Instituto Santa Marta Curic

Informe de Prctica Profesional Frutcola Jos Soler S.A.

SISTEMAS DE PLANIFICACIN DE RECURSOS EMPRESARIALES (Enterprise Resources Planning)

Gabriela Fernanda Gonzlez Arenas CONTABILIDAD

Curic, Mayo de 2013

Instituto Santa Marta

Pgina |2

NDICE Introduccin......3 1.Entorno laboral 1.1 Identificacin de la Empresa4 1.2 Caractersticas de la Empresa.....4 2. Anlisis empresarial 2.1 Marco Terico 2.1.1 Descripcin y definicin.....5 2.1.2 Caractersticas..6 2.1.3 Mdulos.7 2.1.4 Ventajas y desventajas...8 2.2 Desarrollo de la investigacin Sistemas de planificacin de recursos empresariales.....9 Conclusiones....13 Bibliografa Anexos

Enterprise resource planning

Instituto Santa Marta

Pgina |3

INTRODUCCIN
Un concepto clave en la realidad que hoy vivimos, son las denominadas Tecnologas de la informacin y la comunicacin, ms conocidas por su sigla TIC, stas se definen como el conjunto de tecnologas desarrolladas para gestionar informacin y enviarla de un lugar a otro.

La repercusin de las TIC transciende considerablemente en el mundo empresarial, puesto que origina que nuestro trabajo sea an ms productivo y podamos ser competitivos en el mercado actual.

Existe una variada gama de TIC, entre las cuales podemos aludir algunas de las ms conocidas y utilizadas: correos electrnicos, pginas web, sistemas de gestin de clientes (CRM) y sistemas de planificacin de recursos empresariales (ERP).

En este informe me enfocar en los Sistemas de planificacin de recursos empresariales, pues mi prctica profesional me brind la oportunidad de adquirir conocimientos en el rea, especficamente en el funcionamiento de un ERP, el cual es primordial en el quehacer diario de cada uno de los departamentos de la empresa Frutcola Jos Soler S.A., institucin que me acogi durante tres meses en su departamento de Finanzas.

A continuacin se podr observar la informacin terica (recogida de diversas fuentes bibliogrficas nacionales e internacionales) relacionada a estos sistemas, tal como definiciones, ventajas y desventajas. Pero asimismo, esta informacin se conectar con lo emprico, es decir, vincularemos lo terico con lo prctico.

Enterprise resource planning

Instituto Santa Marta

Pgina |4

1. ENTORNO LABORAL
1.1 Identificacin de la empresa

Razn social Giro Sector econmico

: Frutcola Jos Soler S.A. / Solfrut S.A. : Agrcola : Frutcola

Tamao de la empresa: Mediana Direccin Fono Fax Pgina web : Longitudinal Sur Km. 187 : 75 - 742300 : 75 - 742320 : la empresa no posee pgina web, slo cuenta con Intranet. Correo electrnico : sgi@solfrut.cl

1.2 Caractersticas de la empresa Estructura organizativa: Organigrama empresarial (Ver anexo 1) Cobertura: Solfrut posee su casa matriz en Longitudinal Sur Km. 187.

Adems posee huertos en distintas localidades: Los Niches, Sagrada Familia, Retiro, Linares y Negrete (regin del Bo Bo).

Enterprise resource planning

Instituto Santa Marta

Pgina |5

2. ANLISIS EMPRESARIAL
2.1 Marco terico Sistemas de planificacin de recursos empresariales

2.1.1 Descripcin y definicin Las exigencias de un mercado ms grande, la globalizacin, la interaccin con clientes y proveedores de todas las regiones del mundo, la desaparicin de las barreras comerciales, etc. obligan a las empresas a ser cada vez ms competitivas y a estar preparadas ante los cambios del mundo actual; para lo que es necesario que una compaa tenga optimizado e integrado sus flujos internos de informacin y sus relaciones comerciales externas, de esta manera conseguir objetivos bsicos, como por ejemplo: mejoras de la productividad, la calidad, el servicio al cliente y la reduccin de costos. En la actualidad contamos con las tecnologas de la informacin para la consecucin de dichos objetivos, es en este punto donde nos detendremos a analizar el aporte que nos otorga una de estas TIC, los sistemas de planificacin de recursos empresariales, ms conocidos como ERP (por su sigla en ingls: Enterprise Resource Planning). Para comenzar es necesario realizarse la siguiente pregunta: qu son? A la cual contestaremos: los ERP son sistemas globales de planificacin y gestin de los recursos que sirven para satisfacer la gran demanda de necesidades del negocio (por ejemplo: comunicacin eficaz entre las reas de la empresa) y evitarnos tareas repetitivas. Son paquetes de software de tipo World Class que permiten a las empresas evaluar, implementar, automatizar, integrar y gestionar de forma eficiente las diferentes operaciones que se presentan en stas. Se puede utilizar por todo tipo de empresas, pero se requiere de una adaptacin segn sean las circunstancias y tipo de organizacin que tiene cada una de ellas. (1) (1) Benvenuto Vera ngelo, Implementacin de sistemas ERP, su impacto en la gestin de la empresa e integracin con otras TIC, Capiv review Vol. 4 (2006).
Enterprise resource planning

Instituto Santa Marta

Pgina |6

2.1.2 Caractersticas Se caracterizan y distinguen de cualquier otro software empresarial por ser configurables y modulares:

Modulares: estos sistemas entienden que una empresa es un conjunto

de departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Con la capacidad de integracin de los mdulos, es posible diagnosticar las reas ms eficientes, pero a la vez aquellas menos eficientes dentro de la institucin, de este modo enfocarse en procesos que puedan mejorar el desempeo. Cuando mayor es la integracin de los mdulos del ERP, ms eficientes sern los procesos. (2)

Configurables: como su nombre lo indica, apunta a que pueden ser

configurados mediante desarrollos en el cdigo del software, para su comprensin tenemos el siguiente ejemplo: una empresa grande necesita configurar su ERP para gestionar y controlar la emisin de cheques, mientras que una empresa pequea no necesitar de ello, pues no tiene una gran cantidad de proveedores a los cuales cancelarles o simplemente no utiliza este mecanismo de pago.

(2) Lazo Santiago, Impacto del Enterprise Resource Planning (ERP) en las Empresas, Revista 360 (2010).
Enterprise resource planning

Instituto Santa Marta

Pgina |7

2.1.3 Mdulos En relacin a los mdulos, podemos definir algunos de los ms comunes: Ventas: este mdulo se refiere bsicamente al registro de todos

aquellos hechos relativos a la facturacin, ya sea el uso de bases de datos, venta a crdito, fichas de productos o fichas de clientes, por ejemplo. Recursos humanos: ste considera el listado de trabajadores,

descuentos legales y previsionales correspondientes, das trabajados, bonos, asignaciones familiares, etc. De l se pueden extraer las liquidaciones de sueldos o listados que permitan acceder a la informacin del personal con el que trabaja la empresa. Produccin: tiene en cuenta toda aquella informacin relativa al costo

de la materia prima, costo de la mano de obra, costos indirectos, etc. Gracias a este mdulo podemos obtener informes respecto a lneas de produccin ms rentables o menos, ciclo de produccin en das, etc. Contabilidad: comprende libros diarios, libros de compra-venta,

mayores, balances y todos aquellos vigentes a fin de elevar la contabilidad de la empresa. Finanzas: los mdulos del rea financiera proporcionan una visin

completa de funciones financieras e incluyen un amplio sistema de informacin y de generacin de informes para facilitar a los ejecutivos una mayor rapidez para la toma de decisiones (3). Igualmente, incluye el manejo de algunas transacciones como: anticipos a proveedores, pago a proveedores, generacin de cheques, etc. Tambin podemos mencionar el control que mantiene en cuanto al banco, por ejemplo: registros de bancos y cuentas bancarias, registro de ingresos y egresos directos de cuentas bancarias, conciliacin bancaria, traspasos entre cuentas bancarias, entre otras. Y por ltimo, podemos mencionar la funcin que cumple este mdulo en relacin al Fondo fijo de caja, el cual se ocupa del control del dinero que se destina a los gastos pequeos que originan los empleados.

(3) Benvenuto Vera ngelo; Op. Cit., p.5

Enterprise resource planning

Instituto Santa Marta

Pgina |8

2.1.4 Ventajas y desventajas Para finalizar a continuacin se indicarn las ventajas y desventajas que involucra la implementacin de un ERP: Ventajas: Entre la gran gama de ventajas que nos ofrece un ERP podemos sugerir algunas de las ms destacables: constan con personalizacin, es decir, la empresa podr manejar el sistema en funcin de sus necesidades, sin lmites impuestos por el software, lo que optimizar el crecimiento del negocio. Adems, automatizan y simplifican procesos que se realizan de forma manual, poseen una alta seguridad para proteger a la organizacin en contra de crmenes externos e internos, crean una base de datos centralizada en la cual se registran, procesan, monitorean y controlan todas las funciones que se realizan en la empresa, etc. La correcta implementacin de los ERP repercute en el aumento de productividad de todos los departamentos, as como el mejor aprovechamiento del tiempo, donde antes se necesitaba tiempo para llevar un informe de un departamento a otro, ahora ese tiempo es utilizado en otras funciones.(4)

Desventajas: Lamentablemente para ciertas empresas estos sistemas presentan ciertas limitaciones y obstculos, por ejemplo: en una pequea empresa los propietarios se encargan del manejo del sistemas, por lo que el empleo del sistema es operado por personal que no est capacitado , lo que redunda en que si stas no estn bien entrenadas y no tienen habilidades para el manejo del sistema ERP, la organizacin se ver afectada como un todo (5). Otro obstculo se debe a su costosa implementacin, adems se genera un cierto costo adicional al momento de instruir a los trabajadores de cada mdulo.

(4) Valda Juan Carlos, Sistema ERP. Definicin, funcionamiento, ventajas y desventajas,http://jcvalda.wordpress.com/2011/06/26/sistema-erp-definicionfuncionamiento-ventajas-y-desventajas/ (5) Benvenuto Vera ngelo; Op. Cit., p.5 y p.7
Enterprise resource planning

Instituto Santa Marta

Pgina |9

2.2 DESARROLLO DE LA INVESTIGACIN Sistemas de planificacin de recursos empresariales

Uno de los grandes beneficios que entrega un sistema ERP es el control que ejerce en todas las funciones que se realizan en la empresa, lo que repercute peculiarmente en aquellas organizaciones gerenciales donde la empresa matriz es la duea de de las acciones de sus subsidiarias, stas son conocidas con el nombre de Holding, como es el caso de Solfrut S.A., donde realic mi prctica profesional durante el mes de diciembre 2012 y los meses enero y febrero del presente ao, en el Departamento de Finanzas. Las exigencias del mercado tan competitivo que encontramos en la actualidad le exige a la empresa la implementacin de tecnologa que le entregue las herramientas necesarias para progresar como organizacin, lo que pude observar desde mi puesto de trabajo, donde el ERP era mi principal herramienta, por lo que puedo afirmar que sin este sistema sera muy difcil controlar la informacin que se genera segundo a segundo, en cada uno de los departamentos. En Solfrut utilizamos INFORMAT, un ERP que nos permite manejar cada una de las empresas que pertenecen al holding como independientes pero a la vez como un todo; yo trabaj con quince de stas razones sociales: Frutcola Jos Soler, Agroindustrial La Paz, Jos Soler Ruiz, Agrcola Doa Paz, Agrcola Don Jos Luis, Agrcola Doa Carola, Jos Soler Mallafr, Jos Luis Soler Mouliat, Macarena Soler Mouliat, Pa Soler Mouliat, Carolina Soler Mouliat, Inversiones frutcolas, Agrcola Doa Nury, Agrcola Don Andrs y Agrcola Doa Maripi. Mdulos Dentro de este ERP tenemos tres mdulos esenciales: Finanzas, el cual yo manej durante 3 meses y detallar ms adelante; Contabilidad (que se encuentra dentro del mdulo Finanzas) donde encontraremos las Ventas (pesos chilenos y
Enterprise resource planning

Instituto Santa Marta

P g i n a | 10

dlares), Compras, Boletas de honorarios, centralizacin, etc.; y por ltimo el mdulo de Recursos Humanos, en el cual se lleva a cabo el control de los jornales de los trabajadores de los huertos (cada huerto pertenece a alguna de las razones sociales mencionadas anteriormente), tambin es donde se generan las liquidaciones de sueldo, tanto de los trabajadores de los campos como de oficina (lo que implica el clculo de las asignaciones familiares, descuentos legales, etc.), asimismo se

registran los antecedentes de cada trabajador, se formulan contratos y finiquitos. Tal como mencion recientemente, en mi prctica profesional aprend el empleo del mdulo correspondiente a mi seccin, es decir, el mdulo de finanzas. En ste, encontramos diferentes aplicaciones, pero antes de acceder a cualquiera de ellas, tena que tener en cuenta a que empresa perteneca el movimiento a realizar, por ejemplo, si necesitaba anular algn cheque que se haba generado desde la empresa Jos Soler Ruiz, deba seleccionar la razn social correspondiente, escribir mi usuario y contrasea, de este modo poder acceder al sistema. Luego, de este sencillo paso, podemos entrar al sistema de la respectiva empresa y realizar diferentes transacciones, tales como: Generacin de egresos-cheques: esta aplicacin fue la que ms utilic, pues nos encargbamos del pago a proveedores, acreedores y

en el departamento

trabajadores (slo cancelar), que se realizan a travs de cheques; pero para que stos se generen es necesario seguir una cierta secuencia, por ejemplo: dentro del mes haban dos fechas de pago a proveedores, para ello es necesario que tanto Produccin agrcola y Adquisiciones entreguen las facturas a pagar al asistente de Contabilidad encargado de las compras, ste las ingresa y realiza los asientos contables correspondientes en el sistema para luego enviar las facturas a Finanzas, donde yo las recepcionaba, revisaba e ingresaba al sistema; ingresaba a la opcin Autorizacin manual de pagos, donde escriba el RUT del proveedor e ingresaba el nmero de cuenta contable (proveedores, cuentas por pagar, etc.), al ingresar esos datos se abra una nueva ventana donde se indicaba las facturas que deberan cancelarse, las cuales fueron ingresadas por contabilidad, luego yo revisaba si las
Enterprise resource planning

Instituto Santa Marta

P g i n a | 11

facturas que tena en mi poder coincidan con las del sistema, si ste era el caso, seleccionaba la opcin cancelar todo (esto se hace por cada proveedor) . Para luego ir a la opcin Generar egresos, seleccionar la cuenta contable, proveedor e imprimir el egreso (donde se especificaba nmero de cheque, proveedor, asiento contable, etc.) y el cheque. Cada empresa tena sus facturas a cancelar, por lo que reciba un memorndum con las facturas de todas las empresas, pero los pasos se hacan por separado ingresando a la empresa correspondiente.

Caja chica: durante el ltimo mes de mi prctica se me encomend una tarea

adicional, trabajar con el fondo fijo de caja chica. Como haba mencionado anteriormente Solfrut es un holding, por lo que para lograr una buena organizacin se hacen 3 cajas chicas, cada una con su respectivo monto de dinero: la primera es de Solfrut ($300.000), donde inclua los gastos de los trabajadores de la oficina y los gastos que se le asignaran a algunos de los huertos de Solfrut. La segunda caja es de Agroindustrial La Paz ($100.000), aqu se ubican los gastos del Depto. De Adquisiciones, quienes se encuentran contratados por esta razn social, y todos los gastos que hayan generado los camiones de la empresa. Y por ltimo, tenemos la caja de Jos Soler Ruiz ($300.000), donde van incluidos todos de los gastos de los huertos que no son de Solfrut. Con lo anterior es posible comprender los pasos a seguir, lo primero es generar un cheque para cada caja, donde en el egreso se especificar el nmero del fondo fijo, lo siguiente es solamente manejar el dinero y llevar un registro de quines solicitaron dinero para luego pedirles una rendicin con un respectivo comprobante, es decir, boletas, boletos de pasajes, etc. Despus es necesario ordenar por empresa y verificar si est correcta la asignacin, para luego ingresarlo al sistema de caja chica, que es un complemento adicional del ERP. El ingreso requiere conocer ciertos cdigos, por ejemplo el cdigo de las facturas o de las boletas, conocer el centro de costo, tambin requiere ingresar el nombre de quin autoriz ese gasto, etc. (Ver Anexo 2) Luego de terminar el ingreso de cada gasto se manda a contabilidad, para que realicen los asientos contables respectivos.
Enterprise resource planning

Instituto Santa Marta

P g i n a | 12

Otras de las aplicaciones que manej del ERP fueron: ingreso de cartolas

bancarias (Ver anexo 3), lo cual realizaba 2 veces por semana (debido al gran movimiento de cheques e ingresos) empresa por empresa, este ingreso es esencial para generar la conciliacin bancaria, la cual se entrega durante los primeros quince das de cada mes al contador general; asimismo algo recurrente que realizaba era la revisin de las cuentas de los proveedores, esto se deba mayormente a que nos llamaban desde las distintas empresas para saber si sus cheques estaban disponibles o para cuando tenan fecha de pago, para corroborar esto yo ingresaba al mdulo de finanzas, me diriga la parte de contabilidad y revisaba las cuentas corrientes de dicha empresa, ingresando su RUT y nmero de cuenta contable, accediendo a todos los movimientos contables que se hubiesen realizado con esa organizacin, por ejemplo: al ingresar mi RUN puedo observar todos los pagos que la empresa me ha hecho (Ver anexo 4).

Ventajas y desventajas

Para concluir la parte emprica de este informe, es necesario reafirmar las ventajas que tienen los ERP, pues como mencion en el marco terico, la personalizacin que tiene es de gran utilidad, queda en evidencia en el caso del holding y con la implementacin del complemento de caja chica. Adems facilita de manera impresionante la movilidad de informacin, pues como qued demostrado, la informacin viaja por otros departamentos antes de llegar a Finanzas y se hace en tiempo rcord, pero esto slo se logra gracias al ERP. Estos sistemas tambin tienen sus desventajas, que pude observar en la prctica: son difciles de manejar para alguien con un conocimiento bsico en computacin, no fue mi caso, pero si observ el caso de una compaera de trabajo, aparte de eso, la implementacin de uno de estos sistemas es costoso, no slo cuando se adquiere, sino tambin en la mantencin, en el caso de Solfrut, cada semana va a la empresa una contadora que hace asesoras con respecto al sistema, lo que implica un costo adicional.

Enterprise resource planning

Instituto Santa Marta

P g i n a | 13

CONCLUSIONES
La tecnologa ocupa un lugar primordial en las organizaciones, tanto es el impacto de stas, que han pasado de ser un soporte a ser una necesidad estratgica, por lo que si una empresa quiere permanecer en el mercado tiene que tomar el riesgo de poseer un ERP, de lo contrario se ver en una posicin indefensa ante las dems empresas que estn a la vanguardia en la tecnologa. Durante mi proceso de prctica pude percatarme de la importancia y relevancia de un ERP, pues la cantidad de informacin que se genera a diario en una empresa es demasiada, sobre todo en una empresa como Solfrut, imagnense como sera administrar ms de una razn social con sistemas manuales, adems de eso, como se podra comunicar entre departamentos cada movimiento que se realiza, sera casi imposible un correcto funcionamiento. Por ejemplo, imaginemos que yo en mi puesto de asistente de finanzas, no contara con el ERP para generar los egresos-cheques, dos veces al mes tendra que hacer cientos de cheques para los proveedores, adems tendra que llevar un registro de cada cheque emitido, lo que es una gran inversin de tiempo, pues slo de Agroindustrial La Paz, se hacan ms de cincuenta cheques. Concluyendo con mi informe, me gustara destacar que mi proceso de prctica fue sin duda alguna un perodo de maduracin tanto profesional como personalmente, fue una experiencia enriquecedora, llena de aprendizaje, donde tuve la maravillosa oportunidad de conocer a excelentes personas y profesionales, que me ayudaron a lo largo de esos tres meses, pero que a la distancia todava me siguen apoyando. Solfrut cuenta con personas calificadas en el trabajo y calificadas en vida, puedo decir que tienen las cualidades que nos ensearon en el colegio: Servicio, Fe y Acogida.

Enterprise resource planning

Instituto Santa Marta

P g i n a | 14

Enterprise resource planning