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CUENTAS DE ORDEN
Son aquellas cuentas que representan valores que no pertenecen a la empresa, ni son
obligaciones de la misma, pero que pueden en un futuro representar un recurso o una
obligacin para el ente econmico y por lo tanto deben ser registradas y reveladas en los
Estados Financieros por control. Estas cuentas controlan los hechos econmicos que no
afectan los recursos del ente (Activos), sus obligaciones externas o internas (Pasivo y
Patrimonio), pero que las operaciones que las generan representan algn tipo de
responsabilidad para la empresa o pueden en el futuro convertirse en un recurso o una
obligacin para ella. Pueden ser de naturaleza dbito o crdito. Tambin se denominan
cuentas de memorando.
Las cuentas de orden se presentan dentro del Estado de Posicin Financiera o Balance
General, sin formar parte de l. Su ubicacin es al pie del mismo, despus de las sumas
iguales, las de naturaleza dbito debajo del total del activo y las de naturaleza crdito debajo
del total de Pasivo y Patrimonio. Estas cuentas tienen como caracterstica de que no
requieren de la partida doble, por ser una anotacin de control, pero para ser coherentes con
este paradigma, se utiliza la partida doble registrando dos cuentas que llevan las misma
denominacin pero se diferencian porque a una de ellas se le adiciona el sufijo "por contra".
NORMAS SOBRE LAS CUENTAS DE ORDEN
Registros en las cuentas de orden.
En el registro de las cuentas de orden se deben observar las
siguientes normas:
1. Se deben registrar bajo "cuentas de orden por derechos
contingentes" los compromisos o contratos de los cuales se pueden
derivar derechos.
2. Se deben registrar bajo "cuentas de orden por responsabilidades
contingentes" los compromisos o contratos que se relacionen con
posibles obligaciones.
3. Los diferentes conceptos deben agruparse en cuentas especificas
segn la naturaleza de la transaccin o evento y utilizar como
contrapartida la cuenta deudora o acreedora por contra respectiva.
4. Las cuentas de orden no pueden emplearse como un sustituto para
omitir el registro de prdidas contingentes que de acuerdo con las
normas tcnicas pertinentes exigen la creacin de provisiones.
5. Tratndose de cuentas de orden fiduciarias deben observarse los
principios de contabilidad generalmente aceptados y lo dispuesto en
normas especiales.
6. Al finalizar cada perodo o cada mes, segn el caso, para reconocer
el efecto de la inflacin, se deben ajustar las cuentas de orden no
monetarias, afectando la respectiva cuenta de orden por
contra. [D2649,1993. Art 110]
CLASE
Real
NATURALEZA
AUMENTA
DISMINUYE
DEL SALDO
CON LOS
CON LOS
Deudor
Dbitos
Crditos
Acreedor
Crditos
Dbitos
Acreedor
Crditos
Dbitos
CUENTAS
Activo
Complementaria
Real
de activo
Real
Pasivo
Real
Patrimonio
Acreedor
Crditos
Dbitos
Nominal
Ingresos
Acreedor
Crditos
Dbitos
Operacionales
Nominal
Costos
Deudor
Dbitos
Crditos
Nominal
Gastos
Operacionales
Deudor
Dbitos
Crditos
Nominal
Ingresos no
Acreedor
Crditos
Dbitos
operacionales
Nominal
Gastos no
operacionales
Deudor
Dbitos
Crditos
De Orden
Deudoras
Deudor
Dbitos
Crditos
De Orden
Acreedoras
Acreedor
Crditos
Dbitos
Recordemos que el balance general est compuesto por los activos, los pasivos y el
patrimonio de la empresa, luego las cuentas reales con las cuentas que
corresponden a estos rubros.
En el plan nico de cuentas para comerciantes colombiano, las cuentas reales son
las siguientes:
1: Activo
2: Pasivo
3: Patrimonio
Este primer dgito de la cuenta es el que se conoce como clase, y cada clase se
puede dividir en grupos, grupos a los que les corresponde los dos primeros dgitos
del
cdigo:
Al presentar los estados financieros, los activos son clasificados segn sean
corrientes o no corrientes. Se considera activo corriente, todo aquel activo
que es susceptible de convertirse en efectivo en un plazo igual o inferior a
un ao. Es corriente todo aquel activo que se puede vender en un tiempo
corto.
Veamos cada uno de ellos para determinar cuales se pueden catalogar como
corrientes y cuales como no corrientes.
Las cuentas por cobrar por lo general son activos corrientes. Muy pocas
empresas, por ejemplo dan crditos superiores a un ao. Aunque pueden
existir algunas cuentas por cobrar a ms de un ao, las cuentas por cobrar
son bsicamente activos corrientes. Los inventarios son activos corrientes
puesto que su objetivo es precisamente ser enajenados dentro del giro
ordinario de la empresa.
por
tanto
se
deben
clasificar
como
no
corrientes.
Las
activos
no
corrientes,
las
valorizaciones
de
las
inversiones
En el caso de las
Los pasivos son tan importantes como los activos, puesto que tienen un
gran efecto en la realidad financiera de la empresa, tanto que puede llegar a
comprometer la operatividad de la misma.
Esta clasificacin es importante por cuanto tiene una relacin directa con
el capital de trabajo de la empresa, con su liquidez.
que
le
impida
cubrir
los
pasivos
corto
plazo,
deber
Otra clasificacin que es importante realizar, es la que tiene que ver con el
tipo o naturaleza del pasivo, clasificacin que ya no depende del plazo para
pagarlo, sino de su origen y naturaleza.
Quizs los pasivos laborales y fiscales son los ms importantes, puesto que
estos pasivos gozan de especial proteccin por parte de la ley.
Bien sabemos que la ley protege de forma especial los derechos del
trabajador, por lo que la empresa deber garantizar el pago de los pasivos
laborales, inclusive cuando la empresa se encuentre en proceso de
reestructuracin o liquidacin, mxime si se afecta el mnimo vital de algn
trabajador.
cuentas
nominales
estn
conformadas
por
los
ingresos,
los
Las otras cuentas, esto es, gastos, costos de venta y costos de produccin,
son de naturaleza dbito y todas hacen parte de lo que llamamos egresos,
lo opuesto a ingresos.
2.
Costos: representan el valor de la mercanca adquirida para la venta o
para su transformacin.
En este grupo solo veremos la cuenta de Compras, pero tambin daremos la
definicin de otras cuentas que forman parte de este grupo.
1.
Compras: representan el valor de las compras de mercancas al
crdito o al contado. Estas pueden ser exentas (que no pagan ITBMS)
o gravadas (que pagan ITBMS).
2.
Devoluciones en Compras: representan el valor de la
mercanca que regresamos a los acreedores (personas a las que le
3.
Gastos: hacen referencia a los desembolsos de capital (en este caso
dinero), los gastos de operaciones y los activos usados, consumidos con la
intencin de generar ingresos.
Los gastos son fciles de identificar, por lo que, para efectos de este curso, solo
los mencionaremos.
1.
Gasto de Alquiler
2.
3.
4.
Gasto de Agua
5.
6.
7.
Gasto de Reparaciones y Mantenimiento (esta cuenta se
puede presentar por separado, es decir, Gasto de Reparaciones y
Gasto de Mantenimiento)
8.
Gasto de Seguro
9.
Cuentas de Orden
Son aquellas que no afectan ni modifican cuentas de balance o de
resultado. Ejemplos: mercancas en consignacin, valores en custodia,
valores en garanta, etc.