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La deteccin de los requerimentos de capacitacin es el elemento ms importante en la elaboracin de un programa de capacitacin. Hacer un buen diagnstico evita capacitar por capacitar.Entre las tcnicas ms usuales para detectar las necesidades de capacitacin estn las siguientes:

Encuesta, que consiste en recoger la informacin aplicando un cuestionario previamente diseado en el que las respuestas se dan por escrito. Entrevista, que consiste en recabar la informacin a travs de un dilogo entre el entrevistador y el empleado. Es comn entrevistar tambin al jefe directo del empleado para preguntarle en qu considera que deben capacitarse sus subordinados. Observacin, que consiste en observar la conducta en el trabajo para compararla con el patrn esperado y de esta manera, detectar las deficiencias que te indican la necesidad de capacitar.

Consultores externos, que consiste en contratar personas externas y especializadas en detectar necesidades de capacitacin. Los instrumentos ms usuales son:

Cuestionario, que es una forma impresa que contiene una lista de preguntas especficas dirigidas a reunir informacin sobre conocimientos, habilidades, opiniones acerca de aspectos del trabajo que desempea la persona, o la empresa Descripcin y perfil del puesto, que consiste en analizar la descripcin y perfil de puesto para conocer las funciones y los requisitos que debe satisfacer la persona que lo desempea. De esta forma, se compara lo que requiere el puesto con lo que la persona hace. Evaluacin de desempeo, que consiste en comparar el desempeo de una persona con los estndares establecidos para ese puesto. Esto permite conocer las reas en las que se debe capacitar para incrementar el nivel de desempeo del empleado.

Este proceso va desde la deteccin de necesidades hasta la evaluacin de resultados. El siguiente diagrama te dar un panorama general del proceso y posteriormente encontrars una explicacin de cada etapa. Pasos para elaborar un programa de capacitacin: Primer paso: deteccin de necesidades Segundo paso: clasificacin y jerarquizacin de las necesidades de capacitacin Tercer paso: definicin de objetivos Cuarto paso: elaboracin del programa Quinto paso: ejecucin Sexto paso: evaluacin de resultados Para elaborar un programa de capacitacin el primer paso es detectar las necesidades de la empresa. Aplicar tcnicas adecuadas para este fin elimina las prdidas de tiempo.

El segundo paso es clasificar y jerarquizar esas necesidades. Es decir, se tienen que clasificar y ordenar para decidir cules son las ms urgentes, o ms importantes, o cules requieren atencin inmediata y cules se tienen que programar a largo plazo. El tercer paso es definir los objetivos de capacitacin, es decir, motivos de llevar adelante el programa. Estos objetivos tienen que formularse de manera clara, precisa y medible para ms adelante, despus de aplicar el programa, poder evaluar los resultados. El cuarto paso es elaborar el programa de capacitacin. En este momento se determina qu (contenido), cmo (tcnicas y ayudas), cundo (fechas, horarios), a quin (el grupo), quin (instructores), cunto (presupuesto).

La deteccin de necesidades consiste en encontrar las diferencias que existen entre lo que se debera hacer en un puesto y lo que realmente se est haciendo, as como las causas de estas diferencias. En otras palabras una investigacin que se orienta a conocer las carencias que manifiesta un trabajador y que le impiden desempear adecuadamente las funciones de su puesto. Algunas preguntas que puedes plantear en este momento son las siguientes:

Qu conocimientos, habilidades y actitudes requiere el puesto? Qu se debe lograr? Qu se debe hacer? Qu conocimientos, habilidades y actitudes requiere la persona que ocupa el puesto? Qu est logrando? Qu est haciendo?

Estas preguntas muy generales deben orientarse a investigar los siguientes aspectos:

Conocimientos y habilidades tcnicos que se requieren para el puesto. Habilidades administrativas acerca de cmo organizar el propio trabajo y el de los dems, utilizar los recursos, y lograr los objetivos. Habilidades en relaciones humanas como liderazgo, capacidad de motivar, de comunicacin, de trabajar en equipo, etctera. Habilidades conceptuales como son el anlisis y solucin de problemas. Habilidad para el logro de resultados.

Hay que acotar que la deteccin de necesidades de capacitacin puede hacerse a nivel de una persona, de un puesto, de un grupo o de toda la empresa. Es muy importante establecer las necesidades de capacitacin en trminos de productividad y de una manera objetiva y medible. Por ejemplo, se puede establecerlas en aspectos como reducir el margen de error (calidad), incrementar el nmero de unidades de producto o de prestaciones (cantidad),

mejorar la puntualidad (tiempo), reducir los costos de un producto o servicio (costo), etctera. Con todo, algunas veces es difcil establecer las necesidades de una manera medible, por ejemplo cuando se habla de comunicacin o de liderazgo. Para llevar a cabo la deteccin de dichas necesidades podemos aplicar diversas tcnicas e instrumentos.