Cartas Comerciales

La carta es el contacto que existe entre las empresas o instituciones con los clientes. Por
esta razón es muy importante la impresión que esta produzca. La carta representa a la
persona o entidad que la envía, motivo por el cual la presentación de ésta en el papel en
cuánto a: Estilo, centrado superior y buena redacción, logran una excelente impresión.

Márgenes:

Estilo de Puntuación: Existen tres tipos de puntuación, sin embargo, en la actualidad

solo se utilizan dos:

Estándar o Mixta: No se usan signos de puntuación después de la fecha y la dirección, se

emplean dos puntos después del saludo, punto al final de cada párrafo, y una coma después
de la línea de despedida. (Más usada)

El abierto: No se usan signos de puntuación después de la fecha y la dirección; se omiten

los dos puntos luego del saludo; no se utilizan signos de puntuación después del
destinatario, nombre de la compañía y persona que firma la carta (solo los signos de
puntuación de texto).

Estilo de Carta

1. Estilo Bloque Extremo o Total: El más fácil de utilizar, todas las partes de la carta
inician en el margen izquierdo, no puede llevar por tanto numeraciones ni viñetas.
Este tipo de carta, por lo general acostumbra a emplear la puntuación abierta o
mixta.

2. Estilo Bloque: La fecha, el número de oficio, la despedida, antefirma, nombre

mecanografiado y el puesto del firmante se escriben del centro hacia la derecha. Es
el estilo más utilizado.

3. Estilo Semibloque: Igual al estilo bloque, pero con sangría de 5 espacios en los
párrafos. Es muy elegante y usado en el comercio.

Recopilado por: Marielos Loaiza

Estructura:

Membrete: Este debe ser realizado de lo general a lo específico.

 Nombre de la empresa.
 Ciudad y país
 Dirección postal
 Número de teléfono y fax
 Dirección electrónica.
 Lema de la organización.
 Logotipo.

Fecha: Es el elemento de validación y autenticidad del documento.

Número Oficio (consecutivo): Dentro de las razones de uso se pueden citar.

 Llevar un orden numérico.

 Identificar la carta.
 Control de cantidad de cartas.
 Localizar la carta en el archivo.
 Referencia para dar respuesta.

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Formato (consecutivo): Las primeras corresponden al nombre del departamento,
seguidas por el número de oficio y finalizan con el año actual. Cuando el departamento está
formado por varias oficinas en el consecutivo debe de indicar la sigla de la oficina.

Destinatario: A quién va dirigida la carta.

1. Título académico (ingeniero, doctor, máster) o tratamiento de cortesía (señor,

señora, señorita).

Se puede abreviar a la par del nombre de la persona.

Ejemplo: Sr. Ricardo Mora Morales

Se puede escribir completo cuando va en línea aparte.

Ejemplo: Doctor
Ricardo Mora Morales

2. Nombre completo del funcionario.

3. Puesto que ocupa en la organización.

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 4. Dirección completa.

Nombre Institución, oficina

Misma institución

Título académico o tratamiento de cortesía.

Nombre completo destinatario.
Cargo o puesto.
Nombre del departamento, sección, oficina.

Datos:

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Estructura de la dirección:

 Número de calle o avenida.

 Se digita calle con el número.
 Se coloca una coma y se escribe avenida con el número o nombre.
 Si el edificio, caso o local tiene número, éste se incluye después de la avenida.
 En el reglón siguiente se digita el código postal, luego el cantón y por último la
provincia.

Saludo: Se utiliza como gesto de cortesía y respeto hacia el destinatario.

Texto: Explica el motivo de la carta. Pero como todo documento tiene características
establecidas.

Texto justificado.
Espaciado sencillo.
Evitar el subrayado
No abusar de la negrita.
Negrita + subrayado = redundancia
Carta muy pequeña: espaciado doble, estilo semibloque.
Cartas de dos páginas: No dejar línea sola de un párrafo al final o inicio de la página.

Despedida: Esta parte de la carta está relacionada con el saludo ya que si usted utiliza el
Estimado señor: debe de utilizar el Atentamente, al despedir.

Nombre mecanografiado del remitente, firma y cargo del firmante: Corresponde al

responsable del contenido de la carta, esta debe estar de 4-5 espacios después de la
despedida, el sello debe ser colocado a la par de la firma y el cargo debe ser colocado
debajo del nombre mecanografiado o al lado, separado por una coma, cuando es muy
pequeño.

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Iniciales de identificación: Identifica quién digitó la carta, se colocan siempre al margen
izquierdo, dos espacios después del puesto y en mayúscula total.

Partes adicionales de la carta

Atención: Se usa cuando la carta va dirigida a una empresa, oficina, división o

departamento, es importante mencionar que existen dos formas.

Asunto: Destaca el tema principal de la carta ya que llama la atención al lector, sintetiza,
facilitar lectura y se coloca entre saludo y texto.

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Antefirma: Corresponde al nombre mecanografiado de un departamento, sección, oficina
o instancia institucional, se escribe en mayúscula total a dos líneas después de despedida
y si este es muy grande se debe reducir el tamaño de la letra.

Visto Bueno: Autorización que da un superior a un subordinado para realizar un trámite,

estas se deben de alinear a la izquierda, a dos renglones después iniciales identificación o
última anotación.

Anexo: Indica al destinatario que se incluyen documentos (cheques, facturas, informes,

estados de cuenta), se coloca al margen izquierdo, a dos espacios después de las iniciales
de identificación y se omiten los dos puntos.

Cuando son varios anexos, se dejan dos espacios y se listan los documentos a espacio
sencillo.

Copias: Indica al destinatario que ha enviado copia de esa correspondencia a una o varias
personas, siempre se deja copia para archivo, pero no se indica, se indica con la letra C. ó
C: a dos espacios después iniciales de digitación cuando no hay anexos.

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Observaciones:

 Los nombres de los días de la semana, meses y estaciones del año se escriben con
minúscula.

 Ejemplo: lunes, martes, miércoles, agosto, junio, verano, otoño….

 Todos los documentos y en especial las cartas deben ser justificadas.

 Si en el destinatario se indica señores, en el saludo debe utilizar señores.

 No deben existir errores ortográficos.

 Evitar redundancias.

 Cuando es usted la que envían la carta y usted misma la digito, no debe establecer
las iniciales.

 No utilice tanto la palabra soy o tengo.

 La fecha debe de indicar el lugar donde se realiza la carta.

 No invente estilos de cartas.

 El estilo de la fecha debe ser el utilizado en español.

 Se utiliza papel de buena calidad no cartulina.

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