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Actividad 2 Access

En esta actividad aprenderemos...


Los textos de la izquierda son
Conceptos Bsicos de Accesshipervnculos a los temas, si ya tienes
experiencia en Access, ve directo a Crear
Iniciar y Cerrar Access una Tabla en Access.
Crear una tabla en Access Para activar los hipervnculos, presiona la
tecla CONTROL y sin soltarla, haz clic en el
Qu necesitas para este curso?
1.Office 2007 o posterior en versin completa
2.Internet
3.Acceso a videos YouTube

Conceptos Bsicos de Access


Base de datos
Una base de datos es un conjunto de datos que estn
organizados para un uso determinado y el conjunto de los
programas que permiten gestionar estos datos es lo que se
denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.
Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensin
.ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.
Casi todos los sistemas de gestin de base de datos
modernos almacenan y tratan la informacin utilizando el
modelo de gestin de bases de datos relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se
organizan en Tablas.
Las tablas almacenan informacin sobre un tema como
pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos
realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan
de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes
podamos obtener informacin sobre los pedidos de stos.
Tablas de datos
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para
almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre
un tema o asunto particular, como pueden ser como
hemos visto antes, clientes o pedidos.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes
datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente,
direccin,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla
se le denomina registro o fila, as todos los campos de un
cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente
forman otro registro,...
Si consideramos una posible base de datos con los datos
de una empresa, una tabla de CLIENTES podra ser:
Campos

Cdigo Nombre Apellidos Direccin C.P.

Registro 1 1 Luis Grande Lilos C/ Germanas, 23 46723

Registro 2 2 Marta Fran Dardeno C/ Mayor, 34 46625

Registro 3 3 Francisco Juan Lpez C/ Valle, 56 46625

Registro 4 4 Mara Huesca Buevo C/ Franciscano, 67 46521

Consultas
Una consulta es un objeto que proporciona una visin
personal de los datos almacenados en las tablas ya
creadas.
Existen varios tipos de consultas para seleccionar,
actualizar, borrar datos, etc., pero en principio se utilizan
para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas
condiciones.
Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener
todos los datos de los clientes cuyo cdigo postal sea
46625.
Formularios
Un formulario es el objeto de Access 2010 diseado para la
introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de
las tablas.
Existen diferentes tipos de formularios pero los que ms se
utilizan tienen la forma de pestaas de datos para la
introduccin por ejemplo de los diferentes clientes de la
tabla CLIENTES.
Informes
Un informe es el objeto de Access 2010 diseado para dar
formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados
de una tabla.
Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma
impresa.
Pginas
Una pgina de acceso a datos es un tipo especial de
pgina Web diseada para ver datos y trabajar con ellos
desde Internet o desde una intranet. Este tema lo
trataremos en otro curso ms avanzado.
Macros
Una macro es el objeto de Access 2010 que define de
forma estructurada las acciones que el usuario desea que
Access realice en respuesta a un evento determinado.
Por ejemplo, podramos crear una macro para que abra un
informe en respuesta a la eleccin de un elemento de un
formulario.
Mdulos
Un mdulo es el objeto de Access 2010 que contiene
procedimientos personales que se codifican utilizando
Visual Basic.

INICIAR Y CERRAR ACCESS


1.1. Arrancar y cerrar Access 2010
Veamos las tres formas de iniciar Access 2010.

- Desde el botn Inicio Botn Inicio situado, normalmente,


en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
Botn Inicio

Al hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men.


Coloca el cursor en Todos los programas, aparecer la lista
de los programas que hay instalados en tu ordenador.

Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa


sobre Microsoft Access, y se iniciar el programa.

- Desde el icono de Access 2010 del escritorio.

- Y tambin otra forma. Si conoces el nombre de la


aplicacin y la escribes despus de presionar la tecla Win
+ R (la aplicacin se llama ACCESS)
Despus que iniciaste Access, te aparecer la siguiente
ventana
Haz clic en el botn
Crear.

Botn
Crear

Se mostrar la siguiente ventana

Ahora, ya ests en
Access.
El siguiente video te muestra
cmo iniciar Access
Para verlo, slo presiona la
tecla CONTROL y sin soltarla,
haz clic en la imagen de la
derecha.
Tambin puedes copiar y
pegar el siguiente vnculo en
tu navegador:
https://www.youtube.com/watch?
v=Q15KMbFKk0c&feature=youtu.be
Te recomiendo que predetermines Google Chrome para
mejores resultados. Si no sabes cmo hacerlo, presiona la
tecla CONTROL y haz clic en este texto. O copia y pega el
siguiente hipervnculo en tu navegador:
https://www.youtube.com/watch?
v=VoDu8uTzy3I&feature=youtu.be

Si ya tienes experiencia en la creacin de Tablas en


CREAR UNA TABLA EN ACCESSAccess, ve directo al ejercicio. Presiona Control y sin
soltarlo haz clic en esta forma

Despus de iniciar Access, te conviene crear una primera


tabla.
Crear una tabla de datos
Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la
pestaa Crear.
En el grupo Tablas podremos
seleccionar estas opciones:
Crear/Tabla
El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en
introducir directamente los datos en la tabla y segn el
valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo
de datos que tiene la columna.

Vista diseo es el mtodo que detallaremos en esta


unidad didctica
Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible
con un sitio SharePoint desde el que podrs compartir los
datos almacenados en la lista o tabla con otras personas
con acceso al mismo sitio.
Desde el grupo Plantillas tambin podemos acceder a
Elementos de aplicacin, que permite crear una tabla de
entre las plantillas disponibles. Slo tendrs que rellenarla
con sus datos.

Explicaremos a continuacin la forma de crear una tabla en


vista diseo. Este mtodo consiste en definir la estructura
de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta
tendr y otras consideraciones.
Otra forma rpida de llegar a la Vista Diseo es haciendo
clic en el botn de la barra de estado inferior. Tambin en
caso de estar editando una tabla, encontraremos el botn
Ver > Vista Diseo, en la pestaa Campos de las
Herramientas de tabla.

A vista de Diseo
Aparecer la Vista Diseo de la tabla:
Vista Diseo
En la pestaa tenemos el nombre de la tabla (como
todava no hemos asignado un nombre a la tabla, Access le
ha asignado un nombre por defecto Tabla1).
A continuacin tenemos la rejilla donde definiremos las
columnas que componen la tabla, se utiliza una lnea para
cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla
definiremos la primera columna de la tabla y as
sucesivamente.
En la parte inferior tenemos
a la izquierda dos pestaas
(General y Bsqueda) para
definir las propiedades del
campo, es decir,
caractersticas adicionales
de la columna que estamos
definiendo.

Y a la derecha tenemos un recuadro con un texto que nos


da algn tipo de ayuda sobre lo que tenemos que hacer,
por ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la
primera fila de la rejilla en la columna Tipo de datos y en el
recuadro inferior derecho Access nos indica que el tipo de
datos determina la clase de valores que admitir el campo.
Supongamos que tenemos que capturar la siguiente base
de datos, correspondiente al inventario de una oficina:
Cantidad: Descripcin: Precio:
2 Escritorio $1500
5 Engrapadora $200
1 CPU $3000
1 Monitor $1450
1 Teclado $100
1 Mouse $50
1 Impresora Lser $950

Como puedes ver, el inventario tiene datos heterogneos,


es decir, diferentes.
Necesitamos 3 campos para crear nuestra primera tabla:
Cantidad
Descripcin
Precio
Todos son datos diferentes: cantidad es un dato
Numrico, descripcin es un dato de Texto y Precio es
un dato Tipo Moneda.
Agregamos el campo cantidad y en Tipo de datos elegimos
Nmero

Despus descripcin y en tipo de datos elegimos texto


Por ltimo Precio y en tipo de datos, seleccionamos
moneda:

Ahora vamos a agregar los datos. Para ello, debemos


acceder a la vista hoja de datos.
Para hacerlo de manera sencilla, en el nombre de la tabla,
haz clic derecho y elige Vista Hoja de Datos.

Access te preguntar si deseas guardar la tabla, indica que


s.

Ahora captura la tabla, si intentas escribir datos que no


corresponden al tipo de datos, Access te mandar un error
y te invitar a corregir tu entrada. En ese caso, presiona la
tecla ESC para cancelar y corregir los datos ingresados.
Para ayudarte en la realizacin de esta actividad, visita el
siguiente video.
Para acceder a l, presiona la tecla CONTROL y sin soltarla,
haz clic en el dibujo de la derecha.
O copia y pega el enlace siguiente en
el navegador de tu preferencia:
https://www.youtube.com/watch?
v=v_DCTWMl51M&feature=youtu.be

Ejercicio: Crea una carpeta llamada:


Actividad 2_NombrePM, donde:
Nombre es tu nombre, si tienes dos, escribe el primero y
la inicial del segundo.
P, es la inicial de tu apellido paterno
M, es la inicial de tu apellido materno
Dentro de la carpeta, guarda una Base de Datos llamada
NombreApellidoPM
Donde Nombre es tu nombre
ApellidoP, es tu apellido Paterno
M, es la inicial de tu apellido Materno
La base de datos deber contener la primera tabla
(inventario) que se hizo en este ejercicio.
Comprime la carpeta y sbela al espacio
EVALUACIONES/TAREAS para su evaluacin. Recuerda que,
se califica despus de 36 horas de publicada la actividad.
Si la subes dentro de ese tiempo, tu calificacin estar
puntual en plataforma, si lo haces despus, tu evaluacin
la vers hasta el siguiente domingo. Trata de ser puntual
para que te d tiempo de checar las actividades que
tengan observaciones y, en su caso, volverlas a subir.
Si no cuentas con una aplicacin para comprimir, visita el
siguiente link que te permitir descargar WinRar. Instlalo
en tu equipo y concluye la actividad.
https://onedrive.live.com/?
cid=151A55FD9464047E&id=151A55FD9464047E!127