PROCEDIMIENTO DE GESTION

GESTION DE PROYECTOS

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PERSONALIZACIN DEL SISTEMA DE GESTIN GYM AL PROYECTO

1. OBJETIVO

GyM ejecuta una gran variedad de Proyectos de construccin, teniendo cada uno de ellos diversas caractersticas que les son propias y que los hacen distintos unos de otros. Debido a este hecho, el Sistema de Gestin de Proyectos de GyM debe ser ajustado a la realidad especca de cada Proyecto, de manera que se logre mantener la ecacia del Sistema. En este procedimiento se denen los mecanismos formales para realizar este ajuste, logrando los siguientes objetivos: 9 9 9 9 9 Establecer los Elementos de Gestin aplicables al Proyecto (Aplicabilidad). Establecer los Factores Claves de xito del Proyecto y sus indicadores. Establecer los procesos especiales del Proyecto que deban ser diseados debido a su importancia y/o complejidad para su gestin. Asignar Funciones Claves entre el Equipo de Proyecto. Entender conjuntamente la forma en que se realizar el seguimiento y la importancia del mismo.

2.

DESARROLLO
Una vez difundido el inicio del Proyecto1 y sus responsables principales a toda la organizacin de GyM por medio de la Carta de Inicio, el Jefe de Control de Gestin de Proyectos tomar contacto con el Gerente de Proyecto para coordinar y denir los temas del Sistema de Gestin GyM a ser considerados en el Proyecto, a travs del proceso de Arranque y Coordinacin con reas de Soporte2. Los acuerdos tomados en esta coordinacin denirn el diseo del Sistema de Gestin GyM que ser aplicado en la Proyecto.

2.1. Proceso de Personalizacin Aplicabilidad

del

Sistema

de

Gestin

GyM

al

Proyecto:

a. Matriz de Aplicabilidad: Es un documento en el cual se listan todos los entregables y puntos de control de cada proceso de gestin que existe en GyM. Se marcar con OK los puntos que aplican y si es necesario se colocan comentarios especcos. Se recomienda ltrar los puntos que s aplican para darles una revisin nal. En los anexos se encuentra el formato de la Matriz de Aplicabilidad. b. Diseo de Procesos Especiales: Algunos procesos del Proyecto que no estn incluidos en el eje bsico, dadas las caractersticas especcas del mismo, pueden ser muy complejos y necesitan ser diseados para no ocasionar sobre esfuerzos para su ejecucin. Como ejemplos de procesos con dichas caractersticas podemos tener: 9 9 Pedido de acero corrugado de un Proyecto en Bolivia con abastecimiento desde Pisco. Manejo de informacin de Control de Calidad en un Proyecto de lneas de gas con generacin de ms de cien documentos diarios.

En este punto los participantes de la reunin identicarn las particularidades del Proyecto y se denirn los procesos a disear. Segn la evaluacin previa del Proyecto, y si el mismo as lo requiere, el rea de Control de Gestin de Proyectos (CGP) propondr algunos procesos a ser diseados y/o soporte en la metodologa para el diseo de los mismos. En la Reunin de Compromisos3, CGP dar conformidad de que el diseo ha sido elaborado.

1 2 3

Ver procedimiento GYM.SGP.PG.03 Inicio del Proyecto Ver procedimiento GYM.SGP.PG.05 Arranque y Coordinacin con Ocina Principal. Ver procedimiento GYM.SGP.PG.17 Reunin de Compromisos

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Figura 01 Ejemplo del diseo de un proceso de provisionamiento de Acero Dimensionado.

c. Factores Claves de xito: Cada Proyecto, debido a sus condiciones especcas, va a depender de factores especcos para su xito. Estos factores son denominados Factores Claves de xito (FCE) y deben ser identicados por el equipo del Proyecto al inicio del mismo. En este punto los participantes identicarn los FCE para el Proyecto, los cuales deben contar con indicadores que reejen su situacin durante el desarrollo del Proyecto. A continuacin se ofrece un ejemplo de FCE: 9 9 9 En un Proyecto se identic como FCE la cantidad de personal calicado local (soldadores) que se pudiese contratar. Para solucionar este problema se form una escuela de soldadores en la localidad. Los indicadores correspondientes al FCE es la cantidad de soldadores homologados por dicha escuela versus una meta establecida, y la cantidad de soldadores locales contratados versus la cantidad de soldadores totales.

Figura 02 Formato de Factores Clave de xito

En la columna Panel de Control se indicar si se requiere que el FCE identicado cuente con un indicador a ser mostrado en el Panel de Control4.

Ver procedimiento GYM.SGP.PG.45 Informes de Gestin

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d. Asignacin de Funciones Especiales: A travs del anlisis del Proyecto puede identicarse como claves algunas funciones especiales o no tradicionales, por lo que debern ser denidas formalmente y asignadas a algn miembro del equipo del Proyecto. Debido a la diversidad de Proyectos y a los equipos de personas que las conforman, no se puede estandarizar la asignacin de dichas funciones siempre a los mismos puestos. En algunos Proyectos, dichas funciones pueden ser asumidas por puestos especcos. En Proyectos con organizaciones pequeas, dichas funciones sern asumidas por personas en otros puestos. De manera general, se plantea la asignacin de las siguientes funciones, pudiendo plantearse funciones especcas adicionales de acuerdo a las caractersticas del Proyecto:

Figura 03 Formato de asignacin de funciones

Paralelamente, el rea de Control de Gestin de Proyectos brindar soporte y apoyo al Proyecto en lo referente al Sistema de Gestin5.

2.2. Matriz de Responsabilidades

GP 1. Iniciar coordinaciones entre el Proyecto y CGP 2. Designar de responsable(s) del Proyecto 3. Sostener sesiones de trabajo 4. Convocar Reunin 5. Elaborar y distribuir acta GP: Gerente de Proyecto JCG: Jefe de Control de Gestin de Proyectos RP: Responsable designado por el Proyecto JCG RP

3. 3.1

REFERENCIAS Y ANEXOS Documentos relacionados

9 9 GYM.SGP.PG.06 Reunin de Transferencia y Arranque GYM.SGP.PG.09 Anlisis del Proyecto

3.2

Anexos
9 9 GYM.SGP.PG.10-F01 Tablas de Aplicabilidad (ejemplo) GYM.SGP.PG.10-F02 Acta de Reunin Disponible en disco

Ver procedimiento GYM.SGP.PG.46 Monitoreo