Evaluacin de personal: alternativas al ideal, o cmo aproximarse indirectamente. La Biblioteca de la Universidad Complutense como ejemplo.

Antonio Caldern Rehecho

Boca del Ro, 17 de septiembre de 2007 USBI Veracruz

ndice
Para qu evaluamos Qu: competencias

Tipos de evaluacin e ideal

Mtodos de evaluacin: herramientas Problemas de la evaluacin Ejemplos prcticos en la BUC

Conclusiones: propuesta

Biblioteca

Organismo vivo: colecciones, recursos y personas

Para qu evaluamos?
Objetivos de la evaluacin del personal Mesa Espinosa, Naranjo Prez y Prez Vidal:
la promocin y el desarrollo la informacin y la comunicacin la formacin el sistema de compensacin la identificacin del potencial la validacin de los procesos de seleccin - la mejora de la actuacin - el clima laboral 13 principales motivos para evaluar al personal Gonzlez, M. y Olivares, S. (2005, p. 110) - la administracin de salarios - la retroalimentacin del desempeo - la identificacin de fortalezas y debilidades de la persona - la documentacin de las decisiones de personal - el reconocimiento del desempeo de la persona - la determinacin de la promocin - la identificacin del desempeo deficiente - el apoyo para la identificacin de metas - la decisin de retener o despedir - la evaluacin del alcance de metas - el cumplimiento de los requerimientos legales - las decisiones sobre despidos - la determinacin de transferencias y asignaciones

Principales objetivos de la valorizacin del personal Porret Gelabert, M. (2006, p. 250)

- involucrar a las personas con los objetivos - conocer los intereses personales del personal - descubrir carencias de formacin - evaluar el desarrollo profesional y la motivacin - evaluar los resultados y efectuar correcciones - proponer recompensas y sanciones - en definitiva, mejora de los resultados de la empresa

Mesa Espinosa, M. A., Naranjo Prez, R. y Prez Vidal, L (2007). La evaluacin del desempeo: herramienta vital en la direccin organizacional. Observatorio de la Economa Latinoamericana n. 73, enero. Recuperado el 7 de septiembre de 2007 de http://www.eumed.net/cursecon/ecolat/cu/2007/mame.htm Gonzlez, M. & Olivares, S. (2005). Administracin de recursos humanos: diversidad-caos. Mxico: Compaa Editorial Continental. 297 p. ISBN 970-24-0744-3. Porret Gelabert, M. (2006). Recursos humanos: dirigir y gestionar personas en las organizaciones. Madrid: ESIC. 596 p. ISBN 84-7356-457-X

http://www.betterbeyourself.biz/

Competencias del personal

Euroreferencial en informacin y documentacin
Campos de competencias Grupo I INFORMACIN I01 Relaciones con los usuarios y los clientes I02 Comprensin del medio profesional I03 Aplicacin del derecho de la informacin I04 Gestin de los contenidos y del conocimiento I05 Identificacin y validacin de las fuentes de informacin I06 Anlisis y representacin de la informacin I07 Bsqueda de informacin I08 Gestin de colecciones y fondos I09 Enriquecimiento de las colecciones y fondos I10 Tratamiento material de los documentos I11 Acondicionamiento y equipamiento I12 Diseo de productos y servicios Grupo T TECNOLOGAS T01 Diseo informtico de sistemas de informacin documental T02 Desarrollo informtico de aplicaciones T03 Publicacin y edicin T04 Tecnologas de Internet T05 Tecnologas de la informacin y la comunicacin Grupo C COMUNICACIN C01 Comunicacin oral C02 Comunicacin escrita C03 Comunicacin audiovisual C04 Comunicacin a travs de la informtica C05 Prctica de una lengua extranjera C06 Comunicacin interpersonal C07 Comunicacin institucional Aptitudes A - RELACIONES 1 - Autonoma 2 - (Capacidad de) Comunicacin 3 - Disponibilidad 4 - Empata 5 - (Espritu de) Equipo 6 - (Aptitud de) Negociacin 7 - (Sentido) Pedaggico B - BSQUEDA 1 - Curiosidad intelectual C - ANLISIS 1 - (Espritu de) Anlisis 2 - (Espritu) Crtico 3 - (Espritu de) Sntesis

Encuesta de la Universidad de Barcelona

Competencias personales
Autonoma Creatividad Capacidad de anlisis Capacidad de dilogo Capacidad de trabajo en equipo Comunicacin Discrecin Empata Flexibilidad Paciencia Rigurosidad Simpata Sociabilidad Tolerancia Capacidad de sntesis

Competencias tcnicas

D - COMUNICACIN 1 - Discrecin 2 (Capacidad de) Respuesta rpida

E - GESTIN 1 - Perseverancia 2 Rigor F 1 2 3 4 5 ORGANIZACIN (Capacidad de) Adaptacin (Sentido de la) Anticipacin (Espritu de) Decisin (Espritu de) Iniciativa (Sentido de la) Organizacin

Conocimientos de informtica Conocimientos de bases de datos Diseo de sitios web Manejo de recursos multimedia Manejo de recursos electrnicos Manejo de recursos fsicos Manejo de recursos de catalogacin y clasificacin Conocimiento de fuentes de informacin Dominio de idiomas extranjeros Capacidad de relacionar conocimientos con la prctica

Competencias de gestin

Grupo G GESTIN G01 Gestin global de la informacin G02 Marketing G03 Venta y difusin G04 Gestin presupuestaria G05 Gestin de proyectos y planificacin G06 Diagnstico y evaluacin G07 Gestin de los recursos humanos G08 Formacin y acciones pedaggicas Grupo S OTROS SABERES S01 Saberes complementarios

Capacidad de liderazgo Capacidad de coordinar equipos Capacidad de resolver conflictos Capacidad de administracin financiera Capacidad de desarrollar proyectos Capacidad de direccin Capacidad de evaluacin Capacidad de distribucin de trabajos Capacidad de adaptacin al cambio Comprensin del entorno Tolerancia a la diversidad

Evaluacin 360

http://www.gensolmex.com/modelo360.jpg

http://www.idconsultingco.com/valoracion/360.jpg

Mtodos de evaluacin
Cmo usar la observacin en la psicologa del deporte: principios metodolgicos
Antonio Hernndez Mendo y Maribel Molina Macas http://www.efdeportes.com/ Revista Digital - Buenos Aires - Ao 8 - N 49 - Junio de 2002

http://www.eridlc.com/courses/images/observation_scale.gif

Mtodos de evaluacin

http://www.eridlc.com/courses/images/rating_scale.gif

http://www.eridlc.com/courses/images/behavioral_scale.gif

http://www.competinc.com/tired2.jpg

Mtodos de evaluacin

http://www.wikilearning.com/imagescc/15947/humana45.jpg
http://www.wikilearning.com/imagescc/15947/humana26.jpg

Mtodos de evaluacin
Certificacin SEDIC

http://www.sedic.es/c_procesocertificacion-G2.asp

Problemas en la evaluacin
7 estupideces de los empleados
centrar el proceso en un modo de conseguir ms dinero, unilateralidad (no dar feedback), no clarificar suficiente, no comunicar durante el ao, actitud defensiva, no prepararse de antemano, centrarse en los formularios
http://www.work911.com/performance/particles/stupemp.htm

Problemas en la evaluacin
10 de los jefes:
gastar ms tiempo en la evaluacin que en su planificacin o marketing; comparar un empleado con otro; olvidar que es para mejorar y no para culpar; pensar que un formulario es una herramienta objetiva e imparcial;

detener la evaluacin cuando el salario no est vinculado a ella;

creer que estn en posicin de evaluar exactamente al personal; cancelar o posponer las reuniones de evaluacin; medir o evaluar lo trivial; sorprender a los empleados durante la evaluacin; pensar que todos los empleados y todos los trabajos sern evaluados igual mediante el mismo procedimiento
http://www.work911.com/performance/particles/stupman.htm

Ejemplos en la BUC

Indicadores: con y sin ponderacin Descripcin de cargas de trabajo

Descripcin de puestos de trabajo

Encuestas de clima laboral Encuestas de satisfaccin de usuarios
http://www.ucm.es/BUCM/intranet/12337.php http://www.ucm.es/BUCM/intranet/12378.php

Indicadores sin ponderacin

Ejemplo simplificado
CATALOGACIN
Biblioteca 1 Biblioteca 2 Biblioteca 3 Biblioteca 4 Biblioteca 5

Datos absolutos
PRSTAMO AUTOMATIZADO PI PERSONAL

1.039 682 2.095 494 268 4.578

32.056 34.242 63.194 26.015 25.930 181.437

101 1.972 3.283 657 1.047 7.060

9 12 21 10 13 65

Total

Porcentajes
Catalogacin
Biblioteca 1 Biblioteca 2 Biblioteca 3 Biblioteca 4 Biblioteca 5

Prstamo automatizado

PI

Personal

Suma de % 55,64% 80,16% 159,40% 49,82% 54,98% 400%

Produccin 13,91% 20,04% 39,85% 12,45% 13,74% 100%

Productividad 1,55% 1,67% 1,90% 1,25% 1,06% 7,43%

Productividad comparada 20,86% 22,48% 25,57% 16,82% 14,27% 100%

22,70% 14,90% 45,76% 10,79% 5,85% 100%

17,67% 18,87% 34,83% 14,34% 14,29% 100%

1,43% 27,93% 46,50% 9,31% 14,83% 100%

13,85% 18,46% 32,31% 15,38% 20,00% 100%

Indicadores con ponderacin

Idea de Isabel Miranda. Ejemplo simplificado para el rea tcnica
Datos absolutos
BIBLIOTECA

Material bibliogrfico ingresado

11.624 8.595 2.867

Ttulos nuevos
11.881 5.638 6.722

Ejemplares nuevos
20.513 10.689 13.149

Revistas vivas
1.979 1.482 1.062

PI solicitudes
641 754 1.474

Formacin de Usuarios (horas)

12 21 30

Presupuesto

Revistas

Superficie

Volmenes

Personal rea Tcnica

14 9 8

A B C

375.039 246.692 298.988

4.626 3.012 4.334

5.062 5.300 3.076

246.866 277.676 98.936

Aplicacin de pesos a cada tarea

BIBLIOTECA A B C

Material bibliogrfico ingresado

11753 7117 4795

Ttulos nuevos 2376 1128 1344

Ejemplares nuevos 1026 534 657

Revistas vivas 3958 2964 2124

PI solicitudes 6410 7540 14740

Formacin de Usuarios (horas)

120 210 300

Presupuesto 750 493 598

Revistas 9.252 6.024 8.668

Superficie 50.620 53.000 30.760

Volmenes 13.595 23.222 12.540

PROCESO INFORMACIN 70% 10% Pesos de cada uno de los grandes apartados
Suma de Proceso 19.112 11.743 8.920 39.775 Suma de Informacin 6.530 7.750 15.040 29.320

DIMENSIONES 15%

BIBLIOTECA

Suma de dimensin 74.217 82.739 52.565 209.522

Suma de las tareas de cada apartado

A B C

48,05% 29,52% 22,43% 100,00%

22,27% 26,43% 51,30% 100,00%

35,42% 39,49% 25,09% 100,00%

Indicadores con ponderacin

Aplicacin de pesos a cada apartado
BIBLIOTECA
A B C

Proceso
48,05% 29,52% 22,43%

Informacin
22,27% 26,43% 51,30%

Dimensiones
35,42% 39,49% 25,09%

*70%
3.364 2.067 1.570

*10%
223 264 513

*15%
531 592 376

95%
4.118 2.923 2.459

Total
43,34% 30,77% 25,89%

Divisin entre el n de personas del rea y reduccin al 100% Personal . Tcnica 14 9 8 Total 3,10% 3,42% 3,24% 9,75% Resultado 100% 31,75% 35,06% 33,19% 100%

BIBLIOTECA
A B C

Total
43,34% 30,77% 25,89%

El 5% restante se lo aplica igual a todas las bibliotecas

Cargas de trabajo
COMPETENCIAS, ACTIVIDADES Y CARGA DE TRABAJO DE LOS SERVICIOS CENTRALES
(Cumplimentar un cuestionario por cada una de las Secciones que forman el Servicio o Unidad)

SERVICIO/UNIDAD DE:.......... SECCIN DE: COMPETENCIAS DE LA SECCIN (o de la Unidad o Centro, en su caso)

(Relacionar las competencias que, con carcter general, corresponde desarrollar a la Seccin)

RELACIN DE ACTIVIDADES QUE SE DESARROLLAN EN LA UNIDAD

(En el apartado Actividad se relacionarn las diferentes actividades que se llevan a cabo en la Seccin. En el apartado Dedicacin se indicar el tiempo que se dedica a cada actividad (poca, horas/da, perodo anual o mensual o semanal...etc.). En la columna Carga de trabajo se sealar, para cada actividad, el nmero de repeticiones de la actividad en la unidad temporal indicada (nmero de expedientes, de documentos, de alumnos, de trabajadores, etc)

ACTIVIDAD

DEDICACIN

CARGA DE TRABAJO

El personal de la Unidad est formado por ... personas a tiempo completo y ... becarios.

Cargas de trabajo
COMPETENCIAS DE LA SECCIN (o de la Unidad o Centro, en su caso)
Organizar y custodiar los documentos generados por la Biblioteca de la Universidad Complutense. Convocar y elaborar las actas de las Juntas de Directores, as como de las dems reuniones de trabajo de la Biblioteca. ... Dirigir y gestionar la Biblioteca de Trabajo. ... Coordinar y dirigir los trabajos llevados a cabo en el Servicio de Tesis Doctorales.

ACTIVIDAD ...
Gestin de la coleccin de tesis doctorales de la UCM Adquisiciones de material bibliotecario Proceso tcnico en Biblioteca de Trabajo Gestin de la coleccin de la Biblioteca de Trabajo Gestin de revistas Actas de Juntas de Jefes Gestin de bases de datos sobre tesis ...

DEDICACIN

CARGA DE TRABAJO
33.758 ttulos 541 monografas 89 revistas 174 registros MARC 541 ejemplares 5269 ejemplares 282 ttulos, de los que 89 son ttulos vivos 6 Juntas de Jefes

El personal de la Unidad est formado por 3 personas a tiempo completo y 2 becarios.

Descripcin de puestos de trabajo

1. DATOS GENERALES DEL PUESTO DE TRABAJO Denominacin del Puesto: Tcnico Auxiliar de Bibliotecas Unidad/Servicio/Centro: Biblioteca X Localizacin: Campus X Depende de: Rector Secretario General Gerente Nombre y Apellidos: 2. PROPSITO GENERAL DEL PUESTO Resuma las funciones principales del puesto (por favor, no utilice ms de cuatro sentencias) 1) Atencin e informacin a usuarios 2) Gestin del mdulo de circulacin 3) Ordenacin y colocacin de fondos 4) Clasificacin de noticias de prensa 3. RELACIONES DE DEPENDENCIA FUNCIONAL DEL PUESTO
(Cumplimentar exclusivamente en el caso de que la dependencia funcional no coincida con la orgnica.)

Nivel 18

Cdigo del Puesto: Cdigo de la Unidad/Servicio/Centro

Vicegerencia de: NIF:

Puesto o puestos del que depende directamente: Direccin y Subdireccin de Biblioteca X Puesto o puestos sobre los que ejerce una supervisin directa: Ninguno 4. PARTICIPACIN EN COMISIONES Y RGANOS COLEGIADOS (Cumplimentar slo por Jefes de Servicio/Unidad y Gerentes de Centro) COMISION Y ORGANO COLEGIADO FUNCION PUESTO A TRAVS DEL CUAL SE ESTABLECE

Descripcin de puestos de trabajo

5.-RESPONSABILIDADES Y TAREAS ESENCIALES DEL PUESTO DE TRABAJO DESCRIPCIN DE LA TAREA 1) Prstamo 2) Atencin e informacin a usuarios 3) Clasificacin de noticias de prensa 4) Ordenacin de fondos TOTAL PORCENTAJE de tiempo 35% 35% 20% 10% 100

6.-FORMACIN Y PERFIL PROFESIONAL QUE SE PRECISA PARA EL DESEMPEO DEL PUESTO Informtica y software especializado: Mdulo de circulacin, Excel, Word Idiomas: Formacin especfica: Bsqueda de base de datos de X. 7.-OTRAS CARACTERSTICAS DEL PUESTO DE TRABAJO QUE SE DESEAN HACER CONSTAR Fecha: Revisado: (Apellidos y nombre del Jefe de Servicio/Unidad/Gerente) Firmado.: (Apellidos y nombre de la persona que cumplimenta el cuestionario) Validado: (cumplimentar por la OCDE)

Encuestas de clima laboral

Encuestas de clima laboral

Encuestas de clima laboral

Encuestas de clima laboral

Encuestas a usuarios

http://www.ucm.es/BUCM/intranet/12378.php

Encuestas a usuarios
segn los alumnos segn los profesores

Encuestas a usuarios

Base de datos

Propuesta

Utilizar herramientas ya disponibles Profundizacin gradual que comience con la descripcin del puesto de trabajo

Formularios de autoevaluacin y/o informes de actividades anuales individuales

Cuando el sistema se asiente, instaurar evaluaciones entre iguales y jerrquicas Crear una base de datos de personal

Todo ello de forma peridica, acumulativa y continua.

Andoni
acalderon@buc.ucm.es