con su documentacin existente en cada caja.
5.- En cada uno de los folders se integro un formato impreso en hoja tamao carta y
ya que se haba llenado se anexaba al expediente.
6.- Se revisaron cada una de las cajas y se encontr que dos estaban rotas de
algunas orillas, las cuales se mejoraron con cinta canela.
3.4.1 Identificacin de las cajas

Una vez realizado el traslado y llevar a cabo la identificacin de las cajas, me
dedique a separar las cajas de la Subdireccin Acadmica, las de Psicopedagoga y
las de Divisin de Licenciaturas que son las reas que llevara a cabo dando un total
de 18 cajas a mi cargo, por lo que comenc a separar, ordenar y reorganizar la
documentacin, claro, recalcando esto que es muy importante, siempre con la
supervisin y vo. bo. Del encargado del archivo.
75
Para realizar el trabajo elabore una bitcora, y con ello tener un control exacto del
trabajo realizado.
3.4.2 Clasificacin
En la realizacin de este proceso se tiene que iniciar por lo que se marca en los
siguientes prrafos:
Se lee el expediente y se identifica el tema y el asunto
Antonia Heredia nos menciona que temas y asuntos pueden existir en los
expedientes y su documentacin y resalta lo siguiente Me refiero, es obvio, a los
documentos de archivo.
a) En primer lugar, y a simple vista, pueden ser:
Simples o piezas documentales.
Compuestos o unidades archivsticas.
76
Entre los primeros una Real Cdula, una carta, un mandamiento. Entre los segundos
estn los documentos reunidos en razn de un proceso burocrtico o de una prctica
cancilleresca o administrativa que forman un todo difcil de separar sin perder su
identidad. Sus distintas manifestaciones sern:
Expedientes que responden al testimonio de un procedimiento administrativo. Suelen
estar cosidos o reunidos en carpetas.
Registros que son una yuxtaposicin de documentos que no tienen nada que ver uno
con otro, reunidos con finalidad de control. Suelen tener forma de libros.
Documentos agrupados en razn de un tema que no suelen responder a una
tramitacin preestablecida. Es un trmino reciente y francs que se corresponde en
los fondos antiguos con documentos sobre documento principal con anejos, que no
suelen tener la entidad de un expediente por no haberse llevado a efecto una
tramitacin administrativa completa o bien por razn de una prctica cancilleresca
que separaba los documentos.
Documentos textuales que trasmiten la informacin mediante texto escrito, as los
manuscritos, los impresos, los listados. Son los ms abundantes y segn el
procedimiento
manual
mecnico
de
la
escritura
sern
manuscritos,
mecanografiados o impresos. El soporte suele ser papel, pergamino, vitela. El

formato hojas, folios, sueltos o formando cuadernillos o en forma de libros.
Documentos grficos en cuanto que la informacin est representada por formas y
colores (mapas, planos, dibujos). El tamao suele ser mayor que en los textuales y
no suelen formar cuadernillos, ni libros, sino hojas sueltas. Su valor representativo
aligera el contacto con la informacin frente a los documentos textuales que hacen
precisa una lectura e interpretacin para llegar hasta aqulla. Sus signos externos
ofrecen mayor atractivo a simple vista, que cualquier otro documento. Su formato
requiere un tratamiento distinto para su instalacin y conservacin110.
110
HEREDIA HERRERA. Antonia. Archivstica General: Teora y prctica.Op.cit.p.137-138
77
Despus de haber realizado este procedimiento empec a trabajar con la

documentacin de la Subdireccin Acadmica e identificar sus expedientes por
asunto y tema, adems de ordenarlos cronolgicamente, es decir por fechas
extremas, la fecha ms reciente hasta la ms antigua.
Revisando y clasificando los expedientes y la documentacin que contenan. Era

necesario e importante revisar caja por caja ya que existan expedientes que estaban
revueltos o eran de otros departamentos y se tenan que integrar a sus
departamentos correspondientes.
78
Imagen del cuadro general de Clasificacin Archivstica

Los expedientes que empec a trabajar fueron los del departamento de la
Subdireccin Acadmica constituido por 8 cajas
79
1.- La caja nmero uno estaba compuesta por 38 expedientes, estos expedientes
contenan temas o asuntos de currculos de profesores.
2.- La segunda caja contena 65 expedientes, los expedientes de esta caja contenan
documentacin de nominas ordinarias y listas de profesores en base de datos.
3.- La tercera caja contena 43 expedientes y los temas que los conformaban eran,
mega proyectos, y fortalecimiento acadmico.
4.- La cuarta caja contena 11 expedientes con minutarios.
5.- La quinta caja estaba conformada por 128 expedientes, donde se encontraban,
exmenes diagnsticos de la asignatura de ingls, e informes de avances
trimestrales.
6.- La sexta caja complementada por 11 expedientes, que son minutarios.
7.- La caja nmero siete compuesta por 119 expedientes con el tema de examen
diagnstico de ingls.
8.- Por ultimo las cajas que conforman a la Subdireccin Acadmica, la caja ocho
que contiene 42 expedientes de informes de seguimientos de diferente ndole.
La segunda rea que trabaje es la de Psicopedagoga conformado por 5 cajas
1.-La primera caja de este departamento contena 53 expedientes con asuntos como
son, lista de ingreso de estudiantes, evaluacin de maestros, informes de trabajo,
planeacin curricular, proyecto de reglamento y apuntes de mesa redonda.
2.- La caja nmero 2 de este departamento conformado por 65 expedientes con
documentos de cuestionarios de educacin docente, subproyectos y horarios de
maestros.
3.- La caja nmero tres contena 26 expedientes con temas de documentos
acadmicos, propuesta de procedimientos y propaganda escolar.
80
4.- La cuarta caja conformada por 35 expedientes con asuntos y temas de horarios,
datos estadsticos, control universitario, convocatorias y calendarios escolares, junta
de maestros y junta de planeacin curricular.
5.- La caja 5 contiene 93 expedientes, con listados de exmenes de admisin,
compendio de grupos, planeacin acadmica y plan de actividades.
Terminando de reorganizar y clasificar la caja nmero 5 del departamento de
Psicopedagoga ya que una vez revisados y clasificados los expedientes se
acomodaban en las cajas y se depositaba la caja en los anaqueles.
Por ltimo el rea de Divisin de Licenciaturas que estaba conformada por 5
cajas
1.- La caja nmero uno contena 154 expedientes con asuntos como programas de
maestros para materias de tronco comn, restauracin y conservacin de
documentos, encabezamiento de materias y seminario de tesis.
2.- La caja nmero dos, formada por 82 expedientes, de cursos, capacitaciones y
servicios.
3.- La caja nmero tres con un contenido de 86 expedientes con documentos de
cursos, talleres y seminarios.
4.- La caja nmero cuatro contena 81 expedientes con asuntos y temas como
cursos, talleres y seminarios de igual forma que la anterior.
5.- La caja nmero 5 que fue la ltima, contena 40 expedientes con documentacin
estadstica, formatos de solicitud de recursos materiales, acervos, y programas de
actividades.
El nmero de expedientes en total que trabaje fueron 1172 de las 18 cajas.
Estos muebles junto con sus anaqueles resguardan 120 cajas como se muestra en
las siguientes imgenes:
81
Archivo de concentracin de la E.N.B.A.
Pasillo # 1
Pasillo # 2
Pasillo # 3
En el Archivo de Concentracin se almacenan documentos que competen a diversos
departamentos de la Institucin y de acuerdo al tamao de la caja y del anaquel
caben 2 cajas como se muestra en las imgenes anteriores.
82
3.4.3 Rotulacin, cambio de folders

Arvalo Jordn en su diccionario de trminos archivsticos menciona que el rotulo es
el ttulo, epgrafe. Ttulo general, constante, de una seccin para indicar una materia
dentro de ella, o bien como antettulo constante de una columna111.
La rotulacin de este formato se realizaba una vez que ya se haba identificado en el
cuadro de clasificacin archivstica, el fondo, la seccin y por ltimo la serie, para
despus proceder a asignar las claves a los expedientes segn fuera su asunto y el
tema que conformaran el expediente.
Los campos que se llenaban de este formato eran los siguientes: Unidad
Administrativa, Cdigo y nombre de la Seccin, Cdigo y nombre de la Serie, cdigo
y nombre de la Subseries, la clave del expediente, nmero de fojas, fechas extremas
del expediente y por ltimo el asunto.
111
ARVALO JORDN, Vctor Hugo. Diccionario de trminos Archivsticos.Op.cit.p.208
83
Estos tres captulos que conformaron mi informe de servicio social mencionan en

primer instancia los principios y acontecimientos relevantes de la Escuela Nacional
de Biblioteconoma y Archivonoma, sealando como est organizada de acuerdo a
su organigrama institucional, junto con sus responsabilidades y enfoques hacia un
futuro, con motivo de que esta institucin genere un alto rendimiento no slo para
los alumnos, sino tambin para profesores y personal administrativo.
Todo esto establecido en un plan y respaldado con una Misin, Visin, objetivos y
funciones que avalaran a la escuela de una manera oficial y responsable, junto con
84
sus metas y logros alcanzados, que propondrn en un futuro nuevos alcances para
esta escuela.
Para despus mencionar en el capitulo dos, temas referentes a la organizacin
documental tomando en cuenta definiciones de autores renombrados en el rea de
la Archivonoma, esto con el objetivo de establecer un anlisis de lo comprendido y
resaltando algunos puntos que nos harn entender cmo se conformo este captulo.
Finalizando este informe con el capitulo numero tres que nos habla de
las
actividades llevadas a cabo durante mi servicio social dentro de este archivo de

concentracin de la Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma;
mencionando el traslado del Archivo a su nueva ubicacin, el diagnstico que se
aplico dentro del mismo, los objetivos planteados para la reorganizacin, junto con
las actividades que conformaran esta reorganizacin dentro del servicio social.
85
Conclusiones
Al inicio del servicio social en el Archivo de Concentracin de la E.N.B.A. el
encargado nos dio una introduccin de las actividades que realizaramos, as como
una explicacin del cuadro de clasificacin archivstica que se implemento para la
Escuela, sealando como proceder a identificar el departamento, su expediente y el
asunto o tema, para despus poder asignar la clave ubicando el fondo, despus la
seccin y por ltimo la serie o subseries segn fuera el caso, el llenado de los
formatos y la identificacin de algunas claves que no eran acordes con el asunto o
tema del expediente, todo esto fue esencial, para realizar de forma precisa el trabajo
encomendado.
La reorganizacin que se llevo a cabo en el Archivo de Concentracin, en especfico
en la documentacin de la Subdireccin Acadmica, el departamento de
Psicopedagoga y la Divisin de Licenciaturas, fue esencial para poner en prctica
los conocimientos archivsticos adquiridos en los 9 semestres de la carrera
en
Archivonoma, ya que puse en prctica los conocimientos tericos, me di cuenta que

no es lo mismo estudiarlos que ejercerlos, tomar decisiones en base a un criterio
archivstico. Esta prctica tambin me ayudo adquiriendo experiencia.
Asimismo se desarrollaron los siguientes procesos archivsticos: la clasificacin y la
ordenacin, que son esenciales para la reorganizacin del Archivo y con ello lograr
un mejor funcionamiento
laboran en l
del mismo y un mayor control para las personas que
y con ello ofrecer un mejor servicio a los usuarios internos que
requieran informacin.
Algunas de las limitantes que retrasaron los avances del proyecto fue la falta de
folders, estos se me entregaron 2 meses despus, por lo que ya no se cambiaron, en
su lugar se implementaron formatos en hojas tamao carta con el mismo llenado que
los folders, la diferencia fue que solo se integraran al expediente.
Otra de las limitantes es que realice por indicaciones del encargado del archivo la
revisin de las 18 cajas doble vez, con el fin de establecer correctamente las claves
86
a los formatos, esto me quito tiempo, pero no fue un impedimento para terminar el
trabajo.
En el desarrollo del servicio social tambin apoye en otras actividades como el
traslado del departamento de publicaciones peridicas a su nueva ubicacin, ordenar
alfabticamente las tesis una vez que se realiz el traslado y el apoyo en el da del
bibliotecario, recibiendo al personal invitado que acudira, repartiendo los programas
en los dos das del evento, acomodando sillas, entre otras.
Considero que lo ms importante en los archivos es tener organizada la
documentacin, esto se logra implementado los procesos archivsticos, bajo la
responsabilidad de un Licenciado en Archivonoma y personal capacitado en materia
archivstica.
Por otra parte lo que aprend fue que no es tan sencillo realizar y ejecutar las
actividades en un archivo ya sea de Trmite, Concentracin e Histrico, es decir no
es tan fcil como yo me imaginaba antes de entrar a la carrera, ahora s que es
necesario poseer conocimientos archivsticos que respalden profesionalmente la
documentacin de cualquier institucin.
Considero que la licenciatura en Archivonoma desde tiempos pasados, en el
presente y a futuro es una de las carreras ms importantes de todas no por ser la
que estudie, sino, porque como lo he visto, es la base de la organizacin de la
informacin de toda persona e institucin.
Esta carrera permite tener el control de la documentacin de cualquier dependencia
en todas sus reas: recursos humanos, materiales, financieros, tecnolgicos, toda
esta informacin permite conocer las ventajas, desventajas, ganancias, fraudes,
proyectos, planes, en fin todos aquellos datos que comprueben el porqu de la
situacin de cualquier institucin, adems para tomar decisiones o implementar
proyectos, determinar resoluciones etc.
El servicio social es una actividad que afirma y ampla la informacin acadmica y
fomenta una conciencia de solidaridad con la sociedad a la que pertenece, adems,
87
me llena de satisfaccin y me deja
una gran experiencia
en mi desarrollo
profesional, ya que en estas circunstancias es donde puedo poner en prctica los

conocimientos adquiridos durante toda mi carrera profesional y saber de manera real
como se debe trabajar en un Archivo, en especifico de Concentracin adems de la
importancia, el valor a nuestra profesin y la responsabilidad que debemos poner
siempre en todas y cada una de las instituciones.
A nivel personal considero que mi carrera es uno de los logros ms importantes en
mi vida y me da la satisfaccin de saber que aportare mi trabajo y conocimientos
en cualquier institucin que me requiera, adquiriendo ganancias de experiencia,
econmicas, de superacin personal, obteniendo as una gran pasin por mi carrera
profesional dando lo mejor de m.
Acadmicamente, me seguir preparando y aprendiendo ms para poder algn da
ensear lo que a m me ensearon y as incrementar el gusto por esta carrera que
es muy importante y significativa para el desarrollo de las dependencias pblicas y
privadas.
Pude fortalecer mi formacin integral ya que a nivel intelectual razone y analice las
actividades que realizara, argumentando con ideas archivsticas lo que ejecutara.
En mi formacin humana me ayudo a relacionarme con compaeros de la carrera de
Archivonoma y trabajar con ellos de manera positiva.
En mi formacin social tambin
me relacione con personal de la institucin y
establec una forma de trabajo acorde con las necesidades del archivo.
88
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gaveta 6, entrepao 1.
89
ARCHIVO
HISTRICO
DE
LA
ESCUELA
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orgnica de la
Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma.
Expediente 3C.10, pasillo 1, gaveta 2, entrepao 3.

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ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Visin.

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.Consultado
[17
Octubre
del
2010].Disponible
en:
http://www.monografias.com/trabajos32/manual-funciones/manualfunciones.shtml
95

Reorganización de La Documentación de La Enba

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SECRETARA DE EDUCACIN PBLICA

INFORME DE SERVICIO SOCIAL

RICARDO BRAVO GARCA

ASESORES: Mtra. Mara Mercedes Fernndez Carbajal

Captulo 1 La Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma

1.1 Antecedentes de la ENBA ...................................................................................... 1

Captulo 2 La Organizacin Documental y el Archivo de Concentracin

2.1. Organizacin Documental .................................................................................... 34

2.2.2 Objetivo .............................................................................................................. 42

Captulo 3 Reorganizacin de la Documentacin Perteneciente a la Subdireccin

elaborado en este informe, no fue

general del problema explicando su naturaleza, el objeto de estudio y

describiendo cada una de las partes.

su estructura orgnica, Visin, Misin, Objetivos y Funciones, as como del

Archivo de Concentracin del cual se incluyen antecedentes, servicios y usuarios.

En el segundo captulo titulado La organizacin Documental y el

las bases que sustentan el marco terico conceptual que

aborda lo referente a la Organizacin documental, su definicin, objetivo y funciones,

definicin, objetivo, Valoracin primaria y

que se desarrollaron durante el

servicio social, las cuales consistieron en realizar un diagnstico documental, mencionar

1.1 Antecedentes de la ENBA

Bellas Artes, el Lic. Flix F. Palavicini, adscrita a la Biblioteca Nacional; quedando a

Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma se

realiz el 20 de julio de 1945, en el Palacio de Bellas Artes, ceremonia en la que

direccin de Francisco Orozco Muoz permaneci en esta sede de 1945 hasta

diversas instituciones como la Universidad Nacional, la

Biblioteca del Congreso, el Archivo General de la Nacin, la Biblioteca Benjamn

tcnico y tambin de maestra.La reestructuracin de los planes de estudio

determin al nivel tcnico como carrera terminal, despus de la secundaria, y no

Direccin General de Educacin

Superior, que antes de este ao se denominaba Direccin General de Enseanza

Formar profesionales a nivel medio superior y superior en Biblioteconoma y

a ocupar la coordinacin del subsistema estatal de

bibliotecas de la entidad proponente, adems de tiempo completo para estudiar y

BARQUET, op.cit., p.39.

Desde 1990 la Subsecretara de Educacin Superior e Investigacin Cientfica

permiti subsanar en parte

algunos rezagos de lo que se haba invertido para la infraestructura y equipamiento

Palacio de Bellas Artes

San Idelfonso No. 40

Insurgentes Sur No.231

Viaducto Miguel Alemn No. 155

Miguel ngel No.94

Ticomn No. 645

As, en 1990 la Escuela Nacional de Biblioteconoma y Archivonoma (ENBA) se

trasladarse a diferentes sedes que estn ubicadas en el distrito federal.

Bibliotecas y Archivos. 2000, 3 poca, vol. 2, no.1.p. 6.

ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMA Y ARCHIVONOMA. Manual del estudiante.2009.p.5y6.

Edificio de Aulas, donde se realiza la prctica docente, el cual se inaugur en

de Usos Mltiples, el Laboratorio de Restauracin,

Laboratorio de Idiomas(SAC), el Laboratorio de Computo Acadmico, El

En 1998 concluye con el acondicionamiento del estacionamiento y de la entrada

en vigor ese mismo ao en el ciclo escolar que comenzara. As como tambin se

Planear, dirigir, coordinar, y evaluar el desarrollo de los programas

materiales y de servicios generales, de conformidad con las normas y

Subdireccin de Planeacin y Evaluacin

la formulacin de polticas, la creacin de programas,

programar los objetivos y metas que se generen y lo principal cuidando que se

planeacin y evaluacin, est encargado de crear o formular estrategias y lneas de

y evaluacin de los planes y programas

Departamento de Control Escolar

subdireccin de planeacin y evaluacin en el segundo lugar y est encargado de

Departamento de Apoyo y Servicios a la Comunidad