PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS

EVIDENCIA: AA2-EV2
TALLER PROGRAMA Y PLAN DE AUDITORÍA.

1. DISEÑO DEL PROGRAMA DE AUDITORÍAS.

CONTENIDO

a. OBJETIVOS:
 Proporcionar la metodología adecuada para la realización de una
auditoría interna.
 Verificar la ejecución adecuada del sistema de gestión de calidad con
el fin de actualizar rutinariamente siguiendo las políticas
administrativas y legales
 Asegurar el control del cumplimiento de los procesos y
procedimientos siguiendo las recomendaciones en base a las
evidencias recolectadas y el cumplimiento de los objetivos.
 Garantizar la ejecución de los planes, programas, proyectos,
procesos y oportunidades de mejora en torno a la realización de las
actividades y acciones correctivas presentadas.

b. ALCANCE:
Este cubre desde el proceso de planificación, programación, ejecución y
documentación; así mismo acompaña el seguimiento a las acciones
correctivas y preventivas que surjan durante la auditoría interna del
cumplimiento del sistema de gestión de la calidad.

1.2. CRONOGRAMA DE LAS AUDITORÍAS A REALIZAR:

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1.3. CRITERIOS DE AUDITORÍA:

 Soportes de Facturación y Contabilidad
 Manual de Competencias
 Manual de Procesos y Procedimientos
 Manual de Implementación
 Manual de Calidad
 Manual de SST

1.4. AUDITORES SELECCIONADOS POR PROCESOS (FICTICIOS).

 ELABORA
Edwin Sánchez – Jefe de abastecimiento y Auditor Interno de Calidad
Sandra Aguirre – Auxiliar de compras y Auditor Interno de Calidad

 REVISA
Jessica Santamaría - Jefe de Control de Calidad

 APRUEBA
Roger Alexis Buitrago – Gerente

1.5. RECURSOS NECESARIOS.

 RECURSOS HUMANOS: Personal de profesionales de la compañía
que conforma el grupo de control interno (Auditores de calidad),
supervisor de logística, departamento contable, depto. de bienestar
laboral.

 RECURSOS TECNOLÓGICOS (HARDMARE): área de sistemas

(computadores, impresoras, hardware y software).

 INFRAESTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para

desarrollar el trabajo de auditorías de la compañía.
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1.6. IDENTIFICAR Y EVALUAR LOS RIESGOS DEL PROGRAMA DE

AUDITORÍA.

2. DISEÑO DEL PLAN DE AUDITORÍA.

CONTENIDO:

a) OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORIA:

 OBJETIVO: Ejercer los controles necesarios sobre la información de
la gestión de calidad de los procesos y procedimientos llevados a
cabo en cada una de las sedes de acuerdo a las normas de calidad
establecidas en la compañía.
 ALCANCE: El alcance del sistema de gestión de calidad aplica sobre
la producción y entrega de insumos industriales. La producción
activos publicitarios no está dentro del alcance del SGC debido a que
sus instalaciones se encuentran en otra ciudad.

b) PROCESOS A SER AUDITADOS:

Procesos estratégicos:
 Actividades administrativas de revisión de documentos.
 Tareas ejecutadas dentro del sistema productivo de la organización
 Verificación de cumplimiento de la normativa y de los procedimientos
internos rutinarios.

Procesos de apoyo conexos:

 Proceso de servicio al cliente
 PQR
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Procesos de Apoyo:
 Gestión de Talento Humano
 Gestión de Información Financiera y Contable
 Gestión de Servicios Logísticos
 Gestión Jurídica
 Adquisición de Bienes y Servicios
 Gestión Económica de las Agentes del Sistema

c) CRITERIOS DE AUDITORÍA Y DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA.

 Determinación del tipo de auditoría.
 Determinación de equipos electrónicos almacenamiento a utilizar.
 Consideración y definición de fechas, inicios y terminación, actividades,
preparación y entrega de informe.
 Asignación de tareas al equipo auditor.
 Determinación de recursos necesarios.
 Someter el Plan de visita de Auditoría a aprobación del jefe de la Oficina de
control interno de calidad.
 Generar comunicaciones necesarias.
 Abrir archivo documental de la auditoria.

d) UBICACIÓN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIÓN DE LAS

ACTIVIDADES DE AUDITORÍA:
Cronograma.

Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria.

Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC 19011 2002 Directrices para la
Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad, así como por las buenas
prácticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la
siguiente:
 Preparación del Plan de Auditoría.
 Asignación de las tareas al equipo auditor
 Preparación de los documentos de trabajo
 Realización de la reunión de apertura. Fecha prevista para su celebración.
 Recopilación y verificación de la información
 Generación de hallazgos de la auditoría
 Preparación de las conclusiones de la auditoría
 Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su celebración.
 Preparación del informe de auditoría.
 Aprobación y distribución del informe de auditoría

e) MÉTODOS DE AUDITORÍA A UTILIZAR.

A mi parecer el método deductivo es eficaz al momento de realizar una
auditoría para el cual es necesario:
 Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar
 Una declaración de las normas de auditoría generalmente aceptadas y
de principios de general aceptación.
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 Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen

 Aplicación de normas generales a situaciones específicas
 Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en
conjunto.

f) ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO

AUDITOR.

¿Cómo se conforma un equipo auditor?

El Equipo auditor puede estar formado por un número de personas que

depende del tipo y tamaño de la empresa a auditar, frecuentemente entre 2 y 5
personas, que en caso necesario se apoyarán en los expertos necesarios en
cada tema puntual y concreto. ocasionar retrasos innecesarios.
A mi parecer, considerando el tamaño de la empresa o entidad y por supuesto el
alcance y los recursos presupuestados para ésta labor de Auditoría, el equipo de
trabajo estaría conformado por los siguientes perfiles, con las correspondientes
competencias y tareas de auditoría, de evaluar, revisar, cotejar, entre otras:

 CONTADOR PÚBLICO.
 Revisión sobre el manejo del portafolio de inversiones en el
mercado de valores.
 Examen de la Cartera de préstamos y sus garantías.
 Arqueos de cajas menores y tesorería.
 Estimación de la Cartera clasificada por edades para estimar
provisiones.
 Avalúos de inmuebles con estudios técnicos por autoridades
reconocidas. .
 Adecuadas políticas evaluativas de las inversiones, provisiones,
depreciaciones, valorizaciones. Conciliación y confirmación con
áreas fuente y/o usuario.
 Rigor en el calendario de entrega de información a contabilidad
para su consolidación.
 Automatización de la información de Contabilidad. Margen de error.
 Utilización efectiva de los contadores de la organización en labores
propias.
 Oportunidad en el pago de aportes parafiscales, impuestos y otros.
 Utilización de la contabilidad de causación.
 Adecuada contabilización de las ventas. (Causación.)
 Adecuada contabilización de los diferidos
 Cultura contable en toda la organización.
 Conciliación entre las áreas fuentes y contabilidad
 Revisión partidas antiguas sin depurar.
 Observancia de saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta.
 Registros soportados.
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 Notas explicativas con información básica y suficiente.

 Dictamen de la opinión
 Evaluación del control interno contable.

 ECONOMISTA.
 Revisión a la Planeación formal, con metas e indicadores
coherentes, productos de estudios con compromiso.
 Manejo de fondos, inversiones y bienes con las pólizas de garantías
necesarias
 Plan de compras anualizado.
 Análisis del riego en inversiones temporales en empresas.
 Montos de fondos en disponible y el flujo de caja.
 Manejo y utilización de los servicios públicos. Políticas de austeridad.
 Conocimiento de la memoria institucional al momento de estimar
proyectos y estudios.
 Evaluación de la gestión.
 Revisión de proyectos.
 Revisión de los presupuestos.
 Análisis financiero.

 INGENIERO INDUSTRIAL Y/O ADMINISTRADOR DE EMPRESAS.

 Revisión de Manuales de procesos y procedimientos actualizados.
 Estilo de dirección.
 Códigos de ética y buen gobierno.
 Perfiles del talento humano frente a las funciones y labores.
 Mapas de riesgos de los procesos misionales y de apoyo.
 Adecuada segregación de funciones.
 Procesos de inducción y capacitación
 Sistemas de comunicación eficientes que posibilitan la oportuna
atención a los requerimientos de los clientes/usuarios/afiliados.
 Atención de: usuarios/clientes/afiliados.
 Puntos de atención al usuario/cliente/afiliado.
 Programas de bienestar social.
 Recursos físicos en buen estado y adecuado mantenimiento.
 Asignación de interventores con experiencia y perfiles adecuados.
 Planta de personal suficiente y competente.
 Oportuno control en el vencimiento de inventarios (medicamentos,
productos perecederos).
 Uso adecuado del parque automotor.
 Controles automatizados en la generación de novedades de nómina.
 Viabilidad financiera de los contratos.
 Utilización adecuada de la propiedad, planta y equipo.
 Recapitulación de normas y disposiciones.
 Estabilidad en los cuadros directivos, como el direccionamiento de
objetivos y estrategias.
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 Procesos meritocráticos.
 Competencia en razón a la calidad de los servicios
 Cambio tecnológico permanente.
 Globalización.
 Reestructuraciones, fusiones y liquidaciones.
 Corrupción.
 Incidencia e impacto por fenómenos naturales.
 Posicionamiento en el mercado.
 Organismos de control competentes y sus informes.
 Trámites externos, normativos etc.
 Cambio de cultura de control- basado en el autocontrol

 AUDITOR DE SISTEMAS.

 Revisión Procesos automatizados, y licenciados.

 Gestión integrada y coordinada de los procesos administrativos y
financieros.
 Actualización y aprovechamiento de los equipos de computación.
 Sistemas de información, confiable y actualizado.
 Oportunidad en las decisiones
 Ciclos de procesos automatizados.
 Existencia de Información en línea.
 Trámites internos.
 Adecuado Manejo ambiental.
 Registro de la información desde el área fuente a través de
reprocesos y medios magnéticos.
 Centralización en el manejo de datos maestros.
 Posibilidad del control de los procesos en línea y en tiempo real.
 Software actualizados y equipos modernos
 Adecuada custodia y seguridad de equipos.
 Existencia de Back up. de información clave.
 Apropiado mantenimiento de equipos (Antivirus).
 Utilización de los equipos en labores propias del objeto de la
organización.
 Existencia de claves de acceso sobre archivos reservados de la
organización.
 Existencia de manuales de procesos y fuentes de información.

 ABOGADO.

 Revisión Defensa de los intereses de la entidad ante los despachos

judiciales por parte de los abogados externos.
 Adecuada cobertura de los abogados por procesos.
 Automatizado de los procesos jurídicos a favor y a cargo.
 Adecuado archivo de expedientes.
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 Interventoría y seguimiento sobre los abogados y los procesos.

 Comunicación y retroalimentación entre la oficina jurídica y la entidad
para erradicar las causas de los procesos judiciales.
 Criterios definidos para la causación de las contingencias por cuenta
de los procesos.
 Observancia al proceso contractual.
 Contratos con los requerimientos legales.
 Pólizas de cumplimiento y garantías con la cobertura necesarias que
respalden los contratos.
 Contratos por liquidar.
 Conocimiento normativo por parte de la organización.
 Gestión de cobro.

 PROFESIONAL DE ACUERDO CON LA MISIÓN DE LA EMPRESA:

PROFESIONAL DE LA SALUD, AGRÓNOMO, AMBIENTALISTA,
INGENIEROS (CIVIL, AMBIENTAL, SISTEMAS), ARQUITECTO,
ACTUARIO, ETC…

 Seguimiento a los presupuestos asignados.

 Cumplimiento de metas, objetivos e indicadores estimados.
 Evaluación y seguimientos a los contratos de obras o de servicios
prestados.
 Proyectos e inversiones realizadas.
 Revisión de la contabilidad y demás información relativa a los
proyectos como clientes, beneficiarios, recursos, como actividad
inherentes.

Siendo un equipo interdisciplinario, donde cada uno tiene competencias

propias y definidas; es necesario que todos y cada uno de los
integrantes del equipo, conozcan las generalidades de la organización
en cuestión y que por supuesto cuente con un claro grado de experticia
de lo que significa la auditoría y la responsabilidad que les asiste de
producir resultados en procura del mejoramiento de la organización y el
posicionamiento que la firma de auditoría obtendrá de los resultados de
una auditoría con calidad; fundamentalmente asociados y
compenetrados entre todos para asistir el proceso endilgado de manera
integral y profesional.
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 CONCLUSIONES DEL APRENDIZAJE

La Planeación del proceso de Auditoría es un aspecto que se profundiza y tecnifica

para lograr que se llegue a un Planeamiento Estratégico, en donde se identifique los
riesgos de Auditoría, constituyéndose en uno de los mayores aportes en el nuevo
enfoque de la Auditoría.
La Planeación Estratégica, como un primer paso en la Auditoría, es fundamental para
orientar coordinadamente todos los esfuerzos de Auditoría, evitar dispersiones de
trabajo, trasmitir a todo el equipo de trabajo las ideas del personal más experimentado,
prever situaciones que no menoscaben la eficiencia del examen, y anticipar dificultades
que puedan afectar la conclusión e informe del Auditor.
Es de suma importancia, debiendo ser adecuadamente aplicada para llegar al objetivo
de la Auditoría programada, y para poder determinar los procedimientos de Auditoría a
utilizar en la fase de la ejecución de la misma.