El Arte de Dirigir a la Empresa

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Gestin de Materiales Para Mantenimiento

Luis Amendola Ph.D. Industrial Engineering Management

Dpto. de Proyectos de Ingeniera e Innovacin Universidad Politcnica de Valencia Espaa, con 20 aos de experiencia en la industria del petrleo, gas y petroqumica, desempeado posiciones Tcnicas, Supervisorias y Gerenciales en Proyectos de Ingeniera, Mantenimiento y Desarrollo de Negocios en empresas internacionales. e-mail: luigipmm@ono.com, luiam@upvnet.upv.es, luigipmm@yahoo.es,

Motivado por contribuir con la mejora continua en los sistemas de calidad en la gestin de materiales para el mantenimiento, me detuve a investigar en plantas petroleras y petroqumicas el stock de repuestos que tienen en los almacenes para la ejecucin del mantenimiento. Muchos gerentes, supervisores y tcnicos piensan que mientras los equipos estn envejeciendo debe mantenerse un alto stock de repuestos en los almacenes, para garantizar la continuidad operativa de las plantas. Eso hoy en da no es la mejor practica en la gestin de activos; existen tcnicas probadas por grandes corporaciones que establecen un control del stock de almacn optimo para la gestin del mantenimiento. El problema al que hace frente el personal del mantenimiento y materiales hoy en da no es solo el aprender cuales son esas nuevas tcnicas, sino tambin el ser capaz de decidir cules son tiles y cuales no los son para sus propias compaas Si elegimos adecuadamente, es posible que mejoremos la prctica del mantenimiento y a la vez contengamos e incluso reduzcamos el coste del mismo. Si elegimos mal, crearemos ms problemas, a la vez que haremos ms graves los existentes. El control de inventario de partes y repuestos para mantenimiento se le ha prestado poca atencin en comparacin a estos sistemas de control

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desarrollados para administrar materias primas y productos terminados, ello adquiere relevancia si se observa que en general los materiales usados en las operaciones industriales son costosos; y millones de dlares se invierten en inventarios que se constituyen en elementos crticos en la administracin de complejos industriales. La experiencia de dicha problemtica en varios tipos de organizaciones en Amrica Latina, USA, Asia y Europa tienen un perfil caracterizado generalmente por una inapropiada inversin en materiales y complejidad tcnica, asignacin de recursos humanos de baja calificacin tcnica, clasificacin de materiales inapropiadas, codificacin deficiente de materiales sin articulacin con otros subsistemas tales como equipos, plantas, ensamblaje, contabilidad y documentacin tcnica, con una dinmica de uso con baja rotacin de inventarios, alto valor de los inventarios, ms del 70% de los artculos de escaso valor de consumo anual, pocos artculos con gran valor de inventario y consumo anual, alto porcentaje de artculos sin movimientos, alto porcentaje de stock muerto, bajo nivel de servicio, es decir, que no se atiende una proporcin importante de solicitudes de Materiales de almacn, tiempos lentos de reposicin especialmente en artculos de importacin, desconocimiento del coste de comprar y mantenimiento de un rengln en almacn, compras de artculos basados en criterios de lotes no econmicos originando exceso de coste administrativo al producir sobre stock. Niveles de servicio, fijacin de mnimos y mximos sin criterios tcnicos apropiados generando pedidos antes de tiempo y sin tomar en cuenta la dinmica operativa de los equipos. Dificultades en la asignacin de factores de servicio apropiados a la criticidad de cada artculo. Control de inventarios registros atrasados y limitada correspondencia entre los inventarios reales y libros. Igual tratamiento para cada artculo sin tomar en consideracin la importancia de cada una de las operaciones. Generacin de informacin indiscriminada dificultando su anlisis. Material obsoleto no desincorporado. Dificultad en el manejo de material excedente de proyectos. Metodologas Gestin de Stock El objetivo final de cualquier modelo de inventarios es el de dar respuesta a preguntas como: Qu cantidad de artculos deben pedirse? Y Cundo deben pedirse?. La respuesta siempre la expresamos en trminos de lo que llamamos cantidad de pedido. Esta representa la cantidad ptima que debe ordenarse cada vez que se haga un pedido y

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puede variar con el tiempo, dependiendo de la situacin que se considere. La respuesta a la segunda interrogante depende del tipo de sistema de inventarios. Si el sistema requiere revisin peridica en intervalos de tiempo iguales (por ejemplo, cada semana o cada mes), el tiempo para adquirir un nuevo pedido suele coincidir con el inicio de cada intervalo de tiempo. Por otra parte, si el sistema es del tipo de revisin continua, el nivel de inventario en el cual debe colocarse un nuevo pedido suele especificar un punto para un nuevo pedido. El coste de compra se vuelve un factor importante cuando el precio de la unidad de mercanca depende del tamao pedido. Esta situacin se expresa normalmente en trminos de un descuento por cantidad o una reduccin de precio, donde el precio unitario del articulo disminuye con el incremento de la cantidad ordenada. El coste fijo representa el gasto fijo (o no variable) en que se incurre cuando se hace un pedido. Por lo tanto, para satisfacer la demanda en un periodo, el pedido (ms frecuente) de cantidades menores dar origen a un coste fijo mayor durante el perodo, que si se satisface la demanda haciendo pedidos mayores y, por lo tanto, menos frecuentes. El coste de mantenimiento, que representa los costos de almacenamiento de productos en bodega (por ejemplo, inters sobre capital invertido, almacenamiento, manejo, depreciacin y mantenimiento), normalmente aumenta con el nivel de inventario. Por ltimo, el coste de escasez es una penalizacin en la que se incurre cuando se termina la existencia de un producto que se necesita. Por lo general incluye costes que se acreditan a la prdida de la benevolencia del cliente y tambin a la prdida potencial del ingreso. En la grfica (1) se ilustra la variacin de las cuatro componentes de coste del modelo de inventario general como funcin del nivel de inventario. El nivel de inventario ptimo corresponde al coste total mnimo de las cuatro componentes. Sin embargo, obsrvese que un modelo de inventarios no necesita incluir los cuatro tipos de costes, ya sea porque algunos de los costos sean estos insignificantes o porque harn que la funcin de costo total sea demasiado compleja para el anlisis matemtico. No obstante, en la prctica podemos suprimir una componente slo si su efecto en el modelo de coste total es insignificante.

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Grafica (1) Modelos de Costes Inventario General Metodologa OCR La metodologa de Optimizacin Costo-Riesgo (OCR) representa una va altamente efectiva y eficiente para ejecutar estudios en un tiempo relativamente rpido con resultados de gran impacto en la confiabilidad operacional del proceso. Las tcnicas de OCR nos ayudan a modelar y analizar distintos escenarios, con el fin de poder determinar el momento oportuno de realizar una actividad de mantenimiento, inspeccin, conocer la viabilidad econmica de algn proyecto, determinar el nmero ptimo de repuestos u identificacin del ciclo ptimo de vida til. Estos resultados permitirn optimizar el proceso de toma de decisiones de los diferentes procesos de gestin de la confiabilidad operacional. Aplicacin de Metodologa El APT Spare/ Stock, permite definir estrategias de repuestos y materiales, niveles mnimos y mximos de inventarios, cuantificacin de ordenes, comparacin de suplidores y opciones de inventario. Este software pertenece a la gama de herramientas de Optimizacin CostoRiesgo (OCR). Este sistema considera las mismas variables de costes, tasas de falla, tiempos de reposicin y reparacin que los mtodos anteriormente explicados, sin embargo, una diferencia importante es que permite realizar anlisis de sensibilidad entre estas, a travs del manejo de

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escenarios, dado que, por ser un sistema computarizado basado en modelos matemticos de mltiples variables, almacena y luego compara dichos escenarios, lo cual facilita la seleccin de la mejor alternativa.
Policy Costs ($/year) vs. N of spares help

Resultados Tpicos de una Optimizacin de Spare.

Referencias y Bibliografa
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Degarmo. E, Black. K, Materials and Processes in Manufacturing, Editorial John Wiley International. GARCIA. A., Almacenes, Planeacin, Organizacin y Control, Editorial Trillas, 1999. ROUX. M., Manual de Logstica para la Gestin de Almacenes, Editorial Ediciones Gestin 2000 S.A, 1997. J. Woodhouse. Optimizacin Costo Riesgo de Mantenimiento. The Woodhouse Partnership. 2000. A. Matalobos, Gerencia de Inventarios Ediciones IESA, ISBN 9802172227.

El autor es Consultor Certificado por TPMonLine y el ICCI y fu un destacado participante en nuestro evento de certificacin en Monterrey, Mxico.

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Gracias Dr. Luis Amendola

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