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NDICE
Introduccin
Captulo I: diseo y desarrollo del sistema
Diario
Mayor
Balance
Estructura del plan de cuentas
Transacciones de noviembre 2003
General
Resultados
Captulo II : manejo del sistema
Otras transacciones de noviembre 2003
Cierre del perodo
Apertura de nuevo perodo
Transacciones de diciembre 2003
Apertura de nuevas cuentas
Cierre del ejercicio
Asiento de apertura del nuevo ejercicio
Palabras finales
Acerca del Autor
Editorial LibrosEnRed
INTRODUCCIN
El presente trabajo se ha desarrollado con el objetivo de disear un Sistema de Contabilidad prctico, funcional, y a la medida de las necesidades
del usuario; posiblemente existan muchas personas escpticas en aceptar
que esto se pueda realizar en el programa Excel, pero s, es factible.
En los ltimos tiempos hemos sido testigos de un importante avance en
cuanto a programas de hojas electrnicas se refiere. Como se recordar, en
un principio sali al mercado el programa Lotus 123, luego apareci QPRO,
y posteriormente apareci Excel con mayores innovaciones.
El sistema est desarrollado en Excel 97 y la persona que desee iniciar este
trabajo deber disponer de un Computador en el que se encuentre cargado el programa antes indicado, o una versin superior.
No se requieren conocimientos especiales, ni avanzados, en razn de
que este libro lo ir guiando con precisin durante todo el proceso. Una
vez desarrollado el sistema, es necesario que el usuario aplique todas las
normas y sugerencias contempladas en este trabajo para lograr un efectivo
manejo de la Contabilidad; tambin ser necesario aplicar un buen criterio Contable y, por supuesto, los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados.
El presente libro est dirigido a Alumnos, Profesores y ms Profesionales
involucrados con la Contabilidad y la Computacin.
Agradezco la colaboracin de todos los que han hecho posible que este
trabajo llegue a feliz trmino.
Finalmente, dedico por completo esta obra a mi hijo David, quien espero
que pueda superar en corto plazo, el problema con el cual lleg a este
mundo.
El Autor
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Para crear un archivo en Excel que sirva para los propsitos de registrar la
Contabilidad se debern seguir los siguientes pasos:
Dentro del programa Excel, abrimos un nuevo libro. Insertamos 2 hojas
adicionales.
Como sabemos, por defecto aparecen las hojas 1, 2 y 3, nosotros insertamos
la 4 y 5.
Ajustamos el Zoom al 75% a todas las hojas; para esto mantenemos oprimida la tecla Shift y hacemos clic con el botn izquierdo del ratn en las
hojas 2, 3, 4 y 5, nos dirigimos al Zoom y escogemos 75%; esto, con el
objeto de tener una visin ms amplia de cada hoja.
Ponemos nombre a cada hoja; para esto hacemos doble clic en la pestaa
de la Hoja 1 y ponemos como nombre DIARIO.
A la Hoja 2 la llamaremos MAYOR, a la Hoja 3, BALANCE, a la Hoja 4,
GENERAL y por ltimo a la Hoja 5, RESULTADOS. Antes de continuar es
recomendable grabar el archivo, para lo cual escogemos en la barra de
men Archivo/Guardar como, ponemos el nombre del archivo (a criterio
propio) y Guardar. Es recomendable ingresar a opciones para colocar una
contrasea por seguridad.
DIARIO
En esta hoja primero fijamos el ancho de las columnas A, B, C, D, E, F y
G; para esto nos posesionamos en la columna A y fijamos con el ratn un
ancho de 10.71, para B, 10.71, para C, 10.71, para D, 30.86, para E, 43.71, para
F y G, 12. Para fijar ancho a las columnas, tambin podemos optar por escoger en la barra de men: Formato/Columna/Ancho, ingresamos el nmero
seleccionado y hacemos clic en Aceptar.
Luego incluimos un Cuadro de lista que ocupar desde la celda B1 hasta
la celda D6; para esto ubicamos el cursor en la celda B1, luego escogemos
en el men Ver/Barra de herramientas/Formularios y hacemos clic con el
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Excel y Contabilidad
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nemos oprimido el botn del ratn; cuando ya tome la figura de un rectngulo soltamos el botn del ratn, aparecer de inmediato una ventana con
el ttulo de Asignar macro, en este punto escogemos el macro Diario
que creamos hace un momento y ponemos Aceptar.
Queda establecido el botn entre unos cuadrados pequeos; haciendo clic
dentro del botn tenemos la opcin de cambiar de nombre al mismo, aqu
podemos poner Nuevo Diario, a continuacin podemos utilizar los cuadrados pequeos de este botn para darle el tamao apropiado, hacemos
clic fuera del botn y cerramos la barra de Formularios.
Para asegurarnos que esta macro funciona adecuadamente, podemos hacer
una prueba haciendo un clic en el botn, precisamente cuando el cursor se
transforma en una mano; como el Diario de por s est vaco, lo nico notorio ser que el cursor se posiciona en la celda A14 que es hacia donde debe
regresar luego de haber borrado el contenido de este documento.
De esta forma hemos avanzado un buen porcentaje en la adaptacin de
esta hoja denominada DIARIO. Quedan por establecer las frmulas para
la columna D, para que aparezcan automticamente los nombres de las
cuentas segn los cdigos que usemos para los asientos de diario, as como
tambin las frmulas que permitan conocer el saldo de las cuentas que
aparecern ms adelante en el Cuadro de lista y, obviamente, las lneas
del Cuadro de lista.
No podemos continuar en la adaptacin de esta hoja, en razn de que
necesitamos ciertos datos que debemos tomar de las siguientes hojas.
MAYOR
Para iniciar el diseo de esta hoja, empezamos fijando el ancho de las
columnas desde la A hasta la G, de la siguiente manera:
Para A: 10.71
Para B: 10.71
Para C: 42.00
Para D: 9.71
Para E: 12.00
Para F: 12.00
Para G: 12.29
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BALANCE
Para desarrollar esta hoja, primero vamos a fijar el ancho de las siguientes
columnas:
Para A: 10.71
Para B: 34
De la C a la F: 12
Para G: 3.43
De la H a la L: 12
En la celda B1, colocamos la siguiente frmula =DIARIO!A7 para que aparezca el nombre de la empresa que inicialmente instalamos en la hoja
DIARIO; esto da la posibilidad de que, si cambia ese nombre en la celda
A7 de la hoja DIARIO, cambie automticamente para las dems hojas; este
nombre lo ponemos con negrilla.
Para continuar, nos ubicamos en la celda C3 y ponemos el nombre del
documento con negrilla y maysculas; para este caso BALANCE DE COMPROBACION, en la celda B5 ponemos la palabra FECHA de igual forma
con negrilla y maysculas, y en B6 instalamos la frmula =HOY() para que
se vea la fecha actual.
A partir de la celda A7 con negrilla, maysculas y centrado, ponemos rtulos a las columnas, de la siguiente forma:
En la columna A: CDIGOS
En la columna B: CUENTAS
En la columna C: DBITOS
En la columna D: CRDITOS
En las columnas E y F: SALDOS
En este ltimo caso, si bien la palabra SALDOS la ponemos en la celda E7,
para que aparezca centrado y compartido con la celda F7 marcamos las dos
celdas con el botn izquierdo del ratn y en la barra de herramientas escogemos Combinar y centrar. De esta forma, la palabra SALDOS aparece
centrada entre las celdas E7 y F7.
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En la celda E8 ponemos la palabra DEUDOR y en F8 ACREEDOR con maysculas, negrilla y centrado. Marcamos desde E7 hasta F8 y colocamos borde
sencillo; luego marcamos desde A7 hasta A153 para poner borde sencillo,
tanto a la izquierda como a la derecha; y lo mismo con las columnas B, C y
D. Para las columnas E y F, procedemos a partir de la fila 9. A continuacin,
marcamos de A7 a F8 y colocamos borde superior sencillo y borde inferior
doble. Todos los rtulos deben ir en Negrilla y Centrado.
Desde las celdas A10 y B10 empezamos a ingresar el Plan de Cuentas. El
plan propuesto en este caso puede variar de acuerdo a la conveniencia de
cada usuario; se ha tratado, eso s, de que abarque el mayor nmero de
grupos de cuentas posible para darle mayor cobertura a la Contabilidad.
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Un dgito un punto, otro dgito otro punto, otro dgito otro punto, para
una tercera clasificacin de cuentas, como por ejemplo dentro del Activo
Corriente:
Caja, Bancos
Cuentas y Documentos por Cobrar Clientes
Otras Cuentas por Cobrar
Otros Activos Corrientes
Finalmente, tenemos un cuarto nivel que se refiere a las Cuentas de movimiento; o sea, Cuentas con las que realizamos los asientos de Diario y cuya
estructura es la siguiente: #.#.#.## estas Cuentas especifican en forma clara
todos los movimientos que deben darse con las transacciones de una entidad; algunos ejemplos de estas cuentas son:
Caja Chica
Caja General
Banco del Progreso
Muebles y Enseres
Equipos de Computacin
Sueldos y Salarios
A continuacin se expone el Plan de Cuentas propuesto para el desarrollo
de este trabajo.
1.
ACTIVO
1.1.
ACTIVO CORRIENTE
1.1.1.
CAJA, BANCOS
1.1.1.01
1.1.1.02
1.1.1.10
CAJA GENERAL
1.1.1.20
CUENTA CONTROL
1.1.1.21
1.1.1.22
1.1.1.23
BANCO DE GUAYAQUIL
1.1.2.
1.1.2.01
CLIENTES QUITO
1.1.2.02
CLIENTES GUAYAQUIL
1.1.2.03
CLIENTES CUENCA
1.1.2.04
CLIENTES MANTA
1.1.3.
1.1.3.01
1.1.4.
1.1.4.01
1.1.4.02
1.1.5.
1.1.5.01
1.1.6.
IMPUESTOS ANTICIPADOS
1.1.6.01
RETENCIONES EN LA FUENTE
1.1.6.02
ANTICIPOS
1.1.7.
1.1.7.01
1.1.8.
1.1.8.01
1.2.
ACTIVO FIJO
1.2.1.
1.2.1.01
TERRENO
1.2.2.
1.2.2.01
MUEBLES Y ENSERES
1.2.2.02
EQUIPO DE OFICINA
1.2.3.
VEHCULOS
1.2.3.01
VEHCULOS
1.2.4.
1.2.4.01
DERECHOS DE AUTOR
1.2.5.
1.2.5.01
Excel y Contabilidad
1.3.
ACTIVOS NO CORRIENTES
1.3.1.
1.3.1.01
1.3.2.
1.3.2.01
INVESTIGACIN DE MERCADOS
1.3.3.
1.3.3.01
DEPSITOS EN GARANTA
1.3.4.
1.3.4.01
PASIVO
2.1.
PASIVO CORRIENTE
2.1.1.
2.1.1.01
PROVEEDORES
2.1.1.02
VARIOS ACREEDORES
2.1.2.
2.1.2.01
2.1.3.
2.1.3.01
2.1.3.02
2.1.3.03
VACACIONES
2.1.4.
2.1.4.01
APORTE PATRONAL
2.1.4.02
APORTE INDIVIDUAL
2.1.4.03
FONDO DE RESERVA
2.1.4.04
RETENCIONES A EMPLEADOS
2.1.4.05
2.1.4.06
I.V.A.
2.1.4.07
2.1.4.08
2.1.5.
2.1.5.01
COBROS ANTICIPADOS
2.2.
2.2.1.
2.2.1.01
2.2.2.
3.
PATRIMONIO
3.1.
PATRIMONIO NETO
3.1.1.
3.1.1.01
CAPITAL
3.1.2.
RESERVAS
3.1.2.01
RESERVA LEGAL
3.1.2.02
OTRAS RESERVAS
3.1.3.
UTILIDADES/PERDIDAS ACUMUL.
3.1.3.01
3.1.3.02
4.
INGRESOS
4.1.
INGRESOS OPERACIONALES
4.1.1.
4.1.1.1
VENTAS DE SERVICIOS
4.1.2.
4.1.2.01
4.1.3.
EXPORTACIONES
4.1.3.01
EXPORTACIONES
4.1.4.
4.1.4.01
4.2.
INGRESOS NO OPERACIONALES
4.2.1.
OTROS INGRESOS
4.2.1.01
INTERESES GANADOS
4.2.1.02
4.2.1.03
OTRAS RENTAS
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5.
GASTOS
5.1.
COSTO DE VENTAS
5.1.1.
COSTO DE VENTAS
5.1.1.01
COSTO DE VENTAS
5.2.
5.2.1.
5.2.1.01
SUELDOS Y SALARIOS
5.2.1.02
5.2.1.03
5.2.1.04
VACACIONES
5.2.1.05
FONDO DE RESERVA
5.2.2.
5.2.2.01
COMISIONES EN VENTAS
5.2.2.02
PUBLICIDAD
5.2.3.
GASTOS DE GESTIN
5.2.3.01
GESTIONES VARIAS
5.2.4.
5.2.4.01
AGUA
5.2.4.02
LUZ
5.2.4.03
TELFONOS Y FAX
5.2.4.04
INTERNET
5.2.5.
5.2.5.01
5.2.5.02
5.2.6.
5.2.6.01
5.2.6.02
5.2.6.03
AMORTIZACIONES
5.2.7.
5.2.7.01
CUENTAS INCOBRABLES
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5.2.8.
INTERESES Y COMISIONES
5.2.8.01
GASTO INTERESES
5.2.8.02
COMISIONES BANCARIAS
5.2.9.
5.2.9.01
GASTOS DE VIAJE
5.2.9.02
ARRIENDOS
5.2.9.03
TILES DE LIMPIEZA
5.2.9.04
MISCELNEOS
5.3.
GASTOS NO OPERACIONALES
5.3.1.
5.3.1.01
5.3.2.
5.3.2.01
MANTENIMIENTO DE OFICINAS
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Otra vez copiamos el contenido de la celda D10 hasta la celda D153 para que
se aplique la frmula a todas las cuentas de la hoja BALANCE. Con lo realizado hasta aqu, se han definido todos los dbitos y crditos que pueden
originarse en la hoja DIARIO. Corresponde ahora definir los saldos de cada
cuenta que pueden ser, segn su naturaleza, deudores o acreedores.
Se observar que existe una estrecha relacin entre la hoja BALANCE y
la hoja DIARIO; se consider innecesaria la insercin de una hoja exclusiva para el Plan de Cuentas en razn de que todas las cuentas que se
utilizarn en la hoja DIARIO, necesariamente debern constar en la hoja
BALANCE.
Seguidamente vamos a ingresar en la celda E10 una frmula que permitir
definir si el saldo de las cuentas que han registrado movimiento es deudor.
Para esto ingresamos lo siguiente: =SI(C10>D10,C10-D10, ). El significado
de esta frmula es: si el valor de la celda C10 es mayor que el valor de la
celda D10, entonces se registrar la diferencia entre C10-D10, caso contrario
no se registrar nada.
De manera similar, en la celda D10 vamos a registrar una frmula que permitir definir el saldo acreedor de las cuentas de movimiento que aparecen en la hoja BALANCE. La frmula est definida de la siguiente manera:
=SI(C10<D10,C10-D10, ). Esto significa que: si el valor de la celda C10 es
menor que el valor de la celda D10, entonces se registrar la diferencia
entre C10-D10, caso contrario no se registrar nada.
Las dos ltimas frmulas registradas en E10 y F10 debemos copiarlas para
las dems filas, hasta la fila 153. Para que las cifras de las columnas C, D, E
y F aparezcan con mejor presentacin, marcamos las celdas desde la C10
hasta la F153 y en la barra superior escogemos Estilo millares.
Continuando con el desarrollo de la hoja BALANCE, vamos a rotular en la
fila 8, las siguientes columnas:
Columna H: NIVEL 3
Columna I: NIVEL 2
Columna J: NIVEL 1
Lo que se intenta ahora es agrupar los valores de la hoja BALANCE por niveles. Como sabemos, los valores de las cuentas de movimiento que tienen
nivel 4 ya se encuentran en las columnas E y F segn el saldo; ahora vamos
a agrupar el nivel 3 en la columna H. Empezaremos con el cdigo 1.1.1. que
se encuentra en la fila 13, nos ubicamos en la celda H12, en la barra superior
escogemos Autosuma y definimos el rango entre E13 y F19 que son los
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Excel y Contabilidad
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Grfico 1
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el valor es positivo, y al saldo acreedor cuando el valor es negativo. La frmula tambin permite registrar en el diario movimientos con valor cero,
para cuando se necesite registrar cheques anulados que, obviamente, no
necesitan contrapartida. Adems, solamente registrar saldo hasta la lnea
en que cada cuenta tenga movimiento; esto quiere decir que, pese a que
la frmula se encuentra registrada hasta la fila 700, en las filas en las que
no se haya registrado ningn movimiento, el saldo aparecer en blanco. Al
rango G551:G700 le damos formato con Estilo Millares.
De acuerdo a las experiencias obtenidas en el manejo de la Contabilidad,
se ha establecido que para un DIARIO como el de nuestro ejemplo sera
necesario un espacio de 150 filas para mostrar el MAYOR de las cuentas.
Como es conocido, generalmente las cuentas que mayor movimiento
registran en una Contabilidad son las de los Bancos; por eso el clculo
de las filas que vamos a utilizar lo hacemos tomando en cuenta este criterio.
Desde la fila 551 hasta la 700, sabemos que existen 150 filas que para efectos del MAYOR se presentan en 3 pginas de Excel. Claro est que no todas
las cuentas llegan a utilizar las 3 pginas, como veremos ms adelante,
nicamente, las cuentas de Bancos ocupan ms espacio que las otras.
Ahora es necesario trasladarnos a la celda D12, donde se encuentra el filtro
que instalamos anteriormente; al oprimir con el ratn observaremos que
aparece lo siguiente:
(Todas)
(Las 10 ms...)
(Personalizar...)
0
1.1.1.01
1.1.1.10
1.1.1.21
1.3.1.01
2.1.1.02
2.1.4.05
2.1.4.06
3.1.1.01
5.2.9.02
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Grfico 2
Para hacer una prueba y comprobar cmo funciona esta macro que acabamos de realizar, podemos optar por accionar desde el teclado simultneamente Ctrl+z; esta accin nos lleva directamente a la Vista preliminar
en donde tenemos la opcin de Imprimir si as lo deseamos; tambin es
necesario destacar que, segn el cdigo que escojamos, se van a ocupar
1, 2 hasta 3 pginas. Por lo general, la mayora de cuentas ocupa una
sola pgina; si ste el caso y necesitamos imprimir, nicamente deberemos
imprimir la pgina 1.
Para el caso de que slo queramos ver la cuenta a travs de la pantalla,
tenemos la opcin del zoom. Cuando aparece en lugar del cursor una lupa,
esto permitir agrandar la pgina y ver con ms detalle los movimientos;
para salir hacemos clic en Cerrar.
Segn podemos observar, existen todava algunas cosas por hacer; en
primer lugar vamos a dar formato y centrar la columna de fecha, luego
centraremos los datos de las columnas COMPR. y CDIGO. Hacemos clic en
el filtro de la celda D12 y escogemos la primera opcin (Todas).
Para dar formato a la columna A, la seleccionamos haciendo clic en la letra
A; luego escogemos en la barra de men Formato/Celdas, nos ubicamos en
fecha y seleccionamos el formato 04-mar-97, hacemos clic en Aceptar.
Luego para centrar las fechas nicamente hacemos clic en el botn Centrar y listo, para centrar los datos de las columnas B y D, procedemos en
forma similar.
Al centrar la columna A se habr notado que el nombre de la empresa
MODELO S.A. y el nombre del documento MAYOR GENERAL tambin
se centr, para que recupere su estado nos ubicamos en las celdas respectivas y hacemos clic en el botn de Alinear a la izquierda.
Para continuar podemos dar un clic en el filtro de la celda D12 y escoger
cualquier otro cdigo, diferente al que se escogi anteriormente, por
ejemplo el 1.1.1.21; notaremos que aparecen nicamente los movimientos
relacionados con esa cuenta, en el teclado ponemos Ctrl+z.
Vamos a observar que se presenta el Mayor de la cuenta 1.1.1.21 con una
mejor presentacin que en la ocasin anterior; se puede observar que los
datos de las columnas de Fecha, Compr. y Cdigo aparecen centrados. Lo
que nos hace falta ahora es incorporar el nombre de la cuenta segn el
cdigo que escojamos.
Para incluir el nombre de la cuenta vamos a Cerrar la ventana y nos
ubicamos en la celda D9 de esta hoja MAYOR e ingresamos la siguiente
frmula: =SI(D551<>,BUSCARV(D551,plan,2,0),), cuidando que quede
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Excel y Contabilidad
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vamos a realizar en la celda F154. Para darle una mejor presentacin a los
totales de la fila 154, vamos a incluir borde sencillo superior y doble borde
sencillo inferior.
En la celda J155 vamos a ingresar la frmula =J96+J111, esto nos va a dar
como resultado la diferencia entre el total de ingresos menos el total de
gastos, a su vez en la celda I155 vamos a escribir la siguiente frmula:
=SI(J155>0,PERDIDA,UTILIDAD), que nos va a permitir saber si hemos
obtenido UTILIDAD o PERDIDA en determinado perodo contable.
Con lo realizado hasta aqu ya podemos proseguir implementando las
siguientes hojas de este archivo, es decir el Balance General y el Estado
de Resultados. Los datos de la hoja BALANCE sirven de base para organizar los Estados Financieros.
GENERAL
En esta hoja vamos a crear el Balance General, vamos a ubicarnos en la
celda A1 y escribimos =DIARIO!A7; as conseguimos que el nombre de la
entidad para la cual se est creando este archivo aparezca en esta nueva
hoja, y nos aseguramos que el nombre aparezca con negrilla.
Al igual que las otras hojas, vamos a fijar ancho a las columnas que utilizaremos en el diseo de esta hoja, de la siguiente manera:
Para A: 35.14
Para B: 5.00
Para C, D y E: 12.00
Nos ubicamos ahora en la celda C3, ingresamos el nombre del documento
BALANCE GENERAL con maysculas y negrilla. En la celda A5 ponemos
FECHA, igualmente con maysculas y negrilla. En A6 ingresamos la frmula
=HOY(), para que aparezca la fecha actual; tenemos que dar formato a la
fecha para que aparezca con el mayor nmero de letras posible, ejemplo:
4 de marzo de 1997, incluimos borde doble inferior.
En la celda A8 escribimos ACTIVO con maysculas, negrilla y color de
fuente (letra) Azul, a continuacin en A10 ponemos el subgrupo ACTIVO
CORRIENTE con maysculas y negrilla.
A partir de la celda A12 ingresamos todos los grupos de cuentas de
tercer nivel de acuerdo a como consta en el Plan de Cuentas de la hoja
BALANCE. Para agilitar el ingreso de todas estas cuentas, vamos a trasla-
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darnos a la hoja BALANCE y en el filtro del tercer nivel, celda H9, vamos a
escoger No vacas.
Al hacer esto vamos a observar que aparecen todas las cuentas de tercer
nivel y basta con seleccionar las cuentas que pertenecen al grupo del
ACTIVO CORRIENTE, para copiar estas cuentas y pegar en la hoja GENERAL
a partir de la celda A12.
Exactamente lo mismo podemos hacer con los cdigos de todas estas cuentas copindolas desde la hoja BALANCE, columna A, y pegndolos en la
hoja GENERAL, a partir de la celda B12.
Ahora, en la celda A21, vamos a ingresar TOTAL ACTIVO CORRIENTE con
maysculas, negrilla y alineado a la derecha.
Para continuar vamos a ubicarnos en la celda A23; aqu ingresamos el
segundo grupo del Activo que es ACTIVO FIJO, con maysculas y negrilla,
a partir de la celda A25 ingresamos todas las cuentas de tercer nivel que
pertenecen a este grupo. En forma similar a lo realizado con las cuentas
del ACTIVO CORRIENTE, vamos a proceder con las cuentas de ACTIVO FIJO,
para esto nos dirigimos a la hoja BALANCE, y de los datos ya filtrados
vamos a Copiar de la columna B, las cuentas de Activo Fijo y Pegar en
la hoja GENERAL a partir de la celda A25.
Para los cdigos de las cuentas vamos a proceder de forma similar; es decir,
escogemos el rango de cdigos de la columna A de la hoja BALANCE, hacemos clic en Copiar, nos trasladamos a la hoja GENERAL a la celda B25 y
hacemos clic en Pegar.
En la celda A31 escribimos TOTAL ACTIVO FIJO, con maysculas, negrilla y
alineado a la derecha.
A continuacin, en la celda A33, vamos a ingresar OTROS ACTIVOS con
maysculas y negrilla. A partir de la celda A 35 vamos a realizar los mismos
pasos que seguimos para trasladar tanto las cuentas como los cdigos de
los grupos anteriores; es decir, copiamos de la hoja BALANCE las cuentas
de Otros Activos y pegamos a partir de la celda A35 de la hoja GENERAL,
luego copiamos los cdigos de la hoja BALANCE y los pegamos a partir de
la celda B35 de la hoja GENERAL.
En la celda A40 ponemos TOTAL OTROS ACTIVOS con maysculas, negrilla
y alineado a la derecha. En la celda A42 ingresamos TOTAL ACTIVO con
maysculas, negrilla, color de fuente (letra) Azul y alineado a la derecha.
Se notar que en la columna B, al copiar los cdigos, se copi tambin
el borde que aparece en el lado izquierdo de la celda, para eliminar este
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Excel y Contabilidad
RESULTADOS
Para el desarrollo de esta hoja vamos primero a fijar ancho a las columnas
que utilizaremos, de la siguiente forma:
Para A: 35.14
Para B: 5.00
Para C, D y E: 12.00
En la celda A1, ingresamos la frmula =DIARIO!A7 para que aparezca el
nombre de la entidad para la cual realizamos la Contabilidad. Luego, en
la celda C3 ponemos el nombre del documento contable, en este caso
ESTADO DE RESULTADOS, en la celda A5 ingresamos la palabra PERODO:
espacios en blanco DESDE, todos estos rtulos con maysculas y negrilla.
En la celda C5 ingresamos la fecha inicial del Ejercicio Contable en curso,
para este caso ponemos Enero 1, 2003, en la celda D5 ingresamos la palabra HASTA con mayscula, negrilla y alineado a la derecha, en E5 registramos la siguiente frmula: =HOY(), para que aparezca la fecha actual.
Marcamos desde A5 hasta E5 e incluimos borde inferior doble.
No ingresamos ningn dato en B5, por cuanto ms adelante nos veremos
en la necesidad de ocultar esta columna. Para continuar en la celda A8
ingresamos el rtulo INGRESOS con negrilla, maysculas y color de fuente
(letra) azul, y en A10 escribimos INGRESOS OPERACIONALES.
Nos ubicamos ahora en la celda A12 para registrar las cuentas de tercer
nivel que corresponden al grupo de Ingresos Operacionales. De la misma
forma como se procedi con el traslado de las cuentas que integran el
Balance General, vamos a proceder a trasladar las cuentas de Resultados.
Para trasladar las cuentas de Ingresos vamos a dirigirnos a la hoja BALANCE,
celda B98; como se recordar, todas las cuentas de tercer nivel fueron previamente filtradas, es por esa razn que los nmeros de filas aparecen con
color azul, marcamos desde B98 hasta B104 para Copiar estas cuentas y
Pegar a partir de la celda A12 de la hoja RESULTADOS.
Para trasladar los cdigos de estas cuentas utilizamos el mismo procedimiento que con los nombres de las cuentas; es decir, marcamos en la hoja
BALANCE desde A98 hasta A104, hacemos clic en Copiar, luego nos
ubicamos en la hoja RESULTADOS y hacemos clic en Pegar a partir de la
celda B12.
En la celda A17 escribimos TOTAL INGRESOS OPERAC. con maysculas,
negrilla y alineado a la derecha. En A19 escribimos INGRESOS NO OPERA40
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CIONALES, con las mismas caractersticas del rtulo anterior, pero alineado
a la izquierda.
En A21 pegamos la nica cuenta de tercer nivel que consta en la hoja
BALANCE en la celda B107, copiamos el cdigo de la celda A107 de la hoja
BALANCE y lo pegamos en la celda B21 de la hoja RESULTADOS.
A continuacin, en A23 ingresamos TOTAL INGRESOS NO OPERAC. y en
A25 TOTAL INGRESOS con maysculas, negrilla, alineado a la derecha, y en
el caso del ltimo rtulo con color de fuente (letra) azul.
Ahora vamos a definir el nombre de una columna para aplicar una frmula que permita definir los valores para el Estado de Resultados. Para
definir este nombre ingresamos a la barra de men y escogemos: Insertar/
Nombre/Definir, donde dice Nombres en el libro ponemos cuenta5
y en la parte que dice Se refiere a: escribimos la siguiente frmula
=RESULTADOS!$B12; por ltimo hacemos clic en Aceptar.
Nos ubicamos ahora en la celda C12 de la hoja RESULTADOS e ingresamos
la siguiente frmula:{=SUMA(SI(cuenta3=cuenta5,1,0)*acumulado)}. Como
sabemos, este tipo de frmulas inicialmente se lo ingresa sin las llaves; para
colocar las llaves ponemos la tecla F2 y oprimimos simultneamente en el
teclado Shift+Ctrl+Enter. Copiamos la frmula para todas las dems celdas
de la columna C frente a donde exista un cdigo de cuenta de tercer nivel.
Marcamos a las columnas C, D y E para que los valores de estas columnas
aparezcan en Estilo millares.
Al realizar esta accin, es casi seguro que van a aparecer unos nmeros,
en lugar de las fechas de las celdas C5 y E5; si esto sucede se deber dar
formato nuevamente a estas celdas, para que aparezcan las fechas como se
mostraban anteriormente.
Vamos ahora a hacer clic en Vista preliminar para definir los mrgenes, al
margen superior lo vamos a dejar de 1.50 y al margen izquierdo de 2.00.
Al hacer clic en Cerrar, vamos a observar que aparece en pantalla una
lnea entrecortada en la divisin de las columnas G y H, y lo propio sucede
entre las filas 59 y 60. Esto nos da a conocer que, a partir de la lnea 60,
empieza una nueva pgina de esta hoja RESULTADOS.
Para continuar con el desarrollo de esta hoja vamos a regresar a la celda A1
y marcar hasta E8, hacer clic en Copiar, bajar a la celda A60 y Pegar.
Se podr observar que la frmula de la celda A60 cambi, por esta razn
aparece cero (0). Tenemos que modificar esta frmula para que aparezca el
nombre de la entidad, debe quedar de la siguiente manera: =DIARIO!A7.
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$ 25.00
Transporte
$ 11.50
Pago de luz
$ 16.20
Pago de agua
$ 27.55
$ 15.25
Total
$ 95.50
Tabla 1
Tabla 2
Tabla 3
Tabla 4
Tabla 5
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Grfico 3
Grfico 4
Grfico 5
Tabla 6
Tabla 7
Tabla 8
Tabla 9
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Tabla 10
Tabla 11
Tabla 12
Tabla 13
Tabla 14
Tabla 15
Tabla 16
Tabla 17
Tabla 18
Tabla 19
Tabla 20
Tabla 21
Tabla 22
Tabla 23
Tabla 25
Tabla 26
Tabla 27
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Ahora copiamos los valores de la columna E que corresponden a los cdigos anteriores y los pegamos a partir de la celda E185.
Regresamos al filtro de la celda E9, lo accionamos y escogemos la primera
opcin (Todas); acto seguido, accionamos el filtro de la celda F9 y escogemos la ltima opcin (No vacas). Vamos a proceder con los cdigos acreedores como se procedi con los cdigos deudores.
Copiamos los cdigos filtrados de la columna A y los pegamos a partir de
la celda A200, ahora copiamos los valores de la columna F y los pegamos
a partir de la celda H200. Como vemos, estos valores son negativos, nos
ubicamos en la celda F200 y escribimos la frmula: =H200*-1, copiamos
esta frmula hasta la fila 208. Totalizamos las columnas E y F en la fila 209
y observamos que obtenemos cifras iguales, comprobamos de esta forma
que los datos para el asiento inicial del Ejercicio estn cuadrados, y grabamos el archivo.
Nos dirigimos ahora a la hoja DIARIO, presionamos el botn Nuevo Diario
que se encuentra ubicado entre las celdas E3 y E4 y vamos a observar que
la hoja queda vaca. Este proceso dura unos cuantos segundos; realizadas
estas acciones, regresamos a la hoja BALANCE, copiamos los cdigos de
la columna A y los pegamos a partir de la celda C14 de la hoja DIARIO.
Copiamos luego los valores de las columnas E y F de la hoja BALANCE, nos
ubicamos en la celda F14 de la hoja DIARIO, ingresamos a la barra de men
y escogemos: Edicin/Pegado especial... hacemos clic en Valores y luego
en Aceptar.
Para completar el asiento debemos ingresar en FECHA: 01-Ene-04, en
COMPR.: Apertura y en DESCRIPCIN: Saldo Inicial al 01-Ene-04, copiamos estos datos hasta la fila 37 y grabamos con el nombre: ENE2004.
Para dejar perfectamente habilitado el sistema para el nuevo perodo,
regresamos a la hoja BALANCE, accionamos el filtro de la celda F9 y escogemos la primera opcin (Todas).
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PALABRAS FINALES
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Licenciado en Comercio y Administracin con especialidad en Contabilidad, ha trabajo en varias instituciones del sector privado
dentro del rea de la Contabilidad y Auditora. Es tambin profesor de
Contabilidad Computarizada. Actualmente se desempea como contador
de Wackenhut Electrnica, empresa perteneciente al Grupo 4 Falck de
Dinamarca.
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Editorial LibrosEnRed
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