Alumno: Espiritu Tamborrell Maria Fernanda

Profesor: Arturo Gilberto Mayo Quintana

Grado: 302
Materia: Control de Documentos
Núm. De lista: 7
TAREAS
 A. Descripción de la documentación interna y externa en una
empresa.

Descripción: (interna)
La documentación interna es la practica de crear y conservar procesos y procedimientos
claramente detallados para que puedan consultarlos los miembros internos del esquipo.

(externa)
Son las normas legales, reglamentos, manuales técnicos, etc. De origen externo que
PROMPERÚ ha determinado necesarios para sus SGC o SGSI, y/o aplicables a sus
procesos involucrados.

Características:
Estas son aquellas características que se observan al leer un texto tales como:
 Objetividad.
 Subjetividad.
 Marcas textuales.
 Modos discursivos.
 Prototipos textuales.
(externo)
Los caracteres externos son los que configuran la apariencia:
 Materia escriptoria.
 Tipos de escritura.
 Signos especiales.
 Signos de validación.
 Notas en los márgenes.
Importancia en una empresa:
Por documentación interna se entiende los registros que tu organización conserva y utiliza
para fundamentar las decisiones que toma dentro de una empresa. Puedes documentarlo
prácticamente todo: desde las planificaciones hasta las políticas importantes, lo que
significa qué los distintos tipos de documentación existentes se cuentan por toneladas.
La documentación interna actúa como un recurso para los procesos comunes (ya se trate de
rellenar informes de gastos o de programar una reunión con un cliente) aunque los
miembros del equipo pueden acudir para realizar las tareas de manera eficiente.
(externa)
Es necesario para el sistema de gestión de calidad o que deriva del mismo.
Tipos:
(interna)
Convocatoria: Es convocar, citar o llamar a una o más personas para que asistan a
determinado acto o lugar.
Acta: Este documento tiene como objetivo dejar constancia de lo acontecido, de los
acuerdos que se han llegado en reuniones, sesiones, juntas o asambleas.
Memorando: Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes
departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación,
indicación, instrucción y disposición.
Solicitud: Esta clase de documento obedece al modelo de empresa utilizado por el personal
para realizar determinadas peticiones formuladas a sus superiores.
Autorización: La autorización surge, en la mayoría de los casos, cómo respuesta a la
petición o solicitud que hace un empleado aún superior.
Memoria: Son documentos editados generalmente por medianas y grandes empresas, dónde
se refleja los datos y actividades principales llevadas a cabo por esa organización durante
un determinado periodo de tiempo.
Nota interna: La finalidad de este documento es que los diferentes departamentos,
secciones o negociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí.
(externa)
Anuncios: Debido a su actividad la empresa, necesita publicar ciertas noticias que interesen
a sectores empresariales concretos o a determinados segmentos de población.
Carta circular: La carta circular se utiliza principalmente para cubrir dos grandes campos de
comunicación en las empresas.
Tarjetas: Las tarjetas se dividen en Dos clases 2 puntos de las tarjetas de visita o cortesía y
las tarjetas comerciales o de respuesta comercial.
B. Codificación de documentos mediante la técnica de su
confidencialidad y orden de importancia
*Definición:
La codificación de documentos te permite seguridad evitando que otras personas o usuarios
accedan a tus datos importantes o aquellos que consideran confidenciales.
La confidencialidad es una propiedad referente a la información, ya que garantiza acceso
únicamente a la persona que se autoriza, siendo la acción de asegurar la información.
* Tipos:
•Mecánico: Codificación de documentos. Es la asignación de un código formado por un
conjunto de caracteres alfanuméricos a cada documento del sistema de identificación y en
equivocada.
•Electrónica: Un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún
tipo de dispositivos electrónicos o magnéticos y el contenido está codificado mediante
algún tipo de código digital que puede ser leído, interpretado o reproducido mediante el
auxiliar de detectores de magnetismos. Se define el concepto de electrónico de documentos
o etcétera.
•Digital: Los documentos son libros, revistas y los artículos que en ella se publican las
cartas, las facturas y los informes escritos de diversos tipos. Pero también son documentos
los dibujos, son los gráficos, las fotográficas, las películas, los videos y las distintas formas
de sonidos de grabado como discos, cintas, cartuchos o casetes.
Características:
*Público:
 Es un documento que puede ser consultado por cualquier persona que lo necesite o
requiera.
 Solo pueden ser emitidos o autorizados por un funcionario público.
 Tiene fuerza probatoria y puede usarse para dar fe o demostrar un hecho material.
* Privados:
 Es un documento privado, no es elaborado ni interviene un funcionario o autoridad
sino particulares.
 No cuentan con elementos o connotaciones.
 No cumple los requisitos y características del tipo público.
* Personal:
 Deberá llevar código único de identificación, nombres y apellidos completos, fecha
de nacimiento, firma, etcétera...
 Fecha de emisión del documento.
  Cantidad de reposiciones.
*Urgente:
 Aquellos sobre los que se necesitan realizar una operación a la mayor brevedad
posible o que requieren de una tramitación apremiada.
* Ordinario:
 Son aquellos que pueden ser de dominio público y abarca en la correspondencia no
comprendida en los dos primeros números.
 La elaboración de los oficios se informará de la manera que se indica. Margen
superior izquierdo: membrete.
*Otros:
•documentos sonoros:
 Que pueden ser grabaciones.
 Discos.
 Etcétera.
C. Codificación de documentos mediante la técnica del lenguaje
utilizado.
Definición:
La codificación de documentos mediante la técnica del lenguaje utilizado consiste en la
asignación alfanumérica que se le otorga a un documento para identificar la ante otros, esto
se realiza usando previamente una selección por los tipos de documentos (facturas,
presupuestos, cartas, memos, etcétera) y una vez que se tenga seleccionados se le asignará
un código respetando una secuencia que estará representada en un registro (base de datos
se) con el fin de localizar el documento de manera oportuna una vez que se requiere.
Tipos:
* Mecánicos: codificación de documentos. Es la asignación de un código formado por un
conjunto de caracteres alfanuméricos a cada documento del sistema de identificación clara
y equivocada.
* Electrónica: un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún
tipo de dispositivo electrónico o magnético y el contenido está codificado mediante algún
tipo de codificación digital que puede ser leído como interpretado o reproducido mediante
el auxiliar de detectores de magnetismo.
* Digitales: los documentos como libros, las revistas y los artículos en ella se publican las
cartas como las facturas, y los informes escritos de diversos tipos.
Características
* Escritos: márgenes y espacios interlineales de los documentos. Numeración de las hojas.
* Audiovisuales: contiene márgenes en movimiento y sonido. Requiere un dispositivo
tecnológico para su grabación, transmisión, percepción y comprensión.
* Otro: documentos internos.

D. Codificación de documentos mediante la técnica convencional

que puede recibir o emitir la empresa.
Una de las formas en que los datos pueden ser jerarquizados de manera precisa y eficiente
es mediante un empleo de varios códigos. El proceso de poner datos ambiguos o
problemáticos en unos cuantos dígitos o letras fácilmente capturables es llamado
codificación.
Tipos:
* Mecánicos: codificación de documentos. Es la asignación de un código formado por un
conjunto de caracteres alfanuméricos a cada documento del sistema de identificación clara
y equivocada.
* Electrónica: un documento electrónico es un documento cuyo soporte material es algún
tipo de dispositivo electrónico o magnético y el contenido está codificado mediante algún
tipo de codificación digital que puede ser leído como interpretado o reproducido mediante
el auxiliar de detectores de magnetismo.
* Digitales: los documentos como libros, las revistas y los artículos en ella se publican las
cartas como las facturas, y los informes escritos de diversos tipos.
Cartas:
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviado a un
receptor (destinatario). Normalmente como el nombre y la dirección del destinatario
aparecen en el anverso del sobre.
Memorándums:
Se refiere a aquel informe en el cual se expone determinada cuestión la cual deberá ser
teñida en cuenta llegado el momento de tratar el asunto o cuestión con la cual está
relacionada.
Presupuesto:
Se le llama presupuesto al cálculo y negociación anticipada de los ingresos y gastos de una
actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un
gobierno) durante un período, por lo general en forma anual.
Cotizaciones:
Es un documento informativo en dónde se solicitan los precios de un determinado producto
o un proveedor.
Facturas:
Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de
compraventa. Las facturas deben reflejar la entrega de un producto y/o servicio con los
precios e impuestos correspondientes.
Recibos:
Un recibo o constancia de pago es una constancia qué sirve para certificar que se ha pagado
por un servicio o producto. Si el recibo de dinero se indentifica como recibo de sueldo
entonces se asume a la relación laboral entre las partes.
Notas de remisión:
Una nota de remisión es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una relación de
compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las partes hace entrega de
artículos o productos a la otra.
ACTIVIDADES