cdigo: GCA-CA

d.VERSION: 01/2013
e.PAGINA:1 DE 3
FECHA : 01/04/2013
OBJETIVO:
ALCANCE RESPONSABLE
FSICOS ECONMICOS HUMANOS
REQUISITOS DE LA
NORMA ISO 9001
REQUISITOS LEGALES,
REGLAMENTARIOS,
ORGANIZACIONALES Y DEL USUARIO
Software, Hardware, Equipos de oficina,
Papelera, instalaciones fsicas
Presupuesto General de la
Institucin
Personal competente
asignado al proceso
4,1 / 4,2,1 / 4,2,3 / 4,2,4
/ 5,3 / 5,4,1 / 7,4 / 8,2,3 /
8,3 / 8,4 / 8,5,1 / 8,5,2 /
8,5,3
Ver matriz de Requisitos
PROVEEDORES ENTRADAS CLIENTES
1- Planeacin Estratgica
2- Gestin de Calidad
1- Directrices del SGC: (Matriz de
requisitos, Manual de Calidad, Mapa de
Procesos, presupuesto aprobado, Plan
estrategico de Gestin, Acta de eleccin
del Representante de la Direccin del SGC
/ Organigrama / Manuales de Cargos y
Funciones / Canales de Comunicacin
Definidos, Divulgados y Controlados.
2- Documentacin y registros del S.G.C./
Listado maestro de registros / Listado
maestro de Documentos internos y
externos.
Del 1 al 4 - Gestin de Calidad
Aplica a los Subprocesos de: Gestin de Compras y Almacenamiento. Coordinador de Compras y Almacn
RECURSOS
REQUISITOS DEL
PROCESO
Identificacin, implementacin y control sobre
las directrices establecidas para el Sistema de
Gestin de Calidad
1- Necesidades de nueva documentacin,
modificaciones o aprobaciones / Registros del
Proceso
2- Desempeo del proceso
3- Acciones correctivas, preventivas y de mejora
identificadas y tratadas.
4- Reporte de Producto No Conforme
Inversiones Clnica Meta
CARACTERIZACIN GESTIN DE COMPRAS Y ALMACN
P
L
A
N
E
A
R
Adquirir y suministrar insumos, equipos y materiales para todos los procesos de la institucin, de acuerdo a las necesidades transmitidas por los
mismos.
ACTIVIDADES SALIDAS
H
A
C
E
R
1- Proveedores
2- Todos los procesos
1- Propuestas econmicas, cotizaciones,
documentos anexos de proveedores
2- Nuevas necesidades de insumos,
materiales, equipos y herramientas.
1 y 2 - Proveedores
1- Proveedores
2- Todos los procesos
1- Insumos, materiales, equipos y
herramientas.
2- Nuevas necesidades de insumos,
materiales, equipos y herramientas.
1- Todos los procesos
2- Gestin de Calidad
3- Gestin Financiera
1- Gestin Humana
2- Gestin de
Infraestructura
3- Gestin Financiera
1- Personal Competente, Comprometido y
Seguro
2- Infraestructura Fsica y Tecnolgica
adecuada
3- Recursos econmicos
1- Gestin Humana
2- Gestin de Infraestructura
3- Gestin Financiera
Quin (Responsable) Registro del control
Coordinador de Compras y
Almacn
1. Solicitud de pedidos de los
servicios, El registro de salida
por sistemas y la firma de
recibido del pdico
Recibido del pedido
Oportunidad en la entrega de insumos y/o materiales a los procesos
solicitantes
1- Todas las solicitudes de insumos, materiales, equipos y herramientas que
sean solicitados por los procesos deben ser atendidas en un tiempo no mayor
a 4 das, siendo solicitados los lunes y entregados los viernes, a excepcin
de lo que se requiere ser autorizado por comit
2- Se deben conservar registros de las solicitudes atendidas
Gestin de apoyo del Proceso
* Gestin del Personal del proceso.
* Gestin de la Infraestructura fsica y tecnolgica
utilizada dentro del proceso.
* Gestin de Recursos Econmicos
1- Orden de Compra y Orden de Servicio
2- Resultados de la evaluacin y reevaluacin
del proveedor con planes de accin
Gestin de Compras
* Identificacin de las necesidades de compra
* Solicitud y anlisis de ofertas
* Seleccin de Proveedores
* Presentacin ante el comit de compras
* Autorizacin de las compras
* Ejecucin de la compra
* Evaluacin de Proveedores
* Reevaluacin de Proveedores
Almacenamiento
* Recepcin de Insumos, materiales, equipos y
herramientas compradas a los proveedores
* Almacenamiento
* Control de Inventarios
* Suministro a los procesos solicitantes
1- Insumos, materiales, equipos y herramientas.
2- Informe de Producto No Conforme
3- Inventario actualizado
1- Nuevas necesidades de personal, induccin,
capacitacin, Seguridad S&SO y desempeo del
personal
2- Nuevas necesidades de Infraestructura fsica
y tecnolgica
3- Nuevas necesidades de recursos econmicos
V
E
R
I
F
I
C
A
R
ACTIVIDADES DE CONTROL
Qu (Precisin del Control) Cmo (Descripcin del Control)
H
A
C
E
R
Coordinador de Compras y
Almacn
1- Reporte de PNC
Coordinador de Compras y
Almacn
1- Seleccin de Proveedores
Coordinador de Compras y
Almacn
1- Evaluacin de Proveedores
2- Email - Cartas
Coordinador de Compras y
Almacn
1 y 2- Control de Inventarios
DOCUMENTOS DEL SGC
REGISTROS DEL
SGC
VERSIN FECHA FECHA RESPONSABLE DEL CAMBIO
Control de Inventarios
1- Los inventarios del almacn siempre deben estar al da, segn lo
registrado en el sistema y las existencias fsicas.
2- Se debe hacer control de inventarios de manera semestral o cuando lo
programa la revisora fiscal.
Identificacin, tratamiento y control de las acciones
correctivas, preventivas y de mejora
Evaluacin de proveedores
1- Se debe aplicar la evaluacin de proveedores de manera escrita En los
casos en los cuales el proveedor no cumpla con la calificacin mnima
esperada se deben formular los respectivos planes de accin para fortalecer
las desviaciones detectadas.
2- A todos los proveedores se les debe informar de los resultados de su
evaluacin.
ACTIVIDADES DE MEDICIN Y SEGUIMIENTO
INDICADORES DE GESTIN
V
E
R
I
F
I
C
A
R
Ver matriz de mando de Indicadores de Gestin
Ver listado maestro de
Documentos Internos y
Externos
Ver Listado maestro de
Registros
ACTUAR
ELABOR: REVIS: APROB:
Cargo: Cargo: Cargo:
Control de calidad de los productos comprados
1- Una vez lleguen las compras realizadas se debe aplicar control de calidad,
en caso de que el producto no cumpla con las especificaciones pactadas se
debe identificar como PNC y realizar el respectivo registro y tratamiento
Seleccin de proveedores
1- Se deben aplicar cada uno de los criterios de seleccin a las propuestas
que sean analizadas de los proveedores. La calificacin de cada criterio debe
tener su respectivo soporte que confirme la calificacin emitida.
CONTROL DE CAMBIOS
DESCRIPCIN DEL CAMBIO