Documentación mercantil

Es una rama de la contabilidad que se encarga de estudiar en forma

técnica a todos los documentos que van a intervenir en la actividad.
Dicho documentación es emitida por una empresa la cual sirve para
legitimar las transacciones y también para poder documentar las
operaciones en los justificantes de la contabilidad, es decir
constancia escrita de una determinada transacción comercial.
Se considera Documento Mercantil aquél título, efecto, recibo,
factura, nota de débito y crédito, planillas de sueldos, vales de
mercadería, albaranes, etc.
Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad
de usar estos documentos.
Importancia de la documentación mercantil

 Es un elemento de entrada de información.

 Es la prueba de un hecho desde el punto de vista legal
 Facilitan el respaldo y registro de operaciones.
Objetivos:
 Lograr un control interno adecuado de todas las transacciones que realiza una empresa ya
sea publica o privada.
 Respaldar las transacciones comerciales por captación de recursos económicos o
desembolsos.
 Precisar la relación jurídica entre las partes que intervienen en una operación, es decir: los
derechos y las obligaciones. Es una prueba para poder demostrar que se ha celebrado el
acuerdo y un elemento necesario para la contabilización de estas operaciones.
Relación de la documentación mercantil y contabilidad
La documentación mercantil se relaciona con la ciencia contable, porque le proporciona los
instrumentos sustentatorios para el registro contable, en tanto que la contabilidad ordena,
analiza y registra las operaciones contenidas en los documentos para luego resumirlos y
formular los resultados del periodo a través de los estados financieros.

Funciones de los documentos mercantiles:

 Función contable. Bajo esta función, proporciona datos necesarios para

registración contable.
 Función de control. Identifica, individualizando a cada una de las partes,
personas que intervienen por bien hecho, estableciendo
responsabilidades.
 Función jurídica.  La documentación es un medio de prueba escrita, de
todos los actos y transacciones efectuadas.
 Fomentar: La conciencia tributaria.
Clasificación de los documentos mercantiles
Se clasifican según su origen en la empresa.
 Origen interno.  Son elaborados en la misma empresa y remitidos fuera.  También estos se
originan en la empresa y circulan dentro de la misma.
 Origen externo.  La documentación es elaborada por terceros y son enviados a la empresa.
En ambos casos estos deben ser conservados por existir obligación legal.

Usos de la documentación mercantil

Es usada tanto para la constancia de ingresos como gastos de una empresa,
también la cantidad de impuesto que debemos pagar. Podemos destacar que
la pretensión de la documentación Mercantile es de dejar constancia escrita
de una determinada transacción comercial, en aras de certificar los Registros
realizados en la Contabilidad, así como probar un hecho desde el punto de
vista jurídico, por lo que podemos manifestar que los Libros Contables no son
más que un mero medio de prueba.
 Tipos de documentación mercantil

DOCUMENTOS
MERCANTILES

NEGOCIABLES NO NEGOCIABLES

LETRAS DE NOTAS DE NOTAS DE NOTAS DE

CHEQUES PAGARES RECIBOS FACTURAS VALES
CAMBIO REMISION DEBITO CREDITO
Documentos Negociables

Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de endodoso y

descuentos, antes de su vencimiento o dejar en garantía.

DOCUMENTOS
NEGOCIABLES

LETRA DE
PAGARES CHEQUES
CAMBIO
Letra de cambio

Es un documento mercantil que

generalmente es utilizado por un
vendedor para garantizar el pago
de la venta realizada y posee unas
determinadas características y
peculiaridades, a través de la letra
de cambio el vendedor puede dar
financiación a sus clientes con la
garantía que cobrara el dinero en
la fecha de su vencimiento.
Pagares

Es el documento por el cual una

persona se compromete a pagar a
otra, o a quien ésta indique, una
suma de dinero determinada, en
una fecha establecida y en un
domicilio estipulado.
Cheques

Es la orden de pago pura y simple

librada contra un banco en el cual
el librador tiene fondos depositados
a su orden en cuenta corriente
bancaria o autorización para girar
en descubierto.
Documento no Negociables

Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de
contabilidad, y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación
mercantil.

DOCUMENTOS
NO
NEGOCIABLES

NOTAS DE NOTAS DE NOTAS DE

RECIBOS FACTURAS VALES
REMISIÓN DEBITO CRÉDITO
Recibos

Es una constancia de pago o de

haber recibido dinero. Lo otorga
siempre el que recibe y su firma
puesta al pie es la prueba de la
extinción parcial o total de la
deuda.
Facturas

Es la relación escrita que el

vendedor entrega al comprador
detallando las mercancías que le
ha vendido, indicando cantidades,
naturaleza, precio y demás
condiciones de la venta. Con este
documento se hace el cargo al
cliente y se contabiliza su deuda a
favor del vendedor. Para el
comprador es el documento que
justifica la compra y con su
contabilización queda registrado su
compromiso de pago. Desde el
punto de vista contable
Vales

Es un documento de suscripción
de una orden, o una promesa de
crédito y de giro, por el cual una
persona natural o jurídica, se
compromete a pagar una suma de
dinero, o entregar una mercadería
u otro objeto valorado, ya sea a la
vista o en un determinado plazo, a
otra persona a cancelar su importe
y entrega del bien. Este documento
es la prueba del compromiso que
asume el deudor firmante para con
el acreedor, de suscribirse a la
orden o del portador, o nominativo.
Notas de remisión

Se utiliza este comprobante para

ejecutar la entrega o remisión de
los bienes vendidos. En él, la
persona que recibe esos bienes
deja constancia de su conformidad,
y con ello queda concretado el
derecho del vendedor a cobrar y la
obligación del comprador a pagar.
Sirve de base para la preparación
de la factura.
Notas de debito

Es un documento contable de
origen interno de la empresa, que
permite rectificar el valor total de
una factura. ... La nota de
abono constituye un mecanismo
que permite a la empresa realizar
ajuste al valor monetario total de
un documento emitido.
Notas de crédito

Es el documento en el cual el

comerciante envía a su cliente, con
el objeto de comunicar la
acreditación en su cuenta una
determinada cantidad, por el
motivo expresado en la misma.
Documentación mercantil