CUENTAS INCOBRABLES: La concesión de Crédito entraña costos y beneficios.

El principal beneficio es que aumenta considerablemente las ventas y las utilidades que se perderían en caso de no otorgar el crédito. Muchos prospectos no compraría su no hubiera crédito o acudirían a un competidor que se los ofreciera. Uno de los costos es administrar y cobrar la deuda. Otros es el retraso en la recepción del pago. El vendedor debe financiar sus actividades con otros medios mientras espera ese pago. Quizá, el costo más importante sea las cuentas incobrables o cuentas malas, es decir, las que alguno clientes no pueden o no están dispuestos a pagar, gastos por cuentas incobrables es el nombre con el que los contadores a veces designan el costo de otorgar crédito que proviene de las cuentas malas. La falta de pago de las dudas es variable. A menudo depende de los riesgos crediticios que los administradores están dispuestos a aceptar. Por ejemplo muchos comercios pequeños aceptan un nivel más alto de riesgo que las grandes tiendas como Sears. Los primeros conocen personalmente a sus clientes. La falta de pago también depende de la industria. Por ejemplo, el problema de las cuentas incobrables resulta especialmente difícil en el campo del cuidado de la salud. Las cuentas malas del Byfront Medical Center de St. Petersbug. Florida representó el 21% de sus ingresos brutos.

DECISIÓN DE CUÁNDO Y CÓMO OTORGAR CRÉDITO La competencia y la práctica de una industria influyen en la manera en la que las compañías ofrecen crédito; la decisión final se basa en consideraciones de costo-beneficio. En otras palabras, las empresas ofrecen crédito sólo cuando las ganancias adicionales sobre este tipo de ventas exceden los costos. Supongamos que el 5% de las ventas a Crédito son cuentas malas, que los costos administrativos de un departamento de Crédito son de $5000 al año y que se obtienen ventas por $20.000 (con utilidades de $8000 antes de los costos del crédito¨). Suponga, además, que ninguna de estas ventas se habría logrado si no se hubiera otorgado el rédito. Vale la pena conceder crédito porque las utilidades de %8000 superan los costos del crédito de $6000 (5% x $20,000) + %6000).

Hay dos formas básicas de registrar las cuentas incobrables. debido a eso. Escobar 42. pero resulta que el 40% de las ventas de ese año todavía no se pagan al final del año y que algunas nucna se pagarán. El 31 de diciembre. Montero 79. Si las cuentas incobrables son pequeñas y muy poco frecuentes. 20x1 las cuentas por cobrar de $40.MEDICIÓN DE LAS CUENTAS INCOBRABLES Las cuentas incobrables requieren procedimientos contables especiales y. merecen que les prestemos atención especial aquí. A estos procedimientos se les denomina método de cancelación directa y método de estimación: METODO DE CANCELACIÓN DIRECTA: Una compañía que rara vez tiene cuentas malas podría aplicar el método de cancelación directa.000 incluyen las cuentas de 80 clientes que todavía no pagan las compras de 20x1.000. El cual supone que todas las ventas se cobrarán íntegramente mientas no se pruebe lo contrario.400 $ 125 $ $ 11 $40. Porras Total de cuentas por cobrar $ Monto adeudado $1. este método la compañía espera hasta que decide que nunca le cobrará al cliente entonces el contador cancela la cuenta por . Corona 80. La cobranza durante 20x1 ascendió a &60.000 (200 clientes son compras promedio de $500 cada uno) durante 20x1.000 600 700 ¿Cómo deberá la compañía contabilizar estas cuentas? ¿Debemos suponer que cobrará todas? ¿Debemos suponer que no cobrará algunas? En el segundo caso ¿Cómo decidimos cuales podrán cobrarse y cuáles no? Por supuesto nunca habríamos realizado una venta al crédito si hubiéramos estado convencidos de que no nos pagarán. Supongamos que compuport realiza ventas a crédito por $100. Estudiemos un ejemplo. Durante el 20x1 no hubo cuentas malas. Los saldos finales son: Clientes 1. Méndez 2.

En este sentido. de Oracle corpotration). en el balance. METODO DE ESTIMACIÓN Los contadores de empresas con grandes ventas a Crédito aplican el método de estimación para medir las deudas incobrables. sino que registra las pérdidas de cobranza con base en estimaciones. Más que tratar de adivinar qué cuentas serán incobrables. El gasto de cuentas incobrables de cada período puede no coincidir con el ingreso del periodo. Este método resulta defectuoso por dos razones: 1. como sigue (con datos supuestos): Gastos de cuentas incobrables …………………………………… 2. Funciona bien para detallistas coo Wal-MArt. 2. como aquí se muestra (se usas cifras reales.A. siempre reporta las cuentas por cobrar a todo su monto. la compañía le hizo la venta a jones 20x06 y debió haber registrado el gasto de cuentas incobrables durante 20x6 para medir adecuadamente el ingreso neto.000 A: cuentas por cobrar Jones ……………………………………………………2. con este método no se espera a ver a qué clientes no les cobrará la empresa.. S registra el gasto en 20x7. El negocio registra el gasto de cuentas incobrables por la cantidad estimada establece la estimación de cuentas incobrables (o estimación de cuentas dudosas). Los dos métodos de contabilizar las cuentas por cobrar incobrables son totalmente diferentes y una compañía adoptará uno u otro. en millones. .cobrar del cliente. No confunda el método de cancelación directa con el de estimación. cargándola al gasto de cuentas incobrables y abonando a la cuenta por cobrar del cliente. S. El método de cancelación directa es aceptable sólo cuando es muy bajo el monto de las cuentas por cobrar incobrables. 3. No establece una situación para cuentas incobrables. En consecuencia. que es más de lo que el negocio espera cobrar. los activos están sobrevaluados. Por ello. contra cuenta de las cuentas por cobrar. Si se resta la cantidad de estimación de incobrables de la de cuentas por cobrar se obtiene el monto neto que la compañía espera cobrar. gap y Gigante.000 Para registrar la cancelación de una cuentas incobrble. los gerentes calculan el gasto total de dudas incobrables con base en la experiencia de la compañía. Esta cuenta de estimación muestra la cantidad de valores por cobrar que la empresa piensa que no va a cobrar. En este ejemplo. que caí no maneja cuentas por cobrar. la compañía sobrevalua el ingreso neto en 20x6 y lo subvalúa en 20x7. el método de estimación se considera una estrategia indirecta.

40. A continuación mostramos los efectos del método de la estimación sobre la ecuación del balance general: Método de las A = P + PA provisiones Ventas de 19X1 +100. se puede estimar que 2% × Bs.1. la contracuenta se conoce como estimación para cuentas incobrables. usando el método de la estimación. Por tanto. 2. los Bs. Método de la estimación La mayoría de los contadores se oponen al método de la cancelación específica porque viola el principio de igualación. Sin embargo.000 de las ventas realizadas durante 19X1 serán incobrables. las cuentas específicas de clientes que no se van cobrar no se conocen al 31 de diciembre de 19X1.000 [Disminuye cuentas por cobrar] = (Sin efecto) . 100. Esta mide la cantidad de cuentas por cobrar que se estima serán incobrables de clientes que aún no se han identificado.000 [Aumenta cuentas por cobrar] = +100. (Por supuesto.000 = Bs. 2. antes que se identifiquen las cuentas incobrables específicas. Suponga que Compuport sabe por experiencia que el 2% de las ventas nunca se van a cobrar.000 ya se han cobrado) El gasto por deudas incobrables se puede reconocer en 19X1. Por lo general.000 [Aumenta gasto por deudas malas] Cancelación 19X2 en +2. que consiste de dos elementos básicos: (1) una estimación de la cantidad de ventas que en última instancia serán incobrables y (2) una contracuenta que registra esta estimación y que se deduce de las cuentas por cobrar.000 [Aumenta reserva para cuentas incobrables] = -2. Un método alternativo hace uso de un estimado de cuentas incobrables que se pueden igualar de mejor manera al ingreso relativo.000 deben estar entre los Bs.000 [Aumenta ventas] Provisión 19X1 para -2.000 [Disminuye reserva para cuentas incobrables] -2. 60.000 de las cuentas por cobrar porque los otros Bs.

Es decir. al 31 de diciembre de 19X1.000 Cuentas por cobrar.000 se reconocieron.000 Cancelaciones En 19X2 Estimación para cuentas incobrables 2. El método de la estimación da como resultado la siguiente presentación del balance general de Compuport. 2. el período en que los ingresos por ventas de Bs. Monterro 600 El argumento principal a favor del método de la estimación es su superioridad en la medición de las utilidades mediante la contabilidad por acumulaciones en cualquier año dado. Otros formatos para presentar el método de la estimación en los balances generales de compañías reales incluyen: .400 Cuentas por cobrar.000 Estimaciones para 19X1 Gasto por deudas incobrables 2.000 Ventas 100.000 Estimación para cuentas incobrables 2.Los registros en el diario correspondiente son: Ventas En 19X1 Cuentas por cobrar 100. la cantidad de Bs. Jones 1.000 de las ventas de 19X1 que se estima nunca será cobrada debe registrarse en 19X1. 100.

si un patrón local cerrara o redujera drásticamente el número de empleados. se reconoce un gasto por deudas incobrables a una tasa del 2% del total de las ventas a crédito. Las estimaciones se revisan cuando cambian las condiciones. el minorista tiene la cantidad de Bs. Aplicación del método de la estimación usando el porcentaje de ventas Una cuenta deductiva del activo se crea bajo el método de la estimación debido a la incapacidad de cancelar la cuenta de un cliente específico al tiempo en que se reconoce el gasto por deuda incobrable.000. menos la estimación para cuentas dudosas de Bs.1990 COMPUTADORAS APPLE (en miles): Cuentas por cobrar. 0. 100. 2.000 en el rubro de cuentas por cobrar. niveles de las tasas de interés y demás) y en términos de la composición de la cartera de clientes. 808. 49.868 Bs. Con base en su experiencia.397 Los métodos de la estimación se basan en la experiencia histórica y suponen que el año actual es similar a los años anteriores en términos de circunstancias económicas (crecimiento contra recesión. 761. es decir. o Bs. . El método del porcentaje de ventas basado en las relaciones históricas entre las ventas a crédito y las cuentas incobrables es un método utilizado para estimar la cantidad que se registra en esta contracuenta.426 Black & Decker (en miles): Cuentas comerciales por cobrar. Por ejemplo. menos las estimaciones de Bs. 40.02 x Bs.000. En nuestro ejemplo. Bs. al final de 19X1.909 54. Compuport podría aumentar las deudas incobrables esperadas.

La suma de los saldos de todas las cuentas de clientes en un mayor subsidiario debe ser igual al saldo en cuentas por cobrar en el mayor general. 38. después de agotar todos los medios prácticos para el cobro el minorista considera que las cuentas de Jones y Monterro son incobrables.Visualice la relación que existe entre la partida de cuentas por cobrar del mayor general y sus detalles de apoyo al 31 de diciembre de 19X1.000 Bs. 38. 2. El registro de la cancelación de Bs. 2.000 . En 19X2. 40.000 Bs.000 por Jones y Monterro en 19X2 tiene el siguiente efecto: Debemos convencernos de que la cancelación final no tiene ningún efecto sobre los activos totales: Antes de la Cancelación Después de la cancelación Cuentas por cobrar Bs.000 ---------------- Valor en libros (valor neto realizable) Bs.000 Estimación para cuentas incobrables Bs. 38.

400 Promedio (dividir entre 6) Bs. 3.000 2. 102.550 19X4 110.000 2. 612.000 Bs.100 19X5 120. y no las ventas. como se muestra continuación.400 Porcentaje promedio no cobrado = 3.Aplicando el método de la estimación usando el porcentaje de cuentas por cobrar Al igual que con el método del porcentaje de ventas. 3.000 2. Esta adición a la estimación es igual al gasto por deudas incobrables.000 Bs.000 4. Consideremos la experiencia histórica en la siguiente tabla: CUENTAS POR COBRAR AL FINAL DEL AÑO DEUDAS CONSIDERADAS COMO INCOBRABLES Y CANCELADAS 19x1 Bs.500 19x2 80. Las cantidades sumadas a la estimación por deudas incobrables se calculan para lograr el saldo deseado en la cuenta de estimación.200 Total de los seis años Bs. el método del porcentaje de cuentas por cobrar utiliza la experiencia histórica.600 19x6 112.000 =3.450 19X3 90. 100.000 5.33% .400 / 102.000 Bs. pero la estimación de cuentas incobrables se basa en las relaciones históricas que existen entre las cuentas incobrables y las cuentas por cobrar brutas a fin de año. 20.

como se muestra. 3. 3.400.133 Estimación para cuentas incobrables 3.133 Para llevar la estimación para cuentas incobrables al nivel justificado por la experiencia con deudas Incobrables durante los últimos seis años. 102. 115. Elabore una partida de ajuste para llevar la estimación a la cantidad apropiada. Así. Divida Bs 3. 3. o Bs. El método del porcentaje de cuentas por cobrar difiere de dos maneras con respecto al método del porcentaje de ventas: (1) el porcentaje se basa en el saldo final en cuentas por cobrar en lugar de las ventas y (2) la cantidad en bolívares calculada es el saldo final apropiado para la cuenta de estimación.333% x Bs. suponga que el saldo en cuentas por cobrar es de Bs. Suponga que los libros muestran un saldo de Bs. . Determine el promedio de perdidas como un porcentaje del saldo final promedio de cuentas por cobrar. El registro en el diario es: Gasto por deudas incobrables 3. no la cantidad que se agrega a la cuenta para ese año. la partida de ajuste para 19X7 es de Bs.Al final de 19X7. 2.000.833 – Bs. 700.000 en cuentas por cobrar al final de 19X6 es igual a Bs. 115. 3.000. Los auditores internos prefieren el método del porcentaje de cuentas por cobrar finales por ser un método razonable para aplicar el método de acumulaciones para la contabilización de las deudas incobrables.333%. 3.833.400 entre Bs. La adición a la estimación por deudas incobrables para 19X7 se calcula de la siguiente manera: 1.133 para registrar el gasto por deudas incobrables. 700 en la cuenta de estimación al final del 19X7. Aplique el porcentaje no cobrado al saldo final en cuentas por cobrar para 19X7 para determinar el saldo que debería mostrarse en la cuenta de estimación al final del año: 3. El promedio de pérdidas por deudas incobrables es de Bs. para obtener 3.

000 Avila Spa 10.1% 1% 5% 90% . hacer una llamada telefónica. el cobro se torna cada vez menos probable. de la manera siguiente: Nombre Total 1-30 Días 31-60 Días 61-90 Días Mas de 90 días Omny Suc. 3. 15. y colocar la cuenta en una agencia de cobranzas después de 120 días. con respecto a su antigüedad. 25. Conforme pasa el tiempo después de realizar una venta.000 Otras cuentas 39.000 Bs. 20.000 en cuentas por cobrar al 31 de diciembre de 19X7 podría analizarse.000 Bs.000 1. el saldo de Bs. 72. 115.A.000 Celulares X 4. Bs.000 27. después de noventa días.000 10.000 2.000 Porcentajes incobrables históricos de deudas 0. un segundo recordatorio después de sesenta días.000 Total Bs.000 8. El vendedor puede enviarle un aviso de retardo treinta días después al comprador.000 10.000 2. Las compañías que analizan la antigüedad de sus cuentas por cobrar para efectos de la administración del crédito naturalmente incorporan esta evidencia en los cálculos para determinar la estimación para cuentas incobrables. 20.Aplicando el método de la estimación usando la antigüedad de las cuentas por cobrar Un refinamiento del método del porcentaje de cuentas por cobrar es el método de la antigüedad de las cuentas por cobrar. Por ejemplo. 115.000 3.000 Bs.000 12.000 Bs. 22.000 San C. que considera la composición de las cuentas por cobrar al final del año.000 Bs.

Cuando ocurre tal recuperación de deudas incobrables. 700 en la cuenta de estimación.072: Gasto por deudas incobrables Bs. el registro en el diario es ligeramente diferente. 3. Febrero de 19X2 Estimación para cuentas incobrables 600 Cuentas por cobrar 600 .072 Estimación para cuentas incobrables Bs.772 = incobrables que se debe proporcionar Bs. la cancelación debe revertirse. Dado el mismo saldo de Bs.772 – Bs. el registro en el diario para registrar el gasto por deudas incobrables es de Bs. 750 + Bs. o Bs. 3.Estimación para deudas Bs. Independientemente que se utilice el porcentaje de ventas. 3. 3. Regrese al ejemplo de Compuport y suponga que la cuenta de Monterro por Bs. una compañía será más capaz de llevar un registro del verdadero historial de pago de un cliente. 600 se canceló en febrero de 19X2 pero que luego se cobró en octubre de 19X2. 3.772 contra Bs. 700. De manera similar. 3. el porcentaje de cuentas por cobrar o el método de la antigüedad para estimar el gasto por deudas incobrables y la estimación para cuentas incobrables. pero luego su cobro ocurre a una fecha posterior. 3.072 Para llevar la estimación para cuentas Incobrables al nivel justificado por la Experiencia previa usando el método de la antigüedad.700 Esta tabla de antigüedad produce un saldo blanco diferente para la cuenta de estimación que el que se obtuvo mediante el método del porcentaje de cuentas por cobrar: Bs. 2. De esta manera.833. y el cobro debe manejarse como una entrada normal a cuenta. la contabilización subsiguiente para las cancelaciones es la misma una reducción en las cuentas por cobrar y una reducción en la estimación para las cuentas por cobrar. 72 + Bs. 250 + Bs. Los siguientes registros en el diario producen un registro completo de las transacciones en la cuenta individual de cuentas por cobrar de Monterro. Recuperación de deudas incobrables Algunas cuentas se cancelan como incobrables.

Para cancelar la cuenta incobrable de Monterro. los registros en el diario crearon un gasto por deudas incobrables con base en el nivel esperado de cuentas incobrables. en 19X2 Compuport pensó que Monterro seria un cliente que no pagaría. Al final de 19X1. Un cliente específico. Brevemente. . Efectivo 600 Cuentas por cobrar 600 Para registrar el cobro de esta cuenta Es de hacer notar que estos registros hechos en 19X2 no tienen ningún efecto sobre el gasto por deudas incobrables de 19X1. Octubre de 19X2 Cuentas por cobrar 600 Estimación para cuentas incobrables 600 Para revertir la cancelación hecha en febrero de 19X2 de la cuenta de Monterro. y ahora los registros reflejan el pago que hizo Monterro. En última instancia este no fue el caso.

de cualquier naturaleza. a esto se le denomina tiempo de prescripción o coeducación de las deudas. siempre y cuando se hayan seguido los procedimientos establecidos jurídicamente los cuales dice así: articulo 38 inciso Q del impuesto sobre la renta: q) Las deudas incobrables. Dicha reserva no podrá exceder del tres por ciento (3%) de los saldos deudores de cuentas y documentos por cobrar. el exceso deberá incluirse como renta bruta del periodo de imposición en que se produzca el mismo. A veces no es menester esperar los dos años que arca la ley para considerar como incobrable una cuenta. su importe deba incluirse como ingreso gravable en el periodo de imposición en que ocurra la recuperación. Los contribuyentes que no apliquen el sistema de deducción directa de las cuentas incobrables. siempre que se originen en operaciones del giro habitual del negocio y que se justifique tal calificación. Cuando la reserva exceda el total de los saldos deudores indicados. si se trata de un deudor quebrado o fallido. de acuerdo con los procedimientos establecidos judicialmente. . al cierre de cada uno de los periodos anuales de imposición y siempre que dichos saldos se originen del giro habitual del negocio. Este extremo se prueba mediante la presentación de los requerimientos fehacientes de cobro hechos. todo ello antes de que opere la prescripción de la deuda o que la misma sea calificada de incobrable. para imputar las cuentas incobrables que se registren en el periodo impositivo correspondiente. antes indicado. o en su caso. En caso de que se recupere total o parcialmente una cuenta incobrable que hubiere sido deducida de la renta bruta.ASPECTO LEGAL: El código civil considera cuentas incobrables a aquellas deudas que no se han podido cobrar en el término de dos años. o de uno que guardará prisión por varios años. podrán optar por deducir la provisión para la formación de una reserva de valuación. Las entidades bancarias y financieras podrán constituir la misma reserva hasta el límite del tres por ciento (3%) de los prestamos concedidos desembolsados. es preferible pasar ya el saldo a su cargo por cuentas incobrables.

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