2 Documentos de Un Sistema

Elabora tu documentacin de la forma
ms sencilla y consigue que se la lean

hasta el final.
Cmo elaborar la
documentacin de
un Sistema de
Gestin

Cmo hacer que tu
documentacin sea sencilla y
til y ahorrar cientos de
horas de papeleos sin
sentido.
Marif Montes Luna

Cmo elaborar la documentacin de un Sistema de Gestin 2012

1
Marif Montes Luna Club Responsables de Calidad (clubresponsablesdecalidad.com)

Sobre la autora

Marif Montes Luna es considerada una de las principales
Auditoras de Calidad en el sector de Agroalimentaria en Espaa.
Ingeniera Agrnoma y Consultora desde el ao 2000, ha dedicado
su trayectoria profesional al sector agroalimentario como asesora
en los procesos organizativos, productivos y de sistemas de
gestin de cientos de pymes agroalimentarias.
En el ao 2006 crea Confirmer Servicios de Certificacin liderando,
junto con otros tres profesionales del sector, la Acreditacin con
la Entidad de Nacional de Acreditacin de Espaa ENAC. Siendo
esta la primera certificadora en Espaa en solicitar la acreditacin para la norma ISO 22000 de
Seguridad Alimentaria.
Durante aos ha combinado su actividad profesional con la docencia, difundiendo sus
enseanzas sobre la aplicacin de sistema de gestin tiles, funcionales y que realmente
aporten valor a las pymes agroalimentarias. Impartiendo cursos de formacin de seguridad
alimentaria y medio ambiental desde empresas con SGS Tecnos, SN Formacin, BVQi.. como
directamente a las empresas demandantes de formacin.
Actualmente es auditora en activo de las entidades de certificacin Aplus Certificacin y
CUALICONTROL-ACI, SAU TUV NORD en Espaa y Sudamrica.
Recientemente ha creado el CLUB RESPONSABLES DE CALIDAD, desde donde ayuda a
responsables de calidad de las pymes Agroalimentarias a tener un sistema de gestin
realmente efectivo, til y prctico.
Tambin puedes ver su blog personal, desde donde aporta su visin del sector agroalimentario
y la certificacin.


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Aviso legal

La informacin presentada aqu representa el punto de vista de la autora, en ningn caso
suponen requisitos a cumplir en el caso de auditoras de certificacin.
Esta publicacin tiene nicamente como objetivo informar, la autora no asume ninguna
responsabilidad de los errores, inexactitudes u omisiones. Cualquier descuido de estos
aspectos no es intencionado.

Este obra est bajo una licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-
SinObraDerivada 3.0 Unported.

Se permite la difusin libre de esta obra siempre que se mantenga de forma integra y
conservando la autora y en ningn caso se haga un uso comercial de la misma.


3

ndice

Contenido
1 Introduccin .......................................................................................................................... 4
2 Documentacin de un Sistema de Gestin ........................................................................... 4
2.1 Manual de calidad ......................................................................................................... 5
2.2 Procedimientos documentados .................................................................................... 6
2.3 Instrucciones de trabajo ................................................................................................ 6
2.4 Formularios y registros .................................................................................................. 7
2.5 Documentacin externa ................................................................................................ 7
3 Mtodos de elaboracin de la documentacin .................................................................... 8
4 Gestin documental .............................................................................................................. 9
4.1 Revisin y aprobacin ................................................................................................... 9
4.2 Distribucin ................................................................................................................... 9
4.3 Control de cambios. ...................................................................................................... 9
4.4 Copias no controladas ................................................................................................... 9


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1 Introduccin
Como ya sabrs cualquier sistema de gestin (SG en adelante) debe estar documentado con
objeto de que sea eficaz y est adaptado a las necesidades reales de tu sistema.
Esta gua te puede servir de base para cualquier SG, ya sea de gestin ambiental, gestin de
calidad, gestin de seguridad alimentaria y en definitiva, cualquier Sistema que requiera
estar documentado.
Para que tu empresa u organizacin funcione de forma eficaz, debes adoptar el enfoque que te
propone la norma de gestin que tomes de referencia, y es un enfoque basado en procesos.
Qu quiere decir esto?: pues que debes identificar y gestionar todas las actividades de tu
empresa y la relacin que existen entre ellas. Y una actividad va a utilizar una serie de recursos
para transformar unos elementos de entrada en unos resultados de salida. Esto es un proceso.
De esta forma conseguiremos un mayor control sobre nuestros procesos que si los
gestionamos de forma independiente.
La norma de gestin que tomemos de referencia para llevar a cabo nuestra implantacin, no
nos va a indicar como deben ser nuestros documentos. S nos indicar cuando debemos
mantener un registro o disponer de un procedimiento documentado. Por este motivo la forma
en que elaboremos nuestra documentacin es totalmente libre y debe estar adaptada a
nuestros recursos y necesidades. Tendremos total flexibilidad en este sentido.

2 Documentacin de un Sistema de Gestin
En esta gua vamos a desarrollar una forma de organizar la documentacin del SG de forma
jerrquica, siguiendo la estructura de los procesos identificados de la empresa y la estructura
de la norma que tomemos de referencia.

Debemos tener claro que la documentacin va a diferir de una empresa a otra, ya que cada
depender de su tamao, actividad, complejidad de las operaciones y la relacin que exista
entre ellas as como de la competencia del personal.
Poltica
Manual
Procedimientos
Registros

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Y por ltima, antes de pasar a ver los tipos de documentos que podemos desarrollar, tener en
cuenta que la documentacin puede estar tanto en soporte papel como digital, siempre que
est perfectamente controlada y aprobada, como veremos ms adelante. Y con ello tambin
quiero decir los registros, ya se acab el tener que firmar con puo y letra los registros, ya
vers que sencillo.
2.1 Manual de calidad
El manual de calidad es un documento nico e intransferible de cada empresa. Por esto motivo
se debe huir de los documentos plantilla.
Los manuales pueden ir desde documentos que describen el sistema de gestin completo
incluyendo los procedimientos para empresas de pequea envergadura, hasta varios manuales
de distinto nivel para empresas de mayor tamao.
Por regla general y como mnimo se aconseja que el manual contenga la definicin del alcance
del SG, una descripcin de los distintos procesos as como la relacin entre ellos y la
justificacin de posibles exclusiones a determinados requisitos de la norma.
Y a partir de aqu, se puede ir incorporando toda la informacin que se considere relevante o
de importancia. Como una breve descripcin de la empresa, antecedentes, historia
En un artculo publicado en mi web te describo brevemente como redactar un manual de
calidad simple y efectivo, chale un vistazo. Y como podrs ver en ese artculo no es necesario
escribir la Biblia en pasta, pero si te hace ilusin escribir algo ms a continuacin hago un
esquema del contenido que puede tener un manual para una empresa de mediano tamao de
forma ms generalizada .

Por supuesto lo que si te aconsejo encarecidamente es que el manual sea muy personalizado y
no hagas una transcripcin de la norma o un copia-pega del manual de otra empresa.

Alcance y norma de referencia.
Revisiones, aprobaciones y modificaciones.
Poltica y objetivos.
Organizacin, responsabilidades y
autoridades.
Referencias a la documentacin.
Descripcin del sistema de gestin de
calidad, procesos y procedimientos. (puede
referenciarse con los requisitos de la norma en cuestin.)
Anexos necesarios.


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2.2 Procedimientos documentados
De igual manera que en el manual, para los procedimientos no hay una regla fija. Pueden estar
en soporte papel o digital.
Los procedimientos son los documentos que describen un proceso cualquiera, por lo que
debers documentarlos de tal modo que rena toda la informacin suficiente como para que
una operacin se pueda realizar de un modo eficaz y eficiente.
De forma general y la ms extendida, segn he podido comprobar, podr tener el siguiente
contenido:

Cada procedimiento deber ser revisado antes de su aprobacin, aprobado, y por supuesto
podrs modificarlo cada vez que lo consideres necesario, para lo que tan solo es necesario que
identifiques los cambios con respecto a la versin anterior.

2.3 Instrucciones de trabajo
No es de obligado cumplimiento para muchas normas el tener este tipo de documento pero si
pueden ayudar a la correcta ejecucin del sistema de gestin.
El objetivo de las instrucciones de trabajo (IT) ser la descripcin detallada de una actividad o
fase de una actividad con el propsito de conseguir un mayor control sobre esa actividad.
La estructura y formato de las instrucciones puede ser similar a la del procedimiento, pero te
aconsejo que no te extiendas mucho y que sea lo ms acorde a las necesidades del personal
afectado, ya que como su nombre indica ser una gua de aplicacin para el desempeo de su
trabajo.
En la IT se describirn con detalle las actividades ms crticas reflejando paso a paso la
actividad, los controles, los responsables, los recursos necesarios, etc.
Titulo
Propsito del procedimiento
Alcance: las areas que va a aplicar
Responsabilidades y autoridades del
personal implicado en el procedimiento
Descripcin de las actividades: se pueden
usar diagramas de flujo, tablas, texto y
combinacin de todas.
Listado de registros asociados
Anexos necesarios


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Las IT deben estar ntimamente ligadas a los procedimientos, ya que por regla general ser una
derivacin de ellos. Con lo que debers reflejar la relacin entre ambos documentos.

2.4 Formularios y registros
Como sabes, los formularios sern los formatos donde se van a registrar los datos que dan
evidencia del cumplimiento de los requisitos de la norma de referencia. Debern estar
perfectamente identificados para su correcto uso e intencin.
Los registros sern los formularios ya con datos, de forma que evidencia la realizacin de las
actividades establecidas en el sistema de gestin.

Formulario (vaco) Se rellena Registro

2.5 Documentacin externa
A parte de toda la documentacin anterior que se genera en un sistema, tambin puede ser
necesario el uso y control de documentos externos. Estos documentos pueden ser planos,
fichas tcnicas, requisitos legales, etc. Documentacin aportada por el cliente, colaborador,
proveedor, administracin, etc.


8

3 Mtodos de elaboracin de la documentacin

En primer lugar, debes tener en cuenta que para elaborar la documentacin debes hacer
partcipe a todo el personal implicado o involucrado en los procesos y actividades. De esta
forma conseguirs adaptarlos mejor a la realidad y, al mismo tiempo, esto tendr un efecto
sobre el personal facilitando el entendimiento de los requisitos y posterior cumplimiento, asi
como, una mayor motivacin y compromiso.
Si te encuentras en proceso de implantacin, o en cambio ya dispones de un sistema que
quieres optimizar, estos son los pasos a seguir para la elaboracin o revisin de la
documentacin:

1
Identifica los procesos de tu actividad.
2
Relaciona los procesos identificados.
3
Documenta los procesos mediante procedimientos o IT
como hemos visto anteriormente.
4
Elabora los formularios adaptados a las necesidades de
esos procesos y los requisitos de la norma.
5
Implntalos, revsalos y adptalos.
Sigue este orden y no al revs como suele ser frecuente.
Sern los procesos los que te indiquen que documentacin elaborar y no documentos ajenos o
plantillas prediseadas los que hagan que tengas que adaptar tus procesos a requisitos
innecesarios.
Y como anotacin importante: Comienza siempre por relacionar los procesos y documentarlos y,
una vez hecho esto, elabora el manual como gua resumen de todo tu sistema.
Deja siempre la elaboracin y aprobacin definitiva del manual para el final.


9

4 Gestin documental
4.1 Revisin y aprobacin
Una vez hayas elaborado la documentacin deber ser revisada por personal autorizado antes
de su aprobacin, normalmente suele ser Direccin. De forma generalizada ser la aprobacin
mediante firma del documento, pero no necesariamente debe ser as. El mtodo de
aprobacin ser el ms adecuado a tus recursos.
4.2 Distribucin
De nada sirve elaborar la documentacin si posteriormente a su aprobacin, no es distribuido
al personal implicado. Pero esta distribucin debe ser controlada tanto al destinatario que se
est entregando como la versin del documento entregada. El mtodo o registro de la
distribucin ser el ms operativo para la empresa.
4.3 Control de cambios.
Los documentos del sistema deben estar vivos, en continua mejora y es por ello que deben
ser adecuados y modificados tantas veces como sea necesario. Pero teniendo siempre en
cuenta que esos cambios deben quedar identificados. Y una vez modificado el documento
debe empezar de nuevo el ciclo de revisin, aprobacin y distribucin
4.4 Copias no controladas
Habr ocasiones en la que se haga una entrega o distribucin de documentacin del sistema
que no requiera de su control. En este momento se deber reflejar que el documento que se
est entregando es una copia no controlada


10

Todas estas cosas y mucho ms te las voy a ir enseando a travs del CLUB RESPONSABLES DE
CALIDAD.

A travs de mi newsletter te ir llegando ms tips y consejos como estos que s que van a
ayudarte y a travs de la web: clubresponsablesdecalidad.com encontrars muchas ms
informacin que te van a aportar grandes ventajas para la gestin de tu sistema.

Espero tu visita a menudo, trabajaremos juntos todos esos temas.

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