CUENTAS INCOBRABLES: La concesin de Crdito entraa costos y beneficios.

El principal beneficio es que aumenta considerablemente las ventas y las utilidades que se perderan en caso de no otorgar el crdito. Muchos prospectos no comprara su no hubiera crdito o acudiran a un competidor que se los ofreciera. Uno de los costos es administrar y cobrar la deuda. Otros es el retraso en la recepcin del pago. El vendedor debe financiar sus actividades con otros medios mientras espera ese pago. Quiz, el costo ms importante sea las cuentas incobrables o cuentas malas, es decir, las que alguno clientes no pueden o no estn dispuestos a pagar, gastos por cuentas incobrables es el nombre con el que los contadores a veces designan el costo de otorgar crdito que proviene de las cuentas malas. La falta de pago de las dudas es variable. A menudo depende de los riesgos crediticios que los administradores estn dispuestos a aceptar. Por ejemplo muchos comercios pequeos aceptan un nivel ms alto de riesgo que las grandes tiendas como Sears. Los primeros conocen personalmente a sus clientes. La falta de pago tambin depende de la industria. Por ejemplo, el problema de las cuentas incobrables resulta especialmente difcil en el campo del cuidado de la salud. Las cuentas malas del Byfront Medical Center de St. Petersbug. Florida represent el 21% de sus ingresos brutos.

DECISIN DE CUNDO Y CMO OTORGAR CRDITO La competencia y la prctica de una industria influyen en la manera en la que las compaas ofrecen crdito; la decisin final se basa en consideraciones de costo-beneficio. En otras palabras, las empresas ofrecen crdito slo cuando las ganancias adicionales sobre este tipo de ventas exceden los costos. Supongamos que el 5% de las ventas a Crdito son cuentas malas, que los costos administrativos de un departamento de Crdito son de $5000 al ao y que se obtienen ventas por $20.000 (con utilidades de $8000 antes de los costos del crdito). Suponga, adems, que ninguna de estas ventas se habra logrado si no se hubiera otorgado el rdito. Vale la pena conceder crdito porque las utilidades de %8000 superan los costos del crdito de $6000 (5% x $20,000) + %6000).

MEDICIN DE LAS CUENTAS INCOBRABLES

Las cuentas incobrables requieren procedimientos contables especiales y, debido a eso, merecen que les prestemos atencin especial aqu. Estudiemos un ejemplo. Supongamos que compuport realiza ventas a crdito por $100,000 (200 clientes son compras promedio de $500 cada uno) durante 20x1. La cobranza durante 20x1 ascendi a &60,000. El 31 de diciembre, 20x1 las cuentas por cobrar de $40,000 incluyen las cuentas de 80 clientes que todava no pagan las compras de 20x1. Durante el 20x1 no hubo cuentas malas, pero resulta que el 40% de las ventas de ese ao todava no se pagan al final del ao y que algunas nucna se pagarn. Los saldos finales son: Clientes 1. Mndez 2. Escobar 42. Montero 79. Corona 80. Porras Total de cuentas por cobrar $ Monto adeudado $1,400 $ 125 $ $ 11 $40,000 600 700

Cmo deber la compaa contabilizar estas cuentas? Debemos suponer que cobrar todas? Debemos suponer que no cobrar algunas? En el segundo caso Cmo decidimos cuales podrn cobrarse y cules no? Por supuesto nunca habramos realizado una venta al crdito si hubiramos estado convencidos de que no nos pagarn. Hay dos formas bsicas de registrar las cuentas incobrables. A estos procedimientos se les denomina mtodo de cancelacin directa y mtodo de estimacin: METODO DE CANCELACIN DIRECTA: Una compaa que rara vez tiene cuentas malas podra aplicar el mtodo de cancelacin directa. El cual supone que todas las ventas se cobrarn ntegramente mientas no se pruebe lo contrario. Si las cuentas incobrables son pequeas y muy poco frecuentes, este mtodo la compaa espera hasta que decide que nunca le cobrar al cliente entonces el contador cancela la cuenta por

cobrar del cliente, cargndola al gasto de cuentas incobrables y abonando a la cuenta por cobrar del cliente, como sigue (con datos supuestos): Gastos de cuentas incobrables 2,000 A: cuentas por cobrar Jones 2,000 Para registrar la cancelacin de una cuentas incobrble. Este mtodo resulta defectuoso por dos razones: 1. No establece una situacin para cuentas incobrables. En consecuencia, siempre reporta las cuentas por cobrar a todo su monto, que es ms de lo que el negocio espera cobrar. Por ello, en el balance, los activos estn sobrevaluados. 2. El gasto de cuentas incobrables de cada perodo puede no coincidir con el ingreso del periodo. En este ejemplo, la compaa le hizo la venta a jones 20x06 y debi haber registrado el gasto de cuentas incobrables durante 20x6 para medir adecuadamente el ingreso neto. S registra el gasto en 20x7, la compaa sobrevalua el ingreso neto en 20x6 y lo subvala en 20x7. 3. No confunda el mtodo de cancelacin directa con el de estimacin. Los dos mtodos de contabilizar las cuentas por cobrar incobrables son totalmente diferentes y una compaa adoptar uno u otro. El mtodo de cancelacin directa es aceptable slo cuando es muy bajo el monto de las cuentas por cobrar incobrables. Funciona bien para detallistas coo Wal-MArt, gap y Gigante, S.A., que ca no maneja cuentas por cobrar. METODO DE ESTIMACIN Los contadores de empresas con grandes ventas a Crdito aplican el mtodo de estimacin para medir las deudas incobrables, con este mtodo no se espera a ver a qu clientes no les cobrar la empresa, sino que registra las prdidas de cobranza con base en estimaciones. En este sentido, el mtodo de estimacin se considera una estrategia indirecta. Ms que tratar de adivinar qu cuentas sern incobrables, los gerentes calculan el gasto total de dudas incobrables con base en la experiencia de la compaa. El negocio registra el gasto de cuentas incobrables por la cantidad estimada establece la estimacin de cuentas incobrables (o estimacin de cuentas dudosas), contra cuenta de las cuentas por cobrar. Esta cuenta de estimacin muestra la cantidad de valores por cobrar que la empresa piensa que no va a cobrar. Si se resta la cantidad de estimacin de incobrables de la de cuentas por cobrar se obtiene el monto neto que la compaa espera cobrar, como aqu se muestra (se usas cifras reales, en millones, de Oracle corpotration).

1. Mtodo de la estimacin La mayora de los contadores se oponen al mtodo de la cancelacin especfica porque viola el principio de igualacin. Un mtodo alternativo hace uso de un estimado de cuentas incobrables que se pueden igualar de mejor manera al ingreso relativo. Suponga que Compuport sabe por experiencia que el 2% de las ventas nunca se van a cobrar. Por tanto, se puede estimar que 2% Bs. 100,000 = Bs. 2.000 de las ventas realizadas durante 19X1 sern incobrables. Sin embargo, las cuentas especficas de clientes que no se van cobrar no se conocen al 31 de diciembre de 19X1. (Por supuesto, los Bs. 2.000 deben estar entre los Bs. 40.000 de las cuentas por cobrar porque los otros Bs. 60.000 ya se han cobrado) El gasto por deudas incobrables se puede reconocer en 19X1, antes que se identifiquen las cuentas incobrables especficas, usando el mtodo de la estimacin, que consiste de dos elementos bsicos: (1) una estimacin de la cantidad de ventas que en ltima instancia sern incobrables y (2) una contracuenta que registra esta estimacin y que se deduce de las cuentas por cobrar. Por lo general, la contracuenta se conoce como estimacin para cuentas incobrables. Esta mide la cantidad de cuentas por cobrar que se estima sern incobrables de clientes que an no se han identificado. A continuacin mostramos los efectos del mtodo de la estimacin sobre la ecuacin del balance general:
Mtodo de las A = P + PA

provisiones

Ventas de 19X1

+100.000 [Aumenta cuentas por cobrar]

+100.000

[Aumenta ventas]

Provisin 19X1

para -2.000 [Aumenta reserva para cuentas incobrables]

-2.000 [Aumenta gasto por deudas malas]

Cancelacin 19X2

en +2.000 [Disminuye reserva para cuentas incobrables]

-2.000

[Disminuye cuentas por cobrar]

(Sin efecto)

Los registros en el diario correspondiente son: Ventas En 19X1 Cuentas por cobrar 100.000 Ventas 100.000 Estimaciones para 19X1 Gasto por deudas incobrables 2.000 Estimacin para cuentas incobrables 2.000 Cancelaciones En 19X2 Estimacin para cuentas incobrables 2.000 Cuentas por cobrar, Jones 1.400 Cuentas por cobrar, Monterro 600 El argumento principal a favor del mtodo de la estimacin es su superioridad en la medicin de las utilidades mediante la contabilidad por acumulaciones en cualquier ao dado. Es decir, la cantidad de Bs. 2.000 de las ventas de 19X1 que se estima nunca ser cobrada debe registrarse en 19X1, el perodo en que los ingresos por ventas de Bs. 100.000 se reconocieron. El mtodo de la estimacin da como resultado la siguiente presentacin del balance general de Compuport, al 31 de diciembre de 19X1.

Otros formatos para presentar el mtodo de la estimacin en los balances generales de compaas reales incluyen:

1990 COMPUTADORAS APPLE (en miles): Cuentas por cobrar, menos la estimacin para cuentas dudosas de Bs. 761.868 Bs. 49.426 Black & Decker (en miles): Cuentas comerciales por cobrar, menos las estimaciones de Bs. Bs. 808.909 54.397 Los mtodos de la estimacin se basan en la experiencia histrica y suponen que el ao actual es similar a los aos anteriores en trminos de circunstancias econmicas (crecimiento contra recesin, niveles de las tasas de inters y dems) y en trminos de la composicin de la cartera de clientes. Las estimaciones se revisan cuando cambian las condiciones. Por ejemplo, si un patrn local cerrara o redujera drsticamente el nmero de empleados, Compuport podra aumentar las deudas incobrables esperadas.

Aplicacin del mtodo de la estimacin usando el porcentaje de ventas Una cuenta deductiva del activo se crea bajo el mtodo de la estimacin debido a la incapacidad de cancelar la cuenta de un cliente especfico al tiempo en que se reconoce el gasto por deuda incobrable. El mtodo del porcentaje de ventas basado en las relaciones histricas entre las ventas a crdito y las cuentas incobrables es un mtodo utilizado para estimar la cantidad que se registra en esta contracuenta. En nuestro ejemplo, al final de 19X1, el minorista tiene la cantidad de Bs. 40.000 en el rubro de cuentas por cobrar. Con base en su experiencia, se reconoce un gasto por deudas incobrables a una tasa del 2% del total de las ventas a crdito, es decir, 0.02 x Bs. 100.000, o Bs. 2.000.

Visualice la relacin que existe entre la partida de cuentas por cobrar del mayor general y sus detalles de apoyo al 31 de diciembre de 19X1. La suma de los saldos de todas las cuentas de clientes en un mayor subsidiario debe ser igual al saldo en cuentas por cobrar en el mayor general.

En 19X2, despus de agotar todos los medios prcticos para el cobro el minorista considera que las cuentas de Jones y Monterro son incobrables. El registro de la cancelacin de Bs. 2.000 por Jones y Monterro en 19X2 tiene el siguiente efecto:

Debemos convencernos de que la cancelacin final no tiene ningn efecto sobre los activos totales:
Antes de la Cancelacin Despus de la cancelacin

Cuentas por cobrar

Bs. 40.000

Bs. 38.000

Estimacin para cuentas incobrables

Bs. 2.000

----------------

Valor en libros (valor neto realizable)

Bs. 38.000

Bs. 38.000

Aplicando el mtodo de la estimacin usando el porcentaje de cuentas por cobrar Al igual que con el mtodo del porcentaje de ventas, el mtodo del porcentaje de cuentas por cobrar utiliza la experiencia histrica, pero la estimacin de cuentas incobrables se basa en las relaciones histricas que existen entre las cuentas incobrables y las cuentas por cobrar brutas a fin de ao, y no las ventas. Las cantidades sumadas a la estimacin por deudas incobrables se calculan para lograr el saldo deseado en la cuenta de estimacin. Esta adicin a la estimacin es igual al gasto por deudas incobrables, como se muestra continuacin. Consideremos la experiencia histrica en la siguiente tabla:

CUENTAS POR COBRAR AL FINAL DEL AO

DEUDAS CONSIDERADAS COMO INCOBRABLES Y CANCELADAS

19x1

Bs. 100.000

Bs. 3.500

19x2

80.000

2.450

19X3

90.000

2.550

19X4

110.000

4.100

19X5

120.000

5.600

19x6

112.000

2.200

Total de los seis aos

Bs. 612.000

Bs. 20.400

Promedio (dividir entre 6)

Bs. 102.000

Bs. 3.400

Porcentaje

promedio

no

cobrado = 3.400 / 102.000 =3.33%

Al final de 19X7, suponga que el saldo en cuentas por cobrar es de Bs. 115,000. La adicin a la estimacin por deudas incobrables para 19X7 se calcula de la siguiente manera: 1. Determine el promedio de perdidas como un porcentaje del saldo final promedio de cuentas por cobrar, como se muestra. El promedio de prdidas por deudas incobrables es de Bs. 3.400. Divida Bs 3.400 entre Bs. 102.000, para obtener 3.333%. 2. Aplique el porcentaje no cobrado al saldo final en cuentas por cobrar para 19X7 para determinar el saldo que debera mostrarse en la cuenta de estimacin al final del ao: 3.333% x Bs. 115.000 en cuentas por cobrar al final de 19X6 es igual a Bs. 3.833. 3. Elabore una partida de ajuste para llevar la estimacin a la cantidad apropiada. Suponga que los libros muestran un saldo de Bs. 700 en la cuenta de estimacin al final del 19X7. As, la partida de ajuste para 19X7 es de Bs. 3.833 Bs. 700, o Bs. 3.133 para registrar el gasto por deudas incobrables. El registro en el diario es: Gasto por deudas incobrables 3.133 Estimacin para cuentas incobrables 3.133 Para llevar la estimacin para cuentas incobrables al nivel justificado por la experiencia con deudas Incobrables durante los ltimos seis aos. El mtodo del porcentaje de cuentas por cobrar difiere de dos maneras con respecto al mtodo del porcentaje de ventas: (1) el porcentaje se basa en el saldo final en cuentas por cobrar en lugar de las ventas y (2) la cantidad en bolvares calculada es el saldo final apropiado para la cuenta de estimacin, no la cantidad que se agrega a la cuenta para ese ao. Los auditores internos prefieren el mtodo del porcentaje de cuentas por cobrar finales por ser un mtodo razonable para aplicar el mtodo de acumulaciones para la contabilizacin de las deudas incobrables.

Aplicando el mtodo de la estimacin usando la antigedad de las cuentas por cobrar Un refinamiento del mtodo del porcentaje de cuentas por cobrar es el mtodo de la antigedad de las cuentas por cobrar, que considera la composicin de las cuentas por cobrar al final del ao. Conforme pasa el tiempo despus de realizar una venta, el cobro se torna cada vez menos probable. El vendedor puede enviarle un aviso de retardo treinta das despus al comprador, un segundo recordatorio despus de sesenta das, hacer una llamada telefnica, despus de noventa das, y colocar la cuenta en una agencia de cobranzas despus de 120 das. Las compaas que analizan la antigedad de sus cuentas por cobrar para efectos de la administracin del crdito naturalmente incorporan esta evidencia en los clculos para determinar la estimacin para cuentas incobrables. Por ejemplo, el saldo de Bs. 115,000 en cuentas por cobrar al 31 de diciembre de 19X7 podra analizarse, con respecto a su antigedad, de la manera siguiente:
Nombre Total 1-30 Das 31-60 Das 61-90 Das Mas de 90 das

Omny Suc.

Bs. 20.000

Bs. 20.000

Avila Spa

10.000

10.000

San C.A.

22.000

12.000

10.000

Celulares X

4.000

3.000

1.000

Otras cuentas

39.000

27.000

8.000

2.000

2.000

Total

Bs. 115.000

Bs. 72.000

Bs. 25.000

Bs. 15.000

Bs. 3.000

Porcentajes incobrables

histricos

de

deudas

0.1%

1%

5%

90%

Estimacin para deudas Bs. 3.772 = incobrables que se debe proporcionar

Bs. 72

+ Bs. 250

+ Bs. 750

+ Bs. 2.700

Esta tabla de antigedad produce un saldo blanco diferente para la cuenta de estimacin que el que se obtuvo mediante el mtodo del porcentaje de cuentas por cobrar: Bs. 3.772 contra Bs. 3.833. De manera similar, el registro en el diario es ligeramente diferente. Dado el mismo saldo de Bs. 700 en la cuenta de estimacin, el registro en el diario para registrar el gasto por deudas incobrables es de Bs. 3.772 Bs. 700, o Bs. 3.072: Gasto por deudas incobrables Bs. 3.072 Estimacin para cuentas incobrables Bs. 3.072 Para llevar la estimacin para cuentas Incobrables al nivel justificado por la Experiencia previa usando el mtodo de la antigedad. Independientemente que se utilice el porcentaje de ventas, el porcentaje de cuentas por cobrar o el mtodo de la antigedad para estimar el gasto por deudas incobrables y la estimacin para cuentas incobrables, la contabilizacin subsiguiente para las cancelaciones es la misma una reduccin en las cuentas por cobrar y una reduccin en la estimacin para las cuentas por cobrar. Recuperacin de deudas incobrables Algunas cuentas se cancelan como incobrables, pero luego su cobro ocurre a una fecha posterior. Cuando ocurre tal recuperacin de deudas incobrables, la cancelacin debe revertirse, y el cobro debe manejarse como una entrada normal a cuenta. De esta manera, una compaa ser ms capaz de llevar un registro del verdadero historial de pago de un cliente. Regrese al ejemplo de Compuport y suponga que la cuenta de Monterro por Bs. 600 se cancel en febrero de 19X2 pero que luego se cobr en octubre de 19X2. Los siguientes registros en el diario producen un registro completo de las transacciones en la cuenta individual de cuentas por cobrar de Monterro. Febrero de 19X2 Estimacin para cuentas incobrables 600 Cuentas por cobrar 600

Para cancelar la cuenta incobrable de Monterro, Un cliente especfico. Octubre de 19X2 Cuentas por cobrar 600 Estimacin para cuentas incobrables 600 Para revertir la cancelacin hecha en febrero de 19X2 de la cuenta de Monterro. Efectivo 600 Cuentas por cobrar 600 Para registrar el cobro de esta cuenta Es de hacer notar que estos registros hechos en 19X2 no tienen ningn efecto sobre el gasto por deudas incobrables de 19X1. Al final de 19X1, los registros en el diario crearon un gasto por deudas incobrables con base en el nivel esperado de cuentas incobrables. Brevemente, en 19X2 Compuport pens que Monterro seria un cliente que no pagara. En ltima instancia este no fue el caso, y ahora los registros reflejan el pago que hizo Monterro.

ASPECTO LEGAL:

El cdigo civil considera cuentas incobrables a aquellas deudas que no se han podido cobrar en el trmino de dos aos, a esto se le denomina tiempo de prescripcin o coeducacin de las deudas.

A veces no es menester esperar los dos aos que arca la ley para considerar como incobrable una cuenta, si se trata de un deudor quebrado o fallido, o de uno que guardar prisin por varios aos, es preferible pasar ya el saldo a su cargo por cuentas incobrables, siempre y cuando se hayan seguido los procedimientos establecidos jurdicamente los cuales dice as: articulo 38 inciso Q del impuesto sobre la renta: q) Las deudas incobrables, siempre que se originen en operaciones del giro habitual del negocio y que se justifique tal calificacin. Este extremo se prueba mediante la presentacin de los requerimientos fehacientes de cobro hechos, o en su caso, de acuerdo con los procedimientos establecidos judicialmente, todo ello antes de que opere la prescripcin de la deuda o que la misma sea calificada de incobrable. En caso de que se recupere total o parcialmente una cuenta incobrable que hubiere sido deducida de la renta bruta, su importe deba incluirse como ingreso gravable en el periodo de imposicin en que ocurra la recuperacin. Los contribuyentes que no apliquen el sistema de deduccin directa de las cuentas incobrables, antes indicado, podrn optar por deducir la provisin para la formacin de una reserva de valuacin, para imputar las cuentas incobrables que se registren en el periodo impositivo correspondiente. Dicha reserva no podr exceder del tres por ciento (3%) de los saldos deudores de cuentas y documentos por cobrar, al cierre de cada uno de los periodos anuales de imposicin y siempre que dichos saldos se originen del giro habitual del negocio. Las entidades bancarias y financieras podrn constituir la misma reserva hasta el lmite del tres por ciento (3%) de los prestamos concedidos desembolsados, de cualquier naturaleza. Cuando la reserva exceda el total de los saldos deudores indicados, el exceso deber incluirse como renta bruta del periodo de imposicin en que se produzca el mismo.