Descubre la forma rpida de saber que tienes que cumplir de una norma y que no sin tener que pasar

horas intentando descifrarla.

Cmo distinguir los requisitos de una norma fcilmente

Como ahorrar cientos de horas identificando los requisitos de una norma y localizarlos de una sola hojeada.
Marif Montes Luna

Cmo distinguir los requisitos de una norma fcilmente

2012

Sobre la autora

Marif Montes Luna es considerada una de las principales Auditoras de Calidad en el sector de Agroalimentaria en Espaa. Ingeniera Agrnoma y Consultora desde el ao 2000, ha dedicado su trayectoria profesional al sector agroalimentario como asesora en los procesos organizativos, productivos y de sistemas de gestin de cientos de pymes agroalimentarias. En el ao 2006 crea Confirmer Servicios de Certificacin liderando, junto con otros tres profesionales del sector, la Acreditacin con la Entidad de Nacional de Acreditacin de Espaa ENAC. Siendo esta la primera certificadora en Espaa en solicitar la acreditacin para la norma ISO 22000 de Seguridad Alimentaria. Durante aos ha combinado su actividad profesional con la docencia, difundiendo sus enseanzas sobre la aplicacin de sistema de gestin tiles, funcionales y que realmente aporten valor a las pymes agroalimentarias. Impartiendo cursos de formacin de seguridad alimentaria y medio ambiental desde empresas con SGS Tecnos, SN Formacin, BVQi.. como directamente a las empresas demandantes de formacin. Actualmente es auditora en activo de las entidades de certificacin Aplus Certificacin y CUALICONTROL-ACI, SAU TUV NORD en Espaa y Sudamrica. Recientemente ha creado el CLUB RESPONSABLES DE CALIDAD, desde donde ayuda a responsables de calidad de las pymes Agroalimentarias a tener un sistema de gestin realmente efectivo, til y prctico. Tambin puedes ver su blog personal, desde donde aporta su visin del sector agroalimentario y la certificacin.

Marif Montes Luna Club Responsables de Calidad (clubresponsablesdecalidad.com)

Cmo distinguir los requisitos de una norma fcilmente

2012

Aviso legal

La informacin presentada aqu representa el punto de vista de la autora, en ningn caso suponen requisitos a cumplir en el caso de auditorias de certificacin. Esta publicacin tiene nicamente como objetivo informar, la autora no asume ninguna responsabilidad de los errores, inexactitudes u omisiones. Cualquier descuido de estos aspectos no es intencionado.

Este obra est bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercialSinObraDerivada 3.0 Unported.

Se permite la difusin libre de esta obra siempre que se mantenga de forma integra y conservando la autora y en ningn caso se haga un uso comercial de la misma.

Marif Montes Luna Club Responsables de Calidad (clubresponsablesdecalidad.com)

Cmo distinguir los requisitos de una norma fcilmente

2012

ndice

Contenido
1 2 3 4 5 6 Introduccin .......................................................................................................................... 4 Y que es un requisito? ......................................................................................................... 5 Identificando los requisitos ................................................................................................... 6 Distinguiendo los requisitos propios de la norma................................................................. 7 Y que hay de los documentos que tengo que tener?.......................................................... 7 Conclusin ............................................................................................................................. 9

Marif Montes Luna Club Responsables de Calidad (clubresponsablesdecalidad.com)

Cmo distinguir los requisitos de una norma fcilmente 1 Introduccin

Apuesto a que cuando coges la norma te quedas abrumado con tantos requisitos. Se que incluso leerla es absolutamente soporfero.

2012

Yo recuerdo la primera vez que cay la norma en mis manos y lea esos prrafos llenos de requisitos sin sentido que no haca ms que generarme preguntas las cuales era incapaz de resolver. Hoy da s que una norma no es una biblia, he aprendido a distinguir cuales son requisitos de obligado complimiento y como cumplirlos sin necesidad de tener que tomarme un caf cargado para no dormirme leyndola y te voy a ensear el truco. Con esta gua te vas a aprender como coger una norma y extraer que tienes que cumplir y que no, para que no tengas que perder horas tratando de descifrarlo ni te compliques la vida elaborando un sistema que termine siendo una carga pesada.

En primer lugar tengo que recordarte una cosa, un buen sistema de gestin se compondr de: Requisitos de la norma + mis propios requisitos + requisitos de mis clientes = mi modo de trabajo. Quiero que tengas en cuenta esto, pues a veces suele confundirse un sistema de gestin con un montn de documentos y formatos que hay que rellenar para que cuando venga el auditor nos de un certificado. Ahora bien, si t no ests dispuesto a modificar y mejorar tu modo de trabajo y no te interesa en absoluto que tu cliente est satisfecho. Deja de leer, porque quizs te sea ms fcil optar por el tpico mtodo de me cojo una serie de plantillas de un sistema genrico, les cambio el logotipo, relleno unos formatos la noche de antes de la auditora y le pongo buena cara al auditor para que no me ponga muchas no conformidades. No te creas que no me doy cuenta de que eso es lo que la mayora de empresas a las que voy a auditar hace. Pero te digo una cosa no soy yo la que sale perjudicada. Valralo tu mismo.

Marif Montes Luna Club Responsables de Calidad (clubresponsablesdecalidad.com)

Cmo distinguir los requisitos de una norma fcilmente 2 Y que es un requisito?

2012

Si aun sigues aqu te felicito, eso quiere decir que apuestas por hacer las cosas bien y por tanto me vas a dar la oportunidad de que te ensee como distinguir y aplicar los requisitos de la norma de una forma til y sencilla.

Antes de comenzar te voy a dejar claro que es un requisito.

Un requisito ser la definicin por escrito de un criterio a cumplir con el fin de poder comprobar su conformidad

Segn el punto de vista podemos encontrar distintos tipos de requisitos. Por ejemplo: Requisitos del producto, est claro que sern los requisitos declarados por escrito que debe cumplir el producto. De forma que podamos contrastar si los est cumpliendo o no. Estos no son los que nos ataen en esta ocasin, ya que lo que hoy pretendemos es distinguir y localizar los requisitos de una norma. Por tanto quiero que te quede claro que cuando hablamos de un sistema de gestin estamos hablando de los requisitos de nuestro servicio o sistema de trabajo y no estamos hablando de los del producto en s.

Requisitos del sistema de gestin: estos sern los requisitos que definiremos en nuestro sistema de gestin y pueden tener varios orgenes: En primer lugar los requisitos propios de la norma por la que nos queremos certificar. En segundo lugar los requisitos de nuestros clientes. En tercer lugar nuestros propios requisitos, determinados por la direccin, junta directiva u rganos de gobierno. Y por ltimo los requisitos legales o reglamentarios que son de obligado cumplimiento tengas o no un sistema de gestin implantado. En nuestro caso de hoy vamos a definir cuales son los requisitos que establece cualquier norma que queramos implantar. Otro da te hablar de como distinguir y definir los otros. Pues bien ya sabemos cuales son los requisitos que nos ataen, ahora vamos a determinarlos.

Marif Montes Luna Club Responsables de Calidad (clubresponsablesdecalidad.com)

Cmo distinguir los requisitos de una norma fcilmente 3 Identificando los requisitos

2012

Cuando cae una norma en tus manos bien sea de calidad, seguridad alimentaria, gestin ambiental puedes comprobar que va estructuradas en trminos generales y aproximadamente en una misma jerarqua de captulos. Cmo pueden ser los siguientes: Objetivo de la norma, definiciones y trminos, alcance y un grupo de captulos que nos va a establecer los requisitos necesarios a cumplir. Bien, pues sltate los primeros captulos. No digo que no tengas que lertelos en la vida, puede ser que alguna vez tengas necesidad de consultarlos, pero en realidad no establecen ningn requisito que es de lo que aqu tratamos.

Marif Montes Luna Club Responsables de Calidad (clubresponsablesdecalidad.com)

Cmo distinguir los requisitos de una norma fcilmente

2012

4 Distinguiendo los requisitos propios de la norma

Bien una vez nos hemos quitado de en medio esos primeros captulos vamos a pasar a desgranar los que realmente si nos importan. Te voy a poner como ejemplo la norma ISO 9001, por ser la ms genrica, pero esto te va a servir para cualquier norma, ya que lo que aqu realmente estamos tratando es de distinguir si algo que est escrito en una norma es un cumplimiento, una orientacin o un consejo. Bien pues la forma de distinguirlo es muy sencilla. Cuando estamos leyendo y nos encontramos con la palabra

debe. Tienes que tener claro que se

est refiriendo a una obligacin, por tanto, esto es un requisito.

Aqu es donde ya tienes que empezar a leer ms atentamente para determinar que te pide y cmo t tienes o puedes cumplirlo.

5 Y que hay de los documentos que tengo que tener?

Ya sabemos cuando la norma nos establece un requisito, pero qu hay de los documentos que tenemos que elaborar? Todas las normas nos piden tener una serie de documentos para definir nuestro sistema de calidad. Pero lo que muchas veces no sabemos es cuales son en realidad. En la mayora de las ocasiones me encuentro con docenas de documentos aun ms soporferos incluso que la propia norma, modelos estndar de unas empresas a otras que algn consultor les dej personalizados con su nombre y logotipo . Pero son realmente todos estos documentos necesarios?

Marif Montes Luna Club Responsables de Calidad (clubresponsablesdecalidad.com)

Cmo distinguir los requisitos de una norma fcilmente

2012

Vamos a ver realmente cuando la norma te est pidiendo obligatoriamente un documento.

Nuevamente te extraigo un trocito de la norma ISO 9001 por el mismo motivo, es la ms habitual, pero quiero dejarte claro que esto te va a servir para cualquier norma. Cuando te encuentres una frase como: Debe establecerse un procedimiento documentado

Aqu es donde te est pidiendo que tengas un documento, en este caso un procedimiento. Por tanto, tan solo en las ocasiones en las que te encuentres esa frase es en las que debes tener un procedimiento. El resto de procedimientos generalmente sobra. Decide t mismo si los quieres tener o no.

Tambin te puedes encuentrar con una frase como: Debe mantenerse registros

Marif Montes Luna Club Responsables de Calidad (clubresponsablesdecalidad.com)

Cmo distinguir los requisitos de una norma fcilmente

2012

Pues bien, ya puedes intuir lo que significa, que debes tener registros sobre eso que te pide.

Ojo con los registros, no todos tienen porque ser en un formato predefinido, ni todos tienen porque estar en papel, ya hablaremos de eso. Lo que si quiero que te quede claro es que la norma tan solo te est pidiendo registros cuando lo indica expresamente con una frase como sa. El resto de registros no son obligatorios y ya depender de ti si establecerlos o mantenerlos.

6 Conclusin
Ahora que ya has aprendido a distinguir los requisitos de una norma en cuanto al sistema de gestin que tienes que tener implantado. Cgete tu copia de la norma, marca con rojo o cualquier otro color cada una de esas frases para que cuando pases las pginas de una sola ojeada las puedas localizar. Ahora bien, evidentemente el tener localizados esos requisitos juega un papel importante a la hora de elaborar un sistema de gestin, pero la clave del xito est en: Saber elaborar los documentos y formatos para cumplirlos pero que adems sean simples y te sean de utilidad. Saber como implantarlos e integrarlos dentro de las actividades cotidianas de tu empresa sin que sean una carga pesada. Saber extraerle el provecho adecuado para que el sistema te permita seguir creciendo, mejorando y, por supuesto, obtener beneficios de ello. Y como no, saber como afrontar las auditoras de certificacin para obtener ese certificado y mantenerlo.

Marif Montes Luna Club Responsables de Calidad (clubresponsablesdecalidad.com)

Cmo distinguir los requisitos de una norma fcilmente

2012

Todas estas cosas y mucho ms te las voy a ir enseando a travs del CLUB RESPONSABLES DE CALIDAD.

A travs de mi newsletter te ir llegando ms tips como estos que s que van a ayudarte y a travs de la web: clubresponsablesdecalidad.com encontrars muchas ms informacin que te van a aportar grandes ventajas para la gestin de tu sistema.

Espero tu visita amenudo, trabajaremos juntos todos esos temas.

Cuenta conmigo

10

Marif Montes Luna Club Responsables de Calidad (clubresponsablesdecalidad.com)