Sello de Copia Controlada Prohibida su Reproduccin Manual de Procedimiento de AUDITORA INTERNA MPSGC-002-09 Versin 02.04.

2009

I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX.

INDICE INTRODUCCIN.............................................................................................................. 1 OBJETIVO ....................................................................................................................... 1 ALCANCE Y APLICACIN .............................................................................................. 1 NORMATIVA .................................................................................................................... 1 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS................................................................................. 1 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO........................................................................... 3 PROCEDIMIENTO............................................................................................................ 4 MATERIALES .................................................................................................................. 6 DOCUMENTOS RELACIONADOS ................................................................................... 6

I. INTRODUCCIN El presente documento tiene la intencin de servir de gua para el proceso de auditora interna que se debe realizar en la AUPSA. II. OBJETIVO Este procedimiento establece la forma en que se llevan a la prctica las auditorias para el sistema de gestin de la calidad de AUPSA, para que cuando se determine la realizacin de las mismas, se encuentren de acuerdo a las siguientes fases o etapas: Programacin Planificacin Ejecucin Documentacin Seguimiento

III. ALCANCE Y APLICACIN Aplica a los responsables por el programa de auditoras internas de la AUPSA y los auditores que participan en las distintas fases de este proceso. IV. NORMATIVA Norma ISO 9001:2000. Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos. Norma ISO 19011:2002 - Directrices para realizar auditoras internas de Sistemas de Gestin de la Calidad. V. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Para los efectos del presente manual los trminos presentados implicarn lo siguiente: a. Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora. b. Criterios de auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos.
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c. Evidencia de la auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables. d. Hallazgos de la auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora. Los hallazgos de la auditora pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditora como oportunidades de mejora. e. Conclusiones de la auditora: Resultado de una auditora, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora. f. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora. g. Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora, con el apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos. h. Programa de auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. i. Plan de auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora.

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VI. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

Inicio

Elaborar Programa anual de auditora Internas

Confeccionar Plan de auditora

Ejecucin de la Auditora Interna

Documentacin de la Auditora

Seguimiento de la Auditora

Inicio

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VII. PROCEDIMIENTO 1. PROGRAMACIN DE LAS AUDITORA Para programar las auditoras el auditor lder designado analiza los resultados de auditoras previas, y de acuerdo al estado e importancia de los procesos auditados, confecciona el Programa de Auditoras (FSGC-007-09), el cual recoge las fechas de las distintas auditorias que se realizarn durante un periodo de un ao. El auditor lder dejar indicado en el Programa Anual de Auditoras lo siguiente: - Periodos en los cuales se deben llevar a cabo las auditoras internas. - La frecuencia de ejecucin de auditora, para lo cual la mnima ser anual y se cubrirn todos los procesos del sistema de gestin de la calidad, por lo menos en una auditora interna programa. El Programa Anual de Auditoras es presentado por el Encargado del sistema de gestin de la calidad a la Administracin General de la AUPSA para aprobacin. En este programa se sealan los periodos en los que se efectuarn las auditoras internas programadas a los diferentes procesos; si por algn motivo, es necesario modificar el programa ya aprobado, el Encargado del Sistema de Calidad informa al Administrador General de la AUPSA para que este apruebe el cambio propuesto y procede a informar al personal involucrado. 2. PLANIFICACIN DE LAS AUDITORIAS Para cada una de las auditorias que se realicen (sean pro gramadas o no) el auditor lder confecciona el Plan de Auditora (FSGC-008-09), el cual contiene los siguientes aspectos. - Objetivo. - Alcance. - Composicin del Equipo Auditor. - Fecha y lugar de comienzo. - Programacin de reuniones con la Alta Gerencia. - Documentos de referencia. Al planear las auditoras el Auditor lder y/o los Auditores internos elaboraran las Lista de verificacin (FSGC-009-09), con el objetivo de apoyarse en el monitoreo de los procesos y dejar evidencia de la ejecucin de la auditora. Este documento lo prepara el auditor asignado, y en el se colocan los aspectos a ser evaluados en el proceso del sistema de calidad de la AUPSA. Nota: Por razones de conveniencia, la AUPSA, podr sub - contratar los servicios de auditoras internas. 3. EJECUCIN DE LAS AUDITORIAS Despus de cumplida la fase de planeacin, comienza la de ejecucin de la auditora. El auditor lder realiza una reunin de apertura para informar al personal involucrado sobre los planes de la auditoria, y aclara cualquier duda o consulta del proceso a e jecutar. Durante la reunin se pasar Lista de Asistencia (FSG-S015-09) El o los auditores, verifican la ejecucin de los procesos, a travs de los indicadores, los procedimientos y los registros que se dejan como evidencia de cumplimiento.

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Para recoger la informacin del proceso de auditora los auditores utilizan el formato de la Lista de verificacin (FSGC-009-09), en esta lista se deja evidencia de auditora del monitoreo a los procesos, los hallazgos encontrados y la ejecucin de la auditora. 4. CIERRE DE LAS AUDITORIAS Despus de cumplida la fase de ejecucin. El auditor lder realiza una reunin de cierre para informar al personal involucrado sobre los hallazgos de la auditoria. Durante la reunin se pasar Lista de Asistencia (FSGS-015-09) 5. DOCUM ENTACIN DE LAS AUDITORIAS Despus de concluida la fase de ejecucin, inicia el proceso de documentacin donde los auditores analizan los hallazgos encontrados, y si procede a crear los registros que se dejarn de evidencia de los procesos auditados. Entre los documentos que deben ser dejados estn: - Lista de verificacin utilizadas por los auditores. - Informe de Auditora (FSGC-010-09), el cual debe ser entregado a la Gerencia de la AUPSA. - Lista de Asistencia (FSGS-015-09) (Reunin de Apertura/Reunin de Cierre) - Plan de Auditoria (FSGC-008-09) Por otro lado, una vez se entregue el informe de la auditora, los responsables de los procesos auditados debern trabajar en los siguientes documentos, del Manual de Procedimiento de Acciones correctivas y Preventivas (MPSGC-003-09): - Cuadro de Seguimiento de las Acciones Correctivas y Preventivas (FSGC-011-09) - Control de Solicitudes de Acciones Correctivas (FSGC-012-09) - Reporte De Oportunidad De Mejora (FSGC-013-09) 6. SEGUIMIENTO DE LAS AUDITORIAS Cuando surja del proceso de auditora interna algn Reporte de oportunidad de mejora (FSGC013-09), los auditores verificarn la implantacin de las mismas a travs del seguimiento en los reportes emitidos. Al concluir esta verificacin los auditores dejan evidencia del seguimiento en la Acciones Correctivas. Esta etapa se repite hasta que se cumplan la totalidad de las acciones correctivas propuestas. En caso necesario se utilizar el dorso del formato. Se debe mantener la independencia del rea auditada para que el o los auditores no cierren sus propias no conformidades. Para el seguimiento de la efectividad de las acciones correctivas de las auditoras internas y externas, se proceder conforme al Manual de Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas (MPSGC-003-09). 7. CALIFICACIN DE LOS AUDITORES INTERNOS Las auditoras internas sern realizadas por personal calificado perteneciente a la organizacin o personal sub-contratado que rena los siguientes requisitos de competencia.

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Parmetro Educacin Experiencia laboral Formacin como auditor interno Experiencia en auditorias

Experiencia en el proceso

Auditor Educacin universitaria 4 aos de experiencia laboral 16 horas de formacin como mnimo en un curso de formacin de auditores internos, con evidencia de aprobacin del examen del curso 2 auditoras completas con un mnimo total de 8 das de experiencia en auditoria como auditor en formacin, bajo la direccin y observacin de un auditor competente como lder del equipo auditor. Experiencia en el campo laboral comprobado relacionado a los procesos que maneja la organizacin

Auditor Lder Igual a la del auditor Igual a la del auditor Igual a la del auditor

2 auditoras completas con un total de al menos 10 das de experiencia en auditoria actuando como auditor lder, bajo la direccin y observacin de un auditor competente como lder del equipo auditor. Igual a la del auditor

VIII. MATERIALES No se requieren IX. DOCUMENTOS RELACIONADOS Formato de Programa de Auditora (FSGC-007-09) Formato de Plan de Auditora (FSGC-008-09) Formato de Lista de Verificacin (FSGC-009-09) Formato de Informe de Auditora (FSGC-010-09)

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