Unidad 2: Proceso de gestin de bancos

Contenido:
Pagos efectuados y cobros
Medios de pago (efectivo, cheque, tarjetas de crdito, transferencia bancaria,
efecto, asistente de pago)
Depsitos
Compensacin de una cuenta mediante pagos y depsitos
Gestin de extractos bancarios y reconciliaciones externas
Proceso de gestin de bancos: Objetivos de la
unidad
Al finalizar esta unidad, podr:
Enumerar las etapas bsicas del proceso de gestin de bancos en una empresa
pequea tpica.
Explicar las consecuencias de cada etapa en las cuentas de mayor implicadas.
Llevar a cabo las etapas del proceso de gestin de bancos en SAP Business One.
Seleccionar la opcin adecuada de gestin de extractos bancarios de acuerdo con la
localizacin y las necesidades del cliente.
Llevar a cabo las etapas de gestin de extractos bancarios y reconciliaciones
externas en SAP Business One.
Proceso de gestin de bancos: Cuadro sinptico
Proceso de gestin de bancos
Tema 1: Gestin de pagos
Tema 2: Gestin de reconciliaciones externas en la cuenta bancaria
Proceso de gestin de bancos: Situacin de
ejemplo
Implementar SAP Business One en un nuevo cliente, OEC Computers.
Su principal contacto en las instalaciones del cliente es Mara, la responsable del
rea de contabilidad.
Le pregunta a Mara acerca del modo en que gestionan los pagos y los extractos
bancarios.
Luego, realiza un anlisis rpido de las necesidades y le explica a Mara cmo SAP
Business One puede ayudarla a gestionar y controlar el proceso de gestin de
bancos en el trabajo diario.
Gestin de pagos
Proceso de gestin de bancos
Tema 1: Gestin de pagos
Tema 2: Gestin de reconciliaciones externas en la cuenta bancaria
Gestin de pagos: Objetivo del tema
Al finalizar este tema, podr:
Enumerar las etapas del proceso de pago y realizarlas en SAP Business One, como:
cobros, pagos efectuados, depsitos y asistente de pago.
Explicar las consecuencias de cada etapa en las cuentas de mayor implicadas.
Ajustar el escenario de pago adecuado de acuerdo con la localizacin y las
necesidades del cliente. Debe tomar decisiones junto con la persona responsable del
rea de contabilidad del cliente.
Gestin de cobros:
Situacin de ejemplo (1)
Los clientes pagan sus deudas, es decir, las facturas de clientes pendientes, de
acuerdo con las condiciones de pago acordadas: base de caja, plazos, neto 30, etc.
Mara, la responsable del rea de contabilidad de OEC Computers, se encarga de
los cobros todas las tardes:
Al registrar un cobro, primero se selecciona el cliente y luego las facturas de
clientes que abona el cliente. Por ltimo, se registran los medios de pago.
Durante el da, los empleados de OEC Computers crearon cobros para los
clientes que realizaron compras en el punto de venta de la tienda o que llamaron
al centro de servicio al cliente. Entonces, Mara necesita registrar los cobros
restantes y supervisar los que se registraron durante el da.
Gestin de cobros:
Situacin de ejemplo (2)
Mara introduce cobros para los cheques recibidos por correo.
Verifica las cuentas de tarjetas de crdito (Visa y Master Card) para ver la cantidad
de cobros con tarjeta de crdito emitidos en el punto de venta de la tienda y en el
centro de servicio al cliente durante el da.
Comprueba la cuenta de saldo de caja para ver la cantidad de cobros en efectivo
emitidos en el punto de la venta de la tienda.
Y se conecta con la cuenta bancaria de la empresa online:
Para conocer la cantidad de cobros por transferencia bancaria recibidos de los
clientes.
Para asegurarse de que Visa y Master Card transfirieron los pagos con tarjeta de
crdito segn lo acordado con OEC Computers.
Gestin de cobros:
Situacin de ejemplo (3)
Al final del da:
Mara introduce un depsito con tarjeta de crdito en SAP Business One para
registrar los pagos que Visa y Master Card transfirieron a la cuenta bancaria de la
empresa.
Luego, va al cajero automtico ubicado del otro lado de la calle y deposita lo
siguiente:
El dinero acumulado en la caja registradora.
Los cheques recibidos ese da.
Ella emite un depsito de efectivo y de cheques en SAP Business One de acuerdo
con la referencia del cajero automtico.
Ahora, Mara puede irse a su casa.
Un cliente realiza un pago con cheque.
Usted deposita el cheque dos das despus.
Cundo se acredita la cuenta del cliente en SAP Business One?
Cuando se introduce el cobro.
Cuando se deposita el cheque en el banco.
Pregunta de reflexin:
Factura de clientes Cobro
Depsito
Pregunta de reflexin:
Respuesta
Factura de clientes Cobro
Debe Haber
Cliente 105
Cuenta de
ingresos
105
Debe Haber
Cuenta de
comp. de
cheques
105
Cliente 105
Debe Haber
Cuenta de
comp. de
cheques


105
Cuenta
bancaria
105
Depsito
El cliente no est
involucrado en el asiento del
depsito.
Un cliente realiza un pago con cheque.
Usted deposita el cheque dos das despus.
Cundo se acredita la cuenta del cliente en SAP Business One?
Cuando se introduce el cobro.
Cuando se deposita el cheque en el banco.
Proceso de pago en SAP Business One: Ventas
Debe Haber
Cuenta compensacin:
Cheque/Tarjeta de
crdito/
Efectivo
105
Cliente 105
Cobro: Medio de pago
Transferencia bancaria
Cobro Depsito Cuenta de
compensacin
Cuenta
bancaria
Debe Haber
Cuenta compensacin:
Cheque/Tarjeta de
crdito/
Efectivo
105
Cuenta bancaria 105
Cobro Cuenta bancaria
Debe Haber
Cuenta bancaria 105
Cliente 105
Factura de clientes
Factura de clientes
Cobro: Medio de pago
Cheque
Tarjeta de crdito
Efectivo
Estructura de un documento de pago
Cobros/Pagos
Facturas pendientes, abonos y asientos
Cabecera de documento de pago
Totales, comentarios
Cancelar
Aadir en serie
Aadir Seleccionar todo Desmarcar todo
Cabecera de documento de pago
Cobros/Pagos
Cancelar Aadir en serie
Cdigo
Nombre
Pagar a

Persona de contacto
N (de serie o manual)
Fecha de contabilizacin
Fecha de vencimiento
Fecha de documento
Registro maestro
de proveedores
Registro maestro de
clientes
Proyecto
Referencia
N de transaccin
Aadir Seleccionar todo Desmarcar todo
Cmo determinar el importe de pago
Cobros/Pagos
Aadir Cancelar Aadir en serie
Pago a cuenta
Visualizar facturas c/misma direc.factura
25
205
Saldo inicial 25
Importe total vencido
98 PR 98 98 * 1 de 1 204
AS
RC
FA
FA
Clase
doc.
25 25 25 1 de 1 303
-50 -50 -50 1 de 1 202
98 2% 100 100 2 de 2 101
180 180 200 * 1 de 2
Total pago Des-
cuento
Saldo
vencido
Total * Plazo Doc.
Cabecera de documento de pago

Sel.
101




Cmo especificar el medio de pago
1.Determine el importe de pago.
2.Distribuya el importe de pago segn el medio de pago.
Medios de pago posibles:
Cheque
Transferencia bancaria
Tarjeta de crdito
Efectivo
Depsitos de efectivo y cheques
Saldo de caja
1 2
Banco
2
Depsito
de
efectivo

Cheques rec.
1 2
Banco
2
Depsito de
cheques
Cliente
1 FP
Factura
pendiente
Cobro
Medio de pago Efectivo
Cliente
1 FP
Factura
pendiente
Cobro
Medio de pago Cheque
Gestin de pagos efectuados:
Situacin de ejemplo
OEC Computers paga facturas de proveedores pendientes, de acuerdo con las
condiciones de pago acordadas: base de caja, plazos, neto 30, etc.
Mara, la responsable del rea de contabilidad de OEC Computers, se encarga de los
pagos efectuados todas las maanas:
Ejecuta el informe Antigedad pasivo proveedor e introduce la fecha actual en el
campo A fecha vencimiento para visualizar las facturas de proveedores pendientes
que se deben pagar hoy.
Luego, introduce los pagos efectuados a esos proveedores.
OEC Computers realiza los pagos mediante transferencias bancarias o cheques segn
lo acordado con cada proveedor.
Mara emite los pagos efectuados con los cheques como medio de pago. Luego,
imprime los cheques creados automticamente y los enva por correo.
Se conecta con la cuenta bancaria y realiza las transferencias bancarias a los
proveedores en lnea.
Posteriormente, emite los pagos efectuados en SAP Business One con las
transferencias bancarias como medio de pago para documentar dichas
transferencias bancarias en lnea.
Proceso de pago en SAP Business One: Compras
Pago efectuado Cuenta
bancaria/Cuenta
monetaria
Pago efectuado: Medio de
pago
Cheque
Tarjeta de crdito
Efectivo
Transferencia bancaria
Debe Haber
Cuenta bancaria 202
Proveedor 202
Factura de
proveedores
Ejercicio: Cobros y depsitos
Proceso de pago en SAP Business One:
Interlocutor comercial
Factura de clientes Cobro
Debe Haber
Cliente
105
Cuenta de
ingresos
105
Debe Haber
Cuenta de
compensacin
de cheques
105
Cliente
105
Pago efectuado
Debe Haber
Cuenta bancaria 202
Proveedor
202
Factura de proveedores
Debe Haber
Proveedor
202
Cuenta de
compensacin/
gastos
202
Reconciliacin
interna
Reconciliacin
interna
Proceso de pago en SAP Business One: Asistente
de pago
Cobros:
Transferencia
bancaria
Cuenta bancaria
Asistente de pago
Pagos:
Transferencia bancaria
Cheques
Gestin de bancos: Resumen de la unidad
Principales conceptos:
Cobros
Pagos efectuados
Depsitos
Factura pendiente (*)
Pago a cuenta
Pago parcial
Medio de pago
Va de pago
Cuenta de compensacin
Asistente de pago
Reconciliacin externa: 3 opciones
Reconciliacin manual
Reconciliacin
Tratamiento de extracto bancario (TEB)