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INTRODUCCION

Al llegar la revolución industrial la constitución de las empresas cambio


notablemente, ya que en vez de empresa pequeñas con poco o ningún sistema
de contabilidad, ni equipos modernizados, surgieron grandes corporaciones y
medianas empresas que requerían nuevas técnicas para poder manejar en
forma eficiente las operaciones.

Si la contabilidad de una empresa no está debidamente organizada puede


convertirse en una fuente de desgracia para la misma de allí surgen los
principales desfalcos y hurtos en una compañía.

Por tal razón es de suma importancia aplicar controles adecuados y tener un


sistema de contabilidad apropiado. Al sistema de contabilidad que se utilice
dependerá de las necesidades y característica de la empresa.

Ésta es una empresa dedicada al servicio, relajación y confort la cual está


identificada con el nombre HOTEL MATHIS, nombre propio de su esencia.

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MISION

Brindar un ambiente agradable y mantener una excelente calidad que nos


diferencie en el mercado para situarnos y mantenernos en un lugar
privilegiado en este reglón.

VISION

Nuestra empresa buscará el liderazgo y participación en el mercado nacional;


ofreciendo los más altos estandartes de calidad y diversificación de éste
proporcionando un adecuado espacio en nuestras instalaciones, contando con
un capital humano capacitado, motivado, innovador y comprometido para que
sea factor decisivo en la ventaja competitiva de nuestros clientes.

VALORES

• Respeto
• Responsabilidad
• Integridad
• Confianza
• Solidaridad
• Honestidad
• Honradez

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OBJETIVOS

 Elaborar formularios necesarios para dar soporte a las transacciones en el


sistema.

 Diseñar manual de procedimientos para las diferentes cuentas.

 Establecer los libros contables.

 Distribución de funciones.

 Establecer un buen sistema de control interno Mejorar las informaciones


que proporciona el sistema, a lo que corresponde a calidad, oportunidad y
presentación.

 Brindar un servicio eficiente y de calidad para nuestros clientes.

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Administrador

Sub-Administrador Asist. adm

Gerencia

Gerencia
Financiera

Contabilidad

Caja Venta Compra Producion

Cosina

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MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Los manuales de procedimientos: son documento que contienen la


descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las
funciones de una organización.

En esta organización utilizaremos los siguientes manuales de procedimientos:

Manual de Políticas:

Es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la


administración que es probable que se presenten en determinadas
circunstancias.

Manual de Comunicación e información:

Es una herramienta de gestión administrativa con la cual se pretende tejer


lazos de atención armónicos con el personal de la organización y grupos de
interés.

Manuales de Normas y Procedimientos:

Es aquel que describe de manera detallada las operaciones que integran los
procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecución, y las
normas que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la organización
compatibles con dichos procedimientos.

Manual Políticas de inducción:

Consiste en la orientación general, que se le da al empleado para integrarlo en


el entorno laboral de la institución; y prepararlo el cargo que va a cumplir
dentro de empresa.

Manual de Políticas de Adiestramiento:

Es la formación que se le brinda y da al personal, con el objetivo de


especializarlo y mejorar el desempeño de los empleados dentro de la
institución, por medio de cursos, talleres, y actividades de adiestramiento.

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Manual de Técnicas:

Estos manuales explican minuciosamente como deben realizarse tareas


particulares, tal como lo indica su nombre, da cuenta de las técnicas.

Manual de Bienvenidas:

Su función es introducir brevemente la historia de la empresa, desde su origen,


hasta la actualidad. Incluyen sus objetivos y la visión particular de la empresa.

Manual de Puesto:

Este determina específicamente cuales son las características y


responsabilidades a las que se acceden en un puesto específico.

. Manuales Múltiples:

Estos manuales están diseñados para exponer distintas cuestiones, como por
ejemplo normas de la empresa, más bien generales o explicar la organización
de la empresa, siempre expresándose en forma clara.

Manuales de Finanzas:

Tiene como finalidad verificar la administración de todos los bienes que


pertenecen a la empresa.

Manuales de Sistema:

Este debe ser producido en el momento que se va desarrollando el sistema.

Manual de Calidad:

Es un documento "Maestro" en cual la Organización establece como dar


cumplimiento a los puntos que marca la Normas.

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CATOLOGO DE CUENTAS

CODIGO NOMBRE DE LAS CUENTAS


10 ACTIVOS
110 ACTIVOS CORRIENTES
1101 EFECTIVO CAJA Y BANCO
110101 CAJA GENERAL
110102 CAJA CHICA
110103 BANCOS
110201 DOCUMENTO POR COBRAR
110301 CUENTAS POR COBRAR
110301 CLIENTES
110302 FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS
110305 INTERESES POR COBRAR
110306 OTRAS CUENTA POR COBRAR
110307 PROVISIONES PARA CUENTAS MALAS
1104 INVENTARIO
110401 INVENTARIO DE PROD. TERMINADO
110402 INV. DE MERCANCIA EN TRANSITO
1105 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADOS
110501 SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADOS
110502 RENTA PAGADO POR ANTICIPADO
1106 FONDO E INVERSIONES
110601 INVERSIONES EN ACCIONES
110602 CERTIFICADO FINANCIERO
1107 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
110701 TERRENO
110702 EDIFICIOS
11070201 DEP. ACUMULADA EDIFICIOS
110703 MAQUINARIAS
11070301 DEP. ACUMULADA MAQUINARIAS
110704 EQUIPOS DE TRANSPORTE
11070401 DEP. ACUMULADA EQUIPO DE TRANSPORTE
110705 MOBILIARIO Y EQUIPOS DE OFICINAS
11070501 DEP. ACUMULADA MOBILIARIO Y EQUIPOS DE OFICINAS
110706 EQUIPO DE COMPUTOS
11070601 DEP. ACUMULADA EQUIPOS DE COMPUTOS
1108 OTROS ACTIVOS
110801 FIANZA Y DEPOSITOS
110802 ALQUILER

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110803 EDESUR
20 PASIVOS
210 PASIVOS CIRCULANTES
2101 DOCUMENTOS Y CUENTAS POR PAGAR
210101 DOCUMENTOS POR PAGAR
210102 CUENTAS POR PAGAR
210103 RETENCIONES POR PAGAR
210104 DIVIDENDOS POR PAGAR
210106 INTERESES POR PAGAR
210107 ALQUILER
210108 OTRAS CUENTAS POR PAGAR
2102 RETENCIONES
210201 IMPUESTOS SOBRE LA RENTA POR PAGAR
210202 APORTES TEORERIA POR PAGAR
210203 ITBIS RETINIDOPOR PAGAR
210204 INFOTEP POR PAGAR
2103 ACUMULACIONES
210301 REGALIA PASCUAL
210302 PREAVISO Y CESANTIA
210303 VACACIONES
210304 BONIFICACIONES POR PAGAR
210305 OTRAS ACUMULACIONES
30 CAPITAL
310 PATRIMONIO ACCIONISTA
3101 CAPITAL SOCIAL
310101 CAPITAL SOCIAL SUSCRITO Y PAGADO
310102 CAPITAL AUTORIZADO
3102 RESERVAS DE CAPITAL
310201 RESERVAS LEGAL
310202 PRIMA EN VENTAS DE ACCIONES
3103 RESULTADOS
310301 DEL EJERCIO ANTERIOR
310302 DEL EJERCICIO ACTUAL
310303 ACUMULADAS
40 CUENTAS DE RESULTADOS
410 INGRESOS
4101 VENTAS
410101 VENTAS DE PRODUCTOS TERMINADOS
410102 VENTAS DE SOBRANTES
4102 INGRESOS POR SERVICIOS
410201 ASESORIA

8
4103 INGRESOS FINANCIERO
410301 INTERSES
410102 DIVIDENDOS
4104 DESCUENTOS Y DEVOLUCIONES
410401 REBAJAS Y DESCUENTOS
410402 DEVOLUCIONES
410403 BONIFICACIONES
50 COSTOS
510 COSTO DE LA MERCANCIA COMPRADA
5101 COMPRAS
510101 MATERIAS PRIMA
510102 SEGUROS
510103 GASTOS BANCARIOS
510104 DESCUENTOS EN COMPRA
510105 DEVOLUCIONES EN COMPRA
510106 TRANSPORTE
510107 OTROS COSTOS
60 GASTOS
610 GASTOS DE OPERACIÓN
6101 GASTO DE VENTA
610101 SUELDO
610102 COMISIONES
610103 REGALIA PASCUAL
610104 TESORERIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
610105 VIATICO
610106 PREAVISO Y CESANTIA
610107 TRANSPORTE
610108 MATERIALES DE OFICINAS
610109 COMBUSTIBLE Y LUBRICANTE
610110 REPRESENTACION
610111 PUBLICIDAD
610112 AGUA, BASURA
610113 ENERGIA ELECTRICA
610114 CUENTAS INCOBRABLE
610115 DE SEGURO
610116 REPACION Y MANTENIMIENTO
610117 ALQUILER
610118 DEP. ACUMULADA EDIFICIOS
610119 DEP. ACUMULADA EQUIPOS DE COMPUTOS
610120 DEP. ACUMULADA EQUIPOS DE OFICINAS
610121 DEP. ACUMULADA EQUIPO DE TRANSPORTE

9
610122 DEP. ACUMULADA MAQUINARIAS
6102 GENERALES Y ADMINISTRATIVO
610201 SUELDO
610202 HORAS EXTRAS
610203 REGALIA PASCUAL
610204 TESORERIA DE LA SEGURIDAD SOCIAL
610205 VIATICO
610206 PREAVISO Y CESANTIA
610207 TRANSPORTE
610208 MATERIALES DE OFICINAS
610209 COMBUSTIBLE Y LUBRICANTE
610210 REPRESENTACION
610211 PUBLIBIDAD Y PROMOCION
610212 ASISTENCIA SOCIAL
610213 AGUA, BASURA
610214 ENERGIA ELECTRICA
610215 CUENTAS INCOBRABLE
610216 DE SEGURO
610217 REPACION Y MANTENIMIENTO
610218 ALQUILER
610219 DEP. ACUMULADA EDIFICIOS
610220 DEP. ACUMULADA EQUIPOS DE COMPUTOS
610221 DEP. ACUMULADA EQUIPOS DE OFICINAS
610222 DEP. ACUMULADA EQUIPO DE TRANSPORTE
610223 DEP. ACUMULADA MAQUINARIAS
6103 GASTOS FINANCIEROS
610301 INTERESES SOBRE PRESTAMOS
610302 CONFECCION DE CHEQUES
610303 COMISIONES BANCARIAS
610304 OTROS GASTOS

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CONTROLES INTERNOS

Control Interno

Es un propósito de organización de todos los procedimientos coordinados con


la finalidad de Proteger los activos, Verificar la exactitud y confiabilidad de la
información financiera y Promover la eficiencia de las operaciones.

El Control Interno se clasifica en:

Control interno administrativo y Control interno contable.

Control Interno Administrativo: son reglas, prevenciones y procedimientos


que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y
con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control interno Contable: técnicas, medidas y procedimientos que tienen


que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de
los datos de contabilidad.

Control Interno del Efectivo.

Establece una serie de procedimientos bien determinados, con el propósito de


monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo
del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los
activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros y debe
cumplir los requisitos:

 División del Funciones


 Delegación de autoridad
 Asignación de responsabilidades
 Promoción de personal eficiente

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en


forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su
equivalente contenido por:

 Efectivo en caja
 Cuentas bancarias

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Control Interno del Inventario:

 Llevar un control de inventario por clase y por renglón, en tarjetas


estiba o electrónicamente.

 Extremar medidas de precaución contra los robos y daños,


responsabilizando al Jefe de Almacén.

 Recepción de mercancías por almacén, donde se verifican los pesos,


medidas, cantidades y especificaciones.

 Ingreso de mercancía al sistema por personal distinto al almacén e


inmovilización de mercancía sin su respectiva documentación de salida,
despacho o requisición emitido por personal autorizado.

 Realizar conteos periódicos de la mercancía e investigar los faltantes y


fallas encontradas.

 El descarte de mercancía por daños sufridos debe tener la aprobación de


un superior.

 Todos los desperdicios aprovechables o reutilizables por la empresa,


deben ser controlados con igual rigor que la mercancía corriente.

 Debe realizarse una correcta planificación de los inventarios a realizar y


a su vez llevarlos a cabo con personal no vinculados al área a auditar y
previamente instruido.

 Crear formatos a utilizar con antelación e inmovilizar todas las


actividades que impliquen el contacto y traslado de mercancía.

Control Interno de las Cuentas por Cobrar:

El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información


de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los
estándares de crédito de la empresa.

1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las


cuentas por cobrar.

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2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por
cobrar.

3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden
y de acuerdo a las disposiciones legales.

4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran


adecuadamente.

Procedimientos

1. Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas por


cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.

2. Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y


documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.

3. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor de


Inversiones en Empresas Relacionadas.

4. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUT,
domicilio particular y laboral, etc.

5. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos


estén legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario..

6. Examinar las facturas de clientes, así como otros documentos justificativos


de las cuentas por cobrar.

7. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes,


Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por
cobrar a empresas relacionadas.

Control Interno de las Compras:

Separación de funciones de adquisición, pagos y registro de compras.

Ninguna persona que intervienen en la compra debe tener acceso a los


registros contables que controlen su actividad.

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El trabajo de empleados que intervienen en compras, será de complemento y
no de revisión.

La función del registro de operaciones de compra será exclusiva del


departamento de contabilidad

Control Interno de las Ventas:

La solicitud de la mercancía se lleva a cabo mediante un escrito directamente


a nuestra empresa.

Dicha solicitud llega a nuestro departamento de ventas.

Esta es autorizada por el encargado de nuestro departamento.

El la envía al almacén para que el encargado de dicho departamento cheque si


disponemos de dicha mercancía.

En caso de contar o no contar con la mercancía.

Si se cuenta con dicha mercancía se manda una notificación al encargado del


departamento de venta para la autorización de la venta.

En caso de no contar con la mercancía se hace una solicitud a nuestro


proveedor y al cliente se le da un plazo en el cual recibirá su material.

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FORMULARIOS LA CUAL SE VAN UTILIZAR:
Factura: es un documento de carácter administrativo que sirve de
comprobante de una compra o una venta de un bien o servicio.
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RNC: 07800122214
AVE. 30 DE MAYO # 250

FACTURA
FECHA_________________________

Nombre; _____________________ No. De Factura:


__________________
Dirección _____________________ Representante:
___________________
Ciudad _________________________ RNC/ Cedula
____________________
Teléfono _______________________

CANTIDAD DESCRIPCION P/UNITARIO TOTAL

Sub- Total
ITBS
Total

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FORMAS DE PAGO
Efectivo ____
Cheque_____
Tarjeta de Crédito______

___________________________________
FIRMAS

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RECIBO DE INGRESO

Recibo de Ingreso; es un documento en el cual se certifica que recibiste un


ingreso por una cantidad por algún pagare de una labor o servicio.

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RECIBO DE INGRESO
Recibo No. 001
Fecha
_________________
He Recibido de:
_________________________________________________________
La Suma de:
_________________________________________________RD$_________
Por concepto de
_______________________________________________________________
________________
Cheque No.
Efectivo RD$
Tarjeta de Crédito
Cuenta No. __________________
Cuentas No. __________________

__________________________________________
Recibido

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RECIBOS DE EGRESOS

Recibos de Egreso: tiene como finalidad de registrar todas aquellas


operaciones de egreso de efectivo o su equivalente por operaciones con
Proveedores o cualquier otra persona que implique un egreso.

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FECHA__________________________

RECIBOS DE EGRESO
No. 001

Páguese a:
________________________________________________________________________
La Suma de:
__________________________________________________RD$___________________
Por Concepto de:
____________________________________________________________________________

Cheque No.

Efectivo RD$

Cuenta No. ___________________

Cuenta No. ___________________

_____________________ _________________________
___________________________
Realizado Aprobado
Recibido

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REQUISICION DE MATERIALES.

Requisición de Materiales: Es una hoja especial que generalmente se hace


por triplicado, exigida por el almacenista para entregar la materia prima con
destino a un trabajo específico. Una de las copias de esa solicitud queda en
poder del almacenista, y las otras dos se envían a los departamentos de
contabilidad y de Costos.

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FECHA__________________________

REQUISICION DE MATERIALES

Nombre_ ___________________________ No. Requicion:


__________________
Dirección ___________________________ RNC/Ced.
_______________________
Ciudad _____________________________
Teléfono ____________________________
N0. CANTIDAD DESCRIPCION P/UNITARIO TOTAL
REFERENCIA

19
___________________________________
_____________________________________
Entregado Recibido

CHEQUES

Cheque: es un título de valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del


cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una
institución de crédito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a
favor de una tercera persona llamada beneficiario.

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BANCO DE RESERVAS
No.Cheque 001
Fecha _______

Páguese a:
______________________________________________________RD$______________________
_

La Suma de:
________________________________________________________________________________

Cuenta No. ______________________

Cuenta No. ______________________

______________________________________________________________________

Firmas

9840000000450006609

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ORDEN DE COMPRA.

La Orden de Compra; es un documento que emite el comprador para pedir


mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de
pago, entre otras cosas.
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ORDEN DE COMPRA
Proveedor_ _________________________ No. Requicion:
__________________
Dirección ___________________________ Orden No.
_______________________
Ciudad _____________________________ Fecha
______________________
Teléfono ____________________________ Cond. De Pago
__________________
CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION P/UNITARIO TOTAL

Sub-Total
ITBS
Total

___________________________________
_____________________________________
Elaborada Autorizada

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NOMINA DE PAGO
Nomina de Pago; Es un documento administrativo que permite, de una
manera ordenada, realizar el pago de sueldos o salarios a los trabajadores, así
como proporcionar información contable y estadística, tanto para la empresa
como para el ente encargando de regular las relaciones laborales.

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Nomina Periodo del __________ al mes _________


Año _______

COD. NOMBRES CEDULA CARGO SUELDO DEDUCIONES SUELDO FIRMA


APELLIDOS BRUTO NETO
ISR AFP SFS INFOTEP PRESTAM

TOTAL RD$
TOTAL EMPLEADO

_________________________ ______________________
__________________________
En de Nomina Contabilidad Administrador

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ENTRADA DE ALMACEN

Entrada de Almacén; Es el movimiento físico de entrada de mercancías o


materiales en el almacén.

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ENTRADA DE ALMACEN

Recibí de____________________ Fecha


__________________

Aprobado ___________________

CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCION P/UNITARIO TOTAL

_______________________________________
Recibido

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ENTRADA DE DIARIO

Entrada de Diario: Es la puerta de entrada al sistema contable y sirve para


registrar las transacciones desdobladas en partida doble, es decir separando las
cuentas y valores del débito y las cuentas y valores del crédito; el total del
débito necesariamente será igual al total del crédito, para mantener el principio
de la partida doble.

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ENTRADA DE DIARIO

Fecha
______________________

NO DE DETALLE REF. AUXILIAR DEBITO CREDITO


CUENTA

Total en RD $

_______________________ _______________________
________________________
Realizado Revisado
Aprobado

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COMPROBANTE DE CAJA CHICA

El fondo de caja chica: es un fondo especial en efectivo que se crea y repone


constantemente para hacer pagos menores o de cuantía pequeña, que si los
hiciéramos con una emisión de cheques, no tendrían la funcionabilidad
adecuada para efectos operativos.

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COMPROBANTE DE CAJA CHICA

No. 001
Fecha_____________
Sírvase a Entregar
a:_______________________________________________________________

La Suma de
:______________________________________________________RD$____________

Por Concepto
de:__________________________________________________________________

Cuenta No.__________________
Cuenta No:__________________

____________________ _________________________
Autorizador Recibido

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REPOSICION DE FONDO DE CAJA CHICA

La reposición del fondo de Caja Chica: se realizará cuando los gasto se


hayan superado el 75% del monto asignado. La persona asignada para el
manejo del fondo deberá presentar obligatoriamente el cuadro “Resumen de
Caja Chica”, adjuntando todos los documentos de respaldo. Luego el
departamento de Contabilidad revisará la documentación, observando que no
haya documentos con fecha anterior a la última reposición, ni posteriores a la
solicitud de reposición del fondo.
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A: _________________________________
Fecha________________________________

Fondo Fijo en RD$


_________________
Efectivo en Caja RD$
_______________
Valor de Comprobante
RD$__________
Reposición en Trans.
______________
Total a Reponer
RD$_______________

COMPROBANTES CONCEPTOS CARGO VALOR RD$

_______________________ __________________________
_______________________
Solicitado Revisado Aprobado

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HOTEL MATHIS
RNC: 07800122214
AVE. 30 DE MAYO # 250

AUXILIAR DE CUENTA POR COBRAR CLIENTE

Nombre_ ___________________________ RNC/Ced.


_______________________
Dirección ___________________________ Condiciones
___________________
Ciudad _____________________________
Teléfono ____________________________

FECHA DETALLE DEBITO CRETIDO BALANCE

___________________________________
_____________________________________
Realizado Aprobado

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HOTEL MATHIS
RNC: 07800122214
AVE. 30 DE MAYO # 250

AUXILIAR DE CUENTA POR PAGAR PROVEEDORES

Nombre_ ___________________________ RNC/Ced.


_______________________
Dirección ___________________________ Condiciones
___________________
Ciudad _____________________________
Teléfono ____________________________

FECHA DETALLE DEBITO CRETIDO BALANCE

___________________________________
_____________________________________
Realizado Aprobado

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HOTEL MATHIS
CONCILIACION BANCARIA
AL 31 DE ENERO DEL 2016

BALANCE SEGUN LIBRO

Balance al 31/12/2016 xxxxxxxxxxxxxx


Mas: Depósitos xxxxxxxxx
Nota de Crédito xxxxxxxxx
Otros xxxxxxxxx

Sub total xxxxxxxxxxxxxx

Menos: Cheques xxxxxxxx


Notas de debito xxxxxxxx
Otros xxxxx

Sub total xxxxxxxxxxx

Balance según libro xxxxxxxxxxxxxxxx

BALANCE SEGUN BANCO

Balance en Banco xxxxxxxxxx


Mas: Deposito en transito xxxxxxx

Sub total xxxxxxxxxxx

Menos: Cheques en transito xxxxxxxxxx

Balance según Banco xxxxxxxxxxxxxxxx

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CONCLUSIÓN

Al finalizar este trabajo he podido aprender la importancia de un sistema


contable el cual es como la base de operaciones de una empresa ya que una
empresa que no esté organizada adecuadamente está en peligro, y concluyo
que:

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad,


flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control


sobre las operaciones de la empresa.

Opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características


especiales de un negocio en particular.

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