Procedimientos de control interno en nmina

Los procedimientos, las prcticas y las directrices de control interno de una empresa se siguen para proteger sus recursos, y son especialmente importantes durante la grabacin, preparacin y distribucin de la nmina. Tener procedimientos adecuados protege los activos de la empresa al reducir el riesgo de fraude y eliminar errores. De acuerdo con la Unidad de Riesgos de la Universidad de Marquette, la segregacin inadecuada de las funciones es el resultado ms comn de la auditora de la universidad. Esta separacin inadecuada de las funciones que implica tareas de nmina conduce a un mayor riesgo de prdida por fraude y negligencia.

Segregacin de funciones
Existen cuatro categoras de tareas relacionadas con la nmina: contratacin y promocin de personal, registro y mantenimiento de hojas de tiempo exactos, preparacin de la nmina y el pago de los empleados y los impuestos sobre la nmina - deben estar separados por departamentos o personas responsables, si es posible. Adems, la designacin de un miembro de la administracin del examen peridico de los registros bancarios de la empresa relacionadas con la nmina ms puede garantizar un registro adecuado de nmina y reducir el riesgo de fraude. El mantenimiento de una cuenta bancaria separada para la nmina solo reduce la cantidad de activos de la empresa en situacin de riesgo y hace que sea ms fcil de auditar. Para las pequeas empresas que carecen de un personal suficientemente grande como para separar las responsabilidades de nmina, el dueo del negocio o un administrador de confianza debera supervisar el proceso de nmina de principio a fin. Si esto es demasiado tiempo para llevar a cabo cada periodo de nmina, regular todava azar e inspecciones exhaustivas deben realizarse.

Recursos humanos
La autorizacin para pagar a un empleado por el departamento de recursos humanos protege al negocio del fraude mediante la reduccin y eliminacin de la posibilidad de que empleados ficticios o que ya no estn sigan en la nmina. El departamento de personal o de recursos humanos debe mantener actualizados los registros de empleados en todo momento, que reflejan la tasa de pago que cada empleado recibe y los beneficios previstos.

Registro del tiempo trabajado

Las hojas o tarjetas de asistencia deben estar firmadas por el empleado, y luego ser revisadas, aprobadas y firmadas por un supervisor cuando sea aplicable. El tiempo libre o ausencias no pagadas deben reflejarse en la hoja de asistencia apropiada. Se debe aprobar el tiempo extra antes del hecho. Adems, un empleado no debe tener acceso a su hoja de asistencia una vez que el supervisor ha aprobado y firmado el expediente para el preparador de nmina.

Preparacin de la nmina
Como procedimiento de control adicional, la persona o personas encargadas de la preparacin de la nmina que calculan la indemnizacin debida a cada empleado no deben tener autorizacin para firmar las hojas de asistencia o cheques de emisin. Durante la preparacin de la nmina, el FICA o Seguridad Social, los impuestos a los ingresos y otras deducciones como los seguros son calculados, y las cantidades finales de dlares por concepto de sueldos y salarios debe ser enviada al

departamento o persona a cargo de la emisin de cheques a los empleados y el pago de los impuestos de nmina.

Pagar a los empleados y los impuestos sobre la nmina

Cuando sea posible, los procedimientos de control interno en la nmina deben exigir que la persona o personas autorizadas a pagar a los empleados y los impuestos sobre la nmina no tengan acceso autorizado a los registros de recursos humanos, hojas de asistencia y materiales de preparacin de la nmina. En las pequeas empresas en las que esto no es factible, el propietario o la administracin superior debe autorizar todos los cheques o designar a dos empleados de confianza para tener el control de la autorizacin, requiriendo ambas firmas para la autorizacin.

Riesgos
Un negocio sin los procedimientos adecuados de control interno sobre la nmina, corre el riesgo de que la compensacin se expida a los empleados que no existen o que ya no estn. Adems, la empresa puede perder activos pagando en exceso a los empleados deshonestos e incurrir en gastos excesivos por tener que rehacer los registros de nmina. Cuando se cometen errores, una nmina puede retrasarse, lo que puede dar lugar a empleados descontentos.