entidad mexicana de acreditacin, a. c.

MANUAL ADMINISTRATIVO REEMBOLSO Y DESCUENTOS APLICABLES A LOS SERVICIOS DE ACREDITACIN DE LABORATORIOS, UNIDADES DE VERIFICACIN (ORGANISMOS DE INSPECCIN), ORGANISMOS DE CERTIFICACIN, ORGANISMOS VALIDADORES/VERIFICADORES DE EMISIN DE GASES DE EFECTO INVERNADERO Y PROVEEDORES DE ENSAYOS DE APTITUD POLTICAS

INTRODUCCIN En este documento se establecen las polticas a seguir para aplicar descuentos, reembolsos de un porcentaje establecido del valor del servicio otorgado cuando no se detectan no conformidades en el proceso de evaluacin para una acreditacin inicial, renovacin (reevaluacin) o vigilancia, otorgar descuentos por procedimientos o mtodos equivalentes o repetidos o por acreditacin a establecimientos adicionales, descuentos para el programa de Laboratorios Clnicos y servicios de acreditacin en normas NOM, NMX y NRF donde no existe estructura acreditada.

OBJETIVO Asegurar que a los clientes de la entidad mexicana de acreditacin, a.c. (ema) que no se les detecte no conformidades en el proceso de evaluacin para una acreditacin inicial, renovacin (reevaluacin) o vigilancia, se les reembolse un porcentaje establecido de acuerdo a lo indicado en esta poltica, otorgar descuentos por procedimientos o mtodos equivalentes o repetidos o por acreditacin a establecimientos adicionales del mismo cliente, proporcionar descuentos para el programa de Laboratorios Clnicos y para servicios de acreditacin en normas NOM, NMX y NRF donde no existan Organismos de Evaluacin de la Conformidad acreditados.

CAMPO DE APLICACIN Y ALCANCE La poltica de reembolso aplica a Laboratorios, Unidades de Verificacin (Organismos de Inspeccin), Organismos de Certificacin, Organismos Validadores/Verificadores de Gases Efecto Invernadero y Proveedores de Ensayos de Aptitud para los procesos de acreditacin inicial, renovacin (reevaluacin) o vigilancia. La poltica de descuentos por procedimientos o mtodos equivalentes o repetidos o por acreditacin a establecimientos adicionales del mismo cliente, aplica nicamente a Laboratorios y existe uno de descuentos para el Programa de Laboratorios Clnicos. La poltica de descuentos para fortalecer la acreditacin en normas NOM, NMX y NRF aplica a Laboratorios, Unidades de Verificacin (Organismos de Inspeccin) y Organismos de Certificacin.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA Para la correcta aplicacin de esta poltica se deben consultar los siguientes documentos en su versin vigente:
MOTIVO: REVISIN DOCTO No. MA-BA006-05

FECHA DE EMISION

FECHA ENTRADA VIGOR

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2012-07-30

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MA-BA005 Seleccin, contratacin y pago a proveedores de bienes y servicios Poltica. MA-DP005 Envos por mensajera - Procedimiento.

4 4.1 4.1.1

DESARROLLO DE LA INSTRUCCIN Poltica de reembolso por Cero No Conformidades. La entidad mexicana de acreditacin, a.c., ha establecido una poltica para incentivar a sus clientes a obtener mejores resultados en sus procesos de evaluacin y acreditacin a travs del reembolso del equivalente a un 10%, 11% o 12% del valor de los servicios de la acreditacin inicial, renovacin (reevaluacin) y vigilancia de la acreditacin. La aplicacin de la devolucin del 10%, 11% o 12% del valor del proceso de evaluacin y acreditacin se dar siempre y cuando se cumpla con la condicin de no haber registrado en la evaluacin No Conformidades, en los procesos de acreditacin inicial, renovacin (reevaluacin) o vigilancia de la acreditacin de acuerdo con lo siguiente:

4.1.2

4.1.2.1 Si es el primer ao en que el cliente obtiene cero No conformidades en evaluacin en sitio el descuento que se aplicar ser del 10% del costo del servicio de acreditacin. 4.1.2.2 Si es el segundo ao en que el cliente obtiene cero No conformidades en evaluacin documental y en sitio el descuento que se aplicar ser del 11% del costo del servicio de acreditacin. 4.1.2.3 A partir de la tercera ocasin en la que el cliente obtiene cero No conformidades en evaluacin documental y en sitio el descuento a aplicar ser del 12% del costo del servicio de acreditacin. Nota 1.- No necesariamente tienen que ser consecutivas las ocasiones en que se obtengan Cero No Conformidades, sin embargo se tiene que cumplir el requisito tanto en la evaluacin documental como en la del sitio a partir de la segunda ocasin. Nota 2.- La devolucin no es aplicable en los procesos de Testificacin de Organismos de Certificacin. Nota 3.- La devolucin no es aplicable a servicios de actualizacin, ampliacin de alcance, ampliacin de personal o seguimientos. Nota 4.- La devolucin aplica nicamente a los procesos correspondientes al programa, rama, rea o materia en donde se obtuvo cero no conformidades. 4.2 4.2.1 Aplicacin de la Poltica de reembolso. El rea operativa correspondiente, por conducto del responsable asignado de ema, identifica aquellos servicios de acreditacin que hayan sido presentados al proceso de dictaminacin por parte del Comit o Comisin de Opinin Tcnica y que hayan obtenido cero No Conformidades durante la evaluacin, en los procesos indicados en la poltica. El responsable asignado al proceso, determina el importe del reembolso y solicita al encargado de facturacin y caja, en un trmino de cinco das hbiles a partir de la fecha de dictaminacin por parte del Comit o Comisin de Opinin Tcnica, por medio de un memorndum interno autorizado por el Gerente del rea operativa o por la Direccin Ejecutiva, la elaboracin de la nota de crdito.
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4.2.3 Despus de tres das hbiles de que fue entregado el memorndum el encargado de Facturacin y Caja entrega la nota de crdito (en original y copias) al solicitante del rea operativa correspondiente. El rea operativa debe entregar al Auxiliar de Contabilidad las notas de crdito los das mircoles para ser revisadas y programadas para pago. La nota de crdito debe ir acompaada de lo siguiente: FOR-ADM-040 Solicitud de cheque y/o transferencia vigente debidamente firmada y autorizada. Datos bancarios para depsito: - Nombre del beneficiario. - Institucin bancaria. - Nmero de cuenta y clabe bancaria Se debe incluir la informacin correcta y completa de lo contrario, el rea de Contabilidad no programar el pago. 4.2.5 Con base en el MA-BA005 Seleccin, Contratacin y Pago a proveedores de bienes y servicios vigente el rea de Contabilidad toma a revisin las solicitudes de pago los das mircoles para programar la transferencia electrnica en los siguientes cinco das hbiles. El encargado de facturacin y caja programa la mensajera y enva la nota de crdito original al cliente en el plazo establecido para envo de facturas descrito en el procedimiento MA-DP005 Envos por mensajera vigente y le informa al cliente y al rea operativa por correo electrnico del envo de la nota de crdito, el mismo da que la enva. El Coordinador de Contabilidad supervisa el registro correcto de las notas de crdito elaboradas y las transferencias interbancarias realizadas, as como coteja con las reas operativas que se hayan realizado los reembolsos de todos los servicios que hayan sido solicitados. En los casos en que durante la evaluacin se hayan considerado dos o ms procesos (inicial, vigilancia y renovacin), no ser aplicable el descuento para el proceso especfico que obtuvo una o ms No Conformidades. Poltica de descuentos por procedimientos o mtodos equivalentes o repetidos (Solo aplicable para laboratorios) Esta poltica implica descuentos referidos a los procedimientos o mtodos equivalentes o repetidos entre las distintas ramas que contenga la solicitud. Procedimientos o Mtodos repetidos.

4.2.4

4.2.6

4.2.7

4.2.8

4.3

4.3.1

4.3.2

4.3.2.1 Son los procedimientos o mtodos de ensayo que siguen el mismo principio pero se realizan en diferentes ramas, por lo tanto, la matriz de aplicacin es diferente.

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4.3.2.2 Se cobrar un solo costo base de acreditacin al 100% y se aplicar un descuento por la suma total de los procedimientos o mtodos repetidos de acuerdo con la siguiente tabla: Procedimientos o Mtodos repetidos de 1 a 15 de 16 a 30 de 31 a 50 ms de 50 % de descuento 20 35 40 50

4.3.2.3 Para los procedimientos o mtodos no repetidos el cobro se realizar conforme a las tarifas vigentes. 4.3.3 Procedimientos o Mtodos equivalentes.

4.3.3.1 Son los procedimientos o mtodos de ensayo que siguen el mismo principio y la misma matriz de aplicacin pero utilizan diferentes normas de referencia. 4.3.3.2 En este caso se cobra el costo base de acreditacin al 100% y el diferencial por el procedimiento o mtodo de ensayo. 4.3.4 En todos los casos el grupo evaluador y el Comit de Evaluacin validarn la equivalencia o repeticin de los procedimientos o mtodos de ensayo, en caso de que se detecte que no existe equivalencia o repeticin se ajustar la cotizacin para realizar el cobro de acuerdo a las tarifas vigentes. Aplicacin de la poltica de descuentos por procedimientos o mtodos equivalentes o repetidos. El grupo evaluador y el Comit de Evaluacin identificarn y validarn la equivalencia o repeticin de los procedimientos o mtodos de ensayo y el rea de laboratorios, por conducto de los Ingenieros, Coordinadores o el Gerente responsable de ema recibirn est informacin a travs de la revisin a la solicitud de servicios de acreditacin del laboratorio el mismo da en que se determina. Las reas operativas responsables de los servicios, determinan el importe del descuento y solicitan al encargado de facturacin y caja, en un trmino de cinco das hbiles a partir de la fecha en que reciben la informacin determinada en el punto 4.2.1, por medio de un memorndum interno autorizado por el Gerente del rea operativa o por la Direccin Ejecutiva, la elaboracin de la nota de crdito correspondiente. El cliente podr solicitar la aplicacin de la nota de crdito contra facturas por servicios posteriores o solicitar su reembolso de acuerdo a lo sealado en el punto 4.2.6 de este documento. El encargado de facturacin y caja programa la mensajera y enva la factura y la nota de crdito originales al cliente en el plazo establecido para envo de facturas descrito en el procedimiento MADP005 Envos por mensajera, vigente. El Coordinador de Contabilidad supervisa el registro correcto de las notas de crdito elaboradas.

4.4

4.4.1

4.4.2

4.4.3

4.4.4

4.4.5

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4.5

Descuentos por acreditaciones a establecimientos adicionales del mismo cliente (Aplicable a Laboratorios) En el caso de laboratorios que se encuentren ubicados en diferentes instalaciones y que soliciten la acreditacin en alcances similares entre ellos, se les otorgar un descuento sobre el costo de las ramas/reas a evaluar en sus establecimientos o sucursales adicionales, coincidentes con los de la oficina matriz, de acuerdo a la siguiente tabla:

4.5.1

Establecimientos adicionales de 1 a 5 de 6 a 10 de 11 a 15 de 16 en adelante

descuento % 5.00% 6.00% 7.00% 8.00%

4.5.2

En el caso de que varios laboratorios se encuentren ubicados en las mismas instalaciones pero solicitan la acreditacin en diferentes ramas/reas, pagarn un costo base de acreditacin y el diferencial de mtodos/procedimientos involucrados en el alcance de la acreditacin cuando se ingrese la solicitud en conjunto. Estos descuentos sern aplicables siempre y cuando los laboratorios tengan el mismo sistema de gestin de calidad y razn social. En el supuesto de que algunos establecimientos adicionales requirieran la evaluacin en ramas/reas y/o mtodos/procedimientos diferentes a las del establecimiento principal o matriz, se le cobrarn los servicios de acreditacin sin descuento alguno. Poltica de descuentos para Laboratorios Clnicos Con la finalidad de promover la acreditacin de los Laboratorios Clnicos se cre el programa Adopta un Laboratorio. El objetivo del programa es que los laboratorios acreditados adopten laboratorios interesados en acreditarse para guiarlos en temas especficos para el logro de su acreditacin. Los laboratorios clnicos acreditados interesados en formar parte de este programa podrn elegir a los interesados de acuerdo al alcance, ubicacin geogrfica, historial del laboratorio o en caso de pertenecer a su Asociacin o Colegio y establecern un programa de trabajo con el Laboratorio que ser adoptado. Los Laboratorios Clnicos podrn proponer laboratorios que estn interesados en adherirse a este proyecto. Cada laboratorio que se acredite y est dispuesto a participar en este proyecto, elegir un laboratorio interesado para integrarlo a este programa.
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4.5.3

4.5.4

4.6 4.6.1

4.6.2

4.6.3

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4.7 4.7.1 Poltica de descuentos para fortalecer la acreditacin en normas NOM, NMX y NRF A partir de enero del 2012, para las solicitudes de acreditacin y/o ampliacin que se reciban en normas NOM, NMX y NRF en las cuales no existe estructura acreditada, se aplicar un descuento equivalente al 25% del costo total del proceso de acreditacin y/o ampliacin del alcance de acreditacin, con base en la lista de precios de servicios vigente. Este descuento ser solicitado una vez finalizado el proceso de acreditacin por el responsable asignado del rea operativa conforme a lo sealado en los incisos 4.2.2 al 4.2.6 del presente documento. En normas NMX y NRF el descuento se aplicar, a los primeros 5 Laboratorios, Organismos de Certificacin de Producto y/o Unidades de Verificacin que logren su acreditacin En el caso de normas NOM el descuento nicamente se aplicar a los primeros 3 Laboratorios, Organismos de Certificacin de Producto y/o Unidades de Verificacin que logren su acreditacin. Los laboratorios clnicos acreditados que adopten un laboratorio y demuestren que a travs de su apoyo se logr la acreditacin del laboratorio interesado (adoptado), se les aplicar un descuento del 10% en el siguiente proceso de renovacin y/o vigilancia que reciban posterior a la fecha de acreditacin del laboratorio que haya sido adoptado.

4.7.2

4.7.3

4.7.4

IDENTIFICACIN DE CAMBIOS INCISO 4.2.7 4.7.1 Observaciones: PGINA 3 6 Se actualiz el inciso. Se actualiz y complet la informacin con la siguiente mencin: Este descuento ser solicitado una vez finalizado el proceso de acreditacin por el responsable asignado del rea operativa conforme a lo sealado en los incisos 4.2.2 al 4.2.7 del presente documento.. CAMBIO(S)

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