Control interno – Remuneración de personal

Los procedimientos, las prácticas y las directrices de control interno de una

empresa se siguen para proteger sus recursos, y son especialmente importantes
durante la grabación, preparación y distribución de la nómina. Tener
procedimientos adecuados protege los activos de la empresa al reducir el riesgo
de fraude y eliminar errores.

División de funciones
Existen cuatro categorías de tareas relacionadas con la nómina:

 Contratación y promoción de personal.

 Registro y mantenimiento de hojas de tiempo exactos.
 Preparación de la nómina.
 El pago de los empleados y los impuestos sobre la nómina.

Estos deben de estar separados por departamentos o personas responsables, si

es posible. Además, la designación de un miembro de la administración del
examen periódico de los registros bancarios de la empresa relacionados con la
nómina, puede garantizar un registro adecuado de nómina y reducir el riesgo de
fraude.

El mantenimiento de una cuenta bancaria separada para la nómina solo reduce la

cantidad de activos de la empresa en situación de riesgo y hace que sea más fácil
de auditar.

Para las pequeñas empresas que carecen de un personal suficientemente grande

como para separar las responsabilidades de nómina, el dueño del negocio o un
administrador de confianza deberán de supervisar el proceso de nómina de
principio a fin. Si esto es demasiado tiempo para llevar a cabo cada periodo de
nómina, se deberán de realizar al azar inspecciones exhaustivas.

Recursos humanos
La autorización para pagar a un empleado por el departamento de recursos
humanos protege al negocio del fraude mediante la reducción y eliminación de la
posibilidad de que existan empleados ficticios o que hayan sido dados de baja de
la nómina. El departamento de personal o de recursos humanos debe mantener
actualizados los registros de empleados en todo momento, que reflejan la tasa de
pago que cada empleado recibe y los beneficios previstos.
Registro del tiempo trabajado
Las hojas o tarjetas de asistencia deben estar firmadas por el empleado, y luego
ser revisadas, aprobadas y firmadas por un supervisor cuando sea aplicable. El
tiempo libre o ausencias no pagadas deben reflejarse en la hoja de asistencia
apropiada. Se debe aprobar el tiempo extra antes del hecho. Además, un
empleado no debe tener acceso a su hoja de asistencia una vez que el supervisor
ha aprobado y firmado el expediente para el preparador de nómina.

Preparación de la nómina
Como procedimiento de control adicional, la persona o personas encargadas de la
preparación de la nómina que calculan la indemnización debida a cada empleado
no deben tener autorización para firmar las hojas de asistencia o cheques de
emisión. Durante la preparación de la nómina, las cuotas de Seguridad Social, los
impuestos a los ingresos y otras deducciones son calculados, y las cantidades
finales por concepto de sueldos y salarios debe ser enviada al departamento o
persona a cargo de la emisión de cheques a los empleados y el pago de los
impuestos de nómina.

Pagar a los empleados y los impuestos sobre la

nómina
Cuando sea posible, los procedimientos de control interno en la nómina deben
exigir que la persona o personas autorizadas a pagar a los empleados y los
impuestos sobre la nómina no tengan acceso autorizado a los registros de
recursos humanos, hojas de asistencia y materiales de preparación de la nómina.
En las pequeñas empresas en las que esto no es factible, el propietario o la
administración superior debe autorizar todos los cheques o designar a dos
empleados de confianza para tener el control de la autorización, requiriendo
ambas firmas para la autorización.

Riesgos
Un negocio sin los procedimientos adecuados de control interno sobre la nómina,
corre el riesgo de que la compensación se expida a los empleados que no existen
o que ya no están. Además, la empresa puede perder activos pagando en exceso
a los empleados deshonestos e incurrir en gastos excesivos por tener que rehacer
los registros de nómina. Cuando se cometen errores, una nómina puede
retrasarse, lo que puede dar lugar a empleados descontentos.