Importancia de la redaccin comercial

La comunicacin escrita es imprescindible en la vida comercial y, puede afirmarse que sin este
elemento no existiran ni los negocios ni las empresas. La cantidad de operaciones que se
resuelven exclusivamente por medio de la correspondencia, es enorme, y son muchas las
empresas que mantienen relaciones comerciales, conocindose slo a travs de ella.
La correspondencia comercial es un factor insustituible para el progreso econmico, lo que hace
necesario preparar secretarias (os) expertos, capaces de redactar en cualquier momento, cualquier
comunicacin escrita.
La redaccin comercial tiene formas y modalidades completamente diferentes de las que se
emplean en la correspondencia familiar o en la literaria.
Las cartas con trminos rebuscados ya no se usan, hoy en da la redaccin es directa, los trminos
que se usan son conocidos, aplicando el respeto, cortesa, sentido comn y tacto.
Estilo de la correspondencia comercial
La carta comercial debe ser redactada en forma clara, precisa, breve, sencilla y de acuerdo con
las normas gramaticales.
A continuacin sealaremos las cualidades fundamentales que se deben tener en cuenta al
redactar una carta.
1. - CLARIDAD: se entiende por claridad la caracterstica que presenta un contenido, por medio del
cual ste se presta slo para una interpretacin, permitiendo as al lector su comprensin
inmediata.
2. - PRECISIN: se refiere a la exactitud en la expresin, dejando de lado las palabras
innecesarias.
3. - BREVEDAD: las cartas deben hacerse tan cortas como sea posible, pues
las comunicaciones excesivamente largas hacen perder el tiempo al que las escribe y al que
deber leerla.
4. - SENCILLEZ: significa redactar en forma espontnea, utilizando palabras de uso normal y de
fcil comprensin, evitando el empleo de trminos vulgares o muy rebuscados.
5. - PROPIEDAD: es el uso de las palabras ms adecuadas, de acuerdo con su real significado.
Ejemplo: inadvertido - desapercibido
6. - CORRECCIN: es el empleo adecuado de los signos y normas gramaticales que le permiten el
uso correcto de nuestro idioma.

Estilos de Cartas Comerciales

El estilo bloque extremo
Es el estilo ms sencillo, ms econmico en tiempo y el que requiere menos esfuerzo, ya que
todas las lneas arrancan del margen izquierdo.

Este estilo no es muy artstico, pues todo el peso esta en un solo lado. Para mejorarlo puede
escribirse la fecha a lado derecho. Conviene conocer este estilo, ya que los otros estilos, son
modificaciones de este. Adems, tal vez su jefe lo prefiera en algunas ocasiones.
Este estilo se escribir siempre a espacio sencillo; nunca, a espacio doble. Entre prrafos se
dejaran siempre dos espacios verticales.

El estilo bloque o estndar

Este estilo, por ser el que ms se usa, se le conoce como estilo estndar. A usted le ser muy fcil
aprender este nuevo estilo de carta porque existe muy poca diferencia entre ste y el estilo bloque
extremo, la diferencia bsica consiste en que las lneas de la fecha, de la formula final de cortesa y
de la firma se mueven hacia el lado derecho de la carta, en vez de comenzar en el punto fijado
para el margen izquierdo.
La fecha, esta se debe empezar a escribir en el mismo entro del papel. Tambin puede escribirse
de manera que termine con el margen derecho de la carta.
La despedida y la firma se colocan forma bloque, comenzando en el mismo centro del papel, a la
misma distancia del margen izquierdo.
Cuando alguna de las lneas es muy larga, se empieza a escribir cinco espacios hacia la izquierda
del centro del papel. En el texto siempre se usa espacio sencillo entre lneas con espacio doble
entre prrafos.

Semibloque
Este estilo es muy atractivo, por lo que es uno de los ms utilizados en el comercio. Su diferencia
con el estilo bloque o estndar, es que los prrafos en el texto de la carta van sangrados. La
sangra puede ser de 5 10 espacios, dependiendo del gusto del remiten, pero la que se usa ms
corrientemente es la sangra de cinco espacios. Este estilo cuando sea demasiado corto puede
escribirse a espacio doble.

Estilo Sangrado
Este estilo se diferencia del estilo semibloque en que cada una de las lneas de la direccin,
exceptuando la primera, se sangra. Las lneas que se sangran se empiezan a escribir 5 espacios
ms adentro del punto en donde se inicia la lnea anterior. En la misma forma aparecen sangrados
la antefirma, la firma mecanografiada y el ttulo del firmante. Se usa poco porque consume mucho
tiempo
y
energas.

Cules son las partes de la carta comercial ?

1.- MEMBRETE: Son los datos de la empresa, como la anotacin del nombre, direccin (calle y
nmero telfono, residencia (ciudad y estado), cdigo postal de la empresa o persona, que es el
remitente. La mayora de los papeles de la carta en la oficina tiene nombre de la compaa o razn
social, direccin social, direccin, telfono y otros. El membrete ocupa usualmente la 1 pulgada
de la parte superior de la hoja.

2.- FECHA: cuando se usa papel con membrete impreso, la fecha se escribe dos lneas ms bajo
de la ltima lnea del membrete.

2.- DESTINATARIO: Es la anotacin del nombre del destinatario, empresa, su domicilio, la ciudad,
y el cdigo postal en que reside. Los espacios que se dejan de la fecha y la direccin del
destinatario varan de acuerdo con el tamao del cuerpo de la carta. Habr ms lnea en blanco si
la carta es corta, se deja mnimo 4 espacios interlineados (3 espacios en blanco) y un mximo de
12 espacios interlineal (11 espacios en blanco) cuando el nombre de la persona es largo, se pone
el

tratamiento

de

respeto

en

una

lnea

el

nombre

en

la

que

sigue.

3.- VOCATIVO (Saludo inicial): Es la expresin de cortesa a modo de saludo con que se inicia una
carta, aunque en otras, evitamos estas frases e iniciamos la carta con una breve introduccin. Se
escribe a dos espacios despus de la ltima lnea de la direccin del destinatario.
4.- TEXTO (Cuerpo de la Carta): Es la exposicin del asunto que es motivo de la carta. Se escribe
a

dos

espacios

despus

de

la

lnea

del

saludo

inicial.

5.- DESPEDIDA: Es la expresin de cortesa con que se termina una carta. Se escribe 2 espacios

despus de la ltima lnea de prrafo de una carta. Se escribe en mayscula solamente 1 letra de
la

palabra

que

comienza

la

frase

de

despedida.

6.- ANTEFIRMA: Es el nombre (aclaracin de firma) de la persona responsable que firma el

documento.
8.- PUESTO DE RESPONSABILIDAD (cargo): Es el puesto o nombramiento de la persona que
firma

el

documento.

FIRMA O RUBRICA: Es la forma como nos identificamos en los escritos, ya sea escribiendo
nuestro nombre con puo y letra propia o un simple garabato que nos identifican con ella.
REFERENCIAS FINALES: son las iniciales que ubicamos al final y al lado izquierdo como Ccp
que significan copia carbn para o con copia para, esto es, que estamos elaborando copias para
dejar

constancia.

9.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD: es la anotacin de las iniciales, con maysculas las de la

persona responsable que dicta y firma el documento, y minsculas las del empleado que la escribe,
que comnmente es la secretaria.

ESTILOS

Estilo Bloque Extremo: es el estilo ms fcil y cmodo por cuanto todas las lneas se escriben
comenzando

en

el

margen

izquierdo

del

papel.

Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada prrafo se dejan dos espacios
verticales.

El

estilo

bloque:

Posee la misma distribucin y estilo que el bloque extremo, con excepcin del asunto, texto,
despedida, firma, que comienzan a escribirse del centro del papel a la derecha. En este caso,
debemos fijar con el tabulador para las lneas especiales

Estilo

Semibloque: es

el

estilo

ms

elegante.

Este estilo mantiene las mismas caractersticas del estilo bloque y se distingue porque cada prrafo
comienza dejando una sangra de cinco a diez espacios.

Puntuacin

Puntuacin abierta
No se usan signos de puntuacin despus de las lneas del destinatario (nombre y lugar), saludo,
despedida, nombre de la empresa (antefirma) ni las partes de la firma. Slo lleva el punto en los
prrafos que forman el cuerpo de la carta.

Puntuacin mixta o estndar

Slo se usa los dos puntos despus del saludo y la coma despus de la despedida. El final de todo
prrafo termina en punto y aparte. Es la ms usada en nuestro medio.

Puntuacin cerrada o completa

Lleva puntuacin:
Punto despus de la fecha.
Coma despus de cada lnea del destinatario, con excepcin de la ltima que lleva punto.
Dos puntos despus del saludo.
Coma despus de la despedida.
Coma despus de cada una de las lneas de la firma, con excepcin de la ltima que lleva punto.