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10. Debe existir procedimientos para garantizar que todos los costos correspondientes
sean tomadas en cuenta en el proceso de valuacin de existencias, implementando
un sistema de contabilidad de costos que permita proporcionar la gerencia
informacin correcta, facilitar el control de los inventarios y facilitar la elaboracin de
estados financieros. Obviamente el sistema de costos a implementar debe estar de
acuerdo a las necesidades de informacin de la gerencia. Sin embargo un sistema de
costo debe comprender la acumulacin de 3 elementos indispensables: 1) los
materiales directos, 2) la mano de obra directa, y 3) los gastos indirectos de
fabricacin.
11. Debern mantenerse registros por separado para las mercaderas en consignacin
porque se encuentran en otros lugares como: distribuidoras, bodegas o tiendas
externas. Estos debern requerirse informes semanales o mensuales de las personas
encargadas de la custodia de tales mercaderas y debern efectuarse pruebas
selectivas de las cantidades, en caso de que no sea factible (aceptable).
Todos los embarques (pedidos) enviados a tales consignatarios debern quedar
evidenciados y sustentados por las guas de remisin que deben estar debidamente
firmadas.
12. Deben existir procedimientos que permitan detectar las existencias obsoletas o de
poco movimiento, porque el mantenimiento de esta clase de bienes requiere la
utilizacin de espacios fsicos que generan gastos, por lo que debe evaluarse la
necesidad de rematarlos o mantener a valor neto de realizacin.
13. Las partidas de existencias deben estar valuadas de acuerdo a los PCGA, NICs
(NIIF) y PCGE.
14. En las PYMES (pequeas y medianas empresas) el control de inventarios pueden ser
sustituidos por los procedimientos alternativos siguientes:
Supervisin constante por parte de la gerencia o propietario.
Revisin constante de los recuentos fsicos.
Las diferencias
deben ser investigadas porque podran presentarse las
sustracciones, errores o causas similares.
En esta clase de empresas PYMES el inventario final de existencias puede
determinarse por la frmula tradicional (inventario inicial + compras devoluciones
costos de ventas), resultado que necesariamente debe ser comparado con el
recuento fsico que debe realizarse por lo menos al cierre del ejercicio.
15. Los registros contables que reflejen embargos, por prenda o sesin de inventario de
bienes deben estar demostrados claramente en el balance y en las notas a los
estados financieros.
- Todos los movimientos fsicos de materiales, productos y dems mercaderas se
controlarn mediante impresos o partes debidamente prenumerados y sujetos a su
aprobacin correspondiente.
- Todas las entradas por compras o devoluciones, entregas de materiales a
fabricacin, recepcin de productos terminados de fabricacin y salidas por ventas
de productos o devoluciones se soportarn con los documentos contables
correspondientes los cuales darn evidencia de la autorizacin y aprobacin de las
operaciones realizadas.
- La utilizacin de un sistema de inventario permanente (registro de existencias
perpetuo) dar lugar a un mayor control sobre los stocks fsicos del almacn. Esto
proporciona una mayor informacin de los niveles de existencias en almacn en
cuanto a demanda e identificacin de productos o materiales de lento movimiento.
- Los apuntes que se incorporan al inventario permanente sern realizados en base
a documentacin prenumerada y aprobada previamente.
- Los registros de inventario permanente mostraran la siguiente informacin:
ENTRADAS
REGISTRO INVENTARIO
SALIDAS
PERMANENTE
- Partes de entrada
autorizados.
- rdenes de entradas
aprobados.
- Facturas de compra
conformadas
- Guas de remisin.
Mercadera
Materias primas
Produccin en proceso
Productos terminados
Existencias en terceros
Suministros diversos
- Partes de salidas
autorizados.
- rdenes de salidas
aprobados.
- Facturas de venta
autorizadas
- Guas de remisin.
Conciliaciones peridicas
DPTO. DE CONTABILIDAD
f)
j)
debern tener el mismo control que las dems partidas hasta que se apliquen polticas
definitorias sobre los mismos.
- La responsabilidad del funcionamiento del almacn, mantenimiento de stocks y control
confeccin de movimientos de entradas y salidas depender del encargado del almacn.
COMPRAS
ALMACEN
(b)
ALMACEN
MATERIALES
(c)
PROCESO
FABRICACIN
ALMACEN (d)
PRODUC.
AL CLIENTE
TERMINADOS
COMPRAS
PRODUCTOS
(a)
(b)
(c)
(d)
III. CONTROL CONTABLE.- Las cuentas de control que se deben verificar en forma
selectiva son las siguientes: 20. Mercaderas, 21. Productos Terminados, 22.
Subproductos, desechos y desperdicios, 23. Productos en proceso, 24. Materias Primas
25. Materiales Auxiliares, Suministros y Repuestos 26. Envases y Embalajes, 27. Activos
no corrientes mantenidos para la Venta, 28. Existencias por Recibir, 29. Desvalorizacin
de Activos Realizables.